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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO NAS ORGANIZAÇÕES.
Por: Tatiane Moraes Farias
Orientador
Prof. Carlos Cereja
Rio de Janeiro
2010
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO NAS ORGANIZAÇÕES.
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como requisito parcial para
obtenção do grau de especialista em gestão
empresarial.
Por: . Tatiane Moraes Farias
3
AGRADECIMENTOS
Agradeço, aos meus pais, pelo o amor,
apoio, incentivo e por ter demonstrado
que a educação é primordial e que
permite vislumbrar novos horizontes.
4
DEDICATÓRIA
Dedico, aos familiares, amigos e a
todos que de alguma forma
Contribuíram para o desenvolvimento
desta monografia.
5
RESUMO
As organizações buscam alcançar os objetivos desejados, por isso que
administrar o tempo, é imprescindível dentro das organizações, onde as
incertezas e as mudanças acontecem rapidamente. Porém é necessário por
em prática os conhecimentos científicos da administração, como o
planejamento, organização, delegação de tarefas e comunicação, pois são
fatores que ajudam as empresas a administrar o tempo e se desenvolverem
com eficiência em busca dos resultados pretendidos. Assim, verificar os
fatores, os quais ajudam a economizar o tempo, dividir o trabalho, analisar as
tarefas e definir prioridades das atividades, são algumas soluções para
aproveitar, da melhor maneira possível, o tempo dentro das tarefas a serem
executadas, proporcionando as empresas mais oportunidades de realizarem
seus objetivos determinados, com mais eficiência ao alcance da maximização
do lucro empresarial.
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METODOLOGIA
Este trabalho trata de uma pesquisa bibliografica.
Os principais autores utilizados na realização deste trabalho, foram Idalberto
Chiavenato, Stephen P. Robbins e James A. F. Stoner.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I
O conceito da Administração 10
CAPÍTULO II
A importância da administração
do tempo nas empresas. 18
CAPÍTULO III
O aperfeiçoamento do tempo
nas organizações. 25
CONCLUSÃO 45
BIBLIOGRAFIA 47
ÍNDICE 48
8
INTRODUÇÃO
Administração do tempo nas organizações, é o tema desta monografia,
e a importância desse fator, é o problema que no qual será desenvolvido no
decorrer deste estudo.
A justificativa para tal problema, está nas mudanças que ocorrem
rapidamente, nas novas tecnologias e regras, que vão surgindo no segmento
empresarial que é tão instável, nas leis que são criadas e inseridas dentro das
empresas, ou seja, uma série de fatores que vão influenciando o desempenho
organizacional. Assim, torna-se necessário o conhecimento científico, de
algumas questões da administração, como o planejamento, organização,
delegação das tarefas, comunicação, controle, entre outros. Pois obtendo
essas informações, dará o início a administração do tempo. Que está na
identificação de como utilizar o tempo, em como descobrir o que se deseja
mudar e o que realmente é importante dentro das tarefas a serem realizadas.
Então a boa administração do tempo é provavelmente o fator mais importante
nas tarefas a serem executadas, pois o tempo não pode ser prolongado, mas
sabendo aproveitar da melhor maneira possível, proporciona grandes
oportunidades. Obtendo então, eficácia nos resultados pretendidos. Por isso, a
administração do tempo dentro das empresas, torna-se cada vez mais
imprescindível, definir prioridades e planejar atividades para conquistar um
melhor aproveitamento do tempo, com o foco em metas.
Analisar a administração do tempo nas organizações e definir tal
importância, são os objetivos propostos deste estudo.
A verificação de fatores, os quais ocorrem o desperdício de tempo e a
solução de problemas através de novos hábitos e costumes com o objetivo da
maximização do lucro empresarial, são alguns fatores que possivelmente
resolve e dão resposta ao problema exposto nessa monografia.
O estudo delimita-se em Administração do tempo, as chaves para o
sucesso, do autor Paulo Barreto dos Santos; em Chiavenato, Administração de
9empresas, em Administração do tempo do artigo de Eduardo Chaves; em
artigos do site: administradores.com.br, entre outros.
A gestão do tempo nas organizações, é constituída através dos
princípios básicos de administração, na identificação de como utilizar o tempo,
na atribuição das atividades e o que realmente é importante dentro das tarefas
a serem executadas. O aperfeiçoamento do tempo é, também, um fator
importante que ajuda as empresas a desenvolver procedimentos e atividades
com mais agilidade, favorecendo o crescimento organizacional e eficácia nos
resultados pretendidos.
O conceito da administração e seus meios básicos para uma empresa
ser bem sucedida, é desenvolvida no capítulo I, no qual mostra a relevância
desse fator.
O capítulo II, analisa a importância da administração do tempo nas
empresas. Que é apresentada através de fatores como: atribuição de tarefas,
utilização do tempo e tecnologia.
O capítulo III mostra, de que maneira pode aperfeiçoar o tempo nas
organizações, pelos métodos, estruturas, delegação de autoridade, analise de
tarefas, gerenciamento do tempo e motivação.
Entretanto, cada capítulo expõe e analisa a grande importância do
tempo nas organizações e como pode tornar mais produtiva as atividades,
aproveitando as oportunidades que o tempo proporciona.
10
CAPÍTULO I
1- O conceito da administração
“A palavra administrar tem sua origem no latim, e seu
significado original implica subordinação e serviço: ad,
direção para, tendência; minister, comparativo de
inferioridade; e sufixo ter, que serve como termo de
comparação, significando subordinação ou obediência,
isto é, aquele que realiza uma função abaixo do comando
de outro, aquele que presta serviço a outro”
( CHIAVENATO, 1982, p.3).
Pode-se dizer, que a definição da administração é o processo de
planejar, organizar, controlar e dirigir as atividades a serem executadas pelos
colaboradores e de utilizar todos os recursos da melhor maneira possível, para
alcançar os resultados pretendidos.
Para tanto, a administração precisa mapear o ambiente externo e dar
condições de eficiência à tecnologia utilizada através da estratégia
empresarial, integrando os recursos, e os esforços em todas as áreas e níveis
da empresa.
Basicamente, a administração interpreta os objetivos, utilizando o
planejamento, organização, direção e controle de maneira mais apropriada, em
prol de alcançar tais objetivos.
Provavelmente, uma das melhores maneiras de informar, a ampliação
do significado de administrar, seria citar os estudos das teorias da
administração que auxilia na compreensão da organização, abrangendo a
visão sobre os seus processos. E um dos estudos de grande importância,
dentro dos passos gradativos da teoria administrativa, seria a científica.
1.1- A história da administração do tempo nas organizações.
11
O controle do tempo nas empresas, começou com a primeira
abordagem da teoria administrativa, que foi a administração científica. Ela
recebeu esta denominação por causa da tentativa de aplicação de métodos
aos problemas da administração, a fim de alcançar, com eficiência, as metas.
Possuía ênfase nas tarefas, onde se procurava reduzir o desperdício de tempo
e elevar o índice de produtividade. O fundador desta teoria foi Frederick W.
Taylor (1903). A maior preocupação de Taylor, foi tentar eliminar o desperdício
de tempo e elevar os níveis de produtividade através da aplicação de métodos
e técnicas da engenharia industrial.
Uma das decorrências do estudo do tempo foi a divisão do trabalho e a
especialização do operário a fim de elevar sua produtividade. Ao verificar que o
trabalho pode ser feito de maneira mais econômica por meio da subdivisão das
tarefas. chegou-se a conclusão de que o trabalho de cada pessoa deveria, ser
uma tarefa predominante. Com isto, cada operário passou a ser especializado
na execução de uma única tarefa e utilizar os padrões descritos e as normas
de desempenho estabelecidas por métodos. A limitação de cada operário à
execução de uma única operação, de maneira continua e repetitiva, encontrou
a linha de produção (ou linha de montagem) como sua principal base de
aplicação.
A essa análise do trabalho seguia-se o estudo do tempo, ou seja, a
determinação do tempo médio que um operário comum levaria para a
execução da tarefa, para resultar o chamado "tempo padrão". Com isto
padronizava-se o método de trabalho e o tempo destinado à sua execução.
Método é a maneira de se fazer alguma coisa para obter um determinado
resultado.
O estudo dos tempos e movimentos, além de permitir a racionalização
dos métodos de trabalho do operário e a fixação dos tempos padrões para a
execução das operações e tarefas, trouxe ainda outras vantagens, como
utilizar o planejamento, a organização, controle, entre outros, para modernizar,
o conceito do tempo nas organizações.
