UPUTSTVO O NAČINU VRŠENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA … uputstva o kancelarijskom... · Uputstvo...

Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine

1

Na osnovu člana 18. Odluke o kancelarijskom poslovanju u institucijama Bosne i Hercegovine

("Službeni glasnik BiH", broj 74/14), ministar pravde Bosne i Hercegovine, dana __.__2015.

godine donosi

UPUTSTVO

O NAČINU VRŠENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA U INSTITUCIJAMA

BOSNE I HERCEGOVINE

DIO PRVI - OPĆA ODREDBA

Član 1.

(Predmet Uputstva)

Ovim uputstvom uređuju se klasifikacione oznake predmeta; primanje, otvaranje, pregledanje i

raspoređivanje pošte, odnosno akata; zavođenje akata; združivanje akata; dostavljanje predmeta i

akata u rad; razvođenje predmeta i akata; rokovnik predmeta; otpremanje pošte i stavljanje

predmeta i akata u arhivu; čuvanje predmeta i akata u organima uprave Bosne i Hercegovine,

stručnim, tehničkim i drugim službama Predsjedništva Bosne i Hercegovine, Parlamentarne

skupštine Bosne i Hercegovine i Vijeća ministara Bosne i Hercegovine, te institucijama sa javnim

ovlaštenjima u dijelu u kojem vrše javna ovlaštenja (u daljem tekstu: institucije).

DIO DRUGI - KLASIFIKACIONE OZNAKE PREDMETA

Član 2.

(Vođenje evidencija)

Vođenje evidencije svih predmeta i akata u kancelarijskom poslovanju iz nadležnosti

institucija, obavlja se putem upisnika, djelovodnika i knjige iz člana 6. stav 2. Odluke o

kancelarijskom poslovanju u institucijama Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Odluka o

kancelarijskom poslovanju).

Član 3.

(Klasifikacione grupe)

(1) Vođenje evidencije obavlja se prema jedinstvenim klasifikacionim oznakama koje su

razvrstane po materiji i svrstane u odgovarajuće grupe, obilježene dvocifrenim brojevima od

01 do 50 (u daljem tekstu: klasifikacione oznake), i to:

01 - Ustavni predmeti

02 - Zakoni, drugi propisi i opći akti

03 - Odbrana

04 - Sigurnost i civilna zaštita

05 - Vanjski poslovi

06 - Evropske integracije

07 - Javna uprava i javne službe

08 - Organizacija i rad sudova

09 - Organizacija i rad tužilaštava

10 - Organizacija i rad pravobranilaštava

11 - Organizacija i rad sudova za prekršaje

12 - Organizacija i rad ombudsmena

13 - Sudski predmeti

14 - Međunarodna i međuentitetska pravna pomoć i saradnja

15 - Izvršenje krivičnih i prekršajnih sankcija


2

16 - Finansije i trezor

17 - Porezi, doprinosi i takse

18 - Carine

19 - Vanjsko-trgovinska politika Bosne i Hercegovine

20 - Carinsko-tarifna politika Bosne i Hercegovine

21 - Međunarodni sporazumi

22 - Ekonomski odnosi sa međunarodnim institucijama

23 - Poslovno okruženje, jedinstven ekonomski prostor i razvoj

24 - Promoviranje preduzetništva

25 - Kontrola prometa roba i usluga pod posebnim režimom

26 - Zaštita potrošača i konkurencija

27 - Veterinarstvo

28 - Poljoprivreda, energetika, okoliš, prirodni resursi, turizam

29 - Komunikacije i promet

30 - Građanska stanja i evidencije

31 - Zdravstvo i socijalna zaštita

32 - Penzije

33 - Nauka i obrazovanje

34 - Rad i zapošljavanje

35 - Kultura i sport

36 - Geodetski, geološki, meteorološki poslovi i deminiranje

37 - Ljudska prava i slobode

38 – Predmeti vezani za crkve i vjerske zajednice

39 - Nacionalne manjine

40 - Nestala lica

41 - Azil i izbjeglice

42 - Iseljeništvo

43 - Statistika

44 - Akreditiranje

45 - Standardizacija

46 - Mjeriteljstvo

47 - Intelektualno vlasništvo

48 - Patenti

49 - Arhivski poslovi

50 - Drugi predmeti i akti

(2) U grupu 50 – Drugi predmeti i akti spadaju sve vrste predmeta i akata koji se ne mogu

razvrstati u neku od grupa predviđenih pod brojem od 01 do 49 stava (1) ovog člana.

Član 4.

(Razvrstavanje predmeta i akata)

(1) Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacione oznake vrši se prema sadržaju materije

koja se u predmetu ili aktu obrađuje.

(2) Ako se u nekom predmetu ili aktu obrađuje materija koja se odnosi na dvije ili više

klasifikacionih oznaka, razvrstavanje tog predmeta i akta vrši se, po pravilu, u onu

klasifikacionu oznaku na čiji se sadržaj odnosi pretežni dio materije.

Član 5.

(Klasifikaciona podgrupa)

(1) Ako institucija cijeni da je potrebno, radi lakšeg rukovanja i arhiviranja predmeta i akata, u

okviru klasifikacione oznake grupe predmeta iz svoje nadležnosti, može odrediti podgrupe

za iste ili slične predmete koji čine posebnu cjelinu.


3

(2) Podgrupe za predmete određuju se tako, što se iza broja klasifikacione oznake grupe dodaje

brojčana oznaka podgrupe u vidu jednocifrenog odnosno dvocifrenog arapskog broja

počevši od broja l pa nadalje.

(3) Podgrupe određuje samostalno svaka institucija, s tim da se broj podgrupe određuje za svaku

klasifikacionu oznaku grupa posebno.

(4) Podgrupa predmeta, u okviru klasifikacione oznake grupe, određuju se posebnim rješenjem,

koje se donosi na osnovu Liste kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja.

(5) Kod upisivanja podataka u knjige evidencije i prijemni štambilj, brojčana oznaka podgrupe

upisuje se u rubriku koja je u tim knjigama predviđena za brojčanu oznaku klasifikacione

oznake.

DIO TREĆI - PRIMANJE, OTVARANJE, PREGLEDANJE I RASPOREĐIVANJE POŠTE,

ODNOSNO AKATA

I - Prijem pošte

Član 6.

(Prijem pošte)

(1) Prijem pošte obuhvata prijem akata, podnesaka, žalbi, dopisa, novčanih pisama, paketa,

telegrama i dr. u institucijama, a vrši se u pisarnici.

(2) Poštu koja se instituciji dostavlja putem poštanske službe, putem dostavljača ili je stranka

neposredno preda, prima zaposlenik ovlašten za prijem pošte.

(3) Pošta se prima tokom cijelog radnog vremena u radne dane.

(4) Način prijema pošte van radnog vremena i u dane kada se ne radi, određuje rukovodilac

institucije, saglasno specifičnostima djelatnosti, prilikama i potrebama institucije.

Član 7.

(Nedostaci kod prijema pošte)

(1) Zaposlenik koji prima poštu neposredno od stranke ne smije odbiti prijem pošte, ako je

pošta upućena instituciji, osim ako za podnesak nije plaćen ili je nedovoljno plaćen iznos

takse, a podliježe plaćanju takse.

(2) Ako akt prilikom neposredne predaje instituciji sadrži koji formalni nedostatak (nije

potpisan, nije ovjeren pečatom, nema priloga navedenih u tekstu, nema adrese stranke, takse

i sl.), zaposlenik ovlašten za prijem pošte ukazat će stranci na te nedostatke i objasnit će joj

kako da ih otkloni.

(3) Ako stranka i pored upozorenja, zahtijeva da se akt primi, zaposlenik ovlašten za prijem

pošte će primiti isti s tim što će na aktu sačiniti službenu zabilješku o datom usmenom

upozorenju.

(4) U slučaju da institucija nije nadležna za primanje akta zaposlenik ovlašten za prijem pošte

će stranku upozoriti na to i uputiti je da se obrati nadležnom organu.

(5) Na ponovljen zahtjev stranke da se njen akt primi, isti se mora primiti, s tim da će

zaposlenik ovlašten za prijem pošte sačiniti službenu zabilješku na način predviđen u stavu

(3) ovog člana.

Član 8.

(Prijem usmenog saopštenja)

(1) Zaposlenik ovlašten za prijem pošte, dužan je da stranku koja želi da preda usmeno

saopštenje na zapisnik uputi državnom službeniku ili zaposleniku ovlaštenom za prijem

takvog saopštenja.

(2) Ako institucija nije nadležna za prijem usmenog saopštenja na zapisnik, zaposlenik ovlašten

za prijem pošte će na to upozoriti stranku i uputiti da takvu izjavu preda za to nadležnom

organu.


4

(3) Ako stranka i pored toga ponovi svoj zahtjev, državni službenik ili zaposlenik je dužan

njeno usmeno saopštenje primiti na zapisnik, s tim što će postupiti na način predviđen u

članu 7. stav (5) ovog uputstva.

Član 9.

(Prijem pošte putem dostavljača)

(1) Prijem pošte od druge institucije ili pravnog lica, koju se dostavlja putem dostavljača,

potvrđuje se stavljanjem datuma i čitkog potpisa u dostavnoj knjizi ili na dostavnici ili

povratnici ili na kopiji akta čiji se original prima.

(2) U svim slučajevima kada je to propisima predviđeno ili kada to odredi rukovodilac

institucije, pored datuma i potpisa, stavlja se i vrijeme (sat i minut) prijema pošte.

(3) Podatak o vremenu prijema pošte iz stava (2) ovog člana treba evidentirati i na primljenom

aktu odnosno na njegovom kovertu, ako zaposlenik ovlašten za prijem pošte nije ovlašten za

otvaranje pošte.

Član 10.

(Prijem pošte putem poštanske službe)

(1) Prijem pošte koja se instituciji dostavlja preko poštanske službe, kao i podizanje pošte iz

poštanskog pregratka, vrši se po propisima kojima je uređen način rada preduzeća

poštanskog prometa.

(2) Prilikom prijema, odnosno podizanja pošte iz poštanskog pregratka, zaposlenik ovlašten za

prijem pošte institucije ne smije podići pošiljku na kojoj je označena vrijednost ili je u

pitanju preporučena pošiljka, ako utvrdi da je pošiljka oštećena.

(3) U slučaju iz stava (2) ovog člana, zaposlenik ovlašten za prijem pošte će zahtijevati od

odgovornog službenika pošte, odnosno od nadležne jedinice poštanske službe, da se stanje i

sadržaj pošiljke (obim i vrsta oštećenja) komisijski utvrdi i tek poslije toga će sa zapisnikom

o komisijskom nalazu preuzeti pošiljku.

Član 11.

(Pošiljke koje se ne otvaraju)

(1) Pošiljke primljene u vezi sa javnim nabavkama, licitacijama i drugim nadmetanjima,

konkursima i slično, ne otvaraju se, već se samo na kovertu stavlja datum i vrijeme (sat i

minut) njihovog prijema.

(2) Ovlašteni državni službenik ili zaposlenik zadužen za poslove iz stava (1) ovog člana dužan

je prethodno da upozori pisarnicu na pošiljke koje se u smislu stava (1) ovog člana očekuju i

koje se ne smiju otvarati.

Član 12.

(Dostavnica)

(1) Ako je uz koverat ili akt priložena dostavnica, zaposlenik ovlašten za prijem pošte dužan je

na dostavnici upisati datum prijema i potpisati dostavnicu i odmah je vratiti licu koje je

dostavilo akt, odnosno koverat.

Član 13.

(Potvrda o prijemu podneska)

(1) Ako stranka koja lično predaje akt u pisarnici traži da se izda potvrda o prijemu akta, takva

potvrda se mora izdati.

(2) Potvrdu potpisuje zaposlenik ovlašten za prijem pošte i stavlja otisak pečata institucije.

(3) Potvrda iz stava (2) ovog člana obavezno se mora izdati ako se radi o prijemu podneska po

kojem se rješava u upravnom postupku i donosi upravni akt.

(4) U potvrdu o prijemu obavezno se upisuje zakonski rok za rješavanje po zahtjevu.

(5) Potvrda o prijemu podneska izdaje se na obrascu broj l.


5

II - Postupak s aktima koji podliježu plaćanju takse

Član 14.

(Akti koji podliježu taksama)

(1) Zaposlenik ovlašten za prijem pošte koji prima poštu neposredno od stranke dužan je da

naročito vodi računa o tome koji akti i isprave podliježu plaćanju upravne takse, kolika je

visina takse predviđena za pojedine vrste akata, isprava ili radnji u upravnom postupku i u

kojim slučajevima postoji zakonska osnova za oslobađanje od plaćanja takse.

(2) U pogledu neplaćenih ili nedovoljno plaćenih iznosa taksi za akte i njihove priloge, kao i u

pogledu postupanja s aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde neispravnosti u

taksiranju, lijepljenju ili poništavanju taksenih maraka, treba postupiti po važećim propisima

o taksama.

(3) U slučajevima iz stava (2) ovog člana zaposlenik ovlašten za prijem pošte će ukazati stranci

na te nedostatke i objasniti joj kako će ih otkloniti.

(4) Ako se prilikom pregledanja pošte primljene preko poštanske službe utvrdi da za akt nije

plaćena taksa ili je nedovoljno plaćena taksa, to će se konstatovati službenom zabilješkom

na aktu koja se upisuje pored otiska prijemnog štambilja.

Član 15.

(Akti koji su oslobođeni od plaćanja takse)

Ako je akt oslobođen od plaćanja takse, sačinit će se službena zabilješka uz navođenje

odgovarajućeg propisa kojim je predviđeno oslobađanje od plaćanja takse.

III - Otvaranje i pregledanje pošte

Član 16.

(Ovlaštenje za otvaranje i pregledanje pošte)

(1) Zaposlenik ovlašten za prijem pošte dužan je cjelokupnu primljenu poštu dostaviti

rukovodiocu institucije, odnosno licu ovlaštenom za otvaranje i pregledanje pošte.

(2) Otvaranje i pregledanje cjelokupne pošte (obična pošta, pošta sa određenim stepenom

tajnosti, vrijednosne pošiljke i dr.) institucije vrši, po pravilu, rukovodilac institucije.

(3) Rukovodilac institucije može ovlastiti određeno lice za vršenje poslova iz stava (2) ovog

člana, o čemu donosi posebno rješenje.

(4) Ovlaštenje za otvaranje i pregledanje pošte kvalificirane određenim nivoom tajnosti vrši se u

skladu sa propisima o tajnim podacima.

Član 17.

(Pošta koju otvaraju i pregledaju posebne komisije)

Pošiljke koje se odnose na raspisane konkurse, oglase, javne nabavke, licitacije i druga nadmetanja i

sl., otvara komisija formirana za te poslove, ako nije drukčije određeno.

Član 18.

(Hitna pošta)

(1) Hitnu poštu primljenu van redovnog radnog vremena i u dane kada se ne radi otvara dežurni

zaposlenik, ako u instituciji postoji služba dežurstva.

(2) Poštu iz stava (1) ovog člana, koja je kvalificirana kao tajni podatak stepena interno dežurni

zaposlenik može otvoriti samo ako je potpisao izjavu da je upoznat sa Zakonom o tajnim

podacima, a za stepen povjerljivo i više, samo ukoliko ima dozvolu za pristup tajnim

podacima.

Član 19.

(Lična pošta)


6

(1) Pošta primljena na ime određenog državnog službenika ili zaposlenika u instituciji, uručuje

se neotvorena tom licu.

(2) Ako to lice nakon otvaranja pošiljke utvrdi da pošiljka predstavlja akt upućen instituciji,

dužan je taj akt, najkasnije slijedećeg radnog dana vratiti pisarnici radi evidentiranja.

Član 20.

(Otvaranje pošte)

(1) Otvaranje pošte vrši se tako da se ne povrijede poštanski žigovi i pečati ili druge oznake na

omotu (adresa pošiljaoca, poštanske naljepnice, oznake pismena i dr.), kao i akti i prilozi

koji se nalaze u koverti.

(2) Prilikom otvaranja pošte iz stava (1) ovog člana naročito treba provjeriti da li se oznake i

brojevi napisani na koverti slažu s oznakama i brojevima primljenog akta.

(3) Ako neki od akata naznačenih na koverti nedostaje, ili su primljeni prilozi bez propratnog

akta i obrnuto, ili se ne vidi ko je pošiljalac, o tome će se sačiniti službena zabilješka koja će

se priložiti koverti.

(4) U slučaju iz stava (3) ovog člana zaposlenik ovlašten za prijem pošte dužan da o tome

obavijesti pošiljaoca, ako za to postoji mogućnost.

(5) Uz primljeni akt obavezno se prilaže i koverat kad god datum predaje pošti može biti od

važnosti za računanje rokova (rok za podnošenje zahtjeva ili žalbe, rok za učestvovanje na

konkursu, tenderskoj proceduri i sl.) ili kad se iz podneska ne može utvrditi mjesto odakle je

poslat ili ime podnosioca, a ovi su podaci označeni na koverti.

(6) Ako je u jednoj koverti prispjelo više akata uz koje bi trebalo priložiti kovertu, ona će se

priložiti uz jedan akt, a na ostalim aktima će se priložiti kopija koverte uz naznaku uz koji

akt je priložen originalana koverta.

Član 21.

(Nedostaci kod prijema pošte)

(1) Prije otvaranja koverata koje se odnose na preporučene pošiljke, kao i omota paketa ili

druge pošte koja je primljena oštećena, a za koju postoji sumnja da je neovlašteno otvarana,

zaposlenik ovlašten za prijem pošte treba u prisutnosti još dva službenika ili zaposlenika

sačiniti službenu zabilješku u kojoj će konstatovati vrstu i obim oštećenja, i što u primljenim

pošiljkama nedostaje.

(2) Ako se nakon otvaranja pošte utvrdi da postoje određeni nedostaci, te nedostatke treba

konstatovati službenom zabilješkom na aktu koja se ispisuje neposredno uz otisak prijemnog

štambilja (na primjer: ako aktu nedostaju prilozi navedeni u aktu, upisuje se "primljeno bez

priloga", a ako aktu nedostaju samo pojedini prilozi, onda se upisuju nazivi tih priloga i sl.).

(3) Ako se u koverti nađe akt adresiran na neku drugu instituciju ili pravno ili fizičko lice, na

tom aktu se upisuje zabilješka "pogrešno dostavljen" i akt se na najpogodniji način,

dostavljačem ili putem pošte, dostavlja onom kome je upućen.

(4) Izuzetno od stava (3) ovog člana, ukoliko je akt adresiran na inostranu instituciju ili pravno

ili fizičko lice, akt će se na najpogodniji način vratiti pošiljaocu akta.

(5) Akti iz stava (3) i (4) ovog člana se ne zavode u knjige evidencije.

(6) Ako se prilikom otvaranja pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrijednost,

službenom zabilješkom će se konstatovati njihova vrsta i iznos (na primjer: "primljeno 5

KM", ili "primljeno poštanskih maraka u vrijednosti od 3 KM", itd.).

IV - Određivanje organizacionih jedinica kojima se pošta dostavlja u rad i raspoređivanje

pošte (signiranje)

Član 22.

(Rješenje o određivanju organizacionih jedinica kojima se pošta dostavlja u rad)


7

(1) U cilju raspoređivanje pošte na državne službenike ili zaposlenike koji su nadležni za rad na

predmetu, odnosno aktu, odrediće se organizacione jedinice kojima će se pošta dostavljati u

rad.

(2) Pod organizacionim jedinicama u smislu ovog člana podrazumjevaju se osnovne

organizacione jedinice institucije, komisije i radni organi unutar institucije, radna mjesta

zaposlenih u instituciji ukoliko ne postoje osnovne organizacione jedinice u instituciji,

specifična radna mjesta u instituciji i sl.

(3) Organizacione jedinice iz stava (2) ovog člana određuju se prema unutrašnjoj organizaciji

institucije koja je utvrđena njenim pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji za osnovne

organizacione jedinice i radna mjesta, odnosno prema nazivu komisija i radnih organa,

osnovanih posebnim aktom rukovodioca institucije.

(4) Organizacione jedinice iz stava (2) ovog člana određuju se rješenjem koje donosi

rukovodilac institucije.

(5) Rješenje iz stava (4) ovog člana sadrži nazive organizacionih jedinica i njihove brojeve.

(6) Doneseno rješenje se mijenja ako dođe do izmjena organizacionih jedinica kojima se pošta

dostavlja u rad.

(7) Organizacione jedinice označavaju se arapskim brojevima na način što se polazi od radnog

mjesta rukovodilaca institucije koji se označava brojem 01, nakon toga upisuje se radno

mjesto zamjenika rukovodilaca, ako postoji zamjenik, a nakon toga slijede brojčane oznake

za organizacione jedinice redoslijedom kojim su utvrđene pravilnikom o unutrašnjoj

organizaciji institucije, a ako nema organizacionih jedinica onda se prema tom pravilniku

određuju brojčane oznake za radna mjesta kojima će se pošta dostavljati u rad, nakon čega

se upisuju komisije i radni organi.

Član 23.

(Signiranje pošte)

(1) Signiranje (raspoređivanje) pošte vrši rukovodilac institucije, odnosno lice ovlašteno za

pregledanje i raspoređivanje pošte.

(2) Signiranje pošte podrazumijeva raspoređivanje akata, odnosno predmeta na organizacione

jedinice, radna mjesta ako u instituciji ne postoje organizacione jedinice, te komisije i radne

organe, kojima se predmeti i akti trebaju dostaviti u rad.

(3) Signiranje pošte vrši se na način što se na svaki akt, poslije pregledanja, na prvoj stranici

akta, u desnom gornjem uglu upisuje broj organizacione jedinice i datum otvaranja i

pregledanja pošte (npr. 01 - 03.11.2014. godine).

(4) Kada se signiranje pošte vrši na osnovne organizacione jedinice, rukovodioci osnovnih

organizacionih jedinica svaki akt signiraju na unutrašnju organizacionu jedinicu ili

konkretno radno mjesto.

(5) Kada se signiranje pošte vrši na unutrašnje organizacione jedinice, rukovodioci unutrašnjih

organizacionih jedinica svaki akt signiraju na konkretno radno mjesto.

(6) Kada se završi signiranje pošte, akti, odnosno predmeti predaju se ovlaštenom zaposleniku

pisarnice na dalji postupak.

DIO ČETVRTI - ZAVOĐENJE AKATA

I - Način i vrijeme zavođenja akata

Član 24.

(Zavođenje akata)

(1) Kada zaposlenik pisarnice primi signiranu poštu pristupa njenom zavođenju u odgovarajuće

knjige evidencija.


8

(2) Zavođenje signirane pošte vrši se, u pravilu, istoga dana i pod istim datumom pod kojim su

akti primljeni.

(3) Akte s određenim rokovima, kao i druge hitne akte treba zavesti prije ostalih i odmah

dostaviti u rad nadležnom državnom službeniku ili zaposleniku (obrađivaču predmeta).

(4) Ako se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih opravdanih razloga akti ne mogu

zavesti istog dana kada su primljeni, zavest će se najkasnije prvog narednog radnog dana,

prije zavođenja nove pošte.

(5) U knjige evidencija ne zavode se pošiljke koje ne predstavljaju službenu prepisku.

(6) Ako se za određene akte vode posebne evidencije, a ne evidencije predviđene ovim

uputstvom, u tom slučaju podaci o tom aktu upisuju se u posebnu evidenciju, saglasno

propisu o toj evidenciji.

Član 25.

(Utvrđivanje klasifikacione oznake akta)

(1) Zavođenje akata u odgovarajuću knjigu evidencije, vrši se tako što se prethodno mora

odrediti broj klasifikacione oznake u koju grupu akt spada.

(2) Određivanje klasifikacione oznake vrši se prema grupama predmeta i akata koje su utvrđene

u članu 3. ovog uputstva.

(3) Određivanje klasifikacionih oznaka vrši zaposlenik pisarnice prilikom formiranja predmeta.

(4) Ukoliko obrađivač predmeta ocjeni da nije određena odgovarajuća klasifikaciona oznaka,

odnosno ukoliko se u toku postupka promjeni materija predmeta, zatražiće od zaposlenika

pisarnice, u formi službene zabilješke na omotu predmeta, promjenu klasifikacione oznake.

Član 26.

(Razvrstavanje pošte)

(1) Kod razvrstavanja pošte na posebne cjeline, naročitu pažnju treba posvetiti odvajanju

predmeta upravnog postupka, a posebno akata poslovanja i ostalih akata o kojima se ne

rješava u upravnom postupku.

(2) Svojstvo predmeta upravnog postupka određuje se prema tome hoće li se postupak po tim

predmetima okončati donošenjem upravnog akta (rješenje, zaključak ili akt drugog naziva

kojim se okončava upravni postupak ukoliko je to propisano posebnim zakonom).

(3) Rješenja koja se tiču radno-pravnog statusa zaposlenih u instituciji upisuju se u djelovodnik

predmeta.

Član 27.

(Upisivanje podataka)

Upisivanje podataka u rubrike predviđene u knjigama evidencije vrši se prema uputstvima koji su

dati uz knjige evidencie, odnosno prema nazivima pojedinih rubrika.

Član 28.

(Prijemni štambilj)

(1) Nakon što se izvrši zavođenje akta u odgovarajuću knjigu evidencije, pristupa se stavljanju

otiska prijemnog štambilja na akt.

(2) Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po pravilu, u gornjem desnom uglu prve stranice akta,

a ako tu nema dovoljno mjesta, onda se stavlja na drugo pogodno mjesto prve stranice,

vodeći pri tome računa da tekst akta ostane potpuno čitak i razumljiv.

(3) U slučaju da na prednjoj strani akta nema dovoljno mjesta, otisak prijemnog štambilja treba

staviti u gornjem lijevom uglu poleđine akta.

(4) Ako su obje strane akta u cjelini popunjene tekstom otisak prijemnog štambilja stavlja se na

list čistog papira koji se pričvršćuje uz akt.

(5) Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na priloge dostavljene uz akt.

(6) Prijemni štambilj izrađuje se prema obrascu broj 2.


9

II - Upisivanje podataka u osnovne knjige evidencija

Član 29.

(Jednoobraznost osnovnih knjiga evdencije)

Osnovne knjige evidencije jedinstvene su za sve institucije.

Član 30.

(Upisnici prvostepenih i drugostepenih predmeta upravnog postupka i javnih nabavki) (1) Upisnici prvostepenih i drugostepenih predmeta upravnog postupka i javnih nabavki su

pravougaonog oblika, vodoravnog položaja dimenzija 50 cm x 40 cm.

(2) U upisnicima iz stava (1) ovog člana predmeti se zavode po hronološkom redu koji se

označavaju rednim brojevima.

(3) Svaki od upisnika se zaključuje zadnjeg radnog dana kalendarske godine službenom

zabilješkom napisanom ispod posljednjeg rednog broja.

(4) Službena zabilješka iz stava (3) ovog člana sadrži: ukupan broj predmeta upravnog postupka

ili javnih nabavki koji su zavedeni u toj godini, datum i potpis službenog lica ovlaštenog za

vođenje kancelarijskog poslovanja i otisak pečata institucije.

(5) Upisnici iz stava (1) ovog člana mogu se upotrebljavati za više godina, s tim što svaku

godinu treba posebno zaključiti na način predviđen u odredbi stava (3) ovog člana.

(6) Upisnik prvostepenih predmeta upravnih postupaka (UP-1) vodi se na obrascu broj 3.

(7) Upisnik drugostepenih predmeta upravnih postupaka (UP-2) vodi se na obrascu broj 4.

(8) Upisnik prvostepenih predmeta javnih nabavki (JN-1) vodi se na obrascu broj 5.

(9) Upisnik drugostepenih predmeta upravnih postupaka (JN-2) vodi se na obrascu broj 6.

Član 31.

(Djelovodnik predmeta)

(1) Djelovodnik predmeta je pravougaonog oblika, vodoravnog položaja formata A3.

(2) Djelovodnik se vodi po sistemu osnovnih (rednih) brojeva i podbrojeva koji se zavode po

hronološkom redu, počevši od broja 1.

(3) Osnovnim brojem označava se predmet svakog primljenog ili vlastitog akta kada se prvi put

zavodi u djelovodnik.

(4) Osnovni broj predmeta se ne mijenja.

(5) Podbrojevima se označavaju primljeni akti koji se odnose na isti predmet, s tim što se prvi

akt predmeta zavodi pod osnovnim brojem i dobija podbroj l, dok se svaki naknadno

primljeni akti koji se odnose na taj predmet zavode dodavanjem narednih podbrojeva (2, 3, 4

itd.).

(6) U djelovodnik se ne zavode predmeti za koje se po važećim propisima vode posebne

evidencije, niti predmeti koji ne predstavljaju službenu prepisku (npr. dostavnice, službena

glasila, časopisi, brošure i sl.).

(7) Svi naknadno primljeni akti koji se odnose na isti predmet zavode se na taj način što se

popunjavaju samo kolone 3, 4, 5 u okviru istog osnovnog broja, i to redom kojim su akti

primljeni.

(8) Ukoliko postoji potreba, za predmete koji su većeg obima može se odrediti popis akata, koji

se sastavni dio djelovodnika.

(9) Djelovodnik predmeta se popunjava na način objašnjen u uputstvu datom u sastavu obrasca

broj 7.

(10) Djelovodnik se zaključuje zadnjeg radnog dana kalendarske godine službenom

zabilješkom napisanom ispod posljednjeg rednog broja.

(11) Djelovodnik predmeta može se upotrebljavati za više godina, s tim što se za svaku

godinu treba posebno zaključiti na način propisan u stavu (9) ovog člana.


10

(12) Djelovodnik se vodi na obrascu broj 7.

Član 32.

(Djelovodnik za poštu sa određenim nivoom tajnosti)

Evidencije tajnih podataka se vode u skladu sa propisima o zaštiti tajnih podataka.

Član 33.

(Arhivska knjiga)

(1) Arhivska knjiga je je pravougaonog oblika formata A3.

(2) Sadržaj, način vođenja i korištenja arhivske knjige propisaće se posebnim uputstvom, uz

prethodnu saglasnost Arhiva Bosne i Hercegovine.

Član 34.

(Elektronsko vođenje osnovnih knjiga evidencije)

(1) Podaci iz osnovnih knjiga evidencije mogu se voditi elektronski, pod uslovom da su

osigurani odgovarajući tehnički uslovi i adekvatan softver koji je u skladu sa propisima za

obavljanje kancelarijskog poslovanja.

(2) U slučaju elektronskog vođenja osnovnih knjiga evidencije neophodno je osigurati zaštitu

unesenih podataka i njihovo skladištenje najmanje u rokovima utvrđenim Listom kategorija

registraturne građe sa rokovima čuvanja.

III - Omoti za predmete

Član 35.

(Omoti)

(1) Svaki primljeni, odnosno vlastiti akt kojim se otvara novi predmet, nakon što se zavede u

odgovarajuću knjigu evidencije, ovlašteni zaposlenik pisarnice ulaže u odgovarajući omot za

predmete.

(2) U omot iz stava (1) ovog člana ulažu se akti i prilozi koji se odnose na isti predmet.

(3) Omoti za predmete su izrađeni prema vrstama predmeta na jedinstvenom obrascu formata

A-4, i to:

a) u omot bijele boje ulažu se predmeti koji su zavedeni u djelovodnik predmeta,

b) u omot označen zelenom bojom ulažu se prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se

postupak pokreće na zahtjev stranke i prvostepeni predmeti javnih nabavki,

c) u omot označen plavom bojom ulažu se prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se

upravni postupak pokreće po službenoj dužnosti,

d) u omot označen žutom bojom ulažu se drugostepeni predmeti upravnog postupka i

drugostepeni predmeti javnih nabavki.

(4) Omoti za predmete iz stava (3) ovog člana, uz lijevu ivicu omota imaju odgovarajuću boju

omota širine dva cm.

(5) Omoti iz stava (3) ovog člana izrađuju se prema obrascu broj 8.

(6) Prednja strana omota za predmete koji sadrže tajne podatke ima odgovarajuću boju širine tri

cm mjereno od vanjskih ivica prema unutrašnjosti omota i to:

a) stepena tajnosti „Vrlo tajno“ - crvena;

b) stepena tajnosti „Tajno“ - žuta;

c) stepena tajnosti „Povjerljivo“ - plava;

d) stepena tajnosti „Interno“ - siva.

Član 36.

(Sadržaj omota)


11

(1) Kada se predmet, odnosno akt uloži u odgovarajući omot, onda se na prvoj stranici omota u

gornji lijevi ugao stavlja otisak prijemnog štambilja i vrši njegova popuna predviđenim

podacima, a kod oznake „Predmet“ upisuje se naziv predmeta o kojem se radi.

(2) Kada se predmet, odnosno akt uloži u odgovarajući omot, onda se na prvoj unutrašnjoj

stranici omota vrši poimenično upisivanje svih priloga koji se nalaze u omotu.

(3) Evidencija iz stava (2) ovog člana ima obavezan karakter i ona predstavlja hronološki

pregled cjelokupnog sadržaja predmeta.

(4) U evidenciji se po vremenskom redoslijedu upisuju svi akti, podnesci i prilozi (službene

zabilješke, žalbe i dr.) koji se nalaze u predmetu, izuzev dostavnica.

Član 37.

(Naknadno primljeni akti)

(1) Naknadno primljeni akt koji se odnosi na predmet koji se već nalazi u radu u organizacionoj

jedinici odnosno kod obrađivača predmeta dostavlja se bez omota i združuje sa formiranim

predmetom.

(2) Obrađivač predmeta koji primi akt iz stava (1) ovog člana dužan je primljeni akt odmah po

prijemu uložiti u odgovarajući omot predmeta, a podatke o primljenom aktu upisati na prvoj

unutrašnjoj stranici omota predmeta u popis akata i priloga.

Član 38.

(Zamjena oštećenog omota predmeta)

Ako je omot predmeta znatno oštećen, zaposlenik pisarnice će predmet uložiti u novi omot i na

njemu upisati podatke s omota koji se zamjenjuje.

DIO PETI - REKONSTRUKCIJA PREDMETA

Član 39.

(Rekonstrukcija predmeta)

(1) Ako se pojedini predmet izgubi, ošteti ili uništi, izvršiće se rekonstrukcija (obnova)

predmeta.

(2) Rekonstrukcija predmeta vrši se, u skladu sa odredbama Zakona o upravnom postupku, na

osnovu rješenja rukovodioca institucije.

(3) Pri rekonstrukciji predmeta obnovit će se oni dijelovi predmeta koji su važni s obzirom na

razloge zbog kojih je odobren postupak rekonstrukcije predmeta.

(4) Predmet se rekonstruira na osnovu prijepisa nestalih, oštećenih ili uništenih akata kojima

raspolažu stranke, institucija ili drugi organi, fizička i pravna lica, kao i podataka iz glavnih i

pomoćnih knjiga evidencije.

(5) Postupak rekonstrukcije predmeta će se provesti samo ukoliko je to nužno i ako nije

protekao rok do kojeg se čuvaju predmeti određene materije.

Član 40.

(Duplikat omota predmeta) Kada se izvrši rekonstrukcija predmeta zaposlenik pisarnice će izdati duplikat omota predmeta, na

kojem će naznačiti da se radi o duplikatu.

DIO ŠESTI - ZDRUŽIVANJE AKATA

Član 41.

(Združivanje akata)


12

(1) Prije dostavljanja akata u rad organizacionoj jedinici, odnosno obrađivaču predmeta mora se

izvršiti združivanje akata s predmetom na koji se odnosi.

(2) Združivanje akata iz stava (1) ovog člana se vrši na način da se svi akti i prilozi koji se

odnose na isti predmet ulažu u omot predmeta na koji se odnose.

(3) Akte istog predmeta koji naknadno budu dostavljeni treba uložiti u omot predmeta na koji se

dostavljeni akt odnosi.

(4) Ako se predmet, kome treba pridružiti novi akt, nalazi u radu kod organizacione jedinice,

odnosno obrađivača predmeta, taj akt se dostavlja toj organizacionoj jedinici odnosno

obrađivaču predmeta radi ulaganja u odgovarajući omot predmeta s tim što ovlašteni

zaposlenik pisarnice treba na primljenom aktu upisati datum prijema akta, kao i broj iz

evidencije.

DIO SEDMI - DOSTAVLJANJE PREDMETA I AKATA U RAD

I - Dostava predmeta i akata u rad

Član 42.

