Udrulnings- vejledning · 2017. 6. 14. · sponsor. Over 85 % af respondenterne angiver, at når...

Udrulnings- vejledning

2

Indledning

Deltag i Driving Adoption-community

http://aka.ms/driveadoption

Den måde, som folk skaber kontakt på i deres privatliv og arbejdsliv, er forandret fundamentalt de senere år – verden er i praksis blevet et gigantisk netværk. Nu forventer folk, at de kan udføre deres arbejde på samme måde. Office 365 forbedrer kommunikationsformen, samarbejdet og strukturen i det daglige arbejde i din organisation. Men det kan kun lade sig gøre, hvis du går forrest og tager folkene i din organisation med dig.

Denne vejledning er udarbejdet for organisationer, der søger efter de mest effektive måder at udnytte deres investering i Office 365 på. Den er udformet som en trinvis vejledning, så du kan sikre, at din organisation først identificerer og derefter udfører bestemte opgaver, der får størst mulig effekt i din organisation.

Microsoft har udnyttet mange års erfaring med Office 365-kundernes processer til at skabe en brugbar vejledning, der er baseret på rigtige firmaers oplevelser i den virkelige verden.

Vi håber, at det vil inspirere dig til at se mulighederne, udnytte dem og dele dem med andre i din organisation. Vi vil meget gerne have feedback via Driving Adoption-community på:


Og husk på, at du ikke er ene om det. Der er tusindvis af organisationer som din egen, der er i gang med at lancere Office 365, og du kan komme i kontakt med dem i dette community.

Skift arbejdsmetode, fordi fremgangsmåden påvirker resultatet af dit arbejde.

4

At opnå succes med Office 365 er sikring af, at alle i din organisation får hjælp til at udrette mere gennem deres arbejde.

Før udrulningen af Office 365 skal du træde et skridt tilbage for at tænke over, hvorfor du har anskaffet produktet. Er det begrundet i specifikke tekniske krav, som et led i en it-opgraderingsproces eller konkrete behov i virksomheden?

Udrulningen skal motiveres af en forståelse for de udfordringer, der kan klares med løsninger i Office 365. Det er afgørende, at folk i hele din organisation kender fordelene ved og tager godt imod de løsninger, du leverer. Folk har en naturlig modvilje mod forandring, så de vil vide, hvad de kan få ud af den.

Hos Microsoft ønsker vi, at du får mest muligt ud af din investering i Office 365, og planlægning er nøglen til dette mål. Det eneste formål med denne udrulningsvejledning er at hjælpe dig med udrulningsprocessen. Den er inddelt i tre nøglefaser:

01Fase 1: Forestil dig Identificer vigtigste interessenter, sammensæt dit team, identificer og prioriter forretningsscenarier, og samarbejd med de vigtigste interessenter om at oprette en succesplan for udrulningen af Office 365 i din organisation.

Fase 2: Onboarding Udfør din succesplan for at onboarde din organisation til teknologien og hjælpe dine folk med at arbejde på en ny måde. Start med et program for tidlig udrulning, og udvid det derefter til hele organisationen.

02Fase 3: Skab værdi Realiser vedvarende værdi fra din Office 365-investering ved fortsat at fremme brugerengagement og udrulning. Sørg for at måle og dele success med Office 365, og vær klar over, hvor det kan gentages.03

Få mere at vide om de afgørende succesfaktorer, der påvirker udrulning af Office 365:

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843793

https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Resources/Office365_AdoptionBrochure_v2.0_Screen.pdf

STYRK BRUGERENGAGEMENT OG FREM UDRULNING

IDENTIFICER/PRIORITER

FORRETNINGSSCENARIER

IDEN

TIFI

CER

INTE

RESS

ENTE

R

OPRET SUCCESPLAN

TEKNISK ONBOARDING

ONBOARDING AF FOLK

MÅL OG DEL SUCCES OG GENTAG DEN

FastTrackSKAB VÆRDI

ON

BOARD

FO

RESTIL DIG

UD

FØR SU

CCESPLAN

HÅNDTER OG FORBERED FORANDRING

41

3

2

5

Det var virkelig afgørende for os at følge med forandringerne uden at afbryde forretningerne. Vores partnerskab med FastTrack-teamet var fantastisk. De hjalp os med at overkomme en række udfordringer ved onboarding og viste os strategisk vej til opsætning af vores forretningsprocesser og forandringer.

– Omar Bhatti, Senior Principal hos CSC

6

Vi hjælper dig på vej med FastTrack CenterFastTrack Center er et team af flere hundrede teknikere, som er engagerede i at give it-personale og partnere verden over den bedst mulige Office 365-oplevelse.

Hvis du er Office 365-kunde med mindst 50 licenser på en berettiget plan, kan du anmode om onboarding for at modtage ekstern og personlig assistance. Vores FastTrack-teknikere hjælper dig med at planlægge dit Office 365-projekt, vurdere dit tekniske miljø, levere afhjælpningsvejledning, overføre data til Office 365* og yde brugerne udrulningsassistance.

Se FastTrack Center-videoen: http://aka.ms/meetfasttrack

Gå i gang i dag

http://fasttrack.microsoft.com

Vi hjælper dig på vej med FastTrack Center

* Tilgængelige overførselstjenester for kunder med mindst 150 berettigede licenser

7

Fase 01.Forestil digDet er meget vigtigt at sammensætte det rette team og sikre, at du har en liste over forretningsmål, du vil nå med hjælp fra Office 365, under hele din lancerings- og udrulningsplanlægning. Sådan gør du Office 365 relevant for dine folk, og det er også med til at sikre accept i hele din organisation.

I denne fase lærer du at udvælge de rette personer i din organisation, som skal være med til at skabe succes med Office 365. Du skal også oprette din egen liste over Office 365-forretningsscenarier og oprette en succesplan, der er direkte rettet mod at nå dine specifikke forretningsmål.

Fase 01: Forestil dig

8

Identificer de vigtigste interessenter, og sammensæt dit team

Den første regel for en succesrig udrulning er at oprette et dynamisk team bestående af de vigtigste interessenter og de rette personer, som kan motivere andre til forandring. En vellykket udrulningsstrategi starter med et team af dedikerede medarbejdere, der repræsenterer et bredt udvalg af din organisation.

Brug nedenstående tabel til at se de forskellige interessenter, deres rolle og ansvarsområder i en vellykket udrulning af Office 365.

Trin 01: Identificer vigtigste interessenter, og sammensæt dit team

Du kan få kendskab til nøglerollerne, kravene til dit team og behovet for dem ved at gå til:


Trin 01.

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Identify_Key_Stakeholders.pptx

Rolle Ansvarsområder Afdeling

Ledende sponsor Kommunikere overordnet vision for og fordel ved Office 365 til virksomheden Ledelsen

Success Manager Sørge for, at forretningsmål realiseres for en udrulning af Office 365 Enhver afdeling

Superbrugere Hjælpe med at udbrede Office 365 og håndtere slutbrugeres indsigelser Enhver afdeling (personale)

Projektleder Føre tilsyn med hele Office 365-lancerings- og udrulningsprocessen Projektstyring

Kursusadministrator Styre kursusprogrammet og/eller ressourcerne for din udrulning af Office 365 IT og/eller HR

Afdelingsledere Identificere, hvordan de enkelte afdelinger skal bruge Office 365, og skabe engagement Enhver afdeling (administration)

IT-specialist Tilse alle tekniske aspekter af udrulningen IT

HR-chef Integrere Office 365 i HR-processer og styre HR-indhold i Office 365 HR (administration)

Kommunikationsleder Føre tilsyn med kommunikation om Office 365 i hele virksomheden IT og/eller intern kommunikation

Communityleder Styre daglig Yammer-netværksaktivitet og vejlede ud fra erfaringer. IT og/eller intern kommunikation

SharePoint-webstedsadministrator

Styre SharePoint-webstrategi for organisationen, fungere som mellemled mellem forretningssiden og it IT og/eller personale

Nøg

lero

ller

9Trin 01: Identificer de vigtigste interessenter, og sammensæt dit team

Tips og tricks

1. Det er OK, at medlemmer af dit team udfylder mere end én rolle.

2. Det er vigtigt at inddrage ledende sponsorer, når du identificerer de vigtige interessenter i din organisation. Hvis du

har ledelsen og vigtige interessenter med på vognen, vil der være markant forretningsmæssig motivation for at bevare

momentum og opnå slutbrugerudrulning.

Advarsel

Husk på, at de enkelte roller er vejledende. Afhængig af størrelsen og strukturen af din organisation kan disse roller

overlappe eller være overflødige.

10

Hvad er ledende sponsorer, og hvorfor er de vigtige?

Lederne sponsorer har den største indflydelse i organisationen, og deres deltagelse er afgørende for medarbejdernes motivation. De har den største indflydelse på firmakulturen og kan aktivt kommunikere værdinytten og fordelene ved ny teknologi og nye arbejdsmetoder til hele organisationen. De kan også bidrage med afgørende indblik i vigtige forretningsmål og fælles udfordringer, der skal klares, og det er her, at Office 365 kommer ind i billedet.

Ledende sponsorer definerer de overordnede forretningsmål.

Trin 01: Hvad er ledende sponsorer, og hvorfor er de vigtige?

Tips og tricks

Når du identificerer dine sponsorer, bør du overveje at inkludere vigtige interessenter på tværs af de forretningsområder,

der påvirkes af forandringen.

Juli 2017, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright© 2017 McKinsey & Company. Alle rettigheder forbeholdes. Gentrykt efter tilladelse.

Undersøgelser viser, at transformationsprojekter er mere vellykkede, når der er en synlig ledende sponsor. Over 85 % af respondenterne angiver, at når direktøren har været rimeligt eller meget synlig, så har transformationsprojektet været enten meget vellykket eller ekstremt vellykket.

Ledende sponsorer skal:

Hjælpe projektteamet med at identificere og prioritere, hvilke forretningsscenarier der skal bruges

Spille en rolle i formidlingen af organisationens planer om at bruge Office 365 til at nå sine forretningsmål til andre ledere i hele organisationen.

Deltage aktivt og bruge Office 365-funktionerne til at udbrede udrulning til slutbrugerne og styrke ønskede funktionsmåder.

Der er flere oplysninger om, hvordan en ledende sponsor kan bidrage til en vellykket udrulning af dit Office 365-projekt, på https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Identify_Key_Stakeholders.pptx

11

Sørg for, at dine ledende sponsorer forstår følgende:

Aktiv og synlig

Opbygning af en koalition med deres kolleger i ledelsen

Kommunikation direkte

deltagelse

med medarbejderne

Trin 01: Hvad er ledende sponsorer, og hvorfor er de vigtige?

Copyright Prosci®. Alle rettigheder forbeholdes.

12

Hvad er Success Managers, og hvorfor er de vigtige? Oprettelse af Success Managers i din organisation er afgørende for at sikre, at de definerede forretningsmål for Office 365 bliver realiseret. De har ansvaret for, at folk bruger tjenesten og får noget ud af den.

En Success Manager skal:

Sikre, at folk bruger og får værdinytte af Office 365

Være med til at sikre, at de rette interessenter er involveret

Omdanne de forretningsmål, din organisation har opstillet for Office 365, til Office 365-scenarier

Sørge for, at kommunikationsformer og kurser implementeres korrekt

Trin 01: Hvad er Success Manager, og hvorfor er de vigtige?

13

Hvad er superbrugere, og hvorfor er de vigtige?

Oprettelse og udnyttelse af Office 365-superbrugere i din organisation er endnu en gruppe af vigtige interessenter, der kan skabe motivation for udrulning af Office 365.

Det er en udfordring at opnå accept fra alle brugere i en hel organisation. Superbrugere kan være med til at overkomme denne udfordring og spille en vigtig rolle i udrulningen af Office 365. De er kompetente, ivrige efter at lære mere og villige til at give deres kolleger råd og vejledning. De er med til at omsætte Office 365 til virkelighed i deres afdeling eller team.

Superbrugere skal:

Opret dit eget program

Hvis du ønsker flere ressourcer og materialer til opbygning af dine egne Office 365-superbrugere, kan du downloade denne

vejledning:


Udbrede kendskabet til Office 365 og dets værdi på tværs af teams

Hjælpe folk i deres team med at forstå, hvad de kan få ud af den.

Skabe opmærksomhed omkring Office 365 via uformelle kommunikationskanaler

Hjælpe med til at engagere nye brugere, give vejledning og dele bedste fremgangsmåder

Give feedback til projektteamet angående brugerengagement og udrulning

Trin 01: Hvad er superbrugere, og hvorfor er de vigtige?

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Build_Champions_Program_Guide.pptx

14

Brug Office 365-grupper til at planlægge projektet og samarbejde omkring dokumenter vedrørende Office 365-implementeringen

Brug Microsoft Planner til daglig styring af Office 365-implementeringsprojektet

Brug Yammer til at oprette, forberede og støtte dit Office 365-superbrugercommunity

Brug Skype for Business til at holde onlinemøder med dit projektteam, og skriv mødereferater i Microsoft OneNote

Trin 01: Brug af Office 365 til samarbejde med medlemmer af lanceringsteam

Brug af Office 365-apps og -tjenester under hele planlægningen og udførelsen af udrulningen kan øge successen. Du bør overveje dette for at give teamet kendskab til tjenesten, så de effektivt kan udbrede deres viden til deres kolleger. Her er nogle eksempler:

Jeg er beæret over, hvordan hele organisationen er gået sammen om at opnå denne globale transformation.

Vi havde dedikerede teams, der foretog en masse indledende planlægning. Og Yammer viste sig værdifuld som perfekt agent for græsrodsforandring. Teams blev dannet dynamisk og samarbejdede med implementeringsgrupper i de enkelte lande. Samtaler blev indledt overalt, og det viste sig at være en fantastisk kanal for slutbrugersupport.

Da implementeringen af Office 365 var fuldført, tænkte jeg, at det nok ikke kunne lade sig gøre uden dette værktøj.

– Andy Tidd, CIO, ABB

Brug af Office 365 til samarbejde med medlemmer af lanceringsteam

15Trin 02: Identificer og prioriter forretningsscenarier

Identificer og prioriter forretningsscenarier

Trin 02. Det er vigtigt at identificere og definere dine forretningsscenarier for at sikre, at din organisation både får fuldt udbytte af dens investering i Office 365 og også opnår en glat udrulning. Forretningsscenarier dækker dine folks brug af Office 365 til at håndtere forretningsmæssige udfordringer eller opnå fastlagte mål.

Med klare forretningsscenarier kan du effektivt måle succes og realisere mærkbare resultater

Hjælp teams med at indse, hvordan Office 365 kan få dem til at udrette mere

Forretningsscenarier kan bidrage til opmærksomheds- og parathedsaktiviteter ved at sætte produkterne i kontekst, så folk kan se, hvornår og hvordan de skal bruges

Derfor er forretningsscenarier vigtige:

16Trin 02: Identificer og prioriter forretningsscenarier

Find forretningsscenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har samlet mange forretningsscenarier i vores produktivitetsbibliotek, så du kan opdage muligheder for at bruge

Office 365, som kan have positiv effekt i din organisation.

http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary


Udnyt andres erfaring. Deltag i vores community! Som en del af Driving Adoption-community i Microsoft Technology-community kan du tale med tusindvis af andre

Microsoft-kunder for at høre, hvordan scenarier har virket for dem.

Fordelene for brugerne

Projektopdateringer

Få kontakt til teknikere

Samarbejd med kolleger

Begynd at tale med kolleger i dag. Deltag i Driving Adoption-community


Opbyg relationer

Flere brugerressourcer

Udnyt andres erfaring

17

Side i Driving Adoption-community

Til samtaler og deling af bedste praksis

Se seneste samtaler

Se, hvad dette community taler om

Deltag i Spaces

Fokuserede samtaler om konkrete emner i community

Driving Adoption-meddelelserSe de seneste meddelelser

CommunitySe, hvem der er med i dette community

Trin 02: Identificer og prioriter forretningsscenarier

18

Identificer forretningsscenarier

For at kunne identificere de rette forretningsscenarier er det bedst at involvere de personer, som skal gennemføre og støtte forandringen i hele organisationen. Du bør afvikle nogle workshops og invitere afdelingsledere, projektledere, it-folk og andre interessenter, som kan hjælpe med at brainstorme, hvordan Office 365 kan bruges i din organisation. Følgende spørgsmål er et godt udgangspunkt for identificering af dine forretningsscenarier:

Hvad er nogle af organisationens udfordringer inden for kommunikation og samarbejde?

På hvilke områder vil din organisation gerne have forbedringer?

Hvad er organisationens strategiske initiativer eller aktuelle transformationsprojekter, som Office 365 kan understøtte?

Hvilke metoder til kommunikation og samarbejde virker typisk bedre i din organisation end andre metoder?

