usługi wsparcia i rozwoju aplikacji na systemie Hyperion ... · PDF fileni Ŝszego szczebla w...

Ul. Chemików 7

09-411 Płock, Polska

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 10184006

Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411

Płock, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st.

Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860, numer NIP:

774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym

podatnikiem podatku VAT zaprasza do złoŜenia Oferty na wykonanie usługi dotyczącej:

usługi wsparcia i rozwoju aplikacji na systemie

Hyperion dla Grupy Kapitałowej PKN ORLEN

Płock, 27.05.2011

2 z 29

Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego

prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,

numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.

Spis treści

1 WPROWADZENIE .....................................................................................................................................3

1.1 CEL ZAPYTANIA .....................................................................................................................................3

1.2 PODSTAWOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE PKN ORLEN S.A.................................................................3

1.3 INFORMACJE KONTEKSTOWE O PRZEDMIOCIE ZAPYTANIA.....................................................................4

1.4 WŁASNOŚĆ DOKUMENTU.......................................................................................................................4

1.5 ZACHOWANIE TAJEMNICY HANDLOWEJ.................................................................................................4

1.6 RYZYKO OFERENTA...............................................................................................................................5

1.7 ZGODA NA WARUNKI ZAPYTANIA OFERTOWEGO...................................................................................6

1.8 PRZEBIEG POSTĘPOWANIA OFERTOWEGO ORAZ KLUCZOWE TERMINY...................................................6

2 PRZEDMIOT ZAPYTANIA ....................................................................................................................10

2.1 OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA ............................................................................................................10

2.2 OCZEKIWANY TRYB ŚWIADCZENIA USŁUG ..........................................................................................12

2.3 MAJĄTKOWE PRAWA DO REZULTATÓW PRAC......................................................................................18

2.4 SPOSÓB ROZLICZANIA PRAC UTRZYMANIOWYCH I ROZWOJOWYCH.....................................................18

3 WYMAGANIA DOTYCZ ĄCE OFERENTA .........................................................................................20

3.1 WYMAGANIA PODSTAWOWE ...............................................................................................................20

3.2 ZESPÓŁ OFERENTA..............................................................................................................................20

3.3 K IEROWNIK / KOORDYNATOR PROJEKTU OFERENTA...........................................................................21

3.4 OFERENT WIODĄCY I EWENTUALNE KONSORCJA.................................................................................21

3.5 REFERENCJE........................................................................................................................................22

4 WYMAGANIA DOTYCZ ĄCE OFERTY...............................................................................................23

4.1 FORMA ODPOWIEDZI............................................................................................................................23

4.2 ZAWARTOŚĆ OFERTY..........................................................................................................................23

4.3 REPREZENTACJA OFERENTA................................................................................................................25

4.4 ZAŁOśENIA I WYŁĄCZENIA .................................................................................................................25

4.5 TERMIN WAśNOŚCI OFERTY.................................................................................................................25

4.6 WYMAGANY MODEL CENOWY OFERTY................................................................................................25

4.7 WARUNKI PŁATNOŚCI..........................................................................................................................26

5 ZAŁ ĄCZNIKI ............................................................................................................................................27

3 z 29




1 Wprowadzenie

1.1 Cel zapytania

Celem niniejszego zapytania jest uzyskanie wiąŜącej Oferty na świadczenie usług utrzymaniowych

i rozwojowych dla aplikacji na systemie Hyperion w PKN ORLEN S.A. Zakres oraz tryb

oczekiwanego wsparcia i rozwoju opisane są w dalszej części niniejszego Zapytania.

Aby umoŜliwi ć Oferentom przygotowanie i złoŜenie rzetelnych Ofert, Zapytanie formułuje zestaw

informacji uznanych przez PKN ORLEN S.A. za wymagane do poprawnego ich sformułowania –

informacje są zgodne ze stanem na dzień opracowania Zapytania. Jeśli zestaw informacji zostanie

uznany przez Oferenta za niewystarczający, moŜe on zwrócić się do PKN ORLEN S.A. z

wnioskiem o dodatkowe informacje zgodnie z trybem opisanym w dalszej części Zapytania.

Kluczowe kryteria wyboru Oferenta będą obejmować: doświadczenie i wiedzę ekspercką Oferenta w

zakresie procesów konsolidacji finansowych statutowej i planistycznej (preferowane doświadczenie w

branŜy rafineryjnej/petrochemicznej lub chemicznej), dostępność analityków i konsultantów ze znajomością

procesów konsolidacji przetwarzanych w systemach HFM i FDM Hyperiona oraz cena usług objętych

zakresem zapytania.

1.2 Podstawowe informacje dotyczące PKN ORLEN S.A.

Grupa Kapitałowa PKN ORLEN („Grupa ORLEN”) jest wiodącą grupą paliwową w Polsce i w

regionie Europy Środkowej. Obejmuje aktywa produkcyjne i sieci dystrybucyjne produktów w

Polsce, Czechach, Litwie i Niemczech. Pod względem wolumenu przerobu ropy Grupa ORLEN

plasuje się na 1 miejscu w Polsce, natomiast pod względem wartości obrotów w czołówce firm

działających na polskim rynku. Oprócz zakładów produkcyjnych i struktur dystrybucyjnych, Grupa

ORLEN obejmuje spółki realizujące działalność pomocniczą powiązaną z podstawowym

przedmiotem działalności PKN ORLEN oraz świadczące specjalistyczne usługi dla klientów spoza

Grupy ORLEN. Więcej informacji na ten temat moŜna znaleźć na stronie internetowej

www.orlen.pl w sekcji relacje inwestorskie

4 z 29




1.3 Informacje kontekstowe o przedmiocie zapytania

PKN ORLEN S.A. wdroŜył na platformie Hyperion aplikacje do konsolidacji sprawozdań

finansowych i konsolidacji planów finansowych Grupy ORLEN wraz z grupami kapitałowymi

niŜszego szczebla w systemie HFM Hyperion oraz aplikacje do integrowania i weryfikacji danych

Grupy ORLEN w systemie FDM Hyperion.

WdroŜona funkcjonalność w istotnym stopniu dostosowana do potrzeb PKN ORLEN S.A. oraz

spółek Grupy ORLEN pozwala na efektywne wykonywanie i centralne zarządzanie przebiegiem

procesów konsolidacji statutowej i konsolidacji planów finansowych Grupy ORLEN wraz z

grupami kapitałowymi niŜszego szczebla oraz przyspiesza tworzenie sprawozdań giełdowych i

skonsolidowanych planów finansowych. Funkcjonalność systemu pozwala na szybkie i elastyczne

odzwierciedlenie w uŜywanych aplikacjach zmian obowiązujących przepisów, struktury Grupy

ORLEN oraz wymagań biznesowych płynących z organizacji, akcjonariuszy czy Giełdy Papierów

Wartościowych.

1.4 Własność dokumentu

Niniejszy dokument wraz ze wszystkimi załącznikami stanowi własność PKN ORLEN S.A. i nie

moŜe być bez zgody PKN ORLEN S.A. wykorzystywany w Ŝadnych innych celach oprócz

związanych z niniejszym postępowaniem ofertowym. Kopiowanie lub rozpowszechnianie tego

dokumentu w jakiejkolwiek formie jest niedozwolone bez uprzedniej pisemnej zgody PKN ORLEN

S.A.

1.5 Zachowanie tajemnicy handlowej

Wymaganiem PKN ORLEN S.A. jest, aby wszelkie informacje związane z otrzymaniem

niniejszego Zapytania Ofertowego były traktowane jako informacje poufne – nie mogą one być

ujawniane stronom trzecim.

Jednocześnie, PKN ORLEN S.A. zapewnia zachowanie tajemnicy handlowej w odniesieniu do

informacji otrzymanych od Oferenta i zobowiązuje się do ich udostępnienia jedynie osobom

zaangaŜowanym w proces analizy i oceny Oferty.

5 z 29




1.6 Ryzyko oferenta

PKN ORLEN S.A. nie będzie ponosić ani odpowiadać w Ŝadnym przypadku za wydatki, straty,

zobowiązania lub Ŝądania związane z postępowaniem ofertowym ze strony Oferenta lub jego

partnera/ów, podwykonawcy/ów bądź innej strony trzeciej, z którymi Oferent ma związki bądź

będzie związany w trakcie postępowania ofertowego.

Oferenci, ich partnerzy, ich podwykonawcy ponoszą wszystkie koszty związane z przygotowaniem

i złoŜeniem ofert. PKN ORLEN S.A. w Ŝadnym przypadku nie będzie odpowiedzialny, ani dłuŜny,

ani nie będzie płatnikiem jakichkolwiek poniesionych przez Oferenta, ich partnerów czy

podwykonawców kosztów lub strat w związku z przygotowaniem i złoŜeniem oferty, niezaleŜnie od

wyników niniejszego postępowania ofertowego.

Niniejsze Zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie

mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i innych k.c.

PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do wyboru według własnego uznania Oferenta, z którym

zawrze kontrakt na realizację przedmiotowego zakresu, oraz do nie przyjęcia Ŝadnej oferty,

uniewaŜnienia postępowania ofertowego w całości lub w części, bez podania przyczyn.

PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do:

• zmiany harmonogramu procesu zakupowego bez podania przyczyn,

• uniewaŜnienia postępowania ofertowego w kaŜdej z jego faz bez podania przyczyn,

• nie zawarcia umowy po zakończeniu postępowania ofertowego bez podania przyczyn,

• dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do

części lub całości zakresu złoŜonych Ofert,

• przerwania negocjacji umowy z wybranym Oferentem bez podawania przyczyny i rozpoczęcia

rozmowy z innym Oferentem,

• zawarcia umowy z więcej niŜ jednym Oferentem wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym

zakres umowy moŜe obejmować całość lub część zakresu złoŜonej Oferty – wymaga to stosownych

ustaleń z Oferentem.

6 z 29




Z powyŜszych powodów nie przysługują Oferentom Ŝadne roszczenia wobec PKN ORLEN S.A.

PKN ORLEN nie przewiduje równieŜ w procesie postępowania ofertowego i po jego zakończeniu,

procedury odwoławczej.

1.7 Zgoda na warunki zapytania ofertowego

Biorąc udział w postępowaniu ofertowym Oferent przyjmuje wszystkie zastrzeŜenia i klauzule

opisane w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. W przypadku, jeŜeli podmiot, który otrzymał

niniejsze Zapytanie Ofertowe nie zgadza się z powyŜszymi zastrzeŜeniami i klauzulami, rezygnuje

z udziału w postępowaniu ofertowym, a niniejszy materiał powinien zostać natychmiast i w całości

zwrócony do PKN ORLEN S.A. i wszystkie jego kopie (elektroniczne jak i papierowe) wykonane

przez podmiot oferenta powinny zostać trwale zniszczone. Dopuszcza się złoŜenie Ofert z

ograniczoną liczbą rozbieŜności w stosunku do zastrzeŜeń i klauzul zapytania ofertowego – w takim

przypadku muszą być one wyraźnie wskazane w treści Oferty w spójnej tabeli rozbieŜności

warunków oferty od zastrzeŜeń i klauzul zapytania ofertowego.

1.8 Przebieg postępowania ofertowego oraz kluczowe terminy

Proces zakupowy dotyczący niniejszego RFP będzie realizowany według następującej procedury:

Faza Krok Opis kroku Dni robocze Termin zakończenia

A Analiza RFP po stronie Oferentów 4 dni 03.06.2011

B * Termin potwierdzenia przez

Oferenta intencji złoŜenia Oferty 4 dni 03.06.2011

C *

Termin składania przez Oferentów

dodatkowych pytań dotyczących

przedmiotu RFP

4 dni 03.06.2011

D *

Termin udzielenia przez PKN

odpowiedzi na dodatkowe pytania

otrzymane od Oferentów

2 dni. 07.06.2011

1. Przygotowanie

i złoŜenie Ofert

E Termin złoŜenia Ofert w odpowiedzi

na RFP 4 dni 13.06.2011

7 z 29




Faza Krok Opis kroku Dni robocze Termin zakończenia

A Otwarcie Ofert po stronie PKN

ORLEN 1 dzień 13.06.2011

B *

Analiza Ofert i selekcja krótkiej listy

Oferentów do dalszego

postępowania

3 dni 16.06.2011

C *

Negocjacje zakresu i warunków

świadczenia usług z wybranymi

Oferentami

13 dni. 06.07.2011

2. Ocena Ofert,

negocjacje i wybór

Dostawcy

D * Wybór firmy do świadczenia usług i

wystawienie zamówienia 7 dni 15.07.2011

Znak * przy symbolu w kolumnie [ Krok ] oznacza, Ŝe dany krok procesu został dodatkowo opisany w notkach poniŜej

[ Punkt 1.B procedury ] – Potwierdzenie intencji złoŜenia Oferty naleŜy przesłać e-mailem do

osoby odpowiedzialnej za proces RFP w PKN ORLEN S.A., wskazanej poniŜej w Zapytaniu.

[ Punkt 1.C procedury ] - W trakcie przygotowania odpowiedzi na niniejsze Zapytanie, Oferent

ma prawo zgłaszać dodatkowe pytania dotyczące niniejszego Zapytania. Pytania muszą być

kierowane w formie Arkusza Pytań stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania,

przesłanego e-mailem do osoby wskazanej do kontaktu w sprawie niniejszego Zapytania.

[ Punkt 1.D procedury ] - Na podstawie zadanych pytań zespół po stronie PKN ORLEN S.A.

przygotuje jednolitą informację zwrotną – taką samą dla wszystkich Dostawców. Jednocześnie

PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na pytania bez podania

przyczyn. Warunkiem otrzymania odpowiedzi na pytania jest przesłanie do wskazanej poniŜej

osoby odpowiedzialnej za proces RFP w PKN ORLEN S.A. potwierdzenia intencji złoŜenia oferty

w terminie określonym w punkcie 1.B.

[ Punkt 2.B procedury ] – W trakcie analizy ofert PKN ORLEN S.A. rezerwuje sobie prawo do

kontaktowania się z Oferentem i zorganizowania spotkania w celu uszczegółowienia informacji

zawartych w Ofercie oraz wyjaśnienia wątpliwości związanych z zakresem Oferty wymagającymi

według PKN ORLEN S.A. wyjaśnienia z Oferentem. Wstępny wybór Oferentów zostanie dokonany

na podstawie oceny złoŜonych ofert, w oparciu o ustalone wcześniej kryteria. Za najlepsze zostaną

8 z 29




uznane oferty, w których ocena przedstawia najkorzystniejszy bilans kryteriów zdefiniowanych w

stosunku do oferowanego zakresu usług. Szczegółowe kryteria i zasady wyboru ofert oraz

wynikająca z nich ocena pozostaną informacją poufną PKN ORLEN S.A., która nie będzie

udostępniana Oferentom.

[ Punkt 2.C procedury ] – PKN ORLEN S.A. zawiadomi wybranych Oferentów, Ŝe ich Oferta

została zakwalifikowana do dalszego etapu procesu wyboru. Zawiadomienie o zakwalifikowaniu

Oferty będzie stanowiło zaproszenie do bezpośrednich negocjacji. PKN ORLEN S.A. zastrzega

sobie prawo do prowadzenia równoległych negocjacji z więcej niŜ jednym Oferentem i dokonania

ostatecznego wyboru na podstawie uzyskanych wyników negocjacji.

[ Punkt 2.D procedury ] – PKN ORLEN S.A. zawiadomi wybranego Oferenta o wybraniu go jako

Wykonawcy usług będących przedmiotem Zapytania. Jeśli Oferent nie przystąpi w ciągu 7 dni od

dnia powiadomienia do podpisania zamówienia na uzgodnionych negocjacjami warunkach, PKN

ORLEN S.A. zwróci się z zamówieniem usług do kolejnego (według wyników oceny) Oferenta.

9 z 29




Data i sposób złoŜenia Oferty

Oferta powinna zostać przesłana w formie opisanej w dalszej części Zapytania do osoby określonej

dalej jako Osoba Odpowiedzialna za Zapytanie w PKN ORLEN, nie później niŜ do:

13 06 2011, do godz. 15:00 CEST

Oferta powinna być dostarczona w przesyłce zabezpieczonej przed przypadkowym otwarciem.

Powinna być ona opisana w sposób umoŜliwiający łatwą i precyzyjną identyfikację Oferenta.

Oferta powinna być podpisana przez osobę (osoby) posiadające pełnomocnictwa do

reprezentowania Oferenta – kopie stosownych pełnomocnictw powinny być załączone do Oferty.

Osoba Odpowiedzialna za Zapytanie w PKN ORLEN S.A.

Artur Lewandowski

Biuro Zakupów

PKN ORLEN S. A.

ul. Chemików 7, 09-411 Płock, Polska

Tel. +48 24 367 77 33; 691 916 208

E-mail: [email protected]

Wskazana osoba jest dedykowana do koordynowania przebiegu całego (opisanego wyŜej) procesu

zakupowego powiązanego z niniejszym Zapytaniem. Dla Oferentów jest to osoba kontaktowa, do

której naleŜy kierować wszystkie kwestie (w tym pytania uszczegóławiające) dotyczące niniejszego

Zapytania – pytania i wnioski dotyczące Zapytania kierowane do osób innych niŜ wskazana wyŜej

Osoba Odpowiedzialna, pozostaną bez odpowiedzi.

10 z 29




2 Przedmiot Zapytania

2.1 Opis przedmiotu Zapytania

Przedmiotem zapytania jest świadczenie usług utrzymaniowych i rozwojowych dla aplikacji

eksploatowanych na systemach HFM i FDM Hyperiona w wymiarze czasu pracy stanowiącym

ekwiwalent 80 godzin konsultanta funkcjonalnego w miesiącu, w następującym zakresie zagadnień:

• administrowanie i zarządzanie umoŜliwiające utrzymanie pełnej operacyjności w zakresie

skutecznego wsparcia wszystkich procesów biznesowych realizowanych przez aplikacje

Hyperiona zgodnie z listą zadań opisaną poniŜej:

– konfigurowanie ustawień aplikacji, dodawanie walut,

– w obszarze zarządzania listami elementów wymiarów: dodawanie,

modyfikowanie, usuwanie, ładowanie i ekstraktowanie list elementów,

– w obszarze zarządzania regułami: dodawanie, modyfikowanie, usuwanie,

– w obszarze zarządzania danymi: kopiowanie, usuwanie, ładowanie i

ekstraktowanie oraz definiowanie integracji danych,

– w obszarze zarządzania dokumentami www: dodawanie, modyfikowanie i

usuwanie formatek do wprowadzania danych www oraz innych

dokumentów www takich jak: raporty ICP, raporty korekt, załączone pliki,

zarządzanie katalogami www,

• wsparcie PKN ORLEN S.A. w wyjaśnianiu problematycznych kwestii związanych z

procesami konsolidacji lub innymi procesami biznesowymi powiązanymi z nimi,

• wsparcie PKN ORLEN S.A. w zakresie określania planów rozwoju rozwiązań procesów

biznesowych realizowanych przez aplikacje Hyperiona,

• realizację pełnej ścieŜki przygotowania i wdroŜenia zmian rozwojowych na podstawie

wniosków zmian zgłaszanych przez PKN ORLEN S.A.,

11 z 29




• inne zadania zgłaszane do realizacji i dotyczące szeroko rozumianego utrzymania i rozwoju

rozwiązań IT (w szczególności testowanie rozwiązań, dokumentowanie, szkolenie

uŜytkowników z zakresu wdraŜanych rozwiązań),

• wykonywanie i dokumentowanie wykonywanych zmian,

• wsparcie uŜytkowników końcowych,

• obsługa incydentów i rozwiązywanie problemów związanych z funkcjonowaniem aplikacji

Hyperiona związanych z wydajnością i pojawiającymi się podczas eksploatacji błędami,

• doradztwo w zakresie infrastruktury technicznej.

Zakres wykonywanych usług obejmowałby aplikacje eksploatowane na systemie HFM do

konsolidacji statutowych i planów finansowych dla Grup ORLEN wraz z grupami kapitałowymi

niŜszego szczebla oraz aplikacje na systemie FDM słuŜące do integracji danych z obszarów

konsolidacji.

W zaleŜności od częstotliwości wykonywania procesów konsolidacji w Grupie ORLEN: dla

aplikacji statutowej raz na miesiąc oraz 2-3 razy w roku dla aplikacji planistycznej, w momentach

krytycznych lub zgodnie z potrzebami biznesowymi wymagana byłaby gotowość do

bezpośredniego wsparcia w siedzibie spółki w Płocku lub w Warszawie, szacowana na około 16 dni

na kwartał.

