i at undgå de mest almindelige fejl i offentlige ud-bud i forbindelse med projekter finansieret af de eu-ropæiske struktur- og investeringsfonde

Offentlige udbud - Vejledning til praktikere

Europe Direct er en service, der har til formål at hjælpe med at besvare Deres spørgsmål om Den Europæiske Union.

Frikaldsnummer (*):

00 800 6 7 8 9 10 11 (*) Oplysningerne er gratis ligesom de fleste opkald (nogle operatører, telefonbokse eller hoteller

kan dog kræve penge for opkaldet). European Commission, Directorate-General for Regional and Urban policy Competence centre Administrative Capacity Building; Solidarity Fund Pascal Boijmans Avenue de Beaulieu 1 1160 Brussels BELGIUM E-mail: regio-publication@ec.europa.eu Internet: http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.cfm Yderligere oplysninger om EU fås på internet via Europaserveren (http://europa.eu) Luxembourg: Den Europæiske Unions Publikationskontor, 2015 ISBN 978-92-79-51748-8 doi:10.2776/205521 © Den Europæiske Union, 2015 Eftertryk tilladt med kildeangivelse

Europe Direct er en service, der har til formål at hjælpe med at besvare Deres spørgsmål om Den Europæiske Union.

Frikaldsnummer (*):

00 800 6 7 8 9 10 11 (*) Oplysningerne er gratis ligesom de fleste opkald (nogle operatører, telefonbokse eller hoteller

kan dog kræve penge for opkaldet). European Commission, Directorate-General for Regional and Urban policy Competence centre Administrative Capacity Building; Solidarity Fund Pascal Boijmans Avenue de Beaulieu 1 1160 Brussels BELGIUM E-mail: regio-publication@ec.europa.eu Internet: http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.cfm Yderligere oplysninger om EU fås på internet via Europaserveren (http://europa.eu) Luxembourg: Den Europæiske Unions Publikationskontor, 2015 ISBN 978-92-79-51748-8 doi:10.2776/205521 © Den Europæiske Union, 2015 Eftertryk tilladt med kildeangivelse

Offentlige udbud - Vejledning til praktikere i at undgå de mest almindelige fejl i offentlige udbud i forbindelse med projekter finansieret af de europæiske struktur- og investeringsfonde

Dette dokument er udarbejdet af Kommissionens tjenestegrene i samråd med Den

Europæiske Investeringsbank.

Vejledning til praktikere i at undgå de mest almindelige fejl i offentlige udbud i forbindelse med

projekter finansieret af de europæiske struktur- og

investeringsfonde

ANSVARSFRASKRIVELSE

Dette dokument indeholder en vejledning i, hvordan man undgår hyppigt forekommende fejl i offentlige udbud til projekter medfinansieret af de europæiske struktur- og investeringsfonde. Det skal lette gennemførelsen af operationelle programmer og fremme god praksis. Det er ikke juridisk bindende, men sigter mod at give generelle anbefalinger og vise god praksis. De begreber, ideer og løsninger, som foreslås i vejledningen, berører ikke national lovgivning og bør læses og kan tilpasses denne under hensyntagen til de nationale retlige rammer. Vejledningen foregriber ikke den fortolkning, Kommissionen i fremtiden måtte give en bestemmelse i den gældende lovgivning.

ANSVARSFRASKRIVELSE

Dette dokument indeholder en vejledning i, hvordan man undgår hyppigt forekommende fejl i offentlige udbud til projekter medfinansieret af de europæiske struktur- og investeringsfonde. Det skal lette gennemførelsen af operationelle programmer og fremme god praksis. Det er ikke juridisk bindende, men sigter mod at give generelle anbefalinger og vise god praksis. De begreber, ideer og løsninger, som foreslås i vejledningen, berører ikke national lovgivning og bør læses og kan tilpasses denne under hensyntagen til de nationale retlige rammer. Vejledningen foregriber ikke den fortolkning, Kommissionen i fremtiden måtte give en bestemmelse i den gældende lovgivning.

Indholdsfortegnelse

Indholdsfortegnelse ........................................................................................................................ 4

Liste over forkortelser .................................................................................................................. 6

Forord .................................................................................................................................................. 7

Sådan bruges vejledningen .......................................................................................................... 8

1. Forberedelse og planlægning ............................................................................................ 11

1.1 Foreløbig afgrænsning .................................................................................................................................... 11

1.2 Kontrakt-/projektstyring .................................................................................................................................. 15

1.3 Udvikling af forretningsgrundlaget .......................................................................................................... 17

1.4 Udvælgelse af proceduren ............................................................................................................................ 18

1.5 Tærskelværdier og offentliggørelse ........................................................................................................ 21

1.6 Operationelle krav til iværksættelse af et udbud ............................................................................ 23

2. Offentliggørelse ..................................................................................................................... 26

2.1 Offentliggørelse af EU-udbudsbekendtgørelser ............................................................................... 26

2.2 Procedurer og tidsplaner ................................................................................................................................ 27

2.2.1 Minimumstidsfrister ............................................................................................................ 27

2.2.2 Hasteprocedure ................................................................................................................... 29

2.3 Udbudsdokumenter ........................................................................................................................................... 30

2.3.1 Fastlæggelse af udvælgelseskriterier ................................................................................... 30

2.3.2 Udarbejdelse af et prækvalifikationsspørgeskema (PQQ) ................................................... 31

2.3.3 Opstilling af tildelingskriterier og vægtningen heraf ........................................................... 32

2.3.4 Prisoversigt ........................................................................................................................... 33

2.3.5 Kontrakten ........................................................................................................................... 33

2.4 Udbudsbetingelser og standarder............................................................................................................. 34

2.4.1 Udfærdigelse af udbudsbetingelser ..................................................................................... 34

2.4.2 Standarder, der skal bruges ved udarbejdelse af udbudsbetingelser ................................. 35

2.4.3 Sociale, etiske og miljømæssige kriterier ............................................................................. 36

2.4.4 Alternativer .......................................................................................................................... 36

2.5 Indhentning og afgivelse af tilbud ........................................................................................................... 36

2.6 Klager, retsmidler og ansvar ........................................................................................................................ 37

3. Afgivelse af bud og udvælgelse af tilbudsgivere ...................................................... 42

3.1 Aflevering af tilbuddet ifølge instruktioner ......................................................................................... 42

3.2 Følg udbudsinstruktionerne .......................................................................................................................... 42

3.3 Sikker opbevaring af udbudsdokumenter............................................................................................. 43

3.4 Åbningsceremoni ................................................................................................................................................ 43

4. Bedømmelse af tilbud .......................................................................................................... 45

4.1 Laveste pris ........................................................................................................................................................... 45

4.2 Det økonomisk mest fordelagtige tilbud (MEAT) ............................................................................. 45

4.3 Behandling af unormalt lave tilbud ......................................................................................................... 46

4.4 Præciseringer ........................................................................................................................................................ 46

4.5 Forhandlinger efter udbudsprocedurens afslutning ....................................................................... 47

4.6 Bedømmelsesudvalgets beslutning ......................................................................................................... 47

5. Tildeling ..................................................................................................................................... 50

5.1 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter .............................................................................................. 50

5.2 Standstill-periode og underretning af tilbudsgiverne .................................................................... 50

6. Kontraktgennemførelse ...................................................................................................... 52

6.1 Forhold mellem leverandør og entreprenør ........................................................................................ 52

6.2 Kontraktændringer ............................................................................................................................................. 52

6.3 Afslutning af kontrakten ................................................................................................................................ 52

TOOLKITS .......................................................................................................................................... 55

TOOLKIT 1 – FORRETNINGSGRUNDLAG ......................................................................................................... 56

TOOLKIT 2 – RISIKO- OG BEREDSKABSPLANLÆGNING ........................................................................ 58

TOOLKIT 3 – GATEWAYS ......................................................................................................................................... 61

TOOLKIT 4 – FORHÅNDSUDVÆLGELSE .......................................................................................................... 63

TOOLKIT 5 – UDFORMNING AF UDVÆLGELSESKRITERIER OG UDVÆLGELSESFASE ........... 65

TOOLKIT 6 – UDFORMNING AF TILDELINGSKRITERIER OG TILDELINGSFASE ........................... 69

TOOLKIT 7 – UDFORMNING AF UDBUDSBETINGELSER ......................................................................... 78

TOOLKIT 8 – ÆNDRING AF KONTRAKTER ..................................................................................................... 85

TOOLKIT 9 – TJEKLISTE VEDRDØRENDE OVERENSSTEMMELSE ...................................................... 90

TOOLKIT 10 – NYTTIGE LINKS ............................................................................................................................. 94

Tak ....................................................................................................................................................................................... 96

3.3 Sikker opbevaring af udbudsdokumenter............................................................................................. 43

3.4 Åbningsceremoni ................................................................................................................................................ 43

4. Bedømmelse af tilbud .......................................................................................................... 45

4.1 Laveste pris ........................................................................................................................................................... 45

4.2 Det økonomisk mest fordelagtige tilbud (MEAT) ............................................................................. 45

4.3 Behandling af unormalt lave tilbud ......................................................................................................... 46

4.4 Præciseringer ........................................................................................................................................................ 46

4.5 Forhandlinger efter udbudsprocedurens afslutning ....................................................................... 47

4.6 Bedømmelsesudvalgets beslutning ......................................................................................................... 47

5. Tildeling ..................................................................................................................................... 50

5.1 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter .............................................................................................. 50

5.2 Standstill-periode og underretning af tilbudsgiverne .................................................................... 50

6. Kontraktgennemførelse ...................................................................................................... 52

6.1 Forhold mellem leverandør og entreprenør ........................................................................................ 52

6.2 Kontraktændringer ............................................................................................................................................. 52

6.3 Afslutning af kontrakten ................................................................................................................................ 52

TOOLKITS .......................................................................................................................................... 55

TOOLKIT 1 – FORRETNINGSGRUNDLAG ......................................................................................................... 56

TOOLKIT 2 – RISIKO- OG BEREDSKABSPLANLÆGNING ........................................................................ 58

TOOLKIT 3 – GATEWAYS ......................................................................................................................................... 61

TOOLKIT 4 – FORHÅNDSUDVÆLGELSE .......................................................................................................... 63

TOOLKIT 5 – UDFORMNING AF UDVÆLGELSESKRITERIER OG UDVÆLGELSESFASE ........... 65

TOOLKIT 6 – UDFORMNING AF TILDELINGSKRITERIER OG TILDELINGSFASE ........................... 69

TOOLKIT 7 – UDFORMNING AF UDBUDSBETINGELSER ......................................................................... 78

TOOLKIT 8 – ÆNDRING AF KONTRAKTER ..................................................................................................... 85

TOOLKIT 9 – TJEKLISTE VEDRDØRENDE OVERENSSTEMMELSE ...................................................... 90

TOOLKIT 10 – NYTTIGE LINKS ............................................................................................................................. 94

Tak ....................................................................................................................................................................................... 96

Liste over forkortelser

CA: contracting authority, ordregivende myndighed CN: contract notice, udbudsbekendtgørelse GD GROW: Generaldirektoratet for det Indre Marked, Erhvervspolitik, Iværksætteri og SMV’er GD ENV: Generaldirektoratet for Miljø ESI-fonde: De europæiske struktur- og investeringsfonde EU: Den Europæiske Union MEAT: most economically advantageous tender, det økonomisk mest fordelagtige tilbud EUT: Den Europæiske Unions Tidende PIN: Prior Information Notice, forhåndsmeddelelse OPP: offentligt-privat partnerskab PQQ: Pre-Qualification Questionnaire, spørgeskema med henblik på prækvalifikation SIMAP: Système d'information sur les Marchés Publics, informationssystem for offentlige indkøb SMV'er: små og mellemstore virksomheder VFM: value-for-money, mest værdi for pengene/bedste forhold mellem kvalitet og pris

7

Forord Offentlige udbud er et centralt aspekt af offentlige investeringer: De stimulerer den økonomiske udvikling i Europa og er en vigtig faktor, der kan sætte skub i det indre marked. Offentlige udbud spiller en vigtig rolle - de udgør ca. 19 % af EU's BNP og er en del af vores dagligdag. Offentlige myndigheder køber varer og ydelser til borgerne, og det skal ske på den mest effektive måde. Offentlige udbud giver også muligheder for virksomheder ved at fremme private investeringer og bidrage til vækst og beskæftigelse. Endelig spiller offentlige udbud en vigtig rolle ved at kanalisere midler fra de europæiske struktur- og investeringsfonde.

Det skønnes, at ca. 48 % af de europæiske struktur- og investeringsfondes midler bruges via offentlige udbud. Projekter i medlemsstaterne, der samfinansieres med EU-midler, skal være i overensstemmelse med de gældende regler for offentlige udbud, som sikrer værdi for pengene og fair konkurrence på markedet. Gennemsigtighed og integritet i de relevante procedurer er også af afgørende betydning for at bevare borgernes tillid til myndighederne.

Af disse årsager skaber korrekt og sammenhængende gennemførelse af reglerne om offentlige udbud effektive fordele for alle — for offentlige myndigheder på nationalt og regionalt plan, for virksomheder og for borgere. Herved får man mest muligt ud af offentlige investeringer og størst mulig gavn af EU's midler. Imidlertid viser tilgængelige data, at en betydelig del af det samlede antal fejl ved anvendelsen af EU's midler skyldes ukorrekt anvendelse af EU's regler om offentlige udbud.

Formålet med dette dokument er at yde vejledning til embedsmænd, der forvalter de europæiske struktur- og investeringsfonde (ESIF), så de undgå hyppige fejl og anvender bedste praksis ved gennemførelsen af procedurerne for offentlige udbud. Selv om denne vejledning ikke er en juridisk udlægning af EU's direktiver, er den et nyttigt redskab, som skal lede embedsmænd gennem de områder, hvor der oftest forekommer fejl, og som indeholder praktiske tips om, hvordan man undgår fejl, og hvordan man håndterer hver enkelt situation. Vejledningen indeholder også en række eksempler på god praksis, eksempler fra det virkelige liv, forklaringer af specifikke spørgsmål, case studies og skabeloner. Endelig skal de viste advarsler og interaktive elementer med links til relevante lovtekster og andre nyttige dokumenter lette anvendelsen af vejledningen.

Vejledningen er en del af Kommissionens prioriterede indsats for at hjælpe medlemsstaterne med at styrke deres administrative kapacitet til at forbedre den måde, hvorpå EU's midler investeres og forvaltes. Den er resultatet af en fælles indsats fra Kommissionens tjenestegrene i samråd med Den Europæiske Investeringsbank. Vi vil gerne rette en tak til alle, som har været med til at udarbejde vejledningen.

Vi håber, at vejledningen vil være en nyttig støtte.

Corina Creţu, kommissær for regionalpolitik Elżbieta Bieńkowska, kommissær for det indre

marked, industri, iværksætteri og SMV'er

7

Forord Offentlige udbud er et centralt aspekt af offentlige investeringer: De stimulerer den økonomiske udvikling i Europa og er en vigtig faktor, der kan sætte skub i det indre marked. Offentlige udbud spiller en vigtig rolle - de udgør ca. 19 % af EU's BNP og er en del af vores dagligdag. Offentlige myndigheder køber varer og ydelser til borgerne, og det skal ske på den mest effektive måde. Offentlige udbud giver også muligheder for virksomheder ved at fremme private investeringer og bidrage til vækst og beskæftigelse. Endelig spiller offentlige udbud en vigtig rolle ved at kanalisere midler fra de europæiske struktur- og investeringsfonde.

Det skønnes, at ca. 48 % af de europæiske struktur- og investeringsfondes midler bruges via offentlige udbud. Projekter i medlemsstaterne, der samfinansieres med EU-midler, skal være i overensstemmelse med de gældende regler for offentlige udbud, som sikrer værdi for pengene og fair konkurrence på markedet. Gennemsigtighed og integritet i de relevante procedurer er også af afgørende betydning for at bevare borgernes tillid til myndighederne.

Af disse årsager skaber korrekt og sammenhængende gennemførelse af reglerne om offentlige udbud effektive fordele for alle — for offentlige myndigheder på nationalt og regionalt plan, for virksomheder og for borgere. Herved får man mest muligt ud af offentlige investeringer og størst mulig gavn af EU's midler. Imidlertid viser tilgængelige data, at en betydelig del af det samlede antal fejl ved anvendelsen af EU's midler skyldes ukorrekt anvendelse af EU's regler om offentlige udbud.

Formålet med dette dokument er at yde vejledning til embedsmænd, der forvalter de europæiske struktur- og investeringsfonde (ESIF), så de undgå hyppige fejl og anvender bedste praksis ved gennemførelsen af procedurerne for offentlige udbud. Selv om denne vejledning ikke er en juridisk udlægning af EU's direktiver, er den et nyttigt redskab, som skal lede embedsmænd gennem de områder, hvor der oftest forekommer fejl, og som indeholder praktiske tips om, hvordan man undgår fejl, og hvordan man håndterer hver enkelt situation. Vejledningen indeholder også en række eksempler på god praksis, eksempler fra det virkelige liv, forklaringer af specifikke spørgsmål, case studies og skabeloner. Endelig skal de viste advarsler og interaktive elementer med links til relevante lovtekster og andre nyttige dokumenter lette anvendelsen af vejledningen.

Vejledningen er en del af Kommissionens prioriterede indsats for at hjælpe medlemsstaterne med at styrke deres administrative kapacitet til at forbedre den måde, hvorpå EU's midler investeres og forvaltes. Den er resultatet af en fælles indsats fra Kommissionens tjenestegrene i samråd med Den Europæiske Investeringsbank. Vi vil gerne rette en tak til alle, som har været med til at udarbejde vejledningen.

Vi håber, at vejledningen vil være en nyttig støtte.

Corina Creţu, kommissær for regionalpolitik Elżbieta Bieńkowska, kommissær for det indre

marked, industri, iværksætteri og SMV'er

8

Sådan bruges vejledningen Hvem henvender vejledningen sig til?

Denne vejledning henvender sig primært til indkøbere hos ordregivende myndigheder, der har ansvaret for at planlægge og sørge for indkøb af effektive og overensstemmende bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, som giver den bedste værdi for pengene. Forvaltningsmyndigheder kan også finde vejledningen nyttig, især tjeklisterne i Toolkit 9, når de foretager kontrol af offentlige kontrakter, der gennemføres af modtagere af EU-tilskud.

Sådan er vejledningen opbygget

Dokumentet er opbygget i to dele:

Selve vejledningen er opbygget omkring de seks faser i en offentlig udbudsproces fra planlægning til kontraktgennemførelse med fokus på områder, man skal passe på, og potentielle fejl, man skal undgå, og med links til et mere detaljeret toolkit.

Toolkittet bestående af ressourcedokumenter med en mere tilbundsgående

behandling af særlige emner og eksempler på god praksis for, hvad man skal gøre, og hvad man skal undgå gennem et udbudsforløb.

Ud fra en praktisk synsvinkel opdeles udbudsprocessen i seks faser:

1. Forberedelse og planlægning 2. Offentliggørelse 3. Afgivelse af tilbud og udvælgelse af tilbudsgivere 4. Bedømmelse af tilbud 5. Kontrakttildeling 6. Kontraktgennemførelse

Vejledningen vil lede den udbudsansvarlige gennem processen skridt for skridt, bl.a. den helt nødvendige planlægningsfase, med fokus på områder, hvor der typisk begås fejl, og på, hvordan man kan undgå dem. Ved afslutningen af hvert afsnit er anført en liste over de mest almindelige fejl og nogle eksempler. Hvis der foreligger supplerende ressourcer via toolkittet, eller hvis andre nyttige dokumenter er tilgængelige på internettet, er der anført et hyperlink.

Vejledningen dækker EU-finansierede kontrakter med henblik på indkøb af bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, jf. direktiv 2004/18/EC1. Direktivet, gældende tærskelværdier og fortolkningsmeddelelser om særlige emner (såsom "Framework Contracts and Procurement below the thresholds") kan ses på EU's websted – se Toolkit 10.

1 Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (EUT L 134 af 30.4.2004, s. 114).

9

Forklaring af symboler

Gennem vejledningen markeres kritiske områder af følgende symboler:

Advarsel! Her fremhæves et skridt, hvor de almindeligste og alvorligste fejl opstår.

Alarm! Her fremhæves et risikoområde, man skal være opmærksom på for at opnå økonomi, effektivitet og virkning i udbudsprocessen.

Hjælp! Her fremhæves et område, hvor der kan hentes supplerende ressourcer i toolkittet eller via links til andre dokumenter.

Bygge- og anlægsarbejder, vareleverancer eller tjenesteydelser?

Direktiv 2004/18/EF gælder for tre typer offentlige kontrakter: offentlige bygge- og anlægskontrakter, offentlige vareindkøbskontrakter og offentlige tjenesteydelses-kontrakter. Offentlige bygge- og anlægskontrakter er offentlige kontrakter med det formål enten at udføre eller både at projektere og udføre bygge- og anlægsarbejder i forbindelse med en af de aktiviteter, som er anført i bilag I til direktiv 2004/18/EF. Ved "bygge- og anlægsarbejde" forstås resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion, såsom en vej eller et rensningsanlæg. Ved "offentlige vareindkøbskontrakter" forstås offentlige kontrakter, der vedrører køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer, såsom køretøjer eller computere. Ved "offentlige tjenesteydelseskontrakter" forstås offentlige kontrakter, bortset fra offentlige bygge- og anlægskontrakter og vareindkøbskontrakter, der vedrører tjenesteydelser nævnt i bilag II til direktiv 2004/18/EF, såsom konsulentydelser og uddannelse.

Kontrakt over for projektstyring

Enhver ordregivende myndighed har sine egne procedurer og måder at organisere projekt- og kontraktstyring på. I forbindelse med støtte fra ESI-fondene indgås kontrakter som led i et EU-støttet projekt, som måske gennemføres gennem en enkelt kontrakt. Projekter med flere kontrakter kræver omhyggelig koordinering. Der har været mange, ofte højtprofilerede, "hvorfor det gik galt?"-analyser med den konklusion, at fejlene skyldes dårlig planlægning, især i begyndelsen af udbudsprocessen. Som følge heraf anvender ordregivende myndigheder i stigende grad særlige projektledere til at gennemføre komplekse og risikable offentlige udbud af høj værdi, hvilket betragtes som god praksis. Således er principper og praksis for forsvarlig projektstyring og kontraktforvaltning ved at smelte sammen. I denne vejledning bruges ordet projektstyring undertiden synonymt med kontraktforvaltning.

Overholdelse af interne bestemmelser og national lovgivning

Det er naturligvis altafgørende, at enhver offentlig embedsmand, som er involveret i udbudsprocessen, overholder den nationale lovgivning og sin organisations interne bestemmelser samt EU-reglerne. Dette gælder ligeledes for kontrakter over og under tærskelværdierne for offentliggørelse i EUT.

9

Forklaring af symboler

Gennem vejledningen markeres kritiske områder af følgende symboler:

Advarsel! Her fremhæves et skridt, hvor de almindeligste og alvorligste fejl opstår.

Alarm! Her fremhæves et risikoområde, man skal være opmærksom på for at opnå økonomi, effektivitet og virkning i udbudsprocessen.

Hjælp! Her fremhæves et område, hvor der kan hentes supplerende ressourcer i toolkittet eller via links til andre dokumenter.

Bygge- og anlægsarbejder, vareleverancer eller tjenesteydelser?

Direktiv 2004/18/EF gælder for tre typer offentlige kontrakter: offentlige bygge- og anlægskontrakter, offentlige vareindkøbskontrakter og offentlige tjenesteydelses-kontrakter. Offentlige bygge- og anlægskontrakter er offentlige kontrakter med det formål enten at udføre eller både at projektere og udføre bygge- og anlægsarbejder i forbindelse med en af de aktiviteter, som er anført i bilag I til direktiv 2004/18/EF. Ved "bygge- og anlægsarbejde" forstås resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion, såsom en vej eller et rensningsanlæg. Ved "offentlige vareindkøbskontrakter" forstås offentlige kontrakter, der vedrører køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer, såsom køretøjer eller computere. Ved "offentlige tjenesteydelseskontrakter" forstås offentlige kontrakter, bortset fra offentlige bygge- og anlægskontrakter og vareindkøbskontrakter, der vedrører tjenesteydelser nævnt i bilag II til direktiv 2004/18/EF, såsom konsulentydelser og uddannelse.

Kontrakt over for projektstyring

Enhver ordregivende myndighed har sine egne procedurer og måder at organisere projekt- og kontraktstyring på. I forbindelse med støtte fra ESI-fondene indgås kontrakter som led i et EU-støttet projekt, som måske gennemføres gennem en enkelt kontrakt. Projekter med flere kontrakter kræver omhyggelig koordinering. Der har været mange, ofte højtprofilerede, "hvorfor det gik galt?"-analyser med den konklusion, at fejlene skyldes dårlig planlægning, især i begyndelsen af udbudsprocessen. Som følge heraf anvender ordregivende myndigheder i stigende grad særlige projektledere til at gennemføre komplekse og risikable offentlige udbud af høj værdi, hvilket betragtes som god praksis. Således er principper og praksis for forsvarlig projektstyring og kontraktforvaltning ved at smelte sammen. I denne vejledning bruges ordet projektstyring undertiden synonymt med kontraktforvaltning.

Overholdelse af interne bestemmelser og national lovgivning

Det er naturligvis altafgørende, at enhver offentlig embedsmand, som er involveret i udbudsprocessen, overholder den nationale lovgivning og sin organisations interne bestemmelser samt EU-reglerne. Dette gælder ligeledes for kontrakter over og under tærskelværdierne for offentliggørelse i EUT.

10

Dette dokument har status af "vejledning". Det har til formål at yde udbudsansvarlige en praktisk bistand til at undgå nogle af de mest almindelige fejl og finansielle korrektioner2. Det er ikke en instruktionsbog i, hvordan man opfylder kravene i direktiv 2004/18/EF. Det er bestemt heller ikke en endelig retlig fortolkning af EU-lovgivningen. Vejledningen har til formål at støtte, men ikke træde i stedet for, interne bestemmelser og procedurer. Hvor der mangler tilsvarende nationale eller fondsspecifikke vejledningsdokumenter, kan forvaltningsmyndighederne frivilligt vedtage dokumentet som vejledning i forhold til modtagere af EU-tilskud.

De nye EU-direktiver om offentligt udbud

Der blev i februar 2014 vedtaget nye EU-direktiver om offentligt udbud 3 , og medlemsstaterne har indtil april 2016 til at gennemføre dem i deres nationale lovgivning (med undtagelse af e-udbud, hvor fristen er september 2018).

Yderligere oplysninger om de nye direktiver findes her: http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/new/index_en.htm.

2 Udtrykket "finansielle korrektioner" dækker foranstaltninger truffet af Kommissionen eller en medlemsstat med henblik på at udelukke udgifter fra medfinansiering af EU-budgettet, som ikke opfylder finansieringsbetingelserne på grund af uregelmæssigheder. Se retningslinjerne for fastsættelse af finansielle korrektioner, som Kommissionen skal foretage af udgifter, der finansieres af Unionen ved delt forvaltning, som følge af manglende overholdelse af reglerne om offentlige kontrakter vedtaget ved Kommissionens afgørelse C(2013) 9527 af 19. december 2013 her: http://ec.europa.eu/regional_policy/index.cfm/da/information/publications/cocof-guidance-documents/2013/ 3 Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF, Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/23/EU af 26. februar 2014 om tildeling af koncessionskontrakter og Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester og om ophævelse af direktiv 2004/17/EF).

11

1. Forberedelse og planlægning Formålet med denne fase er at udforme en effektiv proces for gennemførelse af de ønskede bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser eller vareleverancer.

Generelt bør en konkurrencebaseret udbudsprocedure, der gennemføres på en åben, objektiv og gennemsigtig måde, sikre offentlige kontrakter med det bedste forhold mellem kvalitet og pris. Dette er i overensstemmelse med EU-traktatens principper og direktiv 2004/18/EF. Væsentlige principper, som skal følges ved gennemførelse af udbud af en offentlig kontrakt, omfatter: ikkeforskelsbehandling, ligebehandling, gennemsigtighed, gensidig anerkendelse, proportionalitet, fri bevægelighed for tjenesteydelser og fri etableringsret for potentielle tilbudsgivere. I direktiv 2004/18/EF fastsættes retlige forpligtelser for offentlige institutioner med hensyn til offentliggørelse af kontrakter over bestemte tærskelværdier.

Denne første fase i processen er kritisk og vil påvirke al fremtidig aktivitet vedrørende kontrakten. Hvis denne del af udbuddet gennemføres korrekt, burde resten af udbuddet forløbe uden vanskeligheder, men det omvendte er også sandt. Det sker ofte, at den ordregivende myndighed (CA) enten undervurderer processens planlægningsfase eller slet ikke gennemfører den. Forvaltningsmyndigheder og revisorer vil formentlig undersøge denne fase i detaljer for at sikre sig, at tilskuddene er brugt korrekt, og at den ordregivende myndighed har forvaltet sit ansvar kompetent.

Alt efter kontraktens størrelse og kompleksitet kan denne fase af processen vare måneder, før udbudsbekendtgørelsen skal offentliggøres. En god planlægning bør mindske risikoen for at skulle modificere eller ændre kontrakten. De største (og potentielt dyreste) og mest almindelige fejl i kontrakter skyldes utilstrækkelig planlægning. En feasibilityundersøgelse og screening-/afgrænsningsfase, oplysningskampagne og offentlige høringer for offentlige planer eller programmer i stor målestok skal overvejes. Se også Toolkit 10.

Planlægning er afgørende. Hvis den ordregivende myndighed tager fejl af denne del af processen, vil der højst sandsynligt opstå fejltagelser og problemer efterfølgende. Mange fejl kan spores tilbage til utilstrækkelig planlægning. I denne fase anbefales det at udarbejde standardmodeller for kommunikation med tilbudsgivere, at registrere vigtige beslutninger (dvs. at registrere oplysninger, der kendes i denne fase, tilgængelige muligheder og begrundelse for den foretrukne mulighed) og at have regler for planlægning, gennemførelse og kontrol af udbudsprocedurerne.

1.1 Foreløbig afgrænsning

Følgende skridt og spørgsmål bør overvejes fra begyndelsen. Nedenstående elementer står ikke i prioriteret rækkefølge.

Inddragelse af centrale interessenter: Anerkendelse af (eksterne) interessenter er et afgørende aspekt af en kontrakt, og det er vigtigt for kontraktens succes, at de anerkendes og forvaltes korrekt. Interessenterne kan være enkeltpersoner, grupper eller undergrupper af klienter (bl.a. interne klienter), kunder/brugere eller andre parter (f.eks. berørte forsyningsselskaber), som har interesse i kontrakten. Som kontrakten skrider frem, og fokus ændres, kan interessenterne og deres behov også ændre sig. Høring af kunder/brugere og andre interessenter er lige så vigtig som høring af markedet, og begge

11

1. Forberedelse og planlægning Formålet med denne fase er at udforme en effektiv proces for gennemførelse af de ønskede bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser eller vareleverancer.

Generelt bør en konkurrencebaseret udbudsprocedure, der gennemføres på en åben, objektiv og gennemsigtig måde, sikre offentlige kontrakter med det bedste forhold mellem kvalitet og pris. Dette er i overensstemmelse med EU-traktatens principper og direktiv 2004/18/EF. Væsentlige principper, som skal følges ved gennemførelse af udbud af en offentlig kontrakt, omfatter: ikkeforskelsbehandling, ligebehandling, gennemsigtighed, gensidig anerkendelse, proportionalitet, fri bevægelighed for tjenesteydelser og fri etableringsret for potentielle tilbudsgivere. I direktiv 2004/18/EF fastsættes retlige forpligtelser for offentlige institutioner med hensyn til offentliggørelse af kontrakter over bestemte tærskelværdier.

Denne første fase i processen er kritisk og vil påvirke al fremtidig aktivitet vedrørende kontrakten. Hvis denne del af udbuddet gennemføres korrekt, burde resten af udbuddet forløbe uden vanskeligheder, men det omvendte er også sandt. Det sker ofte, at den ordregivende myndighed (CA) enten undervurderer processens planlægningsfase eller slet ikke gennemfører den. Forvaltningsmyndigheder og revisorer vil formentlig undersøge denne fase i detaljer for at sikre sig, at tilskuddene er brugt korrekt, og at den ordregivende myndighed har forvaltet sit ansvar kompetent.

Alt efter kontraktens størrelse og kompleksitet kan denne fase af processen vare måneder, før udbudsbekendtgørelsen skal offentliggøres. En god planlægning bør mindske risikoen for at skulle modificere eller ændre kontrakten. De største (og potentielt dyreste) og mest almindelige fejl i kontrakter skyldes utilstrækkelig planlægning. En feasibilityundersøgelse og screening-/afgrænsningsfase, oplysningskampagne og offentlige høringer for offentlige planer eller programmer i stor målestok skal overvejes. Se også Toolkit 10.

Planlægning er afgørende. Hvis den ordregivende myndighed tager fejl af denne del af processen, vil der højst sandsynligt opstå fejltagelser og problemer efterfølgende. Mange fejl kan spores tilbage til utilstrækkelig planlægning. I denne fase anbefales det at udarbejde standardmodeller for kommunikation med tilbudsgivere, at registrere vigtige beslutninger (dvs. at registrere oplysninger, der kendes i denne fase, tilgængelige muligheder og begrundelse for den foretrukne mulighed) og at have regler for planlægning, gennemførelse og kontrol af udbudsprocedurerne.

1.1 Foreløbig afgrænsning

Følgende skridt og spørgsmål bør overvejes fra begyndelsen. Nedenstående elementer står ikke i prioriteret rækkefølge.

Inddragelse af centrale interessenter: Anerkendelse af (eksterne) interessenter er et afgørende aspekt af en kontrakt, og det er vigtigt for kontraktens succes, at de anerkendes og forvaltes korrekt. Interessenterne kan være enkeltpersoner, grupper eller undergrupper af klienter (bl.a. interne klienter), kunder/brugere eller andre parter (f.eks. berørte forsyningsselskaber), som har interesse i kontrakten. Som kontrakten skrider frem, og fokus ændres, kan interessenterne og deres behov også ændre sig. Høring af kunder/brugere og andre interessenter er lige så vigtig som høring af markedet, og begge

12

former for høring bør tilgodeses sammen. Når interessenterne høres, vil de få mulighed for at få indflydelse på, hvordan kontrakten skal udformes.

Manglende anerkendelse af behovet for at inddrage (eksterne) interessenter er et fælles kritikpunkt ved mange kontrakter, og dette har ofte en negativ indvirkning på kontraktens succes og resulterer undertiden i ekstra omkostninger til at rette fejl eller udeladelser. En så vigtig inddragelse og så vigtige høringer bør dog ikke bringe uafhængigheden i den ordregivende myndigheds beslutningsproces i fare og/eller skabe potentielle interessekonfliktsituationer og føre til brud på principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Interessentens kommentarer må ikke påvirke udbuddets substans og mål.

Afdæk og vurder behov: Hvad efterspørges og hvorfor? Hvilke træk er væsentlige og hvilke er valgfrie? Hvad er den vigtigste drivkraft for dette udbud? Hvad er de afgørende succesfaktorer? Hvilke resultater søger man at opnå? Har vi brug for at købe dette bygge- og anlægsarbejde/denne tjenesteydelse/denne leverance? Hvem siger, vi har brug for det? Hvilke muligheder er der for at købe færdige løsninger? En kritisk vurdering af hovedbegrundelsen for indkøbet foretages ofte bedst på et interaktivt gruppemøde med alle centrale interessenter.

Vurdering af løsningsmodeller: Er der foretaget en vurdering af løsningsmodellerne for at se på forskellige måder, hvorpå de afdækkede behov kan opfyldes? Overvej f.eks., om vi skal købe, lease eller leje det, vi skal tilvejebringe. Bør vi anvende en traditionel kontrakt eller et offentligt-privat partnerskab (OPP)? Bør vi se på en innovativ løsning på vores behov?

Budget og finansiering: En anden afgørende aktivitet er at opstille et realistisk budget for en kontrakt, der kan give de ønskede resultater, og herefter sørge for midler til at finansiere kontrakten. Dette bør baseres på et klart omfang af de krav, der stilles, og ajourført information om markedspriser. Alt efter kontraktens art bør der inkluderes eventualposter på et passende niveau. Budget og eventualposter bør revideres på kritiske stadier i hele kontraktens løbetid. Livscyklusomkostninger kan tages i betragtning på dette punkt, forudsat at disse er en metode til at vurdere det nødvendige budget.

En rimelig pris: Har den ordregivende myndighed budgettet til kontrakten, som den anslås nu? En rimelig pris vedrører også det forhold, at kontraktomkostningerne kan stige til et punkt, hvor de måske overskrider de tilgængelige budgetter, hvilket skal tilgodeses via beredskabsplaner.

Kvalitet i forhold til pris: Hvordan vil den ordregivende myndighed påvise forholdet mellem kvalitet og pris? Hvor nøjagtigt anslås omkostningerne? Hvilke ressourcer er nødvendige for at gennemføre kontrakten? Hvad er de forventede livscyklusomkostninger? Er der andre økonomiske/ressourcemæssige følger (f.eks. ekstra vedligeholdelse, driftsomkostninger eller skræddersyede licenser)?

Fastsættelse af benchmarks: Der bør på forhånd fastsættes benchmarks til at vise, hvad der vil blive betragtet som et acceptabelt bud, dvs. et optimalt teoretisk bud, som den ordregivende myndighed udarbejder på forhånd. Dette er nyttigt i tilfælde af, at der modtages unormalt lave tilbud, da der er pligt til at anmode tilbudsgiveren om en forklaring på de dele af tilbuddet, der findes unormale. Tilbuddet kan afvises, hvor

13

tilbudsgiverens forklaringer ikke er dokumenteret på en måde, så den ordregivende myndighed er overbevist om, at tilbudsgiveren kan gennemføre kontrakten (se også afsnit 3.2). Dette skal overvejes i fasen før kontraktindgåelsen for at sikre, at der indsamles de nødvendige data.

Gennemførlighed: Et almindeligt område, hvor der begås fejl, er, hvis den ordregivende myndighed antager, at markedet kan gennemføre en kontrakt uden at indhente forslag fra markedet. Ikke alle kontrakter kan gennemføres. Problemer kan vedrøre teknologisk modenhed, overmættet efterspørgsel eller uacceptable grader af risikooverførsel. Kan markedet levere? Søger den ordregivende myndighed noget, som ligger uden for markedets (aktuelle) formåen? Er tidsplanerne realistiske?

Markedsundersøgelse: Når indkøbere skal bestemme, hvad der skal købes, og anslå omkostningerne, er det ofte nyttigt for dem at forstå markedet, før de opstiller udvælgelses- og tildelingskriterier i en indkøbsprocedure. En markedsundersøgelse kan give oplysninger om tilgængeligheden af de varer eller tjenesteydelser, som opfylder den ordregivende myndigheds krav, så den mest egnede indkøbstilgang kan fastlægges. En dialog med markedet, før udbudsprocessen begynder, kan bidrage til at afdække innovative løsninger eller nye varer eller tjenesteydelser, som den offentlige myndighed måske ikke har kendt til. Den kan også bistå markedet med at opfylde de kriterier, der vil blive anvendt i udbudsprocessen, ved at skaffe oplysninger om den offentlige myndigheds forventede krav. Man skal dog nærme sig markedet på en måde, der sikrer respekt for principperne om gennemsigtighed og ligebehandling, undgå offentliggørelse af privilegerede oplysninger og/eller privilegerede markedspositioner. Hvis en ansøger eller tilbudsgiver eller virksomhed, der er tilknyttet en ansøger eller tilbudsgiver, har rådgivet den ordregivende myndighed eller har medvirket i forberedelsen af udbudsproceduren, skal den ordregivende myndighed træffe passende foranstaltninger til at sørge for, at konkurrencen ikke fordrejes ved den pågældende ansøger eller tilbudsgivers deltagelse med henblik på at undgå, at den pågældende udelukkes fra udbudsproceduren (se forenede sager C-21/03 og C-34/03, Fabricom).

Prækommercielle indkøb4 og konkurrencepræget dialog, der blev indført med direktiv 2004/18/EF, giver offentlige myndigheder større muligheder for at gå i dialog med markedet.

God praksis viser, at markedsundersøgelser 6-12 måneder før offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen kan være særdeles nyttige.

Se link til webstedet for den digitale dagsorden for Europa vedrørende nyskabende indkøb: Toolkit 10

Se link til webstedet for PPI-platformen: TOOLKIT 10 – NYTTIGE LINKS

Fastlæggelse af kontraktens genstand / enkelt bygge- og anlægsarbejde / annoncering som en enkelt kontrakt eller opdelt i partier:

Første skridt er klart at fastlægge kontraktens genstand.

4 Meddelelse fra Kommissionen om "Prækommercielle indkøb: vedvarende høj kvalitet i offentlige tjenester i Europa gennem øget innovation" (KOM(2007) 799 endelig af 14.12.2007).

13

tilbudsgiverens forklaringer ikke er dokumenteret på en måde, så den ordregivende myndighed er overbevist om, at tilbudsgiveren kan gennemføre kontrakten (se også afsnit 3.2). Dette skal overvejes i fasen før kontraktindgåelsen for at sikre, at der indsamles de nødvendige data.

Gennemførlighed: Et almindeligt område, hvor der begås fejl, er, hvis den ordregivende myndighed antager, at markedet kan gennemføre en kontrakt uden at indhente forslag fra markedet. Ikke alle kontrakter kan gennemføres. Problemer kan vedrøre teknologisk modenhed, overmættet efterspørgsel eller uacceptable grader af risikooverførsel. Kan markedet levere? Søger den ordregivende myndighed noget, som ligger uden for markedets (aktuelle) formåen? Er tidsplanerne realistiske?

Markedsundersøgelse: Når indkøbere skal bestemme, hvad der skal købes, og anslå omkostningerne, er det ofte nyttigt for dem at forstå markedet, før de opstiller udvælgelses- og tildelingskriterier i en indkøbsprocedure. En markedsundersøgelse kan give oplysninger om tilgængeligheden af de varer eller tjenesteydelser, som opfylder den ordregivende myndigheds krav, så den mest egnede indkøbstilgang kan fastlægges. En dialog med markedet, før udbudsprocessen begynder, kan bidrage til at afdække innovative løsninger eller nye varer eller tjenesteydelser, som den offentlige myndighed måske ikke har kendt til. Den kan også bistå markedet med at opfylde de kriterier, der vil blive anvendt i udbudsprocessen, ved at skaffe oplysninger om den offentlige myndigheds forventede krav. Man skal dog nærme sig markedet på en måde, der sikrer respekt for principperne om gennemsigtighed og ligebehandling, undgå offentliggørelse af privilegerede oplysninger og/eller privilegerede markedspositioner. Hvis en ansøger eller tilbudsgiver eller virksomhed, der er tilknyttet en ansøger eller tilbudsgiver, har rådgivet den ordregivende myndighed eller har medvirket i forberedelsen af udbudsproceduren, skal den ordregivende myndighed træffe passende foranstaltninger til at sørge for, at konkurrencen ikke fordrejes ved den pågældende ansøger eller tilbudsgivers deltagelse med henblik på at undgå, at den pågældende udelukkes fra udbudsproceduren (se forenede sager C-21/03 og C-34/03, Fabricom).

Prækommercielle indkøb4 og konkurrencepræget dialog, der blev indført med direktiv 2004/18/EF, giver offentlige myndigheder større muligheder for at gå i dialog med markedet.

God praksis viser, at markedsundersøgelser 6-12 måneder før offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen kan være særdeles nyttige.

Se link til webstedet for den digitale dagsorden for Europa vedrørende nyskabende indkøb: Toolkit 10

Se link til webstedet for PPI-platformen: TOOLKIT 10 – NYTTIGE LINKS

Fastlæggelse af kontraktens genstand / enkelt bygge- og anlægsarbejde / annoncering som en enkelt kontrakt eller opdelt i partier:

Første skridt er klart at fastlægge kontraktens genstand.

4 Meddelelse fra Kommissionen om "Prækommercielle indkøb: vedvarende høj kvalitet i offentlige tjenester i Europa gennem øget innovation" (KOM(2007) 799 endelig af 14.12.2007).

14

Andet skridt er at fastlægge, om kontraktens genstand udgør et enkelt bygge- og anlægsarbejde, jf. artikel 1, stk. 2, litra b), i direktiv 2004/18/EF og retspraksis – se sag C-16/98, Kommissionen mod Frankrig, C-574/10 Kommissionen mod Tyskland, T-358/08 Spanien mod Kommissionen og T-384/10, Spanien mod Kommissionen.

Tredje skridt er at fastslå, om kontrakten ligger over tærskelværdien for offentliggørelse i EUT. Især må den ordregivende myndighed ikke kunstigt opdele større bygge- og anlægsarbejder/leverancer/tjenesteydelser i mindre enheder for at undgå disse tærskelværdier. Ved bygge- og anlægsarbejder skal der ske en sammenlægning af alle særskilte kontrakter, hvis der er et funktionelt og tidsmæssigt forhold mellem dem. Hvis kontrakterne sammen vedrører samme genstand, skal værdierne normalt sammenlægges. Hvis de sammenlagte værdier ligger over tærsklerne, skal kontrakterne offentliggøres i EUT. I forbindelse med samarbejdsprojekter med flere partnere skal kravene til den offentlige udbudsprocedure vurderes på projektniveau, dvs. ikke på det enkelte partnerniveau. [se afsnit 1.5 om kunstig opdeling af kontrakter]

Når de ovennævnte skridt er taget, kan den ordregivende myndighed beslutte, om der kun skal være én kontrakt, eller den skal opdeles i partier. Det kan give stor- og samdriftsfordele kun at have én kontrakt, og det er lettere for den ordregivende myndighed at styre. Ulempen er, at de høje finansielle eller tekniske kriterier, som er opstillet for tilbudsgiverne, kan reducere eller fjerne mindre eller mere specialiserede kontrahenters deltagelse. Fordelen ved at opdele kontrakten i partier er, at det åbner konkurrencen for flere potentielle tilbudsgivere. Ulempen er, at det er sværere for den ordregivende myndighed at styre, fordi der er flere kontrakter.

Beslutninger om kontraktens genstand og offentliggørelsen heraf skal begrundes og kan undersøges under revisioner af projektet. Se mere i Toolkit 7 & 9 og afsnit 1.5.

Rammeaftaler: Rammeaftaler bruges i vid udstrækning i nogle medlemsstater. Rammeaftaler er et generelt udtryk for aftaler med leverandører, hvori der er fastsat de betingelser og vilkår, hvorpå bestemte køb (call-offs) kan foretages i hele aftalens løbetid. En rammeaftale er ikke i sig selv en kontrakt, men udbuddet om fastsættelse af en rammeaftale er omfattet af EU's udbudsregler.

Rammeaftaler kan anvendes på alle typer af kontrakter. Dette betyder dog ikke, at det er den mest velegnede metode til at tildele alle kontrakter. Af den grund bør den ordregivende myndighed vurdere, om anvendelsen af rammeaftalen er egnet under hensyntagen til dens fordele og ulemper i forbindelse med forholdene på det pågældende marked. Anvendelsen af rammeaftaler er mere egnet til kontrakter, der skal opfylde fastlagte gentagne behov, hvis mængde og nøjagtige forekomsttidspunkt ikke kendes på forhånd.

De kan give betydelige besparelser med hensyn til tid, produktomkostninger og ressourcer. Er hensigten at indgå en rammeaftale, skal udbudsdokumenterne som minimum afspejle vilkårene i kontraktperioden, produkter/tjenesteydelser, antal leverandører og bestillingsmetode, jf. artikel 32, stk. 3 og 4, samt bilag VII i direktiv 2004/18/EF. Historiske data vedrørende mængder er en afgørende faktor i alle udbud, men endnu mere, hvis der indgås rammeaftaler. Jo større sikkerhed en leverandør kan få med hensyn til den forventede ordremængde, jo mere sandsynligt er det, at de vil kunne fremsætte konkurrencedygtige tilbud.

Se link til GD GROW's forklarende bemærkning om rammeaftaler: Toolkit 10

15

Tidsplan: Der skal i planlægningsfasen udarbejdes en realistisk tidsplan for hele udbudsprocessen, herunder potentielle klageprocedurer, frem til kontrakttildeling og gennemførelsesfase. Overoptimistiske tidsplaner er almindelige og fører til fejl i de efterfølgende gennemførelsesfaser. F.eks. kan de resultere i, at udbudsprocessen mislykkes, eller i alvorlige gennemførelsesproblemer på grund af urealistiske udbudsforberedelsesperioder, som dermed begrænser antallet af tilbudsgivere og påvirker tilbuddenes kvalitet. Offentligt udbud af bygge- og anlægsarbejder, vareleverancer og tjenesteydelser, der involverer ESI-fondstilskud, finder ofte sted i forbindelse med et større EU-tilskudsfinansieret projekt, som kan gennemføres gennem koordinering af flere kontrakter. Forsinkelser i én kontrakt kan påvirke gennemførelsen af de øvrige kontrakter. Tidspunkterne for godkendelser af tilskud og udbetalinger kan påvirke budgetgodkendelser og den samlede kontraktindgåelsesproces, hvilket den ordregivende myndighed skal tage i betragtning. EU-tilskud kan også have konsekvenser for frister for kontraktomkostningernes støtteberettigelse og dermed for refusion heraf.

1.2 Kontrakt-/projektstyring

Projektorganisering og -ressourcer: Opbygningen af den kontraherende organisation afhænger af kontraktens størrelse og kompleksitet og de involverede risici. Alle kontrakter af enhver størrelse eller kompleksitet vil som minimum kræve en udbudsansvarlig, som også kan være kontrakt-/projektlederen eller kan være en specialist, der er bragt ind på holdet for at styre bestemte processer (hvilket anbefales ved komplekse eller risikofyldte kontrakter af høj værdi). Roller og ansvarsområder under udbudsprocessen bør være klart defineret i den ordregivende myndigheds praktiske håndbøger. Alt efter det planlagte antal kontrakter og deres kompleksitet kan der være behov for at få eksterne rådgivere med speciale i visse udbudsaspekter, såsom retlige anliggender, med på holdet.

Kontroller og gateways: Der kan anvendes en række projektstyringsværktøjer og -teknikker til at hjælpe med at kontrollere og styre projektet såsom dokumentkontrol og problemrapporter. Disse værktøjer og teknikker udgør projektorganisationens projektsikringsfunktion. Brugen af gateways er en stærk projektstyringsteknik, som i stigende grad anvendes til mere komplekse udbud. "Procurement Gateway Review"-mekanismen er en kontrolproces, den ordregivende myndighed kan benytte til at sikre, at de aktiviteter, som udgør hver kontraktfase, er blevet tilfredsstillende gennemført, før den godkender, at man går videre til næste fase. Der skal foretages Procurement Gateway Reviews ved centrale milepæle i kontraktens samlede løbetid. Formelle Gateway Reviews bruges primært til komplekse højrisikoprægede kontrakter af høj værdi.

Se Toolkit 3 om brugen af Gateways

Menneskelige ressourcer: Er der afsat tilstrækkelige menneskelige ressourcer til at gennemføre udbuddet? Er der personer med den rette profil til rådighed til at sidde i bedømmelsesudvalget fra den ordregivende myndighed samt personer med kompetencer i projektstyring, udbud og revision samt retlige, finansielle, tekniske og andre anliggender? Hvem tager det endelige ansvar for centrale beslutninger og for at bevilge budgetter? Har man fundet frem til den pågældende, er han/hun blevet orienteret, og har vedkommende accepteret rollen som kontrakt-/projektejer? Hvis kontrakten er kompleks, risikobetonet eller

15

Tidsplan: Der skal i planlægningsfasen udarbejdes en realistisk tidsplan for hele udbudsprocessen, herunder potentielle klageprocedurer, frem til kontrakttildeling og gennemførelsesfase. Overoptimistiske tidsplaner er almindelige og fører til fejl i de efterfølgende gennemførelsesfaser. F.eks. kan de resultere i, at udbudsprocessen mislykkes, eller i alvorlige gennemførelsesproblemer på grund af urealistiske udbudsforberedelsesperioder, som dermed begrænser antallet af tilbudsgivere og påvirker tilbuddenes kvalitet. Offentligt udbud af bygge- og anlægsarbejder, vareleverancer og tjenesteydelser, der involverer ESI-fondstilskud, finder ofte sted i forbindelse med et større EU-tilskudsfinansieret projekt, som kan gennemføres gennem koordinering af flere kontrakter. Forsinkelser i én kontrakt kan påvirke gennemførelsen af de øvrige kontrakter. Tidspunkterne for godkendelser af tilskud og udbetalinger kan påvirke budgetgodkendelser og den samlede kontraktindgåelsesproces, hvilket den ordregivende myndighed skal tage i betragtning. EU-tilskud kan også have konsekvenser for frister for kontraktomkostningernes støtteberettigelse og dermed for refusion heraf.

1.2 Kontrakt-/projektstyring

Projektorganisering og -ressourcer: Opbygningen af den kontraherende organisation afhænger af kontraktens størrelse og kompleksitet og de involverede risici. Alle kontrakter af enhver størrelse eller kompleksitet vil som minimum kræve en udbudsansvarlig, som også kan være kontrakt-/projektlederen eller kan være en specialist, der er bragt ind på holdet for at styre bestemte processer (hvilket anbefales ved komplekse eller risikofyldte kontrakter af høj værdi). Roller og ansvarsområder under udbudsprocessen bør være klart defineret i den ordregivende myndigheds praktiske håndbøger. Alt efter det planlagte antal kontrakter og deres kompleksitet kan der være behov for at få eksterne rådgivere med speciale i visse udbudsaspekter, såsom retlige anliggender, med på holdet.

Kontroller og gateways: Der kan anvendes en række projektstyringsværktøjer og -teknikker til at hjælpe med at kontrollere og styre projektet såsom dokumentkontrol og problemrapporter. Disse værktøjer og teknikker udgør projektorganisationens projektsikringsfunktion. Brugen af gateways er en stærk projektstyringsteknik, som i stigende grad anvendes til mere komplekse udbud. "Procurement Gateway Review"-mekanismen er en kontrolproces, den ordregivende myndighed kan benytte til at sikre, at de aktiviteter, som udgør hver kontraktfase, er blevet tilfredsstillende gennemført, før den godkender, at man går videre til næste fase. Der skal foretages Procurement Gateway Reviews ved centrale milepæle i kontraktens samlede løbetid. Formelle Gateway Reviews bruges primært til komplekse højrisikoprægede kontrakter af høj værdi.

Se Toolkit 3 om brugen af Gateways

Menneskelige ressourcer: Er der afsat tilstrækkelige menneskelige ressourcer til at gennemføre udbuddet? Er der personer med den rette profil til rådighed til at sidde i bedømmelsesudvalget fra den ordregivende myndighed samt personer med kompetencer i projektstyring, udbud og revision samt retlige, finansielle, tekniske og andre anliggender? Hvem tager det endelige ansvar for centrale beslutninger og for at bevilge budgetter? Har man fundet frem til den pågældende, er han/hun blevet orienteret, og har vedkommende accepteret rollen som kontrakt-/projektejer? Hvis kontrakten er kompleks, risikobetonet eller

16

af høj værdi, bør det overvejes at oprette et styringsudvalg til at føre tilsyn med kontrakten. Styringsudvalget skal godkende alle centrale beslutninger og vil typisk bestå af personer, som ikke er beskæftiget med den konkrete gennemførelse af kontrakten.

Bedømmelsesudvalg: Det er god praksis at nedsætte et bedømmelsesudvalg, så snart det er besluttet at gå videre med udbuddet for at sikre, at udbudsprocessen forløber på den mest professionelle måde ved at inddrage alle de nødvendige medarbejderkvalifikationer fra begyndelsen. Udvalget skal have en permanent kerne af medlemmer. Personer med forstand på udbud, finansiering og jura bør være permanente medlemmer. Tekniske medarbejdere skal være medlemmer afhængigt af kontrakttypen. Udvalget bør ideelt set omfatte medlemmer med erfaring i hvert af de områder, som skal undersøges i tilbuddet. Kontrakt-/projektlederen er ofte formand for udvalget, og det vil ofte være underlagt regler og procedurer, som kan føre til en afbalanceret vurdering baseret på medlemmernes individuelle evalueringer. I nogle medlemsstater har kun den ordregivende myndighed (enkelt medlem/kollektivt organ) beslutningskompetencer vedrørende ovenstående. Det er også muligt at have repræsentanter fra eksterne organisationer, som er interessenter i forhold til udfaldet af kontrakten, og som bliver behørigt udpeget af den ordregivende myndighed. Beslutningerne bør udelukkende være baseret på de offentliggjorte kriterier og være bevisligt fri for politisk og anden uberettiget indflydelse. Bedømmelsesudvalgets arbejde skal registreres (i det mindste med deltagerlisten og det kortfattede mødereferat).

Integritet og interessekonflikter: Begrebet interessekonflikter omfatter som minimum de situationer, hvor personalet hos den ordregivende myndighed eller en udbyder af den indkøbte tjeneste, der handler på vegne af den ordregivende myndighed, som er involveret i gennemførelsen af udbudsproceduren eller kan påvirke resultatet af udbuddet, direkte eller indirekte har en finansiel, økonomisk eller anden personlig interesse, der kan antages at bringe deres upartiskhed og uafhængighed i forbindelse med udbuddet i fare. Finansielle aktører og andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse og forvaltning, herunder forberedende foranstaltninger, revision eller kontrol, foretager ikke handlinger, der vil kunne medføre, at den pågældendes egne interesser kommer i konflikt med Unionens interesser. Der er tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv varetagelse af de opgaver, som påhviler en finansiel aktør eller en anden person, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med en modtager. Det er god praksis:

at hvert medlem af bedømmelsesudvalget underskriver en erklæring om interessekonflikt (skønt der ikke er nogen pligt til det ifølge direktiv 2004/18/EF). En person med en potentiel interessekonflikt bør ikke spille nogen rolle i udbuddet

at systemer, kontrolforanstaltninger og uddannelse er på plads for at sikre, at alle centrale aktører, der kan påvirke beslutninger om omfanget eller tildelingen af en kontrakt, er klar over deres ansvar for at handle upartisk og med integritet, og har underskrevet en interessekonflikterklæring. I starten af udbudsprocessen anmodes bedømmelsesudvalget om at erklære en eventuel faktisk eller potentiel interessekonflikt. De pågældende erklæringer bør registreres og opbevares sammen med kontraktdokumentet. Hver ordregivende myndighed bør have etableret tilstrækkelige procedurer hertil

at tilbudsgivere anmodes om at erklære en eventuel interessekonflikt (også en interessekonflikt med tilbudsgivernes slægtninge), når de afgiver deres bud. Denne erklæring er et minimumskrav, som fastsættes i udbudsdokumenterne.

17

Se mere i sag C-538/13, eVigilo, hvor det blev fastslået, at den ordregivende myndighed har pligt til at efterprøve, om der foreligger eventuelle interessekonflikter og til at træffe passende foranstaltninger med henblik på at forebygge, identificere og afhjælpe interessekonflikter (se især præmis 42-44 i denne sag). I de nye direktiver defineres begrebet interessekonflikt, og det anføres i princippet som udelukkelsesgrund. OLAF har udarbejdet en praktisk vejledning, "Identifying conflicts of interests in public procurement procedures for structural actions". Medlemsstaternes medarbejdere har adgang til vejledningen.

Opdages der en ikke angivet interessekonflikt, kan det sætte

spørgsmålstegn ved upartiskheden i udbudsprocessen og føre til finansielle korrektioner.

Se link til OECD's principper om integritet i offentlige udbud: link Se mere om foranstaltninger til bekæmpelse af svig og korruption i

artikel 125 i forordning (EU) nr. 1303/2013 i Toolkit 10

Dokumentation og registrering: Dokumentation af hele udbudsprocessen og begrundelse af alle centrale beslutninger er et afgørende krav for at sikre, at udgifternes lovlighed efterfølgende kan kontrolleres eller revideres. Systemerne til registrering af information kan være manuelle eller elektroniske eller blandede, men tendensen går i retning af fuld elektronisk behandling og lagring på en sådan måde, at det sikrer gennemsigtighed i beslutningstagningen. Den ordregivende myndighed fører et register over sine udbudsprocedurer og al tilknyttet dokumentation, der dækker alle dokumenter fra alle deltagere i udbuddet.

1.3 Udvikling af forretningsgrundlaget

Forretningsgrundlag: Forretningsgrundlaget skal indeholde begrundelsen for at gennemføre kontrakten og de fordele, der forventes komme ud af den. Den ordregivende myndighed sørger for, at forretningsgrundlaget bliver udarbejdet i den afdeling, som indgiver udbudsanmodningen, og bliver godkendt af den pågældende afdelings øverste ledelse. I tilfælde af udbudskontrakter med en meget høj risiko kan projektejeren være nødt til at henvise forretningsgrundlaget til organisationens øverste ledelse. For udbud med en høj værdi bør forretningsgrundlaget omfatte en risikoliste.

Se en tjekliste for forretningsgrundlag i Toolkit 1.

Beredskabsplanlægning, risikostyring og eskalationsplaner: Hvad er de centrale risici, og hvordan vil de blive allokeret? Kan/bør de styres via kontrakten? Hvad vil konsekvensen være af svigt? Kontrakt-/projektlederen bør foretage en risikovurdering af hele kontrakten og udarbejde passende beredskabs- og eskalationsplaner. Kontrakt-/projektlederen sørger for, at der udarbejdes en beredskabsplan i de tidlige faser af kontraktens løbetid, og at planen opføres på risikolisten Planen bør indeholde oplysninger om: de ordninger, der skal etableres for det tilfældes skyld, at projektet opgives, ikke fuldføres til tiden eller mislykkes i gennemførelsesfasen, hvem der har ansvaret for at stille beredskabsfinansiering, og hvilke foranstaltninger der er nødvendige for at aktivere planen.

Se Toolkit 2 vedrørende udvikling af en risikoliste og beredskabsplan

17

Se mere i sag C-538/13, eVigilo, hvor det blev fastslået, at den ordregivende myndighed har pligt til at efterprøve, om der foreligger eventuelle interessekonflikter og til at træffe passende foranstaltninger med henblik på at forebygge, identificere og afhjælpe interessekonflikter (se især præmis 42-44 i denne sag). I de nye direktiver defineres begrebet interessekonflikt, og det anføres i princippet som udelukkelsesgrund. OLAF har udarbejdet en praktisk vejledning, "Identifying conflicts of interests in public procurement procedures for structural actions". Medlemsstaternes medarbejdere har adgang til vejledningen.

Opdages der en ikke angivet interessekonflikt, kan det sætte

spørgsmålstegn ved upartiskheden i udbudsprocessen og føre til finansielle korrektioner.

Se link til OECD's principper om integritet i offentlige udbud: link Se mere om foranstaltninger til bekæmpelse af svig og korruption i

artikel 125 i forordning (EU) nr. 1303/2013 i Toolkit 10

Dokumentation og registrering: Dokumentation af hele udbudsprocessen og begrundelse af alle centrale beslutninger er et afgørende krav for at sikre, at udgifternes lovlighed efterfølgende kan kontrolleres eller revideres. Systemerne til registrering af information kan være manuelle eller elektroniske eller blandede, men tendensen går i retning af fuld elektronisk behandling og lagring på en sådan måde, at det sikrer gennemsigtighed i beslutningstagningen. Den ordregivende myndighed fører et register over sine udbudsprocedurer og al tilknyttet dokumentation, der dækker alle dokumenter fra alle deltagere i udbuddet.

1.3 Udvikling af forretningsgrundlaget

Forretningsgrundlag: Forretningsgrundlaget skal indeholde begrundelsen for at gennemføre kontrakten og de fordele, der forventes komme ud af den. Den ordregivende myndighed sørger for, at forretningsgrundlaget bliver udarbejdet i den afdeling, som indgiver udbudsanmodningen, og bliver godkendt af den pågældende afdelings øverste ledelse. I tilfælde af udbudskontrakter med en meget høj risiko kan projektejeren være nødt til at henvise forretningsgrundlaget til organisationens øverste ledelse. For udbud med en høj værdi bør forretningsgrundlaget omfatte en risikoliste.

Se en tjekliste for forretningsgrundlag i Toolkit 1.

Beredskabsplanlægning, risikostyring og eskalationsplaner: Hvad er de centrale risici, og hvordan vil de blive allokeret? Kan/bør de styres via kontrakten? Hvad vil konsekvensen være af svigt? Kontrakt-/projektlederen bør foretage en risikovurdering af hele kontrakten og udarbejde passende beredskabs- og eskalationsplaner. Kontrakt-/projektlederen sørger for, at der udarbejdes en beredskabsplan i de tidlige faser af kontraktens løbetid, og at planen opføres på risikolisten Planen bør indeholde oplysninger om: de ordninger, der skal etableres for det tilfældes skyld, at projektet opgives, ikke fuldføres til tiden eller mislykkes i gennemførelsesfasen, hvem der har ansvaret for at stille beredskabsfinansiering, og hvilke foranstaltninger der er nødvendige for at aktivere planen.

Se Toolkit 2 vedrørende udvikling af en risikoliste og beredskabsplan

18

1.4 Udvælgelse af proceduren

Beslutningen om, hvilken form for udbud der skal anvendes, er afgørende og strategisk og påvirker hele udbudsprocessen. Beslutningen bør træffes og begrundes i planlægningsfasen.

Der er flere muligheder, hvoraf tre nævnes nedenfor.

Offentlig: Det er en proces, hvor alle leverandører, som er interesserede i kontrakten, og som har svaret på en annonce, kan afgive tilbud. Alle sådanne bud skal tages i betragtning uden nogen forudgående udvælgelsesproces. Udvælgelsen og bedømmelsen foretages efter afgivelse af tilbuddene.

Begrænset: Det er en totrinsproces, hvor kun de leverandører, der er blevet inviteret, kan afgive bud. Udvælgelsen og forhåndsudvælgelsen foretages normalt på grundlag af et prækvalifikationsspørgeskema (PQQ). I direktivet fastsættes minimum fem ansøgere. Den ordregivende myndighed kan pålægge en grænse for det maksimale antal for et givent udbud.

Undtagelsesvist forhandlet/konkurrencebaseret dialog: Det er, når organisationen under visse ekstraordinære omstændigheder kan forhandle vilkårene for en kontrakt med en eller flere leverandører, den har valgt. Normalt bør forhandling/dialog ske med mindst tre ansøgere, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere til rådighed. De ansøgere, med hvem der skal afholdes en konkurrencebaseret dialog, kan udvælges gennem et begrænset udbud.

Det offentlige eller begrænsede udbud er de sædvanlige udbudsmetoder for bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser eller vareleverancer af rutinemæssig karakter. Af de to anvendes den offentlige procedure mest, når konkurrencen er begrænset til nogle få ansøgere, og udbudsbetingelserne måske kan være kompliceret, og der er brug for teknisk ekspertise. Den begrænsede procedure anvendes generelt, når der er en høj grad af konkurrence (flere potentielle tilbudsgivere) på markedet såsom rengøring, it-udstyr, service eller møbler, og den ordregivende myndighed ønsker at foretage en forhåndsudvælgelse. Som et første skridt fastsættes den ordregivende myndigheds krav i en udbudsbekendtgørelse, der offentliggøres (i EUT, hvis kontrakten ligger over de relevante tærskelværdier), og interessetilkendegivelser indkaldes fra potentielle tilbudsgivere. Udbudsbekendtgørelsen kan indeholde de relevante oplysninger, der skal indsendes, eller oplysningerne kan hentes via et detaljeret prækvalifikationsspørgeskema (PQQ), som sendes til interesserede parter. Det andet skridt består i, at udbudsdokumenter med en opfordring til at afgive bud kun udsendes til dem, der er forhåndsudvalgt, fordi de har den nødvendige grad af faglig, teknisk og finansiel ekspertise og kapacitet.

Fordele og ulemper ved åbent og begrænset udbud er opsummeret i nedenstående oversigt.

FREMGANGSMÅDE Fordele: Ulemper:

OFFENTLIG stærkt konkurrencepræget på grund af det ubegrænsede antal tilbud

al dokumentation fra tilbudsgiverne modtages samtidig til bedømmelse, dvs. tidsbesparende

både udvælgelseskriterier og tildelingskriterier meddeles på

det kan se ud, som om processen varer lang tid, da alle korrekt udformede bud skal undersøges af den ordregivende myndighed. Dette kan forsinke tildelingsproceduren

ressourcekrævende for den ordregivende myndighed og tilbudsgiverne

19

forhånd i udbudsbekendtgørelsen

procedurens hastighed

klager, der skal behandles, er mindre sandsynlige, eftersom den ordregivende myndigheds foranstaltninger og afgørelser kun vedrører en "ettrinsproces"

lettere at forsvare beslutningen, da der er direkte fokus på tildelingen

BEGRÆNSET begrænset antal tilbudsgivere, der skal vurderes, og derfor mindre ressourcekrævende for bedøm-melsesudvalget/den ordregivende myndighed

mulighed for at begrænse del-tagelsen kun til markedsoperatører med en høj grad af specialisering (i tilfælde af komplekse kontrakter, for hvilke det indebærer betydelige omkostninger at udarbejde tilbud. Det kan gøre udbuddet mere attraktivt, hvis antallet af tilbudsgivere begrænses gennem en prækvalificering, da chancen for at vinde udbuddet bliver højere for prækvalificerede tilbudsgivere end i et offentligt udbud)

mindre konkurrence på grund af det begrænsede antal tilbudsgivere

flere muligheder for klager, der skal behandles, eftersom den ordregivende myndigheds foranstaltninger og afgørelser vedrører en "totrinsproces"

vanskeligere, høje krav til gennemsigtighed.

Udbud med forhandling kan kun bruges under særlige omstændigheder, jf. direktiv 2004/18/EF. I alle tilfælde skal anvendelsen af proceduren begrundes. Den ordregivende myndighed skal sikre ligebehandling af tilbudsgiverne. Bevisbyrden for omstændigheder, der giver mulighed for anvendelse af udbud med forhandling, påhviler den ordregivende myndighed. Der findes to typer udbud med forhandling i direktiv 2004/18/EF: 1) Udbud med forhandling efter forudgående udbudsbekendtgørelse (artikel 30 i

direktiv 2004/18/EF): Ordregivende myndigheder annoncerer og forhandler kontraktvilkårene. Denne proces indebærer afgivelse af formelle tilbud fra mindst tre ansøgere (prækvalificerede på samme grundlag som det begrænsede udbud, der er beskrevet ovenfor, forudsat at der er mindst det antal, som opfylder minimumskvalifikationskriterierne) med forhandling af de endelige vilkår i en konkurrencepræget proces. Denne procedure kan anvendes: når kravets art ikke muliggør en forudgående prisfastsættelse når det ikke er muligt at specificere kravene til en tjenesteydelse tilstrækkelig

nøjagtigt til, at tilbudsgiverne kan svare med prisfaste bud når der er tale om offentlige bygge- og anlægskontrakter, der udelukkende

udføres med henblik på forsøg, forskning eller videreudvikling, og som ikke skal

19

forhånd i udbudsbekendtgørelsen

procedurens hastighed

klager, der skal behandles, er mindre sandsynlige, eftersom den ordregivende myndigheds foranstaltninger og afgørelser kun vedrører en "ettrinsproces"

lettere at forsvare beslutningen, da der er direkte fokus på tildelingen

BEGRÆNSET begrænset antal tilbudsgivere, der skal vurderes, og derfor mindre ressourcekrævende for bedøm-melsesudvalget/den ordregivende myndighed

mulighed for at begrænse del-tagelsen kun til markedsoperatører med en høj grad af specialisering (i tilfælde af komplekse kontrakter, for hvilke det indebærer betydelige omkostninger at udarbejde tilbud. Det kan gøre udbuddet mere attraktivt, hvis antallet af tilbudsgivere begrænses gennem en prækvalificering, da chancen for at vinde udbuddet bliver højere for prækvalificerede tilbudsgivere end i et offentligt udbud)

mindre konkurrence på grund af det begrænsede antal tilbudsgivere

flere muligheder for klager, der skal behandles, eftersom den ordregivende myndigheds foranstaltninger og afgørelser vedrører en "totrinsproces"

vanskeligere, høje krav til gennemsigtighed.

Udbud med forhandling kan kun bruges under særlige omstændigheder, jf. direktiv 2004/18/EF. I alle tilfælde skal anvendelsen af proceduren begrundes. Den ordregivende myndighed skal sikre ligebehandling af tilbudsgiverne. Bevisbyrden for omstændigheder, der giver mulighed for anvendelse af udbud med forhandling, påhviler den ordregivende myndighed. Der findes to typer udbud med forhandling i direktiv 2004/18/EF: 1) Udbud med forhandling efter forudgående udbudsbekendtgørelse (artikel 30 i

direktiv 2004/18/EF): Ordregivende myndigheder annoncerer og forhandler kontraktvilkårene. Denne proces indebærer afgivelse af formelle tilbud fra mindst tre ansøgere (prækvalificerede på samme grundlag som det begrænsede udbud, der er beskrevet ovenfor, forudsat at der er mindst det antal, som opfylder minimumskvalifikationskriterierne) med forhandling af de endelige vilkår i en konkurrencepræget proces. Denne procedure kan anvendes: når kravets art ikke muliggør en forudgående prisfastsættelse når det ikke er muligt at specificere kravene til en tjenesteydelse tilstrækkelig

nøjagtigt til, at tilbudsgiverne kan svare med prisfaste bud når der er tale om offentlige bygge- og anlægskontrakter, der udelukkende

udføres med henblik på forsøg, forskning eller videreudvikling, og som ikke skal

20

sikre rentabiliteten af forsknings- og udviklingsomkostningerne eller dækning af disse, og

når et offentligt udbud, begrænset udbud eller en konkurrencepræget dialog ikke har tiltrukket forskriftsmæssige og acceptable bud (ikke-forskriftsmæssige bud, jf. artikel 30, stk. 1, litra a), i direktiv 2004/18/EF, er bud, som ikke er i overensstemmelse med udbudsdokumenterne, som blev modtaget for sent, hvor der er bevis for ulovlig samordning eller korruption, eller som den ordregivende myndighed finder unormalt lave. Uantagelige tilbud, jf. artikel 30, stk. 1, litra a), i direktiv 2004/18/EF er tilbud, som er uantagelige efter nationale bestemmelser, der er i overensstemmelse med artikel 4, 24, 25 og 27 samt bestemmelserne i kapitel VII (f.eks. tilbud afgivet af tilbudsgivere, der ikke har de nødvendige kvalifikationer).

Ordregivende myndigheder behøver ikke at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, hvis udbuddet med forhandling omfatter alle tilbudsgivere -_og kun de tilbudsgivere, der opfylder de kriterier, som er opstillet i artikel 45-52 i direktiv 2004/18/EF - forudsat at de oprindelige udbudsbetingelser ikke ændres væsentligt.

2) Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse (artikel 31 i direktiv 2004/18/EF):

Ordregivende myndigheder forhandler direkte med en eller flere parter uden offentliggørelse af udbudsbetingelserne. Dette er en afvigelse fra kerneprincipperne om åbenhed, gennemsigtighed og konkurrence og er en meget usædvanlig procedure. Bevisbyrden for omstændigheder, der giver mulighed for anvendelse af udbud med forhandling, påhviler den ordregivende myndighed.

De vigtigste eksempler på, at denne form for udbud kan anvendes, er:

i tilfælde, hvor tvingende grunde som følge af uforudsete omstændigheder, gør det nødvendigt. Denne form for udbud vedrører sager af yderst hastende karakter, som en ordregivende myndighed ikke kunne have forudset fra begyndelsen af udbudsproceduren, og som ikke kan tilskrives den ordregivende myndighed (såsom naturkatastrofer, oversvømmelser osv.)

ved supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/vareleverancer, der er begrundet i uforudsete omstændigheder, der er indtrådt, selv om den ordregivende myndighed har forberedt projektet og/eller kommissoriet omhyggeligt (se sag T-540/10 og T-235/11, Spanien mod Kommissionen)

når der af tekniske eller kunstneriske årsager eller på grund af særlige rettigheder eller enerettigheder, kun er én mulig leverandør eller tjenesteyder

når et offentligt eller begrænset udbud ikke har tiltrukket nogen tilbudsgivere eller nogen egnede tilbudsgivere – (forudsat at alle, der afgav tilbud, er inkluderet i forhandlingerne, og kravene i udbudsbetingelserne ikke ændres væsentligt. Ingen egnede tilbud, jf. artikel 31, stk. 1, litra a), i direktiv 2004/18/EF, er tilbud, som er ubrugelige, irrelevante i forhold til udbuddet, idet de åbenbart ikke kan opfylde den ordregivende myndigheds behov og krav som specificeret i udbudsdokumenterne, se sag C-250/07, Kommissionen mod Grækenland).

når eksisterende kontrakter og gentagne kontrakter udvides med forbehold for visse betingelser, og

21

ved indkøb af varer på særligt fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos kuratorer eller -likvidatorer i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til love og forskrifter.

Anvendelsen af disse procedurer er en afvigelse fra de generelle bestemmelser og skal derfor begrundes. Den ordregivende myndighed skal sikre, at de præcise omstændigheder til begrundelse af forhandlingen, jf. direktivet, eksisterer, før det besluttes at anvende denne procedure. Det er afgørende, at ethvert forslag om at anvende udbud med forhandling er begrundet med detaljeret henvisning til direktivet. I tvivlstilfælde anbefales det at søge juridisk rådgivning (med en skriftlig dokumentation herom). Bemærk, at definitioner af "undtagelser" og "tvingende grunde/tvingende nødvendighed/hastende tilfælde" fortolkes strengt. Bevisbyrden for omstændigheder, der giver mulighed for anvendelse af udbud med forhandling, påhviler den ordregivende myndighed.

Den konkurrenceprægede dialog sigter mod at give en vis fleksibilitet under udbud af "særligt komplekse" projekter, som kan opstå, når den ordregivende myndighed ikke objektivt kan:

præcisere de tekniske vilkår, der kan opfylde deres behov eller formål, og/eller præcisere de retlige og/eller finansielle forhold i forbindelse med et projekt.

Eksempelvis kan denne procedure anvendes til projekter, som ikke er blevet gennemført/opført før, såsom komplekse nyudviklede it-systemer, OPP-projekter, infrastrukturforvaltning eller facility management (se artikel 1, stk. 11, litra c), i direktiv 2004/18/EF). Bevisbyrden for omstændigheder, der giver mulighed for anvendelse af denne form for udbud, påhviler den ordregivende myndighed.

Der er tale om teknisk kompleksitet, når den ordregivende myndighed ikke kan præcisere de vilkår, der kan opfylde dens behov og/eller mål. Der kan opstå to situationer: enten kan den ordregivende myndighed ikke præcisere, hvilke tekniske midler der skal anvendes til at nå den ønskede løsning (sjælden), eller den ordregivende myndighed kan ikke fastslå, hvilken af flere mulige løsninger som vil være bedst egnet til at opfylde dens behov (mere hyppigt). I begge tilfælde skal den pågældende kontrakt betragtes som særligt kompleks. I disse situationer kan den ordregivende myndighed overveje at antage alternative tilbud. Se mere i afsnit 2.4.4 og Toolkit 7.

Finansiel eller juridisk kompleksitet kan opstå i projekter, der indebærer en kompleks og struktureret finansiering, hvis finansielle og juridiske forhold ikke kan fastsættes i forvejen. En sådan kompleksitet opstår meget ofte i forbindelse med OPP-projekter. 1.5 Tærskelværdier og offentliggørelse

Testen af, om et udbud er omfattet af EU's udbudsregler (og dermed kræver offentliggørelse på EU-niveau og udbudsprocedurer) er den monetære værdi. Hvis værdien af en kontrakt ligger over en vis tærskelværdi (som ændres hvert andet år), skal direktiv 2004/18/EF følges. Den anslåede kontraktværdi kan beregnes på grundlag af salgsstatistikker fra aktuelle eller tidligere leverandører. F.eks. beregner en ordregivende myndighed omkostningerne pr. måned pr. leverance/tjenesteydelse i 12 måneder over en periode på i alt fire år – det samlede kontraktbeløb afgør, om direktivet eller de nationale udbudsregler finder anvendelse. Se mere i artikel 9 i direktiv 2004/18/EF.

21

ved indkøb af varer på særligt fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos kuratorer eller -likvidatorer i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til love og forskrifter.

Anvendelsen af disse procedurer er en afvigelse fra de generelle bestemmelser og skal derfor begrundes. Den ordregivende myndighed skal sikre, at de præcise omstændigheder til begrundelse af forhandlingen, jf. direktivet, eksisterer, før det besluttes at anvende denne procedure. Det er afgørende, at ethvert forslag om at anvende udbud med forhandling er begrundet med detaljeret henvisning til direktivet. I tvivlstilfælde anbefales det at søge juridisk rådgivning (med en skriftlig dokumentation herom). Bemærk, at definitioner af "undtagelser" og "tvingende grunde/tvingende nødvendighed/hastende tilfælde" fortolkes strengt. Bevisbyrden for omstændigheder, der giver mulighed for anvendelse af udbud med forhandling, påhviler den ordregivende myndighed.

Den konkurrenceprægede dialog sigter mod at give en vis fleksibilitet under udbud af "særligt komplekse" projekter, som kan opstå, når den ordregivende myndighed ikke objektivt kan:

præcisere de tekniske vilkår, der kan opfylde deres behov eller formål, og/eller præcisere de retlige og/eller finansielle forhold i forbindelse med et projekt.

Eksempelvis kan denne procedure anvendes til projekter, som ikke er blevet gennemført/opført før, såsom komplekse nyudviklede it-systemer, OPP-projekter, infrastrukturforvaltning eller facility management (se artikel 1, stk. 11, litra c), i direktiv 2004/18/EF). Bevisbyrden for omstændigheder, der giver mulighed for anvendelse af denne form for udbud, påhviler den ordregivende myndighed.

Der er tale om teknisk kompleksitet, når den ordregivende myndighed ikke kan præcisere de vilkår, der kan opfylde dens behov og/eller mål. Der kan opstå to situationer: enten kan den ordregivende myndighed ikke præcisere, hvilke tekniske midler der skal anvendes til at nå den ønskede løsning (sjælden), eller den ordregivende myndighed kan ikke fastslå, hvilken af flere mulige løsninger som vil være bedst egnet til at opfylde dens behov (mere hyppigt). I begge tilfælde skal den pågældende kontrakt betragtes som særligt kompleks. I disse situationer kan den ordregivende myndighed overveje at antage alternative tilbud. Se mere i afsnit 2.4.4 og Toolkit 7.

Finansiel eller juridisk kompleksitet kan opstå i projekter, der indebærer en kompleks og struktureret finansiering, hvis finansielle og juridiske forhold ikke kan fastsættes i forvejen. En sådan kompleksitet opstår meget ofte i forbindelse med OPP-projekter. 1.5 Tærskelværdier og offentliggørelse

Testen af, om et udbud er omfattet af EU's udbudsregler (og dermed kræver offentliggørelse på EU-niveau og udbudsprocedurer) er den monetære værdi. Hvis værdien af en kontrakt ligger over en vis tærskelværdi (som ændres hvert andet år), skal direktiv 2004/18/EF følges. Den anslåede kontraktværdi kan beregnes på grundlag af salgsstatistikker fra aktuelle eller tidligere leverandører. F.eks. beregner en ordregivende myndighed omkostningerne pr. måned pr. leverance/tjenesteydelse i 12 måneder over en periode på i alt fire år – det samlede kontraktbeløb afgør, om direktivet eller de nationale udbudsregler finder anvendelse. Se mere i artikel 9 i direktiv 2004/18/EF.

22

De seneste tærskelværdier kan ses her: http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/index_en.htm

For blandede kontrakter, der kombinerer bygge- og anlægsarbejder, vareleverancer og/eller tjenesteydelser i én kontrakt, er princippet, at den relevante tærskelværdi for bygge- og anlægsarbejder, vareleverancer eller tjenesteydelser skal fastlægges på grundlag af kontraktens hovedformål Det vigtigste problem vedrører blandede kontrakter på bygge- og anlægsarbejder og tjenesteydelser, da det ikke er værdien af hvert aspekt af kontrakten, som definerer kontraktens hovedformål, men kontraktens genstand (se præmis 48 i sag C-145/08, Hotel Loutraki og præmis 23-26 i sag C-331/92 Gestión Hotelera Internacional). I tvivlstilfælde bør de ordregivende myndigheder indhente ekspertrådgivning om, hvilke regler der gælder for blandede kontrakter (og som altid i forbindelse med udbud udvise forsigtighed).

Over tærskelværdierne er offentliggørelse i EUT obligatorisk. Valg af supplerende medier til offentliggørelse afhænger af udbudsstrategien. Annoncer i EUT kan indgives elektronisk, i papirform eller pr. telefax og i standardformat. EUT offentliggøres kun elektronisk. Når kontrakter under EU's tærskelværdier har en potentiel grænseoverskridende interesse, er det for at undgå enhver risiko for uregelmæssigheder og mulige finansielle korrektioner sikrest at offentliggøre udbuddet i EUT, på et nationalt websted for udbud eller et velkendt websted for udbud.

Manglende offentliggørelse er en af de alvorligste fejl. Hvis der er nogen tvivl, anbefales det at bringe en offentliggørelse i EUT for at sikre konkurrence på EU-niveau.

Kunstig opdeling af kontrakter er en opdeling af kontrakter, der tjener til at nå det samme formål, i mindre kontrakter for at undgå tærskelværdierne for offentliggørelse i EUT – se artikel 9, stk. 3, i direktiv 2004/18/EF [se afsnit 1.1 – Fastlæggelse af kontraktens genstand / enkelt bygge- og anlægsarbejde / offentliggørelse som en enkelt kontrakt eller opdelt i partier]. Dette direktiv gælder for alle offentlige kontrakter (kontrakten består af alle dele (partier), som er nødvendige til at opfylde dens formål), der som formål har vareleverancer, bygge- og anlægsarbejder og tjenesteydelser, hvis anslåede værdi er lig med eller overstiger de anførte tærskelværdier. De kendetegn, der afgør, hvilken type udbud der skal anvendes, og de forskellige retlige forpligtelser er:

kontraktens formål (bygge- og anlægsarbejde, vareleverance eller tjenesteydelse) og

kontraktens værdi (ekskl. moms).

Hvis en ordregivende myndighed f.eks. skal have malet en bygning med 10 rum, kan den ikke opdele kontrakten i 10 kontrakter eller derunder (f.eks. seks) og tildele kontrakterne uden udbud. Alle de tjenesteydelser/vareleverancer og bygge- og anlægsarbejder, som er nødvendige for at skabe en funktionel helhed, skal "samles", og de skal beregnes, i dette eksempel til en samlet værdi af de 10 kontrakter. Den samlede værdi afgør, om et udbud skal følge direktiv 2004/18/EF.

Kunstig opdeling af kontrakter, så de ligger under EU's tærskelværdier for offentliggørelse, er ulovlig.

Faseinddeling: Den ordregivende myndighed kan opdele kontrakten i faser, forudsat at det er anført i udbudsdokumenterne, og udbudsprocessen er retfærdig, åben og

23

gennemsigtig. Ved bygge- og anlægsarbejder skal der ske en sammenlægning af alle særskilte kontrakter, hvis der er et funktionelt og tidsmæssigt forhold mellem dem. Hvis kontrakterne sammen tjener til at nå det samme mål, skal værdierne normalt sammenlægges. F.eks. kan et vejprojekt fra by x til by y opdeles i flere faser (fase 1 fra forbindelsespunkt xx til forbindelsespunkt zz, efterfulgt af fase 2 fra forbindelsespunkt zz til…) og respektive kontrakter, hvis gennemførelsen heraf sker over lang tid.

1.6 Operationelle krav til iværksættelse af et udbud

Ved afslutningen af planlægningsfasen skal følgende centrale operationelle krav til indledningen af udbuddet være opfyldt:

indsamling af eventuelle data/informationer, som er nødvendige for at kvantificere udbudsbetingelserne (bl.a. eventuelle krav til en informations- og kommunikationsteknologisk database)

forberedelse af udbudsbetingelserne (dette bør omfatte høring af kunder/brugere og andre interessenter, udarbejdelse af udbudsbetingelserne og godkendelse af de endelige betingelser)

udbudsbetingelser for eventuelt supplerende krav skal behandles separat fra hovedkravene (f.eks. er hovedkravene biler med fire døre, og supplerende krav er biler med fem døre). Eventuelt supplerende og skærpede krav skal også behandles separat ved udarbejdelse af prissystemer (eller mængdefortegnelser), men skal beregnes med hovedkravene for at anslå den samlede kontraktmængde (f.eks. antal indkøbte firdørsbiler plus antal indkøbte femdørsbiler)

beregning af et realistisk skøn over omkostningerne ved den kontrakt, der skal udbydes, før afgivelse af bud

bekræftelse af, at de specificerede niveauer og standarder kan opnås inden for det tilgængelige budget

høring af markedet om de foreslåede udbudsbetingelser, forslag til udbud, krav til tilbud og tidsplaner

benchmarking af de foreslåede niveauer og standarder i forhold til lignende anskaffelse andre steder.

Almindelige fejl, som fører til finansielle korrektioner i planlægningsfasen, er:

1. Direkte tildeling af en kontrakt med utilstrækkelig begrundelse for manglende offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.

Eksempel: Udbudsbekendtgørelsen blev ikke offentliggjort i overensstemmelse med de relevante regler (f.eks. offentliggørelse i EUT, når dette er påkrævet ifølge direktiv 2004/18/EF eller nationale regler), og kontrakten blev direkte tildelt uden nogen konkurrence.

Sådan undgås det: Beregningen af kontraktværdien bør være et ægte forhåndsskøn. Vær opmærksom på, at artikel 9 i direktiv 2004/18/EF indeholder en forklaring af beregningsmetoderne. Den enkleste måde, hvorpå man kan undgå denne fejl, er at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse for alle kontrakter over de relevante EU- eller nationale tærskelværdier for den berørte kontrakttype.

I henhold til artikel 9 i direktiv 2004/18/EF:

For offentlige vareindkøbs- eller tjenesteydelseskontrakter, der indgås med regelmæssige

23

gennemsigtig. Ved bygge- og anlægsarbejder skal der ske en sammenlægning af alle særskilte kontrakter, hvis der er et funktionelt og tidsmæssigt forhold mellem dem. Hvis kontrakterne sammen tjener til at nå det samme mål, skal værdierne normalt sammenlægges. F.eks. kan et vejprojekt fra by x til by y opdeles i flere faser (fase 1 fra forbindelsespunkt xx til forbindelsespunkt zz, efterfulgt af fase 2 fra forbindelsespunkt zz til…) og respektive kontrakter, hvis gennemførelsen heraf sker over lang tid.

1.6 Operationelle krav til iværksættelse af et udbud

Ved afslutningen af planlægningsfasen skal følgende centrale operationelle krav til indledningen af udbuddet være opfyldt:

indsamling af eventuelle data/informationer, som er nødvendige for at kvantificere udbudsbetingelserne (bl.a. eventuelle krav til en informations- og kommunikationsteknologisk database)

forberedelse af udbudsbetingelserne (dette bør omfatte høring af kunder/brugere og andre interessenter, udarbejdelse af udbudsbetingelserne og godkendelse af de endelige betingelser)

udbudsbetingelser for eventuelt supplerende krav skal behandles separat fra hovedkravene (f.eks. er hovedkravene biler med fire døre, og supplerende krav er biler med fem døre). Eventuelt supplerende og skærpede krav skal også behandles separat ved udarbejdelse af prissystemer (eller mængdefortegnelser), men skal beregnes med hovedkravene for at anslå den samlede kontraktmængde (f.eks. antal indkøbte firdørsbiler plus antal indkøbte femdørsbiler)

beregning af et realistisk skøn over omkostningerne ved den kontrakt, der skal udbydes, før afgivelse af bud

bekræftelse af, at de specificerede niveauer og standarder kan opnås inden for det tilgængelige budget

høring af markedet om de foreslåede udbudsbetingelser, forslag til udbud, krav til tilbud og tidsplaner

benchmarking af de foreslåede niveauer og standarder i forhold til lignende anskaffelse andre steder.

Almindelige fejl, som fører til finansielle korrektioner i planlægningsfasen, er:

1. Direkte tildeling af en kontrakt med utilstrækkelig begrundelse for manglende offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.

Eksempel: Udbudsbekendtgørelsen blev ikke offentliggjort i overensstemmelse med de relevante regler (f.eks. offentliggørelse i EUT, når dette er påkrævet ifølge direktiv 2004/18/EF eller nationale regler), og kontrakten blev direkte tildelt uden nogen konkurrence.

Sådan undgås det: Beregningen af kontraktværdien bør være et ægte forhåndsskøn. Vær opmærksom på, at artikel 9 i direktiv 2004/18/EF indeholder en forklaring af beregningsmetoderne. Den enkleste måde, hvorpå man kan undgå denne fejl, er at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse for alle kontrakter over de relevante EU- eller nationale tærskelværdier for den berørte kontrakttype.

I henhold til artikel 9 i direktiv 2004/18/EF:

For offentlige vareindkøbs- eller tjenesteydelseskontrakter, der indgås med regelmæssige

24

mellemrum, eller som skal fornys inden for et bestemt tidsrum, beregnes kontraktens anslåede værdi på grundlag af: a) enten den samlede faktiske værdi af lignende successive kontrakter, der er indgået i løbet af de foregående 12 måneder eller det foregående regnskabsår, så vidt muligt korrigeret for at tage hensyn til forventede ændringer i mængde eller værdi i løbet af de 12 måneder, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt b) eller den samlede anslåede værdi af de successive kontrakter, der indgås i løbet af de 12 måneder, der følger efter den første levering, eller i løbet af kontraktperioden, hvis denne er over 12 måneder. I forbindelse med tjenesteydelseskontrakter, hvori der ikke er fastsat en samlet pris: a) for tidsbegrænsede kontrakter, hvis de løber i 48 måneder eller derunder: den anslåede samlede værdi for hele løbetiden b) for tidsubegrænsede kontrakter eller kontrakter, hvis løbetid er over 48 måneder: den månedlige værdi multipliceret med 48.

2. Kunstig opdeling af kontrakter vedrørende bygge- og anlægsarbejde/tjenesteydelser/varer.

Eksempel: Et bygge- og anlægsprojekt eller foreslået køb af en bestemt samlet mængde varer og/eller tjenesteydelser opdeles kunstigt i flere kontrakter med det formål at sikre, at værdien af hver kontrakt ligger under de tærskelværdier, der er fastsat i direktiv 2004/18/EF, dvs. for med fuldt overlæg at undgå at offentliggøre kontrakten i EUT for hele bygge- og anlægsarbejdet eller alle de involverede vareleverancer eller tjenesteydelser.

Sådan undgås det: Sørg for, at projektets fulde omfang og værdi tages i betragtning, og at beregningen foretages korrekt i overensstemmelse med artikel 9 i direktiv 2004/18/EF. Værdien af individuelle partier skal lægges sammen for at afgøre, om den samlede værdi ligger over direktivets tærskelværdier.

3. Tilfælde, der ikke begrunder anvendelsen af særlige tilfælde af udbud efter forhandling med forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse eller uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.

Eksempel: En ordregivende myndighed tildeler en offentlig kontrakt efter et udbud med forhandling, men myndigheden kan ikke bevise, at denne procedure var berettiget.

Sådan undgås det: Udbud med forhandling kan kun anvendes undtagelsesvist under meget specifikke omstændigheder, som er anført i artikel 30 og 31 i direktiv 2004/18/EF. Før anvendelsen af proceduren tjekkes det omhyggeligt i direktivet, under hvilke særlige omstændigheder udbud med forhandling kan anvendes, og i tvivlstilfælde indhentes råd fra de nationale myndigheder vedrørende offentlige udbud. Artikel 30 indeholder nærmere oplysninger om anvendelsen af udbud med forhandling med forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. Artikel 31 indeholder nærmere oplysninger om anvendelsen af udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. Anvendelsen af udbud med forhandling er en afvigelse fra de generelle bestemmelser. Ordregivende myndigheder bør sikre sig, at de præcise omstændigheder, som begrunder forhandling, jf. direktivet, foreligger, og ordregivende myndigheder anbefales på det

25

kraftigste at dokumentere begrundelserne for at vælge udbud med forhandling.

4. i) Uforholdsmæssige og diskriminerende udvælgelseskriterier og ii) tildelingskriterier, som ikke vedrører kontraktens genstand.

Eksempel: i) Når det kan påvises, at de minimumskriterier for egnethed, som er fastsat for en bestemt kontrakt, ikke står i forhold til kontraktens genstand, eller at de er diskriminerende og derved skaber en unødig hindring for tilbudsgivere. Eksempler herpå omfatter fastsættelse af finansielle kriterier på et for højt niveau (uforholdsmæssige) eller krav om registrering af eksperter hos et nationalt organ og manglende anerkendelse af tilsvarende kvalifikationer fra andre medlemsstater.

ii) Anvendelse af et tildelingskriterium såsom antallet af tidligere kontrakter gennemført med den bestemte ordregivende myndighed. Dette vedrører ikke kontraktens genstand og kan også blive betragtet som diskriminerende, da det potentielt begunstiger lokale virksomheder, der formentlig har større sandsynlighed for at kunne opfylde dette kriterium.

Sådan undgås det: Forud for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen bør den ordregivende myndighed kontrollere, at udvælgelses- og tildelingskriterier samt den dertil knyttede metode er forholdsmæssige og ikkediskriminerende. Vær opmærksom på, at krav til udvælgelses- og tildelingskriterier er fastsat i artikel 44-53 i direktiv 2004/18/EF. Toolkits 5 og 6 giver råd om, hvordan kriterierne anvendes korrekt.

5. Fejl/misforståelser ved bestilling på grundlag af en rammeaftale

Eksempel: En ordregivende myndighed, som har en rammeaftale med flere leverandører, foretager direkte bestilling ved selv at vælge leverandøren fra rammeaftalen. Leverandørerne blev ikke rangordnet på grundlag af den oprindelige bedømmelse af tilbud.

Sådan undgås det: Den ordregivende myndighed skal rangordne leverandørerne på grundlag af de tildelingskriterier, der er fastsat i udbudsdokumenterne, nummereret som 1,2,3,4 osv. For det første skal den ordregivende myndighed fastsætte en tærskelværdi for direkte bestilling hos leverandør nr. 1 (f.eks. ordre under 30 000 EUR). Hvis nr. 1 ikke kan levere (hvilket kun accepteres af den ordregivende myndighed på sjældne, begrundede betingelser), går ordren til nr. 2 osv. For det andet bestemmer den ordregivende myndighed, at ordrer over tærskelværdien, som er fastsat for direkte bestilling, vil blive tildelt efter en minikonkurrence mellem alle leverandører i rammeaftalen baseret på de oprindelige udbudsdokumenter og tildelingskriterier. Artikel 32 i direktiv 2004/18/EF indeholder kravene til rammeaftalerne.

Konkrete eksempler Kunstig opdeling eller "salamimetoden" for at undgå anvendelsen af direktiv 2004/18/EF Eksempel 1: Revisionen af projektudbudsplanen for et offentligt byggeprojekt afslørede et mønster med mange partier med beløb lige under direktivets tærskelværdi uden en klar teknisk begrundelse. Alle disse partier var sendt i udbud lokalt uden at tage hensyn til partiernes samlede beløb, som lå en del over tærskelværdien. Eksempel 2: Bygge- og anlægsprojektet blev kunstigt opdelt i én kontrakt, der skulle sendes i udbud, og hvis beløb lå 1 % under direktivets tærskelværdi, og en anden kontrakt på "eget arbejde", som den ordregivende myndighed udførte direkte.

25

kraftigste at dokumentere begrundelserne for at vælge udbud med forhandling.

4. i) Uforholdsmæssige og diskriminerende udvælgelseskriterier og ii) tildelingskriterier, som ikke vedrører kontraktens genstand.

Eksempel: i) Når det kan påvises, at de minimumskriterier for egnethed, som er fastsat for en bestemt kontrakt, ikke står i forhold til kontraktens genstand, eller at de er diskriminerende og derved skaber en unødig hindring for tilbudsgivere. Eksempler herpå omfatter fastsættelse af finansielle kriterier på et for højt niveau (uforholdsmæssige) eller krav om registrering af eksperter hos et nationalt organ og manglende anerkendelse af tilsvarende kvalifikationer fra andre medlemsstater.

ii) Anvendelse af et tildelingskriterium såsom antallet af tidligere kontrakter gennemført med den bestemte ordregivende myndighed. Dette vedrører ikke kontraktens genstand og kan også blive betragtet som diskriminerende, da det potentielt begunstiger lokale virksomheder, der formentlig har større sandsynlighed for at kunne opfylde dette kriterium.

Sådan undgås det: Forud for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen bør den ordregivende myndighed kontrollere, at udvælgelses- og tildelingskriterier samt den dertil knyttede metode er forholdsmæssige og ikkediskriminerende. Vær opmærksom på, at krav til udvælgelses- og tildelingskriterier er fastsat i artikel 44-53 i direktiv 2004/18/EF. Toolkits 5 og 6 giver råd om, hvordan kriterierne anvendes korrekt.

5. Fejl/misforståelser ved bestilling på grundlag af en rammeaftale

Eksempel: En ordregivende myndighed, som har en rammeaftale med flere leverandører, foretager direkte bestilling ved selv at vælge leverandøren fra rammeaftalen. Leverandørerne blev ikke rangordnet på grundlag af den oprindelige bedømmelse af tilbud.

Sådan undgås det: Den ordregivende myndighed skal rangordne leverandørerne på grundlag af de tildelingskriterier, der er fastsat i udbudsdokumenterne, nummereret som 1,2,3,4 osv. For det første skal den ordregivende myndighed fastsætte en tærskelværdi for direkte bestilling hos leverandør nr. 1 (f.eks. ordre under 30 000 EUR). Hvis nr. 1 ikke kan levere (hvilket kun accepteres af den ordregivende myndighed på sjældne, begrundede betingelser), går ordren til nr. 2 osv. For det andet bestemmer den ordregivende myndighed, at ordrer over tærskelværdien, som er fastsat for direkte bestilling, vil blive tildelt efter en minikonkurrence mellem alle leverandører i rammeaftalen baseret på de oprindelige udbudsdokumenter og tildelingskriterier. Artikel 32 i direktiv 2004/18/EF indeholder kravene til rammeaftalerne.

Konkrete eksempler Kunstig opdeling eller "salamimetoden" for at undgå anvendelsen af direktiv 2004/18/EF Eksempel 1: Revisionen af projektudbudsplanen for et offentligt byggeprojekt afslørede et mønster med mange partier med beløb lige under direktivets tærskelværdi uden en klar teknisk begrundelse. Alle disse partier var sendt i udbud lokalt uden at tage hensyn til partiernes samlede beløb, som lå en del over tærskelværdien. Eksempel 2: Bygge- og anlægsprojektet blev kunstigt opdelt i én kontrakt, der skulle sendes i udbud, og hvis beløb lå 1 % under direktivets tærskelværdi, og en anden kontrakt på "eget arbejde", som den ordregivende myndighed udførte direkte.

26

2. Offentliggørelse Formålet med denne fase er at tiltrække konkurrencedygtige tilbud på gennemførelsen af en kontrakt med resultater, der opfylder den ordregivende myndigheds behov.

2.1 Offentliggørelse af EU-udbudsbekendtgørelser

Et grundlæggende punkt i EU-retten om offentlige udbud er, at alle kontrakter over en bestemt tærskelværdi skal offentliggøres i et standardformat på EU-niveau i EUT, således at økonomiske aktører i alle medlemsstater har mulighed for at afgive bud på kontrakter, for hvilke de mener, de kan opfylde kravene. Med en vejledende forhåndsmeddelelse (PIN) gøres markedet opmærksom på fremtidige kontrakter, udbudsbekendtgørelsen indleder et specifikt udbud, og med bekendtgørelsen om indgåede kontrakter informeres markedet om resultatet af et bestemt udbud.

Der er onlineadgang til de standardblanketter, der bruges i EU's offentlige udbud, via eNotices. Alle bekendtgørelser, der sendes til EUT, skal indeholde en standardterminologi. Det fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV) er et ottecifret (med et niende til kontrol) klassifikationssystem, der beskriver alle køb af bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser og vareleverancer. Der er adgang til CPV-koderne online via SIMAP-webstedet, se Toolkit 10.

Vejledende forhåndsmeddelelse (PIN): Offentliggørelsen af en PIN er ikke obligatorisk. Ved at offentliggøre en PIN ved årets begyndelse er det dog muligt at udnytte kortere tidsfrister for afgivelse af bud. PIN blev indført, så ordregivende myndigheder kunne informere markedet om alle sine kommende kontrakter, f.eks. inden for de næste seks måneder eller det næste år. I den seneste tid har ordregivende myndigheder imidlertid brugt PIN for den enkelte kontrakt. Det er vigtigt at være opmærksom på eventuelt andre udbud vedrørende tjenesteydelser, bygge- og anlægsarbejder eller vareleverancer omkring eller over EU-tærskelværdierne inden for den ordregivende myndigheds organisation, som er planlagt omkring samme tidspunkt. PIN for det følgende år kan meddeles i november/december for det følgende år, men skal offentliggøres mindst 52 dage og højst 12 måneder før offentliggørelsen af den specifikke kontrakt.

Udbudsbekendtgørelse: Hvis udbuddet ligger over EU's tærskelværdi (og derfor falder inden for anvendelsesområdet for direktiv 2004/18/EF), er det obligatorisk at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse. Når bekendtgørelsen er offentliggjort, kan det vigtigste indhold såsom tekniske produktkrav, mængde, tidsplaner, udvælgelses- og tildelingskriterier og kontraktvilkår i princippet ikke ændres, idet udbuddet ellers skal annulleres. Det er afgørende, at indholdet af disse bekendtgørelser er nøjagtigt (og følger kravene i udbudsbetingelserne). Bliver der foretaget mindre ændringer i udbudsfasen, er det obligatorisk at offentliggøre ændringerne i EUT, og det anbefales altid at forlænge fristen for afgivelse af bud.

Ifølge direktiv 2004/18/EF er det muligt at sende en berigtigelse af den offentliggjorte information/de offentliggjorte blanketter med blanket nr. 14 – berigtigelser, som er udarbejdet af Publikationskontoret EU – TED. Også i henhold til artikel 51 i det nye direktiv 2014/24/EU kan der offentliggøres en berigtigelse. Endvidere har medlemsstaterne modtaget et udkast til de nye standardblanketter til offentliggørelse af oplysninger om

27

offentlige udbud, som indeholder blanket 14 (berigtigelser) til offentliggørelse af berigtigelsen.

Undtagen i helt specielle tilfælde vil manglende offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse om en kontrakt med en værdi over tærskelværdierne blive betragtet som et brud på EU's udbudsregler og kan føre til finansielle korrektioner. Overholdelse af kravene om offentliggørelse i direktiv 2004/18/EF sikres, når alle oplysninger, der kræves i standardblanketten, er angivet klart og tydeligt.

Supplerende bekendtgørelser: Sørg altid for at informere markedet, hvis der foretages ændringer i dokumenter og bekendtgørelser (f.eks. dato for modtagelse af tilbud) gennem offentliggørelse af endnu en bekendtgørelse (og yderligere ved at underrette alle, som har udtrykt interesse for kontrakten). Såfremt den ordregivende myndighed foretager væsentlige ændringer i de tekniske specifikationer, udvælgelses-/tildelingskriterier og/eller kontraktvilkår, vil det være nødvendigt at annullere udbuddet. I det nye direktiv 2014/24/EU skelnes der mellem en væsentlig ændring og en ændring af kontraktens overordnede karakter. 2.2 Procedurer og tidsplaner

2.2.1 Minimumstidsfrister

Valget af udbudsprocedure bør træffes og begrundes i planlægningsfasen. For udbud over de relevante tærskelværdier er det offentlige og det begrænsede udbud mest udbredt.

Uanset hvilket udbud der vælges, er der fastsat strenge regler for tidsplaner, kommunikation og dokumentation. Planen skal overholde de tidsplaner, der er fastsat i direktiv 2004/18/EF (se nedenstående tabel for frister for afgivelse af bud).

Minimumstidsfrister (antal dage fra datoen for afsendelse til offentliggørelse i EUT)

Offentligt udbud

Begrænset udbud

Tilbud Ansøgninger Tilbud

UD

EN P

IN

Almindelig 52 37 40

Elektronisk

bekendtgørelse

Elektronisk adgang

Elektronisk udbudsbekendt-

gørelse og adgang

45

47

40

30 35

MED

PI

N

Almindelig 36 37 36

27

offentlige udbud, som indeholder blanket 14 (berigtigelser) til offentliggørelse af berigtigelsen.

Undtagen i helt specielle tilfælde vil manglende offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse om en kontrakt med en værdi over tærskelværdierne blive betragtet som et brud på EU's udbudsregler og kan føre til finansielle korrektioner. Overholdelse af kravene om offentliggørelse i direktiv 2004/18/EF sikres, når alle oplysninger, der kræves i standardblanketten, er angivet klart og tydeligt.

Supplerende bekendtgørelser: Sørg altid for at informere markedet, hvis der foretages ændringer i dokumenter og bekendtgørelser (f.eks. dato for modtagelse af tilbud) gennem offentliggørelse af endnu en bekendtgørelse (og yderligere ved at underrette alle, som har udtrykt interesse for kontrakten). Såfremt den ordregivende myndighed foretager væsentlige ændringer i de tekniske specifikationer, udvælgelses-/tildelingskriterier og/eller kontraktvilkår, vil det være nødvendigt at annullere udbuddet. I det nye direktiv 2014/24/EU skelnes der mellem en væsentlig ændring og en ændring af kontraktens overordnede karakter. 2.2 Procedurer og tidsplaner

2.2.1 Minimumstidsfrister

Valget af udbudsprocedure bør træffes og begrundes i planlægningsfasen. For udbud over de relevante tærskelværdier er det offentlige og det begrænsede udbud mest udbredt.

Uanset hvilket udbud der vælges, er der fastsat strenge regler for tidsplaner, kommunikation og dokumentation. Planen skal overholde de tidsplaner, der er fastsat i direktiv 2004/18/EF (se nedenstående tabel for frister for afgivelse af bud).

Minimumstidsfrister (antal dage fra datoen for afsendelse til offentliggørelse i EUT)

Offentligt udbud

Begrænset udbud

Tilbud Ansøgninger Tilbud

UD

EN P

IN

Almindelig 52 37 40

Elektronisk

bekendtgørelse

Elektronisk adgang

Elektronisk udbudsbekendt-

gørelse og adgang

45

47

40

30 35

MED

PI

N

Almindelig 36 37 36

28

Elektronisk bekendtgørelse

Elektronisk adgang

Elektronisk

udbudsbekendt-gørelse og adgang

29

31

24

30

31

Tidsplan og faser i offentlige udbud er som følger:

Sørg for, at der er mindst 52 dage fra datoen, hvor bekendtgørelsen blev afsendt, til modtagelse af buddene. Denne periode kan reduceres med 12 dage, hvis udbudsbekendtgørelsen sendes elektronisk, og den ordregivende myndighed giver fuld elektronisk adgang til dokumenterne (dvs. 40 dage). Perioden kan reduceres til 36 dage fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen, hvis der er offentliggjort en PIN mindst 52 dage og højst 12 måneder før datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen. Hvis bekendtgørelserne er afsendt elektronisk, skal PIN indeholde lige så mange oplysninger som udbudsbekendtgørelsen, når oplysningerne var tilgængelige på det pågældende tidspunkt (f.eks. kontraktmængde, udvælgelses- og tildelingskriterier og kontraktens varighed). Alle svar på spørgsmål fra tilbudsgivere skal anonymiseres og sendes til alle interesserede parter senest seks dage før fristen for afgivelse af bud (artikel 39 i direktiv 2004/18/EF). Præciseringer til tilbudsgivere bevirker ikke, at de oprindelige udbudsbetingelser ændres (herunder de oprindelige udvælgelses- og tildelingskriterier). For at sikre fuld gennemsigtighed forud for fristen for afgivelse af bud offentliggøres alle præciseringer på den ordregivende myndigheds websted, så de er tilgængelige for alle potentielle tilbudsgivere.

Når der er foretaget en tildeling, skal der senest 48 dage efter tildelingen sendes en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakten til EUT med henblik på offentliggørelse.

Tidsplan og faser i begrænsede udbud er som følger:

Sørg for, at der går mindst 37 dage (som kan reduceres til 30 dage, hvis der er foretaget en elektronisk bekendtgørelse) fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen til den dato, hvor anmodninger om at deltage skal være indkommet.

Hvis den ordregivende myndighed ønsker at begrænse antallet af tilbudsgivere under dette udbud, skal antallet være mindst fem. Den ordregivende myndighed har dog ikke pligt til at anføre en grænse, hvis den ikke har til hensigt at anvende den.

Den ordregivende myndighed skal herefter udvælge dem, som vil blive opfordret til at afgive bud på grundlag af et prækvalifikationsspørgeskema (PQQ) (se Toolkit 10 med et link til PQQ).

Skriftlige opfordringer til at afgive bud skal herefter udsendes til de udvalgte med en frist på mindst 40 dage fra afsendelsen af opfordringerne til modtagelse af

29

buddene. Denne periode kan reduceres til 35 dage, hvis der er fuld elektronisk adgang til udbudsdokumenterne.

Hvis der er offentliggjort en PIN elektronisk med en frist på mindst 52 dage og højst 12 måneder før datoen, hvor udbudsbekendtgørelsen blev afsendt, kan fristen for afgivelse af bud reduceres til 31 dage. PIN skal indeholde lige så mange oplysninger som udbudsbekendtgørelsen, når oplysningerne var tilgængelige på det pågældende tidspunkt (f.eks. kontraktmængde, tildelingskriterier og kontraktens varighed).

Alle svar på spørgsmål fra tilbudsgivere skal anonymiseres og sendes til alle interesserede parter senest seks dage før fristen for afgivelse af bud (artikel 39 i direktiv 2004/18/EF).

Når der er foretaget en tildeling, skal der senest 48 dage efter tildelingen sendes en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakten til EUT med henblik på offentliggørelse.

Tidsplan og faser i udbud med forhandling med offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse er som følger:

Sørg for, at der går mindst 37 dage fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen (ikke den oprindelige bekendtgørelse, der ikke gav noget resultat) til den dato, hvor anmodninger om at deltage skal være indkommet.

Alle svar på spørgsmål fra tilbudsgivere skal anonymiseres og sendes til alle interesserede parter senest seks dage før fristen for afgivelse af tilbud (artikel 39 i direktiv 2004/18/EF).

Efter den dato kan den ordregivende myndighed forhandle med en eller flere tilbudsgivere.

Når der er foretaget en tildeling, skal der efter senest 48 dage sendes en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakten til EUT med henblik på offentliggørelse.

Er anvendelsen af denne procedure begrundet, skal den ordregivende myndighed kun offentliggøre en udbudsbekendtgørelse i EUT (om at den ordregivende myndighed anvender denne procedure), hvis den har modtaget ikkeforskriftsmæssige tilbud eller tilbud, som er blevet udelukket efter bedømmelse som følge af anvendelsen af enten det offentlige eller begrænsede udbud, og den ordregivende myndighed beslutter ikke at forhandle med alle tilbudsgivere. Beslutter den ordregivende myndighed at forhandle med alle tilbudsgivere, kræves der ikke en udbudsbekendtgørelse i EUT.

Den konkurrencebaserede dialog: Denne procedure blev indført for "særligt komplekse" udbud og kan kun anvendes under særlige omstændigheder. Den er egnet til kontrakter om vareleverancer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsprojekter, hvor det ikke ville være muligt at tildele en kontrakt ved hjælp af et offentligt eller begrænset udbud, og hvor omstændighederne ikke giver mulighed for at anvende udbud med forhandling. Processen indebærer altid en konkurrencepræget udbudsprocedure, og kun det økonomisk mest fordelagtige tilbud kan bruges som grundlag for tildelingen. Mange offentlig-private partnerskabskontrakter sendes i udbud ved hjælp af den konkurrencebaserede dialog.

2.2.2 Hasteprocedure

Hastebestemmelsen gør det muligt for en ordregivende myndighed at fremskynde både begrænsede udbud og udbud med forhandling i overensstemmelse med artikel 38, stk. 8, i direktiv 2004/18/EF. Denne procedure kan bruges, når de normale tidsfrister under

29

buddene. Denne periode kan reduceres til 35 dage, hvis der er fuld elektronisk adgang til udbudsdokumenterne.

Hvis der er offentliggjort en PIN elektronisk med en frist på mindst 52 dage og højst 12 måneder før datoen, hvor udbudsbekendtgørelsen blev afsendt, kan fristen for afgivelse af bud reduceres til 31 dage. PIN skal indeholde lige så mange oplysninger som udbudsbekendtgørelsen, når oplysningerne var tilgængelige på det pågældende tidspunkt (f.eks. kontraktmængde, tildelingskriterier og kontraktens varighed).

Alle svar på spørgsmål fra tilbudsgivere skal anonymiseres og sendes til alle interesserede parter senest seks dage før fristen for afgivelse af bud (artikel 39 i direktiv 2004/18/EF).

Når der er foretaget en tildeling, skal der senest 48 dage efter tildelingen sendes en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakten til EUT med henblik på offentliggørelse.

Tidsplan og faser i udbud med forhandling med offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse er som følger:

Sørg for, at der går mindst 37 dage fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen (ikke den oprindelige bekendtgørelse, der ikke gav noget resultat) til den dato, hvor anmodninger om at deltage skal være indkommet.

Alle svar på spørgsmål fra tilbudsgivere skal anonymiseres og sendes til alle interesserede parter senest seks dage før fristen for afgivelse af tilbud (artikel 39 i direktiv 2004/18/EF).

Efter den dato kan den ordregivende myndighed forhandle med en eller flere tilbudsgivere.

Når der er foretaget en tildeling, skal der efter senest 48 dage sendes en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakten til EUT med henblik på offentliggørelse.

Er anvendelsen af denne procedure begrundet, skal den ordregivende myndighed kun offentliggøre en udbudsbekendtgørelse i EUT (om at den ordregivende myndighed anvender denne procedure), hvis den har modtaget ikkeforskriftsmæssige tilbud eller tilbud, som er blevet udelukket efter bedømmelse som følge af anvendelsen af enten det offentlige eller begrænsede udbud, og den ordregivende myndighed beslutter ikke at forhandle med alle tilbudsgivere. Beslutter den ordregivende myndighed at forhandle med alle tilbudsgivere, kræves der ikke en udbudsbekendtgørelse i EUT.

Den konkurrencebaserede dialog: Denne procedure blev indført for "særligt komplekse" udbud og kan kun anvendes under særlige omstændigheder. Den er egnet til kontrakter om vareleverancer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsprojekter, hvor det ikke ville være muligt at tildele en kontrakt ved hjælp af et offentligt eller begrænset udbud, og hvor omstændighederne ikke giver mulighed for at anvende udbud med forhandling. Processen indebærer altid en konkurrencepræget udbudsprocedure, og kun det økonomisk mest fordelagtige tilbud kan bruges som grundlag for tildelingen. Mange offentlig-private partnerskabskontrakter sendes i udbud ved hjælp af den konkurrencebaserede dialog.

2.2.2 Hasteprocedure

Hastebestemmelsen gør det muligt for en ordregivende myndighed at fremskynde både begrænsede udbud og udbud med forhandling i overensstemmelse med artikel 38, stk. 8, i direktiv 2004/18/EF. Denne procedure kan bruges, når de normale tidsfrister under

30

begrænsede udbud eller udbud med forhandling på grund af hastende omstændigheder ikke ville være praktisk mulige.

I sådanne tilfælde skal der bringes en udbudsbekendtgørelse i EUT, og den ordregivende myndighed skal heri give de objektive begrundelser for anvendelsen af den "accelererede procedure". Fristen for fremsættelse af anmodninger om at deltage er som minimum 15 dage (i stedet for 37) fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen til offentliggørelse eller mindst 10 dage, hvis bekendtgørelsen blev sendt elektronisk. Tidsfristen for modtagelse af tilbud er 10 dage, hvis den ordregivende myndighed anvender hasteproceduren, så eventuelle anmodninger fra tilbudsgivere om supplerende information vedrørende udbudsdokumenterne skal fremsættes senest fire dage før fristen for modtagelse af tilbud. Ifølge direktiv 2004/18/EF kan hasteproceduren ikke anvendes i offentlige udbud, men efter det nye direktiv 2014/24/EU åbnes der mulighed for hastende omstændigheder ved offentlige udbud. Anvendelse af hasteproceduren er et meget misbrugt område, og den ordregivende myndighed skal være i stand til at begrunde anvendelsen heraf.

Hasteproceduren må ikke blandes sammen med udbud med forhandling uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse af tvingende grunde som følge af uforudsete omstændigheder i henhold til artikel 31, stk. 1, litra c), i direktiv 2004/18/EF, som ikke kræver offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. De påberåbte omstændigheder, der skal berettige de tvingende grunde, må ikke kunne tilskrives den ordregivende myndighed.

2.3 Udbudsdokumenter

Ud over de sædvanlige oplysninger (pris, levering, dato for afgivelse af tilbud osv.) skal udbudsdokumenterne også indeholde følgende oplysninger:

en henvisning til den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse uddybning af kriterierne for udvælgelse og tildeling af kontrakten, der er anført i

udbudsbekendtgørelsen det sprog, tilbuddet skal udarbejdes på.

Ordregivende myndigheder bør ikke ændre udvælgelses- eller tildelingskriterier efter offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, medmindre det sker i form af en offentliggjort berigtigelse. Bedømmelsesudvalget bør kun anvende de offentliggjorte kriterier.

Når man begynder at udforme udbudsdokumenterne, overvejes de skridt og emner, som forklares i det følgende.

2.3.1 Fastlæggelse af udvælgelseskriterier

Som med mange udbudsrelaterede emner er det vigtigt, at den ordregivende myndighed træffer beslutninger om udvælgelsesprocessen tidligt, ideelt set i udbudsplanlægningsfasen, men under alle omstændigheder før der udsendes en udbudsbekendtgørelse, og metoden er blevet afprøvet. Målet er at tildele kontrakten til en tilbudsgiver, som kan gennemføre den. Metoden for udvælgelse af tilbudsgivere skal være gennemsigtig. Det anbefales, at der på forhånd fastlægges et pointtildelingssystem, som skal være gennemsigtigt, hvis nogen gør indsigelse. Den ordregivende myndighed kan ønske at få sikkerhed for finansiel, teknisk og ledelsesmæssig kapacitet, arbejdsmiljøforhold, miljøspørgsmål eller sociale kriterier.

31

Der begås en række almindelige fejl i udvælgelsesfasen. Den ordregivende myndighed må aldrig basere udvælgelsen af ansøgere/tilbudsgivere på et ønske om at få lokale eller nationale leverandører, da dette er diskriminerende og i strid med de grundlæggende principper i EU-traktaten. De oplysninger, den ordregivende myndighed ønsker at få i denne fase, skal være forholdsmæssige og relevante for kontraktens genstand. F.eks. bør forsikrings- og finansieringskrav ikke fastsættes på et urimeligt højt niveau med den konsekvens automatisk at eliminere i øvrigt helt kompetente ansøgere eller (mere almindeligt) fastsættes uden nogen egentlig idé om niveauernes virkning. Et almindeligt eksempel herpå er, når ordregivende myndigheder stiller omsætnings-/salgskrav eller antal/værdi af krævede referencearbejder på et uforholdsmæssigt højt niveau. God praksis er normalt, at tilbudsgiveres årlige omsætning ikke fastsættes til mere end det dobbelte af kontraktens værdi. Dette krav stilles ikke i direktiv 2004/18/EF, men er fastlagt i artikel 58 i det nye direktiv 2014/24/EU. Kravet kan fraviges, hvis vareleverancen/tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejdet kræver en finansiel og teknisk robust tilbudsgiver som følge af en høj risiko ved f.eks. levering, produktkvalitet eller pris.

Alle udvælgelseskriterier skal være forholdsmæssige og relevante for vurderingen af tilbudsgiverens evne til at opfylde kontrakten.

Ethvert kriterium, der kan fortolkes som diskriminerende eller uforholdsmæssigt, er uacceptabelt ifølge direktiv 2004/18/EF og kan føre til finansielle korrektioner. Væsentlige ændringer af udvælgelseskriterierne, efter at de er fastlagt, er ikke acceptable. Efter offentliggørelsen kan kun mindre ændringer i de vigtigste udvælgelseskriterier antages såsom ændringer i ordlyden eller adressen for indsendelse af ansøgning. Ændringer i krav såsom finansiel status (årlig indkomst eller aktiekurs), antal referencer eller forsikringsdækning anses for at være væsentlige ændringer, og de kræver en forlængelse af ansøgningsfristen eller annullering.

Mange ordregivende myndigheder blander udvælgelsesfasen (og udvælgelseskriterierne) sammen med bedømmelsesfasen (tildelings-kriterierne). Husk, at udbudsprocessen falder i to dele – udvælgelse (af tilbudsgivere) og bedømmelse (af tilbud). De er helt forskellige og må ikke blandes sammen. I udvælgelsesfasen er formålet at udvælge de tilbudsgivere, der kan udføre jobbet. I bedømmelsesfasen vurderes det bedste tilbud, der er kommet ind fra de udvalgte tilbudsgivere. Det anbefales på det kraftigste at opstille relevante udvælgelses- og tildelingskriterier i udbudsplanlægningsfasen.

Se Toolkit 5 for mere information om udvælgelseskriterier

2.3.2 Udarbejdelse af et prækvalifikationsspørgeskema (PQQ)

Hvis det under begrænsede udbud eller udbud med forhandling eller en konkurrencepræget dialog er meningen at have en begrænset liste over tilbudsgivere, skal dette ske på en retfærdig og gennemsigtig (og dokumenteret) måde, som sikrer ligebehandling af alle. Information fra tilbudsgivere, som vil blive brugt til udvælgelse, kan fås i et standardformat via et prækvalifikationsspørgeskema. Prækvalifikationsspørgeskemaet kan

31

Der begås en række almindelige fejl i udvælgelsesfasen. Den ordregivende myndighed må aldrig basere udvælgelsen af ansøgere/tilbudsgivere på et ønske om at få lokale eller nationale leverandører, da dette er diskriminerende og i strid med de grundlæggende principper i EU-traktaten. De oplysninger, den ordregivende myndighed ønsker at få i denne fase, skal være forholdsmæssige og relevante for kontraktens genstand. F.eks. bør forsikrings- og finansieringskrav ikke fastsættes på et urimeligt højt niveau med den konsekvens automatisk at eliminere i øvrigt helt kompetente ansøgere eller (mere almindeligt) fastsættes uden nogen egentlig idé om niveauernes virkning. Et almindeligt eksempel herpå er, når ordregivende myndigheder stiller omsætnings-/salgskrav eller antal/værdi af krævede referencearbejder på et uforholdsmæssigt højt niveau. God praksis er normalt, at tilbudsgiveres årlige omsætning ikke fastsættes til mere end det dobbelte af kontraktens værdi. Dette krav stilles ikke i direktiv 2004/18/EF, men er fastlagt i artikel 58 i det nye direktiv 2014/24/EU. Kravet kan fraviges, hvis vareleverancen/tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejdet kræver en finansiel og teknisk robust tilbudsgiver som følge af en høj risiko ved f.eks. levering, produktkvalitet eller pris.

Alle udvælgelseskriterier skal være forholdsmæssige og relevante for vurderingen af tilbudsgiverens evne til at opfylde kontrakten.

Ethvert kriterium, der kan fortolkes som diskriminerende eller uforholdsmæssigt, er uacceptabelt ifølge direktiv 2004/18/EF og kan føre til finansielle korrektioner. Væsentlige ændringer af udvælgelseskriterierne, efter at de er fastlagt, er ikke acceptable. Efter offentliggørelsen kan kun mindre ændringer i de vigtigste udvælgelseskriterier antages såsom ændringer i ordlyden eller adressen for indsendelse af ansøgning. Ændringer i krav såsom finansiel status (årlig indkomst eller aktiekurs), antal referencer eller forsikringsdækning anses for at være væsentlige ændringer, og de kræver en forlængelse af ansøgningsfristen eller annullering.

Mange ordregivende myndigheder blander udvælgelsesfasen (og udvælgelseskriterierne) sammen med bedømmelsesfasen (tildelings-kriterierne). Husk, at udbudsprocessen falder i to dele – udvælgelse (af tilbudsgivere) og bedømmelse (af tilbud). De er helt forskellige og må ikke blandes sammen. I udvælgelsesfasen er formålet at udvælge de tilbudsgivere, der kan udføre jobbet. I bedømmelsesfasen vurderes det bedste tilbud, der er kommet ind fra de udvalgte tilbudsgivere. Det anbefales på det kraftigste at opstille relevante udvælgelses- og tildelingskriterier i udbudsplanlægningsfasen.

Se Toolkit 5 for mere information om udvælgelseskriterier

2.3.2 Udarbejdelse af et prækvalifikationsspørgeskema (PQQ)

Hvis det under begrænsede udbud eller udbud med forhandling eller en konkurrencepræget dialog er meningen at have en begrænset liste over tilbudsgivere, skal dette ske på en retfærdig og gennemsigtig (og dokumenteret) måde, som sikrer ligebehandling af alle. Information fra tilbudsgivere, som vil blive brugt til udvælgelse, kan fås i et standardformat via et prækvalifikationsspørgeskema. Prækvalifikationsspørgeskemaet kan

32

dække spørgsmål og dokumentationskrav til alle udvælgelseskriterier ifølge artikel 44-52 i direktiv 2004/18/EF.

Der bør træffes kontrolforanstaltninger for at sikre, at udfyldelsen af prækvalifikationsspørgeskemaet ikke kommer i strid med nogen af reglerne om gennemsigtighed og ligebehandling. Det bør altid stå i udbudsbekendtgørelsen i EUT og/eller udbudsdokumenterne, at et af udvælgelseskriterierne vil være de oplysninger, ansøgeren anfører i et PQQ. Det giver mulighed for at tage oplysningerne i PQQ i betragtning. Hvis der benyttes et bedømmelsessystem eller vægtninger, bør udbudsbekendtgørelsen og udbudsdokumenterne indeholde fuldstændige oplysninger herom. Der bør kunne fås standardspørgeskemaer med henblik på prækvalifikation (PQQ'er) fra enten den ordregivende myndigheds virksomhedsfunktion for varetagelse af udbud eller det nationale kontor for indgåelse af offentlige kontrakter.

Se Toolkit 4 om prækvalifikationsspørgeskemaer og udarbejdelse af begrænsede lister

2.3.3 Opstilling af tildelingskriterier og vægtningen heraf

Vurdering af de afgivne tilbud er en kritisk del af udbudsprocessen, og af den grund skal det omhyggeligt sikres, at resultatet er det rette, og at det er blevet besluttet på en retfærdig og gennemsigtig måde.

Kriterierne for tildeling af kontrakter er enten:

udelukkende den laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud (MEAT).

Hvis MEAT-metoden benyttes, skal alle kriterier, der anvendes, oplyses enten i udbudsbekendtgørelsen eller i kontraktdokumenterne. God praksis vil være, at udbudsbekendtgørelsen eller udbudsdokumenterne indeholder oplysninger om den bedømmelsesmatrix eller de vægtninger, der vil blive brugt ud over bedømmelsesmetoden.

En vurdering af tilbud bør:

omfatte tildelingskriterier, som vægtes, så de afspejler betydningen/prioriteringen og har fokus på kravene i udbudsbetingelserne (ingen vægtning efter laveste pris)

være relevant for kontraktens genstand helst være baseret på en model, der tager hensyn til en balance mellem pris og

kvalitet, hvor pris er det dominerende kriterium i %. Det må omhyggeligt sikres, at forholdet mellem pris og kvalitet afspejler kravene i kontrakten.

sikre godkendte tildelingskriterier og bedømmelsesmodel (bl.a. vægtningerne af hvert kriterium) og

benytte et bedømmelsesudvalg bestående af passende og relevante repræsentanter, som har den nødvendige erfaring, tekniske færdigheder og viden.

Den relevante faglige ekspertise skal være tilgængelig i bedømmelsesudvalget, eller alternativt kan der bruges andre kvalificerede medarbejdere fra den ordregivende myndighed som rådgivere uden stemmeret. Det anbefales at tage kontakt til de pågældende personer så tidligt som muligt for at sikre, at de er tilgængelige.

Det bør i udbudsplanlægningsfasen alvorligt overvejes at vedtage tildelingskriterier, som passer til en bestemt kontrakt. Tildelingskriterierne opføres på en liste efter betydning (med den respektive vægtning, hvor det er relevant), f.eks.: pris 50 %, kvalitet 30 %, service 20 %.

33

Se Toolkit 6 om tildelingskriterier

2.3.4 Prisoversigt

Typen af udbud vil påvirke den udarbejdede prisdokumentation. I byggekontrakter er det f.eks. almindeligt at have enten en fast prisoversigt eller, mere sandsynligt, en mængde- og prisspecifikation. Den skal være i overensstemmelse med udbudsbetingelserne. God praksis vil være at udarbejde et internt og detaljeret "hypotetisk" tilbud baseret på prisdokument og udbudsbetingelser. Dermed vil den ordregivende myndighed straks kunne afdække en prisfastsættelse fra tilbudsgivere, hvor de har konstateret en fejl i dokumenterne (og således prisfastsat det "lavt"), hvilket de senere kan drage fordel af (anslå omkostningerne), hvis de skulle vinde udbuddet. Det kan også bidrage til at vise, om der er fejl i udbudsdokumenterne. F.eks. om en eller flere tilbudsgivere klart har misforstået kravet, hvilket vil fremgå af, at de anførte priser ser ud til at være unormale. Hvis der modtages et unormalt lavt tilbud, kan et nøjagtigt prisfastsat hypotetisk tilbud, der fungerer som benchmark, være afgørende for at begrunde afvisningen af et sådant tilbud (men et unormalt lavt tilbud kan først afvises, efter at den ordregivende myndighed har anmodet tilbudsgiveren om en begrundelse for det unormalt lave tilbud og analyseret den).

2.3.5 Kontrakten

Udbudsdokumenterne bør vedlægges et kontraktudkast, så alle tilbudsgivere afgiver deres bud på det samme grundlag. Under offentlige og begrænsede udbud bør der ikke finde en forhandling sted om detaljer i kontrakten, efter at der er truffet beslutning om det antagne tilbud (det ville være et brud på ligebehandlingsprincippet). God praksis viser, at en gennemarbejdet kontrakt indeholder bestemmelser for årlig prisregulering, regler, pligt-forsømmelse, ansvar og tavshedspligt. Kontrakten bør være retfærdig og afbalanceret med hensyn til risikodeling. Navnlig bør man undgå bestemmelser og kontraktvilkår om, at risici skal overgå til entreprenøren, som er helt uden for dennes kontrol, da de kan begrænse antallet af tilbudsgivere, have en væsentlig indvirkning på prisen eller føre til kontrakt-tvister. Udbudsdokumenterne, inklusive bilag og den vindende tilbudsgivers forslag til opfyldelse heraf, skal overføres til den endelige kontrakt, ifølge hvilken udbuddet gennemføres.

Se links i Toolkit 10

Tvistbilæggelse: Kontrakten bør indeholde bestemmelser om ordninger til bilæggelse af tvister. Mæglingsløsninger bør altid overvejes. Standardproformakontrakter indeholder ofte valgmuligheder mellem bestemmelser om tvistbilæggelse (og mange andre spørgsmål, som den ordregivende myndighed måske ikke har overvejet fra starten, f.eks. intellektuelle ejendomsrettigheder). Den ordregivende myndighed bør også have kompetent viden om kontraktret vedrørende konventionalbod, og hvis dette ikke er tilfældet, bør den søge passende juridisk rådgivning.

Klausuler om ændring af kontrakten:

Den generelle regel er, at kontraktændringer kræver en ny udbudsprocedure. Kun under særlige omstændigheder i overensstemmelse med artikel 31 i direktiv 2004/18/EF kan der benyttes udbud med forhandling med henblik på en kontraktændring. Hvordan behovet for ændringer behandles i kontrakten, er et kritisk spørgsmål. Planlægningen af muligheden for kontraktændringer, dvs. under hvilke omstændigheder og med hvilke begrænsninger i

33

Se Toolkit 6 om tildelingskriterier

2.3.4 Prisoversigt

Typen af udbud vil påvirke den udarbejdede prisdokumentation. I byggekontrakter er det f.eks. almindeligt at have enten en fast prisoversigt eller, mere sandsynligt, en mængde- og prisspecifikation. Den skal være i overensstemmelse med udbudsbetingelserne. God praksis vil være at udarbejde et internt og detaljeret "hypotetisk" tilbud baseret på prisdokument og udbudsbetingelser. Dermed vil den ordregivende myndighed straks kunne afdække en prisfastsættelse fra tilbudsgivere, hvor de har konstateret en fejl i dokumenterne (og således prisfastsat det "lavt"), hvilket de senere kan drage fordel af (anslå omkostningerne), hvis de skulle vinde udbuddet. Det kan også bidrage til at vise, om der er fejl i udbudsdokumenterne. F.eks. om en eller flere tilbudsgivere klart har misforstået kravet, hvilket vil fremgå af, at de anførte priser ser ud til at være unormale. Hvis der modtages et unormalt lavt tilbud, kan et nøjagtigt prisfastsat hypotetisk tilbud, der fungerer som benchmark, være afgørende for at begrunde afvisningen af et sådant tilbud (men et unormalt lavt tilbud kan først afvises, efter at den ordregivende myndighed har anmodet tilbudsgiveren om en begrundelse for det unormalt lave tilbud og analyseret den).

2.3.5 Kontrakten

Udbudsdokumenterne bør vedlægges et kontraktudkast, så alle tilbudsgivere afgiver deres bud på det samme grundlag. Under offentlige og begrænsede udbud bør der ikke finde en forhandling sted om detaljer i kontrakten, efter at der er truffet beslutning om det antagne tilbud (det ville være et brud på ligebehandlingsprincippet). God praksis viser, at en gennemarbejdet kontrakt indeholder bestemmelser for årlig prisregulering, regler, pligt-forsømmelse, ansvar og tavshedspligt. Kontrakten bør være retfærdig og afbalanceret med hensyn til risikodeling. Navnlig bør man undgå bestemmelser og kontraktvilkår om, at risici skal overgå til entreprenøren, som er helt uden for dennes kontrol, da de kan begrænse antallet af tilbudsgivere, have en væsentlig indvirkning på prisen eller føre til kontrakt-tvister. Udbudsdokumenterne, inklusive bilag og den vindende tilbudsgivers forslag til opfyldelse heraf, skal overføres til den endelige kontrakt, ifølge hvilken udbuddet gennemføres.

Se links i Toolkit 10

Tvistbilæggelse: Kontrakten bør indeholde bestemmelser om ordninger til bilæggelse af tvister. Mæglingsløsninger bør altid overvejes. Standardproformakontrakter indeholder ofte valgmuligheder mellem bestemmelser om tvistbilæggelse (og mange andre spørgsmål, som den ordregivende myndighed måske ikke har overvejet fra starten, f.eks. intellektuelle ejendomsrettigheder). Den ordregivende myndighed bør også have kompetent viden om kontraktret vedrørende konventionalbod, og hvis dette ikke er tilfældet, bør den søge passende juridisk rådgivning.

Klausuler om ændring af kontrakten:

Den generelle regel er, at kontraktændringer kræver en ny udbudsprocedure. Kun under særlige omstændigheder i overensstemmelse med artikel 31 i direktiv 2004/18/EF kan der benyttes udbud med forhandling med henblik på en kontraktændring. Hvordan behovet for ændringer behandles i kontrakten, er et kritisk spørgsmål. Planlægningen af muligheden for kontraktændringer, dvs. under hvilke omstændigheder og med hvilke begrænsninger i

34

omkostninger og omfang, skal overvejes grundigt i planlægningsfasen. Herefter indsættes der passende bestemmelser i udbuds- og kontraktdokumenterne.

I det nye direktiv 2014/24/EU er det fastsat, på hvilket niveau der kræves godkendelser til en kontraktændring, og hvilket omfang af ændringer der er tilladt, uden at der kræves et nyt udbud. Det underliggende princip er, at eventuelle ændringer af det oprindelige udbud, som ændrer kontraktgenstanden væsentligt med hensyn til værdi, tidsplan eller omfang i en grad, så det kunne have ændret resultatet af det oprindelige udbud, bør behandles som "væsentlige" og bør derfor sendes i nyt udbud som en ny kontrakt på supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser. Den oprindelige kontrakt kan omfatte valgfrie supplerende bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser eller vareleverancer og anmodning om gældende priser i budfasen. I artikel 72 i det nye direktiv 2014/24/EU forklares årsagerne hertil. Se 6.2 Kontraktændringer og Toolkit 8.

