UPUTE ZA PODNOSITELJE ZAHTJEVArelevantnim prilozima (obrazac proračuna, pismo/pisma namjere itd.)....
Transcript of UPUTE ZA PODNOSITELJE ZAHTJEVArelevantnim prilozima (obrazac proračuna, pismo/pisma namjere itd.)....
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 1 -
EUROPSKA KOMISIJA Glavna uprava za tržišno natjecanje Politika i strategija Uprava A
UPUTE ZA PODNOSITELJE ZAHTJEVA
***
OSPOSOBLJAVANJE NACIONALNIH SUDACA U PODRUČJU PRAVA
TRŽIŠNOG NATJECANJA EU-A
I
PRAVOSUDNA SURADNJA MEĐU NACIONALNIM SUCIMA
*** Poziv na podnošenje prijedloga 2014.
***
Molimo da pažljivo pročitate ove upute prije nego što počnete pripremati zahtjev!
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 2 -
Sadržaj
Sadržaj 2
1. Uvod 3
2. Opća pravila o dodjeli bespovratnih sredstava za projekte 3
2.1. Tko se može prijaviti? 3
2.2. Podnositelj zahtjeva 4
2.3. Partneri i ostale uključene organizacije 4
2.3.1. Sukorisnici 4
2.3.2. Pridruženi partneri 5
2.4. Za kakve projekte Komisija može dodijeliti sredstva? 5
3. Dodjela sredstava Komisije 6
3.1. Financijska pravila o bespovratnim sredstvima 6
3.2. Postupci plaćanja 7
4. Kako pripremiti zahtjev? 8
4.1. Način podnošenja i jezik zahtjeva 8
4.2. Paket za podnošenje zahtjeva 9
4.3. Obrazac zahtjeva 9
4.3.1. Podnositelj zahtjeva — dio A 9
4.3.2. Nacrt projekta — dio B 9
4.3.3. Obrazloženje, utjecaj i rezultati projekta — dio C 11
4.3.4. Partneri — dio D 11
4.3.5. Organizacija i upravljanje projektom — dio E 11
4.3.6. Prilozi — dio F 12
5. Prihvatljivost troškova — kakvi će troškovi biti prihvaćeni 16
5.1. Prihvatljivi izravni troškovi 16
5.2. Prihvatljivi neizravni troškovi (režijski troškovi) 17
5.3. Neprihvatljivi troškovi 17
6. Detaljna pravila o prihvatljivim troškovima 17
6.1. Prihvatljivi izravni troškovi — financijski plan i detaljan planirani proračun 18
6.1.1. Troškovi osoblja (dio A.a) 18
6.1.2. Putni troškovi (dijelovi A.b i A.c) i obroci (A.d) 19
6.1.3. Troškovi usmenih prevoditelja i govornika (dio A.e) 20
6.1.4. Oprema (dio A.f) 20
6.1.5. Potrošni materijal i zalihe (dio A.g) 21
6.1.6. Ostali mogući izravni troškovi (dijelovi A.h i A.i) 22
6.2. Prihvatljivi neizravni troškovi (opći troškovi koji se naplaćuju iz projekta — dio A.j) 22
6.3. Pravila o podugovaranju 23
6.4. Doprinosi u naravi 23
7. Priprema potrebnih dokumenata 23
7.1. Izmjena zahtjeva 24
8. Postupak odabira 25
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 3 -
1. Uvod
Cilj je ovih uputa pružanje pomoći u sastavljanju uspješnog prijedloga projekta i razumijevanju
administrativnih i financijskih pravila programa Komisije za osposobljavanje nacionalnih sudaca u
području prava tržišnog natjecanja EU-a.
Njihova je svrha i objašnjavanje detalja postupka podnošenja zahtjeva te pružanje uputa o popunjavanju
obrasca zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava i odgovarajućih priloga navedenih u pozivu na
podnošenje prijedloga.
Stoga molimo da pažljivo pročitate ove upute prije nego što počnete pripremati zahtjev.
2. Opća pravila o dodjeli bespovratnih sredstava za projekte
2.1. Tko se može prijaviti?
Komisija podupire projekte koji će pružiti dodanu vrijednost na europskoj razini (vidi također odjeljak 2.1.
poziva na podnošenje prijedloga). Zato biste prije podnošenja zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava
trebali razmotriti jesu li za vaše projekte nacionalni ili regionalni izvori financiranja prikladniji od
sredstava EU-a.
Prema članku 7. Uredbe 1382/2013:
1. Pristup Programu otvoren je svim tijelima i subjektima sa zakonitim poslovnim nastanom u
(a) državama članicama;
(b) zemljama Europskog udruženja za slobodnu trgovinu (EFTA) koje su stranke Sporazuma o Europskom
gospodarskom prostoru, u skladu s tim sporazumom;
(c) zemljama kandidatkinjama, potencijalnim kandidatima i zemljama koje pristupaju Uniji, u skladu s općim načelima
i općim uvjetima utvrđenima za sudjelovanje tih zemalja u programima Unije koji su uspostavljeni u odgovarajućim
okvirnim sporazumima te odlukama Vijeća za pridruživanje, ili sličnim sporazumima.
2. Profitna tijela i subjekti imaju pristup Programu samo zajedno s neprofitnim ili javnim organizacijama.
3. Tijela i subjekti sa zakonitim poslovnim nastanom u trećim zemljama, osim onih koji sudjeluju u Programu u skladu
sa stavkom 1. točkama (b) i (c), posebno u zemljama gdje se primjenjuje Europska politika susjedstva, mogu biti
povezani s djelovanjima Programa na vlastiti trošak, ako to služi svrsi tih djelovanja.
4. Komisija može surađivati s međunarodnim organizacijama pod uvjetima utvrđenima u relevantnom godišnjem
programu rada. Pristup Programu omogućen je međunarodnim organizacijama koje su aktivne u područjima
obuhvaćenima Programom u skladu s Financijskom uredbom i relevantnim godišnjim programom rada.
2.2. Podnositelj zahtjeva
Podnositelj zahtjeva ili „nositelj”, može odlučiti okupiti tim partnera. Ovisno o razini njihove
uključenosti, partneri će biti definirani kao sukorisnici ili pridruženi partneri.
Podnositelj zahtjeva odgovoran je za planiranje i razvoj projekta te za podnošenje zahtjeva. Podnositelj
zahtjeva bit će odgovoran i za sveukupno upravljanje projektom, usklađivanje zadaća, povezivanje s
Komisijom i upravljanje proračunom. Komisiji će podnositelj zahtjeva biti jedina kontaktna točka i bit će
odgovoran za svu komunikaciju između Komisije i partnera u projektu.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 4 -
Podnositelj zahtjeva djelovat će kao koordinator i, ako bude izabran, postat će korisnik te će potpisati
sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava. Korisnik time prihvaća pravnu i financijsku odgovornost za
provedbu projekta u skladu s odredbama sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.
Ako postoji sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava s više korisnika, potpisuju ga svi korisnici ili jedan
od korisnika u ime svih sukorisnika. On to može učiniti tek nakon što od sukorisnika primi sve potrebne
punomoći, odnosno „ovlaštenje”. Sva dodijeljena bespovratna sredstva bit će prenesena na bankovni račun
korisnika određenog u tu svrhu, koji će biti odgovoran za dodjeljivanje sredstava partnerima u projektu.
Podnositelj zahtjeva bit će odgovoran i za sva izvješća za vrijeme trajanja projekta i sastavit će završne
financijske izvještaje i izvješća koja Komisija zatraži, osim ako financijsko upravljanje prenese na drugu
organizaciju koja će djelovati kao koordinator.
Za posebne kriterije prihvatljivosti za podnositelje zahtjeva vidjeti poziv na nadmetanje.
2.3. Partneri i druge uključene organizacije
2.3.1. Sukorisnici
Sukorisnici moraju imati zakonit poslovni nastan u državi koja u trenutku podnošenja zahtjeva ispunjava
uvjete za financiranje.
Sukorisnici su organizacije i institucije koje, u suradnji s podnositeljem zahtjeva za dodjelu bespovratnih
sredstava koji djeluje kao koordinator, pomažu pri osmišljavanju i provedbi projektnih aktivnosti,
zajednički izvršavaju relevantne zadatke i imaju zajedničke financijske obveze. Podnositelj zahtjeva i
sukorisnici bit će stranke sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava s više korisnika te imaju zajedničku
pravnu i financijsku odgovornost za odgovarajuću i pravovremenu provedbu projekta. Troškovi koje
ostvari sukorisnik prihvatljivi su za financiranje (vidi odjeljak 5.) jednako kao i troškovi koje ostvari
podnositelj zahtjeva.
No podnositelj zahtjeva Komisiji će uvijek biti jedina kontaktna točka te je odgovoran za potrebno
izvješćivanje koje Komisija traži.
Kako bi dokazali svoju uključenost u projekt sukorisnici moraju pri podnošenju zahtjeva potpisati pismo
namjere. Moraju ispuniti i potpisati odgovarajući obrazac u paketu za podnošenje zahtjeva (obrazac za
deklaraciju partnera). Sukorisnici također mogu potpisati ovlaštenje kojim se podnositelju zahtjeva daje
punomoć za zaključenje sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava s Komisijom i primanje uplate
bespovratnih sredstava ako projekt bude odabran. Druga je mogućnost da sporazum o dodjeli bespovratnih
sredstava potpišu svi sukorisnici, ali samo jedan od njih bude ovlašten primati uplate od Komisije.
