Twee vliegen in één klap?
description
Transcript of Twee vliegen in één klap?
![Page 1: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/1.jpg)
Twee vliegen in één klap?
Procesgericht werken èn kwaliteitsvol archiveren bij de stad
Turnhout
![Page 2: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/2.jpg)
Stadsarchief Turnhout kort
• Turnhout: kleinste centrumstad• Onderdeel van TRAM41, stedelijke musea• Collectie: statisch archief, verzamelingen,
wet. bibliotheek, Kring Taxandria, Museumraad
• Ondersteunen documentbeheer: sinds 2009
![Page 3: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/3.jpg)
Documentbeheer 2009
• Geen procedures, ad hoc• Geen DMS• “Toevallige” overdrachten• Statisch archief tot ca. 1950• “Vergeten” archieven: zolder stadhuis,
stadsmagazijnen, stadskantoor, kelder muziekacademie
• Ook OCMW
![Page 4: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/4.jpg)
Documentbeheer 2010
• Rondgang stadsdiensten• Presentatie diensthoofdenoverleg• Selecteren “vergeten” archieven• Registreren van vernietigingen• Vernietigen via gespecialiseerde firma• Opstellen selectielijst (MS Excel):
– 650 soorten dossiers– 80 dossiers stedelijk onderwijs– 14 dossiers stedelijke vzw’s– Brandweer (48 dossiers), Stadsregio, Sociaal Huis
(lopend)– VVBAD classificatie
![Page 5: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/5.jpg)
![Page 6: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/6.jpg)
![Page 7: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/7.jpg)
Selectielijst• Vooraf: kalender bezoeken per dienst• Vooraf: ontwerp van selectielijst doorsturen• Basismateriaal: selectielijsten Rijksarchief, VVBAD,
productengids• Interviews diensthoofd, dossierbehandelaars• Bezoek archiefruimtes• Aandacht voor
– dossiers die bij alle diensten voorkomen– digitale dossiers, databanken– taken die “persoonsgebonden” zijn– motivering bewaartermijn
• Goedkeuring door diensthoofd
![Page 8: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/8.jpg)
![Page 9: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/9.jpg)
![Page 10: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/10.jpg)
2011: selectielijst communiceren en toepassen- Voorstelling Managementteam (MT)- Via intranet, doorzoekbaar, filterbaar op dienst- Procedure overdracht- Procedure vernietiging- Kalender “trash days” (vanaf november 2011)- Lopend:
- Goedkeuring door MT- Vorming contactpersonen documentbeheer- Linken met project “procesgericht werken”
![Page 11: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/11.jpg)
![Page 12: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/12.jpg)
![Page 13: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/13.jpg)
![Page 14: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/14.jpg)
![Page 15: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/15.jpg)
Project “procesgericht werken”
• Adviseur Kwaliteitszorg en OO• Methode en software: Sensus• Projectteam: 5 medewerkers• Beschrijven processen dmv interviews• Vastleggen boomstructuur (3 niveaus), op basis
van GEMMA (Gemeentelijk Model Architectuur)• Link met productencatalogus• Leuke presentatie op intranet• Koppelen aan proceseigenaars, formulieren,
applicaties
![Page 16: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/16.jpg)
![Page 17: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/17.jpg)
![Page 18: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/18.jpg)
![Page 19: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/19.jpg)
![Page 20: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/20.jpg)
Via procesbeschrijving naar informatiebeheersplan?
• Sterktes:– Principes GEMMA: beter afgestemd op
digitaal werken– Documentenstroom in kaart– Niet dienstgebonden– Procesverantwoordelijke (functie)
• Zwaktes:– Boomstructuur– Arbeidsintensief, wijzigingen bijhouden– Veel informatie gevraagd
![Page 21: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/21.jpg)
Boomstructuur als ordeningsplan
• 1. Stad Turnhout– 1.3. Ondersteunende processen
- 1.3.3. Beheer en onderhoud van de werkomgeving- 1.3.3.9. Organiseren van een uitgaande bruikleen van
erfgoed- Invoerdocumenten, uitvoerdocumenten
• 3. Publieke taken– 3.15. Beheren van erfgoed van lokaal belang
• 3.15.04. Beheren van museumobjecten– 3.15.04.** Organiseren van uitgaande bruiklenen
- Archief documenten
![Page 22: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/22.jpg)
Boomstructuur als ordeningsplan
• 1. Stad Turnhout– 1.2. Beleidsuitvoerende processen
• 1.2.7. Subsidies, toelagen, premies– 1.2.7.2. Toekennen van een onderwijscheque
• 3. Publieke Taken– 3.13. Beschermen en bevorderen van het
maatschappelijk welzijn• 3.13.05. Medeorganisatie van een aanbod van
goederen en diensten aan sociale tarieven en het behandelen van aanvragen van deze tarieven
– 3.13.05.02 Behandelen van aanvragen van gemeentelijke premies
![Page 23: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/23.jpg)
Informatie per proces• Klanten en doelgroepen• Partners• Doorlooptijd• Frequentie per maand• Risico’s• Verbeterpunten• Aard meting klanttevredenheid• Klanttevredenheid (goed – matig – slecht)• Regelgeving• Middelen• Opbergruimte in m2• Kostprijs• Prioritair proces (ja/nee)• Ordening, bewaartermijn, bestemming?
![Page 24: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/24.jpg)
![Page 25: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/25.jpg)
Koppeling selectielijst - procesbeschrijving
• Verschillende classificaties in selectielijst:– VVBAD classificatie– Processen beschreven in Sensus (link via
URL Sensus)• Link van procesbeschrijving > selectielijst• Bestaande selectielijst verfijnen op basis
van procesbeschrijvingen:– Volledigheid– Toelichting bij reeksen– Gebruikte applicaties
![Page 26: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/26.jpg)
Bijkomende mogelijkheden
• Proceseigenaars als contactpersonen documentbeheer
• Eenvormige bewaartermijnen op basis van soort dossier
• Invoer- en uitvoerdocumenten van processen > linken met reeks/soort dossier in selectielijst
![Page 27: Twee vliegen in één klap?](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022070407/5681432e550346895daf9d42/html5/thumbnails/27.jpg)
Conclusie
• Basis van selectielijst: reeksen/soorten dossiers
• Verschillende zoek- en klasseermogelijkheden
• Actief optreden: “trash days”, vorming• Selectielijst integreren in dagdagelijkse
werkinstrumenten• Herkenbaar, eenvoudig en overzichtelijk