Codzienne bieŜące wsparcie realizowane byłoby na podstawie standardowych w PKN procedur

Help Desku z wykorzystaniem zdalnych łączy VPN. Szacunkowe ustalone na dzień dzisiejszy

czasy realizacji zgłoszeń z priorytetem krytycznym są określone na 4 godziny, z priorytetem

wysokim 8 godzin.

Szczegółowe zasady świadczenia usług, ich zakres, narzędzia i techniki realizacji, czasy krytyczne,

raportowanie i sposoby rozliczania usług, gwarancje, płatności i inne aspekty będą przedmiotem

umowy utrzymaniowo-rozwojowej po dokonaniu wyboru firmy.

12 z 29




2.2 Oczekiwany tryb świadczenia usług

Usługi opisane w niniejszym Zapytaniu będą świadczone na podstawie Zamówienia opartego o

Umowę.

Zakres przedmiotowy Zapytania obejmuje dwa typy usług, z których kaŜdy wymaga innego trybu

realizacji i innych parametrów pomiaru efektywności. PoniŜej zamieszczono opis głównych załoŜeń

dla trybu świadczenia usług utrzymaniowych i trybu realizacji prac rozwojowych. Mając na uwadze

efektywność wykorzystania zasobów Oferenta, zakłada się, Ŝe obydwa typy usług będą realizowane

przez ten sam Zespół osób współpracujących z PKN ORLEN S.A. Oczekiwany sposób podziału i

rozliczania czasu ich pracy pomiędzy prace utrzymaniowe i rozwojowe został zdefiniowany w

kolejnym rozdziale Zapytania.

2.2.1 Tryb świadczenia usług utrzymaniowych

Podstawowe załoŜenia dla trybu świadczenia usług utrzymaniowych dla rozwiązań objętych

przedmiotowym zakresem Zapytania są następujące:

• Na potrzeby koordynacji prac utrzymaniowych PKN ORLEN S.A. wyznaczy spośród

swojego personelu osobę Koordynatora Utrzymania – będzie ona odpowiedzialna za

planowanie i rozliczanie prac utrzymaniowych z Wykonawcą.

• Prace utrzymaniowe będą wykonywane w oparciu o zgłoszenia utrzymaniowe generowane

przez Koordynatora Utrzymania (na bazie zgłoszeń od uŜytkowników z PKN ORLEN S.A.).

Zgłoszenia mogą dotyczyć problemów/błędów z działaniem systemu, problemów z danymi

w systemie, problemów z interpretacją wyników przetwarzania danych w systemie,

problemów z dostępnością/wydajnością systemu, innych podobnych. KaŜde zgłoszenie

zostanie zarejestrowane i przekazane w odpowiednim trybie do Wykonawcy (do obsługi

listy zgłoszeń będzie wykorzystywane oprogramowanie HelpDesk wykorzystywane w PKN

ORLEN S.A. – udostępnione Wykonawcy).

13 z 29




• Wykonawca będzie zobowiązany do monitorowania rejestrów HelpDesk w trybie

zapewniającym identyfikację nowych zgłoszeń i ich obsługę zgodnie z SLA opisanym w

Umowie.

• KaŜde zgłoszenie w HelpDesk zostanie zaklasyfikowane do jednej z trzech klas

istotności/kluczowości: Awaria, Usługa Wsparcia BieŜącego lub Usługa Administracyjna.

Kryterium kategoryzacji będzie oparte o ocenę wpływu zgłaszanego problemu na ciągłość

procesów biznesowych PKN ORLEN S.A.

Kategoria Definicja

Awaria Brak działania lub nieprawidłowe działanie Systemu lub jego części,

w szczególności działanie niezgodne z dokumentacją Systemu lub

dokumentacją zrealizowanych zmian, modyfikacji i rozszerzeń. Z

punktu widzenia odpowiedzialności gwarancyjnej Wykonawcy

wobec Zamawiającego mogą wystąpić dwie kategorie Awarii

Systemu – Awarie objęte odpowiedzialnością gwarancyjną

Wykonawcy i Awarie nie nieobjęte odpowiedzialnością gwarancyjną

Wykonawcy.

Usługi Wsparcia

BieŜącego

Wsparcie pracowników merytorycznych Zamawiającego przez

Wykonawcę podczas procesu konsolidacji oraz po jej zakończeniu w

trakcie analiz wyników.

Usługi

Administracyjne

Zarządzanie merytoryczne i techniczne Systemem, zapewniające

nieprzerwaną moŜliwość korzystania z Systemu, jego bieŜące

dostosowanie do aktualnych potrzeb biznesowych Grupy ORLEN

oraz efektywne wykorzystanie. Katalog Usług Administracyjnych

zawiera Załącznik nr 2 do Umowy, przy czym pracochłonność

realizacji przez Wykonawcę pojedynczego zgłoszenia nie moŜe

przekroczyć 32 Roboczogodzin (4 Dni Roboczych

14 z 29




• Wynik kategoryzacji zgłoszenia utrzymaniowego będzie determinował wymagany czas

reakcji i czas rozwiązania problemu, zgodnie z tabelą poniŜej:

Kategoria Zgłoszenia Czas

reakcji

Termin

usunięcia

problemu

Kara za przekroczenie

terminu (*)

Awaria:

Priorytet_Krytyczny

Priorytet_Wysoki

Priorytet_Niski

2 godz.

4 godz.

8 godz.

6 godz.

12 godz.

24 godz.

1 % za kaŜdą godzinę opóźnienia

0,5 % za kaŜdą godzinę opóźnienia

0,5 % za kaŜdą godzinę opóźnienia

UsługaWsparcia BieŜącego:

Priorytet_Krytyczny

4 godz

16 godz.

1 % za kaŜdy dzień opóźnienia

Usługa Administracyjna:

Priorytet Krytyczny

Priorytet_Wysoki

Priorytet_Średni

Priorytet_Niski

16 godz.

16 godz.

36 godz.

36 godz.

80 godz.

120 godz.

160 godz.

200 godz.

1 % za kaŜdy dzień opóźnienia

0,5 % za kaŜdy dzień opóźnienia



*) wysokość kary określana jest jako % wartości opłaty ryczałtowej za jeden miesiąc okresu rozliczeniowego.

Priorytet Zgłoszenia – Kategoria nadawana w Zgłoszeniu Awarii i innym Zgłoszeniu dotyczącym

Usługi Administracyjnej i Wsparcia BieŜącego determinująca szczegółowe zasady realizacji Usługi

(Maksymalny Czas Reakcji oraz Maksymalny Czas Realizacji).

Maksymalny Czas Reakcji – Maksymalny okres pomiędzy przekazaniem Zgłoszenia Awarii lub

innego Zgłoszenia dotyczącego Usługi Administracyjnej lub Wsparcia BieŜącego a momentem

podjęcia działań przez Wykonawcę w celu usunięcia Awarii lub realizacji innego Zgłoszenia

dotyczącego Usługi Administracyjnej lub Wsparcia BieŜącego

Maksymalny Czas Realizacji - Maksymalny okres pomiędzy przekazaniem Zgłoszenia Awarii a

wykonaniem Naprawy, maksymalny okres pomiędzy przekazaniem innego Zgłoszenia dotyczącego

15 z 29




Usług Administracyjnych lub Wsparcia BieŜącego a zrealizowaniem tego Zgłoszenia lub

maksymalny okres pomiędzy przekazaniem zadania dotyczącego Usług Administracyjnych, Usług

Wsparcia BieŜącego lub Usług Rozwoju a zrealizowaniem tego zadania.

W uzasadnionych przypadkach (np. w przypadku konieczności pozyskania i zastosowania

not korygujących do standardowych funkcjonalności HFM lub FDM) termin realizacji

zgłoszenia będzie mógł być przesunięty w uzgodnieniu z Koordynatorem Utrzymania PKN

ORLEN S.A.

• Wykonawca po otrzymaniu zgłoszenia zobowiązany będzie do oszacowania

pracochłonności związanej z wykonaniem zgłoszenia. Jeśli oszacowana pracochłonność

będzie większa od 1 dnia roboczego, przed przystąpieniem do realizacji zgłoszenia

Wykonawca skontaktuje się z Koordynatorem Utrzymania w PKN ORLEN S.A. i uzyska

autoryzacje wykonania takiego zgłoszenia. Zgłoszenia o pracochłonności poniŜej jednego

dnia roboczego mogą być realizowane bez potwierdzania przez Koordynatora Utrzymania.

• W przypadku nagromadzenia się liczby zgłoszeń utrzymaniowych ponad poziom moŜliwy

do bieŜącej obsługi przez Wykonawcę, uzgodni on z Koordynatorem Utrzymania PKN

ORLEN S.A. priorytety zadań i będzie realizował prace w ustalonej kolejności.

• Status (w tym równieŜ terminy) realizacji prac będzie na bieŜąco raportowany przez

Wykonawcę w udostępnionym systemie HelpDesk. Na zakończenie kaŜdego miesiąca

Wykonawca przygotuje podsumowanie czasu pracy na realizację wszystkich zleceń

utrzymaniowych w danym okresie i wyceni prace zgodnie z obowiązującymi stawkami

między PKN ORLEN S.A. i Wykonawcą. Wycena będzie uwzględniała zróŜnicowanie

stawek dla róŜnych profili kompetencyjnych pracowników zaangaŜowanych w wykonanie

usług utrzymaniowych. Elementem korygującym wycenę będzie ocena terminowości

wykonania prac względem SLA opisanego w zamieszczonej powyŜej tabeli lub

udokumentowanych uzgodnień pomiędzy Wykonawcą i Koordynatorem Utrzymania.

16 z 29




2.2.2 Tryb świadczenia usług rozwojowych

Podstawowe załoŜenia dla trybu świadczenia usług rozwojowych dla rozwiązań objętych

przedmiotowym zakresem Zapytania są następujące:

• Zmiany rozwojowe będą kaŜdorazowo realizowane jako „mini” projekt rozwojowy, mający

określony zakres przedmiotowy, określony termin realizacji i określoną pracochłonność /

koszt. Podstawą rozliczenia będzie odebrany produkt rozwojowy (przetestowany względem

załoŜeń i udokumentowanych uzgodnień wyznaczających zakres zmiany). Formułą wyceny

pracochłonności będzie metoda FixedPrice uzasadniony szacunkami pracochłonności

wyliczonymi na bazie stawek uzgodnionych w Umowie.

• Zmiany rozwojowe będą zgłaszane do Wykonawcy przez Koordynatora Utrzymania PKN

ORLEN S.A. Po zgłoszeniu, dla kaŜdej zmiany Wykonawcy przysługiwać będzie do 4

roboczogodzin pracy konsultanta na opracowanie wstępnych załoŜeń sposobu realizacji

zmiany oraz wstępnego szacunku pracochłonności. Jeśli przygotowanie takiej koncepcji i

szacunku wymaga dłuŜszego czasu naleŜy to uzgodnić z Koordynatorem Utrzymania.

• Po uzyskaniu załoŜeń koncepcji realizacji zmiany i szacunku kosztów jej realizacji

pracownicy PKN ORLEN S.A. przeanalizują propozycję Wykonawcy i podejmą decyzję o

realizacji zmiany lub jej odrzuceniu. Decyzja moŜe być poprzedzona negocjacjami z

Wykonawcą odnośnie zakresu i/lub wyceny kosztów zmiany. Jeśli zdecydowano o realizacji

zmiany to Wykonawca z Koordynatorem Utrzymania ustalą okno czasowe na realizację

zmiany wyznaczając termin jej dostarczenia.

• Wykonawca opracuje i potwierdzi z PKN ORLEN S.A. szczegółową koncepcję realizacji

zmiany, zaimplementuje zmianę w aplikacjach i konfiguracjach, opracuje scenariusze

testowe dla zmiany, przeprowadzi testy jednostkowe na systemie rozwojowym,

przeprowadzi testy integracyjne / funkcjonalne na systemie testowym i przekaŜe

przetestowane przez siebie rozwiązanie (wraz z rejestrem scenariuszy testowych) do testów

akceptacyjnych realizowanych przez PKN ORLEN S.A.

• PKN ORLEN S.A. wykona testy akceptacyjne dostarczonych rozwiązań i na bazie wyników

testów podejmie decyzję o wdroŜeniu dostarczonych komponentów. Poprawa wykrytych w

17 z 29




testach błędów będzie odpowiedzialnością Wykonawcy w ramach uzgodnionej stałej kwoty

„FixedPrice” za dostarczenie rozwiązania. Za błąd będzie uznawane działanie programu

niezgodne z wymaganiami, które były podstawą ustalenia zakresu dla zlecenia. Nowe

wymagania będą traktowane jako zmiana do zakresu zlecenia rozwojowego – będą mogły

być dodatkowo wyceniane przez Wykonawcę w trybie zarządzania zmianą zakresu.

• Po zakończeniu testów i podjęciu decyzji o wdroŜeniu rozwiązania, Wykonawca wraz

Koordynatorem Utrzymania skoordynują proces przeniesienia rozwiązania na środowisko

produkcyjne Hyperion w PKN ORLEN S.A.

• Na zakończenie kaŜdego miesiąca Wykonawca przygotuje podsumowanie wykonanych

(zakończonych i odebranych przez PKN ORLEN S.A.) zleceń rozwojowych w danym

okresie i wyceni prace zgodnie z ustalonymi warunkami realizacji poszczególnych zleceń.

2.2.3 Miejsce świadczenia usług

Prace utrzymaniowe i rozwojowe będą mogły być realizowane zarówno on-site (praca personelu

Wykonawcy w siedzibie PKN ORLEN S.A. w Płocku) jak i off-site (praca zdalna z uŜyciem

udostępnionego przez PKN ORLEN S.A. zdalnego podłączenia do jego systemów IT).

Ze względu na krytyczność biznesową procesu konsolidowania, PKN ORLEN S.A. wymaga, aby w

okresie tworzenia sprawozdań giełdowych Wykonawca zapewnił obecność konsultanta

funkcjonalnego on-site w Płocku w razie takich potrzeb w celu zapewnienia efektywnej realizacji

przetwarzania, testowania i wdraŜanie poprawek do ewentualnych błędów uniemoŜliwiających

utworzenie w terminie poprawnych sprawozdań).

Dodatkowo, w celu zapewnienia poprawnej komunikacji szczególnie podczas wykonywania

konsolidacji statutowej i konsolidacji planów finansowych oraz w celu zapewnienia asysty

Wykonawcy, PKN ORLEN S.A. wymaga zapewnienia obecności konsultantów funkcjonalnych

on-site w wymiarze około 16 dni na kwartał. Terminy tych dodatkowych dni on-site w PKN

ORLEN S.A. będą w razie potrzeby dynamicznie ustalane między Wykonawcą i Koordynatorem

Utrzymania.

18 z 29




Jeśli Wykonawca podejmie do wykonania prace rozwojowe wymagające szczególnego

zaangaŜowania (np. obecność członków personelu Wykonawcy on-site w Płocku ponad wymiar

ustalony standardowo dla przedmiotu Zapytania), dodatkowe koszty z tym związane będą

wykazane w wycenie prac i będą wliczone w proponowaną przez Wykonawcę stałą cenę

„FixedPrice” – przygotowana wycena będzie przedmiotem decyzji PKN ORLEN S.A. odnośnie

uruchomienia wykonania zlecenia zgodnie z warunkami proponowanymi przez Wykonawcę.

2.3 Majątkowe prawa do rezultatów prac

Wymaganiem w stosunku do Wykonawcy jest przeniesienie na PKN ORLEN S.A. pełnych

majątkowych praw autorskich do wszystkich rezultatów (w szczególności programów

komputerowych, elementów dokumentacji) dostarczonych w ramach wykonywania prac

utrzymaniowych i rozwojowych (przedmiot Zapytania). Prawa zostaną przeniesione na wszystkich

polach eksploatacji, włącznie z moŜliwością przekazania rezultatów prac Wykonawcy (np. kodów

źródłowych lub opracowanych koncepcji) do rozwoju przez inny podmiot.

2.4 Sposób rozliczania prac utrzymaniowych i rozwojowych

Wykonawca otrzyma miesięczny ryczałt (stałą płatność) w ramach której zobowiązany będzie

przepracować uzgodnioną w Umowie liczbę roboczogodzin / roboczodni na rzecz PKN ORLEN

S.A. łącznie w ramach prac utrzymaniowych i rozwojowych. Kwota wykorzystanego ryczałtu

będzie rozliczana w cyklu kwartalnym tzn. niewykorzystana kwota ryczałtu z danego miesiąca

moŜe zostać wykorzystana w kolejnych miesiącach ale tylko na przestrzeni danego kwartału.

Ryczałt kwotowy będzie rozliczany na bazie arkusza czasu pracy osób o określonych profilach

kompetencyjnych.

Ryczałt będzie wypłacany Wykonawcy bez względu na ilość zadań wykonanych w miesiącu (z

zastrzeŜeniem przypadku gdy obniŜany jest ryczałt za ostatni miesiąc kwartału, ze względu na

niedostarczenie przez Wykonawcę wystarczających zasobów do wykonania prac zgłoszonych przez

PKN ORLEN S.A.). Wykonawca nie moŜe odmówić wykonania prac dla PKN ORLEN S.A. (ani

utrzymaniowych ani rozwojowych) mieszczących się w limitach wynikających z ryczałtu.

Rozliczenie miesięczne:

19 z 29




• Na zakończenie kaŜdego miesiąca Wykonawca przedstawi do PKN ORLEN S.A.

zestawienie czasu pracy związane z wykonaniem zadań utrzymaniowych i rozwojowych

(zestawienie czasu w rozbiciu na profile kompetencyjne / stawki)

• Czas określony w zestawieniu przez Wykonawcę zostanie potwierdzony przez

Koordynatora Wsparcia PKN ORLEN S.A. Na tej podstawie określona zostanie kwota

wykorzystanego ryczałtu za dany miesiąc.

• Na zadania utrzymaniowe nałoŜone będą warunki „kar umownych” zapisanych w umowie,

wyznaczające finalną kwotę za realizację prac w miesiącu. Na etapie rozliczenia

miesięcznego nie będzie weryfikowana relacja kwoty do limitu wynikającego z ryczałtu.

• Wykonawca uzyska wynagrodzenie ryczałtowe za miesiąc.

Rozliczenie kwartalne:

• Na zakończenie kaŜdego kwartału zsumowane zostaną uzgodnione finalne kwoty za

realizację prac we wszystkich miesiącach danego kwartału i suma zostanie porównana z 3-

krotnością puli ryczałtu miesięcznego.

• Jeśli kwota wykorzystana będzie wykraczała ponad kwotę ryczałtową, to Wykonawca

uzyska dodatkowe wynagrodzenie za kwartał.

• Jeśli PKN ORLEN S.A. nie wykorzysta kwartalnego ryczałtu, to niewykorzystana kwota

przepadnie (chyba Ŝe uzgodnione zostaną z Wykonawcą inne warunki).

• Jeśli niewykorzystanie kwartalnego ryczałtu będzie wynikało z problemów z dostarczeniem

przez Wykonawcę (w wymaganych przez PKN ORLEN S.A. terminach) zasobów do

realizacji prac utrzymaniowych lub rozwojowych, to PKN ORLEN S.A. ma prawo do

obniŜenia Wykonawcy ryczałtu za ostatni miesiąc kwartału o stosowaną kwotę.

W cyklu półrocznym PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do korekty kwoty opłaty

ryczałtowej dla Wykonawcy. Korekta w dół nie zejdzie poniŜej 75% wartości pierwotnego ryczałtu

a korekta w górę 125% wartości pierwotnego ryczałtu. Jeśli korekty miałyby być wyŜsze niŜ

wskazane, będzie to wymagało aneksowania warunków umownych świadczenia usług przez

Wykonawcę.

20 z 29




3 Wymagania dotyczące Oferenta

3.1 Wymagania podstawowe

Podstawowym wymaganiem w stosunku do Oferenta jest posiadanie wiedzy eksperckiej i

doświadczenia w realizacji prac stanowiących przedmiot Zapytania oraz posiadanie odpowiedniego

potencjału zasobów o wymaganych kompetencjach, wystarczającego do przeprowadzenia pełnego

zakresu prac opisanych w niniejszym Zapytaniu. W szczególności, aby ubiegać się o kontrakt na

utrzymanie i rozwój aplikacji Hyperiona w PKN ORLEN S.A., Oferent musi spełniać następujące

kryteria:

• Dostępność na potrzeby prac w ramach kontraktu dwóch konsultantów funkcjonalnych

(ekspertów) ze znajomością sposobu implementacji zagadnień konsolidacji na systemach

Hyperiona. Przynajmniej jeden z konsultantów powinien mieć zaawansowaną wiedzę o

zastosowaniach rozwiązań IT w obszarze konsolidacji.

• Dostępność na potrzeby prac w ramach kontraktu zespołu przynajmniej 2 doświadczonych

konsultantów operacyjnych (osoby z udokumentowanym doświadczeniem 3 lat pracy na

systemach Hyperiona).

Spełnienie wszystkich opisanych wyŜej kryteriów jest warunkiem koniecznym do uznania oferty za

spełniającą wymagania PKN ORLEN S.A. Tylko oferty spełniające powyŜsze kryteria będą brane

pod uwagę w szczegółowym procesie oceny i wyboru Wykonawcy dla przedmiotu Zapytania.

3.2 Zespół oferenta

Na potrzeby prac stanowiących przedmiot Zapytania Oferent powinien zbudować Zespół osób ze

swojego personelu, który zostanie wskazany w Ofercie. W trakcie realizacji umowy skład Zespołu

będzie STAŁY – ewentualne zmiany (wynikające ze zdarzeń losowych) będą musiały być

kaŜdorazowo uzgodnione z PKN ORLEN S.A. (będą musiały uzyskać akceptację Koordynatora

Utrzymania PKN ORLEN S.A.). W przypadku zmiany członka Zespołu Wykonawcy realizującego

prace na rzecz PKN ORLEN S.A., nowa osoba dołączana do Zespołu będzie miała wiedzę

ekspercką i doświadczenie nie-mniejsze niŜ osoba zastępowany członek Zespołu Wykonawcy.

21 z 29




Oferta powinna zawierać proponowany prze Oferenta skład Zespołu wraz z opisem kompetencji i

doświadczenia kaŜdego z członków Zespołu i wskazania jego profilu kompetencyjnego (podstawa

do określania stawki na potrzeby rozliczeń czasu pracy).

3.3 Kierownik / Koordynator projektu oferenta

W ofercie Oferent powinien wskazać osobę spośród członków Zespołu Oferenta, która będzie

pełniła funkcję koordynatora działań Zespołu Oferenta. Osoba ta będzie głównym punktem

kontaktu dla Koordynatora Utrzymania ze strony PKN ORLEN S.A. Jednym z jej obowiązków

będzie cykliczne, miesięczne przygotowywanie rozliczeń czasu pracy personelu Wykonawcy w

ramach świadczonych usług (przedmiotu Zapytania).

3.4 Oferent wiodący i ewentualne konsorcja

PKN ORLEN S.A. jest zainteresowany zakupem przedmiotowych usług i produktów od jednego

Oferenta. Ofertę moŜe złoŜyć równieŜ konsorcjum firm, jednakŜe jedna z nich musi być określona

jako Oferent wiodący, odpowiedzialny za całość oferty i koordynację całego przedsięwzięcia.

Członkowie konsorcjum odpowiadają solidarnie.

PKN ORLEN S.A. dopuszcza uczestnictwo tej samej firmy w więcej niŜ jednym konsorcjum

składającym odpowiedź na niniejsze Zapytanie Ofertowe.

PKN ORLEN S.A. dopuszcza równieŜ skorzystanie przez Oferenta z usług podwykonawców w

ramach realizacji prac projektowych. W takim przypadku, w trakcie trwania projektu Oferent

odpowiadał będzie za działania i zaniechania swoich podwykonawców w takim samym zakresie jak

za własne działania i zaniechania. Struktura podwykonawców moŜe być maksymalnie

dwupoziomowa – jeden Oferent wiodący oraz podwykonawcy. Nie dopuszcza się zaangaŜowania

podwykonawców przez podwykonawców (za wyjątkiem osób fizycznych zatrudnionych na

podstawie tzw. umów cywilnoprawnych). Oferent zobowiązany jest przedstawić opis struktury

konsorcjum/modelu podwykonawstwa wraz z opisaniem obszarów odpowiedzialności

poszczególnych firm uczestniczących w Konsorcjum / podwykonawców .

Zaproponowana i przyjęta przez PKN ORLEN S.A. struktura Konsorcjum i lista podwykonawców

będzie wiąŜąca na cały okres trwania projektu. KaŜdorazowa ewentualna zmiana wnioskowana

22 z 29




przez Oferenta będzie wymagała uzyskania akceptacji PKN ORLEN S.A. Jednocześnie PKN

ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo zaŜądania od Oferenta zmiany podwykonawców w trakcie

trwania projektu, jeśli warunki dostarczania produktów i świadczenia usług zapisane w umowie z

Oferentem nie będą dotrzymywane.

Wymagane jest formalne wyraŜenie zgody przez Biuro Zakupów PKN ORLEN S.A. na kaŜdego

zaproponowanego w ofercie podwykonawcę lub członka Konsorcjum. Zgoda taka musi być

udzielona na etapie przygotowania oferty, przed jej złoŜeniem.

3.5 Referencje

Oferent zobowiązany opisać swoje doświadczenia zgodne lub zbliŜone do przedmiotu Zamówienia

oraz przedstawić, co najmniej jedną referencję dotyczącą świadczenia usługi o zakresie zbliŜonym

do opisanego w zapytaniu. W ramach przywołanej referencji, Oferent powinien przedstawić:

• podstawowe dane o kliencie – branŜa, wielkość, obecność na rynkach

• informacje kontaktowe do osoby mogącej potwierdzić referencję

• termin świadczenia usługi stanowiącej przedmiot referencji

• zakres usługi stanowiącej przedmiot referencji

• zakres odpowiedzialności Oferenta w ramach świadczonych usług

23 z 29




4 Wymagania dotyczące Oferty

4.1 Forma odpowiedzi

Całość dokumentów składanych przez Oferenta, sporządzonych w języku polskim, powinna zostać

dostarczona w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Usługi wsparcia aplikacji Hyperiona dla PKN

ORLEN S.A.”. Oferty powinny składać się z dwóch oddzielnych części merytorycznej i handlowej,

w oddzielnych zapieczętowanych kopertach. Dodatkowo do kaŜdej wersji papierowej naleŜy

dołączyć wersję danej części oferty w postaci elektronicznej (z zachowaniem podziału na część

handlową i merytoryczną).

Wymagana forma dokumentacji składającej się na ofertę:

• 1 (jeden) oryginalny zestaw dokumentacji w formie papierowej

• 1 (jedna) kopia dokumentacji na CD w formacie PDF, lub Microsoft Word lub Microsoft

Excel lub Microsoft Project

W przypadku róŜnic pomiędzy papierową i elektroniczną wersją dostarczonej oferty, PKN ORLEN

S.A. zastrzega sobie prawo do wiąŜącego wyboru wersji, która będzie podstawą do postępowania w

procesie zakupowym.

4.2 Zawartość Oferty

PoniŜej zamieszczono listę wszystkich obligatoryjnych elementów, które naleŜy zawrzeć w ofercie

stanowiącej odpowiedź na Zapytanie. Brak któregokolwiek z wymaganych komponentów oferty

będzie traktowany jako uchybienie formalne stanowiące podstawę dla PKN ORLEN S.A. do

wyłączenia oferty z procesu oceny i wyboru Wykonawcy przedmiotowych usług.

Lista wymaganych elementów oferty obejmuje:

• Streszczenie / wprowadzenie do oferty – w tym krótka charakterystyka propozycji zawartej

w ofercie oraz jej podstawowe parametry (data złoŜenia, termin waŜności, inne klauzule

handlowe stosowane przez Oferenta)

24 z 29




• Krótki profil Oferenta oraz jego referencje w zakresie przedmiotowych usług

utrzymaniowych.

• Potwierdzenie zakresu usług objętych ofertą w odniesieniu do wymagań opisanych w

Zapytaniu.

• Potwierdzenie (oraz lista ewentualnych zastrzeŜeń i rozbieŜności) modelu świadczenia usług

oraz modelu rozliczeń za świadczone usługi.

• Opis składu i profilu kompetencji Zespołu Oferenta proponowanego do świadczenia usługi.

• Potwierdzenie oferowanych parametrów świadczenia przedmiotowych usług:

o Okresu świadczenia usług

o Czasów reakcji i czasów rozwiązywania problemów w ramach zgłoszeń

utrzymaniowych

o Kar umownych za niedotrzymanie czasów rozwiązywania problemów, o których

mowa w punkcie wyŜej.

• Określenie oferowanych warunków cenowych świadczenia usług:

o określenie puli miesięcznego ryczałtu na świadczenie przedmiotowych usług oraz

wskazanie podstawy kalkulacji dla zaproponowanego ryczałtu (ilość roboczodni w

ramach poszczególnych profili kompetencyjnych uwzględnionych w puli

ryczałtowej)

o wskazanie stawek za roboczodzień poszczególnych profili kompetencyjnych

personelu Oferenta (stawek, które będą podstawą do wyceny prac wykonanych na

rzecz PKN ORLEN S.A. w ramach świadczenia przedmiotowych usług)

• Określenie czasu, metodyki i sposobu przejęcia usługi utrzymania systemu objętego

zakresem zapytania ofertowego

• Określenie innych istotnych załoŜeń i ograniczeń dotyczących świadczonych usług,

przyjętych przez Oferenta przy formułowaniu propozycji dla PKN ORLEN S.A.

25 z 29




• Określenie uwag i wyłączeń dotyczących warunków świadczenia usług opisanych w

niniejszym Zapytaniu (w szczególności uwag i wyłączeń do Ogólnych Warunków

Świadczenia Usług Profesjonalnych będących formalną bazą świadczenia usług dla PKN

ORLEN S.A.). Jeśli takie wyłączenia / uwagi nie zostaną sformułowane, przyjmuje się, Ŝe

Oferent przyjął bez zmian warunki świadczenia usług opisane w Zapytaniu.

• Pozostałe (dodatkowe) informacje ze strony Oferenta uzupełniające treść oferty.

Wskazane wymagane elementy ofert naleŜy traktować jako kolejne rozdziały oczekiwanej od

Oferenta dokumentacji ofertowej. PKN ORLEN wymaga, aby układ i zawartość rozdziałów były

zachowane – zapewni to porównywalność propozycji złoŜonych przez Oferentów na etapie oceny

ofert i wyboru Wykonawcy przedmiotowych usług.

4.3 Reprezentacja oferenta

Oferta powinna być podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta lub przez pełnomocnika –

i parafowana na kaŜdej stronie. Do Oferty powinno być załączone odpowiednie Pełnomocnictwo.

4.4 ZałoŜenia i Wyłączenia

Oferent powinien zebrać i jasno sprecyzować wszystkie istotne załoŜenia, wyłączenia lub

propozycje zmian/uzupełnień do treści zapytania ofertowego, przy jakich opracował Ofertę w

jednym rozdziale Oferty. PKN ORLEN S.A. będzie brał pod uwagę jedynie załoŜenia

wyspecyfikowane w tym rozdziale.

4.5 Termin waŜności oferty

PKN ORLEN S.A. wymaga, aby Oferent wyspecyfikował jednoznacznie termin waŜności złoŜonej

oferty. Oczekuje się, iŜ waŜność oferty będzie nie krótsza niŜ 3 miesiące.

4.6 Wymagany model cenowy oferty

Kwota ryczałtu miesięcznego oraz stawki za czas pracy personelu Wykonawcy w ramach

świadczenia usług będących przedmiotem Zapytania naleŜy wyspecyfikować jako kwoty netto (bez

podatku VAT) wyraŜone w walucie PLN. Stawka powinna zawierać wszelkie koszty dodatkowe

związane z realizacją przedmiotu zakupu, w tym koszty dojazdów oraz zakwaterowania. Oczekuje

26 z 29




się określenia dwóch rodzajów stawek za pracę on-site i off-site dla kaŜdego z profili

kompetencyjnych Oferenta.

4.7 Warunki płatności

Wszelkie płatności będą dokonywane przez Zamawiającego na rachunek bankowy Oferenta

wskazany w fakturze w terminie nie krótszym niŜ 90 dni od daty dostarczenia do siedziby PKN

ORLEN S.A. poprawnie wystawionej faktury VAT z wymaganym zestawem protokołów odbioru

prac podpisanych przez odpowiednich przedstawicieli PKN ORLEN S.A.

27 z 29




5 Załączniki

Załącznik nr 1 – Arkusz wyceny dla Oferty

Załącznik nr 2 – Arkusz pytań (do uŜycia przez Oferenta w procesie formułowania pytań

dotyczących RFP)

28 z 29




Załącznik nr 1 – Arkusz wyceny

Usługi wsparcia i utrzymania systemu Hyperion

Przedmiot Cena katalogowa

[PLN]

Rabat dla GK ORLEN [%]

Cena dla GK ORLEN [PLN]

Wartość roczna Umowy [PLN]

Opłata ryczałtowa za świadczenie

usługi wsparcia w wymiarze 240

godzin miesięcznie

Cena katalogowa [PLN]

Rabat dla GK ORLEN [%]

Cena dla GK ORLEN [PLN]

Stawka godzinowa za pracę konsultanta

29 z 29




Załącznik nr 2 – Arkusz pytań

Nazwa oferenta: ………………………………………………………………………………

Przedmiot zapytania: …………………………………………………………………………

Pytanie oferenta:

Odpowiedź PKN ORLEN S.A.:

Pytanie oferenta:


Pytanie oferenta:


Pytanie oferenta:


usługi wsparcia i rozwoju aplikacji na systemie Hyperion ... · PDF fileni Ŝszego szczebla w...

Documents

Transcript of usługi wsparcia i rozwoju aplikacji na systemie Hyperion ... · PDF fileni Ŝszego szczebla w...