1

Cod Data:

UNIVERSITATEA

DE VEST

DIN TIMIŞOARA

PROCEDURA GENERALA

PROCEDURA Organizarea contabilităţii bunurilor

materiale

Pag. 1 din 6

Evidenta modificarilor: Nr. crt.

Pagina

Capitol

Descrierea modificarii

Data/ Versiunea

Observatii

NUME FUNCTIA DATA SEMNATURA ELABORAT CHILARESCU

DOINA DIRECTOR ECONOMIC

01.10.2009

VERIFICAT STULIANEC ADRIAN

AUDITOR 10.10.2009

APROBAT BIROUL SENATULUI

VERSIUNEA 1.1 Note: 1. Acest document contine informatii si date care sunt proprietatea UNIVERSITATII de VEST din TIMIŞOARA

2. Prezenta procedura este destinata utilizarii exclusive pentru propriile cerinte. 3. Utilizarea integrala sau partiala a acestei proceduri in orice scop sau activitate sau reproducerea partiala / integrala in orice publicatie si prin orice procedeu ( electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc) este interzisa fara acordul scris al proprietarului.

2

P R O C E D U R A

privind organizarea contabilităŃii bunurilor materiale

CONłINUTUL PROCEDURII

1. SCOP: Scopul acestei proceduri este: - circulaŃia uniformă şi raŃională a documentelor justificative întocmite în

Universitatea de Vest Timişoara care stau la baza înregistrărilor în evidenŃa contabilă cantitativ-valorică a bunurilor materiale ,

- stabilirea responsabilităŃilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor justificative care au ca finalitate înregistrarea în contabilitate a operaŃiunilor economice consemnate în acestea.

2. DOMENIU: Procedura se aplică de către persoanele din cadrul compartimentelor logistice (tehnic,

administrarea patrimoniului şi informatică) şi financiar-contabil ale U.V.T. 3. REFERINłE NORMATIVE:

Regulamentul de Organizarea şi FuncŃionare al U.V. Timişoara; Fişa postului pentru persoanele încadrate la compartimentele logistice şi financiar-contabil. Ordinul M.F.P. nr. 1.792 din 24 decembrie 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanŃarea şi plata cheltuielilor instituŃiilor publice, precum şi organizarea, evidenŃa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale. DESCRIEREA PROCEDURII:

ActivităŃile ce trebuie efectuate sunt următoarele:

a) întocmirea documentelor justificative de către persoanele menŃionate în documentul „Graficul de circulaŃie al documentelor justificative” şi în numărul de exemplare specificat în acelaşi document;

b) aprobarea/vizarea pentru „Bun de plată” a documentelor justificative de către persoanele în drept să efectueze această operaŃiune, persoane ce sunt menŃionate în graficul de circulaŃie al documentelor.

Data întocmirii documentelor, termenul de predare şi destinaŃia finală sunt descrise în acelaşi document.

Un instrument util în circuitul documentelor justificative îl reprezintă flow-chart-ul (diagrama documentelor justificative sau ordinograma). Aceasta este o reprezentare grafică a succesiunii de operaŃii pe care le suportă un document (grup de documente) în traseul său prin diferite subdiviziuni organizatorice şi este redat mai jos, astfel:

I. Mijloace materiale

3

– factură, aviz de însoŃire, proces-verbal, borderou (centralizator, situaŃie centralizatoare):

Comp. logistic Şeful structurii logistice Viză c.f.p.p. Ordonator de credite

– bon (mişcare a mij.fixe, consum, predare-transfer, restituire):

Comp. logistic Şeful structurii logistice Viză c.f.p.p. Ordonator de credite

- situaŃie centralizatoare/centralizator pentru combustibil:

gestionar bonuri/şef parc Comp. tehnic Viză c.f.p.p. Ordonator de credite

II. Mijloace băneşti

– CEC pt. ridicare de numerar :

Casier Contabil financiar Viză c.f.p.p. Trezorerie

- Ordin de plată :

Casier Contabil financiar Viză c.f.p.p. Trezorerie

– angajament bugetar, angajament legal, propunere de angajare a unei cheltuieli,

ordonanŃare de plată :

Administrator de credite Contabil financiar Viză c.f.p.p. Ordonator de credite

4

4. RESPONSABILITĂłI:

pe linia întocmirii documentelor justificative: - înscrierea datelor şi informaŃiilor din documentele justificative se face manual sau cu

mijloace de prelucrare automată a datelor; - datele şi informaŃiile înscrise în documentele justificative trebuie să fie lizibile, legale

şi conforme cu realitatea; - nu sunt admise ştersături, răzături, modificări sau alte intervenŃii ulterioare întocmirii

sau înregistrării documentelor; - nu sunt admise spaŃii libere în cuprinsul documentelor justificative, acestea anulându-

se cu linii diagonale. pe linia aprobării/vizării pentru „bun de plată”:

- respectarea realităŃii, legalităŃii, regularităŃii şi necesităŃii efectuării operaŃiunii înscrise în documentul justificativ;

- existenŃa angajamentelor şi a condiŃiilor de exigibilitate ale angajamentului legal, pe baza documentelor însoŃitoare care atestă operaŃiunile înscrise în documente;

- respectarea normelor specifice fiecărui compartiment privind operaŃiunea înscrisă în documentul justificativ;

- înscrierea datelor din documentele justificative în concordanŃă cu cele din situaŃiile anexă la document;

- existenŃa aprobării organelor în drept, în situaŃiile în care este necesară această aprobare;

-existenŃa avizului consilierului juridic pentru documentele care solicită această avizare;

Directorul economic al U V Timişoara verifică respectarea acestei proceduri şi a variantelor revizuite.

Persoanele care utilizează această procedură aplică forma iniŃială şi variantele revizuite de la data intrării în vigoare ale acesteia.

5. DISPOZIłII FINALE:

1. Procedura va fi difuzată personalului care participă la întocmirea, avizarea şi

aprobarea documentelor justificative. 2. Actuala procedură va fi revizuită în cazul în care apar modificări organizatorice sau

alte reglementări cu caracter general şi intern pe baza cărora se desfăşoară activitatea de circulaŃie a documentelor justificative ce face obiectul acestei proceduri.

Pe perioada absenŃei de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta procedură în formă iniŃială sau revizuită, aplicarea acesteia se va realiza şi de înlocuitorii acestor persoane.

5

3. Această procedură se aplică începând cu data de 01.01.2010.

6. ANEXE:

1. Lista de difuzare a procedurii;

L I S T A cu personalul care a luat la cunoştinŃă despre

existenŃa procedurii

Nr. crt.

FuncŃia Numele şi prenumele

Semnătura Data luării la

cunoştinŃă 1.