FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

TRABAJO COLABORATIVO 2

CRISTIAN FABIÁN AFRICANOJAIRO ENRIQUE BARRERA

JUAN PABLO BECERRAWILFREDO VARGAS

GRUPO: 375

TUTORA: MARTHA LUCIA ROJAS

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIACEAD SOGAMOSO

2015

INTRODUCCIÓN

Por medio de este trabajo colaborativo trabajaremos con todo lo referente a la temática propuesta en la unidad 2 del curso fundamentos de administración.El desarrollo de este trabajo nos ha permitido poner en práctica la implementación de las funciones gerenciales y sus principales componentes, como lo son la administración por objetivos, el desarrollo del ciclo PHVA, ya que con la utilización de estos métodos podemos ver la utilidad que estos nos brindan, las soluciones que realmente nos permite mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, y mejorar la calidad.

La administración es un proceso orientado a la integración y operación los recursos; que se compone por tareas, esas tareas pueden expresarse en forma generalizada como funciones directivas, que se ejercen a diversos niveles: planeación, organización, dirección y control que se llevan a cabo para alcanzar las metas y objetivos propuestos.

La administración tiene como finalidad interpretar los objetivos propuestos por cualquier organización y transformarlos en una acción organizada, entonces el rol del administrador es poder interpretar los objetivos propuestos por una organización para finalmente cumplirlos. 

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Reconocer e identificar las herramientas administrativas, a través del problema planteado, implementando la utilización de métodos para mejorar y comprender las herramientas utilizadas, con el fin de finiquitar a buen término el desarrollo de este trabajo y lograr alcanzar objetivos propuestos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Desarrollar las funciones gerenciales en un marco teórico comprendiendo su uso y utilidad.

Consolidar grupalmente la estructura de una organización y comprender el uso de los diagramas de Gantt, los organigramas y el desarrollo de ciclos PHVA.

Conocer la importancia de la administración por objetivos, y el impacto que puede producir en una organización.

Lograr comprender y resolver el problema planteado en la guía de actividades del curso fundamentos de administración.

Descripción del casoComidas Rápidas, fue fundada por Valentina Suarez en 1998, de la mano de Nicoll Suarez, propietaria del 50% de las acciones de la compañía En 1999, Valentina se quedó sola al frente de la empresa tras ganar el pulso con su hermana por la dirección de la compañía. Así, tras una gran campaña publicitaria en los medios de comunicación, se colocó un 50% del capital de la empresa en bolsa vía una OPV (Oferta Pública de Venta de acciones).Tras la salida a bolsa, Comidas Rápidas, se convirtió en el valor con mayor protagonismo entre los pequeños inversores, durante dos años de gran euforia en la bolsa. Sus acciones se colocaron en bolsa en 2000.A partir de abril de 2001, se produjeron importantes cambios en la cúpula directiva de Comidas Rápidas, nombrando a Carlos Alvarado gerente comercial.En el 2002, para la puesta en marcha de cada establecimiento de Comidas Rápidas ha fijado toda una serie de requisitos de apertura y control de calidad, así como un sistema de incentivos y promoción interna.De acuerdo con lo anterior, se debe aplicar:

A. FUNCIONES GERENCIALES:

1. Planeación

1.1 MisiónLa misión de comidas rápidas es dar a conocer al cliente la calidad de sus productos tales como son su presentaciones, su precio su atención por parte del personal, lograr expandir sus sucursales a todo el país teniendo en cuenta la inversiones por terceros para el crecimiento de la empresa como tal.

1.2 Principios y valoresLa empresa venderá productos de máxima calidad que cumplan con los permisos sanitarios y de calidad, para cumplir con todos los requisitos necesarios que le exige el estado. A demás de esto hará que sus empleados sientan cómodos realizando sus labores y prestando sus servicios como lo son la preparación de sus alimentos y la atención al cliente.

NUESTROS PRINCIPIOS

CALIDAD:

Es necesario mantener estándares muy altos en cuanto a la  calidad, higiene y seguridad de los insumos y el producto terminado que se verifica a lo largo de todas las

fases de producción y selección de productos, desde los ingredientes hasta la preparación en el restaurante.

SERVICIO:

El cliente es siempre lo más importante por lo cual este negocio necesita disponer de una amplia variedad de productos que permitan adaptarse a los distintos tipos de público. Los productos que se comercializan en el establecimiento se dividen en:

Oferta de bebidas: aguas minerales, gaseosas, refrescos, vino, cerveza, zumo, etc.Comidas: pizzas, pasta, bocadillos, hamburguesas, hot dogs, platos pre-cocinados, platos de dieta mediterránea y casera (salmorejos, revueltos…), etc.Complementos para los menús: ensaladas, patatas fritas, pollo etc.Postres: frutas, helado…

Esto con el fin de conseguir un 100% de satisfacción en cuanto al servicio y calidad de nuestros productos.

LIMPIEZA:

Nuestro restaurante e comidas rápidas prestan una atención permanente a la limpieza e higiene de nuestras instalaciones.

VALOR:

Es el concepto equivalente de la mejor relación calidad-precio.

RELACIONES HUMANAS:

La interacción con clientes, compañeros de trabajo, jefes y subalternos.

ORDEN:

Los materiales y las personas están en el lugar adecuado en el momento adecuado. En particular, cada individuo ocupa el cargo o posición más adecuados para él.

MEDICION: Estudio de tiempos y movimientos la racionalización se hace a través de: medición, procesos estandarizados, remuneración, trabajo en equipo.

NUESTROS VALORES:

La responsabilidad social corporativa de nuestro restaurante de comidas rápidas se fundamenta en unos valores que se manifiestan en cada actividad empresarial, tanto en el trabajo con los proveedores, como en el desarrollo profesional de los empleados o en la forma de contribuir a las comunidades donde opera. Nosotros compartimos unos

valores corporativos, que son aceptados y respetados por todos los empleados y clientes.

LA EXPERIENCIA DE NUESTROS CLIENTES:

Es el centro de todo lo que hacemos. Ellos son la razón de nuestra existencia. Les mostramos nuestro aprecio ofreciéndoles los productos de la más alta calidad, con el mejor servicio, en un ambiente limpio y agradable y al mejor precio posible.

NUESTRO COMPROMISO CON LAS PERSONAS:

Ofrecemos oportunidades, fomentamos el talento, desarrollamos líderes y recompensamos la consecución de objetivos. Creemos que un equipo de personas bien formadas, con trayectorias profesionales y experiencias diversas, trabajando juntos en un ambiente de respeto y que estimule altos niveles de compromiso, resulta esencial para nuestro éxito continuo.

GESTIONAMOS NUESTRO NEGOCIO DE FORMA ÉTICA:

La integridad ética es esencial para el negocio. Aplicamos, tanto a nosotros mismos como a nuestro negocio, altos estándares de imparcialidad, honestidad e integridad. Asumimos nuestra responsabilidad tanto a nivel individual como colectivamente.

DEVOLVEMOS A LA COMUNIDAD LO QUE NOS HA DADO:

Nos tomamos en serio las responsabilidades que conlleva el liderazgo. Por eso, ayudamos a nuestros clientes a crear mejores comunidades, y aprovechamos nuestro tamaño, alcance y recursos para ayudar a que el mundo sea un lugar mejor para todos.

NOS ESFORZAMOS EN MEJORAR DE FORMA CONTINUA

Evolución e innovación constantes. Somos una organización en continuo aprendizaje, con el fin de prever y responder a las necesidades cambiantes de clientes, empleados y de nuestro Sistema.

1.3Objetivo El objetivo principal de la empresa es dar a conocer sus productos por su calidad y así ser de las principales empresas las cuales cumplen con todo los permisos necesarios de sanidad, dando respaldo a sus clientes de sus comidas. Con esto se busca la preferencia de sus establecimientos y su crecimiento.

1.4 Metas lograr que la empresa de comidas rápidas sea una de las más frecuentadas por

los usuarios de comidas rápidas dar a conocer la calidad de su producto a nivel nacional y la eficacia de su

atención

1.5 Actividades (¿Qué debemos hacer?)

a) actividades enfocadas en lo financiero. Mejoramiento de instalaciones Mejoramiento de suministros servicios y otros gastos Examinar la parte legal Mejoramiento en lo referente a ventas y servicios Observar los estados financieros de la empresa que son los que nos reflejan el

estado real de la misma y que nos determinaran el proceso a seguir.

b) actividades enfocadas al cliente Servicio Calidad Adición de nuevos productos al menú Investigación de nuevos mercados Determinar las falencias y así orientarlas en la parte de producción,

comercialización o prestación de servicio que requieran.

c) actividades enfocadas a los procesos. Verificar las materias primas, o mercancía no fabricada por la empresa que se

compre para el desarrollo de la empresa la cual debe estar debidamente facturada y bajo las condiciones óptimas para el consumo.

Automatización de los procesos de calidad Optimizar y operar eficientemente reduciendo costos y gastos Control de calidad Reclutamiento y selección de personal

d) actividades enfocadas al aprendizaje y crecimiento Implementación de servicios a domicilio Publicidad Inducción y capacitación del personal Seguimiento y control de funciones Implementación de tecnología para el mejoramiento en general.

1.6 DIAGRAMA DE GANTT CON LAS ACTIVIDADES UBICADAS EN EL TIEMPO

actividad descripción fecha de inicio duración/díasfecha de

finalización

1 Actividades enfocadas en lo financiero. 01/11/2015 43 05/12/2015

1,1 mejoramiento de las instalaciones 01/11/2015 10 10/11/2015

1,2 mejoramiento de suministros servicios y otros gastos 11/11/2015 7 17/11/2015

1,3 examinar la parte legal 18/11/2015 12 29/11/2015

1,4 mejoramiento en lo referente a ventas y servicios 30/11/2015 7 05/12/2015

1,5 verificación de los estados financieros de la empresa 06/12/2015 7 12/12/2015

2 actividades enfocadas al cliente 13/12/2015 24 05/01/2016

2,1 servicio 13/12/2015 5 17/12/2015

2,2 calidad 18/12/2015 5 22/12/2015

2,3 adición de nuevos productos al menú 23/12/2015 3 25/12/2015

2,4 investigación de nuevos mercados 26/12/2015 4 29/12/2015

2,5 determinar falencias y orientarlas a buen termino 30/12/2015 7 05/01/2016

3 Actividades enfocadas a los procesos. 06/01/2016 27 01/02/2016

3,1 verificación de materias primas 06/01/2016 6 11/01/2016

3,2 automatización de los procesos de calidad 12/01/2016 6 17/01/2016

3,3 reducción de costos y gastos 18/01/2016 6 23/01/2016

3,4 control de calidad 24/01/2016 6 29/01/2016

3,5 reclutamiento y selección del personal 30/01/2016 3 01/02/2016

4 actividades enfocadas al aprendizaje y crecimiento 02/02/2015 28 29/02/2015

4,1 implementación de servicios a domicilio 02/02/2016 3 04/02/2016

4,2 publicidad 05/02/2015 8 12/02/2016

4,3 inducción y capacitación del personal 13/02/2015 5 17/02/2016

4,4 seguimiento y control de funciones 18/02/2016 7 24/02/2016

4,5 implementación de tecnología 25/02/2015 5 29/02/2016

42309,00 42429,00

actividades enfocadas en lo financiero.

mejoramiento de las instalciones

mejoramiento de suministros servicios y otros gastos

examinar la parte legal

mejoramiento en lo referente a ventas y servicios

verificacion de los estados financieros de la empresa

actividades enfocadas al cliente

servicio

calidad

adicion de nuevos productos al menu

investigacion de nuevos mercados

determinar falencias y orientarlas a buen termino

actividades enfocadas a los procesos.

verificacion de materias primas

automatizacion de los procesos de calidad

reduccion de costos y gastos

control de calidad

reclutamiento y selección del personal

actividades enfocadas al aprendizaje y crecimiento

implementacion de servicios a domicilio

publicidad

induccion y capacitacion del personal

seguimiento y control de funciones

implementacion de tecnologia

11/1/2015 12/21/2015 2/9/2016

ASIGNACIÓN DEL PRESUPUESTO

Presupuesto de nomina

Presupuesto de equipo y herramienta

Presupuesto maquinaria y equipo

Presupuesto servicios públicos

Presupuesto costo de producción

2. Organización:

2.1 Organigrama:

OPERATIVA

TACTICA

ESTRATÉGICA GERENTE

ADMINISTRATIVA

recursos humanos

Aux. R.H

Administración

Aux. administrativ

o

FINANCIERA

contador

Aux. contable

Revisor fiscal

MARKETING

publicidad

Publisista

ventas

vendedor

OPEREATIVA

Produccion

Operario de

maquina

mantenimiento

mecanico

2.2 Deberes de cada empleado:

Aux. Recursos humanos:

- aplicar instrucciones de registro de información- verificar las referencias de los aspirantes a los cargos- mantener actualizados de los archivos del personal que ha recibido

adiestramiento o de quien lo necesita.- Realizar cálculos sencillos de datos para el boletín estadístico del área.

Aux. Administrativo:

- Recibir la correspondencia, radicarla y entregarla, tanto interna como externa

- Atender todas aquellas personas que necesiten información. - Mantener actualizados los documentos legales de la compañía y entregar al

personal que lo requiera - Elaborar la nómina y liquidación de seguridad social. - Revisión de la contabilización de los documentos - Clasificar adecuadamente de acuerdo a los centros de costos existentes

los documentos contables - Participar en la identificación de los riesgos de su área de trabajo y en la

generación de acciones de mejora para su prevención - Administrar la papelería y elementos de uso de la compañía llevando

registros en las planillas indicadas.

Aux. Contable:

- Copia de seguridad diaria y mensual- Pago de seguros de vida, cartera, aportes y demás seguros obligatorios- Envío de reportes.- Elaboración de ingresos por recaudos de Nómina - Orientación y entrega de extractos de descuentos detallados a los asociados- Notas de ajustes Generales en contabilidad y cartera- Cuadre de módulos de cartera con contabilidad- Colaboración con la información para Revisoría- Recibir visita de Revisoría con proveedores- Colaboración con la Gerencia para la presentación de los informes- Orientación al cliente sobre los servicios que presta la empresa.- Elaboración de pago a proveedores de servicios y bienes- Pago y reembolsos de caja menor - Informes preliminares de Balances

Publicista:

-         Toman decisiones y las imparten a sus subordinados.-         Asignar recursos tanto humanos como materiales.-         Negociar de la organización.-         Dar seguimiento interno y externo de informaciones que pueden ser útiles para su empresa.-         Son planificadores, organizadores, líderes y contralores de la organización.-         Crear planes formales y controlar la ejecución.

Vendedor:

- establecer cuotas semanales, quincenales y mensuales y determinar y controlar sus de sus visitas

- Preparar los informes de la competencia aparte de las actividades de la empresa las actividades que lleva a cabo la competencia

- Preparar el reporte diario de trabajo que presenta el vendedor. Los ejecutivos tieneelementos para ayudar al vendedor en cualquier problema que se presente.

- Investigar las ventas perdidas y sus causas - Elaborar fichas de los aspirantes, instrumento valioso en el que se

resumen las entrevistas anotando datos personales del prospecto, incidencias, condiciones de venta, forma de pago u envíos

- Cooperar en los cobros de clientes morosos e invitar a los clientes a cumplir para no perder el crédito y su buena imagen.

- · Elaborar pronósticos de ventas

Operario de máquinas:

- Operar maquinaria pesada. - Mantener maquinaria en condiciones óptimas para su funcionamiento,

realizando para ello las actividades de mantenimiento menores pertinentes, que aseguren funcionamiento, limpieza y su utilización.

- Llevar a cabo instrucciones diarias de jefe directo y/o jefe de taller, o plan de trabajo por períodos mayores de tiempo.

- Mantención de bitácora diaria a ser entregada a jefe directo: registra tipo de trabajo realizado, desperfectos, panas, estado general de la máquina e

insumos utilizados, horas de trabajo efectivas, horas en reparación y/o mantenimiento, etc.

- Efectuar mantenciones y reparaciones básicas a la maquinaria a su cargo. - Dar cuenta inmediata de cualquier desperfecto o falla que presente la

máquina a su cargo al Jefe de Talleres de la Oficina Provincial.

Mecánico:

- Ejecuta el mantenimiento preventivo y correctivo básico

- Desmonta total o parcialmente máquinas o equipos, interpretando planos y catálogos para su mantenimiento/reparación.

- Repara o sustituye elementos o partes defectuosas de máquinas y equipos.

- Efectúa ajustes y verifica el resultado de trabajos realizados.

- Realiza inspecciones de máquinas y equipos, así como mediciones y registro de resultados.

- Interpreta planos y esquemas técnicos e informaciones especializados, según normas y especificaciones.

- Aplica normas técnicas de calidad y seguridad.

- Hace reporte al jefe inmediato de su trabajo o desempeño.

2.3 recursos para el desempeño del trabajo:

Aux. En recursos humanos:

- Computador o cuadrilla para registro de información, referencias de aspirantes a un cargo, archivos del personal, etc.

- Todo tipo de accesorios de oficina y papelería.

Aux. Administrativo:

- Computador o cualquier tipo de almacenamiento y control para los documentos de la compañía, la nómina y liquidación, almacenamiento de los documentos contables,

- Todo tipo de accesorios de oficina y papelería.

Aux. Contable:

- Computador o soporte para manejo de copias de todas las actividades diligenciadas.- Documentos y recibos de pago de seguros- Todo tipo de accesorios de oficina y papelería.

Publicista:

-         el publicista más que tener recursos organiza las actividades publicitarias, dependiendo de ellas pide tanto material como personal, esto depende a la estrategia que esté llevando a cabo.          Vendedor:

De acuerdo a la resolución 604 de 1993 por ser alimentos el vendedor debe:

- debe vestir ropa adecuada consistente en blusa o delantal y gorro que cubra completamente el cabello, los cuales deben ser de color blanco y mantenidos limpios y en buen estado de conservación.

- Acceso a agua y jabón para lavar las manos antes de preparar los alimentos, antes de servirlos, después de utilizar el sanitario, de tomar dinero, de manipular alimentos crudos, o de cambiar de actividad.

Operario de máquinas:

- Maquinaria necesaria para la elaboración y o procesamiento de la comida.- Herramienta básica y a la mano para el mantenimiento mínimo de la

máquina.- Recursos de papelería para la elaboración de bitácoras de usos o daños de

la maquinaria.

Mecánico:

- Espacio adecuado y suficiente para traslado de maquinaria y herramienta.- Herramienta completa para mantenimiento de maquinas- Papelería referente a el trabajo que desempeña ya sea preventivo o de

reparación.

3. Dirección

3.1 coordinar las actividades de la empresa

Para coordinar las actividades de la empresa primero se asignara a cada empleado su tarea y función que debe hacer dentro de la empresa y luego se hará un cronograma con el fin de organizar mejor dichas actividades.

3.2 identificar la comunicación a utilizar

Las comunicaciones que se van a emplear son por vía internet, en caso de que los funcionarios lejos de la empresa y también en tercera persona cuando los funcionarios no se encuentren lejos de la empresa.

3.3 Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal

Para fomentar el ánimo y el interés del personal se realizaran actividades didácticas, viajes, charlas motivacionales, y además se darán recompensas valiosas como el empleado del mes etc.

3.4 Mantener la disciplina en el grupo de trabajo

Para mantener la disciplina en el personal se implementaran diferentes sanciones, multas y castigos al personal cuando el caso lo amerite

4. Control

4.1 realizar control en momento oportuno (como)

Para tener buena información de la empresa es necesario recurrir a los jefes de cada área y a los contadores y auxiliares para que ellos brinden la información correcta y requerida por el personal.

En periodos de 7 semanas se realizara el control de la empresa tal forma que el director ejecutivo de la misma le pida a cada jefe de área, contador y auxiliar un informe bien redactado tanto de la ganancias, ingresos y egresos y del rendimiento en general de cada área.

4.2 tomar medidas correctivas (cuando)

En caso de irregularidades se aplicaran las diferentes sanciones hechas por la empresa para mantener el buen funcionamiento de la misma como por ejemplo cuando haya un desfalco significativo de dinero en la empresa.

B. ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS:

Dependiendo del área, cada empleado tiene su propio objetivo

La ventaja de éste método en el área administrativa es que se logra mejorar la forma de administrar la empresa.

La ventaja de este método en el área financiera es que se obtiene un mejor control y rendimiento en la contabilidad de la empresa.

La ventaja de este método en el área culinaria es que logra aumentar en gran proporción la productividad y rendimiento de los empleados.

La ventaja de tener un auxiliar de recursos humanos es que la empresa tendera una sola persona encargada y enfocada única y exclusivamente en la realización de tareas respecto al personal; además que será una persona especializada y dedicada a parte de los procesos de administración y archivar los papeles los empleados.

Es una enorme ventaja un aux administrativo pues en realidad es una persona que será de gran ayuda en la administración de la empresa y en el desarrollo de las actividades, así como en el trámite y almacenamiento de los papeles de la empresa.

La ventaja de tener un aux contable en la empresa es que se va a contar con alguien que estará pendiente en cuanto al trámite y papeleo de la empresa como los seguros de los empleados, industria y comercio, etc.

A. CICLO PHVA:

Planear: Se Planean las diferentes actividades de la empresa para lograr el objetivo fijado por la misma, el cual es mejorar su calidad.

Hacer: Se lleva a cabo la estrategia planteada por la empresa para lograr la mejora esperada por la misma.

Verificar: Pasado un periodo previsto de antemano, los datos de control son

recopilados y analizados, comparándolos con los requisitos especificados

inicialmente, para saber si se han cumplido y, en su caso, evaluar si se ha

producido la mejora esperada.

Monitorear la implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las conclusiones.

Actuar: Con base en las conclusiones del paso anterior elegir una opción:

Si se han detectado errores parciales en el paso anterior, realizar un nuevo ciclo

PDCA

Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones

de los procesos.

Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los

procesos.

Documentar el proceso y ofrecer una realimentación  para la mejora en la fase de

planificación.

ENTRADA SALIDA

CICLO DE MEJORA

RECURSOS

CICLO PHVA

PROCESO

RESPONSABLE

CONCLUSIONES

El trabajo se realizó para adquirir conocimientos fundamentales de la administración.

Se adquiere conocimiento sobre las funciones principales de la administración.

Se conoce el manejos del diagrama GANTT el cual es fundamental para planear las actividades que se van a desarrollar e determinado tiempo.

Se desarrollan y trabajan con algunas herramientas principales de la administración tales como lo son los mapas conceptuales, organigramas, cuadro comparativo entre otros, estos nos facilita el entendimiento de algunos conceptos y de algunas tareas que se deben realizar en una buena administración.

Se ve la planeación como principal método de una buena administración El trabajo en equipo y la buena organización es fundamental para el

crecimiento de toda empresa.

REFERENCIAS

http://campus10.unad.edu.co/campus10_20152/file.php/6/2015/EXE %20FUNDAMENTOS%20DE%20ADMINISTRACION/index.html

https://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/ciencias/sena/

administracion/la-empresa-y-los-pricipios-administrativos/empresa4.htm

https://es.wikipedia.org/wiki/Administrador http://www.gerencie.com/ciclo-phva.html http://www.gestiopolis.com/seleccion-de-personal-y-evaluacion-del-

desempeno-teoria-y-caso-geocuba/ https://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n_por_objetivos