UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ... · Inventarios, según la Sección 13 NIIF...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS, SEGÚN LA SECCIÓN 13 NIIF PYMES EN
LA EDITORIAL REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.,
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO.
AUTORA:
ELENA ISABEL FLORES GUEVARA
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
Mgt. MARCO VINICIO CEVALLOS BRAVO
QUITO DM, SEPTIEMBRE 2015
ii
Flores Guevara, Elena Isabel (2015). Modelo de Control de
Inventarios, según la Sección 13 NIIF PYMES en la Editorial
Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., ubicada en la
Ciudad de Quito. Trabajo de Investigación para optar por el
grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contadora
Pública Autorizada. Facultad de Ciencias Administrativas.
Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 253p.
iii
DEDICATORIA
El esfuerzo y la constancia con la que he realizado este trabajo de investigación los dedico
principalmente a Dios, porque me ha dado fuerzas para no decaer en los tiempos difíciles y saber
estar agradecida en todo momento. A mis padres, principalmente a mi madre muy amada, quien
con sus sabias palabras, ejemplo y cariño ha sabido inculcar en mí los valores más sublimes del
ser humano.
Dedico este trabajo también, a mis abuelos quienes siempre me cuidaron, apoyaron y aconsejaron
para lograr la culminación de mis estudios, a quienes conforman mi hogar porque han confiado en
mí y los mejores momentos de mi vida los he disfrutado con ellos. A mis buenos amigos, con
quienes he compartido muchas alegrías y tristezas y se han hecho presentes con su sincera
amistad.
iv
AGRADECIMIENTO
Agradezco principalmente a Dios por darme la vida, la salud y la motivación para estudiar, por
permanecer en mi mente y mi corazón para saber decidir con tranquilidad y amor.
Gracias a mi familia por ser el pilar fundamental de todos mis anhelos, porque nunca me negaron
su ayuda y velaron constantemente por hacer de mí una persona de bien y una profesional con
valores éticos y morales.
Agradezco a la Prestigiosa Universidad Central del Ecuador, noble Institución donde aprendí
valiosos conocimientos de mi Carrera, a mis maestros quienes a lo largo de los semestres
impartieron no sólo la materia, sino, también experiencias y consejos para ser excelentes
profesionales. Agradezco también a mi Director de Tesis Marco Cevallos Mgt., quien me ha
guiado en la elaboración y culminación de mi tesis con mucha paciencia.
No podría haber realizado este trabajo, sin la ayuda de quienes conforman la Editorial
Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., por la confianza que tuvieron en mí para poder
colaborar en su noble Empresa.
A todos ellos muchas gracias.
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AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
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APROBACIÓN DEL DIRECTOR
vii
AUTORIZACIÓN
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CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR ................................................................................................... vi
AUTORIZACIÓN ............................................................................................................................ vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS .......................................................................................................................... x
LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................................... xii
ANEXOS......................................................................................................................................... xvii
RESUMEN EJECUTIVO .............................................................................................................. xviii
ABSTRACT ..................................................................................................................................... xix
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 2
1.- GENERALIDADES ..................................................................................................................... 2
1.1. ANTECEDENTES ................................................................................................................. 2
1.3.- BASE LEGAL ....................................................................................................................... 5
1.4.- DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ........................................................................... 9
1.5.- ORGANIGRAMAS ............................................................................................................. 10
CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 11
2.- DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ............................................................................................. 11
2.1.- ANÁLISIS EXTERNO ........................................................................................................ 11
2.2.- ANÁLISIS INTERNO ......................................................................................................... 51
2.3.- FODA ................................................................................................................................... 59
2.4.- HOJA MATRIZ FODA ....................................................................................................... 62
CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 65
3.- MARCO TEÓRICO ................................................................................................................... 65
3.1.- NORMATIVA CONTABLE ............................................................................................... 65
3.2.- EL CONTROL INTERNO ................................................................................................... 78
3.3.- MÉTODOS DE CONTROL INTERNO .............................................................................. 82
3.4.- MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO ............................................ 85
3.5.- INFORME COSO II ERM ................................................................................................... 90
3.6.- INDICADORES DE GESTIÓN .......................................................................................... 95
3.7.- MATRICES DE INDICADORES DE GESTIÓN ............................................................... 98
3.8.- MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS SEGÚN NIIF PARA PYMES .... 103
3.9.- RANGOS DE EXISTENCIAS .......................................................................................... 103
ix
CAPÍTULO IV ............................................................................................................................... 104
4.- PROPUESTA ............................................................................................................................ 104
4.1.- DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ....................................................................... 104
4.2.- TOMA FÍSICA DE INVENTARIO................................................................................... 113
4.4.- DISEÑO DE FORMULARIOS DE CONTROL DEL INVENTARIO ............................. 123
4.5.- ANÁLISIS DE INDICADORES DE GESTIÓN DE INVENTARIOS ............................. 141
4.6.- EVALUACIÓN DE RIESGOS EN LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA ............... 145
4.7.- ASIENTOS TIPO DE REGISTRO CONTABLE .............................................................. 155
4.8.- ANÁLISIS DE CANTIDADES MÁXIMAS Y MÍNIMAS EN LOS INVENTARIOS ... 158
4.9.- EXPLICACIÓN DE LA TRANSICIÓN A NIIF PYMES EN LOS INVENTARIOS ...... 163
4.10.- DESARROLLO SECCIÓN 13 NIIF PYMES EN LA EDITORIAL ................................ 170
CAPÍTULO V ................................................................................................................................ 180
5.- CASO PRÁCTICO ................................................................................................................... 180
5.1.- RESULTADOS DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS ........................................ 180
5.2.- PROCESOS RELACIONADOS A INVENTARIOS Y REGISTRO CONTABLE ........ 187
5.3.- ANÁLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS ..................................................................... 227
CAPÍTULO VI ............................................................................................................................... 231
6.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES........................................................................ 231
6.1.- CONCLUSIONES ............................................................................................................. 231
6.2.- RECOMENDACIONES .................................................................................................... 232
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 233
ANEXOS........................................................................................................................................ 237
x
LISTA DE TABLAS
Tabla 2.1.- Evolución del PIB Ecuador (en millones de dólares) 2006 – 2014…………………… 11
Tabla 2.2.- Tasa de Interés Activa Ecuador de septiembre 2014 a agosto 2015…………………. 12
Tabla 2.3.- Tasa de Interés Pasiva Ecuador de septiembre 2014 a agosto 2015…………………… 14
Tabla 2.4.- Inflación mensual Ecuador (marzo 2014-julio 2015) …………………………………… 15
Tabla 2.5.- Evolución deuda externa como porcentaje del PIB en Ecuador……………………….. 16
Tabla 2.6.- Evolución del Riesgo País en Ecuador (julio 30 a agosto 26, del año 2015)………… 17
Tabla 2.7.- Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Costa para el año 2015 20
Tabla 2.8.- Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Sierra para el año 2015…20
Tabla 2.9.- Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Oriente para el año……...21
2015
Tabla 2.10.- Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en las Regiones Costa, Sierra y………21
Oriente para el año 2015
Tabla 2.11.- Apreciación de la calidad de los libros…………………………………………………… 25
Tabla 2.12.- Apreciación de la variedad de los textos…………………………………………………. 27
Tabla 2.13.- Apreciación de la eficiencia en la entrega de pedidos…………………………………. 28
Tabla 2.14.- Accesibilidad a los precios fijados en los textos ………………………………………… 29
Tabla 2.15.- Principales razones de compra de los clientes………………………………………… 30
Tabla 2.16.- Conveniencia de pago de los clientes……………………………………………………. 31
Tabla 2.17.- Entrega de comprobantes de venta……………………………………………………… 33
Tabla 2.18.- Devoluciones de pedidos…………………………………………………………………… 34
Tabla 2.19.- Cuentas pendientes de pago a Representaciones Salazar…………………………… 35
Tabla 2.20.- Entrega de documentos auxiliares en ventas …………………………………………. 36
Tabla 2.21.- Frecuencia de pago a proveedores ……………………………………………………… 38
Tabla 2.22.- Apreciación de la logística en Representaciones Salazar…………………………….. 39
Tabla 2.23.- Forma de pago a proveedores……………………………………………………………… 40
Tabla 2.24.- Solicitud a proveedores de pedidos con anticipación…………………………………… 41
Tabla 2.25.- Emisión de Orden de compra ……………………………………………………………… 42
Tabla 2.26.- Frecuencia de devoluciones de mercaderías ……………………………………………. 44
Tabla 2.27.- Proveedores con sistemas de mejoramiento de calidad………………………………… 45
Tabla 2.28.- Volumen de pedidos devueltos …………………………………………………………….. 46
Tabla 2.29.- Solicitud de cotizaciones a proveedores …………………………………………………. 47
Tabla 2.30.- Alianzas estratégicas con proveedores ………………………………………………….. 48
Tabla 2.31.- Proveedores que adjuntan documentos en la entrega de pedidos …………………… 49
Tabla 2.32.- Hoja Matriz FODA………………………………………………………………………… 63
Tabla 3.1. Cronograma de Implementación de NIIFs en Ecuador………………………………… 67
Tabla 3.2.- Ejemplo de Narrativa de Control Interno………………………………………………… 88
xi
Tabla 3.3.- Figuras utilizadas en los Flujogramas…………………………………………………… 89
Tabla 3.4.- Matriz de indicadores de gestión ……………………………………………………….. 101
Tabla 4.1.- Registro de resultados de Toma Física de Inventarios……………………………….. 121
Tabla 4.2.- Presupuesto para el conteo físico de los inventarios………………………………… 125
Tabla 4.3.- Indicadores de Gestión Cuantitativos……………………………………………………. 143
Tabla 4.4.- Indicadores de Gestión de Inventarios Cualitativos……………………………………. 145
Tabla 4.5.- Niveles de venta de ediciones durante el año (en unidades)………………………….. 159
Tabla 4.6.- Propuesta de inversión en libro Mágicas Travesuras A………………………………. 161
Tabla 4.7.- Propuesta de inversión en libro Mágicas Travesuras B………………………………. 161
Tabla 4.8.- Propuesta de inversión en libro Mágicas Travesuras C………………………………. 161
Tabla 4.9.- Propuesta de inversión en libro Mágico Inglés B……………………………………… 162
Tabla 4.10.- Propuesta de inversión en libro Mágico Inglés C……………………………………. 162
Tabla 4.11.- Propuesta de inversión en libro Crecer Pensando…………………………………… 162
Tabla 4.12.- Propuesta de inversión en libro Maternal……………………………………….. 162
Tabla 4.13.- Información General para la Implementación a NIIFs……………………………… 164
Tabla 4.14.- Plan de capacitación para la Implementación a NIIFs…………………………. 165
Tabla 4.15.- Fase 1: Diagnóstico Situacional para la implementación de NIIFs………………… 166
Tabla 4.16.- Fase 2: Conceptualización para la Implementación a NIIFs………………………… 167
Tabla 4.17.- Fase 3:Planificación y Diseño para la implementación a NIIFs……………………. 168
Tabla 4.18.- Fase 4: Implementación de NIIF PYMES………………………………………………. 169
Tabla 5.1.- Resultados de la Toma Física de Inventarios en la Editorial…………………………. 180
Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda.
Tabla 5.2.- Cuantificación de pérdida de valor por deterioro en Existencias y por……………… 183
faltantes de existencias
Tabla 5.3.- Textos escolares que han sufrido deterioro por pérdida de su valor…………………. 213
xii
LISTA DE FIGURAS
1 Figura 1.1.- Editorial Representaciones Salazar ......................................................................... 3
2 Figura 1.2.- Libro Mágicas Travesuras Inicial 1 ...................................................................... 4
3 Figura 1.3.- Organigrama Estructural Representaciones Educativas Salazar ........................... 10
4 Figura 2.1.- PIB Ecuador (en millones de dólares) 2006 – 2014.............................................. 11
5 Figura 2.2.- Tasas de interés activa Septiembre 2014 - Agosto 2015 ...................................... 12
6 Figura 2.3.- Tasas Referenciales Banco Central del Ecuador ................................................... 13
7 Figura 2.4.- Tasa de interés pasiva Septiembre 2014 - Agosto 2015 ....................................... 14
8 Figura 2.5.- Inflación mensual en Ecuador de Julio 2014 - Julio 2015 .................................... 15
9 Figura 2.6.- Riesgo País Ecuador Julio 2015 a Agosto 2015 .................................................. 17
10 Figura 2.7.- Pobreza y pobreza extrema en Ecuador ................................................................. 21
11 Figura 2.8.- Composición de la población en el empleo a junio 2015 ...................................... 22
12 Figura 2.9.- Calidad de los textos .............................................................................................. 25
13 Figura 2.10.- Variedad en textos escolares ................................................................................ 26
14 Figura 2.11.- Apreciación en la eficiencia de Entrega de pedidos ............................................ 27
15 Figura 2.12.- Accesibilidad a los precios de los textos escolares .............................................. 28
16 Figura 2.13.- Preferencia de compra.......................................................................................... 29
17 Figura 2.14.- Conveniencia de pagos a Representaciones Salazar ............................................ 31
18 Figura 2.15.- Falta de textos escolares en stock para cubrir pedidos ......................................... 32
19 Figura 2.16.- Devoluciones de clientes en pedidos ................................................................... 33
20 Figura 2.17.- Cuentas pendientes de pago vencidas a Representaciones Salazar ...................... 34
21 Figura 2.18.- Entrega de documentos auxiliares en proceso de ventas ..................................... 35
22 Figura 2.19.- Cuentas pendientes de pago vencidas a proveedores ........................................... 37
23 Figura 2.20.- Apreciación de logística de Editorial por los proveedores .................................. 38
24 Figura 2.21.- Formas de pago a proveedores ............................................................................. 39
25 Figura 2.22.- Solicitud de pedidos con debido tiempo de anticipación ..................................... 40
26 Figura 2.23.- Emisión de Órdenes de compra a proveedores .................................................... 41
27 Figura 2.24.- Entrega de documentos de respaldo de proveedores ........................................... 42
28 Figura 2.25.- Frecuencia de devoluciones de mercaderías ........................................................ 44
29 Figura 2.26.- Volumen de devoluciones de mercadería ............................................................ 45
30 Figura 2.27.- Solicitud de cotizaciones a proveedores .............................................................. 46
31 Figura 2.28.- Alianzas estratégicas con proveedores ................................................................. 47
32 Figura 2.29.- Proveedores que adjuntan documentos de soporte en la entrega de pedidos ....... 48
33 Figura 2.30.- Fortalezas y Debilidades de la Editorial .............................................................. 60
34 Figura 2.31.- Oportunidades y Amenazas de la Editorial .......................................................... 61
35 Figura 3.1.- Normas Internacionales de Información Financiera .............................................. 65
36 Figura 3.2.- Alcance Sección 13 NIIFs PYMES ....................................................................... 68
37 Figura 3.3.- Inventarios en los que no se aplica la Sección 13 NIIF PYMES ........................... 69
38 Figura 3.4.- Inventarios que no se aplican en la sección 13 NIIF PYMES .............................. 69
39 Figura 3.5.- Medición de inventarios ......................................................................................... 70
40 Figura 3.6.- Costo de los Inventarios ......................................................................................... 70
41 Figura 3.7.- Distribución de los costos indirectos de producción .............................................. 71
42 Figura 3.8.- Producción conjunta y subproductos ..................................................................... 71
43 Figura 3.9.- Otros costos incluidos y excluidos de los inventarios ............................................ 72
44 Figura 3.10.- Costos de los inventarios para prestadores de servicios ...................................... 73
xiii
45 Figura 3.11.- Costo de los productos agrícolas recolectados de activos biológicos .................. 73
46 Figura 3.12.- Técnicas de medición del costo ........................................................................... 74
47 Figura 3.13.- Métodos de cálculo del costo ............................................................................... 74
48 Figura 3.14.- Deterioro del valor de los inventarios .................................................................. 75
49 Figura 3.15.- Reconocimiento como un gasto ........................................................................... 75
50 Figura 3.16.- Información a revelar ........................................................................................... 76
51 Figura 3.17.- Deterioro del valor de los Inventarios .................................................................. 76
52 Figura 3.18.- Impracticabilidad de determinar el valor de deterioro inventarios. ..................... 77
53 Figura 3.19.-Reversión del deterioro de valor ........................................................................... 77
54 Figura 3.20.- Objetivos del Control Interno .............................................................................. 80
55 Figura 3.21.- Elementos de Control Interno .............................................................................. 81
56 Figura 3.22.- Principios de COSO ERM ................................................................................... 82
57 Figura 3.23.- Diferencias COSO I, II y III ................................................................................ 84
58 Figura 3.24.- Cuestionario de Control Interno Inventarios ........................................................ 86
59 Figura 3.25.- Ejemplo Flujograma de Recepción de mercadería .............................................. 89
60 Figura 3.26.- Componentes del COSO ERM ............................................................................ 90
61 Figura 3.27.- Factores del Ambiente Interno ............................................................................. 91
62 Figura 3.28.- Establecimiento de Objetivos .............................................................................. 92
63 Figura 3.29.- Respuesta al Riesgo ............................................................................................. 94
64 Figura 3.30.- Relación de los Indicadores de Gestión ............................................................... 95
65 Figura 3.31.- Clasificación de Indicadores de Gestión .............................................................. 96
66 Figura 3.32.- Formulario de indicadores de gestión .................................................................. 96
67 Figura 3.33.- Ficha técnica de un indicador .............................................................................. 97
68 Figura 3.34.- Rango de existencias .......................................................................................... 103
69 Figura 4.1.- Estructura Orgánica Propuesta ............................................................................. 108
70 Figura 4.2.- Organigrama Funcional Propuesto ...................................................................... 109
71 Figura 4.3.- Formato de Toma Física de Inventarios ............................................................... 119
72 Figura 4.4.- Cronograma de Toma Física de Inventarios ........................................................ 121
73 Figura 4.4.- Cronograma de Toma Física (continuación) ........................................................ 122
74 Figura 4.5.- Formato Orden de Compra .................................................................................. 125
75 Figura 4.6.- Formato de recepción de bodega ......................................................................... 127
76 Figura 4.7.- Formato Kardex de Contabilidad ......................................................................... 130
77 Figura 4.8.- Formato de Despacho de inventarios ................................................................... 132
78 Figura 4.9.- Formato Guía de Remisión .................................................................................. 134
79 Figura 4.10.- Formato Proforma .............................................................................................. 136
80 Figura 4.11.- Formato Factura ................................................................................................. 138
81 Figura 4.12.- Formato Nota de Crédito ................................................................................... 140
82 Figura 4.13.- Indicadores de gestión de inventarios cuantitativos ........................................... 143
83 Figura 4.14.- Cuestionario de Control Interno Inventarios-Ambiente Interno ........................ 146
84 Figura 4.15.- Cuestionario de Control Interno Inventarios - Establecimiento de objetivos .... 147
85 Figura 4.16.- Cuestionario de Control Inventarios - Identificación de Riesgos ...................... 148
86 Figura 4.17.- Cuestionario de Control Inventarios-Evaluación de Riesgos ............................ 149
87 Figura 4.18.- Cuestionario de Control Inventarios - Respuesta al Riesgo ............................... 150
88 Figura 4.19.- Cuestionario de Control Inventarios - Actividades de Control .......................... 151
89 Figura 4.20.- Cuestionario de Control Inventarios - Información y Comunicación ................ 152
xiv
90 Figura 4.21.- Cuestionario de Control Inventarios - Monitoreo .............................................. 153
91 Figura 4.22.- Matriz de Evaluación de Riesgos de los Inventarios ......................................... 154
92 Figura 4.23.- Asiento tipo de ingreso de mercadería ............................................................... 155
93 Figura 4.24.- Asiento tipo de venta de mercadería .................................................................. 155
94 Figura 4.25.- Asiento tipo de registro de costo de venta ......................................................... 156
95 Figura 4.26.- Asiento tipo de registra de pérdida por deterioro de valor ................................. 157
96 Figura 4.27.- Asiento tipo de pérdida por faltantes de inventarios .......................................... 157
97 Figura4.28.- Fases de la transición a NIIF PYMES en los Inventarios de la Empresa ........... 163
98 Figura4.29.- Alcance de la Sección 13 NIIF PYMES en la Editorial ..................................... 170
99 Figura4.30.- Inventarios con los que la Editorial no cuenta .................................................... 170
100Figura4.31.- Medición que no aplica la Editorial Salazar ....................................................... 171
101Figura4.32.- Medición de los Inventarios en la Editorial ........................................................ 171
102Figura4.33.- Costo de los Inventarios en la Editorial .............................................................. 172
103Figura4.34.- Costos incurridos en el proceso de edición ......................................................... 173
104Figura4.34.- Costos incurridos en el proceso de edición (continuación) ................................. 174
105Figura 4.35.- Otros costos incluidos en los Inventarios de la Editorial Salazar ...................... 175
106Figura4.36.- Otros costos excluidos de los inventarios en la Editorial Salazar ....................... 176
107Figura4.37.- Técnica de medición del costo de inventarios en la Editorial Salazar ................ 177
108Figura4.38.- Fórmula de cálculo del costo en los inventarios de la Editorial Salazar ............. 177
109Figura4.39.- Deterioro por pérdida del valor de los inventarios en la Editorial Salazar ......... 178
110Figura4.40.- Reconocimiento como un gasto en la Editorial Salazar ...................................... 179
111Figura4.41.- Información a revelar de inventarios en la Cía. Representaciones Salazar ......... 179
112Figura5.1.- Orden de compra con datos................................................................................... 188
113Figura5.2.- Flujograma de Pedido de mercadería .................................................................... 189
114Figura5.3.- Flujograma de recepción de mercadería ............................................................... 191
115Figura5.4.- Recepción de bodega con datos ............................................................................ 192
116Figura5.5.- Kardex de bodega de Libro Mágicas Travesuras B .............................................. 192
117Figura5.6.- Kardex de bodega de Libro Mágicas Travesuras C .............................................. 193
118Figura5.7.- Kardex de bodega de Libro Mágico Inglés B ....................................................... 193
119Figura5.8.- Kardex de bodega Libro Mágico Inglés C ............................................................ 194
120Figura5.9.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras B ........................................... 194
121Figura5.10.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras C ......................................... 195
122Figura5.11.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés B .................................................. 195
123Figura5.12.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés C .................................................. 196
124Figura5.13.- Asiento de registro contable de compra de mercadería ...................................... 196
125Figura5.14.- Asiento de contabilización de intereses por compra a crédito ............................ 197
126Figura5.15.- Flujodiagrama venta de mercadería .................................................................... 198
127Figura5.16.- Factura con datos ................................................................................................ 199
128Figura5.17.- Guía de Remisión con datos ............................................................................... 199
129Figura5.18.- Asiento de registro de venta de mercadería ........................................................ 200
130Figura5.19.- Flujograma de Despacho de Inventarios ............................................................. 201
131Figura5.20.- Despacho de inventarios con datos ..................................................................... 202
132Figura5.21.- Kardex de Bodega Libro Mágicas Travesuras B ................................................ 202
133Figura5.22.- Kardex de bodega Libro Mágicas Travesuras C ................................................. 203
134FIgura5.23.- Kardex de bodega Libro Mágico Inglés B .......................................................... 203
xv
135Figura5.24.- Kardex de bodega Libro Mágico Inglés C .......................................................... 204
136Figura5.25.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras B ......................................... 204
137Figura5.26.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras C ......................................... 205
138Figura5.27.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés B .................................................. 205
139Figura5.28.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés C .................................................. 206
140Figura5.29.- Registro de transferencia de inventarios de bodega a almacén ........................... 206
141Figura5.30.- Flujodiagrama de devolución en venta de mercadería ........................................ 208
142Figura5.31.- Nota de Crédito con datos ................................................................................... 209
143Figura5.32.- Kardex de bodega por devolución en venta de mercadería................................. 210
144Figura5.33.- Kardex de contabilidad por devolución en venta de mercadería ........................ 210
145FIgura5.34.- Registro contable por devolución en venta de mercadería ................................. 211
146Figura5.35.- Flujodiagrama para dar deterioro por pérdida de valor en inventarios ............... 212
147Figura5.36.- Registro contable deterioro de valor Libro Siglo XXI Computación ................. 215
148Figura5.37.- Registro contable deterioro de valor Libro Genios de la Computación N1 ........ 215
149Figura5.38.- Registro contable deterioro de valor Libro Genios de la Computación N2 ........ 215
150Figura5.39.- Registro deterioro de valor Libro Computación Aplicada .................................. 216
151Figura5.40.- Registro deterioro de valor Libro Computación Básica ...................................... 216
152Figura5.41.- Registro deterioro de valor Libro Genios de la Computación N5 ...................... 216
153Figura5.42.- Registro deterioro de valor Libro Genios de la Computación N6 ...................... 217
154Figura5.43.- Registro deterioro de valor Libro Genios de la Computación N4 ...................... 217
155Figura5.44.- Registro deterioro de valor Libro Genios de la Computación N3 ...................... 217
156Figura5.45.- Registro deterioro de valor Libro Ciencias Sociales 3ro. Bachillerato S.E ........ 218
157Figura5.46.- Registro deterioro de valor Libro Dibujo Técnico 1ro Bachillerato ................... 218
158Figura5.47.- Registro deterioro de valor Libro New Friends+ Cd2 ........................................ 218
159Figura5.48.- Registro deterioro de valor Libro New Friends + Cd3 ....................................... 219
160Figura5.49.- Registro deterioro de valor Libro New Friends + Cd4 ....................................... 219
161Figura5.50.- Registro deterioro de valor Libro New Friends + Cd7 ....................................... 219
162Figura5.51.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd1 ............................ 220
163Figura5.52.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd2 ............................ 220
164Figura 5.53.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd3 ........................... 220
165Figura5.54.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd4 ............................ 221
166Figura5.55.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd5 ............................ 221
167Figura5.56.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd6 ............................ 221
168Figura5.57.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion +CD7 ............................ 222
169Figura 5.58.- Registro deterioro de valor Libro Mágicas Travesuras Maternal ...................... 222
170Figura5.59.- Registro deterioro de valor Libro English Clear 3 .............................................. 222
171Figura5.60.- Registro deterioro de valor Libro English Clear 4 .............................................. 223
172Figura5.61.- Registro deterioro de valor Libro English Clear 5 .............................................. 223
173Figura5.62.- Registro deterioro de valor Libro English Clear 7 .............................................. 223
174Figura5.63.- Registro deterioro de valor Libro English Clear 1 .............................................. 224
175Figura5.64.- Registro deterioro de valor Libro Canto y Arte .................................................. 224
176Figura5.65.- Registro pérdida por faltante de Libro Genios de la Computación N7 ............... 224
177Figura5.66.- Registro pérdida por faltante de Libro New Friends + Cd5 ................................ 225
178Figura5.67.- Registro pérdida por faltante de Libro English Clear 6 ...................................... 225
179Figura5.68.- Registro pérdida por faltante de Libro Informática Básica Ubuntu .................... 225
xvi
180Figura5.69.- Registro pérdida por faltante de Libro Ciencias Naturales Nivel Avanzado ...... 226
181Figura5.70.- Estado de Situación Financiera ........................................................................... 227
182Figura5.71 Estado de Resultados ............................................................................................. 228
xvii
ANEXOS
xviii
RESUMEN EJECUTIVO
“MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS, SEGÚN LA SECCIÓN 13 NIIF PYMES,
EN LA EDITORIAL REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.,
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”
El IASB (Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad) emitió en el año 2009 las NIIF para
PYMES (Pequeñas y Medianas Empresas), con el objetivo de difundir los requerimientos de
información financiera.
Quienes conforman la Editorial Representaciones Salazar Cía. Ltda., habían presenciado una serie
de problemas relacionados al manejo de inventarios, por tal motivo se decidió aplicar los párrafos
de la Sección 13 NIIF PYMES – Inventarios, en las existencias de la Editorial.
Con ello se desea aplicar las resoluciones que emitió la Superintendencia de Compañías, hacia la
transición de la contabilidad de las NEC (Normas Ecuatoriana de Contabilidad) y PCGA
(Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) a Normas Internacionales de Información
Financiera y presentar información financiera razonable, que mejore la toma de decisiones en la
Compañía Salazar.
PALABRAS CLAVES:
CONTROL INTERNO
CONTROL DE INVENTARIOS
SECCIÓN NIIF PYMES
SECCIÓN 13 NIIF PYMES
xix
ABSTRACT
1
INTRODUCCIÓN
La información de las empresas se presenta como uno de los recursos más importantes, porque
permite tomar decisiones adecuadas y emitir a los grupos de interés de las organizaciones
información confiable, por tal motivo, se deben adoptar directrices que mejoren la preparación de
información financiera para que ésta sea relativamente razonable; la emisión de las NIIF PYMES,
tiene el propósito de que se puedan efectuar comparaciones de manera uniforme entre entidades a
nivel nacional e internacional, ya que la información se prepara semejantemente.
La Editorial Representaciones Salazar maneja Inventarios, relacionados con su actividad comercial
que es la de Editar y comercializar textos escolares para niños y niñas de 0 a 9 años, especialmente,
para los grados Inicial I y II; por ello se presentó la necesidad de aplicar en la Empresa la Sección
13 NIIF PYMES-Inventarios para mejorar la razonabilidad de sus Estados Financieros en cuanto a
este rubro.
Se presenta a continuación brevemente el contenido de los Capítulos de este trabajo de
investigación:
Capítulo 1 Generalidades de la Empresa se incluyen los antecedentes y la historia de la Empresa,
las obligaciones que tiene la Editorial con los entes de control de la República del Ecuador y el
Direccionamiento Estratégico actual de la Cía. Salazar.
Capítulo 2 Diagnóstico Situacional en este capítulo se analizan los factores externos e internos,
para determinar cuáles de ellos se presentan como Oportunidades, Amenazas, Fortalezas y
Debilidades para conocer el F.O.D.A de la Cía. Salazar.
Capítulo 3 Marco Teórico se presentan conceptos sobre la Normativa Contable, Control Interno,
Indicadores de Gestión y Métodos de Valoración de Inventarios.
Capítulo 4 Propuesta en este capítulo se presenta el Direccionamiento Estratégico propuesto, la
Toma Física de Inventarios y su desarrollo, Formularios de Control de Inventarios, Análisis de
Indicadores de Gestión de control de Inventarios, Evaluación de Riesgos en los Inventarios,
Asientos tipo de contabilización, Explicación de la Transición a NIIF PYMES y el Desarrollo de la
Sección 13 NIIF PYMES en la Editorial.
Capítulo 5 Caso práctico se presentan los resultados de la Toma Física de Inventarios, se
desarrollan los procesos que tienen relación con los inventarios, los flujogramas y contabilización
de transacciones.
Capítulo 6 Conclusiones y Recomendaciones se desarrollan conclusiones del trabajo realizado y se
efectúan recomendaciones para los miembros de la Editorial Salazar.
2
CAPÍTULO I
1.- GENERALIDADES
1.1. ANTECEDENTES
El Sr. Ángel Salazar, actual gerente de la Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda.,
trabajó desde los diecisiete años en varias empresas que se dedicaban a la edición de libros,
algunas de ellas muy reconocidas en el ámbito educativo como Editorial LIBRESA, EDINUM y
PAPELESA.
El Sr. Salazar laboró en la Empresa LIBRESA S.A., durante catorce años como distribuidor, en
este tiempo se originó la idea de crear una empresa con sus textos propios, más tarde colaboró en la
Empresa PAPELESA, en el cargo de gerente de ventas, donde conoció a la Sra. Ivonne, su esposa,
quien actualmente también contribuye en la elaboración del contenido de los libros; luego, acude a
otras empresas pequeñas dedicadas a esta actividad, donde aplica también sus conocimientos y
obtiene buenos resultados, la experiencia que obtuvo en ese tiempo le permitió comenzar a
desarrollarse en el ámbito de la autoría de libros.
El Sr. Ángel Salazar decide comentarles a sus hermanos sobre la idea de crear una empresa
dedicada a la elaboración de textos escolares, a ellos les parece muy atractiva la idea y le brindan el
apoyo necesario.
RESEÑA HISTÓRICA
Según la Escritura de Constitución de la Compañía Salazar, (Notaría Décimo Sexta del Cantón
Quito, 2004), del 4 de febrero del año en mención, se constituye formalmente la Empresa bajo la
Razón Social de Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., estipulándose en su
Escritura de Constitución que el objeto social de la compañía es:
dedicarse a la importación, representación, distribución, comercialización al por mayor y menor de
libros, obras técnicas, diccionarios, libros de literatura infantil, de cultura general, textos
estudiantiles, enciclopedias pedagógicas, estudiantiles, técnicas, de medicina, veterinaria, revistas
nacionales y extranjeras de todo tema, libros en inglés, francés, alemán, y todo idioma, equipos
audiovisuales educativos, sistemas de contabilidad, auditoría, de computación, proyectores, datos,
slides, multimedia, video; además podrá vincularse con Compañías como socia o accionista y que
tengan el mismo objeto social.
Cabe señalar que actualmente Representaciones Educativas Salazar, sólo se dedica a la elaboración
de textos escolares para niños de 0 a seis años, que corresponden a los libros Maternal, Inicial 1,
Inicial 2, Primero y Segundo de básica.
Según el Artículo Cuarto de la Escritura de Constitución, la compañía tendrá una duración de:
treinta años, contados a partir de la fecha de inscripción en el Registro Mercantil correspondiente,
pero podrá disolverse anticipadamente en cualquier tiempo, por acuerdo o resolución de la Junta
3
General de Socios de conformidad con lo que establece la Ley de Compañías. (Notaría Décimo
Sexta del Cantón Quito, 2004)
Según el Artículo Sexto de la Escritura de Constitución (Notaría Décimo Sexta del Cantón Quito,
2004): “el Capital Social de la Compañía es de CINCO MIL DÓLARES de los Estados Unidos de
Norte América $5.000,00, divididos en cinco mil participaciones de un dólar cada una”, los socios
de la compañía son Ángel Salazar, con 4900 participaciones, Galo Salazar, con 50 participaciones
y Eva Salazar con 50 participaciones, también.
Al principio sus libros se ofrecían sólo para la Región Sierra y poco a poco comenzaron a ofrecer
sus productos en todas las regiones, actualmente tienen dos principales temporadas de venta;
cuando inician las actividades escolares en las Regiones Sierra-Oriente y en la Región Costa, la
Compañía Salazar no ha tenido vínculos comerciales con la Región Insular.
Desde sus inicios la empresa se ponía en contacto con profesores que tengan el conocimiento y la
experticia para ser parte de la autoría de los libros, lamentablemente, no se había formalizado
adecuadamente esta gestión, por tal motivo los pagos que se efectuaban a los maestros
colaboradores, no tenían sustento tributario, existiendo así resultados financieros no razonables.
También contrajeron una demanda en el IEPI (Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual), por
parte de una de las profesoras autoras, quien exigía la autoría total de una de las ediciones de textos
escolares, lo que les contrajo varias pérdidas.
Años atrás, tenían varios empleados en relación de dependencia pero no obtuvieron buenos
resultados, por lo que decidieron contratar un grupo de vendedores, quiénes recibirían comisiones
por su gestión, pero tampoco fue acertada esta pronunciación, ya que algunos de ellos no
efectuaron la devolución de los libros sobrantes o del dinero cobrado.
1 Figura 1.1.- Editorial Representaciones Salazar
4
La adquisición de los productos de la papelería no tenía el sustento tributario correspondiente, lo
que causaba inconvenientes a la hora de presentar Balances; Representaciones Educativas Salazar,
figuraba como editorial y papelería hasta el año 2014, pero se estableció una acertada separación
de estas dos actividades, debido a que de las bodegas se efectuaba la salida de libros sin el
respectivo proceso, para vender en la papelería, no existía control alguno sobre los inventarios, por
esta razón actualmente la empresa requiere aplicar un modelo de inventarios apropiado para su
actividad.
La bodega de la empresa se encontraba en el Norte de la Ciudad de Quito y la papelería en el Sur,
esto debilitó aún más el control de estos activos, puesto que muchos libros fueron sustraídos,
generando pérdidas cuantiosas; actualmente la bodega de libros se encuentra en el Sur, pero
solamente se vende en la papelería como mercadería comprada a proveedores.
Tenían alrededor de 62 diferentes ediciones, entre ellas Siglo XXI Computación, Genios de la
Computación N1 y N2, Libro Ciencias Sociales, Dibujo Técnico 1ro. Bachillerato, New
Friends+CD2, 3, 4, 5,6, 7, Mágicas travesuras Maternal, Ecos de Sonido Música 8vo, 9no y 10mo,
Canto y Arte, entre otros. Durante estos años la empresa ha ido obteniendo reconocimiento a nivel
nacional, pero después de efectuar un análisis de los resultados que arrojaban cada una de las
ediciones, prefirieron especializarse más en los siguientes textos: Mágicas Travesuras A, Mágicas
Travesuras B, Mágicas Travesuras C, Mágico Inglés B y Mágico Inglés C, Crecer Pensando y
Maternal, actualmente estas son las únicas ediciones de libros que mantiene la Empresa.
2 Figura 1.2.- Libro Mágicas Travesuras Inicial 1
5
1.3.- BASE LEGAL
Superintendencia de Compañías
Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., se encuentra bajo el control de este ente regulador,
debido a su esencia misma como compañía, a la que anualmente presenta la información
financiera y documentos adicionales requeridos como:
Nómina de socios/accionistas,
Informe de Gerente,
Informe de Comisario,
Nómina de Administradores,
Estado de Cambios en el Patrimonio,
Estado de Flujos de Efectivo,
Notas a los Estados Financieros y
Acta de la Junta General;
También deberá efectuar el pago de las respectivas contribuciones que según el Art. 449, (H.
Congreso Nacional del Ecuador, 1999), faculta al Superintendente a fijar anualmente la carga en
función de los activos reales, lo cual no excederá del uno por mil.
Servicio de Rentas Internas (SRI)
Representaciones Salazar está considerado como un agente de percepción y retención, por su
naturaleza como persona jurídica, por ello deberá cumplir con las siguientes obligaciones
tributarias, que se especifican en el respectivo Registro Único de Contribuyentes (R.U.C) de la
Compañía Salazar:
Emisión oportuna y correspondiente de los documentos de venta autorizados.
Declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado.
Declaración mensual de Retenciones en la Fuente que han sido efectuadas.
Declaración anual de Impuesto a la Renta.
Envío de los anexos: Transaccional Simplificado (ATS), Relación de Dependencia
(RDEP), Anexo de Dividendos, Utilidades o Beneficios (ADI) y el Anexo de Accionistas,
Partícipes, Socios, Miembros del Directorio y Administradores.
Pago de impuestos, anticipos y retenciones que se generen durante el ejercicio fiscal.
6
Ministerio del Trabajo
La Editorial Salazar, efectúa las obligaciones concernientes de acuerdo a los requerimientos de este
Órgano de Control, como la legalización de contratos por los servicios que prestan a la Empresa
sus colaboradores, la emisión de los formularios de décimo tercero, décimo cuarto y utilidades, así
como el proceso de finiquitos en el sistema que se encuentra disponible en la página web, del
respectivo Órgano.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
Según la Ley de Seguridad Social los empleadores deberán dar cumplimiento a las siguientes
obligaciones:
Inscripción del trabajador en relación de dependencia.
Reportar las novedades que suscitaren como: aviso de nuevo sueldo, variación por
extras, separación del trabajador, registro de días laborados, cambio de actividad,
contingencias de enfermedad, esto se lo deberá realizar dentro de los tres días de
suscitado el hecho.
Pago del aporte patronal, que se calcula en base a todos los ingresos gravados; el
aporte personal deberá ser retenido al trabajador. Estos aportes deberán ser cancelados
hasta los quince días del mes siguiente.
Los empleadores también intervendrán en la retención y pago de las cuotas de
préstamos que realicen sus empleados, en los roles de pagos, correspondientemente.
Ilustre Municipio de Quito (IMQ)
La Alcaldía tiene la facultad de efectuar el cobro de la patente municipal y la Licencia
Metropolitana Única para el Ejercicio de Actividades Económicas (L.U.A.E).
El pago de la patente es uno de los requisitos para la inscripción en el Servicio de Rentas Internas.
Representaciones Salazar tiene actualmente tres locales, la Matriz ubicada en el Norte de la
Ciudad, aquí se efectúan las reuniones con los autores y diseñadores, el segundo local se encuentra
al Sur, en este se comercializan los textos y en el tercero, también en el Sur, se almacena la
mercadería; por este motivo se efectúa el pago de patente por tres jurisdicciones en la Ciudad.
Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual (IEPI)
El Instituto Ecuatoriano de la Propiedad Intelectual (IEPI), según el Art. 3, (Congreso Nacional del
Ecuador, 1998): “es el Organismo Administrativo Competente para propiciar, promover, fomentar,
prevenir, proteger y defender a nombre del Estado Ecuatoriano, los derechos de propiedad
intelectual reconocidos en Ley y en los tratados y convenios internacionales.”
7
El IEPI se encarga de brindar seguridad a las creaciones intelectuales en Ecuador, que comprende
tres áreas principales:
Los derechos de autor y derechos conexos
La propiedad industrial
Las obtenciones vegetales
Las obras de Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., pertenecen al primer enunciado,
sobre Derechos de Autor y derechos conexos, para legalizar cada libro debe tener el ISBN, esto es
el Registro del International Standard Book Number, esto lo efectúa con el ánimo de proteger todas
las obras que desarrolla la Empresa, cada vez que el Ministerio de Educación emite una nueva
reforma, la Editorial debe desarrollar los contenidos de acuerdo a ésta y registrar estos cambios en
el IEPI. Todos los libros que elabora la Empresa tienen la Marca registrada como “Mágicas
Travesuras”, es decir, todos los libros tienen esta Marca, pero las diferentes ediciones, tienen un
número diferente ISBN.
Representaciones Salazar debe cumplir las estipulaciones del Art. 58 de la Ley de Propiedad
Intelectual que son: “Toda persona que publique una obra está obligada a consignar en lugar
visible, en todos los ejemplares, al menos las siguientes indicaciones, según (Congreso Nacional
del Ecuador, 1998):
a) Título de la obra y nombre del autor o su seudónimo, o la expresión de que la obra es anónima,
compilador, adaptador o autor de la versión, cuando lo hubiere; b) La mención de reserva, con
indicación del nombre del titular de los derechos del autor, y siempre que éste lo requiera, de las
siglas de la sociedad de gestión que lo represente y del año y lugar de la primera publicación; c)
Nombre y dirección del editor y del impresor; y, d) El número de registro del International Standard
Book Number (ISBN), de conformidad con el artículo 7 de la Ley de Fomento del Libro.
Ministerio de Educación
El Ministerio se apega al Código LOEI (Ley Orgánica de Educación Intercultural). Esta entidad
emite los Documentos Pedagógicos, en los cuales se deben basar los conocimientos que se
imparten en las escuelas y colegios, estos son:
Malla Curricular Nacional
Reforma Curricular
Guías para docentes EGB
Currículo
La Editorial elabora los textos educativos de acuerdo a las reformas que emite esta Entidad, esto le
faculta comercializar los libros para todas las escuelas, tanto públicas como privadas, porque todas
las Instituciones Educativas deben apegarse a la Reforma Curricular Nacional; una vez que se
culmina con la edición del contenido de los textos, los funcionarios del Ministerio de Educación,
8
deben revisar si las unidades se acogen a las reformas, de ser así, tendrá el aval de esta Institución,
luego se obtiene el ISBN en la Cámara Ecuatoriana del Libro y finalmente se pondrán imprimir los
ejemplares.
Servicio Ecuatoriano de Normalización (INEN)
Se creó esta Entidad con el ánimo de proteger al consumidor, de manera que las empresas
nacionales y extranjeras fabriquen productos de calidad, mediante las normas que emite este
Órgano de Control, se busca brindar seguridad a los compradores.
Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., debe elaborar los textos educativos de acuerdo a
las normas que establece para el efecto el INEN; dentro de ellas podemos citar a las siguientes:
Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN 1 593:1988 que se refiere al SISTEMA
INTERNACIONAL PARA LA NUMERACIÓN DE LIBROS: ISBN.
TERMINOLOGÍA.
Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN-ISO 6357:2007, que se refiere a
DOCUMENTACIÓN - TÍTULOS SOBRE LOMOS DE LIBROS Y OTRAS
PUBLICACIONES
Norma Técnica Ecuatoriana INEN 1 594 1987-10, NÚMERO INTERNACIONAL
NORMALIZADO PARA LIBROS: ISBN. REQUISITOS
Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN 2 396:2006, DOCUMENTACIÓN.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS PARA LIBROS, FOLLETOS E INFORMES.
Cámara Ecuatoriana del Libro
Es una organización que reúne a los autores, productores y distribuidores de libros, este ente
entrega el ISBN (Número Internacional Normalizado para Libros) y el respectivo código de
barras; además la Cámara Ecuatoriana del Libro emite estadísticas sobre las ediciones realizadas en
el Ecuador.
Previa la impresión de los libros, deben tener asignado el respectivo ISBN, para que este código
conste en los ejemplares.
Para solicitar el ISBN, se lo puede realizar en línea, en la página web de la Cámara Ecuatoriana del
Libro, esto se lo hace con el objetivo de que los libros tengan un identificador internacional y evitar
gastos en el registro de la descripción bibliográfica de los mismos.
9
1.4.- DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Misión
La misión es la expresión de la naturaleza, el carácter y razón de ser de una empresa, mediante la
cual se busca alcanzar un futuro deseado, a través de la coordinación de funciones y tareas básicas.
“La Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., diseña y comercializa textos
escolares, de la mejor calidad a precios accesibles, impulsando el desarrollo en nuestro País”.
Visión
La visión es la situación futura que la empresa desea alcanzar, a través de la coordinación de
esfuerzos y recursos.
“Nuestra visión es ser una de las editoras líderes en nuestro País, brindando productos de calidad a
precios accesibles y, expandirnos hacia nuevos mercados del exterior”.
Objetivos
Son los resultados que se desean obtener a lo largo de un período determinado, a través de la
aplicación de estrategias desarrolladas entorno a la situación de la entidad.
Lograr mayor reconocimiento de la marca, a través de una mayor cobertura de nuestros
productos en el País.
Aumentar la cantidad de ediciones que se elaboran en un año, a través de la destinación de
mayores recursos hacia la investigación de los contenidos.
Establecer mayor fidelidad de nuestros clientes, siendo considerados como la mejor opción
para consultar y obtener conocimiento.
Contar con personal capacitado y motivado, efectuando los debidos procesos de selección
y reconocimiento para propiciar un ambiente de trabajo agradable.
10
1.5.- ORGANIGRAMAS
Gráfico del Organigrama actual de la Empresa Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda.
3 Figura 1.3.- Organigrama Estructural Representaciones Educativas Salazar
Junta General de Socios
Presidencia
Gerencia General
Departamento Administrativo
Contabilidad
Departamento Edición
Redacción
Diseño
Departamento Ventas
Ventas
11
AÑO 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
CIFRA 49,915 51,008 54,250 54,558 56,481 60,883 64,009 67,081 69,632
CAPÍTULO II
2.- DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
2.1.- ANÁLISIS EXTERNO
Macroambiente
- Factor Económico
PIB (Producto Interno Bruto)
El PIB es “la medida más clara de la producción total de una economía. El PIB es la medida del
valor de mercado de todos los bienes y servicios finales producidos en un país durante un año”.
(Samuelson & Nordhaus, 2010)
Tabla 2.1
Evolución del PIB Ecuador (en millones de dólares) 2006 – 2014
Adaptado de.- (Banco Central del Ecuador, 2014)
Mediante la Figura 2.1, se puede apreciar el incremento que ha tenido este indicador durante estos
años; hasta el 2014 el panorama económico del Ecuador se mostraba optimista, pero debido a la
caída de los precios del petróleo, en lo que va del año 2015, se presenta un escenario altamente
preocupante, principalmente por la dependencia a la producción petrolera, que si bien, en los
últimos años se ha tratado de orientar la educación a nuevas áreas de inmersión, como el
4 Figura 2.1.- PIB Ecuador (en millones de dólares) 2006 – 2014
Adaptado de (Banco Central del Ecuador, 2014)
0
10,000
20,000
30,000
40,000
50,000
60,000
70,000
80,000
Año
2006
Año
2007
Año
2008
Año
2009
Año
2010
Año
2011
Año
2012
Año
2013
Año
2014MIL
LO
NE
S D
E D
ÓL
AR
ES
AÑOS
PIB ECUADOR (EN MILLONES DE DÓLARES) 2006 - 2014
Series1
12
conocimiento e innovación, se necesitará de un tiempo prudencial para que estos esfuerzos se
reflejen en la estabilidad económica; para Representaciones Salazar es una Amenaza la
incertidumbre que existe en la economía del país, puesto que esto repercute directamente en los
ingresos que pueda generar.
Tasas de Interés
La tasa de interés es un porcentaje que se paga por conseguir dinero prestado, según (Samuelson &
Nordhaus, 2010) “hay múltiples tasas de interés que dependen del vencimiento, del riesgo, del
tratamiento fiscal y de otros atributos del préstamo”.
Tasa de Interés Activa
La tasa de interés activa es la que se genera de los préstamos que las instituciones financieras
realizan a quienes soliciten créditos.
Tabla 2.2
Tasa de Interés Activa Ecuador de septiembre 2014 a agosto 2015
Adaptado de (Banco Central del Ecuador, 2015)
Año
Fecha sep-14 oct-14 nov-14 dic-14 ene-15 feb-15 mar-15 abr-15 mayo-15 jun-15 jul-15 ago-15
Tasa Interés Activa7.86% 8.34% 8.13% 8.19% 7.84% 7.41% 7.31% 8.09% 8.45% 8.70% 8.54% 8.06%
2014 2015
5 Figura 2.2.- Tasas de interés activa Septiembre 2014 - Agosto 2015
Adaptado de (Banco Central del Ecuador, 2015)
0
7.86%
8.34%
8.13%
8.19%
7.84%
7.41%
7.31%
8.09%
8.45%
8.70%
8.54%
8.06%
0 0.02 0.04 0.06 0.08 0.1
Fecha
sep-14
oct-14
nov-14
dic-14
ene-15
feb-15
mar-15
abr-15
mayo-15
jun-15
jul-15
ago-15
Tasa de interés activa
Tasa de interés activa Septiembre 2014 - Agosto 2015
Series1
13
La fijación de la Tasa de Interés Referencial Activa ha permitido que no se presenten
irregularidades por parte de las Entidades financieras del País ni competencia desleal entre ellas; en
la Figura 2.2, se puede observar que la tasa de interés activa no ha tenido variaciones muy
significativas y que mantiene un perfil conservador desde el año 2013.
Resumen de Tasas del Banco Central del Ecuador
En la Figura 2.4, se pueden encontrar las Tasas activas efectivas, en el caso de Representaciones
Educativas Salazar al ser una PYME (Pequeña y Mediana Empresa), la tasa máxima para el
segmento productivo es de 11.83%, actualmente la Empresa se encuentra con falta de
financiamiento para producir más libros, no han podido cubrir más pedidos por este motivo; antes
de solicitar un crédito la Editorial Salazar debería realizar un análisis financiero, para saber si el
dinero que generan los ingresos es mayor al 11.83% fijado para las Pymes.
Tasa de Interés Pasiva
La tasa de interés pasiva es el porcentaje que una institución financiera paga a quienes depositan
sus recursos en cuentas a la vista o a plazo fijo.
6 Figura 2.3.- Tasas Referenciales Banco Central del Ecuador
En (Banco Central del Ecuador, 2015)
14
Tabla 2.3
Tasa de Interés Pasiva Ecuador de septiembre 2014 a agosto 2015
Adaptado de (Banco Central del Ecuador, 2015)
Mediante la Figura 2.3 se puede observar como se ha incrementado la tasa referencial pasiva, de
septiembre del 2014 a agosto 2015, para los cuenta ahorristas esto es ventajoso debido a que sus
depósitos generan mayores intereses. Para Representaciones Educativas Salazar es una
Oportunidad, porque las tasas de interés pasivas se encuentren fijadas y que en los últimos meses
han aumentado un punto porcentual (1%), con el motivo de que sus recursos monetarios generen
ingresos no operacionales, también.
Inflación
“La inflación es el aumento continuo del nivel general de precios”. (Blanchard & Amighini, 2012).
Cuando se presenta la inflación en la economía de un país, los ciudadanos se ven obligados a
adquirir menos productos y servicios, de los que compraban en períodos anteriores. “En la
actualidad se calcula mediante índices de precios promedios ponderados de los precios de miles de
productos individuales”. (Samuelson & Nordhaus, 2010)
Año
Fecha sep-14 oct-14 nov-14 dic-14 ene-15 feb-15 mar-15 abr-15 mayo-15 jun-15 jul-15 ago-15
Tasa Interés Activa7.86% 8.34% 8.13% 8.19% 7.84% 7.41% 7.31% 8.09% 8.45% 8.70% 8.54% 8.06%
20152014
7 Figura 2.4.- Tasa de interés pasiva Septiembre 2014 - Agosto 2015
Adaptado de (Banco Central del Ecuador, 2015)
4.98%
5.07%
5.18%
5.22%
5.32%
5.31%
5.39%
5.51%
5.48%
5.54%
5.55%
4.60% 4.80% 5.00% 5.20% 5.40% 5.60%
sep-14
nov-14
ene-15
mar-15
mayo-15
jul-15
Tasa de interés pasiva
Tie
mp
o
Tasa de interés pasiva Septiembre 2014 - Agosto 2015
Series1
15
Tabla 2.4
Inflación mensual Ecuador (marzo 2014-julio 2015)
En (Banco Central del Ecuador, 2015)
La Figura 2.5 permite visualizar que durante los meses de septiembre, enero, febrero y abril es
cuando la inflación aumenta. En el mes de julio 2015 se registró una inflación de 0,08%, según el
INEC, la variación negativa se debe a la reducción de gastos relacionados con la alimentación y
bebidas no alcohólicas, transporte y recreación. La inflación se presenta como una Amenaza
porque en los meses concernientes al inicio de clases, tanto en la Región Costa-Insular (abril) y
Región Sierra-Oriente (Septiembre), existe aumento de la inflación, y para los clientes es más
difícil acceder a comprar los textos escolares.
jul-31 ago-31 sep-30 oct-31 nov-30 dic-31 ene-31 feb-28 mar-31 abr-30 mayo-31 jun-30 jul-31
Inflación
mensual0.40% 0.21% 0.61% 0.20% 0.18% 0.11% 0.59% 0.61% 0.41% 0.84% 0.18% 0.41% -0.08%
FECHA2014 2015
8 Figura 2.5.- Inflación mensual en Ecuador de Julio 2014 - Julio 2015
Adaptado de (Banco Central del Ecuador, 2015)
-0.20%
0.00%
0.20%
0.40%
0.60%
0.80%
1.00%
Inflación mensual en Ecuador de Julio 2014 - Julio 2015
16
Deuda externa como porcentaje del PIB
Tabla 2.5
Evolución deuda externa como porcentaje del PIB
En (Banco Central del Ecuador, 2015)
En la Tabla 2.5 se puede observar cómo ha ido incrementado la deuda externa, en relación al
Producto Interno Bruto, de enero a diciembre varió en 4.6 puntos porcentuales adicionales;
lamentablemente, el Precio del Barril de Crudo cayó a inicios del año 2015, por lo que se generó
mucha incertidumbre por varios sectores debido al endeudamiento actual del país.
Por otro lado, es necesario el endeudamiento, sólo si éste va destinado exclusivamente a financiar
Gastos de Inversión o Gastos de Capital, que si se toman decisiones acertadas, estas inversiones
traerían consigo mayores beneficios a largo plazo; además los Ingresos No Permanentes deben
cubrir Gastos No Permanentes, a excepción de salud, educación y justicia, en casos especiales.
Para Representaciones Educativas Salazar, el incremento de deuda con relación al PIB (Producto
Interno Bruto), podría presentarse como una Amenaza, si el Estado se encuentra sobreendeudado o
llegara al límite máximo que es del 40% con relación al PIB, se presentaría en el ámbito económico
especulaciones que influirían negativamente en todas las Empresas a nivel nacional.
Riesgo País
Es un índice económico que cuantifica el riesgo que tiene un país para cubrir los pagos
provenientes de financiación externa y también el grado de riesgo que tendrían los inversionistas
extranjeros para recuperar y maximizar sus capitales.
MES/ AÑO ene-14 feb-14 mar-14 abr-14 mayo-14 jun-14 jul-14 ago-14 sep-14 oct-14 nov-14 dic-14
% 12.80% 12.90% 12.80% 12.80% 13.20% 15.00% 15.10% 15.20% 16.50% 16.60% 16.70% 17.40%
17
Tabla 2.6
Evolución del Riesgo País en Ecuador (julio 30 a agosto 26, del año 2015)
En (Banco Central del Ecuador, 2015)
El Riesgo País de la República del Ecuador ha variado significativamente en un mes, debido a
varias situaciones negativas que se han presentado, entre ellas, la inesperada activación del Volcán
Fecha Puntos Fecha Puntos Fecha Puntos
Julio-30-2015 965 Agosto-08-2015 1043 Agosto-18-2015 1157
Julio-29-2015 971 Agosto-09-2015 1043 Agosto-19-2015 1193
Julio-28-2015 979 Agosto-10-2015 1038 Agosto-20-2015 1240
Julio-31-2015980
Agosto-11-2015 1073 Agosto-21-2015 1270
Agosto-02-2015 980 Agosto-12-2015 1105 Agosto-22-2015 1270
Agosto-03-2015980
Agosto-13-2015 1107 Agosto-23-2015 1270
Agosto-04-2015 988 Agosto-14-2015 1132 Agosto-24-2015 1336
Agosto-05-2015 985 Agosto-15-2015 1132 Agosto-25-2015 1315
Agosto-06-2015 1019 Agosto-16-2015 1132 Agosto-26-2015 1331
Agosto-07-2015 1043 Agosto-17-2015 1150
9 Figura 2.6.- Riesgo País Ecuador Julio 2015 a Agosto 2015
Adaptado de (Banco Central del Ecuador, 2015)
0200400600800
1000120014001600
Riesgo País Ecuador de Julio 2015-Agosto 2015
Riesgo País
18
Cotopaxi, que afecta directamente a los sectores ganaderos y agrícolas en las Provincias cercanas y
también indirectamente al resto del país. A Representaciones Educativas Salazar, esto se presenta
como una Amenaza, tiene inconvenientes por la actividad del Volcán porque se le dificulta el
envío de los libros a la Región Sierra Central.
Otra causa por la que el Riesgo País se ha incrementado es por la situación política que actualmente
atraviesa el País, por las manifestaciones que se han presentado, actualmente existe incertidumbre,
lo cual repercute negativamente en la economía nacional.
- Factor Político
Garantía de derechos de propiedad intelectual
El IEPI (Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual) es el ente encargado de garantizar el
cumplimiento de la Ley de Propiedad Intelectual, a través del reconocimiento y regulación de los
derechos de los autores intelectuales por sus obras.
El fomento que ha impulsado este Instituto hacia la formalización y registro de las obras, le ha
permitido a Representaciones Educativas Salazar, mantener su marca registrada “Mágicas
travesuras” y legalizar apropiadamente la autoría de los libros; anteriormente, la Empresa tuvo
inconvenientes por falta de legalización de acuerdos entre los profesores que colaboran en la
elaboración de contenidos y la Compañía Salazar.
La garantía de derechos de propiedad intelectual se presenta como una Oportunidad para
Representaciones Salazar, debido a que también esta Institución fomenta la creación y brinda la
correspondiente gestión para el registro de los libros.
Gratuidad de la educación
De acuerdo con la Constitución de la República del Ecuador, la educación es un derecho de todos
los ecuatorianos, en los últimos años se ha entregado uniformes y textos escolares gratuitamente, en
algunas escuelas fiscales.
Si bien esto es beneficioso para aquellas familias de escasos recursos, se presenta como una
Amenaza para Representaciones Salazar, debido a que sus libros podrán ser vendidos únicamente
en escuelas particulares, reduciéndose así drásticamente el volumen de ventas esperado.
Representaciones Salazar por esta razón se dedica a la elaboración de textos escolares,
principalmente, para Inicial, debido a que los libros que se entregan gratuitamente, son a partir de
segundo año de básica.
19
Rango de
edadEsmeraldas Manabí Guayas El Oro Los Ríos Santa Elena
Santo
Domingo
Tsáchilas
TOTAL
5 a 9 años 75.633 157.711 404.322 66.454 96.267 40.928 45.385 886.700
0 a 4 años 75.353 152.926 401.627 64.952 96.213 42.671 45.675 879.417
TOTAL 150.986 310.637 805.949 131.406 192.48 83.599 91.060 1´766.117
- Factor Social
Demografía
Las ediciones que Representaciones Educativas Salazar ofrece al mercado ecuatoriano, están
orientadas a la enseñanza, principalmente para niños y niñas de edades comprendidas entre 0 a 9
años, por ejemplo para los niños de 0 años la Editorial Salazar tiene entre sus ediciones el Libro
Mágico Maternal, que incluye técnicas para el desarrollo de los niños y niñas de temprana edad. La
Compañía Salazar tiene el mayor volumen de ventas en la Provincia de Pichincha, pero a nivel
Regional, sus ventas se incrementan en la Región Costa o Litoral.
El (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censos, 2012) informa que según datos del Censo 2010,
del total de niños y niñas en edad de estudiar el 95,9% sí asiste a clases, mientras que el 4.1% no lo
hace, estos datos se perfilan para la Editorial Salazar como una Oportunidad porque la gran
mayoría de niños y niñas sí estudian.
Los textos escolares que edita la Compañía Salazar tienen un precio de venta promedio de $12,
para las familias de los estratos socioeconómicos más bajos este precio puede resultar inaccesible y
según la política de educación actual los niños pueden recibir los textos escolares de forma gratuita
por parte del Estado, de acuerdo con la pirámide socioeconómica del Ecuador, “se establecieron
rangos de puntuación para cinco grupos, como resultado el 1,9% de los hogares pertenecen al
estrato A, el 11,2% en el estrato B, el 22,8% en el C +, el 49,3% en el C – y el 14,9% en el D,
entendiéndose que el estrato A es el grupo de hogares de un mayor nivel socioeconómico y el D el
de menor” (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censo, 2012). El 14.9% de la población no podría
acceder a comprar los textos escolares, lo cual es una Amenaza para la Editorial Salazar.
Población comprendida entre los 0 a 9 años de edad, por provincia, en las que Representaciones
Educativas Salazar distribuye sus libros. (Instituto Nacional de Estadística y Censos, 2015)
Tabla 2.7
Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Costa para el año 2015
En (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censos, 2015)
20
Tabla 2.8
Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Sierra para el año 2015
En (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censos, 2015)
Tabla 2.8
Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Sierra para el año
2015(continuación)
En (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censos, 2015)
Tabla 2.9
Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Oriente para el año 2015
En (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censos, 2015)
Tabla 2.10
Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en las Regiones Costa, Sierra y Oriente para el año 2015
En (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censos, 2015)
Se ha proyectado para el año 2015, en las Regiones Costa, Sierra y Oriente, un total de
3´352.181 de niños y niñas entre 0 y 9 años. En la Región Costa se presenta la mayor cantidad
de niños y niñas, que pertenecen al rango de edad al que son dirigidos los textos de
Representaciones Educativas Salazar. Para la Editorial Salazar es una Oportunidad que exista
Rango de edad Azuay Bolívar Cañar Carchi Chimborazo Cotopaxi
De 5 a 9 años 78.951 24.507 28.768 17.751 53.539 52.316
De 0 a 4 años 80.295 24.142 28.601 17.030 52.209 52.866
TOTAL 159.246 48.649 57.369 34.781 105.748 105.182
Rango de edad Imbabura Loja Pichincha Tungurahua Total
De 5 a 9 años 45.762 51.059 275.582 52.175 680.410
De 0 a 4 años 45.356 50.756 277.552 51.928 680.735
TOTAL 91.118 101.815 553.134 104.103 1´361.145
Rango de edadMorona
SantiagoNapo Orellana Pastaza Sucumbíos
Zamora
ChinchipTOTAL
De 5 a 9 años 24.538 15.316 21.267 12.112 24.270 13.870 111.373
De 0 a 4 años 24.802 15.851 21.534 12.558 24.405 14.396 113.546
TOTAL 49.340 31.167 42.801 24.670 48.675 28.266 224.919
Rango de edad Costa Sierra Oriente TOTAL
De 5 a 9 años 886.700 680.410 111.373 167.8483
De 0 a 4 años 879.417 680.735 113.546 1673.698
TOTAL 1.766.117 1.361.145 224.919 3.352.181
21
una gran cantidad de niños y niñas de esta edad y, también que en la Región Costa se presente
mayor población de esta edad debido a que es en esta Región en la que ha venido teniendo
mayores volúmenes de venta.
Pobreza
La pobreza es la privación de necesidades que sufre una persona a causa de los bajos niveles de
ingresos, es por ello que se reduce su calidad de vida. La pobreza extrema se presenta cuando,
aún destinando todos los ingresos hacia la alimentación, estos no cubren ni la canasta básica
alimentaria.
A continuación se presenta el cuadro evolutivo de la Pobreza y Pobreza extrema a nivel
Nacional, desde diciembre del 2007 a marzo del 2015.
Se puede apreciar que el porcentaje de pobreza y pobreza extrema nacional se ha ido reduciendo
paulatinamente, a través de los años; si bien estas reducciones no son muy significativas de
marzo del 2014 a marzo del 2015, sí muestran un panorama beneficioso para quienes desean
invertir en el Ecuador o para quienes ya mantienen actividades económicas, puesto que las
tendencias que muestra tanto la pobreza y pobreza extrema es una reducción continua; entre
menos porcentaje de pobreza exista, mayor poder adquisitivo tendrá la población, lo que
permite que las empresas puedan comercializar sus productos (bienes y/o servicios) con un
menor grado de riesgo económico. Para Representaciones Salazar esta variación se perfila como
una Oportunidad.
10Figura 2.7.- Pobreza y pobreza extrema en Ecuador
En (Instituto Nacional de Estadística y Censos, 2015)
22
Empleo
“De todos los indicadores macroeconómicos, el empleo y el desempleo son los que afectan de
manera directa a los individuos”. (Samuelson & Nordhaus, 2010)
Tasa de desempleo
“La tasa de desempleo está dada por el cociente entre el número de desempleados y la población
activa”. (Blanchard & Amighini, 2012). El desempleo se convierte en un problema tanto
económico como social; económico debido a que las personas desempleadas son un recurso
valioso que se desperdicia e influye en la disminución de la producción de bienes y servicios,
también tiene convergencia en lo social debido a que quien se encuentre desempleado no podrá
satisfacer todas o la mayoría de necesidades, lo cual causará sufrimiento en los individuos que
se encuentren en esta situación.
La Figura 2.12 muestra tres gráficos, el primero presente a la población total y la clasifica entre
PET (Personas en Edad de Trabajar) y los menores de 15 años, este último grupo es mucho más
reducido, lo que se presenta positivamente en el panorama laboral, porque el trabajo que
realicen las personas que conforman el PET, equilibra y sostiene la economía nacional; no así,
en un escenario inverso, si existieran más personas menores a quince años, se presentaría un
desequilibrio demográfico ocasionando malestar económico.
En el segundo gráfico, se presenta la PEI (Población Económicamente Inactiva), este grupo
representa el 34,14% de la PET (Población en Edad de Trabajar), a este grupo pertenecen los
jubilados, los estudiantes, las amas de casa, entre otros grupos. En el tercer gráfico, se puede
observar que sólo 4.47% de la PEA (Población Económicamente Activa) se encuentra
desempleada.
11Figura 2.8.- Composición de la población en el empleo a junio 2015
En (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censos, 2015)
23
Los resultados previstos en la Figura 2.12 se presenta para las empresas, entre ellas
Representaciones Educativas Salazar, como una Oportunidad, puesto que en cuanto menor sea
la cantidad de personas desempleadas en Ecuador, será más beneficioso porque la demanda de
productos y servicios crecerá, de este modo la economía se dinamiza.
- Factor Tecnológico
Representaciones Educativas Salazar se dedica a preparar el contenido de los libros y los
respectivos permisos para poder comercializarlos; la impresión y empastado de los libros son
actividades que ellos deben pagar a terceras personas, debido a que la Editora Salazar no cuenta
con los equipos necesarios ni con personal que tenga conocimientos en la encuadernación y
empastados de libros.
La Empresa requeriría de las siguientes maquinarias:
Guillotina.- para efectuar el corte de los bordes.
Cartonera.- para cortar las planchas de cartón.
Prensa.- se utiliza para presionar los libros.
Impresoras digitales.- que tengan rápida velocidad de impresión, resolución nítida y alto
volumen promedio de impresión.
Representaciones Salazar actualmente no podría efectuar adquisiciones de maquinaria, por tal
motivo, ha optado por obtener este servicio de otras Empresas; el alto precio de las maquinarias
se refleja como una Amenaza para la Editorial Salazar, puesto que la fijación del precio de los
libros a los que debe distribuir a sus clientes, se incrementa por la prestación de servicios de
impresión y empastado que debe solicitar a otras empresas.
Microambiente
Para efectuar el análisis del microambiente se ha diseñado una serie de preguntas para los
diferentes grupos de interés de la Compañía, a fin de conocer sus perspectivas hacia la Editorial
Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda.
A fin de obtener un diagnóstico situacional de la Compañía Salazar se realizó una encuesta a los
clientes y proveedores de la empresa.
- Clientes
Es necesario que se identifiquen los siguientes términos estadísticos:
Población.- es el conjunto total de individuos o elementos de los cuáles se desea obtener un
resultado a través de la evaluación estadística. En el presente trabajo de investigación para
24
analizar a los clientes, se generó un reporte para conocer la cantidad de clientes de la Compañía
Salazar, del cual se obtuvo la cifra de 42 clientes.
La Editorial Representaciones Salazar efectúa sus ventas a través de sub-distribuidores, quienes
se encargan de promocionar los libros a las diferentes unidades educativas, por esta razón la
Compañía Salazar no lo realiza directamente hacia el consumidor final.
Muestra.- “es un subgrupo de la población. Se utiliza por economía de tiempos y recursos.
Requiere delimitar la población para generalizar resultados y establecer parámetros”.
(Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2010)
Es una parte de la población, obtenida mediante métodos estadísticos para analizar de forma
aleatoria a la población objeto de estudio. En el caso de la Editorial Representaciones Salazar, lo
ideal fue analizar a toda la población, 42 clientes, para disponer de una información total de la
situación de la empresa con sus clientes.
Tamaño de la muestra.- es el número de elementos de una muestra; para el presente caso de
investigación el tamaño de la muestra es 42.
Enunciado, tabulación y análisis de cada ítem de la encuesta a clientes
1.- Califique la calidad de los textos que ofrece la Editorial Representaciones Salazar.
Excelente
Muy bueno
Bueno
Malo
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.11
Apreciación de la calidad de los libros
Opciones Respuesta %
Excelente 30 71.43
Muy buena 8 19.05
Buena 3 7.14
Mala 1 2.38
SUMAN 42 100.00
25
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
El 72% de los clientes encuestados afirmó que la calidad de los libros es Excelente, el 19%
opinó que es Muy Buena, el 7% Buena y el 2% Mala; para la Editorial Salazar estos resultados
se presentaron como una Oportunidad, porque la mayoría de sus clientes se encontraron
satisfechos con la calidad de los textos, por otro lado se debe investigar las causas por las que el
2% opina que la calidad es Mala.
2.- Califique la variedad de textos escolares que le ofrece la Cía. Salazar
Excesiva
Suficiente
Escasa
12Figura 2.9.- Calidad de los textos
72%
19%
7%
2%
Calidad de los textos
Excelente
Muy buena
Buena
Mala
26
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.12
Apreciación de la variedad de los textos
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
La mayor parte de los clientes (71%) se inclinaron hacia la opción Escasa variedad de libros, lo
cual se presentó como una Amenaza, puesto que la falta de diversidad en ediciones de la
Editorial Salazar podría permitir que su competencia tome ventaja de esta situación.
3.- Califique la forma en que le son entregados sus pedidos.
A tiempo y sin errores
A destiempo y sin errores
A tiempo y con errores
A destiempo y con errores
Opciones Respuesta %
Excesiva 2 4.76
Suficiente 18 42.86
Poca 22 52.38
SUMAN 42 100.00
13Figura 2.10.- Variedad en textos escolares
5%
24%
71%
Variedad en textos escolares
Excesiva
Suficiente
Escasa
27
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.13
Apreciación de la eficiencia en la entrega de pedidos
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
La mayor parte de encuestados se inclinaron hacia la opción de entrega de pedidos por
Representaciones Salazar A tiempo y con errores, esto se presentó debido a la falta de control
interno implementado en los Inventarios de la Editorial, por ello existen confusiones y retrasos.
Para la Empresa, el descontento de los clientes en la entrega de pedidos se perfiló como una
Amenaza.
Opciones Respuesta %
A tiempo y sin errores 4 9.52
A destiempo y sin errores 5 11.90
A tiempo y con errores 23 54.76
A destiempo y con errores 10 23.81
SUMAN 42 100.00
14Figura 2.11.- Apreciación en la eficiencia de Entrega de pedidos
9%
12%
55%
24%
Entrega de pedidos
A tiempo y sin errores
A destiempo y sin
errores
A tiempo y con errores
A destiempo y con
errores
28
4.- Los precios fijados para los libros, ¿le resultan accesibles?
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.14
Accesibilidad a los precios fijados en los textos
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
El 26% de los clientes aseguraron que Siempre les resulta accesibles los precios fijados a los
textos, el 48% Casi siempre, el 19% A veces y el 7% Nunca, para la Editorial esta situación se
perfiló como una Oportunidad, porque para la mayoría de los clientes la frecuencia de
Opciones Respuesta %
Siempre 11 26.19
Casi siempre 20 47.62
A veces 8 19.05
Nunca 3 7.14
SUMAN 42 100.00
15Figura 2.12.- Accesibilidad a los precios de los textos escolares
26%
48%
19%
7%
Accesibilidad a los precios de los libros
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
29
accesibilidad es relativamente más constante, si se toma en consideración que la calidad también
tiene un alto porcentaje de aceptación, ello podría influir tentativamente en la decisión de
compra de los clientes para preferir los productos que la Editorial Salazar ofrece.
5.- ¿Cuál es la principal razón por la que Ud. ha preferido adquirir textos escolares en
Representaciones Salazar?
Precio
Contenido
Accesibilidad a puntos de venta
Eficiencia en la entrega de los pedidos
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.15
Principales razones de compra de los clientes
Gráfico de resultados obtenidos:
Opciones Respuesta %
Precio 7 16.67
Contenido 31 73.81
Accesibilidad a puntos de venta 2 4.76
Eficiencia en la entrega de los pedidos 2 4.76
SUMAN 42 100.00
16Figura 2.13.- Preferencia de compra
17%
74%
7%
2%
Preferencia de compra a Representaciones Salazar
Precio
Contenido
Accesibilidad a puntos
de venta
Eficiencia en la entrega
de los pedidos
30
Interpretación de resultados obtenidos:
La mayor parte de encuestados (74%) afirmó que la principal razón por la que adquieren los
libros de Representaciones Salazar es por el Contenido de los textos, lo que se perfiló como una
Oportunidad, debido a que los libros son elegidos por su valor real, es decir, por la principal
característica de un texto; otro grupo (17%) afirmó que la principal razón es el Precio, un tercer
grupo (7%) aseveró que es por la Accesibilidad a puntos de venta y, el 2% de los clientes
encuestados indicó que la principal razón de compra es por la Eficiencia en la entrega de
pedidos, lo cual se relaciona una vez más con la falta de control en los inventarios y que podría
ser percibida esta situación por los clientes.
6.- ¿Las formas de pago que le ofrece Representaciones Salazar le resultan convenientes?
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.16
Conveniencia de pago de los clientes
Opciones Respuesta %
Siempre 25 59.52
Casi siempre 10 23.81
A veces 5 11.90
Nunca 2 4.76
SUMAN 42 100.00
31
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
Si bien la Editorial entrega conveniencia de pagos a sus clientes, esto no es realmente ventajoso
para la Empresa, puesto que se debe lograr una recuperación pronta de la cartera, es una
Amenaza, porque la Editorial no ha ejercido una política adecuada de cobro y, más aún porque
la Empresa actualmente no dispone de suficientes recursos económicos para ampliar su
producción.
7.- Al realizar pedidos de textos escolares a la Editorial Representaciones Salazar, ¿le han
comunicado que por el momento no disponen de las cantidades de libros solicitadas en
stock?
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
17Figura 2.14.- Conveniencia de pagos a Representaciones Salazar
59% 24%
12%
5%
Conveniencia de pagos a Representaciones Salazar
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
32
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.17
Falta de textos escolares en stock para cubrir pedidos
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
De los clientes encuestados el 12% afirmó que Siempre son comunicados sobre la falta de
disponibilidad de libros en stock, 31% afirmó que Casi siempre, 52% A veces y 5% Nunca, ésta
apreciación de los clientes se presentó como una Amenaza, debido a que por falta de stock los
clientes podrían optar por comprar los textos escolares a la competencia.
8.- En los pedidos que efectúa a Representaciones Salazar, ¿Ud. ha tenido que realizar
devoluciones?
Siempre
Casi siempre
A veces
Opciones Respuesta %
Siempre 5 11.90
Casi siempre 13 30.95
A veces 22 52.38
Nunca 2 4.76
SUMAN 42 100.00
18Figura 2.15.- Falta de textos escolares en stock para cubrir pedidos
12%
31%
52%
5%
Falta de textos en stock para cubrir pedidos
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
33
Nunca
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.18
Devoluciones de pedidos
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
12% de los clientes afirmaron que Siempre realizan devoluciones en los pedidos que realizan a
la Editorial Salazar, 36% afirmó que Casi siempre, 36% A veces y 16% Nunca; estas respuestas
se presentaron como una Amenaza, porque esta situación provocaría incomodidad en los
clientes y los podría convencer de cambiar de proveedor.
Opciones Respuesta %
Siempre 5 11.90
Casi siempre 15 35.71
A veces 15 35.71
Nunca 7 16.67
SUMAN 42 100.00
19Figura 2.16.- Devoluciones de clientes en pedidos
12%
36%
36%
16%
Devoluciones de clientes en pedidos
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
34
9.- Actualmente Ud., ¿tiene cuentas pendientes de pago vencidas a Representaciones
Salazar?
De 0 a 30 días
De 31 a 60 días
De 61 a 90 días
De 91 a 120 días
Más de 120 días
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.19
Cuentas pendientes de pago vencidas a Cía. Salazar
Gráfico de resultados obtenidos:
Opciones Respuesta %
De 0 a 30 días 3 7.14
De 31 a 60 dias 5 11.90
De 61 a 90 días 7 16.67
De 91 a 120 días 11 26.19
Más de 120 días 16 38.10
SUMAN 42 100.00
20Figura 2.17.- Cuentas pendientes de pago vencidas a Representaciones Salazar
7%
12%
17%
26%
38%
Cuentas pendientes de pago vencidas a Representaciones
Salazar
De 0 a 30 días
De 31 a 60 dias
De 61 a 90 días
De 91 a 120 días
Más de 120 días
35
Interpretación de resultados obtenidos:
La cartera de clientes pendiente de cobro, se perfiló como una Amenaza, debido a que la
Empresa ha venido entregando facilidades de pago sin la debida precaución, entre mayor es el
tiempo de cobro vencido más grande es la cantidad de clientes.
10.- Durante el proceso de ventas de textos escolares de la Editorial Representaciones
Salazar, ¿recibe por parte de la Empresa documentos auxiliares de respaldo como
despacho de inventarios, guía de remisión, notas de crédito (cuando se presentan
devoluciones y proformas?
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.20
Entrega de documentos auxiliares en ventas
Gráfico de resultados obtenidos:
Opciones Respuesta %
Síempre 1 2.38
Casi siempre 1 2.38
A veces 15 35.71
Nunca 25 59.52
SUMAN 42 100.00
21Figura 2.18.- Entrega de documentos auxiliares en proceso de ventas
2% 2%
36%
60%
Entrega de documentos auxiliares en ventas
Síempre
Casi siempre
A veces
Nunca
36
Interpretación de resultados obtenidos:
Las respuestas obtenidas por los clientes se reflejaron como una Amenaza, puesto que no
reciben documentos auxiliares durante el proceso de ventas de la Editorial Representaciones
Salazar, si se presentaran inconsistencias en la entrega de pedidos estos documentos permitirían
efectuar las respectivas comprobaciones; este es otro efecto negativo de la falta de control en los
inventarios.
