UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE INGENIERÍA COMERCIAL

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL

TÍTULO DE INGENIERA COMERCIAL

“DISEÑO DE PROCESOS PARA INVENTARIOS APLICADO EN

BODEGA ARTESANAL DIFFERENCE, CIUDAD GUAYAQUIL”

AUTORA:

ELIZABETH MERCEDES ALEJANDRO PLAZA

TUTOR DE TESIS:

ING. PETER CEPEDA COBOS

GUAYAQUIL – ECUADOR

MARZO 2019

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REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO: “Diseño de procesos para inventarios aplicado en bodega

artesanal DIFFERENCE, ciudad Guayaquil”.

AUTORA Alejandro Plaza Elizabeth Mercedes

REVISOR/TUTOR Ing. Cepeda Cobos Peter

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil

UNIDAD/FACULTAD: Ciencias Administrativas

MAESTRÍA/ESPECIALIDAD:

GRADO OBTENIDO: Ingeniera Comercial

FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGINAS: 51

ÁREAS TEMÁTICAS: Bodega

PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS: Diseño de procesos, Gestión de Inventarios, Optimización de recursos

RESUMEN. - El presente proyecto plantea un estudio de diseño de procesos de inventarios para la

bodega del Centro de Formación Artesanal Particular Difference, ubicada al norte de la ciudad de

Guayaquil. Se efectuaron constantes visitas a la empresa y en base a una ficha de observación se

detallaron los principales hallazgos, y mediante la utilización de herramienta de investigación como

encuesta se evalúan los procesos del área de inventarios para realizar el análisis y proponer de soluciones

frente al problema que presenta, y encontrar las causas que provocan diferencias en el inventario

afectando directamente los costos y rentabilidad de la institución. Con el impulso de este diseño de

procesos se proyecta contribuir con la planificación, organización, dirección y control para los

inventarios de la empresa. Con la finalidad de dar soluciones que contribuyan en el mejoramiento de las

actividades en las bodegas y la optimización del uso de los recursos que posee la institución y un mejor

control para evitar resultados desfavorables para la institución y presentar información real.

ADJUNTO PDF: SI NO

CONTACTO CON AUTOR/ES: Teléfono:0989001634 E-mail: [email protected]

CONTACTO CON LA

INSTITUCIÓN:

Nombre: Ab. Elizabeth Coronel

Teléfono: 042596830

E-mail: [email protected]

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DEDICATORIA

Dedico mi trabajo primeramente a Dios por guiarme a lo largo de mi vida y fortalecerme durante

todo este proyecto de estudio y concederme el anhelo de cumplir un sueño más. Esta tesis está

dedicada a mis padres Sonia y Maximiliano por su amor incondicional, buenos consejos, apoyo

y enseñarme a no temer a los adversarios aportando a mi formación personal y profesional.

Dedico también a mi esposo, hijos, hermanos y todas las personas que apoyaron día a día y

me inspiraron a seguir adelante con el amor y comprensión que me brindaron

Elizabeth Mercedes Alejandro Plaza

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AGRADECIMIENTO

Agradezco primeramente a Dios por todas las bendiciones y especialmente a mi madre Sonia

por su amor, fe, paciencia y apoyo incondicional durante todo mi proyecto de estudios y a todos

lo que contribuyeron con un granito de arena para culminar con éxito otra etapa de estudios.

También agradezco a mi tutor Ing. Peter Cepeda quien con su experiencia, conocimiento y

motivación me asesoró a realizar este proyecto y lograr conseguir mi objetivo.

Elizabeth Mercedes Alejandro Plaza

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Autora: Elizabeth Mercedes Alejandro Plaza

Tutor: Ing. Peter Cepeda Cobos

RESUMEN

El presente proyecto plantea un estudio de diseño de procesos de inventarios para la bodega

del Centro de Formación Artesanal Particular Difference, ubicada al norte de la ciudad de

Guayaquil. Se efectuaron constantes visitas a la empresa y en base a una ficha de observación se

detallaron los principales hallazgos, y mediante la utilización de herramienta de investigación

como encuesta se evalúan los procesos del área de inventarios para realizar el análisis y

proponer de soluciones frente al problema que presenta, y encontrar las causas que provocan

diferencias en el inventario afectando directamente los costos y rentabilidad de la institución.

Con el impulso de este diseño de procesos se proyecta contribuir con la planificación,

organización, dirección y control para los inventarios de la empresa. Con la finalidad de dar

soluciones que contribuyan en el mejoramiento de las actividades en las bodegas y la

optimización del uso de los recursos que posee la institución y un mejor control para evitar

resultados desfavorables para la institución y presentar información real.

Palabras claves: Diseño de procesos, Gestión de Inventarios, Optimización de recursos.

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Author: Elizabeth Mercedes Alejandro Plaza

Advisor: Ing. Peter Cepeda Cobos

ABSTRACT

The present project proposes a study of the design of inventory processes for the “Centro de

Formacion Artesanal Particular Difference”, located north of the city of Guayaquil. There were

constant visits to the company and based on an observation sheet, the main findings were

detailed, and by using the research tool as a survey the processes of the inventory area are

evaluated to carry out the analysis and propose solutions to the problem that presents, and find

the causes that cause differences in the inventory directly affecting the costs and profitability of

the institution.

With the impulse of this process design, it is planned to contribute with the planning,

organization, direction and control for the inventories of the company. In order to provide

solutions that contribute to the improvement of the activities in the warehouses and the

optimization of the use of the resources that the institution possesses and a better control to

avoid unfavorable results for the institution and present real information.

Key Words: Key Words: Process design, Inventory Management, Resource Optimization.

x




TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. ..1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................... 2

Delimitación del problema .............................................................................................................. 3

Formulación y Sistematización del Problema................................................................................ 3

Formulación del Problema. ................................................................................................. 3

Sistematización del Problema.............................................................................................. 3

JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................. 3

El objeto de estudio ......................................................................................................................... 5

El campo de investigación .............................................................................................................. 5

OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................................ 6

Objetivo General .............................................................................................................................. 6

Objetivos Específicos. ..................................................................................................................... 6

CAPITULO I MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 7

1.1Teorías generales. ....................................................................................................................... 7

1.2Teorías sustantivas. .................................................................................................................... 9

CAPITULO II MARCO METODOLÓGICO ...................................................................... 12

2.1Enfoque metodológico ............................................................................................................. 12

2.1.1 Tipo de investigación. ......................................................................................... 12

xi

2.1.2 Herramientas de recolección de datos.................................................................. 13

2. Hipótesis de la investigación .................................................................................................... 14

2.2.1 Variables. ........................................................................................................... 14

2.3Población y Muestra ................................................................................................................. 14

3 CAPITULO III PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS................. 16

3.1Presentación de los resultados ................................................................................................. 16

3.1.1 Resultados de la Entrevista ................................................................................. 16

3.1.2 Resultados de la Encuesta ................................................................................... 21

3.2Análisis de los resultados ......................................................................................................... 32

4 CAPITULO PROPUESTA DE SOLUCIÓN ............................................................... 33

4.1La Compañía ............................................................................................................................. 33

4.1.1 Misión. ............................................................................................................... 33

4.1.2 Visión. ................................................................................................................ 33

4.1.3 Valores corporativos. .......................................................................................... 33

4.1.4 Análisis FODA ................................................................................................... 34

4.2Título del proyecto ................................................................................................................... 35

4.3Objetivos ................................................................................................................................... 35

4.3.1 General. .............................................................................................................. 35

4.3.2 Específicos. ........................................................................................................ 35

4.4Justificación de la propuesta .................................................................................................... 35

4.5Alcance de la propuesta ........................................................................................................... 36

4.6Desarrollo de la propuesta ....................................................................................................... 36

4.6.1 Primera Parte. - Procesos para la administración del inventario. .......................... 37

4.6.2 Segunda Parte. - Políticas y estrategias propuestas .............................................. 45

4.7Cronograma de implementación de la propuesta ................................................................... 49

xii

4.8Análisis costo –beneficio ......................................................................................................... 49

CONCLUSIONES .............................................................................................................. 50

RECOMENDACIONES ..................................................................................................... 51

BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................. 52

LISTA DE TABLAS

Tabla 1.- Planteamiento del problema........................................................................................ 2

Tabla 2.- Funciones de su cargo a desempeñar. ....................................................................... 22

Tabla 3.- Existencia de guía para inventario. ........................................................................... 23

Tabla 4.- Causa de la mala administración del inventario......................................................... 24

Tabla 5.- Personal administrativo capacitado. .......................................................................... 25

Tabla 6.- Capacitación al personal. .......................................................................................... 26

Tabla 7.- Espacio físico adecuado............................................................................................ 27

Tabla 8.- Procesos establecidos. .............................................................................................. 28

Tabla 9.- Organización de la bodega. ....................................................................................... 29

Tabla 10.- Perdidas económicas. ............................................................................................. 30

Tabla 11.- Implementación de procesos. .................................................................................. 31

Tabla 12. Costo-Beneficio ....................................................................................................... 49

xiii




LISTA DE FIGURAS

Figura 1.- Procesos establecidos. ................................................................................................ 4

Figura 2.- Administración del inventario. ................................................................................. 10

Figura 3.- Funciones de su cargo a desempeñar. ....................................................................... 22

Figura 4.- Existencia de guía para inventario ............................................................................ 23

Figura 5.- Causa de la mala administración del inventario ........................................................ 24

Figura 6.- Personal administrativo capacitado........................................................................... 25

Figura 7.- Capacitación al personal........................................................................................... 26

Figura 8.- Espacio físico adecuado. .......................................................................................... 27

Figura 9.- Procesos establecidos. .............................................................................................. 28

Figura 10.- Organización de la bodega. .................................................................................... 29

Figura 11.- Perdidas económicas.. ............................................................................................ 30

Figura 12.- Implementación de procesos. ................................................................................. 31

Figura 13.-Situación actual. ...................................................................................................... 32

Figura 14.- Recepción del inventario. ....................................................................................... 38

Figura 15.- Procesos Anteriores de recepción. .......................................................................... 40

Figura 16.- Nuevo proceso de recepción. .................................................................................. 41

Figura 17.- Proceso de venta y salida del inventario. ................................................................ 42

Figura 18.- Proceso de salida del inventario.............................................................................. 43

Figura 19.- Proceso de almacenaje del inventario. .................................................................... 44

Figura 20.- Método ABC. ......................................................................................................... 46

Figura 21.- Inventario físico. .................................................................................................... 48

xiv

Lista de Apéndice

Apéndice A 55

Apéndice B 57

1

INTRODUCCIÓN

La empresa “Centro de Formación Artesanal Particular Difference” fue constituida en

diciembre 2006, por la Ab. Germania Burgos Martínez, siendo maestra en cosmetología y

belleza, debido al crecimiento de la institución se vio en la obligación de ampliar la compañía, y

en la actualidad cuenta con su propio edificio en el norte de la ciudad de Guayaquil, que está

ubicada en Urdesa Central calle Víctor Emilio Estrada No. 1124 y Laureles.

En la actualidad, el mundo que vivimos, los cambios son más recurrentes, la evolución del

conocimiento no se detiene, y las innovaciones tecnológicas las encontramos a pasos

agigantados, obligan a quienes administran las organizaciones a manejar eficientemente su

información asegurándose de elegir y tomar buenas decisiones. El Centro de Formación

Artesanal Particular Difference, actualmente presenta inconvenientes en el área de bodega que

ha llevado a la empresa incurrir en gastos innecesarios e inoportunos.

La presente investigación tiene como objetivo plantear un diseño adecuado de procesos

relacionados con el inventario, lo cual, se necesita que la empresa establezca mejoramiento

continuo para esta área, bajo esquemas de control y supervisión. El contenido de este proyecto

de investigación se desarrollará dentro de cuatro capítulos detallados a continuación.

Una etapa previa donde abarca la introducción, la problemática que presenta, la justificación

del porque realizar la investigación y los objetivos planteados. En el capítulo II, se desarrolla el

marco teórico, donde se presentan los presupuestos epistemológicos sobre el objeto de estudio

que se aborda, en el Capítulo II, abarcará la metodología aplicada para el estudio, su población y

muestra, en el tercer Capítulo se determinarán el análisis de los resultados obtenidos, y

finalmente el cuarto Capítulo, se propone la propuesta de cambio que busque mejoras a la

situación actual de la empresa, se culmina con la conclusión y recomendación del proyecto.

2

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Toda gestión de inventario tiene que contener planificación, dirección, control para que el

consumidor tenga satisfacción. Según Espinoza, O. (2013) indica que “El control de inventarios

es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las

empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de productos disponibles para la

venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento

aplicables en las industrias”. (pág. 12)

Actualmente, el control del inventario de las empresas es regularizado por las directrices

contables, como los son: las NIIF, las que han presentado normas y reglas que presiden los

inventarios, en su valorización como su presentación.

Dentro de las normativas vigentes los inventarios son regulados por la NIC 2, que reemplazo

a la Norma de Contabilidad Ecuatoriana específicamente la NEC 11, cuyo cambio más

representativo fue la prohibición del uso del método LIFO.

El crecimiento fue importante en el mercado, en el camino del crecimiento se logró

evidenciar falencias en el manejo de los inventarios, ocasionando gastos a la empresa

innecesarios, debido a mala gestión de parte del personal encargado del manejo de las

mercaderías o el poco conocimiento de los procesos adecuados para la ejecución de los mismos.

Tabla 1.-

Planteamiento del problema.

CAUSAS CONSECUENCIAS

Despacho de inventario incorrectos Clientes insatisfechos, quejas, pérdida de clientes

Falta de espacio físico. Demora en los despachos, perdida de ventas.

Falta de registros por códigos de los

inventarios

Despacho de mercadería de diferente características,

causando diferencias contables del inventario

Nota. Tomado del diagnóstico de la empresa.

3

Delimitación del problema

El presente estudio se centralizará en analizar, identificar y describir los componentes más

distintivos que inciden en el incumplimiento de los procesos del inventario.

Formulación y Sistematización del Problema

A continuación, se detalla la incógnita referente a la formulación del problema, así como

también la sistematización.

Formulación del Problema.

¿Cuáles son las causas de la mala administración del inventario de la empresa Centro de

Formación Artesanal Particular DIFFERENCE”?

Sistematización del Problema.

Una vez planteado el problema es importante reconocer las siguientes interrogantes para

dar solución a la problemática planteada:

¿Cómo están determinados los procesos para la administración de los inventarios de la

empresa DIFFERENCE?

¿Cuál es el esquema más importante que se deban proporcionar para buscar mejorar los

procesos de la administración del inventario de la empresa DIFFERENCE?

¿Qué procesos otorgará mejorar la administración de los inventarios de la empresa

DIFFERENCE?

4

JUSTIFICACIÓN

El Inventario, está en el grupo de los activos, siendo el más importantes en cuanto a las

inversiones que realizan las empresas, y se convierte en las ventas de las empresas, más aún, a

través de ellos se genera la información para la toma de decisiones administrativas. Por lo tanto,

el proyecto se concentrará en identificar falencias desde el inicio de la cadena de abastecimiento

y hasta el final de su despacho.

“Los procesos del inventario es la administración adecuada del registro, compra, salida dentro

de la empresa y conocer qué artículos se venderán y en qué cantidades, garantizando así que en

los puntos de venta nunca haya demasiados artículos, ni excesivamente pocos”. (Saavedra,

2013)

Esta investigación tiene como propósito proporcionar mejoras en el área de los inventarios

(bodega) de la empresa DIFFERENCE, ubicada en el norte de la ciudad de Guayaquil,

proporcionando correcciones en la administración de los recursos y aprovechando los procesos

apropiados para el área, con el objetivo de disminuir la insatisfacción en el cliente, malos

despachos de la mercadería, reduciendo el espacio físico de la bodega y cuidando la rentabilidad

de la compañía.

Figura 1.- Procesos establecidos.

Nota. Extraído de Google.com

5

El objeto de estudio

El propósito de esta investigación, es conocer y analizar las incidencias y los factores por lo

que existe una mala administración en los inventarios, determinar las diferencias en los registros

contables con los físico, el tiempo adecuado para los despacho de los inventarios y el reporte de

los despachos mal realizados, para ello se obtendrá una base de información de los empleados,

que cuente con fecha de ingreso a la empresa, función y área designada con el fin de identificar

las causas que ocasionan la mala administración de los inventarios. Con dicha base de datos se

podrá elegir empleados que están relacionados directamente con los inventarios para hacerles

entrevistas con preguntas predeterminadas, con el objetivo que puedan dar acotaciones más

reales y acertadas del problema investigado.

El campo de investigación

El campo de investigación permite recopilar y analizar la información necesaria para

establecer la situación actual que se encuentra la compañía con respecto a sus inventarios, para

obtener esta información se realizaran varias estrategias entre ellas las encuestas y entrevistas al

personal que tenga relación con el área, ya sea para bodegueros, jefe de bodega, departamento

de auditoria y el responsable de la contabilidad de costo del inventario. Siempre abriendo la

oportunidad que el personal pueda expresarse y comunicar la verdadera situación que se

encuentra la empresa. Considerándolo a esto como una investigación de mercado que abarca los

siguientes niveles, que por su geografía a (Guayaquil), por tipo de segmento (Administración de

los Inventarios) y por su estado (procesos erróneos).

6

OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General

Diseñar procesos para los inventarios de la “Bodega Artesanal Difference”.

Objetivos Específicos.

Determinar la situación actual del tratamiento del inventario.

Determinar y conceptualizar en el marco metodológico del proyecto

Definir el diseño de los procesos que permita mejorar el tratamiento de los inventarios.

7

CAPITULO I

MARCO TEÓRICO

1.1 Teorías generales.

Para elaborar la presente investigación se ha planteado teorías con aspectos relevantes que

permitan obtener una comprensión clara y amplia para lograr la aplicación diseño de procesos. A

continuación, se analizará algunas investigaciones que permiten ampliar el conocimiento:

En el proyecto de investigación de Flores, I. y Rojas, A. (2015) titulado “Evaluación del

Control Interno al Área de Inventarios de la Empresa JG Repuestos Industriales de la ciudad de

Guayaquil” (Tesis, Tercer Nivel) (pág. 1).

Como objetivo general también plantearon (Flores, I. y Rojas, A., 2015) “Evaluar el control

interno al área de inventario mediante la aplicación de técnica de auditoría interna para

garantizar el proceso del manejo de la cuenta de inventarios en la empresa JC. Repuestos

Industriales de la ciudad de Guayaquil” (pág. 48) llegando a la conclusión:

“Se evaluó la situación de planificación estratégica de la empresa y se constató que existe un

desconocimiento de las técnicas básicas para el control y buen manejo de los inventarios y

técnicas para los procesos de recepción, registro, despacho de los materiales por parte del

personal involucrado en el área de bodega de la empresa, lo que ha generado diferencias del

13% de su total de inventarios”. (Flores, I. y Rojas, A., 2015, pág. 92)

El presente proyecto citado se relaciona con la investigación planteada, ya que la falta de un

control interno ocasiona que el inventario tenga una mala administración y causa que no

presenten confiablemente los inventarios de la empresa.

8

Según Crespín, N. y Martínez, K. (2016) en su tesis “Control interno del inventario en la

casa del trailero CATRAILERSA S.A.””, (Tesis, Tercer Nivel), Guayaquil. Adicional planteó

objetivo general “Proponer mejoras al control interno de los inventarios de la empresa LA

CASA DEL TRAILERO CATRAILERSA S. A.” (Crespín, N. y Martínez, K. , pág. 6); llegando

a la conclusión:

“Que según el análisis realizado a la bodega se logró establecer que este departamento o área

de la empresa es la que presenta debilidades en todos sus procesos, ya sea en la compra,

despacho, venta y toma física de los inventarios. Esto ocasiona que los registros contables no

sean confiables”. (Crespín, N. y Martínez, K. , 2016, pág. 86)

El presente proyecto citado se relaciona con la investigación planteada, ya que la falta de un

control interno ocasiona que el inventario tenga un mal tratamiento y causa que no presenten

confiablemente los inventarios de la empresa. Y esto podría causar severos problemas en la toma

de decisiones.

Según Cabrales, A. y Troya, J. (2016) en su tesis “Optimización de procesos de control de

inventarios en bodegas de industrial JUVENALIS S.A.”, (Tesis, Tercer Nivel), Guayaquil,

planteó como objetivo general “Diseñar un manual de políticas y procedimientos de control de

inventarios que permita optimizar los procesos en el manejo y resguardo de las existencias en la

bodega de Industrial Juvenales S.A” (pág. 6); concluyendo que:

“En el área de bodega no se dispone de procedimientos y políticas para el control de

inventarios de manera sistematizada lo que eleva el riesgo de presentar suministros y unidades

obsoletas, caducas o con fallos que generen pérdidas económicas, esto asociado por la falta de

9

coordinación de actividades conjuntas para el conteo físico, valuación, resguardo y conciliación

de las existencias en bodega”. (Cabrales, A. y Troya, J. , 2016, pág. 70).

El presente proyecto citado se relaciona con la investigación planteada, en el sentido que

demuestra que la causa de un mal tratamiento del inventario eleva los riesgos económicos de la

empresa, es decir eleva los gastos, ocasiona perdida de ventas, pierde clientes, etc.

1.2 Teorías sustantivas

En esta sección del proyecto se enmarca bases conceptuales que permitieron el

reconocimiento complementario del marco teórico.

Eficiencia, efectividad y eficacia organizacional.- Los autores Rodríguez y Pérez (2014)

define “Estas definiciones son utilizadas en el campo empresarial y determinan como medir cada

uno de ellos, los gerentes y administradores deben realizar revisiones periódicas en los distintos

departamentos de una empresa y a nivel personal de la fuerza de trabajo”.

Estructura organizacional. - La estructura organizacional es fundamental en todas las

empresas, define muchas características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de

establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre

otras.

Estrategia.- Según Tabatorny y Jarniu (2014) plantean que “Estrategia es el conjunto de

decisiones que determinan la coherencia de las iniciativas y reacciones de la empresa frente a su

entorno” (pág. 3).

Control Interno. – Según el Dr. C José Carlos del Toro Ríos (2005) “Es un proceso

integrado de todas las operaciones realizadas por el personal de una entidad para otorgar una

10

identidad razonable al logro de los objetivos con respecto a la confiabilidad de la información,

eficiencia y eficacia de las actividades” (pág. 3).

Administración de inventarios. – “Es la actividad que se emplead adecuadamente del

registro, de la rotación y evaluación de las existencias de acuerdo como la empresa la clasifique

y la determine, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o

pérdidas) de manera relativa, conociendo la exactitud de la situación financiera y las medidas

necesarias para mejorar los problemas que tenga la empresa”. (Gómez, A., 2017)

Figura 2.- Administración del inventario.

Nota. Adaptado de Guedes (2012)

Gestión de inventarios. – Según Gómez, A. (2017), la gestión de inventario es “El conjunto

de normas y políticas con que cuenta la entidad para comprobar el número de productos en

stock, así como ingresos y salidas de los mismos”.

11

Políticas de inventarios. - Para Cantú, A. (2012) “Son un conjunto de normas adoptadas por

una empresa para mantener el control en la gestión de registro, conteo, validación, resguardo,

entre otros de la existencia de mercancías en bodega” (pág. 54)

12

CAPITULO II

MARCO METODOLÒGICO

2.1 Enfoque metodológico

En una investigación o estudio se debe plantear la metodología que se llevara a cabo para

respaldar el conocimiento descrito. Según Hernández S. y Fernández C. (2002) establece que

“El enfoque metodológico busca un nivel de control más alto de alguna realidad que oscila entre

las emociones, los sentimientos, lo medible y lo controlable”. (pág. 20)

Por lo tanto, el enfoque de esta investigación es de carácter cuantitativo y cualitativo, porque

se pretende determinar la problemática del estudio, a través del personal de bodega, jefes y

contabilidad de costos, con el objetivo de identificar la situación actual de la empresa con

relación al tratamiento de los inventarios y posterior determinar procesos que mejoren el

tratamiento de los inventarios.

2.1.1 Tipo de investigación

Investigación de campo. - Según los autores Palella, S. y Martins, F. (2013) , define: “La

Investigación de campo consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde

ocurren los hechos, sin manipular o controlar las variables. Estudia los fenómenos sociales en su

ambiente natural. El investigador no manipula variables debido a que esto hace perder el

ambiente de naturalidad en el cual se manifiesta”. (pág. 88)

El presente método de investigación nos permitirá identificar directamente la situación actual

de la empresa y la administración de sus inventarios, de la misma forma se logrará involucrar

todos los colaboradores que están en constante tratamiento con el inventario.

13

Investigación exploratoria.- Según los autores Hernández, R., Fernández, C., y Baptista, P.

(2010), la investigación exploratoria “Nos permite obtener información general respecto a un

fenómeno o problema poco conocido, incluyendo la identificación de posibles variables a

estudiar en un futuro.” (pág. 23).

