UXevent: основы событийного менеджмента

ÎОÑСÍНÎОÂВÛЫ ÑСÎОÁБÛЫÒТÈИÉЙÍНÎОÃГÎО ÌМÅЕÍНÅЕÄДÆЖÌМÅЕÍНÒТÀА

Как грамотно и быстро спланировать свое событие, распределить обязанности и

скоординировать подготовку

© Аня Дворникова | uxevent.com #uxe

vent

blog

ÀАÍНßЯ ÄДÂВÎОÐРÍНÈИÊКÎОÂВÀА Основатель и автор блога UXevent.com Директор по Talent Management, Improve Group

131 55

2 20

17

образовательных и нетворкинговых событий

стран

спикер, тренер, фасилитатор или ведущая

конференций — @менеджер программы

TEDx в Новосибирске и в Москве

Пишу книги Ценю разнообразие Изучаю менеджмент будущего

#uxe

vent

blog

© Аня Дворникова | uxevent.com

ÏПÓУÑСÒТÜЬ ÍНÀАÌМ ÂВÑСÅЕÌМ ÁБÓУÄДÅЕÒТ ÊКÎОÌМÔФÎОÐРÒТÍНÎО

00:00 Off

Участие Fun :)

#uxe

vent

blog

Общее видение

Четкие измерители

Прописанные процессы

Творческий хаос

#uxe

vent

blog


ÎО ×ЧÅЕÌМ ÏПÎОÃГÎОÂВÎОÐРÈИÌМ

1.  Что такое событие 2.  Типы и форматы событий 3.  Роли в команде организаторов 4.  Работа с содержанием 5.  Организация пространства 6.  Работа с участниками, коммуникации, продвижение 7.  Логистика и финансы 8.  Работа с партнерами и спонсорами 9.  Принципы поведения на событии и разбор полетов после 10.  Кейсы

#uxe

vent

blog

СОБЫТИЕ — ЭТО…

ВО ВРЕМЕНИ, @ПРОСТРАНСТВЕ @И СОСТАВЕ УЧАСТНИКОВ ÎОÃГÐРÀАÍНÈИ×ЧÅЕÍНÍНÎОÅЕ

ÎОÐРÃГÀАÍНÈИÇЗÎОÂВÀАÍНÍНÎОÅЕ ÂВÇЗÀАÈИÌМÎОÄДÅЕÉЙÑСÒТÂВÈИÅЕ,

НАПРАВЛЕННОЕ НА ДОСТИЖЕНИЕ ÊКÎОÌМÏПËЛÅЕÊКÑСÀА ÖЦÅЕËЛÅЕÉЙ

ÒТÈИÏПÛЫ ÑСÎОÁБÛЫÒТÈИÉЙ

РАЗВЛЕКАТЕЛЬНЫЕ РЕКЛАМНЫЕ ДЕЛОВЫЕ (PR) НЕТВОРКИНГОВЫЕ

ЦЕРЕМОНИАЛЬНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЕ ТВОРЧЕСКИЕ (ПРОДУКТИВНЫЕ)


vent

blog

ÌМÎОÅЕ ÑСÎОÁБÛЫÒТÈИÅЕ


Событие Основной тип Дополнительные Russian Sponsorship Forum

Деловое Образовательное, нетворкинговое

HR-клуб Нетворкинговое PR-событие, информационно-познавательное, развлекательное

Тотальный диктант ? ?

#uxe

vent

blog

ÒТÎОÒТÀАËЛÜЬÍНÛЫÉЙ ÄДÈИÊКÒТÀАÍНÒТ Индивидуальное задание 2 минуты Написать основной тип и дополнительные для ТД в моем городе


vent

blog

ÔФÎОÐРÌМÀАÒТÛЫ = жанры событий

ÇЗÎОÎОÏПÀАÐРÊК ÔФÎОÐРÌМÀАÒТÎОÂВ 1.  Конференция 2.  Форум 3.  РеФорум 4.  TED и TEDx 5.  Анти-конференция 6.  Пресс-конференция 7.  ПечаКуча (PechaKucha) 8.  Бизнес-завтрак 9.  Тематический завтрак 10.  Дебаты 11.  Вечеринка Идей 12.  Кейсы (Case studies) 13.  Деловые игры 14.  Ролевые игры 15.  Игровые симуляции 16.  Лекция 17.  Диалог 18.  Панельная дискуссия

19.  Сессия вопросов-ответов 20.  Симпозиум 21.  Групповая дискуссия 22.  Работа в малых группах 23.  Мозговой штурм 24.  Экспертная группа 25.  Аквариум 26.  Вебинар 27.  Онлайн-конференция 28.  Шоу историй 29.  Open Space Technology 30.  Пикник 31.  Митап (meetup) 32.  Клуб по интересам 33.  Выставка 34.  Confibition 35.  Обучатилка 36.  Марафон


37.  Чемпионат 38.  Турнир 39.  Fireside chat 40.  Праздник 41.  Концерт 42.  Карнавал 43.  Презентация 44.  Квартирник 45.  Церемония вручения 46.  Экскурсия 47.  День открытых дверей 48.  Семинар 49.  Тренинг 50.  Мастер-класс 51.  Воркшоп 52.  Круглый стол 53.  Хакатон 54.  World Cafe

#uxe

vent

blog

ÎОÑСÎОÁБÅЕÍНÍНÎОÑСÒТÈИ ÔФÎОÐРÌМÀАÒТÎОÂВ ОДНОРАЗОВЫЕ Банкет: @интенсивность и wow-эффект ≫  Целостность ≫  Превзойти ожидания ≫  Дольше подготовка ≫  Больше ресурсов ≫  Пан или пропал ≫  Мощный эффект ≫  Интенсивное промо

СЕРИЙНЫЕ Завтрак-обед-ужин: @постоянство в чем-то ≫  Разнообразие ≫  Попасть в ожидания ≫  Подготовка оттачивается ≫  Мало ресурсов ≫  Пространство для маневра ≫  Отложенный растянутый эффект ≫  Лояльность, ретеншен


vent

blog



1.  Что такое событие 2.  Типы и форматы событий 3.  Роли в команде организаторов 4.  Работа с содержанием 5.  Организация пространства 6.  Работа с участниками, коммуникации, продвижение 7.  Логистика и финансы 8.  Работа с партнерами и спонсорами 9.  Принципы поведения на событии и разбор полетов после

#uxe

vent

blog

ÔФÓУÍНÊКÖЦÈИÈИ ÈИ ÐРÎОËЛÈИ Команда

Управление проектом и командой

Работа с содержанием (программа)

Работа с пространством (оформление)

Работа с участниками, коммуникации,

промо

Логистика

Финансы и администри-рование

Работа с партнерами и спонсорами

#uxe

vent

blog





промо

Логистика



ВНУТРЕННИЕ РОЛИ Координатор Спикеры Ведущий Оргкомитет или помощники крайний за программу крайний за оформление крайний за участников крайний за продвижение крайний за логистику крайний за технику крайний за финансы крайний за фандрайзинг …

ВНЕШНИЕ РОЛИ Участники (они же гости) Партнеры/спонсоры Спикеры Ведущий

#uxe

vent

blog


Работа с содержанием

(спикеры)

Логистика


ДеИТология @в Improve Group


Аня Вера Маша Таня Коля


промо

#uxe

vent

blog

Central Eastern European Leadership Development Seminar

Аня Джаглар Умут Мерве Чихангир Мустафа




промо

Логистика




#uxe

vent

blog




#uxe

vent

blog

ÑСÎОÄДÅЕÐРÆЖÀАÍНÈИÅЕ Программа, @

работа со спикерами и ведущими

ÑСÎОÇЗÄДÀАÍНÈИÅЕ ÏПÐРÎОÃГÐРÀАÌМÌМÛЫ 1.  Цели события 2.  Ключевой посыл 3.  Внутренняя сюжетная линия (драматургия) 4.  Смысловые блоки 5.  Составление расписания сессий 6.  Подготовка сессий 7.  То самое маленькое «экстра»

Пошаговое руководство: http://goo.gl/YmRD8n


vent

blog

Цели события

Ключевой посыл

Внутренняя сюжетная линия

Смысловые блоки

Составление расписания

Подготовка сессий

То самое "экстра"

1 2 3 4 5 6 7


Фиксируем потребности ЦА и

ожидаемый результат

Если со всего события ЦА не запомнит ничего, кроме одной фразы, что это за фраза?

Определяем динамику энергичности и вовлеченности

участников, выбираем приоритетные форматы

Разбиваем весь контент на 3-4 логических блока для быстрой усваиваемости сути

Расписываем подробно все сессии внутри каждого блока

ТОЛЬКО ТУТ определяем, какие где

спикеры нужны, утверждаем форматы

Добавляем в программу элементы для нетворкинга, вовлечения, фана

#uxe

vent

blog

ÑСÏПÈИÊКÅЕÐРÛЫ ÈИ ÂВÅЕÄДÓУÙЩÈИÅЕ

1.  Никогда не рано начать договариваться!

2.  Удобный обоим способ коммуникации

3.  Четко проговорить цели и формат события, взаимные ожидания

4.  Составить и выдерживать @тайм-лайн подготовки

NOTHING IS OBVIOUS

Нет ничего очевидного

#uxe

vent

blog

ÂВÛЫÁБÎОÐР ÑСÏПÈИÊКÅЕÐРÀА ≫  Примеры критериев для идеального портрета:

§  Опыт в индустрии §  Персональный бренд §  Бренд компании §  Авторитет (книги, публикации, предыдущие выступления) §  Иностранный/локальный эксперт §  Язык §  Владение форматом §  Навыки публичных выступлений (энергетика речи, работа с

аудиторией) §  Персональные качества (харизма, чувство юмора)


vent

blog

ÏПÎОÄДÃГÎОÒТÎОÂВÊКÀА ÑСÏПÈИÊКÅЕÐРÀА Какие вопросы необходимо проработать со спикером в процессе подготовки: ≫  Стартовая информация ≫  Содержание роли ≫  Организационные моменты ≫  Возможности самопиара через событие


vent

blog

ÂВÛЫÁБÎОÐР ÑСÏПÈИÊКÅЕÐРÀА Работа в группах 10 минут Роль Идеальный портрет [критерии] Процесс работы


vent

blog




#uxe

vent

blog

ÏПÐРÎОÑСÒТÐРÀАÍНÑСÒТÂВÎО Место, расположение предметов,

навигация, оформление

ÏПÐРÎОÑСÒТÐРÀАÍНÑСÒТÂВÎО

≫  Сколько надо вместить человек? ≫  Как они будут взаимодействовать? ≫  Как им для этого надо разместиться

(сидеть, стоять, двигаться)? ≫  Какое для этого нужно помещение? ≫  Какое нужно оформление?

ÞЮÇЗÀАÁБÈИËЛÈИÒТÈИ

Степень удобства, с которой продукт может быть использован людьми

[англ. usability — @

«возможность использования», «способность быть использованным»,

«полезность»]

#uxe

vent

blog

ÑСÂВÎОÅЕ VS ×ЧÓУÆЖÎОÅЕ ÌМÅЕÑСÒТÎО +

≫  Свобода действий ≫  Куча материалов ≫  Знаем все ответы и FAQ ≫  Помощники на подхвате ≫  Дополнительный пиар ≫  Относительно бесплатно

– ≫  Приходится делать быстро ≫  Много лишнего ≫  Добираться неудобно ≫  Мешаем не-участникам :) ≫  Не специализированное

