UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN

FACULTAD DE DERECHO Y CRIMINOLOGÍA

ALUMNA: ROCÍO CLARIBEL VILLARREAL GÓMEZ.

MATRICULA: 1690870

MATERIA: APLICACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN.

MAESTRO: LIC. JOSÉ JUAN HERNÁNDEZ ALANÍS.

SEMESTRE: PRIMERO.

TEMA: “EDICIÓN AVANZADA DE DOCUMENTOS”.

NOVIEMBRE DEL 2013

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ÍNDICE

Introducción………………………………..……………………………………… 3

1.Recursos para optimizar la productividad……………………………….……. 4

Concepto de estilos……………………….………………………………………. 4

Características de estilos……………………………………..………………….. 4

Concepto de estilos predefinidos……………………………………………… 5

Concepto de estilos definidos por el usuario………………………………… 5

Ventajas del uso de estilos………………………………………………………. 6

2.Concepto de plantillas……………………………..…………………………… 7

Características de plantillas……………………………………………………. 7

Ventajas en el uso de plantillas……………………………………………….. 7

Tipos de plantillas………………………..……………………………………… 8

3. Documentos interactivos………………………………………………………. 9

Concepto de Tablas……………………………………………………………….. 9

Concepto de tablas con fórmulas……………………………………………... 9

Concepto de tablas como base de datos……………………………………… 10

4. Documentos personalizados de distribución masiva………………………… 11

5. Concepto de formularios electrónicos…………………………………………. 12

Conclusión…………………………………………………………………………… 13

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INTRODUCCIÓN

Las tecnologías de información y comunicación representan uno de los factores

determinantes para el desarrollo y crecimiento económico de los países. La

adquisición de conocimientos técnicos mejora las habilidades y capacidades para

solucionar problemas, utilizando funciones avanzadas de diversas aplicaciones

computacionales, favorece el trabajo en equipo, la comunicación oral y escrita y la

capacidad de un aprendizaje autónomo. En este tema hablaremos de cómo

manejar efectivamente el uso y gestión de la TICs para mejorar el dominio en

aplicaciones para la producción de documentos para así, incrementar la

productividad como persona competente en el uso de las TICs.

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RECURSOS PARA OPTIMIZAR LA PRODUCTIVIDAD

Los procesadores de palabras son aplicaciones de gran difusión entre los usuarios

de la tecnología de información, cuando los documentos son extensos, contienen

elementos complejos o simplemente se presentan con frecuencia, se deben

modificar las técnicas de edición para utilizar opciones que tengan la potencia y

flexibilidad necesarias para automatizar las acciones con el uso de estilos, temas,

plantillas y la autoedición, empleando de manera eficiente las herramientas que

apoyan sus actividades, en este caso el potencial de los procesadores de palabras

para la edición de documentos.

ESTILOS: Son recursos que permiten agilizar el proceso de dar formato al texto;

es el conjunto de especificaciones de formato establecidas y grabadas con un

nombre (de estilo) que se asignan a elementos de texto como son caracteres,

párrafos, tablas y listas.

CARACTERÍSTICAS DE ESTILOS: Todo documento tiene asociado un conjunto

de estilos y cada párrafo es controlado por un estilo, los estilos pueden ser

clasificados como: predefinidos y definidos por el usuario.

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ESTILOS PREDEFINIDOS: Son los estilos con los formatos más comunes

incluidos en el software y disponibles por omisión; los estilos clásicos son: Normal,

Titulo 1, Titulo 2, Titulo 3. El estilo Normal es el predeterminado para párrafos que

forman el cuerpo del texto. Los estilos Titulo 1, titulo 2 y Titulo 3 son estilos propios

para títulos y subtítulos, sirven para estructurar el documento resaltando

secciones. Los estilos predefinidos pueden ser modificados para personalizarlos

pero no pueden ser eliminados.

ESTILOS DEFINIDOS POR EL USUARIO: Son los que no limitan la creatividad

ya que el software dispone de opciones mediante las cuales se pueden modificar o

diseñar nuevos estilos.

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VENTAJAS DEL USO DE ESTILOS

Las principales ventajas que se obtienen al utilizar estilos son:

Aplicar varias especificaciones de formato en una sola acción. Tan sencillo

como hacer clic en un estilo y el elemento de texto activo adopta

automáticamente todas las características.

Cualquier cambio en un estilo se refleja en todos los elementos en donde

se encuentre asignado.

Establecer un diseño consistente y unificado para todos los documentos

personales, del equipo de trabajo o de la compañía que los identifique y

distinga.

Disponer de estilos predefinidos y conjuntos de estilos asociados que dan

una presentación sofisticada y armónica.

Posibilidad de ejecutar opciones solo disponibles cuando los documentos

están estructurados con estilos de párrafo para títulos, como son: visualizar

la estructura del documento y navegar mediante la activación del Mapa del

documento, generar e insertar de manera automática la Tabla de contenido,

modificar la estructura del documento empleando la vista Esquema y

actualizar referencias cruzadas.

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PLANTILLAS: Se define como un archivo que contiene un patrón que combina

estructura, textos, imágenes y formatos; es un documento especial que al abrirlo

crea una copia de sí mismo por lo que al guardarlo, el documento original, esto es

la plantilla, no se altera y se puede reutilizar las veces que sea necesario.

CARACTERÍSTICAS DE PLANTILLAS: La función de estos archivos es

simplificar y agilizar la tarea de elaborar documentos debido a que no parte de

cero, pero se cuenta con la estructura, el diseño de página, los estilos adecuados,

incluye texto e imágenes entre otros elementos, todos los documentos parten de

una plantilla básica llamada Normal.dot a partir de la cual se inicia la construcción

del documento.

VENTAJAS DEL USO DE PLANTILLAS

Las principales ventajas son:

Rapidez en la aplicación del formato.

Rapidez en la captura del texto.

Uniformidad o consistencia en la presentación de los documentos.

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TIPOS DE PLANTILLAS

Se clasifican por su origen y son dos:

Plantillas predefinidas proporcionadas por el fabricante del software.

Plantillas diseñadas o definidas por el usuario.

Plantillas predefinidas: Son archivos suministrados en los procesadores de

palabras, están diseñadas con los formatos y estilos apropiados para facilitar la

elaboración de los documentos más comunes como son: cartas, portadas para

fax, memorandos e informes.

Plantillas definidas por el usuario: Son las que el usuario puede crearlas, el diseño

puede partir de un formato básico con un documento en blanco, de una plantilla o

de cualquier otro documento.

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DOCUMENTOS INTERACTIVOS

Los documentos interactivos son documentos con formato predeterminado que

integran elementos que añaden la capacidad de interacción entre el usuario y la

aplicación.

TABLAS: Es una estructura definida en columnas y filas, donde la intersección de

una fila y una columna se identifican como celda, las celdas pueden contener

textos, gráficos y otras tablas, su función básica es procesar datos.

TABLAS CON FÓRMULAS: Estas son las que presentan datos numéricos como

resultado de operaciones realizadas en otras aplicaciones.

Las opciones para mejorar la productividad y apoyar esta labor son:

Utilizar la opción Fórmula para ejecutar cálculos que involucran operaciones

matemáticas.

Insertar la información desde el programa origen, como la hoja de cálculo

de Excel cuando los cálculos son complejos.

La inserción del campo Fórmula en una tabla ejecuta cálculos con los

valores almacenados en la misma.

Un campo se utiliza para marcar datos que pueden cambiar en un

documento.

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TABLAS COMO BASE DE DATOS: Se define como colecciones de elementos

relacionados con un tema o propósito determinado, los componentes básicos de

las bases de datos son las listas o tablas, que están formadas por registros y

campos, los registros son el conjunto de datos de un elemento, mientras que los

campos corresponden a un dato especifico de un registro, los procesadores de

palabras integran herramientas que permiten dar a las tablas la funcionalidad

elemental de la base de datos.

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DOCUMENTOS PERSONALIZADOS DE DISTRIBUCIÓN MASIVA

Es el resultado de combinar correspondencia, es la producción de un conjunto de

documentos personalizados donde se mezcla texto fijo con elementos de base de

datos, un ejemplo es la carta modelo.

Los archivos que intervienen en el proceso para combinar correspondencia son:

Documento principal : Es un archivo que contiene el texto y los gráficos que

permanecen constantes.

Archivo origen de datos : Archivo con datos de las personas a quienes se

dirigirá la correspondencia.

Documento combinado : Es un archivo que contiene el conjunto de cartas,

mensaje de correo electrónico, sobres o etiquetas personalizadas para

cada uno de los registros de la base de datos.

Las ventajas son:

Responder a correspondencia masiva con mínimo esfuerzo.

Documento principal puede utilizarse con diferentes bases de datos.

Manipular el origen de datos y extraer la información de acuerdo a ciertos

criterios para generar los documentos para las personas que los cumplan.

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FORMULARIOS ELECTRONICOS: El concepto tradicional es un papel impreso

con textos y espacios donde se escriben datos, solía llenarse a mano o máquina

de escribir.

Ahora se define como una plantilla especial con formato similar al de las formas

pre impreso, está compuesto por texto estándar que no se debe modificar y por

espacios llamados campos, donde se introducen los datos.

Los formularios se elaboran principalmente como:

Formularios simples : Cuyo propósito es de imprimir una forma y llenarla a

mano.

Formularios electrónicos:

- Para llenar en pantalla e imprimir solo los datos en una forma

preimpresa.

- Para llenar en pantalla e imprimir tanto el texto estándar como el

contenido de los campos.

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CONCLUSIÓN

Las TICs nos permiten reconocer diferentes tipos de documentos, sus

características, así como su aplicación electrónica, para mejorar la productividad,

utilizando estilos, plantillas, tablas, agilizando la captura y organización de datos.

Las TICs en la actualidad nos mejoran nuestra calidad y desarrollo laboral que hoy

en día la tecnología y los estilos de vida nos exigen.

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