Tapiola-ryhmän toimitilamuutoksessa henkilöstö sai

ergonomiset työpisteet ja ravintolan merinäköalalla

Tapiola-ryhmän toimitilauudistuksen myötä noin 2 000 työntekijää siirtyi seitsemästä eri

toimipisteestä kahteen kiinteistöön avotiloihin. Keväällä 2010 käyttöön otetussa uudessa

kiinteistössä on tilaa 70 000 m2 ja työpisteitä 1350 kpl ja vanhassa, saneeratussa

pääkonttorissa, mikä valmistui keväällä 2012, tilaa on 32 000 m2 ja työpisteitä noin 900.

Samalla kun koppikonttorit unohdettiin, työskentelyn avuksi otettiin uusi

kommunikaatioteknologia sekä vuorovaikutus- ja palaverikäytännöt. Näitä edistettiin

projektiryhmissä, jotka organisoivat muun muassa käyttäjähaastatteluja ja suunnitelmien

muutoksia käyttäjien toiveiden mukaisesti. Lisäksi uusiin tiloihin pystyi tutustumaan

etukäteen ”toimistokonfiguraattorilla” kulkemalla 3D maailmaan luodussa toimistossa.

Kaiken suunnittelun tuloksena syntyivät standardoidut työpisteet ja henkilöstöravintola

merinäköalalla.

Useat projektiryhmät ja toimijatahot muutosta edistämässä

Tapiola-ryhmän tilojen suunnittelun ja rakentamisen ennakkovalmisteluun kiinnitettiin tarkkaa

huomiota ja suuria yllätyksiä kokonaisuuden osalta ei tullut. Projektia valmistelemaan perustettiin

useita työryhmiä ja alihankkijoitakin esimerkiksi kalusteiden osalta oli yli 20 kappaletta. Vanhat

kalustettiin kierrätettiin yhteistyökumppani Martelan kautta.

Yhtiön oma tilapalvelutiimi toimi asiantuntijana muutoksen edistämisessä, ja sen tavoitteena oli

tuottaa tilatehokkaita ratkaisuja sekä tilojen käyttöasteen parantamista koko yhtiöryhmälle ja

tuleville 19 alueyhtiölle. Tilapalvelutiimin lisäksi muutoshankkeelle perustettiin myös

toiminnallinen projektiryhmä, jossa käyttäjät olivat vahvasti edustettuina sekä

sijoittautumistyöryhmä tilankäytön suunnittelun ylimmäksi päättäväksi elimeksi. Kokonaisuuden

rakentumista edisti lisäksi tilojen käyttöönottoprojekti siihen asti kunnes kaikki 2000 henkeä

löysivät uudet työpisteensä. Näillä eri ryhmillä varmistettiin työympäristömuutoksen strategisen

tavoitteen säilymisen prosessissa, mutta myös organisaation hiljaisen tiedon valjastaminen

kehitysprojektiin mukaan.

Avarat aulatilat houkuttelevat kohtaamisiin.

Vanhan toimitilan portaikossa on valtava ryijy tilaa

pehmentämässä.

2

Työympäristön muutoksessa HR vahvasti mukana

Uuteen kiinteistöön sekä vanhaan saneerattuun pääkonttoriin suunniteltiin ja rakennettiin

samantyyppiset työympäristöratkaisut ja tilakonseptit. Työpisteille luotiin ergonomian huomioiva

standardi avotilaan sähköllä säädettävillä pöydillä, kaapeilla ja hyllyillä. Vaikka työpisteitä on

runsaasti, standardisoitujen työpisteiden johdosta esimerkiksi kalustetoimittaja Martelalta tilattiin

vain noin kymmentä eri tuotetta. Tilaa yhtä työntekijää kohden varattiin 15 m2/hlö, mutta toteutunut

tilatehokkuus on käytännössä 15-20 m2 henkilöä kohden. Työpistesijoittelu avokonttoritiloissa on

tehty hieman eri tavalla toiminnosta riippuen sekä tiimien tarpeet otettu suunnittelussa huomioon.

Tästä tilatehokkuudesta muodostaa poikkeuksen nimeämättömät työpisteet, joissa tilaa on

työntekijää kohden varattu < 15 m2/hlö.

Avotilan lisäksi yksi hiljainen huone kohden 10 työntekijää, projektihuoneita tiimeille sekä yhteisiä

neuvotteluhuoneita. Avotiloissa työskentelyyn laadittiin omat ohjeet sekä opastus Oppinetti-kurssin

kautta. Oppinetti-kurssin suorittamalla jokainen työntekijä osaa käyttää tiloja oikein! Yhteiset

käyttäytymissäännöt turvaavat työrauhan avotilassa, esimerkiksi puhelinkeskustelut käydään

kuulokkeiden avulla ja kännykkäpuhelut hoidetaan hiljaisissa huoneissa.

Energiatehokkuudesta muistutetaan kampanjoilla ja Tapiola-ryhmä on myös saanut WWF:n Green

Office-sertifikaatin. Lisäksi Kiinteistö-Tapiola allekirjoitti helmikuussa 2011 kiinteistöalan

kansallisen toimitiloja koskevan energiatehokkuussopimuksen. Kiinteistö-Tapiolan tavoitteena on

vähentää energiankulutusta yhteensä kuusi prosenttia vuosien 2010–2016 aikana, kun vertailuvuosi

on 2010. Tapiolan omistamien toimisto- ja liikekiinteistöjen sähkön kulutus vuonna 2011 aleni 3

prosenttia, lämmön kulutus 4 prosenttia ja veden kulutus 2 prosenttia edelliseen vuoteen verrattuna.

Vuoden 2012 alusta lähtien Tapiolan toimistoilla käytetään vesivoimalla tuotettua sähköä. Lisäksi

paperijätteen määrää on tietoisesti vähennetty ja hiilidioksidipäästöjä seurataan jatkuvasti WWF:n

laskurin avulla. Energialuokitukset ovat uudessa kiinteistössä, PK2:ssa C ja vanhassa saneeratussa

pääkonttorissa PK1:ssä E.

Lisäksi Tapiola-ryhmän HR yksikkö oli vahvasti sitoutunut muutoksen edistämiseen: kokonaisuus

toteutettiin HR:n alaisuudessa, sillä Tapiola-ryhmässä toimitilaryhmä on HR:n alainen osasto. Myös

ylin johto näytti esimerkkiä uusien tilojen käytöstä ja sijoittautui avotilan työpisteisiin. Tämä on

vaatinut johdolta, mutta myös muulta henkilöstöltä uudenlaista asennetta. Oppiminen on kuitenkin

ollut nopeaa, vaikka muutos on ollut kaikille todella radikaali.

Ravintolan tuoliryhmät ovat suosittuja

kokoontumispaikkoja. Ekskursiolla oli mukana noin 60 Tulevaisuuden

työympäristö-verkoston jäsentä.

3

Peittoäänijärjestelmä tukemassa avotilassa työskentelyä

Audico Systems, joka on toimittanut äänijärjestelmiä myös Karibian risteilyaluksille sekä

Eduskuntaan, toimitti AV-järjestelmät ja peittoäänijärjestelmän pilottitilan myös Tapiolan uuteen

toimitaloon. Peittoäänijärjestelmän tavoitteena on parantaa työntekijän akustista yksityisyyttä sekä

pienentää puheäänen haittoja. Tämä asettaa omat vaatimuksensa peittoäänelle, sillä se ei saa olla

vaihtelevaa eikä myöskään ääntä, mikä vetää tarkkaavaisuutta puoleensa. Peittoäänen tuleekin olla

oikealla tavalla säädeltyä, esimerkiksi musiikki ei käy peittoääneksi, koska ihmisten musiikkimaku

vaihtelee suuresti. Peittoäänestä ei myöskään saa tunnistaa toistoa, jolloin esimerkiksi linnunlaulu ei

ole sopivaa peittoääntä.

Peittoäänellä tuotetaan pilottitilassa kohinaa tilaa, äänen spektri muistuttaa ilmanvaihdon huminaa,

mutta sillä erolla, että peittoääntä voidaan hallita tilan joka kohdassa. Kun toimitilassa on oikein

luotu akustiikka, puheäänen häiritsevyys jää alle 5 metrin, kun taas huonosti akustisoidussa tilassa

puhe kuuluu jopa yli 20 metrin päähän. Peittoäänellä ei ole siis tarkoitus poistaa äänen kuuluvuutta

kokonaan vaan poistaa sen häiritsevyyttä.

Myös äänievakuointi on tekijä, mikä on nousemassa merkittäväksi tekijäksi paloilmoitin

järjestelmän sijaan. Äänievakuoinnilla tarkoitetaan ihmisten ohjaamista hätätilanteessa tehokkaasti

sertifioidulla äänievakuoinnilla, jolla voi olla myös muita käyttötarkoituksia.

Henkilöstöravintola sijoitettiin parhaalle paikalle merinäköalalla

Tapiola-ryhmässä aulatilat valjastettiin kohtaamispaikoiksi, ja uudessa toimitalossa onkin atrium-

tyyppinen aula satunnaisia kohtaamisia varten. Myös neuvottelutilat on molemmissa kiinteistöissä

sijoitettu keskeisille paikoille. Asiakasneuvottelutilojen lisäksi kiinteistöissä on kabinetit, joissa voi

ruokailla, sekä ”nivelneukkarit” eri yksiköiden yhteiskäytössä. Lisäksi kiinteistöistä löytyvät uusi ja

vanha auditorio hieman eri profiililla erilaista käyttöä varten. Työntekijöille työhyvinvointia

lisäämässä on oma kuntosali, uima-allas ja saunatilat pukuhuoneineen. Näillä kaikilla fasiliteeteilla

pyritään kannustamaan liikuntaan ja etenkin työmatkapyöräilyyn.

Henkilöstöravintolat sijaitsevat helposti saavutettavissa molemmissa kiinteistöissä, mutta uudessa

talossa bonuksena on upea merinäköala sekä kesäterassi rannan puolella.

Henkilöstö on myös myöhään auki oleva kahvila

välipalan hakemista varten. Avotoimistojen yhteyteen on myös sijoitettu rennompia

kohtaamispaikkoja.

4

Mitä tehtäisiin toisin nyt?

Kokemus on osoittanut, että Tapiola-ryhmän uudet tilat ovat lisänneet vuorovaikutusta, ja

käyttöönotetut kommunikaatiovälineet ovat tukeneet avotiloissa työskentelyä ja uudistaneet

palaverikäytäntöjä. Tilat ovat valoisia ja viihtyisiä, mutta häiriöitä ei ole kuitenkaan voitu täysin

sulkea pois. Kohtaamispaikkojen hyödyntäminen ei myöskään ole vielä tehokasta, se vaatii edelleen

opettelua, sillä nykytilanteessa neuvotteluhuoneita varataan kahdenkeskeisiinkin palavereihin.

Jatkossa tavoitteena on kannustaa yhä enemmän nimeämättömien työpisteiden käyttöön sekä luoda

lisää joustavia ryhmätyötiloja. Lisäksi avotiloja pyritään vyöhykkeistämään nykyistä

tehokkaammin.

Työ Tapiola-ryhmässä on muotoutunut kuitenkin siten, että jokaisella työntekijällä on selkeät

vastuualueet, joita toteutetaan päivittäisessä työssä. Lähijohtamista helpottavat uudet

kommunikointivälineet sekä av-laitteet. Saman osaston ihmiset voivat työskennellä eri puolilla

Suomea, ja pitää yhteisiä palavereita helposti vaikka fyysisesti ollaankin kaukana toisistaan. Tämä

on myös lisännyt etätyötä. Uudessa avotilassa on todettu avoimuuden kasvaneen.

Työympäristömuutos on aina silti syvällisempi kuin toimitilamuutos. Työympäristö muuttuu

työtehtävien muutosten myötä, ja tätä muutosta Tapiola-ryhmän uudet toimitilat tukevat.

Työtiloista on avarat näkymät

aulatilaan.

Aulan veistoksellinen portaikko

houkuttelee liikkumaan.

Korkea tila tuo avaruutta ja valoa

työtiloihin.

Kuvat ja teksti Maarit Vuorela