BUKU PANDUAN

SISTEM INFORMASI BARANG PERSEDIAAN (SI-BAPER)

Dibuat Oleh : Tim Aplikasi

UNIT : _______________________________________________

BAPER

2

DAFTAR ISI

BUKU PANDUAN ......................................................................................................................... 1DAFTAR ISI ................................................................................................................................... 2

PENGENALAN TOMBOL ........................................................................................................ 3LOGIN ......................................................................................................................................... 3KONTROL SISTEM ................................................................................................................... 4MENU : SISTEM ........................................................................................................................ 4

ADMIN – USER ..................................................................................................................... 5MENAMBAH USER BARU .................................................................................................. 5ADMIN – AUTORISASI ........................................................................................................ 6

MENU : INVENTORI ................................................................................................................ 8POS INVENTORI ................................................................................................................... 8SATUAN ............................................................................................................................... 10TIPE INVENTORI ................................................................................................................ 11MASTER INVENTORI ........................................................................................................ 12MASTER SUPLIER .............................................................................................................. 13MASTER PRINCIPAL ......................................................................................................... 14MENAMBAH PRINCIPAL BARU ...................................................................................... 14

MENU : TRANSAKSI INVENTORI ....................................................................................... 15STOK INVENTORI .............................................................................................................. 16TRANSKAKSI BARANG MASUK .................................................................................... 17

TRANSAKSI BARANG KELUAR .......................................................................................... 18PENYESUAIAN ................................................................................................................... 20STOK ALERT ....................................................................................................................... 21RIWAYAT TRANSAKSI ..................................................................................................... 22STOK OPNAME ................................................................................................................... 22

MENU : LAPORAN ................................................................................................................. 24LAPORAN INVENTORI ..................................................................................................... 24LAPORAN DINKES ............................................................................................................. 27

3

PENGENALAN TOMBOL

Dibawah ini adalah tombol-tombol dan fungsinya yang akan dipakai dalam aplikasi berikut :

Tombol Fungsi Masuk kedalam Sistem setelah user ID dan Password terisi

Membatalkan segala transaksi / aksi

Menambah data atau transaksi kedalam Sistem sesuai modul yang bersangkutan

Meng-edit data atau transaksi yang sudah dimasukkan kedalam Sistem sesuai modul yang bersangkutan. Sebagai catatan field ID tidak bisa diubah

Menghapus data atau transaksi yang sudah dimasukkan kedalam Sistem sesuai modul yang bersangkutan

Menyimpan pekerjaan Anda

Untuk melihat detail data

LOGIN

Gambar 1. Menu Login

Hanya orang yang sudah memiliki User ID diperbolehkan masuk kedalam aplikasi Langkah :

a. Masukkan User ID Anda b. Masukkan Password Anda

a b

4

Tombol lainnya sama dengan penjelasan diawal panduan ini.

KONTROL SISTEM

Gambar 2. Halaman Dashboard

a. Keluar

Menu ini berfungsi untuk keluar dari aplikasi yang sedang aktif dan kembali ke “Menu Login”.

MENU : SISTEM

Gambar 3. Menu Sistem

a

5

ADMIN – USER Menu ini berfungsi untuk menampilkan semua user id yang berhak untuk login pada aplikasi ini. Pada menu tsb akan ditampilkan User Id, Group dan User Name. (Gbr. 4)

Gambar 4. User

MENAMBAH USER BARU

Setelah menekan tombol tambah akan muncul layar seperti gambar 5 dibawah ini :

Gambar 5 Tambah User

6

Langkah : a. Masukkan UserID yang baru b. Masukkan Nama User baru c. Masukkan email d. Masukkan password dan ulangi password e. Pilih Jenis User untuk User tersebut. Jenis User yang ada :

f. Pilih Unit User untuk User tersebut. Unit User berisi semua UPT Puskesmas, UPT

Farmasi, dll. g. Pilih Status Terkunci untuk User tersebut. h. Pilih (tanda √) Rule untuk User tersebut

- Create : Dapat menambah saja - Read : Dapat melihat saja - Update : Dapat meng-edit saja - Delete : Dapat menghapus saja

Tombol lainnya sama dengan penjelasan diawal panduan ini. ADMIN – AUTORISASI Menu ini berfungsi untuk mengatur hak akses (tanda √) dari group yang ada.

Setelah menekan tombol tambah akan muncul layar seperti gambar 6. dibawah ini.

7

Langkah : a. Masukkan kode role baru

b. Masukkan nama role c. Pilih (tanda √) Rule untuk role tersebut

- Create : Dapat menambah saja - Read : Dapat melihat saja - Update : Dapat meng-edit saja - Delete : Dapat menghapus saja

Tombol lainnya sama dengan penjelasan diawal panduan ini. Selanjutnya pilih tindakan untuk menentukan role user yang akan dibuat seperti gambar di bawah ini

Gambar 7. View Level Menu

8

a. Pilih Jenis User yang sudah disediakan b. Pilih (tanda √) menu yang dapat diakses.

Tombol lainnya sama dengan penjelasan diawal panduan ini. MENU : INVENTORI

Menu ini berfungsi untuk me-maintain data Item Inventory.

POS INVENTORI

Menu ini berfungsi untuk me-maintain data Item Inventory di Pos-pos Inventori

9

MENAMBAH POS BARU

1. Setting UPT/Dinas/Puskesmas Inputan data ini untuk informasi data UPT/Dinas/Puskesmas

Langkah :

a. Masukkan kode inventori baru b. Masukkan no register (UPT/Puskesman) c. Masukkan nama pos inventori (UPT/Puskesmas) d. Masukkan jumal pustu e. Masukkan kecamatan f. Masukkan deskripsi g. Klik option pos transaksi (untuk menerima transaksi barang keluar dari dinas)

2. Setting petugas

Inputan data untuk kepentingan perihal tanda tangan laporan-laporan terkait yang bertanggung jawab.

Langkah :

a. Masukkan nama penanggung jawab (Kadis/Ka. UPT) b. Masukkan Nik nama penanggung jawab c. Masukkan jabatan penanggung jawab d. Masukkan nama petugas e. Masukkan nik petugas f. Masukkan nama petugas stock opname g. Masukkan nama petugas stock opname

Tombol lainnya sama dengan penjelasan diawal panduan ini.

10

SATUAN

Menu ini berfungsi untuk me-maintain data satuan item yang dipakai dalam Sistem

MENAMBAH POS BARU

Langkah : a. Masukkan kode unit satuan b. Masukkan nama unit satuan

Tombol lainnya sama dengan penjelasan diawal panduan ini.

11

TIPE INVENTORI

MENAMBAH POS BARU

Langkah :

a. Masukkan Kode Tipe Inventori b. Masukkan nama tipe inventori

12

MASTER INVENTORI

MENAMBAH STOK ITEM BARU

Menu ini berfungsi pada saat melakukan penambahan item baru ke dalam Gudang Utama.

Langkah :

Tekan Tombol Tambah, akan muncul menu diatas a. Masukkan kode item b. Masukkan nama item c. Pilih jenis obat d. Masukkan harga beli e. Pilih jenis pajak f. Masukkan stok minimum g. Pilih principal h. Pilih root

13

i. Pilih satuan j. Masukkan harga jual k. Masukkan ppn l. Masukkan stok maksimum

Tombol lainnya sama dengan penjelasan diawal panduan ini. MASTER SUPLIER

MENAMBAHKAN SUPLIER BARU

14

Langkah :

a. Masukkan kode supplier b. Masukkan nama supplier c. Masukkan alamat d. Pilih provinsi e. Pilih kota f. Masukkan kode pos g. Masukkan no telp h. Masukkan hp i. Masukkan fax j. Masukkan email k. Masukkan npwp l. Masukkan kontak person

Tombol lainnya sama dengan penjelasan diawal panduan ini. MASTER PRINCIPAL

MENAMBAH PRINCIPAL BARU

15

Langkah : a. Masukkan kode principal b. Masukkan nama principal c. Masukkan alamat d. Masukkan kota e. Masukkan provinsi f. Masukkan no telp g. Masukkan hp h. Masukkan fax i. Masukkan email

Tombol lainnya sama dengan penjelasan diawal panduan ini. MENU : TRANSAKSI INVENTORI

Menu ini berfungsi untuk me-maintain data transaksi inventori.

16

STOK INVENTORI Pada menu ini digunakan untuk pencarian filter bedasarkan UPT/Puskemas, Tanggal Transaksi Barang Keluar, Nama Barang stok inventori.

Langkah :

a. Pilih UPT/Puskesmas b. Pilih tanggal transaksi barang keluar

c. Klik tombol cari SBBK

Tampilan (Contoh):

17

TRANSKAKSI BARANG MASUK Pada menu ini digunakan untuk transaksi barang masuk ke dalam Gudang utama

MELAKUKAN TRANSAKSI STOK IN/BARANG MASUK Langkah : a. Pilih Nama UPT/Puskesmas b. Pilih Tanggal Transaksi c. Pilih nama barang(optional)

d. Klik tombol cari SBBK

e. Lalu klik tombol di kolom tindakan untuk melakukan stock in/barang masuk Maka akan tampil sebagai berikut :

18

Langkah : a. Masukkan jumlah transaksi stock in/barang masuk b. Pilih sumber pengadaan

c. Pilih asal barang

d. Masukkan tanggal transaksi e. Masukkan tanggal expired f. Masukkan catatan (jika perlu) Tombol lainnya sama dengan penjelasan diawal panduan ini.

TRANSAKSI BARANG KELUAR Pada menu ini digunakan untuk transaksi barang keluar dari dalam Gudang utama.

19

MELAKUKAN TRANSAKSI STOK OUT/BARANG KELUAR

Langkah :

a. Pilih Nama UPT/Puskesmas b. Pilih Tanggal Transaksi c. Pilih nama barang(optional)

d. Klik tombol cari SBBK

e. Lalu klik tombol di kolom tindakan untuk melakukan stock in/barang masuk Maka akan tampil sebagai berikut :

Langkah :

a. Masukkan jumlah permintaan b. Masukkan tanggal permintaan c. Masukkan jumlah barang keluar d. Pilih tanggal transaksi e. Pilih tujuan

f. Masukkan catatan (jika perlu) Tombol lainnya sama dengan penjelasan diawal panduan ini.

20

PENYESUAIAN Pada menu ini digunakan untuk melakukan penyesuaian stok inventori.

MELAKUKAN PENYESUAIAN

Langkah :

a. Pilih Nama UPT/Puskesmas b. Pilih Tanggal Transaksi c. Pilih nama barang(optional)

d. Klik tombol cari SBBK

e. Lalu klik tombol di kolom tindakan untuk melakukan penyesuaian Maka akan tampil sebagai berikut :

21

Langkah :

a. Masukkan stok penyesuaian (akan melakukan perubahan stok yg lama menjadi stok baru sesuai penyesuaian yang diinputkan)

b. Pilih tanggal transaksi c. Masukkan catatan (jika perlu)

Tombol lainnya sama dengan penjelasan diawal panduan ini. STOK ALERT

Pada menu ini digunakan untuk mengetahui peringatan sebagai berikut : 1. Peringatan Batas Minimum Stok Inventori

2. Peringatan Expired/Kadaluarsa Stok Inventori

22

RIWAYAT TRANSAKSI Pada menu ini digunakan untuk mengetahui riwayat transaksi barang masuk(stock in) / barang

keluar (stock out) dan penyesuian data inventori.

Langkah : a. Pilih Jenis Transaksi

b. Pilih UPT/Puskesmas c. Pilih Tanggal Transaksi d. Masukkan nama barang

STOK OPNAME Pada menu ini digunakan untuk melakukan stok opname inventori.

23

Langkah : a. Pilih UPT/Puskesmas b. Pilih Bulan Stok Opname c. Pilh Tahun Stok Opname

d. Klik Tombol Tambah Maka akan tampil sebagai berikut :

Langkah : a. Masukkan Tanggal Stock Opname b. Masukkan Keterangan

c. Klik Tombol Proses Closing Stock Maka akan tampil sebagai berikut :

Keterangan :

a. Klik tombol batal untuk membatalkan stock opname

24

MENU: LAPORAN Pada menu ini digunakan untuk mencetak laporan inventori yang dibutuhkan, adapun pada menu laporan ini terdapat 2 sub menu diantaranya yaitu : LAPORAN INVENTORI

Pada menu laporan inventori di atas terdapat juga sub menu laporan diantaranya : DAFTAR INVENTORI

Laporan cetak katalog barang/daftar inventori UPT/Puskesmas berdasarkan hak akses/login masing – masing user.

25

STOK TOTAL

Laporan persediaan barang keseluruhan UPT/Puskesmas

STOK PER POS

Langkah : Silahkan pilih nama UPT/Puskesmas/Dinas yang akan dibuat laporannya

kemudian tekan tombol buat laporan maka akan tampil sebagai berikut :

26

STOK MINIMUM

Langkah : Silahkan pilih nama UPT/Puskesmas/Dinas yang akan dibuat laporannya

kemudian tekan tombol buat laporan maka akan tampil sebagai berikut :

KARTU STOK

Langkah : - Pilih nama Dinas/UPT/Puskesmas - Masukkan tahun

27

- Pilih item barang/obat yang akan dibuat laporannya

- Kemudian tekan tombol lihat kartu stok Maka akan tampil sebagai berikut :

LAPORAN DINKES

Pada menu laporan Dinkes di atas terdapat juga sub menu laporan diantaranya :

LAPORAN BARANG HABIS PAKAI

Langkah :

- Pilih Bulan - Pilih Tahun

28

- Pilih Nama Dinas/UPT/Puskesmas yang akan dibuat laporan

- Kemudian tekan tombol buat laporan Maka akan tampil sebagai berikut :

LAPORAN LPLPO

Langkah :

- Pilih Bulan - Pilih Tahun - Pilih Nama Dinas/UPT/Puskesmas yang akan dibuat laporan

- Kemudian tekan tombol buat laporan

29

Maka akan tampil sebagai berikut :

LAPORAN STOK OPNAME

Langkah :

- Pilih Bulan - Pilih Tahun - Pilih Nama Dinas/UPT/Puskesmas yang akan dibuat laporan

- Kemudian tekan tombol buat laporan Maka akan tampil sebagai berikut :