Svi sukorisnici zajednički su i pojedinačno odgovorni za provedbu projekta u skladu s odredbama
sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Zajednička pravna i financijska odgovornost za projekt
također znači da će organizacije međusobno morati dogovoriti način suradnje. To se obično ostvaruje
sporazumom o partnerstvu za konkretni projekt. Komisija se ne upliće u taj sporazum o partnerstvu niti
je njegova stranka. Komisija poštuje različite stilove upravljanja organizacijama, ali naglašava da odredbe
takvog sporazuma ne smiju biti diskriminirajuće i trebaju biti u skladu s nacionalnim pravnim zahtjevima i
sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava na temelju kojeg je projekt uređen. Trebalo bi napomenuti da
ako dođe do nepodudaranja, sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava ima prednost pred bilo kojim
drugim sporazumom sklopljenim među partnerima.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 5 -
VAŽNA NAPOMENA: Budući da svi sukorisnici dijele pravne i financijske odgovornosti, neke priloge uz
obrazac zahtjeva mora također dostaviti svaki sukorisnik. Molimo da detalje o tim obrascima potražite na
kontrolnom popisu za podnositelje zahtjeva.
2.3.2. Pridruženi partneri
Treće osobe koje ne zadovoljavaju kriterije za podnositelja zahtjeva ili organizaciju sukorisnika ili neće
ostvarivati troškove mogu sudjelovati u projektu kao pridruženi partneri.
Pridruženi partneri mogu biti, primjerice, organizacije iz zemalja koje ne ispunjavaju uvjete za
financiranje, ali čije je sudjelovanje u projektu opravdano, ili jednostavno organizacije koje će provoditi
aktivnosti izravno povezane s projektom, bez financijskih posljedica (npr. pružit će potporu podnositelju
zahtjeva svojim kontaktima ili besplatnim ustupanjem svojih prostorija).
Ako će njihovo sudjelovanje u projektu uzrokovati troškove (npr. putne troškove i troškove boravka), te
troškove mora ostvarivati podnositelj zahtjeva ili sukorisnik.
Pridruženi partneri mogu dati financijski doprinos projektu. To mora biti jasno navedeno u zahtjevu.1
Pridruženi partneri pri podnošenju zahtjeva moraju potpisati pismo namjere. Ako pridruženi partner želi
sufinancirati projekt, iznos tog financijskog doprinosa treba biti naveden u pismu namjere i treba biti
uključen u planirani proračun.
Podnositelj zahtjeva i sukorisnici odgovorni su za aktivnosti pridruženih partnera jer njihovo je
sudjelovanje sastavni dio prijedloga projekta i kasnije će biti dio uvjeta u sporazumu o dodjeli bespovratnih
sredstava.
2.4. Za kakve projekte Komisija može dodijeliti sredstva?
Svake godine nakon poziva na podnošenje prijedloga Komisija dodjeljuje sredstva za velik broj projekata.
U okviru programa osposobljavanja nacionalnih sudaca u području prava tržišnog natjecanja EU-a
financirat će se projekti koji su u skladu s ciljevima i prioritetima navedenima u pozivu na podnošenje
prijedloga. Stoga je važno da vrlo pažljivo pročitate pojedinosti poziva na nadmetanje kako biste utvrdili
interesna područja Komisije.
Prihvaća se samo jedan zahtjev za dodjelu bespovratnih sredstava po projektu, i njega mora podnijeti
podnositelj zahtjeva. Svaka organizacija može podnijeti zahtjeve za više projekata, a Komisija će ih
odvojeno ocijeniti. Organizacije mogu u okviru istog poziva sudjelovati kao partneri ili podnositelji
zahtjeva u više od jednog projekta za koje se traži financiranje.
Prije podnošenja zahtjeva podnositelj zahtjeva i sve eventualne partnerske organizacije trebali bi se
upoznati s radom koji se već obavlja i najnovijim spoznajama u tom području kako bi osmislili inovativan
projekt kojim se može ostvariti dodana vrijednost. Projektima kojima se samo ponavljaju prethodni
projekti ili koji ne uzimaju u obzir postojeće znanje Komisija će prilikom ocjenjivanja dodijeliti malo
bodova.
1 Iznos tog doprinosa može se promijeniti tijekom projekta, ali svako smanjenje ili povećanje utjecat će i na
ukupni doprinos Komisije.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 6 -
Bespovratna sredstva mogu se dodijeliti za potporu mjerama koje provode tijela koja potiču
pravosudnu suradnju i/ili organiziraju osposobljavanje u području prava tržišnog natjecanja EU-a
za nacionalne suce i potiču suradnju među njima, uključujući, primjerice:
organiziranje konferencija, seminara, simpozija ili sastanaka o pravu tržišnog natjecanja
EU-a za nacionalne suce;
kratkoročno ili dugoročno osposobljavanje u području prava tržišnog natjecanja EU-a u
okviru studijskih programa (početnih ili naprednih) za nacionalne suce ili pravosudno
osoblje;
programe razmjene među sucima različitih nacionalnosti;
suradnju, zajedno s uspostavom i/ili održavanjem mreža i/ili baza podataka među
pravosudnim tijelima ili drugim javnim ili privatnim tijelima nadležnima za poticanje i
praćenje pravilne primjene prava tržišnog natjecanja EU-a na nacionalnim sudovima.
VRIJEDI ZA POZIVE 2014. – 2020.
3. Financijski aspekti dodjele sredstava Komisije
3.1. Financijska pravila o bespovratnim sredstvima
Financiranje projekata temelji se na načelu sufinanciranja. Bespovratnim sredstvima iz programa ne smiju
se obuhvatiti svi troškovi projekta.
Financijski doprinos EU-a ne smije prelaziti 80 % ukupnih prihvatljivih troškova projekta (vidi odjeljak 5.) .
Stoga barem 20 % ukupnih prihvatljivih troškova mora pokriti podnositelj zahtjeva i/ili sukorisnici i
pridruženi partneri. Izvor tog doprinosa ne smije biti proračun EU-a.
Iznos sufinanciranja mora biti naveden u obrascu zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava i u svim
relevantnim prilozima (obrazac proračuna, pismo/pisma namjere itd.). Sredstva koja će uložiti podnositelj
zahtjeva moraju se nalaziti na bankovnom računu podnositelja zahtjeva, a sva sredstva koja je obećao
sukorisnik ili pridruženi partner moraju biti uvjetovana dodjelom bespovratnih sredstava Komisije. Ako
postoje dodatni uvjeti, doprinos će se smatrati nesigurnim. No u slučaju sufinanciranja koja odobravaju
javna tijela, prihvatit će se dodatni uvjet sukladnosti s relevantnim nacionalnim propisima.
Doprinosi u naravi mogu biti navedeni u posebnom odjeljku obrasca proračuna, ali se ne uzimaju u obzir
kao „prihvatljivi troškovi” u svrhu financiranja i ne prihvaćaju se kao sufinanciranje, osim ako pripadaju
kategoriji obuhvaćenoj uvodnom izjavom (7) Uredbe 1382/2013. Ta uvodna izjava glasi: „Unija bi trebala
olakšati aktivnosti osposobljavanja o provedbi prava Unije time što bi plaće sudskog i pravosudnog
osoblja koje sudjeluje i koje isplaćuju tijela država članica smatrala prihvatljivim troškovima ili
sufinanciranjem u naravi, u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i
Vijeća (1) („Financijska uredba”)”.2
Ako je iznos koji Komisija dodijeli manji od iznosa koji je podnositelj zahtjeva zatražio, podnositelj
2 Vrijedi samo za pozive objavljene od 2014. nadalje.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 7 -
zahtjeva odgovoran je za prikupljanje preostalog potrebnog iznosa ili smanjenje ukupnih troškova projekta.
Bespovratna sredstva Komisije dodjeljuju se samo u nekomercijalne svrhe i projekti moraju biti strogo
neprofitni. Sva dobit bit će oduzeta od konačnog iznosa koji će isplatiti Europska komisija. No bespovratna
sredstva u iznosu od 60 000 eura ili manje izuzeta su od pravila o neprofitnosti.
Paket za podnošenje zahtjeva trebao bi sadržavati procjenu proračuna u eurima, pri čemu prihodi i rashodi
moraju biti uravnoteženi.
Troškovi uračunati u proračun ne bi trebali uključivati PDV, osim ako organizacija koja će ostvariti
troškove ne može dobiti povrat PDV-a plaćenog na dobra i usluge koji će se naplatiti iz projekta. PDV koji
plate javna tijela prihvatljiv je za financiranje ako određena aktivnost nije u okviru uobičajenih aktivnost
tog javnog tijela.
Odabrani projekti u pravilu će početi nakon što obje stranke potpišu sporazum o dodjeli bespovratnih
sredstava. Prihvatljivi su samo izdaci nastali nakon datuma početka projekta. Troškovi nastali prije tog
datuma nisu prihvatljivi.
Komisija ne može nadoknaditi troškove nastale u zemljama koje ne zadovoljavaju uvjete za dodjelu
sredstava Popis zemalja koje zadovoljavaju uvjete za dodjelu sredstava nalazi se u pozivu na nadmetanje.
Detaljna pravila o prihvatljivosti troškova nalaze se u odjeljku 5. ovih uputa.
3.2. Postupci plaćanja
Isplata sredstava u pravilu se vrši u dva obroka:
- može se izvršiti isplata sredstava u obliku pretfinanciranja u iznosu od najviše 50 % iznosa
dodijeljenih bespovratnih sredstava. Ako je primjenjivo, sredstva u obliku pretfinanciranja bit će
isplaćena nakon što obje stranke potpišu sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava, u roku od
trideset kalendarskih dana od dana kad komisija zaprimi zahtjev za plaćanje pretfinanciranja.3 Ako
taj rok istekne, a plaćanje ne bude izvršeno, podnositelj zahtjeva ima pravo na isplatu kamata, koje se
automatski obračunavaju i isplaćuju kao zaseban obrok.
- završna isplata, tj. isplata ostatka dodijeljenih bespovratnih sredstava. Taj će iznos biti isplaćen
nakon što Komisija primi i odobri završno izvješće4 i zahtjev za završnu isplatu.
5
No imajte na umu da na temelju procjene rizika pojedinačnog slučaja Komisija može:
- smanjiti postotak pretfinanciranja - uvesti privremeno plaćanje ili
- od podnositelja zahtjeva zatražiti dodatna financijska jamstva kojima će se obuhvatiti iznos
pretfinanciranja do izvršenja završne isplate.
3 Zahtjev za isplatu sredstava u obliku pretfinanciranja mora biti u obliku datiranog i potpisanog dopisa poslanog poštom. U
njemu mora biti naveden broj sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava te HT broj. U tom se dopisu jasno mora tražiti
isplatu sredstava u obliku pretfinanciranja i navesti ukupan zatraženi iznos u eurima. 4 Završno izvješće smatra se potpunim ako ispunjava sve zahtjeve iz priloga sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava. 5 Zahtjev za završnu isplatu mora biti u obliku datiranog i potpisanog dopisa poslanog poštom. U njemu mora biti naveden
broj sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava te HT broj. U tom se dopisu jasno mora tražiti završna isplata i navesti
ukupan zatraženi iznos u eurima.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 8 -
Ako je primjenjivo, podnositelj zahtjeva bit će obaviješten o tim dodatnim uvjetima zajedno s obaviješću o
dodjeli bespovratnih sredstava, a oni će biti navedeni i u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava.
Konačni iznos bespovratnih sredstava ni u kojem slučaju ne može premašiti maksimalan iznos naveden u
sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava.
U trenutku plaćanja preostalog iznosa dodijeljenih bespovratnih sredstava konačan iznos bit će
proporcionalan prihvatljivim troškovima projekta te će biti smanjen ako se pokaže da su ukupni prihvatljivi
troškovi manji od ukupnih predviđenih troškova.
Komisija isto tako može smanjiti konačan iznos bespovratnih sredstava kako bi se osiguralo da ukupni
prihodi projekta ne premaše ukupne troškove projekta.
Iznose koji se trebaju uplatiti završnom isplatom Europska komisija platit će u roku od šezdeset
kalendarskih dana od primitka potpunog završnog izvješća i zahtjeva za završnu isplatu. Ako taj rok
istekne, a plaćanje ne bude izvršeno, podnositelj zahtjeva ima pravo na isplatu kamata. To se primjenjuje
samo na valjane i potpune zahtjeve za plaćanje. 4. Kako pripremiti zahtjev?
4.1. Način podnošenja i jezik zahtjeva
Zahtjevi moraju biti podneseni putem standardnog obrasca zahtjeva, kojem treba dodati potrebne priloge
navedene u dijelu F obrasca zahtjeva.
Sva popratna dokumentacija mora biti jasno poredana i označena brojevima, uz korištenje naslovnih
stranica priloga, koje se nalaze u paketu za podnošenje zahtjeva.
Obrasci se mogu preuzeti na sljedećem web-mjestu:
http://ec.europa.eu/competition/calls/proposals_open.html
Zahtjevi se moraju podnijeti pisanim putem i poslati poštom. Neće se prihvatiti nijedan drugi način
podnošenja zahtjeva. Zahtjevi ili prilozi poslani e-poštom ili faksom neće biti prihvaćeni.
Pitanja povezana s pozivom na podnošenje prijedloga mogu se poslati e-poštom na adresu: COMP-
Zahtjevi moraju biti potpuni (uključujući sve dokumente navedene u Prilogu „kontrolni popis za
podnositelje zahtjeva” u paketu za podnošenje zahtjeva), s datumom i potpisom. Potrebno je
dostaviti dva primjerka (jedan potpisan primjerak na papiru i jedan primjerak u elektroničkom obliku —
na USB-u ili CD-u) poštom, kurirskom službom za brzu dostavu ili osobno (dokazuje se datumom
poštanskog pečata ili potvrdom o primitku kurirske službe za hitnu dostavu). Zahtjevi ili prilozi poslani
e-poštom ili faksom neće biti prihvaćeni.
Zahtjev mora potpisati osoba ovlaštena preuzimati pravne obveze u ime podnositelja zahtjeva.
Zahtjev i sve priloge može se podnijeti na bilo kojem službenom jeziku Europske unije, ali poželjno je
da to bude engleski. Ako je zahtjev podnesen na jeziku koji nije engleski, mora biti priložen i sažetak na
engleskom jeziku (dio B.2 obrasca zahtjeva).
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 9 -
4.2. Paket za podnošenje zahtjeva Paket za podnošenje zahtjeva sastoji se od obrasca zahtjeva (dijelovi A – F) i njegovih priloga (Prilozi
1. – 14.)
4.3. Obrazac zahtjeva Obrazac zahtjeva dokument je Microsoft Worda (.doc) u kojem bi trebali biti navedeni najvažniji podaci
o podnositelju zahtjeva, projektu i relevantnom partnerstvu ili partnerstvima, ako ih ima.
Na početku obrasca zahtjeva nalazi se prostor predviđen za upisivanje naziva projekta i malen prostor na
kojem Europska komisija upisuje potvrdu primitka.
Savjetujemo vam da pažljivo pročitate obrazac zahtjeva i priloge.
4.3.1. Applicant (Podnositelj zahtjeva) — dio A
Molimo da navedete podatke o podnositelju zahtjeva (vidi točku 2.2.).
Sva komunikacija/korespondencija povezana s projektom slat će se osobi čije se ime nalazi u odjeljku
‘contact person’ („osoba za kontakt”) i ti podaci za kontakt bit će uključeni i u sporazum o dodjeli
bespovratnih sredstava. Imajte na umu da bi radi učinkovitosti Komisija cijenila da se sva komunikacija
između Komisije i osobe za kontakt odvija na engleskom jeziku. Adresa za kontakt može se razlikovati od
službene adrese podnositelja zahtjeva.
Molimo da navedete ime i položaj osobe koja daje potpis za organizaciju te da na obrazac stavite potpis,
datum i pečat. Ta osoba trebala bi biti ovlaštena preuzimati financijske i pravne obveze u ime podnositelja
zahtjeva. Imajte na umu da Komisija može zatražiti presliku ovlaštenja.
Ako za prijedlog budu dodijeljena bespovratna sredstva, Komisija će pripremiti sporazum o dodjeli
bespovratnih sredstava za potpis osobi navedenoj u tom odjeljku, osim ako bude drugačije obaviještena.
Ako podnositelj zahtjeva financijsko upravljanje projektom prenosi na drugu organizaciju, molimo da
navedete informacije o organizaciji koja vrši koordinaciju (vidi točku 2.2.).
4.3.2. Project outline (Nacrt projekta) — dio B
4.3.2.1. General information (Opće informacije) — dio B.1
U ovom je dijelu potrebno dati glavni opis aktivnosti koje će biti poduzete u okviru projekta. Tim će se
dokumentom Komisiji pružiti detaljne informacije o projektu, poput naziva, aktivnosti, ciljeva, prioriteta,
broja partnera, trajanja itd. te će on biti glavna osnova za ocjenjivanje vašeg zahtjeva.
Molimo da projektu dodijelite poseban naziv kojim se odražavaju predložene aktivnosti. Molimo da u
nazivu projekta ne koristite ime programa u okviru kojeg se dodjeljuju bespovratna sredstva.
Puni naziv projekta treba biti naveden u polju ‘Title’ („Naziv”). Kratica naziva može se navesti u polju
‘acronym/ short title’ („akronim / skraćeni naslov”).
Vaši odgovori trebali bi biti što detaljniji i konkretniji i ne biste trebali navoditi informacije koje nisu
relevantne, primjerice informacije o prethodnim projektima, uobičajene aktivnosti vaše organizacije i
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 10 -
ostale informacije koje nisu izravno povezane s vašim prijedlogom.
Imajte na umu da bi ovdje trebao biti jasno naveden broj i nacionalnosti (procjene ako je potrebno)
partnera, sudionika i govornika. Ti brojevi bit će referentne vrijednosti za sve buduće faze postupka,
uključujući provjeravanje vašeg prijedloga kako bi se osiguralo da je prihvatljiv, stručnu ocjenu prijedloga
i — po potrebi — ocjenu na kraju projekta kako bi se vidjelo jesu li ostvareni ciljevi projekta.
Projekti mogu trajati najviše dvije godine (24 mjeseca). To biste trebali uzeti u obzir pri planiranju
projekta te predvidjeti aktivnosti u skladu s tim.
Molimo da navedete kad namjeravate početi s predloženim projektom. Radi lakšeg planiranja, trebali biste
uzeti u obzir da ocjena prijedloga traje približno tri mjeseca od krajnjeg roka za podnošenje zahtjeva.
Sporazumi o dodjeli bespovratnih sredstava obično se potpisuju šest do devet mjeseci nakon roka poziva na
podnošenje prijedloga, stoga molimo da to uzmete u obzir pri planiranju aktivnosti.
VAŽNO: ako podnesete prijedlog projekta koji je počeo — ili je već završio — prije roka za podnošenje
zahtjeva, vaš će prijedlog biti odbijen jer se sredstva EU-a ne mogu dodjeljivati retrogradno.
Iznosi navedeni u ovom odjeljku trebali bi biti jednaki onima navedenima u Planiranom proračunu
(Forward Budget) — Prilog 3. uz obrazac zahtjeva — i stoga predlažemo da ta polja popunite tek nakon što
finalizirate procjenu proračuna.
4.3.2.2. Summary (Sažetak) — dio B.2
U sažetku čitatelju trebaju biti jasno objašnjeni ciljevi prijedloga (tko, što, gdje, kada, kako, zašto) te
obrazložena njegova sukladnost s ciljevima poziva na podnošenje prijedloga u okviru kojeg je prijedlog
podnesen. Također mora biti naveden sadržaj i aktivnosti koje će biti provedene kako bi se ti ciljevi
postigli. Podnositelj zahtjeva trebao bi pokazati inovativnost projekta i objasniti kako će se projektom
unaprijediti postojeća znanja i ostvariti dodana vrijednost na europskoj razini.
