Vad blir konsekvenserna av att snabbt ställa om till hemarbete för … · 2020. 6. 21. ·...
Transcript of Vad blir konsekvenserna av att snabbt ställa om till hemarbete för … · 2020. 6. 21. ·...
Välkomna! Vi börjar kl. 10:00
Vad blir konsekvenserna av att snabbt ställa omtill hemarbete för ideell sektor?
2© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
AlexandraSalomonsson
Auktoriserad revisorKPMG
Moderatorer
3© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Ulrika Årehed
KågströmGeneralsekreterare
Cancerfonden
Medverkande
FredrikAndersson
RedovisningsspecialistKPMG
Marie Enander
Skatterådgivare -specialist förmåner och representation
KPMG
Daniel Jönsson
DigitaliseringsrådgivareKPMG
Maja Fröjdh
DigitaliseringsrådgivareKPMG
© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Innan vi börjar
© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Ställ gärna frågorlöpande
I M A G I N E © 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Agenda
Ulrika Årehed Kågström
Vad kan man köpa till sin anställde som jobbar hemifrån?
Fungerande distansarbete
Arkivering – krav, digitalisering och effektivisering
Frågor
ULRIKA ÅREHED KÅGSTRÖMGENERALSEKRETERARE CANCERFONDEN
Cancerfonden våren 2020 I• Verksamhet
– Cancerlinjen utökning
– Studie Covid-19 och effekterna på cancervården
– Insamling – digital acceleration med långsiktigt fokus
Cancerfonden våren 2020 II
• Verksamhet
– Studie Covid-19 och effekterna på cancervården
Cancerfonden våren 2020 III• Verksamhet
– Insamling – digital acceleration med långsiktigt fokus
Cancerfonden våren 2020 IV• Ledarskap och medarbetarskap
– Cellskapsresan – fysiskt kontor, kulturvision och digitalisering
– Personaldagar – tvärfunktionellt, innovativt och digitalt – verktyg och övning
– Målstyrning – självledarskap
Cancerfonden våren 2020 V• Ledarskap och medarbetarskap
– Uppföljningar – veckovisa pulsmätningar
– Incheckningar, ”gradänghäng”, CellTalks, CellNet, digitalt fika, glassogram
– Digital lunchgymnastik, headset och låneskärmar
Cancerfonden våren 2020 VI• Kontor och dokumenthantering
© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Vad kan man köpa till sin anställde som jobbar hemifrån?
© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Marie Enander
© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Arbetsredskap Grundprincipen
Undantag - personalvårdsförmån eller särskilt reglerad i Inkomstskattelagen
Marknadsvärde
Arbetsredskap (11 kap 8§ IL) ex. bredband, headset, skärm m.m.
Ej förmånsbeskattning om:
• väsentlig betydelse för att utföra sina arbetsuppgifter
• begränsat värde
• särskilja privata nyttan från nyttan i arbetet
Arbetsgivaren äga/leasa redskapet
© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Anseenderisker Skadar varumärket
Särskilt viktigt för vissa organisationer att beakta
Kan vara direkt olämpligt även om inte olagligt
Svårt att rekrytera
“Genomlysning av anseenderisker”
© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Fungerande distansarbete
© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Daniel Jönsson och Maja Fröjdh
18© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Inledning
Lätt att stressa fram en reaktiv lösning
System stödjer inte
alltid arbete på
distans
19© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Organisationen behöver ge medarbetaren rätt förutsättningar för distansarbete
Policy
Utbildning
IT-support
Verktyg
20© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Exempel på verktyg för samarbete som stöttar arbete på distans
Microsoft
Blandat
Skapa Filer Möten
21© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
System och arbete på distans
Misslyckande är kostsamt
Vägen till lyckat systembyte
— Genomför behovsanalys— Involvera hela organisationen— Kravställ rätt— Utvärdera även leverantören— Var ödmjuk inför tidsåtgång och komplexitet— Säkerställ kompetens i projektet
— Ekonomiskt— Utmattning hos organisationen
22© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Sammanfattning
Policy Verktyg för samarbete Systembyte
– Identifiera behov
– Rätt kravställning
– Stressa inte
– Tillse kompetens
© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Arkivering – krav, digitalisering och effektivisering
© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Fredrik Andersson
24© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Arkivering – grundläggande krav
1 2 3
• Vid hemarbete aktualiseras kraven kring arkivering avbokföringsmaterial
Mottagen räkenskaps-information
• T.ex. leverantörsfakturor – sparas i mottaget format
Egenupprättad räkenskaps-information
• T.ex. bokförings-ordrar– sparas i den form den är avsedd att presenteras i organisationen
25© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Arkivering - digitalisering
Fundera över form på egenupprättad räkenskapsinformation
Arkivering i en form, på ett ställe
Systembyte
26© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Exempel: Kartläggning av arkiveringsflödetBearbetningsfrekvens
Aktiv Programvara Används för Sköts av Identifie-ras med
Verifikations-serie
Registrerings-ordning
Systematisk ordning Uppdateras via Kopplas ihop till
övriga systemRäkenskaps-information
Arkiverings-form
Ja
System X -Kund-
fakturerings-modul
Kund-fakturering
Out-sourcat
Faktura-nummer och kund-
namn
A Dagligen Veckovis
Synkronisering samt
godkännande av kundfaktura-
journal
Timmar från tidsrapporteringssystem. Till system
för huvudbok
Kundfakturor (elektroniska) samt Kundfakturajournal
Fakturor (elektroniska) i programmet och journaler i Verifikations-pärm månad
Ja System YInbetal-
ningar från kund
Ek. avd.
Faktura-nummer och kund-
namn
F Veckovis Veckovis
Import av återrapporteringsf
il skapad på internetbanken
samt godkännande av
inbetalnings-journal
In i kundreskontra automatiskt
Inbetalningsjournal tillsammans med inbetalningsavier
Verifikations-pärm månad
27© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Arkivering - effektivisering
Krav på överskådlighet, åtkomlighet och ordnat
skick
Arkivplan och systemdokumentation
Se över rutiner för hantering av
utlägg, leverantörsfakturor etc
Nulägesanalys av arkivering
28© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Nulägesanalys av arkiveringSystemdokumentation Svar Rekommendation
Ark
ivp
lan
Finns dokumentation över vad för räkenskapsinformation som arkiverats? ⚫
Se över att all typ av räkenskapsinformation hanteras vid systembyte.
Finns dokumentation över platser (servermapp, ekonomisystem etc.) där elektronisk räkenskapsinformation förvaras?
⚫Se över vilken information som sparas i ekonomisystem för att säkerställa att den inte behöver sparas i servermapp också.
Om tredje part förvarar vår räkenskapsinformation, har vi genom avtal säkerställt vår tillgång till informationen under hela arkiveringsperioden?
⚫Upprätta avtal med leverantören.
Ja Delvis Nej
© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Frågor
30© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Daniel JönssonDigitaliseringsrådgivareEpost: [email protected] Tel: +46 70 914 37 27
Fredrik AnderssonRedovisningsspecialist Epost: [email protected]: +46 70 8760588
Marie EnanderSkatterådgivare - specialist förmåner och representationEpost: [email protected]: +46 70 875 61 81
Alexandra SalomonssonAuktoriserad revisorEpost: [email protected]: +46 70 98 137 53
Tack för att du deltog!
Maja Fröjdh Auktoriserad revisorEpost: [email protected]: +46 70 8365224
Document Classification: KPMG Confidential
© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
The KPMG name and logo are registered trademarks or trademarks of KPMG International.
The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavor to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation.
kpmg.com/socialmedia