MANUAL TUTORES Bogotá / Marzo / 07 / 2016 Señores TUTORES ...
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍA
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
VENEZOLANA DE SERVICIOS E INGENIERIA, C.A.
Autor: Tnlgo. Arlinys Del Valle Espinoza Medrano
C.I.: 19.910.358
Puerto Ordaz, Octubre del 2011.
ii
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍA
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
VENEZOLANA DE SERVICIOS E INGENIERIA, C.A.
Informe de Pasantía, presentado como requisito que establece la Institución para
optar por el Título de Ingeniero Industrial.
Autor: Tnlgo. Arlinys Del Valle Espinoza Medrano
C.I.: 19.910.358
Ing. Aliana Estrada Ing. Luis Cabareda C.I.: 11.166.841 C.I.: 10. 925.034 Tutora Industrial Tutor Académico
Puerto Ordaz, Octubre del 2011.
iii
ACTA DE APROBACIÓN
Quienes suscriben, los tutores académico e industrial, a los fines de evaluar el
informe presentado por la bachiller Arlinys Del Valle Espinoza Medrano portadora de
la C.I: 19.910.358, bajo el titulo, ELABORACIÓN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA VENEZOLANA DE SERVICIOS E
INGENIERIA, C.A., como requisito para optar al título de Ingeniero Industrial,
considera que el mismo cumple con requisitos exigidos por los reglamentos
respectivos, por lo que dan su aprobación.
En Ciudad Guayana a los 11 días del Mes de Octubre del Año 2011.
Ing. Aliana Estrada
C.I.: 11.166.841
Tutora Industrial
Ing. Luis Cabareda
C.I.: 10. 925.034
Tutor Académico
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
VENEZOLANA DE SERVICIOS E INGENIERIA, C.A.
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DEDICATORIA
A Dios, por su amor incondicional, por darme la vida, mi familia, salud, para
reflexionar y tomar decisiones,fortaleza para vencer los obstáculos que se oponen,
perseverancia para no decaer y seguir adelante hasta el final, por cuidarme
guiándome en todo momento e iluminando mi camino, por mi presente y lo que me
permitas alcanzar en un futuro, por darme la oportunidad de aprender de mi carrera,
de la experiencia y de la vida para ponerlo en práctica en el día a día, por permitirme
llegar hasta donde estoy estando junto a mi familia y seres queridos, por cada logro,
por Bendecirme, y por todo lo que me has dado, gracias mi Dios.
A mis Padres, por darme la vida y ser el pilar fundamental en mi existencia, por sus
horas de dedicación, darme su amor, los valores y la educación que me hicieron ser
la persona soy, por darme la oportunidad de superarme en la vida, a mi madre
Arlinys Medrano Rodríguez porser la mujer más luchadora que he conocido y
ejemplo a seguir, siempre superando todo tipo de dificultades, por brindarme
siempre su apoyo, estar siempre pendiente de mí y de cada uno de mis pasos, por
formar parte importante de mi vida, por su apoyo incondicional, paciencia, consejos
y sus palabras de alientoy a mi padre Jesús Alfredo Espinoza, por ser el mejor y dar
todo lo que pudo en vida para que su familia fuera feliz.
v
AGRADECIMIENTO
A Dios, por su amor incondicional, por darme la vida, mi familia, salud, sabiduría,
fortaleza, perseverancia, por cuidarme guiándome en todo momento e iluminando
mi camino, por mi presente y lo que me permitas alcanzar en un futuro, por
Bendecirme, y por todo lo que me has dado, gracias mi Dios.
A mis Padres, por darme la vida y ser el pilar fundamental en mi existencia, por sus
horas de dedicación, darme su amor, los valores y la educación que me hicieron ser
la persona soy, por darme la oportunidad de superarme en la vida.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana, mi casa de estudio por ser
el lugar de formación como tecnólogo Industrial.
A mis hermanos, Jesús Alfredo Espinoza Medrano, Jesús Augusto Espinoza
Medrano y Jesús Alberto Medrano, por compartir conmigo todos los momentos de
mi vida las buenas y malas, tenerme paciencia, apoyarme y alegrar mi vida cada
uno a su manera.
A mi abuela Yolanda Rodríguez, por haber sido una dama tan dulce, cariñosa,
linda, especial, luchadora y solidaria.
A Carl Lewis Correa Poriett, por su apoyo, amistad, consejos, palabras de aliento,
sinceridad, por entenderme, escucharme, compartir conmigo momentos especiales
y difíciles de mi vida y por tu afecto.
A el Ingeniero Luis Cabareda, Tutor Académico y profesor de Higiene y Seguridad
Industrial por aceptar ser mi tutor, su disposición, colaboración y ayuda en mi
informe de pasantía.
vi
A la Ingeniera Aliana Estrada, Tutora Industrial y presidenta de la empresa
Venezolana de Servicios e Ingeniería, por brindarme la oportunidad de hacer mi
pasantía en su empresa, de aprender de ella y por su paciencia, ayuda,
colaboración y apoyo.
Al Personal que labora en el departamento de operaciones de la empresa
Venezolana de Servicios e Ingeniería, por su colaboración.
A Marianne Brown, Fabiola Brown, Juana Bolívar, Ángel Silva, Anny Madrid,
Armando Madrid, Carolina Zapata, Robert Rodríguez, Vanessa Jiménez,
Alonzo Marín, por ser transparentes, compartir lindos momentos conmigo, por su
apoyo, simpatía y amistad.
¡GRACIAS A TODOS!
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
VENEZOLANA DE SERVICIOS E INGENIERIA, C.A.
1
ÍNDICE GENERAL
Pág.
PORTADA……………………………………………………………………………… i
CARATULA…………………………………………………………………………….. ii
ACTA DE APROVACION iii
DEDICATORIA………………………………………………………………………… iv
AGRADECIMIENTO……………………………………………...…………………… v-vi
ÍNDICE GENERAL……………………………………………………………………. 1-2
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………… 3-4
DESARROLLO
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
Nombre de la Empresa………………………………………………………. 5
Reseña Histórica……………………………………………………………… 5
Descripción del Proceso……………………………………………………... 5
Misión………………………………………………………………………….. 6
Visión…………………………………………………………………………... 7
Nuestros Valores……………………………………………………………… 7-9
Localización…………………………………………………………………… 10
Estructura Organizativa……………………………………………………… 11
DESCRIPCION DE LA UNIDAD DONDE SE DESARROLLO LA PASANTIA
Departamento de Junta Directiva…………………………………………… 12
Departamento de Gerencia de Control de Operaciones………………… 12
Departamento Gerencia de Administración……………………………….. 13
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema………………………………………………… 14
OBJETIVOS DE LA PASANTIA
Objetivo General……………………………………………………………… 15
Objetivos Específicos………………………………………………………… 15
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
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2
PLAN DE TRABAJO 16
Descripción de las Actividades del Plan del Trabajo……………………………… 17-18
Logros del Plan de Trabajo…………………………………………………………... 19
Método Aplicado para el desarrollo del Plan de trabajo…………………………... 20-21
FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS EN EL DESARROLLO DE
LA PASANTIA…………………………………………………………………………
22
APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN…………………...…………………… 23
APRECIACIÓN SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE
EL PROCESO DE PASANTÍA………………………………………………………..
24
CONCLUSIONES……………………………………………………………………... 25-26
RECOMENDACIONES……………………………………………………………….. 27
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………………… 28
GLOSARIO DE TERMINOS…………………………………………………………. 29-30
ANEXO…………………………………………………………………………………. 31
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
VENEZOLANA DE SERVICIOS E INGENIERIA, C.A.
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INTRODUCCIÓN
La organización es un conjunto de personas o grupos subdivididos, que se rigen por
reglas y jerarquías impuestas por su entorno para realizar operaciones coordinadas
con la finalidad de producir bienes y servicios, en función de que la empresa sea
rentable, competitiva y a su vez obtener un beneficio.
En la actualidad es importante para las organizaciones tener bases sólidas en
cuanto a su estructura organizacional para poder lograr el éxito, es por ello
obligatorio y necesario contar con un instrumento que permita darle al recurso
humano una información detallada sobre sus funciones, responsabilidades del
puesto de trabajo en el cual desempeña sus labores , para así obtener una mejora
continua dentro de la estructura organizacional.
Se puede decir que un manual de organización, es un instrumento de trabajo
necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la
estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando
mediante su adecuada implementación.
El objetivo del informe es realizar el manual de organización a la empresa
Venezolana de Servicios e Ingeniería, C.A., y así describir las funciones, actividades
y/o responsabilidades del personal en función de que exista la relación
correspondiente entre el puesto de trabajo y estructura organizativa de manera que
el recurso humano desarrolle sus funciones eficientemente evitando pérdidas de
tiempo y aumentando la productividad.
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
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El siguiente informe está estructurado del contenido que se resume a continuación:
Descripción de la empresa.
Descripción de la unidad donde se desarrollo la pasantía.
Planteamiento del problema.
Objetivos de la pasantía.
Descripción, logros y método aplicado para realizar el plan de trabajo.
Descripción de las facilidades y dificultades encontradas durante el proceso
del desarrollo de las pasantías.
Aportes dados a la organización.
Apreciación a nivel teórico y práctico, sobre los conocimientos adquiridos
durante el proceso de pasantías.
Conclusiones.
Recomendaciones.
Referencias Bibliográficas.
Glosario de términos.
Anexo correspondiente.
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DESCRIPCION DE LA EMPRESA
Nombre de la Empresa
VENEZOLANA DE SERVICIOS E INGENIERIA, S.A.
Reseña Histórica
Venezolana de Servicios e Ingeniería C.A., es una empresa asesora que desde el
13 octubre del año 2005 presta servicios profesionales altamente especializados en
sistemas de servicios de seguridad en el trabajo, contribuyendo en la mejora de la
condición física integral de los trabajadores de las empresas donde proporciona sus
servicios, para el optimo desempeño de sus actividades dentro y fuera de la
empresa, promoviendo la seguridad del ambiente de trabajo, como condición
indispensable para brindar una adecuada protección al individuo. También
suministra servicios de capacitación y entrenamiento en las áreas de Seguridad,
Higiene y Ambiente Industrial. Todo esto adecuando los sistemas administrativos a
los requerimientos exigidos por la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y
Medio Ambiente del Trabajo (LOPCYMAT).
Descripción del Proceso
El proceso de Venezolana de Servicios e Ingeniería C.A. consiste básicamente en
ofrecer servicios de asesoramiento en todo lo relacionado a la Seguridad, Higiene y
Salud Laboral. Fundamentada por lo que dicta la Ley Orgánica de Prevención,
Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo (LOPCYMAT); su reglamento, el
Reglamento de las Condiciones de Higiene y Seguridad en el Trabajo y Norma
Técnica NT (01-2008), Norma Técnica Programa de Seguridad y Salud en el
Trabajo y NT(02-2008) Norma Técnica
para la Declaración de Enfermedad Ocupacional.
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
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Este proceso consta del cumplimiento de una serie de operaciones que se llevaran
a cabo anual, mensual, semanal y eventualmente dependiendo la actividad o
procedimiento a ejecutar, en las empresas que requieran nuestros servicios. Entre
las operaciones tenemos:
Operaciones Anuales: Programa de Seguridad, Política de Seguridad, Plan
de Emergencia, Notificación de Riesgo, Descripción de Equipos de
protección personal (EPP), Servicio de Seguridad y Salud Laboral, MSDS
(Hoja de Seguridad).
Operaciones Mensuales: Comité de Seguridad, Plan de Capacitación,
Informe de Comité, Estadísticas de Seguridad, Estadísticas de Morbilidad,
Inspección, Cartelera de seguridad, Plan Express.
Operaciones Semanales: Análisis de Riesgo, Charla de Seguridad, Boletín
de Seguridad, Descripción de Puesto, Descripción de Proceso.
Operaciones Eventuales: Elección Delegado de Prevención, Accidentes
Laborales, Sistema de Vigilancia.
Todas estas operaciones se llevan a cabo mediante la aplicación del procedimiento
de las leyes, reglamentos y normas antes mencionadas y consta de visitas de los
Técnicos de Seguridad una vez por semana a cada una de las empresas
empleadoras, ejecutando las actividades o procedimientos de acuerdo a la
programación de visitas que lleva la empresa y llenando al final de cada visita un
control de horas donde estará reflejada la acción o acciones realizadas
anteriormente, para posteriormente ser entregado y archivado.
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Misión
Desarrollar programas que permitan mejorar procesos y ambiente de trabajo de
nuestros clientes para contribuir con la productividad, rentabilidad y desarrollo
socioeconómico satisfactorio para las empresas, mediante el incremento de la
calidad y la cobertura de los servicios de, seguridad, higiene, salud y ambiente,
además de hacer que nuestros clientes estén convencidos que la Seguridad no es
un gasto, sino una inversión.
Visión
Ser reconocida como empresa líder en el área de Asesoría y entrenamiento en
Seguridad, Higiene y Ambiente Industrial, por la alta calidad y confiabilidad de
nuestros servicios. Empleando para ello, un personal altamente motivado y
calificado, y la tecnología de vanguardia disponible, en busca de un mejoramiento
continúo de nuestra labor.
Nuestros Valores
Vocación de Servicio
Involucra un alto sentido de colaboración y atención proactiva a clientes
internos y externos.
Ética
Decisión que uno como persona realiza para escoger la opción buena o la
opción mala, de acuerdo a los valores y la formación de cada persona.
Trabajo en Equipo
Integración del personal con las metas empresariales, generando el interés
colectivo por los resultados y por lograr un buen clima laboral.
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Responsabilidad
Es el valor que asignamos a la capacidad de las personas de
comprometerse y de cumplir las promesas que hacen a entera satisfacción
del otro. Esto es, a cumplir en forma autónoma y auto-disciplinada de
acuerdo a sus capacidades con los requerimientos de su trabajo.
Colaboración
Es el apoyo oportuno, solidario, eficaz y adecuado entre quienes realizan las
actividades para alcanzar los mejores resultados.
Compromiso
Acuerdo, juramento o palabra dada a efectuar cualquier actividad estando
consientes de la misión, visión y los valores compartidos.
Disciplina
Es el cumplimiento de las normas y políticas Pre-establecidas por la clínica.
Integridad
Rectitud, honradez, responsabilidad en el desarrollo de cualquier actividad.
Respeto
Conducta, lenguaje y trato, acorde con las buenas costumbres, creer en la
importancia de la persona como individuo; estar convencido de que los seres
humanos entre seres humanos deben trabajar con propósito y valores
comunes.
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Excelencia
Búsqueda permanente del mejoramiento de la calidad del servicio, para así
obtener la buena satisfacción de los pacientes-clientes.
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Localización
Venezolana de Servicios e Ingeniería C.A. se encuentra ubicada en la Ciudad de
Puerto Ordaz, Estado Bolívar, en la avenida Monseñor Zabaleta, Centro Gina, Piso
2, Oficina # 207.
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Estructura Organizativa
La empresa Venezolana de Servicios e Ingeniería, C.A., cuenta con una estructura
organizativa formada por una fuerza laboral altamente capacitada para ejecutar sus
labores, a la cual se le brinda entrenamiento oportuno en las áreas que lo ameriten.
Los cuales están encargados del funcionamiento integral de la empresa, así como el
alcance de las metas propuestas y lograr el objetivo deseado; en este sentido la
misma está conformada de la siguiente manera:
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DESCRIPCION DE LA UNIDAD DONDE SE
DESARROLLO LA PASANTIA
Departamento de Junta Directiva
En este Departamento se ejerce la dirección de la Institución en forma eficiente a
través del presidente y vicepresidente; los cuales se encargan de tomar las
decisiones de mayor relevancia en beneficio de la organización, siguiendo las
instrucciones planteadas en reuniones, definiendo políticas y estrategias orientadas
a la calidad, y asegurando el logro de los objetivos de la empresa los cuales
consisten básicamente en ofrecer servicios de asesoramiento en todo lo relacionado
a la Seguridad, Higiene y Salud Laboral. Fundamentada por lo que dicta la Ley
Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo (LOPCYMAT);
en su reglamento de las Condiciones de Higiene y Seguridad en el Trabajo y Norma
Técnica NT (01-2008), Norma Técnica Programa de Seguridad y Salud en el
Trabajo y NT(02-2008) Norma Técnica para la Declaración de Enfermedad
Ocupacional.
Departamento de Gerencia de Control de Operaciones
En este departamento se planifica, programa y administra los recursos humanos y
materiales con el fin de garantizar el cumplimiento de los planes de producción en
calidad, cantidad y costo, está formado por un equipo integrado por un coordinador
de producción, un coordinador de operaciones, que coordina, controla, planifica y
verifica los programas de seguridad, visitas, charlas, recorridas, inspecciones y
análisis de riesgos de las empresas, los cuales son realizados por los asesores de
seguridad (Asesores sénior, junior y junior outsourcing), siendo su función principal s
ejecutar y evaluar acciones preventivas derivadas de las condiciones inseguras que
puedan generar accidentes, incidentes, enfermedades laborales en las empresas.
Además del chofer el cual se encarga de trasladar a los asesores a las empresas.
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Departamento Gerencia de Administración
Este departamento es el encargado de controlar, dirigir y hacer cumplir todas las
políticas de la empresa y llevar a cabo el control de las cuentas por pagar y por
cobrar de la institución, a través de la administradora la cual se encarga de revisar
cheques, supervisar que las conciliaciones bancarias estén al día, llevar todo lo
referente a la nomina, el control y administración de los fondos de trabajo y/o caja
chica, tramitar o verificar viáticos entre otras funciones. También el administrador es
el responsable de llevar la parte de recursos humanos de la institución y delegar
funciones al chofer como entregar facturas a las distintas empresas suscritas al
servicio de la empresa.
