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Studienarbeit im Rahmen der Vorlesung

Informatik für Facility Management

Herr Prof. Dr. Kosciolovicz

Umsetzung eines Tools zur Wartungsplanung

mit Microsoft Access (Kurzdokumentation)

vorgelegt von: Martin Sowinski Matrikel-Nr.: 518833 E-Mail: [email protected]

Carsten Kühn Matrikel-Nr: 517674 E-Mail: [email protected]

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Informatik für Facility Management Inhaltsverzeichnis

INHALTSVERZEICHNIS

1 ABBILDUNGSVERZEICHNIS 5

2 EINFÜHRUNG 7

3 DARSTELLUNG DES GESCHÄFTSPROZESSES FÜR DIE WARTUNG 8

3.1 DER PROZESS 8

4 DER DATENBANKENTWURF 10

4.1 AUSWERTUNG DES VORGEGEBENEN PROZESSES 10

4.2 DIE STAMMDATEN 10

4.2.1 DAS FLÄCHENMANAGEMENT 10

4.2.2 PERSONEN- UND FIRMENDATEN 11

4.2.3 WARTUNGSKATALOGE 12

4.3 PROZESSDATEN 13

4.3.1 DIE ANLAGEN 14

4.3.2 DIE WARTUNG 15

4.4 DARSTELLUNG DER BEZIEHUNG 17

5 OBERFLÄCHENGESTALTUNG - ANWENDUNGSSTRUKTUR 18

5.1 MENÜSTRUKTUR UND HAUPTMENÜ 18

5.2 DAS ASSETTMANAGEMENT 19

5.3 DAS FLÄCHENMANAGEMENT 21

5.4 STAMM - UND VORGABEDATEN 24

5.5 DIE WARTUNG 26

6 BERICHTE – EINE KLEINE AUSWAHL 31


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6.1 ANLAGENVERWALTUNG 31

6.2 AUSGABE VON KONTAKTDATEN 32

6.3 FLÄCHENAUSWERTUNG 33

6.4 BERICHTE AUS DER WARTUNG 34

6.4.1 WARTUNGSKARTE EINES WARTUNGSTICKET 34

6.4.2 TERMINÜBERSICHT ZUR WARTUNGSREIHE 35

6.4.3 WARTUNGSKATALOGE 36

7 AUFGABESTELLUNG UND ZUSTÄNDIGKEITEN 37

Informatik für Facility Management 1 Abbildungsverzeichnis

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1 Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 - Leistungsfluss im Technischen Gebäudemanagement ................................. 7

Abbildung 2 - Prozess zur Wartungsplanung........................................................................ 8

Abbildung 3 – Tabellenstruktur im Flächenmanagement................................................. 11

Abbildung 4 - Tabellenstruktur Kontaktdaten ................................................................... 12

Abbildung 5 - Tabelle zum Wartungskatalog...................................................................... 13

Abbildung 6 - Tabellenstruktur zur Anlagendefinition...................................................... 14

Abbildung 7 - Tabellenstruktur Wartung ........................................................................... 15

Abbildung 8 - Gesamtdarstellung der Beziehung der einzelnen Tabellen............................................ 17

Abbildung 9 - Darstellung der Menüfunktionen................................................................. 18

Abbildung 10 - Startseite der Anwendung........................................................................... 19

Abbildung 11 - Untermenü Assettmanagement .................................................................. 20

Abbildung 12 - Maske Anlagen............................................................................................. 20

Abbildung 13 - Das Untermenü Flächenmanagement........................................................21

Abbildung 14 - Die Maske „Liegenschaften“ ...................................................................... 22

Abbildung 15 - Die Maske „Geäude und Ebenen“.............................................................. 22

Abbildung 16 - Die Maske „Raum“...................................................................................... 23

Abbildung 17 - Untermenü „Stamm- und Vorgabedaten“ ................................................ 24

Abbildung 18 - Verwaltung von Firmen- und Personendaten........................................... 25

Abbildung 19 - Maske zum Pflegen der DIN 277 Eintragungen ....................................... 25

Abbildung 20 - Maske zum Pflegen der Kostengruppen....................................................26

Abbildung 21 - Untermenü zur Wartung ............................................................................ 27

Abbildung 22 - Maske zum Erstellen von Wartungsreihen ............................................... 27

Abbildung 23 - Maske zum Konfigurieren der Wartungstätigkeiten in den

Wartungsreihen.............................................................................................................. 28

Abbildung 24 - Maske zum Bearbeiten der Wartungstermine.......................................... 29

Abbildung 25 - Maske zum Pflegen der Wartungstexte als Vorgaben ............................. 30

Abbildung 26 - Bericht zur Anlagenverwaltung ................................................................. 31

Abbildung 27 - Bericht zu Kontaktdaten............................................................................. 32

Abbildung 28 - Flächenauswertung nach DIN 277 ............................................................. 33

Abbildung 29 - Wartungskarte ............................................................................................. 34

Abbildung 30 Terminübersicht zur Wartungsreihe ........................................................... 35


6

Abbildung 31 - Wartungskataloge........................................................................................ 36

Informatik für Facility Management 2 Einführung

7

2 Einführung

In der vorgelegten Arbeit soll ein Werkzeug erstellt werden, mit dem es möglich ist

Wartungen an Maschinen und Anlagen zu planen und zu dokumentieren. Ein solches

Werkzeug könnte zum Beispiel von der Objektverwaltung einer großen Liegenschaft

oder aber auch von einem technischen Dienstleister eingesetzt werden.

Bei der Prozessbetrachtung, auf die wir in den folgenden Kapiteln noch näher einge-

hen werden, fällt auf, dass wir zwischen Stammdaten und Prozessdaten trennen

müssen. Dies sollte über die einzelnen Masken gewährleistet sein.

In der Praxis sind solche Anwendungen bereits fester Bestandteil von CAFM-

Anwendungen. Durch das am Markt häufig realisierte Outsourcing von technischen

Dienstleistungen wird es für die Betreiber immer wichtiger die Durchführung und Pla-

nung zu dokumentieren. Dies ist dem Zustand geschuldet, dass immer mehr Betrei-

ber von Immobilien nur als Zwischenhändler sowohl für infrastrukturelle, als auch für

technische Services auftreten.

Hier soll das Tool ansetzen und die Betreuung und Unterstützung eines solchen War-

tungsprozesses ermöglichen.

Auftraggeber / Eigentümer

Betreiber

Technischer Dienstleister

Technische Gebäudeausstattung

Abbildung 1 - Leistungsfluss im Technischen Gebäude management

Informatik für Facility Management 3 Darstellung des Geschäftsprozesses für die Wartung

8

3 Darstellung des Geschäftsprozesses für die Wartun g

Für die Entwicklung von Software im professionellen Bereich ist es außerordentlich

wichtig den genauen Geschäftsprozess zu erkennen und die Software an genau die-

sen anzupassen. Demzufolge mussten wir bei der Entwicklung unseres Tools einen

Geschäftsprozess annehmen und unsere Software auf ihn abstimmen

3.1 Der Prozess

Der von uns hergeleitete Prozess zur Wartung von Maschinen und Anlagen ist unab-

hängig davon, ob ein Betreiber, Eigentümer oder Dienstleister die Wartung plant.

Anlage oder Maschine soll gewartet werden

Anlegen einer Wartungsreihe

Zuordnen der Wartungstätigkeiten aus einem allgemeinen Wartungskatalog

Anpassen und Abstimmen der Wartungstätigkeiten auf die

spezielle Anlage oder MaschineErstellen der Wartungstermine

Zuordnen der Wartungstätigkeiten zu den

Wartungsterminen

Dokumentation der Durchführung der Wartung auf

den Wartungskarten

Dokumentation des Erledigungsstandes des

Wartungstermins über die Statusangabe

Abbildung 2 - Prozess zur Wartungsplanung

Wir betrachten in diesem Fall nur die Wartung an sich, dabei werden Teilgebiete, wie

Personalplanung und Vertragswesen nicht berücksichtigt. Wie in Abbildung 2 zu se-

hen ist, ist der Ausgangspunkt für die Wartung die Existenz einer Maschine oder An-

lage. Für dieses Sachgut wird im folgenden die Wartungsdurchführung geplant. Da-

bei wird zuerst eine sogenannte Wartungsreihe angelegt. In der Wartungsreihe wird

die Laufzeit des gesamten Wartungszeitraumes berücksichtigt. Es wird definiert, wel-

che Anlage gewartet werden soll und wer die Wartung durchführt.

Im Anschluss daran werden die Tätigkeiten die innerhalb dieser Wartung durchge-

führt werden sollen definiert. Dabei werden diese aus einem allgemeinen Tätigkei-

tenkatalog der Wartung beigefügt.

Informatik für Facility Management 3 Darstellung des Geschäftsprozesses für die Wartung

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Im nächsten Schritt wird ist es ermöglicht diese Vorgaben zu ändern. Hier können

zum Beispiel Wartungsintervalle oder auch Wartungstätigkeiten auf die spezielle An-

lage oder Maschinen angepasst werden. Bis hierhin kann man von einer Grobpla-

nung sprechen.

Nun werden die Termine im Einzelnen geplant und durchgeführt. Dafür ist es not-

wendig, dass die einzelnen Termine der Reihe zugeordnet werden. Im nächsten

Schritt werden dann die in der Grobplanung vorbereiteten Tätigkeiten dem speziellen

Wartungstermin zugeordnet. Hier besteht nun die Möglichkeit den Wartungsvorgang

an sich zu dokumentieren.

Der Bearbeitungsstand ist während des gesamten Vorgangs über den Status defi-

niert und nachvollziehbar.

Informatik für Facility Management 4 Der Datenbankentwurf

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4 Der Datenbankentwurf

4.1 Auswertung des vorgegebenen Prozesses

Bei der Auswertung des Prozesses muss unterschieden werden zwischen den Da-

ten, die für den Prozess die Ausgangsbasis bilden und den Daten, die aus dem Pro-

zess selbst entstehen. Die Daten, die die Ausgangsbasis stellen nenne ich an dieser

Stelle Stammdaten und die Daten, die aus dem Prozess selbst entstehen, Prozess-

daten.

4.2 Die Stammdaten

Um die verschiedenen Wartungen im Detail zu charakterisieren sind verschiedene

Attribute notwendig. Hier gibt es eine Überlegung die bereits am Anfang gemacht

werden muss. Sollen die Daten dem User über Listboxen zur Verfügung gestellt wer-

den, oder soll der User die Daten über Textfelder frei eingeben können. Dabei muss

berücksichtigt werden:

Je mehr Daten man über Vorgabelisten zur Verfügung stellt, je höher ist die Datensi-

cherheit, und je höher ist auch der Administrationsaufwand.

Die gesteigerte Datensicherheit veranlasste uns zur Entscheidung die Stammdaten

über Vorgabelisten dem User zur Verfügung zu stellen. Diese Herangehensweise

zieht natürlich eine wesentliche Aufwandssteigerung im Bereich der Datenbank nach

sich, da hier die Stammdaten in der Datenbank organisiert werden müssen.

Zu den Stammdaten zählen in unserem Fall die Flächendaten, die Personen- und

Firmendaten und die Wartungskataloge.

4.2.1 Das Flächenmanagement

Das Flächenmanagement ist an dieser Stelle notwendig, um den Anlagen einen

räumlichen Bezug geben zu können. Dies ist erforderlich, um dem Servicetechniker

vor Ort anzugeben, in welchem Raum sich die Anlage oder Maschine befindet.


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Wie in Abbildung 3 zu sehen ist, ist das Flächenmanagement stark hierarchisch ge-

gliedert. Dabei sind wir von der Liegenschaft, der größten Flächeneinheit, über das

Gebäude und die Ebene in den Raum, als für diese Anwendung kleinste Flächenein-

heit, vorgedrungen. Es wäre jetzt auch noch möglich den Raum in Raumteile zu glie-

dern. Um beim Raum eine standardisierte Bezeichnung gewährleisten zu können,

wurde noch zusätzlich eine Tabelle mit den entsprechenden Vorgabewerten aus der

DIN277 eingefügt.

Abbildung 3 – Tabellenstruktur im Flächenmanagement

Das Flächenmanagement ist so strukturiert sehr häufig in Datenbankanwendungen

zu finden. Genauso könnte es auch in dieser Form die Grundlage für ein Raumma-

nagement bilden. Wir haben uns bewusst auf die wichtigsten Attribute in diesem Be-

reich beschränkt, möglich wäre auch eine Vielzahl weiterer Definitionen.

4.2.2 Personen- und Firmendaten

Die Personen- und Firmendaten bilden in unserer Anwendung die Gruppe der Kon-

taktdaten. Diese sind vorwiegend in zwei Tabellen organisiert. Zur Einstufung oder

Charakterisierung des Personals wurde dann noch eine Tabelle der Kostengruppen

eingesetzt, die es ermöglichen soll, dem Personal einen gewissen Zuständigkeitsbe-

reich zuzuordnen. Dies ist lediglich ein Ansatz, der erweiterungswürdig ist.


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Die Grundcharakteristik der Firmen wird über drei Attribute innerhalb der Firmenta-

belle abgesichert. Hier kann eingestellt werden, welche Verbindung die Firma zur

planenden Firma hat. Vorgegeben sind die Kriterien:

• Intern

• Dienstleister

• Auftraggeber

Abbildung 4 - Tabellenstruktur Kontaktdaten

Hier sind diese Attribute als Und-Eigenschaften definiert worden, da eine Firma

gleichzeitig mehrere Rollen annehmen kann. So kann eine Firma für uns gleichzeitig

Auftraggeber und auch Dienstleister sein.

4.2.3 Wartungskataloge

Die Wartungskataloge sind in der Tabelle Wartungstext abgespeichert. Die War-

tungskataloge bieten die Möglichkeit eine Art Konserve mit Mustertexten und Muster-

vorgaben für Wartungen den Nutzer zur Verfügung zu stellen. Das können in der Re-

alität Kataloge der AMEV oder des VDMA sein. Grundsätzlich soll es aber möglich

sein an dieser Stelle sehr differenzierte Kataloge zu erstellen. Das können Vorgaben

von bestimmten Herstellern sein, aber auch Vorgaben des Eigentümers.


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Abbildung 5 - Tabelle zum Wartungskatalog

In unserem Beispiel haben wir Daten aus dem AMEV-Katalog als Testdaten verwen-

det.

Die Verbindung zu den Kostengruppen dient der Koppelung zu den Prozessdaten.

Auf diese Verbindung werden wir im späteren Verlauf eingehen.

4.3 Prozessdaten

Wie wir oben schon erwähnt haben, sind Prozessdaten Daten, die aus der Nutzung

der Anwendung entstehen. Dazu werden auf der einen Seite die Stammdaten in be-

stimmte Tabellen gezogen und kombiniert und auf der anderen Seiten werden diese

Daten durch Neueingaben erzeugt.

Die Prozessdaten umfassen die Anlagendaten und die Wartungsdaten an sich. Da-

bei nehmen die Anlagendaten eine Zwischenstellung ein, weil sie wiederum die

Grundlage für die Wartungsdaten liefern.


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4.3.1 Die Anlagen

Innerhalb der Tabellen zur Anlagenverwaltung werden alle Daten zusammengeführt,

die eine Anlage im Detail definieren. Dabei muss daraus hervorgehen, durch wen die

Anlage erstellt wurde, wo die Hauptkomponente der Anlage zu finden ist und

Abbildung 6 - Tabellenstruktur zur Anlagendefinitio n

von Vorteil ist eine eindeutige Definition des Anlagentyps. Wir haben an dieser Stelle

die Tabellen „Firma“, „Raum“, „Kostengruppe“ und „Anlagen“.

Für die Anlagenbezeichnung haben wir zwei Wege genommen. Auf der einen Seite

ist die Anlage eindeutig durch die Anlagennummer und die Anlagenbezeichnung be-

schrieben. Für die allgemeine Weiternutzung der Anlagendaten haben wir die

DIN276 und zur Hilfe genommen und es hierüber ermöglicht Anlagentypen zu defi-

nieren.


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4.3.2 Die Wartung

Die Wartung fasst aus allen Tabellen die Daten zur Informationsbindung zusammen.

Die Bündelung der einzelnen Information findet in verschiedenen Tabellen statt. Da-

bei wird der eingangs beschriebene Prozess abgearbeitet.

Es sind die Tabellen „Wartung“, „Wartungstermin“ und „Wartungstätigkeit“, die die

maßgebenden Funktionen gewährleisten.

Abbildung 7 - Tabellenstruktur Wartung

In der Tabelle „Wartung“ wird dabei die Wartungsreihe definiert. Wenn man die Ta-

bellen zur Wartung hierarchisch darstellen würde, müsste diese Tabelle den höchs-

ten Rang einnehmen. Alle späteren Aktionen im Bereich der Wartung laufen in der

Tabelle „Wartung“ zusammen. Auf die Wartungsreihe Bezug nehmend, werden in der

Tabelle „Wartungstermin“ die einzelnen Termine der Wartungsreihe zugeordnet. Die

eindeutige Definition des Wartungstermin erfolgt über eine Ticket-Nummer.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil dieser Struktur ist die Tabelle „Wartungstätigkeit“.

Über ein Makro werden hier die relevanten Wartungstexte der Wartungsreihe zuge-

ordnet, in dem sie in diese Tabelle kopiert werden.


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Die Wartungstexte bilden somit eine Vorlage für die einzelnen Wartungen. Sie wer-

den aber kopiert und nicht nur verknüpft. So ist es möglich flexibel auf die Gegeben-

heiten der einzelnen Anlage zu reagieren. Sind die Tätigkeiten für die jeweilige War-

tungsreihe gespeichert, können sie modifiziert werden, ohne den eigentlichen origi-

nalen Wartungstext zu ändern.

Im weiteren Verlauf wird dann die Wartungstätigkeit dem entsprechenden Termin

zugeordnet. Hier gibt es die Möglichkeit die Tätigkeiten im begrenzten Maße anzu-

passen. Dabei geht es hauptsächlich um den Umfang der Tätigkeiten, die dem War-

tungstermin zugeordnet sind. Diese Funktionalität ist dem verschiedenen Umfang der

einzelnen Wartungsintervalle geschuldet.


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4.4 Darstellung der Beziehung

Abbildung 8 - Gesamtdarstellung der Beziehung der e inzelnen Tabellen

Informatik für Facility Management 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur

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5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur

5.1 Menüstruktur und Hauptmenü

Das Hauptmenü gliedert die Anwendung in vier Module. Dabei sind drei statisch auf-

gebaut und liefern die Vorgabedaten für den eigentlichen Kern der Anwendung, die

Wartung. Dennoch ist die Anwendung so aufgebaut, dass sie erweiterbar ist. Sowohl

das Assettmanagement, als auch das Flächenmanagement könnten die Grundlage

H a u p t m e n ü

Assettmanagement

Anlagenverwalten

WartungStamm- und

VorgabedatenFlächenmanagement

Zuständigkeit Anlagen

Anlagen auf Liegenschaften

Liegenschaften und Gebäude verwalten

Raumbuch

Gebäude und Ebenen verwalten

Flächenauswertung nach DIN 277

Firmen- und Per-sonendaten pflegen

Kontakte Dienst-leister drucken

Kontakte Auf-traggeber drucken

DIN 277 Eintragungen pflegen

DIN 276 Kosten-gruppen pflegen

Wartungreihen

Wartungstexte

Wartungstermine

Wartungsreihen mit Tätigkeiten

Wartungskarten

Abbildung 9 - Darstellung der Menüfunktionen

für weitere Module im Bereich des Facility Managements bilden. Bei der Menüfüh-

rung haben wir darauf geachtet, dass der Nutzer aus den Masken direkt in die Un-

termenüs erster Ebene springen kann, ohne dabei immer wieder das Hauptmenü

aufrufen zu müssen.

Wie in Abbildung 9 zu sehen ist, wurde beim Entwurf der Menüstruktur darauf geach-

tet, dass es eine Gliederung über maximal drei Ebenen gibt. Das erleichtert das Auf-

finden von Masken zur Datenverarbeitung erheblich und macht die Anwendung

übersichtlicher.

Die in Abbildung 10 gezeigte Startseite der Anwendung sollte sehr einfach und über

sichtlich gehalten sein. Dennoch sollte sie sich von den anderen Masken abheben,

damit der Nutzer erkennt, dass er in der höchsten Ebene angekommen ist und zur


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Weiterbearbeitung wieder in die einzelnen Module einsteigen muss. Alle anderen

Masken sind im Design zwar darauf aufbauend, aber etwas anders gestaltet.

Abbildung 10 - Startseite der Anwendung

Die gezeigten Buttons sind als eine Art Sprungmarke umgesetzt worden. Wird einer

der Buttons betätigt, wird das alte Fenster geschlossen und das neue geöffnet, so

dass immer nur ein Fenster offen ist.

5.2 Das Assettmanagement

Im Bereich des Assettmanagements sollen die verschiedenen Anlagen und Maschi-

nen verwaltet werden. Außerdem ist es noch möglich Berichte mit einer Aufstellung

der Anlagen zur Liegenschaft und der personellen Zuständigkeiten zu den Anlagen

zu erstellen.

Die Verwaltung der Anlagen erfolgt maßgebend über die Maske „Anlagen“. Hier wird

der Anlage der Raum zugewiesen, in dem die Hauptkomponente steht. Des Weiteren

wird der Ersteller der Anlage eingestellt und der Anlagentyp wird über eine Kosten-


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Abbildung 11 - Untermenü Assettmanagement

Abbildung 12 - Maske Anlagen

gruppe aus der DIN 276 definiert. Im Bereich der Daten des Anlagenerstellers wer-

den sämtliche Kontaktdaten angezeigt. Die Referenzen sind nicht änderbar und so-

mit nur auswählbar.


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5.3 Das Flächenmanagement

Das Flächenmanagement bildet die Grundlagen für die Zuordnung des technischen

Inventars zu bestimmten Flächen. Dies erleichtert das Lokalisieren von Anlagen in

Gebäuden.

Abbildung 13 - Das Untermenü Flächenmanagement

Die in der Datenbank umgesetzte hierarchische Struktur der Flächenverwaltung ist in

den Maske fortgeführt. So kann man in einer Maske Liegenschaften und Gebäude

pflegen und in einer weiteren Gebäude und Ebenen.

In der Maske Raumbuch ist es möglich einzelne Räume vorher erwähnten Elemen-

ten zu zuordnen.

Die Maske „Liegenschaften“ hat zwei Funktionen. Auf der einen Seite werden hier,

wie der Name schon sagt, Liegenschaften verwaltet, auf der anderen Seite ist es an

dieser Stelle möglich Gebäude den Liegenschaften zu zuordnen. Dies wurde reali-

siert, in dem eine Untermaske in die eigentliche Maske eingebaut wurde. Ein schöner

Nebeneffekt ist, dass beim Aufrufen der Maske dem Nutzer auch gleich alle


22

Abbildung 14 - Die Maske „Liegenschaften“

Abbildung 15 - Die Maske „Geäude und Ebenen“


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Gebäude zu den jeweiligen Liegenschaften angezeigt werden. Gleiches gilt für die

Maske „Gebäude und Ebenen“ in Bezug auf deren Anzeige in der Maske.

Bei der Maske Raum habe wir uns bewusst nur auf die wichtigsten, für diese Anwen-

dung notwendigen Attribute beschränkt. In der Tabelle „Raum“ werden die in der

Maske angelegten Datensätzen über einen gesonderte PK eindeutig erstellt, sodass

es möglich ist in den verschiedenen Liegenschaften und Gebäude die gleiche

Raumnummer mehrfach zu verwenden. Über die Maske wird der Raum für den Nut-

zer über die Kombination aus Raumnummer, Ebene, Gebäude und Liegenschaft

eindeutig gemacht.

Abbildung 16 - Die Maske „Raum“

Dabei werden die übergeordneten Flächendaten dem Nutzer über eine Auswahlliste

(Pulldown-Menü) zur Verfügung gestellt.

Über die Referenz „Flächenzuordnung DIN 277“ ist es möglich den Räumen eine Art

Raumgruppe zu zuordnen und somit Gruppeneigenschaften zu nutzen. Ein weiterer

Vorteil der Einbindung dieser Bezeichnungen, ist die eindeutige Benennung der

Räume. So wird es dem Nutzer erleichtert seine Räume später nach einheitlichen

Kriterien zu filtern.

Ein wichtiger Bestandteil sind die geometrischen Daten das Raumes.


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5.4 Stamm- und Vorgabedaten

Die Gruppe der Stamm- und Vorgabedaten umfasst die drei wichtigen Formulare

„Firmen- und Personendaten“, „DIN 277 – Eintragungen“ und „Kostengruppen“. Die

an dieser Stelle gepflegten Daten werden in anderen Maske über Vorauswahl zur

Abbildung 17 - Untermenü „Stamm- und Vorgabedaten“

weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt. In der Praxis gestaltet sich das häufig

so, dass nur Administratoren auf diesen Datenstamm zugreifen dürfen, um zu ge-

währleisten, dass die Daten konsistent bleiben. Wichtig ist jedoch, dass auf diese

Daten auch bei kleineren Anwendungen nur ein begrenzter Personenkreis Zugriff

hat.

Die Maske „Firmen und Personen“ spiegelt eine hierarchische Struktur wieder, ähn-

lich, wie wir es auch schon im Bereich der Flächendaten vorgefunden haben. Aus

diesem Grund habe wir auch hier wieder auf die gleicher Maskenart gesetzt. Im obe-

ren Bereich findet der Nutzer die Firmendaten und im unteren Bereich werden gleich

alle Mitarbeiter dieser Firma in einer Untermaske angezeigt. Dies ist für den Nutzer

sehr komfortabel, da bestimmte Datenzusammenhänge, wie z.B. im Bereich der


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Abbildung 18 - Verwaltung von Firmen- und Personend aten

Telefonnummern, sehr leicht zusammengeführt werden. Es ist möglich hier gleich in

beiden Bereichen Datensätze anzulegen.

Abbildung 19 - Maske zum Pflegen der DIN 277 Eintra gungen


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Die Vorgabemasken zum Pflegen der Eintragungen der DIN 277 und der Kosten-

gruppen nach DIN 276 sind sehr einfach gehalten. Hier gibt es weder Vorgabelisten

noch Untermasken. Dennoch sollte sich der Bearbeiter dieser Daten über die Daten-

struktur bewusst sein.

Abbildung 20 - Maske zum Pflegen der Kostengruppen

5.5 Die Wartung

Die Wartung wird über das Untermenü Wartung gesteuert. Beim Bearbeiten eines

Wartungsvorgangs wird zuerst eine Wartungsreihe erstellt, dieser werden dann die

Tätigkeiten zugeordnet und im Anschluss daran die einzelnen Wartungstermine ge-

plant.

Diese einzelnen Schritte werden auch über das Untermenü zur Wartung wiederge-

spiegelt. Wie in Abbildung 21 gezeigt, wird innerhalb der Wartungsreihe der grobe

Rahmen für die Wartung einer Anlage oder Maschine gelegt. Hier wird festgehalten

um welches Gerät es sich handelt. Wann der Wartungsbeginn ist und das Ende. Au-

ßerdem kann der Nutzer die Wartungsfirma festlegen. Hierzu werden ihm dann sämt-

liche Kontaktdaten ausgegeben.


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Abbildung 21 - Untermenü zur Wartung

Zur Bearbeitung des Vorgang muss über die Maske ein Makro angesteuert werden,

welches die Tätigkeiten aus einem entsprechenden Katalog kopiert und zur

Abbildung 22 - Maske zum Erstellen von Wartungsreih en


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weiteren Bearbeitung innerhalb der Reihe zur Verfügung stellt. Dafür steht der Button

„Tätigkeiten einbinden“ bereit.

In der Untermaske Wartungstermine werden die einzelnen Wartungstermine einge-

tragen und es wird der Bearbeitungsstand dort angezeigt.

Abbildung 23 - Maske zum Konfigurieren der Wartungs tätigkeiten in den Wartungsreihen

Zum Konfigurieren der Wartungstätigkeiten benutzt der User die in Abbildung 23 dar-

gestellte Maske. Vom Design ist diese Maske durch eine eingefügte Untermaske ge-

prägt, aber diese ist nicht als Tabelle enthalten. Diesmal habe wir ein Endlosformular

gewählt, da es hier mehrzeilige Textfelder gibt und so eine größere Übersichtlichkeit

garantiert wird.

Hier können die einzelnen Tätigkeiten auf die zu wartende Anlage abgestimmt wer-

den. Es ist möglich jedes Attribut zu ändern und anzupassen.