La investigación exploratoria nos permitirá alcanzar el objetivo de la investigación que es

conocer la situación actual, posterior a ello plantear mecanismos y estrategias que permiten

abarcar el problema.

2.1.2 Herramientas de recolección de datos.

“La selección de técnicas e instrumentos de recolección de datos implica determinar por

cuáles medios o procedimientos, el investigador obtendrá la información necesaria para alcanzar

los objetivos de la investigación.”(Hurtado M., 2013). Como lo menciona el autor citado las

herramientas no permitirán obtener información de la mala administración que tienen los

inventarios de la compañía, para ello aplicaremos las siguientes herramientas:

Entrevistas

Encuestas

Entrevistas.- Según Galán M. (2017) “La entrevista, es la comunicación interpersonal

establecida entre el investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a los

interrogantes planteados sobre el problema propuesto”. Por lo tanto, las entrevistas aplicadas

estarán dirigidas al personal administrativos que tengan relación con el inventario, con el

objetivo de que el expositor pueda especificar claramente la información que está solicitando, y

que nos permita establecer hipótesis con respecto al problema tratado y luego concretarlas.

14

Encuestas.- Según Naresh, K. (2013) en su libro expresa que “Las encuestas son entrevistas

con un gran número de personas utilizando un cuestionario prediseñado, dicho cuestionario está

diseñado para obtener información específica.”. El objetivo de realizar las encuestas es

interrogar de manera escrita a los colaboradores que están constante trato con el inventario para

que de esta forma se logre obtener información certera para detectar los inconvenientes

suscitados y concretar los aspectos de mejora dentro del área a evaluar.

2.2 Hipótesis de la investigación

Si el diseño de los procesos mejorará la administración de los inventarios en la empresa

Centro de Formación Artesanal Particular Difference.

2.2.1 Variables.

Independiente: Implementación de los procesos.

Dependiente: Buena administración de los inventarios.

2.3 Población y Muestra

Población. Según Tamayo (2012) señala que “La población es la totalidad de un fenómeno

de estudio, incluye la totalidad de unidades de análisis que integran dicho fenómeno y que debe

cuantificarse para un determinado estudio integrando un conjunto N de entidades que participan

de una determinada característica, y se le denomina la población por constituir la totalid0ad del

fenómeno adscrito a una investigación”. (pág. 180).

Para el presente proyecto, la población para el estudio estará determinada por la totalidad de

los colaboradores que trabajan en la bodega que exactamente son 6, que manejan la parte

operativa de los inventarios ya sea por recepción, almacenamiento y/o despacho, y por parte

15

administrativa. Como fue mencionado anteriormente, la población determinada será la del 100%

de la bodega.

Muestra. Según Hernández Sampieri, (2014) “La muestra es un subconjunto fielmente

representativo de la población.”. Por lo tanto, para el presente proyecto no será utilizada las

técnicas de muestreo, por motivo de no contener una amplia población, eso quiere decir que la

muestra total serán los 4 colaboradores que están en el área operativa y las dos personas de área

administrativa que tienen relación con el inventario.

16

CAPITULO III

PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

3.1 Presentación de los resultados

3.1.1 Resultados de la Entrevista

Las entrevistas se realizaron al personal administrativo que está relacionado con el inventario,

que son la auditora interna de la empresa y la persona de contabilidad que maneja costos, la

entrevista estará conformada por 10 preguntas sin opciones y que se espera obtener que el

entrevistado pueda hablar con facilidad, para lograr de esta manera conocer las causas del

problema y plantear las posibles mejoras.

Para lograr interpretar y tabular sus respuestas se usarán las siguientes iniciales para referirse

a una de las personas entrevistadas:

AUD. - Auditor Interna de la empresa

ACC. - Asistente contable de costos.

Pregunta No. 1 ¿Conoce al detalle cuáles son sus funciones para su cargo a

desempeñar?

AUD. – La Auditora Interna de la empresa, mencionó que si conoce al detalle cual son sus

funciones y procesos que debe controlar.

ACC. – La asistente contable de costos, mencionó que de la misma forma conoce al detalle

sus funciones y procesos, sin embargo, mencionó que, los manuales deben actualizarse por que

se actualizaron procesos y módulos.

17

Pregunta No. 2 ¿Tiene usted conocimiento de la existencia de un documento que le

permita guiarse en la ejecución asociadas al inventario?

AUD. – La Auditora Interna de la empresa, menciono que si existe el manual de procesos ya

que todo el personal debe conocer y guiarse.

ACC. – La asistente contable de costos, menciono que, el personal operativo no tiene dichas

guías y que no se ha implementado un plan de acción que les permita a la persona tener y

conocer el plan.

Pregunta No. 3 ¿Qué factor considera usted que causa la mala administración del

inventario?

AUD. – La Auditora Interna de la empresa, considera que la anomalía presentada en el

inventario se da por causas internas de la bodega, organización y control por parte de los altos

mando de la bodega.

ACC. – La asistente contable de costos, mencionó que, el factor más grave que es causa de la

mala administración del inventario es que la organización interna del personal es pésima y no

hay proceso establecido que el supervisor pueda controlar.

Pregunta No. 4 ¿Considera usted que los colaboradores que trabajan en el área de

bodega están capacitados y aptos para ejercer dicho cargo?

AUD. – La Auditora Interna de la empresa, considera que el personal es apto para trabajar, ya

que existió un momento en el cual trabajo con ellos, pero la falta de control ocasiono que se

pierda la cultura anteriormente establecida, y recalco que el personal no ha sido capacitado hace

mucho tiempo.

18

ACC. – La asistente contable de costos, considera que, los trabajadores necesitan una

capacitación interna por parte de algún profesional expertos en temas logísticos, ya que

considera que existe mucho personal no apto que necesita ser evaluado.

Pregunta No. 5 ¿Qué impacto tendrá la administración del inventario al capacitar

al personal a cargo de las bodegas?

AUD. – La Auditora Interna de la empresa, menciono que el impacto sería grande y

beneficioso ya que el personal necesita de esto para poder conllevar esa cultura organizacional

estable.

ACC. – La asistente contable de costos, menciono que, el personal al realizar las

capacitaciones no sería suficiente si no se emplea una cultura organizacional que permita

mejorar el control de la bodega.

Pregunta No. 6 ¿La empresa cuenta con el espacio físico y adecuado para la

mercadería?

AUD. – La Auditora Interna de la empresa, menciono que la empresa cuenta con el espacio

físico adecuado, que cumple con la seguridades físicas y temas legales con lo son del Cuerpo de

Bomberos, Seguridad Industrial, etc.

ACC. – La asistente contable de costos, menciono que, la bodega actualmente es lo suficiente

para lograr manejar correctamente el inventario y es adecuado ya que existe la iluminación

perfecta y no existe polvo o algún otro inconveniente.

Pregunta No. 7 ¿Considera que la empresa está perdiendo económicamente por la

falta de control de inventarios?

19

AUD. – La Auditora Interna de la empresa, menciono que la empresa actualmente ha venido

registrando muchos ajustes en los inventarios que se convierten en gasto para la empresa, se ha

registrado mala entrega de productos que incurren a perder clientes.

ACC. – La asistente contable de costos, menciono que, la empresa ya está perdiendo lo

faltantes de productos que por unidad no son tan costosos, pero por volumen se convierten en un

gasto importante, adicional menciono que al no tener adecuadamente administrado el inventario

ocasiona pérdida de tiempo en despacho.

Pregunta No. 8 ¿La bodega está totalmente organizada, en ubicación, descripción y

clasificado correctamente?

AUD. – La Auditora Interna de la empresa, como menciono antes la bodega se encuentra en

total desorden, existen productos que están en varias ubicaciones, no tienen señalética en la

ubicación, varias cajas abiertas, etc.

ACC. – La asistente contable de costos, menciono que la bodega se encuentra en un

porcentaje de 10% arreglada, que la falta de procesos ocasiona que el inventario que ingresa a la

bodega sea mal perchado, y esto ocasiona malos despachos.

Pregunta No. 9 ¿Considera usted que los procesos aplicados son los correctos para

la buena administración del inventario?

AUD. – La Auditora Interna de la empresa, considera que los procesos están fallando, pero

no porque están mal si no porque no están definidos por escrito, los procesos son llevados

“mentalmente” y esto ocasiona la mala administración del inventario.

20

ACC. – La asistente contable de costos, menciono que la bodega se encuentra en un

porcentaje de 10% arreglada, que la falta de procesos ocasiona que el inventario que ingresa a la

bodega sea mal perchado, y esto ocasiona malos despachos.

Pregunta No. 10 ¿Considera usted que, al aplicar nuevos procesos para la

administración del inventario, la empresa se beneficiaría?

AUD. – La Auditora Interna de la empresa, considera que se necesita estableces nuevos

procesos, definirlos bien en todos los ámbitos, y considera que ayudaría a la empresa a mejorar

su economía.

ACC. – La asistente contable de costos, concuerda con la auditora y menciona que la

empresa obligadamente debe administrar bien sus inventarios, y aplicar procesos que permitan

ser controlados beneficiaria de mucho.

Interpretación de los resultados de las entrevistas

Las entrevistas permiten conocer la situación actual de la compañía desde el punto de vista de

los administradores, que son los encargados de direccionar, controlar y supervisar las labores

que están encargados. Por lo tanto, las entrevistas permitieron conocer que la administración del

inventario es pésima, y existen varias razones que según el personal administrativo son las

siguientes:

Organización interna de la bodega

Falta de incentivos al personal

Personal no apto.

Proceso mal estructurado y definidos.

Falta de políticas de control.

21

3.1.2 Resultados de la Encuesta

Las encuestas se realizaron a todo el personal de bodega incluido supervisor o jefe de

bodega., en lo cual tengan relación con la administración del inventario, con el fin de entender y

conocer la causa del problema de la mala administración del inventario.

La base de preguntas fue seleccionada en relación a las entrevistas que dieron el personal

administrativo que tiene relación con el inventario, para lo cual se procedió a realizar 10

preguntar objetivas que permitan confirmar lo que el personal administrativo menciono.

22

Pregunta No. 1 ¿Conoce al detalle cuáles son sus funciones para su cargo a desempeñar?

Tabla 2.-

Funciones de su cargo a desempeñar.

Frecuencia %

Si 3 75%

No 1 25%

Total 4 100%

Nota. Encuesta. Extraída por la autora

Figura 3.- Funciones de su cargo a desempeñar.


Los resultados de las encuestan determinaron que el personal de bodega, de los cuatro

encuestados, solo 3 conocen al detalle sus funciones el otro asistente de bodega aún no conoce

al 100% sus funciones ya que tiene 5 meses de haber ingresado a la empresa. Por lo tanto,

interpretando los resultados de puede inferir que el personal conoce que tiene que hacer en su

día a día, como debe de hacer y que no debe hacer.

75%

25%

Funciones de su cargo a

desempeñar

Si

No

23

Pregunta No. 2. ¿Tiene usted conocimiento de la existencia de algún documento que les

sirva de guía en la ejecución de las funciones asociadas a la actividad de inventarios?

Tabla 3.-

Existencia de guía para inventario.

Participación Frecuencia

Si 0 0 %

No 4 100%

Total 4 100%


Figura 4.- Existencia de guía para inventario


El resultado fue unánime al decir que en la empresa no existe una guía que permita

ayudarse a cumplir sus funciones en la empresa, adicional mencionaron que las funciones que

ellos hacen son porque fueron impartidas por alguien más, más no porque existió un

documento.

0%

100%

Existencia de guía para inventario

Si

No

24

Pregunta No. 3. En relación al tiempo que ha tenido en la empresa, ¿De los siguientes

factores que grado de culpa considera que es la causa de la mala administración del inventario?

Tabla 4.-

Causa de la mala administración del inventario.

Alto % Medio % Bajo % TOTAL Control 4 100%

%%0

%%

%%

%

0 0% 0 0% 4 Organización 2 50% 2 50% 0 0% 4 Procesos 3 75% 1 25% 0 0% 4 Insatisfacción con la

empresa 2 50% 2 50% 0 0% 4

Nota. Encuesta. Extraída de la autora

Figura 5.- Causa de la mala administración del inventario


La tercera pregunta se realizó con la intención de que los bodegueros según sus actividades

confirmen cuál de los siguientes factores es la causa del problemas, para lo que supieron decir es

que, el factor más grave de la empresa es la falta de control y de procesos establecidos para la

administración del inventario, cabe recalcar que los otros factores como la organización y la

insatisfacción que siente el persona fueron representativos, adicional los empleados encuestados

indicaron que estos inconvenientes proceden desde hace mucho tiempo.

100%

50%

75%

50%

0%

50%

25%

50%

0% 0% 0% 0%0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Control Organización Procesos Insatisfacción con laempresa

Causa de la mala administración del inventario.

Alto Medio Bajo

25

Pregunta No. 4. ¿Cree usted que todos los encargados administrativamente del inventario

están capacitados para ejercer dicho cargo?

Tabla 5.-

Personal administrativo capacitado.


Si 4 100%

No 0 0%

Tal vez 0 0%

Total 4 100%

Nota. Encuesta. Extraído por la autora.

Figura 6.- Personal administrativo capacitado.

Nota. Encuesta. Extraído por la autora

El personal de bodega encuestado considera que el personal administrativo que maneja o

interviene en el inventario, si se encuentra totalmente adecuado y capacitado ya que tienen

entendido que son profesionales, adicional comentaron que ellos participan bastante en el

proceso de control pero que no han determinado aún esquema de mejora.

100%

0%0%

Personal administrativo capacitado.

Si

No

Talvez

26

Pregunta No. 5. ¿Qué impacto tendrá el control interno de inventario en los

resultados al capacitar al personal a cargo de las bodegas?

Tabla 6.-

Capacitación al personal.

Frecuencia Participación

Positivo 4 100%

Negativo 0 0%

Total 4 100%


Figura 7.- Capacitación al personal.

Nota. Encuesta. Extraída por la autora.

Para la quinta pregunta se consideró cuestionar a los empleados de la bodega acerca de

cómo consideran que mejore la administración del inventario al capacitarlos. Para lo que

supieron indicar, que sería un cambio positivo para poder implementar todo lo aprendido en la

bodega y en el inventario, para que así la empresa y específicamente la bodega mejore su

imagen. Adicional a ello indicaron que no solo ayudarían a la empresa si no a crecer

personalmente.

100%

0%

Capacitación al personal

Positivo

Negativo

27

Pregunta No. 6. ¿La empresa cuenta con el espacio físico adecuado para la mercadería?

Tabla 7.-

Espacio físico adecuado.


Si 4 100%

No 0 0%

Total 4 100%


Figura 8.- Espacio físico adecuado.


La siguiente pregunta se presenta conocer si ara los bodegueros consideran si la bodega

tenga algún problema que sea causa de la mala administración del inventario, para lo que

supieron indicar que la bodega se encuentra de manera óptima con respecto a su espacio y

comodidad, adicional comentaron que la bodega en el año anterior tuvo una remodelación que

llevo a mejorar aún más el espacio físico.

100%

0%

Espacio físico adecuado.

Si

No

28

Pregunta No. 7. ¿Considera usted que los procesos aplicados son los correctos para la

buena administración del inventario?

Tabla 8.-

Procesos establecidos.


Si 0 0%

No 4 100%

Total 43 100%

Nota. Encuesta. Extraída de la autora

Figura 9.- Procesos establecidos.


Para esta pregunta se pretendió conocer como consideran los bodegueros los procesos

establecidos informalmente la empresa para la administración del inventario. Lo que indicaron

que los procesos tienen falencias de algunos aspectos, como procesos repetidos, procesos que

no tienen sentido, y así existieron varias anomalías.

0%

100%

Procesos establecidos

Si

No

29

Pregunta No. 8. ¿La bodega está totalmente organizada, en ubicación, descripción y

clasificado correctamente?

Tabla 9.-

Organización de la bodega.


Si 1 25%

No 3 75%

Total 43 100%

Nota. Encuesta. Extraída de la autora.

Figura 10.- Organización de la bodega


De la encuesta realizada, en esta pregunta se pretendió conocer si la mala administración

del inventario tiene que ver por la organización que se tiene desde los mandos altos. Para lo

que indicaron que 3 empleados que la bodega no está organizada, existe inventario dañado y

caducado mezclado con el inventario de buen estado, las perchas no están ubicadas de acuerdo

a la rotación del inventario.

75%

25%

Organización de la bodega

Si

No

30

Pregunta No. 9. ¿Cree que la empresa está perdiendo económicamente por la falta de

control de inventarios?

