Tänk på att… - Upphandlingsmyndigheten · 2015-12-15 · 3.1.2 Behovsanalys 14 3.1.3...

Upphandlingsmyndigheten Adress: Box 45140, SE-104 30 Stockholm | Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm Telefon: 08-586 21 700 | E-post: [email protected] | upphandlingsmyndigheten.se

Tänk på att… … informationen i detta material inte har uppdaterats sedan januari 2014. Aktuella lagar (inklusive beloppsgränser) har förändrats sedan dess och praxis på området kan ha utvecklats, vilket kan ha betydelse för innehållet.

Publicerad

2010-09-01

Version

2010:1.3 (reviderad 2014-02-28)

Innehållsförteckning

1. Introduktion 3

1.1 Vad är konkurrenspräglad dialog? 3

1.2 Vad är unikt med konkurrenspräglad dialog? 3

1.3 Grundläggande upphandlingsrättsliga principer 4

2. Användningsområde 5

2.1 När är det lämpligt att konkurrenspräglad dialog används? 5

2.2 När får konkurrenspräglad dialog användas? 6

2.2.1 Tillämpningsområde 6

2.2.2 Särskilt komplicerat kontrakt 7

2.2.3 Tekniskt komplicerat 10

2.2.4 Rättsligt eller finansiellt komplicerat 10

2.3 Främja innovationsvänlig upphandling vid konkurrenspräglad dialog 11

3. Processen vid konkurrenspräglad dialog 13

3.1 Översikt av processen 13

3.1.1 Förberedelse 14

3.1.2 Behovsanalys 14

3.1.3 Marknadsundersökning 16

1.1.1 Planering inför genomförandet 17

3.1.4 Kontroll innan genomförande av upphandling 31

3.1.5 Jäv 32

4. Genomförande 33

4.1 Annonsering 33

4.1.1 Tidsfrist 36

4.2 Urval av sökanden till att delta i dialogen 37

4.3 Lägst antal sökande som ska bjudas in till dialog 37

4.4 Begränsning av antalet anbudssökande 37

4.4.1 Urvals- /selekteringskriterier 38

4.4.2 Information till ej valda anbudssökanden 39

4.4.3 Innehåll i inbjudan 40

4.4.4 Tid och plats för dialogen 40

4.4.5 Tilldelningskriterier 41

4.5 Dialog 42

4.5.1 Syfte och önskat resultat av dialogen 42

4.5.2 vad får diskuteras under dialogen? 42

4.5.3 hur får dialogen genomföras? 43

4.5.4 planering av dialogfasen 44

4.5.5 innehållsfrågor för dialogen 46

4.5.6 dokumentation av dialogmöten 47

4.5.7 skriftlig redovisning av lösningar 47

4.5.8 Organisation och bemanning 48

4.5.9 Sekretess m.m. 48

4.5.10 Lagen om företagshemligheter 50

4.5.11 information till dialogdeltagare (anbudssökande) 50

4.5.12 Uteslutning av lösningar i successiva steg 51

4.6 Avslutande av dialogen 51

4.6.1 Avbrytande av upphandlingen i dialogfasen 54

4.7 Inbjudan att lämna anbud 55

4.8 Anbudslämnande 56

4.9 Anbudsprövning 58

4.9.1 mottagande och öppnande av anbud 58

4.9.2 anbudsutvärdering 58

4.9.3 klarläggande och precisering 59

4.9.4 precisera och bekräfta åtaganden 60

4.10 Kontraktstilldelning 60

4.11 Uppföljning 61

Bilaga 1 62

KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 2

Om vägledningen

Bakgrund och syfte

Vägledningen ska fungera som ett stöd för

upphandlande myndigheter och leverantörer som vill

genomföra respektive delta i en konkurrenspräglad

dialog. Syftet med vägledningen är att beskriva

processen och förutsättningar för genomförandet av

den konkurrenspräglade dialogen och därmed bidra

till ökad klarhet, rättssäkerhet och förutsebarhet

kring regelverkets tillämpning. Avsikten med

vägledningen är att den ska vara praktiskt

användbar vid tillämpning av konkurrenspräglad

dialog.

Omfattning

Flera moment vid konkurrenspräglad dialog är

likadana som vid andra förfaranden, exempelvis urval

av sökanden, utvärdering av anbud, tilldelning av

kontrakt, avbrytande av upphandling samt

överprövning. Dessa delar utvecklas inte närmare i

vägledningen. I processbeskrivningarna fokuseras

därför på de moment och aktiviteter som är särskilt

relevanta vid konkurrenspräglad dialog.

Samråd

Vägledningen har tagits fram i samråd med ett antal

representanter som genomfört konkurrenspräglad

dialog. Till dessa riktas ett varmt tack!

Definitioner

Beskrivande dokument, definieras inte i direktivet

men är ett underlag där en upphandlande myndighet

kan ange sina behov och krav som komplement till

annons vid genomförande av konkurrenspräglad

dialog.

Koncessionskontrakt, ett kontrakt som innebär att

ersättningen helt eller delvis utgörs av rätten att

nyttja tjänsten eller anläggningen.

LUF, lagen (2007:1092) om upphandling inom

områdena vatten, energi, transporter och

posttjänster.