12
1.2- Planejamento
O planejamento é de fato, um dos pontos mais importantes para
controlar o tempo. Pois são os planos que dão à organização seus objetivos e
que definem o melhor procedimento para alcança-los. Além disso, os planos
permitem que a organização aplique os recursos necessários para a execução
das tarefas, que os membros da organização realizem atividades em prol dos
métodos escolhidos e que o procedimento feito, rumo aos objetivos seja
acompanhado e medido, para que se possam ser corrigidos.
Os primeiros passos do Planejamento envolvem a seleção de objetivos
para a organização e verificar se as propostas são viáveis. Depois, passa para
os departamentos as decisões. Uma vez determinados os objetivos, se
estabelece processos para a executa-los.
Portanto, é necessário ter planejamento para alocar os desejos
estipulados dentro do tempo determinado, que varia de acordo com o objetivo
e nível gerencial. Os planos elaborados para a empresa em geral, podem ter
prazos que podem ir de cinco a dez anos. O Planejamento em níveis mais
baixos, tem prazos mais curtos.
As funções de planejar, são:
• Definir o objetivo;
• Desenvolver os cenários;
• Identificar meios para;
• Alcançar os objetivos;
• Implementar os planos de ação necessários.
Existem os planos relacionados com métodos, no qual tem
procedimentos a seguir, os relacionados com o dinheiro que é observar as
receitas e despesas em um dado espaço de tempo, os relacionados com o
tempo, que interliga as atividades com o fator tempo, por meios de
programações e os relacionados com o comportamento, que ajuda os
funcionários a agir de maneira certa em uma determinada função através de
regras.
13
1.3- Organização
A organização é um ponto do processo administrativo, no qual serve
para agrupar e estruturar todos os recursos, a fim de atingir os objetivos
determinados.
Segundo Stoner e Freeman (1985, p.6), “organizar é o processo de
arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros de
uma organização de modo que eles possam alcançar eficientemente os
objetivos da mesma”.
É através da organização que a empresa reúne e integra os seus
recursos, estabelece a divisão de trabalho, proporciona os meios de coordenar
as diferentes atividades através da integração e ajuda a minimizar o tempo
utilizadas nas funções.
As funções de organizar são:
• Dividir o trabalho;
• Agrupar as atividades em uma estrutura lógica;
• Alocar os recursos;
• Coordenar as tarefas.
1.4- Direção
A finalidade da direção é fazer com que a empresa alcance seus
objetivos, através da definição do planejamento e das atividades bem
organizadas e estabilizadas. Assim a direção é a função administrativa que se
refere as relações interpessoais dos gestores em todos os níveis da empresa.
A função de direção se relaciona com a maneira pela qual o objetivo
deve ser alcançado através da atividade das pessoas que compõe a
organização. Para que o planejamento e a organização possam ser eficazes, é
14necessário ser complementado pela orientação passada para cada membro da
empresa, através de uma adequada comunicação e habilidade de liderança.
Os funcionários precisam ser aplicadas em seus cargos e papéis, com
treinamento, porém é preciso conhecer o que é esperados por eles e como vão
desempenhar as atividades correspondente ao cargo inserido. Por isso
Interpretar os planos e dar as instruções sobre como executá-los, em prol dos
objetivos que se deseja atingir, também são funções de direção. Que pode ser
a nível global, no qual envolve toda a empresa, pode ser à nível departamental,
que abrange cada unidade da empresa e operacional que reúne as pessoas e
sua tarefas.
Cada teoria administrativa se fundamenta de algumas concepções
sobre a maneira pela qual os membros da empresa se comportam e
desenvolvem suas atividades.( Douglas M. McGregor, 1971, p. 45).
A teoria x, é uma concepção de estilo de direção, que representa a
administração cientifica de Taylor, pois baseia-se de algumas pressuposições,
que são:
• As pessoas precisam ser controladas e dirigidas;
• As pessoas evitam responsabilidade, a fim de se sentir mais seguras.
Em função dessa premissas, que a teoria X, desenvolve uma forma de
dirigir, que tem como finalidade controlar os funcionários, para que eles
possam desenvolver o máximo possível dentro dos seus respectivos setores,
em prol aos objetivos da organização.
Assim, essa teoria é um forma de dirigir. Porém exige maior controle, já
que analisa a execução das tarefas, através de métodos e procedimentos e
avalia as regras e regulamentos no qual as atividades devem ser exercidas.
Entretanto, para que todos os níveis hierárquicos da empresa, consiga
desenvolver de acordo com que foi planejado e organizado, a fim de atingir os
objetivos determinados, é caracterizado pela função de direção.
1.5- Controle e Desempenho
15O controle é um processo de garantir que as atividades planejadas
sejam realizadas com eficácia. Por isso que é necessário haver o controle nas
organizações, para poder corrigir erros e evitar desperdício de tempo nas
tarefas.
O controle é dividido em quatro etapas:
1. Estabelecer padrões e métodos para medir o desempenho:
A técnica do tempo e movimento, desenvolvida por Taylor, determinou o
tempo padrão, isto é, o tempo médio que um operário normal deverá levar para
executar uma determinada tarefa. E esse é um dos vários padrões a serem
executados para analisar e controlar os métodos utilizados, proporcionando
bons padrões de desempenho organizacional.
2. Medir o desempenho:
Obter um bom planejamento desde o começo da tarefa é de muita importância,
pois se a base de medição não estiver bem definida, o processo não será
eficiente. Por isso, para se controlar e medir o desempenho, é necessário que
o processo seja bem estruturado.
3. Observar se o desempenho está de acordo com os padrões:
Se as atividades executadas estiverem sendo efetuadas com um desempenho
dentro do padrão estipulado, significa que tudo está sob controle, que tudo
está acontecendo no tempo planejado.
4. Ações corretivas:
Verificando que o desperdício de tempo ou que as atividades exercidas não
ocorrem como o esperado, é necessário então iniciar as ações corretivas, que
provavelmente, acarretará em fazer mudanças em uma ou mais atividades das
operações da organização, ou pode envolver uma mudança nos padrões
estabelecidos.
Assim sendo, o controle e o desempenho, depende e contribui para as
outras funções administrativas, e se relaciona com todas elas. Pois sem o
planejamento para especificar os objetivos e as atividades, o controle não teria
importância. Sem organização e direção, a orientação sobre quem deve fazer
as avaliações, tomar as decisões cabíveis e organizar todas as atividades, as
16ações corretivas e as análises de desempenho não teriam propósitos na
organização.
1.6- Mudanças
As mudanças são necessárias, para atualizar, reformar e retificar os
erros cometidos em algum processo administrativo. Porém, ao mesmo tempo
em que as mudanças podem trazer novos desafios e novas tecnologias,
também podem gerar instabilidade e incertezas. Pois as organizações querem
se manter competitivas no mercado, mas resistem a mudar porque desejam
Ter estabilidade, e isso, não permite que a adaptação da empresa acompanhe
as transformações que ocorrem com rapidez.
As mudanças podem ser planejadas de forma gradativa, ou seja que
acontecem ao longo do tempo e não afeta todos os membros da empresa ao
mesmo tempo. Ou imediata, que é utilizada em tempos de crise e requer
mudanças na estrutura e nos processos organizacionais. Podem também,
envolver relacionamentos, processos produtivos e de estrutura organizacional.
Um processo planejado de mudança organizacional pode ser realizados
em doze etapas, que ocorrem na seguinte ordem de tempo:
1. Exploração do ambiente e das condições internas da organização;
2. Reconhecimento da diferença entre as condições atuais e as condições
desejadas;
3. Percepção e avaliação;
4. Planejamento e análise;
5. Determinação dos objetivos de mudança;
6. Determinação do programa e das táticas de mudança;
7. “Descongelamento” de comportamentos, ou seja, desaprender modos
antigos de fazer as coisas e aprender novos métodos.
8. Avaliação do plano de mudança;
9. Ajuste ou modificação do plano;
10. Implementação do plano;
11. Acompanhamento da implementação do plano;
12. “Congelamento” e consolidação dos comportamentos e atitudes (focados
17no novo modo de fazer as coisas, através de treinamento, sistemas de
incentivo e outros).
As organizações, para evitar problemas deve continuar a monitorar os
esforços de mudança por um longo tempo após a implementação. O controle
contínuo pode ajudar, a descobrir, de forma precoce, alguns problemas. Assim
não será preciso fazer mudanças imediatas, pois isso ocorre transtorno a
empresa em geral.
1.7- Comunicação
Para os gestores, a comunicação é importante, pois é através dela que
realizam as funções de planejar, organizar, dirigir e controlar. E interliga toda a
atividade administrativa para os funcionários da organização, que no qual
produz de acordo com as informações.
Então é necessário avaliar as informações com bastante minuocidade,
para serem comunicadas, aos demais, com clareza, e assim uma
produtividade maior.
Para buscar o resultado pretendido, a comunicação eficaz é
imprescindível, pois a organização como um todo, saberá o que fazer, como
fazer, no momento e na hora certa. Evitando então a perda de tempo.
Na verdade, o tempo é um investimento, quando se trata do fator
comunicação, pois a falta de informação acarretará em grande prejuízo para a
empresa, ainda mais em tempos de mudança em um ambiente que é tão
instável.
Entretanto, a Comunicação é essencial para influenciar os membros da
organização a seguirem os padrões e regras definida, para coordenar com
eficácia as atividades e para desempenhar todas as funções administrativas.
18
CAPÍTULO II
2- A importância da administração do tempo nas
empresas.
Em meios a globalização, as mudanças, as instabilidades no mundo
organizacional, o tempo é um fator no qual devemos levar em consideração,
pois o tempo não para e as coisas acontecem com muita velocidade. As
empresas tem que agir sempre com eficiência e se adequar a essas
transformações de forma rápida e se modificar quando necessário. O objetivo
de qualquer organização com fins lucrativos é obter lucro. Por essa questão é
que as empresas buscam soluções, praticas processos que sejam rápidos e
que dêem resultados. Assim sendo se as empresas tiverem os seus objetivos,
metas determinadas e fazer a comunicação entre os membros da empresa de
forma eficaz, o tempo será um aliado , pois as organizações estará funcionado
conforme o tempo. E então a possibilidade das empresas atingirem seus
objetivos de forma eficaz, será enorme.
È importante que haja integração entre os funcionários, pois se um
indivíduo não cumprir com sua tarefas dentro do prazo estipulado, irá
atrapalhar outros membros que estejam interligados a função no qual esse
indivíduo está inserido. Então quando não existe programação, planejamento
das atividades no qual tem que exercer, os resultados provavelmente não será
satisfatório, pois todas as funções estão interligadas e portanto se um atrasa,
todos atrasarão ou farão suas atividades com correria que pode acarretar em
erros.
Administrar o tempo, cumprir e estipular prazos, é fundamental quando
se quer ter produtividade com qualidade.
2.1- Administração do tempo e produtividade A administração do tempo é saber organizar, programar e controlar o próprio
tempo, de modo que se torne mais eficaz e produtivo todas as funções
impostas.
19Obter planejamento é essencial para produzir melhor, pois atividades
importantes podem deixar de ser feitas, se não houver um controle de tudo que
dever ser realizado dentro de um determinado prazo.
Entretanto, o tempo é um recurso que dever ser usado com inteligência
e criatividade. Por isso é indispensável, que todos os membros da organização
considerem que o fator tempo, pode ser um grande aliado, quando
programado corretamente.
As técnicas e as formas de produzir mudam frequentemente diante a
tecnologia que cada vez mais evolui, por essa razão, é que o tempo se torna
um recurso fundamental para se ter uma produtividade com qualidade, ou seja,
fazer as funções com a menor quantidade de ferramentas possíveis, com
eficácia.
A produtividade está relacionada com à capacidade que a empresa tem
para gerar produtos com eficiência, mas os meios desse processo não se
restringe somente a produção em si, engloba também, a forma como é
produzido. Algumas questões são de grande importância para produzir mais
em menos tempo:
• A tecnologia inserida na empresa;
• Os funcionários motivados e especializados devidamente;
• O ambiente do trabalho se está de acordo.
Com isso, as etapas de produção serão desenvolvidas com mais
desempenho, ocasionando então, uma produtividade com eficiência.
2.1.1- A utilização do tempo
Para a empresa ter uma excelente produção é necessário utilizar o
tempo corretamente. Por essa questão que o tempo é, atualmente, o recurso
mais escasso, já que quando há um aumento das atividades, o consumo do
tempo é maior. Por isso para controlar o tempo, é necessário saber em
20primeiro lugar, onde ele será empregado, já que cada setor da empresa tem
uma maneira de utilizar o tempo.
No processo de mudança, é imprescindível ter um controle e
planejamento das tarefas, pois ajuda a dar prioridade e seguir uma
determinada ordem dentro das atividades, ou seja, ter uma padronização na
função.
A padronização das tarefas é um método de grande relevância para a
organização pois o fluxo seqüencial do trabalho é previamente estabelecido e o
tempo de sua duração também. E isso permite algumas vantagens, que são:
• Admissão de empregados com qualificações mínimas e salários
menores, reduzindo os custos de produção;
• Minimização dos custos de treinamento e aprendizagem do método de
trabalho;
• Redução da possibilidade de erros na execução das tarefas;
• Aumento da eficiência do funcionário, permitindo uma produtividade
maior.
No entanto, a padronização das atividades, reduz a diversidade no processo
produtivo e consequentemente a eliminar o desperdício e aumentar a
eficiência.
2.2- Atribuição de tarefas
Atribuir responsabilidade a outra pessoa para realizar uma determinada
atividade, é a definição de delegação.
A delegação de superiores para subordinados é necessária para o
funcionamento eficiente em qualquer organização, já que nenhum superior
pode pessoalmente realizar ou supervisionar completamente todas as tarefas
da empresa. Assim os gestores ganharam tempo para executar atividades
mais importantes.
Atribuir com eficácia também acelera a tomada de decisões, pois ajuda
ganhar tempo, quando os subordinados tem autorização para tomar as
21decisões necessárias assim que preciso for. Pois perde-se muito tempo,
quando os subordinados tem que checar com seus superiores se pode ou não
resolver determinado assunto.
Existem projetos de trabalho, que amplia e enriquece as atividades no
qual foram delegadas aos subordinados, que são programas de horários
alternativos, e tipicamente tem haver com o chamado horário flexível, que é um
sistema que permite aos empregados organizar suas horas de trabalho de
modo a atender suas necessidades pessoais. Esse sistema se torna uma
vantagem da delegação, pois faz com que as organizações reduza os custos
de horas extras e permite que seus funcionários trabalhem mais motivados,
uma vez que atingem suas metas dentro do tempo determinado com eficiência
e alcançando aos resultados esperados, ou seja, fazer com qualidade
aproveitando o tempo da melhor maneira possível.
Devido o aumento de carga de trabalho, pressões por resultados,
mudanças no mercado e falta de planejamento organizacional, é necessário
saber quais as atividades são mais importantes. Esse é um dos grandes
problemas que os funcionários percebem na administração do tempo é não
saber qual tarefa dar prioridade. Existem aquelas tarefas no qual tem urgência,
que está ligado ao prazo de execução e de início da tarefa e aquelas no qual
são consideradas de grande Importância. Então dar Prioridade as atividades
mais importante, é essencial para que se possa planejar e organizar com mais
tranquilidade, podendo aumentar a probabilidade de atingir as metas. Essa
questão é um motivo, que impedem os gestores de administrar o tempo de
forma eficiente e eficaz.
2.3- Tecnologia
A tecnologia é um componente empresarial, inserida dentro da
organização e influencia nas tarefas, pois se não utilizar corretamente as
ferramentas oferecidas pela tecnologia em questão, pode prejudicar o
funcionamento das atividades, afetando o desempenho organizacional.
A tecnologia é essencial para as tarefas serem desempenhadas com
rapidez e com qualidade, porém é necessário um conhecimento, uma
22profissionalização do sistema no qual será inserido na empresa, para as
funções serem efetuadas com sucesso. Caso contrario, atrasará todo o
procedimento que era para ser realizado, em um determinado prazo,
ocorrendo perca de tempo e provocando stress no funcionário, pois não
consegue realizar a tarefa porque o sistema não funciona como o esperado ou
porque não utiliza de forma correta. Acarretando também, dependendo do
segmento da empresa, perca de cliente, porque se ocorrer um erro grave de
sistema, ele pode desistir de efetuar uma determinada compra, e por essa
questão, a empresa perderá dinheiro.
Mesmo as incertezas que a tecnologia pode trazer à organização, ela se
torna imprescindível para o desenvolvimento da empresa, pois oferece mais
habilidade na execução das atividades e também facilita o desenvolvimento
da tarefa, pois pode ser realizado com eficiência.