Tabla 10.-

Perdidas económicas.


Si

3 75%

No 0 0%

Tal vez 1 25%

Total 4 100%


Figura 11.- Pérdidas económicas.


Para la penúltima pregunta de la encuesta se pretendió conocer si los bodegueros consideran

que la empresa está perdiendo por la mala administración del inventario, lo que supieron

indicar los encuestados que desconocen con exactitud que la empresa pierda, pero reconocen

que existen inventario que se ha añado y se ha perdido clientes.

75%

0%

25%

Pérdidas económicas

Si

No

Talvez

31

Pregunta No. 10. ¿Existiría beneficios para la empresa si se implementan nuevos procesos

para la administración del inventario?

Tabla 11.-

Implementación de procesos.


Si 4 100%

No 0 0%

Total 4 100%


Figura 12.- Implementación de procesos.


Para culminar con la encuesta se pretende saber cómo consideran los empleados

implementar nuevos procesos que estén formalmente establecidos y controlados. Para lo que

los 4 bodegueros indicaron que sería beneficioso y que ayudaría que la empresa no pierda

económicamente ni que los empleados tengan descuentos por pérdidas o mal del inventario.

100%

0%

Implementación de procesos

Si

No

32

3.2 Análisis de los resultados

Las preguntas de las encuestas fueron establecidas para que el personal de la bodega pueda

responder adicionando un comentario, para de esta forma lograr entender las causas por la que

el inventario es mal administrado.

Los bodegueros supieron confirmar conjuntamente con el personal administrativo que la

mala administración del inventario se debe a varios factores no solo a los procesos, si no a la

falta de control del personal y la falta de siempre buscar mejoras. La falta de iniciativa

corresponde siempre del mando alto, y esto no ocurre hace varios años por lo que los procesos

han venido trayendo inconvenientes. Otro problema tal vez menos importante, pero que logra

causar incidencia es la falta de incentivos al personal por lo que trabajan sin ánimos que ayuden

a cumplir metas, la falta de capacitación de los mismos que permitan crecer personalmente y

que manejen adecuadamente los procesos.

En conclusión, se determina que la falta de procesos en la parte logística es decir la

administración del inventario es evidente, por lo tanto, esto causa a la empresa perdidas

innecesarias, perdidas que no pueden ocurrir en una empresa pequeña, por lo tanto, la

implementación de procesos y políticas estratégicas ayudara a la empresa crecer en el mercado

de la ciudad de Guayaquil.

Figura 13.-Situación actual.

Nota. Extraída de Google.com

33

CAPITULO IV

PROPUESTA DE SOLUCIÓN

4.1 La Compañía

Según en su página web (2019) "Difference nace como centro de capacitación otorgando al

alumnado diplomas refrendados por el Ministerio de Educación y cultura, en el área de

Cosmetología y Belleza”.

4.1.1 Misión

“Capacitar profesionales, en un mundo que se encuentra en constante evolución cuidando

particularmente los detalles, siendo el gusto y la distinción absoluta en el mundo de la estética

integral. Con el objetivo de ofrecerles una enseñanza con status, el centro cuenta con áreas

teóricas y prácticas de estudio, mobiliarios de belleza y cosmetología de vanguardia”

(Difference, 2019).

4.1.2 Visión

“Ofrecer modernos y sofisticados métodos que incluyen numerosos tratamientos y técnicas

para incorporar profesionales capaces de expandir su estatus de vida, para lo cual contamos con

profesionales competentes capacitados en el exterior, lo cual garantiza un aprendizaje eficaz que

sin duda alguna llega a la excelencia” (Difference, 2019).

4.1.3 Valores corporativos.

Profesionalismo

Respeto

34

Solidaridad

Compromiso

4.1.4 Análisis FODA

Según la página Roberto Espinosa (2013) expresa que “La matriz de análisis FODA, es una

conocida herramienta estratégica de análisis de la situación de la empresa”. A continuación, se

presenta un análisis FODA direccionado al análisis de la situación actual ya conocida.

FORTALEZA

Predisposición hacia el aprendizaje por parte de los colaboradores.

Buen ambiente laboral.

OPORTUNIDAD

Crecimiento en el mercado de cursos y capacitaciones.

Posición de la empresa en el mercado.

DEBILIDAD

Falta de procesos establecidos para cada área.

Falta de iniciativa.

AMENAZA

Mayor número de competidores en el mercado.

Bodegas con mayor presupuesto asignado.

Conclusión del análisis FODA. - La empresa Difference al conocer sus fortalezas y

debilidades internas y externas, debe implementar mejoras para lograr permanecer en el mercado

de escuelas de capacitación del país.

35

4.2 Título del proyecto

Diseño de procesos para inventarios aplicado en bodega artesanal “DIFFERENCE”, ciudad

Guayaquil.

4.3 Objetivos

4.3.1 General.

Diseñar procesos y normas para mejorar la administración de los inventarios en la bodega

artesanal “DIFFERENCE”.

4.3.2 Específicos.

Identificar los problemas y plantear soluciones para aquellos problemas.

Determinar los procesos que permitan una mejor administración del inventario.

Sustentar a través de un cuadro de gasto la inversión necesaria.

4.4 Justificación de la propuesta

Según la información recatada de la investigación de campo realizada, es decir según las

entrevistas y las encuestas realizadas a profesionales del área administrativa y colaboradores del

área de, se dio a conocer que la empresa CENTRO DE FORMACIÓN ARTESANAL

PARTICULAR DIFFERENCE está llevando de una mala manera la administración del

inventario. La importancia de la propuesta no solo es mejorar si no mantener y controlar la

administración del inventario, esto provocaría que los tiempos sean más cortos, la empresa evita

gastar en mercadería dañada, y que se crea una imagen positiva de la empresa con respecto al

cliente, al realizar un despacho o una venta donde su mercadería es entregada a tiempo crea una

imagen positiva en el cliente y este ocasiona una publicidad indirecta en el mercado.

36

Al conocer las debilidades de la empresa, la empresa debe reconocer que, si continua estos

inconvenientes la empresa perderá más clientes, aumentaran los gastos, y llegara el momento

que los ingresos no superen los gatos y la empresa cause perdidas económicas, por lo que la

propuesta es de vital importancia implementarla.

Los procesos serán planteados a los socios de la empresa mediante una reunión

extraordinaria, implementando tiempo de ejecución gastos y beneficios, por lo tanto, al ser

personas que toman decisiones de la empresa quedará a su elección implementar el proyecto.

4.5 Alcance de la propuesta

La propuesta esta direccionada al área de bodega – logística implementando procesos que

permitan mejorar la administración del inventario, los procesos serán enfocados al personal de

bodega que tienen relación con el inventario y que están bajo su mando a diario. Dichos

procesos alcanzaran a mejorar la empresa y al inventario en ciertos factores como el ingreso de

la mercadería, los egresos que la empresa realice ya sea por venta o por salida de autoconsumo

de inventario, por ajuste o material devuelto, etc.

4.6 Desarrollo de la propuesta

Debido a las numerosas falencias percibidas e identificadas anteriormente se está diseñando

como propuesta la implementación de procesos para mejorar la administración del inventario, la

propuesta estará clasificada mediante dos actividades. Se implementará procesos básicos para el

manejo del inventario de la empresa, en conjunto con políticas o estrategias que permitirán al

jefe de bodega o al área administrativa controlar el manejo de los procesos y de los inventarios

de la empresa.

37

4.6.1 Primera Parte. - Procesos para la administración del inventario.

Determinar políticas para la administración del inventario de la empresa al personal de la

bodega incluyendo al supervisor y personal administrativo, desarrollen sus actividades de forma

correcta bajo el control de dichas políticas establecidas y aprobadas por la alta gerencia. A

continuación, de detalla las políticas según la actividad a realizar con respecto al inventario de la

empresa.

Mejorar el proceso del ingreso del inventario.