- Proveedores
Para efectuar el análisis de la situación de los proveedores con la Editorial Salazar se utilizó una
encuesta de 10 preguntas.
Población.- para el análisis de este grupo de interés, se generó un reporte para conocer la
cantidad de proveedores de la Compañía Salazar, del cual se obtuvo la cifra de 19 proveedores.
Muestra.- al contar con una población de cifras relativamente bajas se optó por analizar a la
totalidad de la población.
Tamaño de la muestra.- para el presente análisis el tamaño de la muestra fue de 19
proveedores.
1.- De acuerdo con sus políticas de cobro, ¿Representaciones Educativas Salazar mantiene
con Ud. cuentas pendientes de pago vencidas en la actualidad?
No tiene cuentas vencidas
Sí, de 0 a 30 días
Sí, de 31 a 60 días
Sí, de 61 a 90 días
Sí, de 90 a 120 días
Sí, de más de 120 días
37
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.21
Cuentas pendientes de pago vencidas a proveedores
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
Las cuentas pendientes de pago vencidas de la Empresa Salazar se presentaron como una
Amenaza, esto ha provocado incomodidad en sus proveedores y dudas para otorgar a
Representaciones Salazar nuevos créditos; por otro lado se puede observar mediante la Figura
2.24 que entre más extendido es el tiempo del plazo vencido existen mayores cantidades de
proveedores con los que se mantienen cuentas vencidas del plazo original.
Opciones Respuesta %
No tiene cuentas vencidas 1 5.26
Sí, de 0 a 30 días 2 10.53
Sí, de 31 a 60 días 3 15.79
Sí, de 61 a 90 días 3 15.79
Sí, de 90 a 120 días 5 26.32
Sí, de más de 120 días 5 26.32
SUMAN 19 100.00
22Figura 2.19.- Cuentas pendientes de pago vencidas a proveedores
5%
11%
16%
16% 26%
26%
Cuentas pendientes de pago vencidas a proveedores
No tiene cuentas
vencidas
Sí, de 0 a 30 días
Sí, de 31 a 60 días
Sí, de 61 a 90 días
Sí, de 90 a 120 días
Sí, de más de 120 días
38
2.- ¿En la prestación de sus servicios y/o entrega de bienes ha existido la adecuada logística
por parte de la Editorial Salazar para el desarrollo normal de estas actividades?
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.22
Apreciación de la logística de Representaciones Salazar
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
La Empresa no brinda la suficiente logística cuando los proveedores acuden a la empresa, ya sea
para entregar bienes o prestar sus servicios, esto se podría presentar debido al escaso personal de
logística y falta de control interno que tiene la Empresa, lo cual causa interrupciones a los
Opciones Respuesta %
Siempre 2 10.53
Casi siempre 3 15.79
A veces 10 52.63
Nunca 4 21.05
SUMAN 19 100.00
23Figura 2.20.- Apreciación de logística de Editorial por los proveedores
10%
16%
53%
21%
Apreciación de la logística de Representaciones Salazar por
los proveedores
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
39
proveedores para culminar con sus labores dentro de los tiempos establecidos, esto perfiló como
una Amenaza.
3.- ¿Por medio de qué forma Ud. recibe los pagos que le efectúa la Editorial Salazar?
Efectivo
Cheque a la fecha
Cheques post-fechados
Transferencia
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.23
Forma de pago a proveedores
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
La mayor parte de proveedores encuestados (63%), afirmaron que los pagos que les efectúa
Representaciones Salazar son en Efectivo, lo cual se presentó como una Amenaza frente a los
Opciones Respuesta %
Efectivo 12 63.16
Cheque a la fecha 3 15.79
Cheques post-fechados 2 10.53
Transferencia 2 10.53
SUMAN 19 100.00
24Figura 2.21.- Formas de pago a proveedores
63% 16%
10%
11%
Formas de pago a proveedores
Efectivo
Cheque a la fecha
Cheques post-fechados
Transferencia
40
proveedores porque de suscitarse desacuerdos en los saldos pendientes de pago, no existen
respaldos sobre fechas y cuentas canceladas.
4.- ¿Representaciones Salazar le solicita con el debido tiempo de anticipación los bienes y/o
servicios que ofrece Ud.?
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.24
Solicitud de pedidos con debido tiempo de anticipación
Gráfico de resultados obtenidos:
Opciones Respuesta %
Siempre 3 15.79
Casi siempre 5 26.32
A veces 7 36.84
Nunca 4 21.05
SUMAN 19 100.00
25Figura 2.22.- Solicitud de pedidos con debido tiempo de anticipación
16%
26%
37%
21%
Solicitud de pedidos con debido tiempo de anticipación
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
41
Interpretación de resultados obtenidos:
Representaciones Salazar muestra una falta de planificación en cuanto al proceso de adquisición
de bienes y/o servicios de sus proveedores, el 21% de los encuestados afirmó que Nunca recibe
la solicitud de pedidos con debido tiempo de anticipación, el 37% indició que A veces lo hace,
el 26% aseveró que Casi Siempre y el 16% que Siempre. Esto se presentó como una Amenaza,
porque no siempre los proveedores podrían cumplir con los pedidos sin anticipación, lo cual
causaría que también la Empresa Salazar se retrase en sus respectivas actividades.
5.- ¿Representaciones Salazar le emite una Orden de Compra cuando le realiza pedidos,
ya se de bienes o para la prestación de sus servicios?
No es necesario, por la existencia de un contrato
No
Sí
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.25
Emisión de Orden de compra
Gráfico de resultados obtenidos:
Opciones Respuesta %
No es necesario por la existencia
de un contrado2 10.53
No 17 89.47
Sí 0 0.00
SUMAN 19 100.00
26Figura 2.23.- Emisión de Órdenes de compra a proveedores
11%
89%
Emisión de Órdenes de Compra a proveedores
No es necesario por la
existencia de contrado
No
Sí
42
Interpretación de resultados obtenidos:
El 11% afirmó que mantiene un contrato con la Editorial, por tal motivo no es necesaria la
emisión de órdenes de compra a este grupo de proveedores, pero del resto de encuestados, el
89%, aseveró que no ha recibido este documento auxiliar por la Editorial Salazar, ello se
presentó como una Amenaza, porque si se presentaran inconsistencias, errores o retrasos en la
entrega de bienes o servicios la Compañía Salazar no tiene un respaldo a su favor.
6.- ¿Usted le entrega el correspondiente documento fiscal por cada venta que efectúa a
Representaciones Educativas Salazar?
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.26
Recepción de documentos fiscales de proveedores
Gráfico de resultados obtenidos:
Opciones Respuesta %
Siempre 10 52.63
Casi siempre 1 5.26
A veces 1 5.26
Nunca 7 36.84
SUMAN 19 100
27Figura 2.24.- Entrega de documentos de respaldo de proveedores
53%
5% 5%
37%
Recepción de documentos fiscales de proveedores
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
43
Interpretación de resultados obtenidos:
Del total de proveedores, el 53% afirmó que Siempre le entrega documentos de respaldo a
Representaciones Salazar, 5% Casi Siempre, 5% A veces y el 37% Nunca; uno de los
inconvenientes que se le han presentado la Editorial Salazar es la falta de formalismo que tienen
varios de sus proveedores, como es el caso de los Autores de los Libros, quiénes se han
rehusado a obtener el R.U.C (Registro Único de Contribuyentes) y eso ha repercutido
negativamente para la obtención de resultados razonables y para la presentación de
declaraciones a los Entes de Control, para la Empresa Salazar esto se ha perfilado como una
Amenaza.
7.- ¿Con qué frecuencia de tiempo Representaciones Salazar le efectúa devoluciones de
pedido (mercaderías)?
No aplica (presta servicios)
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.27
Frecuencia de devoluciones de mercaderías
Opciones Respuesta %
No aplica (presta servicios) 5 26.32
Siempre 1 5.26
Casi siempre 3 15.79
A veces 2 10.53
Nunca 8 42.11
SUMAN 19 31.58
44
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
Del total de proveedores el 26% prestan servicios a Representaciones Salazar, el 5% afirmó que
Siempre les devuelven mercadería, 16% Casi siempre, 11% indicó que A veces y el 42% Nunca,
lo cuál se presentó como una Oportunidad, debido a que la mayoría de sus proveedores ejercen
verificaciones antes de enviar la mercadería, lo cual beneficia a la Editorial Salazar porque le
evita realizar trámites de devolución.
8.- Indique el volumen de las devoluciones de mercadería que le realiza Representaciones
Educativas Salazar
Gran volumen (68% - 100% del pedido)
Mediano volumen (34% - 67% del pedido)
Pequeño volumen (1% - 33% del pedido)
No aplica
28Figura 2.25.- Frecuencia de devoluciones de mercaderías
26%
5%
16%
11%
42%
Devoluciones de mercaderías
No aplica (presta
servicios)
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
45
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.28
Volumen de pedidos devueltos
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
Los resultados obtenidos en este ítem se presentaron como una Oportunidad debido a que las
devoluciones que Representaciones Salazar efectúa a sus proveedores es en Pequeño volumen
según el 21% de los proveedores, en Mediano y Gran volumen el 5% y el 69% No aplica.
9.- ¿Representaciones Educativas Salazar le solicita a Ud. cotizaciones o proformas antes
de efectuar formalmente la compra de bienes o de servicios?
Siempre
Casi siempre
A veces
Opciones Respuesta %
Gran volumen 1 5.26
Mediano volumen 1 5.26
Pequeño volumne 4 21.05
No aplica 13 68.42
SUMAN 19 100.00
29Figura 2.26.- Volumen de devoluciones de mercadería
5% 5%
21%
69%
Volumen de devoluciones de mercaderías
Gran volumen
Mediano volumen
Pequeño volumen
No aplica
46
Nunca
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.29
Solicitud de cotizaciones a proveedores
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
A través de los resultados obtenidos, el 16% de los proveedores encuestados afirmó que A veces
entregan cotizaciones a la Editorial Salazar y el 84% indicó que Nunca, la Editorial no solicita
este documento auxiliar por lo cual se evidenció falta de procedimientos adecuados para
efectuar compras, lo cual repercute de forma negativa en los inventarios, por lo que se presentó
una Amenaza.
Opciones Respuesta %
Siempre 0 0.00
Casi siempre 0 0.00
A veces 3 30.00
Nunca 16 160.00
SUMAN 19 190.00
30Figura 2.27.- Solicitud de cotizaciones a proveedores
16%
84%
Solicitud de cotizaciones a proveedores
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
47
9.- ¿Usted mantiene alianzas estratégicas con Representaciones Educativas Salazar?
Sí
No
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.30
Alianzas estratégicas con proveedores
Gráfico de resultados obtenidos:
Interpretación de resultados obtenidos:
Representaciones Salazar no tiene alianzas estratégicas formales con sus proveedores, por ello
el 95% afirmó no las tiene y el 5% que sí, esto permite evidenciar que la Empresa no ha
establecido acuerdos con sus proveedores para obtener ventajas especiales, por lo tal se presentó
así una Amenaza.
Opciones Respuesta %
Sí 1 5.26
No 18 94.74
SUMAN 19 100.00
31Figura 2.28.- Alianzas estratégicas con proveedores
5%
95%
Alianzas estratégicas
Si
No
48
10.- ¿Usted adjunta todos los documentos de soporte tributario (factura y guía de
remisión) y auxiliares (orden de despacho) en el momento de entregar los pedidos de
mercadería que le realiza Representaciones Salazar?
No aplica (presta servicios)
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
Tabulación de resultados obtenidos:
Tabla 2.31
Proveedores que adjuntan documentos en la entrega de pedidos
Gráfico de resultados obtenidos:
Opciones Respuesta %
No aplica (presta servicios) 5 26.32
Siempre 5 26.32
Casi siempre 4 21.05
A veces 1 5.26
Nunca 4 21.05
SUMAN 19 100.00
32Figura 2.29.- Proveedores que adjuntan documentos de soporte en la entrega de pedidos
27%
26% 21%
5%
21%
Proveedores que adjuntan documentos de soporte en la
entrega de los pedidos de mercadería
No aplica (presta
servicios)
Siempre
Casi siempre
A veces
Nunca
49
Interpretación de resultados obtenidos:
Mediante la Figura 2.33 se puede apreciar que existen proveedores que no entregan los
documentos de soporte tributario y auxiliar en el momento que despachan los inventarios, esto
influye de manera negativa para poder mantener un control interno de la bodega y en los
registros contables, por tal motivo se consideró como una Amenaza la falta de entrega oportuna
de estos documentos.
- Competencia
Para efectuar el análisis de la competencia se realizó una entrevista al Sr. Gerente Ángel Salazar
y la Sra. Ivonne Vásquez, para conocer la posición de la Empresa frente a su competencia.
Existen varias empresas dedicadas a la elaboración de textos escolares en el País, la Editora
Salazar considera como competencia seria a Ediciones Coquitos y Prolipa Cía. Ltda.
(Productora de Libros Patito), pero existen otras empresas menos reconocidas, la entrevista se
hará tomando en consideración las dos Empresas mencionadas anteriormente.
1.- ¿Su competencia tiene mayor cantidad de sucursales o puntos de venta?
“Ediciones Coquito y Prolipa Cía. Ltda., sí tienen más puntos de venta que Representaciones
Salazar, otras empresas tienen menor cantidad de sucursales. Representaciones Salazar
actualmente tiene dos puntos de venta en Quito.”
Amenaza, porque sólo existen dos competidores que tienen más sucursales que
Representaciones Educativas Salazar.
2.- ¿Sus competidores tienen mayor cobertura a nivel nacional?
“Sí, ellos tienen cobertura en todas las regiones, a diferencia de Representaciones Salazar que
no tiene en la Región Insular – Galápagos. Salazar Editores subcontrata vendedores por
temporada y ellos deben dirigirse hacia el resto del País, la competencia tiene sus propios
vendedores en las diferentes Regiones del Ecuador”.
Amenaza, porque si la competencia llega a todas las provincias y Representaciones Salazar no
lo hace, la Empresa se encuentra perdiendo un gran volumen de ventas.
3.- ¿Sus competidores tienen mejores canales de distribución de libros?
“Sí, ellos tienen mejores canales de distribución, como sus propios vehículos, Representaciones
Salazar debe enviar los pedidos vía encomienda con buses interprovinciales, esto se debe a que
Ediciones Coquito y Prolipa Cía. Ltda., son empresas mucho más grandes”.
Amenaza, porque al tener que enviar los pedidos vía encomienda, existen mayores riesgos de
que el producto no llegue a su destinatario.
50
4.- ¿Cómo calificaría Ud. los precios a los que vende su competencia comparados con los
que fija Representaciones Educativas Salazar?
“Ahí es cuando Salazar genera competencia hacia ellos, porque los precios son similares y no
por ello la calidad de los libros es inferior”.
Oportunidad, porque los precios son similares a los fijados por la competencia, siendo Coquito
y Prolipa empresas con más años de experiencia en el mercado de textos escolares.
5.- ¿Sus competidores ofrecen mayor variedad en textos escolares?
“Prolipa Cía. Ltda., sí, ellos tienen textos desde Inicial hasta libros para colegio, Coquitos se
especializa también en Inicial; Representaciones Salazar actualmente se dedica también a la
elaboración de libros para Inicial 1 y 2.”
Amenaza, porque los clientes siempre buscan variedad para elegir, si la competencia lo hace
puede optar una mayor cantidad de clientes.
6.- ¿Su competencia entrega servicios adicionales?
“Sí y Representaciones Salazar también lo realiza”.
Amenaza, porque no solo Representaciones Salazar entrega este tipo de servicios a los clientes.
7.- ¿Su competencia utiliza publicidad para promocionar los libros?
“Sí y Representaciones Salazar también, la publicidad que se realiza va dirigida hacia los
profesores y escuelas particulares de forma directa, no por medios de comunicación, sino que
se entregan volantes y anteriormente se daban muestras gratis”.
Amenaza, puesto que Representaciones Salazar utiliza una publicidad muy similar a la de su
competencia.
8.- ¿Sus competidores tienen alianzas estratégicas con los proveedores?
“De ello desconocen los miembros de la Editora Salazar, pero hasta el momento tampoco
tienen alianzas estratégicas”.
Amenaza, porque la empresa no cuenta con alianzas estratégicas con sus proveedores;
teniéndolas podría reducir costos y gastos.
9.- ¿Sus competidores generan más fuentes de empleo?
“Ediciones Coquito y Prolipa Cía. Ltda., por ser empresas más grandes sí pueden brindar
mayor cantidad de empleo que Representaciones Salazar”.
Amenaza, porque Coquito y Prolipa son empresas con mayor trayectoria y sí generan más
fuente de empleo, a diferencia del otro grupo de competencia, el que genera menor grado de
dificultad para posesionarse en el mercado, que genera menor cantidad de fuentes de empleo
que Representaciones Salazar.
51
10.- ¿Cómo se refleja el volumen de venta de sus competidores?
“No, a pesar de que Representaciones Salazar es considerablemente una empresa más
pequeña, el volumen de venta es similar a Coquitos y Prolipa; en la temporada escolar de
septiembre 2015, en la Región Sierra, la Editora Salazar tuvo que dejar de promocionar los
libros, debido a que la imprenta no le aseguraba imprimir grandes cantidades por falta de un
anticipo económico, de otra forma hubiera vendido extraordinariamente.”
Oportunidad, porque a pesar de la experiencia y el tamaña de estas Editoras, el volumen de
ventas es similar, al igual que el precio fijado en sus productos.
2.2.- ANÁLISIS INTERNO
Para efectuar el análisis interno en Representaciones Salazar se estableció una entrevista con el
Gerente General, el Sr. Ángel Salazar y la Sra. Ivonne Vásquez.
- Planificación
1.- ¿Representaciones Educativas Salazar cuenta con un Plan Estratégico?
“No existe un Plan Estratégico, el Sr. Salazar, actual Gerente de la Empresa, se ha encargado
de varias áreas de la organización, es así como no se ha logrado establecer un Plan
Estratégico”.
La falta de un Plan Estratégico es una Debilidad.
2.- ¿Cuál es la misión de la Empresa?
“La Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., diseña y comercializa textos
escolares, de la mejor calidad a precios accesibles, impulsando el desarrollo en nuestro País.”
Ventajosamente la Empresa tiene su Misión, pero si el personal no la conoce es una Debilidad.
3.- ¿Cuál es la visión de la Empresa?
“Nuestra visión es ser una de las editoras líderes en nuestro País, brindando productos de
calidad a precios accesibles y, expandirnos hacia nuevos mercados del exterior”.
Ventajosamente la Empresa tiene su Visión, pero si el personal no la conoce es una Debilidad.
4.- ¿Cómo define sus objetivos la Editorial Salazar?
“Los define el Gerente General, a través de la búsqueda de necesidades que requiere la
Empresa, a continuación se presentan los objetivos planteados:
Lograr mayor reconocimiento de la marca, a través de una mayor cobertura de nuestros
productos en el País.
Aumentar la cantidad de ediciones que se elaboran en un año, a través de la destinación
de mayores recursos hacia la investigación de los contenidos.
52
Establecer mayor fidelidad de nuestros clientes, siendo considerados como la mejor
opción para consultar y obtener conocimiento.
Contar con personal capacitado y motivado, efectuando los debidos procesos de selección
y reconocimiento para propiciar un ambiente de trabajo agradable.”
La definición de objetivos por parte de la Editora Salazar no son estructurados sobre una base de
objetivos generales y específicos, esta es una debilidad.
5.- ¿Cómo define sus metas la Editora Salazar?
“Para el año 2015 no se han planteado metas”.
Es una debilidad porque así la Empresa no puede evaluarse periódicamente y analizar cuáles
han sido los aciertos y desaciertos.
6.- ¿Cómo se diseñan las estrategias en la Editora Salazar?
“De forma informal, no se encuentran socializadas con el resto de la organización, el Señor
Gerente efectúa las indicaciones generales de acuerdo a las situaciones que se presenten”.
Si las estrategias no se encuentran socializadas con el resto del personal, la consecución de
objetivos será mucho más difícil, por ello es una Debilidad.
7.- ¿Cómo diseña la Empresa sus procesos?
“Los procesos no se encuentran formalmente diseñados, el Sr. Salazar da las respectivas
indicaciones de trabajo a realizar, de acuerdo a las situaciones que se presenten”.
Es una Debilidad, porque los miembros de la organización no tienen un conocimiento claro de
cuáles son los procesos que tiene la Editora.
8.- ¿Cómo ha implementado políticas la Empresa?
“Las políticas que se han implementado son únicamente para el área de ventas, a los
vendedores y a los sub-distribuidores; no existen políticas para otras áreas de la Editora”.
Es una Debilidad que la empresa no haya diseñado ni socializado políticas para todas las áreas,
las políticas son necesarias para perfilar la conducta del personal.
9.- ¿Cómo ha diseñado procedimientos la Editora Salazar?
“De igual forma que los procesos, no se han diseñado formalmente”.
Es una Debilidad, porque los miembros de la Organización no conocen los procedimientos y
esto impide que el personal pueda desempeñarse adecuadamente.
10.- ¿Cómo diseña programas la Editora Salazar?
“Actualmente, no se diseñan programas en la Editora”
Es una Debilidad, que la Editora no diseñe programas ni proyectos, porque lo debería realizar
para cada temporada escolar.
53
- Organización
1.- ¿Cuál es la Estructura Orgánica definida?
Es una debilidad; la Editora Salazar ha definido su Estructura Orgánica, pero no se ajusta a la
situación real de la Empresa, puesto que algunos cargos faltan y otros departamentos de
asesoría, no se encuentran correctamente ubicados.
2.- ¿Existe un manual de funciones para cada cargo?
“No, porque no se ha formalizado la estructura orgánica y sólo se tiene un bosquejo de la
misma”.
Es una Debilidad, porque si los colaboradores no conocen sus funciones cómo sabrán cuáles
son las actividades que deben ejecutar y cómo realizarlas.
3.- ¿El personal es reclutado por medio de un proceso adecuado?
“Sí, antes de contratar al personal solicitado, se busca el perfil para el cargo y se efectúan las
respectivas llamadas para confirmar los datos de las hojas de vida; una vez que se ha
contratado al personal, se lo capacita”.
Es una Fortaleza, porque un personal que cumpla con el perfil necesario facilitará la ejecución
de acciones y reducirá los errores.
4.- ¿En qué nivel de la organización existe mayor cantidad de personal?
“Actualmente, en el directivo, porque se ha contratado a sub-distribuidores y no existen en
nómina vendedores.”
54
Es una Debilidad porque el personal está mal distribuido, debe existir mayor cantidad de
personal en el Área Operativa porque los procesos agregadores de valor son los más
importantes.
5.- ¿Existe personal subcontratado?
“Sí, los sub-distribuidores, a quienes se les entrega la mercadería en consignación, si ellos no
logran vender la cantidad que se les entrego ellos pueden devolver, esto se lo realizó para
evitar el permanente control en los empleados.”
Debilidad, si bien la Empresa no tiene a todos los vendedores como empleados de la Empresa,
la subcontratación le permite ejercer menor control sobre ellos.
6.- ¿Se capacita al personal?
“Sí, siempre, antes de iniciar con la promoción de los libros, son capacitados por las Autoras
de los textos durante un mes, para que ellos puedan presentar la diferenciación de la Marca”.
Fortaleza, un personal bien capacitado podrá desempeñarse de mejor manera y traer beneficios
a la Empresa.
7.- ¿Se encuentran definidas las responsabilidades para cada cargo?
“No se encuentran definidas por responsabilidades porque la Estructura Orgánica aún no es
acorde a la situación de la Empresa”.
Debilidad, si los funcionarios son saben la responsabilidad de su cargo, no podrán
desempeñarse a cabalidad.
8.- ¿Cómo se desarrolla la asignación de recursos materiales para las distintas áreas?
“Para el área de ventas, cuando se contrata a vendedores, se realiza la asignación de recursos
previo análisis, mediante con hojas de ruta, que facilita la elaboración de un presupuesto”.
Fortaleza, debido a que se basan en un documento como es la Hoja de Ruta, lo que les
permitirá organizarse estratégicamente.
9.- ¿Los miembros de la Editora pueden tomar decisiones propias sin necesidad de
consultar con su jefe?
“Dependiendo de la situación que se presente; si se trata de algo que involucre negociaciones
con el cliente, solo las realiza el Sr. Salazar, Gerente General de la Empresa”.
Fortaleza, este es el tipo de organización mecanicista, basada en el desempeño de los
empleados motivos por fuerzas intrínsecas.
10.- ¿Existen sistemas de optimización de recursos en las áreas de la Empresa?
“Formalmente no se encuentran definidos los sistemas de optimización de recursos, pero sí se
establecen formas para reducir costos y gastos, anteriormente la Editora regalaba muestras de
55
los textos escolares, actualmente, si la Escuela donde se presentó el producto no efectuó la
compra, se solicita la devolución del libro”.
Debilidad porque si se realiza la optimización de recursos sin una socialización, solo un
pequeño grupo de la Empresa aplicará la optimización d los recursos.
- Dirección
1.- ¿Quiénes están al frente de las diferentes áreas demuestran liderazgo en su
desempeño?
“Sí, para ello se forman grupos de vendedores y se elige un coordinador que tenga el perfil de
liderazgo para poder motivar al personal”.
Fortaleza, para lograr los resultados esperados, será necesario que exista un guía que apoye y
motive al personal, pero no siempre han logrado la suficiente motivación del personal, aún
formando los equipos de trabajo.
2.- ¿Los miembros de la Editora Salazar muestran aceptación a los cambios?
“Dependiendo las circunstancias la mayor parte del personal se adapta”.
Debilidad, usualmente las personas tienden a acostumbrarse a la rutina de sus actividades, pero
el personal debe estar apto para aceptar y adaptarse a los cambios que se presentan, sin ello la
Empresa dejaría de ser competitiva.
3.- ¿Cuál es el tipo de comunicación utilizado en la Editorial?
“Dependiendo de la importancia del asunto se trata la comunicación; si es sobre negociaciones
con los pedidos, se lo trata vía llamada y si es otro tipo de asuntos mediante correo
electrónico.”
Es una fortaleza que la Empresa utilice apropiadamente la comunicación sobre la base de
importancia de los asuntos.
6.- ¿Cuál o cuáles son las formas de incentivos para el personal?
“La forma más utilizada para incentivar al personal es mediante incentivos económicos, los
vendedores siempre desean ganar más bajo comisiones.”
Debilidad, porque los incentivos económicos presuponen un tipo de organización orgánica, es
decir, la Empresa a través de los incentivos busca que la persona satisfaga sus necesidades
básicas, pero el empleado no encuentra una mayor satisfacción a nivel de conocimiento o
afectivo.
7.- ¿Se aplican estrategias para reducir el estrés del personal?
“Sí, se organizan campeonatos de fútbol para que se reduzca el estrés del personal.”
56
Fortaleza, porque se realizan actividades para reducir el estrés, creando de este modo, un
ambiente confortable para propiciar el trabajo.
8.- ¿Existen medidas implementadas para estimular la creatividad del personal?
“No, las autoras de los libros usualmente, son las encargadas de elaborar el contenido de los
libros y hacerlo de forma creativa.”
Debilidad, una empresa debe crear espacios para que el personal manifieste sus opiniones, esto
permitirá que el personal se identifique con la Editora.
9.- ¿Cómo se desarrolla la supervisión de los encargados de cada área, a sus respectivos
subordinados?
“De forma permanente, muchas veces la falta de supervisión ha causado desorden y pérdidas
de mercadería”.
Debilidad, la permanente supervisión reduce tiempos para efectuar otras actividades y esto se
presenta cuando el personal no conoce a cabalidad sus funciones y no se muestran responsables,
imitando el perfil de valores que requiere la Editora Salazar.
10.- ¿En la Editorial Salazar se ha fomentado el trabajo en equipo?
“Sí, organizar equipos de trabajo en los vendedores ha sido muy beneficioso”.
Fortaleza, porque la distribución de personal y trabajo permite fomentar el compañerismo y la
consecución de objetivos empresariales, de una manera dinámica.
11.- ¿Qué grado de influencia ejerce el líder en el desempeño de los colaboradores?
“Una influencia alta, ya que al organizar equipos de trabajo de vendedores, cada líder trata de
ejecutar más ventas que el otro equipo.”
Fortaleza, porque si bien un líder influye positivamente en los miembros del equipo ellos
desempeñarán mejor sus funciones, pero, por tratar de efectuar más ventas que el otro equipo,
puede presionar en demasía a sus colaboradores.
- Control
1.- ¿Qué tipo de controles se presentan con más frecuencia?
“Controles preventivos, en las últimas temporadas escolares se han efectuado controles sobre
las muestras entregadas. Los Controles concurrentes se han ido aplicando en la constatación
de que los vendedores han cumplido con la hoja de ruta”.
Fortaleza, porque no se ejerce este tipo de control en todas las áreas de la Editora, además,
recién se están implementando a causa de las fallas de control interno que ya se han manifestado
en pérdidas económicas.
57
2.- ¿Existe control interno en los procesos de elaboración del contenido de libros?
“Sí, varios controles antes de que se impriman los libros”.
Fortaleza, porque pese a los controles antes de la impresión de libros, se han presentado
errores, tanto de las imprentas como de la Editora Salazar, provocando el estancamiento de una
gran cantidad de libros que por fallas no podrán ser vendidos.
3.- ¿Existe control interno implementado en el área de bodega - inventarios?
“No, nunca se ha implementado ningún tipo de control en la bodega, por ello se han
presentado pérdidas de mercadería, recién se ha designado a una persona como encargado de
la bodega”.
Debilidad, porque en la bodega reposan los activos primordiales del giro del negocio y, la falta
de custodio a estos bienes ha desencadenado una serie de problemas, muestra de ello, es el
estancamiento de varias ediciones, que por sus años de edición, difícilmente podrán ser
vendidos al precio fijado, también se presentaron sustracciones y se entregaban muestras gratis
sin ningún tipo de control.
4.- ¿Al término de cada período fiscal, se establecen comparaciones con años anteriores?
“Anteriormente no se lo había realizado, los anteriores contadores no preparaban la
información adecuada para analizarla; a partir del año 2014 se cambió de contador y se
espera que al término del año 2015 se puedan establecer comparaciones con fiabilidad”.
Debilidad, porque si una Empresa no conoce con seguridad los resultados de períodos
anteriores con los presentes, la toma de decisiones será complicada y no permite que el ente
corrija los errores de años pasados.
5.- ¿Se efectúan procesos de retroalimentación en base a los resultados obtenidos?
“Sí, pero de forma informal, sin ningún tipo de reunión ni actas en las que se registren los
acuerdos a los que lleguen los socios y administradores”.
Debilidad, si la Editora Salazar no efectúa un análisis de resultados obtenidos, los desaciertos
se presentarán nuevamente y la toma de decisiones no será acertada, porque el desconocimiento
de la situación de la Empresa conlleva al fracaso.
6.- ¿Se efectúan controles de calidad de los textos escolares?
“Sí, pero quien lo realiza es el Sr. Gerente, no existe una persona designada para efectuar el
control de calidad de los textos ya impresos”.
Debilidad, porque no se ha delegado a otro colaborador la gestión de controlar la calidad y el
Sr. Gerente descuida la esencia propia de área de inmersión.
58
7.- ¿Se efectúan controles de gestión de calidad en la atención a clientes?
“No, actualmente la atención al cliente la realiza el Sr. Gerente, en temporadas escolares
anteriores no se efectuaban controles de atención a clientes”.
Debilidad, porque el Sr. Gerente tiene a cargo demasiadas funciones y se dificultaría la atención
que pueda brindar a cada cliente.
8.- ¿Se efectúan controles permanentes sobre la utilización de los activos fijos de la
Editorial?
“La Editora no dispone de un alto valor en activos fijos, puesto que la elaboración del
contenido de libros se realiza en archivo digital, pero el local ubicado en la Zona Norte de
Quito, están muebles y enseres de la Compañía, pero el local se encuentra cerrado desde hace
varios meses y ninguna persona de la Empresa custodia permanentemente estos activos”.
Debilidad, porque la Propiedad, Planta y Equipo que tiene actualmente la Empresa, no
representan un alto valor en los Activos.
9.- ¿Se efectúan controles relacionados a la utilización de los recursos financieros de la
Editorial?
“Sí, lamentablemente todo el dinero que se cobra, se destina únicamente al pago de deudas
pendientes que ha venido teniendo la Empresa”.
Debilidad, la Empresa viene contrayendo un alto grado de endeudamiento de años anteriores,
esto repercute negativamente en la producción de una mayor cantidad de libros, las imprentas
les solicitan anticipos, de acuerdo a la cantidad de textos; la Editora Salazar no cuenta con
dinero suficiente para ampliar el negocio.
10.- ¿Qué medidas de seguridad se han implementado en la bodega?
“En la bodega no se ha implementado ningún tipo de seguridad a parte de la colocación de un
candado en la puerta, la Editora no cuenta con alarmas de seguridad”.
Debilidad, porque la bodega no se encuentra en el local del Sur de la Ciudad, está cerca pero no
existen seguridades adicionales, para prevenir sustracciones de personas ajenas a la empresa,
además, la bodega mucha humedad, lo que causa el deterioro de los libros.
59
2.3.- FODA
Fortalezas
Son fuerzas internas que le permiten a una entidad tomar ventaja, para aprovechar las
oportunidades que se presenten en el exterior o para reducir los impactos producidos por las
amenazas.
Debilidades
Son características negativas que se presentan en las empresas, por vulnerabilidad en algunas
áreas, las cuales deberán ser tratadas para reducir el impacto de los factores externos.
Oportunidades
Son eventos beneficiosos para algunas empresas, por la naturaleza propia de las mismas, que
provienen de factores económicos, políticos, demográficos, tecnológicos, sociales y culturales,
ocasionando ventajas para la consecución de sus objetivos y metas.
Amenazas
Son eventos perjudiciales para algunas empresas, por la naturaleza propia de las mismas, que
provienen de factores económicos, políticos, demográficos, tecnológicos, sociales y culturales,
ocasionando dificultad para la consecución de sus objetivos.
60
33Figura 2.30.- Fortalezas y Debilidades de la Editorial
Fortalezas
La reclutación de personal se lo hace de acuerdo a un perfil y efectuando confirmaciones. Siempre se capacita al personal contratado, especialmente a vendedores.
La asignación de recursos se lo realiza mediante hojas de ruta.
Sí se aplican estrategias para reducir el estrés del personal.
Se ha fomentado el trabajo en equipo.
El líder de cada equipo de trabajo tiene una alta influencia.
Los controles más utilizados en la Empresa son los preventivos.
Se realizan varias verificaciones antes de que se impriman los ejemplares.
Debilidades
La Empresa no cuenta con un Plan Estratégico
No se ha difundido la visión y misión de la Empresa.
La Empresa no ha definido metas, estrategias, procesos, políticas, procedimientos, ni programas.
No existe una Estructura Orgánica bien definida.
No existen manuales de funciones.
La mayor cantidad de personal se encuentra en el Nivel Directivo.
Frecuentemente se subcontrata personal.
No se encuentran formalmente diseñados sistemas de optimización de recursos.
Sólo se incentiva al personal de forma económica.
No existen medidas para incentivar la creatividad del personal.
Existe supervisión permanente a los colaboradores.
No existe control interno implementado en el área de bodega - inventarios.
No se han implementado medidas de seguridad en la bodega.
No se realiza una retroalimentación a final de cada año.
No existe una persona encargada de efectuar el análisis de calidad de los libros. No se efectúan controles para verificar la buena utilización de los activos fijos de la empresa.
61
34Figura 2.31.- Oportunidades y Amenazas de la Editorial
Oportunidades
Fijación de Tasas de Interés activa y pasiva referencial.
Garantización de derechos de propiedad intelectual.
3.352.181 demografía entre 0 y 9 años de edad.
Tendencia de reducción de pobreza y pobreza extrema.
Excelente percepción de los clientes hacia los libros de la Empresa.
Los precios fijados para los libros resultan accesibles para los clientes.
La principal razón de compra de clientes de la Cía. es el contenido de los textos.
Los precios fijados por la competencia son similares a los de la Cía.
El volumen de ventas con la competencia es similar, a pesar de que la Cía. Salazar es relativamente pequeña.
Amenazas
Incremento de la inflación en los meses de inicio de clases.
Aumento de deuda con referencia al PIB.
Incremento de puntos de Riesgo País.
Gratuidad de la educación en el País.
Altos precios de maquinarias para la reproducción de los libros.
Escaza variedad de libros para ofrecer a los clientes.
Los clientes perciben ineficiencia en la entrega de sus pedidos.
La mayor parte de clientes de la Editorial tienen cuentas pendientes de pago a más de 120 días.
La Empresa tiene cuentas pendientes de pago a varios proveedores, por más de 120 días.
La Editorial efectúa sus pagos a proveedores en efectivo.
A menudo se realizan devoluciones de mercadería a los proveedores.
No todos los proveedores entregan documentos de descargo fiscal.
Los proveedores han percibido falta de logística en la Cía. Salazar.
Los proveedores no les entregan cotizaciones o proformas.
No cuentan con alianzas estratégicas con los proveedores.
La competencia tiene más sucursales, mejores canales de distribución y mayor variedad de productos.
62
2.4.- HOJA MATRIZ FODA
Tabla 2.32
Hoja Matriz FODA
FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
1.- La reclutación de personal se realiza en base
a un perfil del cargo.
1.- La Empresa no cuenta con un Plan
Estratégico.
2.- Se capacita permanentemente al personal. 2.- Los empleados desconocen de la misión y
visión de la Empresa.
3.- La asignación de recursos se realiza mediante
hojas de ruta.
3.- La Empresa no ha definido metas, estrategias,
procesos, políticas, procedimientos, ni programas.
4.- Se aplican estrategias para reducir el estrés. 4.- La Estructura Orgánica y las funciones de
cada cargo no están definidas.
5.- Se ha fomentado el trabajo en equipo. 5.- No existen sistemas formales de optimización
de recursos.
6.- El líder de cada equipo de trabajo ejerce una
alta influencia.
6.- Sólo se incentiva al personal de forma
económica.
7.- Los controles más utilizados son los
preventivos.
7.- No existe control interno implementado en el
área de bodega-inventarios, ni seguridad.
8.- Se realizan varias verificaciones antes de la
reproducción de los libros.
8.- No se realiza retroalimentación de resultados
al final de cada año.
9.- No se ha determinado una persona para que
realice el análisis de calidad.
10.- No se efectúan controles para verificar la
utilización de activos fijos.
HOJA MATRIZ
FODA
63
Tabla 2.32
Hoja Matriz FODA (continuación)
OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)
1.- El B.C.E fija las tasas de interés activa y
pasiva referencial.
1.- Acceder a créditos para la adquisición de
maquinarias para la impresión de los libros.
2.- El IEPI garantiza y fomenta derechos de
propiedad intelectual.
2.- Capacitar al personal en los procesos de
obtención de derechos de autor, bajo la
marca Mágicas Travesuras.
3.- 3.352.181 demografía entre 0 y 9 años de
edad.
3.- Buscar nuevos mecanismos para la
reducción de costos y ofrecer módicos
precios a familias de escasos recursos.
4.- Tendencia de reducción de pobreza y pobreza
extrema.
5.- Excelente percepción de los clientes sobre los
textos escolares.
8.- Efectuar retroalimentación de resultados
periódicamente, de manera formal, con el
personal y directivos.
6.- Los precios fijados resultan accesibles para
los clientes.
9.- Elaborar el Plan Estratégico de la
Empresa, tomando como base la satisfacción
de los clientes.
7.- La principal razón de compra de clientes de la
Cía. es el contenido de los textos.
4.- Encaminar las verificaciones de
producción especialmente en el contenido de
los textos.
8.- Los clientes sí recomendaría los textos de la
Cía. Salazar.
10.- Delegar a un funcionario de la Empresa
para que mejore la calidad en los textos y la
atención al cliente.
9.- Los precios fijados por la competencia son
similares a los de la Cía.
10.- El volumen de ventas con la competencia es
similar, a pesar de que la Cía. Salazar es
relativamente pequeña.
64
Tabla 2.32
Hoja Matriz FODA (continuación)
AMENAZAS (A) ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)
1.- Incremento de inflación en los meses de inicio
a clases.
2.- Incremento del Riesgo País.
3.- Gratuidad de la Educación en el País. 5.- Capacitar al personal para aumentar el
nivel de ventas en las unidades educativas
particulares.
4.- Altos precios de maquinaria especial para la
impresión y acabado de libros.
5.- Los clientes perciben ineficiencia en la
entrega de pedidos.
11.- Implementar control interno en los
inventarios de la empresa.
6.- La empresa tiene una cartera de clientes
vencida y pagos pendientes a más de 120 días.12.-Definir políticas de cobro y de pago.
7.- Los proveedores no se encuentran conformes
por recibir sus pagos en efectivo por parte de la
Cía. Salazar.
6.- Ejecutar nuevos planes y controles de
prevención, para reducir riesgos por pagos
en efectivo.
8.- No todos los proveedores entregan
documentos de sustento legal.
7.- Efectuar erogaciones de dinero
solamente contra documentos de sustento
tributario.
9.- La competencia tiene mejores canales de
distribución.
13.- Buscar nuevos mecanismos para
incentivar al personal, promoverlos a
mejores puestos en diferentes ciudades del
País.
10.- La competencia tiene mayor cantidad de
sucursales y cobertura a nivel nacional.
65
CAPÍTULO III
3.- MARCO TEÓRICO
3.1.- NORMATIVA CONTABLE
NIIFs
Las NIIFs son normas emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad, tienen
el propósito de que la información financiera que se prepara por las entidades sea comparable,
razonable y transparente, esto permitirá que los grupos de interés puedan tomar decisiones
adecuadas, estas normas comprenden:
Las Normas Internacionales de Información Financiera comprenden 15 NIIFs emitidas
actualmente, según (Chávez, Hansen-Holm, Hansen-Holm, & Hansen-Holm, 2011)
1.- Adopción por primera vez de las NIIFs
2.- Pagos basados en acciones.
3.- Combinaciones de negocios.
4.- Contratos de Seguros
5.- Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones interrumpidas.
6.- Exploración y explotación de recursos minerales.
7.- Instrumentos financieros: información a revelar
8.- Segmentos de operación
9.- Instrumentos financieros
10.- Estados financieros consolidados
11.- Acuerdos conjuntos
12.- Información a Revelar sobre Participaciones en Otras Entidades
35Figura 3.1.- Normas Internacionales de Información Financiera
Adaptado de (Nic Niif Org, 2015)
Normas Internacionales de Información
Financiera
NIIFs
NIC
Interpretaciones del CINIIF
Interpretaciones del SIC
66
13.- Medición del valor razonable
14.- Cuentas de Diferimientos de Actividades Reguladas
15.- Ingresos de Actividades Ordinarias Procedentes de Contratos con Clientes
Las NIIFs en Ecuador
Según Resolución No. 08.G.DSC.010, emitida por la Superintendencia de Compañías, se
establecieron tres grupos que debería aplicar el cronograma de adopción de NIIFs,
obligatoriamente, desde el 2010 hasta el 2012.
Tabla 3.1
Cronograma de Implementación de NIIFs en Ecuador
Adaptado de (Superintendencia de Compañías, 2008)
Según el Artículo 1, de la Resolución No. SC.Q.ICI.CPAIFRS.11.01, emitida por la
(Superintendencia de Compañías, 2011):
“Para efectos del registro y preparación de estados financieros, la Superintendencia de
Compañías califica como PYMES a las personas jurídicas que cumplan las siguientes
condiciones:
a) Activos totales inferiores a CUATRO MILLONES DE DÓLARES;
Grupos NIIFFecha de
aplicaciónEntes obligados
Año de
transición
Primer
grupo
NIIF
FULL
A partir del
1 de enero
del 2010
Compañías y entes sujetos y regulados por la
Ley de Mercado de Valores, así como todas
las compañías que ejercen actividades de
auditoría externa.
2009
Segundo
grupo
NIIF
FULL
A partir del
1 de enero
del 2011
Las compañías que tengan activos totales
iguales o superiores a US $ 4’000.000,00 al
31 de diciembre del 2007. (compañías
Holding o tenedoras de acciones, compañías
de economía mixta y las que bajo la forma
jurídica de sociedades constituya el Estado y
entidades del sector público y entidades
privadas nacionales o extranjeras que
cumplan con las condiciones)
2010
Tercer
grupo
NIIF
PYMES
A partir del
1 de enero
de 2012
a) Activos totales inferiores a CUATRO
MILLONES DE DÓLARES; b) Registren
un Valor Bruto en Ventas Anuales inferiores
a CINCO MILLONES DE DÓLARES; y,
c) Tengan menos de 200 trabajadores
2011
67
b) Registren un Valor Bruto en Ventas Anuales inferiores a CINCO MILLONES DE
DÓLARES; y,
c) Tengan menos de 200 trabajadores (Personal Ocupado). Para este cálculo se tomará el
promedio anual ponderado.
Se considerará como base los estados financieros del ejercicio económico anterior al
período de transición”.
Esta Norma es simplificada, por lo que las entidades que la apliquen no deben efectuar el
tratamiento de algunas revelaciones. Las empresas que sean consideradas como PYMES, no tienen
la obligación de publicar sus Estados Financieros.
NIIF PYMES
La NIIF PYMES es una norma expedida por la IASB, con el propósito de que las entidades
pequeñas y medianas apliquen las mismas directrices para la presentación de los estados
financieros, para que se puedan efectuar consolidaciones, comparaciones y análisis bajo la misma
base contable, facilitando la toma de decisiones de inversionistas, agentes bursátiles, gerentes,
dueños de empresas, acreedores, entre otros.
La NIIF PYMES presenta su contenido clasificándolo en temas, cada uno de ellos reciben el
nombre de Secciones, en su totalidad son treinta y cinco, algunos de ellos incluyen también
apéndices de guía de implementación, que facilitan la aplicación de la normativa.
Secciones y apéndices NIIF PYMES, según (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez, 2011)
1. Pequeñas y medianas entidades
2. Conceptos y principios generales
3. Presentación de estados financieros
4. Estado de situación financiera
5. Estado del resultado integral y estado de resultados
6. Estado de cambios en el patrimonio y estado de resultados y ganancias acumuladas
7. Estado de flujos de efectivo
8. Notas a los estados financieros
9. Estados financieros consolidados y separados
10. Políticas contables, estimaciones y errores
11. Instrumentos financieros básicos
12. Otros temas relacionados con los instrumentos financieros
13. Inventarios
14. Inversiones en asociadas
15. Inversiones en negocios conjuntos
16. Propiedades de inversión
17. Propiedades, planta y equipo
18. Activos intangibles distintos de la plusvalía
19. Combinaciones de negocio y plusvalía
20. Arrendamientos
21. Provisiones y contingencias
Apéndice – guía para el reconocimiento y la medición de provisiones
22. Pasivos y patrimonio
Apéndice – ejemplo de la contabilización de deuda convertible por parte del emisor
23. Ingresos de actividades ordinarias
Apéndice – ejemplos de reconocimiento de ingresos de actividades ordinarias según los
principios de la sección 23
68
24. Subvenciones del gobierno
25. Costos por préstamos
26. Pagos basados en acciones
27. Deterioro del valor de los activos
28. Beneficios a los empleados
29. Impuesto a las ganancias
30. Conversión de la moneda extranjera
31. Hiperinflación
32. Hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa
33. Informaciones a revelar sobre partes relacionadas
34. Actividades especiales
35. Transición a la NIIF para las pymes
SECCIÓN 13 NIIF PYMES - INVENTARIOS
Esta sección fue elaborada específicamente para emitir las directrices del tratamiento contable de
los Inventarios, que comprende tanto el reconocimiento como la medición de los mismos.
El reconocimiento se refiere a la identificación de cuáles son los activos que corresponden al grupo
de Existencias; mientras que la medición determina el valor monetario al que los inventarios deben
ser contabilizados razonablemente.
Párrafo 13.1.- Alcance
La sección 13 tiene su alcance sobre tres grupos de Inventarios que son:
36Figura 3.2.- Alcance Sección 13 NIIFs PYMES
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Ejemplos:
Tipos de inventarios
Principio de la Sección 13
Reconocimiento de los inventarios
Mantenidos para la venta
- Inventario de libros.
En proceso de producción
- Inventario de libros en
proceso de impresión.
En forma de materiales o suministros
- Inventario de hojas para la impresión de
libros.
69
Párrafo 13.2.- La sección 13 NIIF PYMES no se aplica para los siguientes inventarios:
Párrafo 13.3.- Esta sección no se aplica a la medición de inventarios mantenidos por:
37Figura 3.3.- Inventarios en los que no se aplica la Sección 13 NIIF PYMES
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
1.- Las obras en progreso relacionados con los
Contratos de Construcción)
3.- Los activos biológicos (productos agrícolas -
cosecha o recolección).
2.- Los instrumentos financieros
38Figura 3.4.- Inventarios que no se aplican en la sección 13 NIIF PYMES
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Productos agrícolas,
forestales y minerales
Materias primas
cotizadas
Que midan sus inventarios a valor
razonable, menos el costo de venta con
cambios en resultados.
70
Párrafo 13.4.- Medición de los inventarios:
Párrafo 13.5.- Costo de los inventarios:
39Figura 3.5.- Medición de inventarios
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
El importe
menor entre:
El costo
El precio de
venta estimado
Menos
(-)
Los costos de
terminación y
venta
Igual
(=)
Inventarios
medidos
40Figura 3.6.- Costo de los Inventarios
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Costo de los inventarios
Costos necesarios para dar las condiciones y ubicaciones actuales.
Costos de adquisición
- Precio de compra
- Aranceles de importación
- Otros impuestos (no recuperables)
- El transporte
- La manipulación
- Otros costos directamente atribuibles a la adquisición
Los descuentos comerciales y las rebajas
recibidas se deducirán para determinar el costo
de adquisición.
Costos de transformación
- Costos directamente relacionados con las unidades de
producción, como la mano de obra directa.
- Distribución sistemática de los costos indirectos de producción variables o fijos, utilizados para transformar materias primas en
productos terminados.
Costos Indirectos de producciónn fijos.- su valor no aumenta ni
disminuye en relación al volumen de producción. Ejemplo:
depreciación del edificio y equipos de fábrica.
Costos indirectos variables.- varían directamente de acuerdo al
aumento o disminución del volumen de producción.
71
Párrafo 13.9.- Distribución de los costos indirectos de producción
Párrafo 13.10.- Producción conjunta y subproductos
41Figura 3.7.- Distribución de los costos indirectos de producción
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Distribución de los costos indirectos de
producción
Se distribuirán los costos indirectos fijos de
producción entre los costos de transformación sobre la base de unidades
de producción normal.
Capacidad normal es la producción que se
espera conseguir en promedio, a lo largo de
varios períodos.
Puede usarse el nivel real, si éste se aproxima a la
capacidad normal de producción.
El importe de costo indirecto fijo distribuido
a cada unidad de producción no se
incrementará como consecuencia de un nivel
bajo de producción.
Los costos indirectos no distribuidos se reconocerán como
gastos en el período en que hayan sido
incurridos.
Cuando la producción aumente, el importe de
costo indirecto fija disminuirá al distribuir
a cada unidad.
Los costos indirectos variables se distribuirán a
cada unidad de producción sobre la base del nivel real de uso de
los medios de producción.
42Figura 3.8.- Producción conjunta y subproductos
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Producción conjunta y
subproductos
Se produce cuando en la
producción de un producto principal,
simultáneamente se fabrican
subproductos.
Cuando los costos no sean
identificables por separados, se
utilizarán bases coherentes y racionales.
La distribución podría basarse: en el valor de
mercado relativo de cada producto de cada producto en el mercado.
La mayoría de los
subproductos, naturalmente no
son significavos. Se medirán al
precio de venta, menos el costo de
terminación y venta, deduciendo
este imorte del costo del producto
principal.
El importe en libros del producto
principal no resultará
significativamente diferente de su
costo.
72
Párrafo 13.11 y Párrafo 13.13.- Otros costos incluidos y costos excluidos de los inventarios
43Figura 3.9.- Otros costos incluidos y excluidos de los inventarios
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Costos incluidos
Una entidad incluirá otros costos en la medida de que se haya incurrido en ellos para darles condición y ubicación actuales.
En algunas circunstancias, el cambio en el valor razonable del instrumento de cobertura en una cobertura de riesgo de interés fijo o de riesgo de precio de materia prima cotizada mantenida ajuste el importe en libros de ésta.
Costos excluidos
a) Importes anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros costos de producción.
b) Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios durante el proceso productivo, previos a un proceso de elaboración ulterior.
c) Costos indirectos de administración que no contribuyan a dar a los inventarios su condición y ubicación actuales.
d) Costos de venta.
73
Párrafo 13.14.- Costo de los Inventarios para un prestador de servicios
Párrafo 13.15.- Costo de los productos agrícolas recolectados de activos biológicos
44Figura 3.10.- Costos de los inventarios para prestadores de servicios
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Prestadores de servicios con inventarios
Costos
- Mano de Obra
- Costos del personal directamente involucrado en la prestación del servicio, inclyendo personal de supervisión y otros costos indirectos atribuibles.
No se incluirán márgenes de ganancia ni costos indirectos no
atribuibles.
Gastos del Período
- Costos relacionados con ventas y con el
personal de administración
general
Medirán los inventarios por los costos que suponga
su producción
45Figura 3.11.- Costo de los productos agrícolas recolectados de activos biológicos
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Inventarios de
productos agrícolas
cosechados o
recolectados
Sección 34
Reconocimiento
Inicial, por su valor
razonable.
Medición
Menos los costos
estimados de venta,
en el punto de su
cosecha o recolecció
n.
Valor razona
ble
74
Párrafo 13.16.- Técnicas de medición del costo, tales como el costo estándar, el método de los
minoristas y el precio de compra más reciente
Párrafo 13.17.- Fórmulas de cálculo del costo
46Figura 3.12.- Técnicas de medición del costo
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Técnicas de medición del costo
Costo estándar
Tomarán en consideración los
niveles normales de materias primas,
suministros, mano de obra, eficiencia y utilización de la
capacidad.
Método de los minoristas
Mide el costo reduciendo el precio de venta del inventario por un porcentaje apropiado
de margen bruto.
Precio de compra más reciente
Si los resultados se aproximan al costo.
47Figura 3.13.- Métodos de cálculo del costo
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
75
Párrafo 13.19.- Deterioro de valor de los Inventarios
Párrafo 13.20.- Reconocimiento como un gasto
48Figura 3.14.- Deterioro del valor de los inventarios
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Deterioro del valor
de los inventarios
Sección 27 NIIF PYMES.- expresa que se requiere que
una entidad evalúe al final de cada período sobre el que
se informa si los inventarios están deteriorados.
Inventarios deteriorados.- si el importe en
libros no es totalmente recuperable
Por daños Obsolescencia Precios de venta
decrecientes
Si existiere deterioro, se requiere que la entidad mida el
inventario a su precio de venta menos los costos de
terminación y venta y que se reconozca una pérdida
por deterioro de valor.
49Figura 3.15.- Reconocimiento como un gasto
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Reconocimiento como un gasto
Cuando los inventarios se vendadn
La entidad reconocerá el importe en libros de éstos como un gasto en
el período.
Algunos inventarios pueden distribuirse a
otras cuentas de activo
Ejemplo: los inventarios que se emplean como un componente de las
propiedades, planta y equipo de propia
construcción.
76
Párrafo 13.22.- Información a revelar
SECCIÓN 27 NIIF PYMES.- DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS
Párrafo 27.2.- Deterioro del Valor de los Inventarios
50Figura 3.16.- Información a revelar
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Una entidad revelará la siguiente
información
a) Políticas contables
adoptadas para la medición de
inventarios y la fórmula del costo
utilizada.
b) El importe total en libros de los inventarios.
c) El importe de los inventarios
reconocido como gasto durante el período.
Las pérdidas por deterioro
del valor reconocidas o
revertidas
El importe total en libros
de los inventarios
pignorados en garantía de
pasivos.
51Figura 3.17.- Deterioro del valor de los Inventarios
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Se evaluará en cada fecha sobre la que se informa, si los inventarios han
sufrido deterioro de valor.
La evaluación se realizará mediante la comparación del importe en libros de
cada partida del inventario.
Precio de venta (-) costos de terminación y venta.
Si los inventarios han sufrido deterioro, la entidad reducirá el importe en libros del inventario.
77
Párrafo 27.2.- Impracticabilidad de determinar el valor de deterioro en los inventarios
Párrafo 27.4.- Reversión del deterioro de valor
52Figura 3.18.- Impracticabilidad de determinar el valor de deterioro inventarios.
Adaptado de (Fundación IFRS, 2009)
Impracticabilidad
de determinar
deterioro
Cuando es impracticable determinar deterioro
de los inventarios, partida por partida.
Se podrá agrupar, las partidas de inventario
relacionadas con las misma línea de producto.
Que se produzcan y se comercialicen en la
misma zona geográfica.
53Figura 3.19.-Reversión del deterioro de valor
Adaptado de (Fundación IFRS, 2009)
Una entidad evaluará
nuevamente el valor de los
inventarios
Precio de venta menos los costos de terminación y venta en cada periodo posterior
al que se informa.
Circunstancias que
causaron el deterioro
hayan dejado de existir.
O cuando se
incremente: los precios
de venta menos los
costos de terminación
y venta.
La entidad revertirá el importe de
deterioro de valor.
78
NIC
Las NICs son las normas emitidas por la IASB (International Accounting Standards Board), con el
objetivo de que la información financiera que se presente sea una imagen fiel de la situación de la
empresa, lo cual servirá para la toma de decisiones oportunas y adecuadas.
NIC 2 Inventarios
“El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema
fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe
reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos
ordinarios sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la
determinación de ese coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del
ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor
neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan
para atribuir costes a las existencias”. (International Accounting Standards Board, 2005)
Inventarios:
Los inventarios son bienes tangibles de propiedad de la entidad, la Sección 13 NIIF PYMES
expone que estos activos podrían ser:
Inventarios de productos terminados, con vistas a su venta.
Inventarios en proceso de producción o transformación, e
Inventarios de materiales o suministros que se utilizarán en el curso normal de las operaciones,
ya sea, en procesos de producción o en la prestación de servicios. (Fundación IASC, 2009)
3.2.- EL CONTROL INTERNO
Definición
El control interno es un proceso necesario en el que deben intervenir responsablemente todos los
integrantes de una organización, con el propósito de que la información financiera que se presente
sea razonable a la situación actual, para ello se identifican cuatro categorías de objetivos
institucionales:
1. Salvaguardar los activos de la empresa, contra el despilfarro, mal uso o acto ilegal.
2. Vigilar que las operaciones guarden eficiencia, eficacia y economía.
3. Mantener confiabilidad de la información financiera y no financiera.
4. Cumplir con las disposiciones de leyes y regulaciones aplicables, tanto del ámbito técnico
(normas) como legal.
Importancia
El control, en todo tipo de empresas, debe estar presente no solo en la parte administrativa y
financiera, sino también en el área de producción, diseño, seguridad, infraestructura, procesos,
evaluaciones, etc.; si se aplica eficientemente el control en toda la empresa esto permitirá que la
79
información financiera sea oportuna y razonable y que sirva como una fuente fidedigna para tomar
decisiones objetivas.
Importancia del Control Interno en los Inventarios
Es importante que las empresas apliquen controles a sus inventarios, esto se reflejará no sólo en la
cuenta contable, sino también en las siguientes áreas:
En la especificación de funciones a quienes de una u otra manera manejan los inventarios
(departamento de presupuestos, departamento de compras, bodega, contabilidad y ventas).
El área de presupuestos podrá efectuar las proyecciones de manera fiable, con la ayuda de
reportes que le permitan realizar estimaciones más reales, con el fin de preparar a la
empresa de forma oportuna.
El área de compras podrá efectuar mejores adquisiciones tomando en consideración temas
relevantes como las cotizaciones, la logística, el transporte, el almacenamiento, entre otros
pormenores.
Los colaboradores de la bodega podrán tener un mayor conocimiento en cuanto a la manera
de cómo deben efectuar sus funciones, como la recepción, almacenamiento y despacho de
la mercadería.
El área de contabilidad podrá registrar de manera fiable los documentos que respaldan los
procesos que han sufrido los inventarios, de tal manera que la información financiera al
final del período sea razonable.
El área de ventas podrá conocer con mayor amplitud cuáles son las categorías y cantidades
de productos que se encuentran disponibles en bodega.
80
Objetivos
A continuación se presentan los principales objetivos:
Principios
Varios autores definen diferentes principios de Control Interno, por lo cual se ha discernido sus
opiniones, el presente trabajo de investigación establece los siguientes principios:
1.- Estructura Organizacional.- la elaboración de una estructura adecuada a la actividad empresarial
permitirá beneficiar en varios ámbitos, esta deberá enfocarse en:
asignar apropiadamente la autoridad y delimitarla.
todas las operaciones deberán estar a cargo de más de una persona, es decir, si una persona
efectúa el registro, otra persona será la encargada de aprobarlo.
los miembros de la organización deben conocer sus funciones, estas instrucciones deberán
estar estipuladas en manuales de función.
2.- Seguridad de la información y de los activos:
Los empleados que tengan acceso a los sistemas contables deben tener una clave, la misma
que les responsabilizará de los registros, modificaciones, anulaciones, aprobaciones, entre
otros., por lo tanto este código no será transferible.
54Figura 3.20.- Objetivos del Control Interno
Adaptado de (Perdomo Moreno, 2005)
Prevenir fraudes
Descubrir robos y malversaciones
Localizar errores administrativos,
contables y financieros
Proteger y salvaguardas los
activos
Promover la eficiencia del
personal.
Detectar desperdicios innecesarios.
81
Los activos serán divididos en varios grupos para designar a varias personas la custodia de
los mismos.
Se efectuarán regularmente constataciones físicas de inventarios, arqueos de caja chica,
confirmación de saldos, inspección del cumplimiento de labores a los empleados.
3.- Dotación apropiada de personal y de recursos:
Establecer el proceso adecuado para la contratación del personal.
Capacitar permanentemente a los colaboradores de la organización.
Efectuar la compra de materiales de forma estratégica, mediante planes para abastecerse
con niveles óptimos, con el propósito de que se reduzcan gastos por almacenamiento,
seguridad y desgaste de los mismos.
Elementos
A nivel general se establecen varios elementos, este trabajo de investigación ha recopilado algunos
elementos del control interno de varios autores, entre ellos (Perdomo Moreno, 2005); otros tantos
elementos fueron añadidos de acuerdo a la situación de la Empresa objeto de estudio.
55Figura 3.21.- Elementos de Control Interno
Elementos de control interno
Políticas, procedimi
entos, procesos
Estructura organizaci
onal
Tecnología y sistemas contables
Personal
Misión, visión,
estrategias
Productos y/o
servicios que se ofrecen
82
Control de Inventarios:
La implementación de control interno de inventarios, especialmente, para las empresas comerciales
es una gestión que requiere de varios factores para lograr la eficiencia deseada, el control puede
establecerse a través de la asignación formal de funciones y responsabilidades a los colaboradores
del ente, el establecimiento de procesos a cumplirse mediante flujogramas, la dotación de
documentos de soporte auxiliar como órdenes de compra, recibo de mercadería, despacho de
mercadería, kardex, entre otros formularios que permitan registrar los movimientos que sufren los
inventarios, también el cálculo de indicadores de gestión y posterior seguimiento de los mismos a
futuro; la medición del grado de confiabilidad del control interno en los inventarios y su evolución
a través de los ejercicios económicos y el análisis financiero del rubro frente a los resultados
operacionales.
El control interno de los inventarios es implementado para evitar pérdidas a futuro, como puede ser
el deterioro de estos activos, desaparición de mercadería, desabastecimiento, sobreabastecimiento,
errores en pedidos y despachos, incorrecto almacenamiento y sobrevaloración de inventarios en los
Estados Financieros.
3.3.- MÉTODOS DE CONTROL INTERNO
Coso II
Este método de control interno está enfocado principalmente en la gestión y administración de los
riesgos.
COSO ERM describe un marco basado en cuatro principios que son los siguientes:
Según (Price Water House Coopers, 2012) Coso II presenta ocho componentes que son:
1. Ambiente Interno
2. Establecimiento de Objetivos
3. Identificación de Riesgos
4. Valoración de Riesgos
5. Respuesta al Riesgo
56Figura 3.22.- Principios de COSO ERM
Adaptado de (Price Water House Coopers, 2012)
Definición de riesgos corporativos
Componentes de proceso de administración de riesgos
Directrices para mejorar la administración
de riesgos
Evaluación de la
administración de riesgos.
83
6. Actividades de control
7. Información y Comunicación
8. Monitoreo
Coso III
Coso III o Coso 2013, es una actualización del Coso 1992, en el que se establecen varias mejoras
relacionadas a la aclaración de requerimientos para un control efectivo, amplía objetivos
relacionados a operaciones y finanzas y actualiza los cambios en el ambiente de negocio; estas
ampliaciones se dieron debido a la intervención de varios grupos de expertos como firmas
auditoras, inversionistas, estudiosos y gerentes de empresas que aplicaban Coso; las empresas que
decidieron aplicar Coso III, utilizaron el año 2014 como período de transición.
Según (Price Water House Coopers, S. C., 2014), Coso III presenta cinco componentes, basados en
17 principios que son:
Ambiente de Control:
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
Evaluación de riesgos
Principio 6: Especifica objetivos relevantes
Principio 7: Identifica y analiza los riesgos
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
Actividades de control
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología
Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos
Principio 13: Usa información Relevante
Sistemas de información
Principio 14: Comunica internamente
Principio 15: Comunica externamente
Supervisión del sistema de control - Monitoreo
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias
84
Diferencias entre COSO I, COSO II y COSO III
Micil
Micil fue emitido en el año 2004, es el Marco de Control Interno para Latinoamérica, en la
Conferencia Interamericana de Contabilidad de San Juan, Puerto Rico en 1999 se recomendó un
marco latinoamericano de control en español similar al COSO (Commitee of Sponsoring
Organizations). “Micil se constituye en el documento de referencia técnica para el diseño,
aplicación y operación del control interno de las organizaciones públicas y privadas en
Latinoamérica.” (Rivas Márquez, 2011)
Los componentes que se identifican para Micil son (Proyecto Rendición de Cuentas Anti-
corrupción en las Américas, 2004):
1.- Ambiente de Control y Trabajo institucional,
2.- Evaluación de los riesgos para obtener objetivos,
3.- Actividades de control para minimizar los riesgos,
4.- Información y comunicación para fomentar la transparencia, y
5.- Supervisión interna continua y externa periódica.
57Figura 3.23.- Diferencias COSO I, II y III
Adaptado de (Auditool Org, 2013)
COSO I COSO II COSO III
Control Interno - Marco
Integrado
Gestión de Riesgo
Empresarial - Marco
Integrado
Control Interno -
Marco Integrado
AÑO DE
EMISIÓN1992 2004 2013
Ambiente Interno Ambiente de Control
Establecimiento de Objetivos
Identificación de Riesgos
Respuesta al Riesgo
Sistemas de información
ENFOQUESDefinición común de control
interno
Identificación, evaluación y
gestión integral del riesgo.
Aclarar los
requerimientos del control
interno, y ampliar su
aplicación al expandir los
objetivos
operativos y de emisión de
informes
NOMBRE
Información y Comunicación
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Monitoreo
COMPONENTES
85
Corre
Corre es el Marco Integrado de Control de los Recursos y los Riesgos – Ecuador, fue creado con
referencias conceptuales del Informe del “Committee of Sponsoring Organizations” (COSO) –
(Comité de Organismos Patrocinadores); Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano
(MICIL); y, Gestión de Riesgos Corporativos-Marco Integrado (COSO II para fines de este
trabajo).
Corre se basa principalmente en COSO II, hace énfasis a la realidad ecuatoriana, para que las
empresas del País puedan aplicar fácilmente su contenido. Corre aplica los mismos componentes
que establece para el efecto de Control Interno, el COSO II.
Itil
Itil significa Information Technology Infrastructure Library o Librería de Infraestructura de
Tecnologías de Información, este marco fue elaborado a finales de los años ochenta, debido a que
las empresas cada vez utilizaban más las tecnologías, en un principio éste constaba de 10 libros de
consulta, luego aumentaron a 30 libros, posteriormente en el año 2000 se simplificó la información
para que sea más fácil la aplicación y comprensión de su contenido.
Cobit
Se define como Control of Objectives for Information and Related Technology. Surge en 1996 y es
un marco de control interno para tecnologías de información. Su propósito fundamental se enfoca en
que éstas promuevan los procesos de la organización para producir información útil en el logro de
sus objetivos. (Franklin Finkowsky, 2013)
Cobit presenta cinco principios que son:
1.- Satisfacer las necesidades de las partes interesadas
2.- Cubrir la empresa de extremo a extremo
3.- Aplicar un modelo de referencia único integrado
4.- Hacer posible un enfoque holístico
5.- Separar el gobierno de la gestión
3.4.- MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Cuestionario
Consiste en la elaboración de una serie de preguntas que deberán contestar los miembros del área
de estudio, este método permitirá que el evaluador obtenga información y opinión de los
responsables de forma directa. Con esta información el investigador podrá efectuar análisis,
comparaciones e interpretaciones.
Quien formule las preguntas deberá realizarlas de manera que ellas obedezcan a un sentido
ordenado y cronológico.
86
58Figura 3.24.- Cuestionario de Control Interno Inventarios
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO
EMPRESA XYZ CÍA. LTDA.
COMPONENTE A AUDITAR: INVENTARIOS
RESPONSABLE: Carlos Íñiquez
No. SI NO N/A OBSERVACIONES P/T C/T
1.- X 1 0
2.- X 1 1
3.- X 1 0
4.- X 1 0
5.- X 1 0
6.- X 1 0
7.- X 1 1
8.- X 1 0
9.- X 1 1
10.- X 1 0
10 3
ELABORADO POR: I.F
SUPERVISADO POR: K.T
APROBADO POR: R.A
SUMAN
Las tomas físicas son realizadas por una
persona diferente al custodio de bodega.
Se comprueba que los productos están
valorados razonablemente.
CI
PREGUNTA
AI
1/1
Se utilizan los documentos necesarios
para las tomas físicas de existencias
Se comprueban que las características de
la mercadería recibida esté acorde al
pedido.
Los documentos que respaldan las
compras llegan conjuntamente con la
mercadería.
Se efectúan periódicamente
constataciones físicas de la mercadería
Existe una asignación formal del custodio
de bodega.
Existe asignación de funciones según un
manual
Se utilizan los documentos necesarios
para el ingreso de mercadería
Se utilizan los documentos necesarios
para el despacho de mercadería
87
Narrativo
Es el relato pormenorizado de todos los procedimientos que se efectúan durante un proceso
determinado, también se describen aquellos factores que intervienen en el mismo y cómo ellos
afectan; este método puede ser utilizado con el conocimiento o no de los sujetos observados.
Este método, sin el conocimiento del sujeto evaluado, podría arrojar resultados más fiables, debido
a que él actuará con normalidad.
Tabla 3.2
Ejemplo de Narrativa de Control Interno
EMPRESA XYZ CÍA. LTDA
NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍA
FECHA
OBSERVACIÓN: 07/04/15
La mercadería solicitada hace quince días, llega en camión a la bodega, quienes entregan los
productos no entregan la factura ni la guía de remisión, correspondiente.
El señor chofer y su ayudante comienzan a bajar el pedido, con el bodeguero de la Empresa
XYZ, dejando los productos en la vereda y otros dentro del almacén.
Una vez que se ha culminado con la descarga de los cartones, los proveedores entregan la copia
de la nota de entrega y se retiran.
Hallazgos de la narrativa:
1.- La mercadería debería llegar acompañada de los documentos que respaldan la compra.
2.- El señor bodeguero debería revisar el pedido y efectuar las comprobaciones necesarias:
contar, medir o pesar.
3.- La mercadería es ubicada en la puerta de la bodega, dificultando el ingreso.
4.- Los proveedores no deberían entregar la copia de la nota de entrega, sino el original.
5.- En la bodega no se han implementado los documentos necesarios que comprueben las
acciones realizadas.
Informe COSO
La metodología del Informe COSO es una herramienta para la identificación de los riesgos más
relevantes que tiene una organización, una vez que se encuentran completamente reconocidos es
necesario que se elaboren las respectivas actividades de control.
88
Gráfico
El flujo-diagrama es la técnica más utilizada en este tipo de método, la cual permite representar
gráficamente el desarrollo normal que se ejecuta en los procesos o procedimientos a través de
símbolos especiales, que ya tienen un significado general, a continuación se presentan los símbolos
más utilizados para el flujo-diagrama:
Tabla 3.3
Figuras utilizadas en los Flujogramas
Adaptado de (Certo, 2001)
FIGURAS SIGNIFICADO FIGURAS SIGNIFICADO
Decisión
Funcionamiento
manual
Datos almacenados
Líneas conectorasDocumento
Proceso
Datos
Inicio/Fin
89
A continuación se presenta un ejemplo de Flujodiagrama de Recepción de Mercadería
59Figura 3.25.- Ejemplo Flujograma de Recepción de mercadería
PORTERÍA BODEGADEPARTAMENTO DE
COMPRAS
DEPARTAMENTO
CONTABLEMENSAJERÍA
INICIO
Llega camión de
mercadería
Existe autorización para la
entradasi
Camión llega hasta la
entrada de la bodega
no
No se permite el ingresoSolicitar documentos de
compra
Revisar que la mercadería
esté acorde al pedido
Revisar y firmar los
documentos
Autorizar la recepción de
mercadería
Enviar documentos para
registro contable
Revisar que la factura
cumpla con los requisitos
Descargar mercadería del
camiónDebe elaborar retención no
si
Colocar ordenadamente la
mercaderíaElaborar retención
Entregar retención al
proveedor
Llenar kardex de bodega FIN
90
3.5.- INFORME COSO II ERM
Antecedentes
A finales de septiembre del 2004, en consecuencia de varios escándalos financieros se emite el
COSO II ERM (Enterprise Risk Management) que es un modelo de control interno basado en el
enfoque al riesgo, que integra la identificación, la valoración y la respuesta al mismo, para brindar
seguridad razonable a los inversionistas, gerentes, acreedores, empleados y otros grupos de interés.
A diferencia del COSO I, en este marco se establecen más componentes, que en total son ocho; los
cuales guardan relación con los cuatro objetivos.
Objetivos
Los objetivos del Informe COSO II ERM según (Mora, 2013) están basados en:
Estratégicos
Operaciones
Informes
Cumplimiento
60Figura 3.26.- Componentes del COSO ERM
En (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission, 2015)
91
Componentes
Los componentes del COSO II según (Mora, 2013) son los siguientes:
1.- Ambiente Interno.- En este componente se identifica cómo el personal de la entidad percibe y
trata los riesgos, esto lo hace a medida que va conociendo cuál es el ambiente en el que operan, la
integridad y valores éticos que los caracteriza.
Se dice que a partir de este componente se puede diagnosticar a los demás, porque proporciona una
estructura o un bosquejo de cómo las personas desarrollan sus actividades y el grado de
responsabilidad con el que las asimilan.
Dentro de este componente se establecen ocho factores que son:
1. Filosofía de la gestión de riesgos.- se toma en consideración cuál es la actitud de la
organización frente a los riesgos, en operaciones cotidianas como la comunicación y la
toma de decisiones.
2. Cultura al riesgo.- a medida que las empresas van creciendo es necesario que se
establezcan niveles máximos de error, para que se reduzca la probabilidad de riesgos y, de
presentarse, estos no afecten de sobremanera a la Empresa. La cultura al riesgo debe
61Figura 3.27.- Factores del Ambiente Interno
Filosofía de la gestión de
riesgos
Cultura al riesgo
Integridad y valores éticos
Visión del Directorio
Compromiso de
competencia profesional
Estructura Orgánica
Asignación de autoridad y
responsabilidad
Políticas y prácticas de
recursos humanos
92
hacerse hincapié para que todos los miembros de la entidad contribuyan en el
cumplimiento y emitiendo sugerencias para mejorar.
3. Integridad y valores éticos.- la alta dirección es la encargada de establecer el estilo de
comportamiento a nivel superior, esto irá incidiendo en la conducta del resto del personal,
con el ánimo de que se haga lo correcto y empleando los valores morales; esto no solo
influye en la detección de riesgos sino que también crea un ambiente laboral adecuado.
4. Visión del Directorio.- el directorio es el encargado de fijar los objetivos a nivel de
entidad, toma las decisiones más significativas, establece el tipo de comunicación y la
estructura organizacional, sin alejarse de la visión principal que ha tenido la empresa desde
sus inicios.
5. Compromiso de competencia profesional.- la dirección debe definir los niveles de
competencia para cada puesto de trabajo, la habilidad de los directivos se verá reflejada en
la forma de organización que se implemente para adecuar a los trabajadores de acuerdo a la
experiencia, estudios, edad, actitud y aptitud; así mismo fijará los resultados que espera
obtener de cada puesto.
6. Estructura organizativa.- contiene cuatro etapas que son: departamentalización,
asignación de actividades, determinación de autoridad y responsabilidad y relacionamiento
entre las unidades de la empresa.
7. Asignación de autoridad y responsabilidad.- la autoridad es el vínculo para que la
estructura organizacional sea dinámica y ordenada; la responsabilidad permite que los
procesos se han realizados con prudencia y puntualidad.
8. Políticas y prácticas de recursos humanos.- son lineamientos para dirigir el
comportamiento de los miembros de la organización hacia la integridad de las funciones
asignadas.
Establecimiento de objetivos:
Los objetivos serán fijados de acuerdo a la misión de la entidad y serán consecuentes con el riesgo
aceptado.
62Figura 3.28.- Establecimiento de Objetivos
Objetivos Estratégicos
Objetivos Relacionados
Riesgo Aceptado y Niveles de Tolerancia
93
1. Objetivos Estratégicos.- son las declaraciones que la empresa desea cumplir en el
mediano y largo plazo. Los objetivos estratégicos son elaborados usualmente por el Nivel
Directivo, el resto de objetivos de la entidad guardarán relación con los estratégicos.
2. Objetivos Relacionados.- son objetivos más específicos que contribuyen a la consecución
de los objetivos principales de la empresa, es decir, los objetivos estratégicos.
3. Riesgo Aceptado y Niveles de Tolerancia.- las organizaciones deben analizar sus
capacidades para conocer los niveles máximos de riesgo que pueden tolerar, esto permitirá
que la empresa no se arriesgue en operaciones que no le traerían beneficios.
Identificación de riesgos:
Para identificar los riesgos se deberá efectuar una clasificación entre aspectos externos
(económicos, políticos, sociales, tecnológicos, culturales, ambientales) y los internos (capacidad
administrativa, financiera, de ventas, procesos, tecnología) que de presentarse negativamente
podrían afectar la consecución de los objetivos institucionales.
Técnicas comunes para identificación de eventos:
Análisis PEST
Análisis FODA
Identificación de eventos
Talleres de trabajo
Entrevistas
Cuestionarios y encuestas
Análisis del flujo de procesos
Principales indicadores de eventos
Seguimiento de datos de eventos con pérdidas
Evaluación de riesgos:
La evaluación de riesgos se elaborará de acuerdo a la probabilidad de que ocurra y el impacto que
tenga en la empresa, de ello dependerá su debida administración.
Como referencia se puede medir su impacto en base a datos pasados pero estos tienen un sentido un
tanto subjetivo, mientas que si se utiliza datos externos estos cálculos podrían ser más objetivos.
Técnicas para evaluar riesgos:
Técnicas probabilísticas.- permiten medir tanto la probabilidad e impacto de un
determinado número de resultados basándose en premisas del comportamiento de los
eventos, en forma de distribución estadística.
94
Técnicas no probabilísticas.- a diferencia de las técnicas probabilísticas sólo miden el
impacto de un posible evento sobre una elección de muestras aleatorias, es decir, no todos
los elementos de una población tienen el mismo grado de oportunidad de ser seleccionados.
Benchmarking.- las empresas pueden utilizar los resultados que han obtenido otras
organizaciones para medir el grado de probabilidad e impacto que podría presentarse si se
tomaran ciertas decisiones.
Respuesta al riesgo:
La dirección selecciona las posibles respuestas -evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos -
desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo
de la entidad, según (Price Water House Coopers, 2012).
Evitarlo.- se deja de efectuar varias acciones que puedan provocar que se presenten los
riesgos, esto puede ser perjudicial o beneficioso; no siempre el evitar riesgos será la
mejor alternativa, si la empresa desea aprovechar los riesgos podría obtener ventaja
sobre las demás, para cada caso será necesario que exista un estudio minucioso antes de
decidir.
Reducirlo.- se toman acciones para reducir el impacto y la probabilidad de que ocurran
eventos negativos.
Compartirlo.- cuando se establecen acuerdos para actuar conjuntamente con otras
empresas a fin de que el impacto sea menor o sea distribuido.
Aceptarlo.- no se efectúa ningún tipo de respuesta sino que se espera que se presente el
evento, sin embargo, se deberían elaborar planes para asumirlo cuidadosamente.
63Figura 3.29.- Respuesta al Riesgo
Adaptado de (Price Water House Coopers, 2012)
Evitarlo
Reducirlo Compartirl
o
Aceptarlo
95
Actividades de control
Una vez que se han establecido las respuestas a los riesgos la empresa definirá las políticas
necesarias para que ellas sean implementadas, bajo esta premisa los miembros de la organización
sabrán sus obligaciones para mitigar los márgenes de error. No basta tan solo con detectar los
riesgos y valorarlos, se deben establecer políticas, planes, asignación de recursos, capacitaciones y
supervisiones.
Información y Comunicación
La información es un recurso valioso en la empresa, debe ser difundido a cada nivel
adecuadamente tanto en cantidad como en tiempo, evitando fugas de información, esto influirá
positivamente para que las diferentes unidades puedan identificar, evaluar y responder a los
riesgos, en el grado de responsabilidad que se le ha conferido a cada uno y en consecuencia con los
objetivos empresariales; para que esto pueda ser asertivo será necesario que se establezca una
estructura organizacional efectiva de manera que facilite las vías de comunicación y los cortos
períodos de respuesta, en este proceso, toda la institución estará en pleno conocimiento de los
principales riesgos a los cuales debe enfrentar.
Monitoreo
En este componente se efectuarán las respectivas evaluaciones para identificar la eficacia de la
gestión de riesgos corporativos que se han establecido, este paso dará los lineamientos necesarios
para establecer la retroalimentación.
3.6.- INDICADORES DE GESTIÓN
Un indicador de gestión es la relación (división) entre dos cifras que corresponden a variables
relevantes de la consecución de objetivos relacionados a procesos y funciones clave.
Estas variables se pueden relacionar de acuerdo a:
64Figura 3.30.- Relación de los Indicadores de Gestión
Adaptado de (Rojas López, Gutiérrez Roa, & Correa Espinal, 2012)
Parte/Todo
Real/Propuesto
Actual/Anterior
96
Objetivos
Según (Franklin Finkowsky, 2013) estos son los objetivos que persigue la elaboración de
indicadores de gestión:
Conocer el grado de eficacia en procesos y funciones clave.
Evaluar en términos cualitativos y cuantitativos el cumplimiento puntual de las etapas
administrativas y su propósito estratégico.
Verificar el logro de las metas e identificar las posibles desviaciones.
Controlar la operación
Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos.
Determinar costos unitarios por áreas, programas, unidades de negocio y centros de control.
Clasificación
Los indicadores pueden clasificarse de tres maneras:
Formulación de indicadores de gestión:
Formulación de indicadores de gestión:
65Figura 3.31.- Clasificación de Indicadores de Gestión
Adaptado de (Rojas López, Gutiérrez Roa, & Correa Espinal, 2012)
Indicadores de gestión
Según su tipo
-Procesos
-Aprendizaje
-Crecimiento
-Satisfacción cliente
Según su naturaleza
-Eficiencia
-Eficacia
Efectividad
Según su aplicación
-De monitoreo
-De cumplimiento
-De control
-De resultado
-De evaluación
- Operativos
66Figura 3.32.- Formulario de indicadores de gestión
En (Rojas López, Gutiérrez Roa, & Correa Espinal, 2012)
97
Ficha técnica de un indicador
A continuación se presenta la ficha técnica de un indicador de gestión:
67Figura 3.33.- Ficha técnica de un indicador
En (Rojas López, Gutiérrez Roa, & Correa Espinal, 2012)
98
3.7.- MATRICES DE INDICADORES DE GESTIÓN
Definición
“Es una herramienta estratégica que incorpora la información de manera integral, lo que permite
alinear la información para su análisis, monitorear la relación objetivos-indicadores-metas y la
retroalimentación de los resultados de las evaluaciones para mejorar el desempeño organizacional.”
(Franklin Finkowsky, 2013)
Objetivos
Incorporar los indicadores que permitirán evaluar el desempeño de la organización.
Identificar los factores necesarios para obtener el resultado de los indicadores.
Determinar fácilmente el tipo de indicador que se está utilizando.
Aplicar los mismos indicadores para períodos subsecuentes.
Plasmar los resultados obtenidos, que servirán como fuente para la toma de decisiones.
Pasos para el diseño de una matriz de indicadores
1.- Nombre del Indicador
El nombre expresa el tema que distingue al indicador.
2.- Dimensión a medir
De acuerdo con el objeto a medir, los indicadores pueden ser de:
Eficiencia
Eficacia
Calidad
Economía
3.- Objetivo del indicador
La definición expresa el motivo, la utilidad, uso o finalidad de elaborar el indicador, para lo cual
expresará cual es el objeto de medición.
4.- Método de cálculo
Es la fórmula que se debe utilizar para obtener el resultado del indicador, para lo cual será
necesario mostrar los símbolos matemáticos y expresiones aritméticas.
5.- Unidad de medida
Se debe especificar cuál es la expresión del resultado, para que no se presenten errores de
comprensión, algunas de las unidades de medida podrían ser:
99
Tasa
Porcentaje
Número de veces
Unidades monetarias
Unidades de peso
Unidades de longitud
Unidades de tiempo
Unidades de masa
Entre otras
6.- Frecuencia de medición
Se refiere a la periodicidad con la que se aplique el indicador, puesto que no se podrían efectuar
análisis de los resultados de períodos diferentes.
Frecuencias:
Largo plazo
Mediano plazo
Corto plazo
7.- Línea base
Es el valor del indicador que se establece como punto de referencia para poder evaluarlo, y en el
transcurso de los períodos darle seguimiento, a través de los resultados que arroja.
8.- Metas
Las metas permiten establecer límites o niveles máximos de logro. La principal característica de las
metas es que deben ser cuantificables, para consecuentemente ir evaluando su cumplimiento o no.
9.- Sentido del indicador
Muestra el significado que tiene un indicador, es decir, si es positivo o negativo para identificar su
desempeño; al decir que el indicador es positivo se refiere a que entre más alto sea el resultados es
más beneficioso para la organización, al mostrar que un indicador tiene sentido negativo, significa
que entre menor sea el resultado será más conveniente para el objeto de medición.
100
MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN
Tabla 3.4
Matriz de indicadores de gestión
NOMBRE
DEL
INDICADOR
DIMENSIÓN
A MEDIR
OBJETIVO
DEL
INDICADOR
MÉTODO DE CÁLCULO
UNIDAD
DE
MEDIDA
FRECUENCIA
DE
MEDICIÓN
LÍNEA
BASEMETAS SENTIDO
Utilización de
bodegaEficiencia
Conocer el
porcentaje de
utilización de la
bodega.
Porcentaje Anualmente Año 2015 100% Positivo
Inventarios que
no han sufrido
deterioro
Eficiencia
Conocer el
porcentaje de
ediciones que no
han sufrido
deterioro.
Porcentaje Anualmente Año 2015 100% Positivo
Ventas sin
devoluciones de
mercadería
Eficacia
Conocer el
porcentaje de
ventas sin
devoluciones
Porcentaje Anualmente Año 2015 100% Positivo
Año 2015 100% Positivo
CUANTITATIVOS
Compras sin
devoluciones de
mercadería
Eficacia
Conocer el
porcentaje que
representan las
compras sin
devoluciones.
Porcentaje Anualmente
* 100
* 100
101
Tabla 3.4
Matriz de indicadores de gestión (continuación)
NOMBRE
DEL
INDICADOR
DIMENSIÓN
A MEDIR
OBJETIVO
DEL
INDICADOR
MÉTODO DE CÁLCULO
UNIDAD
DE
MEDIDA
FRECUENCIA
DE
MEDICIÓN
LÍNEA
BASEMETAS SENTIDO
Pedidos
despachados a
tiempo
Eficacia
Conocer el
porcentaje de
pedidos
despachados a
tiempo
Porcentaje Mensualmente Año 2015 100% Positivo
Adquisiciones
planificadasEficiencia
Conocer el
porcentaje de
adquisiciones que
se programan
Porcentaje Mensualmente Año 2015 100% Positivo
Conocimiento de
las actividades
que debe
desarrollar el
funcionario de
bodega
Eficiencia
Conocer el grado
de conocimiento
del funcionario
de bodega para
el tratamiento de
los inventarios.
Evalúa y selecciona entre:
- ALTO
- MEDIO
- BAJO
Cualitativo Mensualmente Año 2015 Alto Positivo
Implementación
de controles
preventivos en
la bodega
Eficiencia
Determinar la
frecuencia de
controles
preventivos en la
bodega.
Evalúa y selecciona entre:
- SIEMPRE
- CASI SIEMPRE
- A VECES
- NUNCA
Cualitativo Semestralmente Año 2015 Siempre Positivo
CUALITATIVOS
* 100
* 100
102
Tabla 3.4
Matriz de indicadores de gestión (continuación)
NOMBRE
DEL
INDICADOR
DIMENSIÓN
A MEDIR
OBJETIVO
DEL
INDICADOR
MÉTODO DE CÁLCULO
UNIDAD
DE
MEDIDA
FRECUENCIA
DE
MEDICIÓN
LÍNEA
BASEMETAS SENTIDO
Implementación
de controles
concurrentes en
la bodega
Eficiencia
Determinar la
frecuencia de
controles
concurrentes en
la bodega.
Evalúa y selecciona entre:
- SIEMPRE
- CASI SIEMPRE
- A VECES
- NUNCA
Cualitativo Semestralmente Año 2015 Siempre Positivo
Implementación
de controles
correctivos en la
bodega
Eficiencia
Determinar la
frecuencia de
controles
preventivos en la
bodega.
Evalúa y selecciona entre:
- SIEMPRE
- CASI SIEMPRE
- A VECES
- NUNCA
Cualitativo Semestralmente Año 2015 Siempre Positivo
Condiciones
físicas de la
bodega para
almacenar los
inventarios
Eficiencia
Conocer si las
características
de la bodega son
apropiadas para
evitar el
deterioro de los
inventarios.
Evalúa y selecciona entre:
- BUENAS
- REGULARES
- MALAS
Cualitativo Semestralmente Año 2015 Buenas Positivo
Seguridades
implementadas
en la bodega
para
salvaguardar el
patrimonio de la
organización
Eficiencia
Conocer si las
seguridades
implementadas
en la bodega son
adecuadas.
Evalúa y selecciona entre:
- ALTAS
- MEDIAS
- BAJAS
Cualitativo Semestralmente Año 2015 Alta Positivo
103
3.8.- MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS SEGÚN NIIF PARA PYMES
Promedio Ponderado
Consiste en obtener el valor unitario en cada uno de los movimientos que se registre en la tarjeta de
control de mercaderías (kardex), para obtener este valor se dividirá el valor total para la cantidad de
mercadería existente, los egresos de mercadería se registrarán o valorarán al último valor promedio
establecido. Este método es el más utilizado y recomendado.
FIFO
First In First Out que significa primeros en entrar, primeros en salir, según este método las salidas
de mercadería egresan en su orden de ingreso, es decir, si existieron dos compras primero saldrán
aquellos productos de la primera compra. Cuando los precios en el mercado tienden a bajar, el
inventario final está subestimado debido a que saldrán primero las mercaderías más costosas y
quedarán en el inventario las adquiridas a menores precios.
3.9.- RANGOS DE EXISTENCIAS
Dentro de los controles que se deben establecer para el control interno de inventarios, es
indispensable analizar el sobreabastecimiento y el desabastecimiento:
68Figura 3.34.- Rango de existencias
Adaptado de (Zapata, 2013)
Rango de existencias
Sobreabastecimiento
Concepto.- es la acumulación innecesaria de inventarios en la bodega.
Efectos.- eleva el costo de los productos, por el almacenamiento, custodio, control y la inversión financiera.
Desabastecimiento
Concepto.- es la presencia casi nula de inventarios o una cantidad tan inferior que no permite cumplir con los pedidos.
Efectos.- demoras en la entrega de pedidos, puede ocasionar la pérdida de ventas potenciales.
104
CAPÍTULO IV
4.- PROPUESTA
4.1.- DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Misión
Se ha propuesto la siguiente Misión para Representaciones Salazar:
“La Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., diseña y comercializa textos
escolares para el Ecuador, con las últimas actualizaciones y con innovadoras presentaciones,
motivando el gusto por el estudio en los niños y niñas de nuestro País.”
Visión
Se ha propuesto la siguiente Visión para Representaciones Salazar:
“Nuestra visión es llegar a ser una de las editoriales más reconocidas a nivel Nacional, por el
diseño de los textos educativos, la variedad de nuestros productos y la calidad que entregamos a
nuestros clientes, utilizando la mejor tecnología en beneficio de la naturaleza”.
Objetivos
Se han propuesto los siguientes Objetivos:
Objetivo General:
- Editar y comercializar textos escolares, de alta calidad y diseños innovadores para
despertar el gusto por el estudio y obtener utilidades para los socios.
Objetivos Específicos:
Obtener mayor reconocimiento de la marca “Mágicas travesuras” por la excelencia de los
productos.
Utilizar tecnología avanzada que permita reducir los impactos ambientales.
Optimizar recursos materiales, financieros, tecnológicos y capital humano en la
simplificación de procesos.
Ampliar la gama de textos escolares, de acuerdo a las reformas que emite el Ministerio de
Educación.
Brindar seguridad y estabilidad laboral a todo el personal.
Políticas
Son lineamientos que orientan o guían a los miembros de una empresa, hacia criterios generales de
ejecución de acciones, para facilitar la implementación de estrategias.
105
Políticas para Inventarios
Políticas Generales:
Sección la Sección 13 NIIF PYMES, esta es la Información que se deberá revelar, relacionada a los
inventarios:
Las políticas contables que la Editorial Salazar ha adoptado la Empresa para la medición de
los inventarios.
Revelar la fórmula del costo utilizada, Representaciones Salazar utiliza la fórmula de
Promedio Ponderado.
Clasificación de los inventarios, según la Editorial y el importe de cada uno de ellos.
El importe de inventarios que en el período ha sido reconocido como gasto durante el
período que se informa.
Revelar las pérdidas por deterioro del valor que se han presentado en los textos escolares.
Se informará la cantidad y el importe de libros escolares que ha sido entregado como
mercadería en consignación a vendedores particulares.
Políticas Funcionales:
Políticas del Departamento Comercial - Compras
Elaborar un plan de compras mensual, solicitando cotizaciones a los posibles
proveedores.
Antes de efectuar una adquisición, el funcionario de compras deberá conocer el espacio
físico disponible en la bodega, para no sobre-abastecerla.
Expedir una copia del original de la Orden de Compra a la bodega, para que el
encargado verifique las características de la adquisición.
En caso de existir inconsistencias en los pedidos, el funcionario del Área de Compras
será el encargado de realizar los trámites necesarios para efectuar las respectivas
devoluciones.
El funcionario de compras será el encargado de efectuar la respectiva evaluación de
calidad, una vez que se han recibido los libros impresos.
Políticas de la bodega
El encargado de bodega deberá constatar la cantidad y las características de la
mercadería solicitada, según la orden de compra, sólo si coinciden se receptará la
mercadería.
El encargado de bodega deberá registrar en el kardex de bodega, tanto los ingresos
como las salidas, inmediatamente después de que se haya ejecutado la recepción y el
despacho.
106
El encargado de bodega deberá despachar las existencias, de acuerdo a las órdenes de
requisición del área de ventas, respaldándose con las firmas de responsabilidad en el
Formulario de Despacho de mercadería.
El funcionario de la bodega deberá crear un kardex por cada producto que ingrese al
almacén.
La bodega deberá permanecer cerrada mientras el funcionario a cargo no se encuentre.
El funcionario de la bodega comunicará al Departamento de Compras cuando lleguen
los pedidos y notificará inmediatamente novedades como: equivocaciones en los
pedidos, devoluciones y faltantes
Políticas del Área contable
Solicitar anualmente a la Gerencia General la aprobación del cronograma y
presupuesto para la ejecución de constataciones físicas de mercadería en la bodega.
Los funcionarios de este departamento efectuarán constataciones físicas de la
mercadería, estableciendo comparaciones entre la información que arroje el sistema
contable, el kardex de bodega y las existencias reales.
Verificar que la factura emitida por los proveedores, cumpla con los requisitos de Ley,
para ser registrada contablemente.
Registrar contablemente todos los movimientos que sufren los inventarios, con los
documentos de sustento.
Contabilizar los artículos clasificándolos según sus códigos en el Plan de Cuentas de la
Empresa.
Políticas del Área de ventas
Solicitar a la bodega los artículos necesarios mediante Orden de Requisición.
Antes de gestionar una venta, los funcionarios de esta área deberán consultar la cantidad de
libros disponibles en la bodega.
Revisar que el pedido se encuentre acorde al pedido del cliente, antes de efectuar la entrega
del mismo.
Entregar a los clientes los pedidos solicitados junto con los documentos de venta
autorizados por el S.R.I (Servicio de Rentas Internas).
107
Organigramas
Los organigramas son representaciones gráficas que nos permiten visualizar cómo se encuentran
organizadas las empresas.
Organigrama estructural
El organigrama estructural muestra las áreas y niveles que integran una empresa, esto podrá variar
de una empresa a otra de acuerdo al tipo de actividad que realicen.
108
Organigrama Estructural
69Figura 4.1.- Estructura Orgánica Propuesta
Junta General
de Socios
Presidencia
Gerencia
General
Asistencia de
Gerencia
Departamento
Financiero
Departamento
Producción
Departamento
Comercial
Contabilidad Redacción Edición Diseño/
Fotografía Reproducción
Autoría
Ventas Compras
Almacén Bodega
109
Organigrama Funcional
70Figura 4.2.- Organigrama Funcional Propuesto
Aprobar Estados Financieros
Evaluación de la
gestión de gerencia
Presidencia
Junta G Socios
Planificar, organizar,
dirigir y controlar actividades
Gerencia Gral
Logística exterior de la
empresa
Asist.Gerencia
Definir procesos y procedimientos
D. Financiero
Producción de textos
escolares D. Producción
Gestión de ventas y
compras de la Editorial D. Comercial
Preparación de
EEFF
Contabilidad
Dearrollo de temas
para los libros
Redacción
Creación y
bosquejo contenido
Autoría
Estructuración del
libro
Edición
Selección de
formato e imágenes
Diseño/Fotografía
Impresión, encua-
dernación y
acabados
Reproducción
Gesión de venta
a clientes
Ventas
Gestión de
compras
Compras
Despacho de
pedidos
Almacén
Almacenamiento
de productos
Bodega
110
ORGANIGRAMA FUNCIONAL REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA.
LTDA.
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
Aprobar los Estados Financieros de cada período fiscal.
Tomar decisiones en cuanto a los resultados obtenidos.
Decidir las cifras y fechas para efectuar aumentos de capital.
Nombrar comisario.
PRESIDENCIA
Evaluar la gestión que realiza el gerente general.
Reemplazar al gerente general si este tuviera que ausentarse viajes, comisiones,
vacaciones, etc.
GERENCIA GENERAL
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de la empresa.
Representar legalmente a la empresa.
Tomar decisiones administrativas, operativas y económicas.
Hacer hincapié la aplicación de los reglamentos y políticas de la empresa.
Elaborar presupuestos y hacerlos cumplir.
ASISTENCIA DE GERENCIA
Concertar citas de negocios del Gerente General.
Redactar y enviar comunicados del Gerente General hacia sus empleados, proveedores,
clientes, socios, etc.
Receptar y comunicar las solicitudes y oficios que sean destinadas al Gerente General.
Solicitar el ISBN antes de la impresión de los libros.
DEPARTAMENTO FINANCIERO
Definir procesos y procedimientos necesarios para la efectiva administración de la
empresa.
CONTABILIDAD
Elaborar Estados Financieros.
Efectuar declaraciones de impuestos y enviar los anexos
correspondientes.
Registrar las transacciones comerciales que se presenten en el
ejercicio económico.
Conciliar bancos.
Elaborar análisis financieros para facilitar la toma de decisiones.
111
Efectuar tomas físicas de inventarios.
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
Planificar con la Gerencia General los procesos necesarios para la elaboración de los libros.
REDACCIÓN
Estudio de las reformas curriculares que emite el Ministerio de
Educación.
Separación del contenido en unidades.
Redacción de la información que contendrán los textos.
AUTORÍA (staff)
Se contrata profesores con título de cuarto nivel, quienes realizan
el bosquejo de los contenidos.
EDICIÓN
Formación del libro, estructuración de contenidos.
Selección de textos y otros contenidos.
Evaluación de la calidad de los libros.
DISEÑO Y FOTOGRAFÍA (staff)
Diseñar el formato de los textos, de manera que sean didácticas
para facilitar el aprendizaje.
Selección de imágenes para la mejor comprensión del contenido
textual.
REPRODUCCIÓN (staff)
Primera impresión a borrador.
Efectuar muestras de color de gráficos.
Impresión de ejemplares
Encuadernación
Acabados
Autoría, diseño, fotografía y reproducción, fueron catalogadas como áreas STAFF, porque quienes
intervienen en estos procesos, no pertenecen a la nómina de empleados de la Editorial
Representaciones Salazar, pero se requiere de la presencia tanto de ellos como de los colaboradores
de Salazar, para tomar decisiones adecuadas, que permitan plasmar en los libros tanto el
profesionalismo de las áreas STAFF y la experiencia de los editores de Representaciones Salazar.
112
DEPARTAMENTO COMERCIAL
VENTAS
Gestionar el proceso de venta de los libros.
Efectuar planes de trabajo.
Motivar a los vendedores para el cumplimiento de objetivos.
Presentar y ofrecer los libros a los posibles clientes.
Comunicar a la gerencia las ventas efectivas.
Entregar los pedidos a los clientes.
ALMACÉN
Despachar los pedidos a los clientes.
COMPRAS
Efectuar los pedidos a los proveedores externos, de acuerdo a las necesidades de los
departamentos.
Comunicar a los proveedores sobre las devoluciones de pedido que deban realizarse.
BODEGA
Receptar la mercadería que llegare a la bodega.
Despachar la mercadería según las requisiciones del almacén.
Comunicar al departamento de compras sobre novedades en la
recepción de la mercadería, ya sea porque no cumple con los
requisitos de la orden de pedido o porque tienen desperfectos las
mercaderías.
Almacenar las existencias ordenadamente.
Efectuar los respectivos registros en el kardex.
113
4.2.- TOMA FÍSICA DE INVENTARIO
Concepto:
Es el proceso de verificación de cantidades y características de los inventarios en la bodega de una
empresa, se lo realiza para comprobar que la información contable coincida con las existencias
físicas y detectar faltantes o sobrantes de inventarios.
La Empresa Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., actualmente tiene una cantidad
considerable de libros desactualizados en la bodega, por este motivo será necesaria efectuar una
toma física de sus inventarios.
Propósito:
El motivo por el que se debe efectuar la toma física de los inventarios, es para reconocer con
fiabilidad el valor de los libros; separar los textos que ya no pueden ser vendidos de los que sí
podrían ser vendidos, para detectar los activos sobrevalorados y aplicar soluciones con el ánimo de
presentar Estados Financieros con razonabilidad.
Objetivos:
Planificar la toma física de los inventarios en la bodega de la Empresa.
Identificar a las personas y recursos necesarios para efectuar la toma física.
Determinar los procedimientos y tareas que deben realizarse para obtener la información
requerida.
Alcance:
La propuesta para evaluar los inventarios tendrá su alcance en;
Departamento Administrativo
- Contabilidad
Departamento de Compras
- Bodega
Base legal y normativa:
Códigos
- Código Tributario. Libro Segundo De los Procedimientos Tributarios, Título I Del
Procedimiento Administrativo Tributario, Capítulo III Deberes formales del contribuyente
o responsable, Art. 96, literal d) “Presentar las declaraciones que correspondan” (Asamblea
Nacional del Ecuador, 2009)
114
Leyes
Ley de Régimen Tributario Interno. Capítulo IV.- DEPURACIÓN DE LOS INGRESOS,
Sección Primera De las Deducciones, Art. 10.- Deducciones, numeral 5:
Las pérdidas comprobadas por caso fortuito, fuerza mayor o por delitos que afecten
económicamente a los bienes de la respectiva actividad generadora del ingreso, en la parte que no
fuere cubierta por indemnización o seguro y que no se haya registrado en los inventarios. (Asamblea
Nacional del Ecuador, 2007)
Reglamentos
Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 28.- Deducciones
generales, numeral 8, literal b, en cuanto a pérdidas en inventarios dice:
Las pérdidas por las bajas de inventarios se justificarán mediante declaración juramentada realizada
ante un notario o juez, por el representante legal, bodeguero y contador, en la que se establecerá la
destrucción o donación de los inventarios a una entidad pública o instituciones de carácter privado
sin fines de lucro con estatutos aprobados por la autoridad competente. En el caso de donación
comparecerán, conjuntamente el representante legal de la institución beneficiaria de la donación y el
representante legal del donante o su delegado. Los notarios deberán entregar la información de estos
actos al Servicio de Rentas Internas en los plazos y medios que éste disponga.
En el caso de desaparición de los inventarios por delito infringido por terceros, el contribuyente
deberá adjuntar al acta, la respectiva denuncia efectuada durante el ejercicio fiscal en el cual ocurre,
a la autoridad competente y a la compañía aseguradora cuando fuere aplicable. (Asamblea Nacional
del Ecuador, 2011)
Otros
Sección 13 NIIF PYMES Párrafo 13.19.-
Los párrafos 27.2 al 27.4 requieren que una entidad evalúe al final de cada periodo sobre el que se
informa si los inventarios están deteriorados, es decir, si el importe en libros no es totalmente
recuperable (por ejemplo, por daños, obsolescencia o precios de venta decrecientes). Si una partida
(o grupos de partidas) de inventario está deteriorada esos párrafos requieren que la entidad mida el
inventario a su precio de venta menos los costos de terminación y venta y que reconozca una pérdida
por deterioro de valor. Los mencionados párrafos requieren también, en algunas circunstancias, la
reversión del deterioro anterior. (Fundación IASC, 2009)
NIC 2 Párrafo 36.- Información a Revelar, en los Estados Financieros se revelará la siguiente
información:
e) el importe de las rebajas de valor de las existencias que se haya reconocido como gasto en el
ejercicio, de acuerdo con el párrafo 34 (International Accounting Standards Board, 2005)
Párrafo 34.- Cuando las existencias sean enajenadas, el importe en libros de las mismas se
reconocerá como un gasto del ejercicio en el que se reconozcan los correspondientes ingresos
ordinarios. El importe de cualquier rebaja de valor, hasta alcanzar el valor neto realizable, así como
todas las demás pérdidas en las existencias, se reconocerá en el ejercicio en que ocurra la rebaja o la
pérdida. El importe de cualquier reversión de la rebaja de valor que resulte de un incremento en el
valor neto realizable, se reconocerá como una reducción en el valor de las existencias, que hayan
sido reconocidas como gasto, en el ejercicio en que la recuperación del valor tenga lugar.
(International Accounting Standards Board, 2005)
115
NIA (Normas Internacionales de Auditoría) 501 Evidencia de Auditoría – Consideraciones
Específicas para Determinadas Áreas. Presencia en el recuento físico de existencias:
Apartado 1.- La dirección habitualmente establece procedimientos de acuerdo con los cuales se
realiza un recuento físico de existencias al menos una vez al año con el fin de que sirvan de base
para la preparación de los estados financieros y, en su caso, para determinar la fiabilidad del sistema
de inventario permanente de la entidad.
Apartado 2.- La presencia en el recuento físico de existencias conlleva: la inspección de las
existencias para determinar su realidad y evaluar su estado, así como la realización de pruebas de
recuento; la observación del cumplimiento de las instrucciones de la dirección y la aplicación de
procedimientos para el registro y control de los resultados del recuento físico de existencias; y la
obtención de evidencia de auditoría con respecto a la fiabilidad de los procedimientos de recuento
de la dirección” (Comité Internacional de Prácticas de Auditoría, 2002).
Procedimiento:
1.- Aprobación de la Gerencia
Se enviará el prototipo de procedimiento para la toma de inventario físico, con el objetivo de
obtener la respectiva aprobación del cronograma y presupuesto.
2.- Dar a conocer las definiciones a ser utilizadas en el procedimiento:
Inventarios Los inventarios son activos: (a) poseídos para ser vendidos en el curso
normal de las operaciones; (b) en proceso de producción con vistas a esa
venta; o (c) en forma de materiales o suministros que se consumirán en el
proceso de producción o en la prestación de servicios. (Fundación IASC,
2009)
Inventario obsoleto Son aquellos activos que por su estado actual, ya no pueden ser
utilizados o vendidos en el curso normal de las operaciones; el
valor razonable de estos activos será inferior al valor histórico.
Kardex Es un documento auxiliar, en el que se registran los movimientos
que sufren las existencias de la bodega.
Deterioro Si una partida (o grupos de partidas) de inventario está deteriorada se
requiere que la entidad mida el inventario a su precio de venta menos los
costos de terminación y venta y que reconozca una pérdida por deterioro
de valor. (Fundación IASC, 2009)
Conteo Es uno de los tipos de prueba de control que existe, para
comprobar o conocer las existencias actuales, se puede aplicar
mediante el conteo por unidades por pesaje o medición.
Reconteo Es la comprobación de los resultados del conteo principal, con el
propósito de que se detecten posibles errores del primer conteo.
116
Control Es la comprobación, verificación, supervisión, vigilancia e
intervención en los procesos que existen en una empresa, con el
objeto de evitar desviaciones financieras y operativas.
3.- El procedimiento de conteo físico, se basará principalmente en las siguientes fases:
3.1.- Clasificación de libros
En esta fase se ubicarán los libros, de forma ordenada, distinguiéndolos por el nombre de sus
Títulos y el número de edición que tengan, en perchas o estantes de la bodega.
3.2.- Conteo de libros
Se contarán las unidades de libros que actualmente existen en la bodega, de acuerdo a la
clasificación anterior. Los resultados se irán registrando en el Formato de Conteo Físico propuesto
más adelante.
3.3.- Reconteo de libros
Una vez que se haya culminado con el primer conteo, se efectúa el segundo conteo, los resultados
se van registrando en el mismo documento pero con un color de esfero diferente al registro del
primer conteo para poder identificar.
3.4.- Registro de resultados
Una vez que se han contado y recontado los libros de cada edición, se registrará la siguiente
información.
Tabla 4.1
Registro de resultados de Toma Física de Inventarios
Indicaciones:
No.- Se enumerarán las ediciones que existen en la bodega.
Código.- Se incluirá el código asignado en el sistema contable para
cada tipo de producto.
Descripción del producto.- Se detallará el nombre del libro y la edición del mismo.
Cantidad (antes de la toma física).- Reporte de cantidades que emite el sistema contable a la
fecha, antes de iniciar la toma física.
A B C D E F G H I J K
No. Código Descripción del Producto
Cantidad
(antes de la
toma física)
Cantidad 1er
conteo
Cantidad
2do conteo
Firma (persona
que registra)
Diferencia
H = D - FObservaciones
Productos a
dar por pérdida
de valor por
deterioro
Productos
que no se
encuentran
en bodega
117
Cantidad 1er. Conteo.- Cantidad resultante en el primer conteo.
Cantidad 2do. Conteo.- Cantidad resultante en el segundo conteo.
Firma (persona que registra).- Firmará la persona que haya anotado las cantidades
resultantes de los conteos.
Observaciones.- Se incluirán las novedades encontradas para tomar
decisiones.
Productos a dar por pérdida de valor por deterioro.- se registrará la cantidad de libros que han
perdido su valor comercial.
Productos que no se encuentran en bodega.- se registrará la cantidad de libros que no se encuentren
en bodega, tomando en consideración los reportes del
sistema contable, antes de la toma física.
3.5.- Análisis de resultados
Estudio de los resultados obtenidos en el procedimiento, tanto de los datos cuantitativos y de los
datos cualitativos (observaciones).
Exponer las posibles causas de las observaciones hallados en la toma física de inventarios.
3.6.- Presentación de la propuesta para dar solución a los inconvenientes
De acuerdo a los resultados obtenidos, se preparará un informe para comunicar las soluciones
contables que se pueden aplicar para presentar Estados Financieros razonables, en cuanto a los
Inventarios de la Empresa.
4.- Normas para efectuar el conteo físico de los inventarios (instrucciones)
4.1.- El área contable entregará un cronograma y presupuesto potencial para la Toma física a la
Gerencia General.
4.2.- La toma física de inventarios será debidamente aprobada por la Gerencia General.
4.3.- En el Área contable se obtendrá un reporte del Sistema Contable, sobre las existencias en
bodega a la fecha de la toma física.
4.4.- Se conformarán dos parejas para el conteo y reconteo diariamente, es decir, en una pareja,
una persona será la encargada de contar y la otra persona se encargará de anotar. Los libros
de acuerdo a sus ediciones, de manera que se encuentren fácilmente identificables.
4.5.- La toma física estará planificada para que tenga una duración máxima de 5 días.
4.6.- Antes de iniciar con la Toma Física, el funcionario de bodega estará encargado de clasificar
el stock correctamente, es decir, separará
4.7.- El funcionario de Bodega entregará el Kardex de esta área, antes de iniciar con la toma
física al delegado del Área Contable.
118
4.8.- En la fecha fijada para la toma física, no se efectuará ningún tipo de transacción
relacionada directamente con los inventarios, como adquisiciones, devoluciones,
transferencias ni ventas; esto es con el ánimo de evitar confusiones.
4.9.- La toma física estará presidida por el contador(a), 1 asistente contable, el funcionario de
bodega y se solicitará la contratación de 2 ayudantes para la ejecución de la Toma física.
4.10.- Se explicará a los funcionarios participantes de la toma física, la semana y la manera en la
que se efectuará el procedimiento
4.11.- Se efectuará un primer conteo y luego un reconteo, para verificar los resultados.
5.- Premisas para la Toma Física de los Inventarios en la Editorial Salazar
5.1.- Los textos escolares que no se encuentren en un estado físico óptimo, es decir, que presenten
características de humedad o desgaste serán separados del resto de las existencias.
5.2.- Los textos escolares que pertenezcan a ediciones del año 2012 hacia atrás, al no poder ser
comercializados por la desactualización de sus respectivos contenidos, ya no serán parte del stock
de mercaderías de la Editorial.
119
Formato del documento que respaldará la toma física de inventarios
71Figura 4.3.- Formato de Toma Física de Inventarios
120
Presupuesto
Concepto.- Es una proyección de ingresos y gastos que intervendrán en la ejecución de una actividad o proceso específico; se deberá tomar en cuenta todos
los recursos necesarios para lograr un presupuesto real, que servirá como fuente para toma de decisión.
Tabla 4.2
Presupuesto para el conteo físico de los inventarios 2015
Valores presupuestados Forma de cálculo
Recursos Asistente contable US$0.00 Dentro de su jornada laboral.
Humanos Funcionario de bodega US$0.00 Dentro de su jornada laboral.
Ayudante 1 a contratar (durante 5 días) US$59.00 $354 S.BU / 240 Horas, por 5 días y por 8 horas diarias.
Ayudante 2 a contratar (durante 5 días) US$59.00 $354 S.BU / 240 Horas, por 5 días y por 8 horas diarias.
Recursos 10 Documentos de registro US$2.00 10 hojas a $0.20 centavos cada una
Materiales 4 copias sobre las normas para el conteo fisico (instruccionario) US$0.08 4 copias a $0.02 centavos cada una
20 Impresiones (solicitudes, reportes, informes) US$0.60 20 impresiones a $0.03 centavos cada una
4 refrigerios diarios para las personas que realizan el conteo físico US$60.00 4 almuerzos a $3.00 cada uno por 5 días.
4 Esferos color azul US$1.20 4 esferos por $0.30 centavos cada uno
4 Esferos color rojo US$1.20 4 esferos por $0.30 centavos cada uno
4 Lápices US$1.00 4 lápices a $0.25 centavos cada uno
4 Tablas de madera con pinza para las anotaciones US$6.00 4 tablas de madera con pinza a $1.50 cada una
4 Mascarillas (una para cada día) US$5.00 4 mascarillas a $0.25 centavos cada una, por 5 días
1 Mascarilla para funcionario de bodega (día de clasificación) US$0.25 1 mascarilla a $0.25 centavos
4 Pares de guantes US$7.20 4 pares de guantes a $1,80 centavos para cada uno
2 paquetes de limpiones US$5.00 2 paquetes de limpiones a $2,50 cada uno
US$207.53
Presupuesto para la Toma Física de Inventarios 2015
Recursos
GASTOS DEL PRESUPUESTO PARA TOMA FÍSICA
121
Cronograma
Concepto.- Es la determinación de actividades y fechas de ejecución, de manera cronológica, para lograr un objetivo específico.
72Figura 4.4.- Cronograma de Toma Física de Inventarios
Viernes Sábado Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo Lunes Martes Miércoles
3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Computador Contador(a)
Computador Asistente contable
Impresión de
InformeAsistente contable
- Contador(a)
Instruccionario Contador(a)
Recursos
Económicos del
Presupuesto
Asistente contable
Computador Contador(a)
Limpiones
Mascarilla
Funcionario de
bodega
Emitir cronograma y
presupuesto a la Gerencia
para obtener la respectiva
Elaborar cronograma para
la toma física
Ap
ro
ba
ció
n
Informar a los participantes
de la toma física que se
efectuará.
Elaborar presupuesto para
la toma física
Explicar las funciones que
deben desempeñar en la
toma física
So
cia
liza
ció
n
Compra de materiales
Identificación de criterios
para la Toma Física
Prep
ara
ció
n p
ara
la
To
ma
Fís
ica
de I
nv
en
tario
s
Clasificación del stock,
fácilmente identificables
entre sí.
RECURSOS RESPONSABLE
JULIO 2015
ACTIVIDADES ETAPA
REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.
CRONOGRAMA DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
122
73Figura 4.4.- Cronograma de Toma Física (continuación)
Viernes Sábado Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo Lunes Martes Miércoles
3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Computador Asistente contable
Documento
Kardex Bodega
Funcionario de
bodega
Conteo de libros
Reconteo de libros
Computador Contador(a)
Hojas de
impresiónAsistente contable
Computador Contador(a)
Computador Contador(a)
Contador(a)
Elaboración de Informe
Reg
istr
o
co
nta
ble Ingreso al sistema contable
Impresión y archivo de
asientos contabilizados
Prese
nta
ció
n d
e
info
rm
e
Propuesta de soluciones a la
Gerencia
Análisis de resultados
Bodeguero
Contador (a)
Asistentes
contables
Delegado Dep.
Compras
Mascarillas
Guantes
Formulario toma
física
Esferos y lápices
Tablas de madera
Co
nte
o f
ísic
o
Contabilidad emite el
reporte de stock.
Inic
io d
e
acti
vid
ad
es
de
To
ma
Fís
ica
Entrega de Kardex de
bodega a asistente contable
RECURSOS RESPONSABLE
JULIO 2015
ACTIVIDADES ETAPA
REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.
CRONOGRAMA DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
123
4.4.- DISEÑO DE FORMULARIOS DE CONTROL DEL INVENTARIO
ORDEN DE COMPRA
Definición
Es un documento que emite la empresa que compra hacia la empresa que vende, se la efectúa con
el ánimo de realizar las adquisiciones según las especificaciones de las áreas requirentes de
materias primas, materiales, insumos o servicios.
Importancia
La orden de compra permite una adquisición oportuna porque en este documento se especifican los
bienes o servicios requeridos, el precio, la fecha y el lugar de entrega; además, este formulario
servirá como constancia de los requerimientos del departamento.
Contenido del formato de Orden de Compra
El contenido del formato se divide en tres partes:
Encabezado
Cuerpo
Pie
Encabezado
Nombre del Documento.- identifica el formulario que se está emitiendo.
