TOYOTA-LOTUSİŞL 381

S.Nilay BASAN

Mehmet Aykut BAŞTAŞ

Aysenin Işılsu ÜLKER

R. Can KAYAŞ

Toyota Pazarlama ve Satış A.Ş

Ortaklık yapısı: yüzde 65 ALJ Lubnatsi Pazarlama ve Satış A.Ş, yüzde 25 Toyota Avrupa ve yüzde 10 Mitsui&Co Şirket, Toyota Bayileri ile toplam 60 Toyota Plaza’da

hizmet vermektedir. Kalite, sağlamlık ve güvenilirlik stratejilerine paralel

olarak 1998’de Lotus yazılımı kullanıma başlanmıştır. Lotus yazılımı Toyota’ nın gereksinimlerini karşılamakla beraber bir çok çözüm sunmuştur.

Lotus’un sundukları arasında:

E-posta ve takvim İş verimliliği yazılımı e-Forms belgeleri ve Web İçeriği

Yönetimi Uygulama Geliştirme Yazılımı Sosyal bilgi işlem ve mahsup

uygulamaları Portal yazılımı ve performans gösterge

panoları yer almaktadır.

Toyota’ nın Gereksinimi Toyota’nın iş akışı süreçlerini düzenleyecek

bir yazılım sisteminin kurulması, geliştirilmesi ve güncellenmesine ihtiyaç vardı.

AMAÇ: İdari işler, finansal süreçler ve performans değerlendirme ,personel ilişkilerini de güçlendirmesi, onay sürelerini ve takipleri elektronik ortamda gerçekleştirerek kolaylaştırmayı sağlamak

Bu gereksinimler doğrultusunda IBM’ le çözüm ortaklığı yapmışlardır.

IBM tarafından geliştirilen Lotus İşbirliği Yazılımı; işletmelerin iletişim ağını güçlendirmelerine, işbirliği kurmalarına ve verimliliklerini artırmalarına katkıda bulunan güvenlik açısından gelişmiş işbirliği yazılımıdır.

Bu yazılım çerçevesinde bir çok ürün geliştirilmiştir: Bu ürünlerden en çok tercih edilenler arasında Lotus Notes, Lotus Workflow, Lotus Domino ve Lotus Traveller vardır. Toyota’ da IBM’le yaptığı iş ortaklığı sonucu şirket sorunlarına bu dört yazılımla çözüm bulmuştur.

İşgücü verimliliğini arttırmaya yönelik sosyal işletmeler için tasarlanan bir istemcidir.

Lotus Notes

Dünyayı masaüstüne taşıma Ekran bileşenleri sayesinde çalışma ortamını

kişiselleştirme, iş için önemli olan sosyal araçları doğrudan görebilmeyi sağlar.

Akıllı e-posta, takvim ve kişi yönetimi ile üretkenliği yükseltir.

Çevrimiçi kişileri bulmayı ve işbirliğine yönelik çalışmalarınızı gerçek zamanlı olarak gerçekleştirme imkanı sağlar.

Ağa bağlanma Diğer Toyota şubeleri tarafından sağlanan

bilgilere hızlıca ulaşmayı; aramayla daha az vakit kaybetmeyi ve diğer Toyota şubeleri tarafından sağlanan bilgilerinden daha çok yararlanmayı sağlar.

Bağlantılar ile bütünleştirme sağlayarak, Toyota şubelerinde çalışan personelin profillerinde, web günlüklerinde, içerik havuzlarında, etkinliklerde, topluluklarda ve daha bir çok ortamda arama yapmaya imkan sağlar.

 

 

İşbirliğine dayalı çalışmaları yürütme Sorunsuz ve modern Web 2.0 tabanlı

şablonlar sayesinde fikirleri kolayca yakalayabilmeyi, bilgi paylaşımında bulunabilmeyi ve en güncel proje gelişmelerinden haberdar olma imkanı sağlar.

Toyota şubelerinin işlerini düzenlemelerine, sonraki adımlarını planlamalarına ve projeleri daha hızlı tamamlamalarına olanak sağlar. 

İstediğiniz yerde çalışma Gelişmiş eşleme teknolojisi sayesinde, ağ

erişimi olmadan daha kolay çalışabilmeyi sağlar.

Toyota çalışsanlarınıLotus Notes e-postanıza Apple iPhone, Android, Nokia Symbian, Microsoft Windows ve diğer avuçiçi aygıtlardan IBM Lotus NotesTraveler yazılımını kullanarak erişebilmeye olanak sağlar.

IBM Lotus Workflow ise iş akışı yeteneklerini yinelemeli görevleri otomatikleştirecek şekilde genişleten bir uygulama geliştirme aracıdır.

Bu araç, şirketteki iş süreçlerini yöneten ve izleyen özelleştirilmiş iş akışı uygulamalarını oluşturmak ve devreye almak için kullanılır. Özel iş akışı uygulamaları, işleme hatalarının azalmasını ve çalışma kalitesinin tutarlı bir düzeyde korunmasını sağlar.

Lotus Workflow

İş süreçlerini daha hızlı ve doğru şekilde gerçekleştirme

Çalışan yanıt sürelerini kısaltmak ve hataları azaltmak için iş süreçlerini otomatikleştiren adımları belirlemeye olanak sağlar.

Yönlendirme kuralları, rol ataması, teslim tarihi yönetimi özellikleri karmaşık süreçlerinin yönetiminde verimliliği artırır.

Önceden tanımlanmış ve belgelenmiş olan ve değişen iş gereksinimlerine uygun olarak hızlıca güncellenebilen yordamlar sayesinde elle gerçekleştirilen süreçleri daha tutarlı hale getirmeyi sağlar.

Çalışmaları Toyota içinde dolaşırken izleme Toyota çalışanları, iş atamalarını, güncel işin durumunu ve

bağlamını gösteren bir akış şemasında görüntüleyebilmektedirler.

Personelin belgelere dayalı çalışmalarını ve projelerini planlamayı, zamanlamayı, takip etmeyi, izlemeyi ve arşivlemeyi sağlar.

Öncelikle en önemli işleri veya teslimine çok kısa süre kalan arabaların işlerini gerçekleştirmek için çalışmalarını önceliklerine veya süre sonu tarihlerine göre sıralamayı sağlar.

Basit, esnek geliştirme araçları kullanma Görev açısından kritik önemdeki iş akışı uygulamalarını

hızlı ve güvenli şekilde desteklemeye ve korumaya olanak sağlar.

LOTUS DOMINO

IBM Lotus Domino, sosyal işletme uygulamalarını barındıran gelişmiş bir platformdur. Düşük bir maliyetle ölçeklenebilir ve güvenlik yönünden zengin uygulamalar sağlayarak verimliliği artırmanıza, operasyonları hızlandırmanıza ve karar alma sürecini geliştirmenize yardımcı olur.

Düşük toplam sahip olma maliyeti — Otomatikleştirilmiş kurulumlar, ilkeler ve izleme olanaklarıyla yönetim gereksinimlerinin en aza indirilmesi çalışanların daha değerli görevlere odaklanmasına yardımcı olur.En aza indirilmiş altyapı — Daha az güç, bellek, veri depolaması, ağ bant genişliği ve sunucu kullanılarak maliyetleri azaltmanızı sağlar.Zengin uygulama ortamı — Çok çeşitli iş operasyonlarının gelişmiş sonuçlar üretmesine yardımcı olan, iş akışına dayalı ve kişi odaklı uygulamaları destekler.Güvenlik yönünden zengin — İş açısından kritik varlıklarınızın korunmasına yardımcı olur. Bilgi erişimini denetleyebilir, bilgileri koruyabilir ve belgelerin gerçekliğini garanti edebilirsiniz.Yüksek düzeyde kullanılabilirlik — Gelişmiş kümeleme, eşleme, sunucu hatalarını kurtarma ve otomatikleştirilmiş tanılama araçlarına sahiptir.

IBM TRAVELER

IBM Traveler; e-posta, takvim ve uygulamalara mobil cihazlardan veya tabletlerden hızlı erişim sağlayan yazılımdır. IBM Notes ve Domino kullanıcıları için geliştirilmiştir. Güvenlik açısından oldukça zengin bu yazılım mobil işgücü verimliliğini artırır.

Üretkenliği Arttırma Kullanıcıların adına göre bireyler ve / veya gruplar bulmak için

kurumsal dizininde arama yapmalarını sağlar.

Güvenlik açısından zenginlik Kaybolan veya çalınan cihazlar için uzaktan yönetici tarafından

silinebilmeyi destekler. Toyota personeli bu yazılımla, güvenlik politikalarını

etkinleştirebilirler. Parola uzunluğu ve mukavemet özellikleri, şifrelenmemiş aygıtlara erişimi engellemek gibi durumları bu uygulamayla gerçekleştirebilirler.

Yönetici üretkenliliğini artırır Tek bir denetim noktasından şirket güvenlik ilkelerine erişim izni

verme veya reddetme için; kullanıcı adı, aygıt türü ve işletim sistemi sürümü ile IBM NotesTraveler topluluk uygulamaların izlemeye olanak sağlar.

Otomatik istemci güncelleştirmelerini sağlar.

Bu dört kaynakla birlikte Lotus uygulaması ek maliyet ücreti ve zamandan kısarak üstünlük yakaladı.

Toyota'nın kurulduğu günden itibaren hep önde tuttuğu konu olan müşteri memnuniyeti Lotus sayesinde elektronik ortamda da üst seviyeye taşındı.

ISO kalite standartlarına uygun denetim ve izleme fırsatları yaratıldı.

Son kullanıcıya sunulan bazı basit tasarımlarla kullanıcı-ürün bağı geliştirildi.

Kurulumu: Harici veritabanına ihtiyaç duyulmaz.

46gblık veritabanıyla aktif ve hızlıdır.

Lotus Note kurulumu oldukça basit dört aşamadan oluşmaktadır.

Toyota’nın iş süreçlerini düzenlemek için bir yazılım sistemine ihtiyaç duyuyordu. Bu ihtiyacın yanı sıra uygun yazılımlar, idari işler ve finans bölümü, performans değerlendirme gibi alanların iyileştirilmesini, personel ilişkilerinin güçlendirilmesini, onay sürelerinin ve takiplerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini talep ediyordu.

Batıkent Toyota şubesiyle yaptığımız görüşme sonucu ;

Lotus yazılımının şubelerin verimliliklerini artırmalarına yardımcı olduğu,

Şirket içi çalışanlara yönelik bilgilerin ve duyuruların paylaşılması, sıkça sorulan sorular ve cevapları çevrimiçi teknik destek kütüphanesi, müşteri şikayet yönetimi gibi pek çok alanda kullanıldığı bilgilerine ulaştık.

Lotus Workflow ile onay süreçlerini otomatik yürütebilmek mümkün kılındı.

Yüz binlerce sanal formdan faydalanarak, kâğıt trafiği ve zaman kaybı da en aza indirildi.

Lotus Domino ile şirket içi rezervasyon ve organizasyon kolaylıkları sunularak Toyota’nın iş süreçlerini otomatik olarak yürütmesi, geliştirmesi ve etkin yönetmesi desteklendi.