1. Pengirim Pesan

Pengirim pesan harus mengerti enam variabel pada saat berkomunikasi dengan orang lain.

•  Kemampuan berkomunikasi pengirim pesan•  Sikap pengirim pesan•  Tingkat pengetahuan pengirim pesan•  Posisi social pengirim pesan•  Budaya pengirim pesan•  Umpan balik yang diterima pengirim pesan

Masing-masing variabel mempengaruhi bagaimana kita menyampaikan pesan dan bagaimana pesan akan diterima.

Kemampuan berkomunikasi pengirim meliputi mendengarkan, berbicara, menulis, membaca,m\ komunikasi non-verbal, berpikir dan logika pemikiran.

Sikap pengirim didefinisikan sebagai kecenderungan umum seseorang untuk merasa sesuatu atau tentang sesuatu. Sebuah proses internal bawah sadar yang khas yang seseorang mungkin menggunakan ketika berkomunikasi adalah (1) "Apakah orang tersebut sedang menghakimi saya?" (2)"Apakah orang menilai masalah saya, keyakinan, ide, tujuan, dll, yang saya coba komunikasikan" (3) "Apakah orang tersebut layak disimak dari perspektif hidup saya?" (4) "Saya memutuskan untuk mendengarkan orang ini dari perspektifnya".

Yang penting untuk dimengerti tentang sikap terhadap penerima adalah bahwa ada dialog internal yang terjadi di bawah sadar yang sering menghambat kemampuan untuk mengirim atau menerima. Jika dialog bawah sadar tidak dibawa ke tingkat kognitif, maka dapat menghambat komunikasi yang efektif.

Tingkat pengetahuan Pengirim Jika kita memiliki pengetahuan dan percaya diri dalam pengetahuan kita, maka kita menyampaikan pesan kita jauh berbeda dibandingkan jika kita tidak tahu isi atau tidak percaya diri dalam mengetahui isinya.

Posisi sosial Pengirim Bagaimana hirarki dalam tim? Apakah orang-orang menghargai apa yang saya harus komunikasikan? Jika tim memandang pengirim sebagai anggota tim yang berharga, maka tim akan lebih banyak mendengar dengan sungguh-sungguh.

Budaya Pengirim Budaya yang berbeda mendorong gaya komunikasi yang berbeda, misalnya, komunikator linier (berurutan dari awal sampai akhir), komunikator melingkar (konteks berada dalam dialog yang lebih luas/cerita), atau komunikator spiral (mulai dari perspektif yang luas dan dipersempit untuk titik). Tidak ada gaya komunikasi yang salah, tetapi anggota tim harus belajar bahwa budaya yang berbeda berkomunikasi secara berbeda. Tanpa kesadaran ini, anggota tim mungkin keliru menganggap anggota bukan komunikator yang efektif ketika anggota tim hanya berkomunikasi secara berbeda dari yang diharapkan.

Pengirim pesan juga harus menyadari umpan balik seluruh proses pengiriman pesan. Umpan balik memungkinkan kita untuk menentukan efektivitas komunikasi.Apakah penerima memahami pesan yang dikirim?

Dengan demikian pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk komunikasi inter personal yang efektif adalah:

•  Pemahaman tentang nilai-nilai sendiri dan kemauan untuk menahan diri untuk memberikan penilaian tentang orang yang lain•  Nilai personal.•  Keterampilan komunikasi verbal dan nonverbal.•  Kemampuan untuk menunjukkan empati dan mendorong orang lain.•  Keterampilan bertanya dan mendengarkan.•  Kemampuan untuk membuat parafrase dan meringkas•  Kemampuan untuk mengamati dan menginterpretasikan perilaku orang lain.•  Kemampuan untuk menggunakan bahasa yang orang lain mengerti.•  Keterampilan untuk secara efektif menggunakan bahan-bahan pendukung.

2. Pesan

Pesan memiliki tiga komponen:

Perlakuan adalah bagaimana isi pesan disusun, berkaitan dengan konteks dan isi pesan tersebut.

Konten adalah komunikasikan secara sederhana: apa yang Anda inginkan untuk di komunikasikan. Kadang-kadang, karena bersemangat untuk berbicara, kita tidak berpikir tentang apa yang kita katakan.

Konteks melibatkan adaptasi konten presentasi Anda untuk audiens Anda. Jika Anda berbicara kepada seorang pemikir linier, jangan menambahkan banyak "bunga-bunga" dalam pesan Anda. Jika Anda berbicara dengan seseorang yang ingin memahami "gambaran keseluruhan," tambahkan detilpada konteks presentasi.

3. Saluran

Terdapat dua jenis saluran:

Saluran sensorik didasarkan pada panca indera: penglihatan, suara, sentuhan, bau, dan rasa. Para ilmuwan sosial telah menemukan bahwa lebih mungkin untuk mendapatkan perhatian penerima jika pengirim menggunakan dua atau lebih saluran sensorik untuk mengirim informasi.

Saluran institusional adalah metode yang dipilih untuk menyebarkan informasi percakapan tatap muka, materi cetak, dan media elektronik.Setiap media institusional memerlukan satu atau lebih dari saluran sensorik untuk membawa pesan dari pengirim ke penerima.Sebagai contoh, ketika kita melakukan percakapan tatap muka (media institusional), kita menggunakan penglihatan (gerak tubuh, ekspresi), bunyi (suara), dan mungkin sentuhan, bau, dan rasa.

4. Penerima

Penerima harus menggunakan keterampilan yang sama sebagaimana yang digunakan oleh pengirim pesan. Ketrampilan komunikasi, sikap, tingkat pengetahuan, posisi sosial, budaya,

dan umpan balik semuanya penting. Selanjutnya, penerima memiliki variabel tambahan: kredibilitas pembicara. Jika penerima merasa bahwa pengirim kredibel, objektif, dan memiliki keahlian dalam topik yang sedang dibahas, maka penerima lebih mungkin untuk dapat menerima pesan yang dikirim. Oleh karena itu, pengirim harus memiliki keahlian atau menemukan seseorang dengan keahlian topikal untuk mengkomunikasikan pesan.

Ada saatnya ketika kita harus percaya bahwa kita harus menjadi ahli dalam segala hal. Supaya komunikasi efektif terjadi, seseorang harus mengkomunikasikan baik apa dia tahu dan apa yang tidak tahu. Ingat tujuan komunikasi untuk penerima adalah untuk menerima pesan akurat dari pengirim. Ini tidak berarti penerima akan setuju dengan pesan, namun lebih karena penerima secara akurat memahami pesan

Penerima menerima pesan melalui perhatian dan pemahaman. Perhatian adalah tuning untuk pesan yang dikirim, dan pemahaman melibatkan memahami pesan dan menerima atau menolaknya. Menerima pesan melibatkan baik penerimaan kognitif pesan dan penerimaan afektif pesan.

Nilai dalam pemikiran tentang komunikasi melalui model ini adalah untuk menunjukkan bahwa komunikasi yang efektif adalah proses yang kompleks, bukan hanya mendengarkan dan berbicara. Oleh karena itu, kita harus berpikir tentang efektivitas komunikasi kita pada pola komunikasi ini – baik pengirim maupun penerima.

 

Model tersebut adalah sebagai berikut: