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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI
CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
NITERÓI
2013
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS:
PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
PARA SUA ELABORAÇÃO
CAMILA DE SALES SILVA
1
CAMILA DE SALES SILVA
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS: PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS PARA
SUA ELABORAÇÃO
Trabalho de Conclusão de Curso
apresentado à Universidade Federal
Fluminense, como requisito para obtenção
do Grau de Bacharel. Área de
Concentração: Arquivologia.
ORIENTADORA: Professora Ana Célia Rodrigues
NITERÓI
2013
2
S586 Silva, Camila de Sales.
Diagnóstico de arquivos: procedimentos metodológicos para sua
elaboração / Camila de Sales Silva. – 2013.
52 f.
Orientador: Ana Célia Rodrigues.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) –
Universidade Federal Fluminense, 2013.
Bibliografia: f. 50-52.
1. Arquivologia. 2. Gestão da informação. 3. Gestão de documentos. 4.
Identificação. 5. Diagnóstico de Arquivos. I. Rodrigues, Ana Célia. II.
Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social.
III. Título.
CDD 651.5
3
CAMILA DE SALES SILVA
DIAGNÓSTICOS DE ARQUIVOS: PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
PARA SUA ELABORAÇÃO
Trabalho de Conclusão de Curso
apresentado à Universidade Federal
Fluminense, como requisito para obtenção
do Grau de Bacharel. Área de Concentração:
Arquivologia.
APROVADO EM: / /
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________
Professora Ana Célia Rodrigues – Orientadora
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________
Professora Joice Cleide Cardoso Ennes de Souza
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________
Professor Alexandre de Souza Costa
Universidade Federal Fluminense
Niterói
2013
4
O herrmeneuta é o que professa a hermenêutica, que no seu
sentido original consiste na parte filosófica vinculada à “arte da
compreensão correta do discurso de um outro”
SHLEIERMACHER (1809, 1999, p. 15). Portanto, o arquivista
hermeneuta poderá ser um intérprete da sua realidade, capaz de
compreender a essência do seu papel profissional e as
características mais profundas dos seus objetos de estudo e de
trabalho: a informação e os arquivos.
Luís Carlos Lopes
5
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus por sempre me guiar e iluminar os meus caminhos.
Agradeço a minha família, a minha avó e meu avô, pelo amor, apoio, dedicação e
compreensão nos momentos difíceis e por sempre acreditarem em mim.
Agradeço a minha mãe pelo amor e carinho e por estar sempre ao meu lado.
Agradeço ao meu namorado Tiago pela compreensão e incentivo. Por estar presente em
todos os momentos mais felizes da minha vida e nos momentos tristes também. Você é uma
pessoa incrível, sempre me dando muita força e muito amor.
Agradeço as minhas amigas Alessandra, Andressa, Carolina, Carla, Cristiane e Vivian por
tornar os dias na faculdade mais felizes, apesar de todo estresse do dia-a-dia e por estarmos
sempre unidas, dando força uma para outra em momentos de dificuldades.
Agradeço a minha amiga Aline por fazer parte da minha vida, escutando meus problemas e
dúvidas.
Agradeço a minha tia Maria Lúcia (in memoriam) pela sua força e alegria.
Agradeço ao meu Tio Idelfonso (in memoriam) pela sua garra e dedicação aos seus filhos
Caio e Vanessa e por sempre se importar comigo e me incentivar nos estudos e trabalhos.
Agradeço à arquivista Fabianne Gonçalves e seus assistentes Sônia e Guilherme pelo apoio
e ajuda acadêmica durante meu período de estágio na empresa Eletrobrás Furnas – Centrais
Elétricas S/A durante o período em que estive fazendo estágio na mesma.
Agradeço a professora e orientadora pela paciência e compreensão na composição deste
trabalho.
Enfim, agradeço a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste
trabalho.
6
RESUMO
A partir do levantamento de dados na literatura da área da
Arquivologia, Gestão da Informação, Gestão de Documentos,
Identificação e Diagnóstico de Arquivos, procura-se evidenciar
neste trabalho a elaboração do diagnóstico de arquivos e seus
procedimentos metodológicos e assim contribuir para pesquisas
do mesmo segmento. São comentadas desde os conceitos
básicos da arquivologia até chegar às metodologias para o
Diagnóstico de Arquivos. A intenção deste trabalho é conhecer
as definições dos procedimentos metodológicos para o
planejamento e execução do Diagnóstico de Arquivos e sua
importância na implantação de gestão das informações nas
instituições e na aplicação da gestão de documentos.
Palavras Chave: Arquivologia; Gestão da Informação; Gestão
de Documentos ; Identificação; Diagnóstico de Arquivos.
7
ABSTRACT
From the survey data in the literature of Archival, Information
Management, Document Management, Identification and
Diagnostic Archives, seeks to highlight in this paper the
development of diagnostic files and their methodological
procedures and thus contribute to the same research segment.
Are discussed from the basics of archival until the
methodologies for the Diagnosis of files. The intention of this
work is to know the definitions of methodological procedures
for the planning and execution of Diagnostic Files and its
importance in the implementation of information management in
institutions and the implementation of document management.
Keywords: Archival, Information Management,
Document Management, Identification, Diagnosis File.
8
SUMÁRIO
PÁG.
1. INTRODUÇÃO ......................................................................................................... 9
2. ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS ............................................... 11
2.1. GESTÃO DAS INFORMAÇÕES: ASPECTOS ESSENCIAIS .................................................. 14
2.2. ARQUIVO E DOCUMENTO DE ARQUIVO ............................................................................ 16
2.3. GESTÃO DE DOCUMENTOS: ASPECTOS ESSENCIAIS ...................................................... 20
3. A IDENTIFICAÇÃO COMO FUNÇÃO ARQUIVÍSTICA PARA
ELABORAÇÃO DO DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS ............................................... 28
3.1. IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO PRODUTOR: ELEMENTO ORGÂNICO E FUNCIONAL 31
3.2. IDENTIFICAÇÃO DO TIPO E DELIMITAÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTAL ...................... 32
4. DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS E SUAS METODOLOGIAS ....................... 36
4.1. VISÃO MAXIMALISTA E VISÃO MINIMALISTA ................................................................ 37
4.2. METODOLOGIAS PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS .................................................. 38
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................................. 48
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................. 50
9
1. INTRODUÇÃO
A alta competitividade do mercado, a agilidade na tomada de decisões, obriga as
organizações a adotar estratégias para continuar competindo no mercado.
A necessidade de acesso rápido à informação pelo usuário interno quanto externo e
a organização eficiente de uma unidade de informação tornam-se essenciais para uma
organização continuar buscando sucesso no mercado.
Em um mundo onde cada vez mais as virtualidades e concretudes
possíveis de serem produzidas pelo uso das tecnologias fazem parte da
essência dos fenômenos, o fluxo das informações corre em uma
velocidade espantosa, mensurável em bytes por segundo. No leito
imaginário deste rio de informações, registra-se de tudo, inclusive o
supérfluo, o descartável, o lixo virtual, ruídos e interferências formais
do processo da comunicação da informação. É necessário garimpar e
fazer as ilações, ver o presente manchado pelo passado, auscultar o
passado pelos olhos e limites do presente, construir a teia de relações e
estabelecer os modelos de funcionários, hierarquizar as atividades e
separar o fundamental daquilo de importância secundária. (LOPES,
2009, p. 183)
A busca por mais informações sobre alguns conceitos, como o Diagnóstico de
Arquivos, trouxeram algumas expectativas, principalmente, voltadas para o profissional
arquivista e seu possível desempenho.
A elaboração de um diagnóstico de arquivos será possivelmente uma das primeiras
etapas que o arquivista realizará em sua profissão para conhecimento do funcionamento de
uma determinada instituição.
O arquivista será o grande “gestor” de uma unidade de informação, uma questão de
muita responsabilidade e deverá ter conhecimento de alguns procedimentos metodológicos
para a elaboração do Diagnóstico de Arquivos.
10
O diagnóstico constitui uma tarefa de grande importância para os arquivos, pois
além de realizar a gestão da informação nas instituições, encontra na identificação tarefas
específicas indispensáveis na elaboração do mesmo, além de constituir uma etapa
fundamental para a implantação da gestão de documentos.
O tema escolhido possui literatura pouco abrangente, por isso torna-se necessária
fazer mais pesquisas nessa área. Envolvem muitos desafios para os arquivistas, como
barreiras econômicas, administrativas e financeiras.
É necessário que este profissional esteja bem preparado e tenha gosto pela pesquisa,
pois irá realizar todo um trabalho de investigação para a elaboração do diagnóstico.
O levantamento e a comparação de algumas definições dos procedimentos
metodológicos para o planejamento e execução de diagnóstico de arquivos e seu potencial
na implantação de gestão das informações nas organizações, e consequentemente, na
implantação da gestão de documentos seria muito interessante para a área de Arquivologia.
O presente trabalho de conclusão de curso está organizado em três capítulos
distribuídos da seguinte maneira. O primeiro capítulo consiste na definição dos conceitos
essenciais da arquivologia, traçando uma breve trajetória da área e apresentando a gestão da
informação e a gestão de documentos.
O segundo capítulo expõe sobre a identificação, definindo os seus conceitos, e
contemplando suas fases: a identificação do órgão produtor e identificação do tipo
documental e delimitação da série documental.
O terceiro capítulo aborda o conceito de Diagnóstico de Arquivos e define as
metodologias para sua elaboração.
Finalmente, nas considerações finais com base na literatura sobre o tema e os
capítulos anteriores são apresentadas às conclusões sobre o tema abordado que se
caracteriza em definir que para a realização do diagnóstico não há uma receita e nem um
“modelo” na literatura existente.
11
2. ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS
“É o aparecimento da escrita que remonta o nascimento dos arquivos e da
arquivística, bem como as novas ocupações, entre as quais a de arquivista” destacam
Rousseau e Couture (1998, p. 29). Ao longo das épocas e dos jejuns, os documentos
serviram para o exercício do poder, para o reconhecimento dos direitos, para o registro da
memória e para sua utilização futura.
Shellemberg (2006, p. 26) afirma que no Início da Revolução Francesa em 1789, a
Assembléia Nacional criou um arquivo no qual deveriam ser guardados e exibidos seus
atos. Em 1790, esse arquivo tornou-se os Archives Nationales de Paris, foi o primeiro
arquivo nacional criado no mundo. Um decreto de 25 de junho de 1794 estabeleceu, em
todo o território nacional, uma administração nos arquivos públicos.Por esse decreto foi
estabelecido o direito de acesso aos documentos públicos, tornando-se uma espécie de
“declaração dos direitos” da arquivística, e o Archives Nationales passou a ter jurisdição
sobre os documentos de vários órgãos do governo central
[...] “Assim começa um modo de administração diferente, onde o
documento já não desempenha apenas um papel jurídico, mas constitui
um instrumento do poder cujo acesso é sinal do poder do povo. Esta
revolução irá ter um impacte determinante nos arquivos com a criação
uma instituição nacional cujo papel é o de assegurar a guarda dos
aquivos”. (SHELLEMBERG, 2006, p. 31)
Ainda Shellemberg (2006, p. 27) relata que o reconhecimento da importância dos
documentos para a sociedade foi uma das grandes conquistas da Revolução Francesa e
resultou em três importantes realizações no campo arquivístico:
1. Criação de uma administração nacional e independente dos arquivos.
2. Proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos.
3. Reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos
do passado
12
Em 1841, foi formulado o respect des fonds, O princípio do Respeito aos fundos ou
princípio da proveniência que é uma das bases da arquivologia. Este princípio oferece ao
arquivista a base segura para o seu trabalho de arranjo o princípio de respeito aos fundos,
considerado a base da arquivística. O historiador e arquivista Natalys de Wally foi o
responsável por sua formulação.
O respeito aos fundos consiste em manter agrupados, sem misturá-los, os
arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma
administração, de uma instituição ou de uma pessoa física ou jurídica: é o
que se chama de fundo de arquivos dessa administração, instituição ou
pessoa. (DUCHEIN,1982, p. 14)
Alguns anos depois, Natallys de Wally desenvolveu a concepção da ordem original
onde “a classificação geral por fundos é a única verdadeiramente capaz de assegurar o
pronto cumprimento de uma ordem regular e uniforme...”, ou seja, os documentos que
compõem um fundo devem manter a classificação e a ordem original, refletindo a
organização interna da instituição,
Quanto a criação dos Arquivos Nacionais na França, Inglaterra e Estados Unidos,
Shellemberg (2006, p. 30) afirma que houve algumas razões para a instituição de arquivos:
1- A necessidade prática de incrementar a eficiência governamental;
2- Ordem cultural. Os arquivos públicos constituem um tipo de fonte de cultura entre
muitos outros tipos como livros, manuscritos e tesouros de museus;
3- Interesse pessoal. Esta razão forçou, em parte, os revolucionários franceses a criar o
Archives Nationales. Objetivando a destruição de uma sociedade antiga e a criação
de uma nova, tinham consciência da importância dos arquivos públicos para a
determinação das várias relações sociais, econômicas e políticas;
4- Ordem oficial. Pois documentos, mesmo os mais antigos, são necessários às
atividades do governo. Refletem sua origem e crescimento. São a principal fonte de
informação de todas as suas atividades;
13
Devido à Revolução Francesa, em 1789, e com a criação do Arquivo Nacional
Francês, assiste-se a uma verdadeira mudança na História da Europa que irá repercutir na
noção e funcionalidade dos arquivos e com o aparecimento do Estado de Direito e dos
princípios de responsabilidade, garantia, eficácia e justiça da atuação administrativa perante
os cidadãos, o arquivo passa a ser considerado como garantia dos direitos dos cidadãos e
jurisprudência da atuação do Estado, assumindo o papel de guardião dos documentos.
Rousseau e Couture (1998, p. 32) afirmam que os documentos desempenham
também um papel de prova. Foram durante muito tempo produzidos e utilizados com esse
fim.(...). Hoje em dia, encontramos diversas categorias de documentos que têm valor de
prova ou um valor legal. De múltiplas formas, eles desempenham sempre um papel na
defesa dos direitos das pessoas e das instituições.
Para compreender a natureza dos documentos arquivísticos, torna-se necessário
entender o conceito de Diplomática. Segundo Duranti e Macneil (1996, p. 47)
Diplomática é um corpo de conceitos e métodos, originalmente
desenvolvidos nos séculos XVII E XVIII, “com o objetivo de provar a
fidedignidade e a autenticidade dos documentos”. Ao longo do tempo
ela “evoluiu para um sistema sofisticado de ideias sobre a natureza dos
documentos, sua origem composição, suas relações e pessoas a eles
conectados e com o seu contexto organizacional, social e legal”.
(MACNEIL, 1996 apud RONDINELLI, 2005, p. 45)
Bellotto (2007, p. 47) afirma que foram os estudos de ordem filosófica, e teológica
dos séculos XVI e XVII que levaram o documento a ser submetido à crítica, quanto à
fidedignidade de “certos diplomas medievais”, surgindo daí a diplomática, distinguindo os
documentos falsos dos verdadeiros.
Com a evolução da diplomática, no século XIX, nasceu uma área do conhecimento,
a arquivologia, que segundo Duranti e Macneil (1996, p. 47 apud RONDINELLI, p. 46), se
constitui num “corpo de conceitos e métodos voltados para o estudo de documentos nos
termos das suas relações documentária e funcional e do modo como são controlados e
comunicados”. Sendo assim, a diplomática lida com a unidade documental, ou seja, o
14
documento arquivístico isoladamente e a arquivologia lida com o conjunto de documentos
orgânicos, os arquivos.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística - DIBRATE (2005, p. 37)
conceitua Arquivologia como a “disciplina que estuda as funções do arquivo e os
princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação, e
utilização dos arquivos. Também chamada arquivística”.
2.1. GESTÃO DAS INFORMAÇÕES: ASPECTOS ESSENCIAIS
Nos primórdios conhecidos de sociedades organizadas a maior parte do fluxo
informacional se dava através da fala, ou melhor, esse fluxo não era registrado em suporte
físico algum. O desenvolvimento de um código escrito trouxe a capacidade de “[...]
registrar num suporte exterior à mente e à voz humanas a informação que um Homem
produzia desde que começou a existir e a comunicar.” (RIBEIRO, 2005, p. 2). Tal
desenvolvimento é na verdade uma necessidade de registrar as informações de modo que
possa aumentar sua durabilidade e exatidão.
De acordo com Ribeiro ( 2005, p. 3) o desenvolvimento e aumento da complexidade
das sociedades e das instituições, a organização da informação se tornou uma prática
fundamental para o bom funcionamento das antes citadas. O advento da imprensa provocou
um fenômeno informacional, isso se deve a invenção das máquinas reprodutoras de
exemplares em suporte de papel, trazendo essa grande massa documental para a sociedade.
A informação é um recurso fundamental para qualquer organização.
Ela se equipara aos recursos humanos, materiais e financeiros. Deve
ser considerada como um todo gerido sistematicamente e como o
objeto de um programa de organização e tratamento. (ROUSSEAU E
COUTURE, 1998, p. 62)
Ribeiro (2005, p. 7) conceitua a Informação como sendo:
Um conjunto estruturado de representação mentais codificadas
15
(símbolos insignificantes socialmente contextualizadas e passíveis de
serem registradas num qualquer suporte material (papel, filme, banda
magnética, disco compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma
assíncrona e multidirecionada. [...] (RIBEIRO, 2005, p. 7)
Rousseau e Couture (1998, p. 65) analisam que podemos caracterizar a sociedade e
as instituições como produtoras de informação registrada e não registrada, ou seja, os dois
tipos de tramitação da informação convivem mutuamente, entretanto, a não registrada é
considera como não orgânica não podendo ser aproveitada. Já a registrada pode ser
orgânica, constituindo o fundo arquivístico da instituição.
[...] A gestão da informação orgânica, permitindo a pesquisa
retrospectiva, reduz a incerteza e melhora a tomada de decisão
aprofundando o conhecimento da cultura institucional e do processo de
decisão. [...] (ROUSSEAU E COUTURE, 1998, p. 65)
Ainda Rousseau e Couture (1998, p. 65) destacam que qualquer organização que
deseja encontrar soluções para as dificuldades geradas pela informação deve realizar um
programa em três fases, focado na missão da organização e na política de gestão da
informação, tendo a arquivística um papel fundamental, devido a sua especificidade de
atuação sobre a informação orgânica.
A primeira fase visa à criação, a difusão e o acesso à informação orgânica, onde a
informação inútil é eliminada e são aplicadas normas que visam à gestão da
informação (formulários, relatórios, procedimentos, etc.).
A segunda fase diz respeito à classificação e recuperação da informação. Cria-se um
sistema de classificação e recuperação, onde a informação pode facilmente ser
comunicada em função de necessidades imediatas ou futuras, independente do seu
suporte ou idade.
16
A terceira fase está focada na proteção e conservação da informação. A informação
sendo bem protegida e conservada segundo normas técnicas e materiais pode ser
facilmente comunicada.
2.2. ARQUIVO E DOCUMENTO DE ARQUIVO
A literatura arquivística apresenta várias definições sobre o termo Arquivos. De
acordo com o Manual dos Arquivistas Holandeses
Arquivos é o conjunto de documentos escritos, desenhos e material
impresso, recebido ou produzido oficialmente por determinado órgão
administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais
documentos se destinavam a permanecer na custódia deste órgão ou
funcionário. (MANUAL DE ARRANJO E DESCRIÇÃO DE
ARQUIVOS, 1973, p. 13).
O Dicionário de Terminologia Arquivística- DIBRATE apresenta define quatro
significados distintos para o termo arquivo:
1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva,
pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte. Ver também fundo;
2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o
processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos;
3. Instalações onde funcionam arquivos;
4. Móvel destinado à guarda de documentos. (ARQUIVO NACIONAL,
2005, p.27).
De acordo com Shellemberg, os arquivos são assim definidos como:
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido
considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de
referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados
17
para depósito, num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG,
2006, p. 41).
No Brasil, a Lei 8.158 de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional
de arquivos públicos e privados, define arquivos como:
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Paes (1997, p. 20) afirma três características básicas que distinguem os arquivos:
1- Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não
se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma
pessoa.
2- Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de
transações realizadas
3- Caráter orgânico que liga os documentos aos outros do mesmo conjunto. Um
documento, destacando de seu conjunto, do todo e a que pertence, significa muito
menos do que quando em conjunto.
Thomassem (2006, p. 6) afirma que os arquivos são compostos por informação
vinculada a processos, isto é: informação gerada e estruturada por processos de trabalho.
Qualquer arquivo é formado por informação gerada e estruturada por processos de trabalho
funcionalmente inter- relacionados.
Com o avanço da tecnologia e tentando adaptar a teoria clássica aos tempos
modernos, LOPES (2009, p. 40) conceitua os arquivos como:
Acervos compostos por informações orgânicas originais, contidas em
documentos registrados em suporte convencional ou em suportes que
18
permitam gravação eletrônica, mensurável por sua ordem binária;
documentos produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica,
decorrentes do desenvolvimento de suas atividades, sejam elas de caráter
administrativo, técnico, artísticos ou científicos, independentemente de
sua idade e valores intrínsecos. (LOPES 2009, p. 40)
Com isso, a informação passa a ser mais valorizada, não só as textuais passam-se a
considerar os arquivos eletrônicos, registrados em suportes diversos como documentos de
arquivo.
Documento é um termo polissêmico, pois pode se considerado qualquer suporte que
registre informações, afirmam Roncaglio, Szvarca e Bojanoski (2004, p. 1).
De acordo com Thomassem (2006, p. 6) um documento “é a menor unidade de
informação registrada com significado próprio”. Já os documentos arquivísticos são
diferenciados de outros documentos pelos motivos de sua criação. Os documentos
arquivísticos têm em comum o fato de que eles estão vinculados ao processo pelos quais
foram gerados.
Os documentos considerados documentos de arquivo, segundo Bellotto (2007, p.
36) são “os produzidos por uma entidade pública ou privada ou por família ou pessoa no
transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos
relações orgânicas entre si”.
Surgem, pois por motivos funcionais administrativos e legais Tratam
sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa Sua apresentação
pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares
únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte.
(BELLOTTO, 2007, p. 37).
Duchein ( 1986 p. 17) destaca que o documento de arquivo, “ao contrário de um
objeto de coleção ou de um dossiê constituído por peças heterogêneas de proveniências
diversas, não tem razão de ser isoladamente. Sua existência só se justifica na medida em
que pertença a um conjunto”. Entendemos esse conjunto como os documentos com seus
vínculos formando assim os acervos das instituições ou pessoas.
19
Duranti (1994 p. 50) esclarece que o documento arquivístico é fonte de prova e
apresenta algumas características que evidenciam seu potencial probatório. São
características dos documentos arquivísticos: imparcialidade, autenticidade, naturalidade,
inter-relacionamento e unicidade.
Imparcialidade: Os documentos são registros documentais natos verdadeiros, livres
de preocupação, pois são provas originais dos fatos.
[...] Os documentos fornecem provas originais porque constituem uma
parte real do corpus dos fatos, do caso". Porque trazem uma promessa
de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização
contribuem, eles também ameaçam revelar fatos e atos que alguns
interesses não gostariam de ver revelados. Proteger os documentos
contra a manipulação ilegítima ou a destruição é portanto o primeiro
dever dos arquivistas. [...] (DURANTI, 1994, p. 2)
Autenticidade: Os registros documentais são autênticos quando são criados e
preservados de acordo com os procedimentos adequados que podem ser provados a partir
das rotinas estabelecidas.
A autenticidade está vinculada ao continuum da criação, manutenção e
custódia. Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se
em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos com
garantias para futuras ações ou para informação, e "são definitivamente
separados para preservação, tacitamente julgados dignos de serem
conservados" por seu criador ou legítimo sucessor como "testemunhos
escritos de suas atividades no passado”. Assim, os documentos são
autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de
acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. [...]
(DURANTI 1994, p. 3)
20
Naturalidade: os registros documentais são criados e acumulados naturalmente no
decorrer das atividades do seu produtor.
Essa naturalidade respeito à maneira como os documentos se
acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da
matéria em pauta: eles não são "coletados artificialmente, como os
objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos
escritórios em função dos objetivos práticos da administração”. [...]
(DURANTI, 1994, p. 3)
Inter-relacionamento: os registros documentais possuem relações com os outros
documentos do mesmo produtor, tornando-os interligados pelas suas ações na qual foram
criados.
Os documentos estão ligados entre si por um elo que é criado no
momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela
razão de sua produção e que é necessária à sua própria existência, à sua
capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade
e autenticidade. (DURANTI, 1994, p. 3)
Unicidade: Cada registro documental representa a seu lugar único na estrutura
documental ao qual pertence.
A unicidade provém do fato de que cada registre documental assume
um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no
universo documental. (DURANTI, 1994, p. 3)
2.3. GESTÃO DE DOCUMENTOS: ASPECTOS ESSENCIAIS
21
Segundo Jardim (1987, p. 36) as características das instituições arquivísticas após a 2ª
Guerra mundial, eram de órgão exclusivamente de apoio à pesquisa, comprometidos com a
conservação e acesso aos documentos de valor histórico. Paralelo a isso, iniciou-se a
administração científica, de como racionalizar o processo administrativo, gerando os princípios
da Gestão de documentos.
A Gestão de documentos contribui para as funções arquivísticas sob diversos aspectos,
dentre eles, garantir que as políticas e atividades do governo fossem documentadas
adequadamente. Gerando assim, uma maior consciência em todo o governo, no caso dos EUA,
quanto ao significado dos documentos.
[...] O grande aumento do volume de documentos produzidos pelas
instituições públicas levou à necessidade de se racionalizar a produção
e o tratamento desses documentos, sob pena de as organizações
inviabilizarem sua capacidade gerencial e decisória. Nesse sentido,
comissões governamentais foram instaladas nos EUA e no Canadá, e,
como resultado, vemos surgir o conceito de gestão de documentos. [...]
(RONDINELLI, 2005, p. 41).
Paes (2004, p. 53) afirma que em meados do século XX, a partir da segunda guerra,
com o avanço do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade, a produção
de documentos cresceu a níveis muito elevados que superou a capacidade de controle e
organização das instituições, que se viram forçadas a buscar novas soluções para gerir as
grandes massas documentais acumuladas nos arquivos.
Rodrigues (2006, p. 103) afirma que no Brasil, em 1991, a promulgação da Lei
8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e estabelece as
suas competências, vem reforçar a necessidade de um maior envolvimento do arquivista
com as questões relacionadas à gestão dos arquivos correntes, pois ela estabelece que a
gestão dos documentos públicos correntes é de competência das instituições arquivísticas .”
De acordo a Lei nº. 8.159 de 1991, gestão de documentos é “o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
22
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente”.
De acordo com Indolfo (apud RONDINELLI, 2005, p. 41) a gestão de documentos
se constitui no “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes as atividades de
produção, uso, avaliação e arquivamento de documentos em corrente e intermediária ,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística- DIBRATE (2005, p. 100)
conceitua a gestão de documentos como sendo o “conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também
chamado administração de documentos”.
De acordo com Jardim (1987, p. 36) a gestão de documentos veio contribuir para as
funções arquivísticas sob diversos aspectos:
- ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas
adequadamente;
- ao garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a
documentos de valor permanente;
- ao garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente;
- ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente;
- ao garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o
patrimônio arquivístico de um país, ou seja, de 2 a 5% da massa documental produzida,
segundo a Unesco.
Roncaglio (2004, p. 5) destaca que a gestão aplicada nas empresas é uma atividade
estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos.
Jardim (1987. p. 35) afirma que a gestão cobre todo o ciclo de existência dos
documentos desde sua produção até sua eliminação ou recolhimento para arquivamento
permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e
intermediária.
23
Fonseca (1998 apud CALDERON et al. 2004, p. 101) afirma que no final da
década de 40 do século XX, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa,
a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental. .As principais atividades e funções
dessas etapas são:
produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de
correspondências, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da
informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos;
utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de
recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de
equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de
programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos;
destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de
programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário,
eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições
arquivísticas.
Segundo Paes (2004, p. 54) as três fases básicas da gestão de documentos são a
produção, a utilização e a destinação.
Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência
das atividades de um órgão ou setor.
Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento,
classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a
elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à
recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções
administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
24
Avaliação e destinação de documentos: talvez a mais complexa das três fases da
gestão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos
documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de
guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais
deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informações para
a instituição.
Rousseau e Couture (1998, p. 11) destacam que o ciclo de vida dos documentos de
arquivo é quando um documento de arquivo passa por um ou mais períodos caracterizados
pela frequência e tipo de utilização que dele é feita. A vida de um documento de arquivo se
reparte em três períodos: os de atividade, semiatividade e inatividade.
Segundo Rousseau e Couture (1998, p. 14) o período de atividade forma os arquivos
correntes, onde os documentos ativos, com sua alta frequência de utilização são essenciais
ao funcionamento do dia-a-dia de uma instituição, permanecendo o mais próximo de seu
utilizador visando à rapidez em seu acesso. O estabelecimento de normas para a
organização dos arquivos correntes aumenta a eficácia administrativa, facilitando a
classificação e tornando a recuperação mais fácil.
Rousseau e Couture (1998, p. 115) afirmam que o período de semiatividade forma
os arquivos intermédios, onde os documentos semiativos, apesar da sua baixa utilização,
devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras.
Ainda Rousseau e Couture (1998, p. 116) analisam o período de inatividade que
consiste na eliminação ou conservação como arquivos definitivos. Os documentos inativos
deixam de ter valor previsível para a organização que os produziu. Se ele apresentar valor
de testemunho será conservado como arquivo definitivo, caso contrário será eliminado.
Quanto à eliminação de documentos, Rousseau e Couture (1998, p. 121) afirmam
que só será feita se o documento perder todo e qualquer valor primário previsível, deixando
de ser útil às pessoas físicas ou morais que os criaram. È preciso respeitar as normas da
tabela de temporalidade para fazer a eliminação.
Em relação aos arquivos definitivos, Rousseau e Couture (1998, p.) enfatizam que
eles apresentam certa importância para as instituições que os produziu, pois se houver
25
alguma necessidade administrativa que somente ele poderá responder, será uma grande
contribuição para a instituição.
O e-ARQ Brasil (2006, p. 19) analisando a passagem dos documentos de uma idade
para outra verifica que ela é definida por meio do processo de avaliação, que leva em conta
a freqüência de uso dos documentos por seus produtores e a identificação de seus valores
primário e secundário.
A avaliação é o processo pelo qual no âmbito dos arquivos, se
estabelece e qualifica o valor dos documentos, determinando sua
duração. A formulação de normas e procedimentos para levar a efeito a
operação de destinação dos documentos de arquivo supõe, por isso
mesmo, identificar os que devem ser preservados e os que, sem
prejuízo para as instituições podem ser eliminados. (CAMARGO,
2000, p. 1)
Fonseca (2005, p. 46) destaca que a importância da gestão de documentos para
disseminação da Arquivologia enquanto área do conhecimento se translúcida de tal forma
por caracterizar nos Estados Unidos a elaboração de uma ruptura entre arquivistas,
profissionais encarregados dos arquivos permanentes e os records managers, profissionais
encarregados da gestão de documentos. Esta categorização de uma nova visão separatista
da Arquivologia remete a pensar sobre definições antes elaboradas como construto da área,
como o respeito ao fundos arquivísticos em seu contexto de produção / função / tramitação
/ destinação.
Fonseca (2005, p. 47) destaca que superar essa separação os arquivistas canadenses
Rousseau e Couture formulam o conceito de uma “Arquivística integrada”, que pode
possuir três formas: uma forma administrativa, que é o valor primário do documento; uma
forma tradicional, que é o valor secundário do documento e uma forma nova, que se ocupa
do valor primário e secundário simultaneamente.
O arquivista moderno pode contar com vários dados adquiridos.
Assim, a utilidade da sua função é incontestável, quer que seja como
colaborador da administração, como responsável dos arquivos a
26
conservar ou como apoio à investigação. As tarefas ligadas a estas
funções modificaram-se consideravelmente. O arquivista é doravante
considerado especialista no que se refere ao conjunto das suas
responsabilidades, e isso quisquer que sejam os termos pelos quais é
designada a sua função. (ROUSSEAU E COUTURE, 1998, p. 48)
O e-ARQ Brasil (2006, p. 19) afirma que o valor primário é atribuído aos
documentos considerando a sua utilidade administrativa imediata, isto é, as razões pelas
quais esses documentos foram criados. Já o valor secundário refere-se ao valor atribuído
aos documentos em função da sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais
foram originalmente produzidos, como, por exemplo, provas judiciais e administrativas e
pesquisas acadêmicas.
Camargo (2000. p. 2) destaca que o valor primário do documento está relacionado
com a razão pela qual foi concebido e criado e o valor secundário está relacionado ao uso
para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados.
Shellemberg (2006, p. 180) com sua contribuição para a avaliação de documentos,
destaca que os documentos arquivísticos têm um valor primário, que por motivos de sua
criação, dizem respeito à entidade produtora, e secundário, que por seu conteúdo de caráter
informativo, dizem respeito a investigação científica.
Camargo (2000, p. 1) afirma que a avaliação integra a série de medidas e rotinas que
imprimem racionalidade e eficiência à gestão documental e tem por objetivo possibilitar:
Pronta recuperação de informações necessárias para a instituição;
Redução ao essencial, da massa de documentos acumulados;
Orientação ao processo da produção documental;
Condições de guarda e conservação da documentação;
Melhor aproveitamento de recursos humanos e materiais;
Preservação do patrimônio arquivístico
Calderon et al. (2004, p. 101) destaca que para a realização do trabalho de gestão
documental e informacional é necessário conhecer bem a instituição. O pré-diagnóstico e o
diagnóstico devem ser os pontos de partida para os projetos de organização de documentos.
27
O levantamento geral dos dados sobre as atividades, fluxo
informacional, estruturas e funções retratam a concepção que a
instituição tem sobre a importância e valor da informação. O
tratamento da informação, com a finalidade de recuperação e uso,
supõe conhecimento e aplicação conjunta de teoria, metodologia e
prática. É necessária a atenção especial no diagnóstico, na constituição,
na manutenção, ou seja, na gestão de arquivos. (CALDERON et al
2000, p. 101).
28
3. A IDENTIFICAÇÃO COMO FUNÇÃO ARQUIVÍSTICA PARA
ELABORAÇÃO DO DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS
Rodrigues (2008, p. 65) afirma que identificação seria o ato de determinar a
identidade do documento de arquivo, de caracterizar os caracteres próprios e exclusivos que
conferem essa identidade.
Significa determinar os elementos que o individualizam e o distinguem
em seu conjunto. O processo de produção deste conhecimento implica
em reunir informações sobre o documento em seu contexto de
produção e descrever estes elementos que formam sua identidade.
(RODRIGUES, 2008, p. 65).
Bueno e Rodrigues ([s.d], p. 3) destacam que a identificação arquivística se
caracteriza como modelo metodológico que permite o estudo das organizações, de sua
estrutura administrativa, das atribuições a elas conferidas e dos tipos documentais que
circulam como produto dessa gestão, gerando um conhecimento que fundamenta a
elaboração dos instrumentos, como o plano de classificação e tabela de temporalidade, que
sustentam o programa de gestão de documentos.
A identificação surgiu no âmbito da arquivística, nos anos 80, para
designar as pesquisas desenvolvidas por grupos de arquivistas
preocupados com a formulação de metodologias para solucionar o
problema da acumulação irregular de documentos, que se contrapunha
ao emergente desafio de implantar programas de gestão documental
em países ibero-americanos. (RODRIGUES, 2008, p. 10)
Rodrigues (2008, p. 11) destaca que as tarefas de classificação e avaliação de
documentos exigiam dos profissionais soluções que respondessem às situações
diagnosticadas, que eram semelhantes entre arquivos, embora apontassem algumas
especificidades das administrações produtoras.
29
Grupos de trabalhos se formaram entre arquivistas preocupados com a
necessidade de identificar documentos acumulados em arquivos e seus
órgãos produtores, como premissa para o desenvolvimento de práticas
de organização, avaliação e descrição, o que se tornou objeto de
reflexão teórica. (RODRIGUES, 2008, p.11)
Com relação a massas documentais acumuladas, Bellotto enfatiza a identificação de
fundos.
Fundo é o conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por
determinada entidades pública ou privada, pessoa ou família, no
exercício de suas funções e atividades, guardando entre si elações
orgânicas, e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou
cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto,
gerado por outra instituição, mesmo que este, por quaisquer razões, lhe
seja afim. (BELLOTTO, 2007, p.134).
Segundo Bellotto (2007, P. 134) a identificação de fundos é um trabalho complexo
que requer conhecimento profundo da estrutura administrativa e das competências dos
órgãos produtores de documentação, nos respectivos níveis da administração pública e nos
vários setores da administração privada.
O Dicionário de Terminologia Arquivística – DIBRATE (2005, p. 104) conceitua
identificação como o “processo de reconhecimento, sistematização e registro de
informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”.
Rodrigues (2008, p. 60) analisa que o controle intelectual refere-se às metodologias
arquivísticas usada para tratar tecnicamente documentos acumulados em arquivos.
Trata-se de um levantamento de dados sobre as características dos
documentos arquivísticos para efeitos de classificação e descrição. O
controle físico refere-se a dados matérias sobre documentos
acumulados em depósitos de arquivos. (RODRIGUES, 2008, p. 60).
30
De acordo com LA TORRE MERINO; MARTÍN-PALOMINO y BENITO (2000
apud RODRIGUES, 2008, p. 67) a base metodológica da identificação é a aplicação de
maneira direta dos princípios da proveniência e o da ordem original, pois “dirigem o
tratamento dos documentos ao longo de toda sua vida, estabelecendo as operações
arquivísticas que são próprias de cada fase”.
Heredia (2003 apud RODRIGUES 2008, p. 68) afirma que o princípio de
proveniência determina a organicidade dos fundos e dos arquivos e condiciona o
agrupamento natural dos documentos determinando sua classificação, entretanto os
problemas de aplicação destes princípios começam “quando se perde ou se desfaz esta
sistematização ao se armazenar e amontoar os documentos sem controle”.
Durante o processo de identificação, as características da proveniência
e de organicidade devem ser recuperadas, se o objetivo for o
tratamento de massas documentais acumuladas e garantidas, quando a
identificação for efetuada em documentos na fase de produção.
(RODRIGUES, 2008, p. 68)
Rodrigues (2008, p. 60) enfatiza que a partir dos anos dos anos 80, foi comum o uso
de diagnósticos de arquivos e dentro dessas propostas, haviam tarefas específicas de
identificação de documentos. O objetivo destes processos de identificação de documentos
em fase de acumulação, preliminares à elaboração de projetos, deu origem a uma tradição
no Brasil.
Camargo (1996 apud RODRIGUES, 2008, p. 60) se refere a este processo de
identificação de documentos acumulados em depósitos de arquivos, como “um
mapeamento necessário”, para a elaboração de diagnóstico.
Carmona Mendo (2004, apud BUENO E RODRIGUES, [s.d.], p. 6) ressalta que a
identificação é um método analítico que sustenta todo o tratamento arquivístico dos
documentos que compõem o fundo de arquivo de qualquer organização, seja pública ou
31
privada, e que pode ser aplicado em todo o ciclo de vida dos documentos e que tem dois
objetos: o órgão produtor e os documentos por ele produzido.
Para La Torre Merino; MartinPalomino y Benito ( 2000 apud RODRIGUES, 2008,
p. 69) o processo de identificação realiza-se em duas fases consecutivas para tratar fundos
acumulados em arquivos :
Identificação do órgão produtor: elemento orgânico e elemento
Funcional;
Identificação do tipo e delimitação da série documental
3.1. IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO PRODUTOR: ELEMENTO ORGÂNICO E
FUNCIONAL
De acordo com Bueno e Rodrigues ([s.d.], p. 7) a identificação do órgão produtor,
ou seja, “é a coleta de dados sobre as informações essenciais a respeito da estrutura
orgânica do órgão produtor”.
Segundo MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996 (apud RODIGUES 2008, p.
70) a identificação do elemento orgânico significa identificar o órgão produtor da
documentação, diferenciando-o do remitente quando assim procede. Quanto ao elemento
funcional está representado pelas funções e atividades administrativas desempenhada pelo
órgão, em virtude da competência que tem a seu cargo e que compõe a série documental.
De acordo com Rodrigues (2008, p.71) os elementos a serem considerados neste
estudo sobre as categorias administrativas são:
• As datas de criação e/ou extinção de órgão das administrações;
• As normas e a legislação que regularam ou regulam o seu funcionamento (competências,
funções, atividades e procedimentos administrativos);
• Órgão que tenham precedido o desenvolvimento das competências análogas; e,
• Órgãos que herdaram competências semelhantes.
As características do órgão produtor variam de acordo com a natureza do órgão,
podendo ser público ou privado ou em função das características do fundo, permanente ou
32
na fase de produção. A informação sobre os elementos orgânicos e funcionais pode ser
obtida através da própria documentação e da legislação, aponta Rodrigues (2008, p. 71).
Bueno e Rodrigues ([s.d], p. 8) apontam que como resultado deste levantamento de
dados, são elaborados os seguintes instrumentos, produtos dessa primeira etapa da
identificação:
• Índices de organismos produtores (também chamados de ficheiros de organismos);
• Repertório de organogramas (permitem conhecer a estrutura e suas modificações de forma
gráfica durante sua vigência);
• Índice legislativo (também chamado de repertório legislativo de órgãos produtores), um
instrumento que tem por objetivo o estudo de cada norma individualizada referenciada no
primeiro instrumento.
3.2. IDENTIFICAÇÃO DO TIPO E DELIMITAÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTAL
Molina Nortes e Leyva Palma (1996 apud RODRIGUES, 2008 p. 73) denominam a
identificação da documentação, como uma atividade intelectual que se caracteriza pela
“análise e estudo pormenorizado da série documental transferida” e que consiste no
“levantamento de informações sobre os elementos que caracterizam os documentos”.
Bellotto (2007, p. 52) afirma que a espécie documental “é a configuração que
assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das afirmações nele
contidas” e se caracteriza como objeto da diplomática.
Ainda Bellotto (2007, p. 57) a tipologia documental “é a ampliação da diplomática
na direção da gênese documental e de sua contextualização nas atribuições, competências,
funções e atividades que a gerou”. Ocupa-se do tipo documental que “é a configuração que
assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”.
Em definitivo, o objeto da diplomática é a configuração interna do
documento, o estudo jurídico das partes e dos seus caracteres para
aquilatar sua autenticidade e fidedignidade, enquanto o objeto da
tipologia o estuda como componente de conjuntos orgânicos, isto é,
como integridade da mesma série documental, advinda da junção de
33
documentos correspondentes à mesma atividade. [...]. (BELLOTTO,
2007, p. 52)
Rodrigues (2008, p.74) afirma que se entende por tipo documental, a unidade
produzida por um organismo no desenvolvimento de uma competência concreta,
regulamentada por uma norma de procedimento e cujo formato, conteúdo informativo e
suporte são homogêneos. E que a Série documental seria “o conjunto de documentos
produzidos por um mesmo sujeito produtor no desenvolvimento da mesma função e cuja
atuação administrativa foi plasmada num mesmo tipo documental.”
Quanto à série documental, o Dicionário de Terminologia Arquivística de São Paulo
(2010 apud RODRIGUES, 2008, p. 9), analisa o conceito de série documental remetendo
“à sequência de unidades de um mesmo tipo documental”, cuja denominação obedece a
seguinte fórmula: espécie + atividade.
Rodrigues (2008, p.74) analisa que as fontes de informação, utilizadas nesta fase,
além das leis, decretos, portarias, regimentos e regulamentos internos, são as consultas
diretas às pessoas que estejam tramitando e produzindo os documentos, ligando-os às
funções e atividades que produzem os documentos.
Ainda Rodrigues (2008, p. 74) aponta que uma vez identificada à unidade
administrativa e os tipos documentais em que se materializam suas competências, funções
e atividades, será necessário estudar as normas que regulamentam o processo de tramitação
que teve cada tipo documental na sua fase de produção.
A produção de documentos difere de um caso para o outro, dependendo da área em
que se encontra. Bellotto (2002, p.21) apresenta seu método de análise diplomática e
tipológica na identificação de documentos:
Na identificação diplomática do documento deve-se estabelecer e/ou reconhecer,
sequencialmente:
1. a sua autenticidade relativamente à espécie, ao conteúdo e à finalidade;
2. a datação (datas tópica e cronológica);
3. a sua origem/proveniência;
4. a transmissão/tradição documental;
5. a fixação do texto.
34
Na identificação tipológica do documento, a sequencia é distinta, devendo-se
reconhecer e/ou estabelecer:
1. a sua origem/proveniência;
2. a sua vinculação à competência e as funções da entidade acumuladora;
3. a associação entre a espécie em causa e o tipo documental;
4. o conteúdo;
5. a datação
Diversos modelos de identificação de documentos foram surgindo com as práticas
dos arquivistas em diferentes instituições. Rodrigues (2008, p. 82) aponta o trabalho de Ana
Maria Camargo (1996, p. 15) para “caracterização dos documentos acumulados” nos
depósitos da Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras da USP. Além de caracterizar o
depósito, na qual foi elaborada uma ficha de coleta de dados para o diagnóstico dos
arquivos, outra ficha foi utilizada para registrar dados sobre os documentos:
· Conjunto de mesma espécie ou tipo
· Data-limite
· Critério de ordenação
· Quantidade
· Acondicionamento
· Mobiliário
· Estado de conservação
Outro modelo de identificação de documentos é de Janice Gonçalves (1998, p. 15),
onde autora desenvolve dois modelos de análise para estudar os “documentos e seu
contexto de produção”, dados necessários para organizar os documentos de arquivo:
Identificação do documento
35
· Suporte
· Forma
· Formato
· Gênero
· Espécie
· Tipo
· Conteúdo
· Contexto de produção
Identificação de contexto
· Organismo produtor
· Funções
· Atividades
Rodrigues (2008, p. 78) analisando os processos de identificação no Brasil, verifica
que estes incidiram sobre órgãos produtores, documentos e arquivos.
Os modelos de análise documental proposto para realização de tarefas
na área estiveram associados a outros processos de identificação, como
o de órgão produtor para efeito de organização de massas acumuladas
ou o de identificação de arquivos, para fins de definição de estratégias
para implantação de sistemas de arquivos. (RODRIGUES, 2008, p.
78).
A identificação de documentos está inserida nos diagnóstico de arquivos
apresentando tarefas específicas, principalmente para a identificação de documentos
acumulados em depósitos de arquivos e tendo seus objetos, o órgão produtor e os
documentos por ele produzidos, sendo indispensável na elaboração do diagnóstico.
36
4. DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS E SUAS METODOLOGIAS
Primeiramente devemos compreender o que é o diagnóstico de arquivos, que
segundo Campos et al. (1986) é o levantamento da situação dos arquivos com o objetivo de
fornecer subsídios para a implantação de um Sistema de Arquivos.
O diagnóstico de arquivos seria “[...] uma constatação dos pontos de atrito, de falhas
ou lacunas existentes no complexo administrativo [...] das razões que impedem o
funcionamento eficiente do arquivo” (PAES, 1997, p.36).
O diagnóstico de arquivos torna-se uma tarefa de grande importância na
contribuição do sucesso de uma organização, pois define a situação dos arquivos, em
relação ao tratamento da informação orgânica e mostra as deficiências encontradas.
O diagnóstico é um instrumento auxiliar que torna possível identificar
todos os problemas relacionados ao desenvolvimento das atividades
arquivísticas, mediante pesquisas realizadas nas instituições
responsáveis pela produção e acúmulo dos documentos e,
principalmente no próprio arquivo. (FERREIRA, 2008, p.6)
Sendo assim, o diagnóstico de arquivos é entendido como uma análise da situação
dos arquivos e dos resultados obtidos permite diagnosticar as deficiências existentes em um
determinado arquivo de uma instituição e cabe ao arquivista intervir para corrigir essas
deficiências.
LOPES (2009, p.168) propõe que o profissional da informação arquivística deve:
-Definir problemas e objetivos, de acordo com as necessidades decorrentes da observação
da realidade e os conhecimentos teóricos e práticos pré-existentes;
- Formular hipóteses que simulem a origem dos problemas levantados e suas possíveis
soluções;
- levantar dados, de acordo com métodos previamente delineados, com eficácia
comprovada;
-chegar a conclusões e as novas proposições, a partir do exame dos dados levantados em
confronto com as hipóteses e o conhecimento já estabelecido.
37
Uma tarefa não muito fácil, mas complexa para o profissional arquivista que não
possui este perfil, pois muitos ainda não têm a capacidade necessária para a realização deste
trabalho, sendo necessárias mudanças em seu comportamento.
Lopes (2009, p.168) afirma que talvez o que se esteja propondo consiste na
construção de um novo tipo de sujeito das práticas arquivísticas, muito além da modorra
simplificadora e tecnicista tão vulgarizada em inúmeros manuais em diversas línguas.
Ferreira (2008 p. 7) destaca que para que haja um planejamento prévio das ações
desenvolvidas na gestão documental é preciso realizar um diagnóstico da situação em que
se encontram os arquivos, verificando se as atividades desempenhadas nas instituições
correspondem aos documentos produzidos.
Para a elaboração do Diagnóstico de Arquivos é necessário um conhecimento das
definições de algumas etapas que o arquivista deve percorrer, passando pela aplicação de
procedimentos metodológicos, que sejam adequadas a cada instituição.
4.1.VISÃO MAXIMALISTA E VISÃO MINIMALISTA
O Levantamento da situação arquivística do conjunto de organismos que forma um
governo federal, estadual ou municipal se caracteriza pela visão maximalista, segundo
Lopes (2009 p. 175).
As pesquisas sobre as políticas arquivísticas desenvolvidas por países,
a realidade de seus sistemas, os seus fracassos e sucessos, compõem o
mesmo o mesmo comjunto maximalista. Menos usuais, ainda dentro
desta visão, são os estudos de “famílias” de organizações similares na
busca de problemas e de soluções paradigmáticas. (LOPES, 2009, p.
176)
Para Lopes (1997 apud CORNELSEN, 2006, p. 75) o diagnóstico é o método de
intervenção aos problemas gerados pelas informações de caráter orgânico, produzidas por
uma instituição e deve partir de uma visão minimalista, priorizando os estudos de
problemas específicos, de casos particulares, para se chegar às questões mais gerais.
Lopes (2009 p. 176)) afirma que a Visão Minimalista consiste na observação dos
38
problemas arquivísticos das organizações, nos estudo de caso e na procura em construir
objetos de pesquisa e propor soluções para os problemas detectados.
[...] Acredito que é necessário investir no estudo de problemas
específicos, de casos particulares, para chegar a questões mais gerais.
No cotidiano de sua prática, o arquivista depara-se muito mais com o
dilema de diagnosticar a situação de uma organização do que o de
resolver o problema de um país. Há de se perguntar se é possível tratar
do geral sem mergulhar no específico. A dinâmica entre ambos é uma
questão envolvente e sedutora. (LOPES, 2009, p. 176).
4.2. METODOLOGIAS PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS
Para a realização do diagnóstico de arquivos faz-se necessária metodologias
adequadas e instrumentos próprios que coletam informações precisas em cada etapa do
processo, segundo Calderon (2004 apud FERREIRA, 2008, p. 7).
[...] O arquivista precisa elaborar um roteiro que se adapte às
necessidades do arquivo a ser analisado, de modo que haja exatidão e
objetividade nas informações coletadas, pois, as mesmas servirão de
prova real situação do arquivo, propiciando embasamento para as
futuras correções. (FERREIRA, 2008 p. 8)
As metodologias para diagnosticar os arquivos envolvem as informações gerais
sobre as instituições que produzem os documentos, realizadas através de questionários
aplicados, entrevistas nos locais e observações feitas pelo arquivista.
Rodrigues (2008 p. 21) afirma que todo trabalho arquivístico deve ser baseado na
realidade documental e ela é conhecida através do levantamento, uma pesquisa aplicada e
orientada no sentido de possibilitar uma coleta de dados, fonte necessária para o
conhecimento das principais características da situação.
São Exemplos de instrumentos de levantamento de dados:
39
Formulário: é uma coleção de questões e anotadas por um entrevistador
numa situação face a face com a outra pessoa (o informante).
Entrevista: é a obtenção de informações de um entrevistado, sobre
determinado assunto ou problema.
Observação: quando se utilizam os sentidos na obtenção de dados de
determinados aspectos da realidade.
Questionário: é uma série ordenada de perguntas que devem ser
respondidas por escrito pelo informante. Deve ser objetivo e vir
acompanhado de instruções.
Segundo Rodrigues (2008, p. 21) a etapa de levantamento de dados e elaboração do
diagnóstico são fases preliminares ao planejamento e fundamentam a elaboração de
projetos. A fase de levantamento de dados é o estágio inicial da elaboração de um
diagnóstico, etapa do processo de montagem de um projeto de arquivo.
Ao tratar a informação orgânica, Rousseau e Couture (1998, p. 68) apresentam um
programa em três fases que pode orientar o arquivista para a realização do diagnóstico,
permitindo elaborar um roteiro de entrevista, A entrevista compõe-se das seguintes
questões:
Quem tem acesso à informação?
Como é que ela Difundida, classificada e recuperada?
Qual é o ciclo de vida?
É eliminada depois de um determinado espaço de tempo ou conservada
permanentemente?
Necessita de uma proteção especial e, em caso afirmativo, quais os meios físicos ou
tecnológicos requeridos?
O correio eletrônico, a burótica, a telecomunicação e o tratamento da imagem
(micrografia, saída de computador em microfilme: COM, scanerização, disco
óptico, disco óptico digital, etc.) ocupam de fato um lugar cada vez maior no
interior da gestão da informação?
40
Lopes (2009, p.183) destaca que o principal dado a ser coletado nas organizações é a
descrição de suas atividades e da relação destas com o fluxo de informações.
Rodrigues (2008, p. 21) afirma que esta fase de pesquisa para a coleta de informações
sobre a situação encontrada permite um estudo detalhado dos fatores determinantes daquilo
que se pretende equacionar, orientando o processo de tomada de decisões. Fornece os
parâmetros iniciais para o planejamento.
O objetivo do levantamento de dados é subsidiar uma tomada de
decisão que seja válida para a escolha da melhor solução para um
problema, situação ou fenômeno. Deve-se, portanto, conhecer a
situação para depois definir onde se pretende chegar e qual a estratégia
de como chegar à solução desejada. (RODRIGUES, 2008, p.21)
Paes (1997, p.35) afirma que o levantamento de dados deve ter início pelo exame de
estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos
constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de
informações sobre sua documentação. Sendo necessário analisar:
O gênero dos documentos (escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos,
informáticos etc. );
As espécies documentais mais frequentes (cartas, faturas, relatórios, projetos,
questionários etc.);
Os modelos e formulários em uso;
O volume de conservação do acervo, arranjo e classificação de documentos
(métodos de arquivamento adotados);
A exigência de registros e protocolos (em fichas, em livro);
A média de arquivamentos diários;
O controle de empréstimo de documentos;
Os processos adotados para conservação e reprodução de documentos;
A existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação, etc.
41
De acordo com Lopes (2009, p. 184) a pesquisa das atividades desenvolvidas pelas
organizações impõe-se na frente da pesquisa sobre as funções. Estas são formais, definidas
em documentos que já nascem mortos, portadoras de tradição, sem estar necessariamente
de acordo com os fatos.
Paes (1997, p.36) destaca que além dessas informações, o arquivista deve acrescentar
dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, salários,
nível de escolaridade, formação profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado
de conservação), a localização física (extensão da área ocupada, condições de iluminação,
umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio), meios de
comunicação disponíveis ( telefones, fax).
Segundo Campos et al. (1986) e o levantamento da situação dos arquivos correntes,
realizado no Ministério da Agricultura, surgiu da necessidade de conhecer seu
funcionamento e consistiu na aplicação de questionário específico. O questionário
apresentou os seguintes campos:
Identificação- dados referente ao órgão/setor visitado e nome do entrevistado;
Atividades Desenvolvidas- dados referentes às atividades de protocolo e arquivo
corrente realizados pela unidade e respectivas normas reguladoras.
Organização do acervo- dados referentes aos métodos de arquivamento utilizado;
Instrumentos de pesquisa- dados referentes aos instrumentos empregados para
recuperação das informações contidas nos documentos arquivados;
Transferência e eliminação- dados referentes à ocorrência, ou não, de eliminação e
de transferência de documentos para depósitos de arquivamento intermediário, bem
como das normas e critérios reguladores destas atividades;
Automação- dados referentes á guarda de documentos cujas informações sejam
recuperadas mediante automação;
Microfilmagem- dados referentes à existência, ou não, no arquivo, de documentos
microfilmados, bem como sua organização;
Documentos Escritos- dados referentes à quantificação, datas- limites e descrição
dos documentos escritos acumulados no setor visitado;
42
Documentos Especiais- dados referentes à guarda de documentos de suporte não
convencional;
Material e Imobiliário- dados referentes ao acondicionamento dos documentos no
arquivo visitado;
Recursos humanos- dados referentes ao pessoal responsável pelas atividades de
arquivo e protocolo, no que diz respeito ao grau de instrução e cargos ocupados.
Observações- campo em aberto no qual foram registradas informações
complementares, além da data do preenchimento do questionário e o nome do
pesquisador.
Lopes (2009, p. 183) enfatiza que a observação direta continua sendo essencial. Não
mais se observa apenas o registro em suporte definido- o documento-, como na arquivística
tradicional. Necessita - se estudar o processo global da informação, considerando a junção
dos seus aspectos virtuais e concretos.
Para Evans e ketelaar (1983 apud CORNELSEN 2006, p.72) o diagnóstico um dos
estudos da série RAMP, é apresentado sob a forma de questionário, o qual é dividido em
nove grupos:
Apresentação geral- preocupa-se em levantar algumas características da
organização de arquivos, enquanto unidade administrativa.
Legislação e normas – trata basicamente da existência de legislação e de normas
específicas sobre os arquivos, incluindo aqui as definições; a jurisdição que o órgão
tem sobre os documentos; as proibições; os procedimentos utilizados; o
estabelecimento de órgãos consultivos oficiais e permanentes; as atividades
desempenhadas pelo arquivo; entre outras.
Recursos humanos- tem por objetivo inventariar os dados referentes às pessoas que
trabalham no arquivo, como número de profissionais, de técnicos e de auxiliares,
entre outros.
Recursos financeiros - questionam os valores sobre as fontes de recursos internos e
externos e os gastos que o arquivo tem com recursos humanos, equipamentos e
mobiliário, edifício, etc.
43
Edifícios e materiais- visam os dados quantitativos e qualitativos sobre o edifício do
arquivo e de seus respectivos serviços, condições de iluminação, ventilação,
umidade, segurança, a caracterização e a quantidade dos equipamentos utilizados.
Fundos- busca identificar dados quantitativos sobre os fundos que o arquivo
comporta.
Métodos e processos de trabalho- procura demonstrar a quantidade de documentos
avaliados, eliminados, preservados, restaurados/reparados, ordenados, descritos e
publicados.
Serviços oferecidos- investiga a quantidade de usuários que solicita informações ao
arquivo, as unidades de armazenamento disponíveis para consulta, o número de
consultas e de empréstimo de documentos, a quantidade de reprografia, de
reprodução e de exposições realizadas pelo arquivo.
Lopes afirma (2009, p. 184) que quanto às estruturas, o problema das funções de repete.
É preciso saber como elas evoluíram e como se encontram no momento da preparação do
diagnóstico.
O espírito das organizações está nas suas atividades. O conhecimento
delas ilumina todos os outros aspectos. Compreendem-se melhor as
funções ou, muitas vezes, as disfunções. Entendem-se as estruturas
efetivas, as pseudoestruturas e a inexistência de formalizações.
Percebe-se a organização por suas características capitais. (LOPES,
2009, p. 184)
Corrochano (1995 apud CORNELSEN 2006, p. 75) enfatiza a coleta de dados
referentes a três grupos: o problema, os fluxos das informações e a posição do arquivo
dentro do sistema nacional e autônomo de arquivos.
O autor afirma que o problema de arquivo, para tanto, subdivide-se em três fases:
análise dos fundos, análise dos formulários utilizados no trabalho de arquivo e análise da
infraestrutura, recursos humanos e financeiros. Para cada fase ou grupo do diagnóstico
foram acrescentados os seguintes elementos: levantamento da situação do arquivo;
44
objetivo, problema, sempre sob a forma de pergunta e sugestão de métodos e ferramentas
de investigação.
Lopes (2009, p. 186) destaca que dentro da lógica da construção do objeto de
pesquisa, a partir da observação direta na organização, coloca-se o levantamento dos
acervos existentes e de outras questões referentes a estes. Sendo necessário ter dados
objetivos sobre:
A quantidade de documentos, expressas de acordo com regras aceitas
universalmente;
As características diplomáticas- tipologias documentais- que os
individualizam;
Os conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético e
hierárquico;
As unidades físicas de arquivamento, isto é, a movelaria e embalagens
utilizadas;
O modo original de arquivamento- classificação, avaliação e descrição-
mesmo que empírico e baseado no senso comum;
A existência e o modo de uso de tecnologias da informação;
As características das instalações e a situação dos acervos no que refere à
preservação.
Paes (2004, p.36) enfatiza que com os dados coletados, o especialista estará
habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo e fazer o seu
diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a
serem adotadas no sistema a ser implantado.
Lopes (2009, p. 186) destaca que o levantamento geral dos dados sobre as
atividades, fluxo informacional, estruturas, funções e das questões referentes aos acervos
constrói o objeto de pesquisa, ao retratar a situação arquivística da organização, na forma
de um diagnóstico.
45
O profissional terá a possibilidade de propor soluções que se pode
considerar científicas, por se basearem no exame criterioso do
problema, realizado de acordo com metodologias e parâmetros aceitos
pelas ciências sociais aplicadas. (LOPES, 2009, p. 186)
Quando o profissional arquivista é chamado para realizar uma proposta de trabalho,
alguns autores acreditam que não se deve realizar no ato um diagnóstico. Seria necessário
haver o chamado “Pré- diagnóstico”
Corrochano (1995 apud CORNELSEN 2006, p. 75) afirma que a identificação da
instituição, o estudo superficial dos fundos e a elaboração de projeto de trabalho são as
fases que devem antecipar o diagnóstico. Essa etapa denomina-se o “pré-diagnóstico”, uma
etapa indispensável à análise da situação dos arquivos.
Lopes (2009, p. 187) afirma sobre o pré- diagnóstico que consiste no levantamento
dos dados mais essenciais do problema que foi apontado ao arquivista, incluindo-se aí a
natureza da organização, os dados quantitativos e qualitativos básicos da documentação e a
definição de uma estratégia e dos objetivos preliminares.
Defendo a ideia de que sempre é correto propor que ao pré-diagnóstico
que fundamentará uma proposta, suceda o diagnóstico propriamente
dito, compreendido como primeira etapa do tratamento a ser dado ao
problema. (LOPES, 2009, p. 188).
Sobre o diagnóstico, Lopes (2009. p.189) enfatiza que não há uma receita, só
indicações gerais.
A pesquisa irá construir seus objetos a partir da realidade e os
responsáveis terão que estabelecer seus objetivos, construir suas
hipóteses e aplicar técnicas de coleta de dados de acordo com a
realidade encontrada. (LOPES, 2009, p. 189)
LOPES (2009, p. 190) analisa que a coleta de dados em uma organização pode ser
formatada por meio da aplicação de formulários, de modo padronizado, destinado ao caso
46
específico, de acordo com o que se verificou na elaboração de um pré- diagnóstico, fruto de
entrevistas com responsáveis e da observação direta no local. O autor sugere ainda que a
repetição deste procedimento poderá gerar modelos que poderão ser aplicados em casos
similares.
De acordo com Lopes (2009, p. 209), verifica-se que não é possível separar o
diagnóstico de possíveis desdobramentos na forma de projetos ou plano de trabalho e
podem ser escritos em um só diagnóstico- projeto.
O projeto de trabalho é instrumento de planejamento das atividades,
concebido como decorrência dos problemas diagnosticados. [...]
Define as providências a serem tomadas, dentro de um quadro teórico
e das constatações feitas no diagnóstico. Isto significa desenhar as
soluções a partir de hipóteses implícitas ou explícitas; descrever passo
a passo o que vai ser feito; fazer o elenco das metas específicas, dentro
dos objetivos gerais; definir estratégias de “combate”; reunir as
“armas” e os “soldados”; e estabelecer o território e as “táticas de
guerra”. (LOPES, 2009, p. 210).
Paes (2004, p. 36) analisa na fase de planejamento, para que um arquivo possa
cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que
tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que
pretende servir.
Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes
elementos: posição do arquivo na estrutura da instituição, centralização
ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo, escolha de
métodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de
funcionamento, recursos humanos, escolha das instalações e do
equipamento, constituição de arquivos intermediário e permanente,
recursos financeiros. (PAES, 2004, p. 36)
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Lopes (2009, p. 211) afirma que nos projetos de trabalho também não haverá a
possibilidade de ter um receituário. Eles irão refletir a amplitude e a qualidade do
diagnóstico, e a qualificação dos que os conceberão e implementarão.
48
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A informação é um recurso fundamental para qualquer instituição e os arquivos
devem propiciar o acesso às informações de maneira compreensível, servindo na tomada de
decisões.
A realização do diagnóstico de arquivo é uma tarefa complexa e necessita de
dedicação em cada detalhe, em cada etapa, não podendo menosprezar nenhuma delas. O
diagnóstico reflete a situação dos arquivos e fornece dados para uma proposta de
intervenção dos problemas encontrados.
A tarefa de levantamento de dados mostra-se muito interessante, pois se torna
possível conhecer todo o funcionamento da instituição, através de uma metodologia
adequada, verificando suas deficiências.
Para o arquivista elaborar um diagnóstico de um arquivo, necessita ser um
profissional competente e que tenha um conhecimento amplo nas outras áreas para auxiliar
seu trabalho, que seja um “observador participante, atuando na sua área, a da gestão da
informação registrada de atribuição arquivística”.
Imagino, quanto aos sujeitos, que a solução contemporânea, está na
proposição de uma trindade profana que consideraria o arquivista
como cientista social, capaz de produzir sentido lógico no
desenvolvimento de seu trabalho e de possuir habilidades tecnopráticas
bastante desenvolvidas. Isto quer dizer que o recorte teórico possível
para a metodologia de trabalho do arquivista deveria ser recolhido na
experiência da Sociologia, história, filosofia e no conhecimento
tecnológico contemporâneo, no que ser refere a armazenamento,
preservação, classificação, avaliação e descrição das informações
registradas, arquivísticas, em qualquer suporte. (LOPES, 2009, p. 177)
Cada autor realizou a sua proposta, utilizando suas metodologias, como a técnica da
aplicação de questionários, coleta de dados, roteiro de entrevista e observações realizadas
por eles para a elaboração do diagnóstico de arquivos. Saber administrar as barreiras
existentes também constitui um fator muito importante, pois elas sempre vão existir.
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O diagnóstico antecede a gestão de documentos e é fundamental para a realização
da mesma, pois além de verificar a situação em que se encontram os arquivos, verifica se as
atividades desempenhadas nas instituições correspondem aos documentos produzidos.
A tarefa da identificação está inserida no diagnóstico, apresentando tarefas
específicas, principalmente para a identificação de documentos acumulados em depósitos
de arquivo.
Para a realização do diagnóstico não há uma receita e nem um “modelo” na
literatura existente, pois cada instituição apresenta sua diversidade de documentos e
informações. O arquivista deve elaborar um “modelo” que atenda as necessidades de cada
instituição.
50
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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