Hvilken proces bruges til at oprette, distribuere og dele oplysninger?


Office 365 leverer den teknologi, der forbedrer international kommunikation og samarbejde. Vi bruger videomøder, præsentationer og deling af skrivebord til samarbejde med vores partnere.

– Klaus Hülsewiesche, Head of IT Systems for R&D, Laundry and Home Care hos Henkel

Som medlem af...[Team]

Vil jeg...[Beskrivelse af,

hvad jeg vil gøre]

Ved hjælp af[Specifik anvendelse

af teknologien]

Jeg ved, at det er vellykket, når...

[Løsningens succesmål]

19

Som medlem af Salgsafdelingen

Jeg vil have en enkelt version af

forslaget, som alle kan få adgang til og redigere, så vi ikke skal rundsende mail med forskellige versioner

til teamet

Ved hjælp af et SharePoint-websted til

central lagring og deling af en enkelt version af et

salgsforslag, som mit team kan redigere sammen via

samtidig redigering i Word og PowerPoint

Jeg ved, at det er vellykket, når

mit salgsteam nemmere kan oprette forslag og

derfor har mere tid til at lukke handler

Når du skal oprette dine egne forretningsscenarier, kan du bruge denne struktur:

Som medlem af [TEAM]

Vil jeg [Beskrivelse af, hvad jeg vil gøre]

Ved hjælp af [Specifik anvendelse af teknologien]

Jeg ved, at det er vellykket, når [Løsningens succesmål]

Er du usikker på, hvor du skal starte?


20

Prioriter forretnings-scenarier Da Office 365 kan have en positiv indvirkning i hele din virksomhed, er det afgørende, at du prioriterer dine mange forretningsscenarier for at sikre, at du er klar over, hvor du skal fokusere først.


Lav

Med.

Høj

Påvi

rkni

ng

Sværhedsgrad

Lav Med. Høj

Chat for alle

Udskift traditionelt telefonsystem med Cloud PBX

HR-politikkens revisionsprocesProduktkursus i Office-video

Mail i skyen

Yammer-gruppe til nyansatte

21

Sådan prioriterer du dine scenarier

Se nedenstående diagram, og opstil dine forretningsscenarier på diagrammet i henhold til niveauet af forventet påvirkning af organisationen, og hvor besværligt det er at opnå. Her kan du se, hvilke scenarier der giver den højeste påvirkning hurtigst, og du kan fastlægge de sværeste projekter, der måske er vigtige, men kræver mere planlægning.

Tips og tricks

Det er nyttigt først at tænke over, hvad der skal skabe mest værdi for dine folk. Nogle af de ting, du måske skal udføre straks

(f.eks. mailoverførsel), skaber måske ikke umiddelbart mærkbar værdi. Det kan være en fordel at fokusere på at opnå hurtige,

synlige gevinster (f.eks. at give alle adgang til chat).


22

Definer dine succeskriterier

Når du udvikler dine ideelle forretningsscenarier, er det vigtigt at opstille en række formelle succeskriterier for at måle resultaterne af Office 365-udrulningen.

Identificer nøgletal (KPI'er), der måske kan forbedres på basis af din organisations udrulning af forskellige forretningsscenarier (f.eks. reducerede omkostninger, højere kundetilfredshed, større medarbejderengagement, kortere behandlingstid for ordrer)

Evaluer, hvor du står, før du implementerer Office 365. Fastlæg dine KPI-benchmarks og brugernes nuværende basisviden om Office 365

Vælg kriterier, der kan fremvise den virkning, som Office 365 har på din organisation, for ledelsen

Trin 02: Definer dine succeskriterier

Sådan definerer du dine succeskriterier:

Du skal fastlægge, hvad der skal måles, og hvordan du kan indsamle både kvantitative og kvalitative data.

Overvej følgende punkter, når du skal fastlægge dine succeskriterier:

23

Brug disse nøgle-begreber som retningslinje

Når du opstiller dine succeskriterier, kan du bruge SMART-huskereglen som rettesnor for effektive mål:

Klart og utvetydigt. Besvar spørgsmålene “hvad, hvorfor, hvem og hvor?”

Specifikt:

Konkret, demonstrerer fremskridt tydeligt.

Målbart:

Realistisk, ikke ekstremt.

Attainable (opnåeligt):

Vigtigt for interessenter.

Relevant:

Bundet til en specifik måldato, besvarer spørgsmålet ”hvornår?”

Til tiden:

Trin 02: Definer dine succeskriterier

Succeskriterier Metode/kilde Målepunkter Eksempelmål

Øget udrulningDen øgede brug svarer til brugerudrulningen af teknologien.

KvantitativOffice 365-rapporter

Brug af mailSharePoint-brugSkype for Business-chat og -møderMinutters brug af Skype forBusiness-lyd

Sammenligning af forbrugsrapporter fra før og efter udrulningen viser en stigning i udrulning på 10 % pr. måned.

Effektivitet af undervisningenØget brug svarer til effektiviteten af undervisningen.

KvantitativOffice 365-rapporter

KvalitativSlutbrugerundersøgelserYammer-grupper og feedback

Brug af mailSharePoint-brugSkype for Business-chat og -møderMinutters brug af Skype for Business-lydMedarbejdertilfredshed

Sammenligning af forbrugsrapporter fra før og efter undervisningen viser en stigning iudrulning hver måned.Medarbejdertilfredshed på 130+ baseret på undersøgelsen efter afsluttet undervisning.

Reducerede driftsudgifterDen øgede udrulning svarer til den reducerede brug af tredjepartsløsninger til telefonmøder, rejsetid og ressourceallokering.

KvantitativOffice 365-rapporteringØkonomi- og regnskabsrapporterHelpdesk-rapporterRapporter over rejse- og telefonudgifterResultatmålinger

Brug af mailSharePoint-brugFakturering og brug af lydmøderRejse- og telefonudgifterOpkald til helpdesk

Sammenligning af Office 365-rapporter fra før og efter implementeringen viser omkostningsbesparelser. Brugen af telefonmøder via tredjepartsløsninger viser et fald på 10 % pr. måned efter udrulningen.

Øget produktivitetDen øgede udrulning svarer til hurtigere kommunikation og hurtigere beslutningstagning, kortere tid til at udføre komplekse opgaver.


Tid, det tager at fuldføre projekter

Tiden, det kræver at udføre kundeordrer, bør falde med 15 % inden for 6 måneder.

Forbedret samarbejdeØget kommunikation mellem teams og afdelinger.


MedarbejdertilfredshedTidsbesparelse

Teams, der arbejder fra forskellige adresser, kan berette om bedre samarbejde med teamkollegerne inden for 3 måneder efter udrulningen af Skype for Business.

Forbedret medarbejdertilfredshedFleksible arbejdsmuligheder forbedrer medarbejdertilfredsheden via et øget engagement, mindre stress og en bedre balance mellem arbejde og fritid.


Medarbejdertilfredshed Medarbejdertilfredsheden øges med 15 % inden for 6 måneder.

24

Eksempler på succeskriterier

Som en hjælp til at definere succeskriterier kan du benytte nogle af disse eksempler:

Trin 02: Eksempler på succeskriterier

25

Opret en succesplan

Trin 03. En succesplan er afgørende for din udrulning, da den giver dig en vejviser for realiseringen af dine mål med Office 365.

Sådan opretter du din succesplan

Trin 03: Opret en succesplan

05.Angiv succeskriterier

under “Fordele”

06. Tilføj projektets interessenter

på planen under fanen “Team”.

01. Log på FastTrack-webstedet via Office 365

02. Klik på ”Start en ny plan” for at gå i gang med din succesplan.

03. Klik på feltet “Business Case” på succesplanens startside.

04.Vælg Forretningsmæssige

scenarier

http://www.fasttrack.microsoft.comorganisations-id.

Typisk tilgangFokuspå slutbrugerne kommer senere. Det kan være 'en mail med et link til kursus'

Ideel tilgangSlutbrugernes ibrugtagning er en arbejdsproces, der er parallelt integreret med implementering

Tidslinje for udrulning Tidslinje for udrulning

Udru

lnin

gsre

ssou

rcer

Udru

lnin

gsre

ssou

rcer

Planlægning og aktiviteter med brugerfokus

IbrugtagningskurvePlanlægning/udførelse af teknisk implementering

26

Du er nu klar til at planlægge dine udrulnings- aktiviteter

Når du skal planlægge din udrulningsindsats, er det vigtigt at se længere frem end til den indledende lancering. Mange organisationer tager brugerimplementering som en selvfølge, da det er en almindelig opfattelse, at ny teknologi tages i brug, når den er tilgængelig. Men den skal i stedet opfattes som det fundament, du skal bygge videre på. Folk kan være uimodtagelig over for forandring, så det er afgørende at planlægge dette trin og påbegynde det parallelt med planlægningen af it-implementeringen. Glem ikke det! Så er du på rette vej til at oprette en effektiv succesplan.


CIO Executive Board Business Productivity Database

Typisk er kun 34 % af brugerne villige til at bruge nye teknologiske udrulninger

Hør, hvordan Henkel planlagde Office 365-succes

27

Der findes en række aktiviteter, skabeloner, begivenheder og kursustip, du kan bruge som hjælp til at planlægge en vellykket Office 365-udrulning. Det er ganske vist ideelt at udnytte alle disse ressourcer til at opnå maksimal udrulning, men vi ved, at det ikke altid er praktisk i forhold til tidsplaner og ressourcer.

Vi viser både kritiske aktiviteter og nogle ekstra aktiviteter, vi anbefaler for at sikre optimale resultater.


http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel: Fremragende udrulning

Kunde- succeshistorie

Udrulnings-aktiviteter

28

Kommunikation og opmærksomhed Brug en kommunikationsstrategi til at skabe opmærksomhed og interesse. Før tjenesten bliver tilgængelig, skal dine folk glæde sig til, at den kommer, og du skal bevare deres interesse for at bruge den, når den er lanceret.

Husk at tænke på dit personale, når du skal formidle budskabet, da du skal hjælpe dem med at identificere fordelene for brugerne

Vælg en blanding af tiltag som f.eks. mail, plakater og fysiske arrangementer (måske endda kagebord), og opstil dem langs projektets tidslinje

Planlæg arrangementer, hvor folk kan røre ved produkterne og stille spørgsmål

Skræddersy dine aktiviteter for at skabe opmærksomhed om dit firma og jeres kultur

Hvis en leder udsender en meddelelse, der annoncerer Office 365, starter et lanceringsarrangement eller forklarer fordelene under et personalemøde for alle, går vigtigheden op for dem, så det bliver nemmere at få alle i gang med at bruge den nye teknologi

Kritiskesucces-aktiviteter

Trin 03: Kommunikation og opmærksomhed

Parathed hos helpdeskBrug denne vejledning som hjælp til at gøre din helpdesk parat til at løse problemer med Office 365 eller besvare brugerspørgsmål.


Vi behøver ikke at være innovative omkring Office 365. Det overlader vi til Microsoft. Det er vores job at indføre teknologien hurtigst muligt og koncentrere os om at give kunderne valuta for pengene.

– Darren Russell, Digital, Transformation

Få mere at vide:http://aka.ms/officeblogs/adoption

Director, Mott MacDonald

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/en-us/Resources/Office_365_Troubleshooting_Guide.docx


Plakater, brochurer og tryksager

http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Colaborate on content With Office apps for desktop and mobile, you can keep connected easily and share your content on OneDrive for Business and SharePoint Online. Collaborate with the people you rely on to get things done, at the office

or on the go. Work with your team on a project, share reports with a partner, or connect with your customers—from virtually any device.

Access and share files from anywhere

Work better together

Elevate teamwork

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

<Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.>

<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

Get it done from anywhere Ready to do your best work wherever you happen to be? With Office 365 you can

get work done from anywhere, without missing a beat.

Get Office on your favorite devices

Work where you are

Work together seamlessly

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

<Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.>

<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

Nedtællings- og annonceringsmails


Mailserie med tips og tricks


29Trin 03: Kommunikation og opmærksomhed




30

Lancerings-arrangementer

Tænk over dine mål for brugen af Office 365. Hvor kan lanceringen understøtte disse målsætninger og disse konkrete aspekter af virksomheden?

Tag højde for jeres firmakultur. Hvilke typer af aktiviteter vil give genlyd i ledelsen og blandt dine medarbejdere?

Tænk over tidsfaktor og ressourcer. Kan du blande og matche forskellige aktiviteter i en plan, der passer til dine behov og din tidsplan?

Overvej eksisterende firmaarrangementer. Er der et forestående firmaarrangement tæt på udrulningen af Office 365, som kunne inkludere din lancering?

Sådan vælger du lanceringsarrangement

Trin 03: Begivenheder for engagement


Ressourcer og taktikker for en effektiv lanceringNedenfor har vi sammensat nogle ressourcer, ideer og taktikker, du kan bruge til at oprette en effektiv Office 365-lancering.

Planlægningsteam og superbrugere bærer Office 365- t-shirts. Bestil på https://www.co-store.com/iw (kun i USA)

Fremvisning af Office 365-bannere, -plakater og -brochurer på alle kontorer

Demostande i kantine/foyer for at fremvise diverse Office 365-værktøjer og -funktioner og give praktisk erfaring

Engagerende onlinearrangementer via Skype-mødeudsendelse for teammedlemmer på andre kontorer

31

Kurser Få folk hurtigt op at køre! Undervisning er afgørende for at sikre, at nye brugere har tilstrækkelig viden og information til at få mest muligt ud af Office 365. Spørgsmålet “Hvorfor?” bør være det vigtigste aspekt af din undervisning. Hvis slutbrugerne ikke er fortrolige med Office 365, skal kurserne bestå af mere end blot at introducere dem for trinvise vejledninger til udførelse af opgaver. De skal vide, hvorfor forandringen sker, hvilke fordele de får ud af det, og hvorfor de bliver bedt om at deltage i forandringen.

Når du sammensætter dit kursusprogram, skal du tage følgende i betragtning:

Det produktivitetssystem, som kører i øjeblikket Hvis du aktuelt kører et produktivitetssystem, skal du måske bruge en øget indsats i undervisningsfasen, da det vil kræve forandringer i hverdagen

Personalets teknologiske evner Du skal vide, hvor teknisk dygtige dine medarbejdere er, når du planlægger kursusprogrammet. Det gør det nemmere at forudse, hvor hurtigt de kan vænne sig til nye arbejdsmetoder

Andre igangværende initiativer i virksomheden Det er vigtigt at vide, hvilke andre programmer der aktuelt kører i virksomheden, for at sikre, at du ikke overlæsser dit personale, og der ikke opstår forvirring omkring indlæringen af nye arbejdsmetoder

Den bedste leveringsmetode Det er vigtigt at vide, hvilken leveringsmetode der vil være bedst for konkret undervisning i din organisation. Det kan være gennem overskuelig mikrolæring, fysisk klasseundervisning eller assisterede eller ikke-assisterede onlineselvstudier

Trin 03: Kurser


Trin 03: Kurser


Produktivitetsundervisning

Scenariebaseret undervisning, der forbereder folk til at maksimere deres produktivitet med Office 365.

Videoundervisning

Scenariebaseret

http://aka.ms/productivitytraining

Ligetil

Direkte sprogbrug

Produktundervisning

Produktbaseret undervisning, der forbereder folk til at bruge tjenester og apps effektivt.

Tilgængelig online

Artikelformat

http://aka.ms/o365producttraining

Spiselig størrelse

Detaljeret tilgang

StartvejledningerProduktspecifikke startvejledninger giver en præcis overordnet introduktion til de opdaterede versioner af Word, Excel, PowerPoint, Outlook og OneNote til Windows-pc'er.

http://aka.ms/quickstart

Word 2016

Quick Start Guide New to Word 2016? Use this guide to learn the basics.

Explore the ribbonSee what Word can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools.

Quick Access ToolbarKeep favorite commands permanently visible.

Navigate with easeUse the optional, resizable sidebar to manage long or complex documents.

Discover contextual commandsSelect tables, pictures, or other objects in a document to reveal additional tabs.

Share your work with othersInvite other people to view and edit cloud-based documents.

Show or hide the ribbonClick the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow.

Change your viewClick the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the page display to your liking.

Format with the Mini Toolbar Click or right-click text and objects to quickly format them in place.

Status bar shortcutsClick any status bar indicator to navigate your document, view word count statistics, or check your spelling.

Find whatever you needLook up Word commands, get Help, or search the Web.

Excel 2016

Quick Start Guide New to Excel 2016? Use this guide to learn the basics.

Explore the ribbonSee what Excel can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools.

Quick Access ToolbarKeep favorite commands permanently visible.

Discover contextual commandsSelect tables, charts, or other objects in a workbook to reveal additional tabs.

Share your work with othersInvite other people to view and edit cloud-based workbooks.

