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AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-03-2013 Tres Ríos, Cartago, Centroamérica / tel. (506) 2279-9911, ext.114 y 172 / fax. (506) 2518-0004 Página 1 de 13
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AUDITORIA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN
Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD
INFORME SOBRE EL ANALISIS REALIZADO A LAS CONCILIACIONES BANCARIAS
Junio 2013
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-03-2013
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Tabla de contenido
1. Introducción ............................................................................................................ 4
1.1. Origen del estudio ................................................................................................. 4
1.2. Objetivo del estudio .............................................................................................. 4
1.3. Alcance del estudio ............................................................................................... 4
1.3.1. Aspectos auditados en las conciliaciones bancarias ...................................... 4
1.4. Comunicación preliminar de los resultados del estudio ........................................ 4
1.5. Normativa que regula la elaboración de las conciliaciones ................................... 4
2. Resultados .............................................................................................................. 5
2.1. Exactitud de los registros y cotejo de los documentos de respaldo ..................... 5
2.2. Estados de cuenta utilizados en algunas conciliaciones ....................................... 9
2.3. Identificación de los funcionarios que elaboran y revisan las conciliaciones ...... 10
2.4. Documentos y datos que respaldan las conciliaciones ...................................... 11
3. Conclusiones ......................................................................................................... 12
4. Recomendaciones a la Unidad Financiero Contable ............................................... 12
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1. Introducción
1.1. Origen del estudio
El estudio se realizó de conformidad con lo establecido en el plan de trabajo del 2012 de la
Auditoría Interna que dispone la auditoría financiera a la Unidad Financiera Contable, solicitada
por la Dirección General en oficio DG-439-11 del 06 de octubre del 2011 y de acuerdo con las
competencias conferidas a las Auditorías Internas en el artículo 22, incisos a) y b) de la Ley
General de Control Interno N° 8292. El presente es el segundo informe parcial de la auditoría
financiera.
1.2. Objetivo del estudio
Evaluar la confiabilidad del control interno establecido en las conciliaciones bancarias.
Comprobar la existencia y autenticidad de los fondos y que estos sean propiedad de la
Institución.
Comprobar la adecuada presentación y revelación de los saldos de las cuentas corrientes
en los estados financieros.
1.3. Alcance del estudio
El estudio comprendió el análisis de las conciliaciones, para el año 2011, de las siguientes
cuentas bancarias: 660598-4 en colones con el Banco Crédito Agrícola de Cartago, 968052-1 en
dólares con el Banco Crédito Agrícola de Cartago y 134-312-8 en colones con el Banco
Nacional. En la cuenta 73900011230001010 en colones con la Caja Única del Estado se
analizaron las conciliaciones de los años 2011 y 2012.
1.3.1. Aspectos auditados en las conciliaciones bancarias
Cotejo del saldo en libro de banco, anotado en las conciliaciones bancarias, con los que se
obtienen de los reportes del módulo de control bancario del Bos Ht. y la copia impresa del libro
de bancos. Análisis de cualquier cargo bancario, cheques girados y no cobrados que han
permanecido por largo tiempo, así como de cualquier diferencia surgida en la conciliación y de
las transacciones no usuales, entre otros aspectos.
1.4. Comunicación preliminar de los resultados del estudio
La comunicación de los resultados, conclusiones y recomendaciones producto de la auditoría a
que alude el presente informe, se efectuó el pasado 3 de julio del 2013 en las oficinas de la
Auditoría Interna y estuvieron presentes la licenciada Grettel Pereira Rivera, coordinadora interina
de la Unidad Financiero Contable, la licenciada Ileana Vargas Barrantes, encargada del proceso
contable, el licenciado Jacobo Vargas Alvarado y la señora Alejandra Umaña Arguello, estos dos
últimos funcionarios involucrados en el proceso contable; actividad a la que se convocó
mediante los oficios N°(s) AI-092-13, AI-093-13, AI-094-13 y AI-095-13 del 1 de julio del 2013, a
los cuales se adjuntó el informe para comentarlo previamente. En el acta de discusión firmada
por todos los presentes se anotan los acuerdos a las recomendaciones formuladas y las
observaciones.
1.5. Normativa que regula la elaboración de las conciliaciones
Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.
Manual de Normas Generales de Control Interno.
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Decreto N°34460-H Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense.
2. Resultados
La Ley General de Control Interno, en su artículo 16, establece como deberes de la
administración activa contar con procesos que permitan identificar y registrar información
confiable, relevante, pertinente y oportuna para el cumplimiento de sus responsabilidades.
Complementariamente, el Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público establece
la obligación de definir y asignar la responsabilidad de cada proceso, actividad, operación,
transacción o acción (normas 2.5.2. y 4.4.5); así como establecer sistemas contables que
brinden una garantía razonable de los registros realizados.
Para cumplir con estas obligaciones la institución deberá contar con un conjunto de principios,
normas y procedimientos técnicos que le permitan recopilar, procesar y controlar, en forma
sistemática, toda la información referente a las operaciones de la institución. Bajo los
argumentos anteriores se procedió a revisar el sistema de control relativo a las conciliaciones
bancarias obteniéndose los siguientes resultados:
2.1. Exactitud de los registros y cotejo de los documentos de respaldo
En algunas de las conciliaciones realizadas observamos que no se está cumpliendo con el
propósito de esta actividad, que consiste en medir la exactitud de los registros contables
incluyendo el cotejo de los documentos para detectar las diferencias y adoptar las medidas
procedentes, tal como lo dispone la norma de control para el sector público N° 4.4.5.1 que se
transcribe como nota al pie. A continuación detallamos los casos encontrados:
2.1.1. Cuenta 134-312-8, meses junio, julio y agosto 2011
En la conciliación bancaria de julio, 2011 utilizando el estado de cuenta bancario definitivo,
enviado por el Banco Nacional, corrigen el saldo final y omiten el monto de ¢320,572.13 que
corresponden a los intereses que ganó esa cuenta en junio, los cuales no fueron registrados en
ese mes por realizar la conciliación bancaria con un estado de cuenta que no era el definitivo,
por lo que en esos meses se omitió el registro contable de esa cantidad. Igual situación se
presentó en el mes de agosto, 2011 y por el mismo motivo corrigen el saldo final del estado de
cuenta, utilizando en este mes un estado de cuenta provisional obtenido de internet.
En setiembre, 2011 detectaron el error y se refleja en los registros contables la nota de crédito
N°12 del 29 de noviembre por ¢320,572.13 y confeccionan nuevamente las conciliaciones
bancarias de junio a agosto, 2011 e incurren en los siguientes errores:
Establecen en el formato de las nuevas conciliaciones que al saldo en libros de bancos se le
restará la nota de crédito, pero en realidad la operación que se realiza es la suma de la nota de
crédito al saldo en libros de bancos, además en la conciliación citan que la cantidad por registrar
corresponde a la nota de crédito N°307036, como se indica en el estado de cuenta del banco,
pero la registran en el módulo de control bancario con el número 12.
1“Verificaciones y conciliaciones periódicas/La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la
institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras
verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de
activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para
determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.”
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2.1.2. Cuenta N°968052-1, meses de abril, junio y agosto del 2011
En abril el saldo en libros generado del Bos Ht difiere al saldo utilizado en la conciliación ya que
en saldo en libros adjunto a la conciliación no se consideró la nota de crédito N° 4 por $88.07,
registrada el 30 de abril por ajuste en diferencial cambiario. Al saldo final del reporte de saldo en
libros le agregan con lápiz el monto por $4,500.00 que corresponde a depósito de la Fundación
Inciensa. Adjunto a la conciliación se incluye estado de libros con saldo correcto y sin ninguna
modificación, pero no se utilizó y sobre ese procedimiento no se establece ningún detalle
aclaratorio. El 31 mayo del 2011 con la nota de débito N°4 reversan el registro del diferencial
cambiario que no se consideró en la conciliación de abril.
