UNA VISIONE SISTEMICA DELLA LOGISTICA DEL FARMACO...
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UNA VISIONE SISTEMICA DELLA LOGISTICA DEL
FARMACO E DEL DISPOSITIVO MEDICO
Prof. Carlo Rafele
POLITECNICO DI TORINO
Dipartimento di Ingegneria Gestionale e della Produzione
Ing. Simona IaropoliLogistica sanitaria IRES Piemonte
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Impatto della logistica
Indagine nella Regione Piemonte
Costi per approvvigionamenti 1.000.000.000 €
Costi per la sola logistica (magazzini, strutture, personale) 25.000.000 €*
A fronte di meno del 2,5% di incidenza sui costi totali, perché molte Regioni hanno puntato l’attenzione sulla logistica?
• La logistica è connessa agli approvvigionamenti
• Il flusso logistico è un asse portante del flusso operativo ospedaliero
• La logistica determina la correttezza del flusso informativo
• Le attività logistiche impattano sul rischio clinico
*Fonte dati Ires 2013
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Confronto con altre logistiche
Occorre sfatare il mito che la sanità sia altro dal resto deisistemi organizzati e che le logiche applicabili agli ambitiproduttivi e del terziario non lo siano in questo contesto.
La sanità ha standard di sicurezza più alti, ma i flussi, i rapportioperativi, le procedure sono similari ad altri contesti lavorativi.
La logistica sanitaria ha una funzione di coordinamento traoperazioni, appartenenti ad ambiti differenti, che concorrono aerogare il servizio richiesto.
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Complessità delle movimentazioni ospedalierie
OGNI FLUSSO E’ SPESSO ORGANIZZATO IN MODO
AUTONOMO
Servizi di lavaggio/noleggio biancheria
Servizi di ristorazione
Servizio sterilizzazione
Trasporto pazienti
Trasporto materiale biologico
Trasporto farmaci/ dispositivi medici/materiali economali Trasporto rifiuti RSU/Speciali
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Referente della logistica
Esiste un referente unico della logistica in ospedale?
Il coordinamento del processo dovrebbe essere governato
da un’organizzazione coerente.
Direzione Generale
Direzione Amministrativa
Direzione Sanitaria Chi è il
referente
a livello
dirigenziale?
Provveditorato
Economato
Farmacia
Personale sanitario
Corrieri
Chi è il
referente a
livello
operativo?
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Sistema tradizionale di gestione materiali
Le criticità del sistema tradizionale di gestione dei materialiospedalieri nell’ambito dei reparti consistono nell’elevatovalore delle immobilizzazioni degli armadi di reparto; dallamancanza di metodologie e strumenti per la stima deiconsumi di reparto e per la definizione del corretto livellodelle scorte; dalla mancanza di politiche di gestioneunivoche dei materiali; dalla limitatezza o dalla noncompleta utilizzazione degli strumenti tecnologici.
Il sistema inoltre manca di informazioni sull’effettivoconsumo dei materiali (sistema in catena aperta).
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Catena logistica
Pazienti
Magazzini di Reparto
Territorio
MICRO LOGISTICA
MACRO LOGISTICA
Produttori
Magazzini Economali
Magazzini Farmacia
CATENA LOGISTICA
COMPLESSITA’ STRUTTURALE E DI INTERFACCIA RIDUCIBILI
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Integrazione della logistica
Per un buon funzionamento della logistica è necessario aver integrato
i processi a monte:
• Gare centralizzate
• Unificazione dell’ Anagrafica
• Standardizzazione dei prodotti
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Centralizzazione/terziarizzazione in Italia
Piemonte
Lombardia
Basilicata
Toscana
Emilia Romagna
Veneto
Friuli Venezia Giulia
Lazio
Campania
LiguriaMarche
Umbria
Alto Adige
2 esternalizzazioni
1 centralizzazione; 2 terziarizzazioni
1 esternalizzazione
4 terziarizzazioni
2 centralizzazioni2 esternalizzazioni
1 esternalizzazione
6 esternalizzazioni
1 centralizzazione con esternalizzazione
2 centralizzazioni
1 esternalizzazione
1 esternalizzazione;Studi di centralizzazione
in corso
1 esternalizzazione
Gestioni che riguardano la totalità della regione o quasi;
Gestioni che riguardano diverse aziende sanitarie;
Gestioni che riguardano 1 o più aziende singole a volte di solo materiale economale
Studi di centralizzazione in corso
Sicilia
1) Integrazione informativa: unificazione a livello Aziendale e poisovra-aziendale della gestione dei materiali:• anagrafiche;• richieste dai punti di utilizzo (modalità e tempi);• visibilità degli stock e dei movimenti di magazzino;prima integrazione su una piattaforma logistica virtuale.
2) Integrazione fisica progressiva verso l’obiettivo finale di creareuno o più magazzini centralizzati, anche gestiti da un operatoreterzo• non immediata e non scontata per tutti i materiali e le Aziende;• deve tenere conto delle peculiarità organizzative, strutturali, dipersonale e geografiche;• porta nel lungo periodo una drastica riduzione del numero dirisorse
3) Evoluzione tecnologica e organizzativa della micro-logisticaverso i punti di utilizzo (reparti, ambulatori).
Step d’integrazione della logistica sanitaria
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Processo gestione clinica o logistica?
1. Paziente/Medico
2. Reparti3. Farmacia/ Economato
4.Magazzino 5. Fornitori
Origine della domanda
Consegna diretta dai fornitori
Provveditorato o ufficio approvvigionamento
1.1 Necessità di cure2.1 Gestione cartelle
cliniche3.1 Richieste materiale
sanitario dai reparti5.1 Gestione ordini
prodotti farmaceutici
2.2 Gestione scorte farmaci
2.3 Stoccaggio materiale
2.4 Somministrazione terapie
4.2 Stoccaggio merce
4.3 Ricevimento merce
4.4 Caricamento dati contabili
3.2 Acquisto materiale sanitario dai fornitori
4.5 Trasporto carrelli ai reparti
5.2 Consegna merci
Rafele, Grimaldi, 2008
Gare d’acquisto
Consegna diretta al B.O.
4.1 Controllo soglie minime e scadenze
prodotti
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Tecnologie di supporto alla logistica
Sw gestionali e di prescrizione Sistemi di trasporto automatici
Automazione in reparto Sistemi automatici per la gestione dei medicinali in dose unica Magazzini automatici
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% DI ERRORE NELLA GESTIONE DELLA TERAPIA
39%
12%11%
38%
Prescrizione Trascrizione/Interpretazione
Preparazione e Distribuzione Somministrazione
Percentuale di errore nella gestione della terapia (dati medi da letteratura)
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Errori nella gestione della terapia
Errori nella gestione della terapia
Logiche e strumenti per la gestione dei farmaci
Carrello / armadio kanban
Somministrazione informatizzata
Prescrizione e cartella clinica informatizzate
Carrelli e armadi “intelligenti”
Dose unitaria e personalizzata
Refilling
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SOLUZIONE STOCKEY® DI GRIFOLSSistema wireless per il ripristino automatico delle scorte di reparto
• Premendo il pulsante si trasmette in temporeale la richiesta di ripristino delle scorte,indicando anche il livello di urgenza.
• Le informazioni vengono trasmesse alsistema di gestione del magazzino centraleper l’elaborazione e la preparazione dellarichiesta.
• Un’altra pressione del pulsante conferma intempo reale il ripristino della scorta direparto, completando il percorso dellarichiesta.
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Soluzione con kanban elettronico
Prescrizione informatizzata
Il software di prescrizione è un valido supporto per il medico, l’infermiere e ilfarmacista e permette una gestione sicura e affidabile della prescrizione e dellasomministrazione.
Il medico è guidato durante l’inserimento dellaprescrizione su un palmare e i campi da compilaresono indicati in modo chiaro e relativi a:
• Farmaco• Via di somministrazione• Data inizio e termine• Frequenza• Orari di somministrazione• Dose• Velocità di infusione• Eventuali note
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Prescrizione informatizzata
ASPETTI TECNOLOGICI
• Postazione fissa (PC o Laptop) per la Farmacia• Postazione fissa (PC o Laptop) in Reparto con
stampante• Bracciale elettronico con codice a barre o tag RFiD• Sistema di inizializzazione/scrittura dei codici a
barre o tag RFiD• Strumenti per la prescrizione informatizzata della
terapia con Tablet o pc portatile.
a)
b)
• Palmari con lettore RFiD in cui gli infermieriricevono la terapia
• Rete informatica wireless per ogni reparto• Server per la cartella clinica informatizzata
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Ben
efit
s
Progressive integration levels
Level 1Stock Management Control
Stock management done through minimum level thresholds
Tracking of all loading and unloading operations
Records all the products discharges
Automatic reordering
Level 2Traceability on Patients’ consumption
Stock management done through minimum level thresholds
Tracking of all loading and unloading operations
Records all the products discharges
Automatic reordering Traceability of effective
consumption for specific items Integration with Patients’ drug
list and consumption Ordering products per patient
Level 3Full clinical & logistics drugs management
Stock management done through minimum level thresholds
Tracking of all loading and unloading operations
Records all the products discharges
Automatic reordering Traceability of effective
consumption for specific items Integration with Patients’ drug
list and consumption Ordering products per patient Integration with e-prescription Full clinical control during drugs
administration (Closed Loop Medication Administration)
Evoluzione clinico - logistica
Fonte IPSA
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Criticità in ambito sanitario - 1
In ambito sanitario esistono fattori concomitanti che determinanocriticità.
STRATEGICI
• Commitment leggero o instabile
• Mancanza di obiettivi / incentivi coerenti con i processi dicambiamento
• Politiche gestionali di breve termine e mutamentidirezionali
• Frequenti modifiche normative
• Limitata apertura al “mondo esterno” in termini culturali
• Insufficiente integrazione pubblico/privato
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Criticità in ambito sanitario - 2
ORGANIZZATIVI
• Carenza e rotazione delle risorse umane
• Carenza professionalità organizzative e di metodo,necessità di formazione
• Resistenza dei ruoli aziendali in compiti operativi«cristallizzati»:
– farmacisti
– capo sala
– medici
– personale logistico
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Chi si dovrebbe occupare di logistica?
È necessario valorizzare nuovi ruoli e competenze per sollevare da compiti “logistici” figure professionali sanitarie.
• La complessità operativa delle moderne strutture ospedaliereè tale da rendere necessaria l’individuazione di ruoli e uffici acui affidare la responsabilità complessiva sulla logistica e sulleoperations.
• Un trend riscontrato è quello di sollevare da compiti “logistici”figure professionali come medici ed infermieri che possonocosì dedicarsi a compiti più prettamente sanitari.
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Criticità in ambito sanitario - 3
INFORMATIVI / TECNOLOGICI
• Carenza di progettazione unificata dei processi
• Assenza di visione del flusso trasversale
• Flussi informativi confusi
• Difficoltosa introduzione e standardizzazione deglistrumenti informatici
• Disponibilità della tecnologia
• Ostacoli alla tracciabilità e codifica materiali
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Conclusioni
Sono possibili risparmi considerevoli sui costi di gestionedell’ospedale mediante integrazioni di sistema,razionalizzazioni organizzative e introduzioni di automazioni,ottenendo al contempo un innalzamento del livello di servizioal paziente.
Nella sanità italiana esiste ancora scarsa attenzione agliobiettivi logistici.
Si deve produrre una visione organica per la progettazione delsistema logistico “ospedale moderno”.
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