Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED...
Transcript of Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED...
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Gerenciamento Eletrônico de
Documentos
GEDCynara Carvalho
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
História do gerenciamento de documentosHistória do gerenciamento de documentos
• Documentos em papel eram armazenadas Documentos em papel eram armazenadas em pastas dentro de armáriosem pastas dentro de armários
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
História do gerenciamento de documentosHistória do gerenciamento de documentos
• Processadores de textoProcessadores de texto• Armazenamento digital em discos individuais Armazenamento digital em discos individuais
e isoladose isolados
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
História do gerenciamento de documentosHistória do gerenciamento de documentos• Usuários criavam verdadeiras ilhas de Usuários criavam verdadeiras ilhas de
informaçãoinformação• Informações eram desorganizadas e Informações eram desorganizadas e
descentralizadasdescentralizadas
As redes permitemque os usuários compartilhemrecursos
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
ProblemasProblemas
• Informação inacessível ou de difícil Informação inacessível ou de difícil localizaçãolocalização
• Informação desconectada de processosInformação desconectada de processos• Incompatibilidades de diferentes plataformasIncompatibilidades de diferentes plataformas• Os documentos sofrem alterações, que não Os documentos sofrem alterações, que não
são divulgadassão divulgadas– Conseqüência: uso indevido de
informações desatualizadas
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de
documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais
variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e
mesmo arquivos já criados na forma digital.
Conceito 1:
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
É um grupo de tecnologias,
divididas em cinco funcionalidades
básicas: captação, gerenciamento,
armazenamento, distribuição e
preservação. Dentro dessas
funcionalidades, cada tecnologia
tem uma função específica. Essas
tecnologias, trabalhando reunidas
ou isoladamente, promovem a
organização de informações não-
estruturadas.
Conceito 2:
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Solução: Gerenciamento de DocumentosSolução: Gerenciamento de Documentos
• Controle de mudançasControle de mudanças• Disponibilização de documentos referentes ao negócio crítico Disponibilização de documentos referentes ao negócio crítico
da corporaçãoda corporação• Controle automático do ciclo de vida dos documentos Controle automático do ciclo de vida dos documentos
– desde sua criação até o arquivamento final
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Recuperação através das PropriedadesRecuperação através das Propriedades• São valores que identificam unicamente um São valores que identificam unicamente um
documentodocumento• Podem ter atributos padrões ou Podem ter atributos padrões ou
customizados (nome do site, sigla do site, customizados (nome do site, sigla do site, plataforma, central, etc.)plataforma, central, etc.)
Autores:Título:
Palavras-chave:Data de Criação:
MenezesTeste de procedimentoerros, qualidade, problemas07/05/03 10:12:11 AM
Propriedades
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Por exemplo...Por exemplo...
Preciso de
um artigo do Prof Barroso publicado no
INAC
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Por exemplo...Por exemplo...
Antônio Carlos Barroso
INAC
2009
Artigos
Fonte
Data
Autor
Preciso de
um artigo do Prof Barroso publicado no
INAC
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
QuantoQuanto custa não encontrar a informação correta?custa não encontrar a informação correta?
• Executivos passam de 15 a 35% de Executivos passam de 15 a 35% de seu tempo procurando por informação seu tempo procurando por informação que os auxiliem na tomada de decisãoque os auxiliem na tomada de decisão
• 40% dos usuários dizem não 40% dos usuários dizem não encontrar o que estavam procurando encontrar o que estavam procurando em sua intranetem sua intranet
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
• Tempo gasto em procuras mal sucedidasTempo gasto em procuras mal sucedidas
• Retrabalho de informações que já existem, mas Retrabalho de informações que já existem, mas não puderam ser encontradasnão puderam ser encontradas
• Perda de receitaPerda de receita
• Aumento de custosAumento de custos
• Aumento de riscosAumento de riscos
QuantoQuanto custa não encontrar a informação correta?custa não encontrar a informação correta?
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
O GED é formado pelas seguintes tecnologias:
- Document Imaging (DI)
- Document Management (DM)
- Workflow
- COLD/ERM
- Forms Processing
- RIM- Records and Information Management
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Document Imaging (DI)
Enfatizava basicamente a digitalização de documentos de
origem papel, gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa
mesma tecnologia também possibilita a digitalização de
documentos de origem microfilme, justamente para converter os
documentos gerenciados pela tecnologia anterior.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Document Management (DM)
Ferramentas para controle de localização, atualização,
versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos.
Essa tecnologia permite a rastreabilidade das alterações dos
documentos. Hoje, dada a quantidade de arquivos nos diretórios,
a necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas
redes internas como na Internet, e o controle das atualizações em
ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas de DM
para todas as aplicações de gerenciamento de documentos.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Workflow
Fluxo de Trabalho. É a tecnologia
que permite gerenciar de forma pró-ativa
qualquer processo de negócio das empresas.
Garante o acompanhamento constante de
todas as atividades e um aumento de
produtividade com objetividade e segurança.
O Workflow também atua como um integrador
dos mais diversos sistemas e tecnologias:
ERP, Enterprise Resource Planning, SCM,
Supply Chain Management, CRM, Customer
Relationship Management, e Business e
outras.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
O que é Workflow ?
É um processo que permite distribuir uma ou mais tarefas para um grupo de pessoas ou um usuário único.
É o termo utilizado para descrever um processo criado para atingir uma meta específica.
Define QUEM realiza QUAIS tarefas e em QUAL ORDEM de execução.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Tecnologia Workflow
Controla e Gerencia Processos
Garante que a tarefa foi executada pela pessoa correta no tempo determinado
Organiza os trâmites, prazos, sincroniza pessoas, tarefas e documentos
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Alguns Aspectos Importantes sobre Workflow
Homogeneidade da Informação
Agilidade (FH como diferencial competitivo)
Objetivo Único
Indicadores por Processo
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Ferramenta de TI para Workflow
Genericamente, pode-se dizer que uma ferramenta de Workflow contempla todos os processos, pessoas e organizações envolvidas para direcionar informações que entram e saem da empresa.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Exemplo Workflow
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Exemplo Workflow
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
COLD/ERM
Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report
Management (Gerenciamento Corporativo de Relatórios). O
processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam
ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e até
conferidos.
A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam
gerados e gerenciados na forma digital. Podem ser feitas anotações
sobre o relatório sem afetar o documento original. Devido a
abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser
chamada de ERM - Enterprise Report Management.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Forms Processing
Processamento de Formulários. A tecnologia de
processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as
informações nos formulários e relacioná-las com campos nos
bancos de dados.
Essa tecnologia automatiza o processo de digitação. O Forms
Processing é utilizado por bancos para agilizar o processamento dos
formulários de abertura de contas e concessão de créditos, por
exemplo.
Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o
OCR, Optical Character Recognicion e o ICR, Intelligent Character
Recognition.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
RIM- Records and Information Management
Gerenciamento de Arquivos. É o gerenciamento do ciclo de
vida do documento, independentemente da mídia em que ele se
encontra. O gerenciamento da criação, armazenamento,
processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos
documentos são controlados pela categorização de documentos e
tabelas de temporalidade.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Aplicabilidade do GED:
•Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e
outras tecnologias
•Apoio aos processos de fiscalização
•Apoio documental aos sistemas de GIS ( Sistema de Informação Geográfica)
•Arquivos de recortes de jornais e revistas - Clipping
•Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e
outros
•Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente, aplicações por
exemplo
•Automação de cartórios
•Bibliotecas digitais
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Aplicabilidade do GED:
•Cartões de assinatura
•Catálogos de peças e listas de preços
•Contratos de câmbio
•Contratos de financiamento e leasing
•Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto
•Controle de bilhetes de companhias aéreas
•Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas em
organismos do governo
•Conversão de acervos históricos
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
•Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center,
EUA, em setembro de 2001.
•Redução de custos com cópias, já que há disponibilização dos documentos em rede.
•Absoluto controle no processo de negócio.
•Alta velocidade e precisão na localização de documentos.
•Criação de facilidades para o trabalhador do conhecimento.
•Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos.
•Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais.
•Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e
aumentando a produtividade.
•Grande melhoria no processo de tomada de decisões.
•Aproveitamento de espaço físico.
•Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos.
Porque as empresas no Brasil estão implantando o GED: