UN INVENTAIRE TI FIABLE…Un gain à retombées multiples

20/05/2014

DOCUMENT CONFIDENTIEL COPYRIGHT © OCTOPUS-ITSM 2014. TOUS DROITS RÉSERVÉS

AVANT…

• Manquait d’uniformité, nomenclature non standard

• Certains équipements étaient non localisables ou pas étiquetés

• Inventaire physique difficile à maintenir (Excel)

• Aucun contrôle - équipement en surplus, manquant, introuvable ou éparpillé

• Délais de traitement / de livraison à l’utilisateur

• Peu de gestion des pièces

• Reddition de comptes difficile pour le gestionnaire

Processus manuel

3

… MAINTENANT

Inventaire global Nouvel équipement0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

35% 35%

80.0%

99.9%

Évolution de fiabilité de l’inventaire TICSSS Lucille-Teasdale

Avant Maintenant

% d

’exa

ctitu

de

4

Nommer un champion de l’inventaire

Instaurer un concept de « Magasin »

Gérer la réception de marchandise dans Octopus

Garder sous clé l’équipement

Restreindre l’accès

LES « MUST »

5

LES « MUST »

RIGOUREUX DISCIPLINÉ ORGANISÉ

Champion de l’inventaire

6

ACTIFS

7

PIÈCES

8

PROCESSUS D’INVENTAIRE

« Scan » des codes

barreDéballage Étiquetage

Création du CI dans Octopus

Image standard

(« ghost »)

Ajout dans l’Active

Directory

Dépôt dans l’entrepôt

Nouvel équipement

État : en inventaireContact principal : videSite & local de l’entrepôt

9

Exemple

GESTION D’UN ORDINATEUR

10

BESOIN D’UN ORDINATEUR : 3 SOURCES

Maintien d’actifs

1

Incident

3

Demande d’un nouvel ordinateur

2

11

Validation des besoins hors

standard

Installation & configuration

Livraison & tests avec utilisateur

CI « En transit »

PROCESSUS DE DÉPLOIEMENT D’UN ORDINATEUR

CI « En service »

PC RÉCUPÉRÉ

Surplus d’inventaire

Entreposage disque dur

Destruction disque & pc envoyé en

récupération

- 5 ans

+ 5 ans

12

LISTES DE SUIVI D’INVENTAIRE

13

GESTION DES PIÈCES

14

PIÈCES

15

CONCEPT DE « MAGASIN »

Contrôle de l’entrée et de la sortie des pièces

Technicien demande une pièce

Remise de la pièceRelation avec une requête(déduction automatique)

Renouvellement (achat) lorsque minimum atteint

MODULE « GESTION DES PIÈCES »

16

Prévient les ruptures de

stock !

MODULE « GESTION DES PIÈCES »

17

MODULE « GESTION DES PIÈCES »

18

19

BÉNÉFICES

20

BÉNÉFICES POUR LE GESTIONNAIRE

Contenu du parc informatique connu

Information disponible rapidement

Fiabilité et rapidité d’exécution des rapports

Reddition de compte facile pour le maintien d’actifs

21

Problématique de disparité des données d’inventaire

EXEMPLE : REDDITION DE COMPTES

AVANTInventaire physique Excel sur tous les sites 70 hresListe des # série (pc retirés) 14 hresVérification des factures & correction du fichier Excel 5 hresComparaison avec fichier Excel envoyé l’année précédente 4 hresTOTAL: 93 hres

13 JOURS

MAINTENANT30 MINUTES !

22

MAINTIEN D’ACTIFS – 2 LISTES

Attribut « Réclamé Agence » vide

pour les équipements retirés et

non réclamés

Ordinateurs commandés

pour maintien d’actifs

23

MAINTIEN D’ACTIFS – 2 LISTES

Attribut « Réclamé Agence » vide

pour les équipements retirés et

non réclamés

Ordinateurs commandés

pour maintien d’actifs

Exportée sur Excel, l’information est envoyée à l’Agence

Les équipements retirés sont alors marqués comme « réclamés » et seront

exclus de la liste de l’année suivante

24

BÉNÉFICES POUR L’ÉQUIPE

Processus clair et harmonisé

Information exacte et disponibleau bon moment

Lecteur de code barre garantit la qualité de l’information et

économise du temps

Gain d’efficience - moins de déplacements inutiles

25

LE FUTUR

26

POUR UNE GESTION DE L’INVENTAIRE AMÉLIORÉE

Considérer un lecteur de codes barre plus évolué, capable d’emmagasiner les données

Rendre plus convivial la saisie de plusieurs équipements de différente nature

Étendre la gestion de l’inventaire aux locaux et à leur contenu

Assurer un transfert de données dans Octopus simple et à la portée de tous les services (TI, ressources matérielles, GBM, …)

À la réception de l’équipement Pour l’équipement déployé

27

QUESTIONS?

28

Guylaine Fortin, chef des services de l’informatique et des télécommunications

CSSS Lucille-Teasdale

Chantal DutrembleExperte ITIL et Spécialiste Octopus

Octopus-ITSM.com

MERCI !