Uživatelský manuál k e-aukci -...

1

© Abillance Systemic 2014

Uživatelský manuál k e-aukci

2


Vysvětlení základních pojmů

Moduly

Jedná se o základní rozdělení systému Abillance na vzájemně provázané

části zobrazené jako různobarevné záložky: Já, Projekty, Organizace,

Aukce (uživatelé, kteří jsou pouze soutěžícími v e-aukcích, mají zobrazeny

jen moduly Já a Aukce)

Sekce

Jedná se o podrozdělení každého modulu na části s různými nástroji a

funkcemi. Sekce jsou zobrazeny jako vertikálně řazené záložky po levé

straně každé sekce:

▪ Já – Můj profil, Má pošta, Mé úkoly, Můj účet, myDisk

▪ Projekty – Strategie, Rizika, Taktika, Tým, Operativa, Pošta,

Smlouvy, Data Room

▪ Organizace - Strategie, Rizika, Taktika, Tým, Operativa, Pošta,

Smlouvy, Data Room

▪ Aukce – Aktivní aukce, Ukončené aukce, Kontakty

Čtyři základní moduly systému Abillance

Ukázka sekcí v modulu Já

3


Panely

Téměř každá sekce v modulech Já, Projekty a Organizace se skládá z

panelů – šedých složek v horní části sekce, které vymezují oblasti použití

nástrojů např. PROFIL, UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ, DOKUMENTY,

ROZŠÍŘENÉ INFORMACE v modulu Já, sekci Můj profil.

Kontextová menu

Kontextové menu lze v systému obvykle vyvolat pravým klikem na

položku, u které chceme nějakou kontextovou funkci využít např.

Stáhnout vybraný dokument. Kontextové menu obvykle obsahuje dvě a

více akcí k výběru.

Dialogová okna

Jedná se o okno, které od nás vyžaduje vložení informací, často v podobě

povinných a nepovinných položek. V případě, že některou z povinných

položek vynecháme, dialogové okno nás nepustí dál.

Panely v sekci Můj profil

Příklad použití kontextového menu pro stažení dokumentu

4


Kapitola I

Základní typy aukcí, jejich vymezení a charakteristiky

Aukce vzestupná (nastavená defaultně)

Vítězem je vždy soutěžící, který nabídne nejvyšší cenu. Tento typ aukce se zpravidla používá pro prodej komodit nebo real estate.

▪ Minimální cena

Vyhlašovatel aukce může nastavit minimální cenu, pod kterou nechce předmět aukce nabídnout. Jakákoli vložená částka, která je nižší než

minimální cena, je automaticky systémem odmítnuta.

▪ Minimální inkrement

Vyhlašovatel aukce může nastavit minimální částku, o kterou soutěžící mohou zvyšovat jejich nabídky. Tato minimální částka se u každého

soutěžícího počítá vždy od jeho poslední předcházející nabídky. Jakákoli vložená částka, která je nižší než minimální inkrement, je automaticky

systémem odmítnuta.

Aukce reverzní

Vítězem je vždy soutěžící, který nabídne nejnižší cenu. Tento typ aukce se zpravidla používá pro výběr dodavatelů produktů nebo služeb (např. zhotovitelů

díla).

▪ Maximání cena

Vyhlašovatel aukce může nastavit maximální cenu, nad kterou nechce předmět aukce nabídnout. Jakákoli vložená částka, která je vyšší než

maximální cena, je automaticky systémem odmítnuta.

5


▪ Minimální dekrement

Vyhlašovatel aukce může nastavit minimální částku, o kterou soutěžící mohou snižovat jejich nabídky. Tato minimální částka se u každého

soutěžícího počítá vždy od jeho poslední předcházející nabídky. Jakákoli vložená částka, která je nižší než minimální dekrement, je automaticky

systémem odmítnuta.

Koeficient

▪ Soutěž na bázi numericky vyjádřených nefinančních kritérií

Vyhlašovatel stanoví soubor nefinančních kritérií, kterým přidělí číselné hodnoty na stupnici od-do. Soutěžící místo finančních položek vkládají

jednotlivé koeficienty. Ty mohou indikovat např. míru kvality, termín dodání, úroveň flexibility atd.

Rozdělení aukcí dle typů aukčních položek a způsobů vytváření cenových nabídek

1. Aukce na celkovou cenu – jedna položka

V této aukci se soutěží o celek např. kompletní dílo bez ohledu na jednotlivé části. Tento celek je v aukci zastoupen pouze jednou položkou a o vítězi

aukce rozhoduje celková nabídnutá cena.

2. Aukce na celkovou cenu – více položek

V této aukci se rovněž soutěží o celek. Ten je zde však rozdělen na jednotlivé části, které soutěžící naceňují individuálně. Důvodem je získání

přehledu o možných cenách u jednotlivých položek, včetně tzv. „ideální ceny“, což je součet všech aktuálně nejlepších položek. Cenové nabídky u

jednotlivých položek však mají pouze indikativní charakter, protože o vítězi aukce v tomto případě rozhoduje vždy součet všech jeho nabídnutých

položek, tedy celková nejlepší cena.

3. Aukce na položky

V této aukci se soutěží o jednotlivé položky, které spolu mohou nebo nemusí tvořit celek. Každý soutěžící je výhercem aukce vždy pouze u položek,

kde nabídl nejlepší cenu. Soutěžící má rovněž možnost výběru položek, o které nechce soutěžit vůbec. Tento typ aukce se obvykle používá pro

jednorázová plošná výběrová řízení dodavatelů v mnoha různých oborech.

6


4. Aukce na cílovou cenu

U jakýchkoli aukcí na celkovou cenu existuje institut tzv. „Cílové ceny“, kterou vyhlašovatel aukce může kdykoli v průběhu aukce zveřejnit pro

soutěžící. Z pohledu vyhlašovatele aukce se jedná o cenu předem přijatelnou k nabídce. První ze soutěžících, který tuto cílovou cenu po jejím

zveřejnění nabídne, vítězí, a aukce se automaticky ukončuje. U aukce vzestupné se jedná o částku minimálně v cílové výši a nad ní, u aukce reverzní

o částku minimálně v cílové výši a pod ní.

Interval odpočtu

Jedná se o jakýkoli časový úsek, který je kratší, než celkové trvání aukce, a

který soutěžícím vymezuje interval pro vkládání jejich nabídek. V případě,

že v průběhu tohoto intervalu žádný ze soutěžících nevloží nabídku, aukce

je automaticky ukončena po jeho vypršení (i když plánované ukončení

aukce mohlo být původně nastaveno na později). Začátek intervalu

odpočtu může být vyhlašovatelem aukce nastaven hned na jejím začátku

nebo kdykoli v plánovaném průběhu aukce. Jakmile je interval odpočtu

spuštěn, posouvá se s každou nově vloženou nabídkou, ale jen do

plánovaného ukončení aukce.

Ukázka zobrazení intervalu odpočtu

Extra interval odpočtu

Jedná se o jakýkoli časový úsek, o nějž může být aukce prodloužena

v případě, že se najde soutěžící, který před jeho vypršením učiní novou

nabídku. Stejně jako u intervalu odpočtu, s každou novou nabídkou se

extra interval odpočtu posouvá. Na rozdíl od intervalu odpočtu však extra

interval odpočtu nerespektuje původně nastavený čas ukončení aukce,

ale může celou aukci prodlužovat tak, dlouho, dokud jsou soutěžící

ochotni vkládat nabídky.

7


Kapitola II

Aukce krok za krokem – soutěžící

1. Výzva k registraci

Každý soutěžící musí být nejprve uživatelem systému Abillance. Za

účelem prvního přihlášení do systému je vyzván písemně či ústně,

buď vyhlašovatelem, nebo poskytovatelem e-aukcí k registraci.

Tuto registraci lze provést přes speciální registrační formulář

k tomu určený. Samotná registrace opravňuje soutěžící k účasti

v neomezeném počtu aukcí, do kterých je pozván

vyhlašovatelem. Registrací se soutěžící rovněž stává součástí

profesní databáze, která umožňuje rychlé a přesné vyhledávání a

výběr z velkého počtu subjektů pro účast v e-aukcích.

Ihned po úspěšné registraci obdrží soutěžící přihlašovací údaje –

jeho uživatelské jméno na email, a automaticky vygenerované

heslo jako SMS na mobilní telefon. Aby se soutěžící mohl stát

vyhlašovatelem aukcí, je potřeba navýšit jeho registrační status

na plný přístup do systému Abillance. V případě zájmu může

kontaktovat zástupce poskytovatele systému Marcela Červeného

na adrese: [email protected], nebo na tel.

čísle: +420 602 308 003

2. Přihlášení do systému Abillance

Ihned po obdržení přihlašovacích údajů může každý soutěžící

vstoupit do systému Abillance na internetové adrese:

https://system.allycon.com/. Do dialogového okna vloží své

přihlašovací údaje.

Obr. 1 Registrační formulář do e-aukcí a databáze dodavatelů

Obr. 2 Okno pro přihlášení do e-aukcí, ve kterém soutěžící vyplní jeho

uživatelské jméno – jmeno.prijmeni bez diakritiky a heslo.

mailto:[email protected]

https://system.allycon.com/

8


Po přihlášení do systému soutěžící uvidí:

▪ Modul Já, kde je možné změnit přihlašovací heslo na něco

jednoduše zapamatovatelného a editovat údaje, které

soutěžící vyplnil v registračním formuláři, včetně vkládání

nových dokumentů.

▪ Modul aukce, kde budou v sekci Aktivní aukce

soutěžícímu přístupné všechny aukce, do kterých byl

jejich vyhlašovateli pozván.

3. Pozvání do e-aukce

Každý potenciální soutěžící, který byl vyhlašovatelem vybrán

k účasti v e-aukci, obdrží na email automaticky vygenerovaný

zvací dopis. Tento dopis obsahuje základní údaje o aukci např.

předmět soutěže, termín konání aukce, soutěžní položky, kontakt

na vyhlašovatele.

Obr. 3 Soutěžící si může změnit původní automaticky vygenerované

heslo na něco lépe zapamatovatelného v sekci Můj profil, panelu

Uživatelské nastavení.

Obr. 4 Ukázka automatizovaného zvacího dopisu do e-aukce, kterou

pozvaný soutěžící obdrží na email.

9


4. Náhled do aukce

Každý soutěžící, který byl vyhlašovatelem pozván k účasti v e-

aukci a obdržel automaticky vygenerovaný zvací dopis, může tuto

aukci otevřít v seznamu aktivních aukcí a nahlížet do některých

sekcí aukce i před jejím zahájením.

Obr. 5 Ukázka zobrazení elektronické aukce v seznamu aukcí, kterou

soutěžící najde v seznamu aukcí poté, co obdržel zvací dopis od

vyhlašovatele. Pro otevření aukce stačí dvojklik levým tlačítkem na

název aukce.

Obr. 6 Aby se soutěžící dostal do aukce, musí odsouhlasit smluvní

podmínky, které se objeví v samostatném okně.

10


Tyto sekce jsou:

▪ Informace – náhled do základních parametrů nastavení

aukce

▪ Dokumenty – obsahuje veškerou zadávací dokumentaci

ke stažení

▪ Položky – náhled na všechny aukční položky a jejich

možné specifikace.

Aukce obsahuje i sekce, které v této fázi nejsou soutěžícímu

přístupné:

▪ Dodavatelé – informace o počtu a identitě soutěžících

zůstávají po celou dobu skryté

▪ Moje situace – tato sekce se automaticky otevře teprve

v termínu plánovaného zahájení aukce

Aukce by obvykle měly být plánovány s předstihem tak, aby

soutěžící měli dostatek času na přípravu.

Obr. 7 Náhled do aukční sekce Informace, kde soutěžící najde

informace o základním nastavení aukce (viz Kapitola I Základní typy

aukcí).

Obr. 8 Náhled do aukční sekce Dokumenty, kde soutěžící může

stáhnout zadávací dokumentaci k aukci. Stačí kliknout na název

dokumentu pravým tlačítkem a z kontextového menu vybrat

„Stáhnout“.

11


5. Průběh aukce

V plánovaném termínu aukce se soutěžící přihlásí do systému

Abillance, vyhledá příslušnou aukci, otevře jí a vyčká aktuálního

zahájení aukce. Aukce je zahájena automaticky a soutěžící to

pozná podle toho, že je zaktivněna sekce Moje situace a v pravém

horním rohu začíná běžet čas aukce.

V pravé části sekce Moje situace soutěžící připravuje a vkládá

nabídky k jedné nebo více položkám a v levé části sleduje průběh

aukce. Soutěžící vidí vždy pouze svou vlastní aktuální nabídku,

nejlepší aktuální nabídku, a zda je jeho nabídka aktuálně nejlepší

nebo ne.

Soutěžící nikdy nevidí:

▪ Počet a identity ostatních soutěžících

▪ Ostatní cenové nabídky (kromě aktuálně nejlepší nabídky)

POZOR, je povinností soutěžícího hlídat si termín konání aukce.

Vyhlašovatel není za jeho účast odpovědný.

POZOR, u aukce „Na položky“ má soutěžící po zahájení aukce

možnost označit položky, o které nemá zájem (viz Obr. 10).

POZOR, aby soutěžící mohl vidět svou aktuální situaci

v porovnání s ostatními soutěžícími, musí nejprve Vytvořit a

Odeslat svou vlastní vstupní nabídku (viz Obr. 11).

Obr. 9 Náhled do zahájení aukce kdy se pro soutěžící automaticky

aktivuje aukční sekce Moje situace, kde soutěžící může vytvářet a

odesílat nabídky do aukce.

Obr. 10 U všech typů aukcí se jednotlivé položky zobrazí teprve poté, co

soutěžící klikne na tlačítko Vytvořit novou nabídku.

12


Obr. 11 Soutěžící vytváří nabídky tak, že klikne na tlačítko „Vytvořit novou nabídku“ v pravé horní části sekce Moje situace. Pak zadá číselnou hodnotu do

pole k tomu určeného (výchozí nastavení této hodnoty je vždy 0). Následně klikne na tlačítko „Odeslat nabídku“ v pravém dolním rohu. U aukcí, kde je více

položek, soutěžící vytváří a odesílá nabídky na každou položku zvlášť. Vždy nejprve klikne na vybranou položku a následně vloží číselnou hodnotu.

13


Obr. 12 Po odeslání soutěžící vyčká potvrzení v pravém horním rohu obrazovky prohlížeče a v levé části v rámcích Položky a Příhozy zjistí jeho aktuální situaci.

Pokud je jeho cena aktuálně nejlepší, je vždy zelená a soutěžící kromě ní nevidí žádné konkurenční nabídky. Pokud není nebo je shodná s jinou nejnižší

nabídkou, je vždy červená.

14


Obr. 13 Soutěžící může sledovat jeho situaci vzhledem k aktuálně nejlepší nabídce vždy v reálném čase.

15


6. Ukončení aukce

Aukce může být ukončena čtyřmi možnými způsoby, dle typů

aukcí a chování soutěžících (viz také Kapitola I):

▪ Aukce je ukončena automaticky v plánovaném termínu

ukončení a poslední nejlepší nabídka podaná před tímto

ukončením vyhrává.

▪ Aukce je prodlužována automaticky o extra interval

odpočtu tak dlouho, dokud soutěžící v tomto intervalu

podávají nové lepší nabídky. Teprve když už nikdo neučiní

novou lepší nabídku, aukce se automaticky ukončí po

vypršení extra intervalu odpočtu od poslední nejlepší

nabídky, která tímto vyhrává.

▪ Aukce je ukončena automaticky před plánovaným

ukončením a to v případě, že vyhlašovatel aukce zadá

cílovou cenu a jeden ze soutěžících tuto cílovou cenu

nabídne, viz Kapitola I, odstavec 4, Aukce na cílovou cenu.

▪ Aukce je přerušena nebo ukončena manuálně

vyhlašovatelem před plánovaným ukončením v případě

hrubého porušení pravidel aukce jedním nebo více

soutěžícími.

Obr. 14 Ukázka systémového upozornění, že aukce byla

vyhlašovatelem přerušena.

Obr. 15 Ukázka systémového upozornění soutěžícímu, že vyhlašovatel

právě do aukce zadal cílovou cenu.

16


7. Vyhodnocení aukce a informování o výsledku

Každý soutěžící ve chvíli ukončení aukce ví, zda jeho poslední

nabídka byla nejlepší nebo ne. Kromě toho může vyhlašovatel po

ukončení aukce nechat všem soutěžícím zaslat automatizovanou

zprávu o výsledcích aukce. Vyhlašovatel také může zveřejnit

záznam o celém průběhu aukce včetně jednotlivých nabídek a

soutěžících dle použitého typu aukce (viz Kapitola I).

Obr. 16 Ukázka systémového upozornění soutěžícího, že aukce

byla právě ukončena.

17


Obr. 17 Ukázka možnosti automatizovaného exportu všech cenových

nabídek v aukci po jejím ukončení.

18


Kapitola III

Aukce krok za krokem – vyhlašovatel

1. Registrace do systému Abillance

Každý vyhlašovatel musí být nejprve uživatelem systému

Abillance. V případě zájmu o využití systému pro prodej či

výběrová řízení vyhlašovatel kontaktuje zástupce poskytovatele

systému Marcela Červeného na adrese:

[email protected], nebo tel. čísle

+420 602 308 003. Poskytovatel provede registraci a zašle

vyhlašovateli přihlašovací údaje.

2. Přihlášení do systému Abillance

Ihned po obdržení přihlašovacích údajů může každý vyhlašovatel

vstoupit do systému Abillance na internetové adrese:

https://system.allycon.com/. Do dialogového okna vloží své

přihlašovací údaje.

Po přihlášení do systému soutěžící uvidí:

▪ Modul Já, kde je možné změnit přihlašovací heslo na něco

jednoduše zapamatovatelného a editovat údaje, které si

vyhlašovatel o sobě přeje zveřejnit.

▪ Modul Aukce, kde vyhlašovatel může vytvářet, zadávat a

realizovat neomezený počet aukcí.

▪ Moduly Projekty a Organizace, které jsou předmětem

využití celého systému Abillance a jejich nástroje a

možnosti nejsou předmětem tohoto manuálu.

Obr. 18 Okno pro přihlášení do e-aukcí, ve kterém vyhlašovatel vyplní

jeho uživatelské jméno – jmeno.prijmeni bez diakritiky a heslo.

Obr. 19 Vyhlašovatel si může změnit původní automaticky

vygenerované heslo na něco lépe zapamatovatelného v sekci Můj

profil, panelu Uživatelské nastavení.


https://system.allycon.com/

19


3. Modul Aukce

V modulu aukce má vyhlašovatel přístup do sekcí:

▪ Aktivní aukce – seznam všech aukcí, které vyhlašovatel

vytvořil nebo do kterých byl pozván jiným vyhlašovatelem

jako soutěžící nebo administrátor.

▪ Ukončené aukce – seznam všech aukcí, které

vyhlašovatel vytvořil nebo do kterých byl pozván jiným

vyhlašovatelem jako soutěžící nebo administrátor, a které

již byly ukončeny.

▪ Kontakty – profesní databáze dodavatelů, kde lze rychle a

přesně vyhledat subjekty dle aktuální potřeby

vyhlašovatele pomocí profesních či geografických kritérií.

V modulu kontakty může každý vyhlašovatel také vytvářet

jeho vlastní složkové struktury, do kterých třídí

dodavatele dle uvážení např. dle zkušeností, referencí,

kvality atd.

Obr. 20 Ukázka zobrazení elektronické aukce v seznamu aukcí, kterou

vyhlašovatel vytvořil nebo již provedl a tato aukce ještě není ve stavu

Ukončená. Pro otevření aukce stačí dvojklik levým tlačítkem na název

aukce.

Obr. 21 V sekci Kontakty u pravého okraje může vyhlašovatel najít

malou černou lupu a jedním klikem na ní vyvolat multikriteriální

vyhledávací pole, které slouží k rychlému a efektivnímu vyhledání

dodavatelů podle jejich profesních zaměření a regionální působnosti.

20


Obr. 22 Vyhlašovatel zadá do vyhledávacího pole klíčové profese a případně také regiony dle členění v registračním formuláři, např. stavba a plzeňský kraj.

Pomocí logických operátorů – slov „a“ a „nebo“ může vyhlašovatel použít požadované kombinace profesí a regionů. Kromě profesního a regionálního členění

dodavatelů v takto strukturované databázi, má vyhlašovatel možnost všechny tyto subjekty třídit ve vlastních složkových strukturách, které vytvoří pravým

klikem na ikonu složky v levé části sekce Kontakty a výběrem „Vytvořit složku“. Každá takto vytvořená složka může mít další pod-složky.

21


Obr. 23 Do každé z těchto složek může vyhlašovatel přidat libovolný počet dodavatelů tak, že je přesune ze seznamu pod multikriteriálním vyhledávacím

polem do označené složky v sekci Kontakty. Tato drag & drop funkce je v systému Abillance obecná a kromě vlastního přesunu za účelem jiného zobrazování

často slouží i ke změně některých parametrů přesouvaných položek nebo ke zpuštění určitých funkcí.

22


Obr. 24 Vyhlašovatel má možnost nahlížet na některé detaily informací o dodavatelích prostřednictvím tooltypu – bubliny, která se objeví při najetí

kurzorem.

23


Obr. 25 Prakticky kdekoli v modulu Aukce má vyhlašovatel možnost nahlížet do Karty dodavatele, stačí dvojitý levý klik na název vybrané osoby či subjektu.

Tato Karta obsahuje kontaktní a registrační údaje subjektu, výpis z obchodního rejstříku v panelu Dokumenty, a přehled všech profesí a regionů, které a kde

subjekt provádí v panelu Rozšířené informace. V panelu Profil, rámci Mé poznámky si vyhlašovatel může psát diskrétní poznámky o dodavateli a udílet rating

pomocí hvězdiček.

24


4. Nastavení parametrů aukce

V modulu aktivní aukce vyhlašovatel vytvoří novou aukci a zvolí

její parametry pomocí výběru z typů a funkcí popsaných zde

v kapitole I. Důležité je, aby vyhlašovatel rovněž uvedl přesný a

smysluplný název aukce (např. Smlouva o dílo na objekt IV

v Předním Staveništi), svou firemní identitu, termín zahájení a

ukončení aukce.

Dialogové okno pro nastavení parametrů aukce obsahuje povinné

a nepovinné položky, viz Obr. 27.

Povinné položky:

▪ Název – jedná se o identifikaci aukce především pro

soutěžící

▪ Zadavatel – jedná se o obchodní identifikaci

vyhlašovatele např. jméno firmy

▪ Zahájení – datum a čas plánovaného zahájení aukce

▪ Konec – datum a čas plánovaného ukončení aukce

▪ Start odpočtu – datum a čas plánovaného zahájení

intervalu odpočtu, viz Kapitola I, odstavec 4.

▪ Interval odpočtu (min) – nastavení délky intervalu

v minutách. V případě, že vyhlašovatel nechce interval

odpočtu využít, stačí u položky Interval odpočtu zadat 0.

Tím se rovněž deaktivuje předchozí položka Start

odpočtu.

Obr. 26 Vyhlašovatel klikne pravým tlačítkem kamkoli do sekce Aktivní

aukce a z kontextového menu vybere „Přidat“.

25


Nepovinné položky:

▪ Extra interval odpočtu (min) – nastavení délky intervalu

v minutách. Interval je defaultně nastaven na hodnotu 0,

a tedy nemusí být použit.

▪ Maximální/Minimální cena (v závislosti na typu aukce

reverzní/vzestupná) – nastavení ceny, nad/pod kterou

vyhlašovatel nechce přijímat nabídky. Defaultně je aukce

nastavena jako Reverzní. Tento parametr lze nastavit

pouze u aukce na celkovou cenu.

▪ Minimální dekrement/inkrement (v závislosti na typu

aukce reverzní vzestupná) – nastavení minimálního

cenového rozdílu mezi nabídkami od jednoho soutěžícího.

Tento parametr lze nastavit pouze u aukce na celkovou

cenu.

▪ Počet kol – výběr mezi jedno- a dvou-kolovou aukcí má

pouze informativní charakter pro soutěžící. V případě

dvoukolové aukce je vhodné do názvu aukce napsat, zda

se jedná o první či druhé kolo. Pro každé kolo musí

vyhlašovatel vytvořit samostatnou aukci.

▪ Typ – výběr mezi aukcí na položky nebo na celkovou

cenu.

▪ Koeficient – nastavení číselné stupnice pro nefinanční

hodnotové parametry aukce. Tato funkce vyžaduje velmi

dobrou komunikaci mezi vyhlašovatelem a soutěžícími

před zahájením aukce. Soutěžící musí perfektně rozumět

použité hodnotové stupnici vzhledem k jednotlivým

položkám aukce.

Obr. 27 V dialogovém okně, které se objeví po přidání nové aukce,

vyhlašovatel zadá a nastaví základní parametry aukce (viz Kapitola I,

Základní typy aukcí).

26


5. Uložení zadávací dokumentace

Když byla aukce úspěšně vytvořena, vyhlašovatel uloží do sekce

Dokumenty příslušnou zadávací dokumentaci, která může

obsahovat plány, rozpočty, fotografie, reference atd.

Tato dokumentace bude později přístupná soutěžícím ke stažení i

před zahájením aukce. Vyhlašovatel může u jakéhokoli

dokumentu vyvolat pravým tlačítkem funkci „Vlastnosti”, která

mu umožní sledovat, kdo ze soutěžících si dokument stáhl. Tuto

možnost soutěžící pochopitelně nemají.

Obr. 29 Vyhlašovatel dále klikne na tlačítko + Přidat soubory

v dialogovém okně Přidání souborů a vybere příslušný dokument

v náhledu na jeho disk. Poté klikne na tlačítko Zahájit ukládání.

Prohlížeče Google Chrome, Safari, Firefox podporují ukládání více

dokumentů najednou.

Obr. 28 V sekci Dokumenty vyhlašovatel může uložit libovolný počet

dokumentů, stačí kliknout pravým tlačítkem do levé části sekce a

z kontextového menu vybrat „Přidat soubory z disku“. (Vyhlašovatel

rovněž může využít výběru „Přidat“, který mu poskytne náhled do jeho

systémového úložiště myDisk, ze kterého dokumenty může jednoduše

přesunout pomocí drag & drop. K tomu je však nejprve potřeba

dokumenty na myDisk nahrát.)

27


6. Vytvoření položek

Aby aukce mohla proběhnout, musí vyhlašovatel vytvořit alespoň

jednu aukční položku v sekci Položky. Logicky u vícepoložkových

aukcí musí být vytvořeno položek více. Každá položka má několik

povinných a několik nepovinných parametrů. Aukční položky

mohou být vytvářeny:

▪ Individuálně

▪ Hromadným importem vícepoložkových souborů (jak je

popsáno v následujícím odstavci 7.)

Obr. 30 Vyhlašovatel vytvoří položku opět pravým klikem do sekce

Položky a výběrem „Přidat“ z kontextového menu. Toto přidání zde

vyvolá dialogové okno pro definici povinných či nepovinných

parametrů aukční položky.

28


Povinné parametry:

▪ Název – jméno položky např. Objekt IV v Předním

Staveništi

▪ Číslo – jedná se o pořadové číslo položek, tedy položka 1,

položka 2, položka 3 atd.

▪ Jednotka – měrná hodnota množství např. m2, m3, cihla,

panel atd. U celkového díla obvykle jako jednotku

uvádíme Komplet.

▪ Množství – početní hodnota např. 3000 cihel, 50 oken, 30

dveří atd. U celkového díla obvykle jako množství

uvádíme 1.