2.4 Udbudsbetingelser og standarder

2.4.1 Udfærdigelse af udbudsbetingelser

Udbudsbetingelserne er det vigtigste dokument i udbudsprocessen. Det indeholder en beskrivelse af den tjenesteydelse eller vareleverance eller det bygge- og anlægsarbejde, der skal leveres, niveauer, standarder og input sammen med de krævede output eller resultater. Ved udarbejdelse af udbudsbetingelserne må det ikke glemmes, at de har en direkte indflydelse på omkostningerne.

Velforberedte udbudsbetingelser bør:

være præcise i den måde, hvorpå kravene beskrives være let forståelige for både tilbudsgivere og alle interessenter have klart definerede, gennemførlige og målbare input, output og resultater ikke nævne mærkenavne eller krav, som begrænser konkurrencen (eller hvis der

nævnes mærker, anføres "eller tilsvarende") indeholde tilstrækkeligt detaljeret information, så tilbudsgivere kan afgive

realistiske tilbud anføre eventuelt supplerende eller skærpede krav separat, men beregnet samlet (så vidt muligt) tage hensyn til den ordregivende myndigheds, kunders/brugeres og

andre interessenters synspunkter og ideer/input fra markedet være udarbejdet af personer med tilstrækkelig ekspertise enten fra den

ordregivende myndighed eller eksternt være udarbejdet således, at der tages hensyn til tilgængelighedskriterier for

personer med handicap eller udformning til alle brugere, når indkøbet er beregnet til at blive brugt af fysiske personer, hvad enten det er offentligheden eller medarbejdere hos den ordregivende myndighed

være godkendt af bedømmelsesudvalget og/eller den ordregivende myndigheds øverste ledelse alt efter de relevante interne regler

(for udbudsbetingelser for bygge- og anlægsarbejder) som minimum dække: beskrivelse af tekniske arbejder, teknisk rapport, konstruktionspakke (konstruktionstegninger, konstruktionsberegninger, detaljerede tegninger), antagelser og reguleringer, (evt.) mængde- og prisspecifikation og prisliste samt programtidsplan.

35

Den ordregivende myndigheds bedste praksis omfatter nu oplysninger om budget for kontrakten i udbudsbetingelserne for at udarbejde et så gennemsigtigt udbudsdokument som muligt. Budgettet skal dog være realistisk for de ønskede bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser eller vareleverancer. Endvidere betyder fastlæggelsen af et budget til en kontrakt, som vil blive tildelt med en høj vægtning af kvalitet, såsom erhvervsmæssige ydelser, i praksis, at de fleste tilbudsgivere formentlig vil ramme det anførte budget eller lige derunder. En offentlig konkurrence uden et offentliggjort budget er altid mulig, men det skal stå i udbudsdokumenterne, at den ordregivende myndighed forbeholder sig ret til ikke at gå videre med det, hvis der ikke modtages tilbud med en rimelig pris (eller af enhver anden objektiv grund). Den ordregivende myndighed skal som minimum fastsætte en ikke-offentliggjort højeste acceptable pris, før udbudsproceduren iværksættes. Udbudsbetingelserne skal formuleres præcist. Anførelse af bestemte mærker og produkter er i strid med reglerne om fair og åben konkurrence. Hvis det er umuligt at undgå denne bestemmelse, er det væsentligt, at ordene "eller tilsvarende" tilføjes, og at sådanne "tilsvarende" bud, der modtages, vurderes på en fair måde.

En svag formulering af udbudsbetingelserne er ofte en grundlæggende årsag til efterfølgende kontraktændringer, fordi de ikke har afspejlet det sande omfang af den udbudte kontrakt. Såfremt der tilføjes en betydelig mængde "supplerende" arbejde til kontrakten (gennem ændringer/variationer), når kontrakten er underskrevet, øger det både kontraktens størrelse og omkostninger sammenlignet med det, der oprindelig var påtænkt. Gives disse bygge- og anlægsarbejder under disse omstændigheder til den eksisterende entreprenør, uden at der finder en ny udbudsprocedure sted, vil det være en overtrædelse af bestemmelserne om fair og åben konkurrence, fordi kontrakten ikke længere ligner den, der oprindelig blev offentliggjort. Supplerende arbejde vil blive minimeret, hvis udbudsplanlægningsfasen gennemføres professionelt, og udbudsbetingelserne bliver forfattet omhyggeligt. Det anbefales, at den ordregivende myndighed prioriterer hvert enkelt projekt og afsætter tilstrækkelig tid til at overveje alle spørgsmål og risici ved om nødvendigt at inddrage intern eller ekstern ekspertise til at udforme udbudsbetingelserne og kontrakten.

2.4.2 Standarder, der skal bruges ved udarbejdelse af udbudsbetingelser

Den grundlæggende regel er, at udbuddet skal defineres ved henvisning til eventuelt relevante europæiske standarder. Hvor der ikke findes europæiske standarder, skal den ordregivende myndighed overveje produkter fra andre medlemsstater, der kan det samme som nationale produkter. Den ordregivende myndighed har derfor pligt til at benytte enten:

en national standard til gennemførelse af en europæisk standard europæiske tekniske godkendelser eller fælles tekniske specifikationer, dvs. specifikationer med henblik på en ensartet

anvendelse i alle medlemsstater i alle tilfælde skal "eller tilsvarende" tilføjes.

Udbudsbetingelserne er det allervigtigste dokument, der påvirker udbudsprocessens samlede kvalitet og konkurrencedygtighed. Vilkår, der kan fortolkes som diskriminerende, især mod tilbudsgivere fra et andet land, eller som kræver varer, som kun én leverandør (eller leverandører fra ét land) kan levere, er ikke acceptable.

35

Den ordregivende myndigheds bedste praksis omfatter nu oplysninger om budget for kontrakten i udbudsbetingelserne for at udarbejde et så gennemsigtigt udbudsdokument som muligt. Budgettet skal dog være realistisk for de ønskede bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser eller vareleverancer. Endvidere betyder fastlæggelsen af et budget til en kontrakt, som vil blive tildelt med en høj vægtning af kvalitet, såsom erhvervsmæssige ydelser, i praksis, at de fleste tilbudsgivere formentlig vil ramme det anførte budget eller lige derunder. En offentlig konkurrence uden et offentliggjort budget er altid mulig, men det skal stå i udbudsdokumenterne, at den ordregivende myndighed forbeholder sig ret til ikke at gå videre med det, hvis der ikke modtages tilbud med en rimelig pris (eller af enhver anden objektiv grund). Den ordregivende myndighed skal som minimum fastsætte en ikke-offentliggjort højeste acceptable pris, før udbudsproceduren iværksættes. Udbudsbetingelserne skal formuleres præcist. Anførelse af bestemte mærker og produkter er i strid med reglerne om fair og åben konkurrence. Hvis det er umuligt at undgå denne bestemmelse, er det væsentligt, at ordene "eller tilsvarende" tilføjes, og at sådanne "tilsvarende" bud, der modtages, vurderes på en fair måde.

En svag formulering af udbudsbetingelserne er ofte en grundlæggende årsag til efterfølgende kontraktændringer, fordi de ikke har afspejlet det sande omfang af den udbudte kontrakt. Såfremt der tilføjes en betydelig mængde "supplerende" arbejde til kontrakten (gennem ændringer/variationer), når kontrakten er underskrevet, øger det både kontraktens størrelse og omkostninger sammenlignet med det, der oprindelig var påtænkt. Gives disse bygge- og anlægsarbejder under disse omstændigheder til den eksisterende entreprenør, uden at der finder en ny udbudsprocedure sted, vil det være en overtrædelse af bestemmelserne om fair og åben konkurrence, fordi kontrakten ikke længere ligner den, der oprindelig blev offentliggjort. Supplerende arbejde vil blive minimeret, hvis udbudsplanlægningsfasen gennemføres professionelt, og udbudsbetingelserne bliver forfattet omhyggeligt. Det anbefales, at den ordregivende myndighed prioriterer hvert enkelt projekt og afsætter tilstrækkelig tid til at overveje alle spørgsmål og risici ved om nødvendigt at inddrage intern eller ekstern ekspertise til at udforme udbudsbetingelserne og kontrakten.

2.4.2 Standarder, der skal bruges ved udarbejdelse af udbudsbetingelser

Den grundlæggende regel er, at udbuddet skal defineres ved henvisning til eventuelt relevante europæiske standarder. Hvor der ikke findes europæiske standarder, skal den ordregivende myndighed overveje produkter fra andre medlemsstater, der kan det samme som nationale produkter. Den ordregivende myndighed har derfor pligt til at benytte enten:

en national standard til gennemførelse af en europæisk standard europæiske tekniske godkendelser eller fælles tekniske specifikationer, dvs. specifikationer med henblik på en ensartet

anvendelse i alle medlemsstater i alle tilfælde skal "eller tilsvarende" tilføjes.

Udbudsbetingelserne er det allervigtigste dokument, der påvirker udbudsprocessens samlede kvalitet og konkurrencedygtighed. Vilkår, der kan fortolkes som diskriminerende, især mod tilbudsgivere fra et andet land, eller som kræver varer, som kun én leverandør (eller leverandører fra ét land) kan levere, er ikke acceptable.

36

Brug udtrykket "eller tilsvarende" i udbudsbetingelserne for at undgå at begrænse konkurrencen.

Se Toolkit 7 for flere tips om udformning af udbudsbetingelser

2.4.3 Sociale, etiske og miljømæssige kriterier

Ordregivende myndigheder bruger i stigende grad offentlige udbud som middel til at nå andre mål end blot bedste forhold mellem kvalitet og pris. Disse kan omfatte kriterier i forbindelse med miljø5, den lokale økonomi (som ansættelse af unge eller personer, der har været ude af arbejdsmarkedet i lang tid), sociale eller etiske værdier. Mens disse formål lovligt kan forfølges via et offentligt udbud, skal man passe på at sikre, at eventuelt særlige bestemmelser er i overensstemmelse med direktiv 2004/18/EF og nationale regler for at sikre en fair og lige behandling af tilbudsgiverne. De nye EU-direktiver om offentlige udbud er langt mere eksplicitte med hensyn til, hvordan sådanne overvejelser kan indarbejdes i udbudsprocessen. Se også sag C-225/98, Kommissionen mod Frankrig ("Nord-Pas-de-Calais"), sag C-19/00, SIAC Construction, sag C-448/01, EVN og Wienstrom, sag C-368/10, Kommissionen mod Nederlandene, sag C-513/99, Concordia Bus og sag 31/87, Beentjes.

Se forskellige emner på webstedet for GD GROW: link Se særlige miljømæssige kriterier på webstedet for GD ENV: link

2.4.4 Alternativer

Tilbudsgivere skal byde på grundlag af udbudsdokumenterne, som de foreligger. Hvis der træffes en strategisk beslutning om, at den ordregivende myndighed – ud over tilbud baseret på udbudsdokumenterne – vil være villig til at overveje et supplerende, alternativt tilbud (en alternativ løsning, der ikke er nævnt i de oprindelige udbudsdokumenter), skal udbudsdokumenterne indeholde minimumskravene til det alternative bud. I så fald skal der i tildelingskriterierne tages hensyn til muligheden for, at der indkommer alternative tilbud til dem, der er fastsat i udbudsdokumenterne. Det er ikke en let opgave, som kræver passende teknisk ekspertise i bedømmelsesudvalget og skal vurderes og vedtages i udbudsplanlægningsfasen. Se mere i afsnit 1.4 Teknisk kompleksitet

Se afsnittet om alternativer i Toolkit 7

2.5 Indhentning og afgivelse af tilbud

Den ordregivende myndighed skal give tilbudsgivere en rimelig frist både til at få udbudsdokumenterne og til at afgive et tilbud – og skal i det mindste overholde de minimumstidsfrister, der er fastsat i artikel 38 i direktiv 2004/18/EF. Minimumsfristerne kan forlænges, hvis det er nødvendigt, f.eks. på grund af en kompleks kontraktgenstand. Der kan pålægges et gebyr for at få udbudsdokumenterne, men det må ikke være uforholdsmæssigt stort. God praksis er, at udbudsdokumenterne er gratis og kan downloades fra websteder. Tilbud skal afgives skriftligt, direkte eller pr. post. I tilfælde af

5 Kommissionen har udviklet kriterier for grønne offentlige indkøb for mere end 20 produktgrupper, hvoraf de fleste foreligger på alle EU-sprog, se: http://ec.europa.eu/environment/gpp/eu_gpp_criteria_en.htm

37

elektroniske udbud, som i stigende grad vil blive normen, bør der træffes visse sikkerhedsforanstaltninger vedrørende fortrolighed og anerkendelse af modtagelsen. E-signaturer skal også accepteres. Tilbud skal afgives efter den metode, der er fastsat i udbudsdokumenterne. I tidsplanen tages kontraktens kompleksitet i betragtning. Især er det for komplekse design/bygge- eller offentlig-private partnerskabskontrakter ikke usædvanligt at have perioder til udarbejdelse af tilbuddet på fire til seks måneder.

Korte frister kan fortolkes som en konkurrencehindring. Uforholdsmæssigt høje gebyrer for udbudsmaterialet kan fortolkes som en

konkurrencehindring.

2.6 Klager, retsmidler og ansvar

Direktiv 89/665/EØF om samordning af love og administrative bestemmelser vedrørende anvendelsen af klageprocedurerne i forbindelse med indgåelse af offentlige indkøbs- samt bygge- og anlægskontrakter som ændret ved direktiv 2007/66/EF (det såkaldte direktiv om klageprocedurer) har til formål at sikre, at leverandører og entreprenører kan indgive klager om en række forskellige emner, og at der kan træffes foranstaltninger mod en ordregivende myndigheds påståede fejl. Klageprocedurer omfatter suspension af en beslutning truffet af den ordregivende myndighed, tilsidesættelse af ulovlige beslutninger, herunder selve kontrakten og tildeling af erstatning til entreprenører. Hvis direktivet om klageprocedurer ikke overholdes, kan det endvidere være til skade for fremtidige EU-tilskud til organisationen eller kan føre til krav om tilbagebetaling af allerede udbetalte tilskud. Desuden kan manglende overholdelse af udbudsreglerne få finansielle konsekvenser, f.eks. for den ordregivende myndighed og dennes medarbejdere, som i nogle retsområder kan gøres personligt ansvarlige. Om nødvendigt kan der søges juridisk rådgivning om behandling af en klage.

Almindelige fejl, som fører til finansielle korrektioner under opfordringen til at afgive tilbud:

1. Utilstrækkelig definition af kontraktens genstand, hvilket fører til efterfølgende ulovlige ændringer i kontrakten

Eksempel: Beskrivelsen i udbudsbekendtgørelsen og/eller udbudsbetingelserne er ikke tilstrækkelig til, at potentielle tilbudsgivere og ansøgere kan identificere kontraktens genstand, f.eks. hvis der i udbudsdokumenterne kun er anført "møbler" eller "biler" uden forklaring på, hvilken form for møbler eller biler, den ordregivende myndighed sender i udbud.

Sådan undgås det: De(n), der skriver udbudsbetingelserne, bør være tilstrækkeligt kompetent(e) til at kunne affatte kontrakten præcist og bør inddrage andre interessenter, så de kan gøre det. Udbudsbetingelserne skal dog være skrevet i en neutral form med en klar beskrivelse af kravene til kontraktens genstand uden nogen form for diskriminerende henvisninger til bestemte mærker eller standarder. Artikel 23 i direktiv 2004/18/EF indeholder en forklaring af kravene. Der er mere hjælp til udformning af udbudsbetingelser i Toolkit 7.

2. Manglende offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse

Eksempel: Udbudsbekendtgørelsen blev ikke offentliggjort i overensstemmelse med de relevante regler, f.eks. offentliggørelse i EUT, når dette er påkrævet ifølge direktiv

37

elektroniske udbud, som i stigende grad vil blive normen, bør der træffes visse sikkerhedsforanstaltninger vedrørende fortrolighed og anerkendelse af modtagelsen. E-signaturer skal også accepteres. Tilbud skal afgives efter den metode, der er fastsat i udbudsdokumenterne. I tidsplanen tages kontraktens kompleksitet i betragtning. Især er det for komplekse design/bygge- eller offentlig-private partnerskabskontrakter ikke usædvanligt at have perioder til udarbejdelse af tilbuddet på fire til seks måneder.

Korte frister kan fortolkes som en konkurrencehindring. Uforholdsmæssigt høje gebyrer for udbudsmaterialet kan fortolkes som en

konkurrencehindring.

2.6 Klager, retsmidler og ansvar

Direktiv 89/665/EØF om samordning af love og administrative bestemmelser vedrørende anvendelsen af klageprocedurerne i forbindelse med indgåelse af offentlige indkøbs- samt bygge- og anlægskontrakter som ændret ved direktiv 2007/66/EF (det såkaldte direktiv om klageprocedurer) har til formål at sikre, at leverandører og entreprenører kan indgive klager om en række forskellige emner, og at der kan træffes foranstaltninger mod en ordregivende myndigheds påståede fejl. Klageprocedurer omfatter suspension af en beslutning truffet af den ordregivende myndighed, tilsidesættelse af ulovlige beslutninger, herunder selve kontrakten og tildeling af erstatning til entreprenører. Hvis direktivet om klageprocedurer ikke overholdes, kan det endvidere være til skade for fremtidige EU-tilskud til organisationen eller kan føre til krav om tilbagebetaling af allerede udbetalte tilskud. Desuden kan manglende overholdelse af udbudsreglerne få finansielle konsekvenser, f.eks. for den ordregivende myndighed og dennes medarbejdere, som i nogle retsområder kan gøres personligt ansvarlige. Om nødvendigt kan der søges juridisk rådgivning om behandling af en klage.

Almindelige fejl, som fører til finansielle korrektioner under opfordringen til at afgive tilbud:

1. Utilstrækkelig definition af kontraktens genstand, hvilket fører til efterfølgende ulovlige ændringer i kontrakten

Eksempel: Beskrivelsen i udbudsbekendtgørelsen og/eller udbudsbetingelserne er ikke tilstrækkelig til, at potentielle tilbudsgivere og ansøgere kan identificere kontraktens genstand, f.eks. hvis der i udbudsdokumenterne kun er anført "møbler" eller "biler" uden forklaring på, hvilken form for møbler eller biler, den ordregivende myndighed sender i udbud.

Sådan undgås det: De(n), der skriver udbudsbetingelserne, bør være tilstrækkeligt kompetent(e) til at kunne affatte kontrakten præcist og bør inddrage andre interessenter, så de kan gøre det. Udbudsbetingelserne skal dog være skrevet i en neutral form med en klar beskrivelse af kravene til kontraktens genstand uden nogen form for diskriminerende henvisninger til bestemte mærker eller standarder. Artikel 23 i direktiv 2004/18/EF indeholder en forklaring af kravene. Der er mere hjælp til udformning af udbudsbetingelser i Toolkit 7.

2. Manglende offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse

Eksempel: Udbudsbekendtgørelsen blev ikke offentliggjort i overensstemmelse med de relevante regler, f.eks. offentliggørelse i EUT, når dette er påkrævet ifølge direktiv

38

2004/18/EF, eller offentliggørelse ifølge nationale regler under tærskelværdierne.

Sådan undgås det: Kontroller kontraktens værdi ifølge forretningsgrundlaget i forhold til bestemmelserne i artikel 9 i direktiv 2004/18/EF. Er kontraktværdien over de finansielle tærskelværdier, skal den offentliggøres i EUT via en ordregivende myndighed.

3. Manglende overholdelse af minimumstidsfristerne for modtagelse af tilbud og anmodninger om at deltage

Eksempel: Tidsfristerne for modtagelse af tilbud (eller modtagelse af anmodninger om deltagelse) var kortere end tidsfristerne i direktiv 2004/18/EF.

Sådan undgås det: Dette sker, når den ordregivende myndighed ikke giver tilbudsgiverne tilstrækkelig tid til at deltage. Artikel 39 i direktiv 2004/18/EF dækker tidsplanerne for udbud (se oversigt i afsnit 2.2.1). Den ordregivende myndighed skal overveje tidsfristerne, før udbudsbekendtgørelsen offentliggøres, og fastsætte realistiske tidsplaner i planlægningsfasen. Hvis de reducerede tidsfrister benyttes, fordi der offentliggøres en vejledende forhåndsmeddelelse (PIN), skal det sikres, at PIN indeholder alle de nødvendige oplysninger til selve udbudsbekendtgørelsen, herunder udvælgelses- og tildelingskriterier, for så vidt disse er tilgængelige på det pågældende tidspunkt. Undlader man at offentliggøre en forlængelse af tidsfristen i EUT, men kun underretter de tilbudsgivere, som allerede har fået udbudsdokumenterne, om forlængelsen, kan det resultere i ulige behandling af potentielle tilbudsgivere, der ikke har været bekendt med forlængelsen.

4. Manglende offentliggørelse af forlængede tidsfrister for enten modtagelse af tilbud eller anmodninger om at deltage

Eksempel: Fristerne for modtagelse af tilbud (eller modtagelse af anmodninger om deltagelse) blev forlænget, uden at det blev offentliggjort i overensstemmelse med de relevante regler (dvs. offentliggørelse i EUT, hvis det offentlige udbud er omfattet af direktiv 2004/18/EF).

Sådan undgås det: Alle fristforlængelser skal offentliggøres i EUT for kontrakter, hvor offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse for kontrakten i EUT var påkrævet i overensstemmelse med artikel 2, 35 og 38 i direktiv 2004/18/EF.

5. Undladelse af at anføre udvælgelseskriterier og/eller tildelingskriterier (og vægtning) i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne

Eksempel: Udbudsbekendtgørelsen og/eller udbudsbetingelserne indeholder slet ingen oplysninger om udvælgelses- og tildelingskriterier (bl.a. vægtning), eller disse er ikke detaljerede nok i strid med artikel 44, stk. 2, og/eller 53, stk. 2, i direktiv 2004/18/EF.

Sådan undgås det: Udvælgelses- og tildelingskriterier (og vægtning) skal anføres i udbudsbekendtgørelsen og enten i udbudsbetingelserne eller andre udbudsdokumenter. Tjeklister og brug af proformaudbudsbekendtgørelser og udbudsdokumenter/-betingelser hjælper til at undgå, at dette sker.

6. Ulovlige og/eller diskriminerende udvælgelseskriterier i enten udbudsbekendtgørelse eller udbudsdokumenter

Eksempel: Tilfælde, hvor aktører har afholdt sig fra at byde på grund af ulovlige udvælgelseskriterier i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsdokumenterne i strid med artikel 2 og 44, stk. 1, i direktiv 2004/18/EF. Eksempler herpå er en forpligtelse til allerede

39

at have et kontor eller en repræsentant i landet eller regionen, en forpligtelse til at have erfaring med landet eller regionen, en forpligtelse til at have en årlig indkomst på 10 mio. EUR, selv om kontraktværdien kun er 1 mio. EUR, en forpligtelse til at have mindst fem lignende offentlige referencer, f.eks. for rengøringskontrakter.

Sådan undgås det: Udvælgelseskriterierne må ikke være uforholdsmæssige eller urimelige for økonomiske aktører fra andre medlemsstater. I ovenstående tilfælde skal den ordregivende myndighed stille et rimeligt indkomstkrav pr. år, og den må ikke skelne mellem en offentlig og privat reference. I tvivlstilfælde bør der indhentes juridisk rådgivning. Se yderligere vejledning i Toolkits 5-9.

7. Diskriminerende tekniske specifikationer

Eksempel: Fastsættelse af tekniske specifikationer for levering af udstyr ved at angive et bestemt mærke uden mulighed for "tilsvarende" eller benyttelse af skræddersyede specifikationer enten med eller uden forsæt, som begunstiger bestemte leverandører. Dette er i strid med artikel 23, stk. 2 og 8, i direktiv 2004/18/EF. Dette sker undertiden, hvis uerfarne medarbejdere har ansvaret for at udarbejde de tekniske specifikationer for et stykke udstyr og simpelthen kopierer specifikationerne direkte fra en brochure fra en bestemt producent uden at gøre sig klart, at det kan begrænse antallet af virksomheder, der vil kunne levere udstyret.

Sådan undgås det: Ordlyden "eller tilsvarende" bør bruges i alle tilfælde, hvor referencen til et bestemt mærke ikke kan undgås. Ved udarbejdelse af specifikationer skal det sikres, at de ikke simpelthen kopieres fra en bestemt producents tekniske specifikationer, og at de er brede nok til at sikre en reel konkurrence mellem en række leverandører. Se Toolkit 7.

8. Uforholdsmæssige udvælgelseskriterier:

Eksempel: Krav om, at tilbudsgivere fremlægger referencer for tidligere bygge- og anlægsarbejder, som er af betydeligt højere værdi og har et betydeligt større omfang end den udbudte kontrakt. Dette er uforholdsmæssigt og kan bevirke, at antallet af tilbudsgivere begrænses unødigt i strid med artikel 44, stk. 2, i direktiv 2004/18/EF.

Sådan undgås det: Sørg for, at de krævede referencer er for bygge- og anlægsarbejder af samme art og størrelse som dem, der sendes i udbud.

9. Uberettiget udbud med forhandling (med eller uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse)

Eksempel: Den ordregivende myndighed tildeler en offentlig kontrakt ved udbud med forhandling med eller uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, men en sådan procedure er ikke begrundet i de relevante bestemmelser.

Sådan undgås det: Et sådant tilfælde er et grundlæggende brud på reglerne for fair og åben konkurrence – husk altid at begrunde beslutningen om valg af procedure i forretningsgrundlaget. Vær opmærksom på, at artikel 30 og 31 i direktiv 2004/18/EF fastsætter de meget begrænsede omstændigheder, hvor udbud med forhandling undtagelsesvist kan anvendes, og de meget restriktive krav i den forbindelse til begrundelse for anvendelsen heraf, især kravene til anvendelse af udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse. Bevisbyrden for omstændigheder, der giver mulighed for anvendelse af denne form for udbud, påhviler den ordregivende myndighed.

10. Diskriminerende udvælgelse (f.eks. nationale standarder/kvalifikationer, som

39

at have et kontor eller en repræsentant i landet eller regionen, en forpligtelse til at have erfaring med landet eller regionen, en forpligtelse til at have en årlig indkomst på 10 mio. EUR, selv om kontraktværdien kun er 1 mio. EUR, en forpligtelse til at have mindst fem lignende offentlige referencer, f.eks. for rengøringskontrakter.

Sådan undgås det: Udvælgelseskriterierne må ikke være uforholdsmæssige eller urimelige for økonomiske aktører fra andre medlemsstater. I ovenstående tilfælde skal den ordregivende myndighed stille et rimeligt indkomstkrav pr. år, og den må ikke skelne mellem en offentlig og privat reference. I tvivlstilfælde bør der indhentes juridisk rådgivning. Se yderligere vejledning i Toolkits 5-9.

7. Diskriminerende tekniske specifikationer

Eksempel: Fastsættelse af tekniske specifikationer for levering af udstyr ved at angive et bestemt mærke uden mulighed for "tilsvarende" eller benyttelse af skræddersyede specifikationer enten med eller uden forsæt, som begunstiger bestemte leverandører. Dette er i strid med artikel 23, stk. 2 og 8, i direktiv 2004/18/EF. Dette sker undertiden, hvis uerfarne medarbejdere har ansvaret for at udarbejde de tekniske specifikationer for et stykke udstyr og simpelthen kopierer specifikationerne direkte fra en brochure fra en bestemt producent uden at gøre sig klart, at det kan begrænse antallet af virksomheder, der vil kunne levere udstyret.

Sådan undgås det: Ordlyden "eller tilsvarende" bør bruges i alle tilfælde, hvor referencen til et bestemt mærke ikke kan undgås. Ved udarbejdelse af specifikationer skal det sikres, at de ikke simpelthen kopieres fra en bestemt producents tekniske specifikationer, og at de er brede nok til at sikre en reel konkurrence mellem en række leverandører. Se Toolkit 7.

8. Uforholdsmæssige udvælgelseskriterier:

Eksempel: Krav om, at tilbudsgivere fremlægger referencer for tidligere bygge- og anlægsarbejder, som er af betydeligt højere værdi og har et betydeligt større omfang end den udbudte kontrakt. Dette er uforholdsmæssigt og kan bevirke, at antallet af tilbudsgivere begrænses unødigt i strid med artikel 44, stk. 2, i direktiv 2004/18/EF.

Sådan undgås det: Sørg for, at de krævede referencer er for bygge- og anlægsarbejder af samme art og størrelse som dem, der sendes i udbud.

9. Uberettiget udbud med forhandling (med eller uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse)

Eksempel: Den ordregivende myndighed tildeler en offentlig kontrakt ved udbud med forhandling med eller uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, men en sådan procedure er ikke begrundet i de relevante bestemmelser.

Sådan undgås det: Et sådant tilfælde er et grundlæggende brud på reglerne for fair og åben konkurrence – husk altid at begrunde beslutningen om valg af procedure i forretningsgrundlaget. Vær opmærksom på, at artikel 30 og 31 i direktiv 2004/18/EF fastsætter de meget begrænsede omstændigheder, hvor udbud med forhandling undtagelsesvist kan anvendes, og de meget restriktive krav i den forbindelse til begrundelse for anvendelsen heraf, især kravene til anvendelse af udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse. Bevisbyrden for omstændigheder, der giver mulighed for anvendelse af denne form for udbud, påhviler den ordregivende myndighed.

10. Diskriminerende udvælgelse (f.eks. nationale standarder/kvalifikationer, som

40

er anført uden anerkendelse af "tilsvarende" standarder/kvalifikationer)

Eksempel: Tilfælde, hvor aktører har afholdt sig fra at byde på grund af ulovlige udvælgelseskriterier i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsdokumenterne i strid med artikel 2 og 44, stk. 1 og 2, i direktiv 2004/18/EF. . F.eks. ville forpligtelsen til allerede at have fået kvalifikationen/erhvervskortet anerkendt af et organ i den ordregivende myndigheds land på tidspunktet for afgivelsen af tilbud være diskriminerende, da det ville være vanskeligt for udenlandske tilbudsgivere at leve op til på tidspunktet for afgivelsen af tilbud.

Sådan undgås det: Den ordregivende myndighed skal anerkende tilsvarende standarder/kvalifikationer med ordlyden "eller tilsvarende". Registrering eller anerkendelse af kvalifikationer kan ofte fremlægges efter fristen for afgivelse af bud. Der gives flere råd i Toolkits 5 og 6.

11. Blanding af udvælgelses- og tildelingskriterier

Eksempel: Tilfælde, hvor den ordregivende myndighed bruger en aktørs tidligere erfaringer med en lignende kontrakt som både udvælgelses- og tildelingskriterium. Dette er i strid med artikel 44 og/eller 53, i direktiv 2004/18/EF.

Sådan undgås det: Tidligere erfaringer med en lignende kontrakt bør ikke bruges som tildelingskriterium, da det vedrører tilbudsgiverens evne til at opfylde kontrakten, og dette bør vurderes i udvælgelsesfasen og ikke i tildelingsfasen. Kun kriterier, som direkte vedrører kontraktens genstand kan benyttes i tildelingsfasen.

41

Konkrete eksempler Anvendelse af ulovlige og/eller diskriminerende lokale indholdskriterier

Eksempel 1: Tildeling. Ifølge en del af et udbud skulle "udstyret allerede være til stede" på tidspunktet for afgivelse af tilbuddet. Opfyldelsen af dette krav havde en vægt på over 30 % i udbuddets tildelingskriterier. Eksempel 2: Udvælgelse. Ifølge udbudskravene skulle en entreprenør, der søgte om udbuddet, have en ingeniør registreret i landets egen nationale ingeniørforening på tidspunktet for afgivelse af tilbuddene, hvilket var en væsentlig begrænsning af den internationale konkurrence. Dette krav bør ikke stilles for datoen for afgivelse af tilbud, men bør kun kræves på et senere tidspunkt i udbudsproceduren (dvs. før underskrivelsen af kontrakten). Det kunne anføres som en betingelse i kontrakten. Manglende overholdelse af minimumstidsfristerne for modtagelse af tilbud og anmodninger om at deltage Eksempel 3: Ifølge retningslinjerne for finansielle korrektioner skal der foretages en finansiel korrektion, når den tid, der afsættes til at indhente udbudsdokumenterne, er under 80 % af den tid, der afsættes til afgivelse af tilbud. Enhver tidsbegrænsning for udbudsdokumenternes tilgængelighed bør vurderes på dette grundlag, især når fristen for afgivelse af tilbud er blevet reduceret på grund af elektronisk offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen eller offentliggørelse af en PIN. Stiller en ordregivende myndighed af den ene eller den anden grund ikke udbudsdokumenterne til rådighed i de 10 dage, som går forud for fristen for afgivelse af bud, kan dette betragtes som en urimelig begrænsning af udbudsdokumenternes tilgængelighed. Hvis antallet af dage til afgivelse af et bud under et offentligt udbud som standard er f.eks. 52 dage og reduceres til 45 dage, fordi udbudsdokumenterne offentliggøres elektronisk, og perioden til at indhente dokumenterne også reduceres med 10 dage (f.eks. 45 dage - 10 dage = 35 dage) 35/45 = 77 %, kan dette føre til en finansiel korrektion, da den periode, hvor dokumenterne er tilgængelige, er under 80 % af fristen for afgivelse af bud.

41

Konkrete eksempler Anvendelse af ulovlige og/eller diskriminerende lokale indholdskriterier

Eksempel 1: Tildeling. Ifølge en del af et udbud skulle "udstyret allerede være til stede" på tidspunktet for afgivelse af tilbuddet. Opfyldelsen af dette krav havde en vægt på over 30 % i udbuddets tildelingskriterier. Eksempel 2: Udvælgelse. Ifølge udbudskravene skulle en entreprenør, der søgte om udbuddet, have en ingeniør registreret i landets egen nationale ingeniørforening på tidspunktet for afgivelse af tilbuddene, hvilket var en væsentlig begrænsning af den internationale konkurrence. Dette krav bør ikke stilles for datoen for afgivelse af tilbud, men bør kun kræves på et senere tidspunkt i udbudsproceduren (dvs. før underskrivelsen af kontrakten). Det kunne anføres som en betingelse i kontrakten. Manglende overholdelse af minimumstidsfristerne for modtagelse af tilbud og anmodninger om at deltage Eksempel 3: Ifølge retningslinjerne for finansielle korrektioner skal der foretages en finansiel korrektion, når den tid, der afsættes til at indhente udbudsdokumenterne, er under 80 % af den tid, der afsættes til afgivelse af tilbud. Enhver tidsbegrænsning for udbudsdokumenternes tilgængelighed bør vurderes på dette grundlag, især når fristen for afgivelse af tilbud er blevet reduceret på grund af elektronisk offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen eller offentliggørelse af en PIN. Stiller en ordregivende myndighed af den ene eller den anden grund ikke udbudsdokumenterne til rådighed i de 10 dage, som går forud for fristen for afgivelse af bud, kan dette betragtes som en urimelig begrænsning af udbudsdokumenternes tilgængelighed. Hvis antallet af dage til afgivelse af et bud under et offentligt udbud som standard er f.eks. 52 dage og reduceres til 45 dage, fordi udbudsdokumenterne offentliggøres elektronisk, og perioden til at indhente dokumenterne også reduceres med 10 dage (f.eks. 45 dage - 10 dage = 35 dage) 35/45 = 77 %, kan dette føre til en finansiel korrektion, da den periode, hvor dokumenterne er tilgængelige, er under 80 % af fristen for afgivelse af bud.

42

3. Afgivelse af bud og udvælgelse af tilbudsgivere Formålet med faserne for afgivelse af tilbud og udvælgelse er at sikre, at korrekt udformede bud modtages og udvælges efter de regler og kriterier, der er fastlagt i udbudsmaterialet.

Det anbefales, at kommunikation med en tilbudsgiver før afgivelsen af tilbud kun sker skriftligt, idet den samme information sendes til alle tilbudsgivere. Svar på spørgsmål fra tilbudsgiveren skal anonymiseres og rundsendes til alle tilbudsgivere med klare skæringsdatoer (for at stille og besvare spørgsmål). Kommunikation med tilbudsgiverne efter fristen for afgivelse af tilbud er begrænset til præcisering af tilbuddet og kun i offentlige og begrænsede udbud. En dialog i forbindelse med substansen i et tilbud er ikke acceptabelt (og vil blive fortolket som forhandling).

3.1 Aflevering af tilbuddet ifølge instruktioner

Tid og sted for aflevering af tilbud er fastsat i udbudsbekendtgørelsen. Hvis en tilbudsgiver anmoder om en forlængelse af fristen, overvejes dette og besluttes af bedømmelsesudvalget og/eller den ordregivende myndighed. Besluttes det at forlænge fristen for afgivelse af tilbud, underrettes alle tilbudsgivere omgående skriftligt, og der sendes en meddelelse til EUT/det anvendte websted, således at alle potentielle tilbudsgivere gøres bekendt med den nye frist for det tilfældes skyld, at de kunne være interesseret i at afgive et bud i betragtning af den forlængede tidsfrist. Dette omfatter alle tilbudsgivere, som allerede har afgivet tilbud, og hvis de ønsker det, kan de afgive et andet tilbud i stedet for inden for den nye frist. Hvis den ordregivende myndighed forlænger fristen, skal det begrundes, og processen skal være åben og gennemsigtig. Forlængelser kan begrundes, f.eks. hvis den ordregivende myndighed har brug for mere tid til at besvare en forespørgsel fra en tilbudsgiver.

Det sted, hvor tilbud skal afleveres (navn, adresse, lokale- eller kontornummer.) skal være tydeligt anført i opfordringen til at afgive tilbud, og det skal klart fremgå, at tilbud, der er indgivet på anden vis end angivet, ikke vil blive taget i betragtning. Det er tilbudsgiverens ansvar at sørge for aflevering i overensstemmelse med opfordringen til at afgive tilbud. Tilbudsgivere bør have at vide, at tilbudskuverter skal være mærket med navnet på afsenderen og navn, adresse, lokale- eller kontornummer. på den ordregivende myndighed samt følgende tekst: "Denne kuvert må kun åbnes af den udbudsansvarlige (navn)".

3.2 Følg udbudsinstruktionerne

Bedømmelsesudvalgets første opgave er at kontrollere alle tilbud for at sikre sig, at de er korrekt udformet, med andre ord at tilbudsgiverne har fulgt instruktionerne til punkt og prikke. Hvis ikke, forkastes tilbuddet straks som ikkeforskriftsmæssigt, og tilbudsgiveren får en forklaring om, hvorfor tilbuddet er blevet afvist. Afvisningen og grunden(e) hertil skal registreres. Dette er vigtigt, da det skaber en forståelse blandt tilbudsgivere af, at manglende overholdelse vil føre til afvisning og et uundgåeligt spild af deres værdifulde ressourceinput.

43

3.3 Sikker opbevaring af udbudsdokumenter

Den ordregivende myndighed sørger for at have et system på plads til at opbevare afgivne tilbud fortroligt og sikkert (også hvis de afgives elektronisk). Det anbefales også, at ordregivende myndigheder udsteder kvitteringer for tilbud, der afleveres personligt. God praksis er, at den ordregivende myndigheder opretter en liste over indkomne tilbud (nummer, tidspunkt) og skriver en kvittering til tilbudsgiveren til bekræftelse af buddet.

3.4 Åbningsceremoni

Mange ordregivende myndigheder har en formel åbningsceremoni for tilbud, hvilket anbefales som god praksis. Systemet varierer fra land til land. Mindst to personer fra bedømmelsesudvalget bør være til stede for at registrere tilbudsoplysningerne. Offentligheden kan inviteres. Alle tilbud, der ikke er korrekt udformet, skal afvises.

3.5 Udvælgelse, minimumskrav og supplerende dokumentation

Hvis et tilbud ikke opfylder udvælgelses-/minimumskravene, skal det afvises. I denne fase kan den ordregivende myndighed kun bede tilbudsgivere om at bekræfte oplysninger eller opklare modstridende oplysninger, f.eks. hvis nogle oplysninger er uklart skrevet eller klart er forkerte. Det er fastsat i artikel 51 i direktiv 2004/18/EF "Supplerende dokumenter og oplysninger: Den ordregivende myndighed kan anmode de økonomiske aktører om at supplere eller uddybe den (...) forelagte dokumentation." Den ordregivende myndighed kan bruge sit skøn og anmode tilbudsgivere om supplerende oplysninger for at sikre maksimal konkurrence, forudsat at de supplerende oplysninger ikke fører til en ændring af tilbuddet. En ordregivende myndighed kan f.eks. bede om et bestemt dokument (f.eks. et eksisterende certifikat), som tilbudsgiveren havde glemt at vedlægge sit tilbud. Hvis den ordregivende myndighed gør det, skal den dog behandle alle tilbudsgivere ens (den skal anmode om supplerende dokumenter fra alle tilbudsgivere, hvis materiale skal suppleres). Præciseringer skal ikke opfattes som forhandlinger. Fejlberegninger, regnefejl, stavefejl eller slåfejl vil blive accepteret som suppleringer eller præciseringer. En væsentlig ændring eller modifikationer af tilbuddet er ikke tilladt. Efter sin vurdering af eventuelt supplerende oplysninger, der er anmodet om, bør bedømmelsesudvalget herefter vurdere alle de korrekt udformede tilbud.

Udvælgelsesprocessen er beskrevet i Toolkit 5

Almindelige fejl, som fører til finansielle korrektioner under opfordringen til at afgive tilbud og i udvælgelsesfasen:

1. Afvisning af ansøgere/tilbudsgivere ved hjælp af ulovlige udvælgelseskriterier i strid med artikel 2 og 44 i direktiv 2004/18/EF.

Sådan undgås det: Hvis bedømmelsesudvalget eller den ordregivende myndighed sørger for en bedre udformning og afprøvning af udvælgelseskriterier og bedømmelsesmetoder kombineret med gateway reviews, burde det bidrage til at fjerne disse typer af fejl. For komplekse kontrakter kan de ordregivende myndigheder beslutte at ansætte specialiserede rådgivere. Se Toolkit 5.

2. Ulige behandling af tilbudsgivere

Eksempel: Under udvælgelsesprocessen anmoder bedømmelsesudvalget ikke om præciseringer fra alle tilbudsgivere i forbindelse med deres udeladelser om de samme

43

3.3 Sikker opbevaring af udbudsdokumenter

Den ordregivende myndighed sørger for at have et system på plads til at opbevare afgivne tilbud fortroligt og sikkert (også hvis de afgives elektronisk). Det anbefales også, at ordregivende myndigheder udsteder kvitteringer for tilbud, der afleveres personligt. God praksis er, at den ordregivende myndigheder opretter en liste over indkomne tilbud (nummer, tidspunkt) og skriver en kvittering til tilbudsgiveren til bekræftelse af buddet.

3.4 Åbningsceremoni

Mange ordregivende myndigheder har en formel åbningsceremoni for tilbud, hvilket anbefales som god praksis. Systemet varierer fra land til land. Mindst to personer fra bedømmelsesudvalget bør være til stede for at registrere tilbudsoplysningerne. Offentligheden kan inviteres. Alle tilbud, der ikke er korrekt udformet, skal afvises.

3.5 Udvælgelse, minimumskrav og supplerende dokumentation

Hvis et tilbud ikke opfylder udvælgelses-/minimumskravene, skal det afvises. I denne fase kan den ordregivende myndighed kun bede tilbudsgivere om at bekræfte oplysninger eller opklare modstridende oplysninger, f.eks. hvis nogle oplysninger er uklart skrevet eller klart er forkerte. Det er fastsat i artikel 51 i direktiv 2004/18/EF "Supplerende dokumenter og oplysninger: Den ordregivende myndighed kan anmode de økonomiske aktører om at supplere eller uddybe den (...) forelagte dokumentation." Den ordregivende myndighed kan bruge sit skøn og anmode tilbudsgivere om supplerende oplysninger for at sikre maksimal konkurrence, forudsat at de supplerende oplysninger ikke fører til en ændring af tilbuddet. En ordregivende myndighed kan f.eks. bede om et bestemt dokument (f.eks. et eksisterende certifikat), som tilbudsgiveren havde glemt at vedlægge sit tilbud. Hvis den ordregivende myndighed gør det, skal den dog behandle alle tilbudsgivere ens (den skal anmode om supplerende dokumenter fra alle tilbudsgivere, hvis materiale skal suppleres). Præciseringer skal ikke opfattes som forhandlinger. Fejlberegninger, regnefejl, stavefejl eller slåfejl vil blive accepteret som suppleringer eller præciseringer. En væsentlig ændring eller modifikationer af tilbuddet er ikke tilladt. Efter sin vurdering af eventuelt supplerende oplysninger, der er anmodet om, bør bedømmelsesudvalget herefter vurdere alle de korrekt udformede tilbud.

Udvælgelsesprocessen er beskrevet i Toolkit 5

Almindelige fejl, som fører til finansielle korrektioner under opfordringen til at afgive tilbud og i udvælgelsesfasen:

1. Afvisning af ansøgere/tilbudsgivere ved hjælp af ulovlige udvælgelseskriterier i strid med artikel 2 og 44 i direktiv 2004/18/EF.

Sådan undgås det: Hvis bedømmelsesudvalget eller den ordregivende myndighed sørger for en bedre udformning og afprøvning af udvælgelseskriterier og bedømmelsesmetoder kombineret med gateway reviews, burde det bidrage til at fjerne disse typer af fejl. For komplekse kontrakter kan de ordregivende myndigheder beslutte at ansætte specialiserede rådgivere. Se Toolkit 5.

2. Ulige behandling af tilbudsgivere

Eksempel: Under udvælgelsesprocessen anmoder bedømmelsesudvalget ikke om præciseringer fra alle tilbudsgivere i forbindelse med deres udeladelser om de samme

44

aspekter i deres tilbud. F.eks. ville det være ulige behandling i strid med artikel 2 og 44 (udvælgelse) i direktiv 2004/18/EF at anmode en tilbudsgiver om at indsende en attest vedrørende skattebetaling, som tilbudsgiveren øjensynligt havde glemt, uden at bede en anden tilbudsgiver om det samme.

Sådan undgås det: Sørg for, at alle berørte tilbudsgivere på lige fod anmodes om præciseringer eller supplerende dokumenter vedrørende udvælgelseskriterier.

3. Antagelse af tilbudsgivere, der skulle have været afvist i udvælgelsesfasen

Eksempel: Der er noteret tilfælde af tilbudsgivere, som skulle have været afvist, fordi de ikke havde opfyldt et bestemt udvælgelseskriterium, men som ikke desto mindre blev antaget til vurdering af bedømmelsesudvalget. I nogle tilfælde er sådanne tilbudsgivere endt med at vinde kontrakten. Dette er et klart tilfælde af ulige behandling og i strid med artikel 2 og 44 i direktiv 2004/18/EF.

Sådan undgås det: Sørg for, at der er en kvalitetskontrolordning i bedømmelsesudvalget, der sikrer, at der sker en revision, i det mindste af den tilbudsgiver, hvis bud antages, for at sikre, at tilbuddet har opfyldt alle udvælgelseskriterier.

4. Ændring af udvælgelseskriterier efter åbning af tilbuddene, hvilket resulterer i ukorrekt afvisning af tilbudsgivere

Eksempel: Udvælgelseskriterierne blev ændret i bedømmelsesfasen, hvilket medfører afvisning af tilbudsgivere, som burde have været antaget, hvis de offentliggjorte kriterier var blevet fulgt.

Sådan undgås det: Ændring af udvælgelseskriterier efter afgivelse af bud er ulovligt og i strid med artikel 2 og 44 i direktiv 2004/18/EF.

5. Manglende objektive udvælgelseskriterier med henblik på nedbringelse af antallet af ansøgere

Eksempel: I et begrænset udbud eller udbud med forhandling med offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse var der ikke anført nogen objektive udvælgelseskriterier, og det er derfor uklart, hvordan den ordregivende myndighed vil reducere antallet af ansøgere, som opfordres til at afgive et tilbud i henhold til artikel 1, stk. 11, litra b), i direktiv 2004/18/EF. F.eks. skal den ordregivende myndighed udvælge mindst fem ansøgere til at deltage i den endelige udbudsprocedure. Den ordregivende myndighed skal derfor udforme objektive og ikkediskriminerende udvælgelseskriterier, således at ansøgerne ved, efter hvilke kriterier de vil blive bedømt.

Sådan undgås det: Udform gennemsigtige og objektive udvælgelseskriterier, som kunne være den højeste indkomst pr. år inden for kontraktens område over de seneste tre år, eller tre erfaringer tættest på den udbudte kontrakt (bedømt og besluttet af den ordregivende myndighed). Anføres der ingen objektive kriterier, er udvælgelsesprocessen ulovlig og i strid med artikel 2 og 44 i direktiv 2004/18/EF.

45

4. Bedømmelse af tilbud Formålet med denne fase er at fastslå, hvilken tilbudsgiver der skal have sit bud antaget, under streng anvendelse af de offentliggjorte tildelingskriterier.

Foretag aldrig ændringer i tildelingskriterierne eller bedømmelsesmetoden midtvejs i udbudsprocessen

4.1 Laveste pris

I udbudsplanlægningsfasen træffer den ordregivende myndighed en beslutning om, hvilken bedømmelsesmetode der skal følges, og dette skal klart fremgå af både udbudsbekendtgørelsen og udbudsdokumenterne. Hvis den laveste pris vælges, så er det det mest gennemsigtige (og det er vanskeligt for tilbudsgiverne at argumentere imod den beslutning, der bliver resultatet). Imidlertid tages kvalitet kun i betragtning gennem de minimumskrav til kvalitet, der er anført i udbudsbetingelserne. Således anbefales laveste pris på betingelse af, at de tekniske specifikationer kan fastsættes af den ordregivende myndighed på forhånd, og de skal derfor være de samme i alle forslag. 4.2 Det økonomisk mest fordelagtige tilbud (MEAT)

MEAT er efterhånden den populæreste bedømmelsesmetode, i takt med at de ordregivende myndigheder bliver dygtigere til at anvende den. Ordregivende myndigheder skal have kapacitet til at foretage en bedømmelse baseret på pris og kvalitet, teknisk værdi og funktionelle egenskaber, og tilbudsgiverne skal ligeledes forstå, hvordan et tilbud udarbejdes på det grundlag. En forudgående fastsættelse af tekniske specifikationer, kontrol af forslag i forhold til de kriterier og bedømmelse af tilbud baseret på pris og kvalitet kræver teknisk kompetence på et højt niveau. Har den ordregivende myndighed ikke de pågældende kompetencer, er der brug for uddannelse og støtte fra eksperter, som er uafhængige af tilbudsgiverne. I en MEAT-baseret bedømmelse er det muligt (der skal faktisk tilskyndes hertil, når det er relevant) at medtage kriterier vedrørende miljømæssige og/eller sociale spørgsmål samt driftsomkostninger.

Hvis der skal anvendes MEAT, skal oplysninger om alle kriterier (samt den foreslåede bedømmelsesmetode) – i prioriteret rækkefølge – fremgå af enten udbudsbekendtgørelsen eller udbudsdokumenterne eller begge.

Fastsættelse af MEAT-kriterier for en kompleks kontrakt kræver betydelige tekniske kompetencer, og ordregivende myndigheder kan have brug for at søge ekstern ekspertrådgivning. Tekniske rådgivere kan også benyttes som medlemmer af bedømmelsesudvalgene uden stemmeret, men det er vigtigt, at de ikke har nogen interessekonflikt i forhold til potentielle bydende.

Se Toolkit 6 om bedømmelse af tilbud, herunder MEAT og pointsystem

45

4. Bedømmelse af tilbud Formålet med denne fase er at fastslå, hvilken tilbudsgiver der skal have sit bud antaget, under streng anvendelse af de offentliggjorte tildelingskriterier.

Foretag aldrig ændringer i tildelingskriterierne eller bedømmelsesmetoden midtvejs i udbudsprocessen

4.1 Laveste pris

I udbudsplanlægningsfasen træffer den ordregivende myndighed en beslutning om, hvilken bedømmelsesmetode der skal følges, og dette skal klart fremgå af både udbudsbekendtgørelsen og udbudsdokumenterne. Hvis den laveste pris vælges, så er det det mest gennemsigtige (og det er vanskeligt for tilbudsgiverne at argumentere imod den beslutning, der bliver resultatet). Imidlertid tages kvalitet kun i betragtning gennem de minimumskrav til kvalitet, der er anført i udbudsbetingelserne. Således anbefales laveste pris på betingelse af, at de tekniske specifikationer kan fastsættes af den ordregivende myndighed på forhånd, og de skal derfor være de samme i alle forslag. 4.2 Det økonomisk mest fordelagtige tilbud (MEAT)

MEAT er efterhånden den populæreste bedømmelsesmetode, i takt med at de ordregivende myndigheder bliver dygtigere til at anvende den. Ordregivende myndigheder skal have kapacitet til at foretage en bedømmelse baseret på pris og kvalitet, teknisk værdi og funktionelle egenskaber, og tilbudsgiverne skal ligeledes forstå, hvordan et tilbud udarbejdes på det grundlag. En forudgående fastsættelse af tekniske specifikationer, kontrol af forslag i forhold til de kriterier og bedømmelse af tilbud baseret på pris og kvalitet kræver teknisk kompetence på et højt niveau. Har den ordregivende myndighed ikke de pågældende kompetencer, er der brug for uddannelse og støtte fra eksperter, som er uafhængige af tilbudsgiverne. I en MEAT-baseret bedømmelse er det muligt (der skal faktisk tilskyndes hertil, når det er relevant) at medtage kriterier vedrørende miljømæssige og/eller sociale spørgsmål samt driftsomkostninger.

Hvis der skal anvendes MEAT, skal oplysninger om alle kriterier (samt den foreslåede bedømmelsesmetode) – i prioriteret rækkefølge – fremgå af enten udbudsbekendtgørelsen eller udbudsdokumenterne eller begge.

Fastsættelse af MEAT-kriterier for en kompleks kontrakt kræver betydelige tekniske kompetencer, og ordregivende myndigheder kan have brug for at søge ekstern ekspertrådgivning. Tekniske rådgivere kan også benyttes som medlemmer af bedømmelsesudvalgene uden stemmeret, men det er vigtigt, at de ikke har nogen interessekonflikt i forhold til potentielle bydende.

Se Toolkit 6 om bedømmelse af tilbud, herunder MEAT og pointsystem

46

4.3 Behandling af unormalt lave tilbud

Dette er et område, der skaber visse vanskeligheder for ordregivende myndigheder. Før den ordregivende myndighed beslutter at afvise det, den anser for at være et "unormalt lavt tilbud", skal myndigheden først definere, hvad den anser for at være et "unormalt lavt tilbud" for alle tilbud! Den ordregivende myndighed afklarer først med tilbudsgiveren, hvorfor dennes tilbud er så lavt, og om der er nogen særlige omstændigheder, der med rimelighed kunne forklare det lave tilbud, f.eks. innovative tekniske løsninger eller særlige omstændigheder, som gør det muligt at opnå leverancer på gunstige betingelser. På grundlag af en analyse af tilbudsgiverens begrundelse beslutter den ordregivende myndighed, om tilbudsgiveren skal afvises eller antages. Det er obligatorisk for den ordregivende myndighed at bede om en begrundelse for det unormalt lave tilbud under alle omstændigheder og ikke kun, når tilbuddet afvises.

Dette skal primært klares i udbudsplanlægningsfasen. Man bør stille sig selv det spørgsmål: "Hvad gør vi, hvis vi modtager et eller flere unormalt lave tilbud?" Et unormalt lavt tilbud kan sætte fokus på en fejl i udbudsbetingelserne eller kan skyldes en muligvis ukorrekt fastsættelse af den anslåede samlede værdi af kontrakten. Det kan være, at tilbudsgiveren har misforstået udbudsbetingelserne, eller at udbudsbetingelserne er blevet dårligt formuleret (og derfor kan udnyttes, når kontrakten er underskrevet).

4.4 Præciseringer

Ved gennemførelse af et offentligt eller begrænset udbud er det muligt for den ordregivende myndighed at anmode om præciseringer fra tilbudsgiverne om aspekter af deres tilbud. Det er dog ikke muligt at gennemføre forhandlinger om tilbuddene. Disse anmodninger kan kun have karakter af mindre præciseringer af oplysninger, tilbudsgiveren allerede har afgivet.

Under visse omstændigheder har den ordregivende myndighed pligt til at bede tilbudsgiveren om at præcisere eller supplere indsendte dokumenter. Denne pligt gælder, når tilbudsgiverens tekst er vag eller uklar, og omstændigheder, som den ordregivende myndighed er bekendt med, tyder på, at denne tvetydighed let kan forklares eller elimineres. Hvis den ordregivende myndigheds fremgangsmåde i så fald ville føre til udelukkelse af tilbudsgiveren uden forudgående anmodning om præcisering eller indsendelse af supplerende dokumenter, ville det være i strid med princippet om god forvaltningsskik. Se sag C-599/10, SAG ELV Slovensko, hvor det blev fastslået, at den ordregivende myndighed skriftligt kan anmode tilbudsgivere om supplerende tilbudsoplysninger – uden dog at kræve eller acceptere nogen ændringer i buddet. Den ordregivende myndighed skal behandle de forskellige tilbudsgivere ens og rimeligt, således at anmodningen om supplerende oplysninger ikke kan fremstå, som om den har begunstiget eller forskelsbehandlet den eller de ansøgere, som har været genstand for denne anmodning. Se også præmis 45 og 46 i sag C-42/13, Cartiera dell’Adda.

Præciseringer må ikke bevirke, at det allerede afgivne tilbud ændres med hensyn til væsentlige oplysninger såsom elementer af prisfastsættelse, kvalitet og service. Al kommunikation med tilbudsgivere skal dokumenteres fuldt ud.

47

4.5 Forhandlinger efter udbudsprocedurens afslutning

I et begrænset eller offentligt udbud er forhandlinger ikke tilladt, og den udbudsansvarlige skal passe på ikke at forhandle kontraktvilkår med tilbudsgiverne, da eventuelle ændringer kan gøre bedømmelsesprocessen ugyldig. Hvis tilbuddene indeholder en klar regnefejl i tilbudsprisen, kan den ordregivende myndighed kontakte tilbudsgiveren med henblik på at præcisere og korrigere tilbudsprisen.

4.6 Bedømmelsesudvalgets beslutning

Formanden for bedømmelsesudvalget skal sørge for, at bedømmelsesudvalgets resultater af bedømmelsen præsenteres for styringsudvalget (hvis der er nedsat et sådant udvalg). En fuldstændig og omfattende rapport om processen og udfaldet af bedømmelsesudvalgets drøftelser skal registreres og opbevares i kontraktmaterialet. Rapporter over bedømmelsen af tilbud bør være klare og tilstrækkeligt detaljerede til at vise, hvordan beslutningen om tildeling af kontrakten blev truffet.

De mest almindelige fejl, som fører til finansielle korrektioner i bedømmelsesfasen:

1. Ændring af tildelingskriterier efter åbning af tilbuddene, hvilket resulterer i ukorrekt antagelse af tilbud

Eksempel: Tildelingskriterierne blev ændret, hvilket førte til, at bedømmelsen skete på grundlag af kriterier, som ikke var offentliggjort. Dette kan undertiden ske, når bedømmelsesudvalget udvikler delkriterier under bedømmelsen.

Sådan undgås det: Skal tildelingskriterierne ændres efter offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, skal den ordregivende myndighed enten annullere udbuddet og udsende et nyt eller udsende en rettelsesliste og muligvis forlænge fristen for afgivelse af bud. Det er en overtrædelse af artikel 2 og 53 i direktiv 2004/18/EF at ændre tildelingskriterier efter fristen for afgivelse af tilbud.

2. Manglende gennemsigtighed/ligebehandling ved bedømmelsen

Eksempel: De point, som tildeles hvert tilbud, er uklare/ubegrundede/mangler gennemsigtighed eller er ikke blevet fuldt registreret, eller der findes ingen bedømmelsesrapport, eller den indeholder ikke alle de oplysninger, der er nødvendige for at vise, hvordan man kom frem til beslutningen om at tildele en bestemt tilbudsgiver kontrakten. I henhold til artikel 43 i direktiv 2004/18/EC skal ordregivende myndigheder sørge for at have tilstrækkelig information om hver kontrakt for senere at kunne begrunde de beslutninger, der er taget vedrørende udvælgelsen af økonomiske aktører og tildelingen af kontrakter.

Sådan undgås det: Dette er i strid med artikel 2 og 43 og 53 i direktiv 2004/18/EF. Formanden for bedømmelsesudvalget sørger for, at der er en skriftlig begrundelse for hver karakter, som gives i bedømmelsen af bud. Pointtal og bemærkninger til hver enkelt tilbudsgiver skal fremlægges skriftligt i et brev til tilbudsgiveren og skal indgå i bedømmelsesrapporten.

3. En skjult interessekonflikt

Eksempel: Efter en whistleblowerrapport blev det opdaget, at et medlem af et

47

4.5 Forhandlinger efter udbudsprocedurens afslutning

I et begrænset eller offentligt udbud er forhandlinger ikke tilladt, og den udbudsansvarlige skal passe på ikke at forhandle kontraktvilkår med tilbudsgiverne, da eventuelle ændringer kan gøre bedømmelsesprocessen ugyldig. Hvis tilbuddene indeholder en klar regnefejl i tilbudsprisen, kan den ordregivende myndighed kontakte tilbudsgiveren med henblik på at præcisere og korrigere tilbudsprisen.

4.6 Bedømmelsesudvalgets beslutning

Formanden for bedømmelsesudvalget skal sørge for, at bedømmelsesudvalgets resultater af bedømmelsen præsenteres for styringsudvalget (hvis der er nedsat et sådant udvalg). En fuldstændig og omfattende rapport om processen og udfaldet af bedømmelsesudvalgets drøftelser skal registreres og opbevares i kontraktmaterialet. Rapporter over bedømmelsen af tilbud bør være klare og tilstrækkeligt detaljerede til at vise, hvordan beslutningen om tildeling af kontrakten blev truffet.

De mest almindelige fejl, som fører til finansielle korrektioner i bedømmelsesfasen:

1. Ændring af tildelingskriterier efter åbning af tilbuddene, hvilket resulterer i ukorrekt antagelse af tilbud

Eksempel: Tildelingskriterierne blev ændret, hvilket førte til, at bedømmelsen skete på grundlag af kriterier, som ikke var offentliggjort. Dette kan undertiden ske, når bedømmelsesudvalget udvikler delkriterier under bedømmelsen.

Sådan undgås det: Skal tildelingskriterierne ændres efter offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, skal den ordregivende myndighed enten annullere udbuddet og udsende et nyt eller udsende en rettelsesliste og muligvis forlænge fristen for afgivelse af bud. Det er en overtrædelse af artikel 2 og 53 i direktiv 2004/18/EF at ændre tildelingskriterier efter fristen for afgivelse af tilbud.

2. Manglende gennemsigtighed/ligebehandling ved bedømmelsen

Eksempel: De point, som tildeles hvert tilbud, er uklare/ubegrundede/mangler gennemsigtighed eller er ikke blevet fuldt registreret, eller der findes ingen bedømmelsesrapport, eller den indeholder ikke alle de oplysninger, der er nødvendige for at vise, hvordan man kom frem til beslutningen om at tildele en bestemt tilbudsgiver kontrakten. I henhold til artikel 43 i direktiv 2004/18/EC skal ordregivende myndigheder sørge for at have tilstrækkelig information om hver kontrakt for senere at kunne begrunde de beslutninger, der er taget vedrørende udvælgelsen af økonomiske aktører og tildelingen af kontrakter.

Sådan undgås det: Dette er i strid med artikel 2 og 43 og 53 i direktiv 2004/18/EF. Formanden for bedømmelsesudvalget sørger for, at der er en skriftlig begrundelse for hver karakter, som gives i bedømmelsen af bud. Pointtal og bemærkninger til hver enkelt tilbudsgiver skal fremlægges skriftligt i et brev til tilbudsgiveren og skal indgå i bedømmelsesrapporten.

3. En skjult interessekonflikt

Eksempel: Efter en whistleblowerrapport blev det opdaget, at et medlem af et

48

bedømmelsesudvalg havde forbindelser til en af tilbudsgiverne, som ikke var blevet oplyst. Dette er i strid med artikel 2 i direktiv 2004/18/EF som fortolket i sag C-538/13, e-Vigilo.

Sådan undgås det: Alle medlemmer af bedømmelsesudvalget bør underskrive en erklæring om interessekonflikt. Endvidere bør den ordregivende myndighed benytte teknikker med separate røde flag eller datamining til at afdække og undersøge mulige uoplyste forbindelser mellem medarbejdere hos den ordregivende myndighed og tilbudsgivere.

4. Ændring af et tilbud under bedømmelsen

Eksempel: Den ordregivende myndighed tillod en tilbudsgiver at ændre sit tilbud under bedømmelsen gennem afgivelse af væsentlige supplerende oplysninger.

Sådan undgås det: Dette er i strid med artikel 2 og 44, stk. 1, i direktiv 2004/18/EF. Den udbudsansvarlige og formanden for bedømmelsesudvalget skal søge for, at kun oplysninger indsendt på udbudstidspunktet bedømmes.

5. Forhandling under tildelingsproceduren

Eksempel: I forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud forhandlede den ordregivende myndighed med tilbudsgiveren/-ne i bedømmelsesfasen, hvilket førte til en væsentlig ændring af de oprindelige betingelser i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne (f.eks. en betydelig ændring i projektets omfang eller kontraktprisen).

Sådan undgås det: Dette er i strid med artikel 2 i direktiv 2004/18/EF. Enhver præcisering eller kommunikation med tilbudsgiverne efter afgivelsen af tilbud bør være skriftlig. Såfremt den ordregivende myndighed er bekymret for, om udbudsdokumenterne er tydelige nok, bør den overveje at genudsende udbuddet med reviderede udbudsbetingelser.

6. Afvisning af unormalt lave tilbud uden begrundelse

Eksempel: Tilbuddene forekommer at være unormalt lave i forhold til de varer, bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser, der anmodes om tilbud på, men den ordregivende myndighed anmoder ikke skriftligt om nærmere oplysninger om de elementer i det pågældende tilbud, den anser for relevante, inden den afviser de pågældende tilbud. Nogle ordregivende myndigheder har brugt en minimumstilbudspris som benchmark, der ofte er beregnet ved hjælp af en matematisk formel, og fjerner automatisk bud under dette benchmark uden først at bede tilbudsgiverne om at begrunde deres lave tilbud. Dette er i strid med artikel 55 i direktiv 2004/18/EF.

Sådan undgås det: Dette er en situation, som mange ordregivende myndigheder er i. Den kan undgås ved en omhyggelig planlægning før udbuddet, bl.a. fastsættelse af benchmarkpriser. Den ordregivende myndighed skal give tilbudsgivere med lave tilbud mulighed for at begrunde deres lave tilbud, og de må ikke automatisk udelukkes. Det er obligatorisk for en ordregivende myndighed at forlange en skriftlig begrundelse for baggrunden for det lave pristilbud fra tilbudsgiveren.

49

Konkrete eksempler Interessekonflikt under tilbudsbedømmelsen Efter tildeling af kontrakten blev det konstateret, at hustruen til formanden for den ordregivende myndigheds bedømmelsesudvalg var en ledende medarbejder hos den tilbudsgiver, hvis bud blev antaget. Den ordregivende myndighed havde ingen retningslinjer eller protokoller til behandling af en så klar interessekonflikt. En væsentlig reduktion i kontraktens omfang under udbudsprocessen Efter en prækvalifikationsfase for et projekt med en anslået pris på 600 mio. EUR blev det besluttet at reducere kontraktens omfang, så den nye kontraktpris blev 60 mio. EUR, samtidig med at listen over allerede prækvalificerede tilbudsgivere blev opretholdt. Dette førte til en begrænsning af konkurrencen, da prækvalifikationskriterierne ikke stod i forhold til det reducerede omfang og burde have krævet en ny udbudsrunde. Supplerende tilbudsgivere kunne have været interesserede, hvis de havde kendt til projektets sande værdi. Væsentlig ændring i kontraktens omfang under udbudsprocessen En uklar definition af kontraktens genstand førte til successive ændringer gennem udbudsprocessen, idet den manglende præcision i den oprindelige udbudsbekendtgørelse blev brugt som begrundelse for at øge kontraktens omfang væsentligt, så den omfattede tjenesteydelser, som oprindelig ikke var dækket.

49

Konkrete eksempler Interessekonflikt under tilbudsbedømmelsen Efter tildeling af kontrakten blev det konstateret, at hustruen til formanden for den ordregivende myndigheds bedømmelsesudvalg var en ledende medarbejder hos den tilbudsgiver, hvis bud blev antaget. Den ordregivende myndighed havde ingen retningslinjer eller protokoller til behandling af en så klar interessekonflikt. En væsentlig reduktion i kontraktens omfang under udbudsprocessen Efter en prækvalifikationsfase for et projekt med en anslået pris på 600 mio. EUR blev det besluttet at reducere kontraktens omfang, så den nye kontraktpris blev 60 mio. EUR, samtidig med at listen over allerede prækvalificerede tilbudsgivere blev opretholdt. Dette førte til en begrænsning af konkurrencen, da prækvalifikationskriterierne ikke stod i forhold til det reducerede omfang og burde have krævet en ny udbudsrunde. Supplerende tilbudsgivere kunne have været interesserede, hvis de havde kendt til projektets sande værdi. Væsentlig ændring i kontraktens omfang under udbudsprocessen En uklar definition af kontraktens genstand førte til successive ændringer gennem udbudsprocessen, idet den manglende præcision i den oprindelige udbudsbekendtgørelse blev brugt som begrundelse for at øge kontraktens omfang væsentligt, så den omfattede tjenesteydelser, som oprindelig ikke var dækket.

50

5. Tildeling 5.1 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Når den ordregivende myndighed har besluttet, hvem kontrakten skal tildeles, skal alle tilbudsgivere underrettes om resultatet. Efter en standstill-periode (se nedenfor) og under forudsætning af at der ikke er indgivet klager, kan kontrakten underskrives. Senest 48 dage efter kontraktunderskrivelsen skal den ordregivende myndighed sende en bekendtgørelse om indgåede kontrakter til EUT med henblik på offentliggørelse (selv om der ikke indkom nogen reaktion på bekendtgørelsen i EUT).

Manglende offentliggørelse af bekendtgørelsen om indgåede kontrakter er en relativt almindelig fejl, der kan elimineres ved at benytte tjeklister og kontrol med centrale faser. Så snart det bemærkes, at der ikke er offentliggjort en bekendtgørelse om indgåede kontrakter, selv efter perioden på de 48-dage, skal den ordregivende myndighed alligevel straks sørge for, at den bliver offentliggjort.

5.2 Standstill-periode og underretning af tilbudsgiverne

Direktivet om klageprocedurer 89/665/EØF som ændret ved direktiv 2007/66/EF (se også afsnit 2.6 om klager, retsmidler og ansvar) fastsætter et krav om en standstill-periode til at klage over ordregivende myndigheders tildelingsbeslutninger. Breve (de såkaldte "standstill-breve") med oplysning til tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen skal sendes til alle deltagere med oplysning om, at kontrakten vil blive tildelt ved udløbet af standstill-perioden (ikke under 10 kalenderdage).

Standstill-brevet skal informere ansøgeren om den beslutning, der er truffet i overensstemmelse med artikel 41 i direktiv 2004/18/EF, og den nøjagtige standstill-periode, der finder anvendelse ifølge bestemmelserne i den nationale lovgivning om gennemførelse af direktivet om klageprocedurer, skal klart fremgå.

En ordregivende myndighed kan når som helst beslutte at annullere et udbud med begrundelse for annulleringen. Hvis udbuddet annulleres, skal dette meddeles hver tilbudsgiver. Det er god praksis at inkludere information om tidsplanen for nyt udbud i meddelelsen.

Så snart en kontrakt er tildelt, skal den ordregivende myndighed arkivere og opbevare alle dokumenter, der dækker tilbudsbedømmelsesfasen, herunder alle modtagne tilbud og bedømmelsesudvalgets rapport.

Almindelige fejl, som fører til finansielle korrektioner i kontrakttildelingsfasen:

1. Forhandling om kontrakten

Eksempel: Den ordregivende myndighed forhandler med den tilbudsgiver, hvis bud er antaget, om kontraktens omfang og accepterer enten at udvide eller reducere omfanget og prisen på den offentliggjorte kontrakt. De væsentlige elementer i kontrakttildelingen omfatter bl.a. pris, arbejdet art, udførelsesfristen, betalingsbetingelserne og de anvendte materialer. Det er altid nødvendigt at foretage en analyse i hvert enkelt tilfælde af, hvad

51

der er et væsentligt element.

Sådan undgås det: Denne type forhandling er i strid med artikel 2 i direktiv 2004/18/EF og er forbudt, da det ændrer karakteren af den offentliggjorte kontrakt og betyder, at andre tilbudsgivere ikke har haft mulighed for at fremsætte et tilbud på den "ændrede" kontrakt. Hvis den ordregivende myndighed – før den underskriver kontrakten – opdager, at den skal have et nyt omfang, skal den ordregivende myndighed annullere udbuddet og gennemføre et nyt, således at markedet har en anden mulighed for at byde på den ændrede kontrakt. Dette gælder både i tilfælde af en betydelig forøgelse eller en betydelig reduktion i kontraktens omfang.

Konkret eksempel Prisforhandling med den laveste tilbudsgiver i et offentligt udbud Skønt prisen på det vindende bud under et offentligt udbud lå inden for den ordregivende myndigheds budgetestimat, inviterede myndigheden tilbudsgiveren til en forhandling for at få denne til at sænke sin tilbudspris yderligere. Sådan undgås det: Denne type forhandling er ikke lovlig under et offentligt eller begrænset udbud. Forhandling med kun én tilbudsgiver kan benyttes i ekstraordinære tilfælde i henhold til artikel 31.

51

der er et væsentligt element.

Sådan undgås det: Denne type forhandling er i strid med artikel 2 i direktiv 2004/18/EF og er forbudt, da det ændrer karakteren af den offentliggjorte kontrakt og betyder, at andre tilbudsgivere ikke har haft mulighed for at fremsætte et tilbud på den "ændrede" kontrakt. Hvis den ordregivende myndighed – før den underskriver kontrakten – opdager, at den skal have et nyt omfang, skal den ordregivende myndighed annullere udbuddet og gennemføre et nyt, således at markedet har en anden mulighed for at byde på den ændrede kontrakt. Dette gælder både i tilfælde af en betydelig forøgelse eller en betydelig reduktion i kontraktens omfang.

Konkret eksempel Prisforhandling med den laveste tilbudsgiver i et offentligt udbud Skønt prisen på det vindende bud under et offentligt udbud lå inden for den ordregivende myndigheds budgetestimat, inviterede myndigheden tilbudsgiveren til en forhandling for at få denne til at sænke sin tilbudspris yderligere. Sådan undgås det: Denne type forhandling er ikke lovlig under et offentligt eller begrænset udbud. Forhandling med kun én tilbudsgiver kan benyttes i ekstraordinære tilfælde i henhold til artikel 31.

52

6. Kontraktgennemførelse Formålet med denne fase af processen er at sikre, at kontrakten gennemføres tilfredsstillende i overensstemmelse med resultatet af udbudsprocessen.

6.1 Forhold mellem leverandør og entreprenør

Ved det første møde med den tilbudsgiver, hvis bud bliver antaget, bør det fastlægges, hvordan forholdet skal være mellem parterne, bl.a. mødefrekvens, deltagelse, referater, statusrapporter og prisjusteringsplaner. I hele kontraktgennemførelsesfasen skal den ordregivende myndighed afholde regelmæssige møder med entreprenøren for at sikre opfyldelse af kontrakten og bør inkludere regelmæssig overvågning og feedback i processen for at undgå de konflikter, som kan undgås. Det er afgørende, at parterne gensidigt bliver enige om og forstår deres roller og ansvar ifølge kontrakten, før den underskrives.

6.2 Kontraktændringer

Med god planlægning, omfattende og fyldestgørende udbudsbetingelser og en velformuleret kontrakt udfærdiget af en omhyggelig ordregivende myndighed burde behovet for eventuelle kontraktændringer eller kontrakter om supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/vareleverancer i gennemførelsesfasen være minimeret.

Kontraktændringer og anvendelse af udbud med forhandling om supplerende bygge- og anlægsarbejder med en eksisterende entreprenør, uden at disse supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser sendes i udbud, er en af de almindeligste og alvorligste fejl. Hvis der er brug for betydelige supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser, bør der i de fleste tilfælde udbydes en ny kontrakt. De eneste undtagelser til denne generelle regel er fastsat i artikel 31 i direktiv 2004/18/EF. Da artikel 31 er en undtagelse fra den generelle regel om, at supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser skal sendes i nyt udbud, bør den dog kun bruges under ekstraordinære omstændigheder og skal begrundes. Bevisbyrden for omstændigheder, der giver mulighed for anvendelse af denne form for udbud, påhviler den ordregivende myndighed. Ved revisioner fokuseres der meget nøje på dette spørgsmål.

Se Toolkit 8 om kontraktændringer

6.3 Afslutning af kontrakten

Når kontrakten er gennemført, er det vigtigt at afholde et reviewmøde for at vurdere, hvordan kontrakten er udført i forhold til de oprindelige forventninger. En vigtig ting, der skal overvejes ved afslutningen af kontrakten, er formidlingen af succes og anerkendelsen af dem, der har været med til at opnå succesen, og erfaringerne fra de problemer, som er løst, samt opdagede risici. Nogle af de spørgsmål, der skal stilles som led i et projektafslutningsreview, er:

Fik vi det, vi bad om? Fik vi det, vi faktisk havde brug for? Kan vi se en forskel mellem de to?

53

Kan vi forklare forskellen mellem de to? Forstår vi, hvordan dette vil påvirke vores udbuds- og kontraktforvaltning i

fremtiden? Er der nogen erfaringer, som kan påvirke fremtidige kontrakter/projekter?

Almindelige fejl, som fører til finansielle korrektioner i gennemførelsesfasen:

1. Indskrænkning i kontraktens omfang

Eksempel: Kontrakten blev tildelt i overensstemmelse med direktiv 2004/18/EF, men blev fulgt af en indskrænkning i kontraktens omfang. Under kontraktgennemførelsen aftalte den ordregivende myndighed og entreprenøren at reducere omfanget af bygge- og anlægsarbejdet betydeligt med et tilsvarende fald i kontraktprisen. Da dette indebar en væsentlig ændring i kontrakten, er det sandsynligt, at andre mindre virksomheder ville have været interesserede i at byde på den reducerede kontrakt. Da kontraktens reducerede størrelse blev kendt, burde den ordregivende myndighed have annulleret det oprindelige udbud og sendt den reducerede kontrakt i nyt udbud. Sådan undgås det: Dette kan være en overtrædelse af artikel 2 i direktiv 2004/18/EF og undgås bedst i planlægningsfasen ved at inddrage alle interessenter i en gennemgang af omfang og risici, herunder tilgængeligheden af et tilstrækkeligt budget. Hvis indskrænkningen i omfang er væsentlig, skal kontrakten afgrænses igen, og den ordregivende myndighed skal annullere kontrakten og gennemføre et nyt udbud, således at markedet har en anden mulighed for at byde på den ændrede kontrakt.

2. Tildeling af kontrakter på supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser uden konkurrence i mangel af begrundelse for en hastende karakter som følge af uforudsete begivenheder

Eksempel: Hovedkontrakten blev tildelt under overholdelse af de relevante bestemmelser, men blev fulgt op af en eller flere kontrakter vedrørende supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/varer (skriftlige eller mundtlige), uden at man har overholdt bestemmelserne i direktiv 2004/18/EF, dvs. bestemmelserne om anvendelse af udbud med forhandling uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse af tvingende grunde, som man ikke har kunnet forudse.

Sådan undgås det: Dette er ikke tilladt i henhold til artikel 31, stk. 1, litra c), i direktiv 2004/18/EF, når der ikke er nogen begrundelse for "tvingende grunde". Udbudsplanlægningsfasen skal udføres omhyggeligt, og alle risici skal inkluderes i udarbejdelsen af udbudsdokumenterne.

3 Supplerende bygge- og anlægsarbejder/vareleverancer/tjenesteydelser tildeles ud over de grænser, som er fastsat i de relevante bestemmelser

Eksempel: Hovedkontrakten blev tildelt i overensstemmelse med direktiv 2004/18/EF, men blev efterfulgt af en eller flere kontrakter på supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser, som blev tildelt den samme entreprenør uden konkurrence og til en samlet værdi på over 50 % af værdien af den oprindelige kontrakt.

Sådan undgås det: Selv om de supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser virkelig er uforudset, fastsættes der en grænse på 50 % af den oprindelige kontraktværdi i artikel 31, stk. 4, litra a), i direktiv 2004/18/EF.

53

Kan vi forklare forskellen mellem de to? Forstår vi, hvordan dette vil påvirke vores udbuds- og kontraktforvaltning i

fremtiden? Er der nogen erfaringer, som kan påvirke fremtidige kontrakter/projekter?

Almindelige fejl, som fører til finansielle korrektioner i gennemførelsesfasen:

1. Indskrænkning i kontraktens omfang

Eksempel: Kontrakten blev tildelt i overensstemmelse med direktiv 2004/18/EF, men blev fulgt af en indskrænkning i kontraktens omfang. Under kontraktgennemførelsen aftalte den ordregivende myndighed og entreprenøren at reducere omfanget af bygge- og anlægsarbejdet betydeligt med et tilsvarende fald i kontraktprisen. Da dette indebar en væsentlig ændring i kontrakten, er det sandsynligt, at andre mindre virksomheder ville have været interesserede i at byde på den reducerede kontrakt. Da kontraktens reducerede størrelse blev kendt, burde den ordregivende myndighed have annulleret det oprindelige udbud og sendt den reducerede kontrakt i nyt udbud. Sådan undgås det: Dette kan være en overtrædelse af artikel 2 i direktiv 2004/18/EF og undgås bedst i planlægningsfasen ved at inddrage alle interessenter i en gennemgang af omfang og risici, herunder tilgængeligheden af et tilstrækkeligt budget. Hvis indskrænkningen i omfang er væsentlig, skal kontrakten afgrænses igen, og den ordregivende myndighed skal annullere kontrakten og gennemføre et nyt udbud, således at markedet har en anden mulighed for at byde på den ændrede kontrakt.

2. Tildeling af kontrakter på supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser uden konkurrence i mangel af begrundelse for en hastende karakter som følge af uforudsete begivenheder

Eksempel: Hovedkontrakten blev tildelt under overholdelse af de relevante bestemmelser, men blev fulgt op af en eller flere kontrakter vedrørende supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/varer (skriftlige eller mundtlige), uden at man har overholdt bestemmelserne i direktiv 2004/18/EF, dvs. bestemmelserne om anvendelse af udbud med forhandling uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse af tvingende grunde, som man ikke har kunnet forudse.

Sådan undgås det: Dette er ikke tilladt i henhold til artikel 31, stk. 1, litra c), i direktiv 2004/18/EF, når der ikke er nogen begrundelse for "tvingende grunde". Udbudsplanlægningsfasen skal udføres omhyggeligt, og alle risici skal inkluderes i udarbejdelsen af udbudsdokumenterne.

3 Supplerende bygge- og anlægsarbejder/vareleverancer/tjenesteydelser tildeles ud over de grænser, som er fastsat i de relevante bestemmelser

Eksempel: Hovedkontrakten blev tildelt i overensstemmelse med direktiv 2004/18/EF, men blev efterfulgt af en eller flere kontrakter på supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser, som blev tildelt den samme entreprenør uden konkurrence og til en samlet værdi på over 50 % af værdien af den oprindelige kontrakt.

Sådan undgås det: Selv om de supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser virkelig er uforudset, fastsættes der en grænse på 50 % af den oprindelige kontraktværdi i artikel 31, stk. 4, litra a), i direktiv 2004/18/EF.

54

I første omgang bør en bedre projektplanlægning hjælpe til at undgå behovet for sådanne supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser. For det andet kan der indbygges en beredskabsplan i kontrakterne fra starten, hvorfra normale variationer i en kontrakt kan imødekommes. Formålet med beredskabsplanen skal dog være anført præcist i kontrakten fra starten. Der er også bestemmelser i artikel 31 vedrørende muligheden for at tildele den eksisterende entreprenør supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser, når disse arbejder omfatter gentagelse af lignende bygge- og anlægsarbejder.

Under kontraktgennemførelsen bør den ordregivende myndighed desuden nøje overvåge eventuelt supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser for at sikre, at de opfylder betingelserne i artikel 31, eller – hvis de ikke gør – bør den ordregivende myndighed planlægge at udbyde dem på et tidligt tidspunkt for at undgå unødvendige forsinkelser i kontraktgennemførelsen.

Konkret eksempel Tidsperioden for gennemførelsen af en eksisterende tjenesteydelseskontrakt over EU-tærsklen på tilsyn med en bygge- og anlægskontrakt (transportprojekt) blev forlænget direkte af den ordregivende myndighed med den eksisterende tilsynsførende ingeniør uden annoncering af de supplerende tjenesteydelser, der skulle leveres. Dette resulterede i en stigning i den oprindelige kontraktpris på over 40 %. Den ordregivende myndighed fandt, at forlængelsen af tilsynskontraktens løbetid skyldtes uforudsete omstændigheder og derfor var tilladt ifølge direktiv 2004/18/EF. Forsinkelsen i bygge- og anlægskontrakten om anlæg af en vej skyldtes forsinkelser i den ordregivende myndigheds opkøb fra lodsejerne af al den jord, der var nødvendig til vejen. En betydelig mængde jord var ikke opkøbt på tidspunktet for påbegyndelse af bygge- og anlægskontrakten om anlæg af vejen, og der opstod yderligere betydelige forsinkelser på grund af stærk modstand fra lodsejere, som nægtede at sælge deres jord, og som anlagde langvarige retssager for at modarbejde den ordregivende myndigheds bestræbelser på at opkøbe jord. I dette tilfælde accepterede Europa-Kommissionen ikke, at de omstændigheder, der begrundede brugen af udbud med forhandling uden at offentliggøre de supplerende tilsynstjenester, kunne betragtes som "uforudsete". En omhyggelig ordregivende myndighed burde have forudset, at nogle lodsejere ville modsætte sig forsøg på at købe deres jord, og burde derfor have taget skridt til at sikre, at myndigheden ejede al jorden, før bygge- og anlægsarbejdet blev påbegyndt. Da det efterfølgende blev klart, at der opstod lange forsinkelser med at opkøbe jord, burde man på det tidspunkt have forudset, at der ville være behov for supplerende tilsynstjenester, og besluttet at sende disse tjenesteydelser i udbud som en separat kontrakt.

55

TOOLKITS

55

TOOLKITS

56

TOOLKIT 1 – FORRETNINGSGRUNDLAG

Toolkit-beskrivelse: At sikre et kommercielt sundt forretningsgrundlag for påbegyndelse af et bestemt udbud og sørge for dokumentation for beslutninger, der træffes fra kontraktens start. Almindelige fejl: Undertiden sker dette simpelthen ikke. Et behov vurderes, og en proces iværksættes uden nogensinde at dokumentere begrundelsen for bestemte valg og udstedelsen af relevante godkendelser. Komplekse udbud kræver betydelige mængder tid og kræfter. Det er væsentligt, at en beslutning om at gå i gang med et bestemt udbudsprojekt er baseret på en grundig og fyldestgørende vurdering af de involverede spørgsmål og tilgængelige muligheder. Udbudsprojekter baseret på dårlige undersøgelser og uafprøvede antagelser vil ikke kunne opfylde de ønskede mål. God praksis: Den ordregivende myndighed bør udarbejde et forretningsgrundlag (altid i forhold til projektets størrelse og kompleksitet, ikke alle aspekter er nødvendige i tilfælde af mindre projekter), som viser en klar begrundelse for, hvorfor man bør gå i gang med udbuddet, og som viser, at vigtige planlægningsaspekter er taget i betragtning. Formålet med forretningsgrundlaget er at fastslå en klar begrundelse for den foreslåede fremgangsmåde ved at påvise, at projektet/kontrakten vil:

opfylde organisationens behov vælge den mest egnede udbudsprocedure kunne gennemføres kunne betales være en sund forretningsmæssig aftale og være bæredygtig.

Forretningsgrundlaget bør dække:

de fordele, der skal opnås/problemer, projektet skal løse redegørelse for tidsplaner begrundelse for projektet de anslåede omkostninger og det disponible budget budget til nødvendige materialer og mængder følger for arbejdsstyrke og kunder/brugere og største risici.

Et forretningsgrundlag bør være godkendt på det rette hierarkiske niveau i den ordregivende myndighed for det nødvendige budget som led i udbudsplanlægningsfasen og i hvert fald før påbegyndelsen af den egentlige udbudsproces.

57

En standardtjekliste til indholdet af et forretningsgrundlag bør dække: 1. STRATEGISK TILPASNING

justering af resultater i forhold til interne planer og strategier eksterne strategier, der er taget i betragtning projekt-/kontraktmål centrale fordele, der skal opnås centrale risici, der konstateres kritiske succesfaktorer, og hvordan de måles primære interessenter.

2. VURDERING AF LØSNINGSMODELLER

liste over vurderede løsningsmodeller cost-benefit-analyse på højt niveau ikke-finansielle "bløde" fordele foretrukken løsningsmodel og begrundelse for valg foretrukken pakke og begrundelse for valg er den foretrukne løsningsmodel tilgængelig gennem en allerede udbudt kontrakt?

3. KOMMERCIELLE ASPEKTER

indkøbsmuligheder og begrundelse for valg udbudsstrategi og begrundelse for tilgang.

4. EN RIMELIG PRIS

tilgængelig finansiering og kilder oversigt over anslåede omkostninger livscyklusomkostninger.

5. GENNEMFØRLIGHED:

plan på højt niveau over opgaver og tidsplan for levering af kontrakten.

57

En standardtjekliste til indholdet af et forretningsgrundlag bør dække: 1. STRATEGISK TILPASNING

justering af resultater i forhold til interne planer og strategier eksterne strategier, der er taget i betragtning projekt-/kontraktmål centrale fordele, der skal opnås centrale risici, der konstateres kritiske succesfaktorer, og hvordan de måles primære interessenter.

2. VURDERING AF LØSNINGSMODELLER

liste over vurderede løsningsmodeller cost-benefit-analyse på højt niveau ikke-finansielle "bløde" fordele foretrukken løsningsmodel og begrundelse for valg foretrukken pakke og begrundelse for valg er den foretrukne løsningsmodel tilgængelig gennem en allerede udbudt kontrakt?

3. KOMMERCIELLE ASPEKTER

indkøbsmuligheder og begrundelse for valg udbudsstrategi og begrundelse for tilgang.

4. EN RIMELIG PRIS

tilgængelig finansiering og kilder oversigt over anslåede omkostninger livscyklusomkostninger.

5. GENNEMFØRLIGHED:

plan på højt niveau over opgaver og tidsplan for levering af kontrakten.

58

TOOLKIT 2 – RISIKO- OG BEREDSKABSPLANLÆGNING

Toolkit-beskrivelse: At sikre et grundlag for vurdering af risiciene i forbindelse med, at et bestemt projekt eller en bestemt kontrakt løbende skal levere de forventede fordele, og at sikre dokumentation for vurderede risici og bevilgede aktioner gennem kontraktens løbetid. Standardtjeklister til udarbejdelse af en risikoregistervurdering og beredskabsplan, som ordregivende myndigheder kan tilpasse til deres egne skabeloner og procedurer, jf. nedenfor. Almindelige fejl: Komplekse udbudsprojekter kræver betydelige mængder tid og kræfter. Det er væsentligt, at baggrunden for en bestemt fremgangsmåde er begrundet, og at risici for et projekt/en kontrakt løbende vurderes. Mange projekter med høj eller meget høj risiko omfatter ikke ordentlige beredskabsplaner for risici, der markeres som høje i risikoregistret, bl.a. budgetposter til uforudsete udgifter. Den største fejl, ledere begår, er, at de ikke varetager denne funktion, fordi de mener, de mangler kompetencerne, eller ikke ved, at et sådant trin i processen er nødvendigt. God praksis: Den ordregivende myndighed bør sørge for, at der udarbejdes et risikoregister og en hertil knyttet beredskabsplan i de tidlige faser af projektets/kontraktens løbetid, og at de regelmæssigt opdateres på vigtige trin i projektets/kontraktens løbetid, herunder en rapport om styringen af høje og nye risici. En god risikostyring mindsker sandsynligheden for mislykkede processer, behovet for kontraktændringer under gennemførelsen og risiko for finansielle korrektioner af EU-tilskud. Risikovurderingen bør:

sikre, at alle risici i forbindelse med projektet kan afdækkes og kvantificeres omfatte tildeling af ansvar for de enkelte risici omfatte et risikoregister udgøre en integreret del af "gateway review"-mekanismen for udbuddet (når den

anvendes). Se Toolkit 3 og omfatte tildeling af ansvar for:

udarbejdelse af risikoregistret og overvågning og regelmæssig revision af registret.

En risikovurdering består af følgende seks elementer:

afdække potentielle problemer og årsagerne hertil vurdere sandsynligheden for, at de opstår (høj/middel/lav) vurdere følgerne for virksomhed og ry, hvis de afdækkede risici skulle blive til

virkelighed (høj/middel/lav) vurdere de relative omkostninger og fordele ved alternative strategier til

forebyggelse af risici og tage stilling til, om de skal følges afdække, hvilken part der er bedst til at styre risikoen udvikle strategier (med tidsplaner og ansvarsområder) til at styre risici.

Følgende spørgsmål bør overvejes for hver enkelt risiko:

59

Hvem kan bedst kontrollere de begivenheder, som kan føre til, at risikoen opstår? Hvem kan kontrollere risikoen, hvis den opstår?

Er det hensigtsmæssigt, at den ordregivende myndighed er direkte involveret i risikokontrollen?

Hvem skal være ansvarlig for en risiko, hvis den ikke kan kontrolleres? Hvis risikoen overføres til entreprenøren, er det så sandsynligt, at den ordregivende

myndigheds samlede omkostninger vil blive reduceret? Vil den, der bærer risikoen, kunne bære de fulde konsekvenser, hvis risikoen opstår? Kunne det medføre, at forskellige risici bliver ført tilbage til den ordregivende

myndighed (f.eks. øget kontraktpris)? Ville risikooverførslen være juridisk sikker?

Der bør udvikles et kontraktspecifikt risikoregister. Ved formulering af et risikoregister bør den ordregivende myndighed tage hensyn til følgende faktorer:

tilpasning til organisationens risikoregister erhvervsområdets prioriteringer – ved at revidere fremtidige planer og mødes med

erhvervsområdets repræsentanter planlægning af forretningskontinuitet indbyrdes afhængighed af andre kontrakter – hvilke potentielt skadelige virkninger

ville der opstå, hvis (a) en fejl i kontrakt X påvirkede kontrakt Y, eller b) der manglede koordinering på tværs af kontrakter

varespecifikke aspekter – som fastlagt i de relevante udbudsbetingelser (f.eks. til en møbelleverance – risiko for omdømme i forbindelse med køb af tømmer fra ikkebæredygtige kilder)

aktivernes kritikalitet – risikovurdering med fokus på aktivet er særdeles vigtig i kontrakter om forvaltning af kritisk infrastruktur, f.eks. vedligeholdelse af udstyr

mobiliseringsperiode – fremme af en gnidningsløs overførsel fra midlertidige til nye aftaler.

resultatreference – det eksisterende niveau for levering af tjenesteydelsen vurderes – enten internt eller af en udenforstående entreprenør.

I kontraktens løbetid skal den kontraktansvarlige løbende overvåge risiciene og hurtigt sætte fokus på nyopdukkede problemer. Mange risici indebærer, at entreprenøren ikke kan levere eller ikke kan levere på det rette kvalitetsniveau. Det kan f.eks. være:

manglende kapacitet centrale medarbejdere hos entreprenøren omplaceres, så kvaliteten af den leverede

tjenesteydelse forringes entreprenørens forretningsfokus flytter til andre områder efter tildeling af

kontrakten, så aftalens merværdi for den ordregivende myndighed falder entreprenørens finansielle status forværres efter kontrakttildelingen, så dennes

evne til at leve op til aftalte serviceniveauer efterhånden bringes i fare, og problemer med entreprenørens egen forsyningskæde.

Andre risici for kontrakten ligger uden for entreprenørens kontrol, sandsynligvis bl.a.:

den ordregivende myndighed definerer ikke kravet korrekt fra starten efterspørgslen efter en tjenesteydelse er langt større end forventet, og

entreprenøren kan ikke klare den

59

Hvem kan bedst kontrollere de begivenheder, som kan føre til, at risikoen opstår? Hvem kan kontrollere risikoen, hvis den opstår?

Er det hensigtsmæssigt, at den ordregivende myndighed er direkte involveret i risikokontrollen?

Hvem skal være ansvarlig for en risiko, hvis den ikke kan kontrolleres? Hvis risikoen overføres til entreprenøren, er det så sandsynligt, at den ordregivende

myndigheds samlede omkostninger vil blive reduceret? Vil den, der bærer risikoen, kunne bære de fulde konsekvenser, hvis risikoen opstår? Kunne det medføre, at forskellige risici bliver ført tilbage til den ordregivende

myndighed (f.eks. øget kontraktpris)? Ville risikooverførslen være juridisk sikker?

Der bør udvikles et kontraktspecifikt risikoregister. Ved formulering af et risikoregister bør den ordregivende myndighed tage hensyn til følgende faktorer:

tilpasning til organisationens risikoregister erhvervsområdets prioriteringer – ved at revidere fremtidige planer og mødes med

erhvervsområdets repræsentanter planlægning af forretningskontinuitet indbyrdes afhængighed af andre kontrakter – hvilke potentielt skadelige virkninger

ville der opstå, hvis (a) en fejl i kontrakt X påvirkede kontrakt Y, eller b) der manglede koordinering på tværs af kontrakter

varespecifikke aspekter – som fastlagt i de relevante udbudsbetingelser (f.eks. til en møbelleverance – risiko for omdømme i forbindelse med køb af tømmer fra ikkebæredygtige kilder)

aktivernes kritikalitet – risikovurdering med fokus på aktivet er særdeles vigtig i kontrakter om forvaltning af kritisk infrastruktur, f.eks. vedligeholdelse af udstyr

mobiliseringsperiode – fremme af en gnidningsløs overførsel fra midlertidige til nye aftaler.

resultatreference – det eksisterende niveau for levering af tjenesteydelsen vurderes – enten internt eller af en udenforstående entreprenør.

I kontraktens løbetid skal den kontraktansvarlige løbende overvåge risiciene og hurtigt sætte fokus på nyopdukkede problemer. Mange risici indebærer, at entreprenøren ikke kan levere eller ikke kan levere på det rette kvalitetsniveau. Det kan f.eks. være:

manglende kapacitet centrale medarbejdere hos entreprenøren omplaceres, så kvaliteten af den leverede

tjenesteydelse forringes entreprenørens forretningsfokus flytter til andre områder efter tildeling af

kontrakten, så aftalens merværdi for den ordregivende myndighed falder entreprenørens finansielle status forværres efter kontrakttildelingen, så dennes

evne til at leve op til aftalte serviceniveauer efterhånden bringes i fare, og problemer med entreprenørens egen forsyningskæde.

Andre risici for kontrakten ligger uden for entreprenørens kontrol, sandsynligvis bl.a.:

den ordregivende myndighed definerer ikke kravet korrekt fra starten efterspørgslen efter en tjenesteydelse er langt større end forventet, og

entreprenøren kan ikke klare den

60

efterspørgslen efter en tjenesteydelse er for lav, hvilket betyder, at stordriftsfordelene går tabt, og driftsomkostningerne bliver uforholdsmæssigt høje

medarbejdere hos den ordregivende myndighed med "intelligent-kunde"-kompetencer bliver overført eller skifter job (det samme gælder hos entreprenøren)

force majeure: leveringen afbrydes som følge af faktorer uden for entreprenørens kontrol, f.eks. lokaler, der bliver utilgængelige på grund af en naturkatastrofe

grundlæggende ændringer i den ordregivende myndigheds krav, måske som følge af politikændringer, der giver aftalen en højere eller lavere prioritet eller ændrer niveauet for efterspørgslen efter tjenesteydelsen, og

den ordregivende myndigheds manglende evne til at opfylde sine forpligtelser efter kontrakten.

Beredskabsplanen bør:

definere de beredskabsordninger, der skal etableres afdække, hvem der har ansvaret for at sørge for beredskabet definere gennemførelsesordninger blive en integreret del af projektinitieringsdokumentet og overgangs- og

gennemførelsesplanen og være fastsat i udbudsdokumenterne.

De centrale elementer i beredskabsplanlægningen er:

at afdække, hvilke tjenesteydelser der skal opretholdes under hvilke omstændigheder – dvs. centrale forretningsfunktioner

at udarbejde en virksomhedsberedskabsplan, hvori det specificeres, hvordan virksomheden vil fortsætte sine kritiske tjenesteydelser under en række katastrofescenarier

at udlede de heraf følgende krav til kontinuitet for hver enkelt kritisk tjenesteydelse for virksomheden

eventuelt at udvikle beredskabs(kontinuitets)planer for tjenesteydelser og at identificere finansieringsmuligheder i tilfælde af overskridelse af eksisterende

budgetter.

61

TOOLKIT 3 – GATEWAYS

Toolkit-beskrivelse:

Gateways er en mekanisme, hvor man kan gennemgå udbud på kritiske punkter i deres udvikling, før der træffes centrale beslutninger, så det sikres, at de forskellige faser kan gennemføres, og at udbuddene om nødvendigt kan ændres, eller processen helt kan stoppes. Formålet er at indføre en række "sundhedstjek" i tidsplanen for projektet/kontrakten. Gateways har til formål at sikre, at udbuddet har et sundt grundlag, er vel planlagt, og at alle relevante interessenter er involveret, således at målene nås. Mekanismen bidrager også til at sikre en ensartet tilgang på tværs af forskellige kontrakter og projekter. Hver enkelt gateway består af en række spørgsmål, som er udformet til at teste, om beslutningerne er velfunderede. Dokumentation herfor fremlægges for bedømmelsesudvalget eller den ordregivende myndighed for at bevise, at de emner, der dækkes af gateway-spørgsmålene, er blevet tilstrækkeligt behandlet, før udbuddet kan gå videre til næste fase. Nedenstående tjekliste er en beskrivelse af et forenklet gateway-format.

Almindelige fejl:

Udbuds-gateways (en fællesbetegnelse) er for relativt nyligt blevet indført i udbudsprocessen vedrørende projektledelsen. Brugen heraf opstod som følge af forskellige erfaringsøvelser (foranlediget af spørgsmålet: hvordan skete det?) vedrørende primært statslige projekter, som af forskellige årsager var gået helt galt med store omkostninger eller tidsoverskridelser eller manglende levering af de forventede fordele til følge. Hvis man ikke etablerer brudpunkter med obligatoriske godkendelser til at gå videre ("go/no-go-godkendelser"), udelader man en væsentlig del af et velfungerende kontrolsystem.

God praksis:

Ideen med gateway-processen er at prøve så vidt muligt at udrydde indbyggede farer i processen. Ved i hver fase af processen ("gateway'en") at insistere på, at den ordregivende myndighed skal være overbevist om begrundelserne for at gå videre, før næste fase kan begynde, behandles farerne på det relevante tidspunkt. Hvis bedømmelsesudvalget eller den ordregivende myndighed ikke overbevises, betyder det, at udbuddet ikke går videre. Der findes en række gateway-review-systemer.

En formel gateway-proces bør kun anvendes på komplekse, strategisk vigtige projekter eller projekter med høj risiko, og der bør foretages en vurdering heraf, før hvert enkelt udbudsprojekt iværksættes (se Toolkit 2). For projekter, der hører ind under denne kategori, skal bedømmelsesudvalget eller den ordregivende myndighed være oprettet, så det/den kan udføre gateway-reviews. Dokumentation af gateway-processen bør opbevares i projektets sagsmappe.

Gateways

Alt efter, hvilket format der anvendes, kan der være forskellige gateways. Nedenstående eksempel illustrerer nogle gateways:

Gateway 0 – Færdiggørelse af planlægningen

Dette review bør foretages i de allerførste faser for at kontrollere, at der er oprettet realistiske, sammenhængende og opnåelige milepæle for udbudsprocessen.

Gateway 1 – Kontraktens omfang og udbudsstrategi

61

TOOLKIT 3 – GATEWAYS

Toolkit-beskrivelse:

Gateways er en mekanisme, hvor man kan gennemgå udbud på kritiske punkter i deres udvikling, før der træffes centrale beslutninger, så det sikres, at de forskellige faser kan gennemføres, og at udbuddene om nødvendigt kan ændres, eller processen helt kan stoppes. Formålet er at indføre en række "sundhedstjek" i tidsplanen for projektet/kontrakten. Gateways har til formål at sikre, at udbuddet har et sundt grundlag, er vel planlagt, og at alle relevante interessenter er involveret, således at målene nås. Mekanismen bidrager også til at sikre en ensartet tilgang på tværs af forskellige kontrakter og projekter. Hver enkelt gateway består af en række spørgsmål, som er udformet til at teste, om beslutningerne er velfunderede. Dokumentation herfor fremlægges for bedømmelsesudvalget eller den ordregivende myndighed for at bevise, at de emner, der dækkes af gateway-spørgsmålene, er blevet tilstrækkeligt behandlet, før udbuddet kan gå videre til næste fase. Nedenstående tjekliste er en beskrivelse af et forenklet gateway-format.

Almindelige fejl:

Udbuds-gateways (en fællesbetegnelse) er for relativt nyligt blevet indført i udbudsprocessen vedrørende projektledelsen. Brugen heraf opstod som følge af forskellige erfaringsøvelser (foranlediget af spørgsmålet: hvordan skete det?) vedrørende primært statslige projekter, som af forskellige årsager var gået helt galt med store omkostninger eller tidsoverskridelser eller manglende levering af de forventede fordele til følge. Hvis man ikke etablerer brudpunkter med obligatoriske godkendelser til at gå videre ("go/no-go-godkendelser"), udelader man en væsentlig del af et velfungerende kontrolsystem.

God praksis:

Ideen med gateway-processen er at prøve så vidt muligt at udrydde indbyggede farer i processen. Ved i hver fase af processen ("gateway'en") at insistere på, at den ordregivende myndighed skal være overbevist om begrundelserne for at gå videre, før næste fase kan begynde, behandles farerne på det relevante tidspunkt. Hvis bedømmelsesudvalget eller den ordregivende myndighed ikke overbevises, betyder det, at udbuddet ikke går videre. Der findes en række gateway-review-systemer.

En formel gateway-proces bør kun anvendes på komplekse, strategisk vigtige projekter eller projekter med høj risiko, og der bør foretages en vurdering heraf, før hvert enkelt udbudsprojekt iværksættes (se Toolkit 2). For projekter, der hører ind under denne kategori, skal bedømmelsesudvalget eller den ordregivende myndighed være oprettet, så det/den kan udføre gateway-reviews. Dokumentation af gateway-processen bør opbevares i projektets sagsmappe.

Gateways

Alt efter, hvilket format der anvendes, kan der være forskellige gateways. Nedenstående eksempel illustrerer nogle gateways:

Gateway 0 – Færdiggørelse af planlægningen

Dette review bør foretages i de allerførste faser for at kontrollere, at der er oprettet realistiske, sammenhængende og opnåelige milepæle for udbudsprocessen.

Gateway 1 – Kontraktens omfang og udbudsstrategi

62

Dette første review bør finde sted i begyndelsen af projektet på det første møde i bedømmelsesudvalget eller hos den ordregivende myndighed, før der er foretaget nogen offentliggørelse eller udarbejdet udbudsdokumenter.

Gateway 2 – Begrænset liste

Dette review finder sted efter bedømmelsen af PQQ'er (prækvalifikationsspørgeskemaer), når man er blevet enig om anbefalingerne til en begrænset liste, og alle udbudsdokumenter er udarbejdet, men før der indkaldes bud.

Gateway 3 – Bedømmelse af tilbud

Dette review finder sted, når der er opnået enighed om den foretrukne tilbudsgiver, men før kontrakttildelingen, eller før man gå videre til det endelige udbud i tilfælde af en udbudsproces i to trin.

Gateway 4 – Kontrakt

Dette review finder sted, når totrinsudbuddet er blevet bedømt, men før kontrakten underskrives.

63

TOOLKIT 4 – FORHÅNDSUDVÆLGELSE

Toolkit-beskrivelse: Toolkittet indeholder en beskrivelse af, hvordan et standardprækvalifikationsspørgeskema (PQQ) kan bruges til at forhåndsudvælge ansøgere under begrænsede udbud eller udbud med forhandling eller en konkurrencepræget dialog eller til at søge relevante oplysninger om tilbudsgiverens kapacitet under et offentligt udbud. Relevant retsgrundlag: Artikel 44-52, navnlig artikel 45-48, i direktiv 2004/18/EF. Almindelige fejl: Ordregivende myndigheders største fejl er, at de:

undlader at kontrollere, at alle spørgsmål er relevante (eller forholdsmæssige) for et bestemt udbud

tilføjer spørgsmål uden tanke på de potentielle svar eller undlader på forhånd at blive enige om bedømmelsesmetoden som en

panelvurdering. God praksis: Planlægning før udbuddet er afgørende for at undgå ovennævnte fejl. Det foreslås, at den ordregivende myndighed benytter en standardmodel for prækvalifikationsspørgeskemaer, da dette gør det mere brugervenligt for både den ordregivende myndighed og ansøgerne. Alene kriterier vedrørende tilbudsgivernes personlige situation, finansielle kapacitet, tekniske kapacitet samt relevante erfaring, ekspertise og kompetence, jf. artikel 45-48 i direktiv 2004/18/EF, må bruges som udvælgelseskriterier. Et prækvalifikationsspørgeskema bør dække spørgsmål og krav vedrørende:

organisationens profil begrundelser for udelukkelse forsikring finansiel information arbejdsmiljø ligestilling og mangfoldighed teknisk kapacitet referencer virksomhedens sociale ansvar virksomhed og bankreferencer.

Den ordregivende myndighed kan beslutte kun at forhåndsudvælge et begrænset antal kvalificerede tilbudsgivere, men dette skal anføres i udbudsbekendtgørelsen, hvor også antallet eller mindste og største antal af kandidater, der forhåndsudvælges, skal stå. Forhåndsudvælgelsen af tilbudsgivere, der opfylder minimumskvalifikationskriterierne, skal foretages efter ikke-diskriminerende og gennemsigtige regler og kriterier, som meddeles ansøgerne. Ifølge direktiv 2004/18/EF skal der opfordres et tilstrækkeligt antal til at afgive tilbud, så der sikres tilstrækkelig konkurrence, og der nævnes et minimumsantal på fem (forudsat at der mindst er det antal, der opfylder prækvalifikationskriterierne).

63

TOOLKIT 4 – FORHÅNDSUDVÆLGELSE

Toolkit-beskrivelse: Toolkittet indeholder en beskrivelse af, hvordan et standardprækvalifikationsspørgeskema (PQQ) kan bruges til at forhåndsudvælge ansøgere under begrænsede udbud eller udbud med forhandling eller en konkurrencepræget dialog eller til at søge relevante oplysninger om tilbudsgiverens kapacitet under et offentligt udbud. Relevant retsgrundlag: Artikel 44-52, navnlig artikel 45-48, i direktiv 2004/18/EF. Almindelige fejl: Ordregivende myndigheders største fejl er, at de:

undlader at kontrollere, at alle spørgsmål er relevante (eller forholdsmæssige) for et bestemt udbud

tilføjer spørgsmål uden tanke på de potentielle svar eller undlader på forhånd at blive enige om bedømmelsesmetoden som en

panelvurdering. God praksis: Planlægning før udbuddet er afgørende for at undgå ovennævnte fejl. Det foreslås, at den ordregivende myndighed benytter en standardmodel for prækvalifikationsspørgeskemaer, da dette gør det mere brugervenligt for både den ordregivende myndighed og ansøgerne. Alene kriterier vedrørende tilbudsgivernes personlige situation, finansielle kapacitet, tekniske kapacitet samt relevante erfaring, ekspertise og kompetence, jf. artikel 45-48 i direktiv 2004/18/EF, må bruges som udvælgelseskriterier. Et prækvalifikationsspørgeskema bør dække spørgsmål og krav vedrørende:

organisationens profil begrundelser for udelukkelse forsikring finansiel information arbejdsmiljø ligestilling og mangfoldighed teknisk kapacitet referencer virksomhedens sociale ansvar virksomhed og bankreferencer.

Den ordregivende myndighed kan beslutte kun at forhåndsudvælge et begrænset antal kvalificerede tilbudsgivere, men dette skal anføres i udbudsbekendtgørelsen, hvor også antallet eller mindste og største antal af kandidater, der forhåndsudvælges, skal stå. Forhåndsudvælgelsen af tilbudsgivere, der opfylder minimumskvalifikationskriterierne, skal foretages efter ikke-diskriminerende og gennemsigtige regler og kriterier, som meddeles ansøgerne. Ifølge direktiv 2004/18/EF skal der opfordres et tilstrækkeligt antal til at afgive tilbud, så der sikres tilstrækkelig konkurrence, og der nævnes et minimumsantal på fem (forudsat at der mindst er det antal, der opfylder prækvalifikationskriterierne).

64

Bedømmelsesudvalget bør indføre følgende skridt, når de forhåndsudvælger ansøgere på grundlag af prækvalifikationsspørgeskemaer.

Et "PQQ-bedømmelsesskema – ansøger" bør udfyldes af hver ansøger. Det viser, hvilke oplysninger der er anmodet om med plads til pointtal og bemærkninger til hvert afsnit.

Bedømmelsesudvalget skal være enig om tilgangen til bedømmelsen, før et medlem påbegynder bedømmelsen, f.eks. om de skal bedømme enkeltvis eller som gruppe, og hvordan der skal gives point. Hvis der anvendes individuel bedømmelse, skal resuméet af det individuelle PQQ-bedømmelsesskema for hver ansøger vise det enkelte udvalgsmedlems pointgivning sammen med det samlede tal. Hvis bedømmelsesudvalget foretrækker det, kan det aftale en samlet bedømmelse som gruppe i stedet for et gennemsnit af de individuelle bedømmelser. Et enkelt PQQ-pointskema for et panel benyttes til denne mulighed. Bedømmelsesordningen oplyses i udbudsbekendtgørelsen og udbudsdokumenterne, og ordningen kan ikke senere ændres.

Alle bedømmere anføres ved navn på pointskemaet. Alle ansøgere skal behandles lige, og tilgangen til bedømmelsen skal være

konsekvent, ikke-diskriminerende og fair. PQQ'erne bedømmes kun på grundlag af de deri indeholdte oplysninger, og

bedømmelsesudvalget må ikke tage hensyn til andre oplysninger, det har modtaget, uanset ved hvilke midler, bl.a. personlig viden om eller erfaringer med ansøgeren.

Indholdet af bedømmelsesudvalgets individuelle eller samlede bedømmelser må ikke oplyses til personer uden for udvalget.

Alle spørgsmål besvares enten på grundlag af bestået/dumpet (berettigelse) eller får point efter de offentliggjorte udvælgelseskriterier.

Opfylder en ansøger ikke et forud fastsat obligatorisk krav såsom minimumsomsætning, behandles ansøgningen som uberettiget, og resten af ansøgerens skrivelse bedømmes ikke.

Hvis det er relevant, kan den begrænsede liste omfatte alle ansøgere, som opfylder eller overskrider en bestemt tærskel for alle de bedømte kriterier.

Link til et eksempel på et prækvalifikationsspørgeskema i Toolkit 10.

65

TOOLKIT 5 – UDFORMNING AF UDVÆLGELSESKRITERIER OG UDVÆLGELSESFASE

Toolkit-beskrivelse: Dette toolkit er beregnet til at bistå praktikere med at udforme og gennemføre en proces af høj standard for udvælgelse af tilbudsgivere. Første afsnit indeholder gode råd om udformning af de udvælgelseskriterier, der opstilles i udbudsdokumenterne. Andet afsnit omhandler god praksis for, hvordan udvælgelseskriterierne anvendes for at finde frem til de mest egnede ansøgninger eller antagelige tilbud. Relevant retsgrundlag: Artikel 44-52 i direktiv 2004/18/EF. Almindelige fejl: De foreslåede kriterier vedrører ikke kontraktgenstanden eller står ikke i forhold til den eller de er diskriminerende. Følgende er typiske eksempler på dårlig praksis:

krav om en årlig minimumsindtægt på 10 mio. EUR for en kontrakt med en årlig værdi på 1 mio. EUR

krav om bestemte standarder uden angivelse af "eller tilsvarende" krav om en unaturligt høj eller lav soliditetsgrad, der normalt favoriserer bestemte

aktører manglende klare objektive kriterier for udvælgelse af bedste tilbudsgivere. Hvis den

ordregivende myndighed f.eks. kræver forudgående erfaring uden at kræve yderligere oplysninger i referencerne såsom kontrakttype og -periode, volumen og resultat

krav om oprettelse af et lokalt kontor på tidspunktet for afgivelse af tilbud (det kan først kræves på kontraktdatoen)

krav om registrering af et selskab i medlemsstaten på tidspunktet for afgivelse af tilbud

ordregivende myndigheder undlader at gennemføre en test af begge faser i processen for at fjerne eventuelle funktionsfejl i planlægningsfasen

ordregivende myndigheder sammenblander jævnligt to særskilte faser af processen. Når udvælgelsesfasen er afsluttet, kan den ordregivende myndighed ikke vende tilbage til den. Der er også visse spørgsmål, der kun kan dækkes i udvælgelsesfasen (og tilsvarende visse spørgsmål, der kun kan dækkes i bedømmelsesfasen). Åbning og bedømmelse af deltagelsesdokumenter og tekniske tilbud (udvælgelsesfase) går forud, åbning og bedømmelse af de økonomiske tilbud (tildelingsfasen) følger efter.

Udvælgelseskriterier: Det er vigtigt at bemærke, at udvælgelse af økonomiske aktører og tildeling af kontrakten er to forskellige led i tildelingen af en offentlig kontrakt. Udvælgelse handler om at afgøre, hvilke økonomiske aktører der er kvalificerede til at opfylde den kontrakt, som skal tildeles på grundlag af de udvælgelseskriterier, den ordregivende myndighed på forhånd har fastlagt. Alle relevante udvælgelseskriterier for en bestemt kontrakt skal tages i

65

TOOLKIT 5 – UDFORMNING AF UDVÆLGELSESKRITERIER OG UDVÆLGELSESFASE

Toolkit-beskrivelse: Dette toolkit er beregnet til at bistå praktikere med at udforme og gennemføre en proces af høj standard for udvælgelse af tilbudsgivere. Første afsnit indeholder gode råd om udformning af de udvælgelseskriterier, der opstilles i udbudsdokumenterne. Andet afsnit omhandler god praksis for, hvordan udvælgelseskriterierne anvendes for at finde frem til de mest egnede ansøgninger eller antagelige tilbud. Relevant retsgrundlag: Artikel 44-52 i direktiv 2004/18/EF. Almindelige fejl: De foreslåede kriterier vedrører ikke kontraktgenstanden eller står ikke i forhold til den eller de er diskriminerende. Følgende er typiske eksempler på dårlig praksis:

krav om en årlig minimumsindtægt på 10 mio. EUR for en kontrakt med en årlig værdi på 1 mio. EUR

krav om bestemte standarder uden angivelse af "eller tilsvarende" krav om en unaturligt høj eller lav soliditetsgrad, der normalt favoriserer bestemte

aktører manglende klare objektive kriterier for udvælgelse af bedste tilbudsgivere. Hvis den

ordregivende myndighed f.eks. kræver forudgående erfaring uden at kræve yderligere oplysninger i referencerne såsom kontrakttype og -periode, volumen og resultat

krav om oprettelse af et lokalt kontor på tidspunktet for afgivelse af tilbud (det kan først kræves på kontraktdatoen)

krav om registrering af et selskab i medlemsstaten på tidspunktet for afgivelse af tilbud

ordregivende myndigheder undlader at gennemføre en test af begge faser i processen for at fjerne eventuelle funktionsfejl i planlægningsfasen

ordregivende myndigheder sammenblander jævnligt to særskilte faser af processen. Når udvælgelsesfasen er afsluttet, kan den ordregivende myndighed ikke vende tilbage til den. Der er også visse spørgsmål, der kun kan dækkes i udvælgelsesfasen (og tilsvarende visse spørgsmål, der kun kan dækkes i bedømmelsesfasen). Åbning og bedømmelse af deltagelsesdokumenter og tekniske tilbud (udvælgelsesfase) går forud, åbning og bedømmelse af de økonomiske tilbud (tildelingsfasen) følger efter.

Udvælgelseskriterier: Det er vigtigt at bemærke, at udvælgelse af økonomiske aktører og tildeling af kontrakten er to forskellige led i tildelingen af en offentlig kontrakt. Udvælgelse handler om at afgøre, hvilke økonomiske aktører der er kvalificerede til at opfylde den kontrakt, som skal tildeles på grundlag af de udvælgelseskriterier, den ordregivende myndighed på forhånd har fastlagt. Alle relevante udvælgelseskriterier for en bestemt kontrakt skal tages i

66

betragtning for at sikre, at kun de økonomiske aktører, der kan opfylde kontrakten, udvælges til at få bedømt deres tilbud i bedømmelsesfasen. Udvælgelseskriterierne:

skal være i overensstemmelse med EU-traktatens principper, især principperne om gennemsigtighed, ligebehandling og forbud mod forskelsbehandling

skal stå i forhold til kontraktens størrelse og art skal være udformet, så der tages hensyn til hvert udbuds særlige behov, og de skal

være relevante for den særlige kontrakt, der skal tildeles, og må ikke være udformet på en abstrakt måde

skal være udformet på en sådan måde, at økonomiske aktører, bl.a. SMV'er, som har potentiale til at være effektive leverandører, ikke bliver afskrækket fra at deltage

skal være formuleret enkelt, således at de let kan forstås af økonomiske aktører, og skal altid indeholde ordlyden "eller tilsvarende", når der nævnes standarder, mærker

eller oprindelser af enhver slags. Hvordan udvikles betingelserne for udvælgelseskriterier? Hvilke udvælgelseskriterier der anvendes, afhænger af udbuddets specifikke art. God praksis er at udvikle dem samtidigt med udviklingen af udbudsbetingelserne. Normalt skal betingelserne for udvælgelseskriterier omhandle:

den tekniske værdi af de tilbudte bygge- og anlægsarbejder, vareleverancer eller tjenesteydelser og

tilbudsgiverens evne til at opfylde udbudsbetingelserne, herunder teknisk og ledelsesmæssig kompetence, finansiel levedygtighed, vigtige medarbejderes relevante færdigheder, erfaring og tilgængelighed.

Hvornår udvikles betingelserne for udvælgelseskriterier og -metode?

Betingelserne for deltagelse i udbuddet og metoden herfor skal udfyldes og godkendes i udbudsplanlægningsfasen, da disse skal være klar på tidspunktet, hvor udbudsbekendtgørelsen offentliggøres.

Den ordregivende myndighed anmoder om: virksomhedens historie – f.eks. en definition af produktsortimentet, antal år i

erhvervet, personaleomsætning dokumentation for teknisk kapacitet – f.eks. tidligere erfaring, materiel og

sammensætning af arbejdsstyrken årlig minimumsindkomst på f.eks. 2 mio. EUR, når kontraktværdien er 1 mio. EUR

om året (det maksimale krav om årlig omsætning til en økonomisk aktør er det dobbelte af det nuværende beløb i henhold til artikel 58 i det nye direktiv 2014/24/EU. I direktiv 2004/18/EF er der ingen særlige krav bortset fra principperne om ligebehandling, gennemsigtighed, ikke-forskelsbehandling og proportionalitet)

soliditetsgrad pr. år for de sidste tre år (definer et minimumsniveau på f.eks. 25 % eller derover)

referencer for lignende tidligere kontrakter/projekter inden for de seneste tre år. Hver reference skal være detaljeret – som regel skal mindst to af referencerne være relevante for kontrakten (minimumskrav)

gyldige forsikringsattester – dokumentation for, at forsikringen er i kraft (kan også først forlanges på tidspunktet for underskrivelse af kontrakten).

67

Kriterier (eller metoder), der kan anvendes med henblik på at vælge de økonomiske aktører, som skal opfordres til at afgive bud/forhandle/føre en dialog, blandt de kvalificerede økonomiske aktører, skal være objektive og ikke-diskriminerende og må ikke gå ud over de kriterier, der er tilladt ifølge EU-direktivet. Fælles bud Det er muligt for en økonomisk aktør at basere sig på andre enheders ressourcer for at bevise sin økonomiske og finansielle status og/eller sine tekniske og/eller faglige evner. En økonomisk aktør kan i givet fald og for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders formåen uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem aktøren selv og disse enheder. Aktøren skal i så fald godtgøre, at han råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for de pågældende enheders forpligtelser i så henseende. Takket være denne mulighed kan en økonomisk aktør basere sig på økonomiske og finansielle ressourcer tilhørende associerede enheder og også under-entreprenører eller enhver anden enhed, som konkret har stillet sine ressourcer til rådighed for den økonomiske aktør. En sammenslutning af økonomiske aktører kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres eller andre enheders deltageres formåen (artikel 47, stk. 3, i direktiv 2004/18/EF). Når den økonomiske aktør er medlem af en sammenslutning af økonomiske aktører eller et konsortium, vil det være tilstrækkeligt, at kravene til økonomisk og finansiel formåen opfyldes af sammenslutningen som helhed og ikke af hvert enkelt medlem. Denne mulighed kan også tilskynde SMV'er til at deltage i udbudsprocessen. Udvælgelse af tilbudsgivere

Udvælgelse af tilbudsgivere er den fase, hvor man identificerer de mest egnede ansøgere eller tilbudsgivere, der vil blive udvalgt som berettigede til at afgive et tilbud eller gå videre til den endelige bedømmelsesfase i det offentlige udbud. Hvordan udvikles en udvælgelsesmetode? Hvilken bedømmelsesmetode der anvendes, afhænger af udbuddets art og kompleksitet. Med den valgte metode skal den ordregivende myndighed objektivt og gennemsigtigt kunne afgøre, hvilken tilbudsgiver der tilbyder den bedste mulighed med hensyn til kapacitet til at levere (udvælgelse) ved at se på:

overensstemmelse med betingelserne for deltagelse (obligatoriske krav) – et "ja/nej"-svar eller "opfyldte/opfyldte ikke"-svar

i hvilken grad en tilbudsgiver opfylder de kvalitative kriterier risikoniveauet i forbindelse med valg af et bestemt tilbud og kriterierne skal være anført (i prioriteret rækkefølge) i dokumenterne (normalt

udbudsbetingelserne) med (eventuelt) vægtninger plus vurderingsmetode.

Under alle omstændigheder skal hvert tilbud, som opfylder udvælgelseskriterierne i offentlige udbud, bedømmes i tildelingsfasen i henhold til artikel 44, stk. 1 og 2, (princippet om ligebehandling) i direktiv 2004/18/EF.

Hvordan anvendes en pointgivningsmetode? Efter screening af de tilbudsgivere, som ikke opfylder minimumskriterierne for udvælgelse, tildeles i begrænsede udbud et antal point, hvis antallet af ansøgere skal reduceres for at udarbejde en begrænset liste. Den ordregivende myndighed skal i udbudsbekendtgørelsen

67

Kriterier (eller metoder), der kan anvendes med henblik på at vælge de økonomiske aktører, som skal opfordres til at afgive bud/forhandle/føre en dialog, blandt de kvalificerede økonomiske aktører, skal være objektive og ikke-diskriminerende og må ikke gå ud over de kriterier, der er tilladt ifølge EU-direktivet. Fælles bud Det er muligt for en økonomisk aktør at basere sig på andre enheders ressourcer for at bevise sin økonomiske og finansielle status og/eller sine tekniske og/eller faglige evner. En økonomisk aktør kan i givet fald og for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders formåen uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem aktøren selv og disse enheder. Aktøren skal i så fald godtgøre, at han råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for de pågældende enheders forpligtelser i så henseende. Takket være denne mulighed kan en økonomisk aktør basere sig på økonomiske og finansielle ressourcer tilhørende associerede enheder og også under-entreprenører eller enhver anden enhed, som konkret har stillet sine ressourcer til rådighed for den økonomiske aktør. En sammenslutning af økonomiske aktører kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres eller andre enheders deltageres formåen (artikel 47, stk. 3, i direktiv 2004/18/EF). Når den økonomiske aktør er medlem af en sammenslutning af økonomiske aktører eller et konsortium, vil det være tilstrækkeligt, at kravene til økonomisk og finansiel formåen opfyldes af sammenslutningen som helhed og ikke af hvert enkelt medlem. Denne mulighed kan også tilskynde SMV'er til at deltage i udbudsprocessen. Udvælgelse af tilbudsgivere

Udvælgelse af tilbudsgivere er den fase, hvor man identificerer de mest egnede ansøgere eller tilbudsgivere, der vil blive udvalgt som berettigede til at afgive et tilbud eller gå videre til den endelige bedømmelsesfase i det offentlige udbud. Hvordan udvikles en udvælgelsesmetode? Hvilken bedømmelsesmetode der anvendes, afhænger af udbuddets art og kompleksitet. Med den valgte metode skal den ordregivende myndighed objektivt og gennemsigtigt kunne afgøre, hvilken tilbudsgiver der tilbyder den bedste mulighed med hensyn til kapacitet til at levere (udvælgelse) ved at se på:

overensstemmelse med betingelserne for deltagelse (obligatoriske krav) – et "ja/nej"-svar eller "opfyldte/opfyldte ikke"-svar

i hvilken grad en tilbudsgiver opfylder de kvalitative kriterier risikoniveauet i forbindelse med valg af et bestemt tilbud og kriterierne skal være anført (i prioriteret rækkefølge) i dokumenterne (normalt

udbudsbetingelserne) med (eventuelt) vægtninger plus vurderingsmetode.

Under alle omstændigheder skal hvert tilbud, som opfylder udvælgelseskriterierne i offentlige udbud, bedømmes i tildelingsfasen i henhold til artikel 44, stk. 1 og 2, (princippet om ligebehandling) i direktiv 2004/18/EF.

Hvordan anvendes en pointgivningsmetode? Efter screening af de tilbudsgivere, som ikke opfylder minimumskriterierne for udvælgelse, tildeles i begrænsede udbud et antal point, hvis antallet af ansøgere skal reduceres for at udarbejde en begrænset liste. Den ordregivende myndighed skal i udbudsbekendtgørelsen

68

eller i opfordringen til at bekræfte interessetilkendegivelsen anføre de objektive og ikke-diskriminerende kriterier eller regler, de har til hensigt at anvende, det minimumsantal ansøgere de har til hensigt at invitere og i givet fald det maksimale antal. Ved bedømmelse af ansøgere skal beslutningen om point altid efterfølges af kommentarer til bedømmelsen, så det er muligt at orientere ansøgerne om resultatet.

God praksis I praksis anses følgende for at være gode udvælgelseskriterier:

de mest relevante erfaringer med de bedst sammenlignelige opgaver de bedste specifikke økonomiske data såsom soliditet vigtige medarbejderes uddannelse og kvalifikationer.

69

TOOLKIT 6 – UDFORMNING AF TILDELINGSKRITERIER OG TILDELINGSFASE

Toolkit-beskrivelse: Dette toolkit er beregnet til at bistå praktikere med at udforme tildelingskriterier af høj standard i udbudsdokumenterne og gennemføre tildelingsfasen. Relevant retsgrundlag: Artikel 53-55 i direktiv 2004/18/EF. Almindelige fejl: De mest almindelige fejl er at sammenblande udvælgelses- og tildelingskriterier eller ikke at definere en klar række krav. Typiske eksempler på dårlig praksis er:

beskrivelser af kriterierne er for vage (ikke klart definerede), kun minimumskriterier er defineret og hænger ikke sammen med kontraktens genstand – se præmis 34 i C-340/02, Kommissionen mod Frankrig. Følgende er eksempler på dårlig praksis:

Kvalitet bedømmes: efter produktets holdbarhed (for vagt, såfremt der ikke gives en klar

definition af produktets holdbarhed) med en garantiperiode på 5 år (kun minimumskriterier, vagt, knyttet

til kontraktens genstand) efter farven blå (kun minimumskriterier) eller efter solidt materiale (for vagt, såfremt der ikke gives en definition

af solidt materiale).

Service bedømmes: efter, at leveringstiden er syv dage (kun minimumskriterier, vagt) efter velfunderet konsulentrådgivning (for vagt, såfremt der ikke

gives nogen klar definition af velfunderet konsulentrådgivning) efter ordreafgivelse 24/7 (knyttet til kontraktens genstand) eller efter uddannelse i brug af produkter (for vagt, såfremt der ikke gives

en klar definition af uddannelse). ingen forbindelse mellem tildelingskriterier og kontraktens genstand for mange kriterier uden hensyn til kontraktens omfang og behov sammenblanding af udvælgelseskriterier og tildelingskriterier (dvs. anvendelse af

udvælgelseskriterier som tildelingskriterier (f.eks. tidligere erfaring) eller genanvendelse af kriterier, som allerede er benyttet i udvælgelsesfasen, i tildelingsfasen

anvendelse af gennemsnitlig prisfastsættelse, hvorved tilbudsgivere tæt på gennemsnittet af alle tilbud får flere point end tilbudsgivere længere væk fra gennemsnittet Skønt tilbudsprisen er et objektivt kriterium at bruge i tildelingsfasen, er denne gennemsnitsprismetode udtryk for ulige behandling af tilbudsgivere, især

69

TOOLKIT 6 – UDFORMNING AF TILDELINGSKRITERIER OG TILDELINGSFASE

Toolkit-beskrivelse: Dette toolkit er beregnet til at bistå praktikere med at udforme tildelingskriterier af høj standard i udbudsdokumenterne og gennemføre tildelingsfasen. Relevant retsgrundlag: Artikel 53-55 i direktiv 2004/18/EF. Almindelige fejl: De mest almindelige fejl er at sammenblande udvælgelses- og tildelingskriterier eller ikke at definere en klar række krav. Typiske eksempler på dårlig praksis er:

beskrivelser af kriterierne er for vage (ikke klart definerede), kun minimumskriterier er defineret og hænger ikke sammen med kontraktens genstand – se præmis 34 i C-340/02, Kommissionen mod Frankrig. Følgende er eksempler på dårlig praksis:

Kvalitet bedømmes: efter produktets holdbarhed (for vagt, såfremt der ikke gives en klar

definition af produktets holdbarhed) med en garantiperiode på 5 år (kun minimumskriterier, vagt, knyttet

til kontraktens genstand) efter farven blå (kun minimumskriterier) eller efter solidt materiale (for vagt, såfremt der ikke gives en definition

af solidt materiale).

Service bedømmes: efter, at leveringstiden er syv dage (kun minimumskriterier, vagt) efter velfunderet konsulentrådgivning (for vagt, såfremt der ikke

gives nogen klar definition af velfunderet konsulentrådgivning) efter ordreafgivelse 24/7 (knyttet til kontraktens genstand) eller efter uddannelse i brug af produkter (for vagt, såfremt der ikke gives

en klar definition af uddannelse). ingen forbindelse mellem tildelingskriterier og kontraktens genstand for mange kriterier uden hensyn til kontraktens omfang og behov sammenblanding af udvælgelseskriterier og tildelingskriterier (dvs. anvendelse af

udvælgelseskriterier som tildelingskriterier (f.eks. tidligere erfaring) eller genanvendelse af kriterier, som allerede er benyttet i udvælgelsesfasen, i tildelingsfasen

anvendelse af gennemsnitlig prisfastsættelse, hvorved tilbudsgivere tæt på gennemsnittet af alle tilbud får flere point end tilbudsgivere længere væk fra gennemsnittet Skønt tilbudsprisen er et objektivt kriterium at bruge i tildelingsfasen, er denne gennemsnitsprismetode udtryk for ulige behandling af tilbudsgivere, især

70

dem, der har gyldige lave tilbud. Praksis er derfor ikke i overensstemmelse med direktiv 2004/18/EF.

Følgende fejl opstår typisk i tildelingsfasen: manglende tilpasning af tildelingskriterier og -metode til kontraktens specifikationer sammenblanding af processens udvælgelses- og bedømmelsesfaser manglende oplysning om bedømmelsesmetoden i udbudsdokumenterne under visse

betingelser – se sag C-532/06, Lianakis regnefejl ved sammenlægning af point og rangordning af tilbud udelukkelse af bud, fordi de forekommer for lave, selv om der ikke på forhånd blev

fastsat nogen kriterier eller metoder hertil, i strid med artikel 55 i direktiv 2004/18/EF.

Udformning af tildelingskriterier Hvornår bør der udvikles tildelingskriterier og -metode? Tildelingskriterier og -metode skal afsluttes og godkendes, før opfordringen til at afgive tilbud offentliggøres. Hvordan bør tildelingskriterierne udvikles? Tildelingskriterier bruges til at vurdere, hvor godt et tilbud opfylder den ordregivende myndigheds krav, og dermed til at rangordne tilbud. Hvilke tildelingskriterier, der skal bruges, afhænger af udbuddets særlige art. Det anbefales at udvikle dem sammen med udbudsbetingelserne. Tildelingskriterierne skal omhandle:

overensstemmelse med kontraktvilkår og -betingelser de tilbudte varers eller tjenesteydelsers tekniske værdi livscyklusomkostninger risici eller begrænsninger i forbindelse med udbuddet og eventuelt bredere sociale fordele for organisationen (f.eks. miljømæssige hensyn).

God praksis: Tildelingskriterierne (artikel 53 i direktiv 2004/18/EF) er de kriterier, som udgør grundlaget for en ordregivende myndigheds valg af det bedste tilbud – dvs. det tilbud, som bedst opfylder kravene i udbudsbetingelserne – og derfor får tildelt en kontrakt. Disse kriterier skal fastlægges på forhånd, helst i planlægningsfasen, og må ikke være til skade for en fair konkurrence.

I henhold til artikel 53, stk. 1, skal de kriterier, en ordregivende myndighed lægger til grund for tildelingen af offentlige kontrakter på vareleverancer, bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser, være enten:

a) det økonomisk mest fordelagtige tilbud (MEAT) – forskellige kriterier i forbindelse med kontraktens genstand kan tages i betragtning ved tildeling af kontrakten, f.eks. kvalitet, pris, teknisk værdi, leveringstid, kundeservice eller

b) den laveste pris – kontrakten tildeles udelukkende på grundlag af den laveste pris.

71

Følgende eksempler viser tilfælde, hvor det kan anses for hensigtsmæssigt at bruge kriteriet om laveste pris:

Udbud vedrørende varer – ved indkøb af simple standardiserede lagervarer (f.eks. papirvarer) er prisen normalt og typisk det eneste relevante grundlag for beslutningen om kontrakttildelingen.

Udbud vedrørende bygge- og anlægsarbejder – ved bygge- og anlægsarbejder, hvor projekteringen foretages af den ordregivende myndighed eller ved bygge- og anlægsarbejder, hvor projekteringen allerede er udført, er det almindeligt at bruge den laveste pris.

Udbud vedrørende tjenesteydelser – ved nogle tjenesteydelser (f.eks. rengøringstjenester til bygninger eller publiceringstjenester) kan en ordregivende myndighed foretrække at udspecificere de nøjagtige udbudskrav i detaljer og herefter udvælge det overensstemmende bud med den laveste pris.

MEAT anvendes, når det bedste forhold mellem pris og kvalitet kan vurderes som en balance mellem pris og kvalitet. Udtrykket "bedste forhold mellem pris og kvalitet" betyder den optimale kombination mellem de forskellige kriterier (omkostnings- og ikke-omkostningsrelaterede kriterier), der til sammen opfylder den ordregivende myndigheds krav. De elementer, som udgør den optimale kombination af disse forskellige kriterier, varierer fra udbud til udbud og afhænger af de resultater, den ordregivende myndighed ønsker.

Der er en række fordele forbundet med at anvende MEAT i modsætning til kriteriet med den laveste pris. Det giver den ordregivende myndighed mulighed for at tage kvalitative hensyn i betragtning. MEAT-kriteriet anvendes typisk, når kvalitet er vigtig for den ordregivende myndighed. Ved krav om et langt driftsliv bliver det muligt for den ordregivende myndighed at tage hensyn til livscyklusomkostningerne (dvs. omkostninger over produktets levetid) ved det indkøbte og ikke kun de direkte omkostninger ved indkøbet (eller oprindelige indkøbspris) inden for de fastsatte udbudsbetingelser.