No. De orden de compra.- número de orden de compra, deben ser emitidos en secuencia las
órdenes de compra para un mejor control.
Unidad compradora.- se debe especificar la empresa que requiere realizar una
adquisición.
Domicilio comercial.- dirección de la empresa compradora.
Teléfono.- el número telefónico.
E-Mail.- correo electrónico de la empresa requirente.
Departamento requirente.- unidad de la empresa que requiere de bienes o servicios.
Cuerpo
Fecha de emisión.- fecha en que se emite la Orden de Compra
Fecha requerida.- fecha en que se desea que el producto llegue o el servicio sea
prestado.
Nombre del Proveedor.- se identifica a la empresa o persona natural de la que se requiere un
producto o servicio.
124
Dirección.- domicilio comercial del proveedor.
Teléfono.- número telefónico del proveedor.
E-mail.- correo electrónico del proveedor.
No.- para la numeración de productos a requerir.
Cantidad.- unidades requeridas de cada producto.
Descripción.- detalle del producto o servicio requerido.
Precio Unitario.- precio por cada unidad de los productos.
Precio Total.- precio por todas las unidades de cada producto. (multiplicación de
la cantidad por el precio unitario)
Subtotal.- suma del precio total de cada producto y/o servicio solicitado.
I.V.A.- Impuesto al Valor Agregado generado de los bienes o servicios.
Transporte.- precio por el traslado de la mercadería.
Total.- sumatoria de del Subtotal, más I.V.A y más el valor del Transporte.
Pie
Sírvase entregar en.- el lugar donde se desea que la mercadería sea entregada, por
ejemplo la bodega de la empresa.
Términos de pago.- forma en la que se va a cancelar la compra, puede ser en efectivo,
en cheque, mediante transferencia bancaria, a crédito, etc.
Observaciones.- si existiera alguna información adicional relevante.
Autorizado por.- el nombre de la persona que se responsabiliza por la orden de
compra emitida.
Firma.- rúbrica o firma de la persona que autoriza la orden de compra.
125
Formato de la orden de compra
74Figura 4.5.- Formato Orden de Compra
126
FORMULARIO DE RECEPCIÓN DE PEDIDO
Definición
Es el documento que permite registrar datos relevantes de la recepción de mercadería, se utiliza
como respaldo de la conformidad existente en los artículos que entrega el proveedor al cliente.
Importancia
La importancia de este documento radica en aumentar el control de los inventarios para evitar
alteraciones y confusiones. Además, permite establecer comparaciones entre el pedido recibido y el
requerido mediante la Orden de Compra.
Estructura del formato de Formulario de Recepción de pedido
El contenido del formato se divide en tres partes:
Encabezado
Cuerpo
Pie
Encabezado
Nombre del Documento.- identifica el formulario que se está emitiendo.
No.- número de recepción de bodega; deben ser emitidos en secuencia
para un mejor control.
Unidad compradora.- se especifica el nombre de la Empresa que recibe el producto.
Domicilio comercial.- dirección de la empresa compradora.
Teléfono.- el número telefónico.
E-Mail.- correo electrónico de la empresa requirente.
Número de orden de compra.- al que hace referencia.
No. Factura.- número del comprobante de venta respectivo al pedido.
Cuerpo
Cantidad.- unidades requeridas de cada producto.
Descripción.- detalle del producto o servicio requerido.
Precio Unitario.- precio por cada unidad de los productos.
Precio Total.- precio por todas las unidades de cada producto. (multiplicación de
la cantidad por el precio unitario)
Subtotal.- suma del precio total de cada producto y/o servicio solicitado.
I.V.A.- Impuesto al Valor Agregado generado de los bienes o servicios.
Transporte.- precio por el traslado de la mercadería.
Total.- sumatoria de del Subtotal, más I.V.A y más el valor del Transporte.
Pie
127
Fecha requerida de pedido.- fecha que consta en la Orden de compra respectiva.
Fecha de entrega de pedido.- fecha en la que se recibe la mercadería.
Firma bodeguero.- rúbrica o firma de la persona encargada de la bodega.
Nombre bodeguero.- nombre y apellido del funcionario de la bodega que se
responsabiliza.
Firma proveedor.- rúbrica o firma de la persona que entrega el pedido.
Nombre proveedor.- nombre y apellido de la persona que entrega el pedido.
Formato del Formulario de Recepción de pedido
75Figura 4.6.- Formato de recepción de bodega
128
KARDEX DE CONTABILIDAD
Definición
El kardex es un documento de soporte auxiliar, en el que se registran los movimientos que van
sufriendo las existencias de la bodega; las adquisiciones se colocarán en las columnas
correspondientes a ENTRADAS, si existieran devoluciones en compras, se completará la
información en estas mismas columnas, pero se diferenciarán con el signo menos o entre
paréntesis; las ventas se colocarán en las columnas correspondientes a SALIDAS, si existieran
devoluciones en ventas, se efectuará el mismo procedimiento que en las compras,
correspondientemente.
Importancia
El kardex facilita el control de la mercadería existente en bodega, brindando información detallada
y resumida de las cantidades, precios unitarios y totales.
Estructura del formato de kardex de contabilidad
Encabezado
Nombre del documento.- Kardex de bodega.
Nombre de la Empresa.- razón Social de la Empresa.
Dirección.- domicilio comercial de la Empresa.
Teléfono.- número telefónico de la Empresa.
E-mail.- correo electrónico de la empresa.
Período del…..al.- inicio y término del período del que se registrarán los movimientos
de la mercadería.
Producto.- denominación del producto existente en bodega.
Código.- letras y/o números que distinguen fácilmente a un producto.
Unidad de medida.- forma de medición que se utilizará para contar la cantidad de
producto, por ejemplo unidades, kilos, libras, metros, etc.
Método de valoración.- método con el que se valorarán las existencias, por ejemplo con el
Método de Promedio Ponderado.
Cuerpo
Fecha.- fecha en la que ocurre el movimiento de las mercaderías
Detalle.- descripción del nuevo evento.
Entradas.- cuando se realizan compras, se completará la información en estas
columnas, si existieran devoluciones se colocarán en este mismo
espacio, pero se identificarán con la información entre paréntesis,
para efectuar la resta.
Cantidad.- número de artículos que ingresan a la bodega.
129
Valor unitario.- valor por cada unidad de medida identificada.
Valor total.- valor por la compra de los artículos en total, para obtener este valor
se multiplica la cantidad por el valor unitario.
Salidas.- cuando se efectúa el traslado de las mercaderías hacia otros
departamentos, por ejemplo cuando se realizan ventas; cuando
existen devoluciones en venta, se colocará la información en estas
columnas pero identificando los datos entre paréntesis.
Cantidad.- número de artículos que egresan de la bodega.
Valor unitario.- valor por cada unidad de medida identificada.
Valor total.- valor que egresa de artículos, para obtener este valor se multiplica
la cantidad de por el valor unitario.
Existencias.- en estas columnas se detallan las existencias que
Cantidad.- número de artículos que permanecen aún en la bodega.
Valor unitario.- costo por unidad de la mercadería existente en bodega.
Valor total.- costo total de los artículos de la mercadería existente en bodega.
Pie
Nombre encargado de bodega.- nombre y apellido del funcionario encargado de la bodega.
Firma.- rúbrica o firma del bodeguero responsable.
Nombre Contador.- nombre y apellido del Contador Público Autorizado.
Firma.- rúbrica o firma del contador de la empresa.
130
Formato del kardex de contabilidad
76Figura 4.7.- Formato Kardex de Contabilidad
REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA. RUC: 1791924266001
Dirección: Mosquera Narváez Oe3-168 y Av. América Telf: 2671-960
E-mail: [email protected]
REGISTRO DE INVENTARIOS
PERÍODO DEL AL Producto
CÓDIGO
UNIDAD DE MEDIDA Método de valoración
Cant. V. Unit. V. Total Cant. V. Unit. V. Total Cant. V. Unit. V. Total
Nombre encargado de bodega Nombre Contador
Firma Firma
KARDEX DE CONTABILIDAD
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIASFECHA DETALLE
131
DESPACHO DE INVENTARIOS
Definición
Es el documento o formulario en el que se plasma la información relacionada con la mercadería
que ha salido de la bodega.
Importancia
Permite mejorar el control de los inventarios, porque en este documento se detallan datos
relacionados a la salida de mercaderías de la bodega, lo cual permite reducir márgenes de error.
Estructura de Formulario de Despacho de Inventarios
Encabezado
Nombre del documento.- Despacho de Inventarios.
Nombre de la Empresa.- Razón Social de la Empresa.
R.U.C.- Identificación que le asigna a la empresa el Servicio de Rentas
Internas (S.R.I)
Dirección.- domicilio comercial de la Empresa.
Lugar.- ciudad y país.
E-mail.- correo electrónico de la empresa.
Teléfono.- número telefónico de la Empresa.
Serie.- número secuencial del documento.
Cuerpo
Cliente.- nombre de la Empresa, persona natural obligada o no a llevar
contabilidad que adquiere mercadería.
Despachar a.- nombre de la persona que receptará el pedido.
Código.- letras y/o números asignados a los artículos para identificarlos
rápidamente.
Cantidad.- número de artículos que se van a despachar al cliente.
Descripción.- detalle del artículo a despacharse.
Precio Unitario.- precio de cada uno de los artículos.
Precio Total.- multiplicación de la cantidad por el precio unitario de cada
artículo.
Fecha de pedido: fecha en la que el cliente efectúa el pedido.
Fecha de despacho: fecha en la que se entrega el pedido.
132
Pie
Observaciones.- detalle de novedades que se presentaren.
Despachado por.- nombre y apellido del funcionario de bodega que entrega el pedido.
Firma.- firma o rúbrica de quien despacha.
Recibí conforme.- nombre y apellido de la persona que recibe el pedido.
Firma.- firma o rúbrica de quien recibe el pedido.
Formato de Despacho de Inventarios
GUÍA DE REMISIÓN
Definición
Es el documento que respalda la legalidad del traslado de bienes de un lugar hacia otro.
Importancia
Además, de servir como soporte legal del traslado de bienes, también se lo puede utilizar para
efectuar comprobaciones de la mercadería que ha salido del almacén.
Por otro lado, al emitir una Guía de Remisión, quien se encargue del traslado se responsabiliza
automáticamente por la mercadería.
77Figura 4.8.- Formato de Despacho de inventarios
DESPACHO DE INVENTARIOS No. OO1REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.
RUC: 1791924266001
Dirección: Mosquera Narváez Oe3-168 y Av. América
Telf: 2671-960
No. Requisición
Departamento requirente:
Código Cantidad Precio Unit. Precio Total
Fecha de requisición:
Fecha de envío de requisición:
Descripción
133
Objetivos
Salvaguardar las mercaderías que se dirigen hacia otros lugares.
Comprobar la legalidad que existe en la transacción.
Revelar datos importantes del traslado como por ejemplo el nombre del transportista, el
motivo del traslado, fecha y punto de partida y llegada.
Estructura del Formato de la Guía de Remisión
Encabezado
Nombre del documento.- Guía de Remisión
Número de documento.- En el que constará el Establecimiento, Punto de Emisión y Serie
Nombre de la Empresa.- Razón Social de la Empresa.
RUC.- Identificación asignada como contribuyente en el Servicio de
Rentas Internas (S.R.I)
Actividad.- Actividad económica que desempeña la Empresa.
Dirección.- domicilio comercial de la Empresa.
E-mail.- correo electrónico de la empresa.
Teléfono.- número telefónico de la Empresa.
Autorización SRI.- Es el número que asigna el S.R.I para la respectiva impresión del
documento.
Fecha autorización SRI.- Año, mes y día que el S.R.I aprueba la impresión de las Guías de
Remisión.
Cuerpo
Motivo del traslado.- Se detalla la razón por la que existe el traslado, pudiendo ser
principalmente la realización de una Venta.
Objetos del traslado.- Se especifica cuáles son los bienes que están siendo transportados
hacia otro lugar.
Transportista.- El nombre del chofer o de la empresa que se encarga de transportar
la mercadería.
R.U.C/C.I.- Número de identificación de quien traslada la mercadería.
Punto de partida.- Se registra el lugar en el que se embarcan los bienes.
Destinatario.- Persona o Empresa que ha solicitado la mercadería.
Dirección.- Se especifica el sitio en el que se desembarcarán los bienes.
Teléfono.- Teléfono convencional del destinatario.
Fecha de inicio.- Año, mes y día en el que se empieza con el traslado de la
mercadería.
Fin del traslado.- Año, mes y día en el que se entrega la mercadería al destinatario.
134
Pie
Datos de la Imprenta.- Persona o empresa que imprime la Guía de Remisión, el número de
autorización de la Imprenta, R.U.C (Registro Único de
Contribuyentes), número telefónico y rango de documentos
impresos.
Formato de la Guía de Remisión
PROFORMA
Definición
Es un documento que permite brindar una cotización a quién esté interesado en adquirir la
mercadería.
Importancia
Le facilita a los posibles usuarios establecer comparaciones de los bienes o servicios que desea
adquirir, para elegir la mejor opción entre ellas.
78Figura 4.9.- Formato Guía de Remisión
Adaptado de (Servicio de Rentas Internas, 2015)
135
Estructura de la proforma
Encabezado
Nombre del documento.- Proforma
Número de documento.- Número de proforma que se está emitiendo
Nombre de la Empresa.- Razón Social de la Empresa.
Actividad.- Actividad económica que desempeña la Empresa.
Dirección.- domicilio comercial de la Empresa.
E-mail.- correo electrónico de la empresa.
Teléfono.- número telefónico de la Empresa.
Cuerpo
Nombre del cliente.- Se detalla el nombre de la persona o empresa que está interesada en
adquirir la mercadería.
Teléfono.- Número telefónico convencional del posible cliente.
Celular.- Número de celular del potencial cliente.
Dirección.- Lugar del domicilio del potencial cliente.
Lugar y fecha de emisión.- Sitio y fecha en el que se expide la Proforma.
Cantidad.- Número de artículos que está interesado el posible adquirente.
Código.- Números y/o letras que identifican a los artículos en el sistema de
la empresa.
Detalle.- Denominación de los artículos deseados.
Precio Unitario.- Precio al que se vende cada uno de los artículos.
Precio Total.- Es la multiplicación de la cantidad por el precio unitario.
Subtotal.- Sumatoria de todos los precios totales de cada tipo de artículo.
IVA 12%.- Impuesto al Valor Agregado se calcula si grava tarifa 12%.
IVA 0%.- Impuesto al Valor Agregado si la tarifa es 0%.
TOTAL.- Sumatoria de Subtotal más I.V.A.
136
Formato de la proforma
FACTURA
Definición
“Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la transferencia de bienes, de la prestación de
servicios o la realización de otras transacciones gravadas con impuestos, considerando lo siguiente:
a) Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando el adquirente tenga
derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final que utilice la factura como sustento de
gastos personales;
b) Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y,
c) Cuando se realicen operaciones de exportación.” (Ec. Rafael Correa Delgado, 2010)
Importancia
La importancia de una factura radica en varios aspectos como en las declaraciones tributarias, el
registro de ingresos, la acreditación y control de transacciones. Además, este documento se
convierte en garantía de los bienes o servicios que se entregan y el precio al que se acuerda la
comercialización.
79Figura 4.10.- Formato Proforma
137
Estructura de la factura
Encabezado
Nombre del documento.- Factura
Número de documento.- En el que constará el Establecimiento, Punto de Emisión y Serie
Nombre de la Empresa.- Razón Social de la Empresa.
RUC.- Identificación asignada como contribuyente en el Servicio de
Rentas Internas (S.R.I)
Actividad.- Actividad económica que desempeña la Empresa.
Dirección.- domicilio comercial de la Empresa.
E-mail.- correo electrónico de la empresa.
Teléfono.- número telefónico de la Empresa.
Autorización SRI.- Es el número que asigna el S.R.I para la respectiva impresión del
documento.
Fecha autorización SRI.- Año, mes y día que el S.R.I aprueba la impresión de las Guías de
Remisión.
Cuerpo
Fecha.- Fecha en la que se emite la Factura.
RUC/C.C.- Número de identificación de la empresa, persona natural obligada o
no a llevar contabilidad o cédula de ciudadanía.
Cliente.- Razón social o nombre de quién adquiere la mercadería.
Dirección.- Dirección del cliente.
Teléfono.- Número telefónico convencional del cliente.
Cantidad.- Número de artículos a comprar.
Código.- Números y/o letras que identifican a los artículos.
Detalle.- Denominación de los artículos que van a ser vendidos.
Valor Unitario.- Precio unitario de los artículos.
Valor Total.- Multiplicación de la cantidad por el precio unitario de los artículos.
Subtotal.- Sumatoria de todos los precios totales de cada tipo de artículo.
IVA 12%.- Impuesto al Valor Agregado se calcula si grava tarifa 12%.
IVA 0%.- Impuesto al Valor Agregado si la tarifa es 0%.
TOTAL.- Sumatoria de Subtotal más I.V.A.
Pie
Datos de impresión.- Nombre de la imprenta, R.U.C., autorización. Rango de
documentos impresos autorizados.
Fecha de vencimiento.- Fecha máxima de emisión de la factura.
138
Firma autorizada.- Firma de quién efectúa la factura.
Firma cliente.- Firma de la persona que adquiere.
Formato de la factura
NOTA DE CRÉDITO
Definición
Es un documento en el que el beneficiario, pueden disponer de los valores devueltos que se detallan
en la Nota de Crédito.
Importancia
La nota de crédito permite plasmar la constancia de que se ha devuelto la mercadería, lo que
permite modificar legalmente a la factura que sustenta la transacción, sin que por ello se deba
anular la misma.
80Figura 4.11.- Formato Factura
Adaptado de (Servicio de Rentas Internas, 2015)
REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.
Dirección: Mosquera Narváez Oe3-168 y Av. América
Telf: 2671-960
FECHA: RUC/CI:
CLIENTE:
DIRECCIÓN: TELF:
CANT. CÓDIGO VALOR UNIT. VALOR TOTAL
ITS PRINT BUCHELI PATIÑO MANUEL MARÍA/ RUC 170778332001 AUT SRI 2303/IMPRESO 05/03/2015/ DEL 001 AL 1000 SUBTOTAL
VÁLIDO PARA SU EMISIÓN HASTA EL 05/03/2016 IVA 0%
IVA 12%
TOTAL
FIRMA CLIENTE
FACTURA 001-001
No. 0000001
DETALLE
FIRMA AUTORIZADA
AUT. SRI: 1114038982
FECHA AUT. 05/03/2015
Edición y venta de libros escolares al por mayor y menor
RUC: 1791924266001
139
Estructura de la Nota de Crédito
Encabezado
Nombre del documento.- Nota de Crédito
Número de documento.- En el que constará el Establecimiento, Punto de Emisión y Serie.
RUC.- Identificación asignada como contribuyente en el Servicio de
Rentas Internas (S.R.I)
Actividad.- Actividad económica que desempeña la Empresa.
Dirección.- domicilio comercial de la Empresa.
E-mail.- correo electrónico de la empresa.
Teléfono.- número telefónico de la Empresa.
Autorización SRI.- Es el número que asigna el S.R.I para la respectiva impresión del
documento.
Fecha autorización SRI.- Año, mes y día que el S.R.I aprueba la impresión de las Guías de
Remisión.
Cuerpo
Fecha de emisión.- Fecha en la que se expide la nota de crédito.
RUC/C.C.- Identificación de la empresa o persona que solicita la devolución.
Sr. (es).- Razón social o nombre de la persona que solicita la devolución
Comprobante que modifica.- Se identifica a la factura que se hace referencia.
Razón de la denominación.- Motivo por el que se expide la nota de crédito.
Cantidad.- Número de artículos que serán devueltos.
Código.- Números y/o letras que identifican a los artículos a ser devueltos.
Detalle.- Denominación de los artículos que serán devueltos.
Valor Unitario.- Valor al que fueron vendidos cada artículo.
Valor Total.- Multiplicación de la cantidad por el valor unitario de los artículos.
Subtotal.- Sumatoria de los valores totales de cada tipo de artículo.
IVA 12%.- Si la venta gravó tarifa 12% I.V.A.
IVA 0%.- Si la venta gravó tarifa 0% I.V.A
TOTAL.- Sumatoria del subtotal más I.V.A.
Pie
Datos de la imprenta.- Nombre de la imprenta, R.U.C., autorización. Rango de
documentos impresos autorizados.
Fecha de vencimiento.- Fecha máxima de emisión de la factura.
140
Original: adquirente / Copia: emisor.- El original de la Nota de crédito será entregada al
adquirente, mientras la copia la deberá archivar quien
emite la Nota de Crédito.
Recepción de la nota de crédito
Nombre y apellido.- Persona que recibe la Nota de Crédito.
C.C.- Número de identificación de la persona que recibe el
documento.
Fecha de recepción.- Fecha en la que se recibe la Nota de Crédito.
Firma y sello.- Firma de quien emite la Nota de Crédito y sello de la
empresa emisora.
Formato de la Nota de Crédito
81Figura 4.12.- Formato Nota de Crédito
Adaptado de (Servicio de Rentas Internas, 2015)
141
4.5.- ANÁLISIS DE INDICADORES DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
Indicadores Cuantitativos
- Utilización de bodega
Para determinar el indicador referente a la utilización de la bodega se identificaron los siguientes
datos:
El área en metros cuadrados disponible en la bodega es de 45m2, el área en metros cuadrados
utilizado es de 31.5m2 de la bodega.
=3 .5
45. = ,7 = 7 %
- Inventarios que no han sufrido deterioro
En las bodegas de la Editorial Representaciones Salazar se encuentran 51 diferentes tipos de
ediciones, de los cuales sólo 17 de ellos pueden ser comercializados.
Inventarios que han sufrido deterioro.- 51ediciones totales menos 17 ediciones comercializables, es
igual a 34 categorías de productos que han sufrido deterioro.
𝐼 𝑞 ℎ 𝑓
𝑇 = 7
5 = ,33 = 33%
- Compras sin devoluciones de mercadería
A continuación se detallan los factores de análisis de gestión de las devoluciones de mercadería a
proveedores:
Compras realizadas.- durante el año 2015 (de enero a julio) la Empresa Salazar realizó un total de
12 compras, de un total de 4250 libros.
Hasta julio del año 2015, de las 12 compras se efectuaron 2 devoluciones por equivocaciones en las
pruebas de color en los textos escolares, por una cifra total de 500 libros; el total de compras sin
devoluciones es de 3750 (4250 compras netas menos 500 textos devueltos).
𝐶
𝐶 =
375
425 = ,88 = 88%
- Ventas sin devoluciones de mercadería
De enero a julio del 2015 se realizó un total de ventas de 5010 textos escolares, de los cuales se
recibió la devolución de 2000 libros; los sub-distribuidores efectúan las compras en consignación y
la devolución se presenta cuando estos clientes no han logrado vender todos los ejemplares; el total
de ventas sin devoluciones es de 3010, resultado de la diferencia entre el total de ventas realizadas
(5010) y las ventas devueltas (2000)
142
=3
5 = ,6 = 6 %
- Pedidos despachados a tiempo
Para determinar los pedidos despachados a tiempo se considerará como base el requerimiento de
los clientes como tiempo máximo de espera, que en promedio es de tres días, a partir del día que
realizaron formalmente el pedido de mercadería de textos escolares.
Durante el mes de julio del 2015, la Editorial Representaciones Salazar recibió un total de seis
pedidos, de los cuales, cuatro fueron despachados dentro de los tres días posteriores a la fecha
inicial del pedido.
𝑃 ℎ
𝑃 ℎ =4
6= ,67 = 67%
- Adquisiciones
Para analizar este indicador, se tomaron como referencia sólo las órdenes de impresión de libros,
hasta julio del año 2015 se efectuaron 5 compras por un total de 4250 textos escolares, de los
cuales 2 compras por 1800 libros no fueron realizadas con la respectiva planificación.
El resultado de adquisiciones planificadas en unidades de libros es de 2450, resultado de la
diferencia entre 4250 y 1800 textos.
𝐴 𝑞 𝑓
𝐴 𝑞 𝑓 =245
425 = ,58 % = 58%
Tabla 4.3
Indicadores de Gestión Cuantitativos
INDICADORES DE GESTIÓN RESULTADOS META
Utilización de bodega 70% 100%
Inventarios que no han sufrido deterioro 33% 100%
Compras sin devoluciones 88% 100%
Ventas sin devoluciones 60% 100%
Pedidos despachados a tiempo 67% 100%
Adquisiciones planificadas 58% 100%
143
Indicadores Cualitativos
- Conocimiento de las actividades que debe desarrollar el funcionario de bodega
Se determinó que el indicador es Bajo, puesto que no existen procedimientos definidos para que el
funcionario de bodega pueda realizar sus actividades de acuerdo a los requerimientos propios de la
bodega de la Editorial Representaciones Salazar.
- Implementación de controles preventivos en la bodega
Se concluyó que A veces se implementan controles preventivos, debido a que en las últimas dos
temporadas escolares se dio seguimiento a los libros entregados como muestras gratis y se prohibió
la salida de mercadería por este motivo.
- Implementación de controles concurrentes en la bodega
Se determinó que la frecuencia es Nunca porque en la marcha de las actividades de recepción,
almacenamiento y salida de mercadería de la bodega no se han efectuado controles, que permitan
verificar si se están realizando las respectivas actividades de forma normal.
82Figura 4.13.- Indicadores de gestión de inventarios cuantitativos
70%
33%
88% 60% 67% 58%
100% 100% 100% 100% 100% 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Indicadores de Gestión de Inventarios Cuantitativos
META
RESULTADOS
144
- Implementación de controles correctivos en la bodega
La frecuencia para este indicador es Nunca porque no se han realizado evaluaciones del desempeño
en la bodega, lo cual impide realizar la retroalimentación adecuada para mejorar la gestión de la
bodega.
- Condiciones físicas de la bodega para almacenar los inventarios
Se determinó que las condiciones físicas de la bodega son regulares, puesto que si bien el espacio
físico es suficiente para el stock promedio de la Editorial, tiene características desventajosas para el
inventario, como es la humedad.
- Seguridades implementadas en la bodega para salvaguardar el patrimonio de la
organización
Se calificó como Bajas seguridades adquiridas, puesto que la bodega no se encuentra dentro del
local administrativo y comercial, además, no se ha contratado una póliza de seguros, en caso de
robo o incendios y no dispone de alarma de seguridad.
- Análisis de resultados de Indicadores de Gestión:
Mediante los Indicadores de Gestión Cuantitativos, se puede identificar una brecha muy amplia
entre los resultados y la meta esperada; los Indicadores de Gestión Cualitativos presentan una
ponderación entre Media y Baja.
Tabla 4.4
Indicadores de Gestión de Inventarios Cualitativos
1Conocimiento de las actividades que debe desarrollar el
funcionario de bodegaBajo
2 Implementación de controles preventivos en la bodega A veces
3 Implementación de controles concurrentes en la bodega Nunca
4 Implementación de controles correctivos en la bodega Nunca
5Condiciones físicas de la bodega para almacenar los
inventariosRegulares
6Seguridades implementadas en la bodega para salvaguardar
el patrimonio de la organizaciónBajas
Ponderación
Cualitativa No. Indicador
145
Los resultados obtenidos en el análisis de los indicadores de gestión de inventarios, tanto
cuantitativos como cualitativos, permiten observar la brecha existente entre la situación actual y la
deseada, para el logro a la meta de cada indicador, la Editorial Representaciones Salazar se
encuentra obligada a destinar recursos para implementar procesos en el área de bodega, los cuales
estén destinados a reducir riesgos económicos y operativos, ya sea por mala distribución del stock
en la bodega, por compras sin planificación, por despacho de pedidos sin confirmación, por malas
condiciones de la bodega, entre otras razones; estos indicadores podrán servir como base para
futuras evaluaciones y facilitar la toma de decisiones en cuanto a la gestión de los inventarios,
aunque esta serie de cambios implique la designación de tiempo y recursos permitirá salvaguardar a
los inventarios, que para la Editorial Salazar, se convierten en el activo más importante.
4.6.- EVALUACIÓN DE RIESGOS EN LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA
RIESGO
Se considerará la probabilidad de riesgo de acuerdo a los siguientes rangos:
Bajo: 0 - 25
Medio: 26 - 70
Alto: 71 – 100
IMPACTO
Se considerarán los riesgos según su impacto, de acuerdo a los siguientes rangos:
Bajo: 1-5
Medio: 6-10
Alto: 11-15
146
CUESTIONARIO DE CONTROL INVENTARIOS-AMBIENTE INTERNO
CALIFICACIÓN DE RIESGO – AMBIENTE INTERNO
𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓
𝑁 𝑔 = 7 − 2 = 5
𝐶 𝑓 ó 𝑔 =𝑁 𝑔
𝑇
𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 5
7= .7 *100=71
83Figura 4.14.- Cuestionario de Control Interno Inventarios-Ambiente Interno
147
CUESTIONARIO DE CONTROL INVENTARIOS-ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
CALIFICACIÓN DE RIESGO – ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓
𝑁 𝑔 = − = 9
𝐶 𝑓 ó 𝑔 =𝑁 𝑔
𝑇
𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 9
10= .9 *100=90
84Figura 4.15.- Cuestionario de Control Interno Inventarios - Establecimiento de objetivos
148
CUESTIONARIO DE CONTROL INVENTARIOS – IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
CALIFICACIÓN DE RIESGO – IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓
𝑁 𝑔 = − 2 = 8
𝐶 𝑓 ó 𝑔 =𝑁 𝑔
𝑇
𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 8
10= .8 *100=80
85Figura 4.16.- Cuestionario de Control Inventarios - Identificación de Riesgos
RUBRO: INVENTARIOS
COMPONENTE DE CONTROL INTERNO: Identificación de Riesgos
No. SI NO N/A OBSERVACIONES C/T P/T
1.- X0 1
2.- XNo lo realizan de
manera formalizada. 1 1
3.- X0 1
4.- X
0 1
5.- X
0 1
6.- X
0 1
7.- X
0 1
8.- X0 1
9.- XNo se realiza el análisis
de manera formal.1 1
10.- X
0 1
2 10
MEDIO 8
ELABORADO POR: E.I.F.G
SUPERVISADO POR: J.B
APROBADO POR: J.B
IMPACTO
¿La Empresa efectúa análisis de
resultados anteriores para identificar
los riesgos?
¿Existe un funcionario encargado de
aplicar técnicas para la identificación
de riesgos?
PREGUNTA
¿La Empresa realiza análisis PEST?
¿La Empresa realiza el análisis FODA
de sus inventarios?
¿La Empresa efectúa la identificación
de eventos?
¿La Empresa organiza talleres de
trabajo con los empleados para
identificar los riesgos de inventarios?
¿La Empresa efectúa entrevistas con
el objetivo de identificar riesgos en los
inventarios?
¿La Empresa prepara cuestionarios y
realiza encuestas para detectar los
riesgos en los inventarios?
¿La Empresa plasma los procesos
establecidos en flujodiagramas para
identificar los riesgos de los
inventarios?
¿La Empresa aplica indicadores para
conocer los principales riesgos?
CI
EMPRESA REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA. AI3
1/1
SUMAN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
149
CUESTIONARIO DE CONTROL INVENTARIOS - EVALUACIÓN DE RIESGOS
CALIFICACIÓN DE RIESGO – EVALUACIÓN DE RIESGO
𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓
𝑁 𝑔 = 6 − 2 = 4
𝐶 𝑓 ó 𝑔 =𝑁 𝑔
𝑇
𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 4
6= .67*100=67
86Figura 4.17.- Cuestionario de Control Inventarios-Evaluación de Riesgos
RUBRO: INVENTARIOS
COMPONENTE DE CONTROL INTERNO: Evaluación de Riesgos
No. SI NO N/A OBSERVACIONES C/T P/T
1.- X 1 1
2.- X 0 1
3.- X 0 1
4.- X 0 1
5.- X 0 1
6.- X 1 1
2 6
ALTO 12
ELABORADO POR: E.I.F.G
SUPERVISADO POR: J.B
APROBADO POR: J.B
IMPACTO
PREGUNTA
¿Para efectuar la evaluación de riesgos
en los inventarios, se utilizan datos de
hechos pasados?
¿Se establece una base para ponderar los
riesgos inherentes a los inventarios?
¿La Empresa utiliza datos externos para
cuantificar objetivamente los riesgos
relacionados a los inventarios?
¿Se evalúan los riesgos de los inventarios,
considerando la probabilidad de
ocurrencia?
¿Se evalúan los riesgos considerando el
impacto si se presentaran?
¿La Empresa utiliza el Benchmarking
para evaluar riesgos relacionados a los
inventarios?
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EMPRESA REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.
CI
1/1
SUMAN
AI4
150
CUESTIONARIO DE CONTROL INVENTARIOS – RESPUESTA AL RIESGO
CALIFICACIÓN DE RIESGO – RESPUESTA AL RIESGO
𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓
𝑁 𝑔 = − 3 = 7
𝐶 𝑓 ó 𝑔 =𝑁 𝑔
𝑇
𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 7
10= .7*100=70
87Figura 4.18.- Cuestionario de Control Inventarios - Respuesta al Riesgo
151
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO – ACTIVIDADES DE CONTROL
CALIFICACIÓN DE RIESGO – ACTIVIDADES DE CONTROL
𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓
𝑁 𝑔 = − 3 = 7
𝐶 𝑓 ó 𝑔 =𝑁 𝑔
𝑇
𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 7
10= .7*100=70
88Figura 4.19.- Cuestionario de Control Inventarios - Actividades de Control
RUBRO: INVENTARIOS
COMPONENTE DE CONTROL INTERNO: Actividades de control
No. SI NO N/A OBSERVACIONES C/T P/T
1.- X 0 1
2.- X 1 1
3.- X 0 1
4.- X 0 1
5.- X 1 1
6.- X
Solamente en el
departamento de
contabilidad
0 1
7.- X 0 1
8.- X 0 1
9.- X 0 1
10.- X 1 1
3 10
ALTO 13
ELABORADO POR: E.I.F.G
SUPERVISADO POR: J.B
APROBADO POR: J.B
IMPACTO
CI
EMPRESA REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.
¿Los registros de los inventarios se llevan
por el departamento de contabilidad y la
bodega?
¿Actualmente existen documentos de
soporte, que permitan facilitar la
recepción y despacho de inventarios?
¿Se efectúan evaluaciones
periódicamente, para conocer si la
cantidad de inventarios en las bodegas no
son excesivos ni deficientes?
AI6
1/1
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
SUMAN
¿Se supervisa el desempeño de los
empleados para observar el manejo de los
inventarios?
PREGUNTA
¿Se establecen políticas sobre los
inventarios, para mitigar los márgenes de
error?
¿Se asignan recursos para mitigar los
márgenes de error en los inventarios?
¿La empresa protege a sus inventarios
con seguros contra incendio, robo o
daños?
¿Se efectúan capacitaciones a los
empleados para mejorar el tratamiento de
los inventarios?
¿Se ha establecido el procedimiento
adecuado para la baja de inventarios?
¿A cada serie de artículos se le ha
designado una codificación diferente?
152
CUESTIONARIO DE CONTROL INVENTARIOS – INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
CALIFICACIÓN DE RIESGO – INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓
𝑁 𝑔 = 5 − 2 = 3
𝐶 𝑓 ó 𝑔 =𝑁 𝑔
𝑇
𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 3
5= .6*100=60
89Figura 4.20.- Cuestionario de Control Inventarios - Información y Comunicación
153
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO – MONITOREO
CALIFICACIÓN DE RIESGO – MONITOREO
𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓
𝑁 𝑔 = 8 − 3 = 5
𝐶 𝑓 ó 𝑔 =𝑁 𝑔
𝑇
𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 5
8= .625*100=62.50
90Figura 4.21.- Cuestionario de Control Inventarios - Monitoreo
RUBRO: INVENTARIOS
COMPONENTE DE CONTROL INTERNO: Monitoreo
No. SI NO N/A OBSERVACIONES C/T P/T
1.- X 0 1
2.- X 0 1
3.- X 0 1
4.- X 1 1
5.- X 1 1
6.- X 0 1
7.- X 1 1
8.- X 0 1
3 8
ALTO 14
ELABORADO POR: E.I.F.G
SUPERVISADO POR: J.B
APROBADO POR: J.B
IMPACTO
SUMAN
¿Se efectúan evaluaciones periódicas
para comprobar el cumplimiento de los
objetivos para mitigar los riesgos en los
inventarios?
¿Se evalúan constantemente los procesos
de monitoreo, para que sean ideales a las
situaciones internas y externas actuales?
¿Se efectúa el monitoreo sobre todos los
procesos relacionados a los inventarios?
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
¿Las deficiencias detectadas en el
monitoreo, son comunicadas
inmediatamente a la alta dirección de la
Empresa?
Al finalizar cada período, ¿se analizan los
indicadores de gestión?
PREGUNTA
¿La empresa define los lineamientos para
establecer la retroalimentación de las
deficiencias de control de inventarios?
¿Se ha designado a un funcionario, como
el encargado de efectuar el monitoreo, de
actividades de control de los inventarios?
¿El monitoreo se lleva a cabo en función
del nivel de riesgo detectado en los
inventarios de la empresa?
CI
EMPRESA REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA. AI8
1/1
154
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS DE LOS INVENTARIOS
Mediante la Figura 4.23 se puede apreciar que los componentes del control interno de los inventarios muestran altas probabilidades e impacto de riesgos, lo
cual se traduce en una alerta de emergencia, por ello es necesario que se establezcan respuestas inmediatas para evitar la presencia de situaciones adversas, o
al menos mantener preparados a los miembros de la Empresa para reducir el impacto de escenarios perjudiciales que afecten a la Editorial Salazar.
91Figura 4.22.- Matriz de Evaluación de Riesgos de los Inventarios
1 Ambiente Interno
2 2 Establecimiento de objetivos
3
1 3 Identificación de Riesgos
6 5
4 8 7 4 Evaluación de Riesgos
5 Respuesta al Riesgo
6 Actividades de Control
7 Información y Comunicación
8 Monitoreo1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
PR
OB
AB
ILID
AD
IMPACTO
MATRIZ DE
PROBABILIDAD/
IMPACTO
En
tre
0-2
5E
ntr
e 2
6-7
0E
ntr
e 7
1-1
00
BAJO MEDIO ALTO
AL
TO
ME
DIO
BA
JO
155
4.7.- ASIENTOS TIPO DE REGISTRO CONTABLE
- Asiento tipo de ingreso de mercadería por impresión de libros.
Se solicita la impresión de 3000 ejemplares del libro Mágicas Travesuras B a un costo unitario de
USD $5.00, a la Imprenta Don Bosco S.A, se cancela USD $4000.00, el resto a crédito; la
contabilización del asiento sería:
No existe I.V.A tarifa 12% debido a que la transferencia de dominio de libros gravan tarifa I.V.A
0%.
- Asientos tipo de venta de mercadería
Se vende a un vendedor particular 300 libros Mágicas Travesuras B, a un precio unitario de $10, se
recibe $1500.00 USD y la diferencia a crédito; la contabilización sería:
También se registra la salida de mercadería de bodega, disminuyendo la Partida Inventarios y
generando el Costo de Venta en el período correspondiente al ingreso ordinario, como especifica la
Sección 13 NIIF PYMES.
92Figura 4.23.- Asiento tipo de ingreso de mercadería
93Figura 4.24.- Asiento tipo de venta de mercadería
156
- Asiento tipo de deterioro por pérdida de valor en inventarios
Tras efectuar la Toma Física de Inventarios se determinó que el Libro Genios de la Computación
N1, ha sufrido deterioro total de su valor, puesto que ya no puede ser comercializado a su precio
estimado; a continuación se presenta su medición y registro contable:
Total unidades Genios de la Computación N1 = 20 unidades
Costo Unitario del Libro Genios de la Computación N1 = $8.00 USD
Precio de Venta Estimado (actual) = $0.00 USD
Medición de Inventarios Libro Genios de la Computación N1:
Valor medido = Precio de Venta Estimado – Costos de terminación y venta (Cantidad)
Valor medido = $0.00USD - $8.00 USD (20 u.)
Valor medido = $0.00 USD - $160.00 USD
Valor medido = - $160.00 USD
Al ser negativo el resultado se determina que existe Pérdida por deterioro de valor en el Libro
Genios de la Computación N1, por un valor de $160.00 USD.