Nepovinné parametry:

▪ Moje cena – jedná se o cenový odhad vyhlašovatele,

který v tomto případě slouží jako orientační cena pro

soutěžící.

▪ Obvyklá cena – jedná se o cenový odhad na bázi aktuálně

srovnatelných cen na trhu.

▪ Popis – textové pole, které nabízí možnost detailnějšího

popisu položky dle uvážení vyhlašovatele

Obr. 31 Dialogové okno, kam vyhlašovatel vkládá povinné a případně i

nepovinné parametry aukční položky.

29


7. Import vícepoložkových souborů do sekce Položky

V případě potřeby vytvoření většího počtu položek může

vyhlašovatel použít import souborů. Tyto soubory mohou být

samostatně vytvořenými podklady k rozpočtu nebo datovými

exporty z rozpočtových programů. Aby soubory mohly být

importovány do e-aukce, je třeba je nejprve uložit do formátu

CSV. Následně vyhlašovatel tyto soubory nahraje do jeho

univerzálního úložiště v systému Abillance – myDisk. Potom stačí

přetáhnout takový soubor z myDisk do sekce položky a

identifikovat příslušné sloupce s povinnými a nepovinnými

položkovými parametry a dokončit import.

Obr. 33 Takto uložený dokument vyhlašovatel dále přesune do

levé části sekce Položky.

Obr. 32 V sekci Položky může vyhlašovatel uložit dokument ve formátu

CSV např. rozpočet, seznam položek, přehled stavebních objektů a

prací atd. do levé části myDisk pomocí pravého kliku a výběru „Přidat

soubory z disku“ z kontextového menu. Dále je postup stejný jako

v bodu 5. této kapitoly.

30


Obr. 34 Po provedení přesunu se dokument automaticky zobrazí v náhledu, který vyhlašovateli umožňuje vhodné formátování a označení položek k vlastnímu

importu. Pokud se v tomto náhledu některé položky v dokumentu nezobrazují správně, je třeba vyzkoušet vhodný výběr kódování, oddělovačů, a ohraničení

textu. Jakmile vyhlašovatel dosáhne správného zobrazení, označí jednotlivé sloupce jako parametry k importu do položek aukce výběrem z menu nad každým

sloupcem. Povinné parametry jsou v těchto menu uvedeny tučně, nepovinné tence.

31


Obr. 35 Na závěr importu vyhlašovatel provede výběr položek – řádků k importu (lze označit jednotlivě pomocí Ctrl nebo v blocích pomocí Shift) a klikne na

tlačítko Import v levém horním rohu sekce.

32


Obr. 36 Poté jsou všechny správně naformátované a označené sloupce a řádky hromadně importovány do položek aukce.

33


8. Přidání soutěžících do aukce

V sekci Dodavatelé má vyhlašovatel aktivní náhled jak do celé

profesní databáze dodavatelů, tak do jeho vlastní složkové

struktury kontaktů (viz. Odstavec 3 této kapitoly). Dle vhodných

vyhledávacích kritérií vzhledem k předmětu aukce např.

„elektroinstalace“ a „plzeňský kraj“ vyhlašovatel vyhledá vhodné

subjekty k pozvání do aukce a jednoduchým přetažením (drag &

drop) je přidá k soutěžícím do aukce. Stejný způsob vyhledávání

může vyhlašovatel použít i u jeho vlastní složkové struktury.

Obr. 38 Vybrané subjekty vyhlašovatel přesune do levé části

sekce. Tím je přidání soutěžících do aukce hotové.

Obr. 37 V sekci Dodavatelé může vyhlašovatel využít jak jeho vlastní

roztřídění dodavatelů ve složkové struktuře, tak i rovnou

multikriteriální vyhledávání v seznamu kontaktů (viz. Odstavec č. 3 této

kapitoly). Dle jeho aktuálních kritérií vyhlašovatel vybere vhodné

subjekty jednotlivě i hromadně (Crtl nebo Shift).

34


9. Rozlišení mezi soutěžícím a přihlížejícími účastníky aukce

V sekci Dodavatelé má vyhlašovatel možnost mezi účastníky

aukce označit ty, kteří nejsou soutěžící, ale pouze přihlížejí na

přípravu a průběh aukce jako pasívní kolegové vyhlašovatele. Tito

přihlížející nemohou v aukci cokoliv měnit ani soutěžit, ale mohou

aukci nezávisle sledovat z pohledu vyhlašovatele např. v případě,

že pro sledování aukce potřebují použít samostatný přístup

z jiného počítače.

Obr. 39 Vyhlašovatel může kliknout na kteréhokoli účastníka pravým

tlačítkem a z kontextového menu vybrat „Upravit“.

Obr. 40 Vyhlašovatel následně přepne typ uživatelského přístupu

v dialogovém okně z „Competitor“ na „Customer“ a klikne na tlačítko

Uložit.

35


10. Stavy aukce a jejich dopad na chování vyhlašovatele i

soutěžících

Poté co je aukce vytvořena, je v ní uložena dokumentace, jsou

vytvořeny položky a vloženi soutěžící k pozvání, je třeba, aby

vyhlašovatel změnil stav aukce pro další postup. Pro efektivní

využití aukcí vyhlašovatelem je potřeba přesně rozumět

jednotlivým stavům aukce a jejich dopadům na funkční využití a

možnosti.

Stavy aukce a jejich klíčové příznaky jsou:

▪ Vytvořena – aukce je přístupná pouze vyhlašovateli, který

jí vytvořil. Tento vyhlašovatel může aukci jakkoli

upravovat, např. ukládat/mazat dokumenty,

přidávat/mazat položky a soutěžící, posouvat termíny,

měnit parametry atd. Aukce ve stavu vytvořena není

přístupná soutěžícím (ani pokud jsou již přidáni do aukce).