Følgende eksempler viser tilfælde, hvor det kan anses for hensigtsmæssigt at anvende MEAT:

Udbud vedrørende varer – ved offentlige vareindkøbsaftaler, der indebærer betydelige og specialiserede produktinstallationer og/eller vedligeholdelse og/eller brugeruddannelsesaktiviteter, er det normalt, at tildelingen sker på grundlag af MEAT-kriteriet. For denne aftaletype er kvaliteten normalt af særlig betydning.

Udbud vedrørende bygge- og anlægsarbejder – ved bygge- og anlægsarbejder projekteret af tilbudsgiveren anvendes MEAT-kriteriet ofte.

Udbud vedrørende tjenesteydelser – ved konsulentydelser og mere generelt intellektuelle tjenesteydelser er kvaliteten normalt meget vigtig. Erfaringer har vist, at de bedste resultater med hensyn til forhold mellem kvalitet og pris ved indkøb af denne type tjenesteydelse opnås, når MEAT-kriteriet anvendes.

En ordregivende myndighed kan tage hensyn til forskellige kriterier ved fastlæggelse af MEAT. Artikel 53, stk. 1, i direktiv 2004/18/EF indeholder en række eksempler på disse kriterier, nemlig følgende:

pris

71

Følgende eksempler viser tilfælde, hvor det kan anses for hensigtsmæssigt at bruge kriteriet om laveste pris:

Udbud vedrørende varer – ved indkøb af simple standardiserede lagervarer (f.eks. papirvarer) er prisen normalt og typisk det eneste relevante grundlag for beslutningen om kontrakttildelingen.

Udbud vedrørende bygge- og anlægsarbejder – ved bygge- og anlægsarbejder, hvor projekteringen foretages af den ordregivende myndighed eller ved bygge- og anlægsarbejder, hvor projekteringen allerede er udført, er det almindeligt at bruge den laveste pris.

Udbud vedrørende tjenesteydelser – ved nogle tjenesteydelser (f.eks. rengøringstjenester til bygninger eller publiceringstjenester) kan en ordregivende myndighed foretrække at udspecificere de nøjagtige udbudskrav i detaljer og herefter udvælge det overensstemmende bud med den laveste pris.

MEAT anvendes, når det bedste forhold mellem pris og kvalitet kan vurderes som en balance mellem pris og kvalitet. Udtrykket "bedste forhold mellem pris og kvalitet" betyder den optimale kombination mellem de forskellige kriterier (omkostnings- og ikke-omkostningsrelaterede kriterier), der til sammen opfylder den ordregivende myndigheds krav. De elementer, som udgør den optimale kombination af disse forskellige kriterier, varierer fra udbud til udbud og afhænger af de resultater, den ordregivende myndighed ønsker.

Der er en række fordele forbundet med at anvende MEAT i modsætning til kriteriet med den laveste pris. Det giver den ordregivende myndighed mulighed for at tage kvalitative hensyn i betragtning. MEAT-kriteriet anvendes typisk, når kvalitet er vigtig for den ordregivende myndighed. Ved krav om et langt driftsliv bliver det muligt for den ordregivende myndighed at tage hensyn til livscyklusomkostningerne (dvs. omkostninger over produktets levetid) ved det indkøbte og ikke kun de direkte omkostninger ved indkøbet (eller oprindelige indkøbspris) inden for de fastsatte udbudsbetingelser.

Følgende eksempler viser tilfælde, hvor det kan anses for hensigtsmæssigt at anvende MEAT:

Udbud vedrørende varer – ved offentlige vareindkøbsaftaler, der indebærer betydelige og specialiserede produktinstallationer og/eller vedligeholdelse og/eller brugeruddannelsesaktiviteter, er det normalt, at tildelingen sker på grundlag af MEAT-kriteriet. For denne aftaletype er kvaliteten normalt af særlig betydning.

Udbud vedrørende bygge- og anlægsarbejder – ved bygge- og anlægsarbejder projekteret af tilbudsgiveren anvendes MEAT-kriteriet ofte.

Udbud vedrørende tjenesteydelser – ved konsulentydelser og mere generelt intellektuelle tjenesteydelser er kvaliteten normalt meget vigtig. Erfaringer har vist, at de bedste resultater med hensyn til forhold mellem kvalitet og pris ved indkøb af denne type tjenesteydelse opnås, når MEAT-kriteriet anvendes.

En ordregivende myndighed kan tage hensyn til forskellige kriterier ved fastlæggelse af MEAT. Artikel 53, stk. 1, i direktiv 2004/18/EF indeholder en række eksempler på disse kriterier, nemlig følgende:

pris

72

kvalitet teknisk værdi æstetik og funktionsmæssig karakter miljøegenskaber driftsomkostninger rentabilitet kundeservice og teknisk bistand leveringsdato og leveringstid eller færdiggørelsestid.

Andre kriterier kan dog tilføjes alt efter kontraktens art, f.eks. kvalifikationer og relevante erfaringer hos medarbejdere, der er udpeget til at gennemføre en tjenesteydelseskontrakt (men kun på de betingelser, der er anført i sag C-601/13, Ambisig).

Tildelingskriterierne må ikke blandes sammen med udvælgelseskriterierne. Ifølge direktiv 2004/18/EF må de samme dokumenter kun fremlægges både i udvælgelses- og tildelingsfasen, hvis de tjener til at identificere det tilbud, som giver den bedste kvalitet til prisen (finder anvendelse i hvert enkelt tilfælde) og ikke tilbudsgiverens evne til at gennemføre kontrakten, hvilket allerede er fastslået i udvælgelsesfasen. Anvendes et kriterium som udvælgelseskriterium i prækvalifikationsfasen, kan det ikke anvendes igen som tildelingskriterium på samme måde. Se også sag C-31/87, Beentjes, sag C-532/06, Lianakis og sag T-402/06, Spanien mod Kommissionen.

Artikel 67 i det nye direktiv 2014/24/EU indeholder oplysninger om tildelingskriterier.

En ordregivende myndighed kan også beslutte at underinddele MEAT-kriterierne i underkriterier. Underkriterierne viser de specifikke faktorer, den ordregivende myndighed tager i betragtning under et bestemt kriterium. Kriteriet/underkriteriet skal (se et eksempel i sag C-513/99, Concordia Bus):

have forbindelse til udbuddets genstand ikke give den ordregivende myndighed et "ubetinget frit valg" være anført i enten udbudsbekendtgørelsen eller kontraktdokumenterne kunne måles og definere et område for hvert kriterium (konkurrencespredning), bl.a.

en acceptabel minimums- og maksimumsværdi for den ordregivende myndighed være udformet og udtrykt på en sådan måde, at alle deltagere vil fortolke kriteriet

på samme måde og overholde de grundlæggende principper i EU-retten, især principperne i EU-traktaten

(ligebehandling, gennemsigtighed, ikkeforskelsbehandling og proportionalitet).

Afdækningen af de kriterier (og eventuelle underkriterier), der skal anvendes, skal foretages omhyggeligt i planlægningsfasen, og anvendelsen af dem i bedømmelsesprocessen bør gennemarbejdes for en række mulige tilbud og kombinationer af kriterier for at sikre, at det med dem er muligt at opnå det ønskede forhold mellem kvalitet og pris. Hvis relevante kriterier ved en fejltagelse ikke medtages eller ikke er fyldestgørende, kan det betyde, at det tilbud, som giver det bedste forhold mellem kvalitet og pris, ikke vælges. Kriterierne vil normalt blive rangordnet ved hjælp af et pointsystem eller en "pointtildelingsregel", der tildeler de anvendte kriterier vægte.

Kriterierne og underkriterierne skal også være klart formuleret, således at tilbudsgiverne har en klar fælles forståelse af dem. F.eks. anbefales det derfor at formulere kriterierne for "kvalitet" ved et eller flere underkriterier og også formulere hvert underkriterium ved at

73

beskrive minimums- og maksimumsniveauer for hvert underkriterium. En tilbudsgiver skal på grundlag af beskrivelsen i udbudsdokumenterne se, hvordan vedkommende kan tilrettelægge sit tilbud for at opnå en god placering, og tilbuddet skal suppleres af dokumentation for, hvordan tilbudsgiveren vil levere den tilbudte kvalitet og service.

Eksempler på underkriterier: service:

levering (der formuleres minimums- og maksimumsniveau)

betalingsbetingelser (minimums- og maksimumsniveau)

kvalitet:

materialer (minimums- og maksimumsniveau)

farver (minimums- og maksimumsniveau)

Eksempler på dårlig praksis – Sådan gør man ikke

Eksempler på god praksis – Sådan gør man

1. Leverandøren skal tilbyde en minimumsåbningstid fra kl. 8.00 til 16.00 – beskriv tilbudsgiverens åbningstid – en lang åbningstid vil blive bedømt positivt (lang åbningstid er ikke defineret af den ordregivende myndighed, f.eks. 24/7).

2. Den ordregivende myndighed bør anføre antal leveringsdage fra ordreafgivelse – kort leveringstid vil blive bedømt positivt (kort leveringstid er ikke defineret af den ordregivende myndighed, f.eks. vil et maksimalt antal dage og antal tilbudte dage blive vægtet positivt).

3. Den ordregivende myndighed bør anføre, om der

vil blive lagt ekstra omkostninger på for hasteordrer. (Den ordregivende myndighed skal anslå et antal "hasteordrer" pr. år til beregning af omkostningerne).

4. Den ordregivende myndighed bør beskrive

produktholdbarhed – minimumsholdbarhed er to år fra produktionsdato (den ordregivende myndighed definerer ikke nogen foretrukken

1. Leverandøren skal tilbyde en minimumsåbningstid fra kl. 8.00 til 16.00 – tilbudsgiveren skal beskrive den tilbudte åbningstid – et tilbud på 24/7 vil blive bedømt og vægtet positivt. (Tilbudsgiveren konkurrerer nu på åbningstid fra 16 til 24/7). 2. Tilbudsgiveren skal anføre antal dages leveringstid fra ordreafgivelse – der er en leveringstid på maksimalt 12 dage fra ordreafgivelse – et tilbud om 4 dage vil blive bedømt og vægtet positivt. (Tilbudsgiveren konkurrerer nu på mellem 12 og 4 dage – ingen ekstra point for en leveringstid under 4 dage). Eller pointgivningsmodellen kan offentliggøres:

<4 dage 5 point 5-6 dage 4 point 7-8 dage 3 point 9-10 dage 2 point 11 dage 1 point >12 dage 0 point

3. Tilbudsgiveren skal anføre, om der eventuelt vil blive lagt ekstra omkostninger på for hasteordrer. Det anslåede antal "hasteordrer" om året er 500. (Nu kan den ordregivende myndighed beregne en samlet omkostning pr. år for hasteordrer – hvilket er gennemsigtigt og klart) 4. Den tilbudte produktholdbarhed skal være mindst (minimumskriterier) 2 år fra produktionsdatoen. En tilbudt holdbarhed på 5 år vil blive bedømt og vægtet positivt (tilbudsgiveren konkurrerer på mellem 2 og 5

73

beskrive minimums- og maksimumsniveauer for hvert underkriterium. En tilbudsgiver skal på grundlag af beskrivelsen i udbudsdokumenterne se, hvordan vedkommende kan tilrettelægge sit tilbud for at opnå en god placering, og tilbuddet skal suppleres af dokumentation for, hvordan tilbudsgiveren vil levere den tilbudte kvalitet og service.

Eksempler på underkriterier: service:

levering (der formuleres minimums- og maksimumsniveau)

betalingsbetingelser (minimums- og maksimumsniveau)

kvalitet:

materialer (minimums- og maksimumsniveau)

farver (minimums- og maksimumsniveau)

Eksempler på dårlig praksis – Sådan gør man ikke

Eksempler på god praksis – Sådan gør man

1. Leverandøren skal tilbyde en minimumsåbningstid fra kl. 8.00 til 16.00 – beskriv tilbudsgiverens åbningstid – en lang åbningstid vil blive bedømt positivt (lang åbningstid er ikke defineret af den ordregivende myndighed, f.eks. 24/7).

2. Den ordregivende myndighed bør anføre antal leveringsdage fra ordreafgivelse – kort leveringstid vil blive bedømt positivt (kort leveringstid er ikke defineret af den ordregivende myndighed, f.eks. vil et maksimalt antal dage og antal tilbudte dage blive vægtet positivt).

3. Den ordregivende myndighed bør anføre, om der

vil blive lagt ekstra omkostninger på for hasteordrer. (Den ordregivende myndighed skal anslå et antal "hasteordrer" pr. år til beregning af omkostningerne).

4. Den ordregivende myndighed bør beskrive

produktholdbarhed – minimumsholdbarhed er to år fra produktionsdato (den ordregivende myndighed definerer ikke nogen foretrukken

1. Leverandøren skal tilbyde en minimumsåbningstid fra kl. 8.00 til 16.00 – tilbudsgiveren skal beskrive den tilbudte åbningstid – et tilbud på 24/7 vil blive bedømt og vægtet positivt. (Tilbudsgiveren konkurrerer nu på åbningstid fra 16 til 24/7). 2. Tilbudsgiveren skal anføre antal dages leveringstid fra ordreafgivelse – der er en leveringstid på maksimalt 12 dage fra ordreafgivelse – et tilbud om 4 dage vil blive bedømt og vægtet positivt. (Tilbudsgiveren konkurrerer nu på mellem 12 og 4 dage – ingen ekstra point for en leveringstid under 4 dage). Eller pointgivningsmodellen kan offentliggøres:

<4 dage 5 point 5-6 dage 4 point 7-8 dage 3 point 9-10 dage 2 point 11 dage 1 point >12 dage 0 point

3. Tilbudsgiveren skal anføre, om der eventuelt vil blive lagt ekstra omkostninger på for hasteordrer. Det anslåede antal "hasteordrer" om året er 500. (Nu kan den ordregivende myndighed beregne en samlet omkostning pr. år for hasteordrer – hvilket er gennemsigtigt og klart) 4. Den tilbudte produktholdbarhed skal være mindst (minimumskriterier) 2 år fra produktionsdatoen. En tilbudt holdbarhed på 5 år vil blive bedømt og vægtet positivt (tilbudsgiveren konkurrerer på mellem 2 og 5

74

holdbarhed). 5. Konventionalbod: Anvendelse af konventionalbod

(dvs. jo højere konventionalbod, tilbudsgiveren er villig til at betale for forsinket levering af kontrakten, jo flere point får han) frarådes som et tildelingskriterium. En sådan bod bør kun indgå i kontraktvilkårene.

6. Ligestilling mellem kønnene: Den ordregivende myndighed må ikke bruge køn som et tildelingskriterium, f.eks. ved at tildele point i en slags tjenesteydelseskontrakt på grundlag af kønssammensætningen hos det hold eksperter, tilbudsgiveren giver tilbud på (dette er forskelsbehandling og en overtrædelse af traktatens principper).

7. Ekstraydelser: Den ordregivende myndighed bør ikke bruge "ekstraydelser i kontrakten" som en betingelse for tildeling af kontrakter, f.eks. ved at give ekstra point til tilbudsgivere, som tilbyder gratis varer ud over de ønskede.

8. Gennemsnitspris: Anvendelsen af gennemsnitspriser (dvs. tildeling af flere point til tilbud tæt på gennemsnittet af alle indkomne tilbud) er ikke tilladt, da det ikke er et objektivt kriterium vedrørende kontraktens genstand.

9. Underentrepriseniveau: Den ordregivende myndighed bør ikke benytte niveau for "underentreprise" til at begrænse anvendelsen heraf, f.eks. ved at tildele flere point til tilbudsgivere, som tilbyder ikke at benytte underentrepriser sammenlignet med dem, som gør. Den ordregivende myndighed har ikke ret til at begrænse underentrepriseniveauet, der foreslås af en tilbudsgiver (dette kriterium vedrører udvælgelse).

års holdbarhed – ingen ekstra point for en tilbudt holdbarhed på over 5 år).

Bedømmelse af tilbud og kontrakttildeling

I dette afsnit beskrives, hvordan fasen med bedømmelse af tilbud gennemføres i udbudsprocessen. Hvilke forskellige bedømmelsesmetoder kan anvendes? Hvilken bedømmelsesmetode der anvendes, afhænger af udbuddets art og kompleksitet. Den valgte metode bør gøre det muligt for bedømmelsesudvalget objektivt og gennemsigtigt at fastslå, hvilket tilbud der giver det bedste forhold mellem kvalitet og pris, ved at se på:

i hvilken grad et tilbud opfylder de kvalitative kriterier

75

livscyklusomkostninger risikoniveauet i forbindelse med valg af et bestemt tilbud og kriterierne skal være anført (i prioriteret rækkefølge) i dokumenterne (normalt

udbudsbetingelserne) med (eventuelle) vægtninger og pointgivningsmetode. De vigtigste bedømmelsesmetoder er: A. Laveste pris Metoden med den laveste pris er nyttig til enkle eller standardiserede indkøb. Det indebærer blot, at man vælger det laveste pristilbud, som opfylder alle betingelserne for deltagelse. B. MEAT: Pris/Kvalitet – numerisk rangordning Denne metode er nyttig til at bedømme moderat komplekse indkøb, hvor de kvalitative kriterier er af nogenlunde samme betydning. Efter frasortering af tilbud, der ikke opfylder betingelserne for deltagelse, tildeles et antal point i forhold til hver af de ønskelige ikke-omkostningsmæssige eller kvalitative tildelingskriterier alt efter opfyldelsesniveau. Pointene lægges sammen for hvert tilbud til et samlet antal point for kvalitet. Tilbuddene rangordnes herefter i overensstemmelse med pointtal for forholdet mellem kvalitet og pris. C. MEAT: Vægtet pointmetode Denne metode er nyttig til at bedømme komplekse indkøb, hvor tildelingskriterierne er af forskellig betydning. Efter frasortering af tilbud, der ikke opfylder betingelserne for deltagelse, tildeles hvert kriterium en procentvis vægtning (så der bliver 100 % i alt). Den vægt, der tildeles hvert kriterium, bør oplyses i udbudsdokumenterne og må ikke ændres derefter. Pris gives en numerisk vægt på samme måde som de øvrige kriterier og lægges sammen, så det giver en samlet karakter. D. MEAT: Numerisk pointmetode Denne metode er nyttig til at bedømme komplekse indkøb, hvor de forskellige kvalitative faktorer får point ifølge et klassifikationssystem fra 0 til 5. Efter frasortering af tilbud, der ikke opfylder udvælgelseskriterierne, tildeles en numerisk rating i forhold til hvert af de kvalitative tildelingskriterier alt efter det vurderede opfyldelsesniveau, f.eks. ved hjælp af en skala fra 0 (uacceptabel) til 5 (fremragende). Pris får point og tages i betragtning som en del af vurderingen af forholdet mellem kvalitet og pris. Det billigste tilbud tildeles normalt karakteren 100 % og de øvrige tilbudsgivere en lavere procentsats afhængigt af og proportionalt med værdien af deres tilbud. Pointene lægges sammen, og der foretages derefter en vurdering af forholdet mellem kvalitet og pris ved sammenligning af det samlede pointtal, livscyklusomkostninger og tilknyttede risici. Kan tilbudsgivere kontaktes i bedømmelsesfasen? Ved bedømmelse af tilbuddene kan der anmodes om præciseringer fra en tilbudsgiver, men den ordregivende myndighed skal sørge for at overholde princippet om ligebehandling og ikke-forskelsbehandling. Det er bedst at anmode om præciseringer skriftligt ved e-mailkorrespondance, og der bør henvises til et bestemt afsnit i tilbuddet og stilles et specifikt spørgsmål. Man bør undgå at stille spørgsmål, som hovedsagelig giver tilbudsgiveren lejlighed til at fremsende eventuelt supplerende information eller ændre tilbuddet, da eventuelle ændringer kan gøre bedømmelsesprocessen ugyldig. Hvis tilbuddene indeholder en klar regnefejl i tilbudsprisen, kan den ordregivende myndighed kontakte tilbudsgiveren for at få præciseret tilbudsprisen. Hvordan træffer bedømmelsesudvalget sin beslutning?

75

livscyklusomkostninger risikoniveauet i forbindelse med valg af et bestemt tilbud og kriterierne skal være anført (i prioriteret rækkefølge) i dokumenterne (normalt

udbudsbetingelserne) med (eventuelle) vægtninger og pointgivningsmetode. De vigtigste bedømmelsesmetoder er: A. Laveste pris Metoden med den laveste pris er nyttig til enkle eller standardiserede indkøb. Det indebærer blot, at man vælger det laveste pristilbud, som opfylder alle betingelserne for deltagelse. B. MEAT: Pris/Kvalitet – numerisk rangordning Denne metode er nyttig til at bedømme moderat komplekse indkøb, hvor de kvalitative kriterier er af nogenlunde samme betydning. Efter frasortering af tilbud, der ikke opfylder betingelserne for deltagelse, tildeles et antal point i forhold til hver af de ønskelige ikke-omkostningsmæssige eller kvalitative tildelingskriterier alt efter opfyldelsesniveau. Pointene lægges sammen for hvert tilbud til et samlet antal point for kvalitet. Tilbuddene rangordnes herefter i overensstemmelse med pointtal for forholdet mellem kvalitet og pris. C. MEAT: Vægtet pointmetode Denne metode er nyttig til at bedømme komplekse indkøb, hvor tildelingskriterierne er af forskellig betydning. Efter frasortering af tilbud, der ikke opfylder betingelserne for deltagelse, tildeles hvert kriterium en procentvis vægtning (så der bliver 100 % i alt). Den vægt, der tildeles hvert kriterium, bør oplyses i udbudsdokumenterne og må ikke ændres derefter. Pris gives en numerisk vægt på samme måde som de øvrige kriterier og lægges sammen, så det giver en samlet karakter. D. MEAT: Numerisk pointmetode Denne metode er nyttig til at bedømme komplekse indkøb, hvor de forskellige kvalitative faktorer får point ifølge et klassifikationssystem fra 0 til 5. Efter frasortering af tilbud, der ikke opfylder udvælgelseskriterierne, tildeles en numerisk rating i forhold til hvert af de kvalitative tildelingskriterier alt efter det vurderede opfyldelsesniveau, f.eks. ved hjælp af en skala fra 0 (uacceptabel) til 5 (fremragende). Pris får point og tages i betragtning som en del af vurderingen af forholdet mellem kvalitet og pris. Det billigste tilbud tildeles normalt karakteren 100 % og de øvrige tilbudsgivere en lavere procentsats afhængigt af og proportionalt med værdien af deres tilbud. Pointene lægges sammen, og der foretages derefter en vurdering af forholdet mellem kvalitet og pris ved sammenligning af det samlede pointtal, livscyklusomkostninger og tilknyttede risici. Kan tilbudsgivere kontaktes i bedømmelsesfasen? Ved bedømmelse af tilbuddene kan der anmodes om præciseringer fra en tilbudsgiver, men den ordregivende myndighed skal sørge for at overholde princippet om ligebehandling og ikke-forskelsbehandling. Det er bedst at anmode om præciseringer skriftligt ved e-mailkorrespondance, og der bør henvises til et bestemt afsnit i tilbuddet og stilles et specifikt spørgsmål. Man bør undgå at stille spørgsmål, som hovedsagelig giver tilbudsgiveren lejlighed til at fremsende eventuelt supplerende information eller ændre tilbuddet, da eventuelle ændringer kan gøre bedømmelsesprocessen ugyldig. Hvis tilbuddene indeholder en klar regnefejl i tilbudsprisen, kan den ordregivende myndighed kontakte tilbudsgiveren for at få præciseret tilbudsprisen. Hvordan træffer bedømmelsesudvalget sin beslutning?

76

Bedømmelsesudvalget må kun give de afgivne tilbud point efter de oplysninger, de indeholder, og eventuelt modtagne præciseringer. Alle andre oplysninger, som udvalgsmedlemmer allerede kan have modtaget, herunder personlige erfaringer, bør ikke tages i betragtning.

Hvert bedømmelsesudvalgsmedlem skal iværksætte, foretage og færdiggøre en individuel bedømmelse af hvert tilbud. Bedømmelserne skal opsummeres, og udvalget som helhed skal nå til enighed om antallet af point. Det kan ske, at medlemmerne af udvalget ikke altid kommer til de samme konklusioner. I sådanne tilfælde drøfter udvalget så vidt muligt individuelle forskelle. De heraf følgende drøftelser kan bringe enighed, eller hvert enkelt medlem kan fastholde sin uafhængige opfattelse i sin rating, som herefter vil indgå med de øvrige bedømmelser i beregningen af et gennemsnit. Såfremt disse metoder giver et uacceptabelt resultat for et medlem, kan den pågældende vælge at anmode om, at dette noteres i den endelige rapport. Hvis disse forskelle er faktiske forhold (af matematisk art eller bevislige fakta) og ikke kan løses ved enighed, afgør udvalgsformanden sagen og registrerer de pågældende hændelser og afgørelser.

Pointskemaet bør indeholde kommentarer til støtte for pointgivningen og bør sikre, at disse er tilstrækkelige til, at medlemmet kan forklare antallet af point. Medlemmet kan også skrive noter i en kopi af tilbuddet, når han/hun går det igennem, men notere, at der kan henvises til disse kommentarer i en eventuelt efterfølgende afrapportering eller ved en klage. Alle medlemmer bør være bevidste om, at deres kommentarer og anbefaling kan blive offentligt tilgængelige, og behandle alle dele af bedømmelsen med den viden.

Bedømmelsesudvalget beslutter på forhånd, om de skal:

give point individuelt og derefter beregne gennemsnittet af pointene eller

nå frem til et afbalanceret pointtal indbyrdes som panel for hver tilbudsgiver.

Når der gives point til tilbud i forhold til tildelingskriterierne, skal begrundelsen for pointtildelingen besluttes, før medlemmerne af bedømmelsesudvalget påbegynder bedømmelsen. Et forslag er at have en gradueret tilgang som vist i følgende tabel:

SCORE KLASSIFIKATION

5 Fremragende 4 Over forventningerne 3 Opfylder forventningerne 2 Under forventningerne

1 Noget under forventningerne

0 Uacceptabelt Pointene for hver tilbudsgiver tilføjes herefter på det samlede pointskema for at nå frem til de endelige pointtal og rangordningen. Ved denne metode undgås enhver skævhed fra en enkelt udvalgsmedlems pointgivning. Alle medlemmer af bedømmelsesudvalget underskriver og daterer pointskemaet. Formanden for bedømmelsesudvalget godkender, at pointgivningsprocessen er registreret nøjagtigt og bekræfter, at de trufne beslutninger er klart dokumenteret, således at de kan blive forklaret for tilbudsgiverne. Hvordan underrettes tilbudsgiverne om resultatet?

77

Når bedømmelsesprocessen er afsluttet, skal tilbudsgiverne underrettes om resultatet i overensstemmelse med artikel 41 i direktiv 2004/18/EF. Disse oplysninger skal sendes, så snart beslutningen om at tildele kontrakten er truffet, og mindst 10 dage før kontrakten er tildelt (den såkaldte "standstill"-periode).

Såfremt en person anmoder om et afrapporteringsmøde inden for de første to arbejdsdage, skal myndigheden give de pågældende oplysninger så tidligt, at tilbudsgiveren eller den interesserede part har oplysningerne mindst tre dage før kontrakttildelingen. Dette kaldes en "fremskyndet afrapportering", og om nødvendigt betyder det, at kontrakttildelingen skal udsættes ud over minimumsperioden på 10 dage.

Formålet med en fremskyndet afrapportering til en tilbudsgiver, hvis bud ikke er antaget, er at forklare, hvorfor deres bud ikke blev antaget, og – hvis deres bud var antageligt – hvilke kendetegn og relative fordele der var ved det bud, som blev valgt. Omfanget og arten af de oplysninger, der videregives, vil afhænge af omstændighederne, og den ordregivende myndighed bør høre de juridiske rådgivere om, hvad der er passende.

77

Når bedømmelsesprocessen er afsluttet, skal tilbudsgiverne underrettes om resultatet i overensstemmelse med artikel 41 i direktiv 2004/18/EF. Disse oplysninger skal sendes, så snart beslutningen om at tildele kontrakten er truffet, og mindst 10 dage før kontrakten er tildelt (den såkaldte "standstill"-periode).

Såfremt en person anmoder om et afrapporteringsmøde inden for de første to arbejdsdage, skal myndigheden give de pågældende oplysninger så tidligt, at tilbudsgiveren eller den interesserede part har oplysningerne mindst tre dage før kontrakttildelingen. Dette kaldes en "fremskyndet afrapportering", og om nødvendigt betyder det, at kontrakttildelingen skal udsættes ud over minimumsperioden på 10 dage.

Formålet med en fremskyndet afrapportering til en tilbudsgiver, hvis bud ikke er antaget, er at forklare, hvorfor deres bud ikke blev antaget, og – hvis deres bud var antageligt – hvilke kendetegn og relative fordele der var ved det bud, som blev valgt. Omfanget og arten af de oplysninger, der videregives, vil afhænge af omstændighederne, og den ordregivende myndighed bør høre de juridiske rådgivere om, hvad der er passende.

78

TOOLKIT 7 – UDFORMNING AF UDBUDSBETINGELSER

Toolkit-beskrivelse: At bistå praktikere med at udforme fyldestgørende udbudsbetingelser af høj kvalitet gennem en række spørgsmål og svar og en tjekliste. Relevant retsgrundlag: Artikel 23 og 24 i direktiv 2004/18/EF. Almindelige fejl: Formulering af tekniske specifikationer er et område, hvor der begås mange fejl, ofte på grund af manglende kompetence/erfaring med at udarbejde sådanne dokumenter. Følgende er en liste over områder, hvor der typisk begås fejl.

Væsentlige arbejdsområder udelades af udbudsbetingelserne, blot for at blive tilføjet på et senere tidspunkt, hvilket fører til forvirring eller unfair konkurrence.

Et utilstrækkeligt svar fra markedet eller unormalt lave priser (eller vidt forskellige tilbudspriser) kan ofte skyldes dårlige udbudsbetingelser (skønt dette også kan skyldes unormale markedsbetingelser). Hver part skal vide og forstå, hvad der kræves (viljesoverensstemmelse).

Tildeling af tillægskontrakter vedrørende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/ vareleverancer som følge af hovedkontrakten, som burde have været forudset.

Påstået tvingende nødvendighed som følge af "uforudsete" begivenheder, skønt de i virkeligheden skyldes en urealistisk tidsplan og/eller dårlig planlægning.

Brud på kravene om ligebehandling, ikkeforskelsbehandling og gennemsigtighed (især angivelse af navngivne produkter eller begrænsende specifikationer).

Ulovlige, ukorrekte eller utilstrækkelige bestemmelser (dette er især tilfældet med udvælgelses- og tildelingskriterier og begunstigelse af lokale entreprenører).

Udbudsbetingelserne indeholder ikke en tidsplan for tilbud og projekt eller udvælgelses- og tildelingskriterier.

Spørgsmål og svar

Hvad er udbudsbetingelser, og hvornår, hvordan og af hvem udarbejdes de? Udbudsbetingelserne er det vigtigste udbudsdokument, hvor man fastsætter de behov, udbuddet skal opfylde. De danner grundlag for valget af den tilbudsgiver, hvis tilbud antages, og det bliver indarbejdet i kontrakten, hvor det anføres, hvad den vindende tilbudsgiver skal levere. Den endelige revision og godkendelse af dem er derfor et centralt beslutningspunkt i udbudsprocessen, og det er vigtigt, at de, som foretager den, har den nødvendige viden, myndighed og erfaring. Godkendelsen af udbudsbetingelserne er normalt en central fase i en gateway review-proces. Formålet med udbudsbetingelserne er at forelægge mulige leverandører en klar, nøjagtig og fuldstændig beskrivelse af den ordregivende myndigheds behov, således at de bliver i stand til at foreslå en løsning, der kan opfylde disse behov. Alt efter udbudsbetingelsernes kompleksitet kan de udarbejdes af en enkeltperson eller en gruppe i den ordregivende myndigheds organisation eller af eksterne konsulenter. Undtagen i de mest enkle tilfælde vil de, der udarbejder udbudsbetingelserne, skulle samle

79

oplysninger fra en række interessenter og kilder, herunder eksempler på tidligere udbudsbetingelser for lignende indkøb. Ved enkle udbud udarbejdes udbudsbetingelserne, før udbudsbekendtgørelsen indrykkes (EUT). Ved mere komplekse udbud udvikles udbudsbetingelserne på grundlag af en redegørelse for virksomhedens krav, som oplyses under forberedelserne af sagsmaterialet. I særlige tilfælde af udbud med forhandling eller konkurrencepræget dialog kan de udarbejdes i takt med udviklingen af projektet.

Udbudsbetingelserne gennemgår normalt en justeringsproces. De høje krav justeres gradvist til et niveau, hvor de giver de nødvendige oplysninger, så leverandørerne kan forstå, hvad der kræves, og udvikle en egnet løsning. Kravet kan justeres i samråd med leverandører som led i en markedsundersøgelse, eller efter at leverandøren er valgt. Dette kan især være nyttigt, hvis der ses på innovative løsninger. Denne proces skal håndteres med omhu og integritet for at sikre ligebehandling mellem potentielle leverandører og undgå anklager om partiskhed (hvilket ofte resulterer i klager). Udbudsbetingelserne må ikke skrives i et sprog, som indebærer en leverandørspecifik løsning eller navngivne produkter. Brug altid ordlyden "eller tilsvarende".

Udbudsbetingelserne indeholder også baggrundsmateriale for at hjælpe leverandørerne til at forstå kravet i en større sammenhæng samt støttemateriale. Mængden af baggrundsmateriale kan være betydeligt, og det kan være en kompliceret praktisk opgave at kopiere og udsende det til alle potentielle leverandører. Ved meget komplekse udbud kan baggrundsmaterialet stilles til rådighed på en særskilt CD, eller det kan tilgås fysisk i et "datarum".

Udbudsbetingelserne skal færdiggøres, før de udsendes til leverandører med en opfordring til at afgive tilbud. Overvej, hvem der er mest egnet til at revidere udbudsbetingelserne for at sikre, at de er fuldstændige og nøjagtige, og hvem der bør være med til at bedømme svarene herpå.

Se også afsnit 2.4.

Kravene er anført i artikel 23 og bilag VI til direktiv 2004/18/EF

De omfatter følgende:

De tekniske specifikationer skal anføres i udbudsdokumenterne.

De tekniske specifikationer skal være så præcise, at tilbudsgiverne kan identificere kontraktens genstand, og de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakten.

De tekniske specifikationer skal give tilbudsgiverne lige muligheder, og de må ikke bevirke, at der skabes ubegrundede hindringer for konkurrence med hensyn til offentlige kontrakter.

En specifikation skal affattes enten ved henvisning til nationale standarder til gennemførelse af europæiske standarder, europæiske tekniske godkendelser, internationale standarder eller andre tekniske referencer udarbejdet af europæiske standardiseringsorganer eller nationale standarder, nationale tekniske godkendelser eller nationale tekniske specifikationer for projektering, beregning og udførelse af bygge- og anlægsarbejder og anvendelse af produkterne. Hver henvisning skal efterfølges af udtrykket "eller tilsvarende".

79

oplysninger fra en række interessenter og kilder, herunder eksempler på tidligere udbudsbetingelser for lignende indkøb. Ved enkle udbud udarbejdes udbudsbetingelserne, før udbudsbekendtgørelsen indrykkes (EUT). Ved mere komplekse udbud udvikles udbudsbetingelserne på grundlag af en redegørelse for virksomhedens krav, som oplyses under forberedelserne af sagsmaterialet. I særlige tilfælde af udbud med forhandling eller konkurrencepræget dialog kan de udarbejdes i takt med udviklingen af projektet.

Udbudsbetingelserne gennemgår normalt en justeringsproces. De høje krav justeres gradvist til et niveau, hvor de giver de nødvendige oplysninger, så leverandørerne kan forstå, hvad der kræves, og udvikle en egnet løsning. Kravet kan justeres i samråd med leverandører som led i en markedsundersøgelse, eller efter at leverandøren er valgt. Dette kan især være nyttigt, hvis der ses på innovative løsninger. Denne proces skal håndteres med omhu og integritet for at sikre ligebehandling mellem potentielle leverandører og undgå anklager om partiskhed (hvilket ofte resulterer i klager). Udbudsbetingelserne må ikke skrives i et sprog, som indebærer en leverandørspecifik løsning eller navngivne produkter. Brug altid ordlyden "eller tilsvarende".

Udbudsbetingelserne indeholder også baggrundsmateriale for at hjælpe leverandørerne til at forstå kravet i en større sammenhæng samt støttemateriale. Mængden af baggrundsmateriale kan være betydeligt, og det kan være en kompliceret praktisk opgave at kopiere og udsende det til alle potentielle leverandører. Ved meget komplekse udbud kan baggrundsmaterialet stilles til rådighed på en særskilt CD, eller det kan tilgås fysisk i et "datarum".

Udbudsbetingelserne skal færdiggøres, før de udsendes til leverandører med en opfordring til at afgive tilbud. Overvej, hvem der er mest egnet til at revidere udbudsbetingelserne for at sikre, at de er fuldstændige og nøjagtige, og hvem der bør være med til at bedømme svarene herpå.

Se også afsnit 2.4.

Kravene er anført i artikel 23 og bilag VI til direktiv 2004/18/EF

De omfatter følgende:

De tekniske specifikationer skal anføres i udbudsdokumenterne.

De tekniske specifikationer skal være så præcise, at tilbudsgiverne kan identificere kontraktens genstand, og de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakten.

De tekniske specifikationer skal give tilbudsgiverne lige muligheder, og de må ikke bevirke, at der skabes ubegrundede hindringer for konkurrence med hensyn til offentlige kontrakter.

En specifikation skal affattes enten ved henvisning til nationale standarder til gennemførelse af europæiske standarder, europæiske tekniske godkendelser, internationale standarder eller andre tekniske referencer udarbejdet af europæiske standardiseringsorganer eller nationale standarder, nationale tekniske godkendelser eller nationale tekniske specifikationer for projektering, beregning og udførelse af bygge- og anlægsarbejder og anvendelse af produkterne. Hver henvisning skal efterfølges af udtrykket "eller tilsvarende".

80

I de tekniske specifikationer kan der også være anført funktionelle krav, f.eks. miljøegenskaber.

Den ordregivende myndighed skal godkende et tilbud, hvor det til den ordregivende myndigheds tilfredshed godtgøres, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder specifikationer, funktionelle krav eller krav om miljømærker eller standarder, som der henvises til i udbudsdokumenterne. En passende dokumentation kunne være teknisk dokumentation fra fabrikanten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.

Der må ikke i de tekniske specifikationer være angivet et bestemt fabrikat, en bestemt oprindelse eller en bestemt fremstillingsproces, og der må ikke henvises til et bestemt mærke, et bestemt patent eller en bestemt type, til en bestemt oprindelse eller til en bestemt produktion med det resultat, at visse virksomheder eller produkter favoriseres eller udelukkes.

En sådan angivelse eller henvisning er kun undtagelsesvis tilladt, hvis en tilstrækkeligt nøjagtig og forståelig beskrivelse af kontraktens genstand ikke kan lade sig gøre; en sådan angivelse eller henvisning skal efterfølges af udtrykket "eller tilsvarende". Den ordregivende myndighed skal begrunde brugen af varemærker og patenter, f.eks. i de tekniske specifikationer.

De tekniske specifikationer skal defineres således, at der tages hensyn til kriterier vedrørende adgangsmuligheder for personer med handicap eller design for samtlige brugere.

Definitioner af specifikationer og standarder er fastlagt i bilag VI til direktiv 2004/18/EF.

Hvilke forskellige typer specifikationer findes der? Der findes tre typer specifikationer (undertiden kendt under forskellige navne): input, output og resultat.

En input-baseret specifikation (undertiden kaldet en teknisk specifikation) er en række instruktioner om, hvordan et job skal udføres. Disse er stort set gået af mode (undtagen ved basale udbud), fordi de er ufleksible, ofte ikke afspejler princippet om mest værdi for pengene og ikke giver tilbudsgiveren mulighed for at være nyskabende. Der vil normalt blive opkrævet en tillægsbetaling for eventuelle ekstraydelser, der tilføjelser senere. De benyttes normalt med en bedømmelse udelukkende på grundlag af laveste pris.

En output-baseret specifikation fokuserer på de ønskede output af en tjenesteydelse ud fra et forretningsmæssigt synspunkt snarere end en detaljeret specifikation af, hvordan tjenesteydelsen skal leveres. Dette giver leverandørerne mulighed for at foreslå innovative løsninger, som udbudsgruppen måske ikke var kommet i tanker om.

En resultatbaseret specifikation kan være den letteste af alle at udarbejde, men den sværeste at bedømme (og overvåge). Det er en redegørelse for de fordele, som skal opnås, snarere end den ordregivende myndigheds input eller resultater.

De sidste to typer understøttes normalt af en tilbudsgivers metodebeskrivelse(r), der indsendes sammen med tilbuddet, og hvori tilbudsgiveren gør rede for, hvordan han har til hensigt at opfylde kravene i specifikationen. Hver enkelt tilbudsgiver kan foreslå noget

81

forskelligt, så bedømmelsesudvalget skal være i stand til at bedømme de pågældende alternativer. Hvordan vil tilbuddene blive bedømt til at opfylde specifikationen? I bedømmelsesstrategien fastlægges fremgangsmåden for bedømmelsen, og i bedømmelsesmodellen beskrives det, hvordan processen vil blive gennemført. Bedømmelsesplanen og -modellen bør udvikles sideløbende med specifikationen for at sikre, at:

leverandørerne anmodes om alle oplysninger, der er nødvendige til bedømmelsen krav og anmodninger om oplysninger i specifikationen er dækket af bedømmelsen,

og leverandørernes svar vil blive givet i en form, som svarer til bedømmelsesmodellen.

Er alternative tilbud tilladt? I henhold til artikel 24 i direktiv 2004/18/EF har ordregivende myndigheder lov til (hvis de vælger det) at inkludere muligheden for alternative tilbud i deres dokumenter, hvis tildelingen af kontrakten er baseret på MEAT. Muligheden for alternative tilbud er inkluderet, når den ordregivende myndighed har opstillet en specifikation, men mener, at der kan være en bedre, mere effektiv, økonomisk og innovativ måde, hvorpå projektet kan gennemføres, som den måske ikke er helt klar over. Alternative tilbud vedrører de forskellige måder, hvorpå svar på opfordringen til at afgive bud kan afgives. Alternative tilbud er tilladt i direktivet under kontrollerede omstændigheder, men hvis en tilbudsgiver afgiver et alternativt tilbud, skal kriterierne og bedømmelsesplanen være klar, så det kan bedømmes. Det skal være klart anført i udbudsdokumenterne (og -bekendtgørelserne), om alternative tilbud vil være tilladt eller ej. Skal alternative tilbud være tilladt, skal den ordregivende myndighed sørge for følgende:

Planlægning – Muligheden for alternative tilbud behandles i udbudsplanlægningsfasen. Markedsundersøgelser bør vise, om der er mulighed for, at udkastet til specifikation kan opfyldes af en entreprenør med andre metoder end de forventede. Hvis det er tilfældet, og den ordregivende myndighed er villig til at give den mulighed, formuleres specifikationen i overensstemmelse hermed.

Specifikation – Kun i tilfælde af output- eller resultatbaserede udbudsbetingelser kan den ordregivende myndighed opfordre til alternative tilbud.

Tildelingskriterier og -metode – Tildelingskriterierne skal udformes på en sådan måde, at både "overensstemmende" og "alternative" tilbud kan bedømmes efter de samme kriterier. Det er afgørende, at tildelingskriterierne er grundigt afprøvet i udbudsplanlægningsfasen. Det, der kan ske, og som også sker, er, at tildelingskriterierne ikke er tilstrækkeligt solide til at muliggøre en fair, åben og gennemsigtig bedømmelse, men tildelingskriterierne kan ikke laves om, når de én gang er fastlagt i planlægningsfasen og er offentliggjort. I ekstreme tilfælde kan dette føre til, at udbuddet skal annulleres og iværksættes igen.

Krav i henhold til artikel 24 i direktiv 2004/18/EF

Brug af alternative tilbud kræver det økonomisk mest fordelagtige tilbud som tildelingskriterium.

81

forskelligt, så bedømmelsesudvalget skal være i stand til at bedømme de pågældende alternativer. Hvordan vil tilbuddene blive bedømt til at opfylde specifikationen? I bedømmelsesstrategien fastlægges fremgangsmåden for bedømmelsen, og i bedømmelsesmodellen beskrives det, hvordan processen vil blive gennemført. Bedømmelsesplanen og -modellen bør udvikles sideløbende med specifikationen for at sikre, at:

leverandørerne anmodes om alle oplysninger, der er nødvendige til bedømmelsen krav og anmodninger om oplysninger i specifikationen er dækket af bedømmelsen,

og leverandørernes svar vil blive givet i en form, som svarer til bedømmelsesmodellen.

Er alternative tilbud tilladt? I henhold til artikel 24 i direktiv 2004/18/EF har ordregivende myndigheder lov til (hvis de vælger det) at inkludere muligheden for alternative tilbud i deres dokumenter, hvis tildelingen af kontrakten er baseret på MEAT. Muligheden for alternative tilbud er inkluderet, når den ordregivende myndighed har opstillet en specifikation, men mener, at der kan være en bedre, mere effektiv, økonomisk og innovativ måde, hvorpå projektet kan gennemføres, som den måske ikke er helt klar over. Alternative tilbud vedrører de forskellige måder, hvorpå svar på opfordringen til at afgive bud kan afgives. Alternative tilbud er tilladt i direktivet under kontrollerede omstændigheder, men hvis en tilbudsgiver afgiver et alternativt tilbud, skal kriterierne og bedømmelsesplanen være klar, så det kan bedømmes. Det skal være klart anført i udbudsdokumenterne (og -bekendtgørelserne), om alternative tilbud vil være tilladt eller ej. Skal alternative tilbud være tilladt, skal den ordregivende myndighed sørge for følgende:

Planlægning – Muligheden for alternative tilbud behandles i udbudsplanlægningsfasen. Markedsundersøgelser bør vise, om der er mulighed for, at udkastet til specifikation kan opfyldes af en entreprenør med andre metoder end de forventede. Hvis det er tilfældet, og den ordregivende myndighed er villig til at give den mulighed, formuleres specifikationen i overensstemmelse hermed.

Specifikation – Kun i tilfælde af output- eller resultatbaserede udbudsbetingelser kan den ordregivende myndighed opfordre til alternative tilbud.

Tildelingskriterier og -metode – Tildelingskriterierne skal udformes på en sådan måde, at både "overensstemmende" og "alternative" tilbud kan bedømmes efter de samme kriterier. Det er afgørende, at tildelingskriterierne er grundigt afprøvet i udbudsplanlægningsfasen. Det, der kan ske, og som også sker, er, at tildelingskriterierne ikke er tilstrækkeligt solide til at muliggøre en fair, åben og gennemsigtig bedømmelse, men tildelingskriterierne kan ikke laves om, når de én gang er fastlagt i planlægningsfasen og er offentliggjort. I ekstreme tilfælde kan dette føre til, at udbuddet skal annulleres og iværksættes igen.

