tugas cosac 1

5/10/2018 tugas cosac 1

1/63

O R G A N IS A SI, K O O RD IN AS I,W E W E N A N G D E L E G A S I D A NP E NY U SU N A N P ER SO N A L IAO R G A N I S A S I


2/63

ORGANISASI (ORGANIZATION)

A. PENGANTAR:Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik,

perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluargadan lain sebagainya. Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagaisuatu lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilanpemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya, lainnyasebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanyauntuk mencapai tujuan yang efektif.

Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasidan rentang manajemen, serta penyusunan personalia.

B. DEFINISI ORGANISASI (ORGANIZATION):Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam

bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber dayayang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern *1.Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yangmerupakan dasar proses pengorganisasian.

James D. Mooney mengatakan, "Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatanmanusia untuk mencapai tujuan bersama," sedang Chester I. Barnard memberikanpengertian organisasi yaitu suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan olehdua orang atau lebih.

Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal,mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untukmencapai tujuan.

*1 T.Hani Handoko. op cit. halaman 167

82


3/63

Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu:1. Adanya tujuan bersama.2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih.3. Adanya pembagian tugas.4. Adanya kehendak untuk bekerja sarna.

Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut:*21. Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sarna untukmencapai tujuan tertentu.2. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan ker-

jasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuanbersama.

C. TEORI-TEORIORGANISASI:Teori-teori organisasi terdiri atas prinsip atau kaidah yang dipakai untuk

mendirikan organisasi, yaitu:1. Teori birokrasi2. Teori administrasi3. Teori manajemen ilmiah } yang disebut teori klasikatau tradisional4. Teori neo klasik yaitu pengembangan lebih lanjut dari teori klasik.5. Teori modem dengan menghilangkan kaidah-kaidah yang dipakai terdahulu

dalam teori klasik dan neo klasik.

C. J . ORGAN ISASI M ENURUT AURAN KLASIK :Dimana pengaruhnya lebih kuat dari organisasi modem dalam unit, perusahaan

dan pemerintahan. Pengertian organisasi menurut teori klasik yaitu gambaransistematis tentang hubungan kerja sarna dariorang-orang yang terdapat dalam rangkausaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

*2 M.Manuliang, op cit, halaman 68

83


4/63

C.I.I. TEOR] BIROKRASI:Dikembangkan oleh seorang ahli sosiologi Jerman yang bemama Mark We-

ber. Ciriciri yang ada dalam organisasi hams memuat:a. adanya pembagian kerja yang jelas.b. hirarki wewenang dirumuskan secara jelasc. organisasi mempunyai program rasional dalam pencapaian tujuan yang tidak

berdasarkan citacita.d. sistem prosedur untuk penanganan situasi kerja, dimana prosedur ini sudah ada

dan tertulis, dimana setiap orang melakukan kegiatan yang sarna.e. sistem aturan yang mencakup hak dan kewajiban bagi pemegang jabatan.f. hubungan antar pribadi impersonal yang tidak didasarkan pada subyektivitas

atau ada pemisahan antara urusan pribadi dan dinas.

C.I.2. TEOR! ADMlNlSTRASl DAN TEOR! MANAJEMEN lIMlAH:Ini didasarkan pada prinsip-prinsip kaidah yang dikemukakan oleh Fayol dan

Taylor dalam pengertian manajemen ilmiah. (Iihat bab sebelumnya tentangmanajemen ilmiah).

C.2. O RG AN ISAS I M ENUR UT TEO RI NEO KLASIK (HUG O M UNSTERB ERGDAN ELTON M AYO ):Ini bukan teori bam, tapi perbaikan terhadap kelemahan-kelemahan teori klasik

yang menekankan pada organisasi formal. Kritik yang dilancarkan kepada teoriklasik yaitu:a. Kelemahan kaidah pembagian kerja (devision of work):

Kaidah tentang pembagian kerja mempunyai kebaikan dalam spesialisasi danproduktivitas, juga mempunyai kelemahan yaitu:1. orang terpecah belah sehingga tidak kooperatif.2. adanya perasaan cemburu, tidak senang, irihati.3. tak mau tahu bagian lain.4. disiplin kurang.

84


5/63

Pemecahannya:Tingkatkan partisipasi dalam proses pengambilan keputusanJob enlargement yaitu perluasan kerja dengan diberi pengetahuan yanglebih luas dari apa yang sudah didapat.

b. Kelemahan pada konsep rentang kendali (span of control):Berapa jumlah ideal bawahan dari seorang atasan, agar atasan bisa efektif

mengawasi bawahan. Ini timbul karena bawahan pada hakekatnya adalahmelaksanakan delegasi wewenang yang diberikan oleh atasan, sehingga timbulsuatu tuntutan agar pimpinan dapat mengendalikan bawahan yang melaksanakandelegasi.

c. Kelemahan proses skalar dan fungsional:Masalahnya yaitu adanya ketidak seimbangan antara kapasitas dengan

wewenang dalam pendelegasian.Teori neo klasik menganggap penting organisasi informal. Organisasi

informal yaitu kumpulan hubungan antara perseorangan tanpa tujuan bersamayang disadari.

D. STRUKTURORGANISASI (DISAIN ORGANISASI)Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur

ini terdiri atas unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi ataudesentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu: *31. Strategi organisasi pencapaian tujuan.2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan mem-

bedakan bentuk struktur organisasi.

*3 T.Hani Handoko, op cit, halaman 169-170

85


6/63

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:1. Spesialisasi kegiatan.2. Koordinasi kegiatan,3. Standarisasi kegiatan.4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan.5. Ukuran satuan kerja.

3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka jugalingkungan sekitamya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur pe-rusahaan.

4. Besamya organisasi dan satuan kerjanya mernpengaruhi struktur organisasi.

E. BENTUK-BENTUK ORGANISASI:Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan

departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sarna.Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu:

1. Pembagian kerja.2. Rantai perintah.3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan.4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan.5. Tingkatan manajemen.

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodgesdapat digambarkan sebagai berikut: *41. Bentuk Piramidal, merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, seder-

hana, jelas dan mudah dimengerti.

*4 Henry G.Hodges, Management Principles, Practices and Problems, The Riberside Press. Gambridge,Mars, 1956. halaman 138139.86


7/63

Gambar IO Struktur organisasi bentuk piramu.

2. Bentuk Vertikal, harnpir sarna dengan bentuk pirarnidal dalarn pelirnpahankekuasaan.

Gambar 11 Struktur organisasi bentuk vertikal

87


8/63

3. Bentuk Horisontal, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan darikiri ke kanan.

Gambar 12 Struktur organisasi bentuk horisontal4. Bentuk Melingkar, menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan

jabatan lain.

Gambar 13 Struktur organisasi bentuk melingkar8 8


9/63

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas:1. Organisasi Garis.

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan olehHenry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil,jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belumtinggi.Kebaikannya:a. Kesatuan komando terjarnin sepenuhnya karena pimpinan berada pada

satu tangan.b. Garis komando berjalan secara tegas, karen a pimpinan berhubungan

langsung dengan bawahan.c. Proses pengambilan keputusan cepat.d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat

segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.e. Rasa solidaritas tinggi.Kelemahannya:a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu

melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas,

DIR.SAR. DIR.KEU. DlR.PROD. DIR.AD.PERS.

Gambar 14 Struktur organisasi garis89


10/63

2. Organisasi Garis dan Staf.Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang

tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Stafyaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yang tugasnya memberi nasihatdan saran dalam bidang kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi.

Kebaikannya:a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun

tujuan perusahaan.b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai

akibat adanya staf ahli.c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat

dikembangkan menjadi suatu spesialisasi.d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak

berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan denganbakat dan kemampuan yang dimiliki.

Kelemahan:a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karen a karyawan menjadi tidak saling

mengenal.b. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan

dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahalkewenangannya berbeda.c. Kesatuan komando berkurang.

d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanyahambatan peiaksanaan tugas.

9 0


11/63

DIR.SAR. DIRKEU. DIRPROD. DIRAD.PERS.

DIRUT

STAFPENGEMBANGAN

Gambar 15 Struktur organisasi garis dan staf

3. Organisasi Fungsional.Organisasi yang disusun atas dasar fungsi yang harus dilaksanakan. Organisasi

ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan denganjelas.Kebaikannya:a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan dikembangakan.c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Kelemahannya:a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja, sehingga

pengalihan kerja menjadi sulit dilaksanakan.b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sarna

sehingga sering timbul konflik.

91


12/63

DIR.SAR. DIR.KEU. DIR.PROD. DIR.AD.PERS.

KARYAW AN

Gambar 16 Struktur organisasi fungsional.

4. Organisasi Panitia:Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai

maka selesailah organisasi tersebut.

Kebaikan:a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang

dalam dan terperinci.b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat keci!.c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahan:a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-Iarutyang menghambat pelaksanaan tugas.b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.c. Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena

faktor kolektivitas lebih dipentingkan.

92


13/63

DIR .SAR. DIR .KEU. DIR .PROD . D1R.AD.PERS.

Gambar 17 Struktur organisasi panitia

F . ORGANISASI FORMAL DAN INFORMALRagam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis,organisasi formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, orga-

nisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi intemasional danlain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan dibahas disini, yaitu:

Organisasi Statis:Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam

organisasi untuk mencapai suatu tujuan.

Organisasi Dinamis:Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha rnerencanakan skeme organisasi,

mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab.

Organisasi Formal:Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang

dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.

93


14/63

Organisasi Informal:Yaitu ketjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordiniruntuk meneapai tujuan yang disadari tapi akhimya mempunyai tujuan bersama,

dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.Argyris mengemukakan empat bidang utama organisasi informal berbeda dengan

organisasi formal: *51. Hubungan antar pribadi, dimana dalam organisasi formal digambarkan dengan

jelas, sedang dalam organisasi informal tidak digambarkan dengan jelas, yangtergantung kepada kebutuhan mereka.

2. Kepemimpinan, diraneang dan ditentukan dalam formal serta muneul dan dipilihsecara informal.3. Pengendalian perilaku, dalam organisasi formal pengendalian perilaku karya-

wan melalui penghargaan dan hukuman, sedang kelompok informalmengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

4. Ketergantungan, karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaandan hukuman, sedang bawahan tergantung pada kelompok informal.

G. DE PA RT EMEN TA SJ (D E PA R TEMEN TA TJO N ):Efisiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang

bermaeam-maeam dalam organisasi. Proses penentuan eara bagaimana kegiatandikelompokkan disebutkan departementasi. Maeam bentuk departementasiyaitu: *6

G. J DEPARTfMENTAS I FUNGS IONAL :Mengelompokkan fungsi yang sarna atau kegiatan sejenis untuk membentuk

satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentukdasar departementasi.

*5 Chris Argyris, Leadership and Interpersonal Behaviour, Holt Rinerhart dan Winston. Inc, New York,1961, halaman 331."6 T.Hani Handoko, op cit, halaman 176187.

94


15/63

I Presiden jirektur11 I 1 1Manajer Manajer Manajer ManajerProduksi Pemasaran Keuangan Personalia

Gambar 18 Organisasi fungsional pada tingkatan manajemen puncak suatuperusahaan manufakturing.

Kebaikan:I. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama.2. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.3. Memusatkan keahlian organisasi.4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang

ada dalam organisasi.

Kelemahan:I. Menciptakan konflik antar fungsi.2. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas.3. Umpan balik yang lambat.4. Memusatkan pada kepentingan tugasnya.5. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

G .2 D E PAR TEMENTAS I D E VIS IONA L:Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses,

dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

G.2.1 Struktur organisasi divisional atas dasar produk:Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan.

Struktur ini dipakai bila teknologi pernrosesan dan metode pemasaran sangat ber-beda.

95


16/63

I Presiden ~irekturI I I I

Manajer Umum Manajer Umum Manajer Umum Manajer UmumDivisi Produk- Divisi Produk- r- Divisi Produk- Divisi Produk-r- produk Elek- produk Kenda- produk Mesin produk Alattronik raan bermotor Diesel Rumat Tangga

I-Personalia I-PersonaliaI-Produksi I-ProduksiI-Keuangan I-Fungsional.._ Pemasaran I-Keuangan

.._ Pemasaran

Gambar 19Bagan organisasi divisional atas dasar produk.

Manajer DivisiJawa Timur danIndonesia Timur

Manajer DivisiDKI Jayadan Jawa Barat

Manajer DivisiJawa Tengahdan DIY

Gambar 20 Bagan organisasi divisional atas dasar wilayah.

96


17/63

I Presiden IirekturI I

Wakil Direktur Wakil Direktur Wakil DirekturProduk-produk Produk-produk Produk-produk

Industri Konsumen Militer

Gambar 21 Bagan organisasi divisional atas dasar langganan

G.2.2 Struktur organisai divisional alas dasar wilayah:Pengelompokan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menja-

lankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenagakerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

G.2.3 Struktur organisasi divisional alas dasar langganan:Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama

dalam kegiatan pengelompokan penjualan, pelayanan.

G.2.4 Struktur organisasi divisional alas dasar proses:Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang -sering dijumpai dalam

departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi departemenpemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir, lnidigunakan atas dasar pertirnbangan ekonomis.

97


18/63

I PRESIDEN IJ

Kep. Bag. Penjualan IJI I I I I

Teh Kopi Makanan Makanan Roti && Minyak Daging dingin kaleng Kue

Gambar 22 Bagan organisasi divisioanal alas dasar proses.

G.2.5 Struktur organisasi divisional alas dasar alphanumerical:Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomer 000000500000

ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di depertemen yanglain juga.

Kebaikan struktur divisional:1. Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan

memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala.2. Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasi dan prestasi kerja terpelihara.3. Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat.4. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan

lingkungan divisi yang khas.5. Merumuskan tanggung jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan per-

tanggungjawaban atas prestasi kerja.6. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi

lebih luas.7. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.8. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

Kelemahan struktur divisional:1. Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya pe-

rusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.2. Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.

9 8


19/63

3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biayaoverhead perusahaan.

4. Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi.5. Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak periu

G .3 O RG AN ISAS I P RO YEK DAN M ATR IKSMerupakan bentuk departementasi campuran (hibrid design). Ini dilakukan

dengan mengkombinasikan kebaikan-kebaikan dari sistem fungsional dan divisionaldengan menghindarkan segala kelemahannya.

G.3.1 Struktur organisasi proyek:Menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus.

Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota timselama jangka waktu proyek, jika telah selesai maka tim dibubarkan dan rnasing-masing anggota kembali ke departemennya masing-rnasing. Kalau ada proyek barnmaka mereka ditarik kembali.

I Presiden IirekturI

Manajer Manajer Manajer Manajer ManajerProyck Produksi Pemasaran Keuangan Personalia

II 1 I J

Gambar 23 Bagan organisasi menurut departementasi proyek

99


20/63

Kebaikan:I. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.2. Mengembangkan ketrampilan dan kreativitas karyawan serta fleksibilitas

kepada organisasi.3. Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan

manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnyamembebaskan manajemen puncak untuk perencanaan

4. Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan pe-rusahaan dengan orientasi proyek.

G.3.2 Struktur organisasi matriks:Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawanmempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah

pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertikal. Kedua yaiturantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yangdilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalulintasaliran wewenang.

Kelemahan:I. Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif.2. Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi.4. Menimbulkan resiko timbulnya perasaau anarki.5. Sangat mahal untuk diimplementasikan.6. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan

daripada kegiatan.

H. KOORDINASI (COORDINATION):Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan

koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah ba wahan yang ada dalam tanggungjawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikansebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu

100


21/63

satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telahditetapkan terIebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oIeh para karyawannya,sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harusdiikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatanmencapai tujuan yang diharapkan, sehingga beban tiap departemen atau bagianmenjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakankeadaan yang berupa tiga S, yaitu: serasi, selaras dan seimbang

Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutu han komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan. Koor-dinasi sangat dibutuhkan terutama pada pekerjaan yang insidentil dan tidak rutinserta pekerjaan yang tidak direncanakan terlebih dahulu, juga bagi organisasi yangmenetapkan tujuan yang tinggi.

James D. Thomson membagi tiga saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu: *71. Ketergantungan yang menyatu (Pooled interdependence):

Dimana tiap kegiatan departemen dan fungsional tergantung pada pelaksanaankerja setiap satuan.

2. Ketergantungan yang berurutan (Sequential interdependence):Dimana pekerjaan dari tiap departemen atau fungsional tergantung daripenyelesaian pekerjaan departemen yang lain sebelum satuan lain dapat beketja.

3. Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence):Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.Pooled Sequantial Reciprocal

interdepandence interdependence interdepandenceII IDivisi Divisi Departe- Departe- Bagian BagianProduk Prod uk men Pem- ~ men Pro- Perneli- ~ OperasiA B belian duksi haraan. _ J

Gambar 24 Tiga ketergantungan satuan organisasi*7 James D.Thomson, Organization in Action, McGrawHill,New York, 1967, ch 2.

101


22/63

H .T . P ED OM AN K OO RD IN AS I:a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna mengh-

indari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telahada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dariorang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.

b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yangsaling mengisi dan memberi.

c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang salingmenyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanyaketerkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujudsaling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpangtindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

H .2 . KEBA IKAN DAN HAM BATAN KOORD INAS I YANG EF EKT IF :

Kebaikan:1. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.2. Tiap bagian akan memperoleh informasi yang jelas dalam partisipasi penca-

paian tujuan dan tahu peranannya masing-masing sehingga dapat memberikansaran dan komentar terhadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.

3. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepatpada waktunya.

Kelemahan:1. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.2. Perbedaan dalam orientasi waktu.3. Perbedaan orientasi antar pribadi.4. Perbedaan dalam formalitas struktur.

102


23/63

H .3 . P E N DE K A TA N U NT U K M EN CA P A I K O OR DIN AS I Y A N G E FE K T lF :*81. Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki

rnanajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.Hirarki rnanajerial terdiri atas rantai perintah, aliran informasi dan kerja,

wewenang formal, hubungan tanggung jawab, dan akuntabilitas yang jelassehingga rnenirnbulkan integritas bila diforrnulasikan dengan jelas sertadilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

Aturan dan prosedur adalah keputusan-keputusan yang dibuat untukrnengatur kejadian-kejadian rutin.

Rencana dan penetapan tujuan dilakukan untuk pengkoordinasian rnelaluipengarahan dalarn mencapai sasaran yang sarna untuk tiap satuan organisasi.

2. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satudengan lainnya serta lebih luas dalarn ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapatditingkatkan dengan rnelalui dua cara, yaitu:

Pendekatan I : TEKNIK-TEKNIKMANAJEMEN DASAR

I. Aturan 2. Hirarki 3. Penerap-dan manaje- dan ren-prosedur men cana/

Pendekatan II : MENINGKATKANKOORDINASI POTENSIAL4. Investasi dalam 5. Penciptaan hu-

sistem informa- bungan-hubung-si vertikal an ke samping

Pendekatan III: MENGURANGIKEBUTUHAN AKAN KOORDINASI6. Penciptaansumber daya-sumber dayatambahan

7. Penciptaantugas-tugasyang dapatberdi ri-sendiri

Gambar 25 Tiga pendekatan koordinasi yang efektif

*8 T.Hani Handoko, op cit. 198201.

103


24/63

1. System informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatanorganisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau diluar rantai perintah.

2. Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarakan informasi diper-tukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana infonnasi diperlukan.Ada beberapa hubungan laterala. hubungan langsungb. hubungan kelompok langsungc. hubungan silang

Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangankebutuhan koordinasi, yaitu:a. Penciptaan sumber daya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi

satuan kerja, misal penambahan tenaga kerja, bahan dasar dan pembantu,modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang,

b. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan mengubahkarakter satuan organisasi.

