A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

»Vi åbner os for verden over nettet«

Forandringsprocesser21. Juni 2005

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

Projekter og forandringsprocesser?

Id Opgavenavn Startdato Slut Varighedjun 2005 jul 2005

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3

1 1d28-06-200528-06-2005Opgave 1

2 5d 4t27-06-200520-06-2005Opgave 2

3 1d22-06-200522-06-2005Opgave 3

4 1d01-07-200530-06-2005Opgave 4

5 8d 4t30-06-200520-06-2005Opgave 5

Navision

Id Opgavenavn Startdato Slut Varighedjun 2005 jul 2005

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3

1 1d28-06-200528-06-2005Opgave 1

2 5d 4t27-06-200520-06-2005Opgave 2

3 1d22-06-200522-06-2005Opgave 3

4 1d01-07-200530-06-2005Opgave 4

5 8d 4t30-06-200520-06-2005Opgave 5

AU på nettet

Id Opgavenavn Startdato Slut Varighedjun 2005 jul 2005

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3

1 1d28-06-200528-06-2005Opgave 1

2 5d 4t27-06-200520-06-2005Opgave 2

3 1d22-06-200522-06-2005Opgave 3

4 1d01-07-200530-06-2005Opgave 4

5 8d 4t30-06-200520-06-2005Opgave 5

PØS

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

UASUndervisnings-administrations-

systemet

DELFI

Studenterselvbe-tjening

AULAAU’s

LæringsAdmini-strationssystem

(DOKEOS mv med UAS integration)

Medarbejderselv-betjening

Lokaleadministra-tionssystemet

Studenter-e-post

Fælles medarbejder-e-

post

CMS(SIAB)

AU WEBStudieinforma-tionssystemet

DIVAStatsbibliotekets AU-database for afhandlinger mv

PUREForskningsregi-

strering

Bibliotekssam-arbejde om elektroniske

abonnementer

PØS

Navision

ScanJour

ESDHLokale Office Applikationer

Lokale web-steder

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

Id Opgavenavn Startdato Slut Varighedjun 2005 jul 2005

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3

1 1d28-06-200528-06-2005Opgave 1

2 5d 4t27-06-200520-06-2005Opgave 2

3 1d22-06-200522-06-2005Opgave 3

4 1d01-07-200530-06-2005Opgave 4

5 8d 4t30-06-200520-06-2005Opgave 5

Id Opgavenavn Startdato Slut Varighedjun 2005 jul 2005

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3

1 1d28-06-200528-06-2005Opgave 1

2 5d 4t27-06-200520-06-2005Opgave 2

3 1d22-06-200522-06-2005Opgave 3

4 1d01-07-200530-06-2005Opgave 4

5 8d 4t30-06-200520-06-2005Opgave 5

Id Opgavenavn Startdato Slut Varighedjun 2005 jul 2005

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3

1 1d28-06-200528-06-2005Opgave 1

2 5d 4t27-06-200520-06-2005Opgave 2

3 1d22-06-200522-06-2005Opgave 3

4 1d01-07-200530-06-2005Opgave 4

5 8d 4t30-06-200520-06-2005Opgave 5

Id Opgavenavn Startdato Slut Varighedjun 2005 jul 2005

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3

1 1d28-06-200528-06-2005Opgave 1

2 5d 4t27-06-200520-06-2005Opgave 2

3 1d22-06-200522-06-2005Opgave 3

4 1d01-07-200530-06-2005Opgave 4

5 8d 4t30-06-200520-06-2005Opgave 5

V i s i o n e n: Digital forvaltning

>> F o r a n d r i n g s p r o c e s s e n >>

Id Opgavenavn Startdato Slut Varighedjun 2005 jul 2005

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3

1 1d28-06-200528-06-2005Opgave 1

2 5d 4t27-06-200520-06-2005Opgave 2

3 1d22-06-200522-06-2005Opgave 3

4 1d01-07-200530-06-2005Opgave 4

5 8d 4t30-06-200520-06-2005Opgave 5

Id Opgavenavn Startdato Slut Varighedjun 2005 jul 2005

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3

1 1d28-06-200528-06-2005Opgave 1

2 5d 4t27-06-200520-06-2005Opgave 2

3 1d22-06-200522-06-2005Opgave 3

4 1d01-07-200530-06-2005Opgave 4

5 8d 4t30-06-200520-06-2005Opgave 5

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

Integreret digital forvaltning

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

Kommunikationen mellem universitetsadministrationen (såvel fællesadministrationen som universitetets andre administrative enheder) og universitetets studerende, kommende studerende og andre interessenter må kunne foregå digitalt og skal så vidt muligt foregå på denne måde, i de tilfælde, hvor universitetet har den fornødne hjemmel til at vælge kommunikationsformen

Kommunikationen skal i nødvendigt omfang gennemføres som sikker elektronisk kommunikation, det vil i dag sige under anvendelse af digital signatur og kryptering (på grundlag af OCES-certifikater – på længere sigt måske på grundlag af borgerkort)

Internt i administrationen (horisontalt såvel som vertikalt) skal de administrative processer ligeledes i videst mulige udstrækning håndteres digitalt. Sager og akter skal således foreligge i digital form, og der anvendes et elektronisk sagsstyrings- og dokumenthåndteringssystem (ESDH), som alle dele af universitetsadministrationen skal anvende som grundlag for sagsbehandling og anden dokumentorienteret forvaltningsvirksomhed. Det indebærer også, at journalisering og arkivering finder sted digitalt

Universitetets studerende og medarbejdere vil anvende henholdsvis studenterselvbetjeningen og medarbejderselvbetjeningen i forbindelse med forpligtende kommunikation med administrationen, herunder i forbindelse med undervisningstilmelding, eksamenstilmelding, forskellige former for ansøgninger, registrering af ferie og orlov, indberetning af forskningsproduktion og formidlingsaktiviteter mv.

Universitetets kommunikation med andre offentlige myndigheder og organisationer, overførsel af data til universitetssektorens forskellige informationssystemer mv. skal foregå digitalt

Universitetets økonomiske transaktioner med omverdenen, herunder udskrivning af fakturaer vedrørende undervisning, indkøb og fakturabetaling skal gennemføres digitalt

Opgaver vil i vid udstrækning blive løst på tværs af eksisterende organisatoriske skel og i et samarbejde mellem universitetets administrative enheder. Universitetets organisationsudvikling skal finde sted under hensyn til den bedst mulige anvendelse af den digitale forvaltnings muligheder og med henblik på at opnå den størst mulige fleksibilitet i opgavevaretagelsen. Denne fleksibilitet ses som en forudsætning for effektiviteten

Særligt for så vidt angår uddannelsesvirksomheden vil den digitale forvaltning og Aarhus Universitets Undervisningsadministrationssystem (AULA) blive integreret, således at undervisningsplanlægningssystemet (UAS), lokaleadministrationssystemet, Delfi og relevante delsystemer deler oplysninger med e-læringsplatformen, og alle undervisningsforløb tildeles automatisk en kursushjemmeside i e-læringsplatformen som forudsat i universitetets e-læringsstrategi (2003).

Universitetet vil informere internt og eksternt om sine aktiviteter gennem et udbygget, web-baseret informationssystem, der vedligeholdes på grundlag af en løbende opdateret database, som alle enheder er forpligtet til at medvirke til at vedligeholde. Universitetet stiller et web-administrationssystem (CMS) til rådighed for alle enheder med henblik herpå

Selvbetjening via nettet for studerende og medarbejdere

Sikker kommunikation ESDH horisontalt og

vertikalt Elektronisk kommunikation

forpligtende Indadtil Udadtil

Fleksibilitet i opgavevaretagelsen

Integration af e-læring og undervisningsadmini-stration

Alle er forpligtede til at bidrage til det webbaserede informations-system

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

FÆLLESADMINI-STRATIONEN

FAK

FA

KFAK

FA

K

FAK

INSTITUTTERINSTIT

UTTER

INSTIT

UTTERINSTITUTTER

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

DELFI

DIVAStatsbibliotekets AU-database for afhandlinger mv

Fælles medarbejder-e-

post

CMS(SIAB)

AU WEB

Lokale web-steder

PØS

PUREForskningsregi-

strering

Medarbejderselv-betjening

AULAAU’s

LæringsAdmini-strationssystem

(DOKEOS mv med UAS integration)

Studenter-e-post

Lokaleadministra-tionssystemet

Studieinforma-tionssystemet

UASUndervisnings-administrations-

systemet

ForskningsinformationStudieinformation

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

DATA-LAGER

www.au.dk

Data trukket fra administra-tive systemer eller decentral vedligeholdt genneminddatering ved kilden

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

DATA-LAGER

Data trukket fra administra-tive systemer eller decentral vedligeholdt genneminddatering ved kilden

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

Og forandringsprocessen …

Forståelse for projektets berettigelse og de indledningsvis valgte løsninger

Evne til forandring, kompetenceudvikling Accept af projektets resultater og

løsninger også efter overgangen til drift(?)

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

Og forandringsprocessen …

Forståelse for projektets berettigelse og de indledningsvis valgte løsninger

Evne til forandring, kompetenceudvikling Accept af projektets resultater og

løsninger også efter overgangen til drift(?)

A A R H U S U N I V E R S I T E T

DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

Tom Latrup-Pedersen

Buffer overrun