UNIVERZA V MARIBORU

EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

DIPLOMSKO DELO

UPORABA INTERNETA PRI ISKANJU DOBAVITELJEV V PODJETJU ŠUMER D.O.O.

Kandidat(ka): Martina Trobiš Študent(ka) rednega študija Številka indeksa: 81602722 Program: univerzitetni Študijska smer: marketing Mentor: doc. dr. Matjaž Iršič

Ljubečna, september 2007

2

PREDGOVOR Tehnološki napredek nam omogoča zbiranje, obdelovanje, urejanje, shranjevanje, iskanje in prenašanje informacijskih virov v različnih formatih. Internet ponuja globalno izmenjavo podatkov in informacij, saj zmanjšuje oziroma odstranjuje ovire v času in razdalji. Da je podjetje lahko konkurenčno ostalim v panogi, se mora osredotočiti na svoje potrošnike ter njihove potrebe. Pomembno vlogo pri tem ima danes tudi Internet, za katerega lahko rečemo, da vpliva na vse elemente marketinškega spleta (4P): izdelek, ceno, distribucijo in promocijo (marketinško komuniciranje). Nabava je poleg proizvodnje in prodaje ena temeljnih poslovnih funkcij v podjetju. Njena temeljna naloga je preskrba podjetja s surovinami, izdelavnim materialom, storitvami, energijo, pomožnim materialom, pa tudi s stroji, napravami itd. V podjetjih poteka nabavni proces, njegova najpomembnejša faza je izbira dobavitelja. Kot podlaga zanjo je dobro izvedena raziskava nabavnega trga in iskanje potencialnih dobaviteljev. V okviru raziskave nabavnega trga je raziskava dobaviteljev najpomembnejša; z njo se ugotovijo potencialni dobavitelji na domačem in tujem trgu, ki ustrezajo cenovnim, kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri nabavi reprodukcijskega materiala. V diplomskem delu sem obravnavala iskanje dobaviteljev v nabavnem procesu zato, ker nabava ne more sama odločati, kaj bo podjetje proizvajalo (prodajalo), ampak mora najti na trgu izdelke in storitve po zahtevah proizvodnje (prodaje). Podjetja uporabljajo za iskanje dobaviteljev različne informacijske vire; trudijo se izbrati najprimernejšega ter si pri tem pomagajo s pregledovanjem razne dokumentacije, oglasov v strokovnih revijah, s telefonskimi pogovori odgovornih v drugih podjetjih, z uporabo računalniških baz podatkov ipd. V tem diplomskem delu sem proučila predvsem tiste, do katerih lahko dostopamo z Internetom. Diplomsko delo sem razdelila na teoretični in praktični del. V teoretičnem delu sem opredelila nabavo, opisala management nabave, nabavni marketing, nabavni proces, iskanje dobaviteljev ter prikazala Internet kot sredstvo za iskanje podatkov. Z iskanjem dobaviteljev z uporabo Interneta sem se seznanila med opravljanjem obvezne študijske prakse v podjetju Šumer d.o.o., ki se ukvarja s proizvodnjo in prodajo vzmeti, kovinoplastiko in elementov, ki pokrivajo skoraj vsa področja industrije. Zato sem praktični del raziskovalnega področja proučila na omenjenem podjetju.

3

KAZALO

1 UVOD ........................................................................................................................... 5 1.1 OPREDELITEV OZ. OPIS PROBLEMA, KI JE PREDMET RAZISKOVANJA ........................ 5 1.2 NAMEN, CILJI IN OSNOVNE TRDITVE (TEZE) DIPLOMSKEGA DELA ........................... 5 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE RAZISKAVE............................................................... 6 1.4 PREDVIDENE METODE RAZISKOVANJA .................................................................... 7

TEORETIČNI DEL

2 OPREDELITEV NABAVE IN MANAGEMENTA NABAVE............................... 8 2.1 OPREDELITEV POJMA NABAVA................................................................................ 8 2.2 RAZVOJ NABAVE IN MANAGEMENTA NABAVE ........................................................ 8 2.3 VLOGA IN POMEN MANAGEMENTA NABAVE............................................................ 9 2.4 POSTOPEK MANAGEMENTA NABAVE..................................................................... 11 2.5 NABAVNI MARKETING .......................................................................................... 12

3 NABAVNI PROCES ................................................................................................. 13 3.1 FAZE NABAVNEGA PROCESA................................................................................. 14

3.1.1 Ugotovitev, definiranje in opis potrebe ........................................................... 14 3.1.2 Interno naročilo, pregled internega naročila ter izdelava specifikacije ........... 14 3.1.3 Raziskava in izbira dobaviteljev...................................................................... 15 3.1.4 Naročilo, sklenitev pogodbe in spremljanje naročila ...................................... 18 3.1.5 Prevzem in pregled materiala .......................................................................... 19 3.1.6 Likvidacija računa, evidenca in arhiviranje..................................................... 19

3.2 NABAVNI PROCES IN NABAVNI POLOŽAJ ............................................................... 20

4 ISKANJE DOBAVITELJEV ................................................................................... 21 4.1 POMEN ISKANJA DOBAVITELJEV ........................................................................... 21 4.2 RAZLOGI ZA ISKANJE DOBAVITELJEV.................................................................... 21 4.3 VIRI INFORMACIJ ZA ISKANJE DOBAVITELJEV ....................................................... 22 4.4 ISKANJE DOBAVITELJEV INVESTICIJSKE OPREME................................................... 27 4.5 ISKANJE DOBAVITELJEV V TUJINI .......................................................................... 27

5 INTERNET KOT SREDSTVO ZA ISKANJE PODATKOV............................... 29 5.1 OPREDELITEV INTERNETA .................................................................................... 29 5.2 ZGODOVINA IN DIFUZIJA INTERNETA .................................................................... 29 5.3 ISKANJE PODATKOV.............................................................................................. 30

5.3.1 Orodja in storitve Interneta.............................................................................. 31 5.3.1.1 Elektronska pošta .................................................................................... 31 5.3.1.2 Svetovni splet (WWW) ............................................................................. 32

5.3.2 Napotki za učinkovito iskanje ......................................................................... 34 5.3.3 Iskanje podjetij, ustanov, organizacij .............................................................. 35

4

PRAKTIČNI DEL

6 PREDSTAVITEV PODJETJA ŠUMER D.O.O..................................................... 36 6.1 O PODJETJU........................................................................................................... 36 6.2 PREDSTAVITEV IZDELKOV .................................................................................... 37 6.3 ORGANIZIRANOST PODJETJA................................................................................. 37 6.4 NABAVNI PROCES ................................................................................................. 38

7 UPORABA INTERNETA PRI ISKANJU DOBAVITELJEV V PODJETJU ŠUMER D.O.O................................................................................................................... 41

7.1 ISKANJE DOBAVITELJEV........................................................................................ 41 7.1.1 Obrtnik............................................................................................................. 42 7.1.2 Strokovna sejma Wire in EuroBLECH ........................................................... 42

7.2 UPORABA INTERNETA PRI ISKANJU DOBAVITELJEV............................................... 43 7.2.1 Poslovne podatkovne baze in registri .............................................................. 43

7.2.1.1 Wer liefert was......................................................................................... 44 7.2.1.2 Kompass. ................................................................................................. 45 7.2.1.3 Europages................................................................................................ 48

7.2.2 Iskalniki in imeniki za iskanje po svetovnem spletu ....................................... 49 7.2.3 Elektronska pošta............................................................................................. 50 7.2.4 Ostali načini iskanja dobaviteljev.................................................................... 51

8 KRITIČNA OCENA IN PREDLOGI ..................................................................... 52

9 SKLEPNE UGOTOVITVE...................................................................................... 55

POVZETEK....................................................................................................................... 56

ABSTRACT ....................................................................................................................... 56

SEZNAM LITERATURE................................................................................................. 57

SEZNAM VIROV.............................................................................................................. 58

SEZNAM GRAFIKONOV IN TABEL ........................................................................... 59

SEZNAM SLIK ................................................................................................................. 59

PRILOGA

5

1 UVOD

1.1 Opredelitev oz. opis problema, ki je predmet raziskovanja

Ob naraščanju števila uporabnikov Interneta iz dneva v dan si ne moremo več predstavljati življenja brez vključenosti v to svetovno omrežje računalnikov. Sedanja informacijska družba narekuje uporabo najrazličnejših tehnologij, tudi Interneta, ki nas vse globalno povezuje. Slednjega uporabljajo tako gospodinjstva za vsakodnevne potrebe (iskanje informacij, nakupovanje potrošnih dobrin, komuniciranje, zabava) kot tudi podjetja, katera brez njega ne morejo več opravljati poslovne dejavnosti. Internet ni le sredstvo za komuniciranje, temveč omogoča še takojšnje preverjanje celotne konkurence in je pomemben del aktivnosti, ki so bistvenega pomena za poslovanje podjetij (pospeševanje prodaje, iskanje novih kupcev, zbiranje podatkov o kupcih, doseganje zavedanja o tržni znamki ipd.). Pomembno vlogo ima tudi v nabavi, v eni izmed temeljnih poslovnih funkcij podjetja. Organizacije se poleg elektronskega prenosa poslovnih obrazcev (EDI) poslužujejo tudi iskanja dobaviteljev z uporabo Interneta. Iskanje dobaviteljev je v podjetjih izrednega pomena; iz različnih virov iščejo potencialne dobavitelje, na podlagi katerih izberejo končnega. Eno tako sredstvo za iskanje je seveda tudi Internet: od svetovnega spleta, spletnih iskalnikov, imenikov do elektronske pošte. Pogosta je tudi uporaba poslovnih podatkovnih baz in registrov, ki vsebujejo podatke o njihovem delovanju. Praviloma so dosegljivi preko Interneta ( tudi na CD-jih), za uporabo je velikokrat potrebno plačati določen znesek. Takšno iskanje je zelo produktivno, saj v večini primerov podatke posredujejo za to pooblaščene institucije in podjetja sama. Raziskovalni problem diplomske naloge bomo praktično proučili na podjetju Šumer d.o.o. Gre za družinsko podjetje z dolgoletno tradicijo in trenutno sto trideset zaposlenimi. Njihova proizvodnja je usmerjena v izdelavo različnih vzmeti, elementov za avtomobilsko industrijo, elektroindustrijo in kmetijstvo. Izdelki podjetja so vgrajeni v vse priznane avtomobilske znamke pa tudi v gospodinjske aparate od Bosch&Siemensa do Phillipsa. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve (teze) diplomskega dela

Namen diplomske naloge je proučiti načine iskanja dobaviteljev, pri katerih se kot sredstvo uporablja Internet. Diplomsko delo bomo razdelili na teoretični in praktični del. Cilji Cilji teoretičnega dela so :

− opredeliti nabavo in management nabave, nabavni marketing, − našteti in opisati faze nabavnega procesa, − opisati iskanje dobaviteljev in − predstaviti Internet kot sredstvo za iskanje podatkov.

6

Cilji praktičnega dela so: − predstaviti podjetje Šumer d.o.o., − opisati nabavni proces v podjetju, − opisati iskanje dobaviteljev, − ugotoviti katere podatkovne baze, registre in ostale načine iskanja dobaviteljev

preko Interneta v podjetju dejansko uporabljajo, − ugotoviti kdaj uporabljajo posamezne načine iskanja dobaviteljev z uporabo

Interneta in zakaj, − podati kritično oceno stanja in predloge.

Osnovne trditve (teze, hipoteze)

− Uporaba Interneta pri iskanju dobaviteljev skrajša čas iskanja in zmanjša stroške naročanja (nabavne stroške).

− Uporaba Interneta pri iskanju dobaviteljev omogoča poiskati večje število potencialnih dobaviteljev in pridobiti o njih večje število podatkov.

1.3 Predpostavke in omejitve raziskave

Pri obravnavi problema bomo izhajali iz naslednjih predpostavk: − iskanje dobaviteljev je del raziskave dobaviteljev v nabavnem procesu, − iskanje potencialnih dobaviteljev kot izhodišče za ocenjevanje in izbiro dobavitelja, − iskanje dobaviteljev se glede na predmet nabave razlikuje (za kakšno vrsto nabavne

dobrine gre), − podjetja imajo dostop do Interneta, − razpoložljivost domače in tuje literature, virov.

Omejitve raziskave so naslednje:

− v diplomski nalogi obravnavamo Internet, ki se nenehno spreminja, prav tako se spreminjajo njegova orodja in storitve, zato je težko pridobiti čim bolj aktualne informacije,

− omejujemo se na določeno podjetje, − zaradi raznolikosti uporabe Interneta pri iskanju dobaviteljev poskušamo čim bolje

praktično predstaviti predvsem poslovne podatkovne baze in registre, ki so dostopni preko Interneta,

− določeni podatki so poslovna skrivnost podjetja, − pomanjkanje praktičnih izkušenj.

7

1.4 Predvidene metode raziskovanja

Diplomsko nalogo bomo razdelili na teoretični in praktični del. V teoretičnem bomo uporabili deskriptivni pristop z:

− metodo deskripcije (opisovanje pojavov), − komparativno metodo (primerjanje enakih ali različnih pojavov), − zgodovinsko metodo ( dogodki iz preteklosti), − metodo kompilacije (povzemanje stališč in sklepov drugih avtorjev) in − klasifikacije (definiranje pojmov).

V praktičnem delu bomo naredili statično poslovno raziskavo, ki ugotavlja odvisnosti med ekonomskimi pojavi v določenem trenutku. Uporabili bomo deskriptivni pristop z metodo deskripcije in analitični z metodami:

− analize (v celoto bomo povezali teorijo in preverjene izide iz prakse), − sinteze (razčlenjevali bomo ugotovitve iz prakse in iz teorije).

Podatke bomo zbirali preko Interneta, s pregledovanjem priročnikov, knjig, učbenikov v knjižnicah in internih virov v podjetju Šumer.

8

TEORETIČNI DEL 2 OPREDELITEV NABAVE IN MANAGEMENTA NABAVE

2.1 Opredelitev pojma nabava

Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša poslovna funkcija v proizvodnih podjetjih. Njena temeljna naloga je preskrba podjetja s surovinami, izdelavnim materialom, storitvami, energijo, pomožnim materialom pa tudi s stroji, napravami itd. Nobeno proizvodno podjetje ne more poslovati brez navedenih materialnih prvin proizvodnje. Za poslovni uspeh podjetja pa ni pomembno le, da razpolaga s primernimi količinami materiala, ampak tudi to, da je material ustrezne kakovosti, kupljen po primerni ceni in tudi pravočasno na razpolago. Nabava je prav tako pomembna poslovna funkcija v trgovini, saj je od učinkovite nabave trgovskega blaga odvisen uspeh pri prodaji (Potočnik 1994, 13). Potočnik (2000, 7) pojmuje nabavo ožje ali širše gledano. Nabava v ožjem pomenu je nakup materiala po dogovorjeni ceni na določenem trgu. V širšem pomenu pa obsega nabava poleg samega nakupa predvsem še naslednje dejavnosti: raziskovanje nabavnega trga, planiranje nabave, oblikovanje nabavne politike, sklepanje nabavnih dogovorov, količinski in kakovostni prevzem materiala, skladiščenje, analiziranje in evidentiranje nabavnih poslov. Van Weele (1998, 29) pa pravi: »Nabava pomeni pridobivanje dobrin in storitev, potrebnih za delovanje, vzdrževanje in izvajanje osnovnih in pomožnih dejavnosti, po najugodnejših pogojih pri zunanjih virih.« 2.2 Razvoj nabave in managementa nabave

V preteklih dvajsetih letih se je zelo spremenilo pojmovanje o nabavi, saj so jo pričeli obravnavati kot pomembno poslovno funkcijo, katere cilj je predvsem učinkovito gospodarjenje z materialom, ki se kaže v smotrni nabavi, prevzemu, skladiščenju in kontroli, dokler material ni predan v proizvodnjo. Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno, zahtevno in zapleteno. Nekdanje ozke funkcije naročanja, prevzema in skladiščenja dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so: proučevanje nabavnega trga, planiranje nabave, odločitve glede dobaviteljev, odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh, pa tudi komuniciranje z dobavitelji, analiziranje in evidentiranje nabave (Potočnik 2000, 8). Nabava je bila dolgo poznana kot ena od osnovnih funkcij, ki je bila enaka vsem organizacijam. Na žalost so se managerski interesi v preteklosti mnogokrat preusmerili k marketingu, financam in proizvodnji oz. R&R (raziskavam in razvoju), zato je bila nabava pogosto podrejena funkcija v organizaciji. Nabava ni imela niti znanja niti zmožnosti, da bi enakovredno z ostalimi funkcijami prispevala k uspešnosti organizacije. V tem času je bila nabava odgovorna za pomemben delež cene prodajnega blaga. Nabavni materiali so bili vir velikega deleža problemov s kvaliteto, ki so ga imela podjetja (Završnik 2001, 5).

9

V 60-ih in 70-ih letih sta nabava in management materialov za vodenje stanja zalog pogosto uporabljala »kardex« sistem. Kupcu sta bili najbolj pomembni nabavna cena in zaščita pred zaprtjem proizvodne linije. Do konca 70-ih je trg iz marketinškega in nabavnega vidika postal bolj internacionalen. Management zalog si začne pomagati z računalniki. Tudi materialni stroški so postali vedno bolj pomembna tema, še posebno takrat, ko sta embargo nafte in inflacija dvignila stroške na enoto. Hkrati pa se je dvignila avtomatizacija v proizvodnem procesu, prav tako pa tudi pospeševanje specializacije, kar je nižalo stroške na enoto. Starejši managerji so spoznali, da je pogosto ceneje nabavljati od zunanjih specializiranih dobaviteljev, kot pa je izdelava posameznega kosa znotraj podjetja. Vse te sile so vplivale na rast materialnih stroškov kot procent stroškov prodanih izdelkov. Te tranzicije so prinesle izjemne spremembe v nabavi. Nabava in management materialov sta dobila pomembno vlogo v proizvodnji, servisnih službah, raznih institucijah in v vladi. Poveča se tudi poudarek pri kontroli zalog. V zgodnjih 80-ih letih so mnoge organizacije povečale svoje dobičke skozi predviden management njihovih zalog. Te organizacije so ugotovile, da zaloge stanejo od 25 do 35% vrednosti kosa pri transportu, odvisno od stroškov kapitala. Proizvodnja računalnikov je s plani potrebnih materialov in izboljšano dobavno disciplino – vključno z just in time zalogami – omogočila potrošnikom, da drastično zmanjšajo njihove zaloge. Novi ljudje izobraženi v nabavi, logistiki in računalništvu so bili postavljeni na funkcije nabave in materialnega poslovanja. Nabava je nehala sprejemati ljudi, ki niso mogli prispevati k dodani vrednosti. Kardex kartice so izginile in akcije za plane potrebnega materiala se poročajo le površinsko. Kupec postane oseba, ki nosi večje breme zaradi učinkovitosti sistema nabavnega managementa. Vloga organizacij se ni spremenila, razen v tem, da računajo, da bosta nabava in management nabave prispevala k finančnemu uspehu podjetja (Završnik 2001, 6). Razvoj managementa nabave je prešel tri stopnje: nazadnjaško, mehanično in proaktivno. Management nabave bi lahko opisali z naslednjimi značilnostmi: nabava je konkurenčno orožje, strategija nabave je del strategije podjetja, globalni pristop, spremljanje okolja, optimizacija nabavnih stroškov, partnerski odnosi, popolna dostopnost in uporabnost podatkov, uporaba sodobnih sistemov nabave, medosebni odnosi na visoki ravni (ibid., 6). 2.3 Vloga in pomen managementa nabave

V zadnjih letih se pomen nabave v podjetjih spreminja, kar se kaže v čedalje večjem zanimanju za to dejavnost. Če upoštevamo finančna sredstva, ki so ponavadi povezana s pripravo in uresničenjem nabavnih poslov, ni to nič nenavadnega. Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja. Zaradi izvajanja izboljšav pri razvoju izdelkov (v proizvodnji in logistiki), se je v številnih podjetjih pokazala potreba po izboljšanju odnosov z dobavitelji, tako da bi za razvoj izdelkov potrebovali manj časa ter prešli na dobavo ravno ob pravem času in brez napak (Potočnik 2000, 5-6). Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša poslovna funkcija v proizvodnih podjetjih. Njena temeljna naloga je preskrba podjetja s surovinami, izdelavnim materialom, storitvami, energijo, pomožnim materialom, pa tudi s stroji, napravami itd. Nobeno proizvodno podjetje ne more poslovati brez navedenih materialnih prvin proizvodnje. Za poslovni uspeh podjetja pa ni pomembno le, da razpolaga s primernimi količinami

10

materiala, ampak tudi to, da je material ustrezne kakovosti, kupljen po primerni ceni in tudi pravočasno na razpolago. Nabava je prav tako pomembna poslovna funkcija v trgovini, saj je od učinkovite nabave trgovskega blaga odvisen uspeh pri prodaji (Potočnik 1994, 13). Večina managerjev vidi danes v nabavi vir dobička, saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja. Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo poviševanje zelo težko. Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave, da bi tako povečala svojo konkurenčno sposobnost. Možni viri prihrankov v nabavi so naslednji (Završnik 2001, 7):

− zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljih, − iskanje dobaviteljev z nižjimi cenami, − iskanje ugodnejših transportnih poti, − uporaba cenejših substitutov, − spremembe v designu izdelka, ki zmanjšajo stroške, ne pa tudi kakovost, − doseganje boljših plačilnih pogojev, − naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustov, − zmanjšanje administrativnih stroškov, − zmanjšanje števila posrednikov v nabavi, itd.

