UNIONE ITALIANA GIUNTA ESECUTIVA Sig. Amm. 013-04/2016...
Transcript of UNIONE ITALIANA GIUNTA ESECUTIVA Sig. Amm. 013-04/2016...
1
UNIONE ITALIANA Talijanska unija - Italijanska Unija
Via – Ulica – Uljarska 1/IV 51000 FIUME – RIJEKA – REKA (HR)
Tel. +385/(0)51/338-285(911); Fax. 212-876 E-Mail: [email protected]
www.unione-italiana.eu ID Skype: unione.italiana.fiume
GIUNTA ESECUTIVA Sig. Amm. 013-04/2016-15/23
N° Pr. 2170-67-02-16-5 Ai sensi dell’articolo 43 dello Statuto dell’Unione Italiana e degli articoli 4, 19 e 26 del “Regolamento di procedura della Giunta Esecutiva dell’Unione Italiana”, la Giunta Esecutiva dell’Unione Italiana nel corso della sua XXV Sessione ordinaria, tenutasi a Levade-Gradigne, il 1 luglio 2016, dopo aver esaminato il “Catalogo sulle procedure amministrative e finanziarie dell’Unione Italiana con sede a Fiume – Mapa procesa”, predisposto dalla Ditta Q-Fact Consult doo di Fiume, d’intesa con l’Unione Italiana, su proposta del Presidente della Giunta Esecutiva, ha approvato la seguente:
CONCLUSIONE 1 luglio 2016, N° 270,
“Approvazione del Catalogo sulle procedure amministrative e finanziarie dell’Unione Italiana con sede a Fiume – Mapa procesa”
1. Si approva il “Catalogo sulle procedure amministrative e finanziarie dell’Unione Italiana con sede a Fiume – Mapa procesa”, predisposto dalla Ditta Q-Fact Consult doo di Fiume, d’intesa con l’Unione Italiana, che costituisce parte integrante della presente Conclusione.
2. La presente Conclusione entra in vigore il giorno della sua approvazione e unitamente al “Catalogo sulle procedure amministrative e finanziarie dell’Unione Italiana con sede a Fiume – Mapa procesa”, sarà pubblicata sul sito dell’Unione Italiana www.unione-italiana.eu.
Il Presidente Maurizio Tremul
Levade-Gradigne, 1 luglio 2016 Recapitare:
- Al Presidente dell’Unione Italiana, On. Furio Radin. - Al Presidente dell’Assemblea dell’Unione Italiana, Sig. Roberto Palisca. - Ai membri della Giunta Esecutiva dell’UI. - Al Segretario Generale dell’Ufficio dell’Assemblea e della Giunta Esecutiva dell’UI, dott.ssa Christiana Babić. - Alla Direttrice dei Servizi Amministrativi dell’UI, Sig.ra Orietta Marot. - Al Segretario della GE, Sig. Marin Corva. - All’Ufficio dell’Assemblea e della Giunta Esecutiva. - Archivio.
2
MOTIVAZIONE
Nell’intento di regolamentare ulteriormente le procedure burocratiche, amministrative e finanziarie dell’Unione Italiana, la Società di consulenza esterna dell’Unione Italiana, la Ditta Q-Fact Consult doo di Fiume, d’intesa con i Servizi Amministrativi dell’Unione Italiana, ha predisposto il “Catalogo sulle procedure amministrative e finanziarie dell’Unione Italiana con sede a Fiume – Mapa procesa”, in allegato.
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA
01‐1
VLASNIK PROCESA Predsjednik Izvršnog odbora
NAZIV PROCESA
Proces isplate sredstava udrugama građana
CILJ PROCESA Zadovoljenje potreba za donacijama/ financiranjem udruga građana uz kontrolu namjenskog korištenja isplaćenih sredstava
GLAVNI RIZICI Nenamjenski utrošak doniranih sredstava
Nedovoljna sredstva za isplatu
Nedostavljanje izvješća o utrošku sredstava
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Zahtjev udruge/ organizacije/ ustanove za donacijom
Ugovor o donaciji
Financijski plan‐ dozvoljava li odljev sredstava
AKTIVNOSTI:
Zaprimanje zahtjeva
Evidentiranje zahtjeva
Odobrenje zahtjeva
Izrada Ugovora o donaciji
Ovjeravanje ugovora o donaciji
Isplata sredstava prema Ugovoru o donaciji ili plaćanje računa
IZLAZ:
Isplaćena donacija udruzi građana
Izvješće o namjenski utrošenim sredstvima
Račun
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces, programska/informatička podrška
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o udrugama NN 74/14, Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK
Kada je riječ o donacijama financijeri su:
1. UPT 2. Ostali financijeri (MAE, RH, ostali…)
Kada je finacijer UPT:
Odobravanje financijskog
plana na skupštini u
kojemu su definirani
iznosi donacija.
Skupština Do kraja godine za iduću godinu
ZapisnikFinancijski plan
Zahtjevi se zaprimaju od
pojedinih udruga/
zajednica putem pošte ili
osobno
Administrativni referent
Svakodnevno
Zahtjev za donacijom (samo za UPT)
Evidentiranje zahtjeva‐na svaki zaprimljeni zahtjev stavlja se prijemni štambilj, dodjeljuje se klasifikacijska oznaka koja se unosi u računalo. Upis u urudžbeni zapisnik sa datumom zaprimanja
Administrativni referent
Nakon kontrole zahtjeva
Zahtjev sa prijamnim štambiljom Urudžbeni zapisnik
Predaja zahtjeva na obradu
Administrativni referent
Isti dan
U slučaju kada je
financijer UPT šalju se
zahtjevi
Do 30 dana od dana primitka
Zahtjev
Kada financijer nije UPT: Izrada Ugovora o donaciji/ financiranju
Stručni suradnik
Po odluci Ugovor o donaciji
Ukoliko donaciju prima
fizička osoba, za to se
donosi Odluka
Predsjednik Izvršnog odbora
Nakon obrade zahtjeva
Odluka o donaciji fizičkim osobama
Odluka Izvršnog odbora (za financiranje zajednica Talijana) se radi na osnovu dobivenog predračuna ili programa za određenu aktivnost a tek po uplati sredstava se pravdaju troškovi sa računima te se radi zahtjev prema UPT ako je financijer UPT.