▪ Debata – aukce je přístupná vyhlašovateli a pozvaným

soutěžícím (objevuje se v jejich seznamech aktivních

aukcí). Vyhlašovatel aukce stále může v aukci cokoliv

měnit, ukládat, odebírat, mazat atd. Pouze v této fázi má

vyhlašovatel možnost odeslat všem soutěžícím

automatizovaný zvací dopis (viz Obr. 4). Soutěžící mají

možnost se seznámit s obsahem aukce, zadávací

dokumentací a položkami. Soutěžící nemají přístup do

sekce Dodavatelé. V této fázi nemá nikdo přístup do

sekce Moje situace, která slouží k vytváření a odesílání

cenových nabídek.

▪ Čekání – stav, ve kterém vyhlašovatel a soutěžící mohou

aukci prohlížet, ale vyhlašovatel již nemá možnost cokoli

Obr. 41 Úpravu stavů aukce vyhlašovatel může provést v kterékoli

sekci, pokud klikne na tlačítko Akce v levé horní části a z kontextového

menu vybere „Upravit stav“

Obr. 42 V malém dialogovém okénku vyhlašovatel jednoduše přehodí

stav aukce výběrem z menu.

36


v aukci měnit, např. nemůže do aukce přidávat položky,

dokumenty nebo soutěžící. Pro vyhlašovatele rovněž není

možné se z této fáze vrátit do předchozích fází Debata a

Vytvořená. Aukce je v uzamčeném stavu čekání na

zahájení. POZOR, pokud aukce není před zahájením ve

stavu Čekání, aukce nebude zahájena!

▪ Běží – do tohoto stavu se aukce vždy přepne sama

automaticky. Jak pro vyhlašovatele, tak pro všechny

soutěžící se otevře sekce Moje situace, kde vyhlašovatel

monitoruje chování všech soutěžících a soutěžící každý

individuálně vytváří a vkládají cenové nabídky. Pro

vyhlašovatele rovněž není možné se z této fáze vrátit do

předchozí fáze Čekání. V případě nutnosti přerušení

aukce může vyhlašovatel přehodit aukci do stavu

Přerušená a následně znovu aukci zahájit do stavu Běží.

V tomto stavu vyhlašovatel rovněž může aukci předčasně

ukončit posunutím do stavu Revize nebo Ukončená.

▪ Revize – aukce se opět sama automaticky ukončuje dle

jejích parametrů a aktuálního vývoje nebo je předčasně

ukončena manuálně vyhlašovatelem viz Kapitola III,

odstavec 11. Tento stav slouží vyhlašovateli i soutěžícím

k důkladné revizi průběhu aukce, kontroly chování

soutěžících a jejich jednotlivých odeslaných nabídek. Pro

vyhlašovatele rovněž není možné se z této fáze vrátit do

předchozí fáze Běží.

▪ Ukončená – tento stav indikuje o definitivním ukončení

aukce a uzavření všech případných diskusí nad jejím

průběhem. Tento stav má pouze dva příznaky a to

přemístění aukce ze sekce Aktivní aukce do sekce

Obr. 43 Ukázka aukce ve stavu Běží, kdy jednotliví soutěžící vytvářejí a

odesílají jejich nabídky.

37


Ukončené, a možnost vyhlašovatele rozeslat

automatizovanou zprávu o výsledcích aukce všem

soutěžícím.

▪ Archivovaná – aukce zmizí ze seznamů ukončených aukcí

vyhlašovatele i soutěžících, a je dále přístupná pouze

administrátorům poskytovatele aukcí z důvodů možných

požadavků vyhlašovatele na pozdější kontroly aukce.

Obr. 44 Ukázka aukce ve stavu Ukončena. Vyhlašovatel jasně vidí

jednotlivé odeslané nabídky a konečnou nejlepší cenu.

38


Přehled stavů aukce a jejich dopad na možnosti

vyhlašovatele a soutěžících

39


11. Odeslání zvacího dopisu

Tuto funkci může vyhlašovatel využít pro jednoduché hromadné

pozvání všech vybraných soutěžících do aukce. Tento dopis, který

pozvaní soutěžící obdrží na email, obsahuje základní údaje o aukci

např. předmět soutěže, termín konání aukce, soutěžní položky,

kontakt na vyhlašovatele (viz Obr. 4). Aby mohlo dojít k jeho

odeslání, musí mít vyhlašovatel aukce splněny následující

parametry:

▪ Minimálně dva soutěžící v sekci Dodavatelé příslušné

aukce

▪ Stav aukce nastavený na Debata

12. Sledování průběhu aukce

Jak již bylo uvedeno výše v odstavci 9, aukce, která byla ve stavu

Čekání, se v plánovaném termínu zahájí automaticky.

Vyhlašovatel tedy pro hladký a bezproblémový průběh aukce

nemusí nic aktivně dělat. Často ani není nutné, aby se aukce

vůbec účastnil. Přesto, pakliže si to přeje, má vyhlašovatel jisté

možnosti jak do aukce vstupovat a případně i v omezené míře

zasahovat do chování soutěžících.

Tyto možnosti jsou:

▪ Vyhlašovatel může napsat a odeslat krátkou zprávu,

která se v reálném čase objeví všem soutěžícím na

viditelném místě nad polem pro sledování aktuálních

cenových nabídek. Tato zpráva může obsahovat

upozornění, aktualizace, varování, vysvětlení atd.