Kako lahko nabava povečuje dobiček v podjetju? Za povprečna podjetja je nabava odgovorna za porabo več kot polovice vseh sredstev pridobljenih s prodajo in iz drugih virov. Večina teh sredstev se porabi za nabavo materialov in storitev ter za druge sestavljene stroške in izdatke. Razdelitev stroškov in izdatkov povprečnega podjetja prikazuje grafikon št. 1. GRAFIKON 1: STROŠKI IN IZDATKI PODJETJA

4%

5%

6%

6%

57%

20%

2%

Plače in bonitete

Dividende

Povračila

Takse

Davki in obresti

Amortizacija

Stroški materiala instoritev

Vir: Završnik (2001, 8). Vsak tolar prihranjen v nabavi pomeni tudi tolar dobička. Dodatni tolar prihodka od prodaje pa še ni nov tolar dobička, saj se s povečevanjem prodaje povečajo tudi prodajni in drugi stroški (Završnik 2001, 8).

11

Če podjetje nima pravočasno na razpolago potrebnih količin materiala, nastane zastoj v proizvodnji, kar neposredno vpliva na povečanje izdelovalnih stroškov. Obratno pa povzroči nabava znatno, pred začetkom proizvodnje, nepotrebno zalogo, ki veže nabavna sredstva, kar povzroča večje stroške za obresti vezanih denarnih sredstev, večje stroške skladiščenja itd. Če uporablja podjetje material slabše kakovosti, bodo tudi izdelki slabše kakovosti, povečujejo se stroški pri izdelavi zaradi napak, več je »škarta« ter reklamacij kupcev zaradi neustrezne kakovosti (Završnik 2001, 9). Ustrezna priprava nabave in pravilna nabavna politika lahko bistveno prispevata k ekonomičnosti nabave, s tem pa tudi k uspešnemu poslovanju podjetja (ibid., 9). 2.4 Postopek managementa nabave

Management nabave ali upravljanje nabave zajema planiranje, organiziranje, kontroliranje in analizo nabave (Završnik 2001, 7). Planiranje v širšem pomenu zajema formiranje politike nabave ter kratkoročno, srednjeročno in dolgoročno planiranje nabave (Završnik 2001, 7). Je miselni proces, s katerim na podlagi predvidevanja vnaprej zavestno določamo bodoče delovanje za uresničitev ciljev. Tako tudi planiranje nabave pomeni vnaprejšnje zamišljanje akcij, ki bodo potrebne za izpolnitev preskrbovalnih zahtev v bodočnosti. Nabavni plan je operativni plan, s katerim se določajo prihodnje nabave po vrstah in količinah materiala ter po nabavnih rokih. S planiranjem želimo doseči ekonomično poslovanje nabave, ustrezno usklajevanje njenega dela s potrebami proizvodnje, terminsko in količinsko določitev nabavljanja in drugo. Osnove za izdelavo nabavnega plana predstavljajo ugotovljene potrebe vseh porabnikov nabavnih storitev (Kaltnekar 1985, 213). Z načrtovanjem poskuša podjetje zmanjšati poslovno tveganje (Potočnik 2000, 38). Organiziranje nabave pomeni stalno izboljševanje organizacijskih modelov nabave v cilju uspešnega izvrševanja politike nabave in nabavnih planov. Z organizacijo skušamo vzpostaviti takšen sestav razmerij med komponentami nekega sistema, ki bo omogočal smotrno uresničevanje ciljev tega sistema. Cilje pa seveda lahko dosežemo z opravljanjem številnih nalog, ki smo jih neki dejavnosti postavili. Torej bo najustreznejša organizacija nabave tista, ki bo omogočila najboljše opravljanje nabavnih nalog. Zato je pri organizaciji nabave treba proučiti samo organizacijsko strukturo nabave in procese v njej, naloge, ki jih mora nabava opravljati, predvsem pa še usklajenost nabavnih procesov z zahtevami za smotrno opravljanje teh nalog (Kaltnekar 1985, 224). Kontroliranje nabave je proces nadzorovanja dela managementa ali upravljavcev nabave in kakovosti njihovih odločitev v izvrševanju nabavnih planov (Završnik 2001, 7). Nabavno poslovanje mora podjetje sproti kontrolirati, da bi preprečilo napake, škodo in pomanjkljivosti, ki nastajajo pri poslovanju. Kontrola nabavnega poslovanja se nanaša na naslednja vprašanja (Potočnik 2000, 77):

− ali je bil nabavljeni material količinsko usklajen z načrtom proizvodnje; − ali je bila nabavljena ustrezna kakovost; − ali je bil material nabavljen pravočasno, ali so nastali zastoji v proizvodnji, kakšna

je bila povprečna zaloga, kakšen je bil koeficient obračanja;

12

− ali je bil nabavljen material po konkurenčnih cenah, ali so bile izkoriščene možnosti količinskih popustov in skontov;

− ali je bil material kupljen po običajnih plačilnih pogojih; − ali so bile reklamacije glede količinskih, kakovostnih in drugih napak pravočasne; − ali je bila nabavna dokumentacija ažurna.

Analiza nabave pomeni razčlenitev, raziskovanje in analizo dejavnosti nabave s ciljem, da bi našli napake, ozka grla in težave v poslovanju. Ko smo probleme odkrili, jih moramo pravočasno odkloniti in na ta način izboljšati poslovanje nabave (Završnik 2001, 7). Z analizo nabavnega poslovanja ugotavlja podjetje dejansko stanje ter vzroke, okoliščine in dejavnike, ki so vplivali na takšno stanje. Analiziramo lahko celotno nabavno poslovanje ali posamezne nabavne prvine (nakupne cene, stroške nabavne službe, kakovost, dobavitelje itd.) (Potočnik 2000, 80). 2.5 Nabavni marketing

Nabavni marketing obsega vse tiste funkcije podjetja, ki omogočajo skozi optimalno spoznanje nabavnih tržišč in z metodično izrabo in uporabo tega spoznanja realizacijo optimalnih nabavnih uspehov. Nabavni marketing je z drugimi besedami načrtna in sistematična priprava optimalne nabave (Deželak 1971, 258). Ko govorimo o informacijah na področju marketinga, moramo imeti takšne informacije, da lahko razumemo, kaj potencialni partner v menjavi v resnici potrebuje in želi. To dejstvo lahko prenesemo tudi na nabavni marketing. Do takšnih informacij lahko pridemo le z raziskavo nabavnega trga kot ene izmed osnov nabavnega marketinga (Završnik 2001, 9).

13

3 NABAVNI PROCES

Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti, dejavnosti, asortimanu in količini proizvodnje, asortimanu, količini in vrednosti sredstev za proizvodnjo in izvajanju storitev, kadrih ipd. Glede na te razlike ni mogoče določiti nabavnega postopka, ki je v skladu s konkretnimi potrebami, zahtevami, možnostmi, politiko nabave in ki omogoča uspešno doseganje ciljev in izvrševanje nalog nabave (Ferišak in Stihović 1989, 389). Vsako stopnjo nabavnega procesa je treba izvesti pazljivo in sistematično, kajti le tako zadovoljimo potrebe notranjega porabnika, to pomeni, da je material, ki ga potrebuje, na voljo pravočasno, v ustrezni količini in po razumni ceni (Van Weele 1998, 96). Medsebojna povezanost in soodvisnost posameznih nabavnih korakov opozarja na kompleksnost nabavne problematike, ker se napake v vsaki skupini opravil odrazijo negativno v vseh drugih skupinah (Potočnik 1994, 16). Pri nabavnem procesu gre lahko za zelo različne nabavne dobrine in storitve. Na splošno jih Van Weele (2000, 22-23 ) razvršča v naslednje kategorije:

1. Surovine. To so materiali, ki sploh niso bili predelani ali so bili le minimalno in se uporabljajo kot osnovni material v proizvodnem postopku.

2. Pomožni materiali. To so materiali, ki fizično ne obstajajo v končnem izdelku; uporabijo ali izrabijo pa se med proizvodnim postopkom.

3. Polizdelki. Izdelki so že bili enkrat ali večkrat predelani in jih kasneje še predelujemo ter fizično obstajajo v končnem izdelku.

4. Sestavni deli. So izdelki, ki se ne bodo več fizično spreminjali, temveč bodo postali del sistema, s katerim so v funkcionalnem razmerju, tako da se združijo z drugimi sestavnimi deli. Vdelani so v končni izdelek.

5. Končni izdelki. So izdelki, ki jih nabavijo zato, da jih prodajo z zanemarljivo dodano vrednostjo, skupaj z drugimi končnimi izdelki in/ali sestavnimi deli ali brez njih.

6. Investicijska (osnovna) sredstva. Teh ne porabimo takoj, ampak se njihova nabavna vrednost sčasoma amortizira. Investicijska sredstva so lahko stroji v proizvodnji kot tudi računalniki in zgradbe.

7. Material za vzdrževanje, popravila in splošno porabo. Ti izdelki, ki jih včasih imenujejo posredni ali splošni material oziroma porabniške dobrine, so materiali potrebni za splošno delovanje podjetja in še posebej njegovih pomožnih dejavnosti. Pogosto so nabavljeni iz zalog.

8. Storitve. Storitve so dejavnosti, ki jih na podlagi pogodbe naročajo zunaj podjetja, opravljajo pa jih dobavitelji, izvajalci, projektantska podjetja.

V nabavnem procesu nastajajo nabavni stroški (stroški naročanja) in so povezani z nastajanjem, evidenco in spremljanjem naročil. So funkcija števila naročil oziroma dobav v določenem časovnem obdobju. Stroški naročanja obsegajo (Završnik 2001, 69):

− predhodne stroške (definiranje potreb, iskanje dobaviteljev, izbira dobaviteljev, obiski dobaviteljev, pogajanja, telefonski pogovori z dobaviteljem, čas uporabe računalnika, telefaks, pisalne potrebščine in obrazci za nabavo, poštnina za nabavo materiala ipd.),

− stroške dobave blaga (stroški prevoza in dostave, pošiljanje, stroški carine, zavarovanja,…),

14

− stroške prevzema (prevzem materiala, vhodna kontrola količin in kakovosti, potrjevanje in plačilo računov,…).

V praksi je težko dobiti kaj več kot približno oceno stroškov naročanja, ker se le ti spreminjajo s kompleksnostjo naročila in s statusom zaposlenega osebja, glede na to ali je priprava naročil ročna ali računalniška, s ponovnimi naročili, ki stanejo manj kot prva naročila (prav tam, 69). 3.1 Faze nabavnega procesa

3.1.1 Ugotovitev, definiranje in opis potrebe

Završnik (2001, 43) pravi, da se nabavni postopek začne, ko nekdo v podjetju prepozna problem ali potrebo, ki jo je moč zadovoljiti z nakupom izdelka ali storitve. Prepoznavanje potrebe je posledica notranjih ali zunanjih vzrokov. Med notranjimi vzroki so najpogostejši naslednji:

− podjetje se odloči za razvoj novega izdelka, za katerega izdelavo potrebuje novo opremo in materiale,

− stroj se pokvari in ga je potrebno nadomestiti z novim ali zamenjati pokvarjene sestavne dele,

− izkaže se, da kupljeni material ne zadovoljuje zahtev, zato podjetje išče novega dobavitelja,

− nabavni vodja sluti, da bi lahko dosegel nižjo ceno ali boljšo kakovost. Od zunaj lahko dobi kupec zamisel na poslovnem sejmu, vidi oglas ali dobi ponudbo prodajnega zastopnika, ki mu ponuja boljši izdelek ali nižjo ceno. Podjetja lahko spodbudijo zaznavanje potreb s pomočjo oglasov, s predstavitvami in tako naprej. Kaltnekar (1985, 206) pa dodaja, da podjetja nabavljajo v glavnem iz dveh razlogov, in sicer želijo s tem:

− neposredno zadovoljiti zahteve porabnikov materiala, predvsem še proizvodnjo in − dopolniti zalogo v skladišču ( in s tem seveda posredno spet oskrbovati porabnike).

Izdelavni material zahteva proizvodnja, pomožni material in gorivo zahteva skladišče, trgovsko blago pa prodaja. Če vodi podjetje zalogo po metodi točke naročanja, se najava potrebe avtomatično sproži, ko se količina materiala v zalogi zmanjša na signalno (varnostno) zalogo (Potočnik 2000, 83). 3.1.2 Interno naročilo, pregled internega naročila ter izdelava specifikacije

Gre za pripravo pisnega poročila o potrebi določene vrte materiala, ki ga sestavi uporabnik-naročnik v podjetju. Je interni dokument, za razliko od naročila nabave, ki je eksterni dokument (Završnik 2001, 44). Interno naročilo mora vsebovati naslednje informacije (prav tam, 44):

− datum ( za primer spora), − številko naročila (identifikacijo),

15

− naziv oddelka, ki naroča, − konto (za bremepis oziroma obremenitev), − natančen opis želenega materiala in količine, − datum potrebe materiala, − posebna navodila za prevoz, − podpis pooblaščene osebe, ki naroča.

Vsako interno naročilo mora vodja nabave skrbno pregledati. Njegova osnovna dolžnost je, da izraženo potrebo po materialu postavi pod vprašaj, če obstaja alternativni material za zadovoljitev te potrebe. Ugotoviti mora, ali je podpisnik internega naročila pooblaščen za naročilo in ali so finančna sredstva zagotovljena. Preveriti mora, ali naročeni material že obstaja v podjetju na zalogi in če ima nabavni oddelek zadostno svobodo pri izbiri najboljšega dobavitelja. Skrb mora posvečati kontroli upravičenosti in ekonomičnosti količin ter dobavnega časa (Završnik 2001, 45). Specifikacija je podroben opis materiala, polizdelkov in sestavnih delov, ki so potrebni za proizvodnjo nekega izdelka. Je natančni opis sestave (strukture), lastnosti in izvedbenih značilnosti za proizvodnjo potrebnega materiala (ibidem, 45). Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov, ki jih bomo nabavili, in vključuje več stopenj. Prva je sestavljanje funkcionalne specifikacije, v kateri so opisane funkcije, ki jih mora material imeti za uporabnika. Temu sledi razvoj podrobne tehnične specifikacije z opisanimi tehničnimi značilnostmi materiala. Zadnja stopnja pa je opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje. Slednja opisuje način dostave materiala, okoliščine, v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema, ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998, 73). Nabavni referenti, kljub pozitivnim izjemam, le deloma sodelujejo v fazi določanja materialnih specifikacij. Te pogosto enostransko opredeli notranji porabnik, kar pomeni, da so pogosto prirejene določenemu (potrjenemu) dobavitelju. Raba določene specifikacije, prilagojene blagovni znamki ali dobavitelju, zelo omejuje komercialno svobodo nabavnega referenta (kar zadeva pogajanja z dobaviteljem, ki se večinoma še predobro zaveda, da je njegov material že izbran) (prav tam, 54). Nekatera proizvodna podjetja so uvedla tako imenovane postopke potrditve. Preden specifikacijo pošljejo dobavitelju, jo mora potrditi nabavni oddelek ali dobavitelj. To naj bi preprečilo nesporazume na naslednjih stopnjah nabavnega procesa. Izkušnje dokazujejo, da lahko s tako potrditvijo prihranimo precej časa (Potočnik 2000, 83). Nabavni referent mora poskrbeti, da dobavitelj dobavi material s specifikacijami, ki mu jih je poslal nazadnje. Najbolje je, če dobavitelji potrdijo vsako dogovorjeno spremembo, po možnosti pisno (ibidem, 84). 3.1.3 Raziskava in izbira dobaviteljev

Mnogi navajajo kot prvo stopnjo oziroma nalogo nabavnega procesa prav raziskavo dobaviteljev in nabavnega trga na splošno. Le-to res daje osnovne podatke o možnostih, ki jih nudi trg, in s tem tudi temelj za planiranje ter izvajanje konkretnih akcij. Na drugi strani pa je tudi raziskava trga in dobaviteljev usmerjena s potrebami podjetja, saj največkrat

16

nabava ne more diktirati, kaj bo podjetje proizvajalo oziroma prodajalo (v trgovini), ampak mora najti na trgu izdelke in storitve v takšni količini in kvaliteti, kot proizvodnja oziroma prodaja to zahteva. Zato je najbrž utemeljeno, da to nalogo uvrščamo na to mesto (Završnik 2001, 46). Raziskavo nabavnega trga Završnik (2004, 15) opredeljuje kot: »Sistematično zbiranje, razvrščanje in proučevanje podatkov, nanašajočih se na vse dejavnike, ki vplivajo na nabavo materiala in storitev za zadovoljitev sedanjih in prihodnjih potreb podjetja, in sicer tako, da pripomorejo k optimalnemu donosu.« V okviru raziskave nabavnega trga1 ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo; na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje, ki ustrezajo cenovnim, kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialom (Završnik 2001, 46). Proučevanje nabavnih virov se nanaša na število in lokacijo dobaviteljev, količino in kakovost materiala ki ga proizvajajo, na ceno, roke dobave, tehnične zmogljivosti, storitve vzdrževanja in ostale storitve, finančne ugodnosti ter dosedanje izkušnje v poslovanju z vsakim dobaviteljem. To je pomembno zaradi oblikovanja nabavne politike do dobaviteljev, zlasti glede na to, kako so dobavitelji locirani na trgu (njihova pomembnost – monopolni ali konkurenčni tržni položaj). Dobro poznavanje obstoječih in možnih novih dobaviteljev materiala je podlaga za pripravo uspešne nabavno-tržne akcije, pa tudi za uspešno proizvodnjo in prodajo izdelkov kupcem. Za trgovska podjetja je koristno, da proučijo, ali dobavitelji prodajajo izdelke z blagovno znamko, ali so izdelki uveljavljeni na trgu, ali gre za nove ali že zastarele izdelke, s kakšno reklamo in drugimi oblikami pospeševanja prodaje spremlja proizvajalec svoje izdelke ipd. (Završnik 2004, 33). Pri določanju najustreznejših dobaviteljev si podjetje, ki nabavlja, pomaga s poslovnimi imeniki, z računalniškimi podatki, s priporočili organizacij, s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah. Dobavitelj mora zagotoviti, da je naveden v poglavitnih imenikih, izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču. Dobavitelji, ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu, bodo zavrnjeni (Završnik 2001, 46). Nato sledi faza izbire. Z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega. Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja. Zahtevati, oziroma prositi za ponudbo, pomeni povpraševati po določenem predmetu nabave. To sporočilo se imenuje povpraševanje2 in ga praviloma pošljejo najmanj trem in največ deset do dvanajstim dobaviteljem (prav tam, 47). Iskanje ponudb je nujno, če proizvodne in trgovske organizacije niso tesneje poslovno povezane oziroma pri uvajanju novih proizvodov.

1 Raziskovanje nabavnega trga obsega (Deželak 1978, 144): raziskovanje virov nabave (dobaviteljev), značilnosti trga, nabavnih cen, nabavnih poti in raziskovanje izdelka oziroma blaga. 2 Mora vsebovati specifikacijo in ekonomske pogoje: naziv oziroma vrsto materiala, količine (celotna količina, delne dobave), površinsko obdelavo, vrsto želene obdelave in predelave, risbo (načrt ali opis), pričakovano garancijo in servis, navodila za embalažo, transportno klavzulo, način plačila, pošiljanja (kraj izpolnitve pogodbe), osnovno ceno, rabate, skonte in bonuse, dobavni rok (Završnik 2001, 47-48).

17

Ponudbe so lahko splošne ali specialne, vsebovati morajo bistvene elemente bodočega sporazuma o nabavi (cena, kakovost, rok dobave), poleg tega pa tudi opcijo kako dolgo je posamezna ponudba veljavna (Potočnik 1988, 111). Vse ponudbe, ki jih je nabavna služba dobi, mora urediti in ugotoviti, ali vsebujejo vse zahtevane podatke. Takšno primerjanje se nanaša na količino in kakovost materiala, enoto mere, ceno na enoto, skupno vrednost, popuste, pogoje in stroške dostave, rok dostave, način in rok plačila (Potočnik 2000, 85). Izbor dobaviteljev je torej zelo pomembna naloga in je od nje v največji meri odvisna uspešnost nabavnega poslovanja. Naloga je tudi zelo zahtevna, saj morajo pri tem proučiti mnogo dejstev, zbrati in preračunati mnogo podatkov, upoštevati pa tudi mnogo subjektivnih dejstev. Odločilno vlogo pri izbiri dobaviteljev tako še vedno igra človek in ne računalnik. Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2001, 47):

− kakovost materiala (tudi enakomerna kakovost), − cena (ugodna nabavna cena, nizki enkratni stroški, ugodni posebni dogovori o

rabatih), − izpolnjevanje nabavnih rokov (kratki dobavni roki, lokacija), − redne dobave dogovorjenih količin, dobavni in plačilni pogoji, − proizvodne zmogljivosti, − zaloge dobavitelja, − servis, − image, − finančna moč, − kulanca (poslovna uslužnost pri reklamacijah), − fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin, − možnost recipročnih poslov, − trajna poslovna povezava.

Pri dokončni izbiri najugodnejšega dobavitelja mora kupec pri ožjem krogu potencialnih dobaviteljev opraviti podroben pregled finančnega stanja dobavitelja, pridobiti podrobne informacije o dobavitelju na osnovi anketiranja (pisno ali ustno anketiranje) in obiska samega dobavitelja (Završnik 2004, 76). Če podjetje ne preveri (bančnih) referenc, lahko doživi zelo neprijetna presenečenja, kot so nepričakovan stečaj, nezmožnost izpolnitve zahtev glede kakovosti, nepripravljenost izpolniti garancijske obveznosti itd. Lahko se izkaže, da je dobavitelj, zato da bi sklenil pogodbo, obljubil dobavne roke, ki jih ne more izpolniti (Van Weele 1998, 54-55). Pri izbiri dobaviteljev je pomembno tudi število izbranih partnerjev za vsak material. Tudi to je odvisno od ponujenih pogojev. Zelo rada se podjetja navežejo na stalne dobavitelje. To ima mnoge prednosti, saj tako partnerja začutita medsebojno odvisnost in se tako oblikujejo neki neformalni dohodkovni odnosi: partnerja sta pripravljena drug drugemu pomagati v težavah. Seveda pa prevelika navezanost lahko tudi škoduje, saj izloči konkurenco drugih potencialnih dobaviteljev. Zato je najbolje stalno proučevati tržišče,

18

iskati tudi nove ponudbe, se pa držati stalnih dobaviteljev, dokler njihovi pogoji niso bistveno slabši od drugih (Kaltnekar 1985, 219). Manjše število dobaviteljev ima svoje prednosti predvsem pri ugodnejših nabavnih cenah in pri drugih možnostih nabave zaradi večjih nabavnih količin. Vendar pa tu obstaja določen riziko, če kateri od dobaviteljev ne izpolnjuje zahtev kupca (Deželak 1978, 150). 3.1.4 Naročilo, sklenitev pogodbe in spremljanje naročila

Izbiri najboljšega dobavitelja (ali več dobaviteljev) sledi naročilo. Naročanje je konkretna nabavna akcija, ki pomeni neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in predstavlja tudi ustvarjanje dejanske pravne obveznosti. Čimbolj precizno naročilo zajema vse pogoje, tem manjša je verjetnost poznejših sporov. Naročilo je dokument oziroma sestavni del pogodbe (Završnik 2001, 48). Naročilnica je pisni dokument, ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja. V bistvu je tudi naročilnica pravni akt in ima enako veljavo kot pogodba. Seveda pa zavezuje samo kupca, saj dobavitelj njenih določb ne potrjuje (Kaltnekar 1985, 219). Število obrazcev naročil (ponavadi od sedem do devet), kot tudi sami obrazci se od podjetja do podjetja razlikujejo. Ni standardnega obrazca, vendar mora vsako naročilo vsebovati:

− tekočo številko naročila, − datum, − ime in naslov dobavitelja, − količino in opis naročenih postavk, − datum dobave, − navodila za prevoz, − ceno in dobavne pogoje, − plačilne pogoje in − posebne določbe.

Pravna podlaga nabave je kupna pogodba, ki nastane na podlagi soglasja obeh partnerjev. Kupec izrazi svojo voljo v naročilu, prodajalec v sprejemu naročila. Pogodba je sklenjena, ko dobavitelj pošlje naročniku pisno potrditev naročila, ki pa ne sme odstopati od samega naročila (Završnik 2001, 49). S spremljanjem naročila razumemo:

− kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom, − zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku.

Pri spremljanju pogodbe moramo biti pozorni na zagotavljanje izpolnitve dobavnega roka in na kontrolo izpolnjevanja dobavnega roka. Glavna naloga zagotovitve izpolnitve pogodbe je, da dobavitelja spomnimo na brezpogojno izpolnitev le-te. Gre za rutinsko spremljanje naročila oziroma pogodbe, ki obsega občasno kontrolo, kako daleč je dobavitelj s proizvodnjo naročene količine in ustrezne kakovosti in ali ima probleme, ki utegnejo povzročiti zamudo. To nalogo opravimo po telefonu, z računalniško povezavo, po telefaksu ali z obiskom pri dobavitelju. Namen spremljanja naročila oziroma pogodbe je,

19

da preprečimo motnje v proizvodnji, dodatne stroške zaradi spremembe proizvodnje, nezmožnost izvršitve dobav kupcem, pogodbene kazni in poslabšanje image-a. Tudi predčasne oziroma prezgodnje dobave so lahko moteče (stroški vezave kapitala, skladiščni stroški) (ibidem, 50). 3.1.5 Prevzem in pregled materiala

Prevzem materiala poteka v skladišču dobavitelja ali v skladišču kupca. Ob prevzemu materiala mora kupec kontrolirati količino, kakovost, rok dobave in ostale prodajne pogoje (kot na primer način dostave, izbiro prevoznega sredstva, zavarovanje, embalažo itd.) (Potočnik 2000, 91). Če se s kontrolo ugotovi razlika med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja, mora prevzemna služba ali skladiščnik sestaviti komisijski zapisnik o kontroli materiala. Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako, da je iz njega razvidno, za kakšno napako pri dobavi gre, kdo in na kakšen način je ugotovil napako. Dobavitelj ima vedno pravico dati vzorec dobavljenega materiala v »super analizo« pooblaščeni organizaciji za kontrolo kakovosti. Za zamujeni rok dobave in neizpolnjene druge dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika, ampak takoj ugovarja neposredno pri dobavitelju (prav tam, 92). Na osnovi zapisnika o pomanjkljivostih pri dobavi sprožimo reklamacijski postopek. Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak, ki so nastale v poslovnem razmerju med dobaviteljem in kupcem (Završnik 2001, 51). 3.1.6 Likvidacija računa, evidenca in arhiviranje

Naloga likvidacije in kontrole računa je, da prejete račune dobaviteljev za dobavljene materiale pregleda v smislu računske in predmetne točnosti. Podlaga za kontrolo je kupna pogodba in izpolnitev naročila s strani dobavitelja. Kontrola je osredotočena na ugotavljanje izpolnitve pogodbenih določil. To storimo tako, da primerjamo račun in

− določila v kupni pogodbi ali v potrditvi naročila, − prevzemnico ter poročilo o kontroli kakovosti prejetega materiala.

Račun mora biti izstavljen v dveh izvodih, likvidacijo oziroma kontrolo po opravimo takoj po njegovem prejemu (Završnik 2001, 51-52). Evidenca pomeni zbiranje in shranjevanje določenih informacij. Podatki v različnih evidencah nabavi olajšajo odločitve pri postavljanju nabavne politike, raziskovanju tržišča, planiranju nabavnega poslovanja in tekočem izvrševanju nabavnih nalog. Zelo težko je ugotoviti, katere in kakšne evidence bi bilo smiselno voditi. Število in obseg evidenc sta odvisna od specifičnosti nabavljanja v posamezni organizaciji (Kaltnekar 1985, 223). Najpomembnejše nabavne evidence so (Potočnik 2000, 95):

− evidenca količin in materiala, − evidenca cen materiala, − evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti),

20

− evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih, − evidenca reklamacij ipd.

Oblike evidence so dnevnik, kartoteka, kopija naročila v registru (Završnik 2001, 52). 3.2 Nabavni proces in nabavni položaj

Skozi vse navedene stopnje nabavnega procesa gremo zelo redko. To se zgodi le v prvem nakupu izdelka ali storitve. V praksi pa večino nakupov pomenijo bolj ali manj takojšnji ponovni nakupi. Na splošno razlikujemo med tremi nabavnimi položaji (Van Weele 1998, 52-53; povz. po Robinson in drugi 1967):

1. Prvi nakup. V tem primeru gre za podjetje, ki se odloči kupiti povsem nov material pri neznanem dobavitelju. Za tovrstne posle je značilna velika negotovost in precejšnje tveganje, saj je treba sestaviti tudi specifikacijo materiala. Za odločanje je značilno reševanje številnih problemov, zato postane zamudno, na to pa bodo vplivale različne dejavnosti, razporejene na različnih ravneh v podjetju.

2. Prilagojen ponovni nakup. Podjetje želi nabaviti nov material pri znanem dobavitelju ali material, ki ga že uporablja, pri novem dobavitelju, ponavadi zaradi nezadovoljstva s sedanjim dobaviteljem ali pojava nadomestkov za trenutne materiale na trgu. Pri nabavnem položaju je manj negotovosti kot pri prvem nakupu, ker so ustrezna merila za nabavo ali pogajanja že bolj ali manj znana. Nabavni proces je osredotočen predvsem na zadnje štiri stopnje modela. Za odločanje je značilno delno reševanje problemov.

3. Takojšen ponovni nakup. To je najpogostejši položaj in pomeni nakup materiala pri znanem dobavitelju. Negotovost glede izida posla je majhna, ker so pogodbeni plačilni ter dobavni pogoji znani in se kupec o njih z dobaviteljem občasno ponovno dogovori. Pri redni ponavljajoči se dobavi enakega materiala se uporabljajo bianko naročilnice ali letne pogodbe, ki urejajo osnovne plačilne in dobavne pogoje. Ponavadi neposredno naročajo notranji porabniki. To pripomore k hitrejšemu in gospodarnejšemu poslovanju (za kupca in dobavitelja). V tem primeru nabavni proces obsega le zadnje tri stopnje modela.

21

4 ISKANJE DOBAVITELJEV

4.1 Pomen iskanja dobaviteljev

Organizacije ne le prodajajo, ampak tudi kupujejo. Kupujejo blago in storitve z namenom, da jih bodo uporabile pri izdelavi drugih izdelkov ali storitev, ki jih nato prodajajo, dajejo v najem ali dobavljajo naprej. Zato sta izjemnega pomena ustrezna kakovost in cena materialne preskrbe, ki sta v veliki meri odvisna od pravilne izbire in presoje dobaviteljev (Završnik 2004, 53). Izbira dobaviteljev pomeni najpomembnejšo fazo nabavnega procesa in je hkrati osnovna naloga nabavnega managementa, od katerega je zlasti odvisna uspešnost nabavnega poslovanja. Pogoj za pravilno izbiro sta dobra raziskava potencialnih dobaviteljev in predvsem pravilen postopek izbire (prav tam, 54). Iskanje dobaviteljev na tržišču v okviru nabavnega procesa pomeni neke vrste ponovno raziskavo tržišča in ugotavljanje njegovih potencialnih možnosti. Seveda pa je ta raziskava že mnogo konkretnejša. Bolj natančno so nam poznane naše lastne potrebe in želje (Kaltnekar 1985, 218). 4.2 Razlogi za iskanje dobaviteljev

Potreba po iskanju in izbiranju (selekciji) novega dobavitelja se lahko pojavi iz različnih razlogov. Najpogostejši so (Završnik 2004, 55):

− dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrine, − cene vhodnih materialov se nenormalno povečajo, − kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo raven, − dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupca ( zastarela tehnologija), − podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek, kar lahko zahteva nabavo dodatnih

dobrin, ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju.

Na obseg iskanja bodo vplivali naslednji dejavniki (prav tam, 55):

− stopnja zadovoljstva z dobavitelji, − spremembe v zahtevah končnega potrošnika, − možnost finančnih prihrankov, − tehnološke izboljšave v proizvajalnih procesih, − izboljšane storitvene ugodnosti alternativnih dobaviteljev, − spremembe v izdelčnih zahtevah, vključno s potrebo po novi opremi.

Obseg iskanja bo manjši pri nabavi nizkih stroškovnih postavk, standardnih komponent in tistih postavk, ki jih lahko dobavi le nekaj dobaviteljev. V situacijah nove nabave pa bo iskanje obsežnejše (ibidem, 55). Vendar ni nujno, da bi moralo podjetje za vsako nabavo materiala poiskati dobavitelja, ampak naroči na podlagi katalogov oziroma specifikacij material, ki ustreza proizvodnji.

22

Zlasti za nujna naročila podjetje redko išče ponudbe, prav tako pa tudi ne, če je dobavitelj monopolist (Potočnik 2000, 84). 4.3 Viri informacij za iskanje dobaviteljev

Podjetja se trudijo izbrati najprimernejšega dobavitelja in si pri tem pomagajo s pregledovanjem razne dokumentacije, računalniških baz podatkov, oglasov v strokovnih revijah, s telefonskimi pogovori odgovornih v drugih podjetjih ipd. Naloga dobavitelja je, da razvije dober promocijski program, zgradi dober image o sebi in se dobro pozicionira na trg. Dobavitelji, ki tega niso sposobni, bodo zavrnjeni že na začetku (Kotler 1994, 217). Pri iskanju primernih informacij moramo upoštevati naslednje dejavnike (Završnik 2004, 57-58):

− najpomembnejše je najti vire informacij, ki so objektivni in zanesljivi. Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material, ki ga ima na razpolago, glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala,

− pri izbiri virov informacij je potrebno upoštevati načelo, da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji od koristi, ki iz tega sledijo. Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij, ki jih ponuja raziskovanje na terenu, bomo v nabavi uporabili predvsem takrat, ko gre za pomembne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo,

− poleg tega bi morali viri informacij vsebovati čimbolj realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost. Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga (dobaviteljev) hitro zastarajo, mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano.

Ne zadostuje, da tržne podatke in podatke o dobaviteljih iz različnih virov samo navedemo. Zbrani material moramo tudi urediti, shraniti v arhiv in ga nato narediti dostopnega vsem raziskovalcem nabavnega oddelka. Shraniti je treba samo dokumentacijsko vredne informacije, zastarele ugotovitve izločiti in omogočiti, da aktualne informacije kontinuirano pritekajo v arhiv. Poleg tega je treba skrbeti za to, da zbiranje sledi po premišljenem in racionalnem vrstnem redu, tako da lahko informacije kadarkoli, ko jih potrebujemo, dobimo hitro in varno (Završnik 2004, 58-59). V nadaljevanju bomo po Završniku (2004, 59-66) predstavili najpomembnejše vire za iskanje in nadaljnjo izbiro dobaviteljev. Adresarji, seznami nabavnih virov in industrijski registri Izdajajo jih pretežno založbe, združenja, gospodarske in trgovinske zbornice. Pri tem gre praviloma za adresarje za določeno panogo, medtem ko se gospodarske in trgovinske zbornice s svojimi seznami nabavnih virov v splošnem nanašajo na posamezne regije ali države. Seznami nabavnih virov služijo v glavnem zgolj seznamu potencialnih dobaviteljev za določen izdelek in za ugotavljanje naslova ponudnika. Slabost teh seznamov je v tem, da

23

so pogosto zastareli in se ne moremo vedno zanesti na to, da so v njem zares zajeti vsi ponudniki. Thomas` Register of American Manufactors je eden tipičnih registrov3, ki jih poznajo v ZDA. V Evropi je zelo poznan register Kompass Publication. V Sloveniji imamo register iBON, ki vsebuje finančne podatke in analize nekaterih podatkov za skoraj vsa slovenska podjetja. Sejmi in razstave Na sejmih se predstavlja množica tujih in domačih razstavljavcev, zato je obiskovalcem dana možnost, da na enem mestu primerjajo iste ali podobne izdelke različnih ponudnikov. Kupec lahko na sejmu v mnogih primerih vidi, kako delujejo razstavljeni izdelki in lahko spozna področja njihove uporabe. Njihova prednost je tudi osebni stik in da so predstavljeni predvsem novi ali pa spremenjeni stari izdelki. Slabosti sejma, kot informacijskega vira pa so naslednje: poraba časa in časovna omejenost trajanja sejma, obstaja tudi nevarnost, da se kupec zaradi splošnih sejemskih težav ne more skoncentrirati na zbiranje vseh potrebnih informacij, relativno visoki stroški obiskov sejma, vtisi, pridobljeni na sejmih, morajo biti zelo natančno in realno preverjeni ter majhna podjetja si ne morejo privoščiti, da bi lahko razstavljala na sejmih zaradi prevelikih stroškov. Publikacije, ki jih izdajajo dobavitelji Sem štejemo predvsem kataloge dobaviteljev in cenovne liste, prospekte, poslovna poročila in interne časopise podjetij. Katalogi dobaviteljev vsebujejo podatke o celotnem proizvodnem in prodajnem programu nekega podjetja na področju standardnih proizvodov in dajejo praviloma tudi podatke o tehničnih podrobnostih ponujenih izdelkov ter cenah. Prospekti, ki jih pošiljajo dobavitelji, pa na splošno opozarjajo na določeni proizvod iz nabavnega programa ponudnika in pojasnjujejo njegovo možnost uporabe. Iz poslovnih poročil dobaviteljev se da videti bilančne podatke in poročila o dobičku in izgubi pa sklepati tudi o podatkih o razvoju proizvodnje in razvoju naročil, o asortimentu izdelkov, število sodelavcev ali o novem proizvodnem postopku. Interni časopisi dajejo informacije o novih proizvodnih postopkih in opremi, posredujejo s svojimi poročili znanje o izdelkih dobaviteljev in informirajo o trenutnem poslovnem položaju ali o raziskovalnih projektih. Baze podatkov4 CD-marketing je poslovna baza podatkov, po kateri iščemo in izločamo podjetja po različnih merilih. »Wer liefert was« (kdo kaj dobavlja) je mednarodna baza podatkov o dobaviteljih, kjer lahko dobimo želene podatke prek interneta ali na CD-ju. 3 Register splošno pomeni popis; tudi sistematičen, predvsem abecedni popis razdelkov v katalogih, enciklopedijah, poslovnih knjigah in beležnicah. Na področju informatike po ang. register pomeni del pomnilnika za prehodno shranjevanje z zelo kratkim dostopnim časom (VS Verlagshaus Stuttgart 1998, 3571). 4 Baza podatkov je urejena zbirka medsebojno povezanih podatkov, ki je shranjena na računalniškem nosilcu podatkov. Je načrtovana in zgrajena z nekim namenom (Jaklič 1999, 40).

24

Obstajajo še druge specializirane baze podatkov, dosegljive praviloma prek Interneta, pri katerih pa je za večino podatkov treba plačati določen znesek. Internet sam kot elektronski medij postaja vedno uporabnejše orodje za iskanje potencialnih dobaviteljev. Borzna in tržna poročila Borzna poročila vsebujejo informacije o dnevnem dogajanju na nacionalnih in mednarodnih blagovnih borzah in v borzah podobnih ustanovah. Zlasti zanimiva so za kupce surovin, saj opozarjajo na razvoj cen v efektivnih in trgovinskih poslih, poročajo o njihovem ozadju ter služijo kot informacijska osnova za načrtovanje nabave. Tržna poročila izdajajo večinoma banke, združenja, gospodarske in trgovinske zbornice, pa tudi instituti za tržne raziskave. Služijo pravilnemu presojanju o celotnem tržnem položaju in razvoju posameznih nalog. Strokovni časopisi in revije So smiselni vir informacij za raziskavo nabavnega trga šele tedaj, ko so v nabavnem oddelku redno, sistematično in natančno izkoriščeni. Pri tem gre za uporabo tako strokovnih člankov kot tudi oglasov dobaviteljev. Medtem ko strokovni članki vsebujejo sorazmerno aktualna poročila o tržni situaciji, napovedih za prihodnost, tehničnih razvojnih novostih ali o določenih proizvajalcih, zajemajo oglasi predvsem opozorila o proizvodnem programu posameznih dobaviteljev, o tehničnih podrobnostih ponujenih izdelkov ali o novih izdelkih. Ker je število domačih in tujih strokovnih časopisov zelo veliko, se morajo v nabavnem oddelku odločiti za izbor, ki se ravna po posebnih informacijskih potrebah raziskovanja nabavnega trga v nekem podjetju. Dnevni časopisi in službe informacij Poleg strokovnih časopisov poročajo o aktualnih dogodkih na nabavnih trgih tudi dnevni časopisi in poročila službe informacij. Poročila v časopisih segajo na skoraj vse predmete raziskovanja nabavnega trga. Je pa vsekakor relativno zamudno izmed tako številnih poročil in objav izbrati tista, ki so primerna za raziskovanje potencialnih dobaviteljev. Poročajo o aktualnih dogodkih na nabavnih trgih poleg strokovnih časopisov in revij. Poročila segajo na skoraj vse predmete raziskovanja nabavnega trga. Tako kot pri strokovnih časopisih in revijah je zamudno izmed tako številnih poročil in objav izbrati tista, ki so primerna za raziskovanje potencialnih dobaviteljev. Poslovni časopisi Oglasi v teh časopisih so pogosto prvi stik kupca z dobaviteljem. V specializiranih poslovnih časopisih pogosto najdemo še več informacij o posameznem dobavitelju kot v klasičnih. V Sloveniji imamo finančni časnik Finance, ki ga prebira velika večina vodstvenih delavcev v podjetjih. Na osnovi teh informacij lahko dobijo v podjetju prvi pregled nad poslovanjem drugih podjetij, ki so zanje morda zanimiva.

25

Rumene strani Tukaj mislimo predvsem na strani telefonskih imenikov, kjer lahko najdemo informacije o dobaviteljih, čeprav te vsebujejo le naslov in telefonsko številko (kar pa je včasih že dovolj za začetek raziskovanja).

Statistične publikacije Za nabavno področje so pomembni predvsem statistični podatki o strukturi cen in stroškov ter tudi statistični pregledi o strukturi in razvoju posameznih nabavnih trgov. Izdajajo jih uradne službe ali gospodarska združenja, ki v raziskovanju nabavnega trga ne igrajo tako pomembne vloge kot v raziskovanju prodajnega trga. Viri v podjetju Tudi zaposleni v različnih oddelkih lahko pomagajo nabavi z informacijami o potencialnih dobaviteljih. Poznavanje v veliki meri izhaja iz izkušenj, ki so jih v preteklosti dobili z določenimi ponudniki in je sestavljeno predvsem iz statističnih zapisov o časovnem trajanju in obsegu poslovnih odnosov s posameznimi dobavitelji, kontrole vstopa blaga, kontrole kakovosti, kontrole računov ali kontrole zalog. Iz tega sledi, da lahko dobi raziskovalec nabavnega trga dragocene napotke za svoje dnevno delo tudi iz razgovorov s sodelavci v podjetju. Pomembna, vendar praviloma manj uporabljena, vira informacij znotraj lastnega podjetja sta tudi prodajni oddelek in raziskava prodajnega trga. Tako daje prodajni oddelek določena sporočila o tistih potencialnih dobaviteljih, ki na strani prodaje nastopajo kot odjemalci. Prodajno osebje je odličen vir informacij o dobaviteljih. Poleg poznavanja značilnosti lastnih izdelkov zelo dobro pozna tudi podobne in konkurenčne izdelke ter njihove proizvajalce. Informacije od posrednikov Tudi stiki s posredniki lahko dajo kupcem dosti informacij. Posredniki lahko dajo boljša sporočila, če so dobro poučeni o potrebah odjemalcev po informacijah. Te informacije s pomočjo posrednika se nanašajo predvsem na podjetje, ki ga zastopa, in na njegove izdelke. Pri tem viru informacij obstaja vsekakor tudi nevarnost, da dober ali slab vtis, ki ga dobimo od posrednika, podzavestno preide na presojo o podjetju tega posrednika. Izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjih Kot dragocen vir tržnih informacij se je izkazala tudi izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke drugih podjetij. Na ta način skušajo znanje o nabavnem trgu in dobaviteljih, ki je na voljo v drugih podjetjih, uporabiti v lastnem podjetju. Temeljni pogoj za sodelovanje na tem področju, ki bo obrodilo sadove, je vsekakor obstoj zaupanja med udeleženci in vzajemnost izmenjave informacij. Praviloma se tovrstno sodelovanje lahko realizira le med tistimi konkurenti na strani povpraševanja, ki se ne pojavljajo kot tekmeci na prodajnem trgu. Sodelovanje z drugimi organizacijami na področju raziskovanja nabavnega trga lahko udeležencem prihrani dosti dela, zato naj bi ga kupci aktivno podpirali.

Objave inštitutov za konjunkturne raziskave Pri proučevanju konjunkturnega položaja in pričakovanem razvoju na nabavnih trgih se raziskovanje nabavnega trga dolgoročno opira na objave inštitutov za konjunkturne raziskave. Ker se kupec posebej zanima za konjunkturo v določeni panogi, pridejo kot vir informacij za raziskovanje nabavnega trga v poštev predvsem tisti inštituti, ki opravljajo raziskave posebej za posamezne gospodarske veje ali panoge. V zvezi s tem je treba

26

posebej opozoriti na konjunkturni test in sliko, ki izdaja IFO - Inštitut za gospodarsko raziskovanje v Münchnu. Sporočila bank, zbornic in vladnih ustanov Informacije, ki jih ponujajo te institucije, obsegajo predvsem finančni in premoženjski položaj podjetja, njegov položaj na trgu in njegove poslovne zveze. Konzulati, veleposlaništva in tuje trgovinske zbornice pa imajo kot vir informacij veliko vlogo pri poizvedovanju o tujih nabavnih trgih. Inštituti za tržne raziskave Vključevanje tovrstnih inštitutov v obseg raziskovanja nabavnega trga ni običajno, saj so inštituti za tržno raziskovanje pri svojem delu naravnani predvsem na trge porabniških dobrin. Poleg tega, izvedba raziskav nabavnega trga predvideva tehnično znanje in znanje podjetniških danosti in pogosto je nabavni trg za določen izdelek sestavljen iz relativno majhnega, preglednega kroga ponudnikov, tako da se vključevanje inštituta za tržne raziskave ne zdi nujno. Register nabavnih informacij o dobaviteljih Nabavni oddelek bi naj vse informacije o sedanjih in preteklih dobaviteljih shranjeval v poseben register. Ta naj bi vseboval ime dobavitelja, seznam vseh nabavnih dobrin, dostopnih pri določenem dobavitelju, zgodovino dobav posameznega dobavitelja, dobaviteljevo kakovost, informacije, zakaj je dobavitelj zaželen, splošne informacije o podjetju in managementu dobavitelja.

Takšen register je potreben, ker se mnoge nabavne operacije ponavljajo. Nabavni management je slab, če mora nabavni oddelek vsakič iskati informacije, ki jih je že imel, toda izgubil. Katalog dobaviteljev Ponavadi se organizirajo po abecednem vrstnem redu. Uporabljajo se takrat, ko v podjetju želijo ugotoviti, kateri dobavitelj proizvaja določen material, ki ga potrebujejo. Večja podjetja imajo zaposlenega posebnega skrbnika, ki ureja katalog, kajti brez prave ureditve je katalog dobaviteljev brez pomena. Katalog ponudb Ta katalog oblikujejo podjetja na podlagi raznih ponudb, ki jih prejmejo. Nekateri nabavni oddelki pa celo prosijo različne dobavitelje, da jim pošljejo osnovne informacije o sebi in o izdelkih, ki jih shranijo v katalog ponudb. Vsi ti registri in katalogi so danes v večini podjetij v elektronski obliki, da jih je relativno enostavno pregledovati, dopolnjevati in shranjevati. Obstajajo posebni računalniški programi, ki omogočajo uporabnikom celo vrsto rešitev pri oblikovanju katalogov dobaviteljev in ponudb po različnih kriterijih.

27

4.4 Iskanje dobaviteljev investicijske opreme

Glede na velikost podjetja in usposobljenost domačih kadrov se vodenje investicijskih projektov in nabave investicijske opreme lahko zaupa domačim strokovnjakom podjetja v celoti, projekt lahko vodi zunanja organizacija, ki jo podjetje pooblasti, ali pa se organizira projektni tim strokovnjakov, sestavljen iz domačih in tujih strokovnjakov. V vsakem izmed organizacijskih primerov vodenja investicijskega projekta mora podjetje zagotoviti stalen pregled in nadzor nad potekom del skozi vse faze projekta. Iskanje in izbor dobaviteljev investicijske opreme lahko podjetje zaupa članom projektnega tima, ki ga sestavljajo (Završnik 2004, 85):

− vodja investicijskega projekta, − strokovnjak področja, za katerega se oprema nabavlja, − vodja nabave, − bodoči uporabnik opreme in − analitik, ki podatke zbere, uredi in prikaže.

Glede na velikost investicijskega projekta in zahtevnost nabavljanja investicijske opreme lahko pri iskanju in izboru dobaviteljev sodelujejo tudi člani vodstva podjetja, strokovnjaki iz razvoja, strokovnjaki iz prodaje in drugi, ki bi lahko s svojim znanjem in izkušnjami pripomogli k optimalni izbiri dobavitelja (ibidem, 85). Naročnik investicijske opreme skuša pridobiti potrebne informacije o dobaviteljih (Završnik 2004, 90-91):

− z obiski predlaganega tujega dobavitelja, − iz priporočil, ki jih je priskrbel tuji dobavitelj sam, − iz imenikov, ko sta Kompass in Wer liefert was, − iz trgovinskega časopisja, − od uvoznikov, − pri poslovnih atašejih in v vladnih oddelkih tujih držav, − na letališčih in pri prevoznih podjetjih, − v bankah, oglaševalskih agencijah in računovodskih podjetjih, − pri poslovnih virih, − v trgovinskih zbornicah in združenjih, − na sejmih.

4.5 Iskanje dobaviteljev v tujini5

Podjetje mora proučiti priložnosti in nevarnosti okolja v tujini. Vodjo nabave pogosto ovirata pomanjkanje nadzora in pomanjkanje dobrega poznavanja stanja v tujem okolju. Verjetno so kulturne razlike med kupcem in prodajalcem največja ovira pri doseganju obojestranskega zadovoljstva pri sklepanju poslov v mednarodni preskrbi. Kar je etično v eni kulturi, je lahko drugje popolnoma neetično. 5 Povzeto po: Završnik (2004, 80-82).

28

Razlogi za iskanje dobavnih virov v tujini so: − nedosegljivost blaga na domačem trgu, − nezadostna zmogljivost domačega trga za zadovoljitev povpraševanja, − »zavarovalni« razlogi, na primer podjetje kupuje v tujini, da si zagotovi stalnost

zalog, ki bi jo lahko ogrozili pomanjkanje ali stavke, − konkurenčnost virov nabave v tujini, na primer nižje cene, boljša dostava, boljša

kakovost, − recipročno trgovanje, predvsem zaradi vladnih pritiskov.

Kupec bi moral iskati nabavne vire v tujini samo:

− kadar ostanejo prihranki zaradi nabavljanja v tujini privlačni kljub izdatnemu zmanjšanju cen na domačem trgu,

− kadar so izčrpane vse možnosti za dodatne zmogljivosti domačih dobaviteljev, − kadar zahtevane kakovosti ni na razpolago na domačem trgu, − kadar so ocenjene/izračunane omejitve tako domačih kot tudi tujih nabavnih virov

za zagotavljanje enakomerne in zanesljive dobave. Zaradi kompleksnosti nabave v tujini mora kupec pridobiti posebno znanje:

− o državi, iz katere ima namen nabavljati, na primer o ekonomskih in političnih razmerah,

− o dobavitelju, od katerega namerava nabavljati, na primer o njegovih zmogljivostih, finančnem položaju, ugledu in zanesljivosti,

− o pravnih in poslovnih postopkih, ki jih vključuje nabavljanje v tujini, na primer naročanju, prevozu in plačilu.

29

5 INTERNET KOT SREDSTVO ZA ISKANJE PODATKOV

5.1 Opredelitev Interneta

Internet pomembno usmerja prehod prostorskih skupnosti h globalni omrežni skupnosti. Prostorske razdalje izginjajo, podjetja, predstavljena na Internetu, pa postajajo vseprisotna. Uporabniki Interneta so globalno povezani; vsak je vsakemu zlahka dosegljiv, povezuje pa jih tudi uporaba številnih skupnih spletnih točk (Vehovar in drugi 1998, 160). Internet je povezava velikega števila računalniških omrežij v nepregledno svetovno omrežje. Kljub temu pa ne gre le za skupino med seboj povezanih računalnikov, ampak za nov način življenja. V Internetu lahko oddajamo in sprejemamo informacije, si ogledujemo video posnetke, poslušamo radijske postaje s celega sveta, naročamo različne izdelke, pošiljamo elektronska sporočila, kopiramo programe in še marsikaj drugega (Hribar 1999, 9). Enotne definicije Interneta ni; vzrok je v raznoliki tehnologiji, ki se hitro razvija. Hribarjeva (1999, 9) pravi: »Internet je povezava velikega števila računalniških omrežij v nepregledno svetovno omrežje. Kljub temu pa ne gre le za skupino med seboj povezanih računalnikov, ampak za nov način življenja.« Za Internet Slovenci uporabljamo naslednje izraze: internet, omrežje, omrežje internet, omrežje omrežij, medmrežje. 5.2 Zgodovina in difuzija Interneta

Internet je nastal iz razvojno-raziskovalnih potreb ameriškega industrijsko-vojaškega kompleksa. Vloga ameriške zvezne vlade v razvoju in financiranju Interneta je le tega ohranjala kot nekomercialnega do pred zadnjih nekaj let. S povečanjem njegove priljubljenosti so poleg raziskovalnih-akademskih ustanov dostop do Interneta začele ponujati še komercialne organizacije, kot so telefonske družbe AT&T, MCI, British Telecom in podobne. Poleg tega da je do današnjega dne padla večina ovir za komercialno uporabo, so se začele nekatere pomembne pobude na področju trženja, poslovanja in plačilnega prometa, kar z eno besedo pomeni komercializacija Interneta. Posledica tega je njegovo prodiranje v tradicionalno zaprta okolja ( Kitajska, Vietnam in Kuba) (Jerman-Blažič 1996, 10-11). Leta 1992 so ustanovili ARNES (slovensko akademsko omrežje), dve leti kasneje pa je razvoj in vzdrževanje Interneta prešel od javnega na zasebni sektor in javne organizacije, do tedaj odgovorne za Internet, so začele prepuščati nadzor nad omrežjem komercialnim nosilcem (Celija 1997, 19). Raziskave v ZDA in v Evropi kažejo na nadaljevanje hitre širitve Interneta. V tem procesu postajajo uporabniki Interneta vse bolj podobni splošni populaciji, kar se kaže v višanju povprečne starosti, v večjem deležu žensk ter v izginjanju prevlade računalniško orientiranih uporabnikov. Kljub temu bo problem širitve (difuzije) Interneta aktualen še nekaj let, saj je do absorpcije v celotni populaciji – v obsegu kot ga ima npr. televizija – še razmeroma daleč (Vehovar in drugi 1998, 152). Glede na rast števila ponudnikov virov in uporabnikov, je Internet mogoče opredeliti kot najhitreje se razvijajoče gospodarstvo sveta. Številne organizacije kažejo vse večje zanimanje za ponudbo lastnih izdelkov in storitev na Internetu. Raste število komercialnih

30

ponudnikov. Prek Interneta so povezane številne države, komercialne in nekomercialne organizacije, podjetja in poslovni partnerji, odprte so poti za mednarodno sodelovanje, ponujajo se nova tržišča in poslovne priložnosti, Internet je poceni komunikacijsko orodje (Celija 1997, 21). 5.3 Iskanje podatkov

Podatki so osnova, na kateri temelji celotno delovanje organizacije, zato je potrebno z njimi enako kot z ostalimi sredstvi organizacije smiselno upravljati (Mohorič 1991, 11). Seveda pa je potrebno razlikovati med informacijo in podatkom. Podatek je niz znakov, ki odraža določen del dogajanja v organizaciji ali okolju. Informacija pa je podatek, ki je v primerni obliki, ima pomen in je uporaben za tistega, ki mu je namenjen. To je najenostavneje opredeliti z definicijo Langforsa, ki pravi da je informacija novo spoznanje, ki ga človek doda svojemu poznavanju sveta. Odnos med informacijo in podatki je predstavil z naslednjo formulo (ibidem, 3): I=i(D, S, t), kjer pomeni: I - informacija, ki jo posredujejo podatki; i - informacijska funkcija; D – podatki; S – sprejemna struktura, prejemnikovo znanje; t – čas, ki je na voljo prejemniku za interpretacijo podatkov. Organizacije zbirajo velike količine podatkov o vseh vidikih poslovanja. Med mediji, na katerih so shranjeni podatki, prevladujejo poleg papirja v zadnjem času predvsem mediji, na katerih shranjujemo podatke v digitalni obliki in so primerni za računalniško obdelavo. Podatki predstavljajo enega najpomembnejših virov v vsaki organizaciji, kar pomeni da jih moramo obravnavati in upravljati na enak način kot vse ostale vire: stroje, človeške vire, kapital,…. Podatki morajo biti dostopni takrat, ko jih potrebujemo, in v obliki, v kakršni jih potrebujemo (Jaklič 1999, 2). Internet je medij, ki ponuja veliko podatkov iz katerih pa je vse težje izluščiti tiste, ki jih resnično potrebujemo. Številna podjetja vedno bolj uveljavljajo svojo prisotnost na Internetu kot mediju za lastno promocijo, predstavitev dejavnosti in ponudbo izdelkov ter storitev. Internet postaja orodje za zbiranje informacij o konkurenci in za komuniciranje s poslovnimi partnerji, ponudniki, potrošniki in dobavitelji. Ključna prednost uporabe Interneta, zlasti hipermedijskega sistema WWW, v primerjavi z drugimi mediji, je v interaktivni komunikaciji, cenejši ponudbi informacij in hitrejšemu prenosu pomembnih dokumentov do oddaljenih lokacij (Celija 1997, 135). Iskanje strani in podatkov v Internetu je včasih lahko zelo dolgotrajno. Natančnega števila vseh strani ne ve nihče, pa tudi ocene se od vira do vira razlikujejo. Najnižje ocene se začno pri milijardi strani z informacijami, najvišje trdijo, da je njihovo število, če štejemo še širši javnosti nedostopne strani, že doseglo število prebivalstva. Poleg tega se število strani vsako leto podvoji (Štrancar 2001, 12).

31

Internet poleg iskanja podatkov in ustvarjanja informacij nudi še neposredno povezanost, dostop do nešteto informacijskih podatkovnih baz, dokumentov, nov način izobraževanja, marketing ipd. (Debevc 1996, 9). 5.3.1 Orodja in storitve Interneta

Najmočnejše poslovno orodje Interneta je elektronska pošta (E-mail). Poleg elektronske pošte ponuja Internet dostop do storitev, ki pomagajo rešiti poslovni problem in ostati na vrhu hitro razvijajoče se industrije (Celija 1997, 136). Načinov za uporabo Interneta je toliko, da postaja njegova uporaba skoraj nepregledna. Zaradi samega obsega diplomske naloge ne nameravamo opisovati vseh, ampak samo tiste, ki so največ v uporabi v obravnavanem podjetju. Internet zagotavlja spekter orodij in storitev za izvajanje različnih opravil. Ponavadi se za izvajanje danih opravil uporablja več kot eno orodje. Toda pet storitev je na Internetu najpomembnejših. Te so (Jerman – Blažič 1996, 23-24):

A) Elektronska pošta (e-pošta) je med storitvami Interneta najpomembnejša. E-pošta se ne uporablja samo na Internetu, temveč pri skoraj vseh komercialnih ponudnikih informacijskih storitev.

B) Omrežne novice (Network news ali USENET) je zelo vpliven, razširjen elektronski konferenčni sistem z več kot 5.000 konferencami (imenovanimi »newsgroups«), ki teče 24 ur na dan, 365 dni v letu. Z vpisom v te konferenčne (novičarske) skupine lahko ljudje komunicirajo po skupinah tako, da uporabljajo sistem sporočanja, ki je podoben elektronski pošti.

C) FTP ( protokol za prenos datotek) je sredstvo, ki omogoča pošiljanje in sprejemanje datotek preko Interneta.

D) Gopher ali Hrček iz Minnesote je orodje oziroma storitev za usmerjeno iskanje informacij in vključuje številne storitve Interneta v eno samo orodje. To orodje išče, ponovno prikliče in ponovno prikaže na zaslonu dokumente, ki so na strežnikih Interneta, ne glede na tip datoteke oziroma strežnika.

E) World Wide Web (WWW) ali Svetovni splet omrežij je najnovejše in najhitrejše rastoče orodje Interneta. Gre za grafično multimedijsko orodje, ki temelji na strukturi hipertekstovne predstavitve dokumentov, slik, filmov, glasu in podobnega. To orodje zaradi preproste uporabe in lahkega iskanja postaja najbolj priljubljeno orodje in storitev za poslovneže in podjetja, ki se želijo vključiti v Internet.

5.3.1.1 Elektronska pošta

Elektronska pošta ali tudi e-pošta (iz ang. electronic mail oziroma e-mail) je ena osnovnih in tudi najpogosteje uporabljenih Internetnih storitev. Elektronsko pošto imenujemo pošiljanje in prejemanje z računalnikom napisanih sporočil (Kostrevc 2006, 18). Elektronska pošta je danes prevladujoča oblika v poslovni komunikaciji v razvitem delu sveta. Pomembna je tudi za boljšo organizacijo dela – sporočila so urejena s podatki o pošiljatelju, sprejemniku, datumu in času pošiljanja ter sprejemanja, vedno na vpogled, sporočila lahko predelamo in uporabimo za nadaljnje delo, pri pripravi odgovorov lahko vedno preprosto vključimo ves ali del prejetega dopisa, na katerega se sklicujemo (Jerman-Blažič 1996, 24-27).

32

Elektronska pošta je tudi osnova za uporabo sistema za računalniško izmenjavo podatkov, bolj znano kot EDI, in pridruženi standard EDIFACT. Uporablja se tudi za boljšo organizacijo dela in učinkovito poslovanje v samem podjetju. Skupine ljudi, ki delajo na skupnem projektu, laže in bolj preprosto komunicirajo z uporabo elektronke pošte. Sporočila z dokumenti so elektronsko hranjena in se preprosto urejajo (prav tam, 24-27). Prednosti elektronske pošte pred klasično so številne, vsekakor najpomembnejša pa je njena takojšnja dostava (Kostrevc 2006, 18). Prednost je tudi v njeni asinhronosti delovanja. Naslovniku ni treba čakati, kdaj bo pošiljatelj pošto poslal. Ko ima čas, vključi program za branje elektronske pošte in prebere sporočila ter nanje odgovori (Ojsteršek 1999a, 113). Elektronska pošta v svoji obliki ni varen medij. Možno je, čeprav zelo malo verjetno, da bodo pošto na poti do cilja prebrali sistematski vzdrževalci in drugi z ustreznimi dostopnimi pravicami. Da bi elektronsko pošto varno prenašali, jo je potrebno šifrirati. (Isaacs 1999, 23). Zelo razširjena storitev po Internetu so distribucijske liste ali poštni seznami (po ang. mailing lists). Programska oprema, ki skrbi za to storitev, omogoča pošiljanje ene kopije istega sporočila hkrati na vse naslove v seznamu z elektronsko pošto. Lahko jih pošilja upravnik seznama ali pa, odvisno od seznama, kdorkoli s seznama (Jerman-Blažič 1996, 27-28). 5.3.1.2 Svetovni splet (WWW)

Vse pomembnejše poslovno in marketinško orodje na Internetu postaja hipermedijski sistem WWW (Wide World Web). Dokumenti HTML, dostopni na strežnikih za WWW, poslovnemu svetu omogočajo interaktivno komuniciranje preko besedil, grafike, hiperbesednih povezav na druge strežnike in preko elektronske pošte. Domača stran neke organizacije je interaktivna oglasna deska v svet. Organizacija lahko povezuje tehnične izraze na definicije, omogoča potrošniku da išče izdelke v njeni bazi podatkov, ponuja slike in opise značilnosti izdelkov v elektronskem katalogu ali pa uporablja zvočne zapise v komunikaciji s potrošniki. Nekatere pomembnejše informacije, ki so na voljo »potrošnikom« komercialnih strežnikov so (Celija 1997, 136):

− informacije o organizaciji, ki izdelek ali storitev ponuja, − opis izdelka/storitve, − cena izdelka/storitve, − viri: kazalci na druge vire organizacije, − elektronski poštni naslov organizacije/kontaktne osebe, − telefonske številke.

Milijoni Internetnih uporabnikov in organizacij se usmerjajo na ta novi medij, ki počasi postaja sinonim za Internet. Rast uporabe storitve WWW izhaja tudi iz dejstva, da se je ta medij izkazal kot zelo primeren za oglaševanje in vodenje virtualnega trgovanja ( Jerman- Blažič 1996, 34-39).

33

Pomemben vidik uporabe poslovnih strežnikov za WWW na Internetu so katalogi virov, v katerih lahko pregledujemo poslovna in sorodna področja ter iskalni stroji/indeksi, ki omogočajo iskanje specifičnih virov (Celija 1997, 137). Spletni iskalni stroji so v bistvu programi, ki preiskujejo baze svetovnega spleta in druge informacije, dostopne na omrežju Internet. Dosegamo jih preko iskalnih obrazcev na spletnih straneh. Uporabnik v obrazec vpiše nekaj ključnih besed, ki opisujejo kaj pravzaprav išče. Iskalni stroj na podlagi tega opisa poišče tiste spletne strani, ki naj bi odgovarjale dani zahtevi, in vrne seznam teh strani uporabniku. Seznam zadetkov je običajno urejen po tem, kako dobro, po presoji iskalnega stroja, ustrezajo zahtevku uporabnika. Elementi seznama so pravzaprav spletne povezave na vire, ki jih seznam vsebuje (Isaacs 1999, 32-33). Imeniki omogočajo uporabniku preprosto pregledovanje (white pages), nekateri pa tudi iskanje (yellow pages) seznamov kazalcev na specifična področja. Njegova uporabnost je odvisna predvsem od kakovosti kazalcev na vire. Pomembna je tudi njegova velikost; nekateri so bolj izčrpni in ažurni, drugi manj, zato jih je za pregledovanje področij smotrno uporabiti večje število (Ojsteršek 1999b, 134). Osnovna razlika med iskalniki oziroma indeksi (angl. search engines) in imeniki oz. katalogi (ang. directories) je v tem, da je pri imenikih ključen človek v vlogi urednika, pri iskalnikih pa računalnik. Za razliko od imenikov, katerih vsebina se bogati z ročnimi vpisi strani in je pregledana ter razvrščena v urejene kategorije s strani urednika, se podatki na iskalnikih zbirajo s pomočjo programskih robotov, ki križarijo po spletu in za potrebe iskalnikov indeksirajo vse spletne dokumente, ki jih najdejo na svoji poti (Nasvet, društvo za razvoj e-poslovanja in marketinga 2005). Ti urejajo vire v neke vrste klasifikacijske zbirke: abecedno, kronološko, geografsko, po področjih ali kombinacijah (Ojsteršek 1999b, 134). TABELA 1: SEZNAM POMEMBNEJŠIH ISKALNIH STROJEV IN IMENIKOV

Iskalnik Imenik Naziv Internetni naslov Naziv Internetni naslov Google http.//www.google.com/ Yahoo http://www.yahoo.com/ Altavista http://www.altavista.com/ Hotbot http://www.hotbot.lycos.com/ Looksmart http://www.looksmart.com/ Matkurja http://www.matkurja.com Go http://www.go.com/ Slowwenia.com http://www.slovenia.com/ Najdi.si http://www.najdi.si/ Sraka.com http://www.sraka.com

Prirejeno po Ojsteršku (1999b, 135, 139-140). Poleg iskalnikov obstajajo še metaiskalniki, ki iščejo po več drugih iskalnikih in katalogih, rezultate združujejo in jih vračajo njihovim uporabnikom. Značilnost teh iskalnikov je, da sami ne vzdržujejo nobene baze podatkov, pač pa uporabnik v njihov uporabniški vmesnik vpiše ključne besede, oni pa izvedejo iskanje na drugih iskalnih strojih. Ko dobijo rezultate, jih najprej sami predelajo in nato pošljejo uporabniku. Prednost teh iskalnikov je v tem, da lahko določijo boljše rezultate iskanja kot en sam iskalni stroj. Primer takšnega metaiskalnika je MetaCrawler (Ojsteršek 1999b, 141).

34

Uporabnik ne le da se skuša naučiti novih načinov iskanja in pridobivanja virov, pač pa se sreča tudi z novim izrazjem in z neusklajeno uporabo izrazja, ki opredeljuje informacijske vire, npr.: iskalni stroji, indeksi, baze podatkov, hiperbesedne povezave/kazalci na vire in drugo. Izkušnje pomagajo uporabnikom razvozlati uganko klasificiranja razpoložljivih orodij za iskanje in pregledovanje virov na različnih strežnikih za WWW (Celija 1997, 30). 5.3.2 Napotki za učinkovito iskanje

Za uspešno iskanje je potrebno načrtovati strategijo iskanja. Ko načrtujemo strategijo iskanja, je dobro vedeti, da so razpoložljivi viri na Internetu zaradi interakcije z več mediji mnogovrstni, se dnevno spreminjajo, nimajo zgodovinske tradicije kot jo imajo »tradicionalne baze podatkov« na sistemih znanih informacijskih servisov (npr. knjižnični sistemi). Zaradi tega razloga ni mogoče iskati informacij, ki so nekoč obstajale, danes pa jih na strežnikih ni več. Informacijska orodja na Internetu (indeksi in katalogi) omogočajo izčrpnejše strategije iskanja kot jih omogočajo sistemi tradicionalnih baz podatkov. V prej omenjenih sistemih običajno iščemo podatke, ki so shranjeni na enem samem strežniku. Današnji sistemi omogočajo iskanje po vseh informacijah na Internetu ( Ojsteršek 1999b, 150). Nekaj napotkov za učinkovito iskanje (Ojsteršek 1999b, 151-153):

− vpis imena ali izdelka (npr. www.coca-cola.com za podjetje Coca-Cola). Pri uporabi tega načina iskanja je potrebno za podjetje, izdelek ali organizacijo vedeti, iz katere države prihaja. Na podlagi tega se izbere ustrezna končnica (npr. »si« za Slovenijo). Končnici se doda še ime podjetja, izdelka ali organizacije. Večina podjetij in organizacij ima registrirano tudi domeno s končnico »com«, »org« ali »net«;

− identifikacija področja in opredelitev ključnih besed in fraz, ki najbolje opišejo iskano področje (pomoč: enciklopedije,strokovni slovarji, priročniki);

− natančno izraziti iskani pojem; − ne uporabljati zelo razširjenih besed; − preveliko število zadetkov zmanjšati s podajanjem bolj specifične ključne besede

ali fraze; − uporaba velikih in malih črk za čim več zadetkov; − za povečanje števila zadetkov uporabiti podnize (npr. »nur*« če iščemo podatke o

»nursing«); − preizkusiti strategijo iskanja na več iskalnih strojih, kajti vsak ima svoje značilnosti

in indeksira svoje vire podatkov; − preveriti sintakso in eventualne napake pri vnosu profila iskanja; − ne uporabljati slovnične oblike množine besed.

Kljub skrbnemu načrtovanju strategije iskanja se zgodi, da z le nekaj nepomembnimi zadetki razočarani zaključimo iskanje. Če smo dobili manj virov kot smo pričakovali, so navadno vzroki naslednji: v času iskanja je razpoložljivih le nekaj dokumentov s področja ki nas zanima, ali pa smo področje iskanja opredelili preozko (področje povečamo z uporabo sinonimov, uporabimo operator OR ali uporabimo krajšanje besed). Če izidi iskanja vsebujejo veliko število zadetkov, smo strategijo iskanja zasnovali preširoko. V tem primeru najprej ugotovimo, katera beseda se v pregledanih zadetkih pojavlja in ni pomembna za naše iskanje. To besedo izločimo iz ponovnega iskanja. Strategijo iskanja v

35

takšnih primerih tudi ožimo z operatorji, s frazami in z omejevanjem iskanja na določena polja baze podatkov (Ojsteršek 1999b, 153). 5.3.3 Iskanje podjetij, ustanov, organizacij

Kompleksnost in količina razpoložljivih informacijskih virov na Internetu imata svoje prednosti in pomanjkljivosti. Podjetja, ustanove in organizacije lahko v omrežju iščemo na različne načine. Mnoga podjetja, organizacije in ustanove imajo svoje spletne strani, zato so spletni iskalni stroji dobro izhodišče. Mnogi imeniki in podatkovne baze pa niso neposredno indeksirani z iskalnimi stroji, zato pri iskanju uporabljamo tudi druge pristope (Isaacs 1999, 8):

iskanje po bazah iskalnih strojev s ključnimi besedami (uporaba čim več ključnih besed, npr. ime in tip podjetja, izdelek, lokacija);

(surovo, a učinkovito) ugibanje spletnega naslova (URL), na primer http://www.podjetje.com/ ali http://www.organizacija.org.drzava/;

uporaba omrežnih imenikov z naslovi elektronske pošte, telefonski in telefaks številkami;

poizvedovanje v ustreznih imenikih (npr. World Wide Yellow Pages, WhoWhere: Companies on the Net, EuroBusiness Centre, YellowWeb Europe, BigYellow,…);

preverjanje telefaks in telefonskih imenikov po vsem svetu; poizvedovanje v poklicnih imenikih (npr: WorldwideBankingDirectory, HEP

Virtual Phonebook,…).

36

PRAKTIČNI DEL 6 PREDSTAVITEV PODJETJA ŠUMER D.O.O.

6.1 O podjetju

Družinsko podjetje je bilo ustanovljeno v letu 1964, ko je sedanji lastnik podjetja svoje poslovne zamisli postavil na pravne osnove z registracijo prvotne dejavnosti. Leta 1979 se je preusmeril v izdelavo kovinskih izdelkov - v izdelavo vzmeti. V začetku je bila proizvodnja locirana v domači garaži, danes pa se je razvila v vrhunsko obrtno podjetje, ki se ukvarja z izdelavo ter z razvojem vzmetnih elementov, delov za gospodinjske aparate in podobnih izdelkov iz najrazličnejših materialov. Že po enem letu so na prostoru, kjer so imeli nekoč opekarno, zgradili delavnico. Imela je približno dvesto kvadratnih metrov. Njihova dejavnost je zavzemala proizvodnjo vzmeti. SLIKA 1: LOGO PODJETJA ŠUMER D.O.O.

Vir: Šumer d.o.o. 2007. Do danes je podjetje zelo zraslo. Trenutno na že skoraj sedem tisoč kvadratnih metrih poslovnih in proizvodnih prostorov zaposlujejo sto trideset ljudi, vzmeti pa predstavljajo le še pet do deset odstotkov njihovega prometa. V začetku leta 2007 so se iz samostojnega podjetja preoblikovali v družbo z omejeno odgovornostjo (d.o.o.). Že ves čas vztrajajo pri vrhunski kakovosti v vseh pogledih. Leta 1997 so med prvimi v celjski regiji pridobili mednarodni znak kakovosti ISO 9001:2000, leto pozneje pa tudi priznanje za najboljšega dobavitelja podjetja Bosch&Siemens. V letu 2001 so pridobili tudi certifikat kakovosti za avtomobilsko industrijo VDA 6.1(ki je zahtevan na nemškem trgu). Dolgoletne izkušnje in najsodobnejša tehnologija na področju vzmeti in ostalih produktov zagotavlja najvišjo kvaliteto njihovih proizvodov, saj se zavedajo, da zadovoljstvo kupcev lahko dosežejo le s kvalitetnimi storitvami, pričakovanimi dobavnimi roki in konkurenčnimi cenami. Z nenehnim investiranjem v nove proizvodne prostore skrbijo za varno in ekološko ustrezno delovno okolje zaposlenih. Njihova največja vrednota bo tudi v prihodnosti ambiciozen, kreativen, inovativen, prilagodljiv in odločen kader, ki nenehno išče nove možnosti za izboljšanje proizvodnje. H glavnim konkurenčnim prednostim si prištevajo: visok standard kvalitete, visoko kvalificirane in motivirane delavce, veliko fleksibilnost, hitro izdelavo večjih količin, konkurenčne cene, just-in-time dostavo, know-how, moderni strojni park, dobro ime in poznavanje podjetja, lokacijo, že vzpostavljene stike s strankami.

37

6.2 Predstavitev izdelkov

Izdelki podjetja Šumer d.o.o. pokrivajo vsa področja industrije. Za zagotovitev zastavljenih ciljev so ustanovili razvojni tim, ki skrbi za zadovoljstvo njihovih kupcev z nenehnimi izboljšavami razvoja novih izdelkov, procesov in orodij. Uspeh na domačih in tujih trgih je omogočil doseganje ustrezne kvalitete tehnične izdelave izdelkov. Potrebe in trendi trga so narekovali razvoj novih izdelkov. Danes vzmeti predstavljajo le še pet do deset odstotkov njihove proizvodnje. Pred desetimi leti so se namreč preusmerili v proizvodnjo komponent za gospodinjske aparate, zadnja leta pa še na elemente za avtomobilsko industrijo, elektroindustrijo pa tudi za kmetijsko mehanizacijo. Njihovi izdelki so danes vgrajeni v vse priznane avtomobilske znamke, pa tudi v gospodinjske aparate od Bosch&Siemensa do Phillipsa. Dolgoletne izkušnje in najsodobnejša tehnologija na področju izdelave vzmeti in ostalih produktov zagotavljajo najvišjo kvaliteto njihovih proizvodov. Proizvodni program podjetja sestavljajo vzmeti (tlačne, natezne, torzijske), krivljeni elementi iz žice, elementi za gospodinjske aparate (metlice za stepanje, gnetilci, mesilci ipd.), za kmetijstvo (vzmeti za vinogradniške stebre, napenjala za vinsko trto, kovinski vinogradniški stebri itd.) in za avtomobilsko industrijo (lasten razvoj izdelkov, orodij in procesa, posredni naročniki: VW, Audi, BMW, Peugeot, Ford, Saab, Opel). V proizvodnji imajo tudi program stiskalnic, montažo elementov (izdelava in montaža elementov za elektroindustrijo, sestava elementov za stikalo), toplotno obdelavo (na začetku so kalili samo svoje izdelke, v letu 2005 pa so začeli vršiti usluge za zunanje poslovne partnerje). Poleg kaljenja lahko vršijo tudi popuščanje, karbonitriranje in žarjenje. V sklop kalilne linije spada tudi pralna linija za pranje elementov. Poleg tega s stroji za brizganje plastike Battenfeld in Krauss Mafei poleg izdelave plastičnih elementov brizgajo tudi plastiko na kovinske elemente. Nudijo pa še strojno obdelavo, kjer je z njihovimi stružnicami Mori Seiki, Nakamura, Gildemeister, Smart in s frezalnimi stroji Chiron možna serijska obdelava iz odkovkov in palic. 6.3 Organiziranost podjetja

V tem podpoglavju predstavljamo organizacijsko shemo podjetja, iz katere je razvidna notranja ureditev podjetja. Ta slika služi tudi kot podlaga k točki 6.4, v kateri bomo predstavili nabavni proces. S položajem nabave v organizacijski strukturi je določen njen pomen v celotni organiziranosti podjetja: na višji ravni je organizirana, večji je. Organizirana je lahko kot samostojna služba, kot del komercialne, proizvodne, marketinške službe ali materialnega poslovanja. V podjetju Šumer je sestavni del komercialne službe, na čelu katere je direktor. Na ta način je možno zagotoviti boljšo koordinacijo nabavnega, prodajnega in skladiščnega poslovanja, zmanjšati število zaposlenih in s tem tudi stroške.

38

SLIKA 2: NOTRANJA ORGANIZACIJA PODJETJA

Vir: Poslovnik kakovosti 2006 6.4 Nabavni proces

Nabavni proces v podjetju Šumer d.o.o. poteka podobno kot smo opisali v teoretičnem delu, vendar je v posameznih fazah prilagojen njihovim potrebam. V podjetju se pojavljajo različne potrebe, ki jih zadovoljujejo z nabavo:

− pomožnega materiala (npr.: mazalno olje, industrijski plini), − polizdelkov (npr.: pločevina, žice), − sestavnih delov (npr.: kondenzatorji, ležaji, ščetke), − investicijskih (osnovnih) sredstev (npr.: CNC stroji - računalniško vodeni stroji,

računalniška oprema), − materiala za vzdrževanje, popravila in splošno porabo (npr.: drobni pisarniški

material, čistila, kopirni papir, material za vzdrževanje in rezervni deli), − storitev (npr.: varovanje objektov, zavarovanje, vzdrževanje, prehrana zaposlenih,

gradnja novega proizvodnega obrata, storitve v proizvodnji: cinkanje, prašno barvanje).

Največ nabavljajo v Sloveniji, Italiji, Nemčiji, Belgiji, dobavitelji pa prihajajo tudi iz Indije. Z nabavo pomožnega materiala, polizdelkov, sestavnih delov, investicijske opreme in storitev, potrebnih za proizvodnjo, se v podjetju ukvarja nabava. Material za vzdrževanje, popravila in splošno porabo (tukaj so mišljena čistila in pisarniški material) nabavi tajnica. S posameznimi dobavitelji komunalnih in zavarovalniških storitev sklene pogodbo računovodstvo/administracija.

39

V nadaljevanju bomo predstavili nabavni proces v podjetju. Ta postopek velja za področje nabave vhodnih materialov potrebnih za proizvodnjo kot tudi za naročanje storitev. Nabavni proces je odvisen od ostalih poslovnih funkcij, še posebno od prodaje in proizvodnje. Potencialni kupec pošlje prodaji povpraševanje za določen izdelek. V proizvodnji se ob prisotnosti razvoja naredijo vzorčni komadi in kosovnice (koliko posameznega materiala je potrebno za izdelavo enega izdelka). Slednje so zelo pomembne, saj tako lažje kontrolirajo odpad materiala oziroma škart (še posebno pri štancanju; vnesene so v informacijski sistem podjetja). Kupec oceni, potrdi vzorce in naroči (oziroma sklene pogodbo za) določeno količino izdelkov. Na osnovi letnih planov in tekočih naročil s strani kupca (tukaj gre za kupce, ki naročajo redno in večje količine izdelkov, kot so npr. BSH Hišni aparati Nazarje), odgovorni delavec za nabavo naroča (osnova je kosovnica izdelka) vhodne materiale. V primeru zahtev po nabavi ostalih materialov (repro material, merilna oprema,…) nabava izpolni Zahtevek za nabavo, ki je osnova za iskanje možnih dobaviteljev in s tem ponudb. Pri spremembah in uskladitvah podatkov za nabavo sodelujeta tudi skladiščnik in odgovorni delavec za prodajo. Korak določanja specifikacij6 je odvisen od kupca; ob podpisu pogodbe – naročila, jim kupec poda z načrtom zahteve za material. Pri tehnično zahtevnejših in novih materialih, kjer je potrebno na osnovi preizkusov v procesu definirati kemično sestavo in mehanske lastnosti materiala, se odgovorni delavec za nabavo posvetuje s tehničnim vodjem, ki posreduje zahteve za nabavo na osnovi testiranj v procesu. Dobavitelje za določeno nabavno dobrino izberejo ob koncu leta7 za naslednje leto. V določenih primerih dobavitelja predpiše kupec in takrat nabava v podjetju zahteva od kupca dokazila o izpolnjevanju zahtev za nabavljen izdelek (certifikati), obrazložitev za izbor (ustna utemeljitev, ocena, podatki o reklamacijah), reference in priporočila. Na vkljub vsem naštetim posebnostim iskanje dobaviteljev poteka skozi celo leto. Delavec v nabavi poišče (točka 7.1) na osnovi tehnične dokumentacije in določenih zahtev več možnih dobaviteljev, jim pošlje povpraševanja in zbere njihove ponudbe. Nove dobavitelje izberejo na osnovi:

− vzorca: ustreznost kakovosti ob preizkusu v proizvodnji je izločitveni kriterij, − cene: je izločitveni kriterij in − vzpostavljenega sistema kakovosti.

Za ocenjevanje vzorca naročijo vzorčno količino materiala, kajti ustreznost kakovosti ob preizkusu v proizvodnji je prvi izločitveni kriterij. Izpolnjevanje le enega pogoja ni zadosten razlog za uvrstitev na obstoječo listo dobaviteljev. O razvrščanju dobaviteljev

6 S postopkom vzorčenja dobavitelj dokaže sposobnost izpolnjevanja zahtevanih specifikacij. Dobavitelj jim na zahtevo pošlje vzorce materialov s poročilom o prvih vzorcih. Preskusni vzorec mora biti izdelan v redni proizvodnji dobavitelja, v vsakem primeru pa zahtevajo certifikate o kakovosti, ki so obvezen sestavni del pošiljke. Prispele vzorce prevzame tehnični vodja, po preskusu pa potrdi ali zavrne kakovost vzorca. Zapis odobritve posreduje odgovornemu delavcu za nabavo, ki naroča vse nadaljnje pošiljke v skladu z vzorci. S tehničnimi specifikacijami proizvajalca ravnajo kot z lastnimi dokumenti. 7 Z večjimi dobavitelji imajo sklenjene letne pogodbe o dobavah, kjer definirajo zahteve za nabavo (komercialni in kakovostni pogoji, pravice in dolžnosti v primeru odstopanj itd.).

40

vodijo obrazec Lista odobrenih dobaviteljev, iz katerega je razvidna razvrstitev in ocene po vseh kriterijih, vodi pa jo odgovorni delavec za nabavo. Ko izberejo dobavitelja sledi naročanje, ki pa se razlikuje. Z večjimi dobavitelji imajo sklenjene letne pogodbe o dobavah (spreminja se samo količina na naročilu, vsi ostali nabavni pogoji nespremenjeni; gre za takojšen ponovni nakup). Sredi leta ne sklepajo pogodbe z dobaviteljem, ampak velja za pogodbo kar naročilnica, ki je prav tako pravni akt in ima enako veljavo kot pogodba, obvezuje pa samo kupca (v tem primeru podjetje Šumer), saj dobavitelj njenih določb ne potrjuje. Odgovorni delavec za nabavo odgovarja za točnost podatkov na izstavljenem naročilu. Materiale, ki nabavljajo, opredeljujejo z oznako standarda (DIN, EN,…), dimenzijo, trdoto, stanjem površine, po potrebi pa tudi/ali s proizvajalčevo oznako za prepoznavanje, razvidno iz njegovih tehničnih specifikacij (katalogov), z risbami ali vzorci. Poleg teh lastnosti v naročilu navedejo še: ime in naslov dobavitelja, številko in datum naročila, količino, ceno (veljavni cenik, ponudba, telefonski pogovor), rok in način dobave, zahtevane spremne zapise pri predaji (atesti, izjave o ustreznosti,…) in se overja z žigom in podpisom odgovornega delavca za nabavo. Spreminjanje nabavne dokumentacije poteka skladno s postopkom obvladovanja dokumentacije. Spremembe pri nabavi obravnavajo kot novo naročilo, prejšnje pa prekličejo. Pogodbe o dobavah večjega obsega podpisuje direktor podjetja. Odgovorni delavec za nabavo permanentno spremlja izpolnjevanje naročil in pogodb (neizdobavljeno, dobavljeno) s seznamom v Microsoft Office Excelu. Prevzem materiala se opravi v skladišču materiala. Prispeli material se razloži in stehta. Ob prevzemu dobi prevzemnik prejemnico materiala. Odgovorna oseba za prevzem materiala je pristojen za ugotavljanje, ali prispeli vhodni materiali ustrezajo dokumentaciji. Dobljeni material se vnese v sistem (knjiženje materialno knjigovodstvo). Pregled materiala se zaradi načina pakiranja materiala vrši med samo proizvodnjo (žico v kolutih sproti razvijajo8). Enkrat letno opravljajo tudi navzkrižne analize nabavljenih materialov, kar pomeni, da nabavljene materiale pri enem dobavitelju pošljejo v analizo k drugemu. Tako lahko primerjajo podatke med seboj in se prepričajo o relevantnosti zapisanih vrednostih na atestih dobavitelja. Za morebitne nepravilnosti pri nabavi naredijo zapisnik o pomanjkljivostih pri dobavi, na podlagi katerega sprožijo reklamacijski postopek, ki ga vodi odgovorni delavec v nabavi. Račun pošlje dobavitelj po pošti. Z njegovo likvidacijo primerjajo, če se ujema z naročilom oziroma s sklenjeno pogodbo. Kontrolo izvajata računovodja in odgovorni delavec nabave. V nabavi vodijo evidenco pogodb in naročil ter evidenco reklamacij za tekoče leto in leto poprej. Vsa starejša dokumentacija se arhivira. Odgovorni delavec za nabavo odgovarja za knjiženje celotnega materialnega poslovanja (prejetih faktur, prejemnice materiala, zalog in vodenje vseh evidenc na področju nabave).

8 To je tudi eden od kriterijev ocenjevanja dobaviteljev – odvijanje s koluta brez oziroma z zapletom.

41

7 UPORABA INTERNETA PRI ISKANJU DOBAVITELJEV V PODJETJU

ŠUMER D.O.O.

7.1 Iskanje dobaviteljev

S posameznimi dobavitelji na koncu leta sklenejo pogodbo za naslednje, vendar pa iskanje dobaviteljev poteka celo leto. To velja predvsem v primerih iskanja dobaviteljev osnovnih sredstev ter prvega in prilagojenega nakupa nabavnih dobrin potrebnih za proizvodnjo. V sklopu prvega nakupa iščejo nove dobavitelje za nov material (za izdelke, ki so jih naročili individualni kupci, npr. okoliški kmetje, in niso v rednem proizvodnem procesu). Dobavitelje iščejo tudi ob ponovnem prilagojenem nakupu, če določen dobavitelj ni izpolnil dogovorjenih nabavnih pogojev. Slednji je bil v ocenjevanju9 uvrščen v razred C ter je nabava poslovanje z njim po drugem opozorilu prekinila. Iščejo torej novega dobavitelja za material, ki ga v proizvodnji že uporabljajo. V podjetju povezujejo iskanje dobaviteljev s pošiljanjem povpraševanj in z zbiranjem ponudb v eno fazo. Tej fazi sledi izbira dobavitelja. V skladu z notranjo organizacijo podjetja (slika 2) odgovorni delavec za nabavo (ki je hkrati tudi odgovorni delavec za področje komerciale) prevzema odgovornost za vodenje vseh aktivnosti na področju nabave, posebej še za iskanje ponudb - v sodelovanju z direktorjem in tehničnim vodjem. Nabava osnovnih sredstev (strojev, orodij, priprav za delo) je nekoliko drugačna od nabave vhodnih materialov, potrebnih za proizvodnjo. V podjetju nimajo organiziranega tima za njihovo nabavo, prav tako ne uporabljajo storitev zunanjih organizacij. Odgovorni delavec za razvoj v dogovoru s tehničnim vodjem posreduje podatke odgovornemu delavcu za komercialo (definira tehnične zahteve, poda načrt izdelka, posreduje morebitne dodatne zahteve kupca). Ta poišče na osnovi preteklih izkušenj in referenc poslovnih partnerjev potencialne dobavitelje in najbolj ugodne ponudbe. Tehnični vodja in direktor odločita o izbiri dobavitelja. V poslovanju s tujino je pomembno, da imajo zaposleni v nabavi razvite sposobnosti komuniciranja v tujem jeziku in poznavanja kulturnih razlik. Delavec v nabavi je dolžan poiskati najboljše dobavitelje (tudi iz tujine če je potrebno) za tisti izdelek, za katerega odgovarja, da ga bo nabavil v določenem času. Razlogi zaradi katerih se iščejo viri v tujini so predvsem pridobiti večje število potencialnih dobaviteljev, kakovost nabavnih dobrin,

9 Dobavitelje razvrščajo v razrede A, B in C. Za interno razvrščanje dobaviteljev uporabljajo obrazec »Vprašalnik za oceno dobavitelja«, ki ga pošljejo dobavitelju enkrat letno. Skupna ocena je sestavljena iz naslednjih kriterijev: vzorec in cena (sta izločitvena kriterija), točkujejo pa se dobavni rok, plačilni pogoji, embaliranje, sistem kakovosti, kakovost predhodnih dobav, atesti in certifikati, točnost dobav. Če imajo več dobaviteljev ima prednost tisti, ki je razvrščen v razred A (največ točk), z dobavitelji razvrščenimi v razred C pa poslovni odnos po drugem opozorilu prekinejo. Ker v proizvodnji uporabljajo manjše število različnih vrst materiala in glede na majhnost podjetja, ocenjujejo dobavitelje enkrat letno. Dobavitelja pa lahko izločijo iz Liste odobrenih dobaviteljev tudi sredi leta, če je potrebno zaradi neustrezne kvalitete materiala zavrniti dve zaporedni pošiljki (v primeru ponavljajočih se neskladnosti, prekinitev dobav ali zakasnitvi dobave izvedejo ponovno vzorčenje).

42

nedosegljivost le-teh na domačem trgu in konkurenčnost virov nabave v tujini (npr. nižje cene, boljša dostava). Z vstopom Slovenije v Evropsko unije 1.5.2004 je poslovanje z državami v EU še enostavnejše; poudariti je potrebno štiri svobode gibanja, saj se lahko ljudje, blago, storitve in kapital gibljejo prosto znotraj držav članic. V podjetju ne razlikujejo med iskanjem doma in v tujini, čeprav velja skrito načelo, da za material ki nabavi predstavlja manjši strošek, iščejo nabavne vire na domačem trgu. Obseg iskanja je manjši pri nabavi nizkih stroškovnih postavk in standardnih komponent. Z iskanjem dobaviteljev v podjetju nastajajo določeni stroški (dostop do posameznih podatkov je plačljiv, telefonski pogovori s potencialnimi dobavitelji, čas uporabe računalnika, telefaks, pisalne potrebščine, čas iskanja, obiski sejmov ipd.). Stroški iskanja dobavitelja sodijo med t.i. predhodne stroške, ti pa poleg stroškov dobave blaga in prevzema skupaj tvorijo stroške naročanja (nabavne stroške). Za iskanje dobaviteljev v podjetju uporabljajo naslednje informacijske vire:

− pretekle izkušnje nabave v poslovanju z določenimi dobavitelji, − vire v podjetju (razvoj in kakovost, predvsem pa vire iz prodaje o tistih potencialnih

dobaviteljih, ki na strani prodaje nastopajo kot odjemalci), − posredovanje informacij od zunaj (reference poslovnih partnerjev), − strokovne časopise (Obrtnik), − publikacije, ki jih izdajajo dobavitelji (katalogi in prospekti), − sejme (Wire in EuroBLECH) ter − Internet.

7.1.1 Obrtnik

Revijo Obrtnik prejemajo vsi nosilci obrtnih dejavnosti v Sloveniji, naročniki pa so tudi številna zasebna in druga podjetja, razne strokovne ustanove, sorodne zbornične organizacije in društva v domovini ter tujini. Revija Obrtnik je po svoji vsebini strokovna revija, polna nasvetov za delo v obrti in podjetništvu, spremlja dogajanja v poslovnem svetu in strokovnih sekcijah. Za iskanje dobaviteljev materiala oziroma storitev je pomemben poslovni del, ki vsebuje borze inovacij, strojev, materiala, storitev, odpadnih surovin itd., mednarodno borzo ponudb in povpraševanj, strokovne članke o trženju, financah, kreditiranju ter vesti iz domačega in tujih trgov. Poleg poslovnega vsebuje še aktualni del (obravnava aktualne dogodke v obrti, nove predpise, delovanje v dvainšestdesetih območnih obrtnih zbornicah v Sloveniji), strokovni del, ki obravnava vesti iz tridesetih strokovnih sekcij Obrtne zbornice Slovenije (strokovne, tehnične in tehnološke teme), ter Svetovalca (obravnava predpise in jih tolmači, nasvete, odgovore na vprašanja iz prakse in nujne statistične podatke) (http://www.ozs.si/obrtnik/prispevek.asp?IDpm=201 2007). 7.1.2 Strokovna sejma Wire in EuroBLECH

V podjetju Šumer se jih udeleži nabava (odgovorni delavec), vendar pa uporabljajo tudi tiskane publikacije, v katerih so navedeni podatki o razstavljavcih. Te publikacije izničijo slabost omejenega trajanja sejemskih dogodkov. Ob raziskovanju smo zasledili, da je tudi

43

na spletnih straneh obeh sejmov mogoče dostopati do teh podatkov na listah razstavljavcev (ang. Exhibitor lists). Svetovni sejem Wire (International Wire and Cable Trade Fair) poteka vsako drugo leto v Düsseldorfu, v Nemčiji (poleg tega poteka še na Kitajskem, Tajskem in v Rusiji). Zadnji je bil prejšnje, naslednji bo drugo leto. Na njem se predstavljajo svetovni strokovnjaki žice in kabla s področja avtomobilske industrije, elektroindustrije, gradbeništva itd. EuroBLECH ima že štirideset letno tradicijo in prav tako kot že omenjeni Wire poteka vsako drugo leto. Drugo leto bo že dvajsetič. Prav tako poteka v Nemčiji, vendar v Hannovru. Razstavljajo stroje, orodja, končne izdelke in drugo s področja pločevine. Vsak od navedenih sejmov privabi več kot šestdeset tisoč obiskovalcev in več kot tisoč razstavljavcev. SLIKA 3: LOGO SEJMA WIRE SLIKA 4: LOGO SEJMA EUROBLECH

Vir: http://www.messe-duesseldorf.de/wire Vir: http://www.euro-blech.de/english/ 7.2 Uporaba Interneta pri iskanju dobaviteljev

V kombinaciji z ostalimi viri, naštetimi v točki 7.1, iščejo dobavitelje za pomožni material, polizdelke, sestavne dele in za posamezne storitve v proizvodnji z uporabo Interneta. Uporabljajo vire, do katerih dostopajo brezplačno (imenike mednarodnih podatkovnih baz in registre, iskalnik Google) ter elektronsko pošto. Pod preostale načine iskanja pa uvrščajo tudi elektronske kataloge na spletnih straneh podjetij. Navedeni razlogi nabave za uporabo Interneta: širši krog potencialnih dobaviteljev, na podlagi katerega naredijo kakovostnejši izbor, večje število podatkov v primerjavi z ostalimi viri, krajši čas in brezplačni dostop do posameznih podatkov. Glede na to, da je iskanje dobaviteljev del nabavnega procesa, manjkajoča nabavna dobrina pa je razlog za njegov začetek, poteka iskanje tako, da v iskalno polje vtipkajo zahtevan izdelek oziroma storitev. 7.2.1 Poslovne podatkovne baze in registri

Za boljšo predstavo rezultatov iskanja bomo prikazali njihov izpis na primeru naključno izbranega podjetja Gutmann Aluminium Draht iz Nemčije (zahteva iskanja: aluminium wire, aluminium draht). Prikaz podatkov enega od dejanskih dobaviteljev podjetja Šumer nam preprečuje poslovna skrivnost podjetja.

44

7.2.1.1 Wer liefert was10

Wer liefert was (krajše WLW) je mednarodna baza podatkov o dobaviteljih in je pomembno orodje v medpodjetniškem poslovanju (B2B sektor - business to business). Lastnik WLW je podjetje Wer liefert was? GmbH, ki ima sedež v Hamburgu, v Nemčiji. Zbira in posreduje poslovne podatke vse od leta 1932. Od leta 1995 je možno dostopati do podatkov brezplačno preko Interneta. Pomembna mejnika v zgodovini tega podjetja sta tudi letnici 1932, ko je izšla prva tiskana izdaja WLW in potem vsako naslednje leto vse do leta 2000, ter leto 1986, ko so na trg plasirali prvi CD. Podjetje redno spreminja podobo in funkcionalnost iskalnika s ciljem poenostaviti uporabo le-tega. Leta 2000 je postalo tudi član švedske Eniro skupine (Eniro group), ki je vodilno podjetje te dejavnosti na nordijskem trgu. Več kot 355000 podjetij je registriranih na WLW (podjetja se vpišejo v bazo na lastno željo). WLW vključuje podatke o ponudnikih proizvodov in storitev iz šestih evropskih držav: Nemčije, Avstrije, Švice, Češke, Slovaške in Hrvaške. Uporabnik baze izbere državo, v kateri želi iskati potencialne dobavitelje. Možno je tudi nastaviti jezik kot ga uporabnik želi, npr. pri iskanju dobaviteljev iz Hrvaške lahko izbira, ali bo imel izpise rezultatov iskanja v angleškem, nemškem ali hrvaškem jeziku. V podjetju Šumer iščejo dobavitelje po proizvodu/izdelku. Iskanje v WLW poteka tako, da v iskalno okno vpišejo proizvod, ki ga želijo poiskati in kliknejo na iskanje (Search ali Suchen, odvisno od jezika). Na voljo je osnovno in napredno iskanje. Z naprednim zožimo izbor in skrajšamo čas iskanja, saj tako prej dobimo ustrezne podatke ter izločimo manj ustrezne. Iščemo lahko tudi po nazivu podjetja. SLIKA 5: OSNOVNO ISKANJE V WLW SLIKA 6: NAPREDNO ISKANJE V WLW

Izpišejo se nam rezultati iskanja; če iščemo po izdelkih/storitvah, se nam izpišejo najprej izdelki, potem kliknemo na posamezno vrsto izdelka in se izpišejo podjetja. S klikom izvršimo izbor. Izpiše se naziv podjetja, kontaktni ter ostali podatki (telefonska številka, e-mail naslov, naslov spletne strani, izdelki oziroma storitve, odgovorne osebe za posamezno področje, certifikati itd.)(primer slika 7). Ob levi strani pa je s kljukico označeno ali podjetje izdelek samo proizvaja (ang. manufactorer), ali je distributer (ang. distributor), trgovec na debelo (ang. wholesaler) oziroma ponudnik storitev (ang. service provider). 10 Povzeto po: http://www.wlw.de.

45

SLIKA 7: IZPIS REZULTATA ISKANJA V WER LIEFERT WAS – PRIMER

Na spletni strani WLW je uporabnikom omogočen tudi dostop do publikacij, ki jih izdaja podjetje, uporabniških orodij, ki poenostavijo njegovo uporabo in do t.i. Wer liefert was-Newsletter-ja. Na njega se lahko uporabniki naročijo preko spletnega obrazca, nudi pa sveže novice o Internetu, elektronskem trgovanju in iskanju na trgih. Prav tako so na spletni strani navedene povezave na druge poslovne iskalne stroje in portale; za Slovenijo je naveden SloExport Gospodarske zbornice Slovenije. 7.2.1.2 Kompass11

Kompass je mednarodna podatkovna baza, ki se uporablja v medpodjetniškem poslovanju. V njem so shranjeni podatki o 2,2 milijona podjetij iz sedemdesetih držav, klasificiranih po 54.000 kodah izdelkov in storitev. Trenutno je na voljo v petindvajsetih jezikih, tudi v slovenščini. Angleščina je glavni jezik Kompassa, vendar pa so iskalni pojmi na voljo v štiridesetih jezikih, tako da lahko skoraj vsakdo išče v svojem domačem jeziku. V nasprotju s podatkovno bazo Wer liefert was, ki vsebuje podatke o podjetjih zgolj iz šestih držav, je v njem mogoče najti podatke za podjetja iz celega sveta. Vsako podjetje na svetu, ki se ukvarja z medpodjetniškim poslovanjem (B2B) se lahko vpiše vanj. Objava osnovnih podatkov o podjetju je brezplačna, zato podatkovna baza vsebuje vsa ustrezna podjetja. Kompass nudi brezplačen in plačljiv dostop do mednarodne podatkovne baze. Plačljiv dostop nudi določene prednosti kot so: popolni in neomejeni dostop do mednarodne podatkovne baze, iskanje s pomočjo naprednega iskalnika (poštna številka, mesto, lokacija, promet, itd.), vidnost podrobnih podatkov vseh podjetij na seznamu, razvrščanje seznamov podjetij (po številu zaposlenih, prometu, geografsko) in drugo. Mogoč je tudi nakup kreditnih enot. Z njimi se pridobijo naslednje prednosti pred brezplačno storitvijo: pregled vseh podatkov za izbrana podjetja, vključno s finančnimi podatki (kjer so na voljo), pregled profilov vseh podjetij, ki ustrezajo iskalnim merilom (brezplačni ogled je omejen

11Povzeto po: http://www.kompass.com.

46

na oglaševalce in samo na nekaj neoglaševalcev), dostop do naprednega iskanja. Torej objava osnovnih podatkov je brezplačna, medtem ko lahko finančne podatke spremljajo podjetja le preko plačljivega dostopa in še to samo v določenih državah (Danska, Francija, Norveška, Španija, Švedska in VB). Vsebina podatkov je odvisna od informacije, ki jo Kompassu posreduje posamezno podjetje. Ta skuša pridobiti najpopolnejše in praktične podatke o njegovih proizvodih in storitvah, skupaj s splošnimi informacijami, ki so prikazane v profilu podjetja. Kljub prizadevanjem po čim večji standardizaciji vprašalnika o podatkih podjetja, se lahko v različnih državah pojavijo razlike v pridobljenih informacijah. Podatke zbirajo s pomočjo vprašalnikov, s preverjanjem seznamov ter preko poglobljenih intervjujev s podjetji, ki so navedeni na seznamih Kompassovih podatkov. Veliko jih priskrbijo tretje stranke. Točnost in popolnost zbranih informacij je odvisna od stopnje sodelovanja z navedenimi stranmi. Čeprav se Kompass v svojih prizadevanjih zavezuje k zagotavljanju čim bolj točnih poslovnih podatkov, ne sprejema nikakršne odgovornosti za uporabnost ali kakršnokoli netočnost podatkov. Da so objavljeni najnovejši podatki, Kompass obiskuje podjetja, podatke pa preverja tudi po telefonu. Kompass nudi imenik, javna naročila in sistem za zbiranje ponudb. Izdaja skoraj štirideset nacionalnih in številne regionalne CD-je. Uporabniku ponujajo učinkovito orodje za trženje, nabavo in raziskovanje. Število in raznolikost iskalnih kriterijev omogoča ciljno pridobljene rezultate. Sistem za zbiranje ponudb je namenjen nabavnim oddelkom v podjetjih. S pomočjo 54.000 različnih izdelkov in s pomočjo ključnih besed, kupec v trenutku dobi seznam potencialnih dobaviteljev in jim pošlje zahtevek za ponudbo. Sistem je povezan z globalno Kompassovo bazo. Storitev je brezplačna za podjetja, ki so Kompasovi oglaševalci in se nahajajo v eni izmed držav, ki jih pokriva. Za dostop se je potrebno registrirati (uporabniško ime in geslo). Uporabniku omogoča, da zaprosi dobavitelje, naštete v seznamu na spletni strani, da oddajo ponudbe, in je na voljo v rubriki »Prošnja za ponudbo«. Uporabnik bo lahko iskal potencialne dobavitelje za svoje podjetje z uporabo Kompassove klasifikacije proizvodov in šifer proizvodov ter nato poslal vnaprej oblikovano elektronsko sporočilo dobaviteljem, ki so našteti v seznamu na spletni strani, in ki ustrezajo določenim merilom. Kompass RFQ Service uporabniku tudi omogoča, da doda ali odstrani potencialne dobavitelje za prejemanje takih elektronskih sporočil. Tudi odgovori na ta povpraševanja se posredujejo z vnaprej oblikovanimi elektronskimi sporočili. Kompassova služba za javne razpise (Kompass Public Tenders Service) omogoča iskanje in priklic razpisov, ki jih objavlja Urad za publikacije Evropske unije. V podjetju Šumer uporabljajo samo imenik z utemeljitvijo boljše preglednosti poslanih povpraševanj (v programu za delo z elektronsko pošto se hranijo poslana sporočila po datumih dokler jih uporabnik ne zbriše). Imenik s svojim edinstvenim sistemom klasifikacije krepi povezavo med kupci in prodajalci. S pomočjo tega sistema lahko kupci najdejo tiste izdelke in storitve, ki jih potrebujejo, prodajalci pa lažje najdejo svoje stranke. Naslednji grafikon ponazarja področja v podjetju, kjer uporabljajo Kompassov imenik.

47

GRAFIKON 2: PODROČJA UPORABE KOMPASSOVEGA IMENIKA V PODJETJIH

Raziskovanje/Razvoj/Nabava 50 %

Prodaja/Trženje/Izvoz 29 %

Vodstvo 11 %

Administracija/ finance 10 % Vir: www.kompass.com Osnovno, brezplačno iskanje (slika 8) v imeniku omogoča iskati izdelek/storitev oziroma podjetje v državi, ki jo izberemo v okencu desno (seveda če želimo omejiti področje). SLIKA 8: ISKANJE V IMENIKU KOMPASS SLIKA 9: VEČ ISKALNIH KRITERIJEV V IMENIKU KOMPASS

Osnovno iskanje je mogoče nadgraditi z uporabo iskalnih kriterijev, kar prikazuje slika 9. Ko podjetje vpiše iskani izdelek/storitev in po možnosti še kakšen drug kriterij, se lahko izpišejo skupine izdelkov, med katerimi nato nadalje izbiramo. Če ponovno zožimo iskanje, se prikažejo podjetja, ki ustrezajo danim kriterijem. S klikom na posamezno podjetje se nam izpišejo njegovi podatki. Tako lahko vidimo posamezne razlike v primerjavi z WLW, kot je predvsem prikaz števila zaposlenih, promet podjetja ter datum ustanovitve. SLIKA 10: IZPIS REZULTATA ISKANJA V IMENIKU KOMPASS - PRIMER

Opomba: Handelsregister (trgovinski register).

48

Imenik nudi tudi iskanje po dejavnostih, ki je brezplačno ter omogoča bolj podroben pregled podatkov o izbrani dejavnosti. Slika 11 to tudi prikazuje.

SLIKA 11: ISKANJE PO DEJAVNOSTIH V KOMPASSU

Napredno iskanje omogoča iskanje s plačilom naročnine ali nakupom kreditnih enot glede na: državo/regijo, kontaktne informacije, izdelke/storitve, aktivnosti, lokacijo, finančni rezultat, število zaposlenih itd.

7.2.1.3 Europages12

Europages je imenik v medpodjetniškem poslovanju za poenostavitev izmenjav znotraj Evrope. Med petindvajsetimi milijoni evropskih podjetij je izbranih sedemsto tisoč tistih, ki so najbolj dinamična na področju uvoza in izvoza v enaindvajsetih panogah. Obstoječo selekcijo sproti dopolnjujejo in vsako leto dodajajo nove države (podatke iz podatkovne baze telefonsko preverjajo enkrat letno in tekoče posodabljajo). Za vsako od izbranih podjetij Europages priskrbi naslov, telefonsko številko, številko telefaksa in elektronski naslov. Zaradi lažjega iskanja so vsa podjetja v imeniku razvrščena po natančni nomenklaturi, ki je veliko bolj podrobna kot so ponavadi industrijske nomenklature. Nomenklatura Europages je enostavna za uporabo in omogoča zelo natančno identifikacijo iskanih podjetij. Sestavljena je iz enaindvajsetih gospodarskih panog, sedemsto glavnih rubrik in tri tisoč petsto specializiranih rubrik. Europages daje možnost uporabe imenika, nakupa/prodaje in javnih natečajev. V podjetju uporabljajo imenik, ki je dostopen preko Interneta (prodajajo pa ga tudi v tiskani obliki in v obliki zgoščenke) v petindvajsetih jezikih, med drugimi tudi v slovenščini.

12 Povzeto po: http://www.europages.com.

49

SLIKA 12: ISKANJE V IMENIKU EUROPAGES

Poleg iskanja po izdelku/storitvi ali nazivu podjetja nudi Europages še tematsko iskanje: izberemo si določeno področje, npr. metalurgija in obdelava kovin. Ker je število zadetkov previsoko, zožimo izbor tako, da si izberemo podkategorijo (npr. aluminij in zlitine), tudi državo. Nato se nam izpišejo podjetja (naziv, naslov, elektronski podatki, izdelki/storitve). Ob levi strani nam je podana možnost, da izbrana podjetja označimo s kljukico in vsem tako označenim pošljemo v enem poskusu elektronsko sporočilo (distribucijska lista). Omogočen je tudi prikaz zemljevida za področje, kjer se nahaja iskano podjetje.

SLIKA 13: IZPIS REZULTATA ISKANJA V IMENIKU EUROPAGES – PRIMER

Europages nudi uporabnikom še skupino poslovnih sredstev: rumene strani (povezava na PIRS, Poslovni informator Republike Slovenije), orodja in storitve (spremljanje pošiljk, pretvornik valut in meril, zemljevide in potne načrte, standardna pisma, ključne stavke v več jezikih, avtomatično in poklicno prevajanje) in poslovne informacije (praznike, časopise, finance, poslovne informacije po Evropi). 7.2.2 Iskalniki in imeniki za iskanje po svetovnem spletu

Podjetje Šumer d.o.o. izmed vseh iskalnikov in imenikov uporablja Google. Iskanje je brezplačno, rezultati iskanj pa so izpisi spletnih strani, na katerih se pojavlja izbrani iskani pojem. V okence se vpiše iskani proizvod oziroma storitev. Iskanje je mogoče tudi v Googlovem imeniku po kategorijah (v našem primeru kategorija Business).

50

Ustanovitelja družbe Google, diplomirana računalnikarja Larry Page in Sergey Brin, sta začela graditi iskalni stroj za iskanje podatkov in informacij po svetovnem spletu leta 1995, leta 2005 pa je bil Google razglašen za blagovno znamko leta. Iskanje z iskalnikom Google je preprosto. V iskalno okence se vtipka beseda, ki najbolje predstavlja tematiko, in se nato pritisne tipka Enter ali gumb Search. V okence se lahko vpiše tudi več besed in se jih loči s presledki. Iskalnik ne razlikuje med velikimi in malimi črkami. Iskalnik se pri iskanju osredini na pomembne besede in ne upošteva krajših. Kadar je tak kratek pojem za iskanje pomemben, se ga v iskalno polje doda z oznako + (plus). V primeru, da ima iskalni pojem več pomenov, se lahko z oznako – (minus) izloči pomen. Če iskalni pojem sestavljajo številne besede, se lahko vpis olajša z znakom za izpuščene besede, znakom * (zvezdico). Iskanje z gumbom I`am Feeling Lucky (oziroma Klik na srečo) pa od iskalnika zahteva, da kar odpre domačo stran svojega najboljšega zadetka. Z izbiro Advanced Search (napredno iskanje) se lahko natančneje opredelijo iskalni pogoji. Z izbiro Preferences (nastavitve) v osnovnem oknu iskalnika se lahko odprejo strani, na katerih se izbere jezik, s katerim naj bodo opisana Googlova iskalna okna (oknu, iz katerega uporabnik komunicira s programom, pravimo uporabniški vmesnik). Izbira jezika pa vpliva tudi na izbor razpoložljivih storitev. Google nudi še (brezplačno) poštno poslovanje, razprave v skupinah, klepet, razen tega pa lahko na njegovi domači spletni strani dobimo veliko programov in programskih dodatkov. 7.2.3 Elektronska pošta

V sklopu iskanja potencialih dobaviteljev preko Interneta z elektronsko pošto pošiljata delavca v nabavi povpraševanja13 na elektronske naslove, pridobljene z iskanjem dobaviteljev po podatkovnih bazah, registrih in spletnih straneh podjetij, najdenih na iskalniku Google. Program, ki ga uporabljajo, se imenuje Microsoft Outlook. Pri obisku posameznih spletnih strani imajo mnoga podjetja že izoblikovan obrazec, v katerega se lahko vpiše posamezno povpraševanje ali pa ostala vprašanja. Slika 14 prikazuje primer poslanega povpraševanja nemškemu podjetju Agst. V njem so navedene osnovne zahteve glede materiala (vrsta, standard, specifikacija,…), zahtevana količina in kontaktni podatki komercialista nabave. V primeru specifičnih nabavnih dobrin dodajo tudi skico/načrt. Prispele ponudbe delavec shrani v programu za elektronsko pošto v mapi Prejeto, prav tako jih natisne v pisno obliko. Na njihovi podlagi se začne vrednotenje posameznih ponudb, ki na koncu kot rezultat da izbiro dobavitelja. 13 Posredovanje povpraševanj poteka tudi preko drugih komunikacijskih prenosnikov, kot sta telefaks in telefon (razlog: slabša odzivnost na e-pošto ali pa podjetja ne posredujejo niti naslova internetne strani niti naslova elektronske pošte komercialnim imenikom).

51

SLIKA 14: PRIMER POSLANEGA POVPRAŠEVANJA

7.2.4 Ostali načini iskanja dobaviteljev

K ostalim načinom iskanja dobaviteljev z uporabo Interneta nabava prišteva elektronske kataloge. Ko iščejo nabavne dobrine, imajo podjetja velikokrat na spletnih straneh objavljene elektronske kataloge. Katalogi dobaviteljev vsebujejo podatke o celotnem proizvodnem in prodajnem programu nekega podjetja na področju standardnih proizvodov. Kupci lahko preko njih dobijo več podatkov, naročijo izdelke ali storitve, dobijo navodila za uporabo, tehnično pomoč ipd. Kupci lahko v elektronskem katalogu pregledujejo ter izbirajo med različnimi izdelki, ki so poleg opisov predstavljeni še z zvokom, animacijo.

52

8 KRITIČNA OCENA IN PREDLOGI

Za uspešno iskanje je potrebno načrtovati iskalno strategijo. Nabava v podjetju mora pri iskanju dobaviteljev predvideti, s kakšno kombinacijo orodij in storitev Interneta bo lahko optimalno zadovoljila svoje potrebe po čim večjem številu koristnih podatkov o potencialnih dobaviteljih. Nabava v podjetju Šumer se zaveda pomembnosti iskanja potencialnih dobaviteljev in teži k čim večjemu številu aktivnosti na tem področju. Imajo izdelano strategijo iskanja, ki pa ima posamezne pomanjkljivosti. Določene imajo vire, po katerih iščejo posamezne nabavne dobrine. Z Internetom dostopajo do podatkovnih baz Wer liefert was, Europages, registra Kompass, iskalnika Google in uporabljajo elektronsko pošto. Nimajo pa opredeljeno komu dajejo prednost, v bistvu je njihova izbira odvisna od subjektivne presoje komercialista nabave. Vodja nabave postavlja v ospredje Wer liefert was, drugi komercialist v nabavi pa Kompass. Če jih kombinirajo, obstaja možnost ponavljanja izpisov rezultatov iskanja; podatki o določenem podjetju so lahko vpisani v večih bazah in registrih. Rezultati iskanja med njimi pa vsebujejo v grobem iste podatke (na primeru naključno izbranega podjetja smo videli, da je med njimi le malo je razlik). Večina založnikov komercialnih poslovnih imenikov zbira podatke o poslovnih subjektih s prodajo komercialnih oglasov (oglaševanje kot ena izmed aktivnosti marketinškega komuniciranja), te podatke pa nato izdajo v knjigi ali v elektronski obliki. Pomanjkljivost komercialnih imenikov je v tem, da lahko naročnik (poslovni subjekt) vpliva na objavljeno vsebino, priredi podatke (npr. velikost, število zaposlenih, prihodki ipd.). V podjetju povezujejo iskanje dobaviteljev, pošiljanje povpraševanj in zbiranje ponudb v eno fazo. Že v teoretičnem delu je bilo navedeno, da za podjetja ne velja samo en nabavni proces, ampak se ta od organizacije do organizacije po fazah razlikuje. Tam je pošiljanje povpraševanj in zbiranje ponudb predstavljeno v okviru izbire dobavitelja. Če povežemo prakso s teorijo, lahko poudarimo, da moramo pri izbiri dobaviteljev imeti vrsto informacij, do katerih pridemo z raziskavo dobaviteljev. Ker je iskanje dobaviteljev del njihove raziskave, v bistvu vključitev pošiljanja povpraševanj preko elektronske pošte v isto fazo ni napačno, saj pride nabava preko nje do več podatkov, ki vodijo do koristnih informacij za izbiro dobavitelja, pa tudi potencialni dobavitelji so obveščeni, da je nekdo izrazil zanimanje za njihov izdelek/storitev. Preko elektronske pošte se vrši prenos povpraševanja in ponudbe med kupcem ter dobaviteljem v modelu procesa komuniciranja. Nabava v podjetju pošilja po elektronski pošti povpraševanja potencialnim dobaviteljem na elektronske naslove pridobljene z uporabo Interneta. Povpraševanja bi lahko dopolnila z določenimi vprašanji (npr. pričakovana garancija in servis, navodila za embalažo, način plačila, navodila za pošiljanje, rabati,… ) in bi tako lažje naredila izbor med dobavitelji ter prihranila čas (namesto ponovnega pošiljanja zahtevkov). Nabavni oddelek bi moral več pozornosti posvečati shranjevanju informacij o dobaviteljih, tukaj mislimo tudi na potencialne oziroma tiste, ki so prišli v ožji izbor, vendar na koncu niso bili izbrani. Kot rešitev problema je bil že v teoretičnem delu naveden register nabavnih informacij o dobaviteljih, ki ga nabava v podjetju zaenkrat še ne vodi. Tako bi informacije naredili dostopne tudi drugim v podjetju. V nadaljevanju navajamo nekaj področij in aktivnosti, kjer bi jih lahko uporabili (gledano podjetja na splošno): uprava (načrtovanje in sprejemanje strateških odločitev), računovodstvo (uporaba točnih

53

poslovnih in registrskih podatkov), marketing (načrtovanje in oblikovanje ciljne skupine naslovnikov), proizvodnja in razvoj (iskanje podizvajalcev), pravni oddelek (izterjava dolgov), odnosi z javnostmi (oblikovanje seznama množičnih medijev ali skupine podjetij), finance (preverjanje potencialnih strank in načrtovanje novih poslov),… Nabava v podjetju uporablja zgolj imenike zgoraj naštetih podatkovnih baz in registrov z utemeljitvijo, da imajo tako boljši pregled nad poslanimi povpraševanji (ta so shranjena v mapi Prejeto v programu za elektronsko pošto). Ne izkorišča dovolj vseh storitev, ki jih ima na voljo. Tukaj bi poudarili predvsem Kompassov Sistem za zbiranje ponudb, kjer kupec v trenutku dobi seznam potencialnih dobaviteljev in jim pošlje zahtevek za ponudbo. V nadaljevanju navajamo še nekaj dodatnih podatkovnih zbirk in registrov, ki bi jih podjetje lahko uporabilo pri iskanju dobaviteljev. Pri iskanju dobaviteljev v omenjenih podatkovnih bazah, registrih in iskalnikih, podjetje pridobi zgolj osnovne (predvsem kontaktne) podatke o dobavitelju. Dobro izvedena raziskava dobaviteljev z iskanjem dobaviteljev je izhodišče za njihovo izbiro, pri kateri moramo imeti čim več informacij, kot so: velikost ali proizvodne zmogljivosti, lokacija dobavitelja, tehnologija, značilnosti podjetja, delovna sila, vodstvo podjetja, finančno stanje, cene in drugi prodajni pogoji ter reference glede kakovosti, dobavnih rokov, reševanja problemov in pomoči v sili. Zato bi bilo dobro iskati dobavitelje tudi kje drugje (kot dopolnitev k iskanju v že obstoječih bazah in registrih). Na spletnih straneh podatkovnih baz in registrov je mogoče najti tudi povezave na nekatere poslovne iskalne stroje in portale, kjer lahko podjetje pridobi podatke, ki mu bodo v pomoč pri poslovanju. Wer liefert was navaja SloExport Gospodarske zbornice Slovenije (v nadaljevanju GZS), Europages pa nudi povezavo na PIRS14, Poslovni informator Republike Slovenije. Poleg teh v Sloveniji poznamo še Poslovni register IPIS, iBON, GVIN, SloExport GZS in druge (razpolagajo s podatki o slovenskih podjetjih). V prilogi zaradi boljše preglednosti navajamo njihove poglavitne značilnosti in takoj lahko razberemo, da so si zelo podobni. Na področju prodajnih aktivnosti v podjetju že uporabljajo register iBON in storitve GZS. Organizacija Šumer d.o.o. je član15 GZS. Komercialisti v prodaji se večkrat udeležijo različnih poslovnih srečanj, ki jih organizira GZS (na zahtevo člana organizirajo sestanek z določenim podjetjem). Register iBON, ki vsebuje finančne podatke in analize nekaterih podatkov za skoraj vsa slovenska podjetja, pa uporabljajo pri bančnih garancijah. To je instrument zavarovanja, katerega osnovna funkcija je v zmanjševanju nevarnosti med poslovnimi partnerji v primeru neplačila oz. neizpolnjevanja drugih pogodbenih obveznosti v dogovorjenih rokih. 14 PIRS 2004 na CD-ju je kot najboljši poslovni imenik v Evropi na letni konferenci EADP 24. septembra 2004 na Malti prejel najvišjo nagrado Združenja evropskih izdajateljev imenikov in podatkovnih baz EADP. Med dvesto člani združenja poslovnih imenikov je PIRS 2004 na CD-ju prejel prvo nagrado v kategoriji "Business to business, off-line izdelek" zaradi svoje prijaznosti do uporabnika in kvalitetne podatkovne zbirke. PIRS na CD-ju je prejel posebno nagrado za poslovno odličnost in kakovost že leta 2000. 15 S članstvom podjetje pridobi več ugodnosti, kot npr.: spisek petdeset kontaktnih naslovov tujih dobaviteljev ali trgovcev letno, do tisoč naslovov iz registra podjetij ali do tisoč podatkov zunanjetrgovinske menjave ali proizvodnje letno, predstavitev podjetja v katalogih GZS in drugo.

