VAPOTI VAPOTI (VAnhojen POtilastietojärjestelmien …...VAPOTI VAPOTI (VAnhojen...

VAPOTI

VAPOTI (VAnhojen POtilastietojärjestelmien TIedot) Hankkeen loppuraportti

THL/1423/9.10.03/2015

ASIAKAS Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä ("Eksote")

PROJEKTIPÄÄLLIKÖT Asiakas: Helvola Veli-Pekka

Toimittaja: Oksanen Teemu, Avaintec Rahoituksen valvoja: Rantala Sinikka, THL

2 (19)

Loppuraportti VAPOTI versio 1.0

MUUTOSHISTORIA

Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus

SISÄLLYSLUETTELO

Versio Päiväys Laatija Hyväksynyt

31.1.2018

Helvola V-P Oksanen Teemu

<allekirj>

3 (19)


1 HANKKEEN SISÄLTÖ .................................................................................... 3

1.1 Tausta ja lähtökohdat ........................................................................................ 4

1.2 Tarkoitus ja tavoitteet ....................................................................................... 4

1.3 Hankkeen kuvaus ............................................................................................. 5

1.4 Oletukset ja rajaukset ....................................................................................... 6

2 HANKEORGANISAATIO JA RESURSSIT ........................................................... 7

2.1 Toimittajien projektipäälliköt .............................................................................. 7

2.2 Ohjausryhmä ................................................................................................... 7

2.3 Hankkeen valvoja ............................................................................................. 7

2.4 Projektiryhmä .................................................................................................. 7

2.5 Asiantuntijat/Toimintoryhmät ............................................................................. 8

3 TOTEUTUSSUUNNITELMA ............................................................................. 8

3.1 Tavoitteet, toimenpiteet, tehtävät, vastuut .......................................................... 8

3.2 Kelan osuus hankeen ohjauksessa ...................................................................... 9

3.3 Alkuperäisten järjestelmien tietosisältö .............................................................. 10

3.4 Tietomuodon konversio ................................................................................... 10

3.5 Sisältötestaus ................................................................................................. 10

3.6 Kelan hyväksymistestaus ................................................................................. 10

3.7 Kustannukset ................................................................................................. 11

4 HANKKEEN LÄPIVIENTI .............................................................................. 11

4.1 Hankkeen toteutunut aikataulu ......................................................................... 12

4.2 Hankkeen aikana tehdyt muutokset .................................................................. 13

4.3 Siirtoaineisto .................................................................................................. 13

4.4 Vanhan tiedon arkistoinnin määrittelyt .............................................................. 14

4.5 Testaus ......................................................................................................... 15

4.6 Siirrot Kelan Kanta-arkistoon ........................................................................... 16

4.7 Katselinratkaisut ............................................................................................. 16

4.8 Ei-Kanta-arkiston kanssa yhteensopiva ja muu säilytettävä aineisto ...................... 16

4.9 Hyödyt organisaatiolle ..................................................................................... 17

4.10 Poikkeamat, kehitysajatukset ja huomioita hankkeen ajalta ........................... 18

1 HANKKEEN SISÄLTÖ

4 (19)


1.1 Tausta ja lähtökohdat

Hankkeen tarkoituksena on siirtää Eksoten perustamista edeltäneiden Etelä-Karjalan kuntien (Imatra, Lappeenranta, Taipalsaari, Savitaipale, Parikkala,

Ruokolahti, Rautjärvi, ent. Joutseno) terveystoimien potilastietojärjestelmien (Pegasos, Mediatri, WINHIT, Webstar ja Effica) sisältö KANTA- arkistoon pitkäaikaisarkistoitavaksi. Tietojen siirron jälkeen vanhat

potilastietojärjestelmät, joita on pidetty rajoitetussa katselukäytössä 1.1.2010 alkaen, voidaan poistaa kokonaisuudessaan käytöstä.

Eksote on käyttänyt toimintaansa 1.1.2010 alkaen kokonaisvaltaisesti Tieto Healthcare & Welfare Oy:n Effica-potilastietojärjestelmää, jonka pohjalla on

Eksotea edeltäneen Etelä-Karjalan sairaanhoitopiirin kertomus (aloitettu keväällä 2004), johon liitettiin Lappeenrannan kaupungin terveystoimen

(kertomus aloitettu syksyllä 2004), Lemin (kertomus aloitettu 2005), Luumäen (kertomus aloitettu 2005) sekä Rautjärven Effican tiedot ajalta ennen 1.1.2010.

Imatran Effican kertomustiedot poislukien lääkitystiedot liitetiin Eksoten kertomukseen toukokuussa 2016. Muiden perustajakuntien (Parikkala, Ruokolahti ja Taipalsaari) potilastietojärjestelmät jäivät katselukannoiksi ja nyt

nämä tiedot siirretään Kanta-arkistoon. Katselukantojen ylläpito ja päivitys on kustannustehotonta ja hankalaa suhteessä tietojen käyttömäärään, joka on

satunnaista tietojen tarkastelua. Osaamista vanhojen järjestelmien käyttöön on vähemmän koko ajan osaajien eläköityessä ja siirtyessä toisiin tehtäviin.

Kansallisen ohjeistuksen mukaisesti sähköisessä muodossa olevista vanhoista potilastietojärjestelmistä siirretään arkistoitavat tiedot Kanta-arkistoon josta ne

ovat käytettävissä tietojen omistajaorganisaatiolle. Kelalla oli suunnitelmissa vuoden 2016 aikana saada valmius ottaa tietoja vastaan, mutta se toteutui vasta vuonna 2017 myöhästyttäen hanketta melkein vuodella. VAPOTI-hanke

toimi pilottina ja toimintamallin tekijänä kyseiselle toiminnalle. Hankkeelle haettiin valtionapua ja sitä myönnettiin.

1.2 Tarkoitus ja tavoitteet

Hankkeen tarkoitus on muokata kansallisten määritysten mukaisesti ja siirtää

Eksoten muodostaneiden kuntien (Taipalsaari, Lappeenranta, ent. Joutseno,

Savitaipale, Parikkala, Ruokolahti, Rautjärvi) potilastietojärjestelmien (Pegasos,

Mediatri, WINHIT,Webstar Tiedon arkistopalvelimella, Effica) potilastiedot

KANTA-arkistoon pitkäaikaisarkistoivana tietona (=tietojen säilyminen

varmistetaan kansallisen arkkitehtuurin mukaisilla palveluilla).

Mahdollistaa Eksoten ammattilaisille yhdenmukaisen käyttöliittymän ns.

vanhaan ja uuteen potilastietoon. Toistaiseksi tietoja joudutaan katsomaan

kahta eri reittiä kunnes käytössä olevan potilastietojärjestelmän kertomuksen

uusi versio mahdollistaa katselun yhdellä katselimella. Tämä parantaa

käyttömukavuutta ja tiedon käytön tasoa ammattilaisten puolelta mutta ei vielä

mahdollista tietojen katseltavuutta suostumuskäytäntöjen mukaisesti myös

muissa organisaatioissa kuin Eksotessa. Poikkeuksena tähän työterveyshuollon

tiedot, jotka on allekirjoitettu arkistoon tämän hetkisen palvelutuottajan

5 (19)


tiedoiksi jotta näkyvyyden oikeellisuus pystytään takaamaan. Tietojen

omistajuus kuitenkin säilyy Eksotella. Tätä varten on tehty palvelusopimukseen

liite, jossa on mainittu toteutustapa ja mahdollisesti palveluntuottajan

vaihtuessa tietojen allekirjoittaminen uudelle toimijalle.

Kuntalaisten tiedot ovat varmistetusti saatavissa, yhdenmukaisella tavalla, kuin

muutkin tänä päivänä käytettyjen potilastietojärjestelmien tallentamat ja

välittämät tiedot (tukee laadukasta hoitoa ja palvelua kansalaiselle).

Etelä-Karjalan terveydenhuolto nojautuu myös vanhojen tietojen osalta

kokonaisuudessaan valtakunnalliseen "KANTA-arkkitehtuuriin".

Poistetaan vanhat kuntien potilastietojärjestelmät käytöstä ja samalla päästään

eroon vanhenevasta tekniikasta, jonka ylläpito on kallista. Samoin ohjelmien

vaatiman erityisosaamisen tarve loppuu.

Erityisen merkityksellistä tässä toteutuksessa oli se, että lähdejärjestelmien

lukumäärä oli suuri, ja piti sisällään kattavan osan Suomessa käytetyistä

potilastietojärjestelmistä. Tällä saatiin kokonaiskuva yleisimpien toimijoiden

järjestelmistä poimitusta materiaalista, niiden eroista ja soveltuvuudesta

vanhan tiedon arkistoon. Tästä lähtökohdasta johtuen projekti toteutettiin

osittain valtion rahoittamana, joten lopputuloksena tilaajaorganisaatio tuottaa

myös valtionavustushankkeelle määritellyt raportit ja muun dokumentaation.

1.3 Hankkeen kuvaus

Hankkeeseen osallistuvat toimijat ja roolit

ORGANISAATIO ROOLI /VASTUU

Eksote Asiakas

Avaintec Oy

Hankkeen kokonaisvastuullinen

toimittaja

Tieto Oyj Effica ja Webstar

potilastietojärjestelmän toimittaja

Saita Oy Perustietotekniikan toimittaja

CGI Suomi Oy Pegasos ja Finstar -järjestelmän toimittaja

Mediconsult Oy Mediatri-järjestelmän toimittaja

In Net Oy Winhit-järjestelmän toimittaja

Medi-IT Oy Effican sisällön asiantuntija, päätoimijana testauksessa

Kela Arkistoinnista jatkossa vastaava

6 (19)


THL Yhteistyökumppani, Rahoituksen

valvonta

VRK Varmennetoimittaja

Etelä-Karjalan Työkunto Oy TTH tietojen hallinnointi siirron jälkeen

Hankkeen hallinnoijana ja omistajana toimi Eksote, jolla oli hankkeen kokonaisjohto. Hankkeessa ovat mukana toimittajana (päätoimitusvastuullinen) Avaintec Oy, jonka kanssa Eksote tekee sopimuksen. Avaintec Oy solmii

edelleen sopimukset alihankkijoidensa, CGI Suomi Oy:n, In Net Oy:n ja Mediconsult Oy:n kanssa. Tieto Healthcare & Welafare Oy:n kanssa Eksotella on

olemassa oleva toimitussopimus. Toimittajien puolelta kokonaisprojektihallinnasta vastaa Avaintec Oy. Kukin alihankkija vastaa omista tekemisistään ja osallistuu kokonaisprojektin

resurssiensa ja asiantuntemuksensa kautta.

1.4 Oletukset ja rajaukset

Riippuvuudet

- Siirtoaineiston käsittelyyn ja tietojen konvertointiin käytetään toimittajan tuottamaa palvelinalustaa, jonka asiakas vuokraa projektin ajaksi käyttöönsä. Käytettävän palvelinalustan osalta teknisiä riippuvuuksia

asiakkaan ympäristöön ei ole. - Kanta-arkistoon vietyä tietoa katsellaan Eksoten käytössä olevan Effica-

potilastietojärjestelmän kautta. - Kelan Kanta-arkiston valmius ottaa vastaan ilmoitetussa muodossa oleva

hankkeessa muodostuva tietosisältö

Riippuvuuksista ei toteutunut vanhojen potilastietojen katselu

potilastietojärjestelmän katselimen kautta, se ei tukenut vanhojen tietojen formaattia ja tämä tuli esille kesken hankkeen. Hankerahoituksen ulkopuolelta Eksote hankki erillisen katselimen jotta vanhojen tietojen katselu mahdollistui.

Katselin sijoitettiin potilastietojärjestelmään ja sen käyttö vaatii potilastietojärjestelmään kirjautumisen, potilasvalinnan jotta katselu olisi

tietoturvallista. Katseluun siirryttäessä potilastietojärjestelmästä vaaditaan VRK:n toimikortti pin-koodeineen. Kelalla muutettiin tietoformaatin määrityksiä kesken hankkeen. Esim.

tiedostojen koko aiheutti toiminnallista haittaa arkistossa ja tästä syystä Kela suoritti rakenteellista uudistusta arkistoon jotta tiedostojen lataus mahdollistui.

Näistä toimenpiteistä johtui hankkeelle aikataulullista ylitystä useita kuukausia. Rajaukset jotka eivät kuulu tämän projektin piiriin

- Potilashallinnolliset tiedot eri toimittajien järjestelmissä eivät kuulu hankkeeseen

- Sosiaalitoimen rekisteriin kuuluvat sisällöt Sekä potilashallinnon- että sosiaalitoimen tiedot otettiin talteen

lähdejärjestelmistä jatkokäsittelyä varten. Niitä säilytetään Eksoten sähköisessä arkistossa asianmukaisilla käyttöoikeuksilla suojattuna ja niitä poistetaan

Eksoten arkistointisuunnitelman mukaisesti.

7 (19)


2 HANKEORGANISAATIO JA RESURSSIT

2.1 Toimittajien projektipäälliköt

Hankkeessa oli kaksi projektipäällikköä, organisaatiolla ja hankkeen teknisen osuuden toimittajalta oma.

Projektipäälliköt valmistelevat yhdessä muutospyynnöt ja muut päätettäväksi tarkoitetut asiat ohjausryhmän kokoukseen. Projektipäälliköt vastaavat projektin

laadun ohjauksesta, muutosten, virheiden, kehittämistarpeiden, kokoonpanon ja riskien hallinnasta sekä hankkeen kokonaisuutena läpi viemisestä ohjausrymän valvonnassa.

2.2 Ohjausryhmä

Ohjausryhmän tehtävät ja vastuut: ohjausryhmä vastasi tavoitteiden asettamisesta ja Projektin

toimintaedellytysten luomisesta hyväksyi projektisuunnitelman ja sen muutokset päätti Projektin kustannuksista

hankki Projektin tarvitsemat päätökset ja edellytykset ajoissa ohjasi ja valvoi Projektia siten, että se saavutti sille projektisuunnitelmassa

asetetut tavoitteet ja vastasi projektin seurannasta hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti

hyväksyi projektin tuloksen ja loppuraportin sekä päättää projektin

päätti mahdolliset alihankintana toteutettavat Projektin tehtävät ohjausryhmän puheenjohtajana toimi projektin omistaja

ohjausryhmä kokoontui 7 kertaa

2.3 Hankkeen valvoja

THL nimesi hankkeelle ohjeistuksen ja suunnitelmanmukaisuuden valvonnasta vastaavan henkilön, joka osallistui hankkeen ohjausryhmän sekä joidenkin

projektiryhmien työskentelyyn. Hankkeen valvojana toimi erikoissuunnittelija Sinikka Rantala.

2.4 Projektiryhmä

Projektiryhmän tehtävänä oli projektipäälliköiden johdolla toteuttaa projektisuunnitelman tavoitteiden mukainen lopputulos. Tarvittaessa kutsuttiin

muitakin asiantuntijoita kokoukseen. Projektiryhmä ohjasi kaikkien muiden alaryhmien työtä projektisuunnitelman yleisaikataulun ja sisällön mukaisesti.

8 (19)


2.5 Asiantuntijat/Toimintoryhmät

Hankkeessa oli seuraavat potilasjärjestelmäkohtaiset asiantuntijaryhmät, jotka kokoontuivat tarpeen mukaan:

-Tekniikka- ja testausryhmä -Potilastietojärjestelmäkohtainen ryhmä ( esim. Pegasos, Effica )

Tarvittaesssa konsultoitiin Eksoten ja THL:n lakimiehiä ja Eksoten arkistopäällikköä.

3 TOTEUTUSSUUNNITELMA

3.1 Tavoitteet, toimenpiteet, tehtävät, vastuut

Projektin päätavoitteena on aiemmin kuvattujen järjestelmien arkistoitavaksi määritellyn tietosisällön konvertointi Kanta- määritysten mukaiseen muotoon

sekä konvertoidun aineiston toimittaminen Kelan Kanta- arkistoon.

Asiakas ja toimittaja tilasivat alkuperäisiltä järjestelmätoimittajilta siirtoaineiston, joka toimittajan toimesta konvertoitiin Kanta- arkiston

käyttämään muotoon. Konvertoitu aineisto tarkastetaan sisällön osalta asiakkaan toimesta . Sisältötarkastuksen jälkeen aineisto toimitetaan THL:n ohjeistuksen mukaisesti, ja luovutetaan Kelan ja asiakkaan välillä tehtävään

hyväksymistestiin. Tämän jälkeen projekti päätetään.

Projektisuunnitelman Liitteessä 1 Tehtäväluettelo on kuvattu tavoitteet,

toimenpiteet, tehtävät, työmäärät sekä vastuut, vaiheistus, aikataulu ja lopputulokset. Tehtävien etenemistä seurataan projektiryhmässä tehtävätasolla ja ohjausryhmässä päätehtävien tasolla. Merkittävistä muutoksista

raportoidaan ohjausryhmälle. Ohjausryhmässä 28.11.2016 päätettiin muutoshaku menettelyllä hakea

lisäaikaa hankkeelle 6 (kuusi kuukautta jolloin hankkeen päättämisajankohta on 30.6.2017) Hankkeen voi päättää myös aikaisemminkin, heti kun siirtotyö on saatu tehtyä ja muut hankkeeseen liittyvät työt valmiiksi.

Ohjausryhmässä 9.6.2017 päätettiin hakea hankkeelle lisäaikaa viisi kuukautta. Hankkeen päättymispäivä on 30.11.2017. Kaikkea materiaalia ei ole saatu

muokattavaksi ja testaukseen. Kelalla ollut vaikeuksia vastaanottaa materiaalia tuotantoarkistoon ja tiedon sisältöön liittyvät määritykset ovat tarkentuneet hankkeen aikana.

Projektin päätehtävät:

Tehtävä/vaihe Vastuu Aikataulu Riippuvuus

Suunnittelu, projekti-organisaatio sovittu,

Asiakas, Toimittaja,

19.2.2016 alkaen

Toimitussopimus tehty,

9 (19)


toimijoiden välisen

yhteistyön sopiminen

Valvoja

Siirtoaineisto

järjestelmätoimittajilta

Toimittaja,

asiakas

03 – 06 /

2016

Alihankkijoiden

resurssit aineiston muodostamiseen

Siirtoaineiston muuntaminen Kanta-

yhteensopivaan muotoon, siirto X-archiveen

Toimittaja 03 – 10 / 2016

Palvelinympäristö valmis,

alihankkijat toimittaneet virheettömän

aineiston

Aineiston sisällön ja

näyttömuodon tarkastaminen

asiakkaan toimesta

Asiakas 09 / 2016

– 03/2017

Siirtoaineisto

käsitelty, toteutetaan

järjestelmittäin

Konvertoidun, testatun

ja hyväksytyn aineiston toimittaminen Kelalle

Toimittaja,

Asiakas

12/2016 –

05/2017

Kelan käyttöönottotestaus

Asiakas, Kela

01 – 06/2017

Testaus suoritettu hyväksytysti

Hankkeen päättäminen ei

onnistunut, tietoja ei oltu vastaanotettu

kevään aikana Kelalle suunnitellulla aikataululla. Jatkoaika

päätettiin anoa

Ohjausryhmä 06/2017 Kela ja asiakas hyväksynyt

toimituksen

Hankkeen

päättäminen

Ohjausryhmä 11/2017 Loput

muokattavat materiaalit saatu,

muokattu ja testattu. Kela ja asiakas

hyväksyneet toimituksen

3.2 Kelan osuus hankeen ohjauksessa

Vanhojen potilastietojen arkistoinnin hanketta ohjasi kokonaisuudessa Kelan

kansallinen ohjeistus. Hankkeen edetessä ohjeistusta on tarkennettu ja sitä ylläpidetään Kelan nettisivustolla:

http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/vanhojen-tietojen-arkistointi Ohjeistus kattaa koko hankkeen aloituksesta loppuun. Ohjeistuksessa on huomioitu kattavasti sisällölliset ja tekniset yksityiskohdat joita ei tässä

dokumentissa käsitellä koska sisältö muuttuu ja sitä ylläpidetään ajantasaisena Kelan toimesta.

http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/vanhojen-tietojen-arkistointi

10 (19)


3.3 Alkuperäisten järjestelmien tietosisältö

Eksoten käytöstä poistuneiden potilastietojärjestelmien sisältämät asiakirjat ja niiden siirtotyö tilataan alkuperäisiltä järjestelmätoimittajilta

toimitussopimuksessa sovitun jaon mukaisesti. Alkuperäisen järjestelmän toimittaja vastaa siirtoaineiston muodostamisesta ja sen oikeellisuudesta. Siirtoaineiston muodostaja on määritellyt toimitusmuodon määrittelyprojektin

aikana, ja toteutusvaihe on suunniteltu sen tiedon mukaisesti. Toimitusmuotoja voi olla esimerkiksi xml, pdf tai csv.

Siirtoaineisto toimitetaan toimittajan ilmoittamaan paikkaan, tai toimittaja noutaa sen määritellystä paikasta. Aineiston käsittelyn aikana siitä pidetään toimittajan toimesta erillistä käsittely- ja seurantalokia, johon kirjataan

aineistoon kohdistuneet toimenpiteet. Tietoa käsitellään tietoturvasitoumusten mukaisesti.

Siirtoaineistolle suoritetaan vastaanottotarkastus, jossa tarkistetaan että asiakirjatyyppien lukumäärä ja kaikkien asiakirjojen kokonaismäärä vastaa

alkuperäisestä järjestelmässä olleiden asiakirjojen määrää. Asiasisällön osalta tarkastusta ei voida tässä vaiheessa tehdä.

3.4 Tietomuodon konversio

Alkuperäinen tietomuoto konvertoidaan 02 / 2016 voimassa olevien

valtakunnallisten määritysten mukaiseksi, Kanta-arkisto yhteensopivaksi tiedoksi. Konversion toteutus riippuu alkuperäisestä tiedostomuodosta ja dokumentin rakenteesta. Osassa konversioita tiedon näyttömuoto saattaa

muuttua alkuperäiseen verrattuna. Konvertointi tehdään Toimittajan tuottamalla palvelinalustalla.

Konvertoinnin kesto vaihtelee järjestelmäkohtaisesti riippuen esimerkiksi asiakirjamäärästä, toimitusmuodosta tai mukana saatavien kuvailutietojen tasosta.

Konvertointia varten tarvitaan siirtoaineiston sisältöön liittyviä koodistoja, luokitteluja tai kuvailutietoja, joiden määritteleminen on asiakkaan vastuulla.

3.5 Sisältötestaus

Konvertoitu siirtoaineisto testattiin kahdessa vaiheessa: Avaintec teki tarvittavan konversion lähtötilanteen aineistolle, jonka jälkeen se oli asiakkaan tarkasteltavissa X- Archive- tuotteen arkistonhoitajan käyttöliittymän kautta.

Toisessa vaiheessa asiakas suoritti hyväksymistestauksen Kanta- arkistoon siirretyn aineiston osalta Kelan kanssa.

Ensimmäisen vaiheen testauksen ja konvertoidun tietosisällön hyväksymisen suoritti asiakas Toimittajan tuella, jälkimmäisessä asiakas Kelan tuella.

Testauksesta on vastuussa kohdassa 2.5 kuvattu testausryhmä

3.6 Kelan hyväksymistestaus

Onnistuneen sisältötestauksen jälkeen aineisto toimitettiin Kelalle

tiedonsiirrosta annettujen ohjeiden mukaisesti. Ensimmäinen tallennus täytyi suorittaa massa-ajona, mutta jatkossa pieniä määriä voidaan käsitellä myös

sanomarajapinnan kautta. Kela siirsi materiaalin Kanta- arkistoon. Hankkeen

11 (19)


loppupuolella Avaintec sai käyttöönsä sisällön validaattorin jonka käyttö

nopeutti huomattavasti siirtoa sisällön ollessa valmiiksi oikeellista.

3.7 Kustannukset

Hankkeen kokonaiskustannus aloitettaessa oli 688 303,00€ johan saatiin

kansallista rahoitusta 70% tukikelpoisista kustannuksista 481 812,00€ Avaintecin toimittama työ oli kiinteähintainen. Lisäksi kustannuksia syntyi

Eksotelle palveluja tuottavilta yhtiöiltä Medi-IT Oy ja Saita Oy toteutuman perusteella sekä Tieto OY:ltä jonka kanssa Eksotella on erillinen

toimitussopimus vanhojen tietojen osalta. Lisäkustannuksia aiheutti Tiedon osalta lukuisat tedostojen uudelleenpoiminnat sisällöllisistä syistä.

Toimittajan Avaintecin osalta kustannuksia syntyi siirtoaineiston tuottamisesta alihankkijoilta tilattavasta työstä, teknisen alustan lisenssi- ja

käyttökustannuksista sekä tietomuotokonversion vaatimasta toimittajan omasta työstä.

Ohjausryhmän päätöksellä 28.11.2016 päätettiin hankkia erillinen katselin vanhojen potilastietojen katseluun. Hankintakustannusta ei hyväksytty

hankerahoitukseen vaan kustannus oli Eksoten omarahoitusosuutta. Hankkeen kustannuksia ovat nostaneet myös Kelan tietojen vastaanottokyvyn hitaudesta johtuvat hankkeen kiinteät kulut: palkat ja palvelinkulut muokatun

materiaalin säilytyksestä. Myös muista Kelan kesken hankkeen tekemistä sisällön määritysten muutoksista on tullut ylimääräisiä kuluja hankkeelle.

Näistä kansallisesta toimijasta johtuvista lisäkuluista Eksotelle muodostui budjetin ylityksenä oli noin 5% kokonaiskuluista, joihin ei saanut kansallista lisärahoitusta.

Rahoittajan THL:n myöntämän avustuksen maksatus tapahtui viidessä erässä

joista kaksi viimeistä yhtä aikaa hankkeen päätyttyä.

Hankkeen tilintarkastus suoritettiin 4.1.2018

4 HANKKEEN LÄPIVIENTI

Hanke päätetiin kun hankkeen lopputuotokset oli hyväksytty ohjausryhmässä. Ylläpitovaihetta ei tule vaan aineisto on siirron jälkeen Kelan vastuulla.

Projektipäälliköt tekivät yhdessä loppuraportin. Loppuraportissa arvioidaan hankkeen tavoitteiden toteutuminen ja lopputulokset. Kuvataan hankkeen

kulku, mitä opittiin sekä kehitysehdotukset. Ohjausryhmälle esitellään lopputuotokset, toimitetaan loppuraportti. Välivarastossa oleva aineisto toimitetaan takaisin omistajalle ja sitä säilytetään Eksoten arkistopäällikön

määrittelemä aika hankkeen pilottiluonteen vuoksi. Muokattu, testattu ja Kelalle siirretty materiaali on Kanta-arkistossa pysyväissäilytyksessä Kelan

vastuulla. Sisällöllinen vastuu on tiedon omistavalla organisaatiolla.

12 (19)


4.1 Hankkeen toteutunut aikataulu

Projekti käynnistettiin 2015 marraskuussa valtionavustushakemuksella, joka

hyväksyttiin joulukuussa 2015. Projektin kokonaiskesto oli kaksi vuotta ja kuukausi hankehakemuksen tekemisestä käyttöönottoon. Toteusprojekti käynnistettiin helmikuussa 2016, ja sen alkuperäisen suunnitelman mukainen

kesto oli yksi vuosi. Projektin aikana tehtiin muutamia laajennuksia arkistoitavien järjestelmien

määrään, joka osaltaan vaikutti aikatauluun, mutta merkittävin viive syntyi vanhan tiedon arkiston käyttöönoton viivästymisestä ja kyvyttömyydestä ottaa muokattua tietoa vastaan arkistoon. Ensimmäiset tuotantoarkistoon tarkoitetut

tiedot saatiin perille vasta huhtikuussa 2017 hammashuollon tietojen osalta. Aineistossa oli mukana määritellyn kokorajoituksen ylittäviä tiedostoja, jonka

jälkeen arkistointivaihe pysähtyi kevään ajaksi. Massalataukset käynnistyivät uudelleen huhtikuussa 2017, ja keskeytyivät

Kelan resurssipulan vuoksi kesälomakauden ajaksi. Tänä aikana Kela teki vanhan tiedon arkistoon teknisiä muutoksia. VRK:lta haettavien, vanhojen potilasasiakirjojen allekirjoittamiseen

käytettävien järjestelmäallekirjoitusvarmenteiden toimitusaika oli hankkeen aikana merkittävän pitkä, jopa puoli vuotta ja viiveisiin pitää varautua

seuraavissa toteutuksissa. Hanketta aloitettaessa kansalllinen ohjeistus ei ollut riittävän tarkalla tasolla, toimijoille oli saatavilla eri sisältöisiä määrityksiä, samaan aikaan saattoi olla

saatavilla eri sisältöisiä määrityksia koskien samaa asiaa. Ohjeistusta on täydennetty hankkeen edetessä Kanta.fi-sivustolle.

Hanke päätettiin marraskuussa 2017 ohjausryhmän päätöksellä.

PP1 = Hankkeen aloitus/Kickoff PP2 = Vaatimusmäärittely, projektisuunnitelma ja ratkaisukuvaus

hyväksytään. PP3 = Konvertoidun aineiston asiakastestaus PP4 = Kelan ja asiakkaanhyväksymistestaus ja puoli vuotta

jatkoaikaa PP5 = Ohjausryhmä haki jatkoaikaa

PP6 = Projektin päättäminen

13 (19)


4.2 Hankkeen aikana tehdyt muutokset

Hankkeen aikana toteutettiin seuraavat ohjausryhmän hyväksymät muutokset:

Muutos Ohjausryhmässä 12.5.2016: Päätettiin muuttaa sisältöä Imatran Webstarin, Imatran lääkityksen ja työterveystietojen sekä Lappeenrannan kotihoidon tietojen osalta. Muutos ohjausryhmässä 28.11.2016:

Aiemmin hankkeelle ilmoitettu katselumahdollisuus Tiedon arkistokatselimella ei tämän hetkisellä versiolla onnistu ja ohjausryhmä teki päätöksen hankkia

Effican katselimen rinnalle erillisen katselimen jonka kautta vanhat tiedot ovat katseltavissa Effican Navigaattori-liittymän kautta. Tieto toimittaa katselimen ja sitä käytetään kunnes Tiedon uusi katselin saadaan tuotantoon tämän hetkisen

aikataulun mukaan 2018.

Muutos ohjausryhmässä 28.11.2016: Päätettiin muutoshaku-menettelyllä hakea lisäaikaa hankkeelle 6 (kuusi kuukautta jolloin hankkeen päättämisajankohta on 30.6.2017) Hankkeen voi

päättää myös aikaisemminkin, heti kun siirtotyö on saatu tehtyä ja muut hankkeeseen liittyvät työt valmiiksi.

Muutos ohjausryhmässä 9.6.2017: Päätettiin hakea hankkeelle lisäaikaa viisi kuukautta. Hankkeen päättymispäivä

on 30.11.2017. Kaikkea materiaalia ei ole saatu muokattavaksi ja testaukseen. Kelalla ollut vaikeuksia vastaanottaa materiaalia tuotantoarkistoon ja tiedon

sisältöön liittyvät määritykset ovat tarkentuneet hankkeen aikana.

4.3 Siirtoaineisto

Hankkeessa käsiteltiin yhteensä 15 järjestelmän sisältämät tiedot. Osasta järjestelmistä käsiteltiin koko tietosisältö, ja osasta vain tietyt lomaketyypit.

Alkuperäisten kuntien Effica-järjestelmistä oli kopioitu kertomustiedot Eksoten Efficaan vuonna 2010, eikä kertomustietoja käsitelty hankkeen aikana.

Hallinnolliset tiedot ko. järjestelmistä otettiin kuitenkin talteen. Effcia-järjestelmien lisäksi hankkeessa siirrettiin tietoja Pegasos-, Mediatri-, Winhit- ja Webstar-järjestelmistä.

Eksoten tuotantokäytössä olevasta Efficasta ei siirretty tämän hankkeen puitteissa ennen Kanta-käyttöönottoa syntyneitä tietoja (2014), koska niiden

käyttö ja saatavuus on helpompi toteuttaa käytössä olevan potilasjärjestelmän kautta. Vanhimmat tiedot olivat peräisin 1980-luvulta, ja tuoreimmat vuodelta 2010.

Osa tiedoista todettiin sosiaalihuollon tiedoiksi, ja ne siirrettiin Eksoten säilytettäväksi odottamaan erillistä arkistointia, eikä niitä tämän projektin

aikana käsitelty tai muokattu. Alkuperäisistä järjestelmistä tuotettiin asiakirja-aineisto järjestelmätoimittajien

toimesta. Aineisto tuotettiin samankaltaisena kuin ko. järjestelmistä on aiemminkin arkistomateriaalia tuotettu. Järjestelmiä jouduttiin myös nostamaan uudemmalle versiotasolle poimintojen mahdollistamiseksi. Tästä

johtuen aineiston mukana oli esimerkiksi erilaisia koosteita pidemmältä ajalta, Kanta-määrittelyjen palvelutapahtuma-käsitteestä poiketen, eli asiakirja-

14 (19)


aineistossa oli mukana myös yli vuoden mittaiselta ajanjaksolta kerättyä tietoa.

Tällaisia olivat esimerkiksi eri järjestelmistä saadut rokotus- tai laboratoriokoosteet.

Muodostettu siirtoaineisto toimitettiin muokattavaksi Avaintecin Cloud-ympäristöön suojattua yhteyttä käyttäen, joko Eksoten tai järjestelmätoimittajan toimesta. Lähtötilanteessa aineisto saattoi olla csv-, pdf-

tai xml-muodossa, ja siitä muodostettiin pdf/a-1b ja text/plain tiedostomuotoja

Muodostettu siirtoaineisto luokiteltiin eri järjestelmien pääkäyttäjien avulla nykyisiin Kanta-näkymiin vastaavaksi. Vanhoihin järjestelmiin on toteutettu todella vaihtelevasti lomakkeita käyttäjien tarpeen mukaisesti, eikä kaikille

löydy välttämättä kuvaavaa näkymää nykyisistä luokituksista. Esimerkiksi audiogrammi liitettiin PAIK-näkymälle, josta se ei välttämättä ole helposti

loppukäyttäjän löydettävissä. Tietosisältöluokittelu ja näkymämäärittely on paljon henkilötyötä asiakasorganisaatiolta vaativa vaihe, mutta se helpottaa jatkossa aineiston hyödyntämistä. Tämä vaiheen huolellinen toteutus on

lopputuloksen kannalta kriittinen. Siirtoaineistoon liittyviä teknisiä ongelmia ei esitarkastuksissa juurikaan