Ovjeravanje ugovora o
donaciji/ financiranju
Predsjednik Izvršnog odbora
Ovjereni ugovor
Isplata sredstva/ plaćanje
računa prema ovjerenom
ugovoru
Računovodstvo Unione Italiana
Nakon ovjere ugovora
Izvadak sa žiro računa, Plaćeni račun, Ugovor
Isplata sredstava za donacije: ZT i ostale institucije dostavljaju dopis –zahtjev sa računima naslovljeni na instituciju u privitku zahtjeva kao i potvrde o uplatama te izjavu da taj iznos nije zatražen od nekog drugog financijera Samo kada je financijer UPT donacija ide preko zahtjeva, a za sve ostale financijere pravdaju se sredstva slanjem preslika dokumentacije tromjesečno ili na kraju godine (RH,R Slovenija, Istarska županija). Sredstva po projektima MAE kontrolira talijanski revizor u prostorijama Unione Italiana. Provođenje kontroleutroška sredstava (neovisno o financijeru)
Stručni suradnik
Izvještaj o utrošenim sredstvima
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA
01‐2
VLASNIK PROCESA Administrativni referent, Glavni tajnik
NAZIV PROCESA
Proces naplate potraživanja
CILJ PROCESA
Ažurno praćenja procesa naplate potraživanja i pravovremeno naplaćena potraživanja.
GLAVNI RIZICI
Nemogućnost naplate
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Izvod poslovnog računa
Lista obveznika plaćanja
AKTIVNOSTI:
Knjiženje uplata i zatvaranje po zaduženjima
Usklađenje zatvaranja uplata sa zaduženjima
Izrada rekapitulacije otvorenih stavki potraživanja od kupaca
Provjera naplaćenih potraživanja
Izrada opomene pred ovrhu
Upis dostava opomena u knjigu izlazne pošte
Prosljeđivanje informacija o nenaplaćenim potraživanjima
Praćenje naplate utuženih potraživanja
Arhiviranje dokumentacije
IZLAZ: Rekapitulacija otvorenih stavki potraživanja od kupaca
Izrađena opomena pred ovrhu
Dostavljena opomena stranici
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces, programska/informatička podrška
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR
Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14, Ovršni zakon NN 112/12
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI
DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK
Praćenje kartice potraživanja od kupaca.
Računovodstveni servis
Mjesečno
Kartica kupaca (po ročnosti)
Kontrolira se ispravnost i točnost podataka na način da se provjerava da li je ispravno korisnik zadužen.
Računovodstveni servis
Mjesečno
Knjiženje uplata te zatvaranje istih po zaduženjima.
Računovodstveni servis
Dnevno Temeljnica, knjiga izlaznih računa, račun
Kontrolira se jesu li sve uplate prenesene.
Računovodstveni servis
Mjesečno
Provjeravanje stanja naplate i roka dospijeća pojedinih potraživanja.
Administrativni referent, Predsjednik Izvršnog odbora
Mjesečno
Izrada rekapitulacija otvorenih stavki potraživanja od kupaca.
Računovodstveni servis
Krajem mjeseca
Rekapitulacija otvorenih stavki
Razmatranje mogućih utuženja.
Predsjednik Izvršnog odbora Računovodstveni servis
Krajem mjeseca
Izdavanje opomena pred ovrhu radi naplate potraživanja: 2 x godišnje šalju se opomene pred ovrhu. U programu se zadaju periodi koji su sporni i izvlače opomene za osobe koje se u tom ispisu nalaze.
Administrativni referent
2x godišnje Opomena
Opomene se ispisuju u 1 primjerak, ovjeravaju se i kuvertiraju.
Administrativni referent
Opomena
Kuvertirane opomene predaju se na evidenciju u knjigu izlazne pošte.
Administrativni referent
Opomena
Opomene koje nisu uručene prekuvertiraju se i šalju ponovo. Dugovanja koja su podmirena, iste opomene se arhiviraju i predaju u arhivu.
Administrativni referent Računovodstveni servis
Opomena
Provjerava se plaćanje po opomenama.
Računovodstveni servis
Mjesečno
Ako obveze po opomeni nisu podmirene priprema se dokumentacija za utuženje.
Administrativni referent
Jednom godišnje
Dokumentacija za utuženje
Kontrolira se sva potrebna dokumentacija za tužbu i provodi postupak.
Administrativni referent Glavni tajnik Pravni servis
Praćenje naplate utuženih potraživanja, predavanje sve dokumentacije u vezi sa prigovorom, arhiviranje.
Računovodstveni servis
Parnični postupak, vođenje istog, praćenje predmeta do okončanja,arhiviranje.
Glavni tajnik Pravni servis
Evidentiran je problem pravovremene naplate potraživanja prema Sveučilištu u Trstu. Radi se o tome
da Ustanovi pojedine račune plaća navedeno Sveučilište. Prilikom dobivanja takvog ulaznog računa
knjiži se obveza i rashod, ali i potraživanje i prihod jer će im taj iznos biti naknadno uplaćen. Kada se
dogodi da račun dođe krajem godine i Sveučilište ne plati, postavlja se pitanje što sa zaračunatim
prihodima? Rješenje je korištenje vremenskih razgraničenja kroz odgođenu naplatu prihoda.
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA
01‐3
VLASNIK PROCESA Predsjednik Izvršnog odbora
NAZIV PROCESA
Proces plaćanja računa
SVRHA PROCESA Točno i pravovremeno podmirivanje financijskih obaveza
GLAVNI RIZICI Nemogućnost plaćanja računa
Dvostruko plaćanje računa
Nepostojanje evidencije plaćanja
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Otvorene stavke dobavljača
Knjiga ulaznih računa
AKTIVNOSTI:
Odabir računa za plaćanje prema roku dospijeća i raspoloživim financijskim resursima
Potpis računa za plaćanje
Evidentiranje plaćanja u knjizi ulaznih računa
IZLAZ: Izvršeno plaćanje računa
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Prostor za rad, programska / informatička podrška,informatička oprema, radnici uključeni u proces, raspoloživa financijska sredstva na žiro‐računu
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14, Zakon o platnom prometu NN 136/12
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK
Zaprimanje ulaznog
računa, stavljanje
prijemnog štambilja
Administrativni referent
Dnevno
Ulazni račun
Ručno unošenje računa u
knjigu ulaznih računa
Administrativni referent
Dnevno Knjiga URA
Određivanje financijera: Administrativni referent
Dnevno
1.UPT‐ izrada zahtjeva
prema financijeru
Administrativni referent
Nakon primanja URE
Zahtjev za plaćanjem
Plaćanje dobavljaču Administrativni referent
Odmah po evidentiranoj uplati financijera
Izvod Ulazni račun
2.Ostali financijeri ‐
plaćanje
Administrativni referent
Po primitku URE
Izvod Ulazni račun
Kontrola odabranih računa
da nisu već ranije plaćeni i
da li je ispravan žiro račun
za plaćanje
Administrativni referent
Prije plaćanja
Režijski troškovi plaćaju se bez obavještavanja predsjednika Izvršnog odbora. Ostali računi moraju biti odobreni (potpisom) od strane predsjednika Izvršnog odbora.Arhiviranje računa u
registrator
Računovodstveni servis
Nakon računovodstvene obrade računa
Plaćeni račun
Kontrola da li je usklađena
evidencija kod osobe koja
je izvršila plaćanje sa
računovodstvom
Računovodstveni servis
Jednom mjesečno
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA
01‐4
VLASNIK PROCESA Pravni servis, Glavni tajnik
NAZIV PROCESA
Proces prisilne naplate
SVRHA PROCESA Pravovremeno postupanje za osiguranje potpune naplate prihoda i primitaka
GLAVNI RIZICI
Nepravovremeno utvrđivanje obveznika, pogrešno utvrđivanje obveznika
Neredovito praćenje naplate
Nemogućnosti naplate uslijed spornih i zastarjelih potraživanja
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Popis dužnika i otvorenih stavaka
AKTIVNOSTI:
Utvrđivanje ovršenika (obveznika plaćanja naknade)
Izrada prijedloga za pokretanje ovršnog postupka
Pokretanje ovršnog postupka
IZLAZ: Pravomoćno rješenje o naplati potraživanja
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces, programska/informatička podrška
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14, Ovršni zakon NN 112/12
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK
Utvrđivanje ovršenika
Računovodstveni servis Glavni tajnik
Jednom godišnje
Izvod otvorenih stavki kupaca
Izrada prijedloga za
pokretanje ovršnog
postupka te
prikupljanje dokazne
dokumentacije
(ulazni računi)
Glavni tajnik Pravni servis
Odmah po utvrđenju
Prijedlog za pokretanje ovršnog postupka Dokazna dokumentacija
Pokretanje ovršnog
postupka (za to je
zadužen angažirani
odvjetnički ured)
Pravni servis Predmet ovršnog postupka
Provođenje ovrhe Pravni servis Rješenje o ovrsi
Arhiviranje
dokumentacije
Administrativni referent
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA
01‐5
VLASNIK PROCESA Zakonski predstavnici Unione Italiana, Nadzorni organ
NAZIV PROCESA
Proces zaprimanje radova
SVRHA PROCESA Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje radova prema uvjetima iz ugovora te pravovremena izvješća nadzornog organa (situacije).
GLAVNI RIZICI Odstupanje od naručene kvalitete ili količine radova
Odstupanje od dogovorenog roka
Komunikacija s izvođačima radova
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Dokumentacija o izvršenim radovima
Ulazni račun
AKTIVNOSTI:
Zaprimanje dokumentacije o izvršenim radovima
Provjera matematičkih, kvantitativnih i kvalitativnih parametara dokumentacije
Zaprimanje privremenih situacija
Potvrđivanje dokumentacije o izvršenim radovima
Prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje
Arhiviranje dokumentacije
IZLAZ: Potvrda o zaprimljenim radovima
Okončana situacija
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14, Zakon o obveznim odnosima NN 35/05 do 78/15
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
DIJAGRAM TIJEKA
OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK
Potpisuje se Ugovor o izvođenju radova
Zakonski predstavnici Unione Italiana
Nakon izrade Ugovora
Ugovor o izvođenju radova čiji su potpisnici: 1.Ministarstvo vanjskih poslova Republike Italije 2.Talijanska unija 3.Izvođač radova 4.Korisnik nekretnine na kojoj se radovi izvode
Za potrebe nadzora nad izvođenjem radova angažira se eksterni Nadzorni organ.
Predstavnik Nadzornog organa Zakonski predstavnici Unione Italiana
Prije početka izvođenja radova
Ugovor s arhitektonskim uredom potpisan od strane ovlaštenih osoba obiju strana
Nadzorni organ ovjerava privremene situacije i nadzire tijek izvođenja radova.
Nadzorni organ Tijekom izvođenja radova
Građevinski dnevnik Potpisane privremene situacije
Privremene situacije šalju se odgovornoj osobi na potpis i idu na računovodstveno postupanje (ukoliko se primjenjuje plaćanje po privremenim situacijama)
Zakonski predstavnici Unione Italiana
U slučaju problema u tijeku radova, organiziraju se radni sastanci
Nadzorni organ Izvođač radova Zakonski predstavnici Unione Italiana
Tijekom izvođenja radova
Zapisnici sa sastanka potpisani od strane svih sudionika
Dostava dokumentacije o izvršenom nadzoru radova i okončane situacije
Nadzorni organ Po izvršenju radova
Potpisana dokumentacija o izvršenom nadzoru
Potpisnici okončane situacije su ovlašteni arhitekti (Nadzorni organ) i Predsjednik izvršnog odbora. Dokumentacija se prosljeđuje na računovodstveno postupanje
Knjigovodstvo Po primitku okončanih (privremenih) situacija
Potpisane privremene i okončane situacije i ostala prateća dokumentacija
Nekretnina se stavlja u uporabu i počinje teći amortizacija
Knjigovodstveni servis
Po primitku okončane situacije
Analitičke kartice Temeljnice
Arhiviranje dokumentacije
Knjigovodstveni servis
Nakon obrade dokumentacije
Registratori
U slučaju da predsjednik Izvršnog odbora nije fizički u Rijeci u vrijeme kada je potrebno potpisati situacije zbog obračuna PDV‐a u knjigovodstveni servis šalje se kopija bez potpisa Predsjednika. Situacija/ račun potpisuje se naknadno.
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA
01‐6
VLASNIK PROCESA Administrativni referent
NAZIV PROCESA
Proces zaprimanje roba
SVRHA PROCESA Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje roba prema uvjetima iz narudžbe (narudžbenice, ugovora, ponude)
GLAVNI RIZICI Odstupanje od naručene kvalitete ili količine robe
Odstupanje od dogovorenog roka
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Narudžbenica, ugovor, ulazni račun
AKTIVNOSTI:
Prijem robe
Kvalitativno i kvantitativno provjeravanje parametara iz narudžbe (narudžbenice, ugovora, ponude)
IZLAZ: Plaćeni ulazni račun
Dostavljena naručena roba
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK
Svaki član Izvršnog odbora ima svoga pomoćnika (administrativnog referenta) koji je odgovoran za naručivanje i zaprimanje robe u sektoru kojeg pokriva pojedini član Izvršnog odbora. Zaprimanje računa Administrativni
referent Svakodnevno
Ulazni račun
Provjera da li su na
ulaznom računu
navedeni svi zakonski
elementi računa
Administrativni referent
Odmah po prijmu
Ulazni račun
Pregledavanje robe na
način da se kvantitativno
i kvalitativno uspoređuje
roba sa računom,
narudžbenicom ili
ugovorom
Administrativni referent
Odmah po prijmu
Ulazni račun Narudžbenica Ugovor
Za svaki račun obavlja se
matematička kontrola
ispravnosti iznosa koji je
zaračunan
Administrativni referent
Odmah po prijmu
Ulazni račun
Raspodjela robe Administrativni referent
Odmah po prijmu
Potpisivanje ulaznog
računa čime se
potvrđuje kvantiteta i
kvaliteta zaprimljene
robe
Administrativni referent
Potpis ovlaštene osobe na ulaznom računu/ primci (osoba koja je zaprimila robu)
Odobrenje i ovjera
plaćanja ulaznog računa
Predsjednik Izvršnog odbora
Potpisan ulazni račun
Pristupa se plaćanju
korištenjem Internet
bankarstva
Administrativni
referent
Nakon
ovjerenog
ulaznog
računa
Bankovni izvod
Dokaz o
plaćanju putem
Internet
bankarstva
Račun ide na računovodstveno postupanje
Knjigovodstveni servis
Odmah po primitku
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA
01‐7
VLASNIK PROCESA Administrativno osoblje
NAZIV PROCESA
Proces zaprimanja, otpreme i arhiviranja dokumenata
SVRHA PROCESA Točno i pravovremeno evidentiranje svih zaprimljenih dokumenata te njihova pravodobna obrada i otprema.
GLAVNI RIZICI Gubitak ili oštećenje dokumenata
Neadekvatno arhiviranje
Neadekvatno provođenje procesa zaprimanja
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Zaprimljeni dokumenti
AKTIVNOSTI:
Evidentiranje i obrada dokumenata
Otpremanje dokumenata
Arhiviranje i čuvanje dokumenata
IZLAZ: Arhivirana dokumentacija
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Zaposlenici potrebni za odvijanje procesa. Programska i informatička podrška.
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Uredba o uredskom poslovanju (NN 38/87), Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97, 64/00)
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK
Dokumenti se
zaprimaju
Administrativni referenti
Svakodnevno
Stavljanje prijemnog
štambilja,
dodjeljivanje
klasifikacijskog broja,
koji se i unosi u
računalo
Administrativni referenti
Odmah po prijmu
Primljeni dokument ima pečat i klasifikacijski broj
Zaprimljeni
dokumenti idu
ovlaštenoj osobi na
potpis i nakon toga u
urudžbeni zapisnik
Svaki dokument potpisuju oba predsjednika
Odmah po prijmu
Urudžbeni zapisnik
Zaprimljeni
dokumenti se, ovisno
o sadržaju, upućuju
odgovornom osoblju
na obradu
Referent arhivist Odmah nakon urudžbiranja
Dokument sa urudžbenim brojem
Vrši se obrada
dokumenata
Osoblje kojem je dokument upućen na obradu
Obrađeni dokumenti
vraćaju se prema
naputku i otpremaju
putem pošte ili
internom dostavom
Administrativni referenti
Nakon postupanja po dokumentu
Knjiga izlazne pošte
Dokumenti se razvrstavaju po vrstama i vremenu nastanka. Dokumenti nastali u tekućoj godini čuvaju se u registratorima. Protekom godine dana dokumenti se predaju u arhivi. Svaki član Izvršnog odbora ima svoga pomoćnika (administrativnog referenta) koji je odgovoran za primanje i obradu dokumenata u sektoru kojeg pokriva pojedini član Izvršnog odbora.
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA
01‐8
VLASNIK PROCESA Tajnik, Predsjednik izvršnog odbora
NAZIV POSTUPKA
Proces odobrenja službenih putovanja
SVRHA POSTUPKA Ovom procedurom uređuje se način i postupak otvaranja putnih naloga, odobravanja službenih putovanja, načina izvješćivanja o izvršenom službenom putu, te obračuna i isplate naknada službenih putovanja. Putni nalog otvara se u sljedeće svrhe službenog putovanja: ∙ za poslovne sastanke izvan sjedišta u svojstvu predstavnika institucije, ∙ u svrhu odlaska na konferencije, znanstvene ili stručne skupove, gostovanja ∙ za potrebe edukacija i stručnog usavršavanja zaposlenika, ∙ za razne potrebe angažiranja vanjskih suradnika ∙ za ostale poslovne potrebe prema nalogu Predsjednika
GLAVNI RIZICI Nepravilno ispunjeni putni nalozi
Lažirani putni nalozi
Pogrešno obračunati troškovi unutar naloga
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Dokumenti kao dokaz za opravdanost putnog naloga
Putni nalog, Izvještaj sa službenog puta
Računi
AKTIVNOSTI: Obračun putnog naloga
IZLAZ: Isplata sredstava
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces isplate putnih naloga, programska/informatička podrška.
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija 121/14
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI
1.Zaposlenik ili vanjski suradnik obraća se tajniku s obrazloženjem svrhe službenog putovanja i donosi potrebne dokaze 2. Tajnik otvara putni nalog. U donjem središnjem dijelu putnog naloga dodjeljuje potpisni štambilj. Putni nalozi unaprijed se otvaraju za članove Skupštine (prije zasjedanja istih). Pripremaju se bianco putni nalozi sa ispunjenim općenitim podacima i takvi se uručuju članovima Skupštine prilikom njihovog dolaska. Neispunjen ili nepotpun putni nalog rezultira nemogućnosti isplate istog. Nepotpunim putnim nalogom smatra se onaj koji ne sadrži Izvještaj sa službenog putovanja niti račune sa istog, a za koje se traži refundacija. Putni nalozi koji ne nastaju zbog zasjedanja Skupštine odobravaju se nakon izvršenog putovanja. Također, nepotpuni putni nalozi biti će temelj da se troškovi istog ne isplate korisniku putnog naloga. 3. Tajnik utvrđuje poziciju unutar aktivnosti i izvor financiranja na potpisnom štambilju i tako pripremljeni putni nalog prosljeđuje odgovornoj osobi na odobrenje. 4. Odgovorna osoba odobrava službeni put svojim potpisom na putni nalog. 5. U slučaju plaćanja računa (predračuna za smještaj ili prijevoz prije samog puta), zaposlenik (ili tajnica) naznačuje na računu ili predračunu poveznicu s brojem putnog naloga. 6. Zaposlenik ili vanjski suradnik koji putuje od sjedišta Ustanove obvezan je putni nalog ponijeti sa sobom na službeni put, a po povratku sa službenog puta obvezan je ispuniti putni nalog, priložiti račune, napisati izvješće s puta, potpisati na liniji gdje piše „Podnositelj računa“ te predati nadležnoj tajnici. 7. Vanjskom suradniku, a kojem je odobren službeni put, ali treba iz drugog odredišta doputovati u sjedište Ustanove, otvara se original putnog naloga kod dolaska, ovjerava se pečatom i potpisom, te mu se original putnog naloga uručuje u trenutku kada prijavi svoj dolazak. Po povratku sa službenog puta, ispunjeni i kompletirani putni nalog dostavlja poštom na adresu Ustanove. 8. Tajnik prosljeđuje kompletirani putni nalog Službi za računovodstvene poslove na likvidaciju, a potom odgovornoj osobi na odobrenje plaćanja, koje potvrđuje svojim potpisom (Predsjednik izvršnog odbora). 9. Ispravan putni nalog s priloženom dokumentacijom te odobren od ovlaštenih potpisnika temelj je za isplatu. Služba će isplatiti razliku sredstava na tekući račun ili zatražiti povrat sredstava. 10. U slučaju da zaposlenik treba izvršiti povrat sredstava, iznos utvrđen obračunom putnog naloga (povrat neutrošenog dijela akontacije), obvezan je u roku od pet (5) dana vratiti na IBAN Ustanove te o istom obavijestiti Ustanovu. 11. U slučaju da se ne izvrši povrat duga u roku od pet (5) dana, gubi se pravo na isplate akontacije za naredna službena putovanja u istoj godini. 12. Ukoliko nije došlo do realizacije službenog puta, potrebno je potpisati i vratiti poništeni putni nalog tajnici, a potom odgovornoj osobi na ovjeru. Poništenje se vrši kosom crtom preko cijelog putnog naloga s natpisom „nerealiziran“. U slučaju prethodno primljene akontacije za službeni put, istu treba vratiti na žiro račun Ustanove te ju o istom obavijestiti. 13. Ukoliko je službeno putovanje izvršeno bez potraživanja odnosno prava za naknadu putnih troškova, putni nalog treba predati nadležnoj tajnici, koja isti kontrolira, daje odgovornoj osobi na ovjeru te prosljeđuje tajnici za arhivu. Na takvom putnom nalogu zaposlenik ili tajnica upisuje napomenu „Bez prava/potraživanja“.
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI
Obračun i isplatu naknade za službena putovanja vrši služba računovodstva u roku od pet (5) dana od primitka ispravno popunjenog, kompletiranog, ovjerenog i odobrenog putnog naloga. Troškovi nastali tijekom službenog putovanja isplaćuju se na način i pod uvjetima koji su regulirani Zakonom i Pravilnikom o porezu na dohodak te posebnim odlukama. Naknada troškova prijevoza
1. Troškovi prijevoza ostvaruju se uporabom javnog prijevoza, korištenjem službenog vozila i korištenjem privatnog automobila u službene svrhe na udaljenosti od mjesta rada ili mjesta prebivališta/boravišta do mjesta upućenog putnim nalogom. 2. Troškovi javnog prijevoza obračunavaju se u visini stvarnih troškova. Vrsta javnog prijevoza koja je odobrena s obzirom na odredište putovanja i potrebno vrijeme dolaska na upućeno odredište, priznaje se prema cijeni prijevoznika čije su usluge prijevoza korištene. Putne karte kao dokaz prijevoza izvršenog javnim prijevozom, obvezno je priložiti putnom nalogu. 3. Vanjski suradnici koji primaju naknadu i koji su sami podmirili troškove prijevoza obvezno prilažu račun prijevoznika koji treba glasiti na Ustanovu. 4. Korištenjem službenog vozila na službenom putu, uz putni nalog na kojem se evidentira relacija, početni i završni broj kilometraže, prilažu se i troškovi cestarina, tunela i kupljenog goriva pri čemu račun za kupljeno gorivo treba glasiti na Ustanovu. 5. Kod službenog putovanja privatnim automobilom u službene svrhe, vrijednost kilometra obračunava se sukladno posebnoj odluci. Udaljenost se obračunava od mjesta rada ili mjesta prebivališta/boravišta do mjesta destinacije prema planeru putovanja Hrvatskog autokluba koristeći optimalnu vrstu rute na mrežnim stranicama dostupnim na http://map.hak.hr. Putnom nalogu obvezno je priložiti originalne isprave (račune za cestarine, tunelarine, mostarine, parking, ispis s interneta o korištenju ENC‐a i sl.) kojima se dokazuju nastali troškovi. 6. Ako osoba koristi ENC uređaj na putovanju, putnom nalogu treba priložiti ispis s interneta iz čega je vidljiv broj ENC kartice, datum i vrijeme ulaska i izlaska s autoceste, naziv ulazne i izlazne postaje te cijena izražena u kunama. Naknada troškova smještaja
1. Naknada troškova smještaja zaposlenicima isplaćuje se u visini stvarnih troškova (u trošak noćenja ulazi i trošak doručka). 2. Vanjski suradnici koji primaju naknadu i imaju pravo na troškove smještaja, a sami su platili račun, obvezno prilažu originalni račun izdavatelja usluge smještaja koji treba glasiti na Ustanovu te sadrži ime i prezime vanjskog suradnika. Naknada na ime dnevnica
1. Dnevnice za službena putovanja u zemlji, članicama EU i inozemstvu isplaćuju se za putovanja iz mjesta rada ili iz mjesta prebivališta/boravišta do mjesta destinacije u udaljenosti od najmanje 30 kilometara. 2. Dnevnicama se pokrivaju troškovi prehrane, pića i lokalnog prijevoza u mjestu u koje je osoba upućena na službeno putovanje. 3. Puna dnevnica obračunava se za putovanje koje traje više od 12 sati do 24 sata dnevno, odnosno pola dnevnice za putovanje koje traje više od 8, a manje od 12 sati.
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA
01‐9
VLASNIK PROCESA Komisija za inventuru
NAZIV PROCESA
Proces provođenja inventure osnovnih sredstava i sitnog inventara
CILJ PROCESA
Točno i pravovremeno obavljanje popisa imovine
GLAVNI RIZICI
Nemogućnost provođenja inventure
Veliki viškovi i manjkovi
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Odluka o popisu
Popisne liste
AKTIVNOSTI:
Osnivanje i poziv inventurne komisije
Planiranje popisa
Prikupljanje kartica OSA i SI
Provođenje popisa imovine
IZLAZ:
Izvješće o inventurnom popisu
Potpisana popisna lista
Utvrđeni viškovi/ manjkovi
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces, programska/informatička podrška
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR
Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI
DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK Sastavljanje Odluke o popisu
Predsjednik IO Kraj godine Odluka
Osnivanje i poziv inventurne komisije
Predsjednik IO Kraj godine Odluka‐ sastav komisije
Plan popisa‐ utvrđivanje lokacija, datum provođenja inventure po pojedinim lokacijama, raspored zadataka.
Komisija Kraj godine
Prikupljanje kartica osnovnih sredstava i sitnog inventara (od računovodstvenog servisa)
NAPOMENA: Obratiti pozornost da se stavke iz kartice OSA ne nalaze u kartici SI i obrnuto kako bi se izbjeglo dupliranje imovine. Inventurne liste (popisne liste) trebale bi imati predviđene kolone s upisanim šiframa artikala i opisom, a polje za količinsko stanje bi trebalo ostati prazno, tj. biti predviđeno za unos od strane inventurne komisije. Nikako se ne preporuča dostaviti podatke o stanju koje je trenutno zabilježeno u sustavu. Inventurne liste bi trebale biti numerirane u cilju smanjenja mogućnosti otuđenja ili mijenjanja pojedinih listova. Unos u liste bi trebao biti organiziran na način da jedan ili više članova komisije broje, a drugi član komisije upisuje izbrojane količine u inventurnu listu. Komisija, vodeći se popisnom listom OSA i SI, upisuje količinu zatečene imovine.
Komisija Na datum utvrđen u Odluci
Popisna lista OSA i SI
Komisija izrađuje i potpisuje Izvješće o inventurnom popisu kojemu je prilog Popisna lista OSA i SI
Komisija Odmah po obavljenoj inventuri
Izvješće o inventurnom popisu
Potpisane popisne liste Komisija predaje u knjigovodstveni servis dalje na postupanje jer nikako ne smije biti ista osoba koja je inventuru provela i osoba koja stanje uspoređuje sa knjigovodstvenom vrijednosti OSA i SI.
Komisija Knjigovodstvo
Odmah po obavljenoj inventuri
Potpisana popisna lista od strane članova Komisije
Osoba u knjigovodstvenom servisu potpisuje primitak Popisne liste
Knjigovodstveni servis
Po primitku popisne liste
Popisna lista potpisana od strane: članova Komisije i osobe u knjigovodstvenom servisu koja je primila listu na računovodstveno postupanje
Izjednačavanje tj. usklađivanje knjigovodstvenog i stvarnog stanja
Knjigovodstveni servis
Po primitku popisne liste
Utvrđivanje inventurnih razlika (manjkovi, viškovi)
Knjigovodstveni servis
inventurni manjkovi – porezni aspekt: 1.manjkovi koji podliježu oporezivanju 2.manjkovi koji ne podliježu oporezivanju inventurni manjkovi – aspekt odgovornosti: 1.manjkovi za koje postoji odgovornost radnika odnosno odgovorne osobe koja je zadužena za imovinu koja nedostaje 2.manjkovi na teret pravne osobe tj. poduzeća Donošenje odluke o načinu evidencije inventurnih razlika
Predsjednik Odmah po dobivenim informacijama o inventurnim viškovima/ manjkovima
Odluka o viškovima/ manjkovima
NAPOMENA: UNIONE ITALIANA ima razne lokacije u RH i Sloveniji gdje su sjedišta ZT, škola i ostalih institucija talijanske nacionalne zajednice. Za te udaljene lokacije vrijedi slijedeća procedura: iz sjedišta se šalje dopis (koji je podupiruća dokumentacija prilikom kontrole funkcioniranja procesa) na te lokacije da potvrde stanje imovine i obveza. Sustav funkcionira na principu da ako u roku od 15 dana ne stigne nikakva potvrda, smatra se da se slažu s tim.
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA
01‐10
VLASNIK PROCESA Predsjednik Izvršnog odbora
NAZIV PROCESA
Proces stvaranja obveza (ugovornih i ostalih)
SVRHA PROCESA Točno, pravovremeno i opravdano stvaranje obveza.
GLAVNI RIZICI Nepotrebno stvaranje obveza prema dobavljačima
Neopravdano plaćanje predujmom
Stvaranje obveza neopravdano velikih iznosa
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Financijski plan, ponuda, narudžbenica
AKTIVNOSTI: Procjena eventualne obveze (ugovorne ili neugovorne), praćenje
financijskog plana, naručivanje
IZLAZ: Ugovorna obveza‐ ugovor, neugovorna obveza‐ narudžbenica, e‐
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Prostor za rad, programska / informatička podrška,informatička oprema, radnici uključeni u proces, raspoloživa financijska sredstva na žiro‐računu
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI
IZVRŠENJE POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK
Evidentiranje
potrebe za
nabavom roba/
radova/ usluga.
Zaposlenici Svakodnevno ‐
Ukoliko nabava
roba/ radova /
usluga ne
podrazumijeva
stvaranje
ugovorne obveze
odabranom
ponuditelju se
ispostavlja
narudžbenica.
Administrativni referent
Nakon evidentiranja potrebe za robom/ radovima/ uslugama
Narudžbenica / mail Ponuda Cjenik
Narudžbenica/ mail mora sadržavati slijedeće podatke:
1. Datum narudžbe 2. Naziv robe/ usluge/ radova 3. Količina 4. Napomena u kojoj je navedena ponuda na koju se narudžbenica
odnosi
Narudžbenice ne moraju biti izrađene isključivo na obrascima iz bloka narudžbenice. Mogu biti izrađene unutar Unije i biti poslane elektroničkom poštom no moraju sadržavati sve podatke prethodno nabrojane. Narudžbe vrše administrativni referenti/ pomoćnici članova Izvršnog odbora (svaki za svoj sektor) U slučaju
stvaranja
ugovorne
obveze: Izrada
prijedloga za
stvaranje
ugovorne obveze.
Administrativno osoblje
Dva dana nakon evidentiranja potrebe za nabavom
Prijedlog za stvaranje ugovorne obveze Ponuda Cjenik
Provjeriti da li je
stvaranje
predložene
ugovorne obveze
u skladu sa
važećim
financijskim
planom
organizacije.
Zakonski predstavnik Unije
Nakon prijedloga ugovorne obveze Prije pokretanja postupka ugovaranja i stvaranja ugovornih obveza
Financijski plan
Ocjenjivanje
opravdanosti i
potrebe za
preuzimanjem
ugovorne obveze.
Zakonski predstavnik Unije
Nakon provjere financijskog plana
Ako je iznos
predložene
obveze u skladu
sa financijskim
planom pristupa
se stvaranju
obveze.
Zakonski predstavnik Unije Administrativno osoblje
Nakon osiguranih financijskih sredstava
Pripremna ugovorna dokumentacija
Ukoliko preuzimanje ugovorne obveze podrazumijeva plaćanje predujmom postupa se na slijedeći način:
PLAĆANJE PREDUJMOM: Plaćanje predujmom (velikih nabavki npr. radovi) moguće je isključivo uz pristanak Predsjednika Unije i Predsjednika izvršnog odbora. Ukoliko je stvaranje obveze popraćeno ugovorom, u njemu obavezno mora biti naznačeno da se radi o plaćanju predujmom sa točno naznačenim iznosom predujma. Ukoliko se ugovor ne potpisuje već obveza nastaje temeljem narudžbenice i sl. mora postojati pisana odluka kojom Zakonski predstavnik Unije odobrava plaćanje predujmom. Također, u toj odluci isto mora biti naznačen iznos predujma. Ako se ugovaraju usluge ili radovi koji podrazumijevaju ugovornu obvezu, u tekst ugovora potrebno je unijeti odredbu o načinu kontrole i potvrde da su ugovorene usluge ili radovi u potpunosti i pravovremeno izvršeni. Najmanje jedan
primjerak svakog
potpisanog i
ovjerenog
ugovora dostavlja
se
Administrativno
m osoblju radi
evidentiranja
ugovora u knjizi
ugovora.
Administrativno osoblje
Nakon potpisivanja ugovora
Ugovor
Kada je primjenjivo, primljeni i prihvaćeni predračuni i ponude zamjenjuju ugovor ili narudžbenicu te u takvim slučajevima nije potrebno naknadno pisati narudžbenice.
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA
01‐10
VLASNIK PROCESA Administrativni referent (pojedinog sektora)
NAZIV PROCESA
Proces nabave
SVRHA PROCESA
Jasno definiranje postupanja prilikom nabave, a u cilju ekonomičnog i pravodobnog zadovoljenja stvarnih potreba za robom, uslugama i radovima u skladu sa zakonskim i drugim propisima o nabavi uz učinkovito korištenje raspoloživih financijskih sredstava
GLAVNI RIZICI
nepravodobno i neekonomično zadovoljenje potreba za radovima, robama i uslugama
nabava radova, roba i usluga za koja nisu osigurana financijska sredstva
isporuke roba, usluga i radova koje nisu u skladu s ugovorenim uvjetima
prihvaćanje isporuke koja nije u skladu s ugovorom ili narudžbenicom
neodgovarajuća specifikacija potreba predmeta nabave
nemogućnost nabave potrebnih roba, usluga i radova
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Zahtjevi za nabavom roba, radova i usluga
AKTIVNOSTI:
Godišnje utvrđivanje potreba za nabavu radova, roba i usluga, izrada plana nabave, utvrđivanje postupaka i načina nabave, provođenja procesa nabave
IZLAZ: Isporuka naručene robe, usluga i radova sukladno ugovoru,
narudžbenici, zahtjevu
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi.
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR
Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK
Evidentiranje potrebe za
nabavom roba, radova ili
usluga
Administrativno
osoblje
Svakodnevn
o
Sve značajnije narudžbe I
izmjene narudžbi moraju
biti inicirane isključivo na
osnovi odgovarajućih
pisanih naloga.
Administrativni
referenti
(pojedinog sektora)
Narudžbe moraju biti evidentirane na propisanom obrascu narudžbenice npr. zahtjev za nabavu, zahtjevnica materijala, interna narudžba, trebovanje, mail Zahtjev za nabavu mogu
izdati organizacijske jedinice
kojima su potrebni
predmeti rada (roba, radovi,
usluge)
Administartivni
referenti
‐ Zahtjev za nabavu ‐ Mail ‐Zahtjevnica materijala ‐Interna narudžba
Izdavanje, prikupljanje i
obrada zahtjeva za nabavu
Administrativno osoblje
Prije donošenja odluke o nabavi
Zahtjev za nabavu
Zahtjev za nabavu/ mail mora sadržavati:
‐ podatke o vrsti proizvoda
‐ količinu potrebnih proizvoda,
‐ datum ispostavljanja zahtjeva za nabavu i podatke o onom tko ispostavlja zahtjev
‐ podatke o rokovima i mjestu ispostave (u slučaju značajnijih narudžbi) Članovi izvršnog odbora (svaki za svoj sektor) vrši preispitivanje nabave/ zahtjeva/
narudžbenica:
Je li zahtijevana vrsta i količina predmeta rada predviđena planom nabave, a ako nije na
koji će način biti pokriveni troškovi nabave?
Postoji li ekonomska opravdanost nabave, mogućnost korištenja rezerviranih zaliha, ili
mogućnost supstitucije raspoloživim sredstvima?
Sadrže li zahtjevi sve potrebne podatke, jesu li potpisani od strane ovlaštene osobe? Utvrđivanje izvora nabave i
potencijalnih dobavljača
Administrativni referenti
Prije donošenja odluke o nabavi
Izrada i dostava upita
dobavljačima
Administartivno osoblje
Prije donošenja odluke o nabavi
Mail, dopis
Prikupljanje i ispitivanje
ponuda (ukoliko su se slali
upiti dobavljačima)
Administrativno osoblje
Prije donošenja odluke o nabavi
Ponude dobavljača
Donošenje odluke o nabavi
veće vrijednosti
Predsjednik
Izvršnog odbora
U slučaju većih
nabava: Ugovor
Slanje narudžbenice dobavljaču ili potpisivanje Ugovora (u slučaju značajnih nabavki)
Administrativno osoblje Zakonski predstavnik Unije
Nakon donošenja odluke o nabavi
NarudžbenicaZahtjev Ugovor Mail
Zaprimanje predmeta nabave
Administrativno osoblje
Svakodnevno
Dostavnica
Provođenje procesa zaprimanja roba, radova I usluga opisanih u Mapi procesa
Administrativno osoblje
Prilikom zaprimanja roba, radova i usluga
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02‐1
Verzija 1.1.
VLASNIK PROCESA Administrativni referent, računovodstveni servis
NAZIV PROCESA
Proces blagajničkog poslovanja‐ postupak gotovinskih isplata
SVRHA PROCESA Ispravno prikazana gotovinska sredstva, kontrole kao načini sprječavanja krađe
GLAVNI RIZICI
Propusti u vođenju blagajničkog dnevnika
Neispravan obračun isplata/uplata
Rizik netočnog prikaza stanja blagajne ‐krađa
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Zaprimljena gotovina
Zbirne uplatnice
AKTIVNOSTI:
Vršenje gotovinskih uplata i isplata
Knjiženje uplata i isplata
Vođenje blagajničkog dnevnika
Dnevni obračun blagajne
Polog gotovine
IZLAZ: Blagajnički dnevnik
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces blagajničkog poslovanja, programska/informatička podrška
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14, Zakon o platnom prometu NN 136/12
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
POSTUPAK GOTOVINSKIH ISPLATA
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE
POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK
Odnosi se na isključivo na
male materijalne troškove
Zaprimanje računa koji
zahtijeva gotovinsku isplatu
Podizanje potrebne
gotovine za određene svrhe
sa žiro računa i uplata u
blagajnu
Upis iznosa, svrhe isplate i
konta (troška ili obveza) u
program blagajne
Knjiženje isplate u
blagajnički dnevnik
Administrativni referent
Kada se ukaže potreba za gotovinom Odmah po gotovinskoj isplati
Ulazni račun Bankovni izvod Isplatnica iz banke Temeljnica Blagajnički dnevnik
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02‐2
Verzija 1.1.
VLASNIK PROCESA Računovodstveni servis
NAZIV PROCESA
Proces sastavljanja godišnjeg obračuna
SVRHA PROCESA Uspješno sastavljen godišnji obračun
GLAVNI RIZICI
Propusti u vođenju poslovnih knjiga
Rizik netočnog prikaza stanja –krađa
Neispravan obračun inventura
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Izvod otvorenih stavki
Knjigovodstvene isprave
Poslovne knjige
AKTIVNOSTI:
Knjiženje poslovnih promjena
Provjera knjigovodstvenog stanja
Izrada godišnjeg popisa inventure
Knjiženje viškova i manjkova
Konačni obračun PDV‐a
Obračun doprinosa
Obračun poreza na dobit
IZLAZ: Izrađen godišnji popis‐inventura
Odluka o rashodovanju
Izrada financijskog izvješća
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces godišnjeg obračuna, programska/informatička podrška
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR
Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14, Zakon o porezu na dodanu vrijednost (NN 47/95), Pravilnik o Porezu na dodanu vrijednost, Zakon o obveznim odnosima (NN35/05)
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE
POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK
Knjiženje poslovnih promjena tekuće godine. Usporedba stanja računa glavne knjige sa analitičkim evidencijama, zadnjim izvatkom žiro računa u tekućoj godini , te ispravnosti knjiženja u skladu sa Zakonom, važećim propisima i računovodstvenim standardima. Usuglašavanje otvorenih stavaka sa partnerima Na temelju odluke Predsjednika, povjerenstvo za popis obavlja popis imovine i obveza. Unos podataka iz inventurnih lista u računalo , knjiženje inventura , izračun viškova i manjkova. Sastavljanje zapisnika o izvršenom popisu imovine i obveza , sa prijedlogom za rashodovanje neupotrebljive imovine, te zaključkom o utvrđenim viškovima i manjkovima. Knjiženje viškova i manjkova na osnovu odluka Predsjednika.
Referent za računovodstvo Referent za računovodstvo Referent za računovodstvo Povjerenstvo za popis Referent za računovodstvo Referent za računovodstvo Referent za računovodstvo
Dnevno Krajem godine Krajem godine
Glavna knjiga, Dnevnik Pomoćne knjige Izvod otvorenih stavaka, Zapis o usklađenosti Obrazac za inventuru skladišta, osnovnih sredstava, sitnog inventara Inventurna lista, Zapisnik o višku, Zapisnik o manjku Zapisi o izvršenom Popisu Odluka o knjiženju viška, Odluka o knjiženju manjka
UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02‐3
Verzija 1.1.
VLASNIK PROCESA Knjigovodstveni servis
NAZIV PROCESA
Proces usklađivanja analitičke evidencije i glavne knjige
CILJ PROCESA Pravovremeno obavljeno usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige
GLAVNI RIZICI Propusti u vođenju poslovnih knjiga
Nepravovremeno zaprimanje ulaze dokumentacije
Neispravna pohrana dokumentacije
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Knjigovodstveni podaci
Poslovne knjige
AKTIVNOSTI:
Provjera podataka o kupcima
Provjera analitičke evidencije dugotrajne imovine
Provjera evidencije blagajne
Provjera evidencije sitnog inventara
Provjera evidencije potraživanja
Provjera stanja glavne knjige
Usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige
IZLAZ: Izvještaj o obavljenom usklađivanju
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige, programska/informatička podrška
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio:
Kontrolirao:
Odobrio:
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE
POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK
Provjeravaju se podaci o pojedinim kupcima/ dobavljačima (prikaz otvorenih stavki, dugovno i potražno stanje na računima kupaca) Provjeravaju se podaci u razdoblju usklađenja sa glavnom knjigom Kontrola svih podataka Pregledava se analitička evidencija dugotrajne imovine Pregledava se analitička evidencija blagajne Pregledava se analitička evidencija sitnog inventara Pregledava se analitička evidencija potraživanja Kontrolira se provjera analitičkih evidencija prema pojedinim grupama računa računskog plana Provjerava se stanje u glavnoj knjizi na dan usklađenja Vrši se usklađivanje stanja glavne knjige sa analitičkim evidencijama usporedbom stanja Kontrolira se usklađivanje Nakon obavljenog usklađivanja i kontrole pristupa se izradi izvješća o kontroli usklađivanja
Računovodstveni referent Računovodstveni referent Predsjednik Unije Računovodstveni referent Računovodstveni referent Računovodstveni referent Računovodstveni referent Računovodstveni referent Računovodstveni referent Računovodstveni referent Predsjednik Računovodstveni referent
Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom Mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Kvartalno
Analitičke evidencije Analitičke evidencije Analitičke evidencije Analitičke evidencije Analitičke evidencije Glavna knjiga Izvješće o obavljenom usklađivanju