Vlatka Lemić ARHIVI I ARHIVISTIKA ZA SUVREMENOG … · Strategija razvoja e-uprave u Hrvatskoj 108...
Transcript of Vlatka Lemić ARHIVI I ARHIVISTIKA ZA SUVREMENOG … · Strategija razvoja e-uprave u Hrvatskoj 108...
BIBLIOTHECA ACADEMICA
Vlatka LemićArhivi i arhivistika za suvremenog korisnika
© Vlatka Lemić i Naklada Ljevak d.o.o., Zagreb, 2016.
Za nakladnikaIvana Ljevak Lebeda
UrednicaNives Tomašević
Recenzentiprof. dr. sc. Hrvoje Stančićprof. dr. sc. Stjepan Ćosić
dr. sc. Melina Lučić
Arhivi uneseno.indd 2 04/03/16 17:42
Vlatka Lemić
Arhivi i arhivistika za suvremenog
korisnika
Zagreb, ožujak 2016.
Arhivi uneseno.indd 3 04/03/16 17:42
Sadržaj
Uvod 9
ARHIVI KAO SUVREMENE INFORMACIJSKE USTANOVE 15Razvoj arhiva kao informacijskog središta 17
Interakcija arhiva i uprave 25Tehnološke i društvene promjene: nova uloga arhiva u digitalnom okruženju 30
Korištenje arhivskog gradiva i informacijske usluge arhiva 37Korištenje i dostupnost arhivskog gradiva 38Informacijska služba u arhivima 43Utjecaj novih tehnologija na dostupnost i korištenjearhivskoga gradiva 46
Organizacija informacija u arhivima – od obavijesnih pomagalado informacijskih sustava 53
Arhivistički opis i obavijesna pomagala 54Međunarodne norme arhivističkog opisa 60Standardi za razmjenu podataka arhivske zajednice 67
Europska arhivska mreža: stručni okvir, trendovi i projekti 70Djelovanje arhiva u suvremenom europskom okruženju 70ENArC – European Network on Archival Cooperation 75APEnet – Archives Portal Europe 79Archives Portal Europe 82APEx – Archives Portal Europe network of eXcellence 84
Arhivi uneseno.indd 5 04/03/16 17:42
Hrvatski arhivi i arhivska služba 89Organizacija i djelovanje arhivske službe u Hrvatskoj 89MATRA projekt reforme hrvatske arhivske službe 97Informacijska infrastruktura u hrvatskim arhivima 103Strategija razvoja e-uprave u Hrvatskoj 108Elektronički zapisi u hrvatskim arhivima 116
RAZVOJ I IMPLEMENTACIJA ARHIVSKOG INFORMACIJSKOG SUSTAVA NA PRIMJERU ARHiNET-a 121Planiranje i organizacija 124
Ideja i koncept sustava 124Realizacija sustava 128
Oblikovanje i opis 132Tehničke karakteristike sustava 132Struktura sustava u odnosu na idejni koncept programskog rješenja 135Normativna kontrola zapisa 139
Moduli i funkcionalnosti 143Poslovni procesi arhiva obuhvaćeni sustavom 152
Obrada i opis gradiva 153Posebne vrste gradiva – Standardiziranje opisa posebnih vrsta gradiva 157Posebne zbirke 161
Nadzor nad zaštitom gradiva izvan arhiva 164Planiranje i provođenje nadzornih obilazaka 167Upravljanje normativnim aktima stvaratelja 174
Korištenje gradiva 178
Implementacija ahivističkih standarda 181Međunarodne norme arhivističkog opisa 182XML sheme za razmjenu podataka 190
Arhivi uneseno.indd 6 04/03/16 17:42
Digitalni sadržaji 200Sustav zaštite i upravljanja digitalnim preslikama 203Protokol povezivanja ARHINET-a i sustava za pohranu digitalnog gradiva 210
Sigurnost 219Sigurnost vezana za pristup ARHiNET-u 221Sigurnost rada unutar sustava 222
Rad s više imatelja 222Suradnici na zapisima 223
Sigurnost dohvata, obrade i prezentacije podataka 225Procjena sigurnosnog rizika i mjere zaštite 230
E-ARHIV 233Arhivi i elektronički zapisi – promjena paradigme 236
Upravljanje elektroničkim zapisima 237Zaštita i dostupnost elektroničkih zapisa 243
Koncept E-arhiva 247Opći opis sustava E-arhiva 247OAIS Referentni model 249Interoperabilnost čimbenika prilikom uspostavljanja nacionalnog sustava E-arhiva u Republici Hrvatskoj 254
Zaključak 257Popis literature 259Prilozi 265Popis tablica i slika 307Bilješka o autorici 311Kazalo 313
Arhivi uneseno.indd 7 04/03/16 17:42
Za ilustracije u knjizi korištene su fotografije prostora, gradiva i izdanja Hrvatskog državnog
arhiva iz Fototeke HDA.
Arhivi uneseno.indd 8 04/03/16 17:42
9UVOD
Uvod
P itanje organizacije i dostupnosti informacija jedno je od najznačajnijih područja interesa suvremenog društva. Literatura i stručni skupovi koji se bave informacijskim društvom i okruženjem
uglavnom su usmjereni na teme kao što su tehnološki razvoj, nove tehnologije, informacijski sustavi, digitalne informacije, informatizacija, poslovne promjene i prilagodbe suvremenom okruženju, dinamičnost, društvo znanja, globalizacija, komunikativnost, interakcija, suradnja i umrežavanje, interoperabilnost, integracija, inovativnost i tome slično. Ubrzani rast znanosti i tehnologije, mogućnosti koje se otvaraju njihovom primjenom na svim područjima društvenog života te umrežavanje na lokalnoj, regionalnoj, nacionalnoj i međunarodnoj razini urodile su promjenom društva samog.
Arhivi uneseno.indd 9 04/03/16 17:42
10 ARHIVI I ARHIVISTIKA ZA SUVREMENOG KORISNIKA
Na tragu tih trendova gotovo svi arhivski skupovi u posljednjih desetak, pa i više godina, bave se elektroničkim zapisima, digitalnim arhivima i strategijama rada arhiva u 21. stoljeću (npr. Climate for Change – Brisbane 2012, Keeping Archives Alive in a Digital World: Archival Preservation in the 21st Century – CITRA 2011, Digital Archives – CITRA 2010, 8th European Conference on Digital Archiving – ECA 2010, Imaging the 21st century archivist: New strategies for education and training – CITRA 2009, Archives, Governance and Development: Mapping Future Society – Kuala Lumpur 2008 i brojni drugi).
Iz arhivističke perspektive suvremeno globalno društvu obilježavaju brze kulturne, socijalne i ekonomske promjene izazvane konjunkturama, krizama, migracijama i širenjem multikulturalnosti, razvojem digitalnih tehnologija i informacijskog društva. Sve to, naravno, utječe i na djelatnost arhiva kao informacijskih ustanova i na samo gradivo, na rad stvaratelja čijim djelovanjem ono nastaje (npr. uvođenje euprave) te na njegovu informacijsku iskoristivost. Upravne, gospodarske, tehnološke, društvene i zakonske promjene odrazile su se na samu djelatnost arhiva te na nova očekivanja javnosti i percepciju društva o njima. Trendovi globalnog informacijskog društva koji diktiraju sve slobodniji pristup informacijama i sve transparentniji rad državnih i javnih službi, potaknuli su veće otvaranje arhiva javnosti i aktivno sudjelovanje arhiva u životu sredine u kojoj djeluju. Taj trend prate i hrvatski arhivi – ponajviše izdavačkom i izložbenom djelatnošću te primjenom suvremenih tehnologija u svom radu – no sve više i drugim programima namijenjenima široj javnosti: predavanjima, radionicama, promocijama, otvorenim danima, edukacijama istraživača i stvaratelja gradiva te sličnim aktivnostima.
