Verkostotyökalupakki Tukea monitoimijaiseen yhteistyöhön

2

SISÄLLYS

Johdanto 3

Mitä on verkostotyö? 3

Verkostotyön tavoitteellisuus ja arviointi 3

Verkoston toimijat 4

Lapset ja nuoret verkoston toimijoina 5

Verkostosopimus 6

Osallistava arviointi 8

Verkoston toimintasuunnitelma 11

Verkoston toimijoiden yhteystietopohja 12

Verkoston monitoimijaisuuden arviointi 13

Vuosikello 15

Verkoston kehittämispäivät 16

Vinkkejä kokouskäytäntöihin 17

Toimijan tehtävät 17

Puheenjohtajan tehtävät 18

Sihteerin tehtävät 19

Henkilötietojen käsittely verkostossa 20

Kokouskutsu ja esityslista 21

Lisätietoa 22

Toimitus: Marinoora Alanne, Anna Kaihlanen, Leena Koskivirta etunimi.sukunimi@hel.fi Vihkosen sähköinen versio: nk.hel.fi Neuvonta Klaari Tukea verkostotyöhön

3

Johdanto

Mitä on verkostotyö? Verkostotyö on eri toimijoiden välistä muuttuvaa yhteistyötä, jota määrit-tää toimijoiden vastavuoroinen verkostoon panostaminen ja siitä hyötymi-nen, ei-hierarkkiset vuorovaikutussuhteet sekä verkoston toimijoiden kes-kinäisen riippuvuuden ymmärtäminen. Verkostotyötä kuvaavia käsitteitä on monia ja niitä käytetään eri yhteyksis-sä eri tavoin. Verkostotyötä voidaan kuvata myös esimerkiksi verkostoitu-misen ja verkostoyhteistyön käsitteillä. Moniammatillinen, -hallintokuntainen ja -toimijainen yhteistyö puolestaan kuvaavat verkostoi-tumisen rakennetta. Moniammatillisella yhteistyöllä tarkoitetaan eri am-mattikuntien rajat ylittävää yhteistoimintaa, jossa pyritään tietojen, taitojen ja kokemusten jakamisella jonkin yhteisen päämäärän saavuttamiseen. Termiä moniammatillinen yhteistyö käytetään sekä organisaatioiden sisäi-sestä että organisaatioiden välisestä yhteistyöstä, josta puhutaan usein sek-toreiden välisenä, poikki- tai monihallinnollisena yhteistyönä. Sektoreiden välinen moniammatillinen yhteistyö laajemmin ymmärrettynä kattaa viran-omaisten lisäksi elinkeinoelämän ja järjestö- ja vapaaehtoistyön, jolloin voi-daan käyttää termiä monitoimijainen yhteistyö. Aluetyöryhmä ja aluever-kosto -termit kuvaavat puolestaan niitä rakenteita, joissa edellä mainittuja toteutetaan paikallistasolla.

Verkostotyön tavoitteellisuus ja arviointi Toimivan verkostotyön lähtökohta on tarve verkoston olemassa ololle. Ver-kostotyöltä odotetaan tehokkaampaa tiedonkulkua ja toimintaa, uusia in-novaatioita, työssä jaksamisen parantumista, keskinäistä luottamusta, toi-minnan joustavuutta ja tasapuolisuutta sekä uuden oppimista. Lasten ja nuorten hyvinvoinnin edistämiseen liittyvässä verkostotyössä tavoitteena on myös eri tahojen ammattilaisten asiantuntemuksen yhdistäminen, on-gelmien kokonaisvaltainen hahmottaminen sekä niiden kautta saavutettu toimenpiteiden uskottavuus ja vaikuttavuus. Kasvokkain tutustuminen on tärkeä osa verkostoitumista, jotta puhuttaisiin samaa kieltä, mahdollistet-taisiin aito dialoginen yhteistyö ja opittaisiin tuntemaan toistemme näkö-kulmia, sillä nykyään on erikoistuttu tiettyyn asiantuntijuuteen, jolloin voi olla vaikea tuntea toisten ammattilaisten töiden sisältöjä. Tämän vuoksi toimijoilla saattaa myös olla epärealistisia mielikuvia toisten töistä.

4

Verkoston tulisi asettaa toiminnalleen selkeästi jaetut vastuualueet, tavoit-teet ja toimintatavat, jotka tukevat myös edustettavien organisaatioiden omia tavoitteita. Verkosto arvioi omaa toimintaansa ja tavoitteiden toteu-tumista säännöllisesti. Jokainen verkoston toimija on osaltaan vastuussa verkostotyön kehittämisestä, suunnittelusta, toteutuksesta, sujuvuudesta sekä tavoitteiden toteutumisesta. Samalla on kuitenkin otettava huomioon jokaisen toimijan perustyön ohella käytettävissä olevat resurssit. Kunkin organisaation tulisi linjata verkostojen toimijoiden mandaatti osallistua ver-koston toimintaan. Laadukkaaseen verkostoyhteistyöhön kuuluu kaikissa vaiheissaan

• avoin keskustelu, • työhön liittyvien haasteiden ja ongelmien määritteleminen, • toimintamallien kehittäminen ongelmien ratkaisemiseksi sekä • yhteisten ja yksittäisten voimavarojen rikastuttaminen, ei riistäminen.

Verkoston toimijat Verkoston toimijoina tulisi olla sellaiset tahot, joiden mukana olo on tar-peellista verkoston tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Verkostoon voi kuulua toimijoita, jotka osallistuvat kokouksiin erikseen pyydettäessä (esim. alueen kauppiaat). Nämä tahot kuuluvat verkoston postituslistalle ja saavat näin verkoston kokousmuistiot. Verkosto voi halutessaan pyytää myös ul-kopuolisia asiantuntijoita kokouksiin tuomaan uusia näkökulmia verkoston toimijoille. Verkosto koostuu toimijoista, puheenjohtajasta, varapuheenjoh-tajasta ja sihteeristä. Myös verkoston puheenjohtajat ja sihteeri ovat toimi-joita. Vinkkejä kokouskäytäntöihin ja toimijoiden vastuunjakoon löydät tä-män oppaan sivulta 16.

Puheenjohtajan on hyvä olla alueen arjessa mukana oleva henkilö. Kokouk-sen onnistuminen ei ole pelkästään puheenjohtajan tahdon ja taitojen va-rassa, eikä puheenjohtaja ole yksin vastuussa kokousten käytännönjärjeste-lyistä tai esityslistojen sisällöstä. Verkosto voi valita keskuudestaan myös varapuheenjohtajan tilanteisiin, jossa varsinainen puheenjohtaja on esty-nyt. Varapuheenjohtajan tulee olla puheenjohtajan lailla ajan tasalla ver-koston toiminnasta, jotta hän voi tarvittaessa luontevasti toimia puheenjoh-tajana.

5

Lapset ja nuoret verkoston toimijoina

Alueellisissa monitoimijaisissa verkostoissa lasten ja nuorten osallisuus pi-täisi varmistaa heitä itseään koskevista asioista päätettäessä. Näin tuetaan lasten ja nuorten kasvamista aktiivisiksi ja yhteisvastuuta kantaviksi kansa-laisiksi sekä varmistetaan, että alueella lapsille ja nuorille suunnatut palve-lut vastaavat lasten ja nuorten itsensä tarpeisiin. Nuorisolain mukaan nuoria on kuultava heitä koskevissa asioissa. Ruuti on nuorten vaikuttamisjärjestelmä Helsingissä, joka otettiin käyttöön kaupunginhallituksen päätöksellä kesäkuussa 2011. Ruudin ydinajatus on tarjota nuorille monipuolisia väyliä vaikuttaa kaupungissa heille tärkeisiin asioihin sekä innostaa ja rohkaista nuoria tekemään ja toimimaan itse. Tär-kein osa Ruutia ovat nuorten omat toimintaryhmät – Ruutiryhmät, joilla tu-lisi olla mahdollisuus käydä keskusteluita nuorten asioiden kannalta keskeis-ten tahojen kanssa. Nuorisoasiainkeskus ja opetusvirasto toteuttavat Ruu-din toimintoja yhteistyössä.

6

Verkostosopimus

Verkostosopimuspohja on luotu apuvälineeksi helpottamaan monitoimijais-ten verkostojen toimintaa (vastuualueet, tavoitteet ja toimintatavat). Ver-kostosopimus lähetetään etukäteen verkoston muille jäsenille luettavak-si/kommentoitavaksi. Kokouksessa käydään keskustellen läpi verkostoso-pimukseen liittyvät asiat ja luodaan päivitetty verkostosopimus verkoston jäsenten huomioiden pohjalta. Verkoston nimi:

Toiminta-ajatus:

Toiminnan tavoitteet:

Lasten ja nuorten osallisuus verkoston toiminnassa:

Alueen haasteita/riskitekijöitä:

Alueen vahvuuksia/suojatekijöitä:

Verkosto on: moniammatillinen/monitoimijainen

Henkilötietojen käsittely:

Verkoston toimijat ja organisaatiot: tähän listataan verkostoon kuuluvat organi-

saatiot ja samalla päivitetään toimijoiden

yhteystietolista, jonka puheenjohtaja toi-

mittaa päivityksen jälkeen verkoston toimi-

joille

Puheenjohtaja Varapuheenjohtaja

Nimi

Organisaatio

Sähköpostiosoite

Puhelinnumero

Kokousten määrä vuodessa: esim. 4 kokousta/vuosi, 2 keväällä, 2 syksyllä

Kokousten ajallinen kesto: esim. 2 tuntia

Kokouspaikka: esim. kiertää toimijoiden kesken

Kokoustarjoilut: esim. kokouspaikan edustajat vastaavat kokous-

tarjoiluista

7

Sihteeriys: esim. kiertävä sihteeriys (jos kiertävä kokous-

paikka, niin kokouspaikan edustaja voi toimia

sihteerinä)

Kokoukset: päätetään seuraavan vuoden kokousajat, -paikat

ja sihteerit vuosittain vuoden viimeisessä koko-

uksessa

Päivämäärä Kellonaika Paikka Sihteeri

1.

2.

3.

4.

Muita huomioita: esim. verkosto voidaan tarvittaessa kutsua kool-

le näiden kokoontumisten lisäksi, mikäli alueen

tarpeet sitä vaativat

Verkostosopimuksen päivitys: kerran kahdessa vuodessa, seuraavan kerran

vuoden ____ viimeisessä kokouksessa

8

Osallistava arviointi

Monitoimijaisten verkostojen toimintaa tulee arvioida systemaattisesti va-littu kohderyhmä silmällä pitäen asetettujen tavoitteiden toteutumisen kautta. Tällöin arvioinnin tarkoituksena voi toiminnan suuntaamisen lisäksi olla monitoimijaisen yhteistyön toteutumisen raportointi esimiestasolle. Kun arvioinnissa tuodaan esiin toiminnan toteutumisen kannalta estäviä tai edistäviä tekijöitä, esimiestaso saa arvokasta tietoa tulevia päätöksiä var-ten. Yksinkertaistettuna se siis edistää tehokasta tiedonkulkua.

Kuvio 1. Verkoston osallistavan arvioinnin kehä. Osallistavaa arviointia toteutetaan neljän vaiheen kautta kulkevan kehän avulla (kuvio 1). Ennen tavoitteiden asettamista verkoston tulee määri-tellä kaupungin strategioiden mukainen visio, jossa kuvataan lyhyesti ja ytimekkäästi yhteinen suunta. Tämän vision mukaisten tavoitteiden asettaminen on erityisen tärkeää, jotta verkoston toimintaa voidaan ar-vioida. Apuna ensimmäisen vaiheen työskentelyssä eli tavoitteiden aset-tamisessa on hyvä käyttää hankkeessa kehitettyä oheista Toimintasuun-nitelma -lomaketta. Verkostolle asetettujen tavoitteiden tulee olla realis-tisessa suhteessa ympäristöön ja osallistujien tulee olla niistä yksimieli-siä.

1. Tavoitteiden asettaminen

2. Monitoimijainen yhteistyö

3. Toiminnan yhteinen itsearviointi

4. Kehittämistarpeiden tunnistaminen ja priorisointi

9

Toiminnan yhteinen itsearviointi toteutetaan kahdessa vaiheessa, joista ensimmäisessä valmistaudutaan verkoston arviointitapaamiseen työyh-teisöissä teemoittain (Kuvio 2). Jokainen verkoston jäsenen siis osallistaa työtovereitaan pohtimaan, mitä konkreettisia tekoja on tehty yhdessä muiden toimijoiden kanssa. Keskustelun virittäjänä voi käyttää myös verkoston toimintasuunnitelmaa.

Kuvio 2. Esimerkki verkoston toiminnan itsearvioinnin osa-alueista.

Arvioinnin toisessa vaiheessa verkosto kokoontuu tekemään yhteistä it-searviointia oheisen Verkostojen monitoimijaisuuden arviointi -lomakkeen avulla. Tapaamisessa käydään yhteinen arviointikeskustelu siitä, miten toimintaa tulee tulosten valossa kehittää. Verkostossa tulee siis miettiä, kuinka näitä tai muita verkoston toiminta-alueella nousseen tarpeen mukaisesti määriteltyjä osa-alueita voitaisiin tuoda esiin yhtei-sen toiminnan kautta. Oleellista arvioinnissa on, että kaikki verkoston jä-senet tuottavat sovitulla asteikolla näkemyksen siitä, miten hyvin he ovat yhdessä onnistuneet. Kaikkien antamista arvioinneista lasketaan keskiarvo, josta nähdään missä toiminnoissa on eniten kehittämisen tar-vetta. Arvioinnin vetäjä keskusteluttaa verkoston jäseniä dialogisuuteen perus-tuvaan vuorovaikutukseen tukeutuen eli pitää huolen jokaisen äänen

Monitoimijaisuus

Osallisuus Vuorovaikutustaidot ja

ryhmäytyminen Vanhemmuuden

tukeminen Tuki

siirtymävaiheessa

Lapset, nuoret ja vanhemmat

10

kuulemisesta. On myös hyvä kannustaa verkoston jäseniä pohtimaan, mitä työyhteisössä on tapahtunut toimintakauden aikana. Kehittämis-tarpeiden tunnistamiseen tähtäävän arviointikeskustelun lopuksi onkin helppoa kirjata lomakkeelle seuraavan toimintakauden yhteiset tavoit-teet. Osallistavan arvioinnin työkalut mahdollistavat myös ylemmän ta-son strategioiden mukaisen toiminnan suunnittelun sekä arvioinnissa havaittujen seikkojen viestimisen päättävälle tasolle, kun toimintaa edis-täneet ja sitä estäneet asiat saadaan dokumentoitua.

11

Verkoston toimintasuunnitelma

Verkosto:__________________________________________________ Toimintakausi:________________________________

Osallisuus Toiminta Ajankohta Tehty Vastuutaho/-henkilö

Vuorovaikutustaidot ja ryhmäytyminen

Vanhemmuuden tukeminen

Tuki siirtymävaiheissa

12

Verkoston toimijoiden yhteystiedot

Nimi @ Tehtävä/toimipaikka Puhelin

13

Verkoston monitoimijaisuuden arviointi

Verkosto:__________________________________________________

Toimintakausi:________________________________

Verkoston monitoimijaisuutta arvioidaan asteikolla yhdestä viiteen, joista viisi merkitsee erittäin hyvin toteutunutta monitoimijaisuutta. Osallisuus

Toiminta Arvio 1–5

Toiminnan onnistumista tukeneet ja estäneet asiat

Vuorovaikutustaidot ja ryhmäytyminen

Toiminta Arvio 1–5

Toiminnan onnistumista tukeneet ja estäneet asiat

14

Vanhemmuuden tukeminen

Toiminta Arvio 1–5

Toiminnan onnistumista tukeneet ja estäneet asiat

Tuki siirtymävaiheissa Toiminta Arvio

1–5 Toiminnan onnistumista tukeneet ja estäneet asiat

15

Vuosikello

Vuosikello helpottaa alueellista yhteistyötä, sillä sen avulla voidaan välttyä mahdollisilta päällekkäisiltä tapahtumilta tai yhdistää resursseja saman teeman ympärille. Kun esimerkiksi nuorisotalolle suunnitellaan kiusaa-misenvastaista tapahtumaa, voivat alueen koulut, leikkipuistot, kirjasto sekä muut toimijat soveltaa samaa teemaa omassa toiminnassaan. Vuosikellon muoto on määriteltävissä kunkin verkoston tarpeiden mukaan. Se voi olla sähköinen kalenteri, esimerkiksi Google -kalenteri, tai se voi olla oheisen kuvan (kuvio 3) mukainen koonti eri toimijoiden järjestämistä ta-pahtumista. Käytettäessä jälkimmäistä tapaa on oleellista sopia, kuka päivit-tää vuosikelloa ja toimittaa kaikille viimeisimmän version. Sähköiseen kalen-teriin on jokaisen mahdollista itse päivittää omat tietonsa reaaliajassa ja se on kaikkien nähtävillä heti.

Kuvio 3. Esimerkki vuosikellosta.

syyskuu

lokakuu

marraskuu

joulukuu tammikuu

helmikuu

maaliskuu

huhtikuu

toukokuu

kesäkuuheinäkuu

elokuu

Verkoston vuosikello 2012-2013

16

Verkoston kehittämispäivät

Verkoston kehittämisen edellytyksenä on, että jokainen toimija arvioi omaa työtään suhteessa verkoston toimintaan. Onnistuneen yhteiskehittämisen varmistamiseksi on siis syytä pitää säännöllisin väliajoin ulkopuolisen fasili-taattorin vetämiä toiminnallisia verkoston kehittämispäiviä, joissa jokaisella verkoston jäsenellä on mahdollisuus tulla kuulluksi. Hyviksi menetelmiksi ovat osoittautuneet esimerkiksi tulevaisuusverstas- ja learning café -menetelmät, mutta myös muita osallistavia ja toiminnallisia menetelmiä voi hyödyntää kehittämispäivissä. Tärkeintä on turvata, että kaikilla on mahdol-lisuus osallistua verkoston toiminnan kehittämiseen oman työnsä näkökul-masta. Esimerkki verkoston kehittämispäivän ohjelmasta:

Verkoston kehittämispäivä 22.10.2012 Yhdistetty learning café ja tulevaisuusverstas Klo 9.30 Aamukahvi ja aloitus / puheenjohtaja Klo 9.45 Toimiva verkosto ja alustus päivän aiheen valintaan / vetäjä

- Pohditaan aiheita vierutoverin kanssa ja valitaan päivän aihe yhdessä Klo 10.15 Ohjeistus learning café –menetelmään / vetäjä Klo 10.30 Learning café / vetäjä 1. Nykytila 2. Mihin halutaan päästä – tavoitetila 3. Keinot – miten päästään haluttuun tilaan Klo 11.30 Purku – puheenjohtajat esittelevät tiivistelmän (10 minuuttia/pöytä) / vetä-

jä Klo 12.00 Kerätään ideat fläpille + äänestetään max. 3 ideaa / vetäjä Klo 12.30 Lounas Klo 13.30 Todentamisvaihe – tavoitteet / vetäjä

• Työntekijän näkökulmasta – mihin minä voin sitoutua • Nuoren näkökulmasta – nuoren osallistaminen, nuoren tarpeet • Toteuttamisaikataulu

Klo 14.30 Ideoiden purku ryhmittäin ja keskustelua / vetäjä Klo 15.00 Yhteenveto päivästä / puheenjohtaja

17

Vinkkejä kokouskäytäntöihin

Kokouskäytäntöjä on hyvin monenlaisia ja niiden tulisi pyrkiä takaamaan vuorovaikutuksen tasapuolisuus sekä palvella mahdollisimman hyvin ver-koston toiminnan tavoitteita. Kokouskäytännöt edesauttavat verkoston jä-senten valmistautumista kokouksiin ja helpottavat kokoustarjoiluihin varau-tumista, kokouksen kulkua sekä sihteerin työtä. Alla on vain muutamia esimerkkejä kokouskäytäntöjen toteuttamisesta, joi-den tarkoitus on auttaa verkostoa muokkaamaan omat, toimivat kokous-käytännöt. Tämän työkalupakin luvussa 2 oleva verkostosopimuspohja voi osaltaan toimia apuna yhteisten toimintatapojen kirjaamisessa. Alla kuva-taan verkoston toimijoiden tehtäviä kokouskäytäntöjen näkökulmasta.

Toimijan tehtävät Ennen kokousta Toimija vastaa puheenjohtajan lähettämään kokouskutsuun sovittuun päi-vämäärään mennessä ja ilmoittaa viestissä:

1. osallistumisestaan tai mahdollisesta esteestä kokoukseen osallistumi-seen. Jos toimija ei pääse osallistumaan kokoukseen, hän lähettää puheenjohtajalle tiedon mahdollisesta sijaisosallistujasta.

2. ehdottaa esityslistalle lisättävät asiat. Esityslistalle lisättävät asiat on hyvä avata muutamalla lauseella. Mikäli esityslistalle lisätty asia vaatii päätöksiä, voi toimija esittämänsä asian lisäksi tehdä päätösehdotuk-sen asiaan liittyen.

3. oman organisaation/toimipaikan kuulumiset (esim. hyvien käytäntö-jen jakaminen, ajankohtaiset asiat ja tapahtumat).

4. ilmoittaa puheenjohtajalle yhteystietojen muuttumisesta tai työnteki-jän vaihtumisesta sekä välittää uudelle työntekijälle tiedon verkoston toiminnasta ja käytännöistä.

Kokouksessa ja kokouksen jälkeen

1. kertovat oman organisaation kuulumiset verkostolle kokouksessa. 2. välittää verkostossa käsitellyt asiat eteenpäin omaan organisaatioon.

Verkostotyö ei rajoitu pelkästään verkostokokouksiin. Verkoston toi-mijan vastuulla on välittää verkostossa käsitellyt asiat eteenpäin omaan organisaatioonsa. Näin viestintä muodostuu sujuvaksi varsi-naisen verkoston toimijoiden kesken ja lisäksi verkostoon kytkeytyvi-en organisaatioiden suuntaan. Yhdessä viestien ja suunnitellen pysty-

18

tään alueellisiin ilmiöihin ja riskitekijöihin puuttumaan tehokkaam-min.

3. lähettää puheenjohtajalle muistioon liittyvät korjaukset ilmoitettuun päivämäärään mennessä

Puheenjohtajan tehtävät Yleisesti

1. toimii yhteystietolistan päivittäjänä 2. säilyttää ja arkistoi muistiot. Puheenjohtajan vaihtuessa arkiston tulisi

olla helposti siirrettävissä seuraavalle vastuuhenkilölle tai esim. vara-puheenjohtajalle.

3. varmistaa, että kaikki verkoston jäsenet ovat tasa-arvoisia Ennen kokousta

1. toimii verkostokokousten koollekutsujana eli lähettää kokouskutsut noin 2 viikkoa ennen kokousta (sivulla 8 esimerkit kokouskutsusta ja esityslistan rungosta)

2. lisää asian esittäneen toimijan nimen esityslistalle asiayhteyteen. 3. kokoaa lopullisen esityslistan, johon on valmiiksi lisätty organisaatioi-

den kuulumiset 4. lähettää toimijoille lopullisen esityslistan muutamaa päivää ennen

kokousta 5. ilmoittaa kokouspaikan edustajalle osallistujien määrän muutamaa

päivää ennen kokousta

Vinkki 1 Kokouksissa voidaan kokeilla osallistavia työmenetelmiä osanottajien osallistumismotivaation ja aktiivisuuden li-säämiseksi. Kokoustyöskentelyyn kuuluvia työskentely-menetelmiä ovat mm. kuulemiskierrokset, ideapajat ja erilaiset pienryhmätyöskentelyn muodot.

Vinkki 2 Kuulumiskierrokset voidaan toteuttaa myös esimerkiksi ”pariporinana”, joka voi edesauttaa läsnä olemista ja kes-kittymistä. ”Pariporina” -tuokion jälkeen voidaan kertoa tiivistetysti muulle verkostolle keskustelujen puheenai-heet.

19

Kokouksessa ja kokouksen jälkeen 1. huolehtii, että kaikkien äänet saadaan kuuluville (esim. puheenvuoro-

jen jakaminen) 2. huolehtii kokouksessa aikataulusta ja asiassa pysymisestä 3. lähettää sihteerin lähettämän kokousmuistion mahdollisimman pian

kokouksen jälkeen joko koko verkostolle tai vaihtoehtoisesti ensin kokouksessa läsnä olleille tarkistettavaksi tiettyyn päivämäärään mennessä

4. kirjaa toimijoiden lähettämät muutokset muistioon ja lähettää lopul-lisen muistion koko verkostolle. Tällä menettelyllä vältytään mahdol-lisen virheellisen tiedon levittäminen koko verkostolle. Mikäli muistio lähetetään ensin tarkistettavaksi kokouksessa olleille, niin on entistä tärkeämpää, että muistio lähetetään mahdollisimman pian kokouk-sen jälkeen.

Sihteerin tehtävät

laatii muistion, joka sisältää seuraavat asiat:

kokouksessa käsitellyt asiat

kokouspaikka ja -ajankohta

lista läsnäolijoista

tiivistetysti keskustelun kulku

Vinkki 1 Puheenjohtajan suositeltava toimikausi kestää vähintään yhden vuoden.

Vinkki 2 Puheenjohtaja voi käyttää esityslistan laatimisessa hyödyksi myös toimijoiden lähettämiä kuulumisia. Tällöin kokoukses-sa ei välttämättä tarvita erillistä kuulumiskierrosta.

Vinkki 3 Verkostolla on avoimesti päivitettävä esityslista Internetissä. Esimerkkejä verkkoympäristöistä ovat Google -dokumentit, Extranet tai Doodle. Verkkoympäristössä olevalle esityslis-talle jokainen toimija voi lisätä asioita milloin vain ja tuorein tieto on heti kaikkien nähtävillä.

Verkostolla on avoimesti päivitettävä esityslista Internetissä. Esimerk-kejä verkkoympäristöistä ovat Google -dokumentit, Extranet tai Doodle. Verkkoympäristössä olevalle esityslistalle jokainen toimija voi lisätä asi-oita milloin vain ja tuorein tieto on heti kaikkien nähtävillä.

20

päätökset

seuraavan kokouksen ajankohta ja paikka

toimittaa muistion puheenjohtajalle mahdollisimman pian kokouksen jälkeen

Henkilötietojen käsittely verkostossa Verkoston toiminnassa on huomioitava henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat, koska mukana on toimijoita monelta eri taholta. Henkilötietojen käsit-telyyn liittyviä asioita tulisi pohtia verkoston asettamien tavoitteiden näkö-kulmasta; onko tavoitteiden saavuttamisen kannalta olennaista puhua asi-akkaista yksilötasolla vai riittääkö aluetta koskevien asioiden käsittely ylei-semmällä tasolla? Onko verkosto monitoimijainen vai moniammatillinen? Se, onko verkosto moniammatillinen vai -toimijainen, vaikuttaa henkilötie-tojen käsittelyyn. Monitoimijaisissa verkostoissa ei käytetä asiakkaiden tai asukkaiden nimiä, moniammatillisiset verkostot voivat puolestaan yhteisesti päättää, onko nimien käyttö tarpeellista ja/tai mainitaanko niitä muistiois-sa.

Vinkki 1 Muistio kannattaa kirjata tietokoneella ja heijastaa tykillä kokouksessa läsnä oleville. Näin muistio pystytään tarkis-tamaan heti ja vältytään asiavirheiltä. Tykin käyttö koko-uksessa on hyvä mainita jo kokouskutsussa, jolloin jokai-nen tietää, tarvitseeko esityslistaa tulostaa etukäteen it-selle.

Vinkki 2 Esityslistaa voidaan käyttää muistion pohjana, jolloin sih-teerin työ helpottuu. Sihteeri voi tarkistaa kokouksen ai-kana ja/tai kokouksen lopussa verkoston toimijoilta kirjat-tujen asioiden oikeellisuuden

Vinkki 3 Kiertävä sihteeriys on osoittautunut hyväksi käytännöksi, sillä tällöin vastuu jakaantuu tasaisemmin eri toimijoiden välillä.

21

Kokouskutsu ja esityslista

Hyvä XXXX-verkoston jäsen. Tervetuloa XXXX -verkoston seuraavaan kokoukseen: Aika: XX.XX.XXXX klo XX-XX Paikka: XXX, (osoite) Alla kokouksen esityslistapohja, johon jokainen verkoston jäsen voi ilmoit-tautumisensa ohella ilmoittaa lisättäviä asioita. Esityslista

1. Kokouksen avaus

2. Esityslistan hyväksyminen

3. Toimijoiden kuulumiset

4. (Tässä välissä käsitellään esityslistalle tuotuja asioita)

5. (Tässä välissä käsitellään esityslistalle tuotuja asioita)

6. (Tässä välissä käsitellään esityslistalle tuotuja asioita)

7. Muut asiat

8. Seuraavan kokouksen aihepiirien ideointi

9. Kokouksen päättäminen

Pyydän ystävällisesti ilmoittamaan osallistumisestanne kokoukseen sekä esityslistalle lisättävät asiat ja toimipaikkanne kuulumiset vastaamalla tähän sähköpostiviestiin XX.X.XXXX mennessä. Tervetuloa kokoukseen! Ystävällisin terveisin,

22

Lisätietoa

Eriksson Esa, Arnkil Tom Erik & Rautava Marie. 2006. Ennakointidialogeja huolten vyöhykkeellä, Verkostokonsultin käsikirja – ohjeita verkostomai-seen työskentelyyn. Helsinki. Stakes. Verkkodokumentti. < http://www.stakes.fi/verkkojulkaisut/tyopaperit/T29-2006-VERKKO.pdf> Luettu 2012 Huoponen Kaarina, Peltonen Heidi, Mustalampi Saini & Koskinen-Ollonqvist Pirjo. Päihteiden käytön ehkäisy. Opas koulujen ja sidosryhmien yhteistyö-hön. Opetushallitus, Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskus, Terveyden edistämisen keskus. Hakapaino Oy. Hyppönen Olli. 2006. Erilaisia opetuksen menetelmiä, Kuvaukset, vahvuudet ja haasteet. TKK Opiskelun ja opetuksen tuki. Verkkodokumentti. <http://opetuki2.tkk.fi/p/yoop/2006/documents/opetusmenetelmia-v2.rtf> Luettu 2012 Järvensivu Timo, Nykänen Katri & Rajala Rika. 2010. Verkostojohtamisen opas: Verkostotyöskentely sosiaali- ja terveysalalla. Euroopan sosiaalirahas-to, Uudenmaan ELY-virasto, Suomen Akatemia, Espoon kaupunki, Vantaan kaupunki. Verkkodokumentti. <http://verkostojohtaminen.fi/wp-content/uploads/2011/01/VerkostojohtamisenOpas.pdf> Luettu 2012 Kokouskäytännöt. 2012. OK-opintokeskus. Verkkodokumentti. <http://ok-opintokeskus.fi/kokous/index.php?k=8502> Luettu 2012 Määttä Mirja. 2004. Moniammatilliset ryhmät ehkäisevän päihdetyön to-teuttajina Helsingissä. Tutkimuskatsauksia/4. Helsingin kaupungin tietokes-kus. Parkkari Juhani, Soikkeli Markku & Siira Marjaliisa. 2001. Julkisuus ja salas-sapito moniammatillisessa työssä. Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehit-tämiskeskus. Gummerus Kirjapaino Oy. Saarijärvi. Summa Terhi & Tuominen Kaisu. 2009. Fasilitaattorin työkirja, Menetelmiä sujuvaan ryhmätyöskentelyyn. Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa oy. Verkkodokumentti < http://www.globaalikasvatus.fi/tiedostot/Fasilitaattorin_tyokirja.pdf> Luet-tu 2012