Ne zaboravite da stručnjaci koji ocjenjuju vaš prijedlog ne znaju tko ste, čime ste se prethodno bavili ni
kakva je specifična situacija u pogledu potreba za osposobljavanjem sudaca u vašoj zemlji. Nastojte biti
jasni i detaljni te naglasite specifičnosti svojeg prijedloga.
Imajte na umu da se drugi ključni elementi poput očekivanih rezultata, marketinških strategija itd. navode u
odjeljku C, stoga nastojte ne ponavljati te informacije ovdje. Ovaj odjeljak i odjeljak C bit će „posjetnica”
vašeg projekta te će se koristiti za publikacije i širenje informacija ako za vaš projekt budu odobrena
bespovratna sredstva.
Sažetak projekta može biti dug najviše jednu stranicu i mora biti na engleskom jeziku.
Molimo da priložite životopise (Prilog 9.), koji će se koristiti tijekom ocjene prijedloga na temelju kriterija
odabira, pri čemu će se procjenjivati operativna i profesionalna sposobnost. Trebali biste priložiti
životopise ključnih članova osoblja, uključujući koordinatora ili upravitelja projekta, osobe odgovorne za
financijsko upravljanje i glavnih stručnjaka.
Komisija naglašava svoj prijedlog da se ti životopisi dostave u formatu Europass CV, no organizacije ih
mogu dostaviti i u bilo kojem drugom formatu. Svi životopisi trebaju biti dovoljno detaljni da Komisija na
temelju njih može procijeniti je li osoba kvalificirana za predloženi položaj i dovoljno iskusna u tom
području ili ulozi.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 11 -
Obrazac za Europass CV može se preuzeti na sljedećoj web-stranici:
http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/vernav/Europass+Documents/Europass+CV.csp
4.3.2.3. Drugi projekti izravno povezani s ovim prijedlogom — dio B.3
Molimo da navedete sva bespovratna sredstva EU-a (za poslovanje i za projekte) i ponude koje je dobio
podnositelj zahtjeva, sukorisnici i bilo koja pridružena partnerska organizacija u protekle tri godine.
Navedite točnu ulogu vaše organizacije u tim projektima (jeste li bili podnositelj zahtjeva ili partnerska
organizacija).
Ako nakon podnošenja ovog zahtjeva podnesete bilo kakav dodatni zahtjev za financiranje nekoj drugoj
instituciji ili agenciji EU-a i/ili ako vam bilo koja druga institucija ili agencija EU-a odobri financiranje,
dužni ste o tome bez odgađanja obavijestiti GU za tržišno natjecanje.
4.3.3. Justification, impact and results of the project (Obrazloženje, utjecaj i rezultati
projekta) — dio C
4.3.3.1. Obrazloženje prijedloga — dio C.1
U ovom dijelu potrebno je objasniti zahtjeve, cilj i očekivani utjecaj projekta te zašto je važno da Komisija
izabere vaš prijedlog.
Molimo da iznesete i marketinšku strategiju. (Primjerice, kako ćete privući sudionike? Imate li stratešku
metodologiju? Imate li relevantan popis adresa e-pošte za slanje obavijesti?)
4.3.3.2. Rezultati i utjecaj — dio C.2
Molimo da detaljno navedete očekivane rezultate i izlazne proizvode projekta te strategiju njihova širenja.
Ovdje bi trebala biti iznesena vaša strategija isporučivanja rezultata, a može biti navedena i u odjeljku E
(vidi točku 4.3.5.). Ne zaboravite da će ocjenjivači na temelju ovog odjeljka utvrditi koliko vaš projekt
zadovoljava kriterije „širenja informacija i održivosti” za dodjelu sredstava. Nastojte jasno i detaljno
objasniti očekivane rezultate, kao i trajne učinke projekta.
4.3.4. Partners (Partneri) — dio D
4.3.4.1. Overview of partners (Pregled partnera) — dio D.1
U ovom odjeljku obrasca zahtjeva trebali biste navesti osnovne informacije o svim partnerima uključenima
u projekt (uključujući organizaciju podnositelja zahtjeva i sve eventualne sukorisnike). Popis partnera
trebao bi biti uključen i u obrazac "financial plan and the detailed forward budget" (financijski plan i
detaljan planirani proračun) (vidi Prilog 3. paketa za podnošenje zahtjeva).
4.3.4.1. Characteristics of the partnership (Obilježja partnerstva) — dio D.2
Molimo da navedete dodatne informacije o partnerskim organizacijama i njihovoj ulozi u projektu (što je
koja organizacija i što rade). Molimo da organizacije navedete jednakim redom kao i u tablici u dijelu D.1
4.3.5. Organisation and management of the project (Organizacija i upravljanje projektom)
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 12 -
— dio E
4.3.5.1. Work plan and implementation timetable (Plan rada i raspored provedbe) — dio E.1
U ovom dijelu obrasca zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava podnositelju se omogućava da opiše
aspekte projekta koji se nisu moglo jasno obraditi u dijelu B, ali su ipak važni za uspješnu provedbu bilo
kojeg projekta ili područja rada. Trebali biste opisati plan rada po koracima.
Podnositelj zahtjeva trebao bi navesti ukupno trajanje projekta, potreban broj članova osoblja i očekivane
metode rada6. Naposljetku, trebali biste objasniti svoju strategiju širenja rezultata i svoj plan za
osiguravanje kvalitete projekta.
Na temelju zadnjeg dijela ocjenjivači Komisije vidjet će kakvi su izgledi da će rezultati (ili njihovi učinci)
trajati nakon isteka ugovora.
Molimo da ne opisujete projekt još jednom, već da pokušate sažeto odgovoriti na svako pojedino pitanje.
4.3.6. Annexes (Prilozi) — dio F
Svi potrebni prilozi navedeni su u dijelu F obrasca zahtjeva. Trebat ćete popuniti te dokumente i priložiti
ih obrascu zahtjeva u izvornim formatima (Excel i Word) u elektroničkom obliku i na papiru kad je
potrebna potpisana izvorna verzija.
PRILOG 1. Checklist for applicants (Kontrolni popis za podnositelje zahtjeva)
Ovaj će vam kontrolni popis pomoći pri upotpunjavanju zahtjeva. Kad dovršite zahtjev, možete popuniti i
potpisati ovaj popis kako biste provjerili jeste li priložili sve što je potrebno.
PRILOG 2. Elektronički primjerak cjelokupnog zahtjeva
Da bi se podnošenje zahtjeva dovršilo, trebate dostaviti elektronički primjerak obrasca zahtjeva za dodjelu
bespovratnih sredstava sa svim potpunim prilozima. Elektronički primjerak mora odražavati izvornik (što
znači da bi, osim originalnih dokumenata, i elektroničke verzije trebale sadržavati pečat, datum i potpis).
Da bi se osigurala potpunost elektroničke verzije, preporučamo da je pripremate tek nakon popunjavanja
cijelog obrasca zahtjeva i njegovih priloga i nakon što sve bude spremno za slanje.
PRILOG 3. Financial plan and detailed Forward Budget (Financijski plan i detaljan
planirani proračun)
U ovom odjeljku obrasca zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava trebali biste predstaviti procjenu proračuna za projekt po kategorijama troškova i prihoda.
Ukupna procjena proračuna navedena ovdje treba biti jednaka onoj navedenoj u odjeljku B.1 obrasca
zahtjeva (Project outline – Nacrt projekta)
Svi iznosi trebali bi biti navedeni u eurima sa samo dvije decimale.
6 Puno radno vrijeme ili skraćeno radno vrijeme, rad na daljinu ili rad na licu mjesta, sastanci ili radionice itd.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 13 -
U prilogu "financial plan and detailed Forward Budget" trebale bi biti navedene konkretne, jasne
financijske informacije pomoću kojih će se vaš prijedlog lakše moći ocijeniti. Bit će pregledan zajedno s
obrascem zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava i drugim prilozima pa imajte na umu da će
nedosljednosti između formulara, bilo u planiranju aktivnosti (npr. broj ili lokacije sastanaka) ili u načinu
opisa svake aktivnosti, biti nepovoljno ocijenjene.
Financijski plan i detaljan planirani proračun dokument je u formatu Excel koji se treba koristiti tijekom
cijelog razdoblja trajanja projekta (uključujući faze podnošenja zahtjeva, ocjene i odabira te za završno
izvješće). Svakako priložite verziju u Excelu (ne skeniran dokument) u elektroničkom primjerku zahtjeva
radi lakšeg unošenja ispravaka.
U tom dokumentu trebaju biti navedeni svi detaljni troškovi potrebni za provedbu projekta. Trebaju biti
navedeni i svi izvori prihoda projekta (sredstva), kako iznosi koje će uplatiti korisnici bespovratnih
sredstava (podnositelj zahtjeva i svi eventualni sukorisnici), tako i iznosi koje će uplatiti bilo koja treća
osoba (sufinancijeri i pridruženi partneri).
Financijski plan i detaljan planirani proračun sastoji se od 15 tablica:
financial plan (summary of forward budget) (financijski plan (sažetak planiranog proračuna))
dio A.a) — staff by category (osoblje po kategorijama);
dio A.b) — travel and accommodation expenses for staff involved in the operation (troškovi putovanja i smještaja za operativno osoblje)
dio A.c) — travel and accommodation expenses for speakers; travel and accommodation for participants (troškovi putovanja i smještaja za govornike; troškovi putovanja i smještaja za sudionike)
dio A.d) — costs for meals/refreshments for staff involved in the operation as well as for participants, speakers and interpreters (troškovi obroka i osvježavajućih pića za operativno osoblje, kao i za sudionike, govornike i usmene prevoditelje)
dio A.e) — interpreters’ fees (honorari usmenih prevoditelja)
dio A.f) — cost of equipment, land and immovable property (troškovi opreme, zemljišta i nekretnina)
dio A.g) — cost of consumables and supplies (troškovi potrošnog i uredskog materijala)
dio A.h) — cost of publications and reports (troškovi publikacija i izvješća)
dio A.i) — other direct costs (ostali izravni troškovi)
dio A.j) — general costs charged to the operation (opći troškovi koji se naplaćuju operaciji)
contributions in kind (doprinosi u naravi)
income table (other contributions) (tablica prihoda (ostali doprinosi))
signature (potpis)
staff category (kategorija osoblja)
Planirani proračun prihvaća se za ocjenu:
ako se koristi standardni obrazac
ako su tablice popunjene tako da je naveden detaljan prikaz procijenjenih troškova projekta u
eurima.