För övriga begrepp se Upphandlingsstödets ordlista

på: http://upphandlingsstöd.se/ordlista#b

KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG

3

1. Introduktion

1.1 Vad är konkurrenspräglad dialog?

Med konkurrenspräglad dialog avses ett förfarande

som varje leverantör kan begära att få delta i och där

den upphandlande myndigheten för en dialog med de

anbudssökande som har bjudits in att delta i detta

förfarande.

Konkurrenspräglad dialog anses vara ett flexibelt

förfarande för särskilt komplicerade kontrakt och

innehåller inslag från selektivt förfarande och

förhandlat förfarande med föregående annonsering.

1.2 Vad är unikt med konkurrenspräglad dialog?

I samband med de upphandlingsdirektiv som trädde i

kraft den 15 juli 2010 infördes konkurrenspräglad

dialog som ett nytt förfarande. Bestämmelserna om

konkurrenspräglad dialog finns även i de nya

direktiven som ska ligga till grund för kommande

ändringar i den svenska lagstiftningen. Avsikten är

att förfarandet ska vara flexibelt och garantera såväl

konkurrens mellan de ekonomiska aktörerna som den

upphandlande myndighetens behov av att diskutera

alla synpunkter på kontraktet med varje enskild

anbudssökande.

Det unika med konkurrenspräglad dialog är att detta

upphandlingsförfarande ger utrymme för ett mer

flexibelt arbetssätt. I situationer där det är svårt att

överblicka helheten i ett kommande projekt och när

ett kontrakt anses vara särskilt komplicerat kan

tillämpning av konkurrenspräglad dialog vara

aktuellt. Anledningen till detta är att

förfrågningsunderlaget kan växa fram och

konkretiseras under dialog med olika aktörer på

marknaden. Tillsammans med deltagare i dialogen

kan nya innovativa lösningar växa fram som bäst

motsvarar den upphandlande myndighetens behov.


1.3 Grundläggande upphandlingsrättsliga

principer

Vid tillämpning av konkurrenspräglad dialog ska, i

likhet med övrig upphandling, de grundläggande

upphandlingsrättsliga principerna iakttas. Vid

upphandlingar ska leverantörer behandlas på ett

likvärdigt och icke-diskriminerande sätt av den

upphandlande myndigheten. Dessutom ska

upphandlingen genomföras på ett öppet sätt och

principerna om ömsesidigt erkännande och

proportionalitet ska iakttas.


5

2. Användningsområde

2.1 När är det lämpligt att konkurrenspräglad

dialog används?

Konkurrenspräglad dialog infördes i den svenska

lagstiftningen för att den ansågs kunna bidra till att

skapa goda förutsättningar för ett effektivt

resursutnyttjande och förmånliga inköpsvillkor för

det allmänna. Upphandlingsförfarandet ger möjlighet

till dialog med leverantörer innan slutgiltiga anbud

lämnas, vilket kan bidra till att precisera den

upphandlande myndighetens behov och krav.

Därigenom kan dialogen också bidra till att

genomgående förbättra upphandlingens kvalitet i

fråga om finansiering, rättsförhållanden och

tillvaratagande av ny teknik när det gäller särskilt

komplicerade kontrakt. Dialogen kan även öka

möjligheten att beakta till exempel tekniska

innovationer och designförslag eftersom den

upphandlande myndigheten fortlöpande kan

diskutera och väga unika lösningar mot varandra.

Det är således sannolikt att upphandling genom

konkurrenspräglad dialog kan stimulera framväxten

av ny teknik och design av hög kvalitet.

De upphandlande myndigheter som genomfört

upphandlingar i form av konkurrenspräglad dialog är

mycket nöjda med detta upphandlingsförfarande.

Erfarenheter visar att även leverantörer uppskattar

förfarandet eftersom det är mer fritt än traditionella

förfaranden och leverantörerna får en möjlighet att

personligen träffa och presentera sina lösningar för

den upphandlande myndigheten.

Med konkurrenspräglad dialog uppstår möjlighet för

nytänkande företag att ta sig in på marknaden och få

utlopp för sin kreativitet. Upphandlande myndigheter bör,

om förutsättningarna härför är uppfyllda, i större

utsträckning använda sig av detta förfarande.


Exempel på situationer som kan anses vara lämpliga

för konkurrenspräglad dialog är större integrerade

projekt för transportinfrastruktur, stora datanät eller

projekt som omfattar komplicerad och strukturerad

finansiering vars ekonomiska och rättsliga

uppläggning inte kan fastställas i förväg samt i vissa

fall områden med snabb teknisk utveckling. För

projekt som innebär offentlig-privat samverkan

(OPS), liksom när alternativ driftsform för offentligt

bedriven verksamhet övervägs, kan

konkurrenspräglad dialog också vara lämpligt att

använda.

TÄNK PÅ!

Vid val av upphandlingsförfarande bör den upphandlande

myndigheten fundera över vilka mål som ska uppnås och

om det är nya tekniska, alternativa eller innovativa

lösningar som efterfrågas samt vilket utbud som finns på

marknaden.

2.2 När får konkurrenspräglad dialog användas?

2.2.1 TILLÄMPNINGSOMRÅDE

Konkurrenspräglad dialog kan användas inom hela

LOU:s tillämpningsområde, det vill säga för

kontraktsvärden både över och under tröskelvärdena

av varor, tjänster samt byggentreprenader.

Konkurrenspräglad dialog utgör däremot inte ett

upphandlingsförfarande i LUF. Europeiska

kommissionen har dock uttalat att det inte finns

något som hindrar en upphandlande enhet från att i

ett förhandlat förfarande med annonsering inom

LUF, föreskriva att förhandlingen ska genomföras på

ett sätt som följer av reglerna om konkurrenspräglad

dialog.


7

2.2.2 SÄRSKILT KOMPLICERAT KONTRAKT

Konkurrenspräglad dialog är ett undantagsförfarande

som endast får tillämpas om det är fråga om särskilt

komplicerade kontrakt och om ett öppet eller selektivt

förfarande inte kan tillämpas. Båda

förutsättningarna måste vara uppfyllda och det är

den upphandlande myndigheten som har bevisbördan

för att förfarandet får användas.

PRAKTISKT TIPS!

Den upphandlande myndigheten bör upprätta en

promemoria, där det tydligt framgår skälen till varför man

väljer att genomföra konkurrenspräglad dialog.

När den upphandlande myndigheten tar ställning till

huruvida den ska använda sig av konkurrenspräglad

dialog måste således myndigheten bedöma om det

kommande kontraktet anses som särskilt

komplicerat.

”När det är ett projekt som inte på ett bra sätt

kan beskrivas i form av en kravspecifikation

eller där man anser att marknaden har den

största kompetensen/erfarenheten.”

Per-Olof Andersson

Nacka Kommun

”Vi hade en vision vi ville uppnå, men vi visste

inte hur!”

Helena Salberg Ström

Stockholms universitet


Ett kontrakt anses vara särskilt komplicerat när det

inte rimligen kan krävas av en upphandlande

myndighet att den på förhand ska kunna formulera

tekniska, rättsliga eller finansiella förutsättningar för

en upphandling. Det är tillräckligt att någon av dessa

tre grunder inte kan specificeras på förhand för att

kravet på särskilt komplicerat kontrakt ska anses

uppfyllt och konkurrenspräglad dialog ska kunna

tillämpas. Kan ett fullständigt och specificerat

förfrågningsunderlag utformas som tillgodoser den

upphandlande myndighetens behov och krav, är det

därmed inte tillåtet att använda konkurrenspräglad

dialog, eftersom ett öppet, selektivt, förenklat eller

urvalsförfarande kan användas för att tilldela

kontraktet.

RÄTTSKÄLLA

1. Se Kammarrätten i Göteborgs dom den 15 mars 2013 (mål nr 7024-

7026-12).

Bedömningen av svårighetsgraden beror, enligt domstolen, bland

annat på om den upphandlande myndigheten söker lösningar som

kräver utveckling av ny och för myndigheten okänd teknik. Förfarandet

får användas om det inte rimligen kan begäras att en myndighet ska

kunna definiera de prestanda- och funktionskrav som kan tillgodose

dess behov eller med vilka dess mål kan uppnås. Det är den

upphandlande myndigheten som ska visa att det funnits skäl att i det

enskilda fallet tillämpa undantagsförfarandet.

2. Se Förvaltningsrätten i Stockholms dom den 9 mars 2012 (mål nr

25652-11).

Förvaltningsrätten konstaterade att kommunen ville finna ”alternativa

och innovativa lösningar för bibliotekens driftsformer”. Det kan då inte

rimligen krävas att kommunen i förväg ska kunna definiera de

prestanda- eller funktionskrav som krävs för att uppnå kommunens

syfte. Kommunen har således haft skäl att använda konkurrenspräglad

dialog.


9

Förfarandet är med andra ord tänkt att användas när

myndigheten vet vilket resultat som ska uppnås men

inte hur det ska uppnås. Det kan uttryckas på så sätt

att den upphandlande myndigheten har en

”obligation of diligence”, och om myndigheten har

möjlighet att definiera de tekniska förutsättningarna

eller kan fastställa den rättsliga eller finansiella

ramen för ett kontrakt, är användandet av

konkurrenspräglad dialog inte möjligt.

TÄNK PÅ!

Den upphandlande myndigheten ska på ett objektivt sätt

pröva om förutsättningarna för att tillämpa

konkurrenspräglad dialog föreligger.

Det finns inget lagkrav att en upphandlande

myndighet måste vidta särskilda åtgärder för att

klarlägga de omständigheter som föranleder att ett

särskilt komplicerat kontrakt föreligger genom att

exempelvis företa en separat upphandling av

förstudie inför ett affärsprojekt.

Bedömningen om ett kontrakt är särskilt komplicerat

ska ske objektivt med utgångspunkt i kontraktet som

sådant. Det är inte den upphandlande myndighetens

subjektiva uppfattning om sin egen förmåga att

genomföra upphandlingen genom ett öppet, selektivt

eller förenklat förfarande eller ett urvalsförfarande

som är avgörande. Bedömningen bör i stället ske

utifrån vad som rimligen kan krävas av en

upphandlande myndighet. Svårigheten kan antas öka

om den upphandlande myndigheten söker lösningar

som kräver utveckling av ny och för myndigheten

okänd teknik eller andra former av innovationer. I

motsvarande mån kan svårigheten antas minska om

tidigare erfarenheter av likartade komplicerade

kontrakt finns. Utgångspunkten är förvisso att det är

kontraktet i sig, som på objektiva grunder, ska vara

särskilt komplicerat för att konkurrenspräglad dialog

ska få användas. I praktiken utesluter detta dock inte

att det eventuellt ställs lägre krav på en liten

myndighet med färre resurser än på en större

myndighet med stora resurser.


Även av Förvaltningsrätten i Malmös dom den 28 juni

2013 (mål-nr 3282-12) har frågan om den

upphandlande myndigheten haft fog att för att

använda sig av upphandlingsförfarandet

konkurrenspräglad dialog behandlats.

Förvaltningsrätten konstaterade att utvecklandet,

genomförandet och underhållet av kommunens

verksamhetssystem har upphandlats med ambitionen

att tilldela kontrakt till innovativa lösningar. Det kan

då inte rimligen krävas att kommunen i förväg ska

kunna definiera de prestanda- eller funktionskrav

som krävs för att uppnå kommunens syfte.

2.2.3 TEKNISKT KOMPLICERAT

Ett kontrakt kan vara särskilt komplicerat om det

inte är möjligt att ”definiera de prestanda- eller

funktionskrav som kan tillgodose den upphandlande

myndighetens behov eller med vilka dess mål kan

uppnås”. Med andra ord ska den upphandlande

myndigheten ha en mål- eller behovsbild som inte är

möjlig att omsätta till en teknisk specifikation. Två

situationer kan aktualiseras:

1. Den upphandlande myndigheten kan inte

specificera projektets tekniska egenskaper,

genom användning av standarder eller som

prestanda- eller funktionskrav.

2. Den upphandlade myndigheten saknar

möjlighet att bedöma vilken av flera lösningar

som marknaden erbjuder, som bäst kan

tillgodose myndighetens behov.

I båda situationerna anses kontraktet vara ”särskilt

komplicerat”.

2.2.4 RÄTTSLIGT ELLER FINANSIELLT KOMPLICERAT

Ett kontrakt kan vara särskilt komplicerat om det

inte är möjligt att ”ange den rättsliga eller finansiella

utformningen av ett projekt”.

Det kan förekomma situationer där det inte är

upphandlingsföremålet, det vill säga varan, tjänsten

eller byggentreprenaden i sig som är komplicerad att

upphandla. Många gånger kan frågeställningen i

stället röra vilken finansieringsform som ska

användas eller i vilken rättslig form verksamheten

ska bedrivas.


11

En upphandling med konkurrenspräglad dialog kan

användas för att utvärdera olika alternativa former,

såsom att bedriva verksamhet i egen eller privat regi

alternativt i konstellationer av offentlig och privat

samverkan inom exempelvis tjänster för

undervisning, hälso- och sjukvård och

omsorgstjänster. Ett annat exempel kan vara att en

upphandlande myndighet har svårt att bedöma om

leverantörer på marknaden är beredda att stå den

ekonomiska risk som ett koncessionskontrakt

innebär.

2.3 Främja innovationsvänlig upphandling vid

konkurrenspräglad dialog

"Den upphandlande myndigheten bör tala om

vilken funktion man vill ha och göra klart för

leverantörer att man ser positivt och välkomnar

nya, innovativa lösningar!"

Marie Wall, Statens Maritima Muséer

Konkurrenspräglad dialog är ett

upphandlingsförfarande som lämpar sig väl för att

främja innovationsvänlig upphandling när det gäller

särskilt komplicerade kontrakt. Dialogen kan öppna

upp för nytänkande, kreativa lösningar samt

genomgående förbättra upphandlingens kvalitet

ifråga om finansiering, rättsförhållanden och

tillvaratagande av ny teknik.


EXEMPEL

Behovet i en upphandling är att invånarna ska kunna ta sig

mellan fastlandet och en ö, men man vet inte på vilket sätt detta

behov bäst kan tillgodoses. Området är väldigt känsligt ur

miljösynpunkt och därför måste miljöpåverkan vara minimal.

Det enda den upphandlande myndigheten känner till är det

uppskattade behovet av antal fordon och människor som

kommer att använda förbindelsen. Myndigheten kan då

definiera behovet enligt följande:

Den upphandlande myndigheten behöver en förbindelse mellan

fastlandet och dess ö. Dagligen uppskattas X antal personbilar,

X antal lastbilar, X antal cyklar och X antal människor behöva

använda sig av förbindelsen. Den kringliggande miljön är

mycket känslig och byggandet ska därför ha minsta möjliga

miljöpåverkan och designen ska dessutom smälta in och kännas

som en naturlig del av omgivningen.

Läs mer i vägledningen "Att främja nytänkande -

vägledning för innovationsvänlig upphandling" på

www.upphandlingsstöd.se.


13

3. Processen vid

konkurrenspräglad

dialog Målet vid en upphandling är att uppnå en god affär.

Detta innebär bland annat att den upphandlande

myndighetens behov tillgodoses genom att

konkurrensen på marknaden tas tillvara och att

förfarandet sker rättssäkert och effektivt.

3.1 Översikt av processen


3.1.1 FÖRBEREDELSE

Generellt sett finns det stora fördelar om

affärsprojektet är noga utvecklat genom omsorgsfull

behovsdefinition, marknadsundersökning och

planering innan en konkurrenspräglad dialog inleds.

Upphandlingsförfarandet innebär dialog med

potentiella leverantörer, dialog med

branschorganisationer och informationsträffar som

den upphandlande myndigheten genomför. Redan i

förberedelsestadiet bör den upphandlande

myndigheten utgå ifrån att upphandlingsprocessen är

tidskrävande.

Goda kunskaper om den upphandlande myndighetens

behov samt vilka alternativ som marknaden erbjuder

är vanligtvis en förutsättning för en effektiv

dialogprocess.

3.1.2 BEHOVSANALYS

För att kunna definiera projektets omfattning är

nödvändigt att genomföra en behovsanalys i syfte att

identifiera den upphandlande myndighetens behov

eller mål. I behovsanalysen är det lämpligt att

fastställa vad som utgör obligatoriska krav och vilka

faktorer som kan skapa mervärde.

Redan vid behovsanalysen kan det urskiljas om det är

möjligt eller inte att formulera hur den upphandlande

myndighetens behov eller mål närmare ska uppnås.


15

I vissa situationer, särskilt i samband med

kommande större projekt, kan det vara aktuellt att

upphandla specialistkompetens för att genomföra en

noggrann behovsanalys och fastställa var den

upphandlande myndighetens fokus bör ligga samt ta

fram nödvändiga uppgifter som ska ligga till grund

för konkurrenspräglad dialog.

Vid exempelvis konkurrenspräglad dialog för

Kvarnholmsförbindelsen (bro och tunnel) föregicks

upphandlingen av en arkitekttävling. Nacka kommun

har därefter tagit fram ett förfrågningsunderlag

baserat på vinnande arkitekts förslag innefattande

såväl förslagsrutiner (konstruktioner) som

bygghandlingar.

Alternativt kan den upphandlande myndigheten

använda sig av den interna kompetensen. Exempelvis

har Haparanda stad, i sin upphandling av den

Gränslösa Staden, använt sig av den egna

kompetensen inom skola, fritid, tillväxt,

samhällsplanering, ekonomi och juridik då de

genomförde sin upphandling. Dessutom deltog finska

tjänstemän eftersom den aktuella upphandlingen

avsåg en fastighet som berörde landsgränsen.

TÄNK PÅ!

Ha en klar målbild för en kommande upphandling.

Säkerställ att berörda politiker/beslutsfattare på din

myndighet är involverade från början och ha en tydlig

uppfattning om fastställda mål. Kommunicera med den

interna beställaren, förankra projektet och målbilden med

den berörda avdelningen. Beställaren bör involveras redan

under förberedelserna och vara kontaktperson under hela

upphandlingsprocessen.


3.1.3 MARKNADSUNDERSÖKNING

Inför en upphandling är det viktigt att den

upphandlande myndigheten undersöker vad

marknaden har att erbjuda i form av lösningar.

Marknadsundersökningen sker med utgångspunkt

från de behov eller mål som den upphandlande

myndigheten har definierat. En

marknadsundersökning kan ta olika former,

exempelvis genom diskussioner med olika

leverantörer eller kontakt med andra som genomfört

inköp av liknande slag. Vanligtvis är

marknadsundersökning av stor betydelse för ett väl

utformat underlag och därmed avgörande för ett bra

slutresultat för upphandlingen.

Omfattningen av marknadsundersökningen är

beroende av i vilken utsträckning den upphandlande

myndigheten kan överblicka projektets

utvecklingsmöjligheter och begränsningar utifrån vad

marknaden kan erbjuda.

Vid marknadsundersökningen är det viktigt att alla

leverantörer behandlas lika. En

marknadsundersökning får inte innebära att

förhandlingar inleds eller att löften om framtida

leveranser utlovas till någon leverantör. Den får inte

heller leda till att någon enskild leverantör får en

otillbörlig fördel vid utformningen av

förfrågningsunderlaget eller skapa dåliga

förutsättningar för en effektiv konkurrens.

Några av de frågor som en marknadsundersökning

kan ge svar på är följande:

Vad erbjuder marknaden utifrån det behov

eller mål som den upphandlande myndigheten

har?

Finns flera olika lösningar på marknaden som

kan vara aktuella för att tillgodose

myndighetens behov eller mål?

Kan leverantörer på marknaden uppfylla

uppställda krav?

Vilka är leverantörer på marknaden?


17

Hur ser konkurrensen på den aktuella

marknaden ut?

Vad kan kostnaden för behovet uppskattas

till?

Innan ett beslut om att genomföra konkurrenspräglad

dialog för ett affärsprojekt tas, bör alltså en

undersökning av marknadens intresse göras för det

tilltänkta upplägget. Råder exempelvis stor osäkerhet

kring antalet potentiella anbudsgivare som är

intresserade av att delta i upphandlingen bör den

upphandlande myndigheten överväga att senarelägga

starten. I vissa fall kan det vara nödvändigt att

förändra delar av projektet i syfte att skapa ett mer

attraktivt projekt, reducera vad som uppfattas som

hinder för deltagande eller vidta andra stimulerande

åtgärder.

3.1.4 PLANERING INFÖR GENOMFÖRANDET

Vid all upphandling är förberedelse av avgörande

betydelse för ett bra slutresultat. Detta gäller i

synnerhet vid konkurrenspräglad dialog eftersom

förfarandets flexibilitet ställer särskilda krav på ett

strukturerat och planerat arbetssätt. Även om

konkurrenspräglad dialog är avsett som ett flexibelt

förfarande för särskilt komplicerade kontrakt, är det

nödvändigt att skapa transparens och förutsebarhet.

Tidigt i processen, innan ett beslut att annonsera

upphandlingen har fattats, finns ett antal centrala

vägval och ställningstaganden som har stor betydelse

för genomförandet av den konkurrenspräglade

dialogen:

På vilket sätt ska affärsprojektet beskrivas,

det vill säga den upphandlande myndighetens

mål och behov?

Hur ska projektet planeras och organiseras

samt vilken kompetens och vilka resurser

behövs för att genomföra en

konkurrenspräglad dialog?


Hur ska tillräcklig konkurrens upprätthållas

genom hela förfarandet?

Vad kan göras för att skapa en effektiv process

och för att hålla nere kostnaderna?

Det bör alltid finnas en dokumenterad strategi

för upphandlingen och en planering som berör

dessa aspekter.

Det finns ett antal delar inom den

konkurrenspräglade dialogen som bör planeras innan

förfarandet inleds. Det bör upprättas ett grovt schema

över samtliga moment i den konkurrenspräglade

dialogen med en översikt över beslutspunkter och

tidsramar för de olika stegen i processen.

Utöver en grovplanering bör det även finnas en

översiktlig planering av den första dialogetappen som

omfattar de ämnen som ska diskuteras och vad som

bör uppnås, se närmare under avsnitt 4.5.4.

Kompetens- och resursbehovet bör uppskattas och

allokeras redan under förberedelseskedet. Behovet

ska inte underskattas, erfarenheter från utlandet

visar att en konkurrenspräglad dialog med tre

anbudsgivare och tre dialogetapper jämte

utvärderingar i snitt tar 80 veckor att genomföra,

oräknat den tid det tar för den upphandlande

myndigheten att ta fram underlaget för förfarandet.

Praktiska erfarenheter visar dock att den totala

kostnaden för upphandlingen blir avsevärt lägre vid

konkurrenspräglad dialog, i förhållande till

traditionella upphandlingsförfaranden.

Planeringsstadiet bör även inkludera involvering av

interna resurser på myndigheten. Bilda en

projektgrupp som ska arbeta under hela



19

PRAKTISKT TIPS!

Definiera kompetenser som projektmedlemmar bör ha

utifrån upphandlingsföremålets art. Fundera på om

projektgruppsmedlemmar med specialistkompetens även

behöver få kunskap om upphandlingsprocessen

(exempelvis genom intern grundläggande utbildning i

upphandling) eller annan relevant utbildning för att ha

förståelse för det kommande arbetet. Det är mycket viktigt

att projektgruppen arbetar aktivt under hela

upphandlingsprocessen och även fungerar som bollplank

för upphandlingsfunktionen.

Styrgrupp för projektet bör sättas upp under

planeringsarbetet. Styrgruppen har en kontrollerande

funktion och är den grupp till vilken återrapportering

sker när upphandlingen är avslutad. Styrgruppens

sammansättning bör inkludera: politiker (gäller

kommuner), högre tjänsteman på myndigheten och

jurist med specialistkompetens inom offentlig

upphandling.

PRAKTISKT TIPS!

Upprätta en realistisk tidplan och avsätt nödvändiga

resurser eftersom en konkurrenspräglad dialog är

tidskrävande. Dock måste det beaktas att det är mer

kostsamt för leverantörerna ju längre tid processen tar och

den ska därför inte göras onödigt lång. En noggrann

planering skapar trygghet och är till fördel för samtliga

parter.

Alternativ till användning av

konkurrenspräglad dialog

Konkurrenspräglad dialog är ett alternativ till övriga

förfaranden vid upphandling och får användas i

undantagsfall. I vissa situationer kan det finnas

alternativa förfarandeformer att välja mellan. Det går

inte att generellt säga att något förfarande är att

föredra framför något annat utan valet av förfarande

behöver ske utifrån deras olika för- och nackdelar och

omständigheterna i den enskilda upphandlingen.


Upphandling av förstudie

En upphandling av en förstudie (behovsanalys,

marknadsundersökning, specificering av underlag

etc.) inför ett affärsprojekt kan i vissa fall klarlägga

om de omständigheter som utgör förutsättningar för

att ett särskilt komplicerat kontrakt föreligger. I den

typen av upphandling får inte konkurrenspräglad

dialog användas.

Förhandlat förfarande

Situationer kan föreligga när antingen

konkurrenspräglad dialog eller förhandlat förfarande

kan användas. I sådana fall får det förfarande väljas

som är mest lämpat i den aktuella

upphandlingssituationen.

Förkommersiell upphandling

Konkurrenspräglad dialog har likheter med så kallad

förkommersiell upphandling. Metoden förkommersiell

upphandling omfattar emellertid forsknings- och

utvecklingstjänster som är undantagna LOU.

Koncessioner

Ska tilldelning ske av en tjänste- eller

byggkoncession, det vill säga ett kontrakt där

leverantörens ersättning består i rätten att helt eller

delvis utnyttja tjänsten eller anläggningen, gäller

LOU endast i en begränsad omfattning. I de fall det

är osäkert om marknaden vill ta den ekonomiska risk

som är förenad med en koncession kan

konkurrenspräglad dialog vara lämplig att använda.

Detta kan dock den upphandlande myndigheten

komma fram till först under dialogen.

Beskrivning av affärsprojektet

Konkurrenspräglad dialog ska innehålla inslag av

både flexibilitet och förutsebarhet. Flexibilitet

innebär en process som tillgodoser den upphandlande

myndighetens intresse att utveckla affärsprojektet

utan onödiga låsningar i valet av lösning.

Förutsebarhet innebär att processen omgärdas av en

öppenhet som skapar en rimlig förutsebarhet för

leverantörerna.


21

Vid konkurrenspräglad dialog konkretiseras

affärsprojektet successivt under processen. Initialt

bör den upphandlande myndigheten fokusera på att

göra samtliga leverantörer införstådda om vad

behovet och målet med upphandlingen är så att detta

är klart för dem redan från början. Själva kraven

brukar utveckla sig under dialogen eftersom den

upphandlande myndigheten först då får en

uppfattning om vad som är möjligt att kräva från

deltagarna.

Upplägget av en konkurrenspräglad dialog kan ske

utifrån olika modeller. En modell är att den

upphandlande myndigheten formulerar en lösning

som man föredrar (föredragen lösning) samt skälet för

detta som de deltagande leverantörerna ska utgå

ifrån. Detta kan man göra genom att utforma ett så

kallat beskrivande dokument. En föredragen lösning

är ett preliminärt ställningstagande som kan ändras

under dialogen och den ska därför inte utformas på

ett sätt som utesluter innovationer eller alternativa

lösningar. Fördelen med detta alternativ är att

dialogen får en huvudinriktning och ett fokus. En

annan modell är att utgångspunkten för dialogen är

mer öppen och initiativet att föreslå lösningar läggs

på de deltagande leverantörerna.

”Det är ett dokument som man sedan för en

dialog om. Man måste vara transparent och

redovisa tilldelningskriterier. Det är dock inte

något färdigt förfrågningsunderlag eller en

kravspecifikation.”

Per-Olof Andersson, Nacka kommun

Det beskrivande dokumentet utgör ramen för hela

processen. Det kan vara svårt för den upphandlande

myndigheten att ange urvalskriterier på detta tidiga

stadium eftersom vetskap om den lösning som bäst

motsvarar behovet saknas. Konsekvensen av detta är

att den upphandlande myndigheten endast kan

använda sig av generella urvalskriterier som kvalitet

och pris. Däremot finns det risk för att dessa

generella utvärderingskriterier, utan närmare

preciseringar, möjligtvis inte anses uppfylla kravet på

transparens.


Det är viktigt att det tydligt framgår av annons

och/eller av beskrivande dokument vad som är behov

och krav respektive vad som är önskemål eller

föredragen lösning.

Val av tilldelningskriterier

Tilldelningsgrund vid konkurrenspräglad dialog

måste vara ekonomiskt mest fördelaktigt. Detta

motiveras av att förfarandet endast får användas vid

särskilt komplicerade kontrakt där

upphandlingsföremålet inte låter sig utvärderas med

endast lägsta pris.

Användning av tilldelningskriterierna skiljer sig

generellt sett inte från andra förfaranden. Vid

konkurrenspräglad dialog är dock den upphandlande

myndighetens krav helt eller delvis odefinierade vid

inledningen av processen där dialogen just syftar till

att identifiera och definiera hur den upphandlande

myndighetens behov bäst kan tillgodoses.

TÄNK PÅ!

Tilldelningskriterierna får inte ändras efter att dialogfasen

slutförts. Lägg större fokus på att ta fram mer

funktionsinriktade kriterier, det vill säga kriterier som till

exempel mäter kvalitet i form av hur väl en lösning

tillgodoser den upphandlande myndighetens behov.

Vid annonsering av konkurrenspräglad dialog ska

tilldelningskriterierna framgå. Vid denna tidpunkt

är det svårt, för att inte säga omöjligt, att i förväg

ange hur utvärderingen kommer att ske. Hur

tilldelningskriterierna ska utvärderas behöver

emellertid inte anges förrän vid inbjudan till i dialog.

Eftersom bilden oftast klarnar efter dialogen är det

vanligtvis lättare för den upphandlande myndigheten

att vid denna tidpunkt ange hur kriterierna ska

utvärderas. Därför är det viktigt att

tilldelningskriterierna formuleras på ett ”brett” sätt

som inte utesluter att den potentiellt bästa lösningen

kan väljas efter det att dialogfasen har genomförts.


23

Begränsning av lösningarna i successiva steg under

dialogen sker med utgångspunkt från

tilldelningskriterierna och deras viktning eller

rangordning.

Nedan följer några exempel på hur

utvärderingskriterierna kan vara utformade:

Miljöhänsyn

Anbudsgivarens lösning kommer att poängsätts

utifrån redovisat hänsynstagande till miljön på kort

och lång sikt.

Med kort sikt avses den miljöpåverkan som sker

under tiden för kontraktets genomförande.

Med lång sikt avses den permanenta miljöpåverkan

som lösningen medför.

Maximal poäng är 8 poäng

0 poäng 1 poäng 2 poäng 3 poäng 4 poäng

Kort

sikt

Mycket

stor

påverkan

Större

påverkan

Stor

påverkan

Liten

påverkan

Mindre

påverkan

Lång

sikt

Mycket

stor

påverkan

Större

påverkan

Stor

påverkan

Liten

påverkan

Mindre

påverkan

Kommentar: den upphandlande myndigheten måste

redovisa hur poängsättningen ska ske. Det måste

framgå tydligt för leverantören vad krävs för att få

den maximala poängen och hur skillnaden mellan de

olika poängsättningar bedöms, exempelvis vad

innebär större påverkan då 1 poäng tilldelas och vad

krävs för att uppnå högre poäng. Förklaring till hur

man uppnår en viss poäng bör ske utifrån

förutsättningarna i den specifika upphandlingen.


Projektorganisation

Anbudsgivarens projektorganisation kommer att

poängsättas utifrån redovisad personals erfarenhet

och kompetens. Poängsättning i den kategorin kan

vara aktuellt i större projekt, där anbudsgivarens

projektorganisation kan ha betydelse för projektets

genomförande, exempelvis inom större byggprojekt.


1 poäng 2 poäng 3 poäng

Angiven

projektorganisation

uppfyller den

upphandlande

myndighetens krav på

erfarenhet och

kompetens.

Angiven

projektorganisation

uppfyller den

upphandlande


erfarenhet och

kompetens väl.

Angiven

projektorganisation

uppfyller den

upphandlande


erfarenhet och

kompetens mycket väl.

Kommentar: den upphandlande myndigheten måste

redovisa hur poängsättningen ska ske. Det måste

framgå tydligt för leverantören vad krävs för att få

den maximala poängen och hur skillnaden mellan de

olika poängsättningar bedöms, exempelvis vad

innebär att angiven organisation uppfyller krav på

erfarenhet och kompetens väl då 2 poäng tilldelas och

vad krävs för att uppnå högre poäng. Förklaring till

hur man uppnår en viss poäng bör ske utifrån

förutsättningarna i den specifika upphandlingen.


25

Energieffektivisering

Anbudsgivarens lösning kommer att bedömas med

utgångspunkt ifrån huruvida den innehåller

nyskapande energilösningar, som medför minskad

miljöpåverkan och totalkostnad.


Kommentar: I exemplet ovan har den upphandlande

myndigheten redovisat hur poängsättningen ska ske.

Det framgår även för leverantören vad som krävs för

att få den maximala poängen och hur skillnaden

mellan de olika poängsättningarna bedöms.

Krav på leverantören

Reglerna för att ställa krav på leverantörens

redlighet samt ekonomiska, tekniska och

yrkesmässiga kapacitet enligt 10 och 11 kap. LOU

skiljer sig inte från övriga förfaranden.

0

poäng

1

poäng

2

poäng

3

poäng

4

poäng

5

poäng

Lösnin

gen

medför

ingen

energie

ffektivi

sering.

Lösnin

gen

medför

1 – 20

%

energie

ffektivi

sering.

Lösnin

gen

medför

21 - 40

%

energie

ffektivi

sering.

Lösnin

gen

medför

41 – 60

%

energie

ffektivi

sering.

Lösnin

gen

medför

61 – 80

%

energie

ffektivi

sering.

Lösnin

gen

medför

81 %

eller

större

energie

ffektivi

sering.


Kommunicera till deltagande leverantörer

Konkurrenspräglad dialog är ett omfattande

förfarande som till vissa delar bygger på oklarheter

på grund av avsaknad av klargörande rättspraxis.

Därför är det värdefullt om deltagarna ges

information om betydelsefulla omständigheter i de

olika faserna av processen samt hur processen

kommer att genomföras, eftersom deltagarna inte kan

förväntas ha erfarenhet av denna form att genomföra

en upphandling. Erfarenheter visar också att en

öppen kommunikation innebär att fel och brister kan

rättas till och minskar risken för missförstånd som i

slutändan leder till att den upphandlande

myndigheten får ett sämre konkurrensunderlag eller

att upphandlingen överprövas. Det kan vara lämpligt

att fortlöpande underrätta leverantörerna om de

beslut som fattas under upphandlingsprocessen även

i de situationer när lagen inte föreskriver det.

Sammantaget ställer därför konkurrenspräglad

dialog högre krav på kontinuerlig kommunikation

från den upphandlande myndigheten än vad som är

fallet vid andra förfaranden.

Beredskap inför ändrade förutsättningar

Komplexa projekt, som det vanligtvis handlar om vid

konkurrenspräglad dialog, innebär ofta långa

processer där politiska, ekonomiska, tekniska,

rättsliga och marknadsmässiga förutsättningar kan

förändra projektet. Det bör finnas en planering och en

beredskap för hur ändrade förutsättningar ska

hanteras. Här finns anledning att skilja mellan

omständigheter som den upphandlande myndigheten

råder över samt sådant som ligger utanför den

upphandlande myndighetens kontroll och påverkan.

Dessa kan i sin tur delas in i omständigheter som är

förutsebara och inte förutsebara.

Av principen om öppenhet kan även följa att den

upphandlande myndigheten bör redovisa eventuella

förändringar i förutsättningarna och hur dessa är

tänkta att hanteras, i syfte att ge leverantörer

möjlighet att värdera riskerna med ett deltagande i

upphandlingen.


27

Tillvarata konkurrensen på marknaden

Det är angeläget att skapa goda betingelser för

leverantörer att delta i den konkurrenspräglade

dialogen, eftersom detta i slutändan kan gynna den

upphandlande myndigheten i form av mer

konkurrenskraftiga erbjudanden.

Säkerställande av tillräckligt effektiv

konkurrens

För att skapa och upprätthålla tillräckligt effektiv

konkurrens under upphandlingsprocessen behöver

den upphandlande myndigheten ta hänsyn till flera

aspekter såsom; antalet potentiella leverantörer och

konkurrensen på den aktuella marknaden, rådande

marknads- och konjunktursituation, vilket intresse

den aktuella upphandlingen kan tänkas ha på

marknaden och viljan hos potentiella leverantörer att

genomföra en konkurrenspräglad dialog. På en

”mogen” marknad eller på områden där den

upphandlande myndigheten har tidigare

erfarenheter, finns vanligen större möjligheter att

överblicka och förutse utfallet av


För att kunna åstadkomma och upprