VIEÄN KEÁ TOAÙN VAØ QUAÛN TRÒ DOANH NGHIEÄP · CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS...

VIEÄN KEÁ TOAÙN VAØ QUAÛN

TRÒ DOANH NGHIEÄP

285 CMT8 – QUAÄN 10 – TP. HOÀ

CHÍ MINH

MICROSOFT MICROSOFT

ACCESS 1ACCESS 1

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ

MICROSOFT ACCESS

I. Khái niệm

• Access: là một hệ quản trị Cơ Sở Dữ Liệu (CSDL) quan

hệ, rất phù hợp với các bài toán quản lý vừa và nhỏ.

• CSDL: là một tập hợp dữ liệu được lưu trữ một cách có

cấu trúc để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau.

• Hệ quản trị CSDL: là phần mềm dùng để quản trị và xử

lý một CSDL


MICROSOFT ACCESS

II.Thao tác với Access

1. Khởi động Access

Có nhiều cách:

- Vào Start | Programs | Microsoft Access

- Click vào biểu tượng MS Access trên thanh Toolbars của

MS Office

Sau khi khởi động sẽ xuất hiện Task Pane và chọn:

- Blank Database: tạo mới một tập tin CSDL (.mdb)

- More files: mở tập tin đã tồn tại trên đĩa


MICROSOFT ACCESS


2. Tạo mới tập tin Access

Vào File | New | Click Blank Database

1

2Chọn đường

dẫn cần lưu Đặt tên tập tin3

Click Create


MICROSOFT ACCESS


3. Mở tập tin trên đĩa

- Vào File | Open

- Chọn đường dẫn đến tập tin cần mở

- Click Open


MICROSOFT ACCESS

III.Các thành phần chính của tập tin Access

• Tables: nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu.

• Queries: nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được

thiết kế.

• Forms: nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm.

• Reports: nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế.

• Macro: nơi các các tập lệnh phục vụ dự án.

• Modules: nơi chứa các khai báo, các thư viện chương

trình con phục vụ dự án.


MICROSOFT ACCESS

IV.Các thuộc tính cần dùng

• Field Size: để thiết lập kích thước dữ liệu. Áp dụng cho

kiểu dữ liệu Number và Text.

• Format: chứa định dạng của dữ liệu. Các định dạng

thường dùng:

+ Short date (ngày tháng); Standard (có dấu ngăn cách hàng

ngàn); Fixed (định dạng số lẻ)

+ > : đổi thành chữ in hoa

+ < : đổi thành chữ thường

+ dd/mm/yy : định dạng ngày tháng


MICROSOFT ACCESS

IV.Các thuộc tính cần dùng

• Caption: thiết lập tiêu đề cột mà trường đó hiển thị.

Thuộc tính này có thể gõ bằng tiếng Việt

• Default Value: thiết lậtp giá trị ngầm định cho các

trường

CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL

I. Bảng dữ liệu

- Bảng dữ liệu (Tables) là thành phần quan trọng nhất của

CSDL. Là nơi lưu trữ những dữ liệu cho ứng dụng.

- Một Table trong Access bao gồm các thành phần: Tên

bảng, các trường dữ liệu, trường khóa, tập hợp các thuộc

tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và tập hợp các bản

ghi.



Mô tả một bảng dữ liệu ở trạng thái Datasheet (nhập,

xem, sửa dữ liệu)

Mỗi cột là một trường dữ liệu (Field)

Mỗi dòng là một bản ghi (Record)



Mô tả một bảng dữ liệu ở trạng thái Design View (đang

thiết kế)

Trường khóa (Primary Key)

Tập hợp các thuộc tính

của trường dữ liệu



1. Tên bảng

Mỗi bảng có một tên gọi. Tên bảng thường đặt sau khi

tạo xong cấu trúc. Tên bảng không nên sử dụng dấu cách

(Space), các ký tự đặt biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu

2. Trường dữ liệu

Mỗi cột dữ liệu của bảng tương tứng với một trường dữ

liệu. Mỗi trường dữ liệu sẽ có một tên gọi và tập hợp các

thuộc tính (kiểu dữ liệu, trường khóa, độ lớn, định dạng)




Một số kiểu dữ liệu thường dùng:

- Kiểu Text: cho phép chứa 1 chuỗi kí tự có chiều dài tối

đa là 256 kí tự.

- Kiểu Memo: cho phép lưu trữ một chuỗi, có chiều dài tối

đa 65000 kí tự.

- Kiểu Number: cho phép lưu trữ kiểu dữ liệu số (số thực,

số nguyên theo nhiều kiểu. Byte: 0 – 255; Integer: -

32768 - +32767; Long Integer: -2 tỉ - +2 tỉ;).




Một số kiểu dữ liệu thường dùng:

- Kiểu Logic (Yes / No): dùng để lưu trữ những dữ liệu

chỉ nhận 1 trong 2 giá trị.

- Kiểu Date / Time: lưu trữ ngày giờ.

- Ole Obfect: lưu trữ hình ảnh, âm thanh, đồ họa

- AutoNumber: số nguyên tự động được đánh số



3. Bản ghi (Record)

Mỗi dòng dữ liệu của bảng được gọi một bản ghi. Mỗi

bản ghi có một con trỏ bản ghi, khi con trỏ nằm ở bản

ghi nào thì người dùng có thể sửa được dữ liệu ở bản ghi

đó.

4. Trường khóa (Primary key)

Trường khóa bao gồm: Khóa chính và khóa ngoại.

+ Khóa chính: dùng phân biệt giá trị các bản ghi trong

cùng một bảng với nhau. Khóa chính không được rỗng.

Vd: Số CMND, Mã học viên, …



4. Trường khóa (Primary key)

Trường khóa bao gồm: Khóa chính và khóa ngoại.

+ Khóa ngoại của bảng này là khóa chính của bảng kia

Vd: Một sinh viên phải thuộc về một khoa (ngành học)

nào đó.


II.Liên kết các bảng dữ liệu

Là mối liên kết giữa 2 bảng với nhau theo thiết kế cho

trước để đảm bảo được mục đích lưu trữ dữ liệu cho ứng

dụng. Trong Access tồn tại 2 kiểu liên kết:

1. Liên kết 1 – 1 (one to one)

Mỗi mẫu tin của bảng này sẽ liên kết với duy nhất tới

một mẫu tin của bảng kia và ngược lại.

Vd:

DMVTDMVT

MAVTMAVT

TENVTTENVT

SODUVTSODUVT

MAVTMAVT

TONKHOVTTONKHOVT

1 1


II.Liên kết các bảng dữ liệu

2. Liên kết 1 – n (one to many)

Một mẫu tin trong bảng dữ liệu chứa khóa chính có thể

liên kết với nhiều mẫu tin trong bảng dữ liêu có quan hệ

Vd:

DM_SVDM_SV

MASVMASV

HOTENHOTEN

MAKHOAMAKHOA

DM_KHOADM_KHOA

MAKHMAKH

TENKHOATENKHOA

n

1


III.Xây dựng cấu trúc bảng

1. Bước 1:

Khởi động trình thiết kế bảng ở chế độ Design View

- Ở thẻ Tables, click New, chọn Design View, nhấn OK

- Hoặc double click vào trên thẻ

tables. Hộp thoại thiết kế cấu trúc bảng xuất hiện:



1. Bước 1:

Hộp thoại thiết kế cấu trúc bảng:



2. Bước 2:

- Đặt tên trường (cột) tại Field Name.

- Chú ý: tên trường không nên chứa khoảng trắng, chữ

tiếng Việt có dấu



3. Bước 3:

- Khai báo kiểu dữ kiệu cho các cột tại Data Type.

- Quy định các thuộc tính cho cột tại Field Properties:

Field size, Format, Caption, …

- Description: dùng để mô tả thêm ý nghĩa của từng cột.



4. Bước 4:

Thiết lập trường khóa cho bảng

- Đánh dấu trường cần tạo khóa.

- Vào Edit | Primary Key (hoặc click vào biểu tượng chìa

khóa trên thanh công cụ)

* Trường hợp trong bảng có hai

khóa trở lên thì sử dụng chuột kết

hợp với phím Shift để đánh dấu

trường cần tạo khóa



5. Bước 5:

Lưu lại cấu trúc bảng

- Nhấn Ctrl + S hay vào File | Save

- Đặt tên cho bảng và click OK

* Đặc biệt với những bảng không thiết lập trường khóa,

trong quá trình ghi lại cấu trúc bảng máy tính sẽ hỏi:

- Nhấn Yes: máy tính tạo

trường khóa mới tự động

- Nhấn No: không tạo khóa


IV.Thiết lập quan hệ

- Mở cửa sổ thiết lậtp quan hệ bởi thực đơn Tools |

RelationShip …

- Đưa các bảng tham gia thiết lập quan hệ thông qua hộp

thoại Show Tables (nếu chưa thấy hộp thoại này thì vào

RelationShip | Show table)



- Click chọn hoặc đánh dấu các bảng tham gia thiết lập

quan hệ, sau đó click Add

- Thực hiện tạo liên kết

+ Dùng chuột kéo trường liên kết bên bảng đầu 1 lên trường

cần liên kết của bảng đầu nhiều. Khi đó xuất hiện hộp thoại:

+ Đánh dấu vào các ô check

+ Click Create



Kiểm tra ràng buộc toàn vẹn

Tự động cập nhật khóa ngoại khi khóa

chính thay đổi

Cho phép xóa dữ liệu bên bảng đầu 1

(bảng đầu nhiều sẽ bị xóa theo)

- Chú ý: đối với loại kiên kết 1 – 1 thì phải xem dữ liệu

của bảng nào có trước thì kéo quan hệ bắt đầu từ bảng đó

sang.

- Lưu quan hệ: File | Save.

- Đóng của sổ liên kết: click vào nút X trên cửa sổ

RelationShip.


V. Nhập dữ liệu

- Dựa vào RelationShips, ưu tiên nhập liệu cho các bảng

đầu 1 trước. Sau đó tiếp tục nhập liệu cho các bảng đầu

nhiều.

- Đối với loại liên kết 1 – 1 ta phải xem bảng nào có trước

thì nhập liệu cho bảng đó trước.

- Mở bảng để nhập liệu bằng cách: double click lên tên

bảng cần nhập liệu hoặc chọn bảng cần nhập liệu rồi

nhấn nút Open


VI.Một số hàm thƣờng dùng

1. Nhóm hàm về chuỗi

- Left (chuỗi, n)

- Right (chuỗi, n)

- Mid (chuỗi, m, n)

2. Nhóm hàm về ngày tháng

- Year (ngày tháng)

- Month (ngày tháng)

- Day (ngày tháng)

- Now ()

- Date ()



3. Hàm IIF

- IIF (<Biểu thức Logic>, <Giá trị đúng>, <Giá trị sai>)

- Tương tự như hàm IF trong Excel

4. Hàm kiểm tra dữ liệu

- IsDate (Biểu thức): Kiểm tra dữ liệu ngày tháng.

- IsNull (Biểu thức): Kiểm tra giá trị rỗng

- IsNumberic (biểu thức): Kiểm tra dữ liệu số.



5. Hàm định dạng

- Format (<Biểu thức>, “Chuỗi định dạng”)

- Vd: Format (2468.1357,”0.00”) 2468.14

Format (123456.654, “#,##0.0”) 123,156.7

Format (ngaysinh,”dd/mm/yy”) 01/06/1975

6. Hàm Val

- Val (Chuỗi số)

- Để đổi một chuỗi số thành dạng số (giống hàm Value

trong Excel)

CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU

I. Khái niệm

Query: là ngôn ngữ truy vấn dữ liệu có cấu trúc dùng để

đáp ứng yêu cầu của người dùng như xem dữ liệu, lọc dữ

liệu,…Có 7 loại query trong Access:

+ Select Query: Truy vấn lựa chọn

+ Total Query: Truy vấn gom nhóm

+ Crosstab Query: Truy vấn chéo

+ Append Query: Truy vấn thêm

+ Delete Query: Truy vấn xóa

+ Update Query: Truy vấn cập nhật

+ Make Table Query: Truy vấn tạo bảng


II.Select Query

1. Tạo bằng công cụ QBE

Cách tạo

- Bước 1:

+ Kích hoạt thẻ Queries, nhấn nút New, chọn Design

View, nhấn OK (hình bên)

+ Hoặc có thể Double Click lên biểu tượng Create query

in Design view trên màn hình


II.Select Query


Cách tạo

- Bước 2:

+ Chọn những bảng có chứa dữ liệu liên quan lên màn

hình thiết kế từ cửa sổ Show table (nếu không thấy cửa

sổ này thì vào Query Show table)

+ Chọn bảng xong, click Add

+ Sau cùng Click Close1

2

CHƢƠNG 3:TRUY VẤN DỮ LIỆU

II.Select Query


Cách tạo

- Bước 3: Khai báo những thông tin cần thiết cho query

Trường hợp tên Field cần lấy nằm trên nhiều bảng thì

ưu tiên lấy bảng đầu nhiều

Double Click

lên tên trƣờng

để chọn


II.Select Query


Cách tạo

Các thành phần chính trên màn hình thiết kế

• Field: chứa tên Field cần lấy

• Table: tên bảng chứa tên Field được chọn

• Sort: dùng để sắp xếp dữ liệu

• Show: Field nào được đánh dấu thì được hiển thị ra

ngoài màn hình

• Criteria và Or: dùng để tạo các điều kiện lọc


II.Select Query


Cách tạo

- Bước 4: Sử dụng query vừa tạo

• Nhấn Double Click lên tên query

• Nếu đang ở chế độ thiết kế (Design View) thì vào View

rồi chọn hay click vào biểu tượng

trên thanh công cụ

• Ta cũng có thể hiển thị bằng cách vào Query Run

• Muốn trở về chế độ thiết kế ta chọn View Design

View


II.Select Query


Tạo mới 1 cột trong truy vấn

< Tên cột mới > : < Biểu thức >

Vd: Bảng NhanVien ( MaNV, Phai, Luong, PhuCap)

Để tạo ra một cột ThucLanh = Luong + PhuCap trong

câu query ta viết như sau:

ThucLanh : Luong + PhuCap

Hay: PhaiNV : iif(Phai=yes, “Nam”, “Nữ”)


II.Select Query


Lọc dữ liệu

Để lọc dữ liệu, bạn phải thiết lập điều kiện lọc trên vùng

Criteria của query (trong chế độ thiết kế)

• Các điều liện nằm trên một dòng được nối với nhau

bởi toán tử AND

• Nếu có điều kiện liên kết “HAY” thì phải dùng đến

dòng OR.


II.Select Query


Lọc dữ liệu

Vd 1: Lọc ra những sinh viên nam thuộc khoa Tin học


II.Select Query


Lọc dữ liệu

Vd 2: Lọc ra những sinh viên nam ở Q1 hay những sinh

viên nữ thuộc khoa Tin học


II.Select Query


Lọc dữ liệu

Vd 3: Lọc ra những sinh viên có MASV bắt đầu là A


II.Select Query


Lọc dữ liệu

Toán tử Like, Alike để biểu diễn những giá trị mang tính

chất tương đối (có thể chỉ giống 1 phần giá trị thực)

Khi sử dụng các toán tử này thì ta có thể dùng những ký

tự đại diện (*: đại diện cho nhiều ký tự, ?: đại diện cho 1

ký tự). CP: Like / Alike “<giá trị tƣơng đối>”

Vd: Like “Nguyễn*” lọc ra những người có họ là Nguyễn

Alike “B%” Lọc ra những người có mã bắt đầu là A

Like “*/*/1980” Lọc ra những người sinh năm 1980


II.Select Query


Lọc dữ liệu

Vd 5: Lọc ra những sinh viên có 20000 <= HOCBONG

<= 40000


II.Select Query


Lọc dữ liệu

Toán tử Between để lọc ra những giá trị nằm trong một

khoảng nào đó. Thường giải quyết các yêu cầu lớn hơn

hoặc bằng bao nhiêu và nhỏ hơn hoặc bằng bao nhiêu.

CP: Between <giá trị nhỏ> And <giá trị lớn>


II.Select Query

2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL

Cú pháp tổng quát

SELECT < Cột, biểu thức cần hiển thị >

FROM < Bảng, query chứa cột, biểu thức >

WHERE < Điều kiện >

GROUP BY < Cột cần gom nhóm >

HAVING < Điều kiện nhóm >

ORDER BY < Cột cần sắp xếp > [ DESC]


II.Select Query


Cách thực hiện

- Bước 1:

+ Kích hoạt thẻ Queries, nhấn nút New, chọn Design

View, nhấn OK (hình bên)


II.Select Query


Cách thực hiện

- Bước 2:

+ Tại cửa sổ Show table, ta không chọn những bảng

chứa dữ liệu liên quan mà nhấn nút Close

Không chọn các

bảng chứa dữ liệu


II.Select Query


Cách thực hiện

- Bước 3:

Click phải chuột trên thanh tiêu

đề của cửa sổ bên chọn SQL

View. Sau đó viết câu lệnh SQL


II.Select Query


Chọn từ một bảng không có điều kiện

SELECT cột 1, cột 2, …

FROM Tên bảng

SELECT MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh

FROM DM_SinhVien

Vd: Liệt kê danh sách sinh viên gồm các trường: MaSV, HoSV,

TenSV, NgaySinh


II.Select Query


Chọn từ một bảng không có điều kiện và có sắp xếp


FROM Tên bảng

ORDER BY Tên cột cần SX kiểu SX (ASC, DESC)

SELECT MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh

FROM DM_SinhVien

ORDER BY TenSV ASC, NgaySinh DESC


TenSV, NgaySinh. SX TenSV tăng, NgaySinh giảm


II.Select Query


Chọn từ một bảng có điều kiện

SELECT cột 1, cột 2, ….

FROM Tên bảng

WHERE Điều kiện lọc

SELECT MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, MaKH

FROM DM_SinhVien

WHERE MaKH=“AV”

Vd 1: Liệt kê danh sách sinh viên thuộc khoa AV gồm các

trường: MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, MaKH

SELECT MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, MaKH

FROM DM_SinhVien

WHERE MaKH=“AV” or MaKH=“TH”

Vd 2: Liệt kê danh sách sinh viên thuộc khoa AV hoặc khoa TH

gồm các trường: MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, MaKH

SELECT MaSV, HoSV, TenSV, Phai, MaKH

FROM DM_SinhVien

WHERE Phai=No and (MaKH=“TH” or MaKH=“VL”)

Vd 3: Liệt kê danh sách sinh viên nữ thuộc khoa TH hay sinh

viên thuộc khoa VL gồm các trường: MaSV, HoSV, TenSV, Phai,

MaKH


II.Select Query


Chọn từ nhiều bảng không có điều kiện lọc


FROM bảng 1, bảng 2, …

WHERE Điều kiện liên kết các bảng

Hay:


FROM bảng 1 INNER JOIN bảng 2 ON bảng

1.tên cột = bảng 2.tên cột


TenSV, NgaySinh, TenKhoa

SELECT MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, TenKhoa

FROM DM_SinhVien, DM_Khoa

WHERE DM_SinhVien.MaKH = DM_Khoa.MaKH

Hay:


FROM DM_SinhVien INNER JOIN DM_Khoa

ON DM_SinhVien.MaKH = DM_Khoa.MaKH


II.Select Query


Chọn từ nhiều bảng không có điều kiện lọc

Nếu trường hợp trường muốn lấy nằm ở nhiều bảng thì

trước tên trường phải có tên bảng kèm theo.

Tên bảng . Tên trường

Vd: Liệt kê danh sách sinh viên gồm các trường: MaKH,

TenKH, MaSV, HoSV, TenSV

SELECT DM_SinhVien.MaKH, TenKhoa, MaSV HoSV,

TenSV



Hay:

SELECT DM_SinhVien.MaKH, TenKhoa, MaSV HoSV,

TenSV




II.Select Query


Chọn từ nhiều bảng có điều kiện lọc


FROM bảng 1, bảng 2, ….

WHERE đk liên kết các bảng AND đk lọc

Sử dụng các toán tử And (và), OR (hoặc) và các ký tự

đại diện để thực hiện các truy vấn có điều kiện

Vd 1: Liệt kê danh sách sinh viên thuộc khoa Anh Văn gồm các

trường: MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, TenKhoa



WHERE DM_SinhVien.MaKH = DM_Khoa.MaKH AND

TenKhoa=“AnhVăn”

Hay:




WHERE TenKhoa=“Anh Văn”


II.Select Query


Chọn từ nhiều bảng có điều kiện lọc

Vd 2: Liệt kê danh sách sinh viên có MaSV bắt đầu là A học

khoa Tin học gồm các trường: MaSV, HoSV, TenSV,

NgaySinh, TenKhoa

Vd 3: Liệt kê danh sách sinh viên thuộc khoa Tin Học hoặc

khoa Vật Lý gồm các trường: MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh,

TenKhoa

Vd 4: Liệt kê danh sách sinh viên thuộc khoa Tin Học có

điểm thi > 5 gồm các trường: TenKhoa, MaSV, HoSV, TenSV,

Diem


II.Select Query


Truy vấn với các hàm

Sử dụng các hàm IIF, DAY, MONTH, YEAR, LEFT,

RIGHT, MID và toán tử nối chuỗi để thực hiện viết

trong câu lệnh SQL.

Trong SQL, muốn tạo mới một trường ta sử dụng cú

pháp sau:

< Biểu thức > As < Tên cột mới >

Vd: Year(Now()) – Year(NgaySinh) As Tuoi

Vd 1: Liệt kê danh sách sinh viên sinh năm 1974 gồm: MaKH,

MaSV, HoTen, NgaySinh. Trong đó HoTen = HoSV + TenSV

Vd 2: Liệt kê danh sách sinh viên gồm: MaKH, TenKhoa, MaSV,

HoTen, Gioitinh (Nam, Nữ), Tuoi.

Vd 3: Liệt kê danh sách sinh viên gồm: MaSV, HoTen, Gioitinh,

MaMH, Diem, Xeploai. Biết rằng nếu Diem > 5 thì xếp loại

“Đậu”, ngược lại là “Rớt”


III.Total Query

Truy vấn gom nhóm dùng để tính toán dữ liệu theo từng

nhóm có tính chất tổng cộng, thống kê tổng hợp số liệu

mà không quan tâm đến chi tiết số liệu bên trong của

từng dòng.

Truy vấn gom nhóm gồm 2 thành phần:

+ Thành phần 1: là các trường dùng là tiêu chuẩn gom

nhóm.

+ Thành phần 2: là các trường dùng để thống kê dữ liệu


III.Total Query


- Tạo 1 select query với đầy đủ các thông tin liên quan

- Chọn Total query bằng cách vào View | Total hoặc nhấn

nút Total trên thanh công cụ

- Thiết lập các tùy chọn Total cho các trường hợp

+ Những trường nào dùng làm tiêu chuẩn gom nhóm thì ta

chọn Group By

+ Những trường dùng để thống kê dữ liệu ta sẽ sử dụng các

hàm: SUM, COUNT, MAX, MIN, … tùy thuộc vào yêu cầu

của đề bài

Vd 1: Cho biết tổng số sinh viên của từng khoa, thông tin gồm

các trường: MaKH, TenKhoa, TongSV

Tại đây click phải

chuột chọn Total

Tiêu chuẩn gom nhóm

thì chọn Group By

Click vào đây chọn hàm

Count để tính tổng số sv

Vd 2: Cho biết điểm trung bình của từng sinh viên, thông tin

gồm các trường: MaSV, HoTen, Phai, NgaySinh, DTB

Tại đây click phải

chuột chọn Total

Tiêu chuẩn gom nhóm

thì chọn Group By

Click vào đây chọn hàm

Avg để tính DTB cho sv


III.Total Query


Tương tự như truy vấn lựa chọn, nhưng những cột làm

thống kê phải sử dụng các hàm thống kê: SUM,

COUNT, AVG, MAX, MIN, …

Cú pháp sử dụng hàm:

Tên hàm ( <Tên cột tính thống kê> ) As < Tên cột mới >

Chú ý: khi viết câu lệnh truy vấn gom nhóm, những

trường nào nằm trong mệnh đề SELECT mà không tham

gia tính toán thì được nằm trong mệnh đề GROUP BY

Vd 1: Cho biết tổng số sinh viên của từng khoa, thông tin gồm

các trường: MaKH, TenKhoa, TongSV

SELECT DM_SinhVien.MaKH, TenKhoa,

Count(MaSV) As TongSV



GROUP BY DM_SinhVien.MaKH, TenKhoa

Vd 2: Cho biết tổng số sinh viên của khoa AV, thông tin gồm các

trường: MaKH, TenKhoa, TongSV

Vd 3: Cho biết tổng số sinh viên của từng quận, thông tin bao

gồm: Quan, TongSV

Vd 4: Cho biết tổng số sinh viên nam, nữ của từng khoa, thông

tin gồm: MaKH, TenKhoa, TongSVNam, TongSVNu


IV.Truy vấn con (Sub Query)

Truy vấn con là truy vấn có chứa một câu truy vấn khác

Vị trí đặt truy vấn:

+ Ở phần điều kiện: CRITERIA, OR khi dùng công cụ QBE

+ Ở mệnh đề WHERE, HAVING khi dùng ngôn ngữ SQL

Cách viết tương tự như truy vấn lựa chọn nhưng trước

câu truy vấn con phải dùng các toán tử: In, Not In,

>=All, <=All

Vd 1: Cho biết danh sách sinh viên ở quận PN chưa thi bao giờ,

thông tin gồm: MaSV, HoSV, TenSV

Cách thực hiện nhƣ sau:

B1: Trước tiên ta phải tìm tất cả các sinh viên ở quận PN

B2: Sau đó tìm những sinh viên đã từng thi

B3: Cuối cùng tổng hợp lại 2 câu truy vấn trên

Viết bằng công cụ QBE:

Tại dòng Criteria của cột MaSV viết tiếp câu lệnh:

NOT IN (SELECT MaSV FROM KETQUA)

Viết bằng SQL:

B1: SELECT MaSV, HoSV, TenSV, Quan

FROM DM_SinhVien

WHERE Quan = “PN”

B2: SELECT MaSV

FROM KetQua

B3: SELECT MaSV, HoSV, TenSV, Quan

FROM DM_SinhVien

WHERE Quan = “PN” AND MaSV NOT IN

(SELECT MaSV FROM KetQua)

Vd 2: Cho biết khoa nào có tổng số sinh viên thấp nhất, thông

tin gồm: MaKH, TongSV

SELECT MaKH, Count(MaSV) As TongSV

FROM DM_SinhVien

GROUP BY MaKH

HAVING Count(maSV) <= All (SELECT Count(MaSV)

FROM DM_SinhVien GROUP BY MaKH)


V. Truy vấn chéo (Crosstab Query)

Cấu trúc của Crosstab được minh họa như sau:

Row HeadingRow Heading

Column HeadingColumn Heading

ValueValue



Cấu trúc của Crosstab được minh họa như sau:

- Row Heading: là tiêu đề các dòng, có chứa các giá trị của các

trường nào đó làm tiêu chí thống kê. Mỗi Crosstab phải có

tối thiểu một trường là Row Heading.

- Column Heading: là tiêu đề các cột, có chứa các giá trị của

một trường nào đó làm tiêu chí thống kê. Mỗi Crosstab chỉ

có một trường duy nhất là Column Heading

- Value: là vùng dữ liệu tổng hợp (là các con số). Chỉ có duy

nhất một trường làm Value, tương ứng với nó ta sử dụng các

hàm thống kê: MIN, MAX, COUNT, SUM, …



Cách tạo:

- Bước 1: thực hiện tạo Select Query trên QBE.

- Bước 2: Vào menu Query | Crosstab Query, thì trên

khung lưới xuất hiện thêm dòng Crosstab.

- Bước 3: Thiết lập các thuộc tính Total

+ Những trường nào làm tiêu đề dòng, tiêu đề cột thì chọn

Group By

+ Trường nào làm giá trị để thống kê thì ta sử dụng các hàm

thống kê Max, Min, Count, Sum, …



Cách tạo:

- Bước 4: Thiết lập tại dòng Crosstab

+ Những trường nào làm tiêu đề dòng thì chọn Row heading

+ Trường nào làm tiêu đề cột thì chọn Column heading

+ Trường nào làm giá trị để thống kê thì chọn Value

Vd 1: Thống kê sinh viên theo dạng như sau:

Bước 1: Tạo Select Query

Bước 2: Chọn kiểu Crosstab Query

Bước 3: Thiết lập thuộc tính Total

Bước 4: Thiết lập tại dòng Crosstab

Vd 2: Thống kê sinh viên theo dạng như sau:


VI.Truy vấn tạo bảng (Make Table Query)

Khái niệm: đây là một loại truy vấn hành động dùng để

tạo mới một bảng từ các bảng đã có sẳn

1. Tạo trên khung lưới QBE:

- Bước 1: tạo câu lệnh Select Query

- Bước 2: vào menu Query | Make Table Query thì xuất

hiện hộp thoại để đặt tên cho bảng mới

Đặt tên cho

bảng mới

12




- Bước 3: vào menu Query | Run để thi hành câu truy vấn

này.

- Bước 4: Vào thẻ Tables để kiểm tra có bảng mới được

tạo hay không

Vd : Từ bảng DM_SinhVien hãy sao chép thành bảng

DM_SinhVien_PN trong đó chứa các sinh viên ở quận PN

Bƣớc 1: Tạo ra câu lệnh Select Query lọc ra những sinh viên ở

quận PN

Bƣớc 2: Vào menu Query Make Table Query

DM_SinhVien_PN

Bƣớc 3: Vào menu Query Run

Bƣớc 4: Kiểm tra dữ liệu




CP: SELECT tên trường INTO tên bảng mới

FROM các bảng lấy dữ liệu

WHERE đk liên kết, đk lọc

GROUP BY

HAVING

ORDER BY

Vd 1: Từ bảng DM_SinhVien hãy sao chép thành bảng

DM_SinhVien_PN trong đó chứa các sinh viên ở quận PN

SELECT DM_SinhVien.* INTO DM_SinhVien_PN

FROM DM_SinhVien

WHERE Quan=“PN”

Vd 2: Hãy tạo ra bảng KQ_THI_SVPN bao gồm: MaKH, MaSV,

HoTen, Quan, Diem trong đó chứa các sinh viên ở quận PN có

Diem > 5

SELECT MaKH, KetQua.MaSV, HoSV & “ “ & TenSV AS

HoTen, Quan, Diem INTO KQ_THI_SVPN

FROM DM_SinhVien, KetQua

WHERE DM_SinhVien.MaSV=KetQua.MaSV And

Quan=“PN” And Diem > 5


VII.Truy vấn cập nhật dữ liệu (Update Query)


thay đổi (cập nhật) dữ liệu của một số trường nào đó


- Bước 1: tạo câu lệnh Select Query chứa tên trường cần

cập nhật

- Bước 2: vào menu Query | Update Query thì trên khung

lưới xuất hiện thêm dòng Update To

- Bước 3: Thiết lập giá trị cập nhật cho trường đó tại dòng

Update To

- Bước 4: Gõ đk lọc nếu có tại dòng Criteria





này.

- Bước 6: Để kiểm tra dữ liệu có được cập nhật hay

không, vào Tables mở bảng vừa cập nhật để kiểm tra giá

trị của trường

Chú ý: Tại dòng Update To, các cột phải được đặt trong

cặp dấu []

Vd 1 : Tăng thêm HocBong cho mỗi sinh viên 10.000

Click phải chuột tại đây Query

Type Update Query

[HOCBONG]+10000

Vd 2 : Cập nhật lại dữ liệu cho cột QUAN như sau: thay Q1

thành BT

Click phải chuột tại đây Query

Type Update Query

“BT”




CP: UPDATE bảng chứa cột cần thay đổi dữ liệu

SET cột 1 = gtrị 1, cột 2 = gtrị 2, …

WHERE đk liên kết, đk lọc (nếu có)

Vd 1: Tăng thêm HocBong cho mỗi sinh viên 10.000

UPDATE DM_SinhVien

SET HocBong = [HocBong] + 10000

Vd 2: Cộng 0.5 điểm cho những sinh viên nào có kết quả thi

trống

UPDATE KetQua

SET Diem=0.5

WHERE Diem Is Null


VIII.Truy vấn thêm dữ liệu (Append Query)


thêm 1 hay nhiều mẫu tin vào bảng

Có 2 trường hợp :

+ Thêm trực tiếp 1 mẫu tin vào bảng: trường hợp này

thì truy vấn không có nguồn dữ liệu

+ Thêm dữ liệu từ bảng này sang bảng khác: trường hợp

này thì truy vấn phải có nguồn dữ liệu




- Bước 1: Tại màn hình thiết kế Select Query (không bỏ

bảng dữ liệu), vào Query | Append Query xuất hiện

hộp thoại Append sau:

Tại Table Name, click vào đây để

chọn bảng cần thêm dữ liệu vào1

2




- Bước 2: Trên khung lưới ta thực hiện như sau:

+ Thêm trực tiếp 1 mẫu tin vào bảng

Tại dòng Field: nhập

giá trị cần thêm

Tại dòng Append To: chọn tên cột

tƣơng ứng với giá trị thêm vào




- Bước 2: Trên khung lưới ta thực hiện như sau:

+ Thêm dữ liệu từ bảng này sang bảng khác: chọn Show

table để bỏ dữ liệu nguồn vào

Tại dòng Field: chọn cột

của bảng dữ liệu nguồn

Tại dòng Append To: chọn tên

cột của bảng đƣợc thêm vào





này.

- Bước 4: Để kiểm tra dữ liệu có được thêm vào trong

bảng hay không, mở bảng vừa được thêm để kiểm tra giá

trị

Vd 1: Thêm vào DM_Khoa một khoa mới với các thông tin:

“CNTT”, “Công Nghệ Thông Tin”

Vd 2: Thêm vào bảng DM_MonHoc_Chuyen tất cả các môn

học trong bảng DM_MonHoc với SoTiet >= 50



2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL:

Thêm trực tiếp vào mẫu tin

INSERT INTO bảng cần thêm (cột 1, …, cột n)

SELECT (giá trị 1, …, giá trị n)

Thêm dữ liệu từ một bảng khác

INSERT INTO bảng cần thêm (cột 1, …, cột n)

SELECT cột lấy dl tương ứng với cột cần thêm

FROM bảng lấy dữ liệu

WHERE đk lọc

Vd 1: Thêm vào DM_Khoa một khoa mới với các thông tin:

“CN”, “Công Nghệ Thông Tin”

INSERT INTO DM_Khoa (MaKH, TenKhoa)

SELECT “CN”, “Công Nghệ Thông Tin”

Vd 2: Thêm vào bảng DM_MonHoc_Chuyen tất các các môn

học trong bảng DM_MonHoc với SoTiet >=50

INSERT INTO DM_MonHoc_Chuyen (MaMH, TenMH,

SoTiet)

SELECT MaMH, TenMH, SoTiet

FROM DM_MonHoc

WHERE SoTiet >=50


IX.Truy vấn xóa dữ liệu (Delete Query)


xóa các mẫu tin vào bảng thỏa theo điều kiện nào đó

1. Tạo trên khung lưới QBE

Cách thiết kế

- Bước 1: Tạo một câu lệnh Select Query. Tại bảng cần

xóa dữ liệu ta double click vào dấu *, chọn tiếp các cột

tham gia làm điều kiện (nếu có)

- Bước 2: Đổi query hiện hành thành Delete query bằng

cách vào Query | Delete Query






Cách thiết kế

- Bước 2:

+ Các cột trong bảng cần xóa dữ liệu thì tại dòng Delete sẽ

xuất hiện là FROM

+ Các cột tham gia làm điều kiện thì tại dòng Delete sẽ xuất

hiện là WHERE

- Bước 3: vào Query | Run để thi hành câu lệnh xóa






Chú ý:

- Nếu dữ liệu nguồn lấy từ 2 bảng trở lên thì truy vấn chỉ

xóa được ở bảng đầu nhiều.

- Nếu trường hợp ta xóa dữ liệu ở bảng đầu 1 thì lập tức

dữ liệu có liên quan ở các bảng đầu nhiều sẽ bị xóa theo.

Để làm được điều đó khi tạo RelationShips chúng ta

phải chọn Cascade Delete Related Record

Vd 1: Xóa tất cả danh sách các sinh viên nam ở quận PN

Vd 2: Xóa trong bảng KetQua các sinh viên có kết quả thi trống

Vd 3: Xóa tất cả thông tin của sinh viên A03 trong 2 bảng

DM_SinhVien, KetQua

Vd 4: Xóa các sinh viên chưa thi bao giờ

Vd 5: Xóa các sinh viên có điểm thi <3




CP: DELETE *

FROM bảng cần xóa dữ liệu, bảng tham gia đk

WHERE đk liên kết, đk lọc (nếu có)

Vd 1: Xóa tất cả danh sách các sinh viên nam ở quận PN

DELETE *

FROM DM_SinhVien

WHERE Phai=Yes AND Quan=“PN”

Vd 2: Xóa trong bảng KetQua các sinh viên có kết quả thi trống

DELETE *

FROM KetQua

WHERE Diem Is Null

Vd 3: Xóa tất cả thông tin của sinh viên A03 trong 2 bảng

DM_SinhVien, KetQua

DELETE *

FROM DM_SinhVien

WHERE MaSV=“A03”

Vd 4: Xóa các sinh viên chưa thi bao giờ

DELETE *

FROM DM_SinhVien

WHERE MaSV Not In (SELECT MaSV FROM KetQua)

Vd 5: Xóa các sinh viên có điểm thi <3


X. Sử dụng tham số trong truy vấn

Khai báo tham số và kiểu dữ liệu

Vào Query | Parameters, xuất hiện hộp thoại:

Đặt tên cho

tham số tại

Parameters

Chọn kiểu dữ

liệu tại Data

Type


X. Sử dụng tham số trong truy vấn

Cách sử dụng

Trong truy vấn, muốn đưa tham số vào thì tên tham số

phải đặt trong cặp dấu []. Tùy thuộc vào truy vấn mà ta

đặt tham số vào.

CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT

I. Các thành phần chính trên Report

Report Header: Phần đầu của báo cáo

Page Header: Phần đầu của trang

Detail: Phần nội dung của báo cáo

Page Footer: Phần cuối của trang

Report Footer: Phần cuối của báo cáo


II.Thiết kế Report

- Trong Access có 2 cách thiết kế Report: thiết kế thủ

công (bằng tay) và thiết kế với công cụ thông minh

Wizard.

- Trước khi thiết kế, chúng ta phải tạo dữ liệu nguồn cho

Report.

- Tùy thuộc vào từng Report mà dữ liệu nguồn là 1 bảng

hay cũng có thể là một Query. Nếu dữ liệu hiện trong

Report nằm ở 2 bảng trở lên thì bắt buộc chúng ta phải

tạo Query.



1. Thiết kế thủ công (bằng tay)

- Bước 1: Xây dựng dữ liệu nguồn (Table, Query)

- Bước 2: Từ thẻ Report nhấn nút New, chọn Design

View, nhấn OK.

Hoặc double click vào biểu tượng




Môi trường làm việc với Report Design view xuất hiện:

1

2

3




Có 3 phần quan trong trên môi trường làm việc này:

(1): Cửa sổ thiết kế Report là nơi để thiết kế nội dung

cần in ấn. Nội dung được thiết kế trên cửa sổ này là các

đối tượng trên thanh công cụ Toolbox

(2): Thanh công cụ Toolbox là nơi chứa các đối tượng

giúp đưa các thông tin cần thiết lên Report

(3): Cửa sổ Properties là nơi thiết lập các thuộc tính phù

hợp cho các đối tượng trên màn hình thiết kế Report




- Bước 3: Xây dựng nguồn dữ liệu cho Report

- Bước 4: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế Report.

Có rất nhiều loại thông tin phải đưa lên Report. Chúng ta

phải xác định được đó là thông tin gì và sẽ đặt tại phần

nào trên Report.




Cách sử dụng các công cụ trên thanh Toolbox: click

chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ thả lên vị trí

cần đặt trên Report.

Các thuộc tính cần dùng:

Chọn các đối tượng (riêng đối với Report thì click chọn

vào vị trí giao nhau của 2 thước ở góc trái) Click phải

chuột chọn Properties hay vào View | Properties




Các thuộc tính

- Name: đặt tên cho đối tượng. Chú ý: không gõ dấu tiếng việt,

khoảng trắng.

- Caption: gõ nội dung tiêu đề

- Control Source: chứa dữ liệu nguồn. Nếu của Report thì chứa

1 Table hay Query. Nếu của các đối tượng khác thì chứa tên

các trường hiển thị dữ liệu.

- Visible: hiển thị (Yes) hay không hiển thị (No) các đối tượng

- Running Sum: chỉ dùng khi tạo STT. Over Group: đánh STT

theo nhóm. Over All: đánh STT cho toàn Report



2. Thiết kế với công cụ thông minh Report Wizard

- Bước 1: xây dựng dữ liệu nguồn

- Bước 2: từ thẻ Report chọn NewReport WizardOk

Để chọn dữ liệu cần in lên Report, có 2 thao tác phải làm

trên hộp thoại này:

Chọn dữ liệu nguồn 1

Sử dụng các nút >, >>, <, <<

để đưa các trường cần in từ

danh sách Available Field

sang danh sách Selected Field 2




- Bước 3: Chọn cách hiển thị trên Report. Muốn in dữ liệu

theo kiểu nào hãy chọn ở khung bên trái. Nhấn next để

tiếp tục




- Bước 4: Thiết lập nhóm dữ liệu. Muốn chọn dữ liệu hiển

thị theo nhóm giá trị của trường nào, hãy chọn trường đó

rồi nhấn nút >. Nhấn Next để tiếp tục




- Bước 5: Sắp xếp dữ liệu rồi nhấn Next để tiếp tục

Chọn trường

cần sắp xếp

Chọn kiểu sắp

xếp




- Bước 6: Chọn bố cục nhấn Next để tiếp tục




- Bước 7: Chọn mẫu định dạng nhấn Next để tiếp tục




- Bước 8: Đặt tên cho Report (không khoảng trắng, dấu

tiếng việt) nhấn Finish

CHƢƠNG 5: BIỂU MẪU - FORM

I. Khái niệm

Form là công cụ thiết kế giao diện của người sử dụng,

cho phép xem dữ liệu hay hiệu chỉnh dữ liệu

II.Phân loại

1. Dạng Columnar: dữ liệu thể hiện từng cột theo hàng dọc

2. Dạng Tabular: dữ liệu thể hiện trên nhiều cột theo hàng

ngang

3. Dạng Datasheet: dữ liệu thể hiện trên nhiều cột theo

hàng ngang. Dạng thể hiện giống như nhập dữ liệu

4. Dạng Form Main – Sub: Main form (dữ liệu đầu 1), sub

form (dữ liệu đầu nhiều)

CHƢƠNG 5: BIỂU MẪU - FORM

III.Các thành phần của Form

Form có 5 thành phần chính: Form header, Page header,

Detail, Page footer, Form footer

IV.Thiết kế

Tương tự như thiết kế Rerport, có 2 cách: thiết kế thủ

công và thiết kế bằng Wizard

- Bước 1: thiết lập dữ liệu nguồn (dữ liệu nguồn chỉ lấy từ

bảng, không tạo Query).

- Bước 2: thực hiện các bước tiếp theo như thiết kế Report

VIEÄN KEÁ TOAÙN VAØ QUAÛN TRÒ DOANH NGHIEÄP · CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS...

Documents

Transcript of VIEÄN KEÁ TOAÙN VAØ QUAÛN TRÒ DOANH NGHIEÄP · CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS...