Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16
Transcript of Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16
![Page 1: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/1.jpg)
SRS Utbildning
Utbildning för Klubbsekreterare
PETS 2016-04-16
Av: Cecilia Ingre
![Page 2: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/2.jpg)
SRS Utbildning
Klubbsekreterare i Rotary
• Vilket ansvar har du?
• Vilka uppgifter kan/bör du göra?
![Page 3: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/3.jpg)
SRS Utbildning
Tankar inför ditt kommande Rotaryår Samtal 3 & 3
![Page 4: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/4.jpg)
SRS Utbildning
Klubbsekreterarens handbok
• Ansvarsområden
• Rapporteringskrav
• Samarbete president & övrig styrelse
• Kalendarium
![Page 5: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/5.jpg)
SRS Utbildning
Klubbsekreterarens ansvar och uppgifter
• Stötta presidenten så klubben fungerar effektivt
• Hantera information & korrespondens
• Se till att närvaroregistrering fungerar
• Med presidenten kalla till styrelsemöten & klubbsamråd
• Skriva styrelseprotokoll och se till att dessa arkiveras
• Uppdatera medlemsregistret
• Skicka in obligatoriska uppgifter till RI
• Särskilda uppgifter i respektive klubb (t ex hemsidan)
![Page 6: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/6.jpg)
SRS Utbildning
Information, Kommunikation och Korrespondens
Tillsammans med presidenten utforma rutiner för hur e-post, brev och information skall hanteras
Sekreteraren ansvarar för information i och om klubben:
• Medlemsinformation
• Info via e-post till/från DG och AG
• Info från Distrikt 2370 och RI:
www.rotary.se/ClubAdmin
www.rotary.org/myrotary
![Page 7: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/7.jpg)
SRS Utbildning
Medlemsrapportering till RI
• Klubbfunktionärer och mötesinformation i ClubAdmin
• Uppdaterat medlemsregister i ClubAdmin
(varifrån SEMDA överför data till RI)
• Halvårsfaktura RI i juni + december
• Registrering skall alltså endast göras i ClubAdmin
![Page 8: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/8.jpg)
SRS Utbildning
Avslutande/flytt av medlemskap
• Påminnelse till medlem som ej betalat medlemsavgift
• Vid utträde skall data tas bort från ClubAdmin
• Vid transfer avsluta medlemskapet i ClubAdmin
Mottagande klubb ”hämtar” sedan medlemmen
![Page 9: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/9.jpg)
SRS Utbildning
Närvarorapportering
• Rutin för närvaroregistrering av alla möten
• Gästande rotarianer
• Närvarobefrielse enligt den så kallade +85-regeln
![Page 10: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/10.jpg)
SRS Utbildning
Klubbens autonomitet och fördelning av arbetsuppgifter
• Medlemsregistret kan skötas av IT-samordnaren
• Närvaron kan skötas av en kommitté,
IT-samordnaren, klubbmästaren eller skattmästaren
• Arkivering kan skötas av arkivarien
• Vissa klubbar har ”Executive Secretary”
![Page 11: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/11.jpg)
SRS Utbildning
Årsmöte året EFTER ditt år som sekreterare
• Verksamhetsberättelse
tas fram av past president och past sekreterare
• Årsbokslut & Revisionsberättelse
tas fram av skattmästare & past president
• Årsmöte
Under hösten efter verksamhetsårets slut
Kallelse 2 veckor före mötet med agenda, VÅ & ÅB
![Page 12: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/12.jpg)
SRS Utbildning
Överlämning och Kontinuitet
Möte maj-juni: avgående & tillträdande sekreterare
• Klubbhandlingar
˗ Medlemsbevis i Rotary International
˗ Klubbens Stadgar
˗ Historiska dokument
˗ Protokoll/anteckningar klubb- och styrelsemöten
• Kontorsmaterial och utrustning
• Halvårsrapporten (SAR) för juli
• Administrativa rutiner
• Formell överlämning efter sista mötet i juni
![Page 13: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/13.jpg)
SRS Utbildning
Rotarys logotyp
![Page 14: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/14.jpg)
SRS Utbildning
Sociala medier
![Page 15: Utbildning för Klubbsekreterare PETS 2016 -04-16](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020620/61e5d648453abb1f57192756/html5/thumbnails/15.jpg)
SRS Utbildning
Resurser utanför klubben
• Distriktssekreteraren
• Assisterande guvernören
• www.rotary.org/my rotary
• Procedurhandboken http://dokument.rotary.se
• www.rotary.se/ClubAdmin