Krav i henhold til artikel 24 i direktiv 2004/18/EF

Brug af alternative tilbud kræver det økonomisk mest fordelagtige tilbud som tildelingskriterium.

82

Den ordregivende myndighed angiver i udbudsdokumenterne, om de tillader alternative tilbud eller ej.

Hvis det tillades at afgive alternative tilbud, opstiller den ordregivende myndighed en liste over minimumskrav, det alternative tilbud skal opfylde.

Kun alternative tilbud, som opfylder minimumskravene, tages i betragtning.

83

Tjekliste for udbudsbetingelser Udbudsbetingelserne skal være i overensstemmelse med følgende:

forretningsgrundlaget udbudsbekendtgørelserne, som er offentliggjort i EUT indkøbs- og kontraktstrategierne bedømmelsesmetoden.

Er udbudsbetingelserne generelt sådan, at de:

støtter standardisering og rationalisering af leverancer/tjenesteydelser? begrænser konkurrencen? gør det muligt for entreprenøren at træffe en hurtig beslutning om at afgive et

tilbud eller ej? fungerer som en hindring for alternative produkter/ny/avanceret teknologi? fremmer innovation? passer til standardspecifikationer, som bruges i organisationen? omfatter punkter, som dækkes bedre andre steder gennem en anden kontrakt? afspejler organisatoriske prioriteringer, f.eks. den lokale SMV-strategi? giver mulighed for tilbud for konsortier? afdækker udbudsvejen? omfatter "pisk-og-gulerodsbestemmelser" for at fremme resultaterne? dækker tavshedspligt og databeskyttelse? indeholder en realistisk tidsplan for udbud og gennemførelse? indeholder start- og slutdato/kontraktperiode og mulige forlængelser? giver sikkerhed for mængder (eller lægges de sammen?)? åbner mulighed for underentrepriser? har en versionskontrolmekanisme?

Er udbudsbetingelserne:

ensartede for de samme eller lignende krav? klare, fuldstændige, pålidelige og korrekturlæst? lette at indarbejde i en kontrakt? af en sådan karakter, at de kan anfægtes? fri for anmodninger om irrelevant information?

Har den ordregivende myndighed:

hørt centrale partnere, interessenter i branchen, lovbestemte aktører, lokalsamfund, den tredje sektor, fagforeninger?

afdækket brugerbehov, bl.a. lokale behov? overvejet, hvordan innovation skulle indarbejdes i gennemførelsen? undersøgt markedet – kan det klare de sandsynlige omkostninger og

tidsplaner? overvejet alternative gennemførelsesmekanismer? foretaget en risikovurdering og beregnet risici i overensstemmelse hermed? overvejet virkningerne af en leverandørs konkurs? afdækket, hvad der skal indkøbes, og sikret, at det vil opfylde kundernes behov? sørget for at høringerne af marked og interessenter samt virksomhedens

prioriteringer afspejles i kontraktens udformning?

83

Tjekliste for udbudsbetingelser Udbudsbetingelserne skal være i overensstemmelse med følgende:

forretningsgrundlaget udbudsbekendtgørelserne, som er offentliggjort i EUT indkøbs- og kontraktstrategierne bedømmelsesmetoden.

Er udbudsbetingelserne generelt sådan, at de:

støtter standardisering og rationalisering af leverancer/tjenesteydelser? begrænser konkurrencen? gør det muligt for entreprenøren at træffe en hurtig beslutning om at afgive et

tilbud eller ej? fungerer som en hindring for alternative produkter/ny/avanceret teknologi? fremmer innovation? passer til standardspecifikationer, som bruges i organisationen? omfatter punkter, som dækkes bedre andre steder gennem en anden kontrakt? afspejler organisatoriske prioriteringer, f.eks. den lokale SMV-strategi? giver mulighed for tilbud for konsortier? afdækker udbudsvejen? omfatter "pisk-og-gulerodsbestemmelser" for at fremme resultaterne? dækker tavshedspligt og databeskyttelse? indeholder en realistisk tidsplan for udbud og gennemførelse? indeholder start- og slutdato/kontraktperiode og mulige forlængelser? giver sikkerhed for mængder (eller lægges de sammen?)? åbner mulighed for underentrepriser? har en versionskontrolmekanisme?

Er udbudsbetingelserne:

ensartede for de samme eller lignende krav? klare, fuldstændige, pålidelige og korrekturlæst? lette at indarbejde i en kontrakt? af en sådan karakter, at de kan anfægtes? fri for anmodninger om irrelevant information?

Har den ordregivende myndighed:

hørt centrale partnere, interessenter i branchen, lovbestemte aktører, lokalsamfund, den tredje sektor, fagforeninger?

afdækket brugerbehov, bl.a. lokale behov? overvejet, hvordan innovation skulle indarbejdes i gennemførelsen? undersøgt markedet – kan det klare de sandsynlige omkostninger og

tidsplaner? overvejet alternative gennemførelsesmekanismer? foretaget en risikovurdering og beregnet risici i overensstemmelse hermed? overvejet virkningerne af en leverandørs konkurs? afdækket, hvad der skal indkøbes, og sikret, at det vil opfylde kundernes behov? sørget for at høringerne af marked og interessenter samt virksomhedens

prioriteringer afspejles i kontraktens udformning?

84

bestemt omfanget og rækkevidden af de ønskede varer/tjenesteydelser/bygge- og anlægsarbejder?

bestemt udvælgelses- og tildelingskriterier, herunder vægtning, pointsystem og -metode (og dokumenteret dem)?

sikret sig, at tildelingskriterierne er klare for alle? foretaget et hypotetisk udbud for at afprøve udvælgelses- og tildelingskriterier? overvejet at samarbejde med andre indkøbere? sørget for, at tilkendegivelser af interesse/interessekonflikt er blevet eller vil

blive meddelt (især konsulenter og medlemmer af bedømmelsesudvalg)? overvejet og afdækket obligatoriske/ønskelige elementer i udbudsbetingelserne? dækket spørgsmål om socialt ansvar? overvejet opdeling i partier? sørget for, at der er disponible midler? udarbejdet en kommunikationsplan? truffet foranstaltninger til at fastfryse udbudsbetingelserne (og budgettet) på et

passende tidspunkt? Gennemgang af aktuelle udbudsbetingelser:

Blev de nødvendige output/resultater defineret præcist i udbudsbetingelserne? Blev kundekravene præcist afdækket i udbudsbetingelserne? Er der indsat bestemmelser, som kan give input til fremtidige

udbudsbetingelser?

85

TOOLKIT 8 – ÆNDRING AF KONTRAKTER

Toolkit-beskrivelse: Dette toolkit omhandler i spørgsmål-og-svar-format de spørgsmål, der opstår, når en kontrakt kan ændres, eller supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/ vareleverancer kan tildeles direkte til en eksisterende entreprenør, og indeholder eksempler på god praksis om, hvordan denne situation undgås, primært gennem bedre planlægning og kontrol eller ved at udbyde en ny kontrakt om supplerende krav i konkurrence. Relevant retsgrundlag: Artikel 30 og 31 (artikel 61 om supplerende bygge- og anlægsarbejder i koncessioner) i direktiv 2004/18/EF Almindelige fejl: Ordregivende myndigheder antager fejlagtigt, at ændringer, der bliver nødvendige i gennemførelsesfasen, blot kan tilpasses ved enten at ændre den eksisterende kontrakt eller indgå en kontrakt om supplerende arbejder eller tjenesteydelser med den nuværende kontrahent, der udfører kontrakten, forudsat at disse ændringer ikke øger værdien af kontrakten med mere end 50 %. God praksis: Det generelle princip er, at den ordregivende myndighed ikke kan ændre de væsentlige betingelser i en kontrakt under dennes gennemførelse. Enhver ændring af den art skal anses for at svare til indgåelsen af en ny kontrakt, hvilket i princippet kræver et nyt udbud. En kontraktændring eller en kontrakt på supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser kan vedrøre: ændringer i kontraktens genstand eller art, prisen, varigheden eller arbejdsmængden. Kontrakter (eller kontraktændringer) om supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser kan kun tildeles "direkte" (dvs. uden forudgående offentliggørelse), såfremt alle betingelserne i artikel 31, stk. 4, litra a), i direktiv 2004/18/EF er opfyldt. Det underliggende princip er, at eventuelle modifikationer, som ændrer kontrakten med hensyn til værdi, tidsplan eller anvendelsesområde (mængde, genstand eller art) i en sådan grad, at de kunne have ændret resultatet af det oprindelige udbud, behandles som "materielle" og sendes i nyt udbud som en ny kontrakt om supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/vareleverancer. Supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser kan kun tillades, hvor der opstår uforudsete omstændigheder. Uforudsete omstændigheder skal fortolkes meget restriktivt og skal begrundes. En række foranstaltninger i udbudscyklussen kan bidrage til at undgå risikoen for ændringer eller kontrakter om supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser. Alle disse foranstaltninger er muligvis ikke relevante i alle tilfælde. Den ordregivende myndighed bør overveje hver foranstaltning og beslutte, hvilke der er relevante:

et gateway review, hvor det vurderes, om alle undersøgelser, der er nødvendige, før udbuddet lanceres, er færdige

fastfrysning af udbudsbetingelser og budget i udbudsplanlægningsfasen

85

TOOLKIT 8 – ÆNDRING AF KONTRAKTER

Toolkit-beskrivelse: Dette toolkit omhandler i spørgsmål-og-svar-format de spørgsmål, der opstår, når en kontrakt kan ændres, eller supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/ vareleverancer kan tildeles direkte til en eksisterende entreprenør, og indeholder eksempler på god praksis om, hvordan denne situation undgås, primært gennem bedre planlægning og kontrol eller ved at udbyde en ny kontrakt om supplerende krav i konkurrence. Relevant retsgrundlag: Artikel 30 og 31 (artikel 61 om supplerende bygge- og anlægsarbejder i koncessioner) i direktiv 2004/18/EF Almindelige fejl: Ordregivende myndigheder antager fejlagtigt, at ændringer, der bliver nødvendige i gennemførelsesfasen, blot kan tilpasses ved enten at ændre den eksisterende kontrakt eller indgå en kontrakt om supplerende arbejder eller tjenesteydelser med den nuværende kontrahent, der udfører kontrakten, forudsat at disse ændringer ikke øger værdien af kontrakten med mere end 50 %. God praksis: Det generelle princip er, at den ordregivende myndighed ikke kan ændre de væsentlige betingelser i en kontrakt under dennes gennemførelse. Enhver ændring af den art skal anses for at svare til indgåelsen af en ny kontrakt, hvilket i princippet kræver et nyt udbud. En kontraktændring eller en kontrakt på supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser kan vedrøre: ændringer i kontraktens genstand eller art, prisen, varigheden eller arbejdsmængden. Kontrakter (eller kontraktændringer) om supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser kan kun tildeles "direkte" (dvs. uden forudgående offentliggørelse), såfremt alle betingelserne i artikel 31, stk. 4, litra a), i direktiv 2004/18/EF er opfyldt. Det underliggende princip er, at eventuelle modifikationer, som ændrer kontrakten med hensyn til værdi, tidsplan eller anvendelsesområde (mængde, genstand eller art) i en sådan grad, at de kunne have ændret resultatet af det oprindelige udbud, behandles som "materielle" og sendes i nyt udbud som en ny kontrakt om supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/vareleverancer. Supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser kan kun tillades, hvor der opstår uforudsete omstændigheder. Uforudsete omstændigheder skal fortolkes meget restriktivt og skal begrundes. En række foranstaltninger i udbudscyklussen kan bidrage til at undgå risikoen for ændringer eller kontrakter om supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser. Alle disse foranstaltninger er muligvis ikke relevante i alle tilfælde. Den ordregivende myndighed bør overveje hver foranstaltning og beslutte, hvilke der er relevante:

et gateway review, hvor det vurderes, om alle undersøgelser, der er nødvendige, før udbuddet lanceres, er færdige

fastfrysning af udbudsbetingelser og budget i udbudsplanlægningsfasen

86

sikring af, at der i den oprindelige kontrakt gives mulighed for supplerende bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser eller vareleverancer efter behov, og at den omfatter gældende priser i udbudsfasen

brug af standardproformakontrakter, der omfatter bestemmelser om kontrol af ændringer samt årlige prisreguleringer

formelle procedurer, som kræver, at ændringer dokumenteres og godkendes af den ordregivende myndigheds øverste ledelse og/eller bedømmelsesudvalget.

En omhyggelig ordregivende myndighed i forbindelse med et udbud om bygge- og anlægsarbejder bør f.eks. foretage de nødvendige geotekniske undersøgelser for at bestemme jordbundsforholdene på forhånd eller overdrage risikoen til entreprenøren, men med tilstrækkelig tid til, at tilbudsgiverne kan foretage deres egne undersøgelser med henblik på at kvantificere risiko og pris i overensstemmelse hermed. En omhyggelig ordregivende myndighed har indhentet alle relevante tilladelser, bygningsgodkendelser og byggetilladelser forud for påbegyndelsen af bygge- og anlægsarbejdet og bør ikke/kan ikke bruges som "uforudsete omstændigheder" til at begrunde den direkte tildeling af supplerende arbejder. Den bedste måde, hvorpå man kan undgå materielle ændringer i gennemførelsesfasen, er gennem mere omhyggelig planlægning, herunder færdiggørelse af alle nødvendige undersøgelser, før kontrakten indgås, valg af en passende udbudsprocedure og anvendelse af en kontraktform med passende prisfastsættelse, incitamenter og risikooverdragelse. I beredskabsplaner tages der højde for, at ekstra bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/ vareleverancer kan blive nødvendige, og forberedelserne er gjort til en eventuel iværksættelse af et nyt udbud vedrørende sådanne "ekstraydelser". Spørgsmål og svar

SP.1. Hvornår kan en ordregivende myndighed tildele en kontrakt om supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser direkte i gennemførelsesfasen? SV.1. I artikel 31 i direktiv 2004/18/EF er det anført, under hvilke omstændigheder en ordregivende myndighed kan anvende udbud med forhandling uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse til direkte at tildele supplerende bygge- og anlægsarbejder/-tjenesteydelser/vareleverancer. Følgende betingelser skal være opfyldt (artikel 31, stk. 4).

a) Ved supplerende arbejder eller tjenesteydelser, som ikke er omfattet af de oprindelige udbud eller den oprindelige kontrakt, og som på grund af uforudsete forhold er blevet nødvendige for udførelsen af tjenesteydelserne eller bygge- og anlægsarbejderne som deri beskrevet, forudsat at kontrakten tildeles den økonomiske aktør, som udfører disse bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser:

når disse supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser ikke teknisk eller økonomisk kan adskilles fra den oprindelige kontrakt uden væsentlige ulemper for de ordregivende myndigheder, eller

når disse bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser, til trods for at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse.

Den samlede værdi af kontrakter, som indgås om supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/vareleverancer, må dog ikke overstige 50 % af værdien af den oprindelige kontrakt.

87

Alle disse kumulative betingelser (dvs. (i) "uforudsete", (ii) "ikke kan adskilles", eller hvis de kan adskilles, er "absolut nødvendige" og (iii) højst 50 % af den oprindelige kontraktværdi) skal opfyldes for at begrunde direkte tildeling af supplerende arbejder eller tjenesteydelser. Undtagelserne ifølge direktiv 2004/18/EF skal fortolkes strengt.

b) Ved nye bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser, der er en gentagelse af

tilsvarende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og som overdrages til den økonomiske aktør, der blev tildelt den oprindelige kontrakt af den samme ordregivende myndighed, forudsat at disse bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser er i overensstemmelse med et basisprojekt, og at den oprindelige kontrakt om dette arbejde er indgået ifølge procedurerne for offentlige eller begrænsede udbud. Muligheden for at anvende denne fremgangsmåde skal anføres allerede ved det oprindelige udbud, og de ordregivende myndigheder skal tage den anslåede samlede værdi af de nye bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser i betragtning ved beregning af kontraktens anslåede værdi. Denne fremgangsmåde kan kun benyttes inden for en periode på tre år efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt.

En ordregivende myndighed, som ønsker at benytte artikel 31, skal sikre, at de særlige forhold svarer til dem, der er anført i direktivet. SP.2. Er det muligt at tage højde for fremtidige ændringer i udbudsdokumenterne? SV.2. Den ordregivende myndighed kan i udbudsdokumenterne udtrykkeligt bestemme, at der er mulighed for at indføre fremtidige ændringer i vilkårene for den oprindelige kontrakt. Bestemmelsen om denne mulighed skal være formuleret klart, præcist og utvetydigt med angivelse af de mulige ændringers omfang og art og de betingelser, hvorpå bestemmelsen kan tages i anvendelse. Bestemmelser, som er vage og upræcise og giver ordregivende myndigheder mulighed for at indføre ændringer efter behag, vil ikke være gyldige. SP.3. Hvornår kan en kontrakt ændres uden væsentlige ændringer, og hvordan gøres det i praksis? SV.3. I princippet kan en offentlig kontrakt ikke ændres, medmindre det er tilladt ifølge direktiv 2004/18/EF eller den relevante retspraksis. Bortset fra ovennævnte situationer (dvs. supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser og passende revisionsbestemmelse) er materielle ændringer i kontrakter uden et nyt udbud forbudt ifølge direktiv 2004/18/EF og den eksisterende retspraksis. Muligheden for at foretage ændringer, efter at kontrakten er indgået, er begrænset på samme måde som i perioden fra udbudsbekendtgørelsen til tildelingen. Ændringer foretaget efter underskrivelsen af kontrakten kan let opfattes som forsøg på at omgå direktiv 2004/18/EF. Man bør være opmærksom på følgende retningslinjer:

Principperne for ligebehandling og gennemsigtighed er gyldige i hele kontraktperioden (fra start til slut).

Den ordregivende myndighed er bundet af bestemmelserne i udbudsdokumenterne. Materielle ændringer vedrørende kontrakten kræver et nyt udbud.

87

Alle disse kumulative betingelser (dvs. (i) "uforudsete", (ii) "ikke kan adskilles", eller hvis de kan adskilles, er "absolut nødvendige" og (iii) højst 50 % af den oprindelige kontraktværdi) skal opfyldes for at begrunde direkte tildeling af supplerende arbejder eller tjenesteydelser. Undtagelserne ifølge direktiv 2004/18/EF skal fortolkes strengt.

b) Ved nye bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser, der er en gentagelse af

tilsvarende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og som overdrages til den økonomiske aktør, der blev tildelt den oprindelige kontrakt af den samme ordregivende myndighed, forudsat at disse bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser er i overensstemmelse med et basisprojekt, og at den oprindelige kontrakt om dette arbejde er indgået ifølge procedurerne for offentlige eller begrænsede udbud. Muligheden for at anvende denne fremgangsmåde skal anføres allerede ved det oprindelige udbud, og de ordregivende myndigheder skal tage den anslåede samlede værdi af de nye bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser i betragtning ved beregning af kontraktens anslåede værdi. Denne fremgangsmåde kan kun benyttes inden for en periode på tre år efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt.

En ordregivende myndighed, som ønsker at benytte artikel 31, skal sikre, at de særlige forhold svarer til dem, der er anført i direktivet. SP.2. Er det muligt at tage højde for fremtidige ændringer i udbudsdokumenterne? SV.2. Den ordregivende myndighed kan i udbudsdokumenterne udtrykkeligt bestemme, at der er mulighed for at indføre fremtidige ændringer i vilkårene for den oprindelige kontrakt. Bestemmelsen om denne mulighed skal være formuleret klart, præcist og utvetydigt med angivelse af de mulige ændringers omfang og art og de betingelser, hvorpå bestemmelsen kan tages i anvendelse. Bestemmelser, som er vage og upræcise og giver ordregivende myndigheder mulighed for at indføre ændringer efter behag, vil ikke være gyldige. SP.3. Hvornår kan en kontrakt ændres uden væsentlige ændringer, og hvordan gøres det i praksis? SV.3. I princippet kan en offentlig kontrakt ikke ændres, medmindre det er tilladt ifølge direktiv 2004/18/EF eller den relevante retspraksis. Bortset fra ovennævnte situationer (dvs. supplerende bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser og passende revisionsbestemmelse) er materielle ændringer i kontrakter uden et nyt udbud forbudt ifølge direktiv 2004/18/EF og den eksisterende retspraksis. Muligheden for at foretage ændringer, efter at kontrakten er indgået, er begrænset på samme måde som i perioden fra udbudsbekendtgørelsen til tildelingen. Ændringer foretaget efter underskrivelsen af kontrakten kan let opfattes som forsøg på at omgå direktiv 2004/18/EF. Man bør være opmærksom på følgende retningslinjer:

Principperne for ligebehandling og gennemsigtighed er gyldige i hele kontraktperioden (fra start til slut).

Den ordregivende myndighed er bundet af bestemmelserne i udbudsdokumenterne. Materielle ændringer vedrørende kontrakten kræver et nyt udbud.

88

Den ordregivende myndighed kan foretage ændringer efter indgåelse af kontrakten, men kun efter at have fået juridisk rådgivning om retsvirkningerne.

Det centrale spørgsmål bliver "hvad er en "materiel" ændring"? SP.4. Hvad er de tre test, som udgør materielle ændringer? SV.4. En ændring i kontrakten er materiel, hvis den består en eller flere af følgende test:

Ændringen ville have haft en virkning på den, den ordregivende myndighed ville have tildelt den oprindelige kontrakt. Hvis der i kontraktperioden foretages ændringer, som ville have tilskyndet andre tilbudsgivere til at deltage, eller det ville have været muligt for den ordregivende myndighed at acceptere et andet bud, skal ændringerne betragtes som væsentlige og er ikke tilladt.

Ændringen udvider kontrakten i betydelig grad kvantitativt og kvalitativt, så den omfatter elementer, der ikke oprindelig var forudsat på tidspunktet for udbuddet.

Ændringerne gør en forskel for den økonomiske balance til fordel for den private part på en måde, som ikke var forudsat i de oprindelige vilkår.

I alle de ovennævnte tilfælde er ændringerne væsentlige og forbudt. Der findes nu et solidt korpus af retspraksis om dette emne, som den ordregivende myndighed bør være opmærksom på, og i tilfælde af tvivl må søge rådgivning om. Ovennævnte retspraksis er baseret på principperne om ligebehandling, ikkeforskelsbehandling og gennemsigtighed. Direktiv 2014/24/EU kodificerer reglerne om ændringer, bl.a. begrebet væsentlige ændringer. SP.5. Hvad er "uforudsete forhold"? SV.5. Uforudsete forhold er omstændigheder, som en omhyggelig ordregivende myndighed ikke med rimelighed kunne have forudset fra starten, og disse forhold kan ikke tilskrives den ordregivende myndigheds handlinger såsom dårlig planlægning (se sag T-540/10 og T-235/11, Spanien mod Kommissionen). Denne test bør anvendes strengt. Uforudsete forhold vurderes i hvert enkelt tilfælde, men kan omfatte (ikke udtømmende) følgende:

nye love/forskrifter (afhængigt af sagen) strejke

SP.6. Hvornår finder kriteriet om de "50 %" anvendelse? SV.6. Artikel 31 i direktiv 2004/18/EF dækker en særlig situation med anvendelse af udbud med forhandling uden forudgående udbudsbekendtgørelse, med andre ord direkte forhandling. Loftet på 50 % af den oprindelige kontraktsum er medtaget i direktivet som et forbehold. Den ordregivende myndighed kan kun påberåbe sig muligheden for de 50 %, hvis der er opstået uforudsete forhold, som er veldokumenterede, og der gives en begrundelse for, at et nyt udbud ikke er muligt. Den ordregivende myndighed har pligt til at bevise de uforudsete forhold, og at disse ikke kan tilskrives den ordregivende myndigheds handlinger. SP.7. Er muligheder for tilføjelser i kontrakten den bedste måde at tackle dette? SV.7. En måde, hvorpå man kan undgå supplerende elementer i en kontrakt, er at have taget højde for dem på forhånd som valgfrie supplerende bygge- og anlægsarbejder/-tjenesteydelser/vareleverancer. Direktivet åbner mulighed for, at optioner kan indgå i

89

kontrakten, dog skal disse klart udspecificeres, beregnes, prissættes og bedømmes som en del af den oprindeligt udbudte kontrakt. En option er den ordregivende myndigheds ret til at købe supplerende varer, bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser. En option kan både være en ret til at købe andre eller flere bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/-varer og en ret til at udvide den aktuelle kontrakt. Optionen skal være klart beskrevet i udbudsdokumenterne. Optionen skal være prissat af tilbudsgiverne og beregnet for den samlede mængde i tildelingsprocessen. Hvis en ændring ikke er dækket af en option, kan der kun foretages ændringer, såfremt de ikke er materielle. Den ordregivende myndighed skal også i dette tilfælde henvise til artikel 31 i direktiv 2004/18/EF og kontrollere, at den finder anvendelse. Direktivet tillader derfor kun ændringer, hvis de er dækket af en option, som giver mulighed for ændringen, og optionen er prissat i overensstemmelse hermed. Der ville skulle iværksættes et nyt udbud, når ændringen i den oprindelige kontrakt betragtes som materiel. God praksis er at benytte optioner for at sikre tillægskontrakter. Optionerne skal inkluderes i den samlede kontraktværdi. SP.8. Hvordan godkendes og dokumenteres ændringer? SV.8. Metoden for, hvordan ændringer godkendes og dokumenteres skal fremgå af både den ordregivende myndigheds interne procedurer og selve kontrakterne. Kontrakterne bør indeholde en bestemmelse om ændringer (variationer), og disse bestemmelser bør indeholde en forklaring på, hvordan ændringssystemet fungerer. I almindelighed kan de foreslås/godkendes af den person, som er udpeget til at forvalte kontrakten. I forbindelse med en byggekontrakt vil det være arkitekten eller ingeniøren, som giver besked om en ændring på en standardformular, der skal værdisættes af byggeøkonomen. Kontrakten bør indeholde en bestemmelse om, at entreprenøren kan anfægte værdien af ændringen. Der bør være lignende kontrolordninger for tjenesteydelseskontrakter. Det er god praksis, at alle ændringer, der medfører supplerende omkostninger over bestemte grænser, skal godkendes af den ordregivende myndigheds øverste ledelse.

89

kontrakten, dog skal disse klart udspecificeres, beregnes, prissættes og bedømmes som en del af den oprindeligt udbudte kontrakt. En option er den ordregivende myndigheds ret til at købe supplerende varer, bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser. En option kan både være en ret til at købe andre eller flere bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/-varer og en ret til at udvide den aktuelle kontrakt. Optionen skal være klart beskrevet i udbudsdokumenterne. Optionen skal være prissat af tilbudsgiverne og beregnet for den samlede mængde i tildelingsprocessen. Hvis en ændring ikke er dækket af en option, kan der kun foretages ændringer, såfremt de ikke er materielle. Den ordregivende myndighed skal også i dette tilfælde henvise til artikel 31 i direktiv 2004/18/EF og kontrollere, at den finder anvendelse. Direktivet tillader derfor kun ændringer, hvis de er dækket af en option, som giver mulighed for ændringen, og optionen er prissat i overensstemmelse hermed. Der ville skulle iværksættes et nyt udbud, når ændringen i den oprindelige kontrakt betragtes som materiel. God praksis er at benytte optioner for at sikre tillægskontrakter. Optionerne skal inkluderes i den samlede kontraktværdi. SP.8. Hvordan godkendes og dokumenteres ændringer? SV.8. Metoden for, hvordan ændringer godkendes og dokumenteres skal fremgå af både den ordregivende myndigheds interne procedurer og selve kontrakterne. Kontrakterne bør indeholde en bestemmelse om ændringer (variationer), og disse bestemmelser bør indeholde en forklaring på, hvordan ændringssystemet fungerer. I almindelighed kan de foreslås/godkendes af den person, som er udpeget til at forvalte kontrakten. I forbindelse med en byggekontrakt vil det være arkitekten eller ingeniøren, som giver besked om en ændring på en standardformular, der skal værdisættes af byggeøkonomen. Kontrakten bør indeholde en bestemmelse om, at entreprenøren kan anfægte værdien af ændringen. Der bør være lignende kontrolordninger for tjenesteydelseskontrakter. Det er god praksis, at alle ændringer, der medfører supplerende omkostninger over bestemte grænser, skal godkendes af den ordregivende myndigheds øverste ledelse.

90

TOOLKIT 9 – TJEKLISTE VEDRDØRENDE OVERENSSTEMMELSE

Toolkit-beskrivelse:

Følgende er en endelig tjekliste over vigtige elementer, som ofte tjekkes efterfølgende for at kontrollere, om et offentligt udbud har opfyldt minimumsforpligtelserne.

Tjekliste

Planlægningsfasen

1) Skulle udbuddet have været offentliggjort i EUT, men blev det ikke?

2) Er kontrakten blevet kunstigt opdelt for at undgå kravet om at offentliggøre udbudsbekendtgørelsen i EUT?

3) Er kontraktværdien, enten bevidst eller ubevidst, blevet undervurderet sammenlignet med den faktiske kontraktpris, især når budgetprisen ligger lige under grænsen i direktivet, mens den faktiske kontraktpris ligger over grænsen?

4) Hvis en ordregivende myndighed har tildelt en kontrakt direkte uden offentliggørelse, f.eks. en IIB-tjenesteydelseskontrakt i direktiv 2004/18/EF (liste over tjenesteydelser, som det ikke er obligatorisk at sende i udbud), tjekkes for grænseoverskridende interesse, dvs. kunne økonomiske aktører fra andre medlemsstater have interesse i at give tilbud?

5) Er der for offentlige indkøb under grænsen elementer, der kan underbygge, at national lovgivning om offentlige indkøb er overtrådt?

6) Hvis kontrakten er blevet tildelt ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse, kan et af de tilladte tilfælde (artikel 31 i direktiv 2004/18/EF) begrundes?

7) Hvis kontrakten blev tildelt ved udbud med forhandling med forudgående udbudsbekendtgørelse, eller hvis der blev anvendt konkurrencepræget dialog, var de relevante betingelser (artikel 30 i direktiv 2004/18/EF) for anvendelse af disse former for udbud opfyldt?

8) Blev nogen af bestemmelserne om "undtagelser" eller "tvingende nødvendighed" anvendt for at undgå offentliggørelse, begrænse konkurrencen og/eller fremskynde procedurerne, som ikke kan tilskrives uforudsete faktorer uden for den ordregivende myndigheds kontrol?

9) Såfremt der var tale om konkurrencepræget dialog, er der så en gyldig begrundelse (artikel 29 i direktiv 2004/18/EF) for kompleksitet som følge af projektets tekniske eller juridiske og/eller finansielle forhold?

10) Blev der nedsat et bedømmelsesudvalg på et passende tidspunkt i processen, og gav det eller den ordregivende myndigheds øverste ledelse tilladelse til centrale trin i udbuddet?

11) Var bedømmelsesudvalgets sammensætning relevant for kontraktens genstand, og underskrev alle medlemmer en erklæring om interessekonflikt?

12) Afspejler kontraktpakken høringerne med marked og interessenter og organisationens prioriteringer, og sikrer den en gyldig konkurrence?

Offentliggørelses- og udbudsfasen

91

13) Blev minimumstidsfristerne i direktiv 2004/18/EF (alt efter, om der blev offentliggjort en vejledende forhåndsmeddelelse, PIN) overholdt?

14) Blev alle de obligatoriske oplysninger (bilag VII A til direktiv 2004/18/EF) inkluderet i udbudsbekendtgørelsen?

15) Blev anvendelsen af EU-tilskudsmidler oplyst i udbudsbekendtgørelsen (bemærk, at dette ikke er obligatorisk, men god praksis for EU-støttede projekter)?

16) Anføres det klart i udbudsbekendtgørelsen eller relaterede beskrivende dokumenter, hvilke kriterier der skal anvendes for udvælgelse af egnede tilbudsgivere og bedømmelse af den bedste tilbudsgiver?

17) Når kontrakten skal tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud (MEAT), blev der så anført vægte for tildelingskriterierne i udbudsbekendtgørelsen eller det relaterede beskrivelsesdokument, eller – hvis dette ikke har været muligt – blev kriterierne anført i faldende rækkefølge med det vigtigste angivet først?

18) Tages der i de tekniske specifikationer, hvor det er relevant og muligt, højde for kriterier for adgangsmuligheder for brugere med handicap (artikel 23, stk. 1, i direktiv 2004/18/EF)?

19) Giver de tekniske specifikationer alle tilbudsgivere lige adgang til at konkurrere uden at skabe ubegrundede hindringer for konkurrence (artikel 23 i direktiv 2004/18/EF), f.eks. ved at undgå at fastsætte nationale standarder uden at anerkende muligheden for "tilsvarende" standarder?

20) Er alternative tilbud tilladt, og blev det nævnt i udbudsbekendtgørelsen?

21) Er MEAT-kriterierne anvendt, og blev dette nævnt i udbudsbekendtgørelsen?

22) Blev der ved begrænsede udbud udvalgt mindst fem virksomheder (tre ved konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling med offentliggørelse), og blev de skriftligt og samtidigt (artikel 44, stk. 3, i direktiv 2004/18/EF) opfordret til at afgive tilbud, forhandle eller deltage i dialogen?

23) Blev anmodninger om information fra tilbudsgivere besvaret med ligebehandling af alle tilbudsgivere og inden for de fastsatte tidsfrister, jf. direktiv 2004/18/EF, (senest seks dage efter anmodningen og mindst seks dage før sidste frist for modtagelse af bud)?

24) Blev alle tilbud – ved åbningen af tilbud – åbnet sammen under overværelse af mindst to medlemmer af bedømmelsesudvalget og korrekt registreret, og blev eventuelle bud modtaget efter sidste frist (dato/tidspunkt) afvist?

Udvælgelsesfasen

25) I tilfælde af begrænsede udbud, udbud med forhandling med forudgående udbudsbekendtgørelse eller konkurrencepræget dialog, hvis antallet af deltagere, der skulle opfordres til at afgive tilbud efter forhåndsudvælgelsen, skulle begrænses, blev kriterierne for forhåndsudvælgelse så anført i udbudsbekendtgørelsen eller relaterede beskrivende dokumenter, og blev det nævnt, hvor mange deltagere, der som minimum og maksimum skulle forhåndsudvælges?

26) Blev udvælgelseskriterierne, som skulle bruges til at udvælge de ansøgere, der kunne gennemføre kontrakten, begrænset til de af direktivet tilladte, f.eks. personlige forhold, finansiel kapacitet, teknisk kapacitet, relevant erfaring, ekspertise og kompetence?

91

13) Blev minimumstidsfristerne i direktiv 2004/18/EF (alt efter, om der blev offentliggjort en vejledende forhåndsmeddelelse, PIN) overholdt?

14) Blev alle de obligatoriske oplysninger (bilag VII A til direktiv 2004/18/EF) inkluderet i udbudsbekendtgørelsen?

15) Blev anvendelsen af EU-tilskudsmidler oplyst i udbudsbekendtgørelsen (bemærk, at dette ikke er obligatorisk, men god praksis for EU-støttede projekter)?

16) Anføres det klart i udbudsbekendtgørelsen eller relaterede beskrivende dokumenter, hvilke kriterier der skal anvendes for udvælgelse af egnede tilbudsgivere og bedømmelse af den bedste tilbudsgiver?

17) Når kontrakten skal tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud (MEAT), blev der så anført vægte for tildelingskriterierne i udbudsbekendtgørelsen eller det relaterede beskrivelsesdokument, eller – hvis dette ikke har været muligt – blev kriterierne anført i faldende rækkefølge med det vigtigste angivet først?

18) Tages der i de tekniske specifikationer, hvor det er relevant og muligt, højde for kriterier for adgangsmuligheder for brugere med handicap (artikel 23, stk. 1, i direktiv 2004/18/EF)?

19) Giver de tekniske specifikationer alle tilbudsgivere lige adgang til at konkurrere uden at skabe ubegrundede hindringer for konkurrence (artikel 23 i direktiv 2004/18/EF), f.eks. ved at undgå at fastsætte nationale standarder uden at anerkende muligheden for "tilsvarende" standarder?

20) Er alternative tilbud tilladt, og blev det nævnt i udbudsbekendtgørelsen?

21) Er MEAT-kriterierne anvendt, og blev dette nævnt i udbudsbekendtgørelsen?

22) Blev der ved begrænsede udbud udvalgt mindst fem virksomheder (tre ved konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling med offentliggørelse), og blev de skriftligt og samtidigt (artikel 44, stk. 3, i direktiv 2004/18/EF) opfordret til at afgive tilbud, forhandle eller deltage i dialogen?

23) Blev anmodninger om information fra tilbudsgivere besvaret med ligebehandling af alle tilbudsgivere og inden for de fastsatte tidsfrister, jf. direktiv 2004/18/EF, (senest seks dage efter anmodningen og mindst seks dage før sidste frist for modtagelse af bud)?

24) Blev alle tilbud – ved åbningen af tilbud – åbnet sammen under overværelse af mindst to medlemmer af bedømmelsesudvalget og korrekt registreret, og blev eventuelle bud modtaget efter sidste frist (dato/tidspunkt) afvist?

Udvælgelsesfasen

25) I tilfælde af begrænsede udbud, udbud med forhandling med forudgående udbudsbekendtgørelse eller konkurrencepræget dialog, hvis antallet af deltagere, der skulle opfordres til at afgive tilbud efter forhåndsudvælgelsen, skulle begrænses, blev kriterierne for forhåndsudvælgelse så anført i udbudsbekendtgørelsen eller relaterede beskrivende dokumenter, og blev det nævnt, hvor mange deltagere, der som minimum og maksimum skulle forhåndsudvælges?

26) Blev udvælgelseskriterierne, som skulle bruges til at udvælge de ansøgere, der kunne gennemføre kontrakten, begrænset til de af direktivet tilladte, f.eks. personlige forhold, finansiel kapacitet, teknisk kapacitet, relevant erfaring, ekspertise og kompetence?

92

27) Var de anvendte kriterier dem og kun dem, der var fastsat i instruktionerne til tilbudsgivere og i udbudsbekendtgørelsen?

28) Blev udvælgelseskriterierne anvendt på en fair og lige måde mellem ansøgerne?

29) Hvis nogle ansøgere blev afvist i udvælgelsesfasen, var begrundelserne for afvisningen så gyldige?

Tildelingsfasen

30) Foretog bedømmelsesudvalget en ikke-diskriminerende bedømmelse efter den metode, der blev beskrevet i udbudsbekendtgørelsen eller relaterede beskrivende dokumenter med henblik på tildeling af kontrakten?

31) Blev tildelingskriterierne brugt til at bedømme tilbuddene, og var de relaterede vægtninger dem og kun dem, der var fastlagt i instruktionerne til tilbudsgiverne og i udbudsbekendtgørelsen?

32) Hvor der blev anvendt begrænset udbud, udbud med forhandling eller konkurrencepræget dialog, blev nogen af de kriterier, som blev anvendt i forhåndsudvælgelsesfasen, genbrugt i bedømmelsesfasen?

33) Hvis kontrakten blev tildelt på grundlag af MEAT, var tildelingskriterierne så knyttet til kontraktens genstand (f.eks. kvalitet, pris, teknisk værdi, æstetik, funktionsmæssig karakter, miljøegenskaber, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice, leveringsplan) og ikke tilbudsgivernes formåen?

34) Hvis et tilbud blev afvist, fordi det var "unormalt lavt", blev betingelserne herfor så opfyldt, dvs. at den ordregivende myndighed skriftligt anmodede om de oplysninger om det pågældende tilbuds sammensætning (artikel 55 i direktiv 2004/18/EF), som den anså for relevante til begrundelse af den unormalt lave tilbudspris?

35) Er alle centrale beslutninger vedrørende kontrakten klart dokumenteret, og foreligger der navnlig en fuldstændig bedømmelsesrapport underskrevet af alle medlemmer af bedømmelsesudvalget?

36) Blev kontrakten faktisk tildelt den tilbudsgiver, bedømmelsesudvalget havde valgt?

37) Blev resultatet af kontrakttildelingen offentliggjort i EUT senest 48 dage efter underskrivelsen af kontrakten?

38) Blev alle tilbudsgivere, hvis bud ikke blev antaget, underrettet med de korrekte oplysninger inden for den relevante tidsfrist, og blev der anvendt en "standstill"-periode før kontraktunderskrivelsen?

39) Indgav nogen tilbudsgivere en klage eller anke til den ordregivende myndighed eller andre relevante organer, og var der nogen substans i klagen?

Gennemførelsesfasen

40) Hvis der blev tildelt supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/-vareleverancer uden konkurrence, fandt alle de relevante betingelser (artikel 31, stk. 4, i direktiv 2004/18/EF) anvendelse: (i) "uforudset" af den ordregivende myndighed, (ii) "ikke kan adskilles", eller hvis de kan adskilles, er "absolut nødvendige" og (iii) den supplerende værdi er højst 50 % af den oprindelige kontrakts værdi?

41) Hvis der blev tildelt supplerende bygge- og anlægsarbejder/tjenesteydelser/-vareleverancer ved forhandling uden offentliggørelse, bragte værdien af kontrakterne

93

vedrørende supplerende arbejder eller tjenesteydelser så den samlede værdi af den oprindelige kontrakt og kontrakterne om supplerende arbejder eller tjenesteydelser over den relevante grænse i direktivet?

42) Skete der nogen reduktion i projektets anvendelsesområde, eller blev de aftalte tidsfrister ændret på en måde, der rejste tvivl om den oprindelige beslutning om at tildele entreprenøren kontrakten?

93

vedrørende supplerende arbejder eller tjenesteydelser så den samlede værdi af den oprindelige kontrakt og kontrakterne om supplerende arbejder eller tjenesteydelser over den relevante grænse i direktivet?

42) Skete der nogen reduktion i projektets anvendelsesområde, eller blev de aftalte tidsfrister ændret på en måde, der rejste tvivl om den oprindelige beslutning om at tildele entreprenøren kontrakten?

94

TOOLKIT 10 – NYTTIGE LINKS

GD GROW's websted om offentlige indkøb er den primære kilde til information om spørgsmål vedrørende offentlige indkøb i EU: http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/index_en.htm Aktuelle regler, tærskler og retningslinjer http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/ Forklarende note – Rammeaftaler: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/explan-notes/classic-dir-framework_en.pdf Der er onlineadgang til de standardformularer, som bruges ved offentlige indkøb i EU, via eNotices: http://simap.europa.eu/enotices/viewFormTypes.do SIMAP-webstedet indeholder mange nyttige ressourcer om udbud, bl.a. skabeloner til offentliggørelser og vigtige dokumenter: http://simap.ted.europa.eu/ Det fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV), forklaringer og koder kan findes her: http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/ Retsakter: http://eur-lex.europa.eu/ Direktiv 2004/18/EF: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2004:134:0114:0240:da:PDF Direktiv 2014/24/EU: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014L0024&from=EN http://uk.practicallaw.com/6-422-3174 http://gettingthedealthrough.com/books/33/public-procurement/ Links til regionalpolitik og offentlige indkøb: http://ec.europa.eu/regional_policy/da/ Forordning (EU) nr. 1303/2013. http://ec.europa.eu/regional_policy/index.cfm/da/information/legislation/regulations/ http://europeanfundingnetwork.eu/policy/procurement http://admin.interact-eu.net/downloads/1909/Public_procurement_in_IPA_cross_border_cooperation_programmes_with_EU_Member_States_in_shared_management.pdf Bæredygtigt indkøb og miljø: http://ec.europa.eu/environment/gpp/index_en.htm http://ec.europa.eu/environment/gpp/buying_handbook_en.htm http://ec.europa.eu/environment/eia/home.htm http://ec.europa.eu/environment/newprg/ http://www.iclei-europe.org/topics/sustainable-procurement http://www.scotland.gov.uk/Resource/Doc/116601/0053331.pdf

95

Innovation inden for offentlige indkøb:

https://www.innovation-procurement.org/ http://ec.europa.eu/digital-agenda/en/innovation-procurement Forum vedrørende proceduren for indgåelse af offentlige kontrakter / PPI-Platform: https://procurement-forum.eu/ Anden vejledning om offentlige indkøb – praktiske spørgsmål vedrørende udbud: OECD og principper for integritet i offentlige indkøb: http://www.oecd.org/gov/ethics/public-procurement.htm http://www.oecd.org/gov/ethics/48994520.pdf http://www.eib.org/epec/resources/epec-procurement-and-cd-public.pdf http://www.procurementportal.com/ http://www.etenders.gov.ie/generalprocguide.aspx http://www.scotland.gov.uk/Topics/Government/Procurement Eksempel på PQQ (prækvalifikationsspørgeskema): http://www.wandsworth.gov.uk/downloads/file/4441/template_pqq

95

Innovation inden for offentlige indkøb:

https://www.innovation-procurement.org/ http://ec.europa.eu/digital-agenda/en/innovation-procurement Forum vedrørende proceduren for indgåelse af offentlige kontrakter / PPI-Platform: https://procurement-forum.eu/ Anden vejledning om offentlige indkøb – praktiske spørgsmål vedrørende udbud: OECD og principper for integritet i offentlige indkøb: http://www.oecd.org/gov/ethics/public-procurement.htm http://www.oecd.org/gov/ethics/48994520.pdf http://www.eib.org/epec/resources/epec-procurement-and-cd-public.pdf http://www.procurementportal.com/ http://www.etenders.gov.ie/generalprocguide.aspx http://www.scotland.gov.uk/Topics/Government/Procurement Eksempel på PQQ (prækvalifikationsspørgeskema): http://www.wandsworth.gov.uk/downloads/file/4441/template_pqq

96

Tak

Dette dokument er udarbejdet under tilsyn af en arbejdsgruppe med repræsentanter fra: Europa-Kommissionens generaldirektorater, der har ansvaret for forvaltning af de europæiske struktur- og investeringsfonde (ESI) (dvs. GD for Regionalpolitik og Bypolitik, GD for Beskæftigelse, Sociale Anliggender, Arbejdsmarkedsforhold og Inklusion, GD for Landbrug og Udvikling af Landdistrikter samt GD for Maritime Anliggender og Fiskeri), Generaldirektoratet for det Indre Marked, Erhvervspolitik, Iværksætteri og SMV'er og Den Europæiske Investeringsbank.

SÅDAN FÅR MAN FAT I PUBLIKATIONER FRA EU

Gratis publikationer: • et eksemplar:

via EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu)

• flere eksemplarer eller plakater/kort: hos Den Europæiske Unions repræsentationer (http://ec.europa.eu/represent_da.htm) hos delegationerne i ikke-EU-lande (http://eeas.europa.eu/delegations/index_da.htm) ved at kontakte Europe Direct (http://europa.eu/europedirect/index_da.htm) eller ringe på 00 800 6 7 8 9 10 11 (frikaldsnummer fra overalt i EU) (*). (*) Oplysningerne er gratis ligesom de fleste opkald (nogle operatører, telefonbokse eller hoteller kan dog kræve penge for opkaldet).

Betalingspublikationer: • via EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).

KN-02-15-758-D

A-N

ISBN 978-92-79-51748-8 doi:10.2776/205521