U novije su doba posebno istaknute aktivnosti arhiva vezane za korištenje gradiva i oblikovanje novih korisničkih, odnosno informacijskih usluga. Koncept korištenja gradiva proširio se s istraživanja dokumenata u čitaonici na sve aktivnosti vezane uz pregled, prezentaciju i reprodukciju arhivskog gradiva. Uz već tradicionalni znanstveni interes za arhivsko gradivo, s razvojem civilnog društva pojavila se i svijest o važnosti arhiva u smislu promicanja i ostvarivanja osobnih prava, dostupnosti javnih podataka, otvorenosti rada javne uprave i zaštite građanskih prava općenito. O povećanom zanimanju javnosti za povijest i povijesne
Arhivi uneseno.indd 10 04/03/16 17:42
11UVOD
dokumente svjedoči povećani broj posjeta arhivima, sve veći broj arhivskih mrežnih stranica i portala, širenje i raznolikost istraživačkih tema, nove vrste korisnika i novi zahtjevi koje korisnici upućuju arhivima. Takvi su trendovi u planove rada svih arhiva uveli ciljeve kao što su prepoznavanje i odgovaranje na zahtjeve, potrebe i očekivanja korisnika arhiva; poboljšavanje kvaliteta usluga arhiva u skladu sa suvremenim tehnološkim, stručnim i društvenim razvojem; unapređivanje poslovnih procesa kako bi se održala propisana razina i otklonili uzorci mogućih smanjenja kvalitete usluga; razvijanje naprednih usluga informacijskog društva temeljenih na suvremenim informacijskim i komunikacijskim tehnologijama i sl.
Arhivi danas djeluje u dinamičnom i neizvjesnom okruženju u kojem se od njih očekuje da se prilagode i odgovore različitim izazovima – tehnološkim dostignućima, društvenim procesima, korisničkim očekivanjima, usporedbi s drugim uslužnim djelatnostima, novim javnim servisima, eupravi itd. – pri čemu je posebno istaknuta njihova upravna i informacijska uloga. Kao servis javne uprave arhivi trebaju praktično omogućiti upravljanje i zaštitu dokumentacije koja nastaje njezinim radom, a trend integracije arhivske službe u strukture uprave temelji se na razvijanju partnerskih odnosa i suradnje što je naglašeno u svim dokumentima i preporukama razvijenih demokratskih država. Istodobno, arhivi kao informacijski servisi trebaju s pomoću suvremenih tehnologija i novih usluga osigurati bolju dostupnost i vidljivost arhivskog gradiva i prezentirati arhive i arhivske izvore sukladno društvenim i tehnološkim trendovima informacijskih i kulturnih ustanova.
Zaštita i dostupnost digitalnih informacija te odnos javne uprave i arhivske službe u pogledu elektroničkih zapisa, odnosno promjene u
Arhivi uneseno.indd 11 04/03/16 17:42
12 ARHIVI I ARHIVISTIKA ZA SUVREMENOG KORISNIKA
elektroničkim komunikacijama, obradi podataka te sustavima upravljanja dokumentima i poslovnim procesima okolnosti su koje su mnoge arhive i organizacije dovele do promišljanja o arhivskim djelatnostima i iznalaženju novih rješenja za upravljanje elektroničkim gradivom. Neki su se tradicionalni arhivski postupci i načela pokazali nedostatnima prilikom pokušaja njihove primjene na elektroničke dokumente što je arhivske ustanove potaknulo na razvoj posebnih programa za upravljanje elektroničkim gradivom. Ono što je zajedničko brojnim novonastalim strategijama i praksama koje se odnose na elektroničke zapise, a preporučuju se arhivistima, jesu neophodnost zaštite zapisa u elektroničkom formatu, poštivanje arhivističkih načela provenijencije i kontekstualne analize pri radu s njima te potreba da arhivisti promijene pasivan odnos prema stvarateljima zapisa u aktivni, planirani, strateški, funkcionalnoorijentirani pristup utemeljen na istraživanju.