(Interna dostavna knjiga)

(1) Kada ovlašteni zaposlenik pisarnice završi zavođenje i združivanje akata i predmeta, dužan

je te akte i predmete dostaviti u rad nadležnim organizacionim jedinicama odnosno

obrađivačima predmeta zaduženim za prijem pošte u rad, kada nema organizacionih

jedinica.

(2) Dostavljanje u rad vrši se istog, a najkasnije narednog radnog dana po njihovom zavođenju i

združivanju.

(3) Dostavljanje predmeta i akata u rad vrši se putem interne dostavne knjige, koja se vodi za

svaku organizacionu jedinicu kojoj se pošta dostavlja u rad.

(4) Interna dostavna knjiga vodi se na obrascu broj 9.

Član 43.

(Knjiga za ličnu poštu)

(1) Dostavljanje pošte koja glasi na ime osobe zaposlene u instituciji vrši se preko Knjige za

ličnu poštu.

(2) Preporučene pošiljke, novčana pisma i druga pošta koja glasi na ime osobe zaposlene u

instituciji, čiji je prijem u pisarnici pismeno potvrđen, predaje se primaocu na način što on

na potvrdi o prijemu pošiljke stavlja svoj čitak potpis i datum prijema, ako je to potrebno.

(3) Knjiga za ličnu poštu vodi se na obrascu broj 10.

Član 44.

(Karton za službena glasila i časopise)

(1) Službena glasila, časopisi, literatura i druge publikacije dostavljaju se državnim

službenicima ili zaposlenicima preko kartona za službena glasila i časopise.

(2) Karton za službena glasila i časopise vodi se na obrascu broj 11.

II - Prijem i otprema računa

Član 45.

(Knjiga primljenih računa)

(1) Prijem računa i drugih finansijskih akata i dokumentacije, za koje su predviđene posebne

evidencije zavode se u Knjigu primljenih računa, i putem iste knjige ti računi se dostavljaju

u rad organizacionoj jedinici, odnosno državnom službeniku ili zaposleniku nadležnom za

finansijsko-materijalno poslovanje u instituciji.

(2) Na primljene račune stavlja se otisak prijemnog štambilja.


13

(3) Knjiga primljenih računa vodi se na obrascu broj 12.

Član 46.

(Knjiga za otpremu računa)

(1) Otprema računa i drugih finansijskih akata i dokumentacije vrši se putem Knjige za otpremu

računa.

(2) Knjiga za otpremu računa vodi se na obrascu broj 13.

DIO OSMI – SLUŽBENI AKTI I FAKSIMIL

Član 47.

(Sastavni dijelovi službenog akta)

Ako posebnim propisima nije drugačije određeno, svaki službeni akt sadrži dijelove utvrđene u

odredbi člana 5. Odluke o kancelarijskom poslovanju, a obuhvata osnovne i pomoćne dijelove akta.

I - Osnovni dijelovi službenog akta

Član 48.

(Osnovni dijelovi službenog akta)

Osnovni dijelovi službenog akta su:

a. zaglavlje službenog akta,

b. naziv i adresa primaoca službenog akta,

c. predmet službenog akta,

d. sadržaj službenog akta,

e. potpis ovlaštenog lica i

f. otisak službenog pečata.

Član 49.

(Zaglavlje službenog akta)

(1) Zaglavlje službenog akta sadrži slijedeće podatke koji se pišu jedan ispod drugog: Bosna

i Hercegovina, puni naziv institucije, broj akta, mjesto i datum donošenja akta.

(2) Tekst „Bosna i Hercegovina“ i puni naziv institucije pišu se na dva pisma (latinici i

ćirilici) i tri jezika u službenoj upotrebi u Bosni i Hercegovini raspoređeno tako da je na

vrhu akta u njegovoj sredini grb Bosne i Hercegovine, a sa lijeve i desne strane navedeni

natpisi, na jednoj strani napisani latiničnim, a na drugoj strani ćiriličnim pismom,

obuhvatajući natpise na tri jezika u službenoj upotrebi u Bosni i Hercegovini.

(3) Broj akta sadrži slijedeće podatke: broj organizacione jedinice, broj klasifikacione

oznake predmeta i redni broj predmeta uzet iz odgovarajuće osnovne knjige evidencije i

godinu zavođenja (npr. 01-02-132/14).

(4) U slučaju kada se akt dostavlja interno, unutar institucije, broj akta može sadržavati broj

organizacione jedinice, naznaku „Interno“ i broj godine (npr. 01-Interno/14).

Član 50.

(Naziv i adresa primaoca službenog akta)

Naziv i adresa primaoca službenog akta sadrži puni naziv, odnosno ime i prezime primaoca akta,

sjedište i poštanski broj, uz naznaku ulice i broja (poštanskog pregratka) primaoca.

Član 51.

(Predmet službenog akta)

(1) Oznaka „Predmet“ sadrži kratak sadržaj pitanja ili materije na koju se akt odnosi, a ispisuje

se ispod naziva i adrese primaoca.


14

(2) Pri određivanju predmeta akta treba se držati slijedećih pravila:

a) za predmete koji se ne odnose na fizička niti pravna lica navodi se samo kratak sadržaj

stvari o kojoj se u aktu raspravlja (na primjer: kancelarijsko poslovanje, mišljenje,

objašnjenje i sl.),

b) za predmete koji se odnose na fizička ili pravna lica navodi se ime i prezime, te

prebivalište (za fizička lica), odnosno naziv i sjedište (za pravna lica) i kratak sadržaj

pitanja koja se odnose na akt (na primjer: Marko Marković, Sarajevo - razrez poreza ili

Bolnica Koševo, Sarajevo - dodjela sredstava za nabavku bolničke opreme i sl.),

c) ako se predmet odnosi na više lica navodi se samo prvo lice i riječi: "i dr.".

Član 52.

(Sadržaj službenog akta)

(1) Sadržaj teksta akta mora biti jasan, sažet i čitak.

(2) U tekstu se mogu upotrebljavati samo one skraćenice koje su uobičajene i lako razumljive.

(3) Zakone i druge propise koji se navode u aktu treba, po pravilu, napisati njihovim punim

nazivom uz naznaku naziva, broja i godine službenog glasila u kojima su ti propisi

objavljeni.

(4) Ukoliko se u tekstu službenog akta ponavlja naziv zakona ili drugog propisa, prilikom

njegovog prvog navođenja, može se izvršiti skraćenje naziva zakona ili drugog propisa (npr.

„Zakon o upravnom postupku („Službeni glasnik BiH“, br. 29/02, 12/04, 88/07, 93/09 i

41/13) – u daljem tekstu: ZUP“).

Član 53.

(Funkcija, ime i prezime potpisnika službenog akta)

(1) Iza teksta sadržaja akta, s desne strane, upisuje se funkcija i ime i prezime lica ovlaštenog za

potpisivanje akta.

(2) Ime i prezime potpisnika akta ispisuje se bez zagrade, neposredno ispod naziva njegove

funkcije.

(3) Akt se potpisuje svojeručno, izuzev akata koji su potpisani elektronskim potpisom i akata na

koje je, u skladu sa ovim uputstvom, stavljen faksimil.

Član 54.

(Otisak službenog pečata)

Na svakom službenom aktu koji se otprema stavlja se s lijeve strane potpisa ovlaštenog službenog

lica otisak pečata institucije i to tako da otisak pečata ne zahvati tekst naziva funkcije potpisnika

akta.

II - Pomoćni dijelovi službenog akta

Član 55.

(Pomoćni dijelovi službenog akta)

Pomoćni dijelovi akta obuhvataju slijedeće podatke:

a) veza službenog akta,

b) prilozi službenog akta,

c) poseban način otpreme službenog akta, i

d) lica kojima je službeni akt dostavljen.

Član 56.

(Veza službenog akta)

Ispod oznake „Predmet“ upisuje se, radi lakšeg združivanja akata i predmeta, „Veza“ akta, i to:

a) broj i datum primljenog akta na koji se odgovora (npr. Veza: Vaš akt broj: 01-12-111/14 od

24.11.2014. godine),


15

b) broj i datum ranije otpremljenih akata, naročito kod urgencija ili naknadnih pošiljki (npr.

Veza: Naš akt broj: 01-12-99/14 od 21.11.2014. godine).

Član 57.

(Prilozi službenog akta)

(1) Ako se uz službeni akt dostavljaju prilozi, u tom slučaju oznaka o tome stavlja se ispod

završetka sadržaja teksta akta s lijeve strane.

(2) Prilozi se označavaju njihovim ukupnim brojem, ako se u tekstu akta navode njihovi nazivi

(npr.: Prilozi: 3), odnosno njihovim punim nazivom, ako se u tekstu ne navode njihovi

nazivi (npr.: Prilog: Uvjerenje o položenom stručnom upravnom ispitu).

(3) Ukoliko se uz službeni akt dostavlja više primjeraka istog priloga onda se uz navođenje

punog naziva priloga, u zagradi navodi i broj primjeraka istog (npr.: „Prilog: Uvjerenje o

položenom stručnom upravnom ispitu (2X)“).

Član 58.

(Poseban način otpreme službenog akta)

(1) Ako se službeni akt ne otprema običnom poštom ili dostavljačem, u tom slučaju na aktu

treba označiti poseban način otpreme (na primjer: „Preporučeno“, „Avionom“ i sl.).

(2) Ova oznaka stavlja se ispod sadržaja teksta akta s lijeve strane.

Član 59.

