VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011
description
Transcript of VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011
![Page 1: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/1.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
VAC Gent-
Stuurgroep 17 jan 2011
![Page 2: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/2.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
Agenda• Toelichting nota VR• Stand van zaken vac Gent
– Globaal tijdspad– Kostenverdeling– Werkgroepen
• Bekrachtiging vlekkenplannen en intekening• Data• Vragen
![Page 3: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/3.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
![Page 4: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/4.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
1. Toelichting Nota aan de VR
• Project VAC-LBG opgestart in juni 2006
• Realisatie VAC te Gent• Herbevestiging van de huisvesting
van de 25 geïnteresseerde entiteiten• Niet: ABB, Vlabel en VMM
![Page 5: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/5.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
1. Toelichting Nota aan de VR
• Vervolledigen validatie voor:– VEA– VLM– AWV– EMT– VMSW
![Page 6: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/6.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
1. Toelichting Nota aan de VR
• Engageren behoeften– Engagementen van gebruikers te
vertalen in concrete afspraken met afm– Medewerking nodig van alle
verantwoordelijken en voogdijministers
![Page 7: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/7.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
1. Toelichting Nota aan de VR • Samenstelling bouwteam:
– Bouwheer: Sofa invest– Promotor: thv Sofa-Kairos– Architecten: Poponcini en Lootens– Structuurstudie: Greisch– Technische studie: VK Engineering– Akoestische studie: Venac– Veiligheidscoördinatie: Seco– Doorlichting integrale toegankelijkheid:
toegankelijkheidsbureau vzw– Algemene aanneming: Interbuild
![Page 8: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/8.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
1. Toelichting Nota aan de VR • Bijzondere aandacht voor aspect duurzaamheid:
– Wettelijke maxima: E100 (maat voor energieverbruik) en K45 (maat voor isolatiepeil)
– Handleiding ‘Waardering van kantoorgebouwen’
– 3 sterren: E67 en K27– Mits bijkomende maatregelen: 4 sterren E50 en
K24– Voorwaarde: zeer hoge luchtdichtheid en
optimale sturing van het binnenklimaat
![Page 9: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/9.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
1. Toelichting Nota aan de VR • Centrale Dienstverlening
– Afm biedt de centrale dienstverlening aan binnen het VAC Gent
– De entiteiten zal gevraagd worden of onthaal- of cateringpersoneel kan overgedragen worden naar afm
– Verhogen totale tewerkstelling binnen VO is te vermijden
![Page 10: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/10.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
1. Toelichting Nota aan de VR • Wat biedt afm aan:
– Schoonmaak– Catering– Facilitaire diensten:
• Onthaal• Verzending• afvalverwijdering• Vergaderzaalbeheer• Aansturing technisch onderhoud• bewaking
![Page 11: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/11.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
1. Toelichting Nota aan de VR • Kosten:
– Huurprijs: 6.349.400 €/jaar – Huuroverlap en wederinstaatstelling: 800.000 €– Budget inrichtingswerken: 13.000.000 €– Budget keuken: 750.000 €– Budget meubilair: 5.000.000 €– Exploitatiekosten: 1.165.397 €/jaar– ICT uitrusting: 3.940.000 €– Verhuiskosten: 409.200 €
![Page 12: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/12.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
1. Toelichting Nota aan de VR • Dotaties bestemd voor huisvesting = afm• Tekorten worden vanuit centrale middelen
bijgepast• Geen doorfacturatie van huur en andere lasten,
inrichtingswerken, meubilair of verhuiskosten• Wel een doorfacturatie voor het onderhoud van
bijkomende ict-infrastructuur (zie werkgroep ict)• Verdere detaillering van de effectieve kosten volgt
uit validatie vlekkenplan (na 20/01/2011)
![Page 13: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/13.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
1. Toelichting Nota aan de VR • 10/09/2010: beslissing VR tot inhuring• Oplijsting van de te verhuizen entiteiten• IWH moeten uitgevoerd worden door de
verhuurder• Cateringfaciliteit = koude keuken• De verhuis wordt ingeschreven als doelstelling bij
elke bevoegde Vlaamse minister• Inrichting volgens het principe Anders Werken
![Page 14: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/14.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
2. Stand van zaken • Globaal tijdspad
– Einde studiefase: 30/06/2011– Start bouw: +/- nov 2011– Einde bouw: +/- nov 2013– Inhuizing en verhuis: tot begin 2014
– Mijlpalen: • vlekkenplan + globale indeling vast 20/01/2011• Vloerdozen vast op 20/03/2011• Meubilair vast: in de loop van 2012
![Page 15: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/15.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
2. Stand van zaken • Globaal tijdspad
– Bouwvergunning ontvangen– Milieuvergunning ontvangen
– Voorontwerp ontvangen op 22/12/2010– Nazicht door afm tot 26/01/2011 met terugkoppeling aan
werkgroep– Definitief ontwerp verwacht op 23/02/2011
![Page 16: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/16.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
2. Stand van zaken • Kostenverdeling:
– Bilaterale besprekingen augustus 2010– Consensus over de manier van berekenen:
• Over te dragen middelen EVA’s en IVA’s met RP
• Budgetten facilitaire dienstverlening: allen
• Budgetten schoonmaak: alleen EVA’s
• => correcties mbt dubbeltellingen
• => correcties mbt reeds overgedragen middelen
– Budget niet steeds beschikbaar => politiek aan te kaarten bij eigen minister
– Schriftelijke bevestiging wordt opgevraagd bij entiteiten.
![Page 17: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/17.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
2. Stand van zaken
![Page 18: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/18.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
2. Stand van zaken
![Page 19: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/19.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
2. Stand van zaken • Kostenverdeling:
– Het zijn ramingen, de getallen worden concreet gemaakt ahv de werkelijk ingenomen bruto-oppervlakte door iedere entiteit (20/01/2011).
– Meerkosten (> 6 miljoen euro) worden gedragen door de Vlaamse overheid vanuit centrale middelen.
![Page 20: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/20.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
2. Stand van zaken • Werkgroepen:
– Facilities 24/11 en 10/01:• Organisatie van het gebouw
• Foto’s + plannen op vernieuwde website VAC Gent: www.vlaanderen.be/vacgent
• Toelichting praktische afspraken in gebouw (verzending, uitbating, openingsuren,…)
• Deuren nodig in printerlokaal?
• Gebruik zalen buiten kantooruren?
• Aantal douches gelijkvloers?
![Page 21: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/21.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
2. Stand van zaken • Werkgroepen:
– P&O Anders werken 24/11/2010:• Gerda Serbruyns
• Oprichting werkgroep
• Vraag om hiernaar vertegenwoordiger te zenden die het mandaat heeft om de organisatie te begeleiden bij de implementatie van Anders Werken.
• Bezoek referentieomgeving Anders Werken in Ellips
• Tijdelijk geen apart werkgroep P&O
• Wel een train de trainer sessie op 20/01/2011.
![Page 22: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/22.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
2. Stand van zaken • Werkgroepen:
– Ict 24/11/2010:• David De Keyser: aFM
• Geert Delmulle: EIB
• Ervaring met VAC Leuven moet gebruikt worden voor Gent
• De werkgroep heeft een duidelijke rol.
• Gevraagde zaken zoals behoeftesjablonen moeten ingevuld worden
• Diegene die niet actief meedeelt, kan geen schuld leggen bij afm
• Correct mandaat nodig voor werkgroepleden => oproep aan LA
![Page 23: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/23.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
2. Stand van zaken • Werkgroepen:
– Ict 24/11/2010:• Vanaf 20/01 plannen met vloerdozen
• Te valideren tegen 20/03
• Draadloze WLAN dekking overal? Gedeelde kostprijs!
• Tijdsregistratie: VO aan inkom kern of eigen systeem?
• Telefonie: VO of eigen systeem?
• Behoeften: rack (aantal switchen) en vermogen: is door te geven voor 31/01/2010 (zie sjabloon)
• Geen caging in serverruimte
• Racks 80x120
• Volgende wg: 31/01/2011 te Brussel
![Page 24: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/24.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
2. Stand van zaken • Werkgroepen:
– Archief: 24/11 en 10/01• Sjabloon in te vullen tegen 20/02/2011
• Over te maken aan Bart Severi (coördinerende archiefdienst)
• Validatie IF= basis voor lm archief per agentschap
• Vernietigen van documenten
• Opmaak selectielijsten ikv archiefbeheersplan
![Page 25: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/25.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
3. Vlekkenplannen en intekening
• Verdeling welke entiteit waar: zie werkgroep facilities + bilateraal overleg
• Er bestaat concensus over vlekkenplan
• Te viseren door LA tegen 20/01/2011
• Geen visum/akkoord: – Afm treft geen schuld– Onderhavige stuurgroep beslist
![Page 26: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/26.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
– Niv -1: archieven, gebouwgebonden lokalen, labo en stockruimtes entiteiten
– Niv. 0: gebouwgebonden lokalen, leveringspoort, verzending en polyvalente ruimte
– Niv. 1: VDAB, Jongerenwelzijn, onthaal, loketten/spreekruimte, auditorium
– Niv. 2: VDAB, jongerenwelzijn– Niv. 3: VDAB, cafetaria– Niv. 4: vergaderzalen + satelliet + serverroom– Niv. 5: VAPH, Integrale jeugdhulp, kind en gezin, zorg en
gezondheid– Niv. 6 en 7: agiv– Niv. 8 en 9: casco
3. Vlekkenplannen en intekening
![Page 27: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/27.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
– Niv. 10: wse, syntra, fit, ao, ic, ahovos– Niv 11: Milieuvergunning, albon en Anb– Niv. 12: VLM, Milieuinspectie en VEA– Niv. 13: VLM– Niv. 14: R&E– Niv. 15: R&E, Insp. RWO, Wonen en VMSW– Niv. 16 en 17: Wegen en verkeer– Niv. 18: EMT en MOW– Niv. 19: L&V– Niv. 20: L&V en aFM– Niv. 21: vergaderzalen– Niv. 22: technisch niveau
3. Vlekkenplannen en intekening
![Page 28: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/28.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
3. Vlekkenplannen en intekening
• Indeling/positie wanden:– Te viseren door LA tegen 20/01/2011– Indien geen akkoord:
• Geen reactie van entiteit betekent stilzwijgend aanvaard
![Page 29: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/29.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
4. Belangrijke data
• 20/1: sessie train de trainer• 20/1: akkoord vlekkenplan/indeling ruimtes• 31/01: sjabloon ict aan te leveren• 31/01: werkgroep ict in boudewijngebouw te 10u• 20/02: sjabloon archieven aan te leveren• 20/03: akkoord positie vloerdozen• Nieuw data stuurgroep: 18/04 + 18/07 + 17/10
![Page 30: VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051401/56813a2b550346895da210d7/html5/thumbnails/30.jpg)
Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011
5. Varia