Útmutató az oktatási adminisztrációhoz
-
Upload
dominic-nixon -
Category
Documents
-
view
51 -
download
6
description
Transcript of Útmutató az oktatási adminisztrációhoz
Útmutató az oktatási adminisztrációhoz
ETR egyszerűen, gyorsan
Szereplők
- Oktató
- Tantárgyfelelős
- Tanszéki (intézeti/klinikai) adminisztrátor
- Tanulmányi Hivatal
- Curriculum Bizottság
Oktatási hírek
Mivel sok információ, hirdetmény, határidő Oktatási hírként kerül közlésre,
mindenkinek javasoljuk feliratkozni az ÁOK hírlevelekre.
Feliratkozás: 6405-es mellék,
Monostori Attila
EHA kód és jelszóMinden szereplő létezzen virtuálisan is (ETR-ben)!
Felhasználónév (EHA-kód) és jelszó ugyanaz az ETR-ben és a CooSpace-ben.
EHA-kód: 7 karakter + .PTE. Sosem változik
Hogy csináljon erős, megjegyezhető jelszót? Erős jelszó: van benne kisbetű, nagybetű, szám és legalább 6 karakter hosszú.Válasszon egy min. 5-6 betűs szót. Pl. a szomszéd kutya neve Gombócka és 4 éves. Néhány példa:- a második betűt írja naggyal, a többit kicsivel, valahova toldjon be egy számot: pl.
gOmbocka4- az egyik betűt cserélje ki arra a számra, amit a telefonon smsírás közben lát: pl.
gOmbo3ka4 - az első betű nagy, a magánhangzók helyett pedig a számok pl. G6mb6ck24stb.
Mindenki a sajátját használja, ne adja át másnak!
Elfelejtett vagy nem működő jelszó helyett új: TH
Jelszókezelés
Kiadott jelszó megváltoztatása: ETR: Beállítások / Jelszó megváltoztatásaCooSpace: névre kattint, felugró ablakban jelszóváltás
Főbb feladatok
Évente egyszer: • A képzés tartalmának meghatározása:
• tárgyak tartalma és feltételrendszere: tantárgyfelelősök • tantervek: Curriculum Bizottság
Félévente: aktuális kínálat
• a félév kínálatának meghatározása: félévben meghirdetendő kurzusok listája és feltételei (pl. időpont, létszám): tantárgyfelelősök
• tárgyfelvétel: TH
• félévközi nyilvántartás tanmenetről: oktatók, tárgyfelelős, tanszéki adminisztrátorok
• vizsgáztatás: tárgyfelelős, oktatók, tanszéki adminisztrátorok, TH
Tantárgyak, tantervek – tanévet megelőző tavasz
1. Új és (esetleg) módosuló tárgyak adatainak leadása – tárgyfelelős TH-nak
– ÁOK webfelületen, felkérés Oktatási hírben – meghatározott időszakban (zárás kb. áprilisban)
– levélben - folyamatosan az év során
FELMENŐ RENDSZER!!
2. Május: Curriculum Bizottság elfogadja/elutasítja a változásokat, tantervek elfogadása → Kari Tanács jóváhagyja
3. TH elvégzi a módosításokat az ETRben
Kurzusbejelentő webfelületElérhető az ÁOK weboldal Munkatársaknak rovatban.
Figyelem! A felhasználónév és jelszó nem ugyanaz, mint az ETR-nél és a CooSpacenél!
Hozzáférés kérés: kari informatika (6409, Bencze Zsolt)
Órarend – tanévet megelőző nyáron készülnek
Június közepéig: kérések, javaslatok MINDKÉT FÉLÉVI órarendhez a tanszékektől – TH-nak– nincs külön felhívás
Június vége: órarendek összeszervezése – TH + Oktatástechnika,
Július közepéig: órarendek megtekintése, javaslatok, kifogások közlése a tanszékek részéről – az órarendek megtekinthetőek az ÁOK weboldalon (Tanulmányi Hivatal, Órarend és terembeosztás rovat), felhívás Oktatási hírben
Augusztus elejéig: fix órarendek publikálása az ÁOK weboldalon - TH
Órarendek
Kiadványok – tanévet megelőző nyáron készülnek
Augusztus 1-IG: kiadványok (tanrendek) elkészítése kiadványok nyomdába adása – TH, Oktatástechnika
Augusztus elején: kiadványok publikálása az ÁOK weboldalon – TH
Augusztus során ill. szeptember elején: kiadványok tanszékekre juttatása – TH + tanszéki kézbesítők
Félévkezdéskor: kiadványok kiadása hallgatóknak – TH
Kiadványok, nyomtatványok
Félévindítás
Félévkezdés előtt max. 3. hétig: választható kurzusokhoz adatközlés: hely, időpont, kért hely és felszerelés stb. – tantárgyfelelős feladata, felhívás Oktatási hírként az ÁOK weboldalon, weboldalról letölthető formanyomtatványon TH-ra kell beküldeni
Félévkezdés előtt max. 2. hétig: választható kurzusok meghirdetése ETR-ben: TH
Félévkezdési hét előtti hét: tárgyfelvétel lebonyolítása ETR-ben: TH + ETR központ
Tárgyfelvételfélévkezdés előtti hét
Problémás jelentkezések kezelése, kérvények gyűjtése – TH
Engedélyköteles jelentkeztetések – tantárgyfelelős és Tanulmányi Bizottság engedélyével, TH intézi
Létszámok nyomon követése – tantárgyfelelős és tanszéki adminisztrátor ellenőrizheti az ETR-en (Oktatás/Kurzusaim menüpont)
Tárgyfelvétel lezárása után:
- tárgyfelvételi hét szombat-vasárnap + köv. hétfőn: minimum létszámkorlát miatt kurzus törlés, helyette új kurzusra feliratkoztatás, engedélyezett speciális tárgyfelvétel – TH (pontos menetrend a mindenkori ütemtervben),
- tárgyfelvételi hét szombat-vasárnap: választható tárgyaknál végleges terembeosztás elkészítése: TH + Oktatástechnika, eredmény AOK weblapon Excel táblában (pontos menetrend a mindenkori ütemtervben)
Névsorok
ETR-ben: Oktatás/Kurzusaim menüpont, órarendi kódra (esetleg kurzuskódra) kattint, felugró ablakban Névsor. A listát rendezni már itt is lehet: a kategóriák a szürke sorban találhatók, azokra lehet kattintani. Csoportnévsorhoz a névsort kimenteni Excelbe és tanulócsoport szerint rendezni
Figyelem! Egyszerre csak egy ilyen Excel tábla lehet megnyitva!
CooSpaceben: Színtereim-ben színtér (kurzus) kiválaszt, (színteret első használatkor aktivál), Résztvevők ikon, Névsor a felugró ablakban, itt is lehet exportálni Excelbe.
felugró ablakban:
Hallgatói csoportszám átírása
A hallgató felvételekor kap egy csoportszámot a TH-tól. Mivel ez csak irányadó, és a hallgató és az intézet közötti megállapodás alapján a hallgató akár tantárgyanként eltérő csoportokba járhat be, 2009 őszétől új fejlesztés áll rendelkezésre.
A tanszéki adminisztrátor vagy a tárgyfelelős az ETR weben bejegyezheti az adott tárgyra vonatkozó csoportszámot.
A lépések a következő lapon láthatóak.
Az eddigi tapasztalatok alapján érdemes 15-20 emberenként menteni…
Csoportnévsor kötelező tárgynál
Csak egy tipp…• A tanszéki adminisztrátor minden csoportvezető részére
lenyomtat egy teljes névsort. • A csoportoktató a nyomtatott lapon regisztrálja a csoportjában
megjelent hallgatókat• Adott időben az így preparált névsorokat visszaadják a
titkárnőnek, aki összefésüli, hogy ténylegesen ki kinél van, és a helyileg szokott módon csoportnévsort ad ki.
Így a létező csoportnévsor csak olyanokat tartalmaz, aki az ETRben felvette a tárgyat, kevesebbet kell gépelni és a nevek is egy fokkal jobban hasonlítanak az eredetire…
Közlendők hallgatók felé
Ha a Tanrendben nem jelent meg, az oktatók félév elején közlik a hallgatóval (lehetőleg írásban):
- hiányzás max. mértéke (igazolt/igazolatlan),- elmulasztott órák pótlásának rendje,- elmaradt teendők pótlásának rendje,- vizsgakérdések, félévközi számonkérések módja, időpontja,- stb.
Félévi jelenlét ellenőrzése
Csak egy lehetőség:
ETR-ben: ?
CooSpace-ben: Színtér – Új eszköz hozzáadása – Jelenléti alkalom (megadható: jelen, igazoltan távol, igazolatlanul távol, késés), könnyen klónozható
Így a hallgató is látja, és csak a sajátját látja…
Üzenetek hallgatóknakETR-ben:- egy hallgatónak: Információk / (E-mail keresése) / Üzenet küldés
- kurzus összes hallgatója: kurzusmail: Oktatás / Kurzusaim / Üzenet
Coospace-ben: - egy hallgatónak: Színterek / Színtér kiválasztása / kiválasztott
hallgatóra kattinva: bal oldali menü: üzenetek (Az üzenetküldéshez egyszer regisztrálni kell az üzenetküldő rendszerben)
- színtér (kurzus) összes hallgatójának: ??
Félévi teszteredmények
Adatvédelem és felesleges listagépelés miatt javasolt módszerek:
ETR: Oktatásszervezés – Kurzusaim – Infosheet, felugró ablakban új infosheet, név megadása, eredmények feltöltése – Ctrl+c, Ctrl+v működik!
CooSpace: Új eszköz hozzáadása – Új feladat – értékelés
Vizsgameghirdetés
8. oktatási hét eleje: TH Oktatási hírt jelentet meg: hirdetmény a vizsgaidőszakról a határidőkkel, lejelentéshez formanyomtatvány a hirdetmény mellékleteként a weben
9. oktatási hét elejéig: a tárgyfelelős és az évfolyamfelelősök megegyeznek a létszámokról és napokról – aláírásukkal hitelesítik, a tanszék megküldi a formanyomtatványon az eredményt a TH-nak
10. oktatási hét végéig: TH rögzíti az időpontokat az ETR-ben (vizsgalapok) – vizsgaidőpontok ettől kezdve megtekinthetőek ETR-ben – ellenőrzést kérünk!!
10. oktatási hét: TH létrehozza a teljesítéslapokat
13. hét végétől: vizsgajelentkezések (koordinálja: TH)
Vizsgaidőszak előtti hétOktatók kihirdetik a hallgatóknak, hogy a tanszéken mikor és hol lesz
indexaláírás.
Oktatók levélben jelentik TH-nak, hogy kinek tagadják meg a félévi aláírást, és egyben közlik az érintettel. (TH letiltja a hallgatót az abból a tárgyból esedékes vizsgajelentkezésről.)
Oktatók közlik, hogy a félévben elmaradt feladatokat (esetleg teszteket) hogy lehet pótolni. Határidő pótlásra max. vizsgaidőszak 2. hét vége.
Oktatók közlik a hallgatókkal (lehetőleg írásban):- a vizsgázással kapcsolatos különös tudnivalók (pl. megajánlott jegy
elfogadásának módja)- a javítással, betekintéssel, fellebbezéssel kapcsolatos szabályokat,- stb.
Teljesítéslapok
Vizsgaidőszak 2. hetének utolsó napjáig: félévközi jegyes és aláírásra végződő kurzusok: tantárgyfelelős kitölti a teljesítéslapokat ETR-en (Oktatásszervezés / Vizsgák és teljesítések), lenyomtatja, tantárgyfelelős aláírja, beküldi TH-nak.
A teljesítéslapok másolatai az intézeti szabályozás szerint tárolásra kerülnek.
Vizsgáztatás
Vizsgalap és jelenlévők összevetése
Vizsgáztatás
Indexbe jegybeírás, vizsgalap kitöltése
UV csekkek befizetésének ellenőrzése
Vizsgalapok
Tantárgyfelelős / hozzáadott oktatók / tanszéki adminisztrátor: folyamatosan megfigyelhetik a létszámok alakulását az ETR-ben a vizsgalapon
Tantárgyfelelős / hozzáadott oktatók / tanszéki adminisztrátor: lenyomtatja a lezárt vizsgalapot
Tantárgyfelelős / hozzáadott oktatók / tanszéki adminisztrátor: a vizsga végeztével (legkésőbb vizsga utáni munkanap 12.00 óra) ETR-ben beviszi a vizsgaeredményeket (Oktatásszervezés / Vizsgák és teljesítések).
Tantárgyfelelős aláírja a vizsgalapot és lejuttatja a TH-ra.
A vizsgalapok másolatai (szigorlati jegyzőkönyvek eredetijei) az intézeti szabályozás szerint tárolásra kerülnek.
Javítás a vizsgalapon
„Sajtóhiba”: tantárgyfelelős levelet ír a TH-ra, mit mire kell javítani. TH a javítást elvégzi, a levelet (e-mail) a már leküldött vizsgalaphoz csatolja.
Elfogadott hiányzás (pl. orvosi igazolás): tantárgyfelelős levelet ír a TH-ra, mit mire kell javítani. TH a hiányzást „igazolt meg nem jelenés”re javítja, levelet a már leküldött vizsgalaphoz csatolja.
Félévzárás
TH begyűjti a leckekönyveket
Begyűjti a vizsgalapokat, azokat tárolja
Egyezteti a bejegyzéseket az ETR-rel
Intézi az eltérések javíttatását tárgyfelelőssel
Átlagot számít
(Januári vizsgaidőszaknál közben zajlik a tárgyfelvétel és kezdődik a félév!)