Uw werkkapitaal en elektronisch factureren, een perfecte combinatie
-
Upload
friso-de-jong -
Category
Business
-
view
520 -
download
0
description
Transcript of Uw werkkapitaal en elektronisch factureren, een perfecte combinatie
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
13 november 2007, Roermond
Friso de Jong, Factuurwijzer, Voorzitter Platform ELFA
Uw werkkapitaal en elektronisch factureren, een perfecte combinatie
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Even voorstellen: Friso de Jong
- Directeur Silverback B.V.[www.silverback.nl]
- Initiatiefnemer Platform Elektronisch Factureren [www.platformelfa.nl] en Factuurwijzer [www.factuurwijzer.nl]
- Spreker: Sprekerinstituut, Syntens, Jaarcongres Credit Management, dagvoorzitter Congres Elektronisch Factureren & Betalen, et cetera…
- Auteur/ columnist: Automatiseringgids, VIP, Computable, TA, Kluwer
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Factuurwijzer
Onafhankelijke deskundigen, met jaren ervaring op het gebied vanelektronisch factureren. We ondersteunen grote en kleine klanten, aanbieders en gebruikers, zakelijke klanten en overheden en ook brancheorganisaties.
1. Presentaties, workshops (>100), trainingen
2. Demonstraties, business cases, NPV/IRR/ROI calculaties
3. Begeleiding bij selectie en implementatie: PvE, RFI, RFP, …
4. Advies
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Platform ELFA wil het gebruik van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland versnellen, om iedereen maximaal te laten profiteren van de voordelen hiervan, door:
het creëren en communiceren van een eenduidig beeld over
elektronisch factureren
samenwerken bij regulering, standaardisatie en (zelf)certificering
het delen van kennis en leren van ervaringen
het bij elkaar brengen van de belangrijkste spelers op dit gebied
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Agenda
Rol van de factuur
Traditioneel factuurproces: nadelen
Elektronisch factureren
juridisch kader
knelpunten: fiscale varianten, technische modellen
knelpunt: Europees elektronisch factureren
het ‘SEPA – four corner’ model
voordelen
Welke ontwikkelingen zien we?
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Rol van de factuur Financieel
onderdeel van order, betaling, omzet, winst, cash/credit
management
Communicatie
contactmoment met de klant (consument, bedrijf, overheid);
marketingmogelijkheden
Bewijs
handelsrechtelijk: einde van leveringsproces
fiscaalrechtelijk: recht op verrekening van BTW en aftrek van
kosten
Integratie
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Oriëntatie van de factuur
Bekeken vanuit de vier fasen waarin elektronische communicatie
plaats vindt:
Informatie – interactie – transactie – integratie
- Informatie = bewijsfactuur
- Interactie = presentatiefactuur
- Transactie = betaalfactuur
- Integratie = integratiefactuur (EDI)
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Traditioneel factuurproces
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Traditioneel factuurproces: nadelen
Opstelfouten (leverancier) en invoerfouten (klant)
Gegevens uit meerdere systemen en afdelingen
Hoge kosten per factuur: gemiddeld € 2 - € 4
Nog hogere kosten bij een dispuut: € 25 - € ∞
Geen koppeling aan marketing, betalen of credit management
Archiefkosten
Schattingen inzake cash management
‘Compliance’ inspanningen
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Huidige generatie elektronisch
factureren
Geautomatiseerd verwerken van facturen
Elektronisch factureren
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Elektronisch factureren: juridisch kader
Wet op de Omzetbelasting is al in 2004 aangepast!
U kunt zonder voorafgaande toestemming elektronisch factureren, als
aan een aantal voorwaarden wordt voldaan:
de ontvanger accepteert de elektronische factuur
de factuur bevat alle wettelijk verplichte gegevens
de factuur of het factuurproces is authentiek en integer
de factuur wordt op de juiste wijze uitgereikt
de fiscus kan de factuur(gegevens) altijd controleren
>>
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Elektronisch factureren: juridisch kader
Wat als niet aan de vereisten wordt voldaan?
leverancier: strafbaar: boete, gevangenisstraf maximaal 6 maanden
ontvanger: geen BTW in aftrek brengen
ontvanger: kosten niet op winst in mindering brengen
De fiscus treedt vooralsnog soepel en constructief op bij kleine
gebreken bij elektronisch factureren.
De facturen moeten worden gearchiveerd in de vorm waarin ze
verstuurd of ontvangen zijn en inclusief de waarborgen; gedurende 7
jaar
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Elektronisch factureren: fiscale varianten
Er zijn vier fiscale varianten:
het toepassen van een digitale handtekening op het bericht, het document,
of op de datastructuur
gebruik maken van gestructureerd dataverkeer (EDI)
sommige andere elektronische vormen om elektronische facturen te
verzenden en ontvangen
automatische incasso
Alleen als u de derde variant gebruikt, moet u dit melden
Ook al is het Europese regelgeving, vrijwel elke Lidstaat heeft
elektronisch factureren anders geregeld
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Elektronisch factureren: technisch
De fiscale varianten kunnen aan de hand van diverse technische
aspecten ‘ingeregeld’ worden:
seller direct, buyer direct, consolidator, four corner [SEPA], buyer
processing, direct processing, self billing
‘application service providing’ en ‘in house’
verzenden/presenteren van facturen en gestructureerd dataverkeer
koppeling aan betaalmogelijkheden: incasso (bewijsfactuur), iDeal
(betaalfactuur), de Digitale Nota (betaalfactuur),...
Hierin zijn diverse combinaties mogelijk, afhankelijk van de aard
van de factuur en de aard van uw klant(en)
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Voordelen elektronisch factureren
Optimaliseren factuurverwerkingsproces
vermindering van operationele verkoopproceskosten
kortere doorlooptijd (koppelen van systemen, bestanden)
betere controle en terugkoppeling
Vermindering procesfouten en bijbehorende kosten
fouten en conflicten sneller oplosbaar
betere en betrouwbare betaling
Reduceren arbeidsintensieve handelingen
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Voordelen elektronisch factureren
Financiële voordelen
kostenbesparing op factureren
creditmanagement
lagere DSO
Betere archivering, informatievoorziening en marketing
Hogere klanttevredenheid
Beter cash/liquiditeitsmanagement?
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
(optioneel)
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
10.9.2004
E-invoicingusingnetbank
E-invoicingusingnetbank
0
10%
20%
30%
40%
50%
60%
24.8
.
24.9
.
24.1
0.
24.1
1.
24.1
2.
24.1
.
24.2
.
24.3
.
24.4
.
24.5
.
24.6
.
24.7
.
24.8
.
24.9
.
24.1
0.
24.1
1.
24.1
2.
24.1
.
24.2
.
24.3
.
24.4
.
24.5
.
24.6
.
24.7
.
24.8
.
24.9
.
24.1
0.
24.1
1.
24.1
2.
10.9.2004Finlandmedio 2004
‘Four corner’model‘Four corner’model
HuidigeeFacturerenmodellen
HuidigeeFacturerenmodellen
Het ‘SEPA – four corner’ model
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Het ‘SEPA - four corner’ model
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Kenmerken ‘SEPA –four corner’ model
De factuur wordt naar de bank van de verzender gezonden
(Europese) Banken wisselen de facturen onderling uit
De bank van de betaler presenteert de factuur in de online
omgeving
De klant kan de factuur accorderen en betaalbaar stellen
BELANGRIJK: De factuur wordt nu enkel de drager voor een
betalingsverzoek: verzoek tot wijziging financiële status
De eFacturen zijn direct in het juiste formaat importeerbaar
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Voordelen ‘SEPA –four corner’ model
Tussen leverancier (verzender) en klant (ontvanger) geen print-, porti en materiaalkosten. Lagere loonkosten
geen handmatige/dubbele invoer. Geen archiefkosten
Tussen de klant (ontvanger) en zijn bank meteen in het juiste elektronische formaat beschikbaar
geen invoerfouten bij opdracht geven tot betalen
Tussen de leverancier (verzender) en zijn bank Zie boven
Tussen banken: omzet, besparing, concurrentiepositie
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
(Einde optioneel)
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Wat is uw mening? Factuurmonitor
Nota bene:
- Doelgroep = MKB
- Het betreft een 0- meting, dus voorlopige cijfers
- Deze gegevens mogen zonder toestemming niet worden gebruikt voor andere doeleinden
-
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
Consumenten
Overheid
Corporate
MKB
Wie zijn uw klanten?
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Overwegingen voor eFactureren?
0 20 40 60 80
Overig
Positie in keten handhaven
Verbeteren werkkapitaal
Meer verkoopmogelijkheden
Meer verkeer naar de website
Voldoen aan eis/verplichting klant
Doen aan klantenbinding
Voldoen aan wens van de klant
Besparing voor de ontvanger
Facturen eerder betaald krijgen
Besparing voor de verzender
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Belemmeringen voor eFactureren?
0 5 10 15 20 25 30 35
Overig
Accountant
Geen besparing
Beveiliging
Te hoge investering
Specificaties/bijlagen bijvoegen
Factureren in eigen hand houden
Zijn we te klein voor
Boekhoudpakketten
Geen standaarden
Onduidelijke wetgeving
Geen (na)controle
Complexiteit
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
0 10 20 30 40 50 60 70 80
Per gewone post
Presenteren inwebportal
Presenteren inInternetbankieren
Per e-mail
Langs welk kanaal eFactureren?
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
0 10 20 30 40 50 60 70 80
Overig
Word
Excel
Papier
XML
EDI-formaten
Kaal' e-mailbericht
Met welke bestandsformaat eFactureren?
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Wanneer betaald krijgen?
0,00 20,00 40,00 60,00 80,00 100,00
Nog voordat er geleverdwordt (de factuur wordt
nagezonden)
Nadat er geleverd is aande klant (betalen opbasis van de factuur)
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Met welke betalingsmethode?
0,00 10,00 20,00 30,00
Overig
Micro/Mobile payment
Papieren acceptgiro
Contant
Credit card
Eenmalige machtiging
Maakt niet uit
I-Deal betaling
Vanuit e-banking pakket
Automatische incasso
Overboeking via internetbankieren
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Welke ontwikkelingen zien we?
European Associaton of Corporatie Treasurers (EACT):
“SEPA be regarded as the starting point for further longer term
improvement, in end-to-end Straight Through Processing of
payments and integration in the Financial Supply Chain. This is an
area where increased standardisation is necessary and would
deliver huge benfits to companies throughout Europe”
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Welke ontwikkelingen zien we?
European Associaton of Craft, Small and Medium Sized
Enterprises (UEAPME):
“UEAPME supports the CAST project (Corporate Action on
Standards) launched by EACT (European Association of Corporate
Treasurers), which aims to establish common European standards
for e-Invoicing, remittance information and other additional
optional services.”
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Welke ontwikkelingen zien we?
The European Banking Associaton (EBA) e-Invoicing program
will deliver:
clarification of the legal and other barriers to pan-European e-
Invoicing.
Creation of a rulebook with business rules and requirements for
technical standards for pan-European e-Invoicing.
A cooperation model of EACT and European Payment Council for
the creation of a rulebook.
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Welke ontwikkelingen zien we?
DG Enterprise and industry:
E-Invoicing is the link between internal processes of companies
and the payment system [!].
Promoting e-Invoicing and identifying the standards needed, may
contribute to a technology leap [!] in a wider area than just
payments…with a positive impact on their competitiveness.
DG Markt and DG Enterprise jointly set up an informal Task Force
on e-Invoicing in December 2006.
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Welke ontwikkelingen zien we?
European Payment Council:
“There will be no longer be a need for multiple files each prepared
to different standards.”
“The opportunity for harmonised, unstructured and secure
remittance information accross Europe will be a major benefit for
both [e-]Invoicing and reconciliation.”
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Welke ontwikkelingen zien we?
Europese Centrale Bank:
“In addition to the core SEPA products, there are currently being
developed new opportunities, such as e-Invoicing, that can provide
major benefits.”
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Welke ontwikkelingen zien we?
De Nederlandse overheid gaat elektronisch factureren actief
promoten, stimuleren en misschien wel afdwingen
Elektronisch factureren neemt in rap tempo toe, meetbaar
De acceptatie vormt steeds minder problemen, in zowel
juridische zin als in de beleving van mensen
Met het ‘SEPA – four corner’ model zouden veel van de
voordelen ook werkelijk gerealiseerd kunnen worden
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Welke ontwikkelingen zien we?
Elektronisch factureren is een strategisch instrument (imago
bedrijf) en een tactisch instrument (marketinginstrument)
Een goed ingeregelde elektronische factuur leidt tot meer
besparing bij de ontvanger dan bij de verzender…korting.
De elektronisch factuur wordt een drager voor betaling,
marketing en aanvullende diensten
Elektronisch factureren is onderdeel van een groter proces,
inclusief cash management en credit management
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
0 10 20 30 40
Nee
Binnen 1 - 3 jaar
Binnen 12 maanden
Binnen 6 maanden
Ja
Doet u aan eFactureren?
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
Consumenten
Overheid
Corporate
MKB
Wie zijn uw klanten?
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Overwegingen voor eFactureren?
0 20 40 60 80
Overig
Positie in keten handhaven
Verbeteren werkkapitaal
Meer verkoopmogelijkheden
Meer verkeer naar de website
Voldoen aan eis/verplichting klant
Doen aan klantenbinding
Voldoen aan wens van de klant
Besparing voor de ontvanger
Facturen eerder betaald krijgen
Besparing voor de verzender
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Belemmeringen voor eFactureren?
0 5 10 15 20 25 30 35
Overig
Accountant
Geen besparing
Beveiliging
Te hoge investering
Specificaties/bijlagen bijvoegen
Factureren in eigen hand houden
Zijn we te klein voor
Boekhoudpakketten
Geen standaarden
Onduidelijke wetgeving
Geen (na)controle
Complexiteit
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
0 10 20 30 40 50 60 70 80
Per gewone post
Presenteren inwebportal
Presenteren inInternetbankieren
Per e-mail
Langs welk kanaal eFactureren?
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
0 10 20 30 40 50 60 70 80
Overig
Word
Excel
Papier
XML
EDI-formaten
Kaal' e-mailbericht
Met welke bestandsformaat eFactureren?
©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Terugkoppeling op een eFactuur?
0 10 20 30 40 50 60
Geen
Anders(geaccordeerd)
Geprint
Gedownload
Geopend
Gelezen
Ontvangen