Obr. 45 Vyhlašovatel může odeslat automatizované pozvání soutěžícím

ve stavu aukce Debata tak, že v sekci Dodavatelé klikne na tlačítko

Akce v levém horním rohu a z kontextového menu vybere „Odeslat

pozvání“. Podoba tohoto pozvání tak, jak ji obdrží soutěžící viz

Odstavec 3, Kapitola II.

Obr. 46 Vyhlašovatel může v aukci zveřejňovat krátké informativní

zprávy všem soutěžícím. Ve všech sekcích kromě Informace klikne na

tlačítko Akce a z kontextového menu vybere „Upravit zprávu“. Do

dialogového okna, které se otevře, vyhlašovatel napíše text zprávy a

klikne na tlačítko Uložit.

40


▪ Vyhlašovatel může odstranit kteroukoli cenovou

nabídku, např. v případě, kdy soutěžící udělal zjevnou a

neúmyslnou chybu.

▪ Vyhlašovatel může deaktivovat nebo odstranit

kteréhokoli soutěžícího, např. pokud soutěžící hrubě

poruší podmínky aukce nebo se chová jinak v rozporu

s dobrými mravy.

Obr. 47 V případě nutnosti odstranění konkrétní nabídky vyhlašovatel

v sekci Moje Situace klikne na tuto nabídku pravým tlačítkem a

z kontextového menu vybere „Odstranit“.

Obr. 48 V případě nutnosti odstranění konkrétního soutěžícího

vyhlašovatel v sekci Dodavatelé klikne na tohoto soutěžícího pravým

tlačítkem a z kontextového menu vybere „Deaktivovat uživatele“.

41


▪ Vyhlašovatel může aukci přerušit nebo předčasně

ukončit, např. pokud je potřeba rozsáhlejší komunikace

s jedním nebo více soutěžícími a nelze tuto komunikaci

uskutečnit za běhu aukce.

▪ Vyhlašovatel může u aukcí na celkovou cenu zadat

cílovou cenu, viz. Kapitola I, Odstavec 4, Aukce na cílovou

cenu.

Obr. 50 Vyhlašovatel může v sekci Moje situace kdykoli ve

stavu aukce Běží zadat cílovou cenu a to tak, že klikne na

tlačítko Akce a z kontextového menu vybere „Nastavit

cílovou cenu“. Následně zadá její číselnou hodnotu, napíše

krátkou zprávu v dialogovém oknu a klikne na tlačítko

uložit.

Obr. 49 Přerušení aukce vyhlašovatel provede pomocí změny stavu

aukce z Běží na Přerušena. Po přerušení vyhlašovatel může stejným

způsobem aukci znovu spustit. Jednoduše změní stav z Přerušena zpět

na Běží.

42


13. Ukončení a vyhodnocení aukce

Aukce může být ukončena čtyřmi možnými způsoby, dle typů

aukcí a chování soutěžících:

▪ Aukce je ukončena automaticky v plánovaném termínu

ukončení a poslední nejlepší nabídka podaná před tímto

ukončením vyhrává.

▪ Aukce je prodlužována automaticky o extra interval

odpočtu tak dlouho, dokud soutěžící v tomto intervalu

podávají nové lepší nabídky. Teprve když už nikdo neučiní

novou lepší nabídku, aukce se automaticky ukončí po

vypršení extra intervalu odpočtu od poslední nejlepší

nabídky, která tímto vyhrává.

▪ Aukce je ukončena automaticky před plánovaným

ukončením a to v případě, že vyhlašovatel aukce zadá

cílovou cenu a jeden ze soutěžících tuto cílovou cenu

nabídne, viz Kapitola I, odstavec 4, Aukce na cílovou cenu.

Obr. 51 Vyhlašovatel může po ukončení aukce odeslat

automatizovanou zprávu všem soutěžícím o výsledcích aukce. Stačí

v sekci Dodavatelé kliknout na tlačítko Akce a z kontextového menu

vybrat „Odeslat informace o výsledku aukce“.

43


▪ Aukce je ukončena manuálně vyhlašovatelem před

plánovaným ukončením v případě hrubého porušení

pravidel aukce jedním nebo více soutěžícími.

Ihned po ukončení je aukce vždy ve stavu Revize, který

vyhlašovateli i soutěžícím umožňuje kontrolu jejího průběhu a

výsledků.

14. Odeslání dopisu o výsledku aukce

Po vyhodnocení může vyhlašovatel rozeslat všem soutěžícím

(každému individuálně) automatizovanou zprávu o výsledcích

aukce. Aby mohl být tato zpráva rozeslána, musí být aukce ve

stavu Ukončená.

Obr. 52 Ukázka automatizované zprávy o výsledku aukce pro

neúspěšného soutěžícího. Úspěšný soutěžící logicky obdrží zprávu o

jeho vítězství.

44


15. Export průběhu aukce

Vyhlašovatel má kdykoli po přepnutí aukce do stavu Běží možnost

využít datových exportů všech cenových nabídek od všech

soutěžících. Tyto exporty poskytují úplný a transparentní přehled

o průběhu aukce pro jakékoli pozdější reference.

Obr. 53 Vyhlašovatel klikne na tlačítko Akce v levém horním rohu a

z kontextového menu vybere jednu ze tří možných variant exportu.

Export ve formátu xls se automaticky nahraje na počítač vyhlašovatele.

45


Obr. 54 Ukázka „Exportu seznamu příhozů“

46


Obr. 55 Ukázka „Exportu podrobné analýzy“

47


Abillance Systemic s.r.o.

Manětín 7, 331 62 Manětín

Tel. +420 721 905 005

Email: [email protected]

URL: www.abillance.com


Uživatelský manuál k e-aukci -...

Documents

Transcript of Uživatelský manuál k e-aukci -...