94Figura 4.25.- Asiento tipo de registro de costo de venta
157
- Asiento tipo de registro de pérdidas de inventarios
Tras efectuar la Toma Física no se encontraron 6 unidades del Libro Genios de la Computación N7,
cada uno tenía un costo unitario de $4.00, por lo que se registrará la pérdida de inventarios y ello
genera un gasto para la Empresa.
Si se comprobara de manera legal la sustracción de inventarios, este gasto será deducible de
impuesto, pero si no se efectuare el procedimiento ante las autoridades competentes, no será
deducible de Impuesto a la Renta.
95Figura 4.26.- Asiento tipo de registra de pérdida por deterioro de valor
96Figura 4.27.- Asiento tipo de pérdida por faltantes de inventarios
158
4.8.- ANÁLISIS DE CANTIDADES MÁXIMAS Y MÍNIMAS EN LOS INVENTARIOS
“En la mayoría de los modelos de control de inventarios, las variables frecuentes son la demanda y
el tiempo de entrega de las órdenes de pedido y muchas veces el análisis exacto se vuelve
complejo.” (Rodríguez Acosta, 2011)
La Editorial Representaciones Salazar tiene siete libros escolares que actualmente edita y
comercializa, son los siguientes:
1. Mágicas Travesuras A
2. Mágicas Travesuras B
3. Magicas Travesuras C
4. Mágico Inglés B
5. Mágico Inglés C
6. Crecer pensando
7. Maternal
Los textos escolares de la Editorial Representaciones Salazar no tienen un ciclo constante de
demanda durante el año, puesto que en las Regiones Costa e Insular el inicio de clases es en el mes
de abril; en la Región Sierra y Oriente, el inicio de clases es en el mes de septiembre, durante el
resto del año, por ello se hace necesario establecer cantidades máximas, mínimas y óptimas para
que la inversión de la Editorial en los inventarios sea adecuada.
Los libros Mágicas Travesuras A, Mágicas Travesuras B, Mágicas Travesuras C, Mágico Inglés B
y Mágico Inglés C son comercializados únicamente en abril y septiembre porque son libros
utilizados para Inicial I, Inicial II y Primer año de educación; los libros Crecer pensando y Maternal
son vendidos en cualquier mes del año, puesto que son libros que se utilizan en centros de
estimulación temprana y para las mujeres que se encuentran en estado de gestación.
La Editorial Salazar debe tomar en cuenta las reformas curriculares que emite el Ministerio de
Educación, puesto que los textos no se pueden vender si los mismos no cuentan con las últimas
reformas, por tal motivo no puede sobreabastecerse; por otro lado, las imprentas usualmente
imprimen los libros escolares a partir de dos mil ejemplares, la impresión de lotes menores a esta
cantidad implican un aumento del precio de impresión.
159
Tabla 4.5
Niveles de venta de ediciones durante el año (en unidades)
Mágicas Travesuras A
Número de pedidos: N= 1 pedido al año
Cantidad de pedidos: Q= 3000 unidades por pedido
Inventario Inicial: Inventario Máximo= 3000 unidades
Inventario Final: Inventario Mínimo=0 unidades
Inventario Promedio: IP= 1500 UNIDADES
Duración del Ciclo= 1 año
Mágicas Travesuras B
Número de pedidos: N= 2 pedidos al año
Cantidad de pedidos: Q= 3000 unidades por pedido
Inventario Inicial: Inventario Máximo= 3000 unidades
Inventario Final: Inventario Mínimo=0 unidades
Ediciones% Nivel
ventas
Proyección
de ventas
totales
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Mágicas Travesuras A 11% 3000 0 0 0 1500 0 0 0 0 1500 0 0 0
Mágicas Travesuras B 23% 6000 0 0 0 3000 0 0 0 0 3000 0 0 0
Mágicas Travesuras C 23% 6000 0 0 0 3000 0 0 0 0 3000 0 0 0
Mágico Inglés B 23% 6000 0 0 0 3000 0 0 0 0 3000 0 0 0
Mágico Inglés C 17% 4500 0 0 0 2250 0 0 0 0 2250 0 0 0
Crecer pensando 2% 540 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45
Maternal 2% 480 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40
TOTALES 100% 26520 85 85 85 12835 85 85 85 85 12835 85 85 85
160
Inventario Promedio: IP= 1500 UNIDADES
Duración del Ciclo= 6 meses
Mágicas Travesuras C
Número de pedidos: N= 2 pedidos al año
Cantidad de pedidos: Q= 3000 unidades por pedido
Inventario Inicial: Inventario Máximo= 3000 unidades
Inventario Final: Inventario Mínimo=0 unidades
Inventario Promedio: IP= 1500 UNIDADES
Mágico Inglés B
Número de pedidos: N= 2 pedidos al año
Cantidad de pedidos: Q= 3000 unidades por pedido
Inventario Inicial: Inventario Máximo= 3000 unidades
Inventario Final: Inventario Mínimo=0 unidades
Inventario Promedio: IP= 1500 UNIDADES
Mágico Inglés C
Número de pedidos: N= 2 pedidos al año
Cantidad de pedidos: Q= 2250 unidades por pedido
Inventario Inicial: Inventario Máximo= 2250 unidades
Inventario Final: Inventario Mínimo=0 unidades
Inventario Promedio: IP= 1125 UNIDADES
Crecer pensando
Número de pedidos: N= 1 pedidos al año
Cantidad de pedidos: Q= 540 unidades por pedido
Inventario Inicial: Inventario Máximo= 540 unidades
Inventario Final: Inventario Mínimo=0 unidades
Inventario Promedio: IP= 270 UNIDADES
Maternal
Número de pedidos: N= 1 pedidos al año
Cantidad de pedidos: Q= 480 unidades por pedido
Inventario Inicial: Inventario Máximo= 480 unidades
Inventario Final: Inventario Mínimo=0 unidades
Inventario Promedio: IP= 240 UNIDADES
161
El valor de la inversión para cada libro de la Editorial Representaciones Salazar, se refleja en las
siguientes tablas con dos alternativas, comprar una sola vez en el año o dos veces, para ello se
utilizaron los valores del costo de almacenamiento en relación al pago por arriendo de bodega que
es $150,00 USD (Dólares de los Estados Unidos de América) por los doce meses al año que
representan un total de $1.800,00 USD (Dólares de los Estados Unidos de América) al año y en
relación a la capacidad máxima de la bodega que es de 15000 unidades de libros. Las imprentas
cobran un porcentaje adicional por cada pedido menor a 2000 unidades, por tal motivo se asignó el
10% más en los pedidos menores a tal cantidad.
Tabla 4.6
Propuesta de inversión en libro Mágicas Travesuras A
El libro Mágicas Travesuras A tiene una proyección de ventas de 3000 unidades al año, por lo cual
es preferible que se realice el pedido una vez año para no incurrir en costos adicionales, además
este libro no sufre deterioro o desactualización porque el Ministerio de Educación no emite
reformes para el Inicial I.
Tabla 4.7
Propuesta de inversión en libro Mágicas Travesuras B
El libro Mágicas Travesuras B tiene mayor nivel de ventas, de 6000 unidades aproximadamente,
por lo tanto es adecuado realizar dos adquisicones durante el año, debido a que una compra de 6000
libros para todo el año ocuparía demasiado espacio en la bodega de la Empresa, lo cual incidiría en
aumento de costo de almacenamiento.
Tabla 4.8
Propuesta de inversión en libro Mágicas Travesuras C
ALTERNATIVA
NÚMERO DE
PEDIDOS EN
EL AÑO
UNIDADES
TOTALES
CANTIDAD
POR
PEDIDO
COSTO DE
IMPRESIÓN
UNITARIO
COSTO DE
IMPRESIÓ
N TOTAL
COSTO DE
ALMACENA
MIENTO
COSTOS
TOTALES
1 1 3000 3000 4 12000 360.00 12,360.00
2 2 3000 1500 4.4 13200 23.08 13,223.08
ALTERNATIVA
NÚMERO DE
PEDIDOS EN
EL AÑO
UNIDADES
TOTALES
CANTIDAD
POR
PEDIDO
COSTO DE
IMPRESIÓN
UNITARIO
COSTO DE
IMPRESIÓ
N TOTAL
COSTO DE
ALMACENA
MIENTO
COSTOS
TOTALES
1 1 6000 6000 4 24000 720.00 24,720.00
2 2 6000 3000 4 24000 360.00 24,360.00
ALTERNATIVA
NÚMERO DE
PEDIDOS EN
EL AÑO
UNIDADES
TOTALES
CANTIDAD
POR
PEDIDO
COSTO DE
IMPRESIÓN
UNITARIO
COSTO DE
IMPRESIÓ
N TOTAL
COSTO DE
ALMACENA
MIENTO
COSTOS
TOTALES
1 1 6000 6000 4 24000 720.00 24,720.00
2 2 6000 3000 4 24000 360.00 24,360.00
162
El libro Mágicas Travesuras C tiene una proyección de ventas de 6000 unidades aproximadamente,
este libro sí puede sufrir desactualización porque el Ministerio de Educación emite reformas para el
primer año de básica.
Tabla 4.9
Propuesta de inversión en libro Mágico Inglés B
Tabla 4.10
Propuesta de inversión en libro Mágico Inglés C
El libro Mágico Inglés B tiene un nivel de ventas de alrededor de 6000 unidades, por lo cual es
mejor efectuar dos adquisiciones durante el año para no sobreabastecer a la bodega. El libro
Mágico Inglés C sí puede sufrir cambios debido a las reformas, por tal razón se deberían efectuar
dos pedidos durante el año.
Tabla 4.11
Propuesta de inversión en libro Crecer Pensando
Tabla 4.12
Propuesta de inversión en libro Maternal
Las ediciones Crecer pensando y Maternal no sufren los efectos de la emisión de nuevas reformas
curriculares, pero el nivel de ventas es relativamente bajo (en base a las ediciones mencionadas
anteriormente), por lo cual es preferible realizar un solo pedido durante el año, para evitar
incremento en el precio de impresión.
ALTERNATIVA
NÚMERO DE
PEDIDOS EN
EL AÑO
UNIDADES
TOTALES
CANTIDAD
POR
PEDIDO
COSTO DE
IMPRESIÓN
UNITARIO
COSTO DE
IMPRESIÓ
N TOTAL
COSTO DE
ALMACENA
MIENTO
COSTOS
TOTALES
1 1 6000 6000 5 30000 720.00 30,720.00
2 2 6000 3000 5 30000 360.00 30,360.00
ALTERNATIVA
NÚMERO DE
PEDIDOS EN
EL AÑO
UNIDADES
TOTALES
CANTIDAD
POR
PEDIDO
COSTO DE
IMPRESIÓN
UNITARIO
COSTO DE
IMPRESIÓ
N TOTAL
COSTO DE
ALMACENA
MIENTO
COSTOS
TOTALES
1 1 4500 4500 5 22500 540.00 23,040.00
2 2 4500 2250 5 22500 270.00 22,770.00
ALTERNATIVA
NÚMERO DE
PEDIDOS EN
EL AÑO
UNIDADES
TOTALES
CANTIDAD
POR
PEDIDO
COSTO DE
IMPRESIÓN
UNITARIO
COSTO DE
IMPRESIÓ
N TOTAL
COSTO DE
ALMACENA
MIENTO
COSTOS
TOTALES
1 1 540 540 3 1620 64.80 1,684.80
2 2 540 270 3.3 1782 32.40 1,814.40
ALTERNATIVA
NÚMERO DE
PEDIDOS EN
EL AÑO
UNIDADES
TOTALES
CANTIDAD
POR
PEDIDO
COSTO DE
IMPRESIÓN
UNITARIO
COSTO DE
IMPRESIÓ
N TOTAL
COSTO DE
ALMACENA
MIENTO
COSTOS
TOTALES
1 1 480 480 5 2400 57.60 2,457.60
2 2 480 240 5.5 2640 28.80 2,668.80
163
4.9.- EXPLICACIÓN DE LA TRANSICIÓN A NIIF PYMES EN LOS INVENTARIOS
FASES DE LA TRANSICIÓN A NIIF PYMES EN LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA
FASE 1.- DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
En esta fase se elaborarán las siguientes actividades:
Análisis de procesos, procedimientos, actividades, tareas y políticas que se desarrollan
entorno a los inventarios.
Análisis de la estructura organizativa y funcional que tiene la empresa y cómo ellas
influyen en el manejo de los inventarios.
Impacto que tendrían los inventarios ante la implementación de la Sección 13 NIIF
PYMES, en la razonabilidad de los Estados Financieros.
FASE 2.- CONCEPTUALIZACIÓN
En esta fase se elaborarán las siguientes actividades:
Análisis de los conceptos de la Sección 13 NIIF PYMES.
Socialización con los miembros de la empresa, del propósito, los objetivos y beneficios que
se presentan con la implementación de la Sección 13 NIIF PYMES.
FASE 3.- PLANIFICACIÓN Y DISEÑO
En esta fase se elaborarán las siguientes actividades:
Presentación del procedimiento para efectuar la Toma física de los inventarios.
Asientos tipo para la contabilización de los ajustes, necesarios para la presentación
razonable de la cuenta inventarios.
Diseño y explicación de los formularios de control, para mejorar el tratamiento de los
inventarios.
97Figura4.28.- Fases de la transición a NIIF PYMES en los Inventarios de la Empresa
Diagnóstico situacional
Conceptualización Planificación y
diseño Implementación
164
FASE 4.- IMPLEMENTACIÓN
En esta fase se elaborarán las siguientes actividades:
Efectuar la toma física de inventarios.
Análisis de resultados y toma de decisiones.
Contabilización de ajustes.
GUÍA PARA ELABORAR CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION POR PARTE DE LAS
COMPAÑIAS QUE APLICAN NIIF PARA PYMES
Tabla 4.13
Información General para la Implementación a NIIFs
SI NO
1.1.- ADOPCIÓN DE NIIFs PARA PYMES
Sección 13 NIIF PYMES
1.2.- ADOPTA POR PRIMERA VEZ NIIFs X
1.3.- MARCO CONTABLE ANTERIOR ESTUVO BASADO EN NIIFs COMPLETAS X
1.4.- APROBACIÓN DEL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
Junta General de Socios X
Por Entidad u Organismo de control
Fecha de aprobación 07/07/15
1.- INFORMACIÓN GENERAL
NOMBRE DE LA COMPAÑÍA: Representaciones Educativas
Salazar Cía. Ltda.
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: Ángel Salazar Cando
DOMICILIO: Quito
LUGAR DONDE OPERA LA COMPAÑÍA: Quito
ACTIVIDAD PRINCIPAL: Edición y comercialización de
textos escolares.
TELÉFONO: 022671-960
FECHA INICIO DE IMPLEMENTACIÓN: 07/07/2015
165
Tabla 4.14
Plan de capacitación para la Implementación a NIIFs
2.1.- CAPACITACIÓN
Inicio de capacitaciones
2.2.- RESPONSABLES QUE LIDERARAN EL PROYECTO (en las fases de capacitación e implementación)
NOMBRE
Lcda. Jenny Bustamante
Elena Isabel Flores Guevara
2.3.- INSTRUCTOR CONTRATADO PARA DICTAR LA CAPACITACIÓN
NOMBRE
MGs. Santiago Cruz
2.4.- FUNCIONARIOS A CAPACITARSE
NOMBRE
Salazar Cando Ángel Gerente General
Vásquez Ivonne Asistente de gerencia
Lcda. Jenny Bustamante
Flores Guevara Elena Isabel
Pérez Barreto Luis G Gerente de compras
Simbaña Tenezaca Carlos L Funcionario del almacén
2.5.- SECCIONES DE NIIF PARA CAPACITACIÓN
Sección 13 NIIF PYMES - Inventarios 4 horas
EXPERIENCIA
CARGO
Contadora
Asistente contable
2.- PLAN DE CAPACITACIÓN
21/07/15
Contador de varias
empresas, con sólidos
conocimientos en NIIF
CARGO
Contadora
Asistente contable
DURACIÓN
166
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE NIIFs
Tabla 4.15
Fase 1: Diagnóstico Situacional para la implementación de NIIFs
1.1.- Análisis de procesos, procedimientos, actividades, tareas y políticas que se desarrollan entorno a los inventarios.
RESULTADOS DE LA OBSERVACIÓN CONCLUSIÓN
PROCESOS No se encuentran definidos formalmente los procesos. Proponer los respectivos procesos
PROCEDIMIENTOS No se encuentran definidos formalmente los procedimientos. Proponer los respectivos procedimientos
ACTIVIDADES No se encuentran definidos formalmente las actividades. Proponer las respectivas actividades
TAREAS No se encuentran definidos formalmente las tareas. Proponer los respectivas tareas
POLÍTICAS No se encuentran definidas formalmente las políticas. Proponer las respectivas políticas
1.2.- Análisis de la estructura organizativa y funcional que tiene la empresa y cómo ellas influyen en el manejo de los inventarios
RESULTADOS DE LA OBSERVACIÓN CONCLUSIÓN
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Se encuentra incompleta y dificulta la comunicación entre niveles Proponer una estructura organizativa.
ESTRUCTURA FUNCIONAL No se encuentra definida. Proponer una estructura funcional.
1.3.- Impacto que tendrían los inventarios ante la implementación de la Sección 13 NIIF PYMES, en la razonabilidad de los Estados Financieros.
Inventarios actuales Se requiere de la implementación de la Sección 13 NIIF PYMES.
Impacto positivo Control efectivo de los inventarios.
Acertiva gestión de los inventarios.
Presentación razonable de Estados
Financieros.
FASE 1: DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
167
Tabla 4.16
Fase 2: Conceptualización para la Implementación a NIIFs
2.1.- Análisis de los conceptos de la Sección 13 NIIF PYMES.
ALCANCE
MEDICIÓN
COSTO DE LOS INVENTARIOS
COSTO DE ADQUISICIÓN
COSTOS DE TRANSFORMACIÓN
DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIÓN
PRODUCCIÓN CONJUNTA Y SUBPRODUCTOS
OTROS COSTOS INCLUIDOS EN LOS INVENTARIOS
COSTOS EXCLUIDOS DE LOS INVENTARIOS
COSTO DE LOS INVENTARIOS PARA UN PRESTADOR DE SERVICIOS
FÓRMULAS DEL CÁLCULO DEL COSTO
DETERIORO DEL VALOR DE LOS INVENTARIOS
RECONOCIMIENTO COMO UN GASTO
INFORMACIÓN A REVELAR
2.1.-
Propósito Mejorar el control de los inventarios en la Empresa.
Objetivos Presentar Estados Financieros razonables
Aplicar los métodos de medición de las NIIFs PYMES.
Beneficios Conocer con fiabilidad la información financiera de la Empresa.
Determinar las funciones que deben desempeñar los miebros de la empresa, en cuanto al manejo de los inventarios.
FASE 2: CONCEPTUALIZACIÓN
TÉCNICAS DE MEDICIÓN DEL COSTO, TALES COMO EL COSTO ESTÁNDAR, EL MÉTODO DE LOS MINORISTAS Y EL PRECIO
DE COMPRA MÁS RECIENTE
Socialización con los miembros de la empresa, del propósito, los objetivos y beneficios que se presentan con la implementación de la
Sección 13 NIIF PYMES.
168
Tabla 4.17
Fase 3:Planificación y Diseño para la implementación a NIIFs
3.1.- Presentación del procedimiento para efectuar la Toma física de los inventarios.
Propósito
Objetivos
Alcance
Base legal y normativa
Procedimiento
Normas para el conteo físico
Formato del documento que respalda la toma física
Cronograma para el conteo físico de los inventarios
3.2.- Asientos tipo para la contabilización de los ajustes, necesarios para la presentación razonable de la cuenta inventarios
Asiento tipo de adquisición-recepción
Asiento tipo de devoluciones- compra y venta
Asiento tipo de ventas-despacho
3.3.- Diseño y explicación de los formularios de control, para mejorar el tratamiento de los inventarios.
Orden de compra
Formulario de Recepción de pedido
Control de despacho de Inventarios
Proforma
Factura
FASE 3: PLANIFICACIÓN Y DISEÑO
Kardex de bodega
Guía de Remisión
Nota de Crédito
169
Tabla 4.18
Fase 4: Implementación de NIIF PYMES
4.1.- Efectuar la toma física de inventarios.
Efectuar el acta de inicio de toma física de inventarios.
Efectuar el acta de finalización de la toma física de inventarios.
4.2.- Análisis de resultados y toma de decisiones.
Clasificación y medición de las observaciones encontradas.
4.3.- Contabilización de ajustes.
En el sistema contable.
FASE 4: IMPLEMENTACIÓN
170
4.10.- DESARROLLO SECCIÓN 13 NIIF PYMES EN LA EDITORIAL
Párrafo 13.1.- Alcance de la Sección 13 NIIF PYMES en la Editorial:
La Editorial Salazar no cuenta con Procesos de Producción, debido a que la reproducción de libros
(impresión, empastado y terminados finales), no se lo realiza en la Empresa, sino que paga a
terceras personas para que lo realicen. La Editorial Salazar no utiliza Inventarios de materiales o
suministros porque no realiza procesos de producción físicamente, el contenido de los libros se lo
prepara digitalmente.
Párrafo 13.2.- Aplicación de inventarios, excepto a:
98Figura4.29.- Alcance de la Sección 13 NIIF PYMES en la Editorial
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Aplicados en la Editorial Salazar
Clasificación
Cuenta Inventarios
Poseídos para ser vendidos
Inventario de libros
disponibles para la venta.
En proceso de producción
La Empresa no cuenta con procesos de producción.
En forma de materiales o suministros
La Empresa no dispone de
inventario de materiales.
99Figura4.30.- Inventarios con los que la Editorial no cuenta
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Editorial Salazar no cuenta con
Obras en progreso, de contratos de
construcción.
Instrumentos financieros
Activos biológicos
171
Párrafo 13.3.- La Sección 13 NIIF PYMES no se aplica a la medición de los inventarios
mantenidos por:
Párrafo 13.4.- Medición de los Inventarios
Representaciones Educativas Salazar tiene en bodega varios ediciones que ya no podrán ser
vendidas, debido a que no se encuentran actualizadas con las últimas reformas emitidas por el
Ministerio de Educación; por ello, existen libros que su Precio de Venta estimado es de $0.00, por
ejemplo:
Genios de la Computación N1 es una edición del año 2007, actualmente ya no puede ser vendido a
su precio de venta estimado inicialmente, su costo unitario es de $8.00.
100Figura4.31.- Medición que no aplica la Editorial Salazar
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Productos agrícolas, forestales y minerales, en la medida
que se midan por su valor razonable menos los costos de
venta con cambios en resultados.
Representaciones
Educativas
Salazar Cía.
Ltda.
no aplica
medición de
inventarios en:
Materias primas cotizadas, que midan sus inventarios al
valor razonable menos costos de venta, con cambios en
resultados.
101Figura4.32.- Medición de los Inventarios en la Editorial
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
El importe
menor entre:
El costo
El precio de
venta estimado
Menos
(-)
Los costos de
terminación y
venta
Igual
(=)
Inventarios
medidos
172
Entonces, entre el costo y el precio de venta estimado, el menor es el Precio de venta estimado
(actualmente $0.00). Los costos de terminación y venta son de $8.00. El valor de este libro medido
será:
$0.00 - $8.00= -$8.00
Párrafo 13.5.- Costo de los Inventarios
A continuación se presenta el proceso de edición de los textos escolares y la nomenclatura de los
costos incurridos:
102Figura4.33.- Costo de los Inventarios en la Editorial
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Costo de los Inventarios
Costos Adquisición
Precio de compra + aranceles de importación +
otros impuestos (no recuperables) + otros
costos directos.
Costos Transformación
Costos directos + costos indirectos (costos
indirectos de producción distribuidos)
Costos Indirectos de producción distribuidos
Costos indirectos fijos + Costos indirectos variables
de producción.
173
PROCESO DE EDICIÓN DE LIBROS Y COSTOS INCURRIDOS EN CADA ETAPA
103Figura4.34.- Costos incurridos en el proceso de edición
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
1.- Representaciones
Salazar crea la idea de elaborar un nuevo libro.
•Costos por
búsqueda de
posibles autores
2.- Autores crean bosquejo
de los textos escolares
•Honorarios por autoría.
3.- Transcripción de bosquejos a
un archivo digital
•Costo Mano de Obra, personal del Área de Redacción
4.- Se diagraman las figuras para
mejorar la comprensión de los
textos.
•Honorarios al
diagramador
5.- Primera impresión a
borrador
•Pago a imprenta
por la impresión
6.- Corrección del ejemplar
impreso
•Honorarios a autores
174
104Figura4.34.- Costos incurridos en el proceso de edición (continuación)
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
7.- Se realiza pruebas de
color
•Pago a Imprenta - asesoramiento
8.- Se solicita ISBN para la edición del
libro.
•Aporte a Cámara del Libro por ISBN
9.- Sólo para "Mágicas Travesuras C" se
solicita autorización del Ministerio de
Educación
•Costos de trámites en Ministerio Educación
10.- Reproducción de ejemplares
•Costo de impresión y empastado de libros escolares
11.- Transporte de libros
•Costos de transportación.
12.- Almacenamien
to de inventarios
•Costos Mano de Obra Directa en el personal de Bodega.
175
Los costos indirectos de producción no distribuidos no forman parte del costo del Inventario. La
adquisición de inventarios a plazo, podría generar intereses en las condiciones del crédito, este
importe será considerado como gasto del período y no como costo de los inventarios.
Párrafo 13.9.- Distribución de los costos indirectos de producción
Representaciones Salazar no efectúa distribución de costos indirectos, debido a que no maneja sus
inventarios en procesos de producción, al no intervenir directamente en la reproducción de los
textos, pues solo se encarga de diseñarlos y comercializarlos.
Párrafo 13.10.- Producción conjunta y subproductos
Representaciones Educativas Salazar no tiene producción conjunta y de subproductos, debido a que
en la estructuración de los libros, sólo se puede obtener una edición de libros a la vez.
Otros costos incluidos en los inventarios
105Figura 4.35.- Otros costos incluidos en los Inventarios de la Editorial Salazar
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
13.11
Representaciones Salazar
incluirá en el costo de los inventarios
Costos incurridos para dar a los textos
escolares la condición y ubicación actuales.
Entre ellos: el pago por
autoría a los profesores
contratados.
13.12 Cambio del valor
razonable del instrumento de cobertura.
Si Representaciones Salazar incurrieran en un precio de materia prima
cotizada.
176
Párrafo 13.13.- Costos excluidos de los inventarios.- que serán reconocidos como gastos en el
período en el que incurren:
Párrafo 13.14.- Costo de los inventarios para un prestador de servicios
La Editorial Representaciones Salazar no presta servicios, por tal motivo no se analizarán costos de
inventarios para la entrega de este tipo de producto.
106Figura4.36.- Otros costos excluidos de los inventarios en la Editorial Salazar
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
•Representaciones Salazar no incurre en desperdicio de matereiales debido a que ellos no imprimen los libros ni los empastan. La autoría de los libros se paga mediante especificaciones de contratos con los profesores magister, por tanto no existe desperdicio. Otros costos si podrían ser causa de desperdicio.
Importes anormales de desperdicio de materiales,
mano de obra u otros costos.
•Representaciones Salazar sí incurre en costos de almacenamiento, que según la Sección 13 NIIF PYMES, son gastos del período.
Costos de almacenamiento (a excepción de que sea
necesario en el proceso de producción).
•Representaciones Salazar incurre en varios gastos de administración, no relacionados directamente con los inventarios, por ejemplo: pago de teléfono, gasto de suministros de oficina, depreciación de equipos de oficina, entre otros.
Costos indirectos de administración que no contribuyan a dar a los
inventarios su condición y ubicación actuales.
•Las erogaciones destinadas a efectuar las ventas son considerados como gastos del período, entre ellas se encuentran: las comisiones a vendedores, gastos de moviización y envío de pedidos.
Costos de venta
177
Párrafo 13.15.- Costo de los productos agrícolas recolectados de activos biológicos.
No se analizará este párrafo, debido a que Representaciones Salazar no ofrece productos agrícolas
derivados de activos biológicos.
Párrafo 13.16.- Técnicas de medición del costo, tales como el costo estándar, el método de los
minoristas y el precio de compra más reciente
Fórmulas de cálculo del costo
107Figura4.37.- Técnica de medición del costo de inventarios en la Editorial Salazar
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
•Representaciones Salazar toma en cuenta niveles normales de edición de libros.
Método del costo estándar
•Representaciones Salazar no aplica el método de minoristas.
Método de los minoristas
•Representaciones Salazar no aplica el método del precio de compra más reciente.
Precio de compra más reciente
108Figura4.38.- Fórmula de cálculo del costo en los inventarios de la Editorial Salazar
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
13.17
Se medirá el costo de los inventarios que no son
habitualmente intercambiables.
Representaciones Educativas Salazar no presenta esta situación.
13.18 Método del Costo de Promedio Ponderado
Representaciones Salazar efectuará un promedio de
los costos, para determinar el costo
unitario de los textos escolares.
178
Párrafo 13.19.- Deterioro del valor de los inventarios
109Figura4.39.- Deterioro por pérdida del valor de los inventarios en la Editorial Salazar
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Deterioro del valor de los inventarios
Representaciones Salazar debe evaluar al final de cada período sobre el que se informa si los inventarios de textos
escolares están deteriorados:
Cuando el importe de los productos no sea
totalmente recuperable.
Ejemplo: El libro Genios de la Computación N1 no
puede ser vendido a su importe, por la
desactualización de su contenido, el Ministerio de Educación no permite su
comercialización.
Si los textos escolares han sufrido daños,
obsolescencia o precios de venta decrecientes.
Ejemplo: Varios textos escolares han sufrido desgaste físico por la
humedad de la bodega.
Si una partida de inventario está deteriorada se requiere
que la entidad mida el inventario:
Precio de venta menos los costos de terminación y
venta.
Reconocer una pérdida por deterioro de valor en los
textos escolares. Ejemplo:Registro de
pérdida de valor en todas las unidades de la Edición Genios de la Computación
N1.
179
Reconocimiento como un gasto
Párrafo 13.22.- Información a revelar
110Figura4.40.- Reconocimiento como un gasto en la Editorial Salazar
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Párrafo 13.20
Cuando se vendan los textos escolares
Se reconocerá el importe como gasto del período, conjunto con
los ingresos correspondientes a la venta de los libros.
Párrafo 13.21
Algunos inventarios pueden distribuirse a
otras cuentas de activo.
Representaciones Salazar no emplea sus
inventarios como componentes de
activos propiedad, planta y equipo.
111Figura4.41.- Información a revelar de inventarios en la Cía. Representaciones Salazar
Adaptado de (Fundación IASC, 2009)
Información a revelar por Representaciones Educativas
Salazar Cía. Ltda.
Políticas contables
Promedio ponderado
Importe en inventarios.
Al final de cada período, según la clasificación apropiada de la
Editorial.
Importe de inventarios reconocido como gasto
Gastos de inventarios
reconocidos en resultados.
Las partidas por deterioro
de valor
Importe de deterioro en
textos que han perdido su
valor
Inventarios pignorados en
garantía de pasivos.
Si se entregaran activos como
garantía.
180
CAPÍTULO V
5.- CASO PRÁCTICO
5.1.- RESULTADOS DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
Tabla 5.1
Resultados de la Toma Física de Inventarios en la Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda.
No. Código Descripción del Producto
Cantidad
(antes de la
toma física)
Cantidad
1er conteo
Cantidad
2do conteoDiferencia Observaciones
Unidades a
dar por
pérdida de
valor por
deterioro
Unidades
que no se
encuentran
en bodega
1 9789942024732 Siglo XXI Computación 10 0 0 10 Diferencia por dar a deterioro 10
2 9789978448762 Genios de la Computación N1 15 0 0 15 Diferencia por dar a deterioro 15
3 9789978449134 Genios de la Computación N2 28 0 0 28 Diferencia por dar a deterioro 28
4 9789978449356 Computación Aplicada Ing Cazar 23 2 2 21 Diferencia por dar a deterioro 21
5 9789978449455 Comutación Básica Ing. Cazar 14 4 4 10 Diferencia por dar a deterioro 10
6 9789978449967 Genios de la Computación N5 18 5 5 13 Diferencia por dar a deterioro 13
7 9789978449974 Genios de la Computación N6 25 0 0 25 Diferencia por dar a deterioro 25
8 9789978449981 Genios de la Computación N7 22 17 18 4 No existen en bodega 4
9 9789978450611 Genios de la Computación N3 21 3 3 18 Diferencia por dar a deterioro 18
10 9789978450628 Genios de la Computación N4 21 0 0 21 Diferencia por dar a deterioro 21
11 9789978450901 Computación Integral Ing Cazar 0 0 0 0
12 9789978999004 Libro Mágicas Traesuras B 714 714 714 0
13 9789978999035 Libro Mágicas Traesuras C 724 724 724 0
14 9789978999042 Libro Mágico Inglés C S.E 915 915 915 0
15 9789978999051 Libro Mágico Inglés B S.E 644 644 644 0
16 9789978999052 Libro Ciencias Sociales 3ro Bach. 17 0 0 17 Diferencia por dar a deterioro 17
17 9789978999053 Dibujo Técnico 1ro Bachillerato 13 0 0 13 Diferencia por dar a deterioro 13
18 9789978999054 New Friends + Cd2 18 0 0 18 Diferencia por dar a deterioro 18
181
Tabla 5.1
Resultados de la Toma Física de Inventarios en la Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda. (continuación)
No. Código Descripción del Producto
Cantidad
(antes de la
toma física)
Cantidad
1er conteo
Cantidad
2do conteoDiferencia Observaciones
Unidades a
dar por
pérdida de
valor por
deterioro
Unidades
que no se
encuentran
en bodega
19 9789978999055 New Friends + Cd3 4 0 0 4 Diferencia por dar a deterioro 4
20 9789978999056 New Friends + Cd4 3 0 0 3 Diferencia por dar a deterioro 3
21 9789978999057 New Friends + Cd5 10 0 0 10 No existen en bodega 10
22 9789978999058 New Friends + Cd6 0 0 0 0
23 9789978999059 New Friends + Cd7 12 0 0 12 Diferencia por dar a deterioro 12
24 9789978999060 Jon In Split Edittion + Cd 1 15 0 0 15 Diferencia por dar a deterioro 15
25 9789978999061 Jon In Split Edittion + Cd 2 17 0 0 17 Diferencia por dar a deterioro 17
26 9789978999062 Jon In Split Edittion + Cd 3 21 0 0 21 Diferencia por dar a deterioro 21
27 9789978999063 Jon In Split Edittion + Cd 4 22 0 0 22 Diferencia por dar a deterioro 22
28 9789978999064 Jon In Split Edittion + Cd 5 19 0 0 19 Diferencia por dar a deterioro 19
29 9789978999065 Jon In Split Edittion + Cd 6 16 0 0 16 Diferencia por dar a deterioro 16
30 9789978999066 Jon In Split Edittion + Cd 7 14 0 0 14 Diferencia por dar a deterioro 14
31 9789978999067 Mágicas Travesuras Maternal 13 0 0 13 Diferencia por dar a deterioro 13
32 9789978999068 Informatica Básica 8vo 0 0 0 0
33 9789978999069 Informática Aplicada 10mo 0 0 0 0
34 9789978999070 Informática Integral 9no 0 0 0 0
35 9789978999071 English Clear 2 0 0 0 0
36 9789978999072 English Clear 3 1 0 0 1 Diferencia por dar a deterioro 1
37 9789978999073 English Clear 4 3 0 0 3 Diferencia por dar a deterioro 3
38 9789978999074 English Clear 5 3 0 0 3 Diferencia por dar a deterioro 3
39 9789978999075 English Clear 6 4 0 0 4 No existen en bodega 4
40 9789978999076 English Clear 7 2 0 0 2 Diferencia por dar a deterioro 2
41 9789978999077 Ecos de Sonido Música 8vo 0 0 0 0
42 9789978999078 Ecos de Sonido Música 9no 0 0 0 0
182
Tabla 5.1
Resultados de la Toma Física de Inventarios en la Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda. (continuación)
No. Código Descripción del Producto
Cantidad
(antes de la
toma física)
Cantidad
1er conteo
Cantidad
2do conteoDiferencia Observaciones
Unidades a
dar por
pérdida de
valor por
deterioro
Unidades
que no se
encuentran
en bodega
43 9789978999079 Ecos de Sonido Música 10mo 0 0 0 0
44 9789978999080 English Clear 1 2 0 0 2 Diferencia por dar a deterioro 2
45 9789978999081 Canto y Arte 4 0 0 4 Diferencia por dar a deterioro 4
46 9789978999082 Trazos N 8 5 5 5 0
47 9789978999038 Trazos N 9 6 6 6 0
48 9789978999084 Trazos N 10 1 1 1 0
49 9789978999085 Libro Office 1 2 2 2 0
50 9789978999086 Libro Office 2 8 8 8 0
51 9789978999087 Libro Office Nivel Medio 9 9 9 0
52 9789978999088 Libro Office Nivel Avanzado 10 11 10 0
53 9789978999089 Informática Básica Ubuntu 1 0 0 1 No existen en bodega 1
54 9789978999090 Informática Integral Ubuntu 0 0 0 0
55 9789978999091 Informática Aplicada Ubuntu 0 0 0 0
56 9789978999092 Dibujo Cultura Estética N4 2 2 2 0
57 9789978999093 Mente Creativa N4 3 3 3 0
58 9789978999094 Música Canto y Arte N4 4 4 4 0
59 9789978999095 Educación para la Ciudadanía 4 4 4 0
60 9789978999096 Ciencias naturales Nivel Avanzado Laboratorio 2 0 0 2 No existen en bodega 2
61 9789978999097 Little Friends A 3 3 3 0
62 9789978999098 Little Friends b 3 3 3 0
3490 3089 3089 401 380 21TOTALES
183
Tabla 5.2
Cuantificación de pérdida de valor por Deterioro de existencias y por faltantes
No. CódigoCosto
Unitario
Número de
ediciones
antes de la
toma física,
según
inventarios
Valor del
Inventario,
antes de la
toma física
Número de
ediciones
despúes de
efectuar la
toma física
Diferencias
encontradas
en la Toma
Física
Observaciones
Valores a
dar por
pérdida de
valor por
deterioro
Valores a
dar por
pérdida de
existencias
1 9789942024732 5.25 Siglo XXI Computación 10 52.5 0 10 Diferencia por dar a deterioro 52.50
2 9789978448762 8.00 Genios de la Computación N1 15 120 0 15 Diferencia por dar a deterioro 120.00
3 9789978449134 8.00 Genios de la Computación N2 28 224 0 28 Diferencia por dar a deterioro 224.00
4 9789978449356 9.00 Computación Aplicada Ing Cazar 23 207 2 21 Diferencia por dar a deterioro 189.00
5 9789978449455 9.00 Comutación Básica Ing. Cazar 14 126 4 10 Diferencia por dar a deterioro 90.00
6 9789978449967 6.00 Genios de la Computación N5 18 108 5 13 Diferencia por dar a deterioro 78.00
7 9789978449974 6.00 Genios de la Computación N6 25 150 0 25 Diferencia por dar a deterioro 150.00
8 9789978449981 6.00 Genios de la Computación N7 22 132 18 4 No existen en bodega 24.00
9 9789978450611 6.00 Genios de la Computación N3 21 126 3 18 Diferencia por dar a deterioro 108.00
10 9789978450628 6.00 Genios de la Computación N4 21 126 0 21 Diferencia por dar a deterioro 126.00
11 9789978450901 7.00 Computación Integral Ing Cazar 0 0 0 0
12 9789978999004 8.00 Libro Mágicas Traesuras B 714 5712 714 0
13 9789978999035 8.00 Libro Mágicas Traesuras C 724 5792 724 0
14 9789978999042 8.00 Libro Mágico Inglés C S.E 915 7320 915 0
15 9789978999051 7.50 Libro Mágico Inglés B S.E 644 4830 644 0
16 9789978999052 10.00 Libro Ciencias Sociales 3ro Bach. 17 170 0 17 Diferencia por dar a deterioro 170.00
17 9789978999053 12.00 Dibujo Técnico 1ro Bachillerato 13 156 0 13 Diferencia por dar a deterioro 156.00
18 9789978999054 11.00 New Friends + Cd2 18 198 0 18 Diferencia por dar a deterioro 198.00
19 9789978999055 11.00 New Friends + Cd3 4 44 0 4 Diferencia por dar a deterioro 44.00
20 9789978999056 11.00 New Friends + Cd4 3 33 0 3 Diferencia por dar a deterioro 33.00
21 9789978999057 11.00 New Friends + Cd5 10 110 0 10 No existen en bodega 110.00
22 9789978999058 11.00 New Friends + Cd6 0 0 0 0
Nombre del Producto
184
Tabla 5.2
Cuantificación de pérdida de valor por Deterioro de existencias y por faltantes (continuación)
No. CódigoCosto
Unitario
Número de
ediciones
antes de la
toma física,
según
inventarios
Valor del
Inventario,
antes de la
toma física
Número de
ediciones
despúes de
efectuar la
toma física
Diferencias
encontradas
en la Toma
Física
Observaciones
Valores a
dar por
pérdida de
valor por
deterioro
Valores a
dar por
pérdida de
existencias
23 9789978999059 11.00 New Friends + Cd7 12 132 0 12 Diferencia por dar a deterioro 132.00
24 9789978999060 9.00 Jon In Split Edittion + Cd 1 15 135 0 15 Diferencia por dar a deterioro 135.00
25 9789978999061 9.00 Jon In Split Edittion + Cd 2 17 153 0 17 Diferencia por dar a deterioro 153.00
26 9789978999062 9.00 Jon In Split Edittion + Cd 3 21 189 0 21 Diferencia por dar a deterioro 189.00
27 9789978999063 9.00 Jon In Split Edittion + Cd 4 22 198 0 22 Diferencia por dar a deterioro 198.00
28 9789978999064 10.00 Jon In Split Edittion + Cd 5 19 190 0 19 Diferencia por dar a deterioro 190.00
29 9789978999065 10.00 Jon In Split Edittion + Cd 6 16 160 0 16 Diferencia por dar a deterioro 160.00
30 9789978999066 10.00 Jon In Split Edittion + Cd 7 14 140 0 14 Diferencia por dar a deterioro 140.00
31 9789978999067 8.00 Mágicas Travesuras Maternal 13 104 0 13 Diferencia por dar a deterioro 104.00
32 9789978999068 7.00 Informatica Básica 8vo 0 0 0 0
33 9789978999069 7.00 Informática Aplicada 10mo 0 0 0 0
34 9789978999070 7.00 Informática Integral 9no 0 0 0 0
35 9789978999071 6.00 English Clear 2 0 0 0 0
36 9789978999072 6.00 English Clear 3 1 6 0 1 Diferencia por dar a deterioro 6.00
37 9789978999073 6.00 English Clear 4 3 18 0 3 Diferencia por dar a deterioro 18.00
38 9789978999074 6.00 English Clear 5 3 18 0 3 Diferencia por dar a deterioro 18.00
39 9789978999075 6.00 English Clear 6 4 24 0 4 No existen en bodega 24.00
40 9789978999076 6.00 English Clear 7 2 12 0 2 Diferencia por dar a deterioro 12.00
41 9789978999077 5.00 Ecos de Sonido Música 8vo 0 0 0 0
42 9789978999078 5.00 Ecos de Sonido Música 9no 0 0 0 0
43 9789978999079 5.00 Ecos de Sonido Música 10mo 0 0 0 0
44 9789978999080 6.00 English Clear 1 2 12 0 2 Diferencia por dar a deterioro 12.00
Nombre del Producto
185
Tabla 5.2
Cuantificación de pérdida de valor por Deterioro de existencias y por faltantes (continuación)
No. CódigoCosto
Unitario
Número de
ediciones
antes de la
toma física,
según
inventarios
Valor del
Inventario,
antes de la
toma física
Número de
ediciones
despúes de
efectuar la
toma física
Diferencias
encontradas
en la Toma
Física
Observaciones
Valores a
dar por
pérdida de
valor por
deterioro
Valores a
dar por
pérdida de
existencias
45 9789978999081 4.00 Canto y Arte 4 16 0 4 Diferencia por dar a deterioro 16.00
46 9789978999082 6.00 Trazos N 8 5 30 5 0
47 9789978999038 6.00 Trazos N 9 6 36 6 0
48 9789978999084 5.90 Trazos N 10 1 5.9 1 0
49 9789978999085 6.50 Libro Office 1 2 13 2 0
50 9789978999086 6.50 Libro Office 2 8 52 8 0
51 9789978999087 6.50 Libro Office Nivel Medio 9 58.5 9 0
52 9789978999088 7.00 Libro Office Nivel Avanzado 10 70 10 0
53 9789978999089 7.50 Informática Básica Ubuntu 1 7.5 0 1 No existen en bodega 7.50
54 9789978999090 7.50 Informática Integral Ubuntu 0 0 0 0
55 9789978999091 7.50 Informática Aplicada Ubuntu 0 0 0 0
56 9789978999092 6.25 Dibujo Cultura Estética N4 2 12.5 2 0
57 9789978999093 6.75 Mente Creativa N4 3 20.25 3 0
58 9789978999094 6.75 Música Canto y Arte N4 4 27 4 0
59 9789978999095 4.50 Educación para la Ciudadanía 4 18 4 0
60 9789978999096 5.25 Ciencias naturales Nivel Avanzado 2 10.5 0 2 No existen en bodega 10.50
61 9789978999097 5.40 Little Friends A 3 16.2 3 0
62 9789978999098 6.50 Little Friends b 3 19.5 3 0
3490 27640.35 3089 401 3,221.50 176.00
Nombre del Producto
TOTALES
186
Resumen de Toma Física de Inventarios - 2015:
La toma de inventarios se desarrolló con total normalidad, el cronograma establecido
fue cumplido a cabalidad, de la misma forma el presupuesto fue utilizado según los
cálculos presentados con anterioridad.
La toma física consistió en verificar, que tanto las cantidades como el valor de los libros
de bodega se reflejen razonablemente a la información que arroja el sistema contable;
en este procedimiento se obtuvo que 381 libros, por un valor de $3.221,50, los textos
están sobrevalorados porque ya no pueden ser comercializados varias ediciones, ya sea
por la desactualización de su contenido o por el desgaste físico que han sufrido por la
humedad, el polvo, la polilla y el inadecuado almacenamiento de algunos textos.
Por otro lado, la falta de control interno ha provocado que se presenten faltantes por un
total de 20 libros, dando como resultado un valor inexistente de $176.00 de inventarios,
que la Empresa Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., deberá asumirlo como
gasto.
Después de que se ejecutó la Toma Física de Inventarios en la bodega, también se
ordenó la estantería, colocando las ediciones de los mismos títulos entre sí, y se ubicó
un distintivo con sus nombres, para que tanto el ingreso o el despacho de inventarios sea
más ordenado y eficiente.
Se presentó a la Gerencia General un informe detallado de los hallazgos encontrados,
que contiene varias propuestas para solucionar el control de los inventarios en la
Editorial.
187
5.2.- PROCESOS RELACIONADOS A INVENTARIOS Y REGISTRO CONTABLE
PROCESO
Es una serie de actividades que se propone de manera lógica, en la que intervienen personas y
recursos materiales y económicos para la consecución de un resultado determinado.
PROCEDIMIENTOS
Son especificaciones por medio de las cuales se establece un método para la ejecución de
actividades futuras.
PROCESO DE PEDIDO DE MERCADERÍA
Alcance
Este procedimiento tiene connotación en varias áreas de la empresa, principalmente en el
departamento de compras - bodega y el área de contabilidad.
Los funcionarios del departamento de compras serán los encargados de efectuar el pedido a los
proveedores, de acuerdo con la planificación que se haya ejecutado con la Gerencia. El
funcionario de la bodega deberá conocer las especificaciones de los pedidos de mercadería. El
área contable intervendrá en el proceso de pedido de mercadería si el proveedor requiriera un
anticipo.
Objetivo
- Plantear el procedimiento de pedido de mercadería mediante flujograma, asientos tipo y
formularios concernientes al proceso para mejorar el control sobre los inventarios.
Importancia
Es necesario definir un procedimiento formal para el pedido de mercaderías, esto permitirá
reducir errores y pérdidas monetarias. Además, los funcionarios de las áreas involucradas,
tendrán conocimiento de las actividades que deban realizar.
Transacción
Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., efectúa el pedido de impresión a la Empresa
Don Bosco S.A. de 3000 ejemplares de la Edición Mágicas Travesuras B, 1500 Impresión de
Libro Mágico Inglés C SE, a un precio de $4 cada uno; 2500 del Libro Mágico Inglés C y 2000
de Impresión de Libro Mágico Inglés B a un precio de impresión de $5.00 cada uno. Se paga de
contado $8000.00 USD y la diferencia a crédito, con una tasa de interés del 10% anual.
188
Formato de Orden de Compra
Flujodiagrama
Es una muestra gráfica de una serie de acciones, por medio de la representación de
participantes, situaciones, actividades y decisiones que intervienen en los procesos, para ello se
utilizan figuras geométricas, breves descripciones textuales y conectores.
112Figura5.1.- Orden de compra con datos
189
113Figura5.2.- Flujograma de Pedido de mercadería
190
PROCESO DE COMPRA - RECEPCIÓN DE MERCADERÍA
Alcance
El alcance de la recepción de mercadería tiene su convergencia desde el momento en que los
pedidos llegan a la bodega de la empresa, el desembarque, la verificación de cantidades y
características de los productos solicitados, la recepción de los documentos de venta que
respaldan la legalidad de las adquisiciones y el correcto almacenamiento del stock.
Objetivo
- Brindar lineamientos contables y procedimentales de la recepción de mercadería,
mediante flujograma, formulario y asiento tipo de compras para disponer de
información razonable.
Importancia
La importancia de especificar el procedimiento de recepción, radica en que desde el momento
que la mercadería llega a las instalaciones de la Empresa, esta conforma parte de los activos y
los descuidos en su tratamiento causan desorden, descontrol y pérdidas financieras.
191
Flujodiagrama
114 Figura5.3.- Flujograma de recepción de mercadería
192
Formulario de Recepción de Bodega
Formulario Kardex de Bodega
115Figura5.4.- Recepción de bodega con datos
116Figura5.5.- Kardex de bodega de Libro Mágicas Travesuras B
193
117Figura5.6.- Kardex de bodega de Libro Mágicas Travesuras C
118Figura5.7.- Kardex de bodega de Libro Mágico Inglés B
194
Formularios Kardex de Contabilidad
119Figura5.8.- Kardex de bodega Libro Mágico Inglés C
120Figura5.9.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras B
195
121Figura5.10.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras C
122Figura5.11.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés B
196
Registro contable
La Empresa Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda. el 30 de julio del 2015, efectúa el
pago de la cuenta por pagar pendiente, más los intereses que se generaron en el transcurso de los
días, a partir de la compra.
123Figura5.12.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés C
124Figura5.13.- Asiento de registro contable de compra de mercadería
197
El párrafo 13.7 de la Sección 13 NIIF PYMES, especifica que el importe generado por el interés
de pago aplazado en la compra de inventarios, se reconocerá como un gasto del período y no se
añadirá al costo de los inventarios.
PROCESO DE VENTA DE MERCADERÍA
Alcance
Las ventas de mercadería tienen inmersión en varias áreas de la Empresa, principalmente en:
Ventas, Bodega y Contabilidad.
Objetivo
- Definir el procedimiento contable y administrativo de venta de mercaderías, según las
necesidades de la Empresa mediante flujograma, formulario y asiento tipo de registro de
venta de mercadería con el propósito de mejorar el control interno.
Importancia
La venta de mercaderías es la principal fuente de ingresos de la Empresa, por tal motivo se le
debe brindar especial atención a los artículos a ser vendidos, para que las ventas se desarrollen
sin contratiempos y el registro contable sea razonable a la transacción.
125Figura5.14.- Asiento de contabilización de intereses por compra a crédito
198
Flujodiagrama
Transacción
Se vende 200 ejemplares de Mágicas Travesuras B, 150 de Mágicas Travesuras C, 160 Mágico
Inglés B S.E y 500 de Mágico Inglés C S.E; el precio de cada libro en los dos primeros textos a
$12.00 y de los dos últimos a $14.00. Se cobra el 50% de contado, la diferencia a 15 días de
plazo.
126Figura5.15.- Flujodiagrama venta de mercadería
199
Formulario Factura
Formulario Guía de Remisión
127Figura5.16.- Factura con datos
128Figura5.17.- Guía de Remisión con datos
200
Registro contable
PROCESO DE DESPACHO DE MERCADERÍA
Alcance
El procedimiento de despacho tiene su alcance desde el momento en que la bodega reciba la
Orden de despacho de mercadería, hasta el momento en que el pedido es entregado al área de
ventas, específicamente en el almacén.
Objetivo
Expedir lineamentos contables y procedimentales para el despacho de mercadería
mediante flujograma, formulario y asiento tipo para el respectivo registro de los
despachos de mercadería y el fortalecimiento del el control, evitar confusiones y
pérdidas.
Importancia
El despacho de mercadería es un proceso que se vincula directamente con el cliente, si la
gestión es realizada con éxito, el cliente se siente satisfecho en cuanto a la entrega de su pedido
y las devoluciones de mercadería se reducen.
129Figura5.18.- Asiento de registro de venta de mercadería
201
Flujodiagrama
130Figura5.19.- Flujograma de Despacho de Inventarios
202
Formulario de Despacho de Inventarios
Kardex de bodega
131Figura5.20.- Despacho de inventarios con datos
132Figura5.21.- Kardex de Bodega Libro Mágicas Travesuras B
203
133Figura5.22.- Kardex de bodega Libro Mágicas Travesuras C
134FIgura5.23.- Kardex de bodega Libro Mágico Inglés B
204
Kardex de contabilidad
135Figura5.24.- Kardex de bodega Libro Mágico Inglés C
136Figura5.25.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras B
205
137Figura5.26.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras C
138Figura5.27.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés B
206
Registro contable
El área de ventas solicita a la bodega 200 ejemplares de Mágicas travesuras B, 150 de Mágicas
travesuras C, 160 de Mágico Inglés B y 500 del Mágico Inglés C.
139Figura5.28.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés C
140Figura5.29.- Registro de transferencia de inventarios de bodega a almacén
207
PROCESO DE DEVOLUCIÓN EN VENTA DE MERCADERÍA
Alcance
El alcance de la devolución de mercaderías tiene connotación en varias áreas de la empresa,
como lo es en el Departamento de Ventas, porque a través de esta área se presentarán las
inconformidades que tengan los clientes; la Bodega, deberá re-ingresar la mercadería y
actualizar el Kardex y, el Departamento Contable deberá registrar la devolución, emitir la
respectiva Nota de Crédito y efectuar las devoluciones monetarias, de ser el caso.
Objetivo
- Definir el procedimiento y registro contable de las devoluciones en venta de mercadería
mediante flujograma, documentos tributarios y asientos tipo con el propósito de facilitar
el proceso en la devolución de mercadería.
Importancia
Las devoluciones que efectúan los clientes es un tema crítico, puesto que no solo se debe
incurrir en erogaciones por tales situaciones, sino que también contrae desconfianza en los
clientes; si existen devoluciones por mal estado de los libros, los textos no se podrán cotizar
como productos de buena calidad, por otro lado, si existen equivocaciones en los pedidos esto se
debe a la falta de control interno implementado.
208
Flujodiagrama
141Figura5.30.- Flujodiagrama de devolución en venta de mercadería
209
Transacción
La Librería y Papelería Paúl, efectúa una devolución de los libros Mágico Inglés C, debido a
que el pedido era de 350 y no de 500 ejemplares como se realizó el envío y el registro contable.
Nota de Crédito
142Figura5.31.- Nota de Crédito con datos
210
Kardex de bodega
Kardex de Contabilidad
143Figura5.32.- Kardex de bodega por devolución en venta de mercadería
144Figura5.33.- Kardex de contabilidad por devolución en venta de mercadería
211
Registro contable
PROCESO DE PÉRDIDA POR DETERIORO DE VALOR
Alcance
Este procedimiento está enfocado principalmente al área de contabilidad y de bodega; el
primero estará encargado de efectuar los respectivos asientos contables, el segundo brindará
información de las existencias que deben ser dadas de baja o que han perdido su valor inicial.
Objetivos
- Prescribir el tratamiento contable que emite la Sección 13 NIIF PYMES, en cuanto al
deterioro de inventarios por pérdida de valor para mejorar la razonabilidad de la
información financiera.
Importancia
La importancia de este procedimiento radica en la necesidad de presentar Estados Financieros
razonables, debido a la falta de control interno en los inventarios de la Empresa, en los últimos
años se han sobrevalorado estos activos y se hace necesario corregir estos datos de acuerdo con
Leyes, Reglamentos y Normas legales y vigentes.
145FIgura5.34.- Registro contable por devolución en venta de mercadería
212
Flujodiagrama
146Figura5.35.- Flujodiagrama para dar deterioro por pérdida de valor en inventarios
PROCESO DE DETERIORO POR PÉRDIDA DE VALOR
BODEGADEPARTAMENTO
CONTABLEGERENCIA
INICIO
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gerencia
noAprueba
si
Leer las definicionesDifundir definiciones para
el procedimiento
Preparar los recursos
necesarios
Presentarse el día de la
toma física de inventarios
Presentarse el día de la
toma física de inventarios
Clasificar las existencias Clasificar las existencias
Contar las existencias Contar las existencias
Registrar resultados
no
Presentar informe a
GerenciaAprueba
Continúa proceso de
deterioro de valor
si
siEl importe de los
productos es recuperable
no
noLos productos han sufrido
daños físicossi
Contabilizar la perdida por
deterioro de valor
FIN
213
Registro contable
Después de efectuar la toma física de inventarios, se obtuvo como resultado, que los siguientes libros han sufrido deterioro:
Tabla 5.3
Textos escolares que han sufrido deterioro por pérdida de su valor
No. CódigoCosto
Unitario
Diferencias
encontradas en la
Toma Física
Observaciones
Valores a dar por
pérdida de valor
por deterioro
Nombre del Producto
1 9789942024732 5.25 Siglo XXI Computación 10 Diferencia por dar a deterioro 52.50
2 9789978448762 8.00 Genios de la Computación N1 15 Diferencia por dar a deterioro 120.00
3 9789978449134 8.00 Genios de la Computación N2 28 Diferencia por dar a deterioro 224.00
4 9789978449356 9.00 Computación Aplicada Ing Cazar 21 Diferencia por dar a deterioro 189.00
5 9789978449455 9.00 Comutación Básica Ing. Cazar 10 Diferencia por dar a deterioro 90.00
6 9789978449967 6.00 Genios de la Computación N5 13 Diferencia por dar a deterioro 78.00
7 9789978449974 6.00 Genios de la Computación N6 25 Diferencia por dar a deterioro 150.00
9 9789978450611 6.00 Genios de la Computación N3 18 Diferencia por dar a deterioro 108.00
10 9789978450628 6.00 Genios de la Computación N4 21 Diferencia por dar a deterioro 126.00
16 9789978999052 10.00 Libro Ciencias Sociales 3ro Bach. 17 Diferencia por dar a deterioro 170.00
17 9789978999053 12.00 Dibujo Técnico 1ro Bachillerato 13 Diferencia por dar a deterioro 156.00
18 9789978999054 11.00 New Friends + Cd2 18 Diferencia por dar a deterioro 198.00
19 9789978999055 11.00 New Friends + Cd3 4 Diferencia por dar a deterioro 44.00
20 9789978999056 11.00 New Friends + Cd4 3 Diferencia por dar a deterioro 33.00
23 9789978999059 11.00 New Friends + Cd7 12 Diferencia por dar a deterioro 132.00
214
Tabla 5.3
Textos escolares que han sufrido deterioro por pérdida de su valor (continuación)
No. CódigoCosto
Unitario
Diferencias
encontradas en la
Toma Física
Observaciones
Valores a dar por
pérdida de valor
por deterioro
Nombre del Producto
24 9789978999060 9.00 Jon In Split Edittion + Cd 1 15 Diferencia por dar a deterioro 135.00
25 9789978999061 9.00 Jon In Split Edittion + Cd 2 17 Diferencia por dar a deterioro 153.00
26 9789978999062 9.00 Jon In Split Edittion + Cd 3 21 Diferencia por dar a deterioro 189.00
27 9789978999063 9.00 Jon In Split Edittion + Cd 4 22 Diferencia por dar a deterioro 198.00
28 9789978999064 10.00 Jon In Split Edittion + Cd 5 19 Diferencia por dar a deterioro 190.00
29 9789978999065 10.00 Jon In Split Edittion + Cd 6 16 Diferencia por dar a deterioro 160.00
30 9789978999066 10.00 Jon In Split Edittion + Cd 7 14 Diferencia por dar a deterioro 140.00
31 9789978999067 8.00 Mágicas Travesuras Maternal 13 Diferencia por dar a deterioro 104.00
36 9789978999072 6.00 English Clear 3 1 Diferencia por dar a deterioro 6.00
37 9789978999073 6.00 English Clear 4 3 Diferencia por dar a deterioro 18.00
38 9789978999074 6.00 English Clear 5 3 Diferencia por dar a deterioro 18.00
40 9789978999076 6.00 English Clear 7 2 Diferencia por dar a deterioro 12.00
44 9789978999080 6.00 English Clear 1 2 Diferencia por dar a deterioro 12.00
45 9789978999081 4.00 Canto y Arte 4 Diferencia por dar a deterioro 16.00
215
Registro contable de Libros que han sufrido deterioro
- Deterioro de valor Libro Siglo XXI Computación
- Deterioro de valor Libro Genios de la Computación N1
- Deterioro de valor Libro Genios de la Computación N2
147Figura5.36.- Registro contable deterioro de valor Libro Siglo XXI Computación
148Figura5.37.- Registro contable deterioro de valor Libro Genios de la Computación N1
149Figura5.38.- Registro contable deterioro de valor Libro Genios de la Computación N2
216
- Deterioro de valor Libro Computación Aplicada Ing. Cazar
- Deterioro de valor Libro Computación Básica Ing. Cazar
- Deterioro de valor Libro Genios de la Computación N5
- Deterioro de valor Libro Genios de la Computación N6
150Figura5.39.- Registro deterioro de valor Libro Computación Aplicada
151Figura5.40.- Registro deterioro de valor Libro Computación Básica
152Figura5.41.- Registro deterioro de valor Libro Genios de la Computación N5
217
- Deterioro de valor Libro Genios de la Computación N6
- Deterioro de valor Libro Genios de la Computación N4
- Deterioro de valor Libro Genios de la Computación N3
154Figura5.43.- Registro deterioro de valor Libro Genios de la Computación N4
155Figura5.44.- Registro deterioro de valor Libro Genios de la Computación N3
153Figura5.42.- Registro deterioro de valor Libro Genios de la Computación N6
218
- Deterioro de valor Libro Ciencias Sociales 3ro Bachillerato S.E
- Deterioro de valor Libro Dibujo Técnico 1ro Bachillerato
- Deterioro de valor Libro New Friends + Cd2
156Figura5.45.- Registro deterioro de valor Libro Ciencias Sociales 3ro. Bachillerato S.E
157Figura5.46.- Registro deterioro de valor Libro Dibujo Técnico 1ro Bachillerato
158Figura5.47.- Registro deterioro de valor Libro New Friends+ Cd2
219
- Deterioro de valor Libro New Friends + Cd3
- Deterioro de valor Libro New Friends + Cd4
- Deterioro de valor Libro New Friends + Cd7
159Figura5.48.- Registro deterioro de valor Libro New Friends + Cd3
160Figura5.49.- Registro deterioro de valor Libro New Friends + Cd4
161Figura5.50.- Registro deterioro de valor Libro New Friends + Cd7
220
- Deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd 1
- Deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd 2
- Deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd 3
162Figura5.51.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd1
163Figura5.52.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd2
164Figura 5.53.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd3
221
- Deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd 4
- Deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd 5
- Deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd 6
165Figura5.54.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd4
166Figura5.55.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd5
167Figura5.56.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd6
222
- Deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd 7
- Deterioro de valor Libro Mágicas Travesuras Maternal
- Deterioro de valor Libro English Clear 3
168Figura5.57.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion +CD7
169Figura 5.58.- Registro deterioro de valor Libro Mágicas Travesuras Maternal
170Figura5.59.- Registro deterioro de valor Libro English Clear 3
223
- Deterioro de valor Libro English Clear 4
- Deterioro de valor Libro English Clear 5
- Deterioro de valor Libro English Clear 7
171Figura5.60.- Registro deterioro de valor Libro English Clear 4
172Figura5.61.- Registro deterioro de valor Libro English Clear 5
173Figura5.62.- Registro deterioro de valor Libro English Clear 7
224
- Deterioro de valor Libro English Clear 1
- Deterioro de valor Libro Canto y Arte
Registro contable por faltantes de textos escolares
- Pérdida por faltante de Libro Genios de la Computación N7
174Figura 5.63.- Registro deterioro de valor Libro English Clear 1
175Figura5.64.- Registro deterioro de valor Libro Canto y Arte
176Figura5.65.- Registro pérdida por faltante de Libro Genios de la Computación N7
225
- Pérdida por faltante de Libro New Friends + Cd 5
- Pérdida por faltante de Libro English Clear 6
- Pérdida por faltante de Libro Informática Básica Ubuntu
177Figura5.66.- Registro pérdida por faltante de Libro New Friends + Cd5
178Figura5.67.- Registro pérdida por faltante de Libro English Clear 6
179Figura5.68.- Registro pérdida por faltante de Libro Informática Básica Ubuntu
226
- Pérdida por faltante de Libro Ciencias Naturales Nivel Avanzado Laboratorio
180Figura5.69.- Registro pérdida por faltante de Libro Ciencias Naturales Nivel Avanzado
227
5.3.- ANÁLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS
181Figura5.70.- Estado de Situación Financiera
Adaptado de (Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda, 2015)
Antes de la
Toma Física
Después de la
Toma Física
ACTIVOS
Caja General 3,401.51 3,401.51
Banco Del Pichincha 1,228.01 1,228.01
Cuentas Por Cobrar Clientes 34,234.73 34,234.73
(-) Provisión Cuentas Incobrables 783.95 783.95
Anticipos A Proveedores 2,263.28 2,263.28
Otros Anticipos Entregados 2,402.50 2,402.50
Cuentas Por Cobrar Otros 512.33 512.33
Iva Compras Y Servicios 427.45 427.45
Crédito Tributario Renta 1,387.36 1,387.36
Inventario de Productos Terminados 27,640.35 24,242.85
Muebles Y Enseres 2,482.30 2,482.30
Maquinaria Y Equipo 1,477.00 1,477.00
Equipo De Computación 5,585.00 5,585.00
Dep.Acum Muebles Y Enseres 247.61 247.61
Dep. Acum. Maquinaria y Equipo 415.21 415.21
Dep.Acum Equipo De Computación 4,431.89 4,431.89
TOTAL ACTIVOS 77,163.16 73,765.66
PASIVOS
Proveedores Locales 24,759.32 24,759.32
Cod-303 Honorarios 210.00 210.00
Cod-304 Predomina el Intelecto 78.13 78.13
Cod-307 Predomina Mano De Obra 15.55 15.55
Cod-309 Publicidad Y Comunicacion 139.00 139.00
Cod-312 Compras 1,300.00 1,300.00
Cod-320 Arriendo Bienes Inmuebles 80.00 80.00
Cod-341 Otras Retenciones 2% 302.39 302.39
Cod-721 Compras 233.50 233.50
Cod-723 Servicios 144.44 144.44
Cod-725 Honorarios 298.88 298.88
Iess Por Pagar 5,285.75 5,285.75
Décimo Tercer Sueldo 441.67 441.67
Décimo Cuarto Sueldo 290.88 290.88
15% Participación Trabajadores 2,585.79 2,585.79
Cuentas Por Pagar Largo Plazo 26,866.73 26,866.73
PATRIMONIO
Capital Social 5,000.00 5,000.00
Pérdidas Acumuladas 2,940.02 2,940.02
Resultado Neto Del Ejercicio 12,071.15 8,673.65
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 77,163.16 73,765.66
REPRESENTACIONES SALAZAR CIA LTDA
Balance General
Periodo del 1 de enero al 31 de julio del 2015
228
El Estado de Situación Financiera, presenta en el grupo de activos dos cuentas que tienen un
mayor importe, Cuentas por Cobrar e Inventarios, sin embargo las Cuentas por Cobrar son 1.2
veces mayores a los Inventarios y representan el 44.37% del total de los activos (34.234,73 /
77.163,16); al evaluar el grupo del pasivo, este es 4.4 veces mayor al Patrimonio de la Empresa,
lo que supone que la Editorial Salazar se encuentra trabajando con capital de terceras personas,
que si bien no es una mala estrategia teóricamente, tiene un alto nivel de riesgo en el pago del
costo de deuda de financiamiento, pero esto se presenta porque los valores del financiamiento
propio (Capital + Ganancias Retenidas) son bajos.
El importe de Proveedores locales y Cuentas por cobrar, dentro de los rubros corrientes,
muestran valores muy superiores al resto de cuentas, es un problema que la Empresa ha traído
182Figura5.71 Estado de Resultados
Adaptado de (Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., 2015)
Antes de la
Toma Física
Después de la
Toma Física
INGRESOS
Venta De Libreria 42,493.23 42,493.23
Devolución En Ventas 26,123.00 26,123.00
Descuentos En Ventas 286.80 286.80
Interes Generado En Cuenta De Ahorros 0.69 0.69
GASTOS
Pérdida de valor por deterioro de inventarios 3,221.50
Faltantes de inventarios 176.00
Mantenimiento Vehφculos 750.30 750.30
Anuncios Publicacion 45.00 45.00
Alojamiento 614.35 614.35
Combustible Viajes 416.18 416.18
Luz 45.02 45.02
Celulares 1,306.46 1,306.46
Internet 13.38 13.38
Envíos Y Correo 791.12 791.12
Multas E Intereses 22.09 22.09
Servicios Bancarios 9.07 9.07
Ganancia del Ejercicio 12,071.15 8,673.65
15% PUT Trabajadores 1,810.67 1,301.05
22% Impuesto a la Renta 2,257.31 1,621.97
Ganancia Neta del Ejercicio 8,003.17 5,750.63
REPRESENTACIONES SALAZAR CIA LTDA
Estado de Pérdidas y Ganancias
Periodo del 1 de enero al 31 de julio del 2015
229
consigo desde hace unos años atrás, esto refleja la falla de control interno en la recuperación de
inversiones, la cuenta Proveedores Locales podría ser liquidada si las Cuentas por cobrar fueran
recuperadas, lo que permitiría mejorar el panorama financiero.
En el Estado de Situación Financiera se redujo el valor de inventarios de acuerdo con el informe
de la toma física en la bodega y en el Estado de Pérdidas y Ganancias se incluyeron las pérdidas
de inventarios, tanto por deterioro de valor y por faltantes, lo cual incidió en la reducción de la
Ganancia del Ejercicio.
La pérdida de valor por deterioro de inventarios fue de $3.221,50 USD, mientras que la pérdida
de inventarios por faltantes fue de $176.00 USD., por este motivo se reduce el Importe de
Inventarios, que era de $27.640,25 USD., a un valor de $24.242.85 USD.
En los resultados del ejercicio también se reduce la utilidad acumulada a julio del 2015, que era
de $12.071,15 USD., a $8.673,65 USD., porque se registró la pérdida de valor por deterioro de
inventarios y por sustracción de existencias como un gasto del período.
El Estado de Resultados demuestra la comparación el impacto fiscal que se presenta al incluir
las pérdidas de valor y faltantes de inventarios como un gasto deducible, según el Art. 28,
numeral 8, literal b del Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno,
la baja de inventarios será gasto deducible sólo si son estos activos son destruidos o donados;
los directivos de la Editorial Salazar habían decidido vender al peso los textos escolares que han
perdido su valor comercial, pero si se ejecutara esta decisión se perdería la facultad de tomar
este valor como gasto deducible y la venta de los libros como papel reciclaje sería menor al
valor de las pérdidas de inventario.
La comparación de los posibles ingresos con el gasto deducible es necesaria para conocer con
fiabilidad cuál de las dos opciones es la más beneficiosa para la Editorial Salazar, para lo cual se
tomó como ejemplo el Libro Canto y Arte (que ha perdido su valor por deterioro), de 67
páginas, 29 centímetros de alto por 12.5 centímetros de ancho, y de 75 gramos cada hoja, el
valor unitario de cada libro es de $4.00 USD.; los establecimientos que compran papel para
reciclar lo hacen a un valor de $0.07 USD., cada kilogramo; para conocer el peso del libro como
papel para reciclaje se multiplica el número de páginas por los centímetros de alto y ancho y el
gramaje (67*0.29*0.125*75 = 182.16 gramos). Un kilogramo equivale a 1000 gramos, por lo
tanto se realizará una regla de 3, si 1 kilogramo equivale a $0.07 USD., 182.16 gramos equivale
a $0.012 USD., (182.16*0.07/1000). El valor al que se vendería el Libro Canto y Arte como
papel para reciclaje es a $0.012 USD., mientras que el costo unitario del libro es de $4.00 USD,
por lo tanto es preferible acogerse a la deducción fiscal, lo cual tienen connotación en la
reducción del pago de impuestos y utilidades.
230
El Balance General y el Estado de Resultados después de la toma física se muestran más
razonables a la realidad de la Editorial, puesto que el valor del rubro de inventarios no podrá ser
recuperado al importe inicial, de este modo se aplican los párrafos de la Sección 13 NIIF
PYMES, lo cual facilita la entrega de información financiera confiable, que servirá como fuente
para toma de decisiones.
231
CAPÍTULO VI
6.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1.- CONCLUSIONES
1.- Al evaluar el nivel de la eficacia de la gestión contra riesgos y del control interno de los
inventarios de la Editorial Salazar, los resultados mostraron un bajo nivel de confianza, lo cual
repercute en todos los procesos inherentes al tratamiento de inventarios como son compras,
recepción, venta, despacho y devoluciones de mercadería.
2.- La falta de un cálculo anticipado de existencias máximas y mínimas de inventarios
repercutieron en el sobreabastecimiento de varias ediciones, lo cual afectó en la
desactualización de los libros y por consiguiente en el deterioro de valor de estos inventarios.
3.- En la Editorial Salazar no se ha íncluido en el costo de los textos escolares ciertas
erogaciones directamente relacionadas con los mismos, por ejemplo el pago por honorarios a los
autores, a los diagramadas, los costos derivados de trámites para obtención de autorizaciones
del Ministerio, pago de asesoramientos, entre otros.
4.- La falta de control interno en la Editorial Representaciones Educativas Salazar ha traído
consigo varios efectos negativos como la Presentación no razonable de los Estados Financieros,
puesto que durante varios años los Inventarios se han encontrado sobrevalorados, de esta
manera se ha entregado información incorrecta a los grupos de interés de la Empresa.
5.- En los procedimientos contables no se ha utilizado formatos adecuados para dejar constancia
de los movimientos que sufren los inventarios, es decir, en las órdenes de compra, el ingreso y
despacho del stock.
6.- Uno de los problemas que tiene la Empresa para valorar con fiabilidad sus inventarios, es
que varios de sus proveedores no siempre le han entregado los documentos de venta autorizados
por el S.R.I (Servicio de Rentas Internas), sin embargo los pagos se han efectuado y los Estados
Financieros no reflejan los resultados reales, es decir, muestran durante varios años ganancias
inexistentes.
7.- La Editorial Representaciones Salazar después de haber sufrido la toma física de los
inventarios, puede utilizar el valor de la pérdida de valor como un gasto deducible, siempre y
cuando cumpla con los requisitos de la Ley y el Reglamento de Régimen Tributario Interno.
232
6.2.- RECOMENDACIONES
1.- La Editorial debe implementar políticas, procesos (flujogramas), formularios e indicadores
para mejorar la gestión de los inventarios tanto en el abastecimiento, almacenamiento y
despacho de la mercadería.
2.- La Editorial debe realizar anualmente el cálculo de existencias óptimas de inventarios de las
diferentes ediciones, en base a los costos y gastos inherentes al abastecimiento de los textos
escolares, las temporadas escolares, los niveles promedio de demanda y brindar especial
atención a aquellos textos que pueden desactualizarse por la emisión de reformas por parte del
Ministerio de Educación.
3.- La Editorial Salazar debe incluir además del valor de la impresión de los libros como parte
del costo de los inventarios, el pago que efectúa a los empleados de producción y autores,
permisos y derechos de autor.
4.- La Editorial Representaciones Salazar debe implementar en el tratamiento de los inventarios
las aseveraciones que emite la Sección 13 NIIF PYMES con el objetivo de presentar Estados
Financieros razonables.
5.- La Empresa debe implementar en los procesos contables documentos auxiliares de soporte,
para asegurar el control de los inventarios, que permitan identificar las actividades que han
ejecutado los colaboradores así como establecer mayores responsabilidades y disponer de
documentación de respaldo.
6.- La Editorial Salazar debe exigir los comprobantes de venta autorizados a sus proveedores, si
ellos se rehúsan se debe buscar nuevas alternativas, para adquirir a otros contribuyentes que se
encuentren legalizados.
7.- Se recomienda a la Editorial Salazar que se acoja a las deducciones fiscales por pérdida de
valor de los inventarios, ya sea por medio de la destrucción de los inventarios o por la donación
de los mismos y que no se vendan los libros al peso como papel para reciclaje, porque perderá la
facultad de tomar este rubro como gasto deducible.
233
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237
ANEXOS
Anexo A.- Solicitud de Toma Física de Inventarios.
238
Anexo B.- Cronograma para Toma Física de Inventarios
239
240
Anexo C.- Presupuesto para Toma Física de Inventarios
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241
Anexo D.- Informe a la Gerencia
242
243
Anexo E.- Fotos de bodega, productos y toma física
BODEGA
TEXTOS ESCOLARES
Mágicas Travesuras C
244
Mágico Inglés B
Mágico Inglés C
Crecer pensando
245
Mágicas Travesuras Inicial 1
TOMA FÍSICA DE LOS INVENTARIOS
246
247
Anexo F.- Resultados de la Toma Física de Inventarios
248
249
250
251
252
Anexo G.- MODELO DE ACTA DE BAJA DE INVENTARIOS
EMPRESA “XYZ”
ACTA DE BAJA DE INVENTARIOS No………
Después de efectuarse la Toma Física de Inventarios, en …………………., de la
Empresa…………………………………………………, el Departamento……………………da
a conocer los resultados obtenidos en la constatación física de mercadería.
En la ciudad de…………..…………….. a los ……………………………del mes
de…………………del año……………se efectuó la baja de los inventarios, que a continuación
se describirán:
No. Código Descripción
del
Producto
Ubicación
del
Producto
Cantidad Costo
Unitario
Costo
Total
Observaciones
Cantidad de bienes que han sufrido deterioro
Cantidad de bienes que se encuentran extraviados
Para constancia de lo mencionado anteriormente, las partes suscriben el presente documento.
CONTADOR BODEGUERO
GERENTE GENERAL
253
Anexo H.- MODELO DE ACTA DE PÉRDIDA POR ROBO O SUSTRACCIÓN DE
INVENTARIOS
ACTA DE PÉRDIDA POR ROBO O SUSTRACCIÓN DE INVENTARIOS
A los………. días del mes de…………………… del 20XX, se procede a realizar el acta de
pérdida por robo o sustracción de inventarios en la Empresa .......………………………………,
con RUC…………………………………., con domicilio en la Ciudad de ……………………..,
Provincia de …………..………………………………País…………………………………..
Productos sustraídos……………………………………………………………………
Cantidad de productos sustraídos…………………………………………………
Valor total de los productos sustraídos…………………………………………
Lugar del que desaparecieron los inventarios………………………………..
Se conoció de la pérdida de los inventarios tras realizar la toma física de inventarios en la
bodega de la Empresa, sin tener evidencia de la persona o personas involucradas.
Se realizó la denuncia Policial, con parte Nº……………………., en la Ciudad de……………...
……………………………………………… el día ….. del mes de……. del 20XX.
Se realizó la denuncia en la fiscalía, con número de trámite Nº…………………………………,
en la Ciudad de …………………, el día ….. del mes de……. del 20XX.
Para constancia de lo mencionado anteriormente, las partes suscriben el presente documento.
CONTADOR BODEGUERO
GERENTE GENERAL