2.5.2007 1

VJS rahastonhoitajakoulutus

Jokainen VJS:n joukkue on velvollinen huolehtimaan joukkueensa

1. budjetoinnista2. maksuliikenteestä3. toimintamaksujen seurannasta4. kirjanpidosta ja tilinpäätöksistä

lakien ja asetusten mukaan.

Jokaisella joukkueella on vanhempainkokouksessa valitut toimihenkilöt, jotka ovat vastuussa edellä mainituista tehtävistä.

2.5.2007 2

VJS rahastonhoitajakoulutus

Kaikki joukkueen rahat ja omaisuus, joka on kerätty tai hankittu eri menetelmillä, on seuran omaisuutta, joka on joukkueen käytössä.

Joukkueenjohtaja ja vastuuvalmentaja laativat yhdessä joukkueelle toimintasuunnitelman, joka ohjaa budjetointia.

2.5.2007 3

VJS rahastonhoitajakoulutus1. BudjetointiBudjetoinnista vastaa Jojo yhdessä

rahastonhoitajan kanssa.

Budjetti esitellään vanhempainkokouksessa, joka päättää budjetin lopullisen muodon.

Budjettikausi voi olla toimintakausi (esim. lokakuu – syyskuu). Tai kalenterivuosi. Tai syksy/kevät. Joukkueen itsensä päätettävä, mutta seuranta on järjestettävä.

Tuottojen ja kulujen ryhmittelyssä käytetään samaa jakoa kuin VJS –raportoinnissa. VJS kirjanpito Excelissä on budjetille oma välilehti

2.5.2007 4

VJS rahastonhoitajakoulutus1. BudjetointiKulut• johdetaan joukkueen

toimintasuunnitelmasta• yleensä eniten keskustelua herättävät

varustehankinnat• kaikkia maksuja on vaikea arvioida

tarkasti, mutta historiatieto auttaa• ei enempää menoja kuin pystytään

hankkimaan tuloja• kulut ryhmitellään samalla jaottelulla kuin

raportointi VJS:lle• jokainen kuluerä kannattaa kuitenkin

eritellä budjettirivin alle• kuluihin kannattaa ottaa mukaan VJS

jäsenmaksu ja lisenssimaksu, jotka kerätään vanhemmilta. Riittävä budjettitarkkuus on kuluvan vuoden maksujen suuruus, koska seuraavan vuoden maksuja ei ole vielä vahvistettu

2.5.2007 5

VJS rahastonhoitajakoulutus

1. BudjetointiTuotot• keskustellaan avoimesti kaikista

varainhankintakeinoista ja yritetään sitouttaa vanhemmat

• jos em. keinoja ei ole, niin kaikki menot on peitettävä vanhemmilta perittävillä toimintamaksuilla

• rahaa ei kannata kerätä paljon ennakkoon, koska siitä seuraa ongelmia, jos lapsi lopettaa pelaamisen

• talkoilla kerätyt varat tulevat joukkueelle eikä niitä korvamerkitä osallistuneiden vanhempien lapsille (HUOM! muutoin verottaja tulkitsee vanhempien hlökohtaiseksi tuloksi)

2.5.2007 6

VJS rahastonhoitajakoulutus2. MaksuliikennePankkitilin avaaminen• päätös pankkitilin avaamisesta ja

käyttöoikeuksista vanhempain-kokouksessa

• pöytäkirjassa oltava seuraavat merkinnät– täydelliset nimet– sotut– teksti: päätettiin avata pankkitili ja myöntää

tilin käyttöoikeus Matti Meikäläiselle (xxxxxx-xxxx) ja Maija Meikäläiselle (xxxxxx-xxxx)

• tili avataan joukkueen nimissä esim.VJS Celta-94 tai VJS Bayer Munchen-98

• mukana pankissa oltava ne hlöt, joille käyttöoikeus myönnetty

2.5.2007 7

VJS rahastonhoitajakoulutus2. Maksuliikenne• pankkitiliin kannattaa liittää

verkkopankin käyttöoikeus– vaikka tili on joukkueen nimissä avattu,

voidaan hyödyntää hlökohtaisia verkkopankkitunnuksia. Tämä menettely on pankkiryhmäkohtaista

• laskut ja muut veloitukset tililtä hyväksyy Jojo

• kuukausittain kirjanpito tiedoksi Jojolle

• toimintamaksujen suorituksiin jokaiselle lapselle oma viite– helpottaa seurantaa– on huomattavasti halvempaa palvelumaksujen

kannalta– pankista saa valmiita viitenumerolistoja

2.5.2007 8

VJS rahastonhoitajakoulutus2. Maksuliikenne

• kaikki menot liityttävä joukkueen toimintaan

• budjetoimattomat menot on aina hyväksytettävä vanhempain-kokouksella– ottelumatkalla ostetaan pojille jäätelöt (OK)– hankitaan pojille tuulipuvut

(vanhempainkokous)– aina mietittävä sitä, kattaako toimintamaksu

tai muutoin kerätyt varat kuluerän– jos ei kata, pitää toimintamaksua kerätä lisää

ja se vaatii vanhempainkokouksen päätöksen

• vanhempainkokouksessa voidaan tehdä päätös, jonka mukaan Jojo ja rahastonhoitaja voivat keskenään päättää siitä, että toimintamaksu jätetään perimättä

2.5.2007 9

VJS rahastonhoitajakoulutus3. Toimintamaksujen seuranta• toimintamaksujen suuruus ja

maksuaikataulu päätetään vanhempainkokouksessa budjetin käsittelyn yhteydessä

• jos vähän menoja, kerätään esim. puolivuosittain

• toimintamaksujen kerryttäminen on riippuvainen kulujen maksuaikataulusta eli huolehdittava siitä, että rahaa on maksaa velvoitteet. Yleinen käytäntö on se, että alkuvuonna kerätään suurempi summa, koska VJS jäsenmaksu ja lisenssit erääntyvät alkuvuonna

• pitäisi välttää systeemiä, jossa kerätään silloin, kun tarvitaan. Tästä seuraa aivan liikaa sähläystä

• sovittava etukäteen miten menetellään, jos lapsi lopettaa ja maksuja maksettu etukäteen.

• jokaiselle lapselle oma viite

2.5.2007 10

VJS rahastonhoitajakoulutus3. Toimintamaksujen seuranta

• toimintamaksujen seurantaan löytyy VJS kirjanpito Excelistä oma välilehti

• sovittava etukäteen siitä, kuka ja miten maksamattomia toimintamaksuja karhutaan ja miten maksamattomuuteen suhtaudutaan

• kaikilla ei ole samanlainen perhe eikä samanlaiset mahdollisuudet – inhimilliset tekijät huomioitava

• joukkueen toimihenkilöiden lapset maksavat myös toimintamaksuja – VJS linjan mukaista EI ole kompensoida tehtyä työtä toimintamaksujen muodossa

2.5.2007 11

Kirjanpito on sitä, että kerätään ja järjestetään tositteet, rekisteröidään niiden tiedot tietyn menetelmän mukaan ja saadaan tulokseksi laskelmat joukkueen taloudesta.

Kirjanpidon kokonaisuus muodostuu joukkueen tuloista, kuluista, omaisuudesta, omista varoista ja veloista.

VJS rahastonhoitajakoulutus4. Kirjanpito ja tilinpäätös

2.5.2007 12

Kirjanpitovelvollisuus• koskee kaikkia joukkueita• joukkueenjohtaja ja rahastonhoitaja

vastaavat• omat ja vieraat rahat pidettävä

erillään

Kirjanpitoaineisto• paperia: lasku, kuitti, tiliote,

pöytäkirjat, sopimus, liikekirje• kirjanpitoaineistoa syntyy, kun

asioidaan yritysten tai viranomaisten kanssa

VJS rahastonhoitajakoulutus4. Kirjanpito ja tilinpäätös

2.5.2007 13

Tositteet• alkuperäisiä• joukkueelle osoitettuja• paperilla tai konekielisenä• esim. kaikista tiliotteella olevista

tapahtumista ei tarvitse olla erillistä kuittia, koska tiliotteella on tapahtumasta riittävät tiedot. Lisäselvityksenä voi olla turnauskutsu, sähköposti, tuloste webbisivusta tms. selvitys.

• aina pitää olla selvitys siitä, miten kulu liittyy joukkueen toimintaan

• käteisnostoista täytyy aina olla selvitys ja kuitit kuluista

Tositteen sisältö• päiväys• mitä ja keneltä on ostettu• mitä ja kenelle on myyty• maksutositteessa oltava maksaja, maksun

saaja ja maksun syy

2.5.2007 14

Tositteiden järjestäminen• tositteiden tulee olla aukottomia eli

tiliotteet löydyttävä numerojärjestyksessä

• paras tapa on mapittaa tiliotteet järjestykseen kalenterivuosittain numerojärjestykseen vanhimmasta alkaen

• jokaisen tiliotteen alle järjestetään tositteet samaan järjestykseen kuin tapahtumat ovat tiliotteella

VJS rahastonhoitajakoulutus4. Kirjanpito ja tilinpäätös

2.5.2007 15

Määräajat• ajantasaista • kirjanpito kuukausittain• tilinpäätös valmis tammikuun

lopussa kultakin kalenterivuodelta• VJS-yhteenveto toimitetaan seuralle

31.1. mennessä

Käteinen raha• pääsääntöisesti kaikki rahaliikenne

kannattaa keskittää pankin kautta

VJS rahastonhoitajakoulutus4. Kirjanpito ja tilinpäätös

2.5.2007 16

Tili ja tililuettelo• tilillä on nimi• tilille kirjattavat tapahtumat ovat

samansisältöisiä• tilin vasen puoli on debet eli

veloitus• tilin oikea puoli on kredit eli hyvitys• tililuettelo on käytettävien

kirjanpitotilien luettelo• käytettävien tilien määrään vaikuttaa

– tarpeet tulojen ja menojen erittelyyn vrt. VJS raportointi

VJS rahastonhoitajakoulutus4. Kirjanpito ja tilinpäätös

2.5.2007 17

Tilikausi• toiminnan tulos selvitetään 12

kuukauden välein eli tilikausittain• tilikausi on sama kuin VJS:llä eli

kalenterivuosi

Tilinpäätös• tilikaudelta laaditaan tilinpäätösraportti

VJS:lle• suoriteperusteinen • aikaa tekemiseen 1 kk tilikauden

päättymishetkestä• päivättävä ja allekirjoitettava

VJS rahastonhoitajakoulutus4. Kirjanpito ja tilinpäätös

2.5.2007 18

Tilintarkastus• jokaisella joukkueella oltava yksi

tilintarkastaja, joka valitaan vanhempainkokouksessa

VJS rahastonhoitajakoulutus4. Kirjanpito ja tilinpäätös

2.5.2007 19

Miten kauan kirjanpitoaineistoa täytyy säilyttää?

• aineiston säilyttäminen joukkueen johdon vastuulla

• tositteet 6 vuotta (tiliotteet ja tositteet)

• kirjanpitokirjat 10 vuotta (Excel-taulukot ja tilinpäätösraportti)

• kirjanpitokirjat kannattaa tulostaa kunkin tilivuoden mapin päälle ja säilyttää samassa kansiossa tiliotteiden ja tositteiden kanssa

VJS rahastonhoitajakoulutus4. Kirjanpito ja tilinpäätös

2.5.2007 20

• vapaaehtoisille, palkatta seuran hyväksi toimiville ohjaajille, valmentajille ja muille vastaaville henkilöille voidaan maksaa kilometrikorvauksia ja päivärahoja seuran hyväksi tehdyistä matkoista

• ylärajat (vuonna 2007) 2000 � kilometrikorvauksia ja 20 päivärahaa

• verovapaat maksimikorvaukset ovat samat kuin työsuhteessa olevillakin esim. 0,40 senttiä/kilometri

• korvaus voidaan maksaa esim. kodin ja harjoituspaikan välisistä matkoista

• jos matkoihin liittyy kuluja esim. julkisten kulkuneuvojen käytöstä ja kuitit löytyvät, niin verovapaalle korvaukselle ei ole ylärajaa vaan kaikki on verovapaata

• tehdään aina matkalasku, jonka perusteella korvaukset maksetaan

VJS rahastonhoitajakoulutusMatkakorvaus vapaaehtoisille

2.5.2007 21

Ilmoitusvelvollisuus verottajalle• kaikista maksuista tuomareille ja

toimihenkilöille on oltava erittely, josta selviää – suorituksen laatu (kilometrikorvaus,

päiväraha, tuomaripalkkio jne.)– sotu– summa

• paras tapa selvityksille on matkalasku, josta VJS:llä on oma pohja

• edellä mainittuja suorituksia koskee kuitenkin ilmoitusvelvollisuus. Tiedot ilmoitetaan seuralle tammikuussa erillisen pyynnön mukaan.

Jos joukkue maksaa palkkaa, täytyy huolehtia ilmoitusvelvollisuudesta ja lakisääteisistä maksuista. Tässä tapauksessa lisätietoja seuralta tai verottajan kotisivuilta.http://www.vero.fi/

Palkka.fi-palvelu on tarkoitettu pientyönantajille kuten pienyrityksille ja kotitalouksille sekä erilaisille yhdistyksille ja järjestöille. Palvelu soveltuu palkanlaskentaan, jossa työntekijämäärä on samanaikaisesti keskimäärin 1-5 henkeä.

https://www.palkka.fi/

2.5.2007 22

Kaikkien joukkueiden käyttöön on laadittu Excel –pohja ja matkalaskupohja, joka yhtenäistää toimintatavan ja raportoinnin VJS:lle. Taulukossa on seuraavat välilehdet

• tilitapahtumat, johon syötetään jokainen tiliotteella oleva tapahtuma aikajärjestyksessä

• tilinumerot, joka on aputaulukko • Tili_yhteenveto, joka laskee

tilitapahtumista annetulla tilinumerolla yhteenvedon kululajeittain

• toimintamaksut, jota voidaan käyttää toimintamaksujen seuraamiseen

• Budjetti, johon voidaan suunnitella budjetti. Taulukossa on valmiina VJS:n kululajit. Täältä siirretään myös arvot vertailutiedoksi tili_yhteenvetotaulukkoon.

• VJS –yhteenveto, johon kerätään tiedot suoraan tili_yhteenvedosta.

VJS rahastonhoitajakoulutusEsityksen liitteet