Republica Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Fundación Misión SucreAldea: I.U.T.P.C

Cátedra: Organización y SistemasPrograma Nacional de Formación de Administradores

Puerto Cabello-Estado Carabobo

Profesor: Bachilleres:

5to Trimestre Admón.

Noviembre 2.010

INDICE

pág

INTRODUCCIÓN………………………………………………………. 3

FORMULARIOS…………………………………………………

Objetivos…………………………………………………

.

Diseño del

Formulario…………………………………...

Consideraciones para la elaboración de

formulario…

Sistema de control de

formularios……………………..

MANUALES ADMINISTRATIVOS……………………………

Ventajas y Desventajas

………………………………….

Clasificación……………………………………………

…

Tipos………………………………………………………

4

4

4

6

7

9

9

12

15

CONCLUSIÓN………………………………………………………… 28

BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………… 29

INTRODUCCIÓN

Cuando se diseñan formularios es esencial seguir un proceso

que a través de sus diferentes pasos nos guíe en la construcción de

sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir

una fase de análisis que nos ayude a determinar lo que

necesitamos y cuales son los medios que se utilizarán para lograr

nuestros objetivos.

Conociendo básicamente cual es el objetivo del formulario, a

quién está dirigido y cómo quieren que se les devuelva la

información, tendremos un panorama acerca del diseño funcional

del formulario, los campos necesarios, la programación a utilizar, la

forma de almacenamiento y de entrega de la información a los

encargados de recopilarla y analizarla.

Este documento en primer lugar establece el concepto de

formularios, designando sus objetivos, fase del diseño y

consideraciones para la elaboración de los formularios y su sistema

de control.

En segundo lugar establece el concepto y características de

los manuales administrativos en el contexto actual, luego detalla los

tipos más frecuentes de manuales y su contenido básico y

establece las características de los procesos de desarrollo de los

sistemas de manuales.

FORMULARIOS

En la actualidad, la mayoría de las labores realizadas por el

hombre, se emplean los formularios, éstos son documento impreso

que contiene información estructurada "fija" sobre un determinado

aspecto, para ser complementada con información "variable" según

cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. Puede

considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo

es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de

los procedimientos administrativos.

Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y,

según el tipo de información y el grado de dificultad para su

llenado, puede acompañarse de un instructivo.

En la Administración Pública los formularios son modelos

básicos de comunicación que, con ligeras variantes, un interesado

utilizar para reclamar, solicitar, denunciar o como sustituto de algún

impreso. También es útil para entregar adjunta documentación o

información a la Administración.

OBJETIVOS

Eliminar duplicidad de

esfuerzo

Facilitar el trabajo

Reducir costos

Proveer uniformidad de los

datos que se registran,

informa o se analiza en una

agencia.

DISEÑO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboración del diseño del formulario, se deben cumplir la fase del pre-

diseño, diseño y post-diseño.

Fases para el diseño

Fase prediseño Fase del diseño Fase del Post-diseño

Se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.

Preparación de una forma según su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizara, numero de copias, usuarios y resultados esperados. Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado.

Una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión.

En un formulario usado por personas ajenas externa no debe aparecer el nombre de la empresa, al igual que el nombre del departamento de origen.

Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos, márgenes, numeración, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.

Partes de un instructivo

Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo

instructivo, el cual agiliza la implementación de forma eficaz. Debe

estar elaborado en un lenguaje claro y preciso.

El instructivo esta divido en: Características de impresión:

Titulo del formulario

Objetivos (razón de la

Número de copias

Papel (color, marca y base del original y

situación)

Generalidades

Modo de llenado (maquina o a mano)

Medio de obtención

Tiempo estimado

copias)

Tinta, color de tinta.

Márgenes (lado y ancho para archivar)

Indicar si lleva perforaciones.

Encuadernación (hojas sueltas o cosidas)

Juego (desglosables o sueltos)

Encolados

Indicar lado

Lomo abierto o cubierto

Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro

Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco.

CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO

A continuación se presentan diversas alternativas para la elaboración de formularios.

Offset Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica, la cual imprime por medio de una prensa. Cada lámina soporta hasta 300 mil impresiones.

Mimeógrafo Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina, impresora o a mano, permite reproducir de 100 a 500 ejemplares.

Linotipo Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión.

Fotograbado

Se utiliza la fotografía, a partir del original se hace un negativo, que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda grabado en una placa metálica plana.

Rotograbado

Es análoga al fotograbado, pero para el grabado se emplean rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresión supera el millón de ejemplares.

A maquina Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir eléctrica o mecánica.

Computadora

Implica el desarrollo de programas específicos o el uso de software especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentación, ya sea por medio de impresión en papel o en discos ópticos, disketes o cintas.

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y

regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del

flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o

para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el

seguimiento a cada formulario implantado.

Consideraciones generales de los sistemas de control.

Eliminar formularios innecesarios y evitar su creación,

consolidar formularios que se complementen, rediseñar

formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores.

Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia.

Establecer un procedimiento adecuado para suministrar

formularios a los usuarios.

Trabajar en coordinación con el departamento de compras

para evitar la adquisición de formularios no autorizados.

Revisar muestras de los formularios antes de su impresión

final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.

Nivel de organización.

El control de formularios se debe centrar en un lugar

suficientemente alto dentro de la organización como para dar una

visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de

la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la

opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien

decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide

cuáles son los datos necesarios.

Control de formularios.

En la etapa del control de formularios se incluye el

establecimiento de un programa de control como política de la

empresa y la comprensión de los factores que componen el

problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y

procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben

ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y

el tema secundario.

El Índice Funcional

Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene

los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven.

El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son

responsables del control de formularios. Los formularios destinados

a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál

puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Para

las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los

propósitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar,

registrar, reportar y requerir.

Pasos para elaborar el índice funcional

Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente

agrupar los formularios por los que se hayan escogido, así como las

subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por

función, codificar por función, preparar carpetas para archivar las

muestras, preparar una lista tabulada con la información del

número y nombre del formulario, y el número de índice funcional

que le corresponde.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

“Los Manuales son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en

forma ordenada y sistemática, información de una organización

(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,

procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que

se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.”

Franklin F (2004)

La importancia de los manuales radica en que ellos explican

de manera detallada los procedimientos dentro de una

organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que

se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa.

Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad,

evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad

cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le

explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña

histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta

explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos ofrecen una serie de

posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo,

tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan

importancia.

Ventajas:

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas: 

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada

comprensión del plan general y de sus propios papeles y

relaciones pertinentes.

3. Facilita el estudio de los problemas de organización.

4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las

modificaciones  necesarias en la organización.

5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y

compensación del personal clave.

6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación

con los demás de la organización.

7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de

funciones.

8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de

autoridad de los diversos niveles.

9. La información sobre funciones y puestos suele servir como

base para la evaluación de puestos y como medio de

comprobación del progreso de cada quien.   

10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de

los funcionarios más antiguos.

11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

12. Es una fuente permanente de información sobre el

trabajo a ejecutar.

13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos,

las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas,

etc.

14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las

operaciones.

15. Aseguran continuidad y coherencia en los

procedimientos y normas a través del tiempo.

16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

17. Incrementan la coordinación en la realización del

trabajo.

18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir

instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede

circunscribir al control por excepción.

 

Desventajas:

Entre los inconvenientes que presentar los manuales se

encuentran los siguientes: 

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas

para necesitar un manual que describa asuntos que son

conocidos por todos sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y

laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta

reglamentación y rigidez.

4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el

desarrollo de las operaciones. 

5. El costo de producción y actualización puede ser alto.

6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de

lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio

para la misma.

8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte

en complicados.

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones

en la administración, destacan el relativo a los manuales

administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización,

por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que

requiere la acción humana en las unidades administrativas,

fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una

fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar

los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las

tareas que se le han encomendado.

Depende de la información de las necesidades de cada

institución o empresa privada, para saber con qué tipo de manuales

se debe contar. 

Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales

a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina,

sección, una mesa, un puesto, etcétera. 

 

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se

designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la

siguiente manera:

Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen

necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina

dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos,

solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

Por

su

Con

ten

ido

Manual de Historia

Proporciona información histórica sobre la organización: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

Manual de organización

Expone en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones

Manual de políticas

Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Manual de procedimiento

s

Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de contenido múltiple

Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales.

Por

su

fu

nció

n e

sp

ecíf

ica

Manual de producción

Abarca la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras:

El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

Manual de ventas

Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

Manual de Finanzas

Asenta por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

Manual de contabilidad

Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

Manual de crédito y

cobranzas

Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de personal

Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

Manual técnico

Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.

Manual de adiestramiento

o instructivo

Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos.

Gen

era

l

Manuales generales de organización

Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.

Manual general de

procedimientos

Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual general de políticas

Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.

Esp

ecif

ico

Manual específico de reclutamiento

y selección

Se refiere a una parte de una área específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.

Manual especifico de

auditoria interna

Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular.

Manual específico de políticas de

personal

Este se enfoca a definir "políticas", pero de un área especifica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.

Manual específico de

procedimientos de tesorería

Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.

TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre los tipos de manuales más utilizados se

encuentran:

1. Manuales de Organización

2. Manuales de Políticas

3. Manuales de Normas y Procedimientos

4. Manuales para Especialistas

5. Manual del empleado

6. Manual de contenido múltiple.

7. Manuales de finanzas

8. Manuales del sistema

9. Manual de calidad

1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Es la versión detallada por escrito de la organización formal a

través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad,

responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen

su estructura.

Estos manuales contienen información detallada referente a

los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica,

funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y

responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación

de una organización.

También incluyen una descripción de puestos cuando el

manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

Debe contener:

1.- Identificación

- Logotipo de la organización.

- Nombre oficial de la organización.

- Título y extensión (general o específico. Si es específico debe

indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).

- Lugar y fecha de elaboración.

- Número de revisión (en su caso).

- Unidades responsables de su elaboración, revisión y

autorización.

- Clave de la forma: en primer término las siglas de la

organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad

administrativa donde se utiliza la forma y por último el

número de la forma. Entre las siglas y el número debe

colocarse un guión o diagonal.

2.- Índice o Contenido: Relación de los capítulos o apartados que

constituyen el cuerpo del documento.

3.- Prólogo y/o Introducción: Sección en donde se explica qué es

el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la

necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de

alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto

nivel jerárquico.

4.- Antecedentes Históricos: Descripción de la génesis de la

organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su

origen, evolución y cambios significativos registrados.

5.- Legislación o Base Legal: Este apartado, contiene una lista

de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las

actividades de la organización, de los cuales se derivan sus

atribuciones o facultades.

Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden

jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos,

decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe

respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de

publicación en el Diario Oficial).

6.- Atribuciones: Transcripción textual y completa de las

facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las

disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este

efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento,

capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).

7.- Estructura Orgánica: Descripción ordenada de las unidades

administrativas de una organización, en función de sus relaciones

de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe

corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto

en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su

nivel jerárquico. Además, es conveniente codificarla en forma tal

que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las

relaciones de dependencia.

8.- Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura

orgánica que muestra la composición de las unidades

administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles

jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad,

supervisión y asesoría.

9.- Funciones: Especificación de las tareas inherentes a cada uno

de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la

estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de

la organización.

Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en

cuenta los siguientes aspectos:

- Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en

la estructura orgánica.

- Que sigan el orden establecido en la estructura.

- Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

10.- Descripción de Puestos: Reseña del contenido básico de los

puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye

la siguiente información:

- Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de

operación, etc.)

- Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos

subordinados y las facultades de decisión, así como las

relaciones de línea y asesoría.

- Funciones Generales y Específicas.

- Responsabilidades o deberes.

- Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos

dentro de la organización, así como las que debe establecer

externamente.

- Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento,

experiencia, iniciativa y personalidad.

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Contenido:

- Introducción.

- Instructivo de Uso.

- Tabla de contenido.

CAPÍTULO I:

- Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad

Económica, Dirección, Tecnología).

- Reseña Histórica.

CAPÍTULO II:

- Objetivos generales y específicos de la empresa.

- Misión.

- Visión.

- Valores.

CAPÍTULO III:

- Organigrama general.

- Funciones de las unidades organizativas.

- Descripciones de cargos.

GLOSARIO.

ANEXOS.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFÍA.

2. MANUAL DE POLÍTICAS

Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos

por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los

objetivos, facilitando la descentralización, al suministrar a los

niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la

toma de decisiones.

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE POLÍTICAS

Contenido:

- Introducción.

- Instructivo de Uso.

- Tabla de contenido.

CAPÍTULO I:

SECCIÓN A:

- Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad

Económica, Dirección, Tecnología).

- Reseña Histórica.

SECCIÓN B:

- Objetivos generales y específicos de la empresa.

- Misión.

- Visión.

- Valores.

SECCIÓN C:

- Organigrama general.

- Funciones de las unidades organizativas.

- Organigrama específico del área del manual.

- Descripciones de cargos.

SECCIÓN D:

- Objetivos del manual.

- Política de calidad de la empresa.

CAPÍTULO II:

SECCIÓN A:

- Objetivos del área.

- Política del área.

SECCIÓN B:

- Normas Generales.

CAPÍTULO III:

- Normas técnicas.

- Procedimientos.

- Flujogramas.

- Objetivos del procedimiento.

- Normas del procedimiento.

- Playscript.

GLOSARIO DE TÉRMINOS.

ANEXOS.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFÍA.

3. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Es la expresión analítica de los procedimientos

administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad

operativa de la empresa, como la enunciación de normas de

funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros

de la misma.

Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un

manual de estas características:

a) Normas de procedimientos: es la relación por

escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen

la base de la organización, con la indicación de los distintos

sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.

b) Formularios: son todos aquellos documentos y

comprobantes que circulan dentro de los circuitos

administrativos.

c) Flujogramas: son los procedimientos descritos de

manera grafica, que se conocen también como diagramas de

procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de

instrumentos administrativos, tienen por objeto:

Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las

operaciones a cargo de la organización, los puestos o

unidades administrativas que intervienen, precisando su

participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar

para la realización de las actividades institucionales

agregadas en procedimientos.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de

trabajo y evitar su alteración.

Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que

deben hacer y como deben hacerlo.

Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de

funciones.

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Contenido:

- Introducción.

- Instructivo de Uso.

- Tabla de contenido.

CAPÍTULO I:

SECCIÓN A:

- Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad

Económica, Dirección, Tecnología).

- Reseña Histórica.

SECCIÓN B:

- Objetivos generales y específicos de la empresa.

- Misión.

- Visión.

- Valores.

SECCIÓN C:

- Organigrama general.

- Funciones de las unidades organizativas.

- Organigrama específico del área del manual.

- Descripciones de cargos.

SECCIÓN D:

- Objetivos del manual.

- Política de calidad de la empresa.

CAPÍTULO II:

- Normas generales del manual.

- Normas técnicas del manual.

CAPÍTULO III:

- Objetivo del procedimiento.

- Norma técnica del procedimiento.

- Procedimiento (Playscript).

- Flujograma.

GLOSARIO.

ANEXOS.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFÍA.

4. MANUAL PARA ESPECIALISTAS

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de

aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o

tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la

secretaria.

La preparación de este tipo de manuales por parte de la

misma empresa es recomendable cuando el número de empleados

que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.

El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de

entrenamiento y capacitación de empleados, como así servir

también de elemento de consulta para la realización de las tareas

asignadas.

5. MANUAL DEL EMPLEADO

Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal

nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento,

este manual es especialmente útil para niveles intermedios u

operativos.

Se enuncian a continuación algunas informaciones que un

manual de estas características debe contener:

Actividades desarrolladas por la empresa.

Breve reseña histórica.

Objetivos generales que se persiguen.

Derechos y obligaciones de los empleados en general.

Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento

obligatorio para todo el personal.

Servicios que la empresa presta a sus empleados.

6. MANUAL DE CONTENIDO MÚLTIPLE

Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo

diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre

bien definidos. La inmensa mayoría de los manuales de oficina

parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines, por

ejemplo, en la preparación de cualquier manual de procedimientos

existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito:

a) manifestación clara de las normas generales de la

empresa.

b) Comprensión total de la organización básica de la

misma.

Es decir, de poco servirían las manifestaciones detalladas de

procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas

básicas no son, claramente firmes y comprensibles.

7. MANUALES DE FINANZAS

Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos

que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que

deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para

asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la

administración.

8. MANUALES DEL SISTEMA

El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se

desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de manuales

o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del

sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema,

índice de componentes, etc.

9. MANUAL DE CALIDAD

Define un manual de calidad como un documento que enuncia

la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una

organización. Este manual puede estar relacionado con las

actividades totales de una organización o con una parte

seleccionada de estas.

Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de

la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con

la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los

lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad

ISO 9002

ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional

de Estandarización, la cual se dedica a la creación de estándares

internacionales voluntarios, en diversos ámbitos como son: la

industria, la ciencia, la tecnología y la economía.

Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el

Aseguramiento de la Calidad, que son aceptadas alrededor del

mundo. Su importancia radica en que, cuando se adquiere un

producto o servicio de una empresa que está registrada en ISO

9000, se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que

se está recibiendo será como se esperaba. Permite contar con la

documentación de todas las actividades de la empresa, relativas a

la calidad, por escrito.

El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas, la

cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la

calidad en producción, instalación y servicio.

El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales, ya

que en el momento de establecer una norma o política en la

organización, debemos tener presente que esta se debe ajustar a

los servicios o fines que esta preste, debemos poseer una

documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002.

Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio

a la organización.

CONCLUSIÓN

Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es

trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los

procedimientos administrativos

En la construcción del un formulario no hay ninguna ciencia

oculta, simplemente como todo, se trata de sentido común, los

formularios deben ser fácilmente completados por los usuarios

Los manuales administrativos son documentos que sirven

como medios de comunicación y coordinación que permiten

registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información

de una organización. Sus objetivos son: instruir al personal,

precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa,

servir como medio de integración y orientación al personal de

nuevo ingresos, aumenta la eficiencia de los empleados, ayuda a la

coordinación de actividades y evitar duplicidades, permite conocer

el funcionamiento interno

Unas de sus ventajas es lograr y mantener un sólido plan de

organización, facilitar el estudio de los problemas de organización y

determinar la responsabilidad de cada puesto, entre otros. Son

instrumentos útiles en la capacitación del personal. Por otro lado,

sus desventajas, su deficiente elaboración provoca serios

inconvenientes en el desarrollo de las operaciones, el costo de

producción y actualización puede ser alto, si no se actualiza

periódicamente, pierde efectividad. Existe el temor de que pueda

conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

BIBLIOGRAFÍA

es.wikipedia.org/wiki/Instancia_(formulario)

html.rincondelvago.com/manuales-administrativos.html

www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/

www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm

www.webtaller.com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.php