(Lica kojima je službeni akt dostavljen)

(1) Na kraju sadržaja teksta službenog akta s lijeve strane ispod oznake „Prilog“ upisuje se

oznaka „Dostavljeno“ ispod koje se upisuju nazivi organa ili fizičkih ili pravnih lica kojima

se akt treba dostaviti.

(2) Na ovaj način treba postupiti i u slučaju kada se primljeni službeni akt dostavlja na

rješavanje nadležnoj instituciji, pa se o tome obavještava pošiljalac akta radi znanja.

Član 60.

(Adresa i kontakt institucije)

Na dnu službenog akata, ispod vodoravne crte upisuje se adresa, sjedište, brojevi telefona, telefaksa,

maila i druge adrese institucije koja je donijela akt.

III - Faksimil

Član 61.

(Pojam faksimila)

U smislu ovog uputstva faksimil je otisak svojeručnog potpisa rukovodioca institucije koji se na

službena akta institucije stavlja otiskom pečata ili skenirana slika potpisa rukovodioca institucije

koja se na službena akta štampa zajedno sa sadržajem dokumenta koji se potpisuje.

Član 62.

(Ovlaštenje za posjedovanje faksimila)

Pravo na posjedovanje faksimila ima rukovodilac institucije.

Član 63.

(Ovlaštenje za upotrebu faksimila)

Ukoliko posjeduje faksimil, rukovodilac institucije će rješenjem ovlastiti osobu za upotrebu

faksimila (u daljem tekstu: osoba ovlaštena za upotrebu faksimila).

Član 64.

(Upotreba faksimila)


16

(1) Faksimil, kao zamjena za originalni potpis rukovodioca institucije, koristi se samo u slučaju

u kojem se na službene akte institucije stavlja i originalni potpis.

(2) Faksimil se koristi prvenstveno kada rukovodilac institucije nije u mogućnosti da lično

potpiše službene akte institucije, čije je potpisivanje potrebno izvršiti.

(3) Faksimil se može koristiti samo u slučajevima kada se službeni akt potpisuje u svojstvu

rukovodioca institucije.

(4) Faksimil se ne može upotrebljavati umjesto svojeručnog potpisa kada je propisano da se

takvi akti moraju svojeručno potpisati.

Član 65.

(Evidentiranje upotrebe faksimila)

(1) Svaka upotreba faksimila od strane osobe ovlaštene za upotrebu faksimila se evidentira.

(2) Za vođenje evidencije zadužena je osoba ovlaštena za upotrebu faksimila, a za praćenje

evidencije zadužen je rukovodilac institucije.

(3) Za potrebe vođenja evidencije o upotrebi faksimila uspostavlja se Knjiga upotrebe faksimila,

koja obavezno sadrži slijedeće podatke:

a. redni broj korištenog faksimila;

b. naziv, broj i datum akta na koji je stavljen faksimil;

c. potpis osobe koja je stavila faksimil;

d. datum stavljanja faksimila;

e. naknadnu saglasnost rukovodioca institucije.

(4) Sastavni dio evidencije čini kopija službenog akta na koji je stavljen faksimil.

(5) Prilikom svake upotrebe faksimila na službenom aktu osoba ovlaštena za upotrebu faksimila

pored faksimila upisuje i redni broj iz Knjige upotrebe faksimila.

(6) Na primjerku službenog akta koji ostaje u instituciji osoba ovlaštena za upotrebu faksimila

stavlja svoj paraf i napomenu da je na akt stavljen faksimil.

Član 66.

(Potvrda rukovodioca institucije o ispravnom korištenju faksimila)

(1) Rukovodilac institucije će, najmanje jednom mjesečno, provjeriti ispravnost načina

korištenja faksimila i dati svoju saglasnost na službene akte na koje je stavljen faksimil, te

će isto potvrditi svojim svojeručnim potpisom u Knjizi upotrebe faksimila.

(2) U slučaju da rukovodilac institucije utvrdi da se faksimil ne koristi na odgovarajući način ili

nije saglasan sa aktima na koje je stavljen faksimil, donijeće rješenje kojim se ukida pravo

na upotrebu faksimila osobi koja je ovlaštena za upotrebu faksimila.

Član 67.

(Odgovornost za upotrebu faksimila)

(1) Za upotrebu faksimila odgovorni su rukovodilac institucije i osoba ovlaštena za upotrebu

faksimila.

(2) Faksimil čuva osoba ovlaštena za upotrebu faksimila.

Član 68.

(Odgovornost za stavljanje pečata na službeni akt na koji je stavljen faksimil)

(1) Osoba koja je ovlaštena za upotrebu pečata institucije će prije stavljanja pečata institucije na

službeni akt na koji je stavljen faksimil utvrditi da li je postupljeno u skladu sa ovim

uputstvom, a prije svega da li je na službenom aktu, uz otisak faksila, upisan redni broj iz

Knjige upotrebe faksimila, odnosno da li je na primjerku službenog akta koji ostaje u

instituciji osoba ovlaštena za upotrebu faksimila stavila svoj paraf i napomenu da je na

službeni akt stavljen faksimil.

(2) U slučaju da nije postupljeno u skladu sa odredbama stava (1) ovog člana, osoba ovlaštena

za upotrebu pečata institucije takav akt neće ovjeriti pečatom.


17

Član 69.

(Pravo na korištenje faksimila)

Pravo na korištenje faksimila rukovodilac institucije ima sve dok je na toj poziciji.

Član 70.

(Izrada faksimila)

(1) Faksimil se izrađuje na osnovu odluke o izradi faksimila koju donosi rukovodilac institucije.

(2) Primjerak odluke o izradi faksimila i otisak faksimila rukovodioca institucije, institucija je

dužna, u roku od 15 dana od dana izrade faksimila, dostaviti Ministarstvu pravde Bosne i

Hercegovine.

(3) Ministarstvo pravde Bosne i Hercegovine vodi evidenciju o izrađenim faksimilima.

DIO DEVETI – VRAĆANJE RIJEŠENIH PREDMETA PISARNICI I RAZVOĐENJE

PREDMETA

Član 71.

(Obaveza vraćanja predmeta pisarnici)

Državni službenik ili zaposlenik zadužen za postupanje po predmetu (u daljem tekstu: obrađivač

predmeta) dužan je sve riješene predmete vratiti pisarnici putem interne dostavne knjige.

Član 72.

(Uputstvo pisarnici za postupanje po aktu)

(1) Obrađivač predmeta dužan je na primjerku svakog akta u predmetu za koje je potrebno

određeno postupanje pisarnice, ispod sadržaja teksta akta s njegove lijeve strane, napisati

uputstvo pisarnici kako dalje s aktom treba postupiti.

(2) Uputstvo iz stava (1) ovog člana sadrži slijedeće podatke:

a. poseban način otpreme (preporučeno, avionom, dostavljačem i sl.),

b. ako se akt treba ustupiti drugoj nadležnoj organizacionoj jedinici ili drugom

državnom službeniku ili zaposleniku iste institucije na rješavanje, upisuje se broj

organizacione jedinice, odnosno državnog službenika ili zaposlenika kojima akt

treba ustupiti na rješavanje,

c. ako akt treba staviti u "rokovnik predmeta" upisuje se oznaka "R",

d. ako se akt treba arhivirati stavlja se oznaka "a/a" i slične upute.

Član 73.

(Provjera sadržaja riješenih predmeta)

(1) Zaposlenik pisarnice dužan je prilikom primanja riješenih predmeta provjeriti da li isti

sadrže sve podatke koji su važni za pravilno razvođenje predmeta i njihovo otpremanje i

arhiviranje.

(2) Provjera iz stava (1) ovog člana odnosi se prvenstveno na podatke koji su predviđeni u

odredbama čl. 48. i 55. ovog uputstva, kao i na to je li predmet vraćen kompletan.

(3) Na uočene nepravilnosti iz stava (1) ovog člana zaposlenik pisarnice je dužan upozoriti

obrađivača predmeta koji je obavezan, ukoliko je upozorenje opravdano, izvršiti ispravke tih

nepravilnosti i nakon toga riješeni predmet vratiti pisarnici na dalji postupak.

Član 74.

(Razvođenje predmeta)


18

Zaposlenik pisarnice kada od strane obrađivača predmeta primi završeni predmet pristupa

njegovom razvođenju koje se vrši na slijedeći način:

a) u odgovarajućoj knjizi evidencije u koju je predmet zaveden vrši se popuna rubrika koje

se odnose na način kako je predmet riješen. Ovi podaci se uzimaju iz rješenja ili

zaključka ako se radi o upravnim predmetima, a ako se radi o drugim predmetima i

aktima iz samog akta koji je napisan od strane obrađivača predmeta,

b) ako je na predmetu stavljena oznaka "a/a" akt je potpuno završen i on se treba staviti u

arhivu na propisan način,

c) ako je na predmetu stavljena oznaka "R" (što znači „rok“) i datum do kada predmet treba

držati u roku predmet se stavlja u rokovnik predmeta,

d) ako je na predmetu data uputa da se predmet ustupi drugoj organizacionoj jedinici ili

drugom državnom službeniku ili zaposleniku iste institucije, predmet se dostavlja

rukovodiocu institucije da odluči o opravdanosti ustupanja predmeta. U slučaju da je

rukovodilac institucije saglasan sa ustupanjem predmeta drugoj organizacionoj jedinici,

ovlašteni zaposlenik pisarnice u podacima koji se nalaze na prijemnom štambilju, treba

izvršiti zamjenu broja organizacione jedinice kojoj predmet treba da se ustupi u rad i

nakon toga taj predmet treba dostaviti u rad toj organizacionoj jednici,

e) ako je u propratnom aktu data uputa da se izvorni akt, odnosno cijeli predmet treba

dostaviti nekoj drugoj instituciji koja je nadležna za rješavanje tog predmeta, u tom

slučaju propratni akt s izvornim aktom odnosno cijeli predmet treba dostaviti instituciji

koja je naznačena u propratnom aktu, a kopiju predmeta i primjerak propratnog akta koji

ostaje u arhivi - arhivirati.

DIO DESETI - ROKOVNIK PREDMETA

Član 75.

(Izgled rokovnika predmeta)

(1) Rokovnik predmeta predstavlja fasciklu u koju se stavljaju predmeti koji nisu riješeni, jer

nedostaju određene isprave potrebne za njihovo rješavanje.

(2) Kao rokovnik, umjesto fascikli, mogu se koristiti ormari s pregradama.

(3) Svaki rokovnik ima 32 fascikle, odnosno pregrade koje su označene datumima u mjesecu,

tako da svaki datum ima svoju fasciklu, odnosno pregradu, a 32. fascikla, odnosno pregrada

služi za ulaganje onih predmeta čiji rok će uslijediti u narednom mjesecu.

(4) Nalog za stavljanje predmeta u rokovnik daje obrađivač predmeta kada utvrdi da treba tražiti

dostavu određenih podataka ili neki akt ili ispravu ili izvršiti neku drugu radnju neophodnu

za rješavanje predmeta.

(5) Nalog se daje tako što se na omotu predmeta upisuje oznaka "R" i datum do kada predmet

treba biti u rokovniku (npr. R - 13.11.2014. godine).

(6) Rokovnik predmeta vodi ovlašteni zaposlenik pisarnice

Član 76.

(Način stavljanja predmeta u rokovnik predmeta)

(1) Stavljanje predmeta u rokovnik predmeta vrši se prema datumu roka koji je označen za

čuvanje predmeta u rokovniku.

(2) Predmet se ulaže u onu fasciklu, odnosno pregradu koja odgovara danu datuma upisanom

kod oznake "R" na omotu predmeta.

Član 77.

(Praćenje rokovnika predmeta)


19

(1) Zaposlenik pisarnice dužan je svaki dan na početku radnog vremena izvršiti uvid u fasciklu,

odnosno pregradu predviđenu za taj datum i ako u njima ima predmeta, dužan je te

predmete, putem interne dostavne knjige, dostaviti obrađivaču predmeta u rad.

(2) Ako traženi podaci, akti, isprave i drugi akti nisu dostavljeni do označenog roka obrađivač

predmeta dužan je napisati i poslati urgenciju, a predmet ponovno sa novim rokom vratiti

pisarnici radi stavljanja u rokovnik.

(3) Ako se traženi podaci, akt, isprava ili drugi akt u vezi s predmetom koji se nalazi u

rokovniku, dostave prije isteka označenog roka, zaposlenik pisarnice je dužan primljene akte

združiti s predmetom iz rokovnika i cijeli predmet odmah dostaviti obrađivaču predmeta u

rad.

DIO JEDANAESTI - OTPREMA POŠTE

Član 78.

(Način otpremanja pošte)

(1) Otpremu pošte vrši ovlašteni zaposlenik pisarnice.

(2) Otprema pošte može se vršiti preko poštanske službe ili putem dostavljača.

Član 79.

(Vrijeme otpremanja pošte)

(1) Otpremanje pošte vrši se tako da se svi akti preuzeti tokom radnog vremena trebaju

otpremiti istog dana.

(2) Preuzeti akti poslije zaključivanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni, otpremit će se narednog

radnog dana.

Član 80.

(Kovertiranje)

(1) Akti koji se istog dana upućuju na istu adresu, stavljaju se u jedan koverat.

(2) Ako se jedan od akata iz stava (1) ovog člana šalje preporučeno, treba u zajednički koverat

staviti i ostale predmete koji bi se inače otpremali kao obične pošiljke, ako se time postižu

uštede u poslovanju.

(3) Ako se na istu adresu istodobno otprema veliki broj akata ili neki drugi materijali koji ne

mogu stati u koverat, treba ih upakovati i otpremiti po važećim poštanskim propisima.

Član 81.

(Upisivanje podataka na koverti)

(1) Na koverti u kojoj se otpremaju službeni akti treba u gornjem lijevom uglu upisati tačan

naziv i adresu pošiljaoca i naziv akta koji se nalazi u koverti, a na sredini koverte upisuje se

naziv primaoca, zatim mjesto (sjedište) primaoca, a ispod toga se navodi njegova bliža

adresa (poštanski broj, ulica i broj).

(2) Ovi podaci upisuju se čitko ručno, mašinski ili elektronski.

(3) Kovertiranje i upisivanje podataka na koverti vrše ovlašteni zaposlenici u pisarnici.

Član 82.

(Otprema pošte sa stepenom tajnosti)

Pakovanje, prenos i rukovanje poštom sa tajnim podacima se vrši u skladu sa propisima kojima je

regulisana zaštita tajnih podataka.

Član 83.

(Knjiga za otpremu pošte putem dostavljača)


20

(1) Isprave, predmeti i drugi akti u upravnom postupku, neponištene taksene marke i druge

vrijednosti otpremaju se preporučeno u zatvorenim neprovidnim kovertama ili putem

dostavljača.

(2) Akti i drugi materijali koje treba hitno otpremiti drugim institucijama ili pravnim i fizičkim

licima u istom mjestu, upisuju se u Knjigu za otpremu pošte putem dostavljača i odmah

dostavljaju.

(3) Izgled Knjige za otpremu pošte putem dostavljača propisan je obrascem broj 14.

Član 84.

(Knjiga za otpremu pošte putem poštanske službe)

(1) Pošta koja se otprema preko poštanske službe razvrstava se u dvije grupe, i to:

a) obične pošiljke, i

b) preporučene pošiljke.

(2) Pošta iz stava (1) ovog člana se dostavlja u odgovarajućim kovertama.

(3) Ako za otpremanje preporučenih pošiljki postoje posebne otpremne knjige propisane od

strane poštanske službe koriste se te knjige.

(4) Evidencija o izvršenoj otpremi pošiljki preko poštanske službe služi za pravdanje utrošenog

novca za poštanske troškove.

(5) U tu svrhu svakog dana poslije otpremanja pošte vrši se sabiranje ukupno utrošenog novca

za poštarinu i taj iznos upisuje se u odgovarajuću rubriku knjige za otpremu pošte putem

poštanske službe.

(6) Izgled Knjiga za otpremu pošte putem poštanske službe propisan je obrascem broj 15.

DIO DVANAESTI - STAVLJANJE U ARHIVU I ČUVANJE PREDMETA

I - Stavljanje predmeta u arhivu

Član 85.

(Predmeti za arhiviranje)

Predmeti u kojima je postupak u potpunosti okončan (riješeni predmeti) odlažu se u arhivu

institucije.

Član 86.

(Provjera predmeta)

Prije stavljanja predmeta u arhivu institucije, zaposlenik pisarnice je dužan provjeriti naročito

slijedeće činjenice:

a) da li je postupak po predmetu u potpunosti okončan,

b) da li se u predmetu nalaze prilozi i isprave koje bi trebalo vratiti strankama,

c) da uz predmet nisu greškom pripojeni akti nekog drugog predmeta ili njegovi prilozi i

slično,

d) da li su u predmetu hronološkim redom složeni prilozi evidentirani na prvoj unutrašnjoj

stranici omota za predmete.

Član 87.

(Vrijeme držanja predmeta u vlastitoj arhivi)

(1) Institucije koje imaju svoje arhive i pisarnice, kao i organizacione jedinice koje se nalaze

van sjedišta institucije, završene predmete čuvaju u vlastitoj arhivi najmanje do roka

utvrđenog Listom kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja, poslije kojeg roka su

dužne ove predmete, zajedno s odgovarajućim evidencijama, predati na dalje čuvanje

Arhivu Bosne i Hercegovine.


21

(2) Za držanje riješenih predmeta u vlastitim arhivama duže od roka propisanog stavom (1)

ovog člana, potrebno je posebno odobrenje rukovodioca institucije koje se izdaje u

dogovoru sa Arhivom Bosne i Hercegovine.

II - Sređivanje i čuvanje predmeta u arhivi

Član 88.

(Sređivanje predmeta u arhivi)

Završeni predmeti sređuju se u arhivi tako što se slažu po klasifikacionim oznakama, a unutar tih

oznaka po rednim brojevima iz odgovarajuće knjige evidencije u koju su zavedeni.

Član 89.

(Predmeti iste klasifikacione oznake)

(1) Za predmete iste klasifikacione oznake, po pravilu, treba predvidjeti poseban fascikl u koji

će se završeni predmeti odlagati.

(2) Na fascikli iz stava (1) ovog člana upisuju se slijedeći podaci:

a. naziv institucije,

b. klasifikaciona oznaka predmeta, i

c. godina u kojoj je postupak po predmetima okončan.

Član 90.

(Postupanje sa opsežnijim predmetima)

(1) Opsežniji predmeti mogu se čuvati odvojeno u posebnom fasciklu.

(2) Pored podataka iz člana 89. stav (2) ovog uputstva, na ovaj fascikl treba napisati i kratki

sadržaja predmeta.

(3) Na mjestu gdje bi trebalo da se nalazi predmet iz stava (1) ovog člana u fasciklu iz člana 89.

ovog uputstva, stavlja se na posebnom papiru službena zabilješka s naznakom mjesta gdje se

predmet čuva.

Član 91.

(Čuvanje predmeta sa stepenom tajnosti)

Arhivirani predmeti s oznakom povjerljivosti čuvaju se u skladu sa propisima o tajnim podacima.

Član 92.

(Uređenje arhive)

Predmeti odloženi u arhivu institucije, moraju se, do predaje Arhivu Bosne i Hercegovine, čuvati u

sređenom stanju, saglasno propisima koji se odnose na čuvanje arhiviranih predmeta.

III - Rukovanje sa predmetima stavljenim u arhivu

Član 93.

(Rukovanje i revers)

(1) Predmetima stavljenim u arhivu institucije, rukuje ovlašteni zaposlenik pisarnice.

(2) Predmeti stavljeni u arhivu izdaju se iz arhive samo uz revers.

(3) Reversi se čuvaju u posebnom faksciklu, a po povratu predmeta, odnosno akta iz predmeta,

revers se poništava i vraća državnom službeniku ili zaposleniku koji ga je potpisao.

(4) Revers iz stava (2) ovog člana izdaje se na obrascu broj 16.

(5) Ako predmetu koji je stavljen u arhivu treba radi združivanja (kompletiranja) priključiti akte

primljene poslije njegovog arhiviranja, taj predmet izdaje se bez reversa i nakon združivanja

vraća u arhivu.


22

(6) Predmeti stavljeni u arhivu mogu se izdavati drugim institucijama samo po pismenom

odobrenju rukovodioca institucije u čijoj se arhivi čuvaju.

Član 94.

(Razgledanje predmeta u arhivi)

Razgledanje predmeta i prepisivanje akata koji se odnose na upravne predmete koji su stavljeni u

arhivu vrši se saglasno odredbama Zakona o upravnom postupku koje se odnose na način

razgledanja spisa.

Član 95.

(Izdavanje isprava na osnovu akata iz arhive)

Izdavanje prepisa akata, isprava, uvjerenja, potvrda i drugih akata koji se nalaze u arhivi, na zahtjev

zainteresovanih lica, vrši se u skladu sa odredbama Zakona o upravnom postupku.

DIO TRINAESTI - ORGANIZACIJA PRIJEMA STRANAKA I RADNE PROSTORIJE

Član 96.

(Organizacija rada)

Radi stvaranja uslova za organizovan i uspješan rad, svaka institucija dužna je utvrditi takvu

organizaciju rada koja treba da obuhvati slijedeća pitanja, i to:

a) način i vrijeme prijema stranaka,

b) radne prostorije,

c) način pribavljanja podataka potrebnih za rješavanje predmeta, i

d) radno vrijeme za prijem stranaka.

Član 97.

(Prijem stranaka)

(1) Prijem stranaka u pisarnici treba organizovati tako da se stranke primaju svakodnevno u

okviru redovnog radnog vremena, a izuzetno i van tog vremena, ako za to postoje opravdani

razlozi.

(2) Vrijeme prijema stranaka od strane obrađivača predmeta može se utvrditi od strane

rukovodioca institucije u određenom vremenskom periodu u toku radnog vremena.

(3) Za prijem stranaka, po pravilu, određuje se odgovarajuća prostorija u kojoj se daju potrebna

obavještenja i upute stranci u vezi njenih zahtjeva za ostvarivanje prava i izvršavanje

obaveza.

(4) Ovisno od potrebe, zaposlenik pisarne može stranku uputiti državnom službeniku ili

zaposleniku koji je ovlašten za postupanje po zahtjevima stranaka, radi dobijanja bližih

objašnjenja.

Član 98.

(Radne prostorije)

(1) Radne prostorije institucija raspoređuju se tako da stranke mogu brzo i organizovano, bez

nepotrebnog zadržavanja, obaviti posao zbog kojeg su došle u instituciju.

(2) Za pisarnicu treba odrediti prostoriju koja se, po pravilu, nalazi blizu ulaza u zgradu,

odnosno na mjestu koje je pristupačno za dolazak stranaka, a da se ne ometa rad zaposlenih

u instituciji i drugih institucija.

(3) Radne prostorije jedne organizacione jedinice treba, po mogućnosti, da budu povezane i na

istom spratu.

(4) Spratovi i radne prostorije na svakom spratu moraju biti obilježene rednim brojevima.

(5) Na vratima radnih prostorija treba se nalaziti naziv institucije, naziv organizacione jedinice,

ime, prezime i pozicija državnog službenika ili zaposlenika koji radi u radnoj prostoriji.


23

(6) U hodniku zgrade, kod ulaznih vrata, ukoliko je to moguće, treba na vidnom mjestu istaći

raspored institucija i njihovih organizacionih jedinica koji se nalaze u navedenoj zgradi.

(7) U hodnicima zgrade, na odgovarajućim oglasnim tablama, i na zvaničnoj internet stranici

institucije treba istaći potrebna obavještenja i uputstva o načinu ostvarivanja određenih

prava stranaka i popis isprava potrebnih za ostvarivanje tih prava.

Član 99.

(Radno vrijeme za prijem stranaka)

(1) Radno vrijeme za prijem stranaka treba organizovati na način da stranke jednim dolaskom

mogu obaviti sve poslove zbog kojih su došle u instituciju.

(2) U slučaju da udovoljenje zahtjevu stranake uobičajno zavisi od postupanja dvije ili više

institucija, te institucije su dužne da međusobno usklade vrijeme prijema stranaka, kako bi

osigurale najefikasniji način postupanja po zahtjevu stranke.

(3) Stranke iz udaljenih mjesta, bolesna, stara i invalidna lica, u pravilu, treba primiti tokom

cijelog radnog vremena, svakog radnog dana.

DIO ČETRNAESTI – OBRASCI I ŠTAMBILJ

Član 100.

(Oblik obrazaca)

(1) Obrasci osnovnih knjiga evidencija i drugi obrasci predviđeni ovim uputstvom izrađuju se u

slijedećim formatima, i to:

a) obrasci broj 3, 4, 5 i 6 u vodoravnom formatu 50 x 40 cm,

b) obrazac broj 7 u vodoravnom formatu A-3,

c) obrasci broj 8, 13, 14 i 16 u vodoravnom formatu A-4,

d) obrasci broj 9, 10, 11, 12 i 15 u uspravnom formatu A-4,

e) obrasci broj l i 15 u vodoravnom formatu A-5.

(2) Osnovne knjige evidencije na obrascu broj 3, 4, 5 ovog uputstva moraju biti uvezane u tvrde

kartonske korice od trajnog materijala u poluplatnu.

(3) Pri štampanju obrazaca predviđenih ovim uputstvom ne može se odstupiti od oblika,

veličine i sadržaja, koji su propisani ovim uputstvom.

(4) Pri štampanju obrazaca mora se voditi računa da dimenzije rubrika predviđenih u obrascu

budu tako utvrđene da se u svaku rubriku mogu upisati predviđeni podaci.

(5) Obrasci osnovnih knjiga evidencija i drugi obrasci predviđeni ovim uputstvom (obrasci broj

od l do 16) nalaze se u prilogu ovog uputstva i čine njegov sastavni dio. (provjeriti

brojeve obrazaca)

Član 101.

(Pečati i štambilji)

(1) Pečati institucija se izrađuju u skladu sa odgovarajućim propisima o pečatu.

(2) Institucije mogu imati štambilje koji služe za otiskivanje određenog kraćeg teksta na akte,

spise i drugu dokumentaciju.

(3) Veličinu, sadržaj i namjenu štambilja određuje rukovodilac institucije, o čemu donosi

posebno rješenje.

DIO PETNAESTI - PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Član 102.

(Nadzor nad primjenom uputstva)

Nadzor nad primjenom ovog uputstva vrši Upravna inspekcija Ministarstva pravde Bosne i

Hercegovine.


24

Član 103.

(Stavljanje van snage)

Danom stupanja na snagu ovog uputstva prestaje primjena Uputstva o načinu vršenja kancelarijskog

poslovanja ministarstava, službi, institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne i Hercegovine

("Službeni glasnik BiH", br. 35/03, 92/05 i 40/07).

Član 104.

(Prijelazna odredba)

Knjige evidencija za 2015. godinu će se voditi u skladu sa odredbama Uputstva o načinu vršenja

kancelarijskog poslovanja ministarstava, službi, institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne i

Hercegovine ("Sl. glasnik BiH", br. 35/03, 92/05 i 40/07)

Član 105.

(Stupanje na snagu)

Ovo uputstvo se objavljuje u „Službenom glasniku BiH“, a stupa na snagu 1. marta 2015. godine.

M I N I S T A R

Bariša Čolak

UPUTSTVO O NAČINU VRŠENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA … uputstva o kancelarijskom... · Uputstvo...

Documents

Transcript of UPUTSTVO O NAČINU VRŠENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA … uputstva o kancelarijskom... · Uputstvo...