PRILOG 4. Financial identification sheet (Obrazac za financijsku identifikaciju)
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 14 -
Molimo da navedite pojedinosti o bankovnom računu koji bi se trebao koristiti za vaš projekt ako bude odabran te ispunite sva relevantna polja:
pravni naziv korisnika koji će koordinirati projekt (ti podaci trebaju biti jednaki kao i u dijelu A obrasca
zahtjeva);
adresu sjedišta organizacije koja podnosi prijavu i koja će koordinirati projekt;
bankovne podatke korisnika ili sukorisnika koji je određen za primanje uplata (obično je to podnositelj
zahtjeva) u slučaju sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava s više korisnika.
Pečat banke i datum ILI izjava banke u kojoj se jasno navode IBAN, BIC i naziv banke.
PRILOG 5. Legal entity form (Obrazac za pravne subjekte)
Napominjemo da je potrebno dostaviti podatke za podnositelja zahtjeva i svakog sukorisnika (ako postoje)
na zasebnim obrascima. Nije potrebno za pridružene partnere. Navedeni obrazac trebao bi sadržavati:
pravni naziv podnositelja zahtjeva (ti podaci trebaju biti jednaki kao i u dijelu A obrasca zahtjeva) ili
sukorisnika;
adresu sjedišta korisnika ili sukorisnika.
PRILOG 6. Declaration on the applicant’s honour (exclusion criteria and no conflict of
interest) (Časna izjava podnositelja zahtjeva (o kriterijima isključenja i odsustvu sukoba interesa))
Podnositelji zahtjeva dužni su potpisati izjavu o kriterijima isključenja samo ako je iznos zatraženih
bespovratnih sredstava 60 000 eura ili više. U izjavi treba biti jasno vidljivo da podnositelji zahtjeva imaju
stabilne i dovoljne izvore sredstava za održavanje svojih aktivnosti tijekom cijelog razdoblja trajanja
projekta te pristaju sudjelovati u njegovom financiranju.
PRILOG 7. Evidence of legal status (Dokaz pravnog statusa)
Dokumenti navedeni u nastavku dostavljaju se samo za podnositelja zahtjeva i sukorisnike, dok za
pridružene partnere nisu potrebni. Komisija će prihvatiti samo preslike službenih dokumenata. Ti su
dokumenti potrebni za registraciju korisnika u računovodstvenom sustavu Komisije, ali i za provjeru
prihvatljivosti podnositelja zahtjeva.
Prilog 7. ne treba slati ako je podnositelj zahtjeva državno tijelo (npr. ministarstvo, tijelo lokalne,
regionalne ili nacionalne uprave ili savezne vlade, općina ili drugo javno tijelo) ili sveučilište. No ta tijela
trebaju biti spremna na zahtjev Komisije dostaviti relevantnu dokumentaciju.
Ovisno o pravnom statusu organizacije koja je podnijela zahtjev, potrebni dokumenti mogu obuhvaćati:
Za privatna tijela:
1. društveni ugovor ili statut organizacije;
2. dokaz zakonske registracije organizacije: preslika bilo kojeg službenog dokumenta (npr.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 15 -
Službeni list, Registar trgovačkih društava itd.) na kojem je vidljiv službeni naziv organizacije i
adresa registriranog ureda (sjedište) i registracijski broj koji dodjeljuju nacionalna tijela;
3. primjerak isprave o registraciji u sustavu PDV-a ako je primjenjivo i ako se PDV broj ne nalazi
na prethodno navedenim službenim dokumentima
Za javna tijela:
1. presliku rezolucije, zakona, uredbe, odluke ili bilo kojeg drugog službenog dokumenta kojim se
osniva organizacija;
2. statut organizacije, ako je primjenjivo;
3. ako organizacija ima PDV broj, presliku isprave o registraciji u sustavu PDV-a.
PRILOG 8. Financial capacity assessment (Ocjena financijske sposobnosti)
Ako je ukupan iznos zatraženih bespovratnih sredstava manji od 60 000 eura, podnositelj zahtjeva
treba dostaviti samo časnu izjavu o svojoj financijskoj sposobnosti za provedbu projekta.
Ako je ukupan iznos zatraženih bespovratnih sredstava jednak ili veći od 60 000 eura, podnositelj
zahtjeva treba dostaviti godišnja financijska izvješća (bilancu i/ili račun dobiti i gubitka) za zadnju
zatvorenu godinu kako bi dokazao svoju financijsku sposobnost. Za novoosnovane organizacije ti
dokumenti mogu se zamijeniti poslovnim planom.
Prilog 8. ne treba slati ako je podnositelj zahtjeva državno tijelo (npr. ministarstvo, tijelo
lokalne, regionalne ili nacionalne uprave ili savezne vlade, općina ili drugo javno tijelo) ili
sveučilište.
PRILOG 9. Operational capacity assessment (Ocjena operativne sposobnosti)
Molimo da dostavite informacije o projektima koje ste ranije proveli. Ako ste ih već naveli u
dijelu B.3 u obrascu zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava, ovdje možete dodati popratne
dokumente i sve dodatne informacije.
Ako je ukupan iznos zatraženih bespovratnih sredstava manji od 60 000 eura, trebate dostaviti
samo časnu izjavu o svojoj operativnoj sposobnosti za provedbu projekta.
PRILOG 10. Staff salary grids (Ljestvice plaća osoblja)
Prikaz plaća osoblja može se dostaviti, primjerice, u obliku platnih listića.
Dnevne plaće osoblja ne bi trebale premašivati najveće prihvatljive dnevne iznose za troškove osoblja.
PRILOG 11. Partner(s) declaration form (Obrazac za izjavu partnera)
Ako je primjenjivo, molimo da dostavite pisma namjere partnerskih organizacija kojima se
potvrđuje njihovo sudjelovanje u projektu. Ako će jedna ili više partnerskih organizacija biti
sukorisnici (2.3.1.) i ako će imati troškove (navedene u okviru proračuna projekta), molimo da
priložite i preslike Priloga 6. i Priloga 7.
PRILOG 12. Explicit undertaking by the applicant to assume responsibility for
funding (Izričit pristanak podnositelja zahtjeva da će preuzeti
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 16 -
odgovornost za financiranje)
Ako je primjenjivo, molimo da dostavite izričit pristanak na preuzimanje odgovornosti za
financiranje ako druge stranke to ne budu u mogućnosti učiniti. Taj dokument može biti u obliku
izjave.
PRILOG 13. VAT Certificate (Isprava o registraciji u sustavu PDV-a)
Molimo da dostavite službeni dokument na kojem se navodi vaš PDV broj ili, gdje je primjenjivo, potvrdu
o izuzeću. Od 2014. godine taj bi dokument trebalo dostaviti samo kao popratni dokument Prilogu 5.
5. Prihvatljivost troškova — kakvi će troškovi biti prihvaćeni Troškovi su prihvatljivi za financiranje ako ih je ostvario korisnik bespovratnih sredstava i ako
udovoljavaju sljedećim kriterijima:
nastali su tijekom razdoblja trajanja projekta ili programa rada, izuzev troškova
povezanih sa završnim izvješćima i potvrdama o obavljenoj reviziji;
Napominjemo da će razdoblje prihvatljivosti troškova početi u skladu sa sporazumom o dodjeli
bespovratnih sredstava ili odlukom o dodjeli bespovratnih sredstava.
Ako korisnik može dokazati da projekt mora početi prije potpisivanja sporazuma, rashodi se mogu
odobriti prije dodjele bespovratnih sredstava. Razdoblje prihvatljivosti ni u kojem slučaju ne smije
početi prije datuma podnošenja zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava (vidi prethodno
navedeni odjeljak 4.3.2.1.).
uključeni su u procjenu proračuna (Prilog 3.) projekta ili programa rada;
nastali su u vezi s programom kako je opisano u Prilogu 1. i nužni su za njegovu
provedbu;
moguće ih je identificirati i provjeriti i posebno su zabilježeni u računovodstvenim
zapisima korisnika te su pripremljeni u skladu s računovodstvenim standardima države
u kojoj korisnik ima sjedište i s uobičajenom računovodstvenom praksom korisnika;
u skladu su sa zahtjevima primjenjivog poreznog i socijalnog zakonodavstva,
razumni su, opravdani i usklađeni sa zahtjevima dobrog financijskog upravljanja,
posebno u pogledu ekonomičnosti i učinkovitosti.
Internim računovodstvenim i revizijskim postupcima korisnika mora se omogućavati izravno usklađivanje
troškova i prihoda prijavljenih za događaj ili projekt s odgovarajućim računovodstvenim izvadcima i
popratnim dokumentima.
5.1. Prihvatljivi izravni troškovi
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 17 -
Sljedeći izravni troškovi prihvatljivi su za financiranje ako zadovoljavaju kriterije prethodno navedene u
odjeljku 5.