El proceso de ingreso del inventario a la bodega del Centro de Formación Artesanal

Particular Difference actualmente no se está manejando de la forma correcta y esto ocurre

cuando la falta de una coordinación, uno de los principales problemas es cuando se realizan a los

proveedores los pedidos de mercadería, estos no llegan el día que se queda provisto al momento

de comprarlos, llegan días después y esto logra ocasionar un descontrol de las actividades

internas de la bodega, quienes son los que se complican y por la alta demanda de la empresa por

tener que cumplir sus actividades diarias llegan a tomar decisiones erróneas en el proceso de

recibir la mercadería, ya que al momento de que llega el proveedor se necesita del personal que

ayude a recibir la mercadería, y estos no pueda ayudar por que se encuentran ejerciendo otras

labores de la empresa, como atender a los clientes, debido a esto el camión proveedor de la

mercadería deberá esperar a que se personal operativo pueda brindarle su ayuda para descargar

el camión, cuando el personal tenga el tiempo disponible, se logra constatar la mercadería con

los documentos pertinentes del proveedor, así mismo se revisa que la mercadería se encuentre en

buen estado y listo para el almacenamiento, debido a que puede llegar la mercadería en mal

estado y no pueda ser vendida, esto ocasiona que el recibo de la mercadería tome mayor tiempo

38

y por lo general la demanda de clientes es fuerte en horas pico esto ocasión que la mercadería

sea recibida al apuro y ubicada donde quiera, posterior a ello se firman los documentos y es

enviado al personal respectivo para su tratamiento.

Este proceso que actualmente tiene la compañía tiende a tardarse dos a tres horas mientras se

descarga toda la mercadería se la revisa, y si el proveedor principal hasta mas hora por la

cantidad que llegue, es por aquello que se pretende establecer procesos y estrategias que se

manejan por escrito con la intención de que puedan ser controlados.

Figura 14.- Recepción del inventario.


Por lo tanto, se plantea las siguientes normas a realizarse obligatoriamente en el proceso

realizado por los empleados y jefe de bodega:

1. Designar a una persona encargada de comunicarse continuamente con los proveedores y

coordinar la hora de llegada en que el personal de bodega esté disponible, y que coordine

39

el día, la hora y hasta el personal que se encargara de recibir esa mercadería, esta persona

puede ser el jefe de bodega o algún asistente de bodega con más antigüedad y con

destrezas que le permita comunicarse eficazmente con el proveedor.

2. Seleccionar el personal de la bodega que vaya a recibir la mercadería, para que con

tiempo suficiente realicen las actividades necesarias como por ejemplo espacio en la

bodega, preparar la ubicación de la mercadería al ser descargada, se pueda revisar la

mercadería que se recibe sin que afecte las labores de despacho del personal restante.

3. Posterior a la llegada de la mercadería, se revisa, se supervisa, y se controla la

mercadería ingresante con documento y solicitudes de compra recibidas por el personal

de contabilidad o de compras y notificar que todo se encuentra bien para que el jefe de

bodega confirme la recepción e ingresarla al stock de inventario en el sistema.

4. Y como etapa final entregar la documentación respectiva de la mercadería, debidamente

firmada como aprobación por el jefe de bodega y el encargado de la recepción.

Anteriormente la empresa contaba con el siguiente flujograma, que estaba diseñado por casi

más de 5 años atrás, como lo indicado anteriormente la empresa presentaba con este

flujograma con problemas de tiempo y malos procesos.

40

Figura 15.- Procesos Anteriores de recepción.

Nota. Extraído por la autora.

A continuación, se presenta un nuevo flujograma para la recepción de mercadería en el cual

permita a la empresa y a los altos mando controlar y supervisar las actividades con relación a la

administración del inventario.

41

Figura 16.- Nuevo proceso de recepción.


42

Mejorar el proceso de venta o egreso de bodega

El proceso de ventas y salida del inventario de la empresa Centro de Formación Artesanal

Particular Difference nunca ha sido estructurado ni determinado, todo el proceso que se realiza

es por iniciativa del personal y por procesos que empleados anteriores han venido ejecutando.

Por lo cual el proceso de venta y egreso del inventario ha causado un lento movimiento desde

la atención del cliente hasta el despacho, presentando devoluciones en gran cantidad, notas de

crédito, y hasta realizar descuentos a ciertos clientes por mal despacho. Esto es causado por que

la empresa no cuenta con un proceso definido, a continuación, se define un proceso que

permitirá controlar las actividades de las personas encargadas.

Figura 17.- Proceso de venta y salida del inventario.


43

Por lo tanto, se plantea las siguientes normas a realizarse obligatoriamente en el proceso

realizado por los empleados y jefe de bodega:

El comienzo del proceso para la bodega comienza desde el egreso de bodega que viene

después de la facturación, especificando la orden de salida, cliente, cantidad, etc., Para lo cual el

jefe de bodega debe establecer quién será el encargado de despachar cada egreso de bodega.

Posterior al despacho de cada empleado de bodega, se designará un área específica para cada

orden de despacho ya realizada, y el jefe de bodega ordenara a un empleado específico a revisar

todas las órdenes antes de salir de bodega para verificar si la mercadería ha sido bien

despachada.

Adicional a ello toda orden de despacho será firmada por el empleado que despacha y

verifica para posterior a ello archivar. El jefe de bodega una vez realizado el despacho en el

sistema confirmara la salida del inventario como proceso final.

Para caso extraordinarios como devoluciones, malos despachos el jefe de bodega se

encargará de recibir la mercadería entrante con la documentación soporte de administración del

porque y en qué cantidad se recibe, todo aquello una vez mencionado vía correo electrónico.

Figura 18.- Proceso de salida del inventario.


44

Mejorar el proceso de almacenamiento de mercadería

Sobre el almacenamiento del inventario que la empresa Centro de Formación Artesanal

Particular Difference, realiza de manera errónea al momento de almacenar productos en

ubicaciones de producto similares y eso causa los cruces del inventario y malos despachos,

adicional a ello el inventario es almacenado en varias ubicaciones. Por lo tanto, se propone los

siguientes procedimientos y normas:

El jefe de bodega asignará a un asistente que será el encargado de almacenar, clasificar, y

ordenar el inventario el cual se debe detallar la descripción del mismo en la caja en la parte de

frente de la caja, el código en la percha o ubicación y demás características. Adicional se dictará

normas que ayudan a controlar la buena administración del inventario:

Los bodegueros deben tener organizado la bodega y mantener limpio las ubicaciones de

cada producto donde va a ser almacenado.

Después del proceso de recepción, se debe realizar el proceso de almacenaje.

El almacenaje se deberá realizar de forma ordenada y tomando las consideraciones

correspondientes en base al tipo del producto, su rotación y la fecha de caducidad.

Figura 19.- Proceso de almacenaje del inventario.


45

4.6.2 Segunda Parte. - Políticas y estrategias propuestas

Las siguientes políticas están direccionadas a mejorar la bodega para no incurrir en tiempos

muertos es decir improductivos.

Mejorar el espacio de desarrollo de las actividades laborales.

La bodega en el que se desarrollan las actividades principales del inventario de la empresa

Centro de Formación Artesanal Particular Difference, lugar que pese a ser amplio y espacioso se

constató que la falta de organización causa problemas al realizar las actividades diarias, el

principal problema de la desorganización se debe a la cantidad de ítems de productos

almacenados en diferentes ubicaciones que posee la bodega, y por la baja rotación de algunos

productos, la desorganización que se genera no permite que los empleados de la bodega no

puedan desarrollar sus actividades con normalidad. Esta falta de organización y mal uso del

espacio físico de la bodega equivale representa el 20% del espacio, que originalmente se

encontraría perdido y mal utilizado por la empresa.

La bodega debe implementar que cada ítem de mercadería este ubicado en un lugar

estratégico y único para que de esta manera las actividades se puedan realizar de forma eficiente

ya sea para cumplir los procesos de ingreso o egreso de la mercadería.

Para implementar esta política y mejorar la deficiencia presentada en la empresa Centro de

Formación Artesanal Particular Difference, se propone implementar un diseño de

procedimientos que permitan controla los inventarios de la empresa, el método adecuado sería el

“Método ABC” por rotación de productos. Para la implementación de este método se debe

reordenar la bodega en su totalidad, implementando ubicaciones para todos los ítems que tenga

46

la empresa como inventario. Todo esto permitirá que los bodegueros tengan un mejor

desempeño en tiempo y en eficacia.

Figura 20.- Método ABC.


La política planteada se trata de establecer de forma correcta el manejo de inventarios, en el

cual se pretende optimizar los procesos de ingreso y egreso de la mercadería de la empresa, con

respecto a factores como tiempo y eficiencia, con el fin de evitar mal uso del espacio de la

bodega y de realizar malos despachos y/o errores en los registros.