Aktivnosti europske arhivske zajednice u proteklom desetljeću prvenstveno su usmjerene na zaštitu digitalnog gradiva i programe koji se odnose na „digitalnu baštinu“ i dostupnost kulturnoga naslijeđa. Implementacija i usklađivanje stručnih standarda, interoperabilnost tehnoloških rješenja, suradnja na zajedničkim projektima, razmjena iskustava, metapodataka i praktičnih primjera te dijeljenje resursa trendovi su koji su obilježili i najznačajnije europske arhivske projekte proteklih godina: APEnet, ENArC i APEx u koje se uključio i Hrvatski državni arhiv. Najveći iskorak u hrvatskim arhivima, u odnosu na praćenje i usvajanje suvremenih stručnih i informacijskih trendova, dogodio se razvojem i implementacijom jedinstvenog nacionalnog arhivskog sustava ARHiNET. Njegovo je uvođenje omogućilo standardiziranje rada državnih arhiva, jedinstveni sustav evidentiranja i obrade arhivskih zapisa te integriranje i razmjenu podataka među ustanovama koje čuvaju arhivsko gradivo što je rezultiralo značajnim unapređivanjem stručnih i organizacijskih sposobnosti nacionalne arhivske mreže.
Načini i brzine praćenja i primjene suvremenih standarda i dostignuća u svakodnevnoj praksi različiti su i ovisni o specifičnostima pojedinih ustanova i sredina. Povezivanje, dijeljenje i racionalno korištenje postojećih resursa, odnosno razvijanje partnerskih odnosa i suradnje, prikazani su u ovoj knjizi na primjeru suvremenih europskih projekata i stručnih trendova te osmišljavanju i uvođenju u rad arhiva informa
Arhivi uneseno.indd 12 04/03/16 17:42
13UVOD
cijskog sustava na primjeru ARHiNETa. Sve su to modeli koje hrvatski arhivi trebaju slijediti kako bi se osposobili za razvijanje i pružanje naprednih usluga informacijskog društvu temeljenih na suvremenim informacijskokomunikacijskim tehnologijama.
Arhivi uneseno.indd 13 04/03/16 17:42
16 ARHIVI I ARHIVISTIKA ZA SUVREMENOG KORISNIKA
D okumentiranjem aktivnosti pojedinaca i institucija te pružanjem uvida u zapise nastale njihovim djelovanjem, arhivi štite i promiču interese i prava građana. Svaki arhivski zapis jedinstveni
je svjedok identiteta i vrijednosti sredine i vremena u kojemu je nastao. Brigom o autentičnosti arhivskoga gradiva državni arhivi budućim naraštajima osiguravaju vezu s vlastitom poviješću, a omogućavanjem njegove dostupnosti doprinose razvoju demokratskog društva.
Širenjem kulturnih, znanstvenih i upravnih potreba i interesa arhivi su od „zatvorenih“ postajali sve otvoreniji i tijekom 20. stoljeća oblikovali se kao javne ustanove dostupne širim segmentima društva, koje značajno pridonose kulturnom životu i oblikovanju identiteta zajednice te privlače širok i raznolik krug istraživača. Recentni trendovi globalizacije i razvoja informacijskokomunikacijskih tehnologija osobito su utjecali na širenje informacijskih funkcija i uslužne djelatnosti arhiva. Odgovarajući na zahtjeve društva, suvremeni arhivi objedinjuju tradicionalnu ulogu čuvara memorije s novom ulogom informacijskih centara te su upućeni na partnerski odnos sa stvarateljima zapisa i korisnicima. Također, prateći suvremene izazove i trendove arhivi nastoje djelovati kao središta kulturnih, znanstvenih i društvenih zbivanja te kao dio šire mreže edukacijskih i kulturnih institucija koje nastoje obrazovati društvo i evocirati zajedničku baštinu.
Arhivi uneseno.indd 16 04/03/16 17:42