Wenn die einzelnen Tätigkeiten angepasst wurden, können die Termine geplant

werden. Die Terminerfassung wird über die Maske der Wartungsreihe gemacht. Die

Termine selbst werden aber in der Maske „Wartungstermine“ bearbeitet. Dazu sucht

sich der User das entsprechende Wartungsticket raus. Anschließend wird wiederum

ein Makro aufgerufen, welches das Wartungsticket mit den konfigurierten Tätigkeiten


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der Wartungsreihe verbindet. Die auszuführenden Tätigkeiten werden dann in der

Untermaske angezeigt. Hier ist es möglich die Bearbeitung der Einzelschritte zu do-

kumentieren und bei Bedarf Bemerkungen hinzuzufügen.

Abbildung 24 - Maske zum Bearbeiten der Wartungster mine

Während der gesamten Bearbeitung des Termins ist es möglich den Bearbeitungs-

stand über den Status zu dokumentieren. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine

lückenlose Dokumentation des geforderten Wartungsumfangs und der tatsächlich

erbrachten Leistung.

Bei dem von uns in der Einführung vorgestellten Prozess ist dieser Soll-Ist-Vergleich

von großer Bedeutung, denn der Dienstleister der vom Eigentümer der Liegenschaft

beauftragt wurde, wird innerhalb bestimmter Intervalle, Berichte vorlegen müssen,

die die vertragsgemäße Erbringung der Leistungen dokumentieren.

In der zu diesem Modul letzten Maske „Wartungstexte“ werden die Vorgabekataloge

gepflegt. Hier ist es möglich die vorhandenen Kataloge in einzelnen Punkten zu er-

gänzen oder ganz neue Kataloge zu erstellen.


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Abbildung 25 - Maske zum Pflegen der Wartungstexte als Vorgaben

Informatik für Facility Management 6 Berichte – Eine kleine Auswahl

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6 Berichte – Eine kleine Auswahl

6.1 Anlagenverwaltung

Dieser Bericht gibt aus, welche Anlage in welchem Gebäude zu finden ist.

Abbildung 26 - Bericht zur Anlagenverwaltung


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6.2 Ausgabe von Kontaktdaten

Mit Hilfe des Berichts „Kontakte Auftraggeber“ ist es möglich sich die Ansprechpart-

ner der Firmen ausgeben zu lassen, die mit dem Status Auftraggeber vermerkt sind.

Abbildung 27 - Bericht zu Kontaktdaten


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6.3 Flächenauswertung

Eine häufige Anwendung in der Praxis ist die Flächenauswertung nach der DIN 277.

Dies ermöglicht der in Abbildung 27 gezeigte Bericht.

Abbildung 28 - Flächenauswertung nach DIN 277


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6.4 Berichte aus der Wartung

6.4.1 Wartungskarte eines Wartungsticket

Dieser Bericht ermöglicht es, den Bearbeitungsstand eines Wartungstickets zu do-

kumentieren.

Abbildung 29 - Wartungskarte


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6.4.2 Terminübersicht zur Wartungsreihe

Mit Hilfe dieses Berichtes ist es möglich, zu den einzelnen Wartungsreihen die Ter-

mine und den dazugehörigen Status der Wartungsticket in einer Übersicht zu dru-

cken.

Abbildung 30 Terminübersicht zur Wartungsreihe


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6.4.3 Wartungskataloge

Den Ausdruck eines Vorgabekataloges ermöglicht der Bericht „Wartungskataloge“.

Abbildung 31 - Wartungskataloge

Informatik für Facility Management 7 Aufgabenstellung und Zuständigkeiten

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7 Aufgabestellung und Zuständigkeiten

Gruppenteilnehmer: Sowinski, Martin

Kühn, Carsten

Thema: Datenbanken – MS Access

Umsetzung eines Wartungsplaners

Detailbeschreibung: Das Tool ermöglicht eine zentrale Verwaltung von War-

tungsterminen. Dazu ist es notwendig Anlagendaten, Personal-

und Firmendaten, Wartungskataloge und Raumbuchdaten zu

verwalten.

Ziel soll es sein Wartungstermine aus den Vorgaben des War-

tungskataloges zu generieren und zu den entsprechenden Peri-

oden die zugeschnittenen Wartungskarten automatisch zu gene-

rieren.

Zuständigkeiten: Martin Sowinski

• Datenbankentwurf

• Masken / Formulare

• Berichte

• Dokumentation

Carsten Kühn

• Berichte

• Entwurf Dokumentation


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Bemerkungen:


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