Introducción a la Gestión de Proyectos

CAPITULO 1 Definiciones

Lección 1 Gestión de proyectos

Muchas son las definiciones que de proyectos encontraremos en la amplia literatura existente, nosotros vamos a centrarnos en la vertiente que mejor define esta actividad y que incorpora los elementos básicos que a nuestro juicio deben imperar en un proyecto.

Teniendo esto presente podemos definir al proyecto como un conjunto de acciones:

No repetitivas (temporalidad) Únicas (exclusividad) Con fecha de fin ( limitadas en el tiempo) Que utilizan una serie finita de recursos que requieren un coste

(esfuerzo) Organizadas (estructuración)

Si hacemos hincapié en los aspectos más importantes de la definición anterior podemos destacar:

Temporal:

Quiere decir que todo proyecto tiene un comienzo y un final definitivos. Se llega al final cuando se han logrado los objetivos del proyecto, o cuando se hace evidente que no será posible cumplir o no se pueden cumplir los objetivos del proyecto, o cuando ya no existe la necesidad del proyecto y se termina el proyecto.

Temporal no necesariamente significa de corta duración; son muchos los proyectos que duran por varios años. Sin embargo, cualquiera sea el caso, la duración de un proyecto es finita; los proyectos no son esfuerzos continuos.

Además, el concepto de temporalidad no se aplica generalmente al producto o servicio creado por el proyecto. Los proyectos pueden tener, a menudo, impactos sociales, económicos y ambientales intencionales o no intencionales cuya proyección puede ir más allá que los mismos proyectos.

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La mayor parte de los proyectos se llevan a cabo con el objeto de crear un resultado de larga duración. Por ejemplo, un proyecto para erigir un monumento nacional creará un resultado que se espera dure por siglos.

Para lograr un objetivo estratégico, podría ser necesario que hubiera en paralelo una serie de proyectos y / o proyectos complementarios. La naturaleza temporal de los proyectos es aplicable a otros aspectos del quehacer también:

La oportunidad o ventana de mercado es generalmente temporal -la mayoría de los proyectos tienen un marco de tiempo limitado en el que deben producir su producto o servicio.

El equipo de proyectos, como equipo, rara vez tiene mayor prolongación – la mayoría de los proyectos son ejecutados por un equipo creado para el solo propósito de llevara cabo el proyecto, desmembrándose el equipo cuando se de por terminado el proyecto.

Producto, Servicio o Resultados Únicos:

Los proyectos involucran realizar algo que no ha sido hecho antes y que, por lo tanto, es único. Un producto o servicio pueden ser únicos incluso si fuera grande la categoría a la cual pertenece.

Por ejemplo, se han desarrollado varios miles de edificios de oficina, pero cada instalación individual es única, diferente dueño, diferente diseño, diferente ubicación, etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia en absoluto el carácter único fundamental del trabajo del proyecto.

Organización:

La elaboración progresiva es una característica de los proyectos, e integra los conceptos de temporal y único. Dado que el producto de cada proyecto es único, las características que distinguen el producto o servicio deben ir elaborándose lentamente. Progresivamente significa “proceder en pasos; continuando uniformemente en incrementos”, mientras que elaborado significa “trabajado con cuidado y detalle; desarrollado meticulosamente”.

Estas características distintivas serán definidas ampliamente al comienzo del proyecto, y se harán más explícitas y detalladas a medida que el equipo del proyecto desarrolle una comprensión mejor y más clara del producto.

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La elaboración progresiva de las características del producto debe coordinarse cuidadosamente con la definición adecuada del alcance del proyecto, especialmente si el proyecto se ejecuta por medio de un contrato. Una vez definido adecuadamente, el alcance del proyecto (el trabajo a realizar) debe permanecer constante incluso a medida que se vayan elaborando progresivamente las características del producto. La relación entre alcance del producto y alcance del proyecto se analizan con mayor profundidad en la introducción al Capítulo 5.

Los siguientes dos ejemplos ilustran la elaboración progresiva en dos áreas de aplicaciones diferentes.

Ejemplo 1. El desarrollo de una planta de procesamiento químico comienza con la ingeniería de procesos a fin de definir las características del proceso. Estas características se utilizan para diseñar las principales unidades de procesamiento. Esta información pasa a ser la base para el diseño de ingeniería, que define tanto el despliegue detallado de la planta como las características mecánicas de las unidades de proceso y de las instalaciones auxiliares.

Todo esto tiene como resultado los planos de diseño que se elaborar con el objeto de producir los planos de fabricación (isométrica de la construcción). Durante la construcción, se realizan las interpretaciones y adaptaciones que sean necesarias y se someten a la aprobación correspondiente.

Esta mayor elaboración de las características es capturada por los planos as-built. Durante la etapa de prueba y de marcha blanca, a menudo se realiza una mayor elaboración de las características en forma de ajustes finales a la operación.

Ejemplo 2. El producto de un proyecto de desarrollo económico puede definirse inicialmente como: “Mejorar la calidad de vida de los residentes de menores ingresos de la comunidad X”. A medida que el proyecto avanza, se pueden ir describiendo los productos de manera más específica, como por ejemplo: “Brindar acceso a alimentación y agua a 500 residentes de bajos ingresos de la comunidad X”.

La siguiente etapa de elaboración progresiva podría enfocarse exclusivamente a aumentar la producción agrícola y el mercadeo, considerándose la provisión de agua como de segunda prioridad, la cual se iniciaría una vez que el componente agricultura este bien avanzado.

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Este aspecto será tratado en Project en el capítulo referido a las Tareas de un Proyecto.

Teniendo en cuenta lo anterior podemos definir la gestión de proyectos como:

La rama de la ciencia de la administración que trata de la planificación y el control de proyectos, y a su vez:

PLANIFICACIÓN : Planear la ejecución de un proyecto antes de su inicio.

CONTROL Y SEGUIMIENTO : Medir el progreso del proyecto.

Si profundizamos un poco más en estos importantísimos conceptos podemos definir la planificación de la siguiente manera:

"La planificación consiste en determinar qué se debe hacer cómo debe hacerse, quién es el responsable de que se haga y por qué."

Respecto a al control y seguimiento:

El control y seguimiento de un proyecto implica por un lado, labores de medición del mismo, y por otro y sin duda el más importante, comparación con lo planificado con el objeto de descubrir el origen de las posibles diferencias, y poder aplicar acciones correctivas que mitiguen en la medida de lo posible tales diferencias si es que las variaciones fueran rectificables.

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Lección 2 Fases en la Gestión de proyectos

La coordinación de un proyecto requiere la coordinación en el tiempo de equipos, proveedores, personas, tareas y dinero. Para realizar estas tareas, un proyecto se puede dividir en las siguientes fases:

Fase de creación y planificación del proyecto Fase de seguimiento y control del proyecto Fase de comunicación del proyecto

Las fases de planificación y control tienen lugar en etapas distintas de la vida del proyecto, mientras que la comunicación tienen lugar durante toda la vida del proyecto

Fase de Planificación:

La planificación es de vital importancia para un proyecto, ya que el proyecto implica realizar algo que no se ha hecho antes.

Cuando utilicemos Project 2003 para gestionar la fase de planificación iremos recorriendo una a una las diferentes actividades que la componen, si bien no está demás que citemos en estos momentos dichos componentes:

Datos principales del proyecto: como pueden ser, los objetivos del proyecto, la fecha de finalización, productos que se obtendrán con el proyecto, recursos que se utilizarán Una buena descripción de estos elementos convierten a la planificación en una herramienta vital para el correcto desarrollo del proyecto.

Calendario del Proyecto: el factor tiempo va ligado al proyecto desde su inicio hasta su terminación el calendario influye a demás en los recursos empleados y a menudo constituye una restricción para el propio proyecto.

Determinación de las tareas a realizar: Enumeración de las actividades necesarias para cumplir los objetivos fijados para le proyecto.

Identificación de dependencias entre tareas: Indicar la secuenciación de las mismas así como las relaciones entre ellas.

Establecimiento de hitos o puntos de control: dependiendo de la duración del proyecto será muy conveniente fijar estos puntos para someter a un control más estricto al proyecto.

Determinación de los recursos: debemos asignar en esta primera fase los medios empleados para conseguir los fines.

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Revisión y análisis del proyecto: la última tarea de la planificación nos ayudará a detectar errores previos a la realización del proyecto así como proponer mejoras en la misma planificación.

Fase de seguimiento y control

La segunda fase en nuestra gestión el la de seguimiento y control del proyecto, terminada la planificación debemos guardar el producto obtenido por ésta con objeto de ir comparando dicha planificación con la realidad compleja del proyecto, para poder reconducir el mismo hacia nuestros objetivos.

Podemos identificar o repartir esta fase en tres acciones:

Obtención de un plan base o de referencia: este plan es el fruto de la planificación se convierte en nuestra plantilla y nos indica a priori los derroteros que debe seguir nuestro proyecto.Si nos alejamos mucho de dicho plan el proyecto no conseguirá cumplir los objetivos fijados

Obtención de datos reales del proyecto: son las actuaciones efectivas que se lleven a cabo, abandonamos la planificación para entrar de lleno en la vida real es el alimento de nuestro proceso de control, con estos datos podemos realizar comparaciones establecer variaciones y tomar acciones correctivas

Análisis del seguimiento: utilizamos los datos reales como fuente del feedback del proyecto para conseguir establecer diferencias y probar nuestro modelo.

Fase de comunicación

En función de nuestro destinatario de la información del proyecto estableceremos los criterios que debemos seguir para informar acerca del estado del mismo.

Durante toda la vida del proyecto podemos comunicar el estado del mismo, realizaremos pues informes para dirección, (donde los costes y tiempo del mismo serán la clave de la información), información a clientes, informes sobre recursos o tareas, todo ello lo obtendremos de las fases previas, y sirve para adecuar la información a su destinatario aspecto clave del éxito de la comunicación, por ejemplo: un cliente no querrá saber qué recursos van a jornada completa o reducida y si por el contrario los niveles de calidad exigidos dentro del proceso.

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Lección 3 Análisis cuantitativos de tiempo

Ha quedado reflejada en los anteriores apartados la vital importancia del factor tiempo, pues bien es momento de introducir aspectos que nos ayudarán a planificar las diferentes tareas y establecer las medidas de tiempo correctas que servirá de guía para la realización y consecución de los objetivos.

Las fechas de inicio y finalización, las duraciones de las tareas, cómo afectarán los retrasos al proyecto, son aspectos claves que deben tenerse en cuenta en las fases de planificación y seguimiento del proyecto, vamos a dar una pincelada sobre términos y definiciones que nos ayudarán a comprender mejor la variable tiempo:

Duración del Proyecto:

La duración del proyecto es el número de unidades de tiempo (horas, días, semanas, meses...) necesarias para llevar a cabo el proyecto:

La duración del proyecto depende de la duración de cada una de las tareas y de las relaciones de dependencia que existan entre ellas.

Dada una fecha de inicio, la duración del proyecto NO nos proporciona directamente la fecha de finalización del proyecto. Para conocer la fecha de finalización es necesario utilizar el calendario del proyecto y el de cada uno de los recursos que participan.

Consideremos, por ejemplo, un proyecto de las siguientes características:

Una duración de tres días. Los recursos humanos que intervienen no trabajan los fines

de semana. Según los calendarios mostrados más abajo, si el proyecto

se inicia el miércoles 9, la fecha de finalización será el viernes 11, o sea, el proyecto se ejecutará en tres días. Sin embargo, si el proyecto se inicia el jueves 10, el día de finalización será el lunes 14, ya que no se dispondrá de recursos para trabajar en el proyecto los días 12 y 13, por lo que la ejecución del proyecto requerirá, en términos de calendario, cinco días.

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A continuación veremos como podemos identificar las fechas que sirven para relacionar las tareas entre sí:

Inicio mínimo:

Es el tiempo mínimo que tiene que pasar desde el inicio del proyecto para poder empezar una determinada tarea, en el caso de que no se hayan producido retrasos en las tareas de las que depende. O sea, es lo más pronto que puede iniciarse una tarea.

Cuando se calcula el inicio mínimo de una tarea se obtiene un valor numérico expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder convertir ese valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del proyecto.

Para poder reducir el inicio mínimo de una tarea es necesario reducir la duración de una o más tareas (dependerá de la estructura del proyecto) predecesoras de la tarea considerada.

El inicio mínimo de una tarea viene determinado por el mayor fin mínimo (fm) de sus predecesoras.

Si las tareas j son predecesoras de la tarea i, entonces:

Fin mínimo:

Es el tiempo mínimo que tiene que pasar desde el inicio del proyecto para poder finalizar una determinada tarea, en el caso de que no se hayan producido retrasos en la misma ni en las tareas de las que depende. O sea, es lo más pronto que puede finalizarse una tarea.

Cuando se calcula el fin mínimo de una tarea se obtiene un valor numérico expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder convertir ese valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del proyecto.

Conocido el inicio mínimo de una tarea y su duración, el fín mínimo se calcula sumando la duración al inicio mínimo.

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Sea imi el inicio mínimo de la tarea i, y di su duración. El fin mínimo (fmi) viene dado por:

Inicio máximo:

Es el tiempo que, como máximo, puede pasar desde el inicio del proyecto hasta el inicio de una tarea sin que se produzca un incremento en la duración del proyecto. O sea, es lo más tarde que puede iniciarse una tarea.

Cuando se calcula el inicio máximo de una tarea se obtiene un valor numérico expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder convertir ese valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del proyecto.

Conocido el fin máximo de una tarea y su duración, el inicio máximo se calcula restando la duración al fin máximo.

Sea FMi el fin máximo de la tarea i, y di su duración. El inicio máximo (IMi) viene dado por:

Fin máximo:

Es el tiempo que, como máximo, puede pasar desde el inicio del proyecto hasta la finalización de una tarea sin que se produzca un incremento en la duración del proyecto. O sea, es lo más tarde que puede finalizar una tarea.

Cuando se calcula el fin máximo de una tarea se obtiene un valor numérico expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder convertir ese valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del proyecto.

Si una tarea finaliza después de su fin máximo, aunque las tareas sucesoras de la misma se ejecuten sin retrasos, la finalización del proyecto sufrirá un retraso.

El fin máximo de una tarea viene determinado por el menor inicio máximo de sus sucesoras. Si las tareas j son sucesoras de la tarea i, entonces:

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Margen Libre

Es el margen de retraso del que dispone una tarea (o sea, lo que puede retrasarse su inicio o finalización) sin que afecte a los inicios mínimos de las tareas sucesoras.

El margen libre de una tarea puede calcularse como la diferencia entre el menor inicio mínimo de sus sucesoras y su fin mínimo.

Si las tareas j son sucesoras de la tarea i, entonces:

Margen total

Es el margen de retraso del que dispone una tarea (o sea, lo que puede retrasarse su inicio o finalización) sin que afecte a la duración del proyecto.

Obsérvese que el margen total es menos restrictivo que el margen libre. El margen total sólo hace referencia al retraso del proyecto, pero no a la posibilidad de retrasar el inicio de una tarea sucesora.

Si se consume el margen total de una tarea, todas las actividades sucesoras se tendrán que iniciar en su inicio máximo y, además, el margen total de las mismas se habrá agotado.

El margen total de una tarea es la diferencia entre su inicio máximo y su inicio mínimo. También se puede calcular como la suma de su margen libre y los márgenes libres de todas sus sucesoras.

Si imi y IMi son el inicio mínimo y inicio máximo de la tarea i, entonces:

Camino Crítico:

Un camino crítico es un camino (secuencia de tareas) en el que todas sus tareas tienen margen total igual a cero.

Todo proyecto tiene, como mínimo, un camino crítico que, además, es el de mayor duración del proyecto.

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Las tareas del camino crítico (denominadas críticas), no pueden sufrir retrasos sin que, a su vez, los sufra el proyecto.

Es importante determinar el camino crítico de un proyecto, ya que nos indicará las tareas que deben vigilarse especialmente durante su ejecución para evitar retrasos. Un retraso en una tarea del camino crítico dará lugar, si no se reduce la duración de otras tareas críticas, a un retraso en el proyecto.

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Lección 4 Representación gráfica de un proyecto

A menudo los proyectos se extienden en el tiempo y los componen una multitud de cifras y datos que hacen algo compleja la labor de obtener una visión global y rápida del mismo.

Para solucionar este problema utilizamos las representaciones gráficas como herramienta sintetizadora de nuestro proyecto, aunque existen a su vez múltiples formas de representar proyectos vamos a nombrar las dos más importantes y que usaremos con asiduidad en Project 2003.

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt consiste en una representación gráfica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo.

Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración; la altura carece de significado.

La posición de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y finalización de las tareas a que corresponden.

Los bloques correspondientes a tareas del camino crítico acostumbran a rellenarse en otro color (en el caso del ejemplo, en rojo).

Para ver como lo hemos construido pincha en el ejercicio guiado.

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Diagrama de Pert

El diagrama PERT es una representación gráfica de las relaciones entre las tareas del proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma un tanto compleja.

Las características del mismo son:

Es un grafo, o sea, un conjunto de puntos (nodos) unidos por flechas.

Representa las relaciones entre las tareas del proyecto, no su distribución temporal.

Las flechas del grafo corresponden a las tareas del proyecto. Los nodos del grafo, representado por círculos o rectángulos,

corresponden a instantes del proyecto. Cada nodo puede representar hasta dos instantes distintos, el inicio mínimo de las tareas que parten del nodo y el final máximo de las tareas que llegan al mismo.

Es una herramienta de cálculo, y una representación visual de las dependencias entre las tareas del proyecto.

La forma de obtener el mismo se basa en las características nombradas con anterioridad y escapan a los contenidos de este curso.

Project 2003 realiza de forma automática ambos gráficos con lo que le problema de la elaboración lo tenemos resuelto.

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CAPITULO 2 INTRODUCCION A MICROSOFT PROJECT

Lección 1 Inicio del Programa

Microsoft Project se enmarca dentro del paquete Office de Microsoft, por lo tanto todas las instrucciones válidas para el resto de programas conocidos, como Word, Excel… sirven para este gestor de proyectos.

Así pues las formas habituales de acceder a estos programas se repiten para Project, y podemos ejecutar el mismo desde el botón de inicio, seleccionando la opción Todos los programas para XP o bien Programas para versiones anteriores. Dentro de esta opción seleccionamos Microsoft Office y elegimos Microsoft Office Project 2003.

Accederá a la primera pantalla del programa que tendrá un aspecto similar a este:

La disposición de las barras de herramientas como del propio interfaz le resultará familiar y pasaremos a describirlo en la lección siguiente.

NOTA: Dependiendo de la resolución de pantalla podrá apreciar cambios en su primera pantalla si bien se puede configurar del mismo modo que otros programas de Word así que no se preocupe.

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Lección2 Interfaz

El interfaz de un programa es la manera que tiene de presentar el mismo, es la disposición de su pantalla principal, el lugar que elige para distribuir las diferentes herramientas de las que dispone.

Ya hemos comentado que Project utiliza un interfaz similar al paquete Office si bien conviene destacar algunos elementos por lo novedoso del programa.

Justo debajo de la barra de título aparece la barra de menús desde dónde podemos ejecutar instrucciones a Project.

Debajo de ésta aparecen diferentes barras de herramientas con botones de acceso rápido a diversas funciones y que se verán más adelante en posteriores capítulos. Estos menús pueden ser configurables y personalizables para conseguir que se adapten a nuestras necesidades pudiendo elegir las barras que vemos (Menú Ver/ Barra de Herramientas) o eligiendo los botones que saldrán a la vista con el botón derecho sobre la barra a personalizar y eligiendo precisamente esta opción.

Arriba a la derecha aparece el cuadro de texto “Escriba una pregunta” que permite buscar de forma rápida en la Ayuda de Project, tan solo escriba lo que desea analizar y déle a Intro.

A la izquierda de la pantalla nos encontramos con el habitual panel de tareas que Office incorpora en sus últimas versiones dónde figuran los archivos abiertos recientemente así como alguna que otra opción interesante que en seguida utilizaremos.

El resto de la ventana se conoce como Ventana del Plan de proyecto, y contiene la vista de dicho plan, esta vista cambiará en función de nuestras necesidades, y el nombre de la actual vista figura en el extremo izquierdo de la ventana en nuestro caso “Diagrama de Gantt”

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Así pues el aspecto identificando cada uno de los elementos de la interfaz pudiera parecerse a este:

Lección 3 Plantillas

Para tener una mejor idea de para que sirve Project vamos a utilizar una de las numerosas plantillas de las que dispone, con ella trabajaremos las vistas y algunos aspectos relevantes del programa.

Las plantillas son archivos de Project que nos sirven de guía y nos dan una imagen del programa que si no lo habíamos utilizado antes no puede venir muy bien.

A continuación vamos a abrir una de esas plantillas:

Para este ejercicio nos tenemos que situar en le panel de tareas la última opción del mismo es Crear un nuevo Proyecto.

En el nuevo panel conseguido debemos hacer clic en la opción En mi Pc y posteriormente en la pestaña plantillas de Project:

Una vez en esta pantalla solamente debemos elegir el nombre de la plantilla que queremos visionar, que automáticamente se cargará en Project.

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Podemos elegir la plantilla Nuevo Producto para conseguir un plan de proyecto ya realizado.

Si se ha fijado Project ha cargado este plan con el nombre NEWPROD (barra de título) y ha aparecido un elemento nuevo en la interfaz, este nuevo elemento nos acompañará a lo largo de todo el curso, es la Guía de Proyectos, y aparece ala izquierda de la pantalla sustituyendo al panel de tareas. Este guía se controla desde la barra de herramientas y concretamente desde la barra guía de proyectos que se sitúa en el último lugar justo encima de la ventana de proyecto:

Más adelante haremos referencia a este panel que nos resultara muy útil para conseguir nuestros objetivos.

Ahora es el momento de que invierta unos minutos en comprobar las diferentes plantillas de que dispone Project para que tenga una mejor idea de lo que se puede alcanzar con este programa, ah!! Y no se preocupe por si no entiende lo que esta viendo ya que de todo esto hablaremos más tarde. Disfrute de las diferentes plantillas sin preguntarse nada más.

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Lección 4 Vistas e Informes

Definimos vista como el espacio de trabajo de Project que se visualiza en la venta de proyecto, Project cuenta en su haber con decenas de vistas aunque usted solo necesitará visualizarlas de una en una y algunas ocasiones dos así que no se preocupe por este número elevado de vistas.

Empezaremos a analizar la vista por defecto la denominada Diagrama de Gantt (ya debe sonarle del subcapítulo anterior).

La vista de Diagrama de Gantt la puede apreciar en las diferentes plantillas utilizadas así que en este punto vuelva a abrir la plantilla NEWPROD si es que la había cambiado por otra.

Esta vista tiene cos partes fundamentales; una tabla ala izquierda con la lista de tareas que engloba el proyecto y a la derecha un gráfico dónde se relaciona dichas tareas así como los recursos empleados. Este tipo de vista es la forma común de representar los proyectos y resulta muy útil para la introducción de las tareas así como para el análisis del proyecto.

Ahora entenderá mejor el resto de plantillas y no dude en abrir cuantas sean necesarias para comprender mejor este tipo de vista.

Una vez presentado el diagrama de Gantt vamos a analizar otras vistas igual de importantes que dispone Project.

Entre en el menú ver y elija la opción Hoja de recursos, esta nueva vista sustituirá a la anterior y mostrará la lista de recursos que este proyecto tiene asociados. De momento solo nos interesan las vistas ya que de los recursos hablaremos en un capítulo posterior.

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Esta vista organiza los recursos en forma de tabla donde las diferentes columnas son personalizables para adaptarlas a nuestras necesidades, observe también como la guía de proyectos ha cambiado y ahora muestra opciones relacionadas con los recursos, pero volvamos a las vistas.

Elija ahora Uso de recursos del menú Ver, la nueva vista muestra dos tablas acerca del uso de los recursos y la guía de proyectos ha vuelto a actualizarse.

Esta nueva vista agrupa los recursos según las tareas a las que han sido asignados pudiendo comprobar las horas destinadas a cada ocupación.

Una vista similar a la anterior es la de Uso de tareas, pero en este caso se relaciona las diferentes tareas con los recursos que se necesitan.

El objetivo de este tour de vistas no es comprender el significado de los gráficos y tablas simplemente entender la potencia del programa y sus diferentes modalidades de vista para satisfacer nuestras necesidades, de tareas recursos y tiempos hablaremos más adelante ahora confórmese con contemplar las diferentes posibilidades de esta poderosa herramienta.

Saltándonos un poco el guión y aprovechando la vista uso de tareas vamos a presentar el botón “Ir a la tarea seleccionada”:

Selecciona la tarea número 5 “Reunir la información necesaria” como podrá apreciar la tabla de la derecha no permite ver los días ni las horas asignadas a esta tarea ya que muestra la información de las primeras tareas, para ello necesitamos ir al inicio de esta tarea para comprobar que días se va a realizar y como se reparten las horas.

Haga clic en el botón “Ir a la tarea seleccionada”, situado en la barra de herramientas estándar al final de la misma

A continuación se mostrará en la tabla de la derecha los valores de esta tarea y podrá comprobar como tiene previsto su inicio el 5 de Enero de 2004 y se pretende asignar 8 horas de trabajo durante 6 días hasta completar dicha tarea.

Así pues este botón nos permite acercar el gráfico o tabla de la derecha a la tarea o recurso seleccionado lo que nos ayudará a

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movernos de forma más cómoda y adecuada por las diferentes vistas de Project.

Las vistas analizadas hasta ahora son bastantes complejas y contienen mucha información vamos ahora a probar con una más suave por ejemplo la vista calendario:

En ella apreciamos dentro de un calendario las diferentes tareas que forman el proyecto así como los días que abarca cada una.

Otra vista importante y que fue nombrada en el apartado anterior es la de diagrama de Red (conocida como diagrama de Pert), seleccione dicha vista, ésta muestra la relación entre las tareas, cada recuadro o nodo muestra los detalles sobre una tarea, y las líneas que unen los recuadros indican la relación existente entre las mismas.

Estas vistas que hemos analizado son las más utilizadas en Project si bien disponemos de muchas más, tómese un tiempo para descubrir las diferentes posibilidades del programa, haga clic en el menú Ver/ Más Vistas.

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Busque la opción Entrada de tarea y aplique el cambio, la pantalla principal de Project queda dividida ahora en dos esta división podrá gestionarla desde el menú ventana para prescindir de la misma:

Seleccione ahora una tarea la que quiera y compruebe como el panel inferior muestra ahora los detalles sobre la tarea seleccionada.

Para quitar esta división acuda a Ventana/ Quitar división y disfrutará de una única vista en su pantalla.

Bien el resto de vistas se las dejamos a usted pierda parte de su tiempo en visitar las vistas comentadas y otras que no hemos nombrado le ayudará a familiarizarse con el programa y adquirirá práctica en el anejo de sus menús, intercambie plantillas para ver como cambian las vistas y aprenda a decidir que vista es más adecuada para sus intereses.

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Informes

Los informes son formatos predefinidos que muestran la información que proviene del proyecto definido en Project. A diferencia de las vistas, los informes suelen imprimirse para su posterior análisis.

Project dispone de muchos informes dependiendo del nivel de información requerido, podemos acceder a ellos entrando en el menú Ver/ Informes dónde se mostrarán las 6 categorías de Informes disponibles:

Como va siendo habitual en este capítulo le vamos a enseñar alguno de los informes disponibles y le dejaremos que usted investigue el resto.

Seleccione por ejemplo la categoría personalizados, haga clic en tarea y pulse el botón vista previa para poder acceder al informe, en el se aprecia la lista detallada de las tareas que comprenden el proyecto.

Para poder avanzar de página utilice los comandos de la parte superior izquierda e forma de flecha.

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Para saber cuantas páginas contiene el informe fíjese abajo a la izquierda donde Project le informa de las páginas.

Si quiere visionar otro informe cierre del botón del centro de la pantalla y elija otro tipo de informe.

Es hora de que revise varios de los informes que Project pone a su disposición con el objeto de que aprenda a moverse por esta opción y se acostumbre a una herramienta que formar parte de su hacer diario cuando utilice este programa ya que los informes resumen y aclaran de forma eficaz toda la información que emana de un proyecto.

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CAPITULO 3 Crear un nuevo plan de proyecto

Lección 1 Fecha de inicio de proyecto

Terminado nuestro primer recorrido por la pantalla principal de Project así como por sus diferentes vistas e informes llega el momento de crear nuestro primer proyecto.

Un plan de proyecto como vimos en el primer capítulo es un modelo diseñado a partir de los aspectos del proyecto real que tiene previsto que ocurran. Este modelo abarca elementos que corresponden al proyecto real como recursos, tareas, estimaciones de tiempo y coste….

A continuación vamos a describir la primera fase de creación de proyectos, que hemos dividido en varios aspectos el primero del que hablaremos a continuación es la fecha del proyecto.

Casi todas las aplicaciones las desarrollaremos mediante la realización de ejercicios, si bien primero comentaremos circunstancias relevantes al concepto teórico del que tratamos.

La fecha de inicio del proyecto es el origen previsto para el mismo, Project trabaja con dos tipos de fecha, la de inicio y la de fin siendo posible elegir una de ellas, ya que Project en función del desarrollo del proyecto fijará la otra.

Así pues si empezamos el proyecto (o queremos empezar) el día 1 de Febrero de 2007, y en función de lo complejo del mismo Project calculará la fecha de fin. En caso de fijar manualmente la fecha de fin Project hará el análisis contrario y establecerá la fecha de inicio.

No es posible por tanto fijar ambas fechas, ya que resulta absurdo fijar una fecha de inicio y fin sin tener en cuenta la duración de las tareas propias del proyecto.

Para realizar las operaciones en Project habitualmente tendremos dos alternativas:

1. Utilizar la guía de proyectos2. Usar los menús del programa

En el ejercicio guiado estableceremos una fecha de inicio a través de la guía de proyectos, así que a continuación comentaremos los menús necesarios para crearlo sin usar dicha guía.

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1. Abra Project y a continuación diríjase al menú Proyecto/ Información del Proyecto.

2. En el cuadro Información del proyecto encontrara los cuadros fecha de inicio y fecha de fin así como programar a partir de

3. Elija que fecha quiere determinar si la de fin o de inicio y a continuación fije dicha fecha.

En mi caso la fecha que voy a introducir es la de inicio así que operare en la primera caja desplegándola y eligiendo en el calendario la fecha deseada (1-feb-2007).

NOTA: Fíjate que el calendario que obtienes corresponde a la fecha de trabajo actual y nosotros queremos febrero del 2007.

Una vez elijas la fecha pulsa el botón aceptar y comprueba como Project ha actualizado la fecha de inicio.

TRUCO: Si haces doble clic en el mes obtendrás la lista de todos los meses y será más sencillo elegir el tuyo, si haces clic en el año podrás aumentar o retrasar periodos fácilmente.

Ya tenemos creada la fecha de inicio para practicar con la guía consulta la práctica guiada.

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Lección 2 Calendario Laboral

Un elemento básico en cualquier proyecto es el tiempo, Project controla el tiempo de varias maneras, una de las principales es a través del calendario laboral.

El calendario laboral contiene la jornada habitual de trabajo para la organización encargada del proyecto, aunque Project trabaja con varios tipos de calendario el objetivo de esta lección es el calendario del proyecto.

El calendario del proyecto define el horario laborable y no laborable para las tareas, piense por ejemplo en un horario normal de oficina, de 9:00 a 13:30h y de 16:00 a 20:00, y añada algún día festivo propio de la región dónde viva.

Esto formará parte del calendario del proyecto y las tareas definidas con posterioridad se adaptarán a dicho horario y no se realizará ninguna en los días festivos.

Vamos a definir nuestro calendario y a añadir algún que otro festivo:

1. Dentro de la guía de proyectos en el botón tareas elija la opción definir periodos laborales generales. Acabamos de introducirnos en un tutorial de 5 pasos para conseguir nuestro objetivo

2. Empezaremos eligiendo una de las tres plantillas que ofrece Project en nuestro caso estándar. Ya podemos pasar al siguiente paso

3. Es hora de elegir la semana laboral y los horarios para cada día nosotros debemos elegir una jornada de lunes a viernes, con los horarios mencionados antes.

4. El aspecto de Project debería ser similar a este.

TRUCO: Cambie el horario para un día y aplíqueselo al resto mediante el botón Aplicar a todos los días.

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5. Pase al siguiente paso, ahora deberá introducir como festivo el día 5 de Marzo de 2007, fíjese bien porque el calendario le sitúa en el mes actual y no en 2007.

6. Una vez localizado Marzo de 2007 seleccione el día 5 y a la derecha marque período no laborable, y pase al siguiente paso.

7. El resto de pasos déjelos como están, vaya guardando pasos hasta que finalice el tutorial.

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Lección 3 Propiedades del proyecto

Antes de guardar nuestro proyecto la familia Office ofrece la posibilidad de especificar algunas propiedades del archivo para su mejor ordenación y posterior búsqueda.

Vamos a ver algunas de las propiedades más usuales:

1. Abra el menú Archivo/ Propiedades2. Aparecerá por defecto la ficha resumen sino es así

elíjala.

3. Póngale título al nuevo proyecto, por ejemplo “proyecto inicial”, Describa brevemente el asunto y colóquese como autor, rellene las cajas que considere oportuno.

4. Por último marque la casilla de verificación Guardar vista previa sita abajo a l izquierda.

Ya estamos listos para guardar el proyecto, al marcar la casilla guardar vista previa la próxima que vez que abramos el archivo desde el cuadro abrir veremos una pequeña imagen del proyecto.

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Lección 4 Guardar el proyecto

Una vez introducidas las primeras informaciones sobre nuestro proyecto, es el momento de guardarlo para su posterior utilización.

El proceso de guardar el proyecto es idéntico a cualquier otro documento de Office, podemos optar por estas tres opciones:

A. Menú Archivo/ Guardar como…B. Botón guardar (disquete) de la barra de

herramientasC. Combinación de teclas Control + G

Como es la primera vez que lo guardamos eligiendo cualquiera de los tres pasos anteriores accederemos al cuadro Guarda como, en dicho cuadro elegiremos un destino y le daremos un nombre al proyecto, y ay estará listo para guardar.

En nuestro ejemplo el nombre elegido es Proyecto_Inicial y el lugar la carpeta Gestión de proyectos.

NOTA: Fíjate que la extensión del archivo termina en .mpp y que el nombre aunque son dos palabras las he unido mediante un guión bajo para evitar que pueda dar problemas los archivos nombrados con espacios.

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