VENDOR INVOICE MANAGEMENT tecniche di automazione delle fatture fornitore
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Vendor Invoice Management
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SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
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Vendor Invoice Management
Strategie e tattiche per progettare al meglio
l'automazione delle fatture fornitore
Fabio Omar El Ariny – Partner DocFlow
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SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013
Dall’acquisizione della fattura multicanale (inclusa PEC) alla gestione del processo collaborativo, passando per la raccolta dei documenti obbligatori per legge, fino alla registrazione automatizzata del documento e la sua conservazione a norma. Tutti aspetti che rappresentano enormi aree di opportunità per il CFO e per la sua organizzazione.
Di cosa parliamo?
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Il processo come lo conosciamo
Costo Fornitore
xxx xxx
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SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013
Delocalizzazione
Accentramento
Aumento numero fatture
Cambiamenti Organizzativi
Cambiamenti normativi
Esigenze di tracciabilità
Carenze Risorse
Taglio costi
Espansione all’estero
…
Dove Innovare? Perché
∨
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SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013
Opportunità offerte dalle normative collegate alla “Fattura Elettronica” per accelerare un cambiamento innovativo:
Il decreto salva infrazioni, convertito in legge con la finanziaria 2013 dispone che tutte le fatture inviate e ricevute con mezzi elettronici possono essere considerate fatture elettroniche e l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite anche con controlli di gestione in luogo della firma digitale
Il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 3 aprile 2013 rende effettivo l’obbligo, per le pubbliche amministrazioni, di accettare, e quindi pagare, esclusivamente le fatture in formato elettronico: (PEC, HTTPS, FTP)
Eliminazione “a tendere” del vincolo della periodicità dei 15 giorni
Opportunità per gestire le fatture passive ricevute come semplici allegati PDF da messaggi di mail o PEC
Dove Innovare? Perché
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SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013
Tre direttrici principali:
Colmare il GAP, derivante dall’adozione di un processo a “step” discreti
Gestire l’eccezione, perché il processo non segue sempre il percorso ideale (Happy Path)
Rivedere i confini, per far partecipare al processo i veri “protagonisti”
Dove Innovare?
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Business Challenge 1: colmare il GAP
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BC1 esempio: Invoice capturing
Invoice preparation Invoice Scanning OCR & Validation
LEGAL ELECTRONIC RETENTION
Validation
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Il riconoscimento automatico dei campi della fattura, come anche la fase del data-entry di correzione, permette di introdurre interessanti aspetti di efficienza ancor prima che inizi il Workflow:
BC1 - Key elements: L’OCR e il Data-Entry
I campi estratti dall’OCR possono essere validati con l’ERP
Seguire la tecnica “Triage”, ossia suddividere le fatture tra: Assolutamente corrette
Assolutamente errate
Da verificare e correggere
La maschera di correzione può essere personalizzata per la tipologia di fattura riconosciuta (servizi, merci, noleggi…)
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La gestione del canale mail in ingresso, semplificato grazie alle nuove normative, permette di bypassare tutte le operazioni manuali legate alla gestione della carta, etichettatura, scansione
BC1 - Key elements: La gestione della mail
Agenti automatici per il monitoraggio delle caselle email e PEC
Automi per la raccolta delle fatture direttamente dai siti dei fornitori
Gestione automatica delle eccezioni (mittenti sconosciuti, formati non corretti)
Etichettatura elettronica
Gestione corretta nel caso di PEC (archiviazione delle evidenze)
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Business Challenge 2: gestire l’ECCEZIONE
VERIFICA E
Missing G/R/Order
Master Data Manager
Supplier/ Accountant Missing
Cost Center
Delta Quantity
Exceptions
Missing
Supplier
Receiver / Approvers
Accountant
Buyer / Supplier
Delta Price
Other
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BC2 - esempio: discrepancy & approval management
Missing G/R/Order
Master Data Manager
Supplier/ Accountant Missing
Cost Center
Delta Quantity
Unvalidated Invoices
Exceptions
Missing
Supplier
Receiver / Approvers
Accountant
Buyer Delta Price Automatic
Posting
Automatic Posting
Other
validated
Invoices
e-Invoice
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Un processo automatico, basato su workflow, per la gestione delle anomalie e delle autorizzazioni, produce degli impatti positivi nelle seguenti aree:
Un workflow correttamente progettato e con un elevato livello di automazione comporta un recupero medio di efficienza pari al 20% dell’effort necessario per la gestione delle discrepanze.
BC2 - Key Elements: benefici del workflow
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Un elemento critico di ogni processo che coinvolge molteplici attori e che deve essere regolato in tempi “certi” è quello di avere una buona visione sullo stato in cui si trova il processo in ogni momento:
BC2 - Key Elements: Lo stato del processo
Una grafica “metro-map” mostra il percorso della pratica
Mostra lo stato in quel momento
Le “stazioni” percorse
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Business Challenge 3: rivedere i confini
Fornitori Azienda
Verifica Ordine
Notifica Eccezione
Notifica Scadenza
Risolvi Anomalia Fornisci Nota Credito
Carica Fattura
Fornisci Documentazione
Notifica Pagamento
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BC3 - esempio: G/S Order & receipt
G/S Receiver Purchaser
Supplier
Invoice
Purchase Order
Fast Order Inquiries
Notifications/ Alerts
Buyer
Inquiries
Automatic Posting
Pre Goods/Service
Receipt PG/SR acceptance
Goods Receipt
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Il Portale Fornitori, al servizio del workflow, fornisce al fornitore un accesso diretto al Processo. Il Portale garantisce che l’azione venga richiesta ed eseguita dall’attore più interessato al completamento della specifica azione/fase.
BC3 - Key elements: Il Portale Fornitori
I fornitori diventano parte attiva del processo e sono gli “owner” di azioni che prima erano demandati alla struttura interna.
tutti gli attori coinvolti nel processo lavorano secondo procedura, senza per questo richiedere a ciascuno di essi di conoscerla per intero
La rilevazione precoce delle anomalie e la loro rapida risoluzione sono da annoverare tra i benefici maggiori.
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La Dashboard fornisce un “Cruscotto Operativo” immediato in grado di dare evidenza, agli attori attigui al processo e ad esso interessati, dell’andamento dei processi e delle performance generali del sistema in termini di:
BC3 - Key elements: La Dashboard
Dettagli contabili (ammontare circolante, esposizione verso un fornitore)
Pratiche in lavorazione (caratteristiche, numerosità, equilibrio)
Pratiche «in errore» (anomalie di processo gestite)
Performance degli utenti (carico di lavoro)
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La digitalizzazione dei processi rappresenta un elemento di discontinuità che ha un forte impatto sulle persone e sull’organizzazione e che quindi deve essere gestito con un corretto percorso di trasformazione.
Un corretto approccio deve affiancare alla competenza tecnologica, la capacità di affrontare il percorso di cambiamento possibile in ogni specifico contesto aziendale.
Digital Transformation Path
Organizzazione
Persone
Cultura
Politiche
Un approccio meramente tecnico tende a creare delle “oasi di dematerializzazione” all’interno di un processo sostanzialmente invariato, mentre innovazioni di processo molto avanzate spesso possono comportare la non accettazione da parte degli stakeholder.
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Strategia Aziendale
Obiettivi
Contesto
Ambientale
Organizzativo
Sociale
Politico
Vincoli
Di tempo
Di risorse
Transformation Path: da dove iniziare?
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Transformation Path: il Processo Innovato
Invoice preparation Invoice Scanning OCR & Validation
LEGAL ELECTRONIC RETENTION
Missing G/R/Order
Master Data Manager
Supplier/ Accountant Missing
Cost Center
Delta Quantity
Unvalidated Invoices
Exceptions
Missing
Supplier
Receiver / Approvers
Accountant
Buyer / Supplier Delta Price Automatic
Posting
Automatic Posting
Other
validated
Invoices
Fatture Totali Fatture Errate % Fatture Errate
89.922 14.312 16%
0500
1.0001.5002.0002.5003.0003.5004.000
2. Fatture Totali e Fatture Errate
N° Tot Fatture
Almeno un errore
ANNO
2010
2011
MESE
04
05
06
07
QTER
Q1
Q2
Q3
Q4
Ragione Sociale
ALPI di Busiello Biagio & C. srl
ALPIQ IN TEC MILANO S.p.a.
ALS-ADVANCED LIFE SUPPORT S...
ALSCO Italia S.rl.
ALTAIR IFM SPA
ALTAIR ZANDER ITALIA s.r.l.
ALTALEX CONSULTING SRL
0
20.000
40.000
60.000
80.000
100.0001. Andamento Fatture
In lavorazione
Errate
51%
1%
28%
1%8%
11%
3. Tipologie Errori
No EM No Fornitore
No Ordine No Benestare
NO ODL In Fattura Delta Prezzo
TotFatture (Verificate) Imponibile Non registrato ImponibileRegistrato Imponibile Pagato
48.470 k€ 38.061 € 144.736 € 59.243
60%16%
24%
2. % Imponibile
Registrato Non Registrato Pagato
ANNO
2001
2005
2006
2007
QTER
Q1
Q2
Q3
Q4
MESE
01
02
03
04
Ragione Sociale
* CO.IM.EL.E.T. S.n.c.
* F.lli MARINELLI & C. S.N.C.
* M.Z. SISTEMI S.r.l.
* PIOMBINO & PALUMBO S.R.L.
k€ 0
k€ 10.000
k€ 20.000
k€ 30.000
k€ 40.000
k€ 50.000
k€ 60.000
k€ 70.000
16
/0
5/2
0…
19
/0
5/2
0…
25
/0
5/2
0…
28
/0
5/2
0…
31
/0
5/2
0…
05
/0
6/2
0…
08
/0
6/2
0…
11
/0
6/2
0…
14
/0
6/2
0…
17
/0
6/2
0…
20
/0
6/2
0…
23
/0
6/2
0…
26
/0
6/2
0…
29
/0
6/2
0…
1. Andamento
ImpRegistrato
Imp Non Registrato
Dashboard
Validation
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TRANSFORMATION & STRATEGY MANAGEMENT
Transformation Path – esempio break down
Early Archiving, batch input generation & simple WF
5 3.5 6.5
ERP INTEGRATION
Early Matching Supplier & Sh.Doc
Direct interaction with ERP for Unvalidated &
Exceptions
Extended WF & Descrepancy Management
Dashboard
months
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Vendor Invoice Management ≠ OCR
Innovare includendo tutti gli attori, soprattutto quelli esterni
Usare le normative come leva per l’innovazione
Organizzare la trasformazione per guidare il cambiamento
Delegare l’operatività e non il processo: evitare la trappola del BPO
Reportistica e Dashboard: i miei occhi sul processo
L’innovazione parte da lontano: risalire la catena per innovare davvero
ma soprattutto …
…. non innovare per il solo gusto di farlo!
In conclusione
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Grazie
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In conclusione