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad para que una organización sea exitosa es importante que valore su
recurso humano, ya que estos con la aplicación de sus habilidades y conocimientos
distinguen a una empresa, la hacen competitiva y permiten lograr el cumplimiento
de la misión, visión, objetivos y la productividad de la empresa. Además el recurso
humano debe de regirse por jerarquías, reducir los costos utilizando lo demás
recursos con efectividad, evitar los atrasos, ser eficientes en sus operaciones y
tener buenos lideres que sepan gerenciar.
Se puede mencionar que para obtener también el éxito en las organizaciones el
recurso humano debe contar con un manual de organización el cual es instrumento
de acción práctica por excelencia, que ayuda enormemente al proceso de
organización; que refleje la información básica, orientando y ayudando a los
trabajadores a conocer perfectamente:
Las políticas de la empresa, misión, visión, valores y todos aquellos
aspectos que son claves para alcanzar un crecimiento sostenido.
La estructura organizativa y las funciones, actividades y delimitación de
responsabilidades del personal y descripción de cada departamento que la
conforma.
Correspondencia funcional entre el puesto trabajo y la estructura
organizativa.
En este sentido Venezolana de Servicios e Ingeniería es una empresa asesora que
desde el 13 octubre del año 2005 presta servicios de seguridad profesionales
altamente especializados en sistemas de seguridad y salud en el trabajo, la cual
hoy en día requiere que su personal cuente con un manual de organización donde
se describa la fisiología de gestión, estructura organizativa, departamentos, y las
funciones y responsabilidades del personal, en función de mejorar el ambiente de
trabajo, ser más productivos, disminuir duplicidades de tareas del recurso humano o
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errores, y de esta forma permitir a la empresa crecer paralelamente con su recurso
humano.
OBJETIVOS
Objetivos Generales
Elaborar el Manual de Organización de la Empresa Venezolana de Servicios e
Ingeniería, C.A, donde se describan las políticas, objetivos, filosofía de gestión,
funciones, responsabilidades, habilidades, destrezas, conocimientos, experiencia
del personal de cada puesto de trabajo, lo cual permitirá la mejora continua de la
empresa y el éxito de la empresa.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual a nivel organizacional de la Empresa
Venezolana de Servicios e Ingeniería, C.A.
Elaborar un cuestionario para la elaboración de las entrevistas al personal a
fin de realizar la descripción de cargos y determinar las funciones y/o
responsabilidades de todos los puestos de trabajo de de la Empresa
Venezolana de Servicios e Ingeniería, C.A.
Diseñar la estructura organizacional de la Empresa Venezolana de Servicios
e Ingeniería, C.A.
Definir el perfil de competencias que se requiere para cada puesto de trabajo
de la estructura organizativa de la Empresa Venezolana de Servicios e
Ingeniería, C.A.
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Fecha de Inicio
Fecha de Culminación
Ing. Aliana Estrada
C.I.:11.166.841
Tutora Industrial
Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Coordinación de Pasantía
Plan de Trabajo:
__________________________ ______________________
Actividades Semanas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Asignación del proyecto.
Revisión Bibliográfica y conceptos básicos de acerca de cómo
elaborar un manual de organización
Identificación de Áreas, Antecedentes de la empresa,
elaboración de la estructura organizativa.
Diseño y Elaboración del Cuestionario de descripción de
cargos.
Aplicación de entrevistas a los diferentes departamentos de la
empresa.
Diseño y Elaboración de la política de calidad de la empresa.
Estudio, organización, revisión y Análisis de la información
recolectada para la realización de las diferentes descripciones
de cargos.
Entrega y divulgación de cada descripción de cargo al personal
que labora en la empresa
Elaboración, revisión y corrección del Proyecto de Pasantía.
Presentación Final de la elaboración del Manual de
Organización de la empresa Venezolana de Servicios e
Ingeniería, C.A.
20 06 2011
10 10 2011
Ing. Luis Cabareda
C.I.: 10. 925.034
Tutor Académico
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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PLAN DE TRABAJO
Para evitar retrasos, tener una holgura y tener un orden realizar varias actividades
a la vez (Trabajos paralelos), sin alterar el cumplimiento de las metas establecidas,
es necesario desarrollar un cronograma de actividades. El cual especifique de
manera general las actividades a realizar y su correspondiente duración (Semanas).
El plan actual contiene 10 actividades y una duración de 16 semanas.
1. Asignación del proyecto, la cual fue asignado por la tutora industrial debido a
la necesidad de la empresa de contar con un instrumento tan importante
como el manual de organización.
2. Revisión Bibliográfica y conceptos básicos acerca de cómo elaborar un
manual de organización, lo que sirvió de gran ayuda a la hora de realizar el
instrumento.
3. Identificación de Áreas, Antecedentes de la empresa, elaboración de la
estructura organizativa, se realizo un recorrido en los departamentos (junta
directiva, administración, control de operaciones) de la empresa venezolana
de servicios e ingeniería, C.A., donde se solicito al encargado de cada
departamento una breve descripción del departamento, personal que labora
en el mismo y una breve descripción de sus funciones en la organización y
nivel jerárquico que representa en la misma.
4. Diseño y Elaboración del Cuestionario de descripción de cargo, esto en
función de aplicar las técnicas de recolección de datos la observación
directa, la entrevista y el análisis e interpretación de los datos.
5. Aplicación de entrevistas a los diferentes departamentos de la empresa,
luego de elaborar el cuestionario de la descripción de cargos se procedió a
realizar por cada departamento las entrevistas a cada personal para solicitar
la información sobre: el encargado al cual deben reportarse, las funciones
generales, actividades, responsabilidades, perfil de competencias
(experiencia, conocimientos, habilidades o destrezas), relaciones internas y
externas además de la autoridad que tienen en el departamento.
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6. Diseño y Elaboración de la política de calidad de la empresa, con el objetivo
de establecer compromisos que van en búsqueda de la satisfacción del
cliente y la mejora continua de la organización.
7. Estudio, organización, revisión y análisis de la información recolectada para
la realización de las diferentes descripciones de cargos, con esta información
se elaboro el manual de organización de la empresa venezolana de servicios
e ingeniería, C.A, la cual se organizo, reviso y analizo para dar una mejor
descripción e interpretación de cada cargo de los trabajadores de la
organización, la misma también fue aprobada con anterioridad por los jefes
de cada departamento y la tutora industrial. Además en el manual se
especifica, la política de calidad, objetivos, misión, visión, valores,
descripción del proceso y otras especificaciones de la empresa y del manual
de organización.
8. Entrega y divulgación de cada descripción de cargo al personal que labora,
en la empresa, se realizo un nuevo recorrido en los departamentos (junta
directiva, administración y control de operaciones) de la empresa venezolana
de servicios e ingeniería, C.A., donde se entregaron las descripciones de
cargo de cada trabajador por departamento y fue divulgado en forma general
en cada uno de los mismos.
9. Elaboración, revisión y corrección del Proyecto de Pasantía, la cual fue
realizada por el tutor académico y el tutor industrial, donde ambos dieron las
respectivas sugerencias y correcciones para la mejora del proyecto.
10. Presentación Final de la elaboración del Manual de Organización de la
empresa Venezolana de Servicios e Ingeniería, C.A., el cual fue el resultado
del plan de trabajo establecido inicialmente y descrito anteriormente que
inicio el 20/06/2011 y finalizo el 10/10/2011.
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LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
Los logros obtenidos por la aplicación del plan de trabajo son:
Cubrir la necesidad de la empresa Venezolana de Servicios e Ingeniería,
C.A., de contar con un manual de organización con el objeto de tener un
soporte escrito de la descripción general de la empresa, proceso productivo,
estructura organizativa, todos los lineamientos, políticas, filosofía de gestión
y descripción de cargos que debe poseer toda organización.
Mejorar el ambiente de trabajo, permitiendo que al recurso humano conocer
la información sobre: el encargado al cual deben reportarse, las funciones
generales, actividades, responsabilidades, perfil de competencias
(experiencia, conocimientos, habilidades o destrezas), relaciones internas y
externas además de la autoridad que tienen en el departamento.
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MÉTODO APLICADO PARA OBTENER EL LOGRO
Los logros obtenidos fueron el resultado de la aplicación de:
Tipo de Investigación Documental (Según Cazares Hernández, la
investigación documental depende fundamentalmente de la información
que se obtiene o se consulta en documentos, entendiendo por estos todo
material al que se puede acudir como fuente de referencia, sin que se
altere su naturaleza o sentido, los cuales aportan información o dan
testimonio de una realidad o acontecimiento), acerca de cómo elaborar un
manual de organización.
Nivel de Investigación Descriptiva (Según María Guadalupe Moreno
Bayardo (1987), “la investigación descriptiva es la que pretende recabar e
interpretar información acerca de la forma en que los fenómenos en estudio
están ocurriendo, sin que el investigador haga intervenir o evite la
intervención de algunas variables, la interpretación de los datos, es el
elemento más importante que aporta el investigador que realiza este tipo de
estudio”); debido a que se pudo recabar información a través de las
entrevistas (según Sabino (1997) “la entrevista es una forma específica de
interacción social. El investigador se sitúa frente al investigado y le formula
preguntas, a partir de cuyas respuestas habrá de surgir los datos de
interés”), técnica que ayudó a obtener e interpretar la información necesaria
acerca de: los procesos de la empresa y la forma de trabajo del recurso
humano, además ayudo a establecer los procedimientos y poder realizar
el manual de organización requerido por la empresa.
Diseño de Investigación de Campo (Según María Guadalupe Moreno
Bayardo (1987), “la investigación de campo, reúne la información necesaria
recurriendo fundamentalmente al contacto directo con los hechos o
fenómenos que se encuentran en estudio, ya sea que estos hechos y
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fenómenos estén ocurriendo de manera ajena al investigador o que sean
provocados por este con un adecuado control de las variables que
intervienen; en la investigación de campo, si se trata de recabar datos, se
recurre directamente a las personas que los tienen.”). El diseño de la
investigación es de campo ya que los datos como:
Identificación de los departamentos,
Antecedentes de la empresa
Descripción de la empresa,
Información para elaborar:
La estructura organizativa
la descripción de los Cargos.
La Realización Final del Manual de Organización.
Fueron recolectados a través de las interrelaciones de manera directa con
el recurso humano por medio de entrevistas que se realizaron en los
diferentes departamentos de la empresa Venezolana de Servicios e
Ingeniería, C.A. para así lograr la Elaboración del Manual de Organización
de la misma.
Procesamiento de datos, según los siguientes pasos:
Descripción de la empresa,
Antecedentes de la institución,
Elaboración de la estructura organizativa,
Diseño y elaboración de cuestionario para la realización de las entrevistas
sobre la descripción de cargos de cada personal de los diferentes
departamentos de la institución.
Diseño y elaboración de misión, visión, valores, política de calidad de la
institución.
Estudio, organización, revisión y análisis de la información recolectada para
la realización de las diferentes descripciones de cargos.
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FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS EN EL
DESARROLLO DE LA PASANTIA
Facilidades
El departamento de control de operaciones asigno todos los implementos
necesarios para la realización del proyecto, tales como (hardware, software,
mobiliario, materiales, transporte, hidratación e instalaciones).
La mayoría del recurso humano que labora en los departamentos de la
empresa Venezolana de Servicios e Ingeniería, C.A., presento respeto,
profesionalismo y gran disponibilidad aportando parte de su tiempo para
atender a las entrevistas y suministrando la información que fue solicitada
para la elaboración del manual de organización.
El Manual de organización es un instrumento que facilitara el trabajo del
recurso humano permitiéndoles estar al tanto de, sus funciones específicas,
las funciones de los demás trabajadores y de la filosofía de gestión de la
empresa.
En caso que la empresa avance en su desarrollo organizacional este manual
se puede actualizar y adecuar a los intereses establecidos.
Dificultades
Algunos Trabajadores no tenían disponibilidad de tiempo para responder a
las preguntas de las entrevistas realizadas para la elaboración de la
descripción de cargos.
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APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN
El aporte dado a la organización fue la elaboración del manual de
organización de la empresa venezolana de servicios e ingeniería, C.A, lo cual
es un documento indispensable hoy en día para que una organización sea
exitosa, ya que informa a su personal sobre sus funciones, responsabilidades
en el puesto de trabajo entre otros y donde también se establecen políticas de
calidad y la filosofía de gestión de la empresa, para así obtener una mejora
continua dentro de la estructura organizacional.
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APRECIACIÓN SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS
DURANTE EL PROCESO DE PASANTÍA
Conocimiento acerca proceso de la empresa Venezolana de Servicios,
durante la estancia en la empresa específicamente en el departamento de
control de operaciones observe el proceso de algunas operaciones que
realizan los asesores sénior y junior, las cuales son: el proceso de
divulgación de charlas de seguridad, inspecciones, reportes de accidentes,
elaboración de comités de Seguridad y Salud Laboral, estadísticas y políticas
de seguridad de las empresas, elaboración de control de horas, notificación y
análisis de riesgos, carteleras de seguridad lo cual permitió obtener una
visión clara de sus operaciones.
Aprendizaje y destreza para la elaboración de un Manual de Organización, el
cual se obtuvo con la elaboración de este instrumento, al realizar las
entrevistas en los diferentes departamentos y elaborar la filosofía de gestión
de la empresa, descripciones de cargos y el perfil de competencias de cada
trabajador.
Se adquirieron conocimientos sobre la elaboración de un manual de
organización, la estructura organizacional, filosofía de gestión, descripción
de cargos y perfil de competencias.
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CONCLUSIONES
Al realizar la elaboración del Manual de Organización de la empresa Venezolana de
Servicios e Ingeniería, C.A., se establecieron las siguientes conclusiones de
acuerdo a cada objetivo planteado:
Al diagnosticar la situación actual a nivel organizacional de la Empresa
Venezolana de Servicios e Ingeniería, C.A.; se pudo observar que era
necesaria la elaboración del manual de organización, en función de evitar las
duplicidades de trabajo que venían desempeñando algunos trabajadores en
la institución, permitiendo de esta manera el alcance de las metas trazadas
por la organización.
Con la elaboración del cuestionario para la elaboración de las entrevistas a
fin de realizar la descripción de cargos y determinar las funciones y/o
responsabilidades de todos los puestos de trabajo de de la Empresa
Venezolana de Servicios e Ingeniería, C.A., se pudo orientar a cada
empleado de esta organización sobre las debidas funciones y
responsabilidades que deben realizar en la misma.
Con el diseño de la estructura organizacional de la Empresa Venezolana de
Servicios e Ingeniería, C.A., se establecieron cada uno de los
departamentos los cuales:
Tienen funciones y responsabilidades diferentes.
Se relacionan entre sí, para obtener la eficiencia y la
producción deseada.
Se rigen por jerarquías figuradas por gerentes
encargados de delegar actividades específicas dentro
de cada departamento y velar por el buen cumplimiento
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de las operaciones de este, siempre y cuando
respetando las cadenas de mando.
Cuentan con un personal especializado y dedicado a las
funciones del departamento al cual pertenece, lo que
permite más productividad y una comunicación más
rápida.
Definir el perfil de competencias que se requiere para cada puesto de trabajo
de la estructura organizativa de la Empresa Venezolana de Servicios e
Ingeniería, C.A.
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RECOMENDACIONES
Una vez presentadas las conclusiones y elaborado el Manual de Organización de la
Venezolana de Servicios e Ingeniería, C.A., es necesario presentar las debidas
recomendaciones:
Se debe implementar el Manual de Organización presentado en este informe
de investigación, con la finalidad de mantener las funciones y
responsabilidades definidas, para su recurso humano y evitar así las
diferentes duplicidades de tareas que se venían realizando.
Mantener el organigrama actualizado de acuerdo al crecimiento de la
institución, esto con la finalidad de proporcionar los diferentes niveles
jerárquicos que pueda existir en la misma.
En caso de que la empresa avance en su desarrollo organizacional se debe
actualizar y adecuar el manual de organización a los intereses establecidos
en función de garantizar un buen desempeño de organización.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
MARÍA GUADALUPE MORENO BAYARDO (1987), Introducción a la
Metodología de la Investigación Educativa, México, Editorial Progreso.
SABINO, C. (1997) El proceso de la investigación científica. Venezuela.
Editorial Panapo.
MERCADO, S (2002). Administración aplicada teoría y práctica. 2da edición.
Limusa Noriega Editores.
CASTILLO, J (2006). Administración de personal: Un enfoque a la calidad.
Bogotá, Colombia. 2da edición. Eco. Ediciones.
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GLOSARIO DE TERMINOS
Manual de Organización
El manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia y técnica
de la administración; es un medio de acción práctica por excelencia, que ayuda
grandemente al proceso de organización.
Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se
complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la
estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los
organigramas solamente con su titulo, pero el manual de organización las describe
con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y
funciones.
Estructura Organizacional
Es la distribución formal de los empleos dentro de una organización. (Robbins
Stephen, 2005)
Coordinación
Es la reunión de esfuerzos para lograr el objetivo previamente establecido por la
empresa. La coordinación también interviene en el proceso administrativo, y la
vemos involucrada en la planeación, la organización, la dirección y el control.
(Mercado Salvador, 2002)
Organigrama
Es el que representa en forma gráfica las principales funciones y líneas de autoridad
de una empresa en cierto momento. (Rodríguez Joaquín, 2002)
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Funciones
Es el conjunto de patrones de comportamientos esperados y atribuidos a la persona
que ocupa un puesto determinado, en una unidad social. (Robbins Stephen, 2005)
Cargo
Es el conjunto de tareas y responsabilidades con un propósito definido, que exige el
servicio de tiempo completo de un trabajador. (Castillo José, 2006)
Responsabilidad
Consiste en el cumplimiento de las normas o especificaciones con las cuales se
debe realizar el trabajo. (Castillo José, 2006)