Uma série de vantagens e desvantagens a tecnologia pode trazer à
organização, mais as mudanças e o tempo acontecem numa velocidade
tamanha, fazendo então com que as organizações obtenha uma tecnologia
correspondente as sua exigências internas, para ter um desempenho maior,
um desenvolvimento mais intenso e uma qualidade melhor nos resultados
pretendidos, por cada função da empresa, obtendo então um aproveitamento
de tempo elevado, oferecendo oportunidade para ser concretizado todos os
deveres diários, assim dando andamento rumo aos seus objetivos esperado.
Enfim, a tecnologia é um fator que tornou qualquer organização
dependente dela, já que trás praticidade, facilidade para desenvolver uma
questão, objetividade, e rapidez, fazendo então com que o tempo seja bem
aproveitado.
2.4- Fatores que ocorrem o desperdício do tempo
O Desperdício do tempo acontece dentro de qualquer setor nas
empresas, e surge decorrentes de vários fatores, que prejudica toda a
organização, já que as funções, na maioria das empresas, estão interligadas.
23O excesso de tarefa, é um fator que no qual prejudica o mau uso do
tempo, e isso provoca um desgaste no funcionário, já que há uma diversidade
de tarefas a serem cumpridas em um determinado prazo. Isso faz com que o
funcionário
abandone uma tarefa antes de terminá-la para fazer outra, ocorrendo
então um grande desperdício de tempo, já que algumas tarefas não são
efetuadas completamente, causando ineficiência nas atividades.
A responsabilidade e autoridade, não claramente definidas, faz com os
funcionários fiquem sem saber o que exatamente tem que ser feito e como
fazer uma determinada atividade, causando a falta de iniciativa, e
consequentemente perda de tempo, já que as atividades não são delegadas
adequadamente.
A ausência de objetivos, prioridades e prazos nos trabalhos, é um
grande desperdiçador de tempo, pois prejudica a organização de ter uma
produtividade com eficiência.
A falta de treinamento dos funcionários, prejudica a realização das
atividades estipuladas, já que não tem o conhecimento adequado para
desenvolver corretamente e com eficiência, as tarefas. Ocorrendo então, o
desperdício do tempo na empresa.
O armazenamento de mercadorias, a falta de organização de todos os
recursos e produtos utilizados dentro da empresa, também é um fator que
ocorre o desperdício do tempo, pois prejudica a realizar uma tarefa com
rapidez.
Portanto, a falta de planejamento, de clareza no que realmente deve
ser feito, de organização no armazenamento de mercadorias e peças, dos
assuntos importantes não Informadas corretamente, o não cumprimento com
todas as tarefas determinadas diariamente, assim irá acumular o trabalho, a
Indefinição de prioridades, a ausência de delegação de tarefas, a má utilização
dos equipamentos, a tecnologia interna não integrada corretamente, pois
resulta em erros e perda de tempo, são causas do desperdício de tempo.
24É deste modo, que o tempo não é aproveitado de maneira eficaz, por
isso é importante ter controle e criar um hábito de identificar as necessidades
de uso do tempo.
25
CAPÍTULO III
3- O aperfeiçoamento do tempo nas organizações.
Valorizar o tempo nas empresas com foco em metas, é imprescindível já
que as transformações no mundo empresarial são constantes. Há várias ações
para alcançar a meta desejada, porém é importante criar um processo no qual
toda a organização se integre e faça com que todos os membros acompanhem
as regras determinadas para a execução das tarefas, através de algumas
atividades administrativas como organização, sistema e métodos, estruturas
organizacionais, divisão e análise das atividades. Esses fatores entre outros
faz com que o tempo seja utilizado da melhor maneira possível e ajuda
identificar o que tem que ser feito e como fazer.
Assim o fator tempo será bem aprimorado, se for gerenciado com mais
disciplina, fazendo com que a organização consiga atingir os objetivos
pretendidos.
3.1- Organização, sistema e métodos
A concorrência e as mudanças, fazem com que as empresas realizem
estratégias e estruturas, não perdendo os seus princípios e seus objetivos.
“A Empresa é uma associação de pessoas
caracterizada por ter a função de produzir bens, prestar
serviços à sociedade e atender necessidades de seus
próprios participantes; possuir uma estrutura formada por
pessoas que se relacionam colaborando e dividindo o
trabalho para transformar insumos em bens e serviços e
ser duradouro no tempo.” (BERNARDES, 1993, p. 17).
26Conforme as transformações vão acontecendo, a complexidade para
solucionar questões que facilita a produtividade, aumenta. Por isso elaborar
novas estratégias, implantar novas tecnologias, delegar atividades, reorganizar
as tarefas de acordo com as mudanças e priorizar o que realmente é
importante dentro da organização com o foco no objetivo, colabora para que as
organizações se desenvolvam com disciplina, dentro do segmento empresarial.
Porém sem uma administração do tempo eficiente, as implantações de todos
os processos da gestão, provavelmente não conseguirão ser desenvolvidas
com rapidez e qualidade.
A organização, que é dispor de recursos materiais, humanos e
tecnológicos com eficiência e eficácia, de modo a integrar as tarefas tornando
capaz de produzir com qualidade, com menor custo possível e esforço
humano, tem como funções, elaborar normas e regulamentos necessários para
as atividades serem desempenhadas, acompanhar a execução das tarefas e
analisar as alternativas de ação para ajudar a empresa se desenvolver.
O sistema é uma integração de processos com o objetivo de obter um
resultado com uma estrutura organizada e tem como principal finalidade
identificar e definir todos os processos que a empresa tem, estabelecendo um
controle e observar o desempenho rumo aos objetivos.
Os métodos é economizar tempo, esforço e movimento, através da
simplificação e divisão das tarefas, gerando então um aumento de
produtividade e redução nos custos e despesas da empresa.
A aplicação do método através de processos, ajuda a encontrar a
melhor maneira de solucionar determinados problemas dentro da empresa e a
integrar de forma organizada todas as atividades, através de procedimentos e
regras, que são impostos quando ocorre mudanças, pois são inseridos novos
hábitos organizacionais, ocorre então a padronização.
Esse fatores então, formam uma atividade administrativa que ajuda a
empresa em todos os recursos que ela dispõe, a obter a melhor produtividade
possível através de técnicas científicas.
Estudar a organização por meio de análise de cada uma das suas
atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma
27globalizada, é uma forma de tornar eficazes e produtivos, os processos e os
meios para a utilização do tempo.
3.1.1- Estruturas organizacionais
A estrutura organizacional, é um item importante pois ajuda a empresa a
alcançar os objetivos almejados e faz com que a organização tenha mais
controle e planejamento das funções, proporcionando então, uma interligação
funcional eficiente e o melhor aproveitamento do tempo.
“Estrutura organizacional é a forma pela qual as atividades de uma
organização são divididas, organizadas e coordenadas. (Stoner, 1992, p. 230).
A medida que as organizações crescem e tem atividades diversificadas,
se torna necessário dividir as tarefas, para obter maior controle e assim um
desenvolvimento mais propicio ao sucesso.
Alguns benefícios de grande potencialidade a estrutura oferece a
organização que são:
• Ajuda a diferenciar as atividades;
• Facilita a comunicação e o controle;
• Colabora para Ter uma melhor tomada de decisão;
• Ajuda a identificar as tarefas necessárias;
• Possibilita dar aos funcionários um feedback, proporcionando então, uma
motivação.
Devido as mudanças constantes no mundo empresarial, é importante
reorganizar e fazer estratégias necessárias para obter uma estrutura
adequada, e se manter no mercado, ou seja, as organizações precisam ter
mais habilidade para desenvolver as funções, assim conseguirão atingir suas
metas, com eficiência e eficácia.
Identificar as atividades, as tecnologias e verificar se os funcionários
estão bem preparados para desempenhas as tarefas com mais habilidade, são
fatores que facilita um melhor aproveitamento do tempo.
28Segundo Peter Drucker, uma das análises necessárias para determinar
a estrutura organizacional, é a análise das atividades.
3.2- Divisão do trabalho
A divisão do trabalho é um procedimento que causa à especialização de
tarefas com funções específica. Esse processo produz eficiência e rapidez no
sistema produtivo.
Decompor uma tarefa complexa em diversos pontos, tem algumas
vantagens:
• Ajuda a definir o que é prioridade;
• Facilita a realização da tarefa;
• Aumento de produtividade.
A diferenciação refere-se a divisão do trabalho organizacional mais
adequada para as organizações conseguirem alcançar os objetivos
pretendidos. O trabalho organizacional pode ser dividido em três maneiras
diferentes:
1. Diferenciação horizontal, ou seja, dividir a s tarefas através da
departamentalização.
2. Diferenciação vertical, que se dá por níveis hierárquicos, criando maior
escalão de autoridade.
3. Divisão do trabalho, através de desenvolvimento em tarefas especializadas.
A forma pela qual, essas maneiras de divisão do trabalho organizacional
desenvolvem, se torna importante para definir a estrutura organizacional.
A divisão do trabalho faz com que o trabalhador adquira, com a tarefa
repetitiva, uma agilidade maior na execução das atividades, provocando assim
uma diminuição no tempo gasto, resultando o aumento da produção em todo
período de trabalho. Com isso o funcionário torna-se eficiente na função
29estipulada, porém é ideal que os funcionários tenham capacidades diferentes,
pois favorece a atividade funcional.
A necessidade de integração entre os departamentos dentro da
organização, aumenta de acordo com a divisão das tarefas, pois quanto mais
divido for os setores dentro da organização, aumenta o grau de complexidade,
já que haverá mais departamentos diferentes e mais níveis hierárquicos. Por
isso a identificação dos objetivos departamental e a orientação para ser
realizados as atividades em um tempo, a curto ou longo prazo, se tornam
relevantes.
3.2.1- Integração
È importante que haja, uma integração dentro da organização, pois se
todos os funcionários tiverem bem interligados, as atividades serão efetuada
com mais eficiência, proporcionando uma maior produtividade e um melhor
aproveitamento do tempo na empresa.
A integração entre os departamentos dentro da organização aumenta de
acordo com a divisão das tarefas, pois a estrutura da empresa fica mais
separada e subdivida, portanto, há maior necessidade de coordenação e
interligação das atividades, para que a empresa atue como um todo a fim de
atingir os objetivos.
Na divisão do trabalho, o foco é dividir as tarefas em partes menores,
por essa questão, as atividades devem ser bem coordenadas, para obter uma
integração eficaz.
A coordenação tem dois aspectos essenciais, para ser eficiente, no qual
se refere as atividades desempenhadas e a oportunidade de aproveitar o
tempo através de um processo de comunicação. Assim a coordenação torna-
se indispensável, na relação de onde as atividades devem ser inseridas e em
quanto tempo será desenvolvida, para atingir o objetivo.
A integração é responsável pelos meios de coordenação, já que todas
as atividades da organização fundamentaliza em varias tarefas a serem
30executadas, em um determinado tempo e na coordenação dessas funções
para serem desempenhadas com eficiência.
“A estrutura de uma organização pode ser definida
simplesmente como a soma total das maneiras pelas
quais ela divide o seu trabalho em tarefas distintas e
obtém coordenação entre elas”. (Henry Mintzberg, 1979,
p. 2).
Para solucionar alguns problemas de interligação organizacional, que
varia de acordo com a complexidade, é necessário utilizar alguns esquemas de
integração, para adquiri a coordenação necessária. Esses esquemas são:
a) Hierarquia administrativa: Quanto maior número de hierarquia tiver, maior
será a redução do tempo para executar algumas atividades. Por isso é a
solução mais ideal para os problemas de integração, entre a divisão de
departamentos da empresa, já que facilita as comunicações, ajuda a
resolver conflito, coordenar as atividades e proporciona com eficiência uma
ligação entre as unidades funcionais da organização.
b) Objetivos e planos: Tem a função de interligar as regras e procedimentos,
em um espaço limitado de tempo, pois é um esquema que pode ser
utilizado para conciliar alguns departamentos que operam entre si, mais
que precisam atingir seus objetivos integrados. Os planos e objetivos facilita
a integração, desde que eles não sejam imprevisíveis, ou seja, difícil de ser
alcançado. Porém é necessário ter planos e objetivos que sejam claros,
para as atividades serem executadas com mais eficiência e proporcionar
redução no tempo.
c) Departamentalização: Ajuda a solucionar os problemas de integração, pois
permite analisar as funções e mudar as atividades dos departamentos,
quando forem necessário e quando a empresa for se expandindo. É um
processo de diferenciação organizacional, no qual a divisão do trabalho,
provoca a especialização das atividades, pois facilita a integração dentro
31das funções, e assim ajuda a empresa a aproveitar o tempo da melhor
maneira possível e consequentemente maior produtividade.
d) Regras e procedimentos: Proporciona um meio de economizar o tempo, já
que constitui uma integração entre assuntos de rotina, porém é necessário
estabelecer regras e procedimentos capazes de serem utilizados durante
um período, considerável de tempo. As regras e procedimentos
proporcionam o melhor aproveitamento do tempo, já que as atividades são
realizadas com mais facilidade.
e) Cargos de integração: As organizações podem criar cargos que fazem com
que os departamentos se interagem com mais facilidade. Porém é
necessários ter um membro especialista para poder fazer a integração com
eficiência e com a devida compreensão das suas atividades.
f) Seleção e desenvolvimento de pessoas: Esse esquema, pode resolver
alguns tipos de problemas, com mais eficiência, já que proporciona, dentro
da organização, que os indivíduos selecionados sejam capazes de
desempenhar as tarefas determinadas, e ajuda a criar processos de
treinamento que faça melhorar as relações entre os funcionários, que no
qual precisam de integração, para conseguir realizar os resultados
pretendidos.
Então, quanto mais complexo for os problemas de integração, é
necessário ser utilizados todas as soluções propostas acima, para obter uma
produtividade com eficiência e eficácia, em menor tempo possível, com a
finalidade de conquistar os objetivos.
3.2.2- Formalização
A formalização é a técnica organizacional que determina como, quando
e por quem as tarefas deverão ser executadas, e se refere como as regras e
regulamentos estão definidos de modo que seja analisado o comportamento
dos funcionários da empresa.
32A formalização representa o uso de normas, procedimentos, instruções
e comunicações inseridos na organização, de modo que ajude definir as
funções dos funcionários.
Uma formalização eficiente, assegura que as tarefas sejam executadas
de acordo com as necessidades existentes e de maneira padronizada, de
forma que os processos de trabalho, proporcione a melhor utilização do tempo.
Segundo Mintzberg, a formalização pode ser feita: (Henry Mintzberg,
1979, p. 81)
• Através de especificações relacionadas com a descrição do cargo;
• Com procedimentos detalhados sobre como executar as tarefas;
• Através de regras determinadas para todos os departamentos, que ajudem
a especificar quem pode fazer e quando pode ser desenvolvidas algumas
tarefas.
Entretanto, é pela formalização, que se pode controlar o comportamento
dos funcionários perante as realizações das atividades, com o objetivo de
conquistar os desejos determinados e produzir mais em menos tempo.
3.2.3- Centralização e descentralização
A organização depende das decisões e, também, de colocá-las em
prática por meio de ações. As decisões podem ser centralizadas ou
descentralizadas, dependendo de cada organização.
Segundo VASCONCELLOS (1979: 101), à medida que a organização
cresce, torna-se difícil para a alta administração manter o mesmo nível de
centralização da decisão. O crescimento traz como conseqüência a
diversificação e o aumento da complexidade dos problemas técnicos e
administrativos. Assim, certas decisões precisam ser tomadas em níveis
hierárquicos inferiores, a fim de aliviar a alta administração e tornar mais
dinâmica a operação da organização.
A centralização é um nível de concentração, desenvolvida de acordo
com a distribuição de atividades e como a autoridade está dividida na
33empresa, ou seja, qual o grau de concentração que se insere, de modo que
faça exigir que a tarefa seja executada com eficiência.
Na centralização, as mais importantes decisões, são tomadas por uma
pessoa ou por um grupo pequeno de funcionários, já que o auto grau de
deveres e autoridade é maior nos níveis mais altos da organização.
A descentralização é quando a delegação, os deveres e autoridade são
maiores e dirigidos aos níveis mais baixos da organização. Isso torna mais
rápido as tomadas de decisão, proporcionando perder tempo, pois dando
autonomia aos líderes de cada departamento, para resolver algumas questões,
faz com que as tarefas sejam executadas com mais rapidez.
A descentralização pode ser de autoridade, de atividade ou funcional,
conforme VASCONCELLOS (1979: 101). A descentralização de atividade é
também chamada de dispersão geográfica, com o objetivo de interagir
localmente. Quando a organização se dispersa de maneira geográfica e possui
pessoas que se subordinam ao responsável desse local e não ao chefe
central, diz-se que há descentralização funcional. A organização necessita que
as pessoas tomem a decisão certa e, para que isso aconteça, é preciso que o
responsável pela tomada de decisão disponha das informações necessárias.
Uma das razões da descentralização numa organização é delegar as decisões
aos níveis hierárquicos inferiores que detêm informações.
No entanto, se os funcionários estiverem bem concentrados nas sua
atividades estipuladas, o desperdício de tempo será evitado, pois estarão
focados e desempenharam suas tarefas, com mais rapidez.
3.3- Delegação de autoridade (Empowerment)
A delegação de autoridade é o instrumento gerencial mais eficaz para
fazer com que as pessoas se desenvolvam, pois é mais produtivo o processo
de execução das tarefas, já que ocorre a descentralização de poderes pelos
vários níveis hierárquicos da organização, o que permite a criação de maior
motivação nos funcionários proporcionada por uma maior liberdade de
iniciativa. Cada indivíduo deverá ter o poder necessário e suficiente para
34controlar o seu próprio trabalho, reduzir custos e aumentar a eficiência, porém
acompanhado pelos níveis mais altos da organização.
O empowerment ou delegação de autoridade, é um método de projeto
de trabalho, no qual se baseia na delegação de poderes de decisão,
autonomia e participação dos funcionários na administração das empresas.
O desenvolvimento do empowerment, na organização, é avaliar o
processo de evolução em cada departamento da empresa, os processos
organizacionais, as estratégias competitivas e a gestão de recursos humanos,
proporcionando então uma liberdade que permite os funcionários tomar
decisões e participar ativamente da organização, com mais eficiência.
A utilização de equipes com maior autoridade, favorece uma integração
maior entre os membros da empresa e torna-se uma solução viável que
promove mais rapidez, flexibilidade e capacidade de decisão na organização.
O empowerment tem quatro bases principais, para ser mais eficiente, que são:
• Poder: Dar poder às pessoas, delegando autoridade e responsabilidade em
todos os níveis da organização. Isso significa dar importância e confiar nos
funcionários pessoas e oferecer maior liberdade e autonomia de ação.
• Motivação: Proporcionar motivação às pessoas para haver mais incentivo
na execução das atividades. Com isso, o reconhecimento do bom
desempenho e a recompensa por lucros, permite que as pessoas
participem dos resultados de seu trabalho e o alcance de metas.
• Desenvolvimento: Dar recursos às pessoas em termos de capacitação e
desenvolvimento pessoal e profissional, ou seja, proporcionar um
treinamento necessário aos funcionários, oferecer informações e
conhecimento e ensinar novas técnicas para a realização das tarefas serem
mais eficientes na organização.
• Liderança: Proporcionar liderança na organização. Isso significa orientar as
pessoas, definir objetivos e metas, abrir novos horizontes, avaliar o
desempenho e proporcionar mais desempenho.
35No entanto, o empowerment funciona em um em processo que vai
desde um baixo até um elevado grau de delegação de poder. Quando esse
grau é elevado, as equipes estarão com maior desempenho, conquistados
através dos resultados proporcionados pela delegação de responsabilidade,
compostas de tarefas.
É importante que as organizações deleguem autoridade, pois
proporciona uma economia de tempo, já que os processos ficam mais eficazes
e os colaboradores se sentem mais úteis, fazendo parte diretamente das
tomadas de decisão.
3.4- Análise das tarefas
As tarefas podem ser desenvolvidas de várias maneiras, pois não há
uma única forma de realizá-la. Muitos métodos oferecem diversos tipos de
informações sobre as atividades e processos para desenvolve-las.
È importante os gestores, informarem com precisão qual o processo
correto que devem realizar, pois é com base desses dados que os funcionários
irão desenvolver a tarefa. Assim, é de grande relevância, tentar identificar qual
é o meio mais propicio para ser realizado uma determinada tarefa, saber o
que fazer e como fazer.
A análise da tarefa é um método que facilita identificar o que realmente
é necessário ser desenvolvido e ajuda a solucionar os problemas causados
pelos funcionários.
As tarefas podem ser analisadas, observando o que realmente é
realizado dentro das funções e se os funcionários tem potencialidade para
desenvolver a tarefa com eficiência.
No entanto, para que cada função seja desempenhada com êxito, é
necessário ter um planejamento e um padrão de processo, visto que cada
cargo da organização tem uma principal função, e essa tarefa pode ser dividida
em ações especificas, ou seja, cada tarefa poder ser subdividida em
atividades, assim facilita identificar as prioridades e a desenvolver com mais
36eficiência toda a função.
3.5- Gerenciamento do tempo
Gerenciar o tempo é fundamental, em meios as incertezas do mundo
empresarial. Com isso a possibilidade de haver mais tarefas a serem exercidas
e complexidade de resolver todas as questões dentro de um prazo estipulado
aumenta. Por isso que muitos funcionários não conseguem resolver ou
terminar uma tarefa, pois não tem conhecimento do que realmente é
importante para ser realizado.
Para administrar o tempo com eficiência e ter mais produtividade é
necessário diferenciar o que é mais importante e o mais urgente a ser feito.
Tarefas mais importantes são aquelas, que ajudam a atingir os objetivos de
longo prazo e consequentemente as mais urgentes são aquelas que tem um
prazo mais curto para ser realizado. È importante saber se as tarefas de
urgências estão interligadas com as tarefas importantes, por essa questão que
se torna indispensável priorizar, conforme o prazo, o que é considerado mais
urgente, dentro de todas as tarefas, rumo ao objetivo.
Analisar o que é importante e urgente dentro das tarefas e a planejar o
uso do tempo com inteligência e eficácia, ajuda a definir estratégias de acordo
com as situações:
• Para as tarefas importantes e urgentes que precisam ser feitas
rapidamente, a melhor estratégia é, resolver o mais breve possível todas as
questões.
• Para as tarefas importantes mais não urgentes e que necessitam ser feitas
com planejamento, o melhor método a seguir é preparar um roteiro para as
atividades no qual precisam ser realizadas.
• Para as tarefas urgentes mais não importantes e que podem ser delegadas,
a estratégia é delegar a tarefa, pois assim as atividades serão distribuídas e
ajuda a eliminar tempo.
37• Para as tarefas sem importância e não urgentes, a solução é aproveitar o
tempo com coisas mais significativas, já que nesse caso haverá mais tempo
livre.
No entanto, classificar as atividades ressalta o que é importante, ajuda
a evitar a aplicação do tempo em fatores sem valor e a priorizar o que
realmente tem que ser feito.
3.6- Soluções para economizar tempo
Analisar os problemas encontrados na produtividade da empresa, que
no qual prejudica o processo para alcançar os objetivos pretendidos, é de
extrema importância, pois ajuda a organização se desenvolver de acordo com
as mudanças no mundo empresarial.
O tempo, é um item de grande relevância, já que é através dele, que
definimos as atividades diárias, as metas e os objetivos da empresa. Pois obter
uma noção do tempo e espaço no qual será efetuado todas as tarefas, facilita
o desenvolvimento da organização, já que as atividades serão realizadas com
mais rapidez e eficiência.
Planejar é o primeiro passo, para economizar o tempo, já que esse fator
administrativo envolve o que realmente a empresa quer realizar, quais as
atividades devem ser efetuadas para concretizar o objetivo, o que são
prioridades e quanto tempo cada atividade irá requerer.
Definindo os objetivos de longo prazo da empresa, ajuda os membros
da organização a criarem metas, estabelecer o que realmente é importante a
ser executado nas tarefas e certificar se as estimativas do tempo são
proporcionais as atividades a serem efetuadas, ou seja, verificar se o tempo
determinado para a excussão das atividades são de acordo com os objetivos.
Criar metas dentro dos setores e estabelecer regras de como deve ser
realizado as funções, ajuda os funcionários terem programação e
planejamento das tarefas, já que as metas tem um prazo a cumprir.
38Cada membro da organização deve estabelecer prazos pada cada
tarefa, assim, obterá o controle do tempo e irá desenvolver as tarefas de
acordo com essas metas.
È necessário que os líderes, discutem com seus subordinados, o que é
prioridade.
Observar os processos ajuda a localizar com mais rapidez se há algum
erro. Se houver algum problema, gerenciar o tempo adequadamente é a
melhor solução, pois tentar resolver o problema, dependendo do tamanho, sem
um planejamento, os erros aumentarão.
Desenvolver procedimentos que facilitem a execução das atividades,
ajuda a economizar o tempo, pois serão efetuadas com mais habilidade.
È importante estabelecer hora, para inicio e fim de cada atividade, assim
o funcionário terá controle de quanto tempo vai ter para realizar cada tarefa,
com isso ganhará tempo e alcançara suas metas diárias, e consequentemente
os objetivos. Por isso é necessário que haja motivação e interação entre os
funcionários, principalmente se os setores se interligarem, pois se cada um
seguir seus processos e fazerem no tempo certo as atividades, a empresa vai
produzir com rapidez e eficácia.
Para ter uma administração eficaz e o melhor aproveitamento do tempo,
é importante os líderes das organizações, treinarem seus funcionários de
maneira adequada para delegar mais tarefas, usar técnicas de feedback, dar
iniciativa e liberdade para os membros executarem as atividades, porém não
deixar de verificar os pontos importantes durante o processo, e certificar se a
carga horária de cada área está bem distribuída.
A delegação é um fator que os lideres devem obter para economizar o
tempo, pois ajuda a definir a responsabilidade, a estabelecer controles
apropriados, a esclarecer o resultado pretendido e oferecer os melhores
recursos para seus subordinados.
Tomar decisões com precisão e baseadas em informações seguras, é
uma solução, também, importante para que se possa haver uma comunicação
mais eficiente e uma objetividade no que realmente tem que ser realizado
39dentro de um determinado prazo. Assim irá economizar tempo com mal-
entendidos, por parte dos funcionários, já que as decisões serão claras.
Utilizar os meios de comunicação apropriado para obter a informação
necessária, assim evitará o deslocamento desnecessário, organizar as tarefas
e criar uma lista do que tem que ser realizado, diariamente, são algumas
soluções essenciais para economizar o tempo.
Então encontrando os problemas que causam o desperdício de tempo,
ajuda a definir com mais facilidade as soluções para economiza-lo,
proporcionando um crescimento nos resultados da organização.
3.7- Hábito e costumes
Os Hábitos e costumes, variam de pessoa para pessoa, pois tem
indivíduos que são mais organizados que outros. Definir regras, é a melhor
solução, para obter um resultado eficaz, pois deste modo, os membros da
organização, terão um controle melhor. É ideal que o processo seletivo dos
funcionários seja muito eficiente, pois é através desse setor, que vai definir
quem vai trabalhar onde, ou seja, qual funcionário tem mais habilidades para
desempenhar determinada função. Assim cada membro terá o melhor
aproveitamento nas suas atividades.
È importante estudar o comportamento das pessoas em cada setor,
para compreender a cultura da empresa, e assim analisar o que é preciso ser
feito, para mudar os hábito e costumes dos funcionários nas organizações, que
no qual deve ser acompanhado pela supervisão, já que esse cargo garante o
desempenho e comportamento esperados, através de liderança, da
comunicação e da motivação, capazes de conduzir os esforços individuais em
direção aos objetivos empresariais.
È essencial analisar novas técnicas que ajuda a obter maior controle do
tempo dentro das regras determinadas. Desenvolver o hábito de planejar e
estabelecer um objetivo todo dia, aprender a não desperdiçar o tempo de
maneira que prejudique o trabalho do outro, identificar qual horário do dia tem
um maior desempenho e analisar o tempo disponível para descobrir o que
40fazer e quando realiza-lo, são o que cada membro da organização deve fazer
para economizar o tempo.
È importante os funcionários Identificarem os hábitos que causa o
desperdício do tempo, assim ajuda a procurar desenvolver novos costumes, ao
modo que se adapte da melhor maneira possível, tornando o trabalho mais
produtivo.
3.8- Liderança
A organização para ser bem sucedida, é necessário, ter líderes eficazes,
pois são eles que motivam os funcionários e que permitem gerar meios
propicio, rumo ao objetivo, e ajuda a administrar o tempo com eficiência,
aumentando então, a produtividade empresarial.
Paul Hersey (1976, p. 105.), define a liderança como o processo de
influenciar as atividades de indivíduos ou grupos para a consecução de um
objetivo numa dada situação. Em essência, a liderança envolve a realização de
objetivos através de pessoas. Por consequencia, um líder precisa se preocupar
com tarefas e relações humanas.
É de grande relevância que a liderança das empresas sejam dinâmicas
e eficazes, influenciando os funcionários de várias maneiras. Dentre elas,
compartilhar com eles responsabilidades para executar as tarefas, respeitando
o tempo estipulado e com planejamento. E dizer aos membros o que devem
fazer e como fazer cada atividade. Assim, os lideres precisam estipular
integração entre os funcionários, e motivando-os para realizar todos os
processos necessários, ao alcance dos objetivos da empresa.
No entanto, já que liderar é influenciar os membros da organização, para
criar um ambiente motivador, que proporciona uma maior produtividade e
satisfação nas pessoas em um período de tempo, é necessário observar as
formas de liderar, priorizando as atividades e atitudes que induzem um
comportamento positivo dos funcionários. É importante também que haja
confiança, bom relacionamento e uma comunicação eficaz do líder com
relação a sua equipe. Por isso que estabelecer objetivos claros, porém
41atingíveis e fazer com que cada membro compreenda o seu papel na
realização das tarefas, ou seja, ter uma integração com cada funcionário,
torna-se fundamental, para obter uma boa administração do tempo e grandes
resultados.
3.9- Motivação
O desempenho dos membros da organização, depende não só de
habilidades individuais, mas também da motivação. Pois se houver uma tarefa
adequada para cada indivíduo, os recursos necessários para a realização das
atividades, e motivação, faz aumentar favoravelmente a produtividade e tornar
mais eficaz a utilização do tempo nas empresas.
A motivação é essencial para que o funcionário exerça, da melhor
maneira possível, as atividades estabelecidas, principalmente quando se trata
de aproveitar o tempo para ter maior produtividade, já que há regras e
procedimentos que facilitem a execução das tarefas. Por essa questão que é
importante capacitar os funcionários de modo a torna-los cada vez mais
preparados para assumir responsabilidades.
“ Motivação é um estado profundo que energiza,
ativa, move e dirige o comportamento em direção aos
objetivos” ( BERELSON e STEINER, 1964, p. 240.)
Diversos fatores interferem no estado físico e psicológico do indivíduo. E
isso reflete diretamente no desempenho do trabalho do funcionário e
consequentemente no resultado final do grupo. Por isso motivar a equipe, se
torna um fator decisivo para a otimizar o relacionamento entre as pessoas e
oferecer maior execução das atividades na organização.
Cada membro da organização busca a realização profissional, por isso é
necessário analisar os funcionários e criar desejos que fazem desenvolver
melhor as tarefas determinadas e por tanto se tornarem cada vez mais
eficientes.
42Segundo David McClelland, existem três principais motivos que cria o
desejo no trabalho. A essa proposta deu-se o nome de teoria das
necessidades de McClelland.
1. Necessidade de realização: A busca de fazer o melhor e de realizar as
tarefas em relação aos padrões estipulados, e de lutar pelo sucesso.
2. Necessidade de poder: A necessidade de fazer os funcionários se
comportarem de maneira que fazem serem importantes na organização, já
que é o desejo de ter influencia no grupo, proporcionando mais motivação
para realizar a tarefa.
3. Necessidade de associação: É o desejo de relacionamentos interpessoais,
ou seja, é a integração entre os setores da empresa, pois havendo
cooperação e um maior relacionamento entre os membros, proporcionará
maior produtividade rumo ao objetivo organizacional.
“ O indivíduo pode Ter várias necessidades em
determinado momento: fome, sede, cansaço, mas a
necessidade de maior intensidade é que determinará o
que fará primeiro. Uma necessidade nunca estará
definitivamente satisfeita. Satisfazemos nossas
necessidades apenas por determinado espaço de tempo.”
( HERSEY, Paul, 1976, p.25).
O processo da motivação é basicamente, a necessidade não satisfeita,
ligada a tensão, consequentemente ajuda a criar vontade e comportamentos
para buscar o resultado pretendido. Assim haverá satisfação nas necessidades
e redução da tensão.
À medida que cada uma das necessidades vai sendo realizada, uma
outra torna-se dominante.
Existem várias fundamentos sobre a motivação, porém a teoria de
fixação de objetivos, é considerado o mais viável para melhorar o desempenho
dos membros da organização. Já que quanto mais os funcionários se
43comprometerem com um objetivo específico, maiores serão as chances de
atingir o resultado almejado.
Os objetivos específicos, ajudam a melhorar o desempenho, a
proporcionar melhor feedback e de aumentar a produtividade com eficiência
em um menor tempo possível.
Segundo Edwin Locke (2002. P. 162), propôs que a intenção de lutar
por um objetivo é a maior fonte de motivação no trabalho.
Entretanto, os objetivos específicos, são uma fonte de motivação que
ajuda os funcionários realizar uma determinada tarefa com mais eficiência,
pois quanto mais autoconfiança tiver cada funcionário, maior será a
possibilidade de realizar a tarefa com sucesso.
3.9.1- Ambiente Físico nas empresas
O desempenho dos funcionários, proporcionando um maior resultado
para empresa, também se dá por um ambiente físico e social dentro das
organizações, ou seja, oferecendo melhores condições e comodidade para
realizar as atividades.
O ambiente de trabalho é composta pela a parte física (instalações,
móveis, decoração etc) e a social (as pessoas que o habitam). Com relação à
parte física do ambiente, é importante levar em consideração itens como:
temperatura, umidade, som, objetos e iluminação, pois são alguns fatores que
ajudam as empresas a obter melhor produtividade dos funcionários no
ambiente de trabalho.
“[influem no conforto pessoal.
Evidentemente, se tais elementos forem precários,
ninguém trabalhará com moral elevado. Conforme a
natureza do trabalho, exigir-se-á uma luminosidade, uma
temperatura, um grau de umidade diferente, o que
também deverá estar de acordo com a região onde se
trabalha e a época do ano.” (MAGALHÃES, 1980, P. 51).
44
Todos os itens anteriormente mencionados são obviamente
compreendidos como facilitadores do desempenho no trabalho, porém muitas
vezes são subestimados pelos empresários. Por isso é necessário observar o
desempenho do funcionário e verificar se o ambiente de trabalho, está de
acordo.
“[O empregado tem ferramentas,equipamentos e
materiais adequados? Ele pode contar com condições
favoráveis de trabalho, colegas cooperativos, regras e
procedimentos facilitadores, informações suficientes para
a tomada de decisões imediatamente relacionadas com
suas tarefas, tempo suficiente para executar um bom
trabalho e coisas assim? Caso contrário seu desempenho
será prejudicado”. ( Robbins. 2002 p.170).
Contudo, se um funcionário não estiver com estas necessidades de
conforto geral satisfeitas dificilmente ele irá desempenhar as atividades com
eficiência, pois um ambiente agradável, facilita o desenvolvimento das tarefa e
ajuda a empresa, a obter uma maior produtividade com mais eficiência em
menos tempo.
45
CONCLUSÃO
Para ter uma administração do tempo eficaz, é preciso, primeiramente,
que a empresa integre seus recursos básicos, através de planejamento,
organização, controle e comunicação, pois é com base nesses itens que a
organização terá mais capacidade de desempenhar as atividades divididas
entre os membros da equipe, fazendo com que haja maior produção em
menos tempo. Porém é importante que a empresa mude conforme suas
necessidades. Que novas estruturas, normas, métodos e objetivos, sejam bem
definidas, para que o processo produtivo seja eficiente, colaborando de forma
que a empresa alcance o resultado esperado.
È essencial analisar novas maneiras que ajuda a obter maior controle do
tempo dentro das regras determinadas. Por isso, que desenvolver hábitos
torna-se fundamental, para que seja utilizado o tempo corretamente, já que
ajuda a organização, alcançar os objetivos estipulados de forma mais eficaz.
Assim, criando metas, padronizando as atividades e estabelecendo o que
realmente é importante dentro das tarefas a serem executadas, são meios que
ajudam a empresa utilizar o tempo da melhor forma possível,
consequentemente, evita o desperdício dele. Proporcionando maiores
oportunidades de desenvolver as funções com mais eficiência, favorecendo
então, o crescimento organizacional e obtendo resultados positivos.
Gerenciar o tempo, ajuda as organizações a se desenvolverem com
mais habilidade, se tiver planejamento e controle perante aos objetivos
determinados. Isso possibilita as empresas a analisarem os problemas que
prejudica o processo para alcançar tais objetivos, permitindo então, encontrar
soluções para economizar o tempo.
46Valorizar o tempo é de grande relevância, já que colabora para que as
organizações tenham mais produtividade, utilizando os métodos e estruturas
organizacionais necessários para a realização das atividades, através de
procedimentos que facilita, com mais rapidez, o processo produtivo, como
dividir e analisar as tarefas. Porém para que todos os procedimentos sejam
eficientes, proporcionando mais agilidade na execução das atividades, e obter
mais aproveitamento do tempo, é importante que os departamentos das
empresas, sejam bem coordenados e integrados. Por isso que a administração
do tempo, é uma ferramenta gerencial, que proporciona as empresas a realizar
as atividades estipuladas com mais eficiência, fazendo com que haja mais
produtividade.
Para haver maior desempenho dos funcionários, fornecendo então, um
crescimento considerável nos resultados, é essencial que o ambiente físico
dentro das organizações sejam adequadas, para que as tarefas sejam
realizadas com mais eficiência. É importante também, que cada membro da
empresa seja motivado, de acordo com suas necessidades, já que esse fator
colabora para ter uma maior produtividade.
Contudo, conclui-se que administrar o tempo torna-se um recurso
fundamental, no mundo organizacional, onde as mudanças ocorrem em uma
grande velocidade, fazendo com que as empresas se adaptem com rapidez,
para não perder seu espaço em um mercado tão competitivo. Assim para uma
empresa ser altamente organizada, é necessário recursos que agilizem o
processo produtivo, para que haja aumento nos resultados. Por em prática os
princípios cientifico da administração, é um método primordial que ajuda a
empresa definir com clareza os objetivos e o que é prioridade. Enfim, os item
apresentados nessa monografia, demonstram como o tempo pode ser bem
utilizado e como é importante esse fator para que as organizações alcancem
seus objetivos e obtenham o lucro esperado, com mais eficiência.
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BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
ALEXANDER, Roy. Guia para a administração do tempo. Rio de Janeiro:
Campus, 1994.
AMORIM, Rose Mary Santos. A importância da administração do tempo dentro
do segmento empresarial. www.administradores.com.br, 2006.
CHIAVENATO, Idalberto. Administração de empresas, uma abordagem
contingencial. São Paulo: McGraw-Hill do Brasil, 1982.
COVEY, Stephen R. Como definir prioridades num mundo sem tempo. Rio de
janeiro: Campus, 1994.
ROBBINS, Stephen P. Fundamentos do comportamento organizacional. 7° ed.,
São Paulo: Person Pretince Hall, 2004.
SANTOS, Paulo Barreto. Administração do tempo as chaves para o sucesso.
www.administradores.com.br, 2008.
STONER, James A. F. e FREEMAN, Edward. Administração. 5° ed., Rio de
Janeiro: Prentice Hall, 1999.
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ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 02
AGRADECIMENTO 03
DEDICATÓRIA 04
RESUMO 05
METODOLOGIA 06
SUMÁRIO 07
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I
O conceito da Administração 10
1.1 - A história da administração do tempo nas empresas 10
1.2- Planejamento 12
1.3- Organização 13
1.4- Direção 13
1.5- Controle e Desempenho 14
1.6- Mudanças 16
1.7- Comunicação 17
CAPÍTULO II
A importância da administração do tempo nas empresas 18
2.1- Administração do tempo e Produtividade 18
2.1.1- A utilização do tempo 19
2.2- Atribuição de tarefas 20
2.3- Tecnologia 21
2.4- Fatores que ocorrem o desperdício do tempo 22
49CAPÍTULO III
O aperfeiçoamento do tempo nas organizações 25
3.1- Organização, sistemas e Métodos 25
3.1.1- Estruturas organizacionais 27
3.2- Divisão do trabalho 28
3.2.1- Integração 29
3.2.2- Formalização 31
3.2.3- Centralização e Descentralização 32
3.3- Delegação de Autoridade (Empowerment) 33
3.4- Análise de tarefas 35
3.5- Gerenciamento do tempo 36
3.6- Soluções para economizar o tempo 37
3.7- Hábitos e Costumes 39
3.8- Liderança 40
3.9- Motivação 41
3.9.1- Ambiente físico nas empresas 43
CONCLUSÃO 45
BIBLIOGRAFIA CITADA 47
ÍNDICE 48