54

Kot dopolnitev v iskanju (izmed naštetih predlogov v prilogi), bi nabava lahko uporabljala iBON in posamezne storitve GZS. iBON16 predvsem zaradi:

− uradnih podatkov, − posodabljanja obstoječih podatkov na CD-ju preko Interneta in − ker ga v podjetju že uporabljajo za pridobivanje podatkov pri bančnih garancijah na

področju prodaje (nimajo stroškov z naročilom). Izmed vseh podatkovnih zbirk, ki jih ponuja GZS, bi izpostavili SloExport (raznolikost podatkov, glej prilogo), čeprav ne gre prezreti tudi Mednarodne borze ponudb in povpraševanj (dostop na http://www.borza.org ), ki omogoča vnos v program in iskanje domačih in tujih poslovnih priložnosti. Vnos v bazo je za slovenska podjetja brezplačen, prosto dostopen je tudi pregled aktualnih ponudb in povpraševanj z uporabo Interneta. Prava alternativa Wer liefert was, Kompassu in Europagesu pa je Proodle. To je najnovejši iskalnik in zbirališče za poslovanje med podjetji znotraj Evropske Unije. Lastnik je podjetje Proodle znotraj skupine Bisnode, kamor sodita tudi GVIN in Kompass. Proodle povezuje podjetja v šestnajstih državah EU. Podatki so na voljo uporabnikom brezplačno preko Interneta in se od ostalih iskalnikov razlikuje po tem, da zbira podatke preko preverjenih spletnih strani podjetij. Iskanje poteka tako kot v drugih imenikih; po izdelkih oziroma storitvah ter po nazivu podjetja. Iskanje z uporabo Interneta prinaša določene prednosti. Skrajša čas iskanja dobaviteljev, zato ima nabava več časa za svoje preostale zadolžitve. Poveča se hitrost posredovanja podatkov in informacij, do katerih uporabniki enostavneje dostopajo. Večji je pregled nad ponudbo posameznih prodajalcev (dobaviteljev), lažje se vršijo primerjave cen. Internet omogoča iskanje ob kateremkoli času po geografsko širokem trgu. Vse to vpliva tudi na zmanjšanje nabavnih stroškov, saj si nabava s tem prihrani več denarnih sredstev, kot pa če bi uporabljala za iskanje dobaviteljev preostale informacijske vire. Poudariti je potrebno tudi odsotnost čustvene komponente, s čimer odpade možnost vplivanja prodajalca na nakup, vendar pa se poveča odzivnost prodajalcev na kupčeve zahteve in vprašanja. K slabostim iskanja dobaviteljev z uporabo Interneta prištevamo pogosto drago programsko in strojno opremo, ki zelo hitro zastara, ter problem poznavanja novih tehnologij, dodatnega izobraževanja ter plačljiv dostop do posameznih podatkov. Iskanje primernega dobavitelja je včasih dolgotrajno (preveliko število potencialnih dobaviteljev, podatkov). Posamezna podjetja so nezaupljiva do novih načinov poslovanja. Razlogi za to so neetična dejanja (nenaročene elektronske pošiljke, kršenje zasebnosti, zloraba omrežja), preobremenitve in virusi na Internetnem omrežju. Čeprav je pomanjkanje osebnega stika lahko prednost, predstavlja tudi problem, saj prispeva k nepravilni obveščenosti o izdelku ali storitvi. Ker podjetje Šumer veliko uporablja elektronsko pošto, je potrebno omeniti še njene slabosti, kot so nizka stopnja in hitrost odgovorov, zelo različni načini sporočanja informacij ter nepravilna uporaba informacijske tehnologije.

16 iBON in IPIS delujeta na podoben način in uporabljata podobno programsko opremo, zato je med njima mogoča povezava. Podatke o določenih podjetjih, ki smo jih poiskali v IPIS-u, lahko pregledujemo tudi v iBON-u (in nasprotno), ne da bi nam bilo treba narediti dodatne poizvedbe. S tem prihranimo čas, o podjetjih pa zvemo veliko več. Oba sta produkt podjetja InfoBON.

55

9 SKLEPNE UGOTOVITVE

V diplomskem delu sem teoretično ter praktično raziskala iskanje dobaviteljev z uporabo Interneta. Pri obravnavi sem naletela na problem razlikovanja posameznih pojmov. Naj izpostavim predvsem naslednje: podatek, informacija, podatkovna baza, register, iskalnik, imenik. Posamezne nejasnosti so se pojavile tudi pri podatkovnih bazah in registrih (predvsem nerazumljivost dostopa do podatkov, plačljivega dostopa, virov podatkov). Pri izdelavi praktičnega dela sem se ravnala po knjigi profesorja Bruna Završnika Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev iz leta 2004. Nabavni proces podjetja Šumer je prilagojen njihovim potrebam in se ponekod v izvajanju razlikuje od njegovega teoretičnega opisa (npr. specifikacije nabavljenega materiala določajo predvsem kupci njihovih izdelkov, v posameznih primerih kupec določi dobavitelja, pregled materiala se vrši med proizvodnim postopkom ipd.). Za iskanje dobaviteljev nabava uporablja strokovne časopise, pretekle izkušnje, vire v podjetju, posredovanje informacij od zunaj (reference poslovnih partnerjev), sejme, publikacije, ki jih izdajajo dobavitelji, in Internet. Zaradi širokega področja raziskovanja, ki ga ta medij nudi, sem se osredotočila predvsem na podatkovne baze in registre, preko katerih lahko iščemo dobavitelje. Nabava v podjetju Šumer uporablja tri: Wer liefert was, Europages in Kompass. Od vseh storitev, ki jih nudijo, uporabljajo imenike, do katerih lahko dostopajo brezplačno z uporabo Interneta. Tako pridobijo naslednje podatke o dobavitelju: naslov, telefon, faks, certifikate podjetja, naslov spletne strani in elektronske pošte, odgovorne delavce za posamezno področje, izdelke/storitve, ki jih imajo v svoji ponudbi ipd. Predvsem naslov elektronske pošte jim omogoča, da pošljejo povpraševanje tako poiskanemu podjetju glede posamezne nabavne dobrine ter še razširijo obseg razpoložljivih podatkov. Na področju prodajnih aktivnosti v podjetju uporabljajo storitve GZS in register iBON. Zato sem na koncu nakazala kot dopolnitev k iskanju možnost uporabe teh storitev tudi v nabavi. Navedla sem tudi še Register podjetij in SloExport GZS, iBON, IPIS, GVIN in PIRS. Za večino od njih velja, da podatke o podjetjih pridobivajo preko institucij, kot so Statistični Urad RS, Agencija za plačilni promet, Banka Slovenije in Davčna uprava RS. Nudijo še več podatkov, kot npr. matično in davčno številko podjetja, firmo in sedež, šifro in navedbo glavne dejavnosti podjetja, kazalce poslovne uspešnosti in likvidnosti itd., toda zgolj za slovenska podjetja. Kot alternativo za baze v uporabi nabave v podjetju Šumer sem navedla Proodle. Na koncu moram povedati da hipoteze, postavljene na začetku, držijo. Z uporabo Interneta podjetje poišče večje število potencialnih dobaviteljev, o njih pridobi več podatkov (kot z uporabo drugih virov), v krajšem času ter tudi v bazah z brezplačnim dostopom, kar pa vpliva na zmanjšanje predhodnih stroškov in v celoti na stroške naročanja (nabavne stroške).

56

POVZETEK Nabava je ena izmed pomembnejših funkcij v podjetju. Njena temeljna naloga je preskrba podjetja s surovinami, materialom, storitvami, energijo ter je opisana s procesom nabave. Le-ta se po korakih med podjetji nekoliko razlikuje in je prilagojen posamezni organizaciji ter njenim specifičnim zahtevam. Najpomembnejša faza nabavnega procesa je izbira dobavitelja, ki je poleg iskanja in vrednotenja dobaviteljev osnovna naloga nabavnega managementa. Podjetje na podlagi seznama potencialnih dobaviteljev oceni in izbere najprimernejšega kandidata. Obstaja več informacijskih virov, v katerih lahko iščemo dobavitelje, kot na primer strokovni časopisi, sejmi, podatkovne baze, viri v podjetju, statistične publikacije, industrijski registri, industrijski adresarji,…. Vse bolj pridobiva na pomenu tudi omrežje Internet, saj lahko podjetja dobijo na enostaven, poceni in hiter način veliko število koristnih podatkov. Vedno bolj se uporabljajo podatkovne baze in registri, ki vsebujejo podatke o podjetjih. Predmet obravnave diplomske naloge je bil proučiti načine uporabe Internata pri iskanju dobaviteljev. Diplomsko delo sem razdelila v dva dela: teoretični in praktični. Praktično sem zastavljeni problem proučila na podjetju Šumer d.o.o. Skozi diplomsko delo mi je uspelo dokazati postavljene trditve. Ključne besede: nabava, nabavni management, nabavni proces, Internet, orodja in storitve Interneta, iskanje dobaviteljev, podatkovna baza, register, iskalniki, imeniki, svetovni splet, elektronska pošta, povpraševanje. ABSTRACT Purchase is one of the most important functions in the company. Its basic task is the supply of raw material, substances, services, energy and it is described within purchase process. The latter is differentiated between companies and it is adjusted to a particular organization and its specific demands. The most important phase of the purchase process is the selection of the supplier, which is beside searching for suppliers and evaluating them the basic task of purchase management. On the basis of the list company evaluates potential suppliers and chooses the most suitable candidate. There are many information sources, in which we can look for suppliers, for example: professional newspapers, marketplaces, databases, sources in the company, statistic publications, industrial registers, trade directories … Network Internet is gaining on its importance, because with its help companies get easy, cheap and quick access to a lot of useful information. The usage of databases and registers has increased because they contain a lot of data. The theme of my diplomatically work was to research ways of Internet usage at searching for suppliers. It was divided into two parts: theoretical and practical. The last was based on the real company called Šumer d.o.o. I have managed to prove all of mine set statements through diplomatically work. Key words: purchase, purchase management, purchase process, Internet, tools and services of Internet, searching for suppliers, database, list, search engines, directories, Wide World Web (WWW), electronic mail, inquiry.

57

SEZNAM LITERATURE

1. Celija, Nada D. 1997. Kažipot na hipermedijskem sistemu WWW na Internetu.

Ljubljana: Slovenska založba. 2. Debevc, Matjaž. 1996. Internet – omrežje vseh omrežij – kako in zakaj?. Maribor:

Fakulteta za elektrotehniko, računalništvo in informatiko, Inštitut za avtomatiko. 3. Deželak, Bogomir. 1971. Marketing. Maribor: Visoka ekonomsko komercialna

šola. 4. Deželak, Bogomir. 1978. Teorija in praksa raziskave tržišča. Maribor: Založba

Obzorja. 5. Ferišak, Vilim in Ladislav Stihović. 1989. Nabava i materialno poslovanje. Zagreb:

Informator. 6. Hribar, Peter. 1999. Spoznajmo internet. Praktični vodič. Nova Gorica: Flamingo. 7. Isaacs, Margaret. 1999. Vodič po orodjih za delo v omrežju Internet. Ljubljana:

ARNES. 8. Jaklič, Jurij. 1999. Upravljanje in uporaba podatkovnih virov. Ljubljana:

Ekonomska fakulteta. 9. Jerman-Blažič, Borka. 1996. Internet. Ljubljana: Novi Forum. 10. Kaltnekar, Zdravko. 1985. Oblikovanje sistema materialnega poslovanja. Kranj:

Moderna organizacija. 11. Kostrevc, Ljubomir. 2006. Hitri vodnik po internetu in Googlu. Ljubljana:

Pasadena. 12. Kotler, Philip. 1994. Marketing Management; Analysis, Planning, Implementation

and Control. New Jersey: Prentice Hall. 13. Mohorič, Tomaž.1991. Podatkovne baze. Ljubljana: Fakulteta za elektrotehniko in

računalništvo. 14. Ojsteršek, Milan. 1999a. Osnovne storitve na internetu. V Računalniška omrežja in

iskanje informacij v njih, urednik M. Ojsteršek. Maribor: Visoka zdravstvena šola. 15. Ojsteršek, Milan. 1999b. Iskanje informacij po internetu. V Računalniška omrežja

in iskanje informacij v njih, urednik M. Ojsteršek. Maribor: Visoka zdravstvena šola.

16. Potočnik, Vekoslav. 1988. Trgovina v sodobnih tržnih razmerah. Ljubljana: Delavska enotnost.

17. Potočnik, Vekoslav. 1994. Komercialno poslovanje z osnovami trženja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

18. Potočnik, Vekoslav. 2000. Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1: nabava, skladiščenje, prodaja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

19. Štrancar, Matjaž. 2001. Iskanje v internetu. Izola: Desk. 20. Van Weele, Arjan J. 1998. Nabavni management: analiza, planiranje in praksa.

Ljubljana: Gospodarski vestnik. 21. Van Weele, Arjan J. 2000. Purchasing and Supply Chain Management. Analysis,

Planning and Practice; second edition. UK: Thomson Learning International. 22. Vehovar, V., Z. Batagelj, M. Jarkovič, T. Kalin, A. Kramberger, R. Krašovec, K.

Lozar, T. Oblak, M. Remec, A. Škerlep in F. Trček. 1998. Internet v Sloveniji. Izola: Desk.

23. VS Verlagshaus Stuttgart GmbH&Co. Založništvo literature DZS d.d. 1998. Veliki splošni leksikon.

24. Završnik, Bruno. 2001. Management nabave. Zapiski predavanj. Maribor: EPF.

58

25. Završnik, Bruno. 2004. Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev. Ljubljana: GV Izobraževanje.

26. Žižmond, Egon.1998. Kako nastane pisno delo. Maribor: Ekonomsko-poslovna fakulteta.

SEZNAM VIROV

27. Bisnode d.o.o. (2007). GVIN.com. [Online]. Available: http://www.gvin.com

[02.08.2007]. 28. Bisnode Group. (2007). O Proodlu. [Online]. Available: http://www.proodle.si

[02.08.2007]. 29. Europages (2007). Europages. The European Business Directory. [Online].

Available: http://www.europages.com [09.06.2007]. 30. Gospodarska zbornica Slovenije (2007). Informacije. [Online]. Available:

http://www.gzs.si/slo/storitve/poslovne_informacije[24.08.2007]. 31. InfoBON d.o.o. (2007). iBON. [Online]. Available: www1.ibon.com [24.08.2007]. 32. InfoBON d.o.o. (2007). IPIS-Poslovni register Slovenije. [Online]. Available:

http://www1.ibon.com/ipis [24.08.2007]. 33. Intihar, Janja.2006. Če hočeš uspeti, moraš biti »zagulen«. Novi tednik 75: 8. 34. Kompass (2007). Kompass. Business to business iskalnik. [Online]. Available:

www.kompass.com [14.08.2007]. 35. Mack Brooks Exhibitions Ltd (2007). EuroBLECH 2008. [Online]. Available:

http://www.euro-blech.de/deutsch/ [03.06.2007). 36. Messe Düsseldorf (2007). Wire. [Online]. Available:

http://www.wire.de/cipp/md_wiretube/custom/pub/content,lang,2/oid,5312/ticket,g_u_e_s_t [03.06.2007].

37. Nasvet, društvo za razvoj e-poslovanja in marketinga (2005). Slovenski iskalniki in imeniki. [Online] Available:

http://www.nasvet.com/doc/slovenski_iskalniki_imeniki.php [09.06.2007]. 38. OZS, Revija Obrtnik (2007). Marketing. [Online]. Available:

http://www.ozs.si/obrtnik/prispevek.asp?IDpm=201 [10.06.2007]. 39. Poslovnik kakovosti 2001. 40. Poslovnik kakovosti 2006. 41. Šumer d.o.o. (2007). Šumer d.o.o., vzmeti, kovinski izdelki, kovinoplastika.

[Online]. Available: http://www.sumer.si [ 02.08.2007]. 42. Wer liefert was? GmbH (2007). The Supplier Search Engine in business-to-

business. [Online]. Available: http://www.wlw.de [14.08.2007]. 43. Interni viri v podjetju Šumer s.p. (ga. Margareta Jager, odgovorni delavec v nabavi,

g. Jurček Kovač, komercialist nabave).

59

SEZNAM GRAFIKONOV IN TABEL GRAFIKON 1: STROŠKI IN IZDATKI PODJETJA...................................................................................... 10 GRAFIKON 2: PODROČJA UPORABE KOMPASSOVEGA IMENIKA V PODJETJIH............................ 47 TABELA 1: SEZNAM POMEMBNEJŠIH ISKALNIH STROJEV IN IMENIKOV...................................... 33

SEZNAM SLIK SLIKA 1: LOGO PODJETJA ŠUMER D.O.O. ............................................................................................... 36 SLIKA 2: NOTRANJA ORGANIZACIJA PODJETJA.................................................................................. 38 SLIKA 3: LOGO SEJMA WIRE…………………………………………………………...…………………43 SLIKA 4: LOGO SEJMA EUROBLECH. ...................................................................................................... 43 SLIKA 5: OSNOVNO ISKANJE V WLW.…………..……………………………………………………….44 SLIKA 6: NAPREDNO ISKANJE V WLW…………………………………………………..…………….. 44 SLIKA 7: IZPIS REZULTATA ISKANJA V WER LIEFERT WAS – PRIMER............................................ 45 SLIKA 8: ISKANJE V IMENIKU KOMPASS…………………………………….…………………………47 SLIKA 9: VEČ ISKALNIH KRITERIJEV V IMENIKU KOMPASS ............................................................ 47 SLIKA 10: IZPIS REZULTATA ISKANJA V IMENIKU KOMPASS - PRIMER....................................... 47 SLIKA 11: ISKANJE PO DEJAVNOSTIH V KOMPASSU .......................................................................... 48 SLIKA 12: ISKANJE V IMENIKU EUROPAGES......................................................................................... 49 SLIKA 13: IZPIS REZULTATA ISKANJA V IMENIKU EUROPAGES – PRIMER ................................... 49 SLIKA 14: PRIMER POSLANEGA POVPRAŠEVANJA ............................................................................. 51

PRILOGA: PREGLEDNICA GLAVNIH ZNAČILNOSTI DOLOČENIH PODATKOVNIH BAZ IN REGISTROV

Register, podatkovna

baza Register članov GZS SloExport GZS iBON, Bonitete

poslovanja IPIS, Poslovni register

Slovenije

PIRS, Poslovni informator Republike

Slovenije

GVIN.com paket poslovnih podatkov

OBSEG PODATKOV

52000 gospodarskih družb in več kot 15000s.p.-jev (na območju Slovenije)

slovenska izvozna podjetja

za več kot 44.000 družb za 13 let, od 1994 do 2006, in za več kot 59.000 samostojnih podjetnikov od leta 2001 naprej (na območju Slovenije)

več kot 185000 poslovnih subjektov, registriranih na območju Slovenije

aktivne gospodarske družbe, javna podjetja, s.p.-ji, institucije, društva,… (na območju Slovenije)

o poslovnem trgu, slovenskih podjetjih in vodstvih organizacij

VRSTE PODATKOV

matična, davčna številka, firma, sedež, šifra in navedba dejavnosti, datum vstopa v zbornico, ime direktorja oz. zastopnika, TRR, kontaktne številke,območna zbornica…

ime, naziv, kontaktni podatki, davčna št., dejavnost, št. zaposlenih, prihodki, velikost, blagovna/trgovska znamka, dejanske in želene države izvoza, območna zbornica, izdelki/storitve,…

splošni, bilančni podatki, kazalci poslovne uspešnosti in likvidnosti, grafični prikazi, pregled letnih poročil srednjih in velikih družb, pogled v zgodovino podjetij

nekakšne vrste osebne izkaznice za vse poslovne subjekte

osebni podatki, statistični podatki; podrobnejša predstavitev izdelkov, storitev in dejavnosti podjetij, tako z besednim opisom kot tudi s slikovnim materialom

preveri plačilno disciplino, oceni tveganja, preveri ali ima podjetje blokiran TRR, preveri likvidnost in analizira poslovanje, pregleda letna in revizijska poročila…

VIRI PODATKOV

Statistični urad RS, Agencija za plačilni promet, DURS

GZS, JAPTI in OZS.

temelji na uradnih podatkih iz računovodskih izkazov podjetij, ki jih zbira AJPES

AJPES, Statistični urad RS, Zavod za zaposlovanje, DURS, Banka Slovenije, Telefonski imenik Slovenije, podatki na internet. straneh podjetij

javne podatkovne zbirke, osebno preverjanje preko zastopnikov Slovenske knjige

podjetja sama posredujejo podatke

DOSTOP Internet (brezplačno) Internet (brezplačno)

CD (plačljivo), Internet kot povezava za posodobitev obstoječih podatkov

CD (plačljivo) Internet (brezplačno), CD (plačljivo) Internet (plačljivo)

Opombe: DURS (Davčna uprava RS), JAPTI (Javna agencija RS za podjetništvo in tuje investicije), OZS (Obrtna zbornica Slovenije), AJPES (Agencija Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve), s.p. (samostojno podjetje), TRR (transakcijski račun).