TUJUAN AUDITING - WordPress.com… · PPT file · Web view · 2016-08-112016-08-11 · AUDIT...
Transcript of TUJUAN AUDITING - WordPress.com… · PPT file · Web view · 2016-08-112016-08-11 · AUDIT...
AUDIT INTERN
PENGERTIAN AUDIT INTERN
Pemeriksaaan yang dilakukan oleh bagian audit intern perusahaan terhadap laporan keuangan dan catatan keuangan perusahaan mengenai ketelitian (accuracy);
dapat dipercaya (reliability);efisiensi dan
pengendalian intern pada perusahaan
• Pemeriksaan intern (internal audit) pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi, maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah ditentukan, peraturan pemerintah dan ikatan profesi yang berlaku
• Menurut Institute of Internal Auditor (Boynton, 2001:980) internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization’s operation. It helps an organization accomplish its objectives by ringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control and governance processes
• Menurut Milton Stevens Fonorrow (1989) internal auditing is an appraisal, by trained company employees, of the accuracy, reliability, efficiency and usefulness of company records and internal control (suatu penilaian, yang dilakukan oleh pegawai perusahaan yang terlatih, mengenai ketelitian, dapat dipercayainya efisiensi dan kegunaan dari catatan (akuntansi) perusahaan dan pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan
DEFINITION of INTERNAL AUDITING
(IIA)It is an independent, objective assurance and
consulting activity designed to add valueand improve an organization’s operations.
It helps an organization accomplish its objectivesby bringing a systematic, disciplined approach to
evaluate and improve the effectiveness of riskmanagement, control, and governance processes.
DEFINITION “ Internal Audit" is an independent
examination of a quality system It measures the effectiveness of an
organisation's quality management system.
It is a documented and systematic tool It should be done periodically by
independent and qualified people “Audit" itself is a checking system, NOT a quality assessment
As a communication tool of management policies. All personnel have to understand and do their jobs well
TUJUAN AUDIT INTERN
• Membantu menajemen dalam melaksanakan tanggung jawabnya
dengan memberikan analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai kegiatan
yang diperiksanya.
KEGIATAN YANG DILAKUKAN AUDITOR INTERN1. Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan
penerapan sistem pengendalian manajemen, pengendalian internal dan pengendalian operasional, mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang murah
2. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen
3. Memastikan pertanggungjawaban harta perusahaan dan perlindungan dari kemungkinan adanya pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan
4. Memastikan pengelolaan data organisasi dapat dipercaya
5. Menilai mutu pekerjaan setiap bagian 6. Menyarankan perbaikan operasional dalam rangka
meningkatkan efisiensi dan efektifitas
BENEFITS OF IA Tells you the health of a quality
system Identify the root of a problem and
plan for corrective and preventive actions with timeline
Achieve better allocation of resources
Able to avoid potentially big problem Learn what an auditors look for Continuous improvement
HAL YANG HARUS DILAKUKAN AUDITOR INTERN
1. Menelaah dan menilai kebaikan dan memadai tidaknya penerapan sistem pengendalian manajemen, SPI, dan pengendalian operasional lainnya
2. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, prosedur dan rencana yang ditetapkan manajemen
3. Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi
4. Memastikan pengelolaan data dapat dipercaya5. Menilai mutu pekerjaan tiap bagian6. Menyarankan perbaikan operasional dalam rangka
meningkatkan efisiensi dan efektifitas
KODE ETIK INSTITUTE OF INTERNAL AUDIT (IIA)• Tujuan Kode Etik IIA memperkenalkan budaya
etis dalam profesi internal auditing2 Komponen kode etik :
a. Principles – Berkaitan dengan profesi dan praktik
internal auditingb. Rules of Conduct
– Menjelaskan norma perilaku seorang internal auditor
– Alat bantu untuk menginterpretasikan principles kedalam praktek dan dimasukkan sebagai pedoman perilaku etis internal auditor
INSTITUTE of INTERNAL AUDITORS ETHICAL PRINCIPLES
Integrity
Objectivity
Confidentiality
Competency
BAGAIMANA MEMILIKI DEPARTEMEN AUDIT INTERN YANG EFEKTIF ?
a. Audit intern harus memiliki kedudukan yang independen dalam organisasi perusahaan
b. Departemen Audit Intern harus mempunyai job description
c. Departemen Audit intern harus mempunyai internal audit manual
d. Harus ada dukungan dari top manajemene. Departemen Audit Intern harus memiliki orang
orang yang profesional, capable, bersikap obyektif, mempunyai integritas dan loyalitas yang tinggi
f. Audit intern harus dapat bekerja sama dengan akuntan publik
RELATIONSHIP of INTERNAL and EXTERNAL AUDITORS
The external auditor is responsibleto financial statement users.
The internal auditor is responsibleto management.
Competency
Objectivity
Methodology
Audit risk model
RELATIONSHIP of INTERNAL and EXTERNAL AUDITORS
PERSAMAAN AUDIT INTERN dan AUDIT EKSTERN1. Latar belakang pendidikan dan pengalaman
kerja dibidang akuntansi, keuangan, perpajakan, manajemen dan komputer
2. Membuat audit plan dan program audit secara tertulis
3. Prosedur audit dan hasil audit didokumentasikan dalam kertas kerja
4. Staf audit melakukan Continuing Professional Education (Pendidikan Profesi Berkelanjutan)
5. Mempunyai Audit Manual (pedoman pelaksanaan pemeriksaan), Kode Etik dan Sistem Pengendalian Mutu
TEMUAN AUDIT (Audit Finding) dan LAPORAN INTERNAL AUDIT
TEMUAN AUDIT memberitahukan manajemen mengenai
kelemahan pengendalian internal (jika dibiarkan dapat menimbulkan terjadinya
kecurangan -fraud & collusion- yang merugikan perusahaan)
LAPORAN dari IAD:• Objective
• Clear (jelas)• Concise (singkat tapi padat)• Constructive (membangun)
• Timely (tepat waktu)
• MAJOR DEFICIENCY FINDINGS – Kelemahan SPI perusahaan yang
mengakibatkan hambatan bagi organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan
• MINOR DEFICIENCY FINDINGS– Kelemahan dalam SPI perusahaan,
walaupun tidak menghambat tujuan perusahaan tapi bila tidak diperbaiki dapat merugikan perusahaan
TEMUAN AUDIT (Audit Finding) dan LAPORAN INTERNAL AUDIT
KRITERIA DEFICIENCY FINDING YANG HARUS DILAPORKAN
• Cukup significant• Didukung oleh fakta
• Objective• Relevan dan masuk akal
• Menurut Lawrence B. Sawyer (1996), Deficiency Finding adalah : suatu hal yang salah, atau yang akan
menjadi salah (secara intrinsik tidak salah, tetapi memerlukan perbaikan)
PENGEMBANGAN TEMUAN AUDITo Hasil pemeriksaan internal auditor disimpulkan
dan didokumentasikan dalam: List of Findingso Kesimpulan berupa masalah/kelemahan
yang ditemukan atau hal yang memerlukan perhatian manajemen:o Findings Positif tidak ada masalah yang
ditemukan, atau menyebutkan kebaikan pengendalian intern yang perlu diterapkan dibagian lain
o Findings Negatif memberitahukan kepada menajemen masalah yang ditemukan yang memerlukan tindakan perbaikan dari manajemen untuk mencegah kerugian
FINDING YANG BAIK• CRITERIA:
Ukuran/standar yang diikuti (kondisi yang seharusnya ada)
• STATEMENT of CONDITION:Kenyataan/kondisi yang terjadi di perusahaan
• EFFECT:Akibat dari kenyataan yang terjadi di perusahaan (efek
negatif berupa penyimpangan, efek positif berupa hasil yang lebih baik dari standar yang ditentukan)
• CAUSE:Penyebab terjadinya kondisi tsb. di perusahaan dan
bagaimana terjadinya
PENGEMBANGAN REKOMENDASI dari TEMUANo Recommendation
menjelaskan apa yang harus dilakukan untuk mengatasi kelemahan/masalah yang diuraikan dalam findings
o Kendala menyusun laporan :• Audit supervisor menyusun kembali konsep laporan yang
telah dibuat oleh auditor in-charge, dengan gayanya sendiri• Auditor in-charge sengaja menyusun laporan seadanya
(mengandalkan perbaikan dari audit supervisor dan audit manager)
• Terlalu banyak waktu untuk menyusun laporan• Kualitas konsep laporan yang buruk
o Menurut Sawyer, 3 cara untuk memperbaiki report writing process :• Menentukan standar minimum yang dapat diterima• Komunikasikan standar tersebut kepada staf melalui
training• Melakukan pengeditan oleh bagian independen atau
perbandingan laporan dengan standar
• Rekomendasi yang efektif harus memenuhi prinsip:1. Komprehensif2. Spesifik3. Disusun yang baik4. Mudah dijalankan5. Beralasan
PENGEMBANGAN REKOMENDASI dari TEMUAN
HAL PENTING DALAM MENYUSUN REKOMENDASI YANG BAIK
1. Clear2. Simply3. Understandable & economical4. Complete5. Brief & concise6. Coherent7. Forceful8. Variety
STANDAR PELAPORANIkatan Akuntan Indonesia belum
mengeluarkan standar pelaporan bagi auditor intern, oleh karena itu laporan
auditor intern harus mengacu pada standar of reporting yang diterbitkan
oleh The Institute of Internal Auditor (IIA)
LAPORAN AUDIT INTERNSemua hasil pekerjaannya harus dilaporkan pada
manajemen mengenai hal penting apa yang terjadi yang memerlukan perbaikan dari manajemenAuditor Intern harus menyampaikan laporan yang:
• Objective• Clear (jelas)
• Concise (padat)• Constructive (membangun)
• Timely (tepat waktu)
• Laporan Informal (Informal Report)o Disampaikan secara lisan (tapi tetap didukung oleh
data/bukti/ catatan ringkas) atau tertulis, jika internal auditor menemukan hal penting yang perlu dilaporkan kepada manajemen agar dilakukan tindakan perbaikan
o Informal Report secara tertulis: Bentuk pendek (memo 1 halaman) Bentuk panjang (summary report dengan penjelasan detail)
• (Contoh) Laporan Internal Auditor, mencakup: o Summaryo Forewordo Purposeo Scopeo Opiniono Findings, kriteria Summary, Standard, Facts, Effect dan Causeo Recommendationo Jelas, mudah dimengerti, logis dan menarik
MANAGING IA
FLOW CHART OF IA
Improving the audit programme
competence and evaluation of
auditors
Authority for the audit programme
Audit activitiesAct
Plan
Check
Implementing internal audit programscheduling auditsevaluating auditors
selecting audit teamdirecting audit activiries
maintaining records
Establishingthe internal audit program
obectivesresponsibilitties
resourcesprocedure and guidance
Monitoring & reviewingthe internal audit program
monitoring & reviewingidentifying needs for corrective
identifying needs for prevention actionsidentifying opportunities for improvement
Do
RESOURCES FOR IAConsiderations should be given to the
following: Resources Audit techniques Processes to achieve and maintain the
competency of auditors and to improve their performance
Competency and availability of auditor Available time for auditing
The planning of IA consists of :
IA PLANNING
• Establishing IA program Objectives Responsibility Procedure and guidance
• Authority for administering the IA program
OBJECTIVES
The implementation of IA program consists of :
IA IMPLEMENTATION
Scheduling audit Implementation of audit program Audit record and report
• Implementation of audit program should be monitored at appropriate intervals and reviewed to assess whether its objectives have been met and identified opportunities for improvement.
IA MONITORING
• Auditing findings should be reported to the management.
AUDITING ACTIVITIES
OVERVIEW OF AUDIT ACTIVITESPlanning and scheduling audit
Conducting document review
Conducting audit
Prepare audit report
Conducting follow-up
Preparing for on-site activities
• Forming an audit team and assign roles and responsibility and agreed on the scope
• Conducting document review
• Preparing for the on-site audit activities
Review documents (SOPs, audit findings, corrective action/preventive action, etc.), check the integrity of the quality system and various controls are effective
Preparing audit plan Assigning work to the audit team
Preparing work documents (eg. audit checklists, sampling plans, forms for
recording information; questionnaires)
AUDIT ACTIVITIES
AUDIT DOCUMENTATION
• Audit report is an official document to report the audit
findings
• Audit plan should be sent to auditee prior to
audit activity findings from the last audit should be
also mentioned • Audit note should includean audit questionnaireall records and comments during
the audit
EXAMPLE OF AN AUDIT CHECKLIST
• General format for an audit checklist
EXAMPLE OF AN AUDIT CHECKLIST
CHECKING LIST FOR GMP ASSESSMENT Date : Location : Warehouse Auditor : Auditee :
DESCRIPTION GMP.REF. PARAMETER AUDIT FINDING Personnel 1.2.1
5.1.2 2.1.5
- Organization structure - Personnel hygiene - Training record
Storage area 10.1.1 3.1 3.6 3.9 & 3.10 3.12.2
- Design and layout of defined area - Flow of personnel and goods - Structure of the storage area, based on GMP
- HVAC system - Record of monitoring parameter
Sanitation 3.1 5.3
- Pest record program - The map of bait - The cleanliness of weighing
apparatus
Documentation 4.3 10.2.2.3 10.2.2.1
- Record of maintenance and calibration of weighing apparatus
- The effectiveness of label system - Inventory stock control
INTERNA: AUDIT QUESTIONAIRES
Area audited : ______________________ Date: __________________
Question (QSR-GMP Reference) Response
1. Does the company have a work instruction to operate the machine?
2. How is the machine being cleaned and maintained?
3. Are personnel trained to use the machine?
4.How often is the equipment being calibrated and cleaned?
5. When is the last breakdown of the machine?Are there any product being affected?
IA MONITORING
AUDITING ACTIVITIES (1)• Conducting on-site audit activities
Interviews with different personnel Carry out both horizontal and vertical
audits. Focus on safety and quality of product.
Use “Trace-back” method
Conduct opening meeting Good communication during the
audit Roles of escort and observer Steps in conducting on site audit:
• Generating audit findings Either conformity or non-conformity Sort out isolated or systemic deficiencies
Isolated deficiency: Tends to happen randomly; no meaningful pattern; rarely happensSystemic deficiency:Could be connected to a particular process, product, material, person or organisation; shows pattern; happens more than once
AUDITING ACTIVITIES (2)
ISOLATED VERSUS SYSTEMIC DEFICIENCY
NON CONFORMANCE DEFICIENCIES ISOLATED SYSTEMIC
Latex gloves rip SOP contains an error
Wrong expiration date written on a reagent bottle
Batch record is poorly written so instruction can be confusing
Operator or lab technician spills a sample
Area management does not reinforce requirement to continually record information properly
Pressing machine of eye shadow burns out
Preventive maintenance program does not include liquid filling machine motor
The audit finding can be classified into 2 groups:
1. Compliance :a. Satisfactory /Adequateb.Outstanding
2. Non-compliance :a. Critical deficiencyb.Major deficiencyc. Minor deficiency
AUDIT MONITORING
Objectives Audit scope Identification of audit team
leader and members Date and place where the on-
site audit activities were conducted
Audit criteria and findings Conclusions
AUDIT REPORT
Various formats can be used depending on auditee (vendors, management or auditee)
Usually include name and location of auditee, date of audit, audit plan, audit observations, classification of non-compliances, recommendations or expectations
Should write against a standard Focus on deficient conditions and not
people Include any positive observations Keep the audit report simple and clear
AUDIT REPORT
No GMP.Ref
Findings of IA Grading
Location Auditee Auditor
1. 2.1.1 Production and QC departments are headed by the same person
Critical Human Resources
Abas Budi
2. 4.3 Monitoring of temperature in a warehouse
Major or Minor
Warehouse
Tuti May Lin
3 11.1 Inadequate control over sub-contractor
Major or Minor
Production
Herman Ida
AUDIT REPORT: AN EXAMPLE
CONCLUSIONS
Nobody likes to be audited………..
It is a means to have continuous improvement