En junio lo anotado en la conciliación como “nota de crédito no registrada” corresponde a la
nota de crédito N° 8 del 2 de junio del 2011, que por error se confeccionó para anular el cheque
207 del 10 de mayo del 2011 por $750.00, girado al Centro para el Desarrollo Biociencia, S.A.,
este cheque ya se había anulado con la nota de crédito N° 5 del 10 de mayo del 2011. Para
ajustar los saldos en la conciliación aumentan esa cantidad al saldo del banco y lo correcto era
restarlo del saldo en libro de bancos. Con la nota de débito N°5 del 12 de julio del 2011 reversan
el registro de la nota de crédito.
En agosto se indica que el cheque 217 del 11 de agosto del 2011 por un monto de $640.00 no
está registrado en el banco y esa cantidad se la restan al saldo en bancos, pero ese cheque se
anuló con la nota de crédito N°10 del 11 de agosto del 2011 que la expresan como un nota de
crédito no registrada en el banco. Esos registros se debieron eliminar entre sí.
2.1.3. Cuenta N°660598-4, meses de enero, agosto y noviembre del 2011
En enero el reporte de saldo en libros, adjunto a conciliación, presenta los saldos inicial y final
corregidos con lápiz y se indica con lapicero de tinta roja cual fue el saldo al 31 de diciembre del
2010 y por esos cambios no realizan notas aclaratorias.
En agosto la nota de crédito N° 27 del 03 de agosto del 2011 por ¢77,707.00 se confeccionó
para anular el cheque N° 35380 de ese mismo día, pero en el reporte de la conciliación no anulan
estos movimientos, restan el cheque como no registrado en el banco y suman la nota de crédito
en el saldo del banco.
En noviembre se menciona en la sección de “depósitos no registrados” por el banco un monto
de ¢399,871.00, que en el reporte de libros, adjunto a la conciliación, no está registrado.
Revisando los reportes del Bos Ht. corresponde al cheque #35428 del 31 de octubre del 2011 a
nombre de Ana Livia Zúñiga Noguera por un reintegro de caja chica, fue hecho efectivo por el
banco el 8 de noviembre del 2011 por un monto de ¢399,877.00, este cheque no fue reportado
en la conciliación de octubre y en la de noviembre solo aparece el monto de ¢399,871.00 como
un depósito no registrado, sin ningún detalle y en diciembre lo identifican por un monto de
¢399,871.64 bajo el título de “depósito no registrado / en tránsito #35428” y en esas
conciliaciones se lo suman al saldo según banco, siendo lo correcto restarlo de libros, que es
donde no aparece ese registro.
También en la conciliación de noviembre se observó que el depósito #2859 fue registrado en
libros por ¢33,951.57 y en el banco por ¢33,957.57, existiendo una diferencia de ¢6.00, esa
diferencia no la detallan en la conciliación y es por eso que la diferencia producto del cheque
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#35428 la registran en la conciliación de noviembre por ¢399,871.00 y no por ¢399,877.00 como
debió ser realmente. Por esas diferencias en las conciliaciones no establecen detalles
aclaratorios y la manera de expresarlas confunde ya que identifican como un depósito no
registrado por el banco la ausencia del registro de un cheque en el estado de libros. En la
conciliación de diciembre la diferencia con respecto al cheque de caja chica fue registrada por
¢399,871.64, lo que demuestra que alguna otra diferencia surgida en ese mes se acumuló en la
existente, sin detallar su origen.
El registro en libros de ese cheque se realizó con la nota de débito 11 del 20 de febrero del 2012
por un monto de ¢399.877.00 y como detalle establecen “Movimiento para reflejar la confección del asiento contable del cheque #35428 ya que en el registro del módulo de banco, no se confeccionó asiento alguno”.
2.1.4. Cuenta 73900011230001010, noviembre 2011 y enero 2012
El 26 de octubre del 2011 se confeccionó la transferencia N° 2326 por ¢291,200.00 a nombre de
Moviservice, S.A. por la compra de 4 sillas ejecutivas, el pago se hizo efectivo al proveedor el 3
de noviembre, este registro no aparece en el detalle del libro de bancos de la conciliación de
octubre y tampoco en la de noviembre. Con respecto a este movimiento en la conciliación
bancaria de octubre no se reporta nada, en la de noviembre suman ¢291,200.84 al saldo según
el Banco, sin establecer ningún detalle, en diciembre esa cantidad aparece sumada a
¢50,000,000.00 de un traslado de fondos de la cuenta 660598-4 que estaba pendiente de
registrar por el Banco, por lo que aparece la cantidad ¢50,291,200.14 con el detalle
“Transferencias internas en tránsito” y todo sumado al saldo del banco. Para la conciliación
bancaria de enero del 2012 esa cantidad no la ajustan en ninguno de los dos saldos, por lo que
en la parte que dice sumas iguales se presenta una diferencia entre saldos de 291,200.14, para
febrero del 2012 la diferencia se mantiene, pero en esta conciliación si ajustan la diferencia en el
saldo según libros, que es donde corresponde y para marzo del 2012 la diferencia desaparece
ya que el 31 de marzo registraron en libros la nota de débito identificada como D2326 por un
monto de ¢291,199.43, como detalle de ese registro establecen únicamente "De Conciliación".
En resumen esa diferencia en los diferentes meses que se mantuvo activa, se registró de la
siguiente forma:
Meses Monto
Octubre 2011 ¢0.00
Noviembre 2011 ¢291,200.84
Diciembre 2011 ¢291,200.14
Enero 2012 ¢291,200.14
Febrero 2012 ¢291,200.22
Marzo 2012 ¢291,199.43
Al parecer en estos meses diferencias de céntimos que se debieron ajustar de acuerdo a su
origen de acumularon en la diferencia que no poseía céntimos.
En enero del 2012 la Caja Única realizó un pago por ¢4,930,273.80 que era de otra institución,
con fondos de la cuenta de Inciensa, situación que se registró en la conciliación restando ese
pago al saldo según libros y lo correcto era sumarlo al saldo según bancos. La Caja Única
devolvió esa cantidad en febrero del 2012.
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2.1.5. Pequeñas diferencias observadas en la utilización de los saldos en libros.
Mes
y año cuenta
Saldo en libros
utilizado
Saldo verificado
en sistema Bos
Ht
Diferencia Observación
Mayo
2011 660598-4 ¢115,763,390.01 ¢115,763,390.16 ¢0.15
El saldo en libros adjunto a
conciliación contiene el
saldo observado en el Bos
Ht, pero no fue utilizado.
Junio
2011 660598-4 ¢112,626,953.02 ¢112,626,953.38 ¢0.36
Registran ajuste con Nota
de débito. N° 4 del 30 de
junio por ¢1.03 llevando el
saldo al observado en Bos
Ht, pero registran en formato
de conciliación la nota de
crédito N°1 por ¢0.36 como
“no registrada”, provocando
la diferencia, además ese
número de nota de crédito
había sido utilizado desde
enero 2011.
Julio
2011 660598-4 ¢260,955,070.44 ¢260,955,070.80 ¢0.36
El saldo final de junio difiere
en ¢0.36 al inicial de julio. La
nota de crédito mencionada
en línea anterior no fue
registrada en sistema. Esta
diferencia se mantiene hasta
última conciliación revisada
en diciembre 2011.
Junio
2011
Caja
Única ¢493,079,157.82 ¢493,079,157.46 ¢0.36
Registran en libros un ajuste
por ¢0.36 con nota de
débito N°37 del 30 de junio,
el saldo en libros adjunto a
conciliación contiene el
saldo observado en el
sistema Bos Ht, pero al
realizar la conciliación no lo
consideran y registran en el
formato de la conciliación
los ¢0.36 como pendientes
de registrar.
Julio
2011
Caja
Única ¢548,279,841.04 ¢548,279,840.68 ¢0.36
En conciliación mantienen
como pendiente de registrar
la nota de débito que había
sido registrada en junio y
utilizan un saldo final en
libros diferente al del Bos Ht.
Esa diferencia se mantiene
hasta febrero del 2012
cuando realizan un ajuste
por otro concepto y corrigen
esta diferencia.
Por esas diferencias no detallan su origen y no realizan notas aclaratorias
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2.1.6. Otras pequeñas diferencias de diversos orígenes
Mes y año Cuenta Observación
Abril 2011 Caja
Única
El saldo en libros adjunto a conciliación difiere en ¢0.49 al utilizado en
la conciliación. Parece que posterior a imprimir el reporte registraron
la nota de débito N° 23 por ¢0.49 y no adjuntaron el nuevo reporte.
Abril Mayo
Junio 2012
Caja
Única
En las conciliaciones de abril y mayo del 2012 en sumas iguales
aparece una diferencia de ¢0.43, y no se establece el origen de la
diferencia y en junio registran la nota de débito N°118 por ¢0.04, que
como detalle establece únicamente que se realiza por “Diferencia en saldos conciliaciones al 30 de junio”.
Agosto
Setiembre
2012
Caja
Única
En agosto el saldo final en libros fue de ¢638,952,821.81 y el estado
del banco el saldo final ¢638,952,821.80, existiendo una diferencia de
¢0.01, al realizar la conciliación no la consideran y anotan que el saldo
del banco es igual al de libros, sin registrar ningún detalle aclaratorio.
En la conciliación de setiembre quedó pendiente de registrar en libros
un deposito del Gobierno Central por un monto de ¢244,339,333.33
en la conciliación lo reportan como ¢244,339,333.34 y de esta forma
también eliminan una diferencia de ¢0.01 en esa conciliación.
Octubre
Noviembre
Diciembre
2012
Caja
Única
En la conciliación de octubre existe una diferencia de ¢0.03 entre el
saldo en libros y el saldo en bancos y la expresan como el depósito
N° 1 no registrado en libros y suman esa cantidad al saldo en libros,
en noviembre existe una diferencia de ¢0.23 entre el saldo en libros y
el saldo en bancos y la ajustan sumando esa cantidad al saldo en
libros indicando que se debe a una nota de crédito N°2 no registrada
en libros por “ajuste a cuenta por diferencial cambiario”. El número de
nota de crédito que indican que se va registrar ya había sido utilizado,
en diciembre se presenta la misma diferencia y la detallan de igual
forma. Esos ajustes no aparecen registrados en libros y además no
detallan el origen de las diferencias.
2.2. Estados de cuenta, obtenidos por internet, utilizados en algunas conciliaciones
Algunas conciliaciones fueron confeccionadas utilizando los estados de cuenta que se obtienen
por internet, sin ser los definitivos que envían los diferentes bancos, situación que generó errores
tales como los siguientes:
2.2.1. Cuenta N°134-312-8
En junio del 2011 se realizó la conciliación con un estado de cuenta bancario obtenido por
internet con un saldo de ¢51,181,011.14, el cual omite la suma de ¢320.572.13 que correspondía
al reconocimiento de intereses que genera la cuenta y no se refleja en la conciliación bancaria
porque coincide exactamente con el reflejado en los registros de contabilidad. El monto indicado
no se podía reflejar porque era una transacción desconocida en un estado provisional obtenido
por internet.
En agosto del 2011 el saldo del estado de cuenta bancario obtenido por internet se modifica con
lapicero de ¢49,931,750.07 a ¢49,611,177.94, cuya diferencia asciende a ¢320,572.13 y no se
refleja en la conciliación bancaria, porque el saldo modificado coincide exactamente con el
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reflejado en los registros de contabilidad. El monto indicado debió reflejarse en junio, 2011 en la
cuenta “Intereses por pagar a la Caja Única del Estado”, pero por utilizarse en ese mes un
estado de cuenta provisional en la Unidad Financiero Contable no se enteraron de su existencia,
tal como se explicó en el párrafo anterior. En julio 2011 realizaron un procedimiento similar, pero
en esta ocasión modificaron los saldos de un estado de cuenta definitivo enviado por el Banco.
La situación observada fue corregida en la Unidad Financiero Contable en setiembre del 2011 y
confeccionaron correctamente las conciliaciones de junio, julio y agosto luego de realizar
trámites por medio del correo electrónico con un funcionario del Banco Nacional para aclarar
porque el estado de cuenta obtenido por internet en junio omitía el registro por intereses y de la
respuesta se concluye que ese estado fue solicitado antes del reconocimiento de intereses que
realizó el Banco Nacional.
2.2.2. Cuenta 73900011230001010
El 31 de octubre del 2011 se confeccionó la trasferencia interna TI 3, por ¢50,000,000.00 de la
cuenta corriente 660598-4 con el Banco Crédito Agrícola de Cartago con el objetivo de transferir
fondos a la cuenta de Caja Única del Estado, en ese mismo mes se registra el ingreso en libros
en la cuenta de Caja Única, pero no aparece el registro en el estado de cuenta de la Caja Única,
por lo que en la conciliación se ajusta el saldo del banco sumando la cantidad bajo el título de
transferencia interna no registrada, y así se mantiene hasta la conciliación del 31 de diciembre,
para ese mes el saldo final en el banco es de ¢42,716,324.18 y en la conciliación al 31 de enero
del 2012 el saldo inicial en Banco es de ¢92,716,324.18, pero en ninguno de los dos estados se
observa el detalle del ingreso de los ¢50,000,000.00 y no existen observaciones en las
conciliaciones que aclaren ese detalle. Todos los estados de cuenta utilizados en ese periodo
contienen una leyenda que establecen que son preliminares.
En noviembre del 2011 a la conciliación bancaria se adjuntan dos estados de cuenta con saldos
finales diferentes, uno por ¢682,817,983.53 y el otro por ¢503,938,484.19, la diferencia es de
¢178,879,499.34 y no se refleja en la conciliación bancaria, porque el saldo seleccionado
coincide exactamente con el reflejado en los registros de contabilidad. El estado de cuenta
utilizado en la conciliación contiene la leyenda “Este Estado de cuenta es preliminar, cualquier diferencia que exista, debe ser reportado inmediatamente al correo electrónico [email protected].” y el otro no la contiene, por lo que se asume que es el definitivo. El
monto indicado por no estar registrado en el libro de bancos debió ser registrado en la
conciliación como una nota de debido no registrada en libros y de esa forma utilizar el estado de
cuenta definitivo.
En las otras conciliaciones revisadas de esta cuenta, se observó que en dieciséis veces el
estado de cuenta utilizado contiene la leyenda de ser preliminar como anteriormente se
mencionó y solo en siete ocasiones no se observó esa leyenda.
2.3. Identificación de los funcionarios que elaboran y revisan las conciliaciones
En algunas de las conciliaciones bancarias no se anota la identificación de los funcionarios que
las elaboran y revisan. A continuación se detallan esos casos:
2.3.1. Omisión de registros al cambiar formato de presentación de las conciliaciones
En los primeros meses del año 2011 las conciliaciones se presentaban en un formato
establecido en Excel, luego se presentaron en el formato predefinido que se obtiene del módulo
de control bancario del Bos Ht. en esta transición se observó que algunas no establecen la
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identificación de los funcionarios que las elaboraron y revisaron. La situación observada se
presentó en las siguientes conciliaciones:
Conciliaciones sin firmas de hecho y revisado por
Mes N° de cuenta Detalle de registros omitidos
Marzo del 2011 660598-4 Registro de elaborado por y revisado por
Marzo del 2011 134-312-8 Registro de elaborado por y revisado por Mayo del 2011 134-312-8 Registro de elaborado por y revisado por Marzo del 2011 73900011230001010 Registro de elaborado por y revisado por Mayo del 2011 968052-1 Registro de elaborado por y revisado por Fuente: Carpetas con conciliaciones bancarias de la Unidad Financiero Contable
2.3.2. Omisión de registros al corregir conciliaciones
Las conciliaciones bancarias de la cuenta 134-312-8 de los meses de junio, julio y agosto del
2011 se confeccionaron de nuevo en setiembre de ese año, ya que en la conciliación de junio se
consideró un saldo en bancos que no era el final de ese mes y eso repercutió en los siguientes
dos meses. En las nuevas conciliaciones solo se registra que fueron elaboradas por la señora
Alejandra Umaña Argüello, funcionaria de la Unidad Financiero Contable y el espacio de revisado
aparece en blanco.
2.4. Documentos y datos que respaldan las conciliaciones
En los respaldos de las conciliaciones se observaron las siguientes deficiencias:
2.4.1. Documentos adjuntos a las conciliaciones de los que no se indica su utilidad
Se adjunta a las conciliaciones bancarias documentos sobre los que no se explica la utilidad en
la elaboración de la conciliación, tal como: además del estado de cuenta bancario original, dos
estados de cuenta obtenidos por internet que difieren en los datos contenidos, reportes de
garantías de cumplimiento y participación pendientes de devolución, conciliaciones del mismo
mes con formatos diferentes, sin la identificación de quién la hizo y quién la revisó y movimientos
contables de bancos con saldos diferentes al que se utilizó en la conciliación.
2.4.2. No se adjuntan estados de libros de bancos
Siete de las conciliaciones revisadas no contienen el estado del libro de bancos con que fueron
confeccionadas. La situación indicada se presentó en las siguientes conciliaciones:
Conciliaciones sin firmas de revisado por
Mes conciliado N° de cuenta Nombre del Banco
Junio del 2011* 134-313-8 Banco Nacional de Costa Rica
Julio del 2011* 134-313-8 Banco Nacional de Costa Rica Agosto del 2011* 134-313-8 Banco Nacional de Costa Rica Enero del 2012 73900011230001010 Banco Central de Costa Rica
Febrero del 2012 73900011230001010 Banco Central de Costa Rica Marzo del 2012 73900011230001010 Banco Central de Costa Rica Abril del 2012 73900011230001010 Banco Central de Costa Rica
*Estas conciliaciones son las que se corrigieron en setiembre por utilizar en conciliación de junio
del 2011 un estado de cuenta obtenido por internet.
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Fuente: Carpetas con conciliaciones bancarias de la Unidad Financiero Contable
2.4.3. Presentación de las conciliaciones de la cuenta 660598-4
En todas las conciliaciones revisadas entre junio y diciembre del 2011, que tienen como formato
el predefinido del Bos Ht, en la sección de “cheques no cambiados, que son los pendientes de
que el beneficiario los haga efectivos en el Banco, se observa que en algunos no se identifica al
beneficiario, estos casos se presentan en los cheques más antiguos, por ejemplo en la
conciliación a diciembre del 2011 se observan siete casos de treinta y ocho en los que no se
identifica al beneficiario en seis de estos la fecha que se reporta en la conciliación no
corresponden a las registradas en el sistema Bos Premiun y Bos Ht y el cheque #35329 se
reporta por un monto de ¢50,000.00 y en los registros del sistema aparece por un monto de
¢150,000.00, situaciones parecidas se observaron en todos los meses que se utiliza la
conciliación automática que se genera en el Bos Ht.
3. Conclusiones
El análisis de los diversos aspectos revisados en el sistema de control llamado conciliaciones
bancarias permitió determinar la existencia de debilidades que afectan la claridad de la
información que deben contener esos documentos, observándose que algunos de ellos no
contienen la identificación de quien los realizó y revisó, otras no contienen la documentación de
respaldo que requieren o contienen información que no es necesaria, además se observó
modificaciones con lápiz de los reportes de saldos según libros y bancos, el uso de estados de
cuenta que no son los definitivos enviados por los bancos y no localizan el origen de las
diferencias por lo que no son expresadas en la sección de la conciliación que corresponde,
además existe una ausencia total de notas aclaratorias que soporten los registros y decisiones
que se tomaron al confeccionar esos documentos. También se observó con relación a los
ajustes registrados en el libro de bancos, producto de las conciliaciones, que no se detalla el
origen de las diferencias, utilizando muchas veces el detalle de que los ajustes corresponden a
diferencias de tipo de cambio, situación que no aplica ya que para las diferentes cuentas
bancarias los registros en libros y en banco se realizan en la misma moneda.
4. Recomendaciones a la Unidad Financiera Contable
4.1. Expresar las cantidades a ajustar producto de las diferencias surgidas entre el estado de
libros y banco en la sección de la conciliación que corresponde y detallar claramente, en
ese documento, el origen de esas diferencias. (Resultados 2.1.1., 2.1.2., 2.1.3., 2.1.4.,
2.1.5., 2.1.6.)
4.2. Detallar mediante notas explicativas las diferencias que se presentan en los números de las
notas de crédito o débito u otro documento reportado en los estados de cuenta bancarios y
en los registros contables bancarios. (Resultados 2.1.1., 2.1.5., 2.1.6.)
4.3. Eliminar de las conciliaciones las transacciones que se anulan entre sí, producto de ajustes,
quedando solamente su registro en los documentos adjuntos a la conciliación. (Resultado
2.1.2., 2.1.3.)
4.4. Utilizar en las conciliaciones los saldos de libro de bancos tal como los reporta el módulo de
control bancario del Bos Ht. y cualquier ajuste que requieran, expresarlo dentro de la
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TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 13 de 13
conciliación, detallando claramente el origen de las diferencias. (Resultados 2.1.2., 2.1.3.,
2.1.5)
4.5. Eliminar la práctica de modificar manualmente los saldos reportados en los estados de
cuenta bancarios o los saldos en libros. (Resultado 2.1.1., 2.1.2., 2.1.3., 2.1.5.)
4.6. Registrar en el libro de bancos los ajustes que surjan en las conciliaciones detallando
claramente su origen. (Resultado 2.1.3., 2.1.4., 2.1.5., 2.1.6.)
4.7. Registrar en libros los ajustes surgidos en una conciliación a más tardar el mes siguiente.
(Resultados 2.1.3., 2.1.4., 2.1.5.)
4.8. Realizar las conciliaciones con los estados de cuenta definitivos que envían las entidades
bancarias y la Caja Única del Estado. (Resultado 2.2.1., 2.2.2.)
4.9. Registrar en las conciliaciones el nombre y firma de los funcionarios que las realizan y
revisan, si después de aprobadas requieren correcciones las nuevas conciliaciones también
deben llevar los registros mencionados e indicar en observaciones las razones de los
cambios. (Resultado 2.3.1. y 2.3.2.)
4.10. Respaldar cada conciliación con el estado de cuenta original o definitivo, recibido de las
entidades bancarias y el reporte del saldo en libros con el nombre y firma del funcionario
que realizó los registros, cualquier otro documento adicional a esos debe contener una
nota aclaratoria que establezca su utilidad en la conciliación. (Resultado 2.4.1., 2.4.2.)
4.11. Registrar para la conciliación bancaria de la cuenta 660598-4 todos los cheques en
tránsito con el mismo nivel de detalle, ubicando para todos los casos el nombre del
beneficiario, la fecha correcta de la emisión de esos documentos y asegurarse que sean
realmente los que están pendientes de ser presentados en el banco. (Resultado 2.4.3.)
