Gestão IndustrialTecnologia de Informação

SISTEMAS COLABORATIVOS

Professor (a): Renata Guizzardi Componentes:

Andréia Lima Junger Érica Caliman

Fernanda Vieira Falcão Júnior Correia Mirella Vianna Brandão

Vitória2007

Conceito de Sistemas Colaborativos

O surgimento dos Sistemas Colaborativos se deu como uma forma de suportar um

ambiente baseado em colaboração e posteriormente uma gestão do conhecimento. Mas

de nada adiantará implantar um Sistema Colaborativo se não houver uma cultura de

colaboração bem disseminada e consistente. É por esse motivo que antes de entrar nos

detalhes acerca de Sistemas Colaborativos, abordarei o conceito de colaboração,

começando com uma definição utilizada por Anabela Sarmento:

 "A colaboração é um princípio de trabalho em conjunto que produz confiança, integridade

e resultados através de verdadeiro consenso, propriedade e alinhamento de todos os

aspectos da organização”.

Analisando a definição acima, percebe-se que há alguns elementos que caracterizam e

efetivam a colaboração. Esses elementos são os seguintes: trabalho conjunto, consenso

e alinhamento de todos os aspectos da organização, que são atingidos através da

Comunicação, Coordenação e Cooperação que juntas formam um ambiente de

colaboração como mostra a Figura 01.

Figura 01. Ambiente de Colaboração.

A criação de ambientes colaborativos requer ferramentas que possibilitem a comunicação

independente de tempo e de espaço, permitindo a formação de grupos de trabalhos e

equipes com diferentes conhecimentos e especialidades, porém com objetivos em

comum. É nesse contexto que os Sistemas Colaborativos devem ser aplicados. A Figura

02 mostra a Ecologia dos Sistemas Colaborativos e os elementos que compõem esse

ambiente.

Figura 02. Ecologia dos Sistemas Colaborativos.

No entanto, as empresas que pretenderem implantar a “Colaboração Virtual” ou Sistemas

Colaborativos devem iniciar o processo primeiramente com formas mais simples de

trabalho e, posteriormente, passar para as formas mais complexas.

Sistemas Colaborativos são ferramentas de software utilizadas em redes de

computadores para facilitar a execução de trabalhos em grupos. Essas ferramentas

devem ser especializadas o bastante, a fim de oferecer aos seus usuários formas de

interação, facilitando o controle, a coordenação, a colaboração e a comunicação entre as

partes envolvidas que compõe o grupo, tanto no mesmo local, como em locais

geograficamente diferentes e que as formas de interação aconteçam tanto ao mesmo

tempo ou em tempos diferentes. Percebe-se com isso que o objetivo dos Sistemas

Colaborativos é diminuir as barreiras impostas pelo espaço físico e o tempo

Existem vários termos para designar Sistemas Colaborativos, porém a idéia principal ou

objetivo desses sistemas continuam sendo os mesmos, que é o suporte e a promoção da

colaboração. Um termo muito utilizado no mercado de sistemas colaborativos é o

Groupware, junção das palavras inglesas group (grupo) e software (programas de

computação). Outro termo também utilizado para se referir aos sistemas colaborativos,

citado por Sarmento, são os Sistemas Workflow. Um jargão muito usado para designar

Sistemas Colaborativos, se refere ao acrônimo CSCW (Computer Supported Cooperative

Work - Trabalho Cooperativo Apoiado por Computador). Há muitos outros sinônimos, tais

como: Online Collaboration, Web Collaboration, Colaboração Online, Collaboration tools,

Colaboração via web, Ambiente de Colaboração, Ambiente Colaborativo, etc.

Segue abaixo algumas taxionomias para Sistemas Colaborativos, segundo Coleman,

David (1997):

. Sistemas colaborativos de gerenciamento de conteúdo - Ferramentas para

publicação automatizada com a participação de diversas pessoas e grupos na elaboração

do conteúdo.

. Sistemas colaborativos de gestão do conhecimento - Ferramentas de

armazenamento, indexação, avaliação e distribuição de conhecimento tácito e explicito.

. Real Time Collaboration Tools (RTC) (áudio/vídeo/data conferencing) - Ferramentas

de colaboração síncronas que usam áudio, vídeo e dados.

. Virtual Team Tools (DPM, virtual team and process-oriented tools) - Ferramentas

para grupos de trabalho. Dividem-se em três classes:

- Gerenciamento distribuído de projetos.

- Local de trabalho virtual

- Processos e workflow

. CRM Colaborativo (customer resource management) (CRM) - Ferramentas para

auxilio a processos de venda e atendimento a clientes.

. Portais e Comunidades On-line - Ferramentas para comunidade virtuais para troca de

informações e idéias.

. Ferramentas e infra-estrutura para colaboração Wireless - Ferramentas para

mensagens em dispositivos wireless. Normalmente se integram com as demais soluções

de colaboração.

A adoção de Sistemas de Informação Colaborativos provoca mudança na forma como as

pessoas executam suas tarefas, podendo levar ao aparecimento de especialistas, uma

vez que cada pessoa tem um papel mais específico na execução do trabalho. Outra

observação que merece destaque é que Sistemas Colaborativos contém repositórios de

informações e, portanto, as pessoas não necessitam saber de tudo, elas simplesmente

necessitam saber onde buscar essas informações seja em repositórios eletrônicos, ou

diretamente com as pessoas detentoras desse conhecimento. O trabalho executado

dessa forma não é mais realizado individualmente, mas sim em conjunto e a tecnologia é

“elo de ligação” entre os vários atores do processo.

O resultado a ser obtido pelas empresas que optarem por um ambiente de trabalho

colaborativo é a maior rapidez e qualidade na tomada de decisões, que é baseada em

princípios, ao invés de poderes de personalidade. Além de uma redução no ciclo de

tempo e eliminação de trabalho sem valor no processo produtivo, proporcionado com isso,

um aumento da capacidade de produção, de retorno dos investimentos, de controle e da

responsabilidade da força de trabalho, incrementando dessa forma a auto-suficiência da

organização na realização da suas metas.

Ferramentas síncronas são aquelas que requerem tempo de resposta imediato, conforme

a Figura 03. Por exemplo, mensagens instantâneas (ICQ, Messenger), conferências e

videoconferências.

Já as ferramentas assíncronas não necessitam de um tempo de resposta curto ou

imediato, como mostra a Figura 04. Os e-mails e os fóruns de discussão são ótimos

exemplos de ferramentas assíncronas. Ferramentas de fluxo de trabalho (Workflow) e

calendários (Groupware) também são consideradas ferramentas assíncronas.

A Tabela 01 mostra a tradução do esquema mostrado no site Usability First

(http://www.usabilityfirst.com/groupware) que classifica e exemplifica as formas de interação

dos Sistemas Colaborativos.

Classificação das formas de interação dos Sistemas Colaborativos

Ao mesmo Tempo

“Síncrono”

Em tempo diferente

“Assíncrono”

Mesmo lugar

(colaboração

local)

Pessoas votando num auditório

Computadores compartilhados

Lugar

diferente

(colaboração

à distância)

Conferências de áudio

Mensagens instantâneas

videoconferência

E-mail

workflow

Tabela 01: Formas de interação dos Sistemas Colaborativos

As principais finalidades de um sistema colaborativo podem ter as seguintes

definições:

. Gerenciamento e coordenação do trabalho em equipe dos manipuladores dos dados e

conhecimento;

. Integração do trabalho dos manipuladores da informação em todos os níveis e funções

da organização, conforme a customização e distribuição definida pelo usuário;

. Integração da organização com o meio externo, como: clientes, fornecedores, órgãos

governamentais públicos e regulamentadores, etc;

. Gerenciamento, criação, armazenamento, recuperação e disseminação de documentos;

. Definição da programação de tarefas/compromissos para indivíduos e grupos;

. Facilitar a comunicação de voz e dados para indivíduos internos e externos a

organização;

. Gerenciamento de contatos e relacionamentos internos/externos e das informações

sobre usuários, clientes e fornecedores.

Funcionalidades de um Sistema Colaborativo

Segundo Camargo (2004), todas as finalidades descritas acima, são enquadradas em

formas de itens ou componentes que compõem um Sistema Colaborativo. Portanto, um

Sistema Colaborativo deve ser composto basicamente pelos seguintes componentes:

Agenda, Repositório de Documentos, Áudio e Vídeo Conferência, Reuniões Virtuais,

Suporte à Decisão, Fóruns de Discussão, Bate papo, Correio Eletrônico, Co-autoria de

Documentos, Fluxo de trabalho (Workflow) e Geradores de Formulários. É importante

frisar que um Sistema Colaborativo pode ser formado por todos esses itens ou por partes

deles, a escolha destes dependerá da necessidade da organização. Seguem abaixo as

descrições destes componentes:

Agenda

Capacidade para efetuar a criação de agendas individuais, por equipes ou corporativas,

incluindo opções de reserva de salas, horários e recursos necessários à interação entre a

equipe. Repositório central de contatos com informações de todas as entidades e pessoas

que se relacionam com a equipe, incluindo o armazenamento de nomes de organizações

e pessoas, telefones, contas de e-mails e demais atributos de interesse para esse tipo de

cadastro.

Repositório de documentos

Repositório central de arquivos, que fornece segurança no armazenamento, acesso a

dados, controle de versões e facilita o uso e a manipulação por múltiplos usuários.

Áudio e Vídeo Conferência

A áudio e vídeo conferência são formas de se estabelecer uma comunicação síncrona

(em tempo real) para pessoas ou grupos de pessoas que estão geograficamente

distantes. A áudio conferência pode ser realizada através de sistemas de áudio, como

aparelho telefônico com viva voz ou por conexão de rede, através da tecnologia VOIP

(Comunicação de voz sobre o protocolo IP). A vídeo conferência é um conjunto formado

pela transmissão de áudio e imagens de forma sincronizada, podendo também permitir o

envio de dados. Sistemas Colaborativos devem permitir o uso destas duas formas de

comunicação.

Reuniões Virtuais

Utilizando os recursos de áudio e vídeo conferência é possível realizar reunião com um

grupo de pessoas geograficamente distantes, compartilhar o conteúdo da apresentação

do discurso para todos os membros presentes, com transmissão de voz juntamente com

dados mostrados na tela simultaneamente.

Suporte a decisão

Por oferecer recursos de conhecimento e inteligência, que podem facilmente ser

consultados, (desde que a informação disponível esteja bem estruturada), proporcionam

agilidade na tomada de decisão.

Recursos de Brain Storming Eletrônico (geração rápida de múltiplas idéias para a solução

de um dado problema), enquetes e votações eletrônicas são exemplos de recursos que

dão suporte a decisão.

Fóruns de discussão

Ferramentas que dão ao usuário a possibilidade de realizar debates em grupos sobre

determinados assuntos de forma assíncrona e encadeada.

Bate papo

Mais conhecido como Chat ou messaging permite a troca de mensagens instantâneas

através da rede a qual o sistema colaborativo esta conectado. Solução rápida e de baixo

custo para pessoas que se encontram geograficamente distantes.

Correio Eletrônico

O correio eletrônico tornou-se uma ferramenta básica de comunicação, praticamente

todas as organizações já se adaptaram ao uso desta tecnologia.  É considerada uma

ferramenta de colaboração para grupos, sendo necessário, no entanto, tomar alguns

cuidados, pois o uso indevido pode acarretar sérios problemas, como o recebimento de

mensagens indesejáveis, que podem trazer riscos ao sistema, além da sobrecarga gerada

pelo envio e recebimento destes tipos de mensagens.

CO - Autoria de documentos

É comum a necessidade de múltiplos usuários trabalharem sobre o mesmo documento. A

maioria dos sistemas colaborativos foram projetados para suprir essa necessidade. Eles

permitem um controle de edição de documentos, uma vez que um usuário tenha editado

um arquivo, este ficara indisponível para outros usuários editarem, até que esse usuário o

libere para aprovação ou edição por parte de outras pessoas.

Fluxo de Trabalho (WorkFlow)

Os sistemas colaborativos possuem a capacidade de controlar e gerenciar o fluxo de

trabalho, ou seja, aqueles que exigem a necessidade de tramitação de processos. Essa

tramitação consiste em um conjunto de possíveis estados do processo, aliado às regras

de transição entre estados.

Geradores de Formulários

É comum aos sistemas colaborativos disponibilizarem recursos de montagem de

formulários. Isto é, uma forma de padronização no fornecimento das informações, onde os

usuários, ao invés de produzir um novo documento, preenchem um formulário

preestabelecido. Essa funcionalidade promove ganhos na qualidade e tempo nos

processos de Workflow.

BIBLIOGRAFIA

CAMARGO, Álvaro Antônio Bueno De. KHOURI, Lourdes Halim El e GIAROLA, Paulo

César. O Uso de Sistemas Colaborativos na Gestão de Projetos: Fatores Relevantes para

o Sucesso. Trabalho de Conclusão de Curso. Fundação Instituto de Administração – FIA.

2005.

SARMENTO, Anabela Mesquita Teixeira. 2002. Impacto dos Sistemas Colaborativos nas

Organizações - Estudo de Casos de Adopção e Utilização de Sistemas Workflow.

Dissertação de Doutorado. Universidade do Minho. 2002.

COLLEMAN, David: Groupware: Collaborative Strategies for corporate LANs

and Intranets – Prentice Hall – Prentice Hall PTR, 1997.

LAUDON, Kenneth C. Laudon, LAUDON, Jane P. Sistemas de informação gerenciais:

administrando a empresa digital; Tradução Arlete Simille Marques; revisão técnica Erico

Veras Marques, Belmiro João. São Paulo: Prentice Hall, 2004.

CAMARGO, Álvaro Antônio Bueno De. Gestão Colaborativa - Metrô de São Paulo. São

Paulo, SP - Dias 26/11/2004, 02 e 03/12/2004