TYPPI

TYPPI Asiakaspalvelun tietojärjestelmä - kokonaisuus

PerustaKäyttöoikeusTYPPI-järjestelmän ominaisuudet (netti-sovellus)Tekniset vaatimuksetKirjautuminenTiedotteetKalenteriAsiakashakuTarkistetaan ovatko asiakastiedot jo olemassa TYPPI-järjestelmässäMuut hakutoiminnotPikahautVastuuvirkailija-   tai kuntakohtaiset haut IkähakuUusi asiakasAsiakasprosessi ja asiakkuuden alkaminenUuden asiakkaan tietojen lisääminenUuden asiakkaan Perustiedot - korttiPerustietojen muut toiminnotAsiakastiedot - Asiakastietojen päivitys asiakasprosessin aikana PerustiedotSuunnitelma (laadinta ja arkistointi)SuunnitelmahistoriaSuunnitelmaTerveystiedot, Sosiaalinen tilanne, ErityishuomautuksetTyö-ja koulutushistoriaSuostumuksetAsiakkaan palvelutilanteen kirjaaminen ja näkyminenTilanne/Palvelut - sivun taulukkoPalvelu - sivun kentät"Luo uusi" -> suunnitellun tapaamisen/palvelun kirjaus"Näytä/muokkaa" -> tapaamisen/palvelun etenemisen/toteutumisen kirjaus"Luo uusi" -> Yhteydenoton kirjaus Asiakkuuden päättyminenSeurantaRaportointiAktiiviset asiakkaat virkailijoittainAsiakaspalvelutAsiakkuuden kesto ja toimeentuloPäättyneet asiakkuudet, nimilista ja päättymispvmAsiakkaan osallistuminen palveluihinPalvelut tyypeittäin ja tilan mukaanAlkaneet asiakkuudet ikäryhmittäinPäättyneet asiakkuudet ikäryhmittäin Kuntakohtaiset raportit            Hallinta

TYPPI Asiakaspalvelun tietojärjestelmä - kokonaisuus

Tämä ohje keskittyy tietojärjestelmän käyttöön työllistymistä edistävässä monialaisessa yhteispalvelussa (TYP-palvelu). Työllistymistä edistävällä monialaisella yhteispalvelulla tarkoitetaan yhteistoimintamallia, jossa työ- ja elinkeinotoimisto, kunta ja Kansaneläkelaitos yhdessä arvioivat työttömien palvelutarpeet, suunnittelevat työttömien työllistymisen kannalta tarkoituksenmukaiset palvelukokonaisuudet sekä vastaavat työttömien työllistymisprosessin etenemisestä ja seurannasta.

Monialaisen yhteispalvelun tavoitteena on edistää työttömien työllistymistä tarjoamalla heille heidän palvelutarpeensa mukaisia julkisia työvoimapalveluja sekä sosiaali-, terveys- ja kuntoutuspalveluja.

TYPPI-tietojärjestelmää käyttävät/ovat käyttäneet myös muut tahot (Nuorisotakuun kuntakokeilualueet ja Ohjaamo-toiminta) ja niiden toiminnassa tietojärjestelmän käytöstä on voitu ohjeistaa tarkemmin erikseen.

TYPPI-järjestelmä on alun perin suunniteltu työvoiman palvelukeskusten asiakaspalvelujärjestelmäksi. Järjestelmään on tehty pieniä (laki)muutoksia viime vuosina, mutta järjestelmää ei aktiivisesti kehitetä.

PERUSTA

TYPPI-asiakaspalvelun tietojärjestelmän käyttö työllistymistä edistävässä monialaisessa yhteispalvelussa perustuu työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta annettuun lakiin (TYP-laki, 1369/2014, 9§–11§).

- Keskeistä henkilötietojen käsittelyssä on, että kerätään ja käsitellään vain kyseistä käyttötarkoitusta varten tarpeellisia tietoja ja huolehditaan siitä, että käsiteltävät tiedot ovat virheettömiä ja niitä käytetään vain kerättyyn tarkoitukseen.

- Tietoja tallettanut vastaa tekemiensä tietojen virheettömyydestä (TYP-laki 9§ 3mom)

Käyttöoikeus

Monialaisessa yhteispalvelussa TYPPI-järjestelmää voivat käyttää ne TE-toimiston, kunnan tai Kelan palveluksessa olevat, joille on myönnetty käyttöoikeus järjestelmään TYP-laissa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseksi ja palvelun tarjoamiseksi työttömälle (9 § 3 mom). Muussa kuin monialaisessa yhteispalvelussa käyttöoikeudet myöntää rekisteriä pitävä viranomainen.

Käyttöoikeuksien myöntämisessä lähtökohtana on monialaisen yhteispalvelun asiakasrekisterin ja TE-hallinnon URA-tietojärjestelmän suhde. Monialaisen yhteispalvelun asiakasrekisteri on TYP-laissa määritelty URAn osarekisteriksi. Koska monialaisen yhteispalvelun TYPPI on URAn osarekisteri, TYPPIin sovelletaan myös julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain (916/2012) 13 luvun säännöksiä. Voimassa olevan lainsäädännön nojalla ELY-keskus myöntää TYPPI-järjestelmän käyttöoikeuden kuntien ja Kelan TYP-työntekijöille. ELY ei voi delegoida asiaa TE-toimistolle.

Käyttöoikeuden järjestelmään luo Valtion tieto- ja viestintäkeskus VALTORI, joka myös ylläpitää käyttäjäoikeuksia. Käyttöoikeuslomakkeet löytyvät AHTi –palvelupisteen nettisivuilta (http://tietohallinto.alh.fi) kohdasta tietohallintopalvelut, käyttäjätunnukset (uudet ja muutokset). Viimeisimmät versiot pyritään tallentamaan myös TYPPI-järjestelmän valtakunnallisiin tiedotteisiin, josta ne ovat kaikkien käyttäjien poimittavissa.

TYPPI-järjestelmää käytetään myös Nuorisotakuun kuntakokeilualueilla ja Ohjaamo-toiminnassa. Lisäksi TYPPIä on käytetty työvoiman palvelukeskuksissa ja työllisyyden kuntakokeilussa. Näissä

käyttöympäristöissä TYPPIä ei ole määritelty URAn osarekisteriksi, ja käyttöoikeudet on myöntänyt ja hakenut rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen.

TYPPI-asiakaspalvelujärjestelmässä on neljä käyttäjäryhmää:

asiakaspalveluvirkailija (näkee ja päivittää oman TYP-verkostonsa asiakastietoja ja käytettävissä ovat sovelluksen sivuista muut paitsi Raportointi- ja Hallinta-sivut)

hallinnollinen virkailija (ei näe yksittäisiä asiakastietoja, mutta näkee valtakunnalliset tiedot Seuranta- ja Raportointi-sivuilla sekä pääsee käyttämään Hallinta-sivua)

johtajan käyttäjärooli (asiakaspalvelu + hallinnollinen käyttöoikeus) katselija (näkee määritellyn TYP-verkoston asiakastietoja, mutta hänellä ei ole

päivitysoikeutta)

TYPPI-järjestelmän ominaisuudet (netti-sovellus)

TYPPI-järjestelmää käytetään yleisimmillä selainohjelmistoilla. Työaseman selaimien ominaisuuksia ja toimintoja ei kuitenkaan pystytä sovelluksessa kontrolloimaan, joten suosituksena on käyttää selaimen oletusasetuksia ja TYPPI-sovelluksen selaamisessa vain sovelluksen omia toimintoja (toimintopainikkeet, kortit ja linkit).

Kielletyt selaintoiminnot ovat selaimen omat nuolinäppäimet "takaisin" ja "seuraava". Myös selaimen omien "sivuhistorian"- ja "päivitä"-painikkeiden käyttö saattaa aiheuttaa TYPPI-sovelluksella sekaannuksia.

Työaseman selaimen väliaikaisten sivujen ja tiedostojen tyhjennys (selaimen asetukset) kannattaa aina tehdä TYPPI-sovelluksen uloskirjauksen jälkeen.

TYPPIssä tarvitaan vahva tunnistaminen, koska järjestelmä on käytettävissä internetin kautta.TYPPIssä on siirrytty VRK:n hallinnoimaan Suomi.fi –tunnistukseen vuoden 2017 alkupuolella. Järjestelmä käyttää eri organisaatioissa ja toimipisteissä toimivien asiakaspalveluasiantuntijoiden tunnistamiseen vahvaa sirukortti-tunnistautumista. Sirukorttina toimii ainoastaan Väestörekisterikeskuksen kansalaisvarmenteeseen perustuva sirullinen henkilökortti. Lisätietoja sähköisestä henkilöllisyydestä sekä kortinlukijaohjelmisto löytyy VRK:n sivuilta: (Kts. http://vrk.fi/sahkoinen-henkilollisyys-ja-varmenteet). Suomi.fi –tunnistus on mahdollinen maaliskuusta 2017 lukien myös terveydenhuollon organisaatiokorteilla ja muilla yhteisöille tarkoitetuilla organisaatiokorteilla.

Jos tunnistautuminen epäonnistuu, niin kokeile uudestaan. Välimuistissa saattaa olla ’jotain vanhaa´, joka aiheuttaa virheen.

Jos tunnistautuminen ei onnistu useammalla yrityskerralla, suositellaan seuraavia toimia:- poista kortti lukijasta- tyhjennä selaimen selaushistoria- sulje kaikki selainikkunat- mahdollisesti käynnistä käyttämäsi laite uudelleen- aloita alusta: kortti lukijaan, avaa selain, hae TYPPI- osoite https://asiointi.mol.fi/TYPPI/- paina ’Sisään’

Jos tunnistus päätyy virheeseen: Suomi.fi-tunnistuksesta vastaa Väestörekisterikeskus. Jos tunnistautuminen käytössä epäonnistuu tai päätyy Suomi.fi-sivun virheeseen, niin sivun alalaidassa ’mustalla alueella’ on linkit ’Anna palautetta’ tai ’Ilmoita virheestä’.

Vahva tunnistus on mahdollista myös mobiilivarmenteella. Mobiilivarmenne on operaattorikohtainen ja vaatii varmenteen sisältävän SIM-kortin. Mobiilitunnistus on hoidettava oman organisaationne puhelinkäytäntöjen/-sopimusten ja operaattoreiden kanssa. Mobiilivarmenteesta löytyy tietoja/hintoja operattoreiden sivuilta.

Työaseman tietoturva: Kunkin organisaation omalla vastuulla (organisaatioilla oma tietoturvapolitiikka) Työasemaan skannattujen / kopioitujen tiedostojen poisto on käyttäjän vastuulla. Työaseman käytöstä poisto ja kiintolevyn tietojen tyhjennys - varmistettava, että

hyväksyttävä tapa on käytössä.

Liitteiden skannaukset:Tarkat skannaukset /suuret tiedostokoot kuormittavat TYPPIä. Tämän vuoksi pyydetään kiinnittämään huomiota skannausten tiedostokokoon.

Kirjautuminen

TYPPI-järjestelmällä on nettiosoite, joka haetaan selaimen osoite-kenttään (URL).

Tuotantoympäristö: https://asiointi.mol.fi/TYPPI/Koulutusympäristö: https://asiointi.mol.fi/KoulutusTYPPI/

Tervetuloa - sivu avautuu ensimmäisenä ja näyttää ohjelmiston ympäristö- ja versiotiedot. Tervetuloa-sivun voi tallettaa kuvakkeeksi työpöydälle tai lisätä selaimen Suosikit-listaan.

Sisäänkirjaus onnistuu vain, jos käyttäjälle on luotu käyttöoikeudet TYPPI-järjestelmään ja annettu oikeudet tietyn TYP-verkoston tietoihin. Jos käyttöoikeuden voimassaoloaika on päättynyt, sisäänkirjautuminen ei onnistu. Mikäli käyttäjällä on oikeus useamman TYP-verkoston tietoihin, sisäänkirjautumisessa näkyvät kaikki valittavissa olevat vaihtoehdot, joista valitaan yksi.

 Sovelluksesta kirjaudutaan ulos linkistä Lopeta tai sulkemalla selain. Älä unohda henkilökorttia lukijaan!

Koulutusympäristössä voi harjoitella järjestelmän toimintaa. Huomioitavaa kuitenkin, että sinne ei saa tallentaa oikeita henkilötunnuksia ja –tietoja. Keinotekoisen henkilötunnuksen voi luoda ns. hetugeneraattorilla (http://www.lintukoto.net/muut/henkilotunnus/)

TIEDOTTEET

TYPPI-järjestelmä avautuu Tiedotteet-sivulle, joka on tarkoitettu sisäiseen sekä toimijaverkoston väliseen tiedonvaihtoon. Tiedotteet-sivulla voi vaihtaa myös asiakaspalvelukielen (suomi / ruotsi).

Tiedotelistalla näkyvät oletuksena omat henkilökohtaiset voimassa olevat tiedotteet.

Listalle voi avata - TYP-verkoston yhteiset tiedotteet (”palvelukeskus”)- kaikille käyttäjille näkyvät tiedotteet (koko maan tiedote)- toiselle TYP-verkoston virkailijalle osoitetut tiedotteet (”palvelukeskus”).

Asiakaspalvelu- ja hallinnollisin oikeuksin voi lisätä, muuttaa ja poistaa sisäisiä ja toiselle virkailijalle osoitettuja tiedotteita. Koko maan tiedotteita voivat ylläpitää hallinnollisen käyttöoikeuden omistajat. Listalla näkyvien tiedotteiden maksimimäärää voidaan säädellä valtakunnallisesti. (Tällä hetkellä ei rajoitusta käytännössä ole). Tiedotteilla on voimassaoloaika ja öisin ajettava eräohjelma poistaa vanhentuneet tiedotteet.

Uusi tiedote tallennetaan omalla sivullaan "Lisää uusi". Aihe kertoo tiedotteen sisällön ja näkyy Tiedotteet-sivun taulukossa. "Voimassaolon päättymispäivä" on pakollinen ja sitä voi tarvittaessa muuttaa. "Virkailijalle" -listalta valitaan tiedotteen vastaanottaja tai useampi vastaanottaja. Jos tiedote

koskee koko TYP-verkostoa, valitaan TYP-verkosto (='palvelukeskus').

Hallinnolliselle käyttäjälle näkyy myös valinta "Koko maan tiedote", jonka ruksaamalla ko. tiedote näkyy kaikille käyttäjille kaikissa palvelukeskuksissa.

Tiedotetekstiä voi muokata ns. tekstieditorin avulla (esim. muuttaa fontin kokoa, lisätä tekstiin lihavointia tai alleviivausta, sisentää tekstiä jne). Tekstin maksimimäärä on 2000 merkkiä.

Tiedotteeseen voi lisätä liitteen. Lisätty liite avautuu linkistä.

Olemassa olevaa tiedotetta voi lukea/muokata "Näytä/Muokkaa" -toiminnolla. Tiedotteella näkyy alkuperäinen luontipäivä ja tallentaja. Jos tiedotetta on päivitetty, siinä näkyy myös viimeisin tallennusaika ja tallentaja.

Tiedote-kortin toiminnot:

"Lisää liite" - avaa ikkunan, jolla liite lisätään tiedotteeseen. Liitteeksi voi lisätä word, - excel-, pdf, tms. ympäristön tukemia tiedostoja

Liitteen "Näytä/Muokkaa" - toiminnolla voidaan liitteen nimeä muuttaa tai poistaa liite "Peruuta" - palaa taulukkoon tallentamatta mitään. "Tallenna" - tallettaa tekstin, tallentajan nimen, aiheen ja voimassaolomuutokset, sekä

mahdollisen liitteen ja palaa taulukkoon. "Poista" - poistaa ko. tiedotteen.

KALENTERI

TYPPI-järjestelmässä on linkki kalenteritoimintoon, joka on tarkoitettu yhteiskäyttöiseksi ajanvarauskalenteriksi. Kalenteri aukeaa omaan selainikkunaan. Kun kalenteri on avattuna työpöydällä, niin kalenteriin tehdyt uudet merkinnät näkyvät vasta, kun kalenteria "virkistetään", joko selaamalla eri päiviä tai sulkemalla kalenteri ja avaamalla se uudestaan.

Kun Kalenteri avataan yläpalkin Kalenteri-linkistä, Kalenterin oletusnäkymässä näkyvät omat merkinnät kyseisenä päivänä. Kun Kalenteri otetaan esiin Palvelu-sivun kalenteritarkistus-toiminnolla, näkyviin tulevat niiden virkailijoiden kalenterit, joille on merkitty kalenteriaika asiakkaan toimenpiteeseen.

Kalenterin toimintoja ovat: Päivänäkymä / Viikkonäkymä Selaus Edellinen ja Seuraava - päivä/viikko - näkymän mukaan Siirry päivään - voidaan kirjoittaa päivämäärä tai valita pikkukalenterista päivä, johon

halutaan siirtyä Valitse/Poista - virkailija - valitaan toisen/toisten virkailijain kalenteri samaan näkymään

erikseen aukeavalta listalta o Virkailija-listalta ruksataan avattavat kalenterit ja Lisääo Peruuta palaa kalenterinäkymään ilman valintoja

Lisää oma merkintä - tehdään kalenterimerkintä itselle omaan kalenteriin erillisessä pikkuikkunassa

o Lisää oma merkintä - ikkunassa voidaan tehdä yksittäinen tai toistuva kalenterimerkintä. Mikäli lisätään toistuva tapahtuma, pitää myös loppupäivämäärä antaa ja ruksata merkintää koskevat viikonpäivät

o Tallenna - vie varauksen kalenteriino Peruuta - palaa kalenteriin ilman valintoja

Lisää merkintä virkailijalle - tehdään kalenterimerkintä toisen tai useamman virkailijan kalenteriin erillisessä pikkuikkunassa

o Lisää merkintä virkailijalle - ikkunassa voidaan tehdä yksittäinen tai toistuva kalenterimerkintä yhdelle tai usealle virkailijalle. Merkattavat kalenterit ruksataan Valitse/Poista virkailija - pikkuikkunassa. Mikäli lisätään toistuva tapahtuma, pitää myös loppupäivämäärä antaa ja ruksata merkintää koskevat viikonpäivät

o Tallenna - vie varauksen valittuihin kalentereihin

o Peruuta - palaa kalenterinäkymään ilman valintoja ja merkintöjä Tulosta - ohjaa näkymän mukaisen sivun tulostimelle

Merkintää tehdessä kellonaika annetaan muodossa hh:mm tai hhmm, jolloin järjestelmä lisää kaksoispisteen. Päivämäärä annetaan joko pisteillä esim. 1.4.2007 tai sitten 01042007, jolloin järjestelmä osaa lisätä pisteet oikeisiin kohtiin. Koska kalenteri on TYPPI-järjestelmästä erillinen ohjelma, se voidaan sulkea ikkunan yläkulman x:stä.

Mikäli ajanvaraus on tallennettu asiakkaan palvelutiedoissa, Kalenterissa näkyy asiakkaan nimi linkkinä, josta pääsee suoraan asiakkaan tietoihin. Lisää merkintä -toiminnolla asiakasajanvarauksen yhteyteen voi lisätä myös muuta tietoa, jos on tarpeen.

Pikkukalenteri: Päivämääräkenttien vieressä on kuvake, josta aukeaa pikkukalenteri pvm:n hakua varten.

ASIAKASHAKU

Asiakashakuja käytetään asiakastietojen olemassa olon tarkistamiseen ja erilaisiin toiminnallisiin ryhmittelyihin (esim. omat ja oma toimiston asiakkaat). Haun tuloslista pysyy näkyvillä niin kauan, kunnes tehdään uusi haku tai painetaan "Tyhjennä". Mikäli jonkun asiakkaan tiedoista on siirrytty takaisin tälle Asiakashaku-sivulle, ko. asiakkaan tietoihin voi palata Asiakastiedot-kortilla niin kauan kunnes jonkun toisen asiakkaan tiedot on otettu esille.

Yksittäisen henkilön tietoja haettaessa on varminta käyttää henkilötunnusta. Nimelläkin henkilön tietoja voi hakea, mutta samalla sukunimellä TYP-yksikössä voi olla useita henkilöitä.

Asiakashaun kautta on mahdollista hakea useamman kuin yhden asiakkaan tiedot katseltavaksi ja käsiteltäväksi uudelle avautuvalle Asiakastiedot-välilehdelle. Samalla asiakas merkitään virkailijan käsittelyyn muille virkailijoille tiedottamista varten. Tieto asiakkaan käsittelystä poistetaan, kun Asiakastiedot-välilehti suljetaan. 

Tarkistetaan ovatko asiakastiedot jo olemassa TYPPI-järjestelmässä.

Uutta asiakasta kirjattaessa tarkistetaan tietojen mahdollinen olemassa olo henkilötunnushaulla. Syötetään henkilötunnus Henkilötunnus / Sukunimi - syöttökenttään ja painetaan "Hae". Mikäli asiakastietoja ei ole, siirrytään asiakastietojen tallentamiseen "Uusi asiakas" -kortille.

Asiakastiedot voivat olla aktiivisena vain yhdessä TYPPI-yksikössä. Jos asiakas löytyy toisesta TYPPI-yksiköstä (entiset työvoiman palvelukeskukset, nuorisotakuun kuntakokeilu tai Ohjaamo-toiminta), on mahdollisesta tietojen siirrosta sovittava ko. yksikön kanssa. Jos asiakkuus on jo päättynyt, aloitetaan asiakkuusprosessi alusta.

Henkilötunnus / Sukunimi - kenttää voidaan käyttää nimihakuun siten, että annetaan vain sukunimen alkukirjaimia.

Vastuuvirkailija- tai kuntakohtaiset haut

Oman TYP-verkoston toisen vastuuvirkailijan asiakaslistan voi hakea valitsemalla alasvetovalikosta virkailijan nimen ja "Hae oman toimiston asiakkaat" -painikkeen. Oman verkoston tietyn kunnan asiakaslistan voi hakea valitsemalla alasvetovalikosta kunnan ja "Hae oman toimiston asiakkaat" -painikkeen.

Ikähaku

Asiakkaiden ikään perustuvaa hakua varten on toiminto Ikähaku ja kaksi vapaavalintaista hakutekijää [min ikä] ja [max ikä] joiden perusteella asiakashaku halutaan suorittaa. Haun voi suorittaa joko molempien annettujen hakutekijöiden mukaan; ikä väliltä n - n vuotta. Ensimmäiseen kenttään annetun luvun on oltava pienempi kuin toiseen kenttään annetun. Haun voi suorittaa myös vain toiseen kenttään [min ikä  tai [max ikä] annetun hakutekijän mukaan, jolloin toinen kenttä jätetään tyhjäksi; kaikki yli n-vuotiaat tai kaikki alle n-vuotiaat.  

Haku käynnistetään Ikähaku -painikkeella. Haku poimii tuloslistalle oman TYP-verkoston (siirtymäaikana ”TYP-keskus”) kaikkien virkailijoiden kaikki asiakkaat, joiden asiakkuuden tila on 'asiakkuusehdokas', 'ensiarviointi' tai 'aktiivinen'. Haun tuloksena muodostuu asiakkaan nimen mukaan nousevassa järjestyksessä oleva listaus, jossa on asiakkaista seuraavat tiedot: henkilötunnus, nimi, ikä, tila, vastuuvirkailija ja tiimi. Jokainen sarakeotsikko toimii lajittelutekijänä vaihtaen saraketietojen lajittelun nousevasta järjestyksestä laskevaan tai päinvastoin.

Listauksen voi tulostaa Tulosta lista -painikkeella, jolloin otsikkotiedot tulevat taulukkoon mukaan. Listauksen voi tallentaa Tallenna -painikkeella Exceliin, jolloin listauksen sarakeotsikot tulevat laskentataulukkoon mukaan.

Muut hakutoiminnot

Pikahaut omat asiakkaat : listaa ne asiakkaat, joiden vastuuvirkailija käyttäjä itse on ja joiden

asiakkuuden tila on aktiivinen, ensiarviointi tai asiakkuusehdokas oman tiimin asiakkaat : listaa ne asiakkaat, joiden perustietoihin on tallennettu sama tiimi

kuin käyttäjän omissa käyttäjätiedoissa ja asiakkuuden tilat kuten edellä asiakkaat tänään : listaa ne, joiden vastuuvirkailija käyttäjä itse on ja joilla palvelun

suunniteltu alkamisaika on kuluva päivä  ensiarviointiin tulevat: listaa ne, joilla asiakkuuden tilaksi on tallennettu "ensiarviointi",

riippumatta vastuuvirkailijasta päättyneet ja ei-asiakkaat - listaa ko. tilojen mukaiset asiakkuudet siirto-tilassa olevat : listaa toisesta palvelukeskuksesta käyttäjän omaan palvelukeskukseen

siirretyt asiakastiedot asiakkuusehdokas : listaa asiakkaat, jotka ovat asiakasehdokas-tilassa

omat asiakkaat listaukseen tulee Henkilötunnuksen, Nimen ja Tilan lisäksi näkyviin Meneillään oleva palvelu (haku viimeisimmän suunnitellun alkamispäivän mukaan), saman meneillään olevan palvelun suunniteltu loppupäivä, seuraava Suunniteltu tapaaminen/ohjaus (haku alkamispäivän mukaan), Vastuuvirkailijat, Tiimi sekä asiakkaan Tietojen viimeisin päivitysajankohta ja päivittäjä.Kaikkien hakulistausten otsikot toimivat lajittelutekijöinä.  

UUSI ASIAKAS

Asiakasprosessi ja asiakkuuden alkaminen monialaisessa yhteispalvelusssa

TYP-lain 2§:n mukaan työ- ja elinkeinotoimisto, kunta tai Kansaneläkelaitos arvioi, onko työttömällä monialaisen yhteispalvelun tarve, kun työtön on:

1) saanut työmarkkinatukea vähintään 300 päivää työttömyyden perusteella;2) täyttänyt 25 vuotta ja hän on ollut julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain (916/2012) 1 luvun 3 §:n 1 momentin 3 kohdassa tarkoitettu työtön yhtäjaksoisesti 12 kuukautta; tai3) alle 25-vuotias ja hän on ollut julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain 1 luvun 3 §:n 1 momentin 3 kohdassa tarkoitettu työtön yhtäjaksoisesti kuusi kuukautta.

Uuden asiakkaan tietojen lisääminen

Tarkistetaan ovatko tiedot jo olemassa TYPPI-järjestelmässä tekemällä asiakashaku henkilötunnuksella. Mikäli tietoja ei löydy, kopioidaan henkilötunnus Uusi asiakas/Perustiedot-kortin henkilötunnus kenttään ja haetaan ensimmäisenä yhteystiedot väestötietojärjestelmästä.

Uuden asiakkaan Perustiedot – kortti

Asiakas ohjautuu TYPiin, kun joku yhteistyötahoista katsoo, että asiakas on monialaisen palvelun tarpeessa.

Syötä (tai liitä kopioitu) henkilötunnus ja valitse "Hae VRK:sta" -painike.  o asiakkaan nimet, osoite, kotikunta ja kielet saadaan väestötietojärjestelmästä

(keltaisella värillä olevat tietokentät) o jos yhteys on poikki kirjoita edellä luetellut tiedot käsino jos asiakas on kieltänyt tietojen luovuttamisen (turvakielto) valitse listalta kotikunta

(pakollinen tieto TYPPIssä), kirjoita postiosoitteeksi Poste Restante ja postinumeroksi 0 (nolla) ja jätä postitoimipaikka tyhjäksi

Valitse tulokanava (alasvetovalikossa valinnat TE-toimisto, Sosiaalitoimi, KELA, Omaehtoinen, Muut). Tulokanavaa voi täydentää selite –kenttään.

Vastuuvirkailija tulee oletuksena käyttäjän tiedoista . Tieto muutetaan tarvittaessa Muista tallentaa sillä järjestelmä ei tallenna automaattisesti.

Tiedoksi VRK:lta:o Jos henkilöllä on tietojen haku hetkellä voimassa oleva turvakielto, osoitekenttiin

palautuu haussa tyhjät tiedot.o Jos henkilön turvakielto on päättynyt, luovutamme sen osoitteen, joka tietojen

kyselyhetkellä henkilöllä on väestötietojärjestelmässä (vtj). Tämä osoite voi olla se, joka henkilöllä on ollut silloin, kun hänellä on ollut voimassa oleva turvakielto.

o Tässä samalla tietoa yhteysosoitteesta: Turvakiellon omaavat henkilöt voivat ilmoittaa vtj:ään yhteysosoitteen, johon he itse toivovat esim. postinsa. Tämä yhteysosoite on eri asia kuin henkilön muut osoitteet kuten vakinainen osoite. Yhteysosoite ei ole turvakiellon alainen tieto toisin kuin muut henkilön osoitetiedot. HUOM! TYPPI-järjestelmä ei tuo yhteysosoitetta.

Asiakkuuden tila on tässä vaiheessa "ensiarviointi". Asiakkaalle voi kirjata ensiarvioinnin tulokset Suunnitelma-kortille, tehdä tapaamiskutsun yms. Kaikkia Asiakas-kortteja voi päivittää.

Ensiarvioinnin tuloksena asiakkuuden tilaksi on päivitettävä joko "asiakkuusehdokas" tai "ei asiakas". Käytännössä kaikki, joille TE-toimisto tai muu lähettävä taho on arvioinut monialaisen yhteispalvelun tarpeen (URA-järjestelmässä koko maan hakusana 0029, monialaisen yhteispalvelun tarve), tulisi tavata TYPssa ja vasta sen jälkeen arvioida asiakkuuden tila. Ei asiakas toimintoa voisi ajatella käytettävän, jos monialainen palvelutarvearvio on tehtävissä papereiden perusteella.

Asiakkuus muuttuu "aktiiviseksi" vasta sitten kun "Asiakkuus alkanut" - kenttään on annettu päivämäärä. Päivämäärä annetaan

ensimmäisessä tapaamisessa. Kutsun lähettäminen ei vielä aloita asiakkuutta. Tilana on "asiakkuusehdokas" "Tulokanava" on valittu ja "Tulokanavan selite" (tarvittaessa) täydennetty  Pääasiallinen toimeentulo alkaessa on valittu (ja tarvittaessa täydennetty) "Vastuutiimi" -kenttä on (tarvittaessa) täytetty (Huom! tiimin kirjoitusasun yhdenmukaisuus)  "Vastuuvirkailijat" on valittu listalta "Tallenna" - painikkeen valinnan jälkeen asiakkuuden tila muuttuu "aktiiviseksi" ja myös

Hae URAsta -painike aktivoituu.

Suostumukset ”moniammatillinen” tiedon aikaisempi pakollisuus on poistettu, kun laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta tuli voimaan.

-> "aktiiviselle" asiakkaalle voidaan hakea tiedot URAsta

Uudelle asiakkaalle URAsta tuotavat tiedot ovat Perustietojen vihreät kentät Terveystietovihje URAssa tehty suunnitelma Suunnitelmahistoriaan Työ- ja koulutushistoria ja työllisyystilanne näkyvät nyt omalla kortillaan

Perustietojen muut toiminnot

"Tallenna" - tallentaa kerralla asiakaskortit: Perustiedot, Suunnitelma, Terveystiedot, Erityistiedot ja Sosiaalinen tilanne.

Asiakkaan kaikkien tietojen tulostus o Kun asiakas on pyytänyt kirjallisesti tietojensa saantia järjestelmästä

Asiakas voi pyytää maksutta yhden kerran kalenterivuodessa tulostuksen kaikista tiedoistaan. Muut tulostukset saman kalenterivuoden aikana ovat maksullisia. 

Siirto toiseen yksikkööno Jos asiakas siirtyy toiseen yksikköön tai vaihtaa paikkakuntaa ja siirtyy toisen

TYPkeskuksen asiakkaaksi, niin tiedot voidaan siirtää lähtötoimistosta käsin.

o Asiakkuuden tilan on oltava 'aktiivinen' tai 'ei asiakas', jotta tiedot voidaan siirtääo Asiakastiedot poistuvat lähettävästä seurantajärjestelmästä ja näkyvät "siirto"-

tilassa vastaanottavassa seurantajärjestelmässä TYPPI-järjestelmässä.o Vastaanottavan yksikön on päivitettävä asiakkuus aktiiviseksi.

ASIAKASTIEDOT - ASIAKASTIETOJEN PÄIVITYS ASIAKASPROSESSIN AIKANA

Perustiedot

Katso edellinen kappale Uuden asiakkaan tietojen lisääminen / PerustiedotPerustiedot-kortille kirjataan asiakasprosessin tietoja seuraavan kerran asiakkuuden päättyessä. Katso kohdasta Asiakkuuden päättyminen / Perustiedot ja Suunnitelma

Kartoitusjakso

Työ- ja elinkeinotoimisto, kunta, Kansaneläkelaitos ja työtön arvioivat yhdessä työttömän palvelutarpeen kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun monialainen yhteispalvelu on alkanut (kartoitusjakso). (TYP-laki 3§)

- Kartoitusjakson aikana työ- ja elinkeinotoimisto, kunta ja Kansaneläkelaitos selvittävät yhdessä työttömän kanssa tämän ammatillisen osaamisen sekä työllistymiseen vaikuttavan sosiaalisen tilanteen, terveydentilan ja työ- ja toimintakyvyn. Kartoitusjaksoon sisältyy ohjausta, jonka tavoitteena on motivoida ja sitouttaa työtön työllistymisen kannalta tarkoituksenmukaisiin palveluihin.

- Sosiaalisen tilanteen selvittäminen on osa sosiaalihuollon palvelutarpeen arviointiao Arviointi tehdään asiakkaan elämäntilanteen edellyttämässä laajuudessa

yhteistyössä tarvittavien tahojen kanssa - Kartoitusjakson aikana tärkeää kerätä tietoa työttömän työ- ja toimintakyvystä

o Esim. osana kuntouttavaa työtoimintaa (”toiminnallinen työkyvyn arviointi”)- Kuntoutustarpeen selvittäminen: ammatillinen, lääkinnällinen ja sosiaalinen

o Tavoitteena lisätä työttömän työ- ja toimintakykyä

Suunnitelma (laadinta ja arkistointi) 

Suunnitelma

Monialaisessa yhteispalvelussa laadittavalle suunnitelmalle valitaan suunnitelmatyypiksi Monialainen työllistymissuunnitelma. Soveltuvin osin voi käyttää myös palvelutarvearviota + palvelusuunnitelmaa. Viimeinen monialainen työllistymissuunnitelma on tyypiltään loppuarvio.

Sivulla näkyy oletuksena TYPPIssä viimeksi päivitetty suunnitelmateksti. Arkistoidun suunnitelman teksti jää tälle sivulle näkyviin pohjaksi uutta muokkausta varten. Huom. allekirjoitettu ja arkistoitu suunnitelma on aina katsottava Suunnitelmahistorian kautta, jossa se näkyy muuttamattomana.Suunnitelma-sivulla näkyvää suunnitelmaa voi aina päivittää.

Allekirjoitettavaan suunnitelmaan merkitään tekstin lisäksi allekirjoituspäivämäärä ja valitaan allekirjoittavat virkailijat valintalistoilta. Asiakkaan nimi tulee oletuksena tulosteelle. Suunnitelman allekirjoittajissa voi olla myös sellainen virkailija, joka ei ole TYPPI-järjestelmän käyttäjä. Siinä tapauksessa valintalistalta valitaan vaihtoehto "Ei palvelukeskuksen virkailija" ja viereiseen kenttään kirjoitetaan virkailijan nimi. Nimen poisto tapahtuu valitsemalla listalta tyhjä rivi. Mikäli suunnitelman allekirjoittajalle ei järjestelmään ole tallennettu ns. titteliä, kohta tulostuu tyhjänä.

Suunnitelma tallennetaan ja tallennettu suunnitelma tulostetaan ja allekirjoitetaan. Vasta sen jälkeen se arkistoidaan painikkeella "Arkistoi allekirjoitettu".

Asiakkuuden päättyessä tehdään monialainen työllistymissuunnitelma, joka on tyypiltään loppuarvio. Ilman loppuarviota asiakkuuden tilaa ei saa muuttumaan päättyneeksi. Loppuarvion voi siirtää URAan "Siirrä tiedot URAan" toiminnolla. Kun loppuarvio on siirretty URA:an, tulee painikkeen viereen teksti: Loppuarvio siirretty URA:an [päivämäärä] ja [kellonaika].

Tekstin käsittelyä varten Suunnitelma-sivulla on tekstieditori. Jos tietoja kopioidaan esim. Word-dokumentilta, on huomioitava että kaikki Wordin asetukset ja ohjaukset eivät ole yhteensopivia TYPPIn tekstieditorin kanssa. Helpommin liitettäviä ovat pelkät tekstikappaleet. Sisennykset, taulukoinnit, luettelot ja erilaiset tyylit ja fontit saattavat liitettäessä muuttua.

Tekstin muokkauksen apuvälineitä tekstieditorissa ovat pikkukuvakkeet: KansioT = Liitä tekstinä, KansioW = Liitä Wordistä, Pensseli = Siisti sekalainen koodi, Pyyhekumi = Poista muotoilu, Näyttöruuru = Kokoruututila. Pikaohje virhetilanteeseen 'Outo merkki loppuarviossa..': Kopioi koko loppuarvion suunnitelmateksti talteen, poista teksti kokonaan suunnitelmaikkunasta, valitse tekstieditorin yläpalkista Liitä Wordistä -kuvake, kopioi talteen ottamasi teksti avautuneeseen ikkunaan ja valitse Lisää, lopuksi tallenna.

Suunnitelma-sivulla on kenttä ensisijaisesta palvelutarpeesta. HUOM. Järjestelmä antaa oletuksen Julkiset työvoimapalvelut. Jos palvelutarve on joku muu, oletus tulee muuttaa vastaamaan todettua palvelutarvetta. Palvelutarve valitaan seuraavista vaihtoehdoista:

Julkiset työvoimapalvelut Sosiaalipalvelut Terveyspalvelut Kuntoutuspalvelut

Suunnitelmahistoria

Suunnitelmahistoria on allekirjoitettujen suunnitelmien arkisto. Näkyviin tulevat vain arkistoidut suunnitelmat. Vanhoja, allekirjoitettuja suunnitelmia voi katsella Näytä-toiminnolla, mutta niitä ei voi muuttaa. Hae URAsta -toiminto tuo asiakkaan suunnitelman, joka näkyy historiassa nimellä "URAn kartoitus- ja suunnitelmatiedot". Myöhemmin vanhoja suunnitelmia tullaan poistamaan arkistosäännön mukaisesti. URA:an tallennetun loppuarvion kohdalla Näytä-painikkeen vieressä on teksti: Loppuarvio tallennettu URA:an [päivämäärä] ja [kellonaika].

Virheellisesti talletetun suunnitelman poisto arkistosta on mahdollista ko. palvelukeskuksen "hallinnollisen käyttäjän" oikeuksilla. (Kts. myös kohta loppuarvion muuttaminen)

Terveystiedot, Sosiaalinen tilanne, Erityishuomautukset

Nämä kortit sisältävät vapaata tekstitietoa ko. aiheista. Kirjattavien tietojen tulee liittyä työllistymisen edistämiseen yhteispalvelussa ja kirjauksissa on huomioitava salassa pidettävien tietojen käsittely. Vapaan tekstin enimmäispituuspituus kussakin tekstilaatikossa on 2000 merkkiä. Kirjoitetun tekstin määrää voi seurata alapuolella olevasta laskurista (xxxx/2000).

Terveystiedot-kortilla oleva "URAsta löytyy terveystietoja" -rasti kertoo, että URAan on tallennettu terveystietoja asiakkaasta. Kortin tekstikenttiin voi kirjoittaa yhteispalvelussa tarvittavaa yhteenvetotietoa asiakkaan terveydentilasta ja kuntoutuksesta.

"Sosiaalinen tilanne" - sivu on varattu erityisesti sosiaalipuolen merkintöjä varten.

Erityishuomautukset -sivulle voi tallentaa sellaista tietoa, mille ei luontevasti löydy omaa paikkaa muilta sivuilta.

Työ-ja koulutushistoria

Työ- ja koulutushistoria-kortilta voi katsoa aktiivisena olevan asiakkaan ajan tasalla olevaa tietoa URAsta.

Suostumukset

Laissa työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta säädetään, että viranomaiset voivat saada toisiltaan sekä käyttää TYP-laissa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseksi joitakin salassa pidettäviä tietoja ilman asiakkaan suostumusta. Tällaisia tietoja ovat ne TYP-lain 9§:n 2 momentissa luetellut työtöntä koskevat tiedot, jotka ovat välttämättömiä yhteispalvelun järjestämiseksi:

1) työttömän yksilöinti- ja yhteystiedot;2) monialaisen yhteispalvelun asiakkuuteen ja asiointiin sekä asioinnin mahdollisesti edellyttämiin erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot;3) työttömän ammatillista osaamista koskevat tiedot;4) sellaiset työttömän sosiaalista tilannetta koskevat tiedot, joilla on vaikutusta hänen työllistymiseensä;5) sellaiset työttömän terveydentilaa ja työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot, joilla on vaikutusta työttömän työllistymiseen ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi työttömälle;6) työttömän palvelutarvetta koskevat tiedot; sekä7) monialainen työllistymissuunnitelma ja sen toteutumista, seurantaa ja tarkistamista koskevat tiedot.

Tietojen välttämättömyys tulee aina arvioida tapauskohtaisesti. Yksityiskohtaista luetteloa siitä, mitkä tiedot ovat välttämättömiä yhteispalvelun järjestämiseksi, ei ole mahdollista laatia.

Kaikki viranomaisten rekistereissä olevat asiakasta koskevat tiedot eivät ole em. tarkoituksessa välttämättömiä, joten työllistymistä edistävässä monialaisessa yhteispalvelussa tarvitaan edelleen myös asiakkaan suostumuksia.

Asiakkaan suostumukset tietojen hankkimiseen ja luovuttamiseen ulkopuolisilta yhteistyötahoilta voidaan kerätä tälle sivulle. "Lisää uusi" - toiminnolla kirjataan suostumuksen kohdetiedot. Allekirjoitettu suostumus voidaan skannata ja lisätä liitteeksi.

ASIAKKAAN PALVELUTILANTEEN KIRJAAMINEN JA NÄKYMINEN

Tilanne/Palvelut - sivun taulukko

Taulukon tarkoitus on näyttää asiakkaan palvelutilanteen kokonaisuus: mitä on suunniteltu, missä vaiheessa asiakasprosessissa ollaan, mitä on toteutunut, mitä asiakaspalvelussa on yleensä tapahtunut. Palvelu-sivulla kirjataan sovitut yhteydenotot/tapaamiset/palvelut ja seurataan niiden toteutumisia. Näistä voidaan laatia erilaisia seurantaraportteja. Suunnitelmaan kirjoitetaan lyhyesti suunnitelma (oletus siitä mitä tehdään) ja Toteuma –kenttään kirjataan miten suunnitelma toteutui. Skannattujen liitteiden liittäminen on mahdollista palvelun yhteyteen.

Tilannetta kuvaava väri: Vihreä - toteutunut Keltainen - meneillään Valkoinen - suunniteltu Musta - ei toteutunut

Punainen - keskeytyi Sininen - keskeytyi sovitusti Ruskea - jatkuu muualla

Palveluita voidaan lajitella alleviivattujen sarakkeiden mukaan.

Taulukon toiminnot: "Luo uusi" -> kirjataan uusi tapahtuma/palvelu "Näytä/Muokkaa" -> päivitetään ko. rivin palvelutietoja

Toteutumissa päivämäärät ovat tärkeitä, muutoin tieto ei välttämättä tilastoidu halutulla tavalla.

Palvelu - sivun kentät

Palvelu-sivu on jaettu kahteen osioon: Suunnitelma ja Toteuma. Kun asiakkaan kanssa sovitaan tulevasta tapahtumasta (tapaamisesta, palvelusta), kirjataan asiat pääasiassa Suunnitelma - osioon. Kun tapahtuma toteutuu, kirjataan toteutuneet tiedot saman palvelun Toteuma-osioon. Asiat, joita ei ole suunniteltu (esim. asiakkaan yhteydenotto) kirjataan Toteuma-osioon.Palvelu - tapahtuma - luokitus:

HUOM! Valtakunnallisesti TYPPIn palveluluokituksesta ei seurata yhteydenottoja, tapaamisia tai verkostotapaamisia. Paikallisesti TYP voi sopia myös muista kuin valtakunnallisesti seurattavista asioista.

Yhteydenotto / (Ei poimita valtakunnalliseen seurantaan)Käyttötarkoitus: Kirjataan asiakkaan ja virkailijan väliset oleellista asiaa sisältävät yhteydenotot. Yhteydenottaja voi olla asiakas, hänen omaisensa tai muu yhteistyötaho, josta merkitään tarkenteeseen tieto. Touteuma-osioon merkitään päivämäärä tilastointia varten.   Sisältää esimerkiksi: Puhelut, tekstiviestit, sähköpostit, kirjeet ja päivystysluonteiset käynnit.Yhteydenottoa luotaessa kirjautuu automaattinen päiväys Toteuma-osion Loppuu-kenttään.

Tapaaminen /ohjaus / (Ei poimita valtakunnalliseen seurantaan)Käyttötarkoitus: Kirjataan kaikki tapaamiset, joissa oma työntekijä / omat työntekijät ja asiakas ovat läsnä. Sisältää esimerkiksi: Ajanvarauskäynnit, yllätyskäynnit, suunnitelmien teko ja muu tavanomainen työ.

Verkosto-/yritysyhteistyö / (Ei poimita valtakunnalliseen seurantaan)Käyttötarkoitus: Kirjataan tapaamiset, neuvottelut ja muu yhteydenpito yhteistyötahojen kanssa, aina kun mukana on ulkopuolinen asiantuntija, vaikka asiakas itse ei ole mukana.Sisältää esimerkiksi: Virkailijoiden tapaamiset ja neuvottelut yhteistyötahojen kanssa; työnantajakäynnit / neuvottelut työpaikoista sekä asiakastapaamiset ja neuvottelut asiakkaan työpaikalla. Kun kyse on yritysyhteistyöstä, niin tarkenteeseen kirjataan 'YRITYS'.

KartoitusjaksoKäyttötarkoitus: Kirjataan palveluksi asiakkuuden alkaessa ja vain yhden kerran meneillään olevaa asiakkuutta kohden. Merkitään, kun asiakas tavataan ensimmäisen kerran TYPssa ja palveluprosessi käynnistyy. Toteutumaosioon merkitään päivämäärä seurantaa/tilastointia varten. Kartoitusjakso on osa monialaisen työllistymissuunnitelman laatimista. Kun monialainen työllistymissuunnitelma allekirjoitetaan, merkitään samalla kartoitusjakso päättyneeksi.

Kartoitusjakso on tarkoitettu tiiviiksi, max. kolmen (3) kuukauden jaksoksi, jonka aikana tarkennetaan henkilön palvelutarvetta ja jonka pohjalta voidaan sopia suunnitelman sisältö (allekirjoittaa monialainen työllistymissuunnitelma ja siinä sovitut jatkopalvelut). Palvelutarpeen tarkentamisessa kartoitusjaksolla voidaan käyttää TE-, sosiaali- ja terveyspalveluja. Jos

tarkennettu palvelutarve on tiedossa ja työllistymissuunnitelma voidaan allekirjoittaa, kartoitusjaksoa ei ole syytä jatkaa maksimiin eli 3 kuukauteen.

 Etsivä nuorisotyö / Ensisijaisesti Ohjaamojen käytössäEtsivän nuorisotyön tarkoituksena on auttaa nuorta saavuttamaan sellaiset palvelut ja muu tuki, joilla edistetään hänen kasvuaan ja itsenäistymistään sekä pääsyään koulutukseen ja työhön. Etsivä nuorisotyöntekijä pyrkii yhdessä nuoren kanssa etsimään sopivan reitin nuoren elämänkulun tueksi. Kirjataan palveluksi kunnassa toteutettavan etsivän nuorisotyön ohjauksena.

Oppilashuolto / Ensisijaisesti Ohjaamojen käytössäKirjataan palveluksi, jos asiakkaan koulutuspolkua suunnitellaan ja toteutetaan oppilashuoltoryhmän ohjauksessa moniammatillisesti.

Muu nuorisotyö / Ensisijaisesti Ohjaamojen käytössäKirjataan palveluksi, jos asiakkaan aktivointitoimenpiteet kuuluvat kunnan nuorisotyön piiriin ja kunnan järjestämään liikunnan toimintaa, esim. nuorisotoimen tilaisuuksiin osallistuminen, nuorisotalolla tehtävä toiminta ja liikuntaharrastukset jne. 

Kuntouttava työtoiminta Käyttötarkoitus: Kukin aktivointisuunnitelmaan kirjattu 3-24 kk:n jakso kirjataan omaksi toimenpiteeksi. Kirjataan Suunnitelma-osioon kun kuntouttavasta työtoiminnasta on sovittu ja lähete tehty. Kirjataan Toteuma-osion toteutuneet päivämäärät ja Asia-kenttään seurantatietoa. Työtoiminnan palautelomakkeet voi lisätä liitteiksi.

  Talous- ja velkaneuvonta  Käyttötarkoitus: Kirjataan talous- ja velkaneuvontaan liittyvät toimenpiteet kun ne on suunniteltu ja aika varattu. Suositellaan kirjattavaksi vain yhden kerran meneillään olevaksi, jolloin sisältää kaikki käynnit.

  Perusterveydenhoito / terveystarkastus  Käyttötarkoitus: Kirjataan perusterveydenhuoltoon liittyvät toimenpiteet sekä toteutuneet työttömien terveystarkastukset.

  Mielenterveyspalvelut

 Käyttötarkoitus: Kirjataan mielenterveyspalveluihin liittyvät toimenpiteet kun asiakas on ohjattu prosessin aikana. Suositellaan kirjattavaksi vain yhden kerran meneillään olevaksi, jolloin sisältää kaikki eritasoiset palvelut.

  Päihdepalvelut

 Käyttötarkoitus: Kirjataan päihdepalveluun liittyvät toimenpiteet silloin kun asiakas ohjattu palveluun prosessin aikana. Eritasoiset palvelut (laitoskuntoutus, välimuotoiset palvelut, avohoito) suositellaan kirjattavaksi vain yhden kerran meneillään olevaksi, jolloin sisältää kaikki palvelut. Suunnitelma-osion Asia-kenttään kirjataan päivämäärät eritasoiset palvelut eriteltyinä.

  Asumispalvelut

 Käyttötarkoitus: Kirjataan asumispalveluihin liittyvät toimenpiteet. Sisältää esimerkiksi: Asuminen ja asunnottomuus.

  Täydentävät sosiaalitoimen palvelut

 

Käyttötarkoitus: Tähän kirjataan Sosiaalihuoltolain 17 pykälän mukainen sosiaalinen kuntoutus sekä tarvittaessa muut sosiaalitoimen täydentäviin/ennaltaehkäiseviin palveluihin liittyvät toimenpiteet.

  Vammaisten työllistymistä tukeva toiminta

  Käyttötarkoitus: Vammaisten työllistymistä tukeva toiminta sosiaaliturvalain 27 D § mukaisesti.

  Kuntakokeilussa hankittavat muut palvelut /Ei käytetä

 Kunnan hankkima palvelu, jota ei voi sijoittaa lueteltuihin palveluihin. Tarkenteen käyttö on suositeltavaa. 

  Työnantajalle maksettava kuntalisä

 Käyttötarkoitus: Palkkatukeen yhdistetty tai muuten työnantajalle maksettava kunnan tuki. Merkitään ajanjakso, mille kuntalisää myönnetään ja rahamäärä, euroa/kuukaudessa. Palvelussa ei ole summatoimintoa eli kokonaiseuromäärää ei saada raportointiin. Halutaan tietoa siitä, miten pitkälle ajanjaksolle kuntalisää myönnetään ja miten suuri lisä on.

  Kelan ammatillinen kuntoutus

Käyttötarkoitus: Vain Kela käyttää. Kirjataan Kelan ammatilliseen kuntoutukseen tehdyt päätökset. Edellytetään tarkenteen käyttöä. Tarkenteet ovat: Ammatillinen kuntoutusselvitys, Ammatillinen kuntoutuskurssi, Työkokeilu, Työhönvalmennus, Työkokeilu+työhönvalmennus, Ammatillinen koulutus, Koulutuskokeilu, Apuväline, Elinkeinotuki

Kelan lääkinnällinen kuntoutus

Käyttötarkoitus: Vain Kela käyttää. Kirjataan Kelan lääkinnälliseen kuntoutukseen tehdyt päätökset. Edellytetään tarkenteen käyttöä.

Tarkenteet ovat: Yksilöllinen kuntoutusjakso H, Yksilöllinen kuntoutusjakso V, Kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssiH, Kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssiV, Kuntoutuspsykoterapia, Neuropsykologinen kuntoutus, Avoterapia V

   Kelan/vakuutusyhtiön palvelut 

Käyttötarkoitus: Kirjataan Kelan palvelut. Kelan osalta kirjataan kaikki muu palvelu kuin päätöksenteko kuntoutuksessa. Kelan osalta edellytetään tarkenteen käyttöä. Vakuutusyhtiön palvelut kirjataan kohtaan Muu tarkenteen kanssa.

Tarkenteet ovat: Kuntoutusneuvonta, Etuusneuvonta, Nuoren kuntoutusraha, Puhelu

  Työllistymistä edistävät te-hallinnon palvelut / Käytetään jos monialaisen yhteispalvelun

tarve jatkuu palvelun aikana 

Käyttötarkoitus: Kirjataan työllistymistä edistävät toimenpiteet. Tarkenteen käyttö on suositeltavaa. Sisältää esimerkiksi: Työnhakuvalmennus, Uravalmennus, Työkokeilu, palkkatuettu työllistäminen, oppisopimus jos on palkkatuella, vuorotteluvapaasijaisuus.

  Työhönvalmennus

 Käyttötarkoitus: Yksilölle tai ryhmälle hankittu työhönvalmennus (myös muu kuin TE-palveluna hankittu työhön valmennus).

 

Työvoimakoulutus / Käytetään jos monialaisen yhteispalvelun tarve jatkuu koulutuksen aikana

 Käyttötarkoitus: Kirjataan työvoimakoulutukseen liittyvät toimenpiteet. Suunnitelma-osion Asia-kenttään kirjataan koulutuksen hakupäivämäärä ja valintapäivämäärä. Sisältää: Ammatillinen koulutus, yksittäiset koulutuspaikat, aikuisten ammatillinen perusopetus ja TOPPIS.

  Oma ryhmätoiminta

 Käyttötarkoitus: omaan ryhmätoimintaan liittyvät toimenpiteet. Sisältää esimerkiksi: Omana toimintana toteutettavat ryhmät tai kuntakokeilussa ostopalveluna hankittavat ryhmät

  Omaehtoinen koulutus / Käytetään jos monialaisen yhteispalvelun tarve jatkuu koulutuksen

aikana. 

Käyttötarkoitus: Kirjataan omaehtoiseen koulutukseen liittyvät toimenpiteet. 

Työhön avoimille työmarkkinoille / Käytetään jos monialaisen yhteispalvelun tarve jatkuu työsuhteen aikana. Käyttöä harkittava tarkkaan TYP.ssa (vrt. asiakasprosessin kesto monialaisessa yhteispalvelussa)

 Käyttötarkoitus: Kirjataan asiakkaan työllistyminen määräaikaiseen tai toistaiseksi voimassa olevaan työsuhteeseen avoimille työmarkkinoille (= ilman työhallinnon tukia tapahtuva työllistyminen).

  Työ- ja toimintakyvyn / Eläkeselvittely

 Käyttötarkoitus: Kirjataan kunnan työntekijän tekemä selvittely eläkeselvittelyn yhteydessä. (URAassa kirjaus "Ohjattu eläkeselvittelyyn muulle viranomaiselle")

  Sairausloma

 Käyttötarkoitus: Kirjataan ne sairauslomat, jolloin asiakas ei ole työmarkkinoiden käytettävissä.

  Vapausrangaistus

 Käyttötarkoitus: Kirjataan seuraamusjärjestelmien piirissä oleva aika, jolloin asiakas ei ole työmarkkinoiden käytettävissä. Sisältää esimerkiksi: Suljetussa vankilassa olo ja avolaitosvankeus.

  Muu

 esim. Vakuutusyhtiön palvelut. Käytettävä tarkennetta.

Muut kentät ja niiden käyttötarkoitukset

1. Tarkenne - käytöstä voidaan sopia 2. Palvelun tila (raportointi eri tilassa olevista palveluista) (ei muutu automaattisesti)3. Suunnitelma: Alkamisaika ja Loppumisaika - esim. tapaamisen aika, kuntoutuksen,

koulutuksen yms. suunniteltu tapahtuma-aikaväli. 4. Tapaamiseen, palveluun liittyvä asia. 5. Osallistujat - keitä osallistuu asiakastapaamiseen/palveluun. 6. Paikka - esim. tapaamiselle sovittu paikka 7. Tiimi - palvelukohtaisesti voidaan määritellä minkä tiimin vastuulla palvelu on (liittyy myös

asiakashakuun ja raportointiin)

8. Toteuma: Alkamisaika ja Loppumisaika - kirjataan suunnitellun palvelun toteutuminen. Jos palvelua/tapahtumaa ei ollut suunniteltu, niin kirjataan vain toteutunut aika (esim. asiakkaan yhteydenotto, joka ei liittynyt mihinkään sovittuun tapaamiseen)

9. Kuvaus - kirjataan toimenpiteen tulos. 10. Liitteet - tulostettavat ja skannatut liitteet - tulostetaan ja liitetään erillisessä pikkuikkunassa.

Liitteet näkyvät linkkeinä ja ovat avattavissa linkeistä.

"Luo uusi" -> suunnitellun tapaamisen/palvelun kirjaus

Kun asiakkaan kanssa sovitaan tulevista tapahtumista, tapaamisista ja palveluista kirjataan ne suunniteltuna tapahtumana. Täytä sivun yläosan "Suunnitelma" -osion kentät tarpeen mukaan

Valitse palvelu ja täsmennä sovitulla tarkenteella. Tila: suunniteltu Suunnitelma: Alkamisaika ja Loppumisaika (pvm ja kelloaika). Tulevalle tapaamiselle

merkitty päivämäärä ja kelloaika varaa ajan suoraan osallistujien kalentereista ja tulostuu asiakkaalle tehtävään tapaamiskutsuun.

Merkataan asia (Asia-kentän alku näkyy palvelut-taulukossa). Osallistujiksi voi valita useamman virkailijan kerrallaan erillisellä ikkunalla ruksaamalla.

Ulkopuolisia osallistujia voi lisätä valitsemalla Lisää ulkopuolinen osallistuja -painikkeen ja kirjoittamalla listalle ilmestyneelle riville osallistujan tiedot tai avaamalla Ulkopuoliset osallistujat -osion ja valitsemalla osallistujat listalta. Valmis-painikkeella tallennetaan tiedot.

Tarkistetaan virkailijoiden kalenterit (Kalenterimerkintä onnistuu vain kun kellonajat annettu) Tulostetaan palveluun liittyvä lähete, tapaamiskutsu, tms. "Liitteet"- pikkuikkunassa valitaan

" Liitä esitäytetty lomake" ja valitaan tulostettava lomake. Lomake avautuu omaan pdf-ikkunaan, josta se voidaan tulostaa. "Valmis" -> palaa Palvelu-ikkunalle.

"Tallenna" tallentaa niin palvelun, osallistujat, liitteet kuin kalenterimerkinnätkin ja sovellus palautuu taulukkoon.

"Peruuta" palaa taulukkoon tekemättä palvelumerkintää

"Näytä/muokkaa" -> tapaamisen/palvelun etenemisen/toteutumisen kirjaus

Kun asiakas tulee sovittuun tapaamiseen kirjataan tapaamisen tulos.

Avaa palvelutapahtuma "Näytä/Muokkaa" toiminnolla. Valitse tilaksi "toteutunut" Sivun alaosaan Toteuma otsikon alle kirjataan vähintäänkin Loppumisajan päivämäärä. Merkataan asia Tarkistetaan osallistujat ja oikaistaan tarvittaessa Lisätään mahdolliset skannatut liitteet "Tallenna" tallentaa tehdyt merkinnät ja palaa taulukkoon. "Peruuta" palaa taulukkoon tekemättä päivityksiä "Poista" poistaa koko palvelutapahtuman Jos tapaamisessa sovitaan seuraavasta tapaamisesta - Kirjaa uusi Suunniteltu tuleva

tapaaminen - "Luo uusi" - Tapaaminen, jne...

Suunnitelmaan liittyvän alkaneen palvelun kirjaaminen:

Avaa palvelutapahtuma "Näytä/Muokkaa" toiminnolla. Valitse tila "meneillään" Kirjaa Toteuma: Alkamisaika (ja mahd. kelloaika ) Merkataan asia tarvittaessa Tarkistetaan osallistujat ja oikaistaan tarvittaessa "Tallenna" tallentaa tehdyt merkinnät ja palaa taulukkoon. "Peruuta" palaa taulukkoon tekemättä päivityksiä "Poista" poistaa koko palvelutapahtuman

Suunnitelmaan liittyvän palvelun toteutuminen:

Avaa palvelutapahtuma "Näytä/Muokkaa" toiminnolla. Valitse tilaksi "toteutunut", "ei toteutunut", "keskeytyi", "keskeytyi sovitusti" tai "jatkuu

muualla" Kirjaa vähintäänkin Toteuman päättymispäivä. Keskeytyneestä on hyvä olla sekä alkoi, että

loppui tieto, "ei toteutuneesta" ei tarvitse päivämääriä. Merkataan asiat/syyt yms. Tarkistetaan osallistujat ja oikaistaan tarvittaessa (omat ja/tai ulkopuoliset) Jos asiakas tuo mukanaan palveluun liittyvän todistuksen, lausunnon, tms. sen voi

skannata ja liittää tähän tapahtumaan. HUOM! Lääkärinlausuntoja, kuntoutusselosteita tai muita lääketieteellisiä dokumentteja ei skannata sellaisenaan TYPPI –järjestelmään

o Valitse Liitteet o Valitse Liitä skannattu dokumentti o Hae dokumentti "Selaa"-toiminnolla hakemistosta, johon skannaus sen tallensi o Anna Nimi-kenttään dokumentille kuvaava nimi o Syötä päivämäärä o Skannattu tiedosto tuhotaan paikalliselta levyltäo "Valmis" -> ohjelma palaa Palvelu-ikkunalle

"Tallenna" tallentaa tehdyt merkinnät ja palaa taulukkoon. "Peruuta" palaa taulukkoon tallentamatta päivityksiä "Poista" poistaa koko palvelutapahtuman

"Luo uusi" -> Yhteydenoton kirjaus / Yhteydenottoja ei seurata valtakunnallisesti

Kun asiakas soittaa tai lähettää postia tai kirjataan tapahtuma, jota ei oltu suunniteltu etukäteen, kirjaa siitä "yhteydenotto" (tai mahd. muu toteutunut toimenpide).

o Valitse "Yhteydenotto" o Valitse tilaksi "toteutunut" o Kirjoita Suunnitelma osion asiakenttään asia, jos haluat sen näkyvän taulukossa.o Kirjaa Toteuma osioon vähintäänkin Loppumisajan päivämäärä.o Valitse osallistujaksi itsesi o "Tallenna" tallentaa yhteydenoton ja palaa taulukkoono "Peruuta" palaa taulukkoon tallentamatta yhteydenottoa

ASIAKKUUDEN PÄÄTTYMINEN

Asiakkuus monialaisessa yhteispalvelussa päättyy, kun asiakkaalla ei enää ole monialaisen yhteispalvelun tarvetta, vaan hänen työllistymistään voidaan edistää julkisilla työvoima- ja yrityspalveluilla tai hän siirtyy muun viranomaisen palvelun piiriin.

Asiakkuuden päättyminen kirjataan Perustiedot-kortille ja Suunnitelma-sivulla laaditaan Loppuarvio. Tilanne/Palvelut -sivulla avoimet palvelut muutetaan toteutuneen mukaisiksi ennen asiakkuuden päättämistä. Päättymissyy valitaan valikosta.

Jos henkilö ei jatka työnhakijana, loppuarviointia ei siirretä URAan (ks. kohta Loppuarvio)

Perustiedot 

Pääasiallinen toimeentulotieto asiakkuuden päättyessä Asiakkuuden päättymispäivämäärä ja päättymisen syy 

Päättymissyy-luokitus:

         Monialaisen yhteispalvelun tarve päättyy          

Ohje: Ensisijaisesti käytettävä päättymissyy. Päättymissyy sisältää seuraavat päättymissyyt, joita ei siis käytetä työllistymistä edistävässä monialaisessa yhteispalvelussa:

- Työllistyvyysedellytykset ovat nousseet siten, että asiakas siirtyy TE-toimiston asiakkaaksi- Aloittanut tutkintoon tähtäävät opinnot- Työllistetty palkkatuella väh. 6 kk:ksi

- Työllistynyt avoimille työmarkkinoille väh. 6 kk:ksi

 HUOM! Jos asiakkaalla säilyy monialaisen yhteispalvelun tarve esim. palkkatuetun työn tai koulutuksen aikana, asiakkuutta TYPissä ei tule päättää.

  Työllistynyt avoimille työmarkkinoille väh. 6 kk:ksi 

Ohje: Ei käytetä TYPissä. Monialaisen yhteispalvelun tarve ja siten myös TYP-asiakkuus päättyy ennen tätä.

Kun asiakas on työllistynyt ilman tukea toistaiseksi voimassa olevaan tai vähintään 6 kk kestävään määräaikaiseen työsuhteeseen.

Työllistyvyysedellytykset ovat nousseet siten, että asiakas siirtyy TE-toimiston asiakkaaksi

Ohje: Ei käytetä TYPissä

 Aloittanut tutkintoon tähtäävät opinnot

Ohje: Ei käytetä TYPissä. Ei koske työvoimakoulutusta. HUOM! Monialaisen yhteispalvelun tarve ja siten myös TYP-asiakkuus yleensä päättyy tätä ennen.

Työllistetty palkkatuella väh. 6 kk:ksi

Ohje: Ei käytetä TYPissä. HUOM! Monialaisen yhteispalvelun tarve ja siten myös TYP-asiakkuus voi päättyä jo tätä ennen. Jos katsotaan, että asiakkaalla ei ole palkkatukijakson jälkeen moniammatillisen palvelun tarvetta, hänen asiakkuutensa päättyy. Asiakkaan työnhaku jatkuu palkkatukityön aikana TE-toimistossa. (Asiakasta informoidaan, että hänen asiakkuutensa on siirretty TE-toimistoon).

 

Siirtynyt eläkkeelle

Ohje: Eläke alkanut.

Vaikka TYPiin ei ohjatakaan eläkeselvittelyyn, prosessin aikana voi käydä ilmi, että eläke on oikea vaihtoehto. Päättymissyy on siksi informatiivinen ja käytössä TYPissä. Pidetään erillisenä, koska asiakas ei pääsääntöisesti enää jatka työnhakijana.

Siirtynyt pitkäkestoiseen kuntoutukseen tai sairauden hoitoon

Ohje: Ei käytetä TYPissä, koska osa TYP-prosessia.

Siirtynyt muusta syystä työvoiman ulkopuolelle

Ohje: esim. asevelvollisuus, vanhempainloma, vapausrangaistus. Huom. Jos palveluihin osallistuminen on mahdollista vapausrangaistuksen tai vanhempainloman aikana, asiakkuutta ei päätetä.

Asiakkuus päättynyt asiakkaan aloitteesta

Ohje: Käytetään silloin, jos asiakkuus ja samalla työnhaun voimassaolo päättyy. TYP-asiakkuus ei ole vapaaehtoista eli asiakas ei voi esim. ilmoittaa siirtyvänsä TE-toimiston asiakkaaksi. 

Muutosta asiakkaan tilanteeseen ei palveluilla saavutettu

Ohje: Ei käytetä TYPissä, koska palvelun kestolle ei ole asetettu aikarajaa. Monialaisen yhteispalvelun asiakkaita ei ole tarkoituksenmukaista siirtää TE-toimiston asiakkaiksi, koska TE-toimistossa ei ole TYPiä parempaa mahdollisuutta edistää yhteispalvelua tarvitsevan työllistymistä.

Palvelu ei ole toiminut tai tehonnut ja muutosta asiakkaan tilanteeseen ei ole saavutettu. / Arvion perusteella asiakkaan palvelutarvetta ei palveluilla tulla saavuttamaan eikä asiakkuutta ole aihetta jatkaa.

Kuollut 

Muuttanut pois palvelukeskuksen paikkakunnalta

Ohje: Ei käytetä TYPissä. Jos asiakkaalla edelleen monialaisen yhteispalvelun tarve ja hän muuttaa, asiakkuutta ei päätetä, vaan tiedot siirretään aktiivitilassa uuden asuinpaikkakunnan TYP:n.

Muu syy

Ohje: Ei käytetä TYPissä.

Tilanne/Palvelu

Asiakkuuden päättyessä asiakkaalle ei saa jäädä avoimia toimenpiteitä. Palvelujen tilat "suunniteltu" ja "meneillään" on muutettava toteutuneen mukaisiksi ennen asiakkuuden päättämistä.

Suunnitelma Suunnitelma sivulla valitaan "Loppuarvio" Kirjoitetaan loppuarvion teksti ja tulostetaan. Tulostettavalle loppuraportille poimiutuvat päättymisen syytiedot ja taulukkona kaikki

palvelut. Tulosteella näkyy asiakkaan nimi yhtenä allekirjoittajana, vaikka asiakkaalta ei allekirjoitusta aina pyydettäisikään.

Kun loppuarvio on allekirjoitettu ja asiakkuuden päättymisestä sovittu, niin "Loppuarvio" arkistoidaan 'Arkistoi allekirjoitettu' toiminnolla.

Tallenna-toiminto muuttaa asiakkuuden tilan päättyneeksi Perustiedot-kortilla, eikä asiakkaan tietoja voi enää muuttaa.

Tallennuksen jälkeen "Loppuarvion" voi siirtää URAan valtsemalla ao. painikkeen. Kun loppuarvio on siirretty URA:an, tulee painikkeen oikealle puolelle teksti: Loppuarvio

siirretty URA:an [päivämäärä] ja [kellonaika]. Mikäli loppuarvion tallennuksessa on tapahtunut joku virhe, sitä on mahdollista muuttaa

hallinnollisen käyttäjän oikeuksilla (kts. hallinta, loppuarvion muuttaminen)

Sama asiakas voi myöhemmin tulla uudestaan asiakkaaksi, jolloin asiakasprosessi alkaa alusta.

SEURANTA

Seuranta-sivulla nähdään lukumäärät alkaneista ja päättyneistä asiakkuuksista kuukausi- ja päiväkohtaisesti. Oletuksena sivu avautuu meneillään olevan vuoden tiedoilla. Asiakkuuden alkaminen kirjautuu perustiedon Asiakkuus alkanut - päivämäärän mukaan ja päättyminen perustiedon Päättymispvm - tiedon mukaan.

Asiakastapaamiset lukumäärä kertoo toteutuneet asiakastapaamiset. Päivämäärä tulee toimenpidetiedon toteutuneen alkamispäivän tai loppumispäivän mukaan.

"Hae seuranta" -painikkeella voidaan katsoa valitun vuoden ja kuukauden vastaavat tiedot."Asiakastilanne nyt" -painike antaa tämänhetkisen lukumäärätiedon oman palvelukeskuksen asiakkuuksista.

RAPORTOINTI

Raportointi- ja Hallinta-sivuille pääsee vain hallinnollisen käyttäjän oikeuksilla.

Raportointi-sivulla valitaan ajettava raportti ja sille tulostus raportista riippuen virkailijoittain, tiimeittäin tai verkostotasolla. Raportin sisältö voidaan määrittää tietylle aikavälille. Raportit aukeavat erilliseen Adobe Reader - ikkunaan, josta ne voidaan tulostaa tai tallentaa kopiona.

Online-ajojen lisäksi ajoja voi suorittaa taustalla. Tällöin raportille annetaan halutut valinnat ja käytetään painiketta "suorita taustalla". Erilliseltä välilehdeltä "taustaraportit" voi käydä tarkistamassa onko raportti valmis ja ko. sivun kautta käyttäjä voi avata sen. Raportit poistetaan automaattisesti järjestelmästä seitsemän päivän kuluttua ajopäivästä. Aktiiviset asiakkaat virkailijoittain

Raportin Aktiiviset asiakkaat virkailijoittain tarkoituksena on saada tieto valitun tai valittujen ja jos valintaa ei ole tehty, niin kaikkien virkailijoiden (eriteltynä) aktiivisten eri asiakkaiden yhteislukumäärä raportointihetkellä. Raportin käynnistyksen yhteydessä avataan näkymä virkailijoiden valintaan. Virkailija / virkailijat valitaan klikkaamalla hiirellä nimen edessä olevaa valintaruutua. Virkailijan valinta voidaan poistaa klikkaamalla valintaruutua uudelleen. Jos yhtään virkailijaa ei valita, tuodaan raportille kaikki virkailijat eriteltynä. Raportille tuodaan valituista virkailijoista vain ne, joilla on raportointihetkellä aktiivisia asiakkaita. 

Asiakaspalvelut

Raportti on tarkoitettu osoittamaan palvelujen kuormittavuutta. Raportti näyttää lukumäärätietona kuinka paljon asiakastapaamisia tietyllä virkailijalla tai tiimillä on ollut annettuna aikavälinä. Raportille tulostuvat virkailijatunnukset ja virkailijoiden nimet sekä ulkopuolisten osallistuiien nimet. Raportti lasketaan palvelutapahtumalle merkittyjen osallistujien ja tiimien mukaan. Raportille ei oteta mukaan niitä palveluja, joiden tila on -suunniteltu- tai -ei toteutunut-. Raportin päivämäärärajaus kohdistuu kahteen pvm-kenttään siten, että jompikumpi täyttää hakuehdon: toimenpiteen toteutuman alkamispäivä tai toteutuman loppumispäivä.

Asiakkuuden kesto ja toimeentulo

Raportilla seurataan asiakkuuksien kestoa ja palvelun vaikuttavuutta on pyritty seuraamaan sillä, kuinka asiakkaiden toimeentulostatus muuttuu asiakkuuden aikana. Raportti lasketaan päättyneistä asiakkuuksista. Asiakkuuden kestot on määritelty kuuden kuukauden mittaisina luokkina siten, että lyhin jakso näyttää kaikki alle 6 kuukauden asiakkuudet ja pisin jakso näyttää kaikki yli 3 vuotta kestäneet asiakkuudet.

Toimeentuloluokitus lasketaan asiakkaan perustiedoissa olevista toimeentulomerkinnöistä asiakkuuden alkaessa ja päättyessä.

Tiimeittäin raportti saadaan asiakkaan perustiedossa olevan Vastuutiimi - tiedon perusteella.

Päättyneet asiakkuudet, nimilista ja päättymispvm  

Raportille Päättyneet asiakkuudet, nimilista ja päättymispvm tulostuvat niiden asiakkaiden nimet (suku- ja etunimi), joiden asiakkuus on päättynyt valintatekijöinä annettujen alku- ja loppupäivämäärien välisenä aikana sekä asiakkuuden päättymispäivämäärä ja asiakkuuden kesto päivinä.  

Asiakkaan osallistuminen palveluihin

Raportilla seurataan sitä, kuinka moneen erilaiseen palveluun asiakkaat osallistuvat. Raportti näyttää lukumäärät neljässä eri luokassa: lukumäärät asiakkaista, joilla erilaisia tapahtumia tai palveluja alle 3, 3-6, 7-10 tai yli 10. Raportille ei lasketa mukaan niitä tapahtumia tai palveluja, joiden tila on -suunniteltu- tai -ei toteutunut-. Raportin päivämäärärajaus kohdistuu kahteen pvm-kenttään siten, että jompikumpi täyttää hakuehdon: palvelun toteutuman alkamispäivä tai toteutuman loppumispäivä.

Huom! Yhteydenotot ja tapaamiset sisältyvät lukumääriin.

Palvelut palvelulajeittain ja tilan mukaan

Raportilla seurataan palvelujen toteutumisia. Raportin voi saada myös palvelun tarkenne-tasolla, jolloin jokainen erilainen palvelun tarkenne-merkintä tulostuu omana lukumääränä. Raportin päivämäärärajaus määräytyy sen mukaan, minkä tilan mukaisia toimenpiteitä halutaan katsoa.

Jos raportti ajetaan tiloille suunniteltu tai ei toteutunut, niin toimenpiteen palvelun alkamispäivämäärä täytyy osua annetulle raportin päivämäärävälille.

Jos raportti ajetaan tiloille meneillään, keskeytyi tai keskeytyi sovitusti, niin palvelun toteutuman alkamispäivämäärä täytyy osua raportin päivämäärävälille

Jos raportti ajetaan tilalle toteutunut, niin palvelun toteutuman loppumispäivä täytyy osua raportin päivämäärävälille.

Alkaneet asiakkuudet ikäryhmittäin

Raportille Alkaneet asiakkuudet ikäryhmittäin tulostuvat niiden asiakkaiden lukumäärät, jotka ovat valintatekijöinä annettujen alku- ja loppupäivämäärien välisenä aikana aloittaneet asiakkuuden. Jos asiakas on ollut useamman kerran asiakkaana valittuna aikana, niin kaikki eri asiakkuuskerrat lasketaan mukaan.

Päättyneet asiakkuudet ikäryhmittäin

Raportille Päättyneet asiakkuudet ikäryhmittäin tulostuvat niiden asiakkaiden lukumäärät, joiden asiakkuus on valintatekijöinä annettujen alku- ja loppupäivämäärien välisenä aikana päättynyt. Jos asiakas on ollut useamman kerran asiakkaana valittuna aikana, niin kaikki eri asiakkuuskerrat lasketaan mukaan. 

Suunnitelmat

Raportille Suunnitelmat tulostuu erilaisten suunnitelmien lukumäärätieto allekirjoituspäivämäärän mukaan.

Koulutus

Raportille Koulutus tuottaa lukumääräraportin asiakkaiden koulutustaustasta tilastokeskuksen koulutusluokittelun mukaan. Asiakkaalle perustietoihin tallennetun koulutuksen ensimmäinen numero on määräävä. Koulutusasteet ovat:

0 Esiaste

1 Alempi perusaste

2 Ylempi perusaste

3 Keskiaste

5 Alin korkea-aste

6 Alempi korkeakouluaste

7 Ylempi korkeakouluaste

8 Tutkijakoulutusaste

9 Koulutusaste tuntematon

Kuntakohtaiset raportit

Raporteille lasketaan alkaneita ja päättyneitä asiakkuuksia kunnittain Aloittaneet - raportille tulostuvat lukumäärät aloittaneista asiakkaista kunnittain ja

tulokanavittain. Aloitusajankohdan voi määritellä haulle aikavälinä Päättäneet - raportille tulostuvat lukumäärät päättyneistä asiakkuuksista kunnittain ja

päättymissyittäin. Päättymisajankohdan voi määritellä haulle aikavälinä.

HALLINTA  

Hallinta-sivulla on kolme korttia: Asiakastietojen siirto, Ulkopuoliset osallistujat ja Loppuarvion muuttaminen. Hallinta-sivu näkyy vain hallinnollisen virkailijan oikeuksilla.

Asiakastietojen siirto -korttia käytetään virkailijan kaikkien asiakkaiden asiakastietojen siirtoon saman TYP-keskuksen/kuntakokeiluhankkeen toiselle virkailijalle. Ylemmältä alasvetolistalta valitaan virkailija, kenen asiakkaat siirretään ja alemmalta listalta valitaan virkailija, kenelle asiakkaat siirtyvät.

Ulkopuoliset osallistujat -kortilla jokainen TYP-keskus/kuntakokeiluhanke ylläpitää toimenpiteille osallistuvien ulkopuolisten yhteyshenkilöidensä tietoja. Kortille tallennetaan henkilön nimi, rooli, organisaatio, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Ulkopuoliset osallistujat -kortille tallennetut henkilöt tuodaan valittavaksi Tilanne/Palvelu-kortilta avautuvalle Osallistuja-kortille väliotsikolla Ulkopuoliset osallistujat erotettuun osioon. 

Loppuarvion muuttaminen -kortin kautta mahdollistetaan loppuarvion korjaaminen päättyneelle asiakkuudelle. Välilehdellä kysytään henkilötunnusta, jonka perusteella tuodaan asiakkaan tunnistetiedot (nimi, tila, osoite). "Muuta loppuarvio" -painike palauttaa asiakkuuden tilan aktiiviseksi ja loppuarvion pdf poistetaan tietokannasta. Asiakkaalle laaditaan uusi loppuarvio ja asiakkuus päätetään. Jotta loppuarvion korjaaminen on mahdollista, asiakkaan tulee olla hallinnollisen käyttäjän TYP-keskuksen asiakas.

TYP-ohjausryhmän valtakunnallisista linjauksista

TYP-toimintamallin tavoitteena on edistää työttömien työllistymistä tarjoamalla heille heidän palvelutarpeensa mukaisia julkisia työvoimapalveluja sekä sosiaali-, terveys- ja kuntoutuspalveluja. Valtakunnallinen ohjausryhmä ei ole asettanut verkostoille määrällisiä eikä laadullisia valtakunnallisia tavoitteita.

Toimintaan liittyviä keskeisiä osa-alueita kuitenkin seurataan:

1) Yhteispalvelun organisointi2) Monialaisen yhteispalvelun asiakasmäärät ja asiakasprofiili3) Asiakasprosessi4) Asiakastyytyväisyys

On tärkeää, että TYP-verkostot seuraavat 2-4 kohdissa mainittuja asioita. Kukin verkosto sopii paikallisesti niistä menettelytavoista, joilla verkoston toimijat ohjaavat asiakkaita TYP-palveluun.

Valtakunnallisesti seurattavat asiat ja TYPPI-merkinnöissä huomioitavaa

Poimittavat tiedot ovat tilastomuotoisia (määrätietoa, taustamuuttujia). Seurattavat asiat raportoidaan TYP-ohjausryhmälle puolivuosittain (tammi – kesäkuun tiedot alkusyksystä, koko vuoden tiedot seuraavan vuoden helmi - maaliskuussa).

Seurattava asia

Tietolähde TYPPI-seurannassa huomioitavaa

1 YHTEISPALVELUN ORGANISOINTI Verkostot, toimipisteet ja tilat sekä henkilöstö

Erillisseuranta, ei seurata TYPPIstä

2 ASIAKASMÄÄRÄ JA -PROFIILITYPiin ohjattavat URAn AHTI ajaa URAsta hetu-pohjaiset tiedot niistä asiakkaista, joille

asiakkaat (=jonossa olevat asiakkaat)

0029-koodi

on merkitty 0029-palvelutarvekoodi. Poimintatietoja verrataan TYPPI-rekisterissä aktiivina oleviin

asiakkaisiin (TYPPI-tiedoista tilataan erikseen hetu-ajo, toimittaja Netum Oy), ristiinajo TEMissä omana työnä.

Jos URAssa aktiiviasiakkaana olevaa 0029-koodilla merkattua asiakasta ei löydy TYPPI-rekisterin aktiiviasiakkaista, asiakkaan tulkitaan olevan jonossa.

Huom! TYP-asiakkuuden päättyessä 0029-palvelutarvekoodi tulee poistaa, ks. merkinnät asiakkuuden päättyessä.

TYP-prosessissa olevat asiakkaat TYPPI

Netum Oy ajaa TEM:lle hetu-pohjaiset tiedot TYPPIn aktiiviasiakkaista seurantajakson aikana ja poikkileikkausajankohtana (30.6. ja 31.12.). (Ajojen hinta TEM:lle noin 700 € työpvä + alv).

Huom! Jos ns. vanha asiakas jää/on jäänyt aktiiviksi TYPPIin, hän tulee mukaan poimintaan.

Jotta TYPPIstä ajettava asiakasmäärätieto vastaisi todellista asiakasmäärää, TYPPIstä tulee poistaa aktiiviasiakkuudesta ne henkilöt, jotka eivät enää ole TYPin asiakkaita. Tieto ei päivity URAn kautta eli asiakkuuden päättäminen tehdään TYPeissä manuaalisesti.

TEM toimittaa TYPeille kevään 2017 aikana suojatussa sähköpostiyhteydessä hetut oman TYPin yli 65-vuotiaista TYPPIssä aktiivina olevista asiakkaista.

3 ASIAKASPROSESSI

Ohjaus yhteispalveluun

Lähettänyt taho TYPPI

Poimitaan seurantaan TYPPIn tulokanavasta (kunta / TE-toimisto / Kela). Tulokanavia ”Muut” ja ”Omaehtoinen” ei käytetä.

Tulokanavamerkintä tehdään TYPissä.

Lähettäneen tahon tekemä palvelutarvearvio (Miksi lähetetty?)

TYPPI

Seurantaan poimitaan ensisijainen palvelutarve eli miksi on ohjattu TYPiin. TYP-lain näkökulmasta oletus on, että asiakas ei työllisty pelkillä TE-palveluilla.

Huom! Järjestelmä antaa oletukseksi TE-palvelut eli muutettava tarvittaessa.

Yhteispalveluun pääsyyn kulunut aika.

URA +TYPPI

URAan merkityn 0029-palvelutarvekoodin päivämäärän ja TYPPIin kirjatun asiakkuuden alkamispäivämäärän välinen aika päivissä. (Netum ajaa tiedon.)

Huom! Asiakkuuden alkamispäiväksi tulee TYPissä merkitä päivä, jolloin asiakas tavataan (ei esim. kutsun lähettämispäivää).

Monialainen työllistymissuunnitelma

Kartoitusjakson toteutuneet palvelut

TYPPIURA

Kartoitusjakso alkaa asiakkaan ensimmäisestä tapaamisesta. Seurantaan poimitaan alkamis- ja päättymispäivän välisenä

aikana toteutuneet palvelut. Huom! Yhteydenottoja, yhteistyötapaamisia ja

verkostoyhteistyötä ei oteta mukaan poimintaan.

Kartoitusjakson kesto TYPPI

Kartoitusjakson alkamis- ja päättymispäivän välinen aika päivinä Kartoitusjakso alkaa asiakkaan ensimmäisestä tapaamisesta ”Kartoitusjakso-palvelu” merkitään alkamaan samana päivänä

kuin ensimmäinen tapaaminen Kartoitusjakso merkitään päättyneeksi viimeistään 3 kk jälkeen,

vaikka palveluja olisi meneillään.

Monialaisen työllistymissuunnitelmaan sisältyneet toteutuneet palvelut

TYPPI

Seurantaan poimitaan vain monialaiset työllistymissuunnitelmat. TYP-asiakkaiden kohdalla ei tule käyttää muita suunnitelmia kuin monialainen työllistymissuunnitelma

Seurantaan poimitaan suunnitelman allekirjoituspäivän jälkeen seuranta-ajalla toteutuneet palvelut.

Harkinnassa ottaa poimintaan myös meneillään olevat palvelut.

Yhteispalvelun päättyminen

Yhteispalvelu päättynyt kartoitusjaksoon

TYPPI

Seurantaan poimitaan asiakkaat, joiden TYP-asiakkuus on kestänyt enintään 3 kk.

Saadaan tietoa niiden asiakkaiden määrästä, joilla ei olekaan ollut monialaisen yhteispalvelun tarvetta.

Monialaisen yhteispalvelun tarve päättynyt

TYPPI

TYP-lain mukaan TYP-asiakkuus päättyy, kun henkilön monialaisen yhteispalvelun tarve päättyy.

Lähtökohtaisesti tärkein seurattava päättymissyy ja tätä tulisi käyttää. TYP:n vaikuttavuudessa ei tällä hetkellä valtakunnallisesti seurata esim. työllistymistä tai koulutukseen siirtymistä.

Poimintaan otettu toistaiseksi kaikki päättymissyyt.

Asiakkuus yhteispalvelun jälkeen

TYPPI + Erillisseuranta

Saadaan tietoa mille organisaatiolla vastuu asiakkaan prosessista siirtyy. Ei raportoitu toistaiseksi.

Asiakkuuden kesto TYPPI

Seurantaan poimitaan päättyneet asiakkuudet, päättymispäivä ja alkamispäivä. Kesto on alkamispäivän ja päättymispäivän erotus.

Huom! Oletuksena seurannan näkökulmasta on, että kaikki TYPPIssä olevat aktiiviasiakkaat on arvioitu (edelleen) olevan monialaisen yhteispalvelun tarpeessa. Ei siis seurata vain 1.1.2015 jälkeen alkaneita asiakkuuksia vaan myös vanhoja asiakkuuksia, jotka jatkuvat.

4 ASIAKASTYYTYVÄISYYSAsiakkailta kerättävä palaute Kysely Kelan suunnitelmissa toteuttaa vuonna 2017