Transferencias documentales l y h
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• IDENTIFICAR LAS FUNCIONES QUE TIENE LAS
TRANFERENCIAS DOCUMENTALES.
• ANALIZAR PASO A PASO LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS QUE
NOS PUEDE BRINDAR LAS TRANFERENCIAS
DOCUMENTALES.
• DAR A CONOCER LA METODOLOGIA PARA LA CONSERVACION
DOCUMENTAL.
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Esta relacionado con las diferentes fases del archivo (gestión, central e histórico).
Destacando la responsabilidad del archivo central para liderar la administración de documentos en cada entidad y los procedimientos a seguir.
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Garantizar a los cuídanos el acceso a la información.
Evitar la producción y a acumulación de los documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y controlado de la documentación.
Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o el conocimiento del desarrollo histórico.
Guardar precaucional o definitivamente la documentación.
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En toda la entidad se deben realizar transferías internas de los archivos de gestión o de oficinas al central y finalmente al histórico o permanente .Esto se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital del documento.
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son las etapas sucesivas por las que atraviesan losdocumentos desde su producción o su recepción enla oficina y su conservación temporal, hasta sueliminación o integración a un archivo permanente.
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En este reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite de las normas internas indicadas en las TRD.
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ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
A este archivo son transferidos los documentos de los
archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas como al publico en general.
La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD.
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Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos ,debe conservarse permanentemente .
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:
esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene.
:
overol, gorra, mascarilla y guantes.
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ELIMINACION DEL MATERIAL METALICO
Eliminar el material metálico: clips, ganchos decosedora, legajadores, etc.
Se puede cambiar el material metálico porelementos elaborados en material plástico o conrecubrimientos que eviten su oxidación.
Reemplazar las carpetas tradicionales por materialesdesacidificados o de cartulina blanca.
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HONGOS Y INSECTOSELIMINAR EL POLVO DE
CARPETAS, CAJAS LEGAJO
FUENTES DE ALTA HUMEDAD Y
TEMPERATURA
SOLICITAR PERSONAL ESPECIALIZADO
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REVISION Y FOLIACIÓN
LOS FOLIOS EN BLANCO NO SE
DEBEN ENVIAR EN LA
TRANSFERENCIA
LA NUMERACIÓN EXISTENTE NO
DEBE CORREGIRSE
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TAMAÑO
Alto 27 cms, ancho 40 cms y profundidad 12.5 cmsCada entidad podrá establecer el tamaño de acuerdocon su documentación.
CAPACIDAD
Se recomienda introducir el numero de carpetasnecesario de manera que no queden ni muy ajustadani muy sueltas.
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Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas
laterales, con los siguientes datos generales:
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IDENTIFICACIÓN
CODIGO(de la entidad) _________________
FONDO ______________________________
SECCIÓN _____________________________
SUBSECCIÓN __________________________
NUMERO DE CARPETAS __________________
CAJA _________________________________
# CONSECUTIVO________________________
# CORRELATIVO_________________________
FECHAS EXTREMAS DEL__________ AL _______
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CARPETAS
• DISEÑO
Deben adaptarse al volumen y tamaño de la documentación.
IDENTIFIACACIÓN
Se realizará sobre la solapa, en la esquina superior derecha con los siguientes datos:
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IDENTIFIACACIÓN CARPETAS
FONDO _________________
SECCIÓN_____________ SUBSECCIÓN _______
SERIE ______________SUBSERIE ____________
# DE FOLIOS_____________________________
# DE CARPETA ________________________
# DE CAJA ________________________
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AMARRE
este proceso es importante para reforzarestructuralmente las unidades deconservación a transferir y a la vez facilitar sutraslado.
material:
cinta faya o hiladillo de 2,5 cm de ancho
modo:
vertical y horizontal, anudado en la parte superior.
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EMBALAJE
utilizar cajas que cumplan las especificaciones sugeridas por el AGN (archivo general de la nación).
mantener el orden estricto del inventario.
las cajas de transferencias deberán numerarse consecutivamente.
los tomos deben ser verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros.
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