Prihvatljivi izravni troškovi za projekt ili program rada troškovi su koji ispunjavaju prethodno navedene
uvjete prihvatljivosti, koji se mogu identificirati kao posebni troškovi izravno povezani s provedbom
projekta ili programa rada i koji se stoga mogu izravno povezati s njim, poput:
- troškova osoblja koje korisnik zapošljava (na temelju ugovora ili istovrijednog akta o imenovanju)
za rad na projektu, a koji se sastoje od stvarnih plaća i doprinosa za socijalno osiguranje te ostalih
zakonskih troškova uključenih u plaće zaposlenih, pod uvjetom da su ti troškovi u skladu s
korisnikovom uobičajenom politikom plaća. Ti troškovi mogu uključivati i dodatne naknade,
uključujući isplate na temelju dopunskih ugovora, neovisno o vrsti ugovora, pod uvjetom da se
isplaćuju dosljedno kad god je potrebna jednaka vrsta poslova ili stručnog znanja, neovisno o
korištenom izvoru financiranja;
Troškovi fizičkih osoba koje surađuju s korisnikom na temelju ugovora koji nije ugovor o radu
mogu se asimilirati s troškovima osoblja kako je prethodno navedeno ako su ispunjeni sljedeći
uvjeti:
(i) fizička osoba radi na temelju uputa korisnika i, ako s korisnikom nije
dogovoreno drugačije, u poslovnim prostorijama korisnika,
(ii) rezultati rada pripadaju korisniku, i
(iii) troškovi nisu značajno različiti od troškova osoblja koje izvršava slične zadaće
na temelju ugovora o radu s korisnikom.
- troškova osoblja nacionalnih uprava u mjeri u kojoj su povezani s troškovima aktivnosti koje
odgovarajuće javno tijelo ne bi obavljalo da nije pokrenut predmetni projekt;
- putnih troškova i troškova boravka (za sastanke, uključujući pripremne sastanke ako je primjenjivo,
konferencije itd.), ako su ti troškovi u skladu s uobičajenim praksama korisnika i ne premašuju
relevantne jedinične troškove koje je predložila Komisija;
- troškove amortizacije opreme (nove ili rabljene): Komisija može uzeti u obzir samo onaj dio
amortizacije opreme koji odgovara trajanju događaja ili projekta i stopi stvarnog korištenja za
potrebe projekta; prihvatljivi su i troškovi zakupa ili najma opreme ili druge imovine pod uvjetom
da ne premašuju troškove amortizacije slične opreme ili imovine i ne uključuju naknadu za
financiranje;
Iznimno, posebnim uvjetima (vidi uzorak sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava) može se
odobriti nadoknada cjelokupnih troškova kupnje opreme ako je to opravdano vrstom projekta i
kontekstom korištenja opreme ili imovine;
- troškove potrošnog i uredskog materijala, pod uvjetom da se mogu identificirati i pripisati projektu;
- troškove koji su izravno povezani sa zahtjevima za provedbu projekta (širenje informacija, posebna
ocjena projekta, prijevodi, umnožavanje);
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 18 -
Ostale odredbe i informacije dostupne su u članku 2. stavku 19. točki 2. uzorka sporazuma o dodjeli
bespovratnih sredstava.
5.2. Prihvatljivi neizravni troškovi (režijski troškovi)
„Neizravni troškovi” projekta troškovi su koji nisu posebni troškovi izravno povezani s provedbom projekta
i stoga mu se ne mogu izravno pripisati. Neizravni troškovi ne mogu obuhvaćati troškove koji se mogu
identificirati ili koji su prijavljeni kao prihvatljivi izravni troškovi.
Paušalni iznos od najviše 7 % ukupnih prihvatljivih izravnih troškova projekta prihvatljiv je za financiranje
kao neizravni trošak. To obuhvaća opće administrativne troškove korisnika, koji se mogu staviti na teret
projekta.
Neizravni troškovi ne smiju uključivati troškove navedene pod drugim naslovom proračuna.
Obratite pozornost na činjenicu da ako vaša organizacija primi bespovratna sredstva za poslovanje,
neizravni troškovi nisu prihvatljivi za financiranje iz bespovratnih sredstava za posebne projekte.
5.3. Neprihvatljivi troškovi
U nastavku se nalazi minimalni referentni popis koji se mora u potpunosti poštovati, osim ako je temeljnim
aktom predviđeno drugačije:
– povrat na kapital;
– dug i troškovi koji proizlaze iz dužničkih obveza;
– rezervacije za gubitke ili dugove;
– troškovi prijenosa sredstava Komisije koje naplaćuje banka korisnika;
– kamate po dugu;
– sumnjiva dugovanja;
– negativne tečajne razlike;
– troškovi koje je korisnik prijavio u okviru drugog projekta za koji su dodijeljena
bespovratna sredstva iz proračuna EU-a (uključujući bespovratna sredstva koja je
dodijelila država članica, ali se financiraju iz proračuna EU-a te bespovratna sredstva
koja su dodijelila druga tijela, osim Komisije, u svrhu provedbe proračuna EU-a);
posebno neizravni troškovi neće biti prihvaćeni za financiranje u okviru bespovratnih
sredstava za projekt dodijeljenih korisniku kojem su već dodijeljena bespovratna
sredstva za poslovanje koja se financiraju iz proračuna EU-a tijekom predmetnog
razdoblja;
– PDV koji se može odbiti;
– doprinosi u naravi;
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 19 -
– prekomjerni ili nepotrebni izdaci;
– putni troškovi i troškovi boravka za dužnosnike EU-a.
6. Detaljna pravila o prihvatljivim troškovima
U nastavku se nalazi detaljan opis pravila o prihvatljivosti za svaku kategoriju troškova koju možete upisati
u proračun za projekt. Provjerite jesu li troškovi koje navodite u skladu s tim pravilima jer ih u suprotnom
Komisija može odbiti.
6.1. Prihvatljivi izravni troškovi — Financijski plan i detaljan planirani proračun
6.1.1. Troškovi osoblja (dio A.a)
6.1.1.1 Opća načela
Kako bi se osigurala uspješna provedba zadaća vezanih s projektnim aktivnostima, projektu bi trebalo
dodijeliti odgovarajuće ljudske potencijale.
Troškovi osoblja naplaćuju se prema stvarnom vremenu provedenom u radu na projektu. Troškovi se
izračunavaju na temelju stvarne bruto plaće ili nadnice uvećane za obvezne socijalne doprinose i druge
zakonske troškove uključene u plaću. Vrijeme koje svaki član osoblja provede radeći na projektu redovito
se bilježi u potpisanim tablicama radnih sati ili u jednakovrijednom sustavu za bilježenje radnih sati koji
poslodavac odredi i potvrdi.
Razine plaća moraju biti razumne i u skladu s vašom uobičajenom politikom plaća. Dnevne plaće osoblja
ne bi trebale premašivati najveće prihvatljive dnevne iznose za troškove osoblja.
Plaće (naknade) privremenog osoblja i osoblja zaposlenog na temelju ugovora mogu se uračunati u tu
kategoriju ako dotična osoba radi za korisnika i/ili sukorisnika na temelju ugovora ili pojedinačnog
podugovora kojim se dotičnu osobu izričito povezuje s projektom i ako je takva praksa u skladu s važećim
nacionalnim zakonodavstvom.
Kad unosite troškove osoblja u Financijski plan i detaljan planirani proračun, trebali biste navesti
barem sljedeće informacije:
- ime člana osoblja projekta (ako je poznato),
- njegovu/njezinu ulogu u projektu,
- radni status člana osoblja: hoće li biti zaposlen/a posebno u svrhu projekta, ili je već
postojeći zaposlenik organizacije, je li samozaposlena/a, hoće li na projektu biti
zaposlen/a na puno ili pola radnog vremena itd.
6.1.1.2 Troškovi za stalno osoblje javnih organizacija
Ovaj se odjeljak odnosi na troškove stalnog osoblja javnih organizacija. Ne primjenjuje se na troškove
osoblja sveučilišta, bez obzira na njihov status.
Troškovi plaća stalnog osoblja javnih organizacija mogu se financirati iz bespovratnih sredstava samo u
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 20 -
mjeri u kojoj su povezani s aktivnostima u okviru projekta koje ta javna organizacija ne bi provodila da nije
pokrenut predmetni projekt. Te aktivnosti moraju predstavljati dodatni trošak za organizaciju.
Troškovi plaća za stalno osoblje javnih organizacija prihvatljivi su za financiranje samo u sljedećim
slučajevima:
a) Naknada za prekovremeni rad
Prihvatljivom se može smatrati samo gotovinska naknada za prekovremene ili dodatne sate isplaćena
stalnom osoblju javne organizacije ako su članovi osoblja upućeni na rad na projektu u skladu s
odgovarajućim nacionalnim propisima.
Kad upisujete tu vrstu troškova osoblja u Financijski plan i detaljan planirani proračun, trebali biste
navesti barem sljedeće informacije:
- ključne riječi „prekovremeni rad”
- ime zaposlenika;
- ukupan broj prekovremenih sati potrebnih za obavljanje zadaća povezanih s projektom;
- cijenu po jedinici vremena (iznos satnice). Satnica za prekovremeni rad određuje se na
temelju ukupnog iznosa naknade za normalno radno vrijeme uvećanog za gotovinsku
naknadu za prekovremeni rad te podijeljenog s ukupnim brojem odrađenih sati (sati
normalnog radnog vremena + sati prekovremenog rada).
b) Troškovi zamjene osoblja na njihovim uobičajenim zadaćama
Troškovi stalnog osoblja javnih organizacija mogu se smatrati u cijelosti prihvatljivima za financiranje ako
je dotična osoba u skladu s odgovarajućim nacionalnim propisima upućena na rad na zadaćama izravno
povezanima s provedbom projekta i ako je druga osoba izričito zaposlena da bi umjesto te osobe obavljala
njezine uobičajene zadaće za vrijeme trajanja projekta.
Kad upisujete tu vrstu troškova osoblja u Obrazac proračuna, trebali biste navesti barem sljedeće
informacije:
- ključnu riječ „zamijenjen”;
- ime zaposlenika;
- njegovu/njezinu ulogu u projektu.
c) Ostali troškovi stalnog osoblja javnih organizacija
Uz iznimku slučajeva prethodno obuhvaćenih kategorijama a) i b), troškovi stalnog osoblja javnih
organizacija smatrat će se prihvatljivima za financiranje u okviru iznosa potrebnog za sufinanciranje
projekta. Ni u kojem slučaju ukupan iznos troškova stalnog osoblja javnih organizacija ne može biti viši
od ukupnog iznosa sufinanciranja od podnositelja zahtjeva, sukorisnika, pridruženih partnera i trećih osoba.
Komisija će osigurati poštovanje te gornje granice prije dodjele bespovratnih sredstava te sukladno tome
može smanjiti odgovarajuće troškove.
Kad upisujete tu vrstu troškova osoblja u Planirani proračun, trebali biste navesti barem sljedeće
informacije:
- ključne riječi „obuhvaćeno sufinanciranjem”;
- ime zaposlenika;
- njegovu/njezinu ulogu u projektu.
Napominjemo da, ako u Financijskom planu i detaljnom planiranom proračunu ne navedete jasno jesu
li troškovi stalnog osoblja javne organizacije obuhvaćeni kategorijom a), b) ili c), automatski će se smatrati
obuhvaćenima kategorijom c).
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 21 -
6.1.2. Putni troškovi (dijelovi A.b i A.c) i obroci (A.d)
Za financiranje EU-a prihvatljivi su samo putni troškovi izravno povezani s projektom i posebnim
događajima koji se mogu jasno identificirati. Za sva putovanja u mjesta u kojima se ne nalaze podnositelj
zahtjeva i sukorisnici mora se dokazati relevantnost za projekt. Putni troškovi trebali bi biti u skladu s
vašom uobičajenom praksom povezanom s putnim troškovima i ne bi trebali premašivati jedinične troškove
koje je predložila Komisija.
Korisnici su dužni koristiti najjeftinija prijevozna sredstva i aktivno nastojati odabrati najpovoljniju cijenu
prijevoza.
Nadoknade na temelju jediničnih troškova
Korisnici na troškove smještaja i obroka/pića mogu primijeniti fiksne dnevne paušalne stope navedene u
pozivu na podnošenje prijedloga. Fiksna dnevna paušalna stopa temelji se na ljestvici smještaja i dnevnica
za službena putovanja osoblja Komisije. Za poludnevne seminare primjenjivat će se 50 % dnevnog iznosa.
Jedinični troškovi obično se plaćaju izravno sudionicima.
Kako bi se izbjegle moguće zlouporabe, Komisija se protivi bilo kojem drugom sustavu nadoknade
troškova boravka. No ako se može dokazati da se takav sustav službeno koristio prije dodjele bespovratnih
sredstava, može se i dalje koristiti unutar zemlje u skladu sa smjernicama Komisije.7 Treba izbjegavati
plaćanje u gotovini (trebalo bi preferirati bankovne transfere), osim ako se relevantnim računovodstvenim
dokumentima može dokazati da se takva plaćanja knjiže u službenim poslovnim knjigama korisnika.
Nadoknade na temelju stvarnih troškova
Troškovi boravka (smještaj, obroci, lokalna putovanja na području posjeta i drugi izdaci) prihvatljivi su za
nadoknadu do ukupnog potrošenog iznosa. Stoga je vrlo važno čuvati sve popratne dokumente, koje
Komisija može zatražiti prije završne isplate. Da bi se smatrali prihvatljivima za nadoknadu, ti troškovi
moraju biti razumni u odnosu na lokalne cijene i isključivo povezani s projektom. Ako su sudionicima
dostupni zajednički obroci (npr. doručak u hotelima, ručkovi i večere tijekom događanja), dnevnica za
obroke neće se smatrati prihvatljivom ili će se oduzeti od nastalih troškova.
Svi putni troškovi nastali izvan zemalja koje mogu sudjelovati u ovom pozivu na podnošenje prijedloga bit
će odbijeni.
Kad upisujete putne troškove u Financijski plan i detaljan planirani proračun, trebali biste navesti
mjesto polaska i odredište putovanja, broj i, ako su već poznati, imena i nacionalnosti osoba koje će
putovati, razlog putovanja (npr. drugi sastanak o projektu, studijski posjet itd.) te biste trebali napraviti
izračun prema odgovarajućoj referentnoj cijeni (tržišna cijena ili jedinični troškovi).
Kad upisujete troškove boravka u Financijski plan i detaljan planirani proračun, trebali biste, u
skladu s informacijama za putne troškove, navesti mjesto putovanja, broj i, ako su već poznata, imena
osoba koje će primati naknadu troškova boravka te razlog putovanja (npr. drugi sastanak o projektu,
studijski posjet itd.).
Troškovi putovanja i boravka sudionika, govornika i usmenih prevoditelja trebali bi biti uključeni u
dijelu A.c
7 http://ec.europa.eu/competition/calls/2014_judges/annex14_en.pdf.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 22 -
6.1.3. Troškovi usmenih prevoditelja i govornika (dio A.e)
Troškovi usmenih prevoditelja i govornika trebali bi biti posebno navedeni za svaku osobu. Na kraju
projekta potrebno je dostaviti dokaze tih troškova, uključujući ugovore u kojima je naveden točan broj
odrađenih sati i uplaćeni iznosi.
6.1.4. Oprema (dio A.f)
6.1.4.1. Oprema (nova ili rabljena):
Troškovi amortizacije postojeće opreme u pravilu se smatraju dijelom neizravnih troškova projekta.
Međutim, ako je podnositelj zahtjeva ili korisnik kupio opremu (računalo, audiovizualnu opremu itd.)
posebno za projekt, može to prikazati kao izravni trošak, ali mora:
- usporediti cijene različitih dobavljača i vidjeti koji nudi najbolju vrijednost za novac (uzimajući u
obzir cijenu i kvalitetu);
- naplatiti samo trošak opreme kupljene ili unajmljene tijekom razdoblja prihvatljivosti, po cijeni
kojom se odražava stupanj i trajanje korištenja u tom razdoblju;
- imati na umu da će se samo troškovi amortizirani u skladu s nacionalnim pravilima amortizacije
smatrati prihvatljivima za financiranje;
- upisati kupljenu opremu u inventar organizacije u kojoj će biti postavljena i osigurati da opremi
bude dodijeljen inventarni broj.
Kad upisujete troškove opreme u Financijski plan i detaljan planirani proračun,
trebali biste navesti koja će se vrsta opreme trebati kupiti te koja je njezina puna
nabavna cijena. No iz projekta možete naplatiti samo amortiziranu vrijednost
opreme. Trebala bi biti dokazana i izravna povezanost s provedbom projekta. Ako
kupljen hardver stoji više od 1 000 eura po artiklu, molimo da naznačite stopu
amortizacije.
Primjer pravila EU-a o amortizaciji:
Ukupna vrijednost kupljene opreme:
1 000 EUR pretpostavljen vijek trajanja: tri
godine (36 mjeseci)
Dozvoljena mjesečna amortizacija tada će biti 1000/36 = 27,78 EUR Rok
prihvatljivosti za trošak u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava: od
01. 09. 2014. do 31. 08. 2016. (24 mjeseca)
Datum kupnje (= datum izdavanja računa): 30. 03. 2015.
Razdoblje korištenja za projekt u tom slučaju bit će najviše 17 mjeseci.
Ako se oprema koristi za projekt samo pola vremena, stopa korištenja
bit će 50 %.
Ukupan iznos koji se plaća za amortizaciju na temelju bespovratnih sredstava
bit će:
(27,78 EUR x 17 mjeseci) x 0,5 = 236,13 EUR
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 23 -
6.1.4.2. Zemljište i nepokretna imovina:
Troškovi kupnje zemljišta i nepokretne imovine nisu prihvatljivi za financiranje.
Troškovi najma prostora u pravilu će se smatrati neizravnim troškovima projekta. No ako je najam prostora
izravno i isključivo povezan s provedbom projekta (na primjer, unajmljivanje prostorije za konferenciju),
takvi troškovi mogu se smatrati izravnim troškovima.
Kad upisujete troškove za zemljište i nepokretnu imovinu u Financijski plan i detaljan planirani proračun,
trebali biste navesti trajanje najma (u mjesecima ili danima) i napraviti izračun na temelju odgovarajućeg
jediničnog troška. Trebali biste pokazati i izravnu povezanost s provedbom projekta.
6.1.5. Potrošni materijal i zalihe (dio A.g)
Troškovi potrošnog materijala i zaliha prihvatljivi su za financiranje ako se mogu identificirati i ako se
koriste isključivo u svrhu projekta. Moraju se moći identificirati kao takvi u računovodstvenoj evidenciji
korisnika. Potrošni materijal i zalihe moraju biti stvarni troškovi potrebni za ostvarivanje rezultata projekta
i strogo povezani s projektom.
Opći uredski materijal (kemijske olovke, papir, mape, tintni ulošci, opskrba električnom energijom,
telefonske i poštanske usluge, internetska veza, računalni programi itd.) smatraju se neizravnim
troškovima.
Kad upisujete troškove potrošnog materijala u Financijski plan i detaljan planirani proračun , trebali biste ih
izračunati korištenjem odgovarajućeg jediničnog troška, a ne na temelju paušalnog iznosa. Trebali biste i
dokazati izravnu povezanost s provedbom projekta.
6.1.6. Ostali mogući izravni troškovi (dijelovi A.h i A.i.)
6.1.6.1. Troškovi publikacija i izvješćivanja (dio A.a)
Da bi bile prihvatljive za financiranje EU-a, publikacije moraju biti objavljene isključivo za potrebe
projekta.
Ako aktivnosti povezane s publikacijama, izvješćima i njihovim širenjem provodi podugovaratelj, moraju
se primjenjivati pravila o podugovaranju iz odjeljka 6.3. u nastavku.
Kad upisujete te troškove u Financijski plan i detaljan planirani proračun, trebali biste jasno navesti vrstu
publikacije ili izvješća, broj stranica i broj primjeraka. Zasebno treba navesti prijevode, troškove
uređivanja i tiskanja itd. Za prijevode biste trebali navesti i jezike s kojih i na koje se prevodi.
6.1.6.2. Drugi izravni troškovi (dio A.i)
Posebni troškovi koji se odnose na konferencije i seminare organizirane u okviru provedbe projekta trebali
bi biti uključeni u ovu kategoriju.
Ako aktivnosti koje se odnose na konferencije i seminare izvodi podugovaratelj, moraju se primjenjivati
pravila o podugovaranju navedena u nastavku.
Kad upisujete te troškove u Financijski plan i detaljan planirani proračun, trebalo bi navesti detaljne
izračune relevantnih troškova, npr. za unajmljivanje prostorije trebali biste navesti broj sudionika i broj
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 24 -
dana ili sati tijekom kojih je prostorija bila unajmljena.
6.1.6.3. Troškovi koji nisu obuhvaćeni drugim kategorijama
Za troškove koji nisu obuhvaćeni drugim kategorijama može se tražiti nadoknada u ovoj kategoriji ako su
nužni za ispravno obavljanje poslova iz sporazuma. Tipični troškovi u ovoj kategoriji obuhvaćaju:
- pristojbe za financijske usluge (naknade za bankovno jamstvo, pristojbe za bankovne transakcije;
premija osiguranja od gubitaka zbog tečajne razlike nije uključena);
- troškovi usluga povezanih s prihvatljivim troškovima;i
- ostali troškovi koji proizlaze iz obveza iz sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, a koji nisu
uključeni u nekoj drugoj kategoriji proračuna (izvješća, prijevodi, potvrde o obavljenoj reviziji
itd.).
6.2. Prihvatljivi neizravni troškovi (opći troškovi koji se naplaćuju iz projekta — dio A.j)
To su troškovi koji se odnose na kategorije izdataka koji se ne mogu identificirati kao posebni izravni
troškovi. Oni obuhvaćaju opće neizravne troškove potrebne za zapošljavanje, upravljanje, smještaj i
izravnu ili neizravnu potporu osoblju koje radi na projektu.
To obično uključuje pristojbe za vođenje i upravljanje, amortizaciju zgrada i postojeće opreme, najam,
troškove održavanja, telekomunikacijske i poštanske pristojbe, grijanje, opskrbu vodom, električnu energiju
ili druge oblike energije, uredski namještaj, potrošni uredski materijal i police osiguranja.
Za paušalno financiranje neizravnih troškova (do postotka dopuštenog u skladu sa sporazumom o dodjeli
bespovratnih sredstava, a s najviše 7 % ukupnih prihvatljivih izravnih troškova) ne mora se priložiti
popratna računovodstvena dokumentacija, osim ako je Komisija izričito zatraži.
Organizacije koje iz proračuna EU-a primaju bespovratna sredstva za poslovanje ne mogu neizravne
troškove uključiti u svoj proračun za bespovratna sredstva za projekt.
6.3. Pravila o podugovaranju
Za sve vanjske ugovore povezane s provođenjem projekta korisnik mora sklopiti ugovor kojim se nudi
najbolja vrijednost za novac, a bez sukoba interesa.
Za ugovore čija vrijednost prelazi 15 000 eura, korisnik mora tražiti i konkurentske ponude od barem tri
moguća izvođača kako bi se dokazalo da je izabrana ponuda kojom se dobiva najbolja vrijednost za novac.
Pritom se moraju poštovati načela transparentnosti i jednakog postupanja prema potencijalnim izvođačima
te se mora voditi računa o tome da se izbjegne svaki sukob interesa.
Nije dopustivo sklapati podugovore za sve projektne aktivnosti jer bi se time narušila ideja partnerstva.
Zbog toga podnositelj zahtjeva ne može sklopiti podugovor za upravljanje projektom i njegovo opće
vođenje, a sukorisnici ne mogu sklopiti podugovor za sve ili većinu aktivnosti za koje su odgovorni.
Sporazum o podugovaranju trebao bi u pravilu uključivati sljedeće uvjete:
- detalje o uslugama koje će biti izvršene i njihovoj povezanosti s projektom (preporučljivo je
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 25 -
dokazati jasnu povezanost s projektom);
- datume kad sporazum počinje i završava;
- cijenu koja će se platiti (uključujući raščlambu i opis troškova);
- raspored rada ili faze izvršenja;
- načine plaćanja (jedno ili više plaćanja unaprijed, sukcesivna plaćanja itd.);
- odredbe u slučaju neizvršenja ili zakašnjelog izvršenja.
Komisija NIJE stranka sporazuma o podugovaranju između korisnika i podugovaratelja,
odnosno pružatelja usluge i nema odgovornost ni prema jednoj od stranaka takvog sporazuma. Stoga
korisnik zadržava isključivu odgovornost za provedbu tog sporazuma i za poštovanje njegovih odredaba.
Korisnik mora poduzeti potrebne mjere kojima bi se osiguralo da se podugovaratelj odnosno pružatelj
usluga odriče svih prava u odnosu na Komisiju na temelju tog sporazuma.
6.4. Doprinosi u naravi
Doprinosi u naravi odnose se na nenovčani ulazni materijal, poput:
- svih donacija sirovina (npr. papir i tinta za publikacije); - neplaćenog volonterskog rada privatne ili pravne osobe.
Doprinosi u naravi ne uračunavaju se kao stvaran izdatak projekta i nisu prihvatljiv trošak. No ako su
uključeni u proračun da bi se pridonijelo ispravnoj provedbi projekta, korisnik se obvezuje pribaviti te
doprinose.
Doprinose u naravi Komisija će uzeti u obzir pri ocjenjivanju aktivnosti i razine uključenosti i
obvezanosti podnositelja prijave i partnerskih organizacija.
7. Priprema potrebnih dokumenata
Ispunite sve relevantne dijelove obrasca zahtjeva i priloga i poredajte ih kako biste bili sigurni da je vaš
zahtjev potpun.
Nakon što svi dokumenti u papirnatom obliku budu spremni, skenirajte ih i spremite u elektroničkom
obliku (na USB ili CD). Spremite elektroničke dokumente u njihovom izvornom formatu (Excel,
Word itd.) kad god je to moguće (npr. kad nije potreban potpis)
7.1. Izmjena zahtjeva
Ako želite izmijeniti svoj zahtjev ili neki od priloga, to je moguće samo prije roka za podnošenje
zahtjeva. Potrebne izmjene obrasca zahtjeva i/ili relevantnih dokumenata morate napraviti i poslati nam
izmijenjene dokumente unutar roka za podnošenje zahtjeva.
Nakon što unesete sve potrebne izmjene, ponovno priložite SVE potrebne dokumente uz novi obrazac
zahtjeva i spremite nove verzije (s primjercima i drugih, nepromijenjenih priloga) u elektroničkom
obliku (na USB ili CD).
Ocjenjivat će se SAMO najnovija verzija obrasca zahtjeva i svi prilozi uz njega smatrat će se
valjanima te će biti ocijenjeni. Ako potrebni dokumenti nisu priloženi najnovijoj verziji, neće biti
ocijenjeni — ranije verzije neće se uzimati u obzir za ocjenjivanje.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 26 -
NEMOJTE S PODNOŠENJEM ZAHTJEVA ČEKATI DO POSLJEDNJEG TRENUTKA .
Neće biti odobreno produljenje roka. Zahtjevi poslani e-poštom ili faksom neće se smatrati
prihvatljivima.
8. Postupak odabira:
Vaš zahtjev proći će različite faze postupka odabira i ocjene. Komisija će prvo provjeriti ispunjava li vaš
zahtjev sve formalne uvjete (kriteriji prihvatljivosti navedeni u pozivu). Ako ste isključeni u ovoj fazi,
primit ćete dopis iz Komisije u kojem se navode razlozi zbog kojih vaš zahtjev nije prihvatljiv. Ako je vaš
zahtjev prihvatljiv, bit će primljen na daljnje ocjenjivanje i u toj fazi nećete primiri nikakve obavijesti.
Zatim će se provjeriti operativna i financijska sposobnost (na temelju kriterija odabira navedenih u pozivu)
svih zahtjeva koji su prethodno ocijenjeni prihvatljivima. Na temelju dokumenata koje ste dostavili,
ocjenjivači Komisije provjerit će ima li vaša organizacija dovoljno financijskih, tehničkih i stručnih resursa
da bi provela projekt
Napominjemo da se u ovoj fazi od vas može zatražiti da dostavite dodatne dokumente. Za razliku od faze
ocjenjivanja prihvatljivosti, ako ste isključeni na temelju operativne i financijske sposobnosti, primit ćete
dopis Komisije kojim se odbija vaš prijedlog tek na kraju cijelog postupka ocjene, nakon donošenja
konačne odluke o dodjeli sredstava. To znači da u ovoj fazi obavijest neće primiti ni uspješni ni odbijeni
podnositelji zahtjeva.
Ako vaš prijedlog udovoljava kriterijima prihvatljivosti i kriterijima operativne i financijske sposobnosti,
bit će predan ocjenjivačima koji će utvrditi njegovu vrijednost prema svakom od kriterija za dodjelu
sredstava (kako je navedeno u pozivu). Prijedlozi će biti rangirani na temelju broja bodova dodijeljenih
svakom projektu. Nakon ocjenjivanja na temelju kriterija odabira, ocjenjivački odbor može predložiti
ispravke ili prilagodbu proračuna za najviše rangirane projekte. Komisija će donijeti službenu odluku o
dodjeli sredstava na temelju ranga projekata te će poslati dopise podnositeljima zahtjeva u kojima će ih
obavijestiti o rezultatima postupka ocjene.