Vejledning i at oprette postkasser i Digital Post

August 2019

Side 2 af 32

Hvem skal anvende

vejledningen?

Vejledningen er relevant for dig, hvis du skal oprette en

postkasse og/eller mapper til postkasser.

Du skal have én af følgende roller i systemet:

Administrator

Superadministrator

Hvad skal være på plads, inden du går i gang?

Hvad kan du læse om i

vejledningen?

Før du begynder at oprette en postkasse, skal myndigheden

beslutte, hvordan myndighedens kontakthierarki skal være.

Du skal fx tage stilling til, hvor mange postkasser I ønsker

at benytte samt, om der skal være kontaktflader målrettet

hhv. borger og virksomhed, eller om der skal være et fælles

kontakthierarki. Hvis du ikke har oprettet postkasser og

mapper før, bør du læse vejledning om myndighedens kon-

takthierarkier i Digital Post.

Du kan få vejledning i, hvordan du trin for trin opretter postkasser og mapper til postkasser i Digital Post. Du får en kort introduktion til, hvad postkasser og mapper er i Digital Post.

Side 3 af 32

Indhold

1. Introduktion til at oprette postkasser 4

1.1 Hvad er et kontakthierarki og en postkasse i Digital Post 4

1.2 Hvad er en mappe i Digital Post 4

1.3 Hvad kan du oprette 4

2. Overblik over, hvordan du opretter postkasser og mapper 5

3. Opret en postkasse 6

Trin 1: Log ind på Administrationsportalen og vælg faneblad 6

Trin 2: Opret postkasse 7

Trin 3: Opret information om postkassen 8

Trin 4: Vælg, hvor post skal leveres 10

Trin 5: Tilknyt emner (frivilligt) 12

Trin 6: Tilknyt fritekstfelter (frivilligt) 15

Trin 7: Godkendelse 18

4. Opret en mappe 19

5. Redigér en postkasse 20

6. Hvor kan du læse mere? 21

7. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? 22

8. Bilag - Eksempler på visning af postkasser, emner og fritekstfelter 23

8.1 Eksempler på postkasser, emner og fritekstfelter 23

8.2 Meddelelse fra Digital Post til en sikker e-mailadresse 31

Side 4 af 32

1.1 Hvad er et kontakthierarki og en postkasse i Digital Post Myndighedens kontakthierarki består af myndighedens postkasser og postkassemapper (mapper). Ét

kontakthierarki kan bestå af én eller flere postkasser samt én eller flere mapper.

Hvis du opretter myndighedens første postkasse, bør du sikre dig, at I som myndighed har truffet be-

slutning om, hvordan I ønsker, at borgere og virksomheder skal kontakte jer – hvordan skal jeres, kon-

takthierarki opbygges.

Hvis du er ved at oprette en ny postkasse i et eksisterende kontakthierarki, bør du orientere dig om

kontakthierarkiet, fx om I har et kontakthierarki til hhv. borgere og virksomheder – og derfor har post-

kasser rettet mod hhv. borgere og virksomheder.

Postkasser i Digital Post er et postkassenavn (et kontaktpunkt), som borgere og virksomheder får

vist, når de vil skrive til myndigheden.

OBS! Postkasser har fra starten en makskapacitet på 10 Mb. Hvis I har brug for øget kapacitet, fx fordi

borgere eller virksomheder sender større filer til jer, skal du kontakte e-Boks, der er leverandøren af løs-

ningen.

1.2 Hvad er en mappe i Digital Post Hver myndighed kan bygge sin egen mappestruktur for at skabe overblik over postkasser og post, der

kommer ind via Digital Post. Postkassemapper er synlige for borgere og virksomheder og er en del af

kontakthierarkiet.

1.3 Hvad kan du oprette I Administrationsportalen kan du oprette:

Postkasser – evt. med tilknyttede emner og fritekstfelter

Én eller flere mapper til postkasser

Hvis du opretter den første postkasse i myndigheden, er der ingen mapper, du kan vælge mellem. Hvis

postkassen skal placeres i en mappestruktur, skal du derfor oprette én eller flere mapper.

1. Introduktion til at oprette postkasser

Nedenfor får du en kort introduktion til at oprette postkasser og mapper i Digital Post.

Kll

Side 5 af 32

2. Overblik over, hvordan du opretter postkasser og

mapper

I tabellen nedenfor får du en kort beskrivelse af, hvilke trin der er i processen, når du skal oprette

postkasser og mapper. Hvis du har brug for at læse mere om de enkelte trin, kan du læse mere i de

følgende kapitler.

Trin Hvad skal du gøre? Hvad er resultatet? Hvor kan du læse mere?

Opret en postkasse

1 Log ind på Administrations-portalen og vælg fanebladet Kontaktmuligheder

Du kan nu vælge at oprette en postkasse

Kapitel 3, trin 1

2 Opret postkasse Du kan nu oprette informa-tion til postkassen

Kapitel 3, trin 2

3 Opret information om post-kassen

Du har nu navngivet og be-skrevet postkassen samt angi-vet aktiveringsdato

Du kan her beslutte, om du vil placere postkassen i en mappe. Spring til Opret en Mappe, hvis der ikke er op-rettet mapper - eller du skal bruge en ny mappe.

Kapitel 3, trin 3

4 Vælg hvor post skal leveres Du har nu valgt, hvordan meddelelser til postkassen skal leveres til myndigheden

Kapitel 3, trin 4

5 Tilknyt emner (valgfrit)

Du har nu tilknyttet emneord til postkassen, for at kunne sortere posten yderligere

Kapitel 3, trin 5

6 Tilknyt fritekstfelter (valgfrit) Du har nu oprettet et tekst-felt, der er tilknyttet et emne eller en postkasse

Kapitel 3, trin 6

7 Godkendelse Du har nu oprettet en post-kasse og kan se postkassen i Digital Post

Kapitel 3, trin 7

Opret en mappe

1 Opret en mappe Du har nu oprettet en mappe Kapitel 4

Side 6 af 32

Trin 1: Log ind på Administrationsportalen og vælg faneblad

Vælg fanebladet Kontaktmuligheder

Klik på linket Vis postkasser

3. Opret en postkasse

Du skal oprette postkasser på Administrationsportalen. Nedenfor bliver du, trin for trin, guidet

igennem, hvordan du opretter en postkasse og eventuelt tilknytter emner og fritekstfelter.

Du skal logge på Administrationsportalen med rollen: Administrator eller Superadministrator. Du

finder Administrationsportalen her: https://ekstranet.e-boks.dk

Side 7 af 32

Trin 2: Opret postkasse

Nedenfor vises et skærmbilledet af siden for at oprette et kontakthierarki i en postkasse:

Hvis din myndighed har slået virksomhedskontakthierarki til, skal du vælge, om postkassen skal vises for både borgere og virksomheder. Du kan se i fanebladet Flere kontakthierarkier, om virksom-hedshierarki er slået til.

Klik på Opret postkasse. Du kommer nu ind på siden Ny postkasse, hvor du kan tilføje en ny postkasse til myndighedens kontakthierarki i Digital Post.

Side 8 af 32

Trin 3: Opret information om postkassen

Nedenfor vises et skærmbillede af siden for en ny postkasse:

Indtast det navn på postkassen, som borgere og virksomheder får vist, når de vil skrive til myndighe-den. Husk at navnet skal give mening for borgere og virksomheder.

Indtast en beskrivelse af postkassen med information til borgere og virksomheder om, hvornår de bør skrive til jer via postkassen.

Beskrivelsestekster bliver vist for borgere og virksomheder, hvis de klikker på ”Information”. Du kan se et eksempel i bilaget under Brug af beskrivelser i postkasser.

Side 9 af 32

Du kan indsætte en vejledning til borgere og virksomheder, der vil skrive til postkassen.

Vejledningstekster bliver vist for borgere og virksomheder, når de åbner brugergrænsefladen til en postkasse.

Du kan vælge at lægge et link ind i vejledningsteksten. Links skal skrives som: [link="URL"]VIST TEKST[/link]. Teksten ”URL” skal du erstatte med URL og ”VIST TEKST” med den cover tekst der beskriver, hvad der linkes til.

Du kan se eksempel på vejledningstekst og link i bilaget under Brug af vejledninger, link og tekst-felter.

Du kan vælge at placere postkassen i en bestemt mappe i valgmenuen. Hvis du ikke vælger en mappe, bliver postkassen placeret i roden på mappestrukturen.

Mapperne virker på samme måde som en fold-ud-menu på en webside. I bilaget, under Brug af mappestruktur, kan du se et eksempel på en mappestruktur i Digital Post.

OBS! Hvis du opretter myndighedens første postkasse, er der ikke nogle mapper at vælge imellem. Du kan læse om, hvordan du opretter mapper i kapitel 4.

Indtast den dato, hvor postkassen skal aktiveres.

Hvis du skriver dags dato, vil postkassen kunne benyttes af borgere og virksomheder, så snart den er oprettet. Du kan vælge at gøre postkassen skjult under Indstillinger.

Du kan vælge at knytte en kode til den enkelte postkasse.

Koden benyttes ved systemkald fra afsendersystemer, der henter en kopi af alle postkasser. Det er typisk relevant for fjernprintsystemer eller sikker e-mail systemer med add-on funktionalitet til for-sendelse til Digital Post. Ved hjælp af koden kan afsendersystemer trække en bestemt postkasse ud af den totale mængde af postkasser.

Sæt flueben ved én eller flere af følgende indstillinger:

Skal postkassen bruges som standard til modtagelse af post, hvor slutbrugerne hen-vender sig direkte?

Skal en kopi af alt modtaget post i postkassen gemmes?

Skal postkassen være synlig for slutbrugerne?

I tekstboksen nedenfor kan du se, hvornår du bør sætte flueben.

Klik på Næste. Du kommer nu ind på siden Levering.

Side 10 af 32

Trin 4: Vælg, hvor post skal leveres

Du skal vælge om myndigheden skal modtage post via:

et system, fx myndighedens ESDH-system

en sikker e-mailadresse

Hvis I vil afhente digital post til et af jeres systemer, kan du i skærmbilledet Rediger Postkasse (se ne-

denfor) vælge at knytte afhentningssystemet til postkassen. Du får kun mulighed for at vælge et afhent-

ningssystem her, hvis det er oprettet i Administrationsportalen.

Hvornår bør du sætte flueben ved nedenstående tre indstillingsmuligheder: Indstillingen: Denne postkasse skal bruges som standard til modtagelse af post, hvor slutbrugerne henvender sig direkte Sæt kun flueben, hvis postkassen skal indsættes som svarpostkasse i myndighedens meddelel-ser til borgere og virksomheder. Det er kun relevant, hvis I har angivet under materialer i Administrationsportalen, at borgere eller virksomheder kan svare på materialet. Indstillingen: Gem kopi af alt modtaget post i postkassen Sæt flueben, hvis I vil gemme en kopi af al post, der sendes til postkassen. Det er en forud-sætning for, at I kan fremsøge en meddelelse i Administrationsportalen i Digital Post. Indstillingen: Postkassen skal være synlig for slutbrugerne Sæt flueben, hvis postkassen skal være synlig for borgere og virksomheder på hhv. borger.dk og virk.dk, så de kan initiere henvendelser til myndigheden gennem postkassen. Overvej, om adgang til postkassen gør det lettere for borgere og virksomheder at vurdere, hvilke dele af myndigheden, de kan henvende sig til og, om det gør det enklere for jer at fordele den post, I modtager via Digital Post.

De fleste myndigheder modtager post via en sikker e-mailadresse Trin 4 viser dig, hvordan du kobler en postkasse og en eksisterende sikker e-mailadresse. Myndighederne skal selv oprette de sikre e-mailadresser, der skal kunne modtage post via Digi-tal Post. Hvis I ikke har oprettet en sikker e-mailadresse, skal du oprette denne, inden du går i gang med trin 4. Hvis du har brug for hjælp, kan du læse vejledning i at oprette sikker e-mail-adresse.

Side 11 af 32

Nedenfor kan du se, hvordan du opsætter postkasser, der skal modtage post via sikre e-mailadresser.

Nedenfor vises et skærmbilledet af opsætningen af postkasser, der skal modtage post via sikre e-mailadresser

Vælg den sikre e-mailadresse, I vil modtage post på fra en borger eller virksomhed.

OBS! Hvis det er første gang, I opretter en postkasse, skal du oprette mindst én sikker e-mail-adresse. Klik på linket Opret ny e-mailadresse.

Side 12 af 32

Sæt flueben ved Vores postsystem returnerer en kvittering ved modtagelse af post fra denne postkasse, hvis myndighedens modtagersystem sender kvittering for modtagelse ved kommunika-tion til postkassen.

OBS! Hvis e-mailkvitteringen sendes krypteret og uden nødvendige metadata (DKAL-metadatafil eller -dialogtråd), bliver mailen afvist, når den sendes til Digital Post.

Sæt flueben ved Indsæt automatisk en dialogtråd i e-mailen, hvis:

I vil kunne styre et svar fra myndigheden hen til den borger/virksomhed, der har sendt be-skeden

I vil binde relateret post sammen i Digital Post

Du bør sætte flueben her, med mindre I har besluttet, at I ikke medsender dialogtråde i klartekst.

Klik på Næste og fortsæt med at oprette postkassen.

Trin 5: Tilknyt emner (frivilligt)

Kort om dialogtråde

Dialogtråden følger altid med i DKAL-metadatafilen.

Hvis du sætter flueben ved Indsæt automatisk en dialogtråd i e-mailen, vil dialogtråden også

blive skrevet med tekst i selve teksten i mailen. Hvis DKAL-metadatafilen går tabt ved et retursvar

(f.eks. fordi sagsbehandlerne benytter standard retursvarknappen i Outlook), kan Digital Post re-

turnere et svar til rette modtager ud fra dialogtråden i mailteksten.

I bilaget, under Meddelelser fra Digital Post til en sikker e-mailadresse, kan du se et eksempel

på, hvordan en e-mail sendt fra Digital Post ser ud i Outlook samt eksempel på en dialogtråd.

Kort om emner

Du kan oprette et uendeligt antal emner – eller emneord til postkasser. Hvis du ikke vil oprette et

emne, skal du springe videre til godkendelse i trin 7.

Emner er en mulighed for, at I kan lave en yderligere sortering af post, der sendes via Digital Post.

Borgere og virksomheder vælger emner i den brevskabelon, som de skriver beskeden i på samme

måde, som hvis der var knyttet emner til en mailskabelon i fx Outlook.

Du kan også tilføje en formular til emne. Se vejledning til at anvende besvarelsesformular. Du kan

se eksempler på emner og en udfoldet emne-valgliste i bilaget under Brug af emner i postkasser.

Side 13 af 32

Neden for vises et skærmbillede af siden for at kunne oprette emner.

Indtast navn på hvert nyt emne, du vil oprette og klik på Opret emne, for hvert emne du vil op-rette.

Du kan tilføje en Formular til et emne (se vejledning i at anvende besvarelsesformular).

Klik på Opret emne og tilføj yderligere information.

Side 14 af 32

I feltet Oprettede emner kan du se emner, der er oprettet.

Sæt evt. flueben ved Slutbrugeren skal vælge et af ovenstående emner ved henvendelse til denne postkasse.

Når du har sat flueben, skal borgere og virksomheder vælge et emne for at kunne sende en medde-lelse til postkassen. Du kan se et eksempel på en emneliste i bilaget under Brug af emner i postkas-ser.

Tilføj evt. nye emner: Indtast navn på emnet og klik på Opret emne.

Klik på Næste.

Side 15 af 32

Trin 6: Tilknyt fritekstfelter (frivilligt)

Du kan enten knytte et felt til en postkasse eller et emne:

Hvis du vil knytte feltet til postkassen: Vælg [Standard emne]

Feltet er synligt for borgere og virksomheder, uanset om de vælger et emne. Du kan også knytte fel-ter til postkassen, selvom du ikke har oprettet emner til postkassen.

Hvis du vil knytte feltet til et emne: Vælg emnet, du vil knytte ét eller flere felter til.

Feltet er synligt for borgere og virksomheder, hvis de vælger emnet.

I bilaget, under Brug af fritekstfelter knyttet til emner, kan du se et eksempel på, hvordan et fri-tekstfelt ser ud, når det er knyttet til en postkasse eller til et emne.

Klik på Næste. Du er nu klar til at oprette feltet.

Felter er fritekst indtastningsfelter, som du kan knytte til postkasser eller emner. Du kan tilknytte

op til to felter til hvert emne/postkasse. Det er valgfrit, om du vil tilknytte fritekstfelter til en post-

kasse eller emner. Hvis du ikke vil oprette et felt, skal du springe videre til godkendelse i trin 7.

Side 16 af 32

Indtast den tekst, som borgerne ser ud for fritekstfeltet.

Indtast evt. en fast kode, der er knyttet til fritekstfeltet.

Feltet ESDH-kode er skjult for borgere og virksomheder. Se nærmere i tekstboksen nedenfor.

Sæt flueben, hvis indtastningsfeltet skal være obligatorisk.

OBS! Når feltet er obligatorisk, kan borgere og virksomheder ikke sende meddelelse uden at udfylde feltet.

Klik på Opret indtastningsfelt.

Du har nu oprettet feltet. Klik på Næste.

Side 17 af 32

Klik på Næste

ESDH-kode

Det kan være en fordel at bruge ESDH-kode, fordi borgerne kan taste forkert i et fritekstfelt.

ESDH-koden betyder, at indholdet i feltet er det samme, uanset hvad borgeren indtaster. ESDH-

koden kan fx rumme et KLE, FORM-koder eller et selvopfundet navn.

Feltet kan også benyttes til distribution via myndighedens automatiske distributionssystem (input

management) eller til straksjournalisering ved integration til et ESDH-system.

Side 18 af 32

Trin 7: Godkendelse

Du får vist et resume af det, du er ved at oprette.

Hvis du vil rette noget: Klik på Tilbage

Hvis du ikke vil rette noget: Klik på Godkend

Nu er postkassen oprettet. Du kan se postkassen i listen over postkasser og mapper.

Du kan senere redigere i den/de oprettede postkasser. Fx hvis du vil bruge et andet afhentningssy-stem, sende til en anden sikker e-mailadresse eller nedlægge en postkasse.

Side 19 af 32

Klik på Opret ny mappe. Du får herefter vist dialogboksen Opret mappe.

Indtast navnet på mappen i feltet Navn.

Indtast evt. en beskrivelse til mappen. Beskrivelsen er til internt brug og bliver ikke vist for borgere eller virksomheder.

Vælg, hvor mappen skal placeres. Du kan oprette lige så mange mapper og undermapper, som du har brug for.

Klik på OK. Mappen er nu oprettet. Hvis du vil oprette flere mapper med det samme, skal du gen-tage ovenstående trin for hver mappe, du vil oprette.

4. Opret en mappe

Du kan oprette en eller flere mapper. Postkassemapper er med til, at I nemmere kan få et over-

blik over den post, I modtager via Digital Post.

Side 20 af 32

Hvis man på et tidspunkt får brug for at redigere en postkasse, f.eks. skifte en postkasses navn, skal

man blot klikke på fanebladet Kontaktmuligheder og dernæst vælge Vis postkasser. Her er en over-

sigt over alle oprettede postkasser.

Vælg den postkasse, som ønskes redigeret, ved at klikke på dens titel. Dernæst bliver det muligt at redi-

gere postkassens forskellige elementer. Klik Færdig eller Godkend, når de nødvendige ændringer og

rettelser er udført.

5. Redigér en postkasse

Hvis det på et tidspunkt bliver nødvendigt, kan du redigere opsætningen af en oprettet post-

kasse.

Side 21 af 32

6. Hvor kan du læse mere?

Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en række vejledninger om anvendelsen af Digital Post. I

tabellen nedenfor kan du se, hvad du ellers kan få information om.

For mere information og vejledning om Digital Post gå ind på:

https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/.

Side 22 af 32

7. Hvornår er dokumentet sidst opdateret?

Digitaliseringsstyrelsen gennemgår løbende alle vejledninger til anvendelse af Digital Post.

I tabellen nedenfor kan du læse kort om, hvad der er redigeret i denne vejledning og hvornår.

Dato Version Kort beskrivelse af opdateringen

Februar 2016

1.0 Vejledningen er opdateret og flyttet til ny skabelon

Juli 2016 1.1 Vejledning er opdateret med skærmbilleder til besvarelsesformular

August 2019 1.2 Opdateret

Side 23 af 32

8.1 Eksempler på postkasser, emner og fritekstfelter

Nedenfor kan du se eksempler på:

Brug af beskrivelser i postkasser

Brug af vejledninger, link og fritekstfelter

Brug af mappestruktur

Brug af emner i postkasser

Brug af fritekstfelter knyttet til emner

8. Bilag - Eksempler på visning af postkasser, emner

og fritekstfelter

I bilaget kan du se eksempler på, hvordan en postkasse, emner og fritekstfelter vil se ud for bor-

gere og virksomheder.

Side 24 af 32

Brug af beskrivelser i postkasser

Du kan se, hvordan en beskrivelse ser ud i postkassen ”Aarhus Universitetshospital”. Beskrivelsen

kommer frem, hvis borgeren klikker på ”Information”.

Side 25 af 32

Brug af vejledninger, link og fritekstfelter

Du kan se, hvordan en vejledningstekst kan bruges i en postkasse. I eksemplet er vejledningen en kom-

bination af vejledning og et link til den kontaktkanal, som Næstved Kommune ønsker, at borgerne skal

benytte ved meddelelse om flytning.

Du kan også se, hvordan et fritekstfelt kan se ud. I eksemplet er fritekstfeltet brugt til, at borgeren kan

indtaste et kontakttelefonnummer.

Side 26 af 32

Nedenfor kan du se en postskabelon, som den kan se ud uden vejledningstekst, emner og fritekstfelter.

Side 27 af 32

Brug af mappestruktur

Du kan se et eksempel på en mappestruktur, som Bornholms Regionskommune har oprettet. Mappen

”Arbejde, dagpenge og orlov” er foldet ud og viser de postkasser, der er placeret i mappen.

Side 28 af 32

Nedenfor kan du se et eksempel på en postkasse, hvor der ikke er oprettet postkassemapper.

Side 29 af 32

Brug af emner i postkasser

Du kan se et eksempel på emner.

Side 30 af 32

Brug af fritekstfelter knyttet til emner

Du kan se, hvordan et fritekstfelt vises for en borger, når det er tilknyttet et emne.

Ved oprettelse af meddelsen har borgeren valgt ”emne 1”. Derfor er de felter, der er knyttet til emnet,

blevet synlige for borgeren.

Side 31 af 32

8.2 Meddelelse fra Digital Post til en sikker e-mailadresse Du kan se eksempel på en meddelelse sendt fra Digital Post til en sikker e-mailadresse i Næstved Kom-

mune - ”Skriv til Næstved Kommune”.

I DKAL-metadatafilen er der lagret en række metadata i xml. Digital Post benytter disse metadata til

at styre et evt. retursvar til rette modtager og til, hvilken postkasse ID og evt. emneID, som skal følge

med svaret.

DKAL-dialogtråden er skrevet ud med tekst i brødteksten på mailen.

Side 32 af 32

Digital Post er en fællesoffentlig teknisk infrastrukturløsning, som

giver mulighed for sikker digital kommunikation mellem

myndigheder og borgere/virksomheder. Myndigheder, som er

offentlige afsendere af Digital Post, skal kunne modtage og

besvare Digital Post fra både borgere, virksomheder og

myndigheder. Derudover bør myndigheder så vidt muligt sende

breve til borgere eller virksomheder digitalt, herunder som Digital

Post.

Vejledninger er udarbejdet og vedligeholdes af

Digitaliseringsstyrelsen.

digst.dk