#uxe

vent

blog

ÃГÄДÅЕ ÁБÐРÀАÒТÜЬ ÈИÄДÅЕÈИ

≫  Смежные отрасли ≫  Похожие события другого масштаба или серийные ≫  Event.ru ≫  Lifestyle блоги ≫  Pinterest ≫  Instagram ≫  Другие организаторы и «коллекционеры» ≫  Uxevent.com :)

#uxe

vent

blog




#uxe

vent

blog

ÓУ×ЧÀАÑСÒТÍНÈИÊКÈИ Коммуникации, промо

ÊКÀАÆЖÄДÛЫÉЙ ÓУ×ЧÀАÑСÒТÍНÈИÊК ÕХÎО×ЧÅЕÒТ НЕ ЗРЯ ≫  интересно ≫  полезно ≫  новые идеи ≫  вдохновение ≫  знакомства ≫  развитие ≫  …

КОМФОРТ ≫  физический

§  удобно доехать §  удобное пространство §  возможность перекусить §  …

≫  психологический §  я здесь не один §  понятно, что будет происходить §  понятно, что от меня ожидают §  …

#uxe

vent

blog

ÏПÐРÎОÄДÂВÈИÆЖÅЕÍНÈИÅЕ: ÏПÐРÈИÌМÅЕÐРÛЫ

≫  Блог на сайте — анонсы (http://goo.gl/zSyLHf) ≫  Блог на сайте — фотоотчеты (http://goo.gl/4wzfkj) ≫  Встреча в VK ≫  Анонсы в корпаккаунтах (VK, FB, Twitter) ≫  Приглашение участников группы VK ≫  Персональная рассылка ≫  Приглашение кандидатов на вакансии ≫  Сарафанное радио ≫  Видео (http://goo.gl/dTXBul) ≫  Обязательная регистрация + быстрая и личная коммуникация (Google forms) ≫  Статусные бейджи

ДеИТология в Improve Group

#uxe

vent

blog

ÏПÐРÎОÄДÂВÈИÆЖÅЕÍНÈИÅЕ: ÏПÐРÈИÌМÅЕÐРÛЫ

≫  Встреча в VK и FB ≫  Анонсы в официальных аккаунтах (VK, FB, Instagram, Twitter) ≫  Конкурсы в соцсетях ≫  Промо-события ≫  Персональная рассылка по теплым контактам ≫  Предварительная регистрация = сбор email’ов для персональной рассылки ≫  Статьи и анонсы в локальных СМИ ≫  Быстрая и личная коммуникация ≫  Сарафанное радио

TEDxNovosibirsk

#uxe

vent

blog

ÏПÐРÎОÄДÂВÈИÆЖÅЕÍНÈИÅЕ: ÈИÄДÅЕÈИ 1.  Локальные СМИ (что читают, смотрят представители вашей ЦА?) 2.  Социальные сети (страницы, встречи, личные аккаунты, флешмобы) 3.  Блоги и интернет-журналы 4.  Персональная рассылка 5.  Сарафанное радио 6.  Видео 7.  Интерактив (конкурсы, опросы) 8.  Промо-события

#uxe

vent

blog




#uxe

vent

blog

ËЛÎОÃГÈИÑСÒТÈИÊКÀА Вещи и транспорт

ÁБÀАÇЗÎОÂВÛЫÅЕ ÏПÐРÀАÂВÈИËЛÀА ËЛÎОÃГÈИÑСÒТÈИÊКÈИ

1.  Обязательно письменный список! a.  Записать нужно абсолютно все вещи b.  Что нужно сделать из подготовительных перемещений

2.  Вещи в привязке к программе 3.  Напротив каждой вещи — ответственный 4.  Найти vs купить

#uxe

vent

blog

ÔФÈИÍНÀАÍНÑСÛЫ и администрирование

ÏПÀАÐРÀАÄДÈИÃГÌМÛЫ ÐРÀАÑСÕХÎОÄДÀА ÁБÞЮÄДÆЖÅЕÒТÀА ≫  Уложиться в лимит ≫  Сделать wow-результат любой ценой ≫  Разумный минимум ≫  «Вы, главное, делайте»

#uxe

vent

blog




#uxe

vent

blog

ÏПÀАÐРÒТÍНÅЕÐРÛЫ ÈИ ÑСÏПÎОÍНÑСÎОÐРÛЫ

Продажи и аккаунт менеджмент

? ÏПÀАÐРÒТÍНÅЕÐР

ÑСÏПÎОÍНÑСÎОÐР

#uxe

vent

blog

? ÏПÀАÐРÒТÍНÅЕÐР

ÑСÏПÎОÍНÑСÎОÐР

Общие цели Вклад в содержание

Общая ЦА Вклад в бюджет

#uxe

vent

blog

ÒТÈИÏПÛЫ ÏПÀАÐРÒТÍНÅЕÐРÎОÂВ ≫  Меценаты

§  хотят развивать область §  не хотят публичности

≫  Спонсоры §  не собираются продавать свой продукт напрямую §  хотят имидж, поддержку ценности

≫  Партнеры §  "part" — делит риски и делит дивиденды, помогает

организаторам §  получает доп. преференции, которые не получают другие

≫  Рекламодатели §  не хотят рисков §  хотят прогнозируемую отдачу, маркетинг, понимание

аудитории ≫  Продавцы

§  хотят продавать с отдачей здесь и сейчас §  в последний день приходят, не хотят рисков

Михаил @Лукашевич

#uxe

vent

blog

×ЧÒТÎО ÏПÐРÅЕÄДËЛÎОÆЖÈИÒТÜЬ Аспект Партнеру Спонсору

Программа Спикер@Участвовать в подготовке Полезный материал на тему

—

Пространство Размещение рекламных материалов, логотипов, баннеров на событии Размещение логотипов в онлайне, в печатных материалах события Брендированная зона: развлечение гостей, интерактивные инсталляции Кейтеринг, съемка, онлайн-трансляция, афтепати

Участники Доступ к базе Личное взаимодействие

Сувениры Рассылка по участникам

Другие партнеры Возможности нетворкинга —

#uxe

vent

blog

×ЧÅЕÌМ ÏПÐРÈИÂВËЛÅЕ×ЧÜЬ Работа в группах 10 минут Аспект организации события Тип партнера Идеи, что предложить


vent

blog




#uxe

vent

blog

ÓУÏПÐРÀАÂВËЛÅЕÍНÈИÅЕ Проектом и командой

4 ÌМÀАÍНÒТÐРÛЫ #u

xeve

ntbl

og

1 Предусмотреть @

всё @невозможно

2 Take it easy, @but take it

3Управляйте @ожиданиями

4Эффект уточки

ÐРÀАÇЗÁБÎОÐР ÏПÎОËЛÅЕÒТÎОÂВ ≫  Обратная связь с заказчиков, участников и партнеров ≫  Start – stop – continue

#uxe

vent

blog

ÊКÅЕÉЙÑСÛЫ

ÄДÀАËЛÜЬÍНÅЕÉЙØШÈИÅЕ ØШÀАÃГÈИ ≫ Прогоняем свое событие через раздатку ≫ Обсуждаем с командой ≫ Пробуем делать по-другому ≫ Фиксируем результаты ≫ Start – stop – continue ;)


vent

blog

anya.dvornikova

redhairedAnya

anyadvornikova

www.uxevent.com

ÄДÀАÂВÀАÉЙÒТÅЕ ÎОÁБÙЩÀАÒТÜЬÑСßЯ! #u

xeve

ntbl

og

UXevent: основы событийного менеджмента

Business

Transcript of UXevent: основы событийного менеджмента