Find whatever you needLook up Excel commands, get Help, or search the Web.

Switch or create sheetsClick the sheet tabs to switch between workbook sheets or to create new ones.

Change your viewClick the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the sheet display to your liking.

Show or hide the ribbonClick the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow.

Insert and edit functionsUse the formula bar to view or edit the selected cell or to insert functions into your formulas.

Customize chartsSelect a chart to quickly add, change, or remove any existing chart elements and formatting.

Kortbaserede

Redigerbare

Korte, simple og nemme at fordøje

Viser førstedagens aktiviteter, opsætning, logon, næste trin

Dækker 3-5 vigtigste opgaver

Stykliste for Office-kursuscenterBrug den til at fremhæve præcist, hvad du skal bruge blandt alle de tilgængelige kursusmaterialer.

http://aka.ms/officebom

32

33

Udarbejd et superbruger- programSuperbrugere brænder for at udbrede kendskabet til og hjælpe deres kollegaer med at få mere effektive løsninger. De kan reducere belastningen af ressourcerne i kerneprojektteamet og skabe engagement i hele deres community.

De skaber grundlaget og entusiasmen for udrulning af bedre arbejdsmetoder

De danner en indflydelsesrig kreds i deres teams

De bringer nye arbejdsmetoder til live på tværs af teams

De identificerer forretningsmæssige udfordringer og mulige løsninger

De giver feedback til projektteamet og sponsorerne

Jeg er superbrugeren. Jeg forsøger at holde tingene i gang, så andre vil gøre det samme. Det handler om at dele ideer.– Paul

Det gælder om at finde de personer, som er motiverede. Jeg ser det som en mulighed. En del af mit arbejde er at opfordre til fællesskab og vidensdeling.– Darren

Hvorfor er superbrugere vigtige?

Trin 03: Udarbejd et superbrugerprogram


Vi kontakter en superbruger af udrulning i hver afdeling, som udsender ugentlige mails om Office 365. Hvert Office 365- værktøj har kernefordele, så hvis vi viser brugerne nem vej rundt i dem, kan vi udnytte værdien af hver enkelt af dem.

– Nick Lamshed, Change Manager, Qantas

34

Sådan opretter du et superbruger-community

Find entusiastiske superbrugere, der kan afsætte tid og kræfter

Opret en Yammer-gruppe, hvor superbrugere kan dele nyheder og succeser

Afhold begynderkurser i kerneelementer fra Office 365

Udlever materialer, der kan understøtte deres arbejde på gulvet med teams og enkeltpersoner (f.eks. uformelle sessioner)

Sørg for regelmæssige samtaler med superbrugere om, hvad der virker, og hvad der ikke gør

Design et program for at styrke og anerkende deres indsats, f.eks. eksklusiv adgang til relevante begivenheder eller inspirerende taler

Fortæl enkeltpersoner om rollen Superbrugere, og hvor de findes. Husk på, at de ikke er en it-supportafdeling, men repræsentanter for virksomheden

Tips og tricks

Gør superbrugerprogrammet til et 'must' i din udrulningsplan. Vi har erfaret, at det er mest almindeligt og effektivt for folk

at lære nyt af deres kollegaer. Identificer og kontakt dem, der er de mest naturlige ledere eller undervisere i din organisation,

og brug dem som base for oprettelsen af dit community.


Trin 03: Sådan opretter du et superbrugercommunity


https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Build_Champions_Program_Guide.pptx

35Trin 03: Yderligere aktiviteter

Opret en Yammer-gruppeOpret en Yammer-gruppe (#O365win), hvor medarbejderne kan dele deres Office 365-succeshistorier og bedste praksis og få hjælp til nye funktioner.

Yderligere aktiviteter

Integrer Microsofts Office 365-kursusressourcer i dit eget interne kursuswebsted.

Kurser

Konkurrencer er velegnet til at stimulere sund udvikling i alle afdelinger af din organisation, og de er med til at skabe motivation for udrulning. Tænk over nogle funktioner i Office 365, og hvordan du kan oprette konkurrencer, skattejagter, præmier og gaveuddelinger, som motiverer folk til at benytte Office 365.

Konkurrencer

Afspil Office 365-præsentationsvideoen under dit lanceringsarrangement eller løbende i jeres kantine eller nær elevatorer.


Office 365-præsentationsvideo

Find andre videoer på http://aka.ms/officevideo

https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Resources/Teasing_Videos.zip

Workflow Uge 1 Uge 2 Uge 3 Uge 4 Uge 5 Uge 6 (lanceringsmål)

Uge 7 Uge 8 Uge 9 Uge 10 Uge 11 Uge 12

Identificer vigtigste interessenter, og sammensæt team

Identificer og rekruttér succesejer og projektleder

Identificer og rekruttér ledende sponsor(er), og besæt resterende teamroller

Identificer og prioriter forretningsscenarier

Identificer og udform forretningsscenarier

Prioriter forretningsscenarier

Definer succeskriterierDefiner succeskriterier/nøgletal (KPI), og fastlæg KPI-benchmarks

Opret succesplan

Begynd at registrere dine projektdetaljer i en succesplan på http://fasttrack.office.com

Færdiggør din succesplan

Opret dit superbrugerprogram

Identificer og rekruttér superbrugere

Opret Yammer-gruppe til støtte for superbrugerne

Træn superbrugere, og udfør brainstorming-aktiviteter

Bestem løbende opgaver for superbrugere

Afslut aktiviteter for superbrugerlancering

Få feedback og succeshistorier fra superbrugere til brug under lancering

Få feedback fra superbrugere, og start program efter behov

Program for tidlig udrulning

Rekruttér programdeltagere. Opret Yammer-gruppe for at lette kommunikation og indsamling af feedback

Rundsend en undersøgelse til dine deltagere. Giv deltagere aktiveret Office 365-konto for at indlede dit program for tidlig udrulning formelt.

Tjek programdeltagere for at indsamle uformel feedback

Udsend endelig undersøgelse, og brug indhentet viden til at foretage justeringer af din lancering.

Kommunikation og opmærksomhed

Udarbejd kommunikationsplan og strategi for engagementsbegivenhed. Udform kommunikationsmaterialer ved hjælp af de tilgængelige skabeloner.

Send en 'nedtællingsmail' til medarbejdere

Sørg for, at Office 365 er visuelt til stede på alle firmakontorerne

Annoncér forestående Office 365-lancering på firmaintranet. Forbered begivenhed for lanceringsengagement.

Opret en Yammer-gruppe, hvor slutbrugere kan dele deres Office 365- succeshistorier. Rundsend en undersøgelse til slutbrugere.

Send en annonceringsmail, så brugerne kan se, hvad der er tilgængeligt. Afhold begivenhed for lanceringsengagement.

Send ”tips og tricks” i mail til slutbrugere

Send ”tips og tricks” i mail til slutbrugere. Rundsend en undersøgelse efter lancering.


Kurser Planlæg kursus for slutbrugere

Opret internt kursuswebsted til kursusressourcer

Undervis slutbrugere Undervis slutbrugere Opret løbende kursusforløb

Support Gør helpdesk klar til at supportere slutbrugere

Styrk brugerengagement, og skab udrulning

Forbered og afhold konkurrencer for at skabe fortsat brugerengagement

Opdater og vedligehold internt kursuswebsted

Del succeshistorier

Vær jævnligt vært for flere engagementsbegivenheder

Styr og vær forberedt på forandring

Overvåg offentlig Office 365-roadmap og Office-blogge

Orienter og forbered slutbrugerne på nye funktionsversioner

Mål, del succeser, og gentag

Indhent og rapportér om Office 365-succeskriterier og nøgletal (KPI'er)

Indhent og del succeshistorier

Udrul nye forretningsscenarier

Fase

01:

Fore

stil

dig

Fase

02:

Onb

oard

ing

Fase

03:

Ska

b væ

rdi

36

Tidslinje for udrulning af Office 365

Workflow Uge 1 Uge 2 Uge 3 Uge 4 Uge 5 Uge 6 (lanceringsmål)

Uge 7 Uge 8 Uge 9 Uge 10 Uge 11 Uge 12

Identificer vigtigste interessenter, og sammensæt team

Identificer og rekruttér succesejer og projektleder

Identificer og rekruttér ledende sponsor(er), og besæt resterende teamroller


Identificer og udform forretningsscenarier

Prioriter forretningsscenarier

Definer succeskriterierDefiner succeskriterier/nøgletal (KPI), og fastlæg KPI-benchmarks

Opret succesplan

Begynd at registrere dine projektdetaljer i en succesplan på http://fasttrack.office.com

Færdiggør din succesplan

Opret dit superbrugerprogram

Identificer og rekruttér superbrugere

Opret Yammer-gruppe til støtte for superbrugerne

Træn superbrugere, og udfør brainstorming-aktiviteter

Bestem løbende opgaver for superbrugere

Afslut aktiviteter for superbrugerlancering

Få feedback og succeshistorier fra superbrugere til brug under lancering

Få feedback fra superbrugere, og start program efter behov


Rekruttér programdeltagere. Opret Yammer-gruppe for at lette kommunikation og indsamling af feedback

Rundsend en undersøgelse til dine deltagere. Giv deltagere aktiveret Office 365-konto for at indlede dit program for tidlig udrulning formelt.

Tjek programdeltagere for at indsamle uformel feedback

Udsend endelig undersøgelse, og brug indhentet viden til at foretage justeringer af din lancering.

Kommunikation og opmærksomhed

Udarbejd kommunikationsplan og strategi for engagementsbegivenhed. Udform kommunikationsmaterialer ved hjælp af de tilgængelige skabeloner.

Send en 'nedtællingsmail' til medarbejdere

Sørg for, at Office 365 er visuelt til stede på alle firmakontorerne

Annoncér forestående Office 365-lancering på firmaintranet. Forbered begivenhed for lanceringsengagement.

Opret en Yammer-gruppe, hvor slutbrugere kan dele deres Office 365- succeshistorier. Rundsend en undersøgelse til slutbrugere.

Send en annonceringsmail, så brugerne kan se, hvad der er tilgængeligt. Afhold begivenhed for lanceringsengagement.


Send ”tips og tricks” i mail til slutbrugere. Rundsend en undersøgelse efter lancering.


Kurser Planlæg kursus for slutbrugere

Opret internt kursuswebsted til kursusressourcer

Undervis slutbrugere Undervis slutbrugere Opret løbende kursusforløb

Support Gør helpdesk klar til at supportere slutbrugere

Styrk brugerengagement, og skab udrulning

Forbered og afhold konkurrencer for at skabe fortsat brugerengagement

Opdater og vedligehold internt kursuswebsted

Del succeshistorier

Vær jævnligt vært for flere engagementsbegivenheder


Overvåg offentlig Office 365-roadmap og Office-blogge

Orienter og forbered slutbrugerne på nye funktionsversioner


Indhent og rapportér om Office 365-succeskriterier og nøgletal (KPI'er)

Indhent og del succeshistorier

Udrul nye forretningsscenarier

37Når du skal i gang med at planlægge udrulningen af Office 365, skal du overveje følgende tidslinje. Foretag de nødvendige justeringer for at oprette den rette tidslinje til din udrulning.

38

Vi har oplevet en 73 procent stigning i udrulningsomfang fra ikke at gøre noget til at afvikle en struktureret kampagne for brugerimplementering

– Nick Lamshed, Change Manager, Qantas

39

Onboard dit projektteam, og motiver dem til at hjælpe deres kollegaer med et blive mere produktive med Office 365


Opret succesplan på http://fasttrack.microsoft.com

Fuldfør din projekttidslinje for udrulning af Office 365, og start dine aktiviteter for ibrugtagning

Fase 01Tjekliste

Fase 01: Tjekliste

40

Fase 02.OnboardingNu, hvor du har skabt en solid succesplan for udrulningen af Office 365 i din organisation, kan du gå i gang med onboarding til Office 365 og introduktion af denne nye arbejdsmetode for dine folk.

De mest vellykkede teknologiske implementeringer bruger 80 % af indsatsen på folkene og 20 % af indsatsen på teknologien. Det er fordi, at enhver implementering af ny teknologi kræver styring af slutbrugernes overgang til nye arbejdsmetoder for at skabe succes.

I denne fase skal du begynde at udføre din succesplan for at hjælpe folk gennem denne forandring. Dit it-team kan udnytte FastTrack Center til at foretage teknisk onboarding til Office 365.

Fase 02: Onboarding

41


For at få en vellykket lancering skal du starte din Office 365-udrulning med et program for tidlig udrulning for at få indledende feedback. Derefter skal du fortsætte dette momentum under udrulningen af programmet til hele din organisation.

Under udførelsen af den tekniske onboarding til Office 365 er det vigtigt at køre et program for tidlig udrulning med en nøglegruppe af virksomhedens brugere samt medlemmer af it-teamet, som skal supportere brugerne. Når du kører dette program, kan du indsamle feedback på brugeroplevelsen og få succeshistorier, der kan anvendes under lanceringen af Office 365 i hele din organisation.

Med et program for tidlig udrulning udvikles også en gruppe af tidlige brugere, som kan blive dine Office 365-superbrugere og støtte den bredere lancering. Programmet giver dig mulighed for at teste tjenesten med en pålidelig gruppe, som vil være mere fleksibel, hvis noget skulle gå galt.

Kør dit program for tidlig udrulning i uge 2 af din plan for før lancering.

Fase 02: Program for tidlig udrulning

Tips og tricks

Når du udvælger deltagere til dit program for tidlig udrulning, skal du gå efter dem, der ønsker, at projektet bliver vellykket.

Dine programdeltagere får stor indflydelse, når de skal dele deres udrulningserfaringer med deres

kollegaer.

Brug programmet for tidlig udrulning til at løse reelle problemer, så nøjes ikke med at afprøve teknologien. Motivér dine

programdeltagere til at bruge Office 365 til de forretningsscenarier, du har prioriteret. Find frem til eventuelle ændringer af

scenarierne for at realisere de forretningsresultater, du har defineret som vigtige for din organisations udrulning af Office 365.

42

Brugere fra forskellige faggrupper og afdelinger og gerne dem, der arbejder sammen på et projekt eller i en forretningsproces

Sandsynlige superbrugere eller ledere, som skal promovere den brede lancering i hele organisationen. Gennemgå fase 1 for at finde frem til de kvaliteter, som en superbruger skal have

Brugere, som typisk kæmper med teknologi. Det er vigtigt at forstå deres behov og håndtere dem under lanceringen

Medlemmer af it-/helpdeskteam, som skal supportere brugerne under lanceringen

Udeluk direktøren og den øverste ledelse. Det kan ganske vist være fristende at bede om direktørers deltagelse, men hvis de ikke er med i programmet for tidlig udrulning, kan du afhjælpe eventuelle problemer inden den brede udrulning

Hvem, der skal medtages i pilotgruppen


43

Undervis deltagerne i programmet for tidlig udrulning med de udvalgte forretningsscenarier, herunder basisscenarierne. Se de tilgængelige scenariers kommunikationsaktiver og kursusressourcer på FastTrack her: http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Handlinger til et vellykketprogram for tidlig udrulning:

Indled dit Office 365-superbrugerprogram. Orienter dine udvalgte superbrugere om programmet, og begynd at rekruttere dem og forberede dem til at være superbrugere

Få feedback i realtid fra deltagere i programmet for tidlig udrulning, og indret din udrulningsplan efter dette feedback. Prøv at oprette en Yammer-gruppe til dine programdeltagere. Så kan alle i programmet se eventuel indsendt feedback og blive motiveret til at tilføje deres egne tanker og ideer

Vær parat til at modtage feedback ved at være på Skype for Business i kontortiden, så du kan besvare spørgsmål og give gode råd

Bed direkte programdeltagerne om at give feedback. Gå hen til deres pind, send en chatbesked eller ring til dem. Husk på, at uden feedback kan dit program ikke indfri dets potentiale



44

Tidslinje Workflow Beskrivelse

Uge 1

Kommunikation Udform kommunikationsplan og strategi for begivenhed. Forbered materialer.

Kurser Planlæg kursusprogram for slutbrugere.

Uge 2

Kommunikation Send en mail med en nedtælling, så alle ved, hvad der skal ske, for at skabe forventninger og interesse ved at fokusere på fordelene for brugerne.

Program for tidlig udrulning Start dit program for tidlig udrulning ved at rekruttere og undervise programdeltagere og oprette en Yammer-gruppe til programmet for tidlig udrulning.

Rundsend en indledende undersøgelse lige før, at superbrugere, som deltager i pilotfasen, modtager aktiverede konti og enheder, for at indsamle data om deres kendskab til Office 365.

Support Forbered din helpdesk på support af slutbrugere, og sørg for, at de kender fejlfindingsvejledningen til Office 365-helpdesken.

Uge 3

Kommunikation Sørg for, at Office 365 er visuelt til stede på alle kontorerne i form af plakater, løbesedler og videopræsentationer.

Kurser Opret et internt teamwebsted til lagring af kursusressourcer såsom introduktionsvejledningen og tip og tricks. Du kan også henvise brugerne til Microsofts offentligt tilgængelige Learning Center. Se Office 365 Learning Center på http://aka.ms/O365learning

Program for tidlige brugere Tjek deltagerne i dit program for tidlig udrulning for at få feedback.

Udgiv en undersøgelse halvvejs gennem pilotfasen for at indsamle data om deres oplevelser med Office 365, og brug resultaterne til at lave tilpasninger inden den generelle udrulning.

Uge 4-5

Kommunikation Benyt interne kommunikationsformer til at udsende meddelelser på firmaportalen, it-portalen og andre interne websteder.

Ligesom med pilotgruppen skal du distribuere undersøgelser til hele din organisation, lige før de modtager deres konti og enheder.Forbered begivenhed for lanceringsengagement.

Program for tidlige brugere Brug en endelig undersøgelse lige efter pilotfasen for at finde ud af, om der skal laves flere tilpasninger af undervisningsmaterialer og de opmærksomhedsskabende materialer.

Før lancering

I de fem uger inden lanceringen skal du samle din organisation omkring udrulningen af Office 365 ved at udvikle en kommunikationsplan, organisere din kursusforberedelse og afvikle et program for tidlig udrulning. Nedenstående tidslinje kan guide dig gennem ugerne før lanceringen.

Tidslinje før lancering

Ressourcer og skabeloner

Vi har stillet en række skabeloner og ressourcer til rådighed som din hjælp til at opnå størst mulig tilslutning

til Office 365-udrulningen.


Fase 02: Før lancering


45

Lancering Implementering af din Office 365-lancering i hele din organisation er et stort øjeblik. Nu skal du udnytte al din tidligere planlægning og indsats for at høste frugten af dit arbejde.


Uge 6

Kommunikation Afhold dit Office 365-lanceringsarrangement for at motivere slutbrugere. Udsend en introduktionsmail for at fortælle brugerne, hvad der er adgang til, hvordan de kommer i gang, og hvor de kan få hjælp og ressourcer.

Kurser Afhold slutbrugerkurser

Lanceringstidslinje

Fase 02: Lancering

46

Efter lancering

Nu, hvor du har fået en vellykket lancering af Office 365 i din organisation, er det vigtigt, at du fortsat kommunikerer med brugerne om deres Office 365-oplevelse. Sørg for at levere ekstra tips og tricks og tilbyde løbende undervisning efter behov.


Uge 8-12

Kommunikation Del jævnligt tip med slutbrugerne ved hjælp af “tip og tricks”-mailskabelonerne for at fastholde interessen og udbrede brugen af Office 365.

Efter udrulningen i hele virksomheden kan du rundsende en endelig undersøgelse for at bedømme brugernes kendskab til og erfaring med Office 365.

Kurser Fortsæt løbende kursusforløb for slutbrugere efter behov

Tidslinje efter lancering

Fase 02: Efter lancering

47

Få tingene fra hånden overalt Få den velkendte Office-oplevelse på alle dine enheder i en browser eller mobilapps, der virker med Office 365.


For at hjælpe brugerne af Office 365 med at komme i gang har vi oprettet fem basisscenarier, der passer generelt til de typer af opgaver, som medarbejderne udfører dagligt. De omfatter kommunikation via mail og kalender over lagring og deling af filer til afholdelse af virtuelle møder og samarbejde i realtid.

Se de forskellige scenarier nedenfor:

Udrul ressourcer til afvikling af din plan

Mails og kalender på farten Få møder, kontaktoplysninger, opgaveliste og mail på enhver enhed, så du kan rydde op i din indbakke og håndtere hastesager, når du ikke er på din pind.

Samarbejd om indhold Gem dine arbejdsfiler i OneDrive for Business, så du kan opdatere og dele dem overalt, synkronisere filer og arbejde offline, arbejde på dokumenter sammen med andre samtidig og håndtere filer med sikkerhed og overholdelse på virksomhedsniveau.

Hold smartere møder Brug Office 365-apps til at kontakte andre og afvikle effektive møder og samtidig spare tid og ressourcer. Brug Skype for Business, Outlook, PowerPoint, OneNote og SharePoint Online-websteder til bedre samarbejde.

Få samling på dit team Få kontakt til de rette personer, del oplysninger på tværs af teams, og organiser grupper med Yammer Enterprise. I et Yammer Enterprise-netværk kan du opbygge en vidensbase, der er direkte tilgængelig for alle kollegaer når som helst på enhver enhed.


Vælg det ønskede scenarie, og gennemgå de relaterede kommunikations-,

begivenheds- og kursusressourcer

48

Hvert basisscenarie på FastTrack-webstedet indeholder skabeloner til mail, plakater og løbesedler samt videoer og kursusressourcer. Du kan tilpasse skabelonerne efter din kommunikationsplan.



49

Brug basisscenarierne som udgangspunkt for oprettelse af din kommunikations- og kursusstrategi.

Omdan basisscenarierne til noget, der kan løse reelle forretningsproblemer

Bestem, hvilke promoveringsscenarier der passer til dit firmas lancering af Office 365

Brug ressourcerne for hvert scenarie til at implementere dine mailmeddelelser og kursusaktiviteter

I uge 1 af din tidslinje før lancering skal du gennemgå disse materialer for at finde frem til dem, der er mest velegnet for din organisations lancering. Det bliver din kommunikationsplan.


50

Hvert scenarie indeholder mailskabeloner, der kan tilpasses, for typiske kommunikationsopgaver i hver fase af Office 365-lanceringen og -udrulningen. Disse mails indeholder direkte links til kurser og ressourcer, så brugerne kan få kendskab til funktionerne i Office 365. Disse links findes til hvert scenarie. De tilgængelige mailskabeloner omfatter:

Mailskabeloner

Disse mails er tilgængelige som Word-dokumenter (.docx). Du kan vælge de skabeloner, du vil bruge, og derefter frit tilpasse dem efter dine kommunikationsmål ved at justere kopien, så den passer til dit firmas stil. Du kan også tilføje firmalogo og udfylde indhold. Sørg for at sende mails fra en forudbestemt afsenderkonto (f.eks. en ledende sponsors) til en specifik målgruppe.

Tips og tricks

Spred nyheden på andre måder end bare mail!

Du kan skabe forventninger til din Office 365-lancering i det fysiske kontormiljø ved at bruge udskriftsklare plakater

og videopræsentationer som et led i opmærksomhedskampagnen.


Mailtype Fase Funktion

”Nedtælling” Før lancering Brug denne meddelelse til at skabe interesse og informere medarbejderne om de ting, de kan udrette med Office 365. Én mail pr. scenarie.

”Meddelelse” Lancering Brug denne meddelelse til at indlede lanceringen og instruere nye brugere i at komme i gang med Office 365. Én mail pr. scenarie.

”Tips og tricks” Efter lancering Brug disse ”tips og tricks” til at introducere flere Office 365-funktioner og hjælpe brugerne med at være mere produktive. Tre mails pr. scenarie.



51

Kør et program for tidlig udrulning, og opdater din succesplan på basis af indsamlet feedback

Tilpas tilgængelige skabeloner og ressourcer efter behov for at understøtte din lancering

Udfør aktivitet før, under og efter lancering, mens du udruller Office 365

Fase 02Tjekliste

Fase 02: Tjekliste

52

Fase 03.Skab værdiDen indledende lancering af Office 365 i din virksomhed vil straks give værdi for medarbejderne. Men det er kun begyndelsen. Office 365 bliver ved med at få tilføjet nye funktioner, og folk vil være motiveret for at bruge tjenesten endnu mere, når de får bedre kendskab til den.

Hvis du er forberedt på at hjælpe dine folk med at udnytte dette, bliver det en langvarig succes.

I denne fase får du kendskab til engagementsaktiviteter efter lanceringen og kan måle og dele successer og gentage dem for at fremme indføringen.

Fase 03: Skab værdi

53

Styrkengagementet,og frem ibrugtagningDet er vigtigt at planlægge og udføre løbende engagementsaktiviteter for at fremme ibrugtagning. Det inspirerer folk i hele organisationen, når den første entusiasme omkring tjenesten har lagt sig. Det sikrer også, at I får mest muligt ud af Office 365 i jeres organisation.

Det er vigtigt at sikre, at du får både kvantitative og kvalitative data om, hvad der sker med din organisations udrulning af Office 365. Udnyt forbrugsrapporterne i administrationskonsollen til de kvantitative data og slutbrugerundersøgelserne og Yammer-grupper til de kvalitative data.

Sørg for at dele successer med alle, og udsend Office 365-tips med jævne mellemrum. Du bør også sigte efter at hædre de folk, som skaber værdi ved hjælp af Office 365, for at inspirere andre til at gøre det samme.

Brug de indsamlede data til at målrette efterfølgende promovering af de underudnyttede tjenester, og fremhæv fordelene for brugerne.

Fase 03: Styrk engagementet, og frem ibrugtagning

Brugte Skype for Business-klienterRapport over aktive brugere

Office 365-gruppeaktivitet

54

Tips og tricks

Mål og registrer brugsmålepunkter, før du starter, så du kan se effektiviteten af udrulningsaktiviteterne.

Overvåg din organisations Ibrugtagning af Office 365

I Office 365-administrationsportalen findes rapporter, der viser de aktuelle niveauer af brugerengagement for de forskellige produkter. Brug disse rapporter til at identificere områder, hvor Ibrugtagning kan øges.

Fase 03: Overvåg din organisations Ibrugtagning af Office 365

55

Styrk ibrugtagning

Du kan øge ibrugtagning af Office 365 over tid med løbende opmærksomheds- og undervisningsaktivitet.

Send tips og tricks via mails for at styrke udviklingen af færdigheder: http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Del succeshistorier om, hvordan dine folk bruger Office 365 på innovative og virkningsfulde måder

Afhold jævnligt flere arrangementer som byrådslignende møder eller frokost og læring-sessioner for at engagere slutbrugerne

Giv folk udfordringer, og afhold konkurrencer for at fejre de bedste udnyttelser af Office 365 til at arbejde anderledes

Opmærksomhedskampagner

Kalender for regelmæssige genopfriskningsforløb

Afdelingssessioner til deling af folks værdifulde oplevelser

Supportsteder for personer, der føler sig udfordret

Sørg for, at din helpdesk kan besvare ‘hvordan kan jeg’-spørgsmål.

KurserUndervisning er afgørende, da personalets kendskab til Office 365 vil ske i forskellige tempi for hver bruger eller hvert team.

Fase 03: Styrk ibrugtagning


56


Brug Vejledning til måling af succes til at vurdere, hvor effektiv din lancering af Office 365 har været. Så kan du foretage en benchmarktest i forhold til fastlagte kriterier for at forbedre dine brugeres løsninger og registrere successer.

Tips og tricks

I Forestil dig-fasen af denne udrulningsvejledning findes en opgave, der definerer dine succeskriterier. Sørg for at bruge den,

når du arbejder dig vej gennem vejledningen til måling af succes.


Skabeloner for slutbrugerundersøgelse

Fase 03: Mål, del succeser, og gentag

Brug undersøgelsesskabelonen til at måle tilfredshed og fremskridt i forhold til dit benchmark.


https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Sample_User_Satisfaction_Surveys.xlsx

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Measuring_Success_Guide.pptx

57

Succeshistorier er ofte lige så værdifulde som kvantitative målinger, når Office 365-succes skal demonstreres. I løbet af udrulningen skal du få dine projektteammedlemmer og superbrugere til at identificere eksempler, der demonstrerer tværfagligt samarbejde og teamwork, og dele dem via Yammer.

Når du deler en historie om din oplevelse med Office 365, skal du sørge for at inkludere disse oplysninger:

Historier om forretningsværdi kan nemt deles internt via en Office 365-succeshistoriegruppe i dit Yammer-netværk. Du kan også dele succeshistorier eksternt med det bredere Office 365-community via Driving Adoption-community.


Tips og tricks

Skab underholdningsværdi! Det kan skabe interesse og engagement, hvis du afholder en konkurrence som et positivt tiltag

omkring Office 365. Prøv at skabe følgere.

Tidspunkt. Historien skal begynde med en tidsmarkør, så publikum ved, hvornår den foregik.

Personer. Historien skal indeholde navne, så publikum ved, hvem det handler om.

Begivenheder. Historien skal beskrive de begivenheder, der fandt sted.

Visuelle elementer. Publikum skal kunne se, hvad der er sket.

Registrer og del succes


58

Gentag Forudsætningen for udrulning er en uafbrudt cyklus, der ikke slutter efter lanceringsdagen eller måling af lanceringseffekten. Find fortsat nye måder, hvorpå Office 365 kan skabe forretningsværdi, for at holde trit med skiftende behov hos dine brugere og i din organisation.

Brug indsigten fra evalueringsprocessen til at starte flere kurser for at undervise brugerne i bedste praksis og Office 365-løsninger med stor virkning.

Planlæg flere sessioner for forretningsscenarier og udvikling af løsninger med flere afdelinger i din organisation. Afhold derefter afdelingskurser, hvor du forklarer, hvordan Office 365 kan skabe succes for hvert enkelt forretningsområde.

Du kan bruge produktivitetsbiblioteket som en hjælp til at identificere nye forretningsscenarier, der udnytter Office 365 endnu mere


Sørg for at opfordre brugerne og superbrugerne til at komme med ideer til, hvordan Office 365 kan forbedre processerne i virksomheden, og del dem med andre via begivenheder for engagement, communityaktiviteter og en Yammer-gruppe. Brug ideerne til at fremstille flere løsninger og afholde flere kurser


De skal blive begejstret for dette værktøj, så derfor er det ikke nok at lytte til medarbejderne. Du skal også udnytte feedback og omsætte den til implementering i praksis.

– Jeff Schuman, Nationwide


59

Styr ogvær forberedt på forandring

https://aka.ms/managingchangeO365

Styring af forandring i Office 365

Din virksomhed og skyen er i konstant forandring. Folk søger altid efter nye muligheder for effektivisering af arbejdet, og skyens løbende opdaterede funktioner baner vejen for dette.

Hold endelig øje med den offentlige Office 365-roadmap og Office-blogge for at være opmærksom på eventuelle nye tjenestefunktioner og opdateringer, du kan udnytte.

Fase 03: Styr og vær forberedt på forandring

Funktioner er grupperet efter udviklingsfase

Filtrer funktioner pr. app, tjeneste eller platform for at identificere de funktioner og opdateringer, du får mest muligt ud af

http://fasttrack.microsoft.com/roadmap

60

Offentlig roadmap for Office 365

Fase 03: Offentlig roadmap for Office 365

Blogartikler er nemme at dele på tværs af flere medier.

http://blogs.office.com

61

Office-blogge

Fase 03: Office-blogge

62

Styr, hvordan din organisation modtager opdateringer

I Office 365 Administration kan du bestille en tidlig version, så din organisation straks modtager opdateringer. Du kan også angive, at kun bestemte personer skal modtage opdateringer, eller vælge at beholde standardtidsplanen for at modtage opdateringerne senere. Få mere at vide om sine muligheder her: http://aka.ms/releaseoptions

Få dine Office 365-administratorer til at bruge Meddelelsescenter (i administratorportalen) for at sikre, at Office 365 altid kører glat i din organisation.

Meddelelsescenter

Fase 03: Styr og vær forberedt på forandring

Afhold løbende aktiviteter for at styrke ibrugtagning af Office 365

Overvåg og rapportér om Office 365-succeskriterier

Del Office 365-succeshistorier i hele din organisation

Søg efter og implementer nye måder, hvorpå Office 365 kan skabe værdi for dine brugere og din organisation.


63Fase 03: Tjekliste

Fase 03Tjekliste

http://fasttrack.microsoft.com

Besøgfasttrack.office.com

http://blogs.office.com

Se de seneste nyhederom Office 365


Vær med i det tekniske community

© 2017 Microsoft Corporation. Alle rettigheder forbeholdes. Dette dokument leveres ”som det er”. Oplysninger og meninger, der fremsættes i dette dokument, herunder URL og andre referencer til websteder, kan ændres uden varsel. Risikoen ved at bruge det påhviler dig.

Dette dokument giver dig ingen juridiske rettigheder til intellektuel ejendom i noget Microsoft-produkt. Du må kun kopiereog bruge dette dokument som intern reference. Du må ændre dette dokument med henblik på intern reference.

Udrulnings- vejledning · 2017. 6. 14. · sponsor. Over 85 % af respondenterne angiver, at når...

Documents

Transcript of Udrulnings- vejledning · 2017. 6. 14. · sponsor. Over 85 % af respondenterne angiver, at når...