Para evitar estos problemas ya identificados se plantea como solución ordenar el inventario

según la rotación y demanda que exista de los productos, para que de esta manera se logre

identificar los productos y poder despachar en un menor tiempo para lograr satisfacer al cliente

de manera eficiente. Otro beneficio de este método es en la recepción de la mercadería, en el

cual los bodegueros pueden almacenar de forma más rápida y exacta la mercadería.

47

El método ABC por rotación determinado para ayudar al control de inventarios, este método

comienza con la categorización del inventario a través de grupos o ítems que obtengan mayor y

menor rotación, como se muestra a continuación:

Categoría A: El inventario categorizado en el primer grupo “A” estarán ubicados lo más

cerca la zona de despacho de productos, esto permitirá que los bodegueros puedan tener un

mayor acceso al producto para lograr despachar de manera eficiente y ágil. Y a su vez lograr que

en el almacenamiento de la mercadería sea en mayor tiempo.

Categoría B: El inventario categorizado en este grupo son aquellos que tienden a rotar de

manera media es decir que tiene egresos de stock casi habituales. Para este grupo de inventario

se determinan técnicas de control según su importancia, pero al lograr ubicarlos e identificarlos

serán muy eficientes para la obtención de resultados.

Categoría C: El inventario categorizado en el primer grupo “C” son aquellos productos que

para la empresa tienen baja rotación y estarán ubicados detrás del almacén. Para este grupo de

inventario se aplicará controles mínimos, pero que aun así ayudan identificarlos y controlarlos.

Este método ayudará a mantener la bodega siempre con espacio disponible y el más

adecuado, por lo tanto, según lo analizado la rotación del inventario que posee la empresa es

oportuno mejorar la metodología del inventario.

Realizar los inventarios varias veces al año.

La estrategia de toma de inventario que realiza la empresa Centro de Formación Artesanal

Particular Difference es de una vez al año, en un tiempo de aproximadamente dos días

realizando dos a tres conteos. El programa de inventarios es realizado en días laborables es decir

48

entre lunes y viernes y se destina la responsabilidad a otro personal de otra área hasta lograr que

el personal de bodega esté disponible, por lo tanto, se puede inferir que el inventario se lo está

realizando de mala forma ya que este personal no es el adecuado porque no conocen sobre los

ítems, ni la ubicación, ni su descripción. La empresa determina que la toma física de los

inventarios son los últimos días del año, ocasionando que exista inconformidad entre los clientes

ya que al realizar los inventarios se pierde tiempo en despacho.

Por lo cual se propone establecer que se tome el inventario físico varias veces al año para

inventario seleccionado y realizar los ajustes necesarios. Por ejemplo, el inventario categorizado

en el grupo “A” se realice en el primer bimestre del año, el inventario categorizados en el grupo

“B” se realice en el segundo bimestre, y para el tercer bimestre los inventarios categorizados en

el grupo “C”, y para el tiempo restante designar o elegir producto de mayor rotación o de mayor

costo para realizar pruebas físicas.

Figura 21.- Inventario físico.


49

4.7 Cronograma de implementación de la propuesta

La implementación de la propuesta debe ser inmediata, una vez sea aprobada por la alta

gerencia, al ser programas de procesos el tiempo destinado para su ejecución debe estar formado

para todo el año 2019, esperando su resultado a fin de año y constatar con los ajustes y perdidas

de años anteriores y definir si ha sido beneficioso o no.

Las normas están propuestas para que logren ser controladas por la parte administrativa y

mando altos, sin necesidad de contratar una persona adicional ni de incurrir un gasto adicional.

4.8 Análisis costo – beneficio

Al no tomar en cuenta el proyecto o no ser aprobado la empresa incurrirá en seguir perdiendo

clientes, aumentando gastos, lo que es causado por la mala organización de la bodega y por los

tiempos perdidos al despachar o al existir errores en los procesos.

Tabla 12.

Costo-Beneficio

Detalle Pérdida

Pérdidas en el inventario. Para el año 2018 existió una pérdida de

US$15.000

Reporte de quejas por malos despachos Para el año 2018 se reportaron 35 casos de

despachos equivocados o mercadería cruzada.

Notas de crédito por mercadería en mal

estado

En el año 2018 se realizaron 38 notas de

crédito entre su causa principal por

mercadería en mal estado.


50

CONCLUSIONES

Según la investigación realizada de la actualidad de la empresa y de la administración de sus

inventarios, se concluye que la empresa Centro de Formación Artesanal Particular Difference

son las siguientes:

Se logró confirmar a través de la entrevista y encuestas al personal de la empresa, que la

situación actual de la bodega presenta varias anomalías que está causando pérdida para la

empresa tanto económicas como de imagen en el mercado. Dentro de las principales

causas están la falta de procesos definidos que incluyan no tan solo el área de bodega sino

a todas las áreas de la empresa, otro grave problema que el personal mantiene

desorganizada la bodega.

De acuerdo con las entrevistas todos los problemas son causa de varios factores como la

falta de control del personal de mandos altos, la falta de incentivos al personal, seguir con

procesos de años anteriores que fueron generadas por personas que no están relacionadas

con el tema.

Como conclusión del capítulo cuatro se estableció políticas y procesos para el manejo de

inventarios de la empresa, que beneficiara a controlar de manera eficiente todos los

procedimientos de la ejecución de las actividades. Adicional se propuso estrategias que

permitirán un mejor manejo del tema de las tomas físicas de inventario, para que sean más

reales posibles y no generen molestias a los clientes.

51

RECOMENDACIONES

Como parte final del proyecto se recomienda lo siguiente:

Incluir de manera formal y escrita aprobadas por alta gerencia los procesos, normas y

políticas planteadas para la buena administración del inventario que fueron expuestas en

el proyecto.

Implementar adicionalmente un plan de capacitación que puede ser impartido por el jefe

de bodega o por algún profesional de la empresa al momento de impartir todos los

procesos, normas y políticas antes mencionadas.

Se recomienda realizar constantes controles no solo al inventario sino también al

personal que lo administra, ya que el personal es el responsable del mismo. Adicional a

ello el manual de los procesos debe estar actualizados e implementar mejoras si son

necesarias a lo largo del periodo.

52

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55

APÉNDICE

Apéndice A

En representación y ha pedido del Gerencia de Centro de Formación Artesanal Particular

Difference, se está realizando una encuesta para hallar mejoras en los procesos y controles

de la empresa, por tal motivo se solicita nos ayude respondiente el siguiente cuestionario

con el fin ya antes mencionado.

1. ¿Conoce al detalle cuáles son sus funciones para su cargo a desempeñar?

Si

No

2. ¿Tiene usted conocimiento de la existencia de algún documento que les sirva de guía en la

ejecución de las funciones asociadas a la actividad de inventarios?

Si

No

3. En relación al tiempo que ha tenido en la empresa, ¿De los siguientes factores que grado de

culpa considera que es la causa de la mala administración del inventario?

Control

Organización

Procesos

Insatisfacción con la empresa

4. ¿Cree usted que todos los encargados administrativamente del inventario están capacitados

para ejercer dicho cargo?

Si

No

Tal vez

5. ¿Qué impacto tendrá el control interno de inventario en los resultados al capacitar al personal

a cargo de las bodegas?

Positivo

Negativo

56

6. ¿La empresa cuenta con el espacio físico adecuado para la mercadería?

Si

No

7. ¿Considera usted que los procesos aplicados son los correctos para la buena

administración del inventario?

Si

No

8. ¿La bodega está totalmente organizada, en ubicación, descripción y clasificado

correctamente?

Si

No

9. ¿Cree que la empresa está perdiendo económicamente por la falta de control de inventarios?

Si

No

Tal vez

10. ¿Existiría beneficios para la empresa si se implementan nuevos procesos para la

administración del inventario?

Si

No

57

Apéndice B

Entrevista a colaboradores de la empresa Centro de Formación Artesanal Particular

Difference

Cargo: __________________________________

Horario: _________________________________

2 trabajadores del área técnica

1. ¿Conoce al detalle cuáles son sus funciones para su cargo a desempeñar?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

____________________________

2. ¿Tiene usted conocimiento de la existencia de un documento que le permita guiarse en la

ejecución asociadas al inventario?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

___________________________________

3. ¿Qué factor considera usted que causa la mala administración del inventario?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

___________________________________

4. ¿Considera usted que los colaboradores que trabajan en el área de bodega están

capacitados y aptos para ejercer dicho cargo?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

___________________________________

58

5.- • Pregunta No. 5 ¿Qué impacto tendrá la administración del inventario al capacitar

al personal a cargo de las bodegas??

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

____________________________

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