löydetty, mutta varsinaisen sisältötestauksen aikana löydettiin asiakirjatiedoista puutteita. Mikäli aineistosta löytyi virheitä tai puutteita, tilattiiin aineisto uudestaan toimittajilta. uudellentoimitukset aiheuttivat pahimmillaan

kuukausien mittaisia odotusaikoja. Siirtoaineistoon tuotettiin mukaan myös väliaikaisella henkilötunnuksella olleet

potilaat sekä mahdolliset testipotilaat. Eri järjestelmissä käytössä olleiden väliaikaisten tunnusten käytäntöjä ei voitu varmuudella todentaa, joten oli mahdollista että samaa va-tunnusta on käytetty useammassa eri

lähdejärjestelmässä. Tästä johtuen epästandardit tunnukset piti muodostaa Kanta-määritysten mukaisesti ja lisätä niihin myös järjestelmäkohtainen

tunniste. Perusterveydenhuollossa on usein käytetty samaa järjestelmää sekä PTH- että TTH tietojen kirjaamiseen. Tästä johtuen järjestelmistä pitää tunnistaa eri

rekistereihin kirjatut tiedot, jotta ne voidaan Kanta-arkistossa ohjata oikeaan paikkaan ja varmistaa että ne näytetään vain sille organisaatiolle, joka ne saa

nähdä. Eksoten työterveyshuollosta vastaa EK-työkunto, jonka kanssa tehtiin olemassa olevaan sopimuksen liite, jolla määriteltiin työterveyshuollon rekisteriin kuuluvien Eksoten tietojen näkyvyys vain työterveyshuollon

toimijoille.

4.4 Vanhan tiedon arkistoinnin määrittelyt

Siirtoprojekti käynnistettiin 02/2016 voimassa olleiden Kanta-määrittelyjen

mukaisesti. Vanhalle tiedolle pakollisten metatietojen taulukko ja tarkennukset käytiin läpi toteutusvaiheen aluksi.

Metatietojen osalta selkeää toimintamallia tai sääntöjä ei ole määritelty esim. puuttuvien nimi-tietojen tai aikaleimojen kohdalla. Nimi-tietojen hakeminen eri lähteistä vaatisi asiakkaalta lisäresursseja ja pääsyä vrk-lähteisiin. Avoimeksi

jäisi joka tapauksessa minkä ajankohdan nimeä mahdollisesti käytettäisiin, jos

15 (19)


ko. henkilö on esimerkiksi vaihtanut nimeä. puuttuvien tietojen määrä ei

kokonaismassa huomioiden ollut suuri, arviolta joitakin satoja per järjestelmä, mutta joka tapauksessa selkeä kuvaus puuttuvan tiedon kohdalla käytettävistä

arvoista helpottaisi toteutusta. Hoitotapahtumien aikaleimoissa oli myös melko paljon puutteita, ja niiden

selvittäminen jälkikäteen on mahdotonta. Tällaisissa tapauksissa sovittiin käytettäväksi järjestelmän käytössäolon viimeistä päivää, jos sellainen oli

tiedossa. Kansallisia määrittelyjä muutettiin kesken hankkeen pdf-tiedoston kokorajoitteen osalta. Kokorajoitus määriteltiin 1 Megatavuun, mikä ainakin

hankkeeseen kuuluneessa aineistossa ylittyi muutamien asiakirjojen kohdalla. Palvelutapahtuman päättäminen ei ole pakollinen tieto, mutta vanhalle tiedolle

se voisi olla tarpeen. Samoja väliaikaisia henkilötunnuksia on voinut olla eri järjestelmissä päällekkäisinä, jolloin niitä Kanta-arkistoon siirrettäessä on määriteltävä VA-

tunnuksen muodostamiseen vielä järjestelmäkohtainen lisätunniste. Kaikkien poikkeamien osalta tulisi olla kirjattu toimintamalli virallisessa

ohjeistuksessa. Varsinaisen asiakirjasisällön toimitusmuodot ja niitä vastaavat metatiedot eivät

kaikilta osin vastaanneet toisiaan, esimerkiksi xhtml-muodolle ei ollut metatiedossa hyväksyttävää vaihtoehtoa.

4.5 Testaus

Konvertoitu aineisto testattiin kolmessa eri vaiheessa. Kun konversio oli toteutettu, verrattiin alkuperäisen järjestelmän sisältämää

potilaskohtaista asiakirjatietoa Kanta-yhteensopivaksi muokattuun tietoon. Tämä vaihe tehtiin ennen tietojen siirtämistä Kanta-arkistoon palveluna

tuotetussa muokkausympäristössä. Tässä testauksessa esiin tulleet puutteet aiheuttavat uusintapoimintoja, jotka pitkittivät testaus- ja siirtoaikataulua. Ennen Kela-toimitusta tehty testausvaihe oli hyödyllinen, koska virheet saatiin

kiinni ennen arkistoon vientiä. Vanhojen tietojen siirtoprosessi vaatii, että Kanta-arkiston

asiakastestiympäristössä tehdään erillisen ohjeen mukaan suoritettava testausvaihe. Tämä tehdään anonymisoidulla aineistolla Kelan arkiston testiympäristössä.

Viimeisenä vaiheena tehtiin pistokoetarkastuksia Kanta-arkistoon toimitetulle tuotantoaineistolle Arkistonhoitajan käyttöliittymällä.

koko testausvaihe vaatii paljon alkuperäisiä järjestelmiä tuntevia henkilöitä, jotka osaavat arvioida että tieto on siirtynyt alkuperäisessä merkityksessään. Eksoten kohdalla ensimmäisen vaiheen testaus tehtiin 5-10 potilaan

satunnaisotannalla / järjestelmä. Lisäksi tarkistettiin kaikki eri lomaketyypit, joita lähdejärjestelmästä siirtoaineistoon tuotettiin.

16 (19)


4.6 Siirrot Kelan Kanta-arkistoon

Konversiovaiheen läpikäyneen ja hyväksymistestatun aineiston toimitus Kelalle tapahtui Avaintecin toimesta. Aineisto siirrettiin SFTP-yhteydellä Kelan

käsiteltäväksi ja edelleen arkistoon siirrettäväksi. Loppuvaiheessa tiedostoja pystyttiin lataamaan n. miljoona asiakirjaa kahdessa viikossa, sisältäen viallisten asiakirjojen korjaukset. Loppuvaiheen prosessia nopeutti

huomattavasti kun aineistoa päästiin validoimaan testaustyökalulla ennen siirtoa Kelalle, näin virhelista pieneni lähes olemattomaksi.

Hankkeen alkuvaiheessa vanhan tiedon arkisto eriytettiin varsinaisesta Kanta-arkistosta omaan ympäristöönsä sen jälkeen kun toiminnollisuuksissa havaittiin ongelmia ensimmäisten tuotantosiirtojen jälkeen. Tämä osaltaan pidensi

hankkeen aikataulua useita kuukausia.

4.7 Katselinratkaisut

Hankkeen aikana ei toteutettu potilastietojärjestelmiin kiinteästi rakennettua

vanhan aineiston katselinratkaisua. Valtajärjestelmissä käytössä olleet Kanta-arkistokatselimet eivät tukeneet vanhalle tiedolle tarkoitettuja palvelupyyntöjä. Aineiston sisältötestaus tehtiin Kanta-arkiston arkistonhoitajan käyttöliittymällä,

jonka avulla voitiin todeta asiakirjasisällön oikeanlainen muodostuminen. Oletettavasti katselinratkaisut tullaan toteuttamaan potilastietojärjestelmiin

lähivuosina, kun vanhan tiedon määrä arkistossa lisääntyy ja käyttötarve kasvaa. Eksote joutui hankkimaan hankkeeseen liittyen ennakkotiedosta poiketen

erillisenä kustannuksena katselimen. Kanta-arkiston vanhat potilastiedot avataan Effica-potilastietojärjestelmästä dynaamisen linkin kautta, jossa kulkee

mukana potilaan tunnistetiedot, käyttäjän tiedot ja kirjautuminen tapahtuu VRK:n toimikortilla. Kanta-arkistossa olevia vanhoja tietoja pääsee katsomaan vain avaamalla ensin potilaan kertomuksen Effica-potilastietojärjestelmässä.

Näin varmistetaan tietoja hakevan henkilön hoitosuhde potilaaseen. Vanhojen potilastietojen katselin kirjoittaa lokitietoa katselun suorittajasta sekä katselun

sisällöstä. Katselin valmistui hankkeen lopussa, siihen jouduttiin tekemään vanhojen tietojen arksiton mukaisia muutoksia. Katselimen olemassa olo

aikaisemmin olisi helpottanut tietojen oikeellisuuden ja katselimen toiminnallisuuksien testaamisen suhteen hankkeen läpivientiä.

4.8 Ei-Kanta-arkiston kanssa yhteensopiva ja muu säilytettävä aineisto

Arkistoituihin järjestelmiin liittyy myös paljon Kanta-arkiston ulkopuolelle jäävää aineistoa. Tällaista on esimerkiksi sosiaaltoimen tiedot, joita ei vielä tässä vaiheessa voitu siirtää Kanta-arkistoon, sekä erilaiset potilashallinnon

tiedot, esim. lokitiedot, käyttäjätiedot ja ajanvaraustiedot jotka on saatavilla alkuperäistä järjestelmistä. Näiden tietojen säilytyksessä noudatetaan

arkistolain mukaisia säilytysaikoja, joden umpeuduttua tiedot poistetaan. Tiedot säilytetään Eksoten teknisen toimittajan arkistossa nauhakopiona tietojen

poistamiseen saakka. Lähdejärjestelmistä löytynyt sosiaalitoimen asiakirjasisältö palautettiin Eksoten haltuun edelleen arkistoitavaksi tai siirrettäväksi sosiaalitoimen asiakastiedon

arkistoon.

17 (19)


Jokaisesta järjestelmästä otetaan myös koko muokattu- ja raakamateriaali

erikseen säilytettäväksi määräajaksi. Tämä varotoimena pilottihankkeen luonteen vuoksi jos aloitetussa tuotantokäytössä tulee eteen odottamattomia

piirteitä tai alkuperäisestä tietosisällöstä halutaan vielä poimia tämän hankkeen määritykseen kuulumattomia tietoja. Organisaatio määrittelee säilytysajan itse.

4.9 Hyödyt organisaatiolle

Vanhojen tietojärjestelmien tietosisällön siirto Kanta-arkistoon ratkaisee monta

ongelmaa alkuperäisen organisaation kannalta. Suoraan rahassa mitattava säästö on helppo laskea organisaatioissa, mutta aineettomiakin hyötyjä on todennettavissa.

Arkistointivastuu varsinkin pysyvästi säilytettävien osalta siirtyy

terveydenhuollon organisaatiolta Kanta-arkiston ylläpidosta vastaavalle taholle, Kelalle. Paikallisen tai alueellisen arkistoinnin yksikkökustannusta on vaikea

arvioida ja edelleen verrata keskitettyyn arkistoon, koska tiedot saattavat olla osittain paperiarkistossa ja osittain alkuperäisessä järjestelmässä. Kansalliseen arkistoon siirrettynä ainakin vastuunjako säilyttämisestä on selkeästi määritetty,

ja alkuperäinen organisaatio voi hävittää siirretyt tiedot omista arkistoistaan ja järjestelmistään siirron jälkeen.

Vanhoja potilastietojärjestelmiä on jouduttu ylläpitämään tietojen käytön ja säilytyksen näkökulmasta. Ylläpitokustannuksiin on laskettava sekä teknisen

alustan ylläpito, esimerkiksi palvelimet ja työasemat, sekä itse järjestelmään kohdistuva ylläpito.

Teknisen ympäristön ylläpitokustannus riippuu organisaation palveluntuottajasta. Erillisen palveluntuottajan tuottamana ylläpidon tekniset

kustannukset ovat helposti todennettavissa. Osalla organisaatioista palvelimet ja niiden ylläpito kuuluvat organisaatiolle itselleen, ja tällöin kustannuksia on

vaikeampi arvioida järjestelmäkohtaisesti. Oletettavasti vanhojen tietojärjestelmien laitteiden osalta kustannus vuositasolla on melko mitätön. Teknisesti ne voivat olla kuitenkin vanhentuneita, eikä varaosia ole välttämättä

saatavissa, mikäli laite rikkoutuu. Käyttöjärjestelmäversiot ovat vanhoja, ja päivitys uudempaan versioon saattaa olla mahdotonta. Tästä aiheutuu suuria

tietoturvariskejä. Palvelinalustan lisäksi saattaa olla tarpeellista ylläpitää myös vanhentunutta työasemaympäristöä, esimerkiksi tietyt sovellukset tukevat korkeintaan Windows XP -käyttöjärjestelmää. Kanta-arkistoon siirron jälkeen

tieto on edelleen hyödynnettävissä, mutta organisaatio ei ole enää riippuvainen alkuperäisestä järjestelmästä tai teknisesti vanhentuneesta käyttöympäristöstä.

Teknisen ja säilytyksellisen näkökulman lisäksi voidaan huomioida sovellukseen liittyvä ylläpito- ja tukipalvelu. Tietojärjestelmistä on mitä luultavimmin maksettu

myös katselukäytön ajalta jonkinlaista ylläpitomaksua alkuperäiselle järjestelmätoimittajalle. Tämän kustannuksen suuruusluokka riippuu

järjestelmän kriittisyydestä sekä tietysti paikallisista sopimuksista. Useimmat tässä kuvatun hankkeen järjestelmistä ovat sellaisia, joiden käyttö on

päättynyt jo vuosia sitten, jopa 15 vuotta sitten. Tästä johtuen pääkäyttäjät ovat

18 (19)


siirtyneet toisiin tehtäviin, eläköityneet tai muuten unohtaneet järjestelmän

toiminnallisuudet. Kun tietosisältö on Kanta-arkistossa, kaikkeen tietoon on yhdenmukainen käyttöliittymä ja tiedot ovat lähdejärjestelmäriippumattomasti

käytettävissä ja luettavissa. Tässä yhteydessä on myös huomioitava koulutustarve, alkuperäisen järjestelmän ollessa vielä katselukäytössä, on jokainen terveydenhuollon henkilö pitänyt kouluttaa ko. järjestelmän käyttöön.

Tähän voidaan karkeasti arvioida kuluvan muutaman tunnin työpanos per henkilö, ja jos järjestelmiä on useita niin enemmänkin.

Kela perii Kanta-palveluiden käytöstä maksun, joka perustuu sairaanhoitopiirin väestöpohjaan. Kuluvalle vuodelle maksu on 2.133 € / asukas. Kustannuksessa

ei ole eroteltu erikseen vanhan tiedon arkiston osuutta, vaan se kattaa kaikki Kanta-palvelut. Tuolla kustannustasolla Kanta-säilytys on

kustannustehokkaampi kuin tiedon säilyttäminen alkuperäisissä järjestelmissä, paperiarkistossa, tai niiden yhdistelmänä.

Osassa organisaatioista tietoja on jo siirretty alkuperäisistä järjestelmistä paikallisiin ja alueellisiin arkistoihin vuosien saatossa, ja saatu näin alkuperäiset

järjestelmät ajettua alas. Näissä organisaatioissa siirto kansalliseen arkistoon ei tuo varsinaista toiminnallista hyötyä, koska tietojen turvaaminen, sovellus- ja palvelinkustannusten poistaminen ja tietojen hyödyntäminen aktiivikäytössä

olevan potilastietojärjestelmän kautta on jo saavutettu omalla ratkaisulla. Kansallisella toteutuksella voidaan kuitenkin toteuttaa arkistolaitoksen linjauksen

mukainen pysyväissäilytys. Toiminnallisesti vanhan tiedon saatavuus paranee, kun se on siirretty

kansalliseen arkistoon, mikäli käyttöliittymät saadaan vielä kehitettyä paremmalle tasolle. Hoitokäyttöä ajatellen tieto on kuitenkin helpommin

saatavissa kuin alkuperäisten järjestelmien kautta, ja yhdenmukaisessa muodossa. Tietyille asiakirjoille ei välttämättä ole enää vuosien jälkeen käyttöä mutta esimerkiksi rokotustiedot ja kuvantamistutkimusten lausunnot ovat

hyödyllisiä vielä vuosienkin päästä.

Tiedon hyödynnettävyys paranee, jos vapaan tekstin louhintaan tarkoitetut ja kehitetyt välineet saadaan kansallisella tasolla jollain aikavälillä suunnattua rakenteistamattoman vanhan tiedon louhintaan, ja merkityksellistä tietoa

saadaan sitä kautta tuotettua myös kliinisen työn tekijöiden ulottuville.

4.10 Poikkeamat, kehitysajatukset ja huomioita hankkeen ajalta

Hankkeen aikana havaittiin seuraavanlaisia poikkemia, joiden osalta jouduttiin

osittain toimimaan määrityksistä poikkeavasti. Lisäksi kehitysajatuksia hankkeen varrelta.

- Väärään rekisteriin kirjatut tiedot: ei oikeutta korjata lähdejärjestelmässä aikanaan tehtyjä virheitä tietojen muokkausvaiheessa

- Koosteasiakirjat: esim rokotukset ja kasvukäyrät vuosien ajalta yhdellä

asiakirjalla, ei noudata Kanta-palvelutapahtumarajausta. Koosteasiakirja

parantaa arkiston käytettävyyttä, useimmiten tarvittu tieto yhdessä paikassa.

19 (19)


- Terveydenhuollon järjestelmien sisältämä sosiaalitoimen materiaali jää Kanta arkiston ulkopuolelle, mutta tullaan jatkossa siirtämään kun sosiaalihuollon

Kanta-valmistuu. Nämä tiedot on otettu raakamateriaaline säilöön organisaation hallintaan siirtoa ja muokkausta odottamaan

- Toimitetussa aineistossa oli mukan yli 1 MB:n kokoisia tiedostoja, joiden toimituksesta sovittiin Kelan kanssa erikseen. Järjestelmätoimittajien

tuottama materiaali oli muodostettu olemassa olevilla poimintasäännöillä ( esimerkiksi potilaan koko historia yhdellä dokumentilla ), joita ei lähdetty muuttamaan. Järjestelmätoimittajat eivät herkästi lähde muuttamaan

poimintasääntöjään vanhan tiedon suhteen koska se ei ole heille tuottavaa toimintaa. Tiedot on voitu myös tuottaa jo aikaisemmin esim. koko- tai

aikarajan ylittävänä koostetiedostona, joiden arkistointi pitäisi pystyä mahdollistamaan.

- Eksoten työterveyshuollon tietojen näkyvyys työterveyspalveluja tuottavalle toimijalle toteutettiin erillisellä sopimuslaajennuksella. Siinä kuvattiin Eksoten

TTH tietojen allekirjoittaminen TTH-toimijan OID-koodilla ja varmenteella jotta tietojen oikein näkyvyys voitiin varmistaa. Samoin sopimuksessa on kuvattu toimenpiteet toimijan mahdollisessa vaihtumisessa.

- Jatkossa Kela voisi nimetä siirtohankkeille henkilökohtaisen vastuuhenkilön,

johon organisaatio voisi olla yhteydessä ja tämä henkilö osallistuisi hankkeen kulkuun aktiivisesti osana hanketta Kelan projektipäällikkönä. Tässä hankkeessa jopa kiellettiin suorakommunikaatio Kelan suuntaan ja tämä

aiheutti epävarmuutta ja asioiden pitkittymistä hankeorganisaatiossa.

- Yksi siirtoerä arkistoitiin teknisestti va-henkilötunnuksen tunnisteella, vaikka kyseessä oli virallisen tunnuksen omaavaa tietoa. Tästä johtuen tietoa ei heti löytynyt potilastietojärjestelmän katselimella, ja siirto-erä tuotettiin korjattuna

uudelleen arkistoon. Puute havaittiin tuotantovaiheen käytön alussa. Tärkeää siirtovaiheessa tarkkailla va-hetujen suhdetta oikeisiin. Tässä tapauksessa

lähdeaineistossa oli ollut hetun perässä pilkku.

- Hankkeen loppuvaiheessa saatiiiin käyttöön erillinen testaustyökalu

siirrettävän aineiston validointia varten. Tämä oli erittäin hyödyllinen apuväline toimitusten tarkastamiseen, ja se helpottanee jatkossa

latausvaihetta niin Kelan kuin tietoja toimittavan tahon osalta. Tuote on ladattavissa Kelan vanhojen potilastietojen sivustolta.

- Kun aineistoa muokataan ja allekirjoitetaan, niin jatkossa voisi huomioida

useamman tuotantolinjan käytön, esim samanaikaisesti allekirjoittaa TTH- ja

PTH-aineistoa. Tämä nopeuttaisi aikataulukriittisissä kohteissa työn tekemistä (vrt. loppuvaiheen jonoutuneet kiire-toimitukset).

VAPOTI VAPOTI (VAnhojen POtilastietojärjestelmien …...VAPOTI VAPOTI (VAnhojen...

Documents

Transcript of VAPOTI VAPOTI (VAnhojen POtilastietojärjestelmien …...VAPOTI VAPOTI (VAnhojen...