I. RENTANG MANAJEMEN (SPAN OF CONTROL)Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat

dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemendapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority,span of attention atau span of supervision.

Berapa sebenamya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakantugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang p~ti berapaseharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalubanyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurangbaik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat *9. Pertamarentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaankerja efektif dari bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentangmanajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit rentang manajemen

*9 T.Hani Handoko, op cit, halaman 203.

104


25/63

struktur organisasi akan berbentuk "tall" sedang rentang manajemen yang melebarakan membentuk struktur organisasi "flat" yang berarti tingkatan manajemen se-makin sedikit.

. Untuk memilih suatu rentang manajemen, manajer harus mempertimbangkanhubungan manajer dengan bawahan dalam dua kelompok dua atau lebih, jugamemperhatikan hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan. Secaramatematik V.A. Graicunas menetapkan rumus maternatikan untuk menghitungjumlah hubungan yang akan dilakukan, yaitu:

R = n (2n1 + n 1)

dimana R = jumlah hubungann = jumlah bawahan

1.1 RENTANG MANAJEMEN DAN TINGAKATAN ORGANISASI: *10Suatu organisasi (secara teoritik) dengan 32 tenaga operatif ditunjukkan dalam

tiga struktur rentang manajemen yang memerlukan jumlah manajer yang berbeda.Pada struktur A seorang manajer mengawasi secara langsung 32 bawahan, yangmenghasilkan rentang manajemen sangat lebar dan struktur organisasi datar (flat).Struktur B menunjukkan rentang manajemen yang sempit dan lebih tinggi. Padastruktur C dengan rentang manajemen 4 ada 11 rnanajernen dengan 3 tingkatanyang membuat rentang manajemen sempit dan struktur organisasi tinggi.

Pada struktur A tingkat hirarkinya tinggi yang cenderung mengurangi kecepatanwaktu penyebaran informasi dari atas ke bawah. Lebih banyak tingkatan manajemenlebih besar penyimpangan informasi yang dilakukan, juga memakan biaya yangbesar. Rentang manajemen yang melebar berarti ada penggunaan sumber dayayang efisien.

* 10 T.Hani Handoko, op cit, halaman 205-206.

105


26/63

Pada struktur B pada umumnya moral dan produktivitas karyawan akanmeningkat dalam organisasi yang kecil. Penggunaan rentang manajemen yangmelebar berakibat manajer tidak dapat menjalankan fungsinya dengan efektif danmencurahkan perhatiannya pada seluruh bawahan secara perseorangan. Koordianasidan kooperasi berkembang dengan baik, karena tiap individu mengelola fungsisendiri dengan bantuan minimum dari atasan.

A. 1 Tingkatan ManajemenI Manajer ~

I I I I I I I I I I I I I Irn I I I I I I I 1 1 ' l t l " i " ; ~ ; t "(H,t)~ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ~ r - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - /Karyawan

B. 2 Tingkatan Manajernen5 Manajer

RcntanganIcbih tinggi

(8) (8) (8)8)

C. 3 Tingkatan Manajernen11 Manajer

Rentanganr-r-r--.---'nggi (tall)

(4) (4)4) (4) (4) (4) (4)4)

Gambar 26 Hubungan antar rentang manajemen dan struktru organisasi.

106


27/63

1.2 . F A KTO R Y AN G M EM P EN GA RU HI R EN TA NG M A NA JE ME N:1. Kesamaan fungsi.2. Kedekatan geografis.3. Tingkat pengawasan langsung4. Tingkat koordinasi pengawasan.S. Perencanaan.6. Bantuan organisasi yang tersedia.

J. WEWENANG (AUTHORITY):Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada

kegiatan-kegiatan. Wewenang yang ada pada diri seseorang yang bersifat formalharus didukung pula dengan wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkankerjasama yang baik dengan bawahan. Di samping itu wewenang juga tergantung"pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman, dan kepemimpinan. Wewenangberfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi.

Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untukmelakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai. T. Hani Handokomembagi wewenang dalam dua sumber, yaitu teori formal (pandangan klasik)dan teori pe nerimaan. Wewenang formal merupakan wewenang pemberian ataupelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yangsangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Berdasarkanteori penerimaan (acceptance theory of authority) wewenang timbul hanya bila halitu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan,dan ini tidak tergantung pada penerima (receiver).Chester Barnard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasiyang bersifat kewenangan bial memenuhi: *11

1. memaharni komunikasi tersebut.2. tidak menyimpang dari tujuan organisasi.3. tidak bertentang dengan kepentingan pribadi.4. mampu secara mental dan phisik untuk rnengikutinya.

* 11 Charles I. Bernard, op ci t, halaman 164166.

107

--------


28/63

Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat ditaati oleh bawahan makadiperlukan adanya:1. Kekuasaan (power), yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan

eara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaandibagi menjadi dua, yaitu:a. Kekuasaan posisi (position power) yang didapat dari wewenang formal,

besamya ini tergantung pada besamya pendelegasian orang yang m~dudukiposisi tersebut.

b. Kekeuasaan pribadi (personal power), berasal dari para pengikut dan di-dasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasaterikat pada pemimpin.

Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi:1. Kekuasaan balasjasa (reward power), berupa uang, suaka, perkembangan

karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah ataupersyaratan lainnya.

2. Kekuasaan paksaan (coercive power), berasal dari apa yang dirasakanoleh seseorang bahwa hukuman (dipeeat, ditegur dan sebagainya) akanditerima bila tidak melakukan perintah.

3. Kekuasaan sah (legitimate power), berkembang dari nilai-nilai internkarena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.

4. Kekuasaan pengendalian informasi (control of information power),berasal dari pengetahuan yang tidak dipunyai orang lain, ini dilakukandengan pemberian arau penahanan informasi yang dibutuhkan.

5. Kekuasaan panutan (referent power), didasarkan atas indentifikasi orangdengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.

6. Kekuasaan ahli (expert power), yaitu keahlian atau ilmu pengetahuanseseorang dalam bidangnya.

108


29/63

Menurut David McClelland *12 ada dua sisi wewenang, yaitu sisi positip,ditandai dengan perhatian pada pencapaian tujuan bersama atau kelompok.Manajer di sini berusaha mendorong bawahannya untuk mengembangkankekuatan dan kecakapannya, baik secara individu maupun kelompok. Sisi negetifmemandang bahwa dengan kekuasaan berarti menguasai orang lain yang lebihlemah, jadi memandang seseorang sebagai pesuruh saja,

Kekuasaanbalas-jasa

KekuasaanKekuasaan paksaan

S'h~~ .>I MANAJER I

Kekuasaan / t


30/63

Batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenang dan kekuasaan.Internal Eksternal

Anggaran dasar dan anggaranrumah tangga organisasiAnggaran (budget)Kebijaksanaan, peraturan, danprosedurDeskripsi jabatan

Undang-undang dan peraturan-peraturan pemerintah.Perjanjian kerja kolektif.Perjanjian dengan dealer,supplier, dan pelanggan

Keluasan Wewenang dankekuasaan cenderungberkurang sesuai de-ngan aIiran rantaiperintah dari po-sisi atasan ke ba-wahan dalamsuatu organi-

sasi.

DirekturWakil DirekturManajer Divisi

Gambar 28 Batasan-batasan wewenang dan kekuasaan.

110


31/63

2. Tanggung jawab dan akuntabilitas. Tanggung jawab (responsibiliti yaitu ke-wajiban untuk rnelakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerimawewenang dari atasannya. Akuntabiliti yaitu permintaan pertanggungjawabar.atas pernenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang pentinguntuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama denganbesamya tanggung jawab yang akan diberikan, dan diberikan kebebasan dalammenentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.

3. Pengaruh (influence) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lainuntuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang rnem-pengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan. kekuasaan, danmenghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasiyang lebih baik.

K. LINI DAN STAF:Dalam suatu organisasi pemimpinlah yang bertanggung jawab terhadappelaksanaan tugas dengan sebaik-baiknya. Dan dalam mempertanggungkan jawab

bukan berarti dia sendiri yang melakukan, karena waktu, perhatian dan pengetahuanyang terbatas, maka dapat menunjuk seseorang yang tepat untuk melaksanakannya,ini bisa lini dan bisa juga staf atau sekelompok orang yang berupa suatu panitia.

Staftugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaansuatu kegiatan *13. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsungterlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi.

Tugas yang dilakukan oleh lini merupakan tugas-tugas pokok dari suatuorganisasi atau perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh organisasidalam saat yang kritis ditentukan oleh pilihan terhadap, departemen lini atau staff,ini tergantung dari situasi yang dihadapi.

Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai staf yaitudengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara

* 13 M.Manuliang, op cit. halaman 93.111


32/63

l DirekturI I I J.(Stat) (Stat) (Stat) (Stat)

Pembelian Penelitian dan Personalia HukumPengembangan

L j_I Manajer I I Manajer I Manajer Jemasaran Produksi KeuanganI I

~(Stat) I I (Stat) jeknis Pemeliharaan

rnI I I I I I IGambar 29 Organisasi lini dan staf

atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokokkualifikasi yang hams .dipenuhi oleh seorang staf, yaitu:1. pengetahuan yang luas tempat dimana dia bekerja.2. punya sifat kesetiaan, tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif,

pertimbangan yang baik dan kepandaian bergaul.3. punya semangat kerja sarna yang ramah.4. kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.5. kesederhanaan.6. kemauan baik dan optimis.

Kualiftkasi utama yaitu memiliki keahian pada bidangnya dan punya loyalitasyang tinggi.

Konsekuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biayaadrninistrasi. struktur organisasi menjadi kompleks dan kekuasaan, tanggung jawabserta akuntabilitas.

112


33/63

K.l. JENIS-JENISSTAF:Menurut bidang yang dilayani staf dibagi menurut fungsi-fungsi yang ada diperusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf

pemasaran dan lain sebagainya.Menurut banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan menjadi:

I. Staf khusus (Specialist Staff), memberikan saran, konsultasi serta bantu an sertamelayani seluruh lini dan unsur organisasi. Sifat khusus staf spesialis yaitu:a. Terbatas dalam pemberian nasehat dan bantuan serta tidak mempunyai

kekuasaan terhadap elemen-elemen dalam organisasi,b. Nasihat dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi.c. Nasihat dan bantuannya hanya untuk lapangan tertentu.

2. Staf pribadi (Personal Staff), memberikan saran, bantuan dan jasa kepadamanajer. Staf ini sering disebut asisten yang mempunyai tugas bermacam-macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis. Umumnya inidiperbantukan pada manajer tingkat tinggi (top manajer). Staf pribadi ini adadua, yaitu:a. Staff Asistens, disebut juga asisten manajer atau asisten director yang

berposisi sebagai lini atau hubungan lini, yaitu hubungan orang-orang dankomponen-kornponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan.perusahaan serta mempunyai wewenang mengambil keputusan terakhirmengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. Staf asisten ini meliputi:

Asisten to dan executive assintants memberi bantuan kepada pucukpimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segalahal yang diperlukan.Adminstrative assistants memberikan layanan kepada seorangpimpinan dalam soal kecil administrasi.Special assistants memberikan layanan dalam bidang keahliannyakepada pimpinan.

b. Line assistant yaitu asisten yang berada pada masing-masing fungsionalyang ada dalam perusahaan, dan dia memberikan nasehat dan bantuannyapada bidang menurut fungsinya.

113


34/63

Staf Asisten

Untuk mengetahui perbedaan keduanya dapat dilihat dalam struktur organisasidi bawah ini. ,

f-------I E ks ek utif X sis te n

Gambar 31 Line assistans

K .2 . W EW E N A N G LlN I, S T A F D A N F U N G SIO NA L :

Wewenang lin; (Line Authority):Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya

dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkankebawah melalui tingkatan organisasi.

Wewenang Staf (Staff Authority):Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi

atau konsultasi pada personalia lini.

Wewenang Staf Fungsional (Functional Staff Authority):Yaitu hubungan terkuat yang dimiliki staf dengan satuan, lini. Bila spesialis stafdiberi wewenang fungsional oleh manajemen puncak maka dia mempunyai hak

untuk memerintah satuan lini sesuai dengan kegiatannya.

K 3. S UM BE R K ON FLIK L IN I S TA F:1. Perbedaan umur dan pendidikan, dimana orang staf biasanya lebih muda dan

berpendidikan daripada orang lini.

114


35/63

2. Perbedaan tugas, orang lini tugasnya lebih teknis dan generalis, sedang stafadalah spesialis, karena:a. Dalam pemberian bantuan sering menggunakan istilah-istilah yang tidak

dimengerti oleh orang lini.b. Staf tidak mengerti masalah-masalah lini dan menganggap saran mereka

tidak dapat diterapkan dalam tugasnya.3. Perbedaan sikap yang tercermin dalam:

a. Orang staf cenderung memperluas wewenangnya dan cenderungmemberikan perintah pada orang lini untuk membuktikan eksistensinya.

b. Orang staf cenderung paling berjasa terhadap gagasan-gagasanya, oranglini cenderung tidak menghargai orang staf dalam membantu pemecahanmasalah.

c. Orang staf merasa di bawah perintah orang lini, dan orang lini selalucuriga bahwa orang staf ingin memperluas kekuasaannya.

4. Perbedaan posisi, untuk itu manajemen puncak harus secara jelas menyampai-kan delegasi departemen staf, dan staf harus menyadari bahwa pekerjaaanmereka adalah to sell not to tell.

ManajerPabrik

Gambar 32 Bagan organisasi dengan wewenang fungsional staf.

115


36/63

,----------------------------- --- ---

K .4 . D EL EGAS I W EWENANG :Untuk mencapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien, maka perlu adanya

pendelegasian tugas dari atasan ke bawahan. Pendelegasian tugas ini juga harusdibarengi dengan pendelegasian wewenang, sebab pendelegasian tugas tanpapendelegasian wewenang sarna halnya orang mau pergi tapi tak punya uang. Oelegasidapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal dariatasan kepada orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu. Sedang delegasiWewenang diartikan sebagai proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orangyang ditunjuk. Hal yang perlu diperhatikan dalam mendelegasikan suatu kegiatankepada orang yang ditunjuk, yaitu:I. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan.2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang ditunjuk.3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus

dilaksanakan agar tercapainya tujuan.4. Menerima hasil pertanggungjawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

Mengapa menajer mau mendelegasikan tugasnya ? Ada beberapa alasan yangmendasari manejer mau mendelegasikan tugasrrya kepada orang lain, yaitu:I. Tugas manajer bukan hanya pada satu kegiatan saja, oleh karena itu tugas yang

dianggap orang lain bisa melakukannya, dilimpahkan kepada orang yangditunjuk. Hal ini agar tercapai efektivitas dan efisiensi kerja.

2. Manajer lebih memperhatikan pada tugas-tugas yang perlu penanganan lebihserius dan penting demi kelangsungan organisasi.

3. Manajer tidak harus mempeJajari sernua permasalahan dan pengetahuan karenaadanya keterbatasan-keterbatasan.

4. Mendorong dan mengembangkan bawahan yang menenma pelimpahanwewenang.

116


37/63

K .5 . P RIN SIP P RIN SIP K LA SIK U NT UK M EN CA PA I P EN DE LE GA SIA N Y AN GEFEKTI F: * 14

J . Prinsip Skalar,Perlu adanya garis wewenang yang jelas agar tidak membingungkan orang

yang menerima pendelegasian. Maka sebelum mendelegasikan tugas kepada oranglain, manajer harus memikirkan kepada siapa pendelegasian ini akan diberikan,umpan balik dari orang yang menerima delegasi tadi yaitu kepada siapa harusmempertanggungjawabkan tugasnya.

2. Prinsip Kesatuan Perintah,Satu tugas satu kepala, kepada siapa pertanggungjawaban ini diberikan, ini

tergantung pada dari siapa dia menerima delegasi tugas.

3. Tanggung jawab, Wewenang dan Akuntabilitas:Tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ke tingkat organisasi

paling bawah, ada cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya agartercapai efisiensi tugas.

Untuk itu bagi orang yang menerima pelimpahan tugas harus diberi wewenangyang cukup, sehingga dia dapat mempertanggungjawabkan tugasnya pada atasan.

K .6 . P E N D E LE G AS IA N Y A N G G AG AL:A. Dari segi manajer:

1. Manajer merasa berkurang haknya dalam memutuskan sesuatu.2. Manajer tidak mau menghadapi resiko atas kegagalan tugas.3. Manajer tidak percaya atas kemampuan bawahannya.4. Manajer berpendapat bahwa bawahan akan lebih senang bila dia tidak

mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas.

*14 James A.F.Stoner, op cit, ha1aman 314-315

117


38/63

5. Manajer merasa terancam posismya bila bawahan yang menenmapelimpahan tugas dalam mengerjakannya lebih efektif.

6. Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikantugasnya.

B. Dari segi karyawan yang menerima delegasi:I. Menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas.2. Perasaan akan membuat kesalahan dan menerima krititkan.3. Kurang percaya diri akan kemampuannya.

L. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI:Sentralisasi berarti ada pemusatan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat

atas, sedang desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkanwewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai dikepala bagian, kepala devisiatau kepala eabang dan lain sebagainya *15. Dengan penggunaan desentralisasi iniberarti ada pendelegasian tugas, sehingga dapat meringankan tugas manajer puneak,dan bila ada perbaikan dalam pembuatan keputusan akan lebih dekat denganpermasalahannya sehingga lebih cepat dalam memutuskannya.

Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dapatdimonitor seear eepat dan tepat. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi derajatdesentralisasi, yaitu: *161. Filsafat manajemen:

Ada sebagian manajer yang otokratik dan menginginkan pengawasanpusat yang kuat.

2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi:Bila semua keputusan dipegang oleh manajemen puncak, maka organisasi

tidak mungkin dapat berjalan dengan efisien dan efektif, karena bila ada masalahyang mendesak harus lewat manajer puncak yang tentunya memakan waktu

*15 T'Hani Handoko, op cit, halaman 229.*16 T.Hani Handoko, op cit, halaman 229-230

118


39/63

yang lama. Bagi organisasi yang besar cenderung akan memperbesardesentralisasi dalam kegiatan.

3. Strategi dan lingkungan organisasi:Faktor ini sangat penting sekali dalam menentukan bentuk yang akan

diambil, yang selanjutnya akan mempengaruhi derajat desentralisasi.

4. Penyebaran geografis organisasi:Semakin menyebar georgrafis cenderung organisasi menggunakandesentralisasi, karena keputusan yang akan diambil lebih baik bila sesuai

dengan Iingkungan yang dihadapi.

5. Tersedianya peraiatan pengawasan yang efektif:Bila peralatan yang tersedia berkurang organisasi cenderung menggunakan

sistem sentralisasi, karena sulit untuk memonitor semua kegiatan yang ada diorganisasi tersebut.

6. Keanekaragaman produk dan jasa:Semakin jenis dan macam produk cenderung untuk menggunakan sistem

desentralisasi, sebaliknya jika semakin tidak beraneka produk yang dihasikancenderung menggunakan sentralisasi.

7. Karakteristik organisasi iainnya:Tergantung pada masing-masing organisasi yang berhubungan dengan

pembuatan keputusan, biaya dan lain sebagainya.

8. Kualitas manajer:Desentralisasi memerlukan lebih banyak manajer-manajer yang

berkualitas, sebab harus memutuskan dan mengambil tindakan sendiri.

119


40/63

M. P EN YU SU NA N P ER SO NA LIA (S TA F F IN G )Sumber daya utama dalam suatu organisasi adalah manusia yang merniliki

bakat, kreativitas, tenaga, imajinasi dan kemampuan memajukan organisasi. Tugasutama seorang pemimpin dalam organisasi yaitu bagaimana memperolah tenagakerja yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan organisasi dalam hal inimencakup bagaimana penarikannya, penyeleksiannya, pengembangan danpenggunaan sumber daya manusia dalam pencapaian tujuan. Sebab sukses dangagalnya seorang manajer tidak terlepas dari bagaimana menjalankan fungsipenyusunan personalianya (Staffing), oleh karena itu fungsi penyusunan personaliadimasukkan dalam fungsi pengarahan, yaitu bagaimana mengarahkan manusiadalam mencapai suatu tujuan bersarna, juga berhubungan erat dengan fungsiorganisasi, yaitu wadah manusia di dalam mencapai tujuan organisasi.

M .I. P RO SE S P EN YU SU NA N P ER SO NA L/A :Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal

yaitu semua faktor di luar organisasi yang secara langsung dan tidak langsungmempengaruhi organisasi dan lingkungan internal yaitu semua faktor di dalamorganisasi. *17

Proses penyusunan personalia terdiri atas:1 . Perencanaan sumber daya manusia.2. Penarikan tenaga kerja.3. Penyeleksian tenaga kerja.4. Pengenalan dan orientasi organisasi.5. Latihan dan pengembangan karyawan.6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan.7. Pembenan balas jasa dan penghargaan.8. Perencanaan dan pengembangan karier.

'"17 T.Hani Handoko, op cit, halaman 234.

120


41/63

Perencanaan Penarikan per-sumber daya ~ sonalia yang di- ~ Seleksi r - - - . Pengenalan dan I--manusia butuhkan orientasi~~ i

Perneliharaankesehatan dan

kearnanan tPerencanaan Pemberian balas Penilaian Latrhan dandan pengemba- f4- jasa dan peng- rr pelaksanaan r.- pengembangan 1 4 -ngan karier hargaan kerja karyawanL _ _ _ _ _ _ _ _ ~

Gambar 33 Fungsi penyusunan persona/ia.

M .2 . PERENCANAAN SUMBER DA YA M ANUS /A :Pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu, untuk itu perluadanya perencanaan yang terdiri atas; (I) penentuan jabatan yang akan diisi.

kemampuan yang dibutuhkan, serta jumlah yang butuhkan; (2) pemahaman pasartenaga kerja potensial; (3) pertimbangan kondisi permintaan dan penawarankaryawan.

M.2.I. Penentuan Kebutuhan Iabatan:Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan:

1. Penentuan tujuan dan rencana organisasi.2. Penentuan spesifikasi jabatan (Job Specifications) jerus-jenis jabatan dan

ketrampilan yang dibutuhkan.3. Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dirnasa mendatang.4. Persediaan karyawan untuk melaksakan berbagai kegiatan.

Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dan proses anahsa jabaran (Jobanalysis) yang terdiri dari penentuan keahlian dan ketrum pilan ~ ang dipunyai,tanggung jawab, pengetahuan mengenai pekerjaanny a. wewenung yang dimiliki

1.21


42/63

serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisajabatan juga menghasilkan deskripsi jabatan.

Deskripsi jabatan (Job Description) yaitu hasil pernyataan tertulis dari analisajabatan yang terdiri atas tugas dan wewenang serta hubungan lini organisasi.

M.2.2. Pengembangan Sumber-sumber Penawaran Personalia:Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern,

tapi manajer lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasikaryawan yang sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepatdalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif danefisien dari luar organisasi.

Eksternal

Promosi

Transfer

Penataran

122

Larnaran-Jamaran pribadiOrganisasi

buruh/karyawan

Kantor penern-patan tenaga

kerja

Sekolah-sekolah

Perusahaan-perusahaanpesaing

Migrasidan immigrasi

Gambar 34 Sumber penawaran personalia.


43/63

Ada tiga sumber penawaran intern, yaitu:I. Penataran (Upgrading) yaitu dengan mendidik dan memberi latihan.2. Pemindahan (transferring) yaitu dari posisi yang kurang disenangi ke posisi

lain yang lebih memuaskan kebutuhan.3. Pengangkatan (promoting) yaitu pengangkatan ke jabatan yang lebih tinggi

lagi.

Sumber ekstern penawaran tenaga kerja dapat diperoleh antara lain dari lamaranpribadi yang masuk, organisasi karyawan, kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, para pesaing, immigrasi dan migarasi.

M .3. P EN AR IK AN D AN SELEK SIK AR YAWAN :Penarikan (Recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan tenaga

kerja potensial dalam jumlah yang tepat dan dengan kemampuan untuk mengisisuatu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

Metode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan denganmelalui iklan, leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawanyang sedang bekerja, lamaran pribadi, lernbaga-Iembaga pendidikan, kantorpenempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.

Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatantertentu dari lamaran yang masuk. Adapun langkah-langkah prosedur seleksi yangdapat digunakan yaitu

1. Wawancara pendahuluan.2. Pengumpulan data pribadi (biografis).3. Pengujian (testing) dan psikotest.4. Wawancara yang lebih mendalam.5. Pemeriksaan referensi-referensi prestasi.6. Pemeriksaan kesehatan.7. Keputusan pribadi.8. Orientasi jabatan.

123


44/63

Setelah proses seleksi ini selesai lalu penunjukkan penernpatan tenaga kerjadengan memperkenalkan organisasi dengan melalui berbagai bentuk orientasi, Prosesini adalah pengenalan pada organisasi dan karyawan yang ada, pemberian informasi .tentang kebijaksanaan organisasi seperti kondisi kerja, sistern kompensasi, jaminanyang ada, prosedur kerja serta tugas dan tanggung jawab.

M.4. LAT /HA N DAN PENG EM BAN GA N K AR YAW AN :Tujuannya yaitu memperbaiki efektivitas kerja dalam rnencapai hasil-hasil yang

telah ditetapkan. Latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaanketrampilan dan teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci, dan rutin. Sedangpengembangan (development) lebih luas ruang lingkupnya dalam meningkatkankemampuan, sikap dan sifatsifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuanteknologi

Metode-metode Latihan dan Pengembangan:1. Metode On the Job antara lain yaitu:

a. Coaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsungkepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.

b. Planned Progression yaitu pemindahan karyawan dalam saluran-saluranyang telah ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda.

c. Penugasan Sementara dimana bawahan ditempatkan pada posisimanajemen tertentu untuk jangka waktu tertentu.

d. Rotasi Iabatan pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yangberbeda-beda.

e. Sistem Penilaian Prestasi Formal.

2. Metode off the Job antara lain yaitu:a. Program Pengembangan Eksekutif dimana para manajer berpartisipasi

dalam program-progaram yang dibuka untuk umum melalui penggunaananalisa kasus, simulasi dan metode pengajaran lainnya.

b. Latihan Laboratorium dimana seseorang belajar menjadi lebih sensitifterhadap orang lain, Iingkungan dan sebagainya.

c. Pengembangan Organisasi menekankan pada perubahan, pertumbuhan,dan pengembangan organisasi secara menyeluruh.

124


45/63

M .S. PEM BE RJA N KOMPENSAS IKompensasi yaitu pemberian finansial kepada karyawan atas pemberian jasanyapada pekerjaan yang dilaksanakan dan menjadi motivator untuk pelaksanaan pe-

kerjaan dimasa yang akan datang *18. Dalam pemberian kompensasi ini harusmemperhatikan prinsip keadilan, yaitu pada bagaimana mereka melihat nilai relatifdibandingkan yang lain, yang berdasarkan pada tanggung jawab yang diemban,kemampuan yang dimiliki, produktivitas dan kegiatan-kegiatan manajerial.

Penentuan kompensasi:I. Kesediaan membayar sesuai dengan pengorbanan yang diberikan kepada or-ganisasi atau perusahaan.2. Kemampuan membayar yang tergantung pada pendapatan yang diterima oIeh

perusahaan yang tidak terlepas dari produktivitas karyawan,3. Persyaratan pembayaran yang tergantung pada kondisi perusahaan, peraturan

pemerintah, serikat pekerja, kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerjadan para pesaing.

N. RINGKASANI. Organisasi mempunyai dua pengertian, sebagai lembaga dan sebagai proses

pengorganisasian. Dimana pengorganisasian merupakan proses untuk merancangsrtuktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas diantara para anggotanya untuk rnencapai tujuan secara efisiensi dan efektif.

2. Faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu strategi organ-isasi, teknologi, anggota dan ukuran daripada organisasi.3. Bagan organisasi menunjukkan susunan fungsi-fungsi, bagian-bagian yang

menunjukkan hubungan diantaranya. Ini mengandung lima aspek utama yaituadanya pembagian kerja, rantai perintah, bentuk pekerjaan, pengelompokkanpekerjaan, dan tingkatan manajemen. Adapun bentuk dari organisasi ada empatyaitu piramida, vertikal, horizontal dan lingkaran.

* 18 T.Hani Handoko, op cit. halaman 245.

125


46/63

4. Departementasi merupakan pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang sejenisuntuk membentuk suatu susunan organisasi.

5. Dalam organisasi dikenal dua macam bentuk hubungan yaitu hubungan formaldan informal, dimana keduanya saling melengkapi di dalam organisasi danmemainkan peranan penting dalam dinamika perilaku organisasi.

6. Koordinasi yaitu proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan kegiatan pada tiapsatuan yang terpisah untuk mencapai tujuan yan efisien.

7. Rentang manajemen (span of control) menunjukkan banyaknya bawahan yangharus dikendalikan agar berjalan sesuai dengan tujuan aan rencana yang telahditetapkan. Mengenai berapa jumlah bawahan yang harus dikendalikan sampaisaat ini belurn ada ketentuan yang pasti, sebab ini tergantung pada kernampuan,kondisi pekerjaan, tenaga kerja dan prod uk yang dihasilkan serta tingkatanorganisasr.

8. Penggunaan wewenang secara bijaksana merupakan faktor kritis bagi efektivi-tas organisasi, dimana wewenang formal yang dimiliki oleh pimpinan jugaharus didukung dengan kekuasaan dan pengaruh informal, sebab dalamkehidupan organisasi manapun tidak bisa lepas dari pengarun informal yangselalu ada dalam kehidupan organisasi.

9. Semua organisasi mempunyai sejumlah fungsi-fungsi dasar yang harus dila-ksanakan yang tersusun dalam organisasi lini, dimana rantai perintahnya jelasyang mengalir melalui tingkatan-tingkatan manajerial. Sedangkan stafmerupakan individu yang terdiri dari para ahli yang berfungsi memberikansaran dan nasehat serta pelayanan kepada fungsi lini, dan dia tidak terlibatdalam kegiatan utama organisasi,

10. Penyusunan personalia berhubungan dengan penarikan, penempatan, pemberianlatihan dan pengembangan anggota organisasi. Dimana kegiatan ini berhubun-gan erat dengan tugas kepemirnpinan, motivasi dan komunikasi sehingga pem-bahasannya sering ditempatkan sebagai bagian dari fungsi pengarahan, tetapifungsi ini berhubungan juga dengan pengorganisasian. Penyusunan personaliadapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan secara kontinueuntuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia dengan orang-orang yangtepat dalam posisi yang tepat dan waktu yang tepat pula.

126


47/63

PEMECAHAN MASALAH (SOLVE PROBLEM)1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pengertian organisasi !

JAWABOrganisasi yaitu suatu kegiatan dalam pencapaian tujuan yang terdiri atas

beberapa orang yang bekerja sama dengan melalui cara mengelornpokkankegiatan-kegiatan yang akan dilakukan, serta menentukan siapa yang akanmemimpin, dimana segala tugas dan wewenang diserahkan kepada orang yangmemimpin dan menentukan hubungan kegiatan antar kelornpok atau bagian.

2. Sebutkan tiga unsur pokok dalam pengertian organisasi yang anda ketahui:

JAWAB:Tiga unsur pokok yang harus terpenuhi oleh sebuah organisasi yaitu:I. Sistem kegiatan yang terkoordinir, dimana tiap-tiap bagian yang ada dalam

organisasi hams dalarn satu sistem.2. Kelompok orang, yaitu yang melaksanakan kegiatan di dalam pencapaiantujuan.

3. Kerja sama di dalam pencapaian tujuan.

3. Bahwa pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses akan membuatorganisasi mencapai tujuannya, dimana proses ini akan terlihat pada strukturorganisasi. Sebutkan aspek-aspek penting yang ada dalam organisasi dan prosespengorganisasian !

JAWAB:Aspek utama dalam organisasi dan proses pengorganisasian yaitu:1. Pembagian pekerjaan (devision of work), setiap bagian dalam organisasi

harus dikelornpokkan menurut kepentingan yang terbagi dalam tiap-tiapbagian untuk mencapai tujuan yang efisien dan efektif.

2. Departementasi, yaitu pengelompokkan pekerjaan atau bagian dalamkelornpok yang berbeda sesuai dengan fungsinya di dalam pencapaiantujuan.

1 27


48/63

3. Bagan organisasi formal, yaitu hirarki pekerjaan agar dapat terlihat denganjelas mengenai pertanggung-jawabannya, sehingga dengan mudah untukmengadakan pengawasan.

4. Rantai perintah dan kesatuan perintah, yaitu adanya tugas dan wewenang,dimana dengan jelas terlihat siapa yang memerintah, diharapkan setiapbawahan hanya menerima perintah dari satu atasan agar tidak terjadi salinglempar tanggung jawab.

5. Tingkat hirarki manajemen yang ada dalam suatu organisasi.6. Saluran komunikasi untuk menjamin tercapainya tujuan organisasi yang

efektif dan terarah.7. Penggunaan komite atau staf dalam membantu tugas-tugas pimpinan untukmemecahkan masalah-masalah yang ada dalam organisasi. '8, Rentang manajemen, mengenai jumlah yang terbaik bawahan yang menjadi

tanggung jawabnya.

4. Sebutkan tahap-tahap dalam proses penggorganisasian !

JAWAB:1. Menetapkan tujuan yang akan dicapai.2. Menyusun rencana dan kebijakan yang akan dipergunakan dalam mencapai

tujuan organisasi.3. Menetapkan kegiatan yang akan dilakukan untuk melaksanakan rencana

dan kebijakan yang diambil.4. Adanya tugas dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan yang akan

dilakukan.

5. Tiang dasar pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang memungkinkansinergi terjadi. Mengapa demikian dan berilah contoh untuk mernperjelaspengertian tersebut.

JAWAB:Kita tahu bahwa tujuan suatu organisasi adalah pencapaian tujuan bersama

yang ciikoordinir dan secara kooperatif dilakukan secara bersama-sama, dimana individu-individu tidak dapat mencapainya secara sendiri-sendiri. Oleh

128


49/63

karena itu tiang dasar pengorganisasian yaitu pembagian kerja dari sekelompokorang yang bekerja secara bersarna-sama, sehingga memungkinkan terjadinyasinergi.

Mengapa pembagian kerja merupakan tiang dasar pengorganisasian untuklebih jelasnya dapat diberikan contoh sebagai berikut: pembagian kerja dalamsuatu team sepak bola, dimana ada kapten kesebelasan, ada penyerang tengah,ada kiri dan kanan luar, ada kiri dan kanan dalam ada penjaga gawang danjuga ada pelatih. Dengan adanya pembagian kerja ini maka tujuan suatuorganisasi akan lebih efektif tercapai, bila tiap-tiap orang bekerja secara sendiri-sendiri. Dapat anda bayangkan bila ada seorang penyerang tengah yang hebatseperti Maradona misalnya, sedang pemain lainnya tidak ada apakah bisamemenangkan pertandingan ?

6. Seberapa luas tingkat spesialisasi kerja dalam organisasi dapat diperkirakandengan cara membaca label-label yang menunjukkan pekerjaan yang berbedadan bagaimana tugas-tugas dikelompokkan ?

JAWAB:Garis dalam struktur organisasi menunjukkan rantai perintah yang

merupakan kunci koordinasi dalam suatu organisasi, sedang bagan suatuorganisasi menunjukkan besamya organisasi dengan adanya rantai perintahdan bagan organisasi tapi tanpa keterangan yang menjelaskan hal tersebutmaka akan menimbulkan gambaran yang tidak jelas bagi anggota dalamorganisasi tersebut, mengapa demikian ? Sebab tanpa adanya keterangan yangmenjelaskan akan membingungkan bagi orang yang menduduki suatu jabatandan anggotanya, kepada siapa dia hams mernpertanggung-jawabkan tugasnya,kepada siapa dia hams memerintah dan tugas apa yang hams dilaksanakan,bila terjadi suatu masalah yang khusus maka dapat dengan mudah mencaritempat dimana orang tersebut berada yang hams menangani, juga dengan.adanya keterangan tersebut dapat dengan tepat mengetahui kelemahan-kelemahan organisasi, sedang hal yang paling penting adalah saluran komunikasidimana organisasi tidak dapat berfungsi secara efisien tanpa hal tersebut.

7. Pembagian tugas dalam organisasi hamslah diatur sedemikian rupa sehinggadapat menopang tercapainya tujuan bersama yang tergambar dalam strukturorganisasi atau bagan organisasi. Apa manfaat utama dan bagan organisasitersebut ?

129


50/63

Dengan mengetahui bagan atau struktur organisasi, maka dapat mengetahuibagaimana organisasi tersebut terbentuk. Juga pimpinan dan bawahan dapatmengetahui tugas-tugas yang harus dilakukan, bila terjadi suatu masalah dalamorganisasi tersebut maka dapat dengan cepat mengetahui bagian mana harusdihubungi.

JAWAB:

8. Sebutkan dan jelaskan asas-asas apa saja yang harus diperhatikan dalampenyusunan struktur organisasi ?

JAWAB:Ada empat asas yang hams diperhatikan dalam penyusunan struktur

organisasi, yaitu:I. Asas koordinasi, dimana pembagian tugas dalam organisasi hams selalu

ditunjukkan adanya saling hubungan (interelasi) antar bagian dalam rangkamencapi tujuan bersama. Sebab tujuan dari masing-masing bagian tidakboleh saling bertentangan dengan tujuan bersama, tapi hams menopangtujuan yang lebih tinggi tingkatannya.2. Asas hirarki, dimana tujuan bersama yang cukup besar perlu adanya pem-bagian tugas yang lebih terperinci berupa tugas tugas antara atau bagianyang lebih kecil yang menopang tugas yang lebih tinggi tingkatannya.

3. Asas batas kendali (span of control), dimana semakin banyak bawahanyang harus dikendalikan. diawasi dan dikoordinasikan, makin banyak yangtidak dapat dikendalikan, karena makin banyak yang berada diluar bataspengendali annya.

4. Asas kesatuan komando, yaitu adanya seorang atasan saja yang membawahibeberapa orang bawahan, diharapkan akan terhindar dari tumpang tindihtugas yang harus dilaksanakan.

9. Ada bermacam-rnacam dasar departementasi seperti berdasarkan pada fungsi,wilayah, produk, proses produksi dan lain sebagainya. Apakah dasardepartementasi tersebut di. atas dalam prakteknya dapat diterapkan satu persatu atau dikombinasikan ?

130


51/63

Dalam praktek senyatanya penyusunan departementasi dalam organisasihampir seJaJu menggunakan kombinasi dari berbagai departementasi sepertitersebut di atas. Sebagai contoh, perusahaan pertamina menggunakan dasardepartementasi fungsi dan wilayah, juga perusahaan es Sari Petodjo di JawaTengah menggunakan departementasi produk dan wilayah dan lain sebagainya.

JAWAB:

10. Dalam menyusun organisasi harus selalu memperhatikan rentang manajemen(span of control). Mengapa jumlah bawahan harus dibatasi ?

JAWAB:Bahwa rentang manajemen menunjukkan jumlah bawahan langsung yang

dapat diawasi secara efektif dan efisien oleh seorang pimpinan. Apabila jumlahbawahan tidak dibatasi jumlahnya tentunya akan menimbulkan kesulitan bagiorganisasi itu sendiri. Kelemahan jumlah bawahan yang luas akan menimbulkan:a. Fungsi pengawasan sulit dilaksanakan.b. Kemajuan tiap bawahan sukar untuk diikuti.c. Waktu kerja pimpinan akan habis karena mengurusi pekerjaan rutin me-

ngawasi bawahan, sehingga tidak ada waktu untuk mengembangkanorganisasi.

d. Pimpinan sulit menyesuaikan diri dengan bawahan.

11. Bagaimana rentang manajemen yang optimal ?

JAWAB:Graicunas mengatakan bahwa rentang manajemen yang baik berkisar

antara 4 sampai 8 orang bawahan. Untuk midle management pengawasan yangpaling baik berkisar antara 8 sampai 12 orang bawahan, sedangkan untukpenyelia sebanyak 20 sampai 40 orang bawahan. Tapi semuanya ini tergantungpada kondisi dan kemampuan dari seorang pimpinan. Adapun rentangmanajemen yang paling baik belum ada batasan yang pasti.

131


52/63

,

Ada lima hal yang harus diperhatikan oleh seorang pirnpinan untukmenetapkan jumlah bawahan, yaitu:a. Mudah sukamya pekerjaan bawahan yang harus diawasi, semakin mudah

bawahan semakin banyak bawahan yang harus diawasi, sedang sernakinsuIit pekerjaan semakin sedikit jumlah bawahan yang harus diawasi.

b. Kestabilan proses produksi, bila proses produksinya stabil semakin banyakbawahan yang diawasi, sedangkan semakin tidak stabil proses produksi,seperti produk pesanan dan produk musiman semakin sedikit jumlahbawahan yang harus diawasi.

c. Kemampuan bawahan yang diawasi, apabila bawahan memilikikemampuan kerja yang baik, maka jumlah bawahan yang diawasi dapatlebih banyak, sedang bila bawahan tidak memiliki kemampuan kerja yangbaik, maka jumlah bawahan yang diawasi dapat dikurangi.

d. Pekerjaan utama atasan, jika pekerjaan utama pimpinan banyak jumlahbawahan yang diawasi sebaiknya sedikit, sebaliknya jika pekerjaan utamapimpinan sedikit jumlah bawahan yang diawasi boleh banyak.

e. Biaya pengawasan, bila biaya pengawasan mahal lebih baik jumlahbawahan yang diawasi sedikit, sebaliknya jika biaya pengawasan murahjumlah bawahan yang diawasi boleh banyak.

12. Faktor-faktor apa saja yang harus diperhatikan oleh pimpinan sebelum mene-tapkan jumlah bawahan.

JAWAB:

13. Tentukan berapa jumlah bawahan yang harus diawasi bila pimpinan memilikitiga orang bawahan, bagaimana pendapat anda.

JAWAB:Jumlah bawahan yang harus diawasi oleh pimpinan sebanyak:Rumus R = n ( 2 n-l + (n-l))

R = 3 ( 2 3-\ + (3-1))= 3 ( 2 2 + 2)= 3 (4+2)= 18

132


53/63

Jumlah hubungan yang akan timbul sebanyak 18, sehingga dapatdibayangkan betapa rumit hubungan antara atasan dengan bawahan.

14. Apakah dalam praktek jumlah hubungan menurut Graicunas ini benar-benardapat terjadi ?

JAWAB:Menurut pandangan umum hal ini tidak selalu, sebab bila melihat hasil

dari perhitungan di atas tidak selalu sama dengan kenyataaan yang terjadisebenamya, ini tergantung pada frekuensi dan intensitasnya.

15. Jelaskan perbedaan yang saudara tahu dari hubungan garis dengan hubunganstaf !

JAWAB:Dalam hubungan garis lurus sifatnya tidak terbatas sampai beberapa fungsi,

tetapi dalam hubungan staf sifatnya sangat terbatas tergantung pada satu fungsisaja dimana staf itu berada dan diperlukan, sebab tidak semua struktur organisasitersebut memerlukan adanya staf.

16. Sebutkan ciri-ciri khusus yang ada dalam struktur organisasi garis !

JAWAB:Dalam organisasi garis dimana satu orang bawahan hanya memiliki satu

orang atasan, jadi dia menerima perintah dari satu orang saja danmempertanggungjawabkan atas hasil pekerjaannya juga pada orang yangmendelegasikan.

133


54/63

J 7. Sebutkan ciri-ciri khusus yang ada dalam struktur organisasi garis dan staf !

JAWAB:Cirinya hampir sarna dalam organisasi garis hanya ada tambahan staf

yang memberikan nasehat dan pertimbangan-pertimbangan kepada pimpinan,bila pimpinan menghadapi suatu masalah yang khusus dan tidak dapatmemecahkan secara sendirian dan juga karena adanya keterbatasan waktu yangdimiliki oleh pimpinan.

18. Sebutkan ciri-ciri khusus yang ada dalam struktur organisasi fungsional !

JAWAB:Disini bawahan dapat menerima perintah dari banyak atasan yang

mempunyai hubungan secara fungsional. Dapat diambil contoh seorang montirmotor dapat menerima perintah dari bagian mana saja yang memerlukan servisatas mobilnya, baik itu bagian pemasaran, bagian produksi, bagian pembeliandan lain sebagainya.

19. Sebutkan ciri-ciri khusus yang ada dalam struktur organisasi matriks !

JAWAB:Dalam organisasi matriks terjadi adanya kontak koordinasi antara bagian

yang ada dalam organisasi secara langsung. Dimana di sini menggunakanpendekatan struktural dan fungsional secara bersama-sama.

20. Sebutkan ciri-ciri khusus yang ada dalam struktur organisasi proyek !

JAWAB:Apabila tujuan proyek sudah selesai, maka organisasi akan bubar dan

bawahan akan kembali pada masing-masing bagiannya jadi organisasi inisifatnya hanya sementara dalam menyelesaikan suatu proyek.

134


55/63

JAWAB:Ada empat tahapan dalam organisasi matrik yang perlu diperhatikan, yaitu:I. Piramidal tradisional dimana perintah dipersatu pada tingkat atas.2. Hamparan sementara dimana timtim proyek diciptakan hanya untuk

kebutuhan yang khusus dan mendesak.3. Hamparan tetap dimana tim-tim proyek dilanjutkan untuk tujuan yang

berjalan terus.4. Matriks dewasa dimana kedua dimensi struktural telah tetap dan seimbangdengan kekuasaan yang sarna dipegang baik oleh manajer fungsionalataupun manajer proyek.

21. Sebutkan dan jelaskan pendapat dari Davis dan Lawrence mengenai tahap-tahap dalam organisasi rnatriks !

22. Organisasi mempunyai tiga bentuk utama kelompok kerja formal. Sebutkandan jelaskan ketiga bentuk tersebut !

JAWAB:I. Kesatuan tugas khusus (task forces) dibentuk untuk menangani masalah-

masalah khusus, dan ini akan berada sampai pada penyelesaian tugas ataupernecahan masalah. Ini biasanya melibatkan beberapa satuan kerjaorganisasi yang meliputi para wakil pembuat keputusan dari satuanorganisasi ditambah para ahli yang secara teknis diperlukan untukrnenangani masalah atau tugas.

2. Panitia tetap dan panitia Ad Hoc. Panitia tetap ini merupakan bagian tetapdari struktur organisasi untuk menangani tugas yang terus-menerus, sepertipanitia anggaran, panitia pengernbangan produk baru dan lainlain. Sedangpanitia ad hoc bersifat tidak tetap hanya sewaktu-waktu diperlukan saja.

3. Dewan dan komisi, dibentuk dari individuindividu yang dipilih untukmengelola suatu organisasi masyarakat. Sedang komisi diangkat dan dipiliholeh pemerintah untuk melaksanakan tugas-tugas administratif, legislatif,atau pengaturan.

135


56/63

23. Sebutkan bentuk organisasi menurut formalitas dan apa perbedaannya daribentuk organisasi tersebut !

JAWAB:Dua bentuk organisasi dari sudut formalitas, yaitu:a. organisasi formalb. organisasi informal

Perbedaan diantara keduanya adalah:a. Dalam organisasi formal terdapatnya pembagian tugas secara jelas, sedangdalam organisasi informal pembagian tugas tidak dibagi secara jelas dantegas.

b. Dalam organisasi formal terdapat rantai perintah yang tegas, sedang dalamorganisasi informal tidak terdapat rantai perintah yang tegas.

c.. Organisasi formal memiliki tingkatan manajemen yang jelas, sebaliknyaorganisasi informal tid~ memiliki tingkatan manajemen yang jelas.

d. Organisasi formal memiliki departemen-departemen, sedang dalamorganisasi informal tidak dibagi dalam departemen.

e. Organisasi formal mempunyai rencana yang jelas, sebaliknya organisasiinformal tidak memiliki rencana kerja yang jelas.

24. Dalam setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal, dansetiap organisasi informal berkembang dalam berbagai tingkatan organisasiformal. Jelaskan alasan utama terbentuknya organisasi informal.

JAWAB:Alasan utama adanya organisasi informal yaitu untuk memenuhi

kebutuhan-kebutuhan manusiawi yang tidak sepenuhnya dapat dipuaskan dalamorganisasi formal, misal kebutuhan hubungan sosial, rasa memiliki danpengenalan diri, pengetahuan tentang perilaku yang diterima, pelestarian nilai-nilai budaya, kebutuhan akan informasi dan komunikasi serta lain sebagainya.

1 3 6


57/63

Alasan utama organisasi menggunakan rentang manajemen yang melebaradalah tingkat hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi kecepatanwaktu penyebaran informasi dari atas ke bawah, lebih banyak jumlah tingkatanyang harus di lalui informasi lebih besar kemungkinan penyimpangan, jugaakan menambah biaya pengawasan. Rentang manajemen yang melebar berartipenggunaan sumber daya manajer secara efisien.

25. Apa alasan organisasi menggunakan rentang manajemen yang melebar ?

JAWAB:

26. Apa alasan utama organisasi menggunakan rentang manajemen yang me-nyempit?

JAWAB:Alasan utama organisasi menggunakan rentang manajemen menyempit

yaitu bahwa pada umumnya moral dan produktivitas karyawan akan meningkatdalam organisasi keciI, sebab bila menggunakan rentang manajemen yangmelebar manajer tidak dapat menjalankan fungsinya dengan efektif danmencurahkan perhatiannya pada bawahan secara perseorangan.

27. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi rentang manajemen ?

JAWAB:Faktor yang mernpengaruhi rentang manajemen, yaitu:a. Kesamaan fungsi-fungsi kelompok kerja.b. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan.c. Kedekatan geografis dimana kelompok kerja ditempatkan.d. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan.e. Perencanaan yang dibutuhkan manajemen.f. Bantuan organisasi bagi tersedianya pengawasan.

137


58/63

28. Sebutkan faktor-faktor situasi yang mempengaruhi rentang manajemen mele-bar!

JAWAB:* pekerjaan yang rutin.

operasi pekerjaan yang stabil.pekerjaan yang sejenis.bawahan tidak tergantung pada orang lain dalam melaksanakanpekerjaannya.prosedur dan metodenya dibuat secara baik dan telah di formalisasikan.pekerjaan tidak memerlukan tingkat pengawasan yang tinggi

*****

29. Sebutkan faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan yang mempe-ngaruhi rentang manajemen bersifat melebar !

JAWAB:* bawahan telah terlatih dan terampil dengan baik untuk pekerjaan tertentu.

bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan yang ketat.*30. Sebutkan faktor-faktor yang berhubungan dengan atasan yang mempengaruhi

rentang manajemen bersifat melebar !

138

JAWAB:* manajer terlatih dengan baik dan mempunyai kemampuan yang tinggi.

manajer menerima bantuan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatanpengawasan.manajer tidak mempunyai kegiatan-kegiatan tambahan selama pengawasandilaksanakan.manajer lebih menyukai gaya pengawasan yang lepas daripada ketat.

***


59/63

JAWAB:

31. Mengapa wewenang formal harus didukung dengan dasar kekuasaan danpengaruh Informal ?

Sebab manajer harus menggunakan wewenang lebih dari wewenangresrninya untuk mendapatkan kerjasama dengan bawahan yang lebih baik,juga menggantungkan diri pada ilmu pengetahuan, pengalaman dankepemimpinannya. Menurut kenyataannya manajer jarang menggunakanwewenang formalnya untuk mempengaruhi karyawan, bahkan tergantung padacara-cara bujukan, pujian, keteladanan, himbauan dan sebagainya gunamendorong seman gat kerja sarna.

32. Barnard mengatakan bahwa seseorang akan bersedia menerima komunikasiyang bersifat kewenangan hanya bila memenuhi empat kondisi. Sebutkankeempat kondisi yang dimaksud oleh Barnard tersebut !

JAWAB:I. Dapat memahami komunikasi tersebut.2. Pada saat keputusan dibuat percaya bahwa hal tersebut tidak menyimpang

dari tujuan organisasi.3. Yakin bahwa hal tersebut di atas tidak bertentangan dengan kepentingan

pribadinya sebagai suatu keseluruhan.4. Mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya.

33. Sebutkan batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenang dan kekua-saan !JAWAB:

Internal Eksternal* Anggaran dasar dan anggaran * Undang-undang dan peraturan-rumah tangga organisasi. peraturan pemerintah.* Anggaran. * Perjanjian kerja kolektif.* Kebijakan, peraturan dan * Perjanjian dengan dealer,prosedur. supplier dan pelanggan.* Deskripsi jabatan.

139


60/63

34. Apakan wewenang sarna dengan tanggung jawab !

JAWAB:Antara wewenang dan tanggung jawab sebenamya sarna ini bila dilihat

dalarn jangka panjang, tetapi dalarn jangka pendek antara keduanya berbeda,sebab tanggung jawab seseorang harnpir seIalu Jebih besar dari wewenangnya

35. Mengapa delegasi selalu dibutuhkan dalarn setiap organisasi!

JAWAB:Sebab rnanajer tidak selalu mempunyai pengetahuan yang dibutuhkan

untuk rnembuat keputusan, umumnya manajer rnenguasai the big picture tetapitidak cukup mengerti tentang rnasalah yang lebih terperinci. Agar organisasidapat menggunakan sumber daya yang lebih efisien rnaka pelaksanaan tugastertentu perIu didelegasikan kepada tingkat organisasi yang serendah rnungkindi mana terdapat cukup kernampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.

36. Bagaimana cara mengidentifikasikan surnber-sumber tenaga kerja yangefektif?

JAWAB:Dengan mengadakan evaluasi prestasi kerja karyawan, kemudian karyawan

yang memiliki prestasi baik, diteliti asal-usulnya. Dari sini dapat ditentukansumber tenaga kerja yang efektif.

37. Sebutkan danjelaskan beberapa macam teknik seleksi yang dapat dipergunakanuntuk menyaring calon-calon peJamar ?

JAWAB:1. Metode gawang berantai:

Dimana calon pegawai diseleksi secara bertahap mulai dari tahapwawancara pendahuJuan, test sampai pada orientasi. Calon yang diterimayaitu yang telah rnelampaui tahap-tahap penyeleksian.


61/63

2. Metode kompensatory:Dimana calon pegawai diuji tanpa pentahapan seleksi, calon yang ditenmayaitu yang lulus dari seleksi.

38. Sebelum menempati jabatannya setiap calon pegawai akan menjalani masaorientasi. Apa yang dimaksud dengan masa orientasi tersebut ?

JAWAB:Masa orientasi adalah waktu yang dipergunakan untuk mernberikanpengenalan pada pimpinan, lingkungan organisasi, sejarah organisasi, dan teman

sekerja.

39. Dalam praktek sering di dengar mengenai "promosi kering", Apa yang dimaksuddengan pengertian tersebut ?

.

JAWAB:Promosi kering yaitu kenaikan pangkat yang disertai dengan kenaikan

tanggung jawab tetapi tidak dibarengi dengan kenaikan balas jasanya. Keadaanini hanya terjadi dalam situasi darurat.

40. Apa yang dimaksud dengan promosi ?

JAWAB:Promosi yaitu kenaikan jabatan dan tanggung jawab yang lebih besar

pada seorang pegawai dengan disertai kenaikan balas jasa. Tujuannya untukmengisi jabatan yang kosong dan memotivasi pegawai agar mampumeningkatkan prestasinya.

141


62/63

JAWAB:1. Dasar ketrampilan, berdasarkan pada pembuktian kecakapan2. Dasar senioritas, yaitu pada lama kerjanya pegawai.3. Dasar ternan, yaitu mereka yang memiliki hubungan famili, ternan dekat

atau sealiran dengan pimpinan.

41. Apa prinsip-prinsip dari diadakannya promosi ?

42. Apa yang dimaksud dengan demosi ?JAWAB:

Demosi adalah penurunan jabatan karena seseorang tersebut tidak mampudan cakap dalam memikul tugas dan tanggung jawab yang dibebankankepadanya tanpa mengurangi balas jasa yang pernah diterimanya.

43. Apa yang dimaksud dengan transfer pegawai ?JAWAB:

Transfer pegawai yaitu usaha menempatkan kembali pegawai pada jabatanyang paling disukai dan sesuai dengan kemampuan dan latar belakangpribadinya. Tujuannya untuk mendapat kan kepuasan kerja semaksimal mungkindan prestasi sebaik mungkin.

44. Sebutkan alasan yang melatar belakangi transfer pegawai 't

JAWAB:1. Merasa tidak dapat bekerja sarna dengan pegawai lain.2. Merasa tidak cocok dengan pekerjaan sekarang.3. Lingkungan kerja tidak memungkinkan pegawai bekerja dengan baik.4. Terlalu lama memegang jabatan sehingga timbul kejenuhan dan ingin

menambah pengalaman barn.

142


63/63

SOAL LAT/HAN:I. a. Apa tujuan dari suatu organisasi ?

b. Mengapa dalarn organsisasi perlu ada pembagian kerja ?c. Apa keuntungan organisasi membuat struktur organisasi ?

2. a. Mengapa struktur matriks yang efektif memerlukan kerja sama danfleksibilitas pada semua tingkatan organsisasi.

b. Gambarkan bagan organisasi matriks.3. Apa yang dimaksud dengan organisasi formal dan informal. Mengapa keduanya

itu perlu kerja sama dalarn suatu organisasi? Fungsi-fungsi apa yangdilaksanakan oleh organisasi informal

4. Apa pengertian bahwa koordinasi merupakan tugas pemrosesan informasi ?5. Bagaimana hubungan antara rentang manajemen dengan tingkatan organisasi.6. Apa pandangan teori formal dan teori penerimaan mengenai wewenang.7. a. Apa yang dimaksud dengan sturktur lini dan struktur staf.

b. Apa wewenang lini dan staf serta fungsional.c. Sebutkan sumber konflik antara lini dan staf.

8. Mengapa delegasi dibutuhkan dalam organisasi ? Mengapa bawahan tidakmau menerima delegasi ?

9. a. Apa yang dimaksud dengan sentralisasi dan desentralisasib. Sebutkan dan jelaskan faktor yang mempengaruhi derajat sentralisasi dandesentralisasi.

10. a. Apa yang dimaksud dengan proses penyusunan personalia.b. Apa yang dimaksud dengan Job specification dan job analysis.c. Apa yang dimaksud denga metode on the job dan off the job.

143

tugas cosac 1

Documents

Transcript of tugas cosac 1