Ekonomilösningar som du vill ha det

Ger redovisnings- och revisionsbyrån full kontroll på uppdragen och kunderna. Navet i det dagliga arbetet för medarbetarna.Förenklar och effektiviserar verksamheten.

Visma Byråstöd

2För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Välkommen till Visma ByråstödVi vill att du snabbt och enkelt ska komma igång och börja använda det program du investerat pengar i. För att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi hur Visma Byråstöd är uppbyggt i detta häfte.

Mer information samt stöd under arbetets gång får du i programmets Hjälp, som du når genom att trycka på F1-tangenten.

Behöver du ytterligare tips och råd om ditt program hittar du det på vismaspcs.se/support, där du kan få svar på dina frågor dygnet runt.

Som kund hos Visma Spcs har du även en egen sida – Min sida. Min sida når du direkt från Visma Byråstöd och den ger dig senaste versionen av programmet, tillgång till internettjänster, nyheter, inspiration med mera.

För att dra nytta av alla fördelar med Min sida och för att börja arbeta med internettjänsterna måste du skapa ett konto. Det gör du enkelt genom att registrera dig på vismaspcs.se. Läs mer på sidan 4.

Vismas internettjänsterHärifrån når du direkt de internettjänster du är ansluten till och kan enkelt ansluta dig till övriga tjänster.

Min sida

Min sida innehåller även: Meddelanden Som inloggad får du personligt anpassad information som rör de program och tjänster du har från Visma Spcs.

Visma InfolineDagliga nyheter om företagande, redovisning, skatter och ekonomi.

NyhetsarkivSök efter tidigare publicerade nyhetsartiklar.

MenynVia huvudmenyn tar du dig enkelt vidare till exempelvis webbutiken och supportsidorna.

Tips och aktuelltRåd och tips om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Vi påminner också om viktiga händelser som rör ditt ekonomiarbete.

Ekonomifakta/SkattekalenderViktiga belopp och procentsatser samt snabb överblick över alla viktiga datum för skatte- och momsdeklarationer under året.

Inspireras av andraHär kan du bland annat ta del av andra företagares tips och idéer.

Logga inFör att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad.

3För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Medarbetarna arbetar med tilldelade ansvarsområden

Starta och arbeta i Vismas internet-tjänster och program

Kund-dokumentation

Grunduppgifter

Visma Byråstöd Externa parter

Det dagliga arbetet1 2 Rapportering

Information och material från kunder

Kunder

Överblicka arbets-uppgifter med bevakningslistor

3

Arbeta med Visma Byråstöd

I nedanstående bild illustrerar vi hur Visma Byråstöd fungerar. Här beskrivs flödet från den inledande inmatningen av grunduppgifterna, fram till rapporteringen. Använd gärna den här schematiska bilden som referens när du läser innehållet i häftet.

Arbeta med Visma Byråstöd

4För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Du måste vara inloggad på

Min sida för att kunna arbeta

med internettjänsterna.

Börja så här

Installera programmet1. Starta installationen genom att dubbelklicka på filen

som du har hämtat från Visma Spcs hemsida.

2. Välj Installera.En guide leder dig genom installationen.

3. Slutför installationen.En programikon läggs till på ditt skrivbord.

4. Starta programmet och aktivera ditt program.

Börja arbeta med Vismas internettjänster1. Registrera grunduppgifterna i Visma Byråstöd.

Läs mer på nästa sida.

2. Skapa ett konto till Min sida och Vismas internettjänster Skapa ett konto till Min sida och Vismas internettjänster genom att registrera dig direkt på vismaspcs.se.

3. Aktivera stödet för internettjänsterna Nästa steg är att koppla ihop Visma Byråstöd med tjänsterna. För att kunna göra aktiveringen måste du vara inloggad som Byråadministratör. Aktivera internettjänsterna

4. Bjud in kund till samarbete Nästa steg är att byrån bjuder in kunder till samarbete om tjänster. Inbjudan görs via Visma Byråstöd. Den information som redan finns i Visma Byråstöds kundregister, till exem- pel vem på byrån som är handläggare för en viss kund och uppdrag, används för samarbetet. Bjud in kund till samarbete

5. När kund accepterat samarbete När kunden accepterat samarbetet får du ett meddelande om detta via mejl. Internettjänsterna aktiveras då automa-tiskt i Visma Byråstöd.

6. Information om aktiva samarbeten Du kan i Visma Byråstöd se vilka tjänster som är aktive-rade och vilka medarbetare som kan arbeta med de olika tjänsterna. Visa information om aktiva samarbeten

7. Inställningar i respektive internettjänst Du kan läsa mer om internettjänsterna under respektive tjänst. Visma Ekonomiöversikt Visma Kundfaktura Visma Reseräkning Visma Stämpla

Importera programdata från andra VismaprogramOm du använt andra Vismaprogram innan du installerade Visma Byråstöd på din dator, kan du nu på ett enkelt sätt importera programdata från dessa program till Visma Byråstöd.

1. Öppna Visma Byråstöd och logga in i din byrå.

2. Välj Arkiv – Importera – Programdata – Från andra Vismaprogram

3. Nu startas en guide som du kan köra på samtliga datorer om du har programdata från andra Vismaprogram.

4. Efter det att du importerat all programdata startar du alltid dina Vismaprogram via Visma Byråstöd.

Börja så här

Nästa steg: Grunduppgifter

5För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Exempel

› Grunduppgifter

Nästa steg: Bevakningslistor

Grunduppgifter

För att du ska få ut mesta möjliga av ditt program behöver du göra några grundläggande inställningar och ange vissa grunduppgifter. Under rubriken Byråunderhåll finns basfakta om din byrå. Här anger du förutom adressuppgifter och organisationsnummer också vilket skattekontor du söker byråanstånd hos.

Det finns tre centrala register i Visma Byråstöd – Kunder, Medarbetare och Kontakter. Registren fungerar som databaser, där information hämtas som stöd för ditt dagliga arbete. För att allt ska fungera i programmet och för att rapporter, byråanstånd och deklarationer ska bli korrekta är de grunduppgifter du anger här mycket viktiga.

Bra att vetaNär du första gången startar programmet och skapar en ny byrå får du ange organisationsnummer och namn för byrån. Därefter registrerar du din första medarbetare. Den först registrerade medarbetaren blir byråadministratör.

Medarbetare:Namn: Siw Eriksson

Kontaktuppgifter: siw.eriksson@revisorn.se08-34 20 02

Behörighet: Byråadministratör

Roll: Auktoriserad revisor

Kund:Grunduppgifter: Jonas Åkeri AB

556123-9004 Åkeriverksamhet

Verksamhetsuppgifter: Räkenskapsår:20XX-01-01 – 20XX-12-31 Moms 1 månad efter redovisad period

Uppdragsval: RedovisningLönehantering Skattedeklaration Bokslut Revision Deklaration

Programval: Visma AdministrationVisma Lön 600 Visma Skatt Proffs Visma Bokslut Visma Revision

Kund:

Medarbetare:

Byråuppgifter:

För att du enkelt ska kunna kommunicera med dina kunder och medarbetare finns möjlighet att skicka e-post och sms direkt från programmet.

Under Uppdragsval anger du vilka uppdrag byrån utför åt kunden och vem som ansvarar för, respektive deltar i, uppdragen.

Informationen ligger sedan till grund för Bevakningslistorna.

6För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Exempel

Nästa steg: Utgå alltid från Visma Byråstöd

Bevakningslistor

När grunduppgifterna är registrerade är nästa steg att börja arbeta med byråns uppdrag utifrån bevakningslistorna. Med programmet följer flera färdiga bevakningslistor som kan användas direkt. Det går också att skapa nya bevakningslistor anpassade i detalj efter de uppdrag byrån utför.

Med bevakningslistorna får alla på byrån en god överblick av upp- dragen som utförs åt kunderna. Det går att göra urval i listorna för att till exempel visa enbart de uppdrag en viss medarbetare deltar i eller är kundansvarig för.

När en arbetsuppgift är slutförd kan den som arbetat med uppdraget klarmarkera den. På så vis har alla på byrån alltid aktuell information om hur arbetet med de olika uppdragen fortskrider.

Bra att vetaMed hjälp av Anstånd och Deklaration skapar du filer som sedan kan föras över till Skatteverket. Du kan också se hur långt deklarationsarbetet har kommit för byråns kunder. Dessutom ges en översikt av hur väl byrån följer inlämnings-takten för de kunder som har beviljats byråanstånd.

Siw Eriksson är uppdragsansvarig för Deklaration för kunderna:Jonas Åkeri AB

Stiftelsen Idrottskultur

Testaktiebolaget AB

Övningsbolaget AB

Avklarade arbetsuppgifter för kunden Jonas Åkeri AB:Deklaration, Byråanstånd sökt

Deklaration, Påbörjad

Deklaration, Färdigställd

Det finns flera färdiga bevakningslistor i programmet. Information om vilka kunder som ingår i respektive bevakningslista samt vem som är kundansvarig, hämtas från de inställningar du gjort på kunden under Uppdragsval.

I listan visas vem som är kundansvarig och du ser på ett överskådligt sätt vilka del-moment i uppdragen som är klarmarkerade.

När du klarmarkerar en uppgift kan du även lägga till en anteckning.

De olika bevak-ningslistorna visas med inne-hållet anpassat efter den period och det urval du gjort.

›› Det dagliga arbetet

7För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

ExempelFör kundernas räkning använder byrån i vårt exempel olika program och tjänster.

Jonas Åkeri AB:Visma Administration

Visma Lön 600

Visma Bokslut

Visma Revision

Visma Skatt Proffs

Visma Kundfaktura

Visma Ekonomiöversikt

Stiftelsen Idrottskultur: Visma Bokslut

Visma Skatt Proffs

Utgå alltid från Visma Byråstöd

När du angett vilka program som används vid de olika uppdrag som byrån utför, blir valen under Starta anpassade för respektive kund. Genom att alltid starta och arbeta med programmen från Visma Byråstöd säkerställer du att du arbetar i rätt program.

Förutom Vismas ekonomiprogram finns också en rad olika internet-tjänster som effektiviserar arbetet med dina kunder. Byrån kan direkt från Visma Byråstöd bjuda in kunder till samarbete. När kunden har godkänt inbjudan startas tjänsterna från Visma Byråstöd.

På vismaspcs.se/byrasamarbete presenteras de tjänster byrån kan samarbeta med kunderna om.

Bra att vetaEn stor fördel med att alltid utgå från Visma Byråstöd är att du kan säkerhetskopiera data från alla program du arbetar med vid ett och samma tillfälle. Använder du till exempel Visma Administration och Visma Lön kommer säkerhetskopian att omfatta data även från dessa program.

Med hjälp av internettjänsten Visma Kundfaktura förs kundens fakturor elektroniskt över till byrån som därmed slipper manuell registrering.

Arbetar byrån med uppdraget lönehantering för kunden är internettjänsterna Visma Reseräkning och Visma Stämpla ett sätt att effektivisera arbetet. Tjänsterna är integrerade med Visma Lön 600.

Jonas Åkeri AB:

Stiftelsen Idrottskultur:

Nästa steg: Kunddokumentation

›› Det dagliga arbetet

8För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

ExempelKunddokumentation

Med Visma Byråstöd samlas dokument och anteckningar för kunderna på ett överskådligt sätt. De dokument som sparas på kunden blir åtkomliga för alla som arbetar med kunden. Har byrån gemensamma malldokument finns möjlighet att spara dessa så att de blir tillgängliga att använda för flera kunder.

Förutom dokument finns också möjlighet att lägga till anteckningar för kunderna. Du kan koppla anteckningen till en medarbetare och skapa en påminnelse om anteckningen gäller en arbetsuppgift som ska vara klar till ett visst datum.

Bra att vetaVid arbete utanför kontoret har du möjlighet att checka ut upp-drag och dokument från servern. Tillbaka på kontoret checkas uppdragen in igen och det arbete du gjort överförs till servern. Uppdraget blir därmed återigen tillgängligt för alla som arbetar med den aktuella kunden.

För kunden Jonas Åkeri AB har byrån skapat mappar för uppdragen:Bokslut

Deklaration

Löpande redovisning

Revision

Skattedeklaration

Siw Eriksson har skapat malldokumenten:Inventeringslista

Investeringskalkyl

Resultatrapport

Under fliken Anteckningar finns noteringar gjorda för kunden. Några av anteckningarna är tilldelade medarbetare för upp-följning vid senare tillfälle.

I Visma Byråstöd kan du lägga till malldokument som alla på byrån kan använda.

Nästa steg: Rapportering

›› Det dagliga arbetet

9För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

ExempelRapportering

Det finns olika sätt att arbeta med rapportering i Visma Byråstöd. Du kan till exempel skicka filer till dina kunder och andra externa parter och även ta emot information från dessa. På detta sätt minskar du pappersmängden i ditt arbete och kan arbeta effektivt även om du inte är ansluten till samma nätverk som den du vill utbyta information med.

Ett annat sätt att överskådligt rapportera och presentera din kunds ekonomiska resultat är via internettjänsten Visma Ekonomiöversikt. Från Visma Byråstöd för du enkelt över siffrorna från ditt redovisnings-program till Visma Ekonomiöversikt. Kunden kan därefter logga in och se sitt företags ekonomiska ställning.

Rapportering till SkatteverketMedarbetare: Siw Eriksson

Typ av rapport: Deklarationer (SRU)

Rapportering via: Skatteverkets filöverföringstjänst

Rapportering till kundKund: Jonas Åkeri AB

Medarbetare: Siw Eriksson

Typ av rapport: Månadsbokslut

Rapportering via: Visma Ekonomiöversikt

Med en knapptryckning förs kundens aktuella siffror över från Visma Byråstöd till Visma Ekonomiöversikt. När kunden startar Visma Ekonomiöversikt presenteras företagets ekonomiska ställning.

Alla som har tillgång till Visma Ekonomiöversikt kan lägga till anteckningar.

Med filöverföring från Visma Byråstöd lämnar byrån enkelt in deklarationer till Skatteverket.

Till Skatteverket: Till kund:

Bra att vetaNär Visma Byråstöd tar emot exempelvis en deklarationsfil, jämförs kunduppgifterna i filen med kunduppgifterna i program-met. Finns kunden i kundregistret kopplas filen till kunden, saknas kunden läggs kundens uppgifter till.

››› Rapportering

Så här når du ossFörsäljningsavdelningen

Telefon 0470-70 61 60

E-post byra@vismaspcs.se

Hemsida www.vismaspcs.se/ redovisning

Öppettider 08.00–17.00 sep–maj 08.00–16.00 jun–aug

Supportavdelningen

Telefon 0470-70 62 00

E-post support@vismaspcs.se

Hemsida www.vismaspcs.se/support

Öppettider 08.00–17.00 sep–maj

08.00–16.00 jun–aug

Avtalsavdelningen

Telefon 0470-70 62 50

E-post avtal@vismaspcs.se

Öppettider 08.00–17.00 sep–maj 08.00–16.00 jun–aug

Utbildningsavdelningen

Telefon 0470-70 61 50

E-post utbildning@vismaspcs.se

Hemsida www.vismaspcs.se/utbildning

Öppettider 08.00–17.00 sep–maj 08.00–16.00 jun–aug

www.vismaspcs.se

Avtalet som ger dig mer!

Supporten – till din tjänstIbland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. Vår särskilda supportgrupp för redovisningsbranschen är väl insatt i alla de program du arbetar med via Visma Byråstöd.

Tjänster för bättre samarbeteVisma Byråstöd tillsammans med Visma Spcs internet-tjänster öppnar för ännu fler möjligheter att effektivisera ditt arbete. Du kan bjuda in dina kunder till tjänsterna Kundfaktura, Ekonomiöversikt, Stämpla och Reseräkning. Gemensamt för dem alla är att de effektiviserar flödet mellan dig och din kund och ger er båda tid över till annat.

Läs mer på vismaspcs.se/byrasamarbete.

Nya versioner – alltid uppdateradLagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs Serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller för- finats. Uppdateringarna hämtas direkt via vår hemsida.

Rabatt på program och utbildningarMed Visma Spcs Serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris:• Visma Analys• Visma Anläggningsregister• Visma Bokslut• Visma Koncern• Visma Revision• Visma Skatt• Visma Skatt Proffs

Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner.

”Tack för att du har valt att vara avtalskund hos Visma Spcs. Det är för din skull vi målmedvetet arbetar vidare med att förenkla företagandet.”

Rolf Dahlberg, vd Visma Spcs AB

Systemkrav

Internetanslutning

Operativsystem: Windows 7, Vista eller XP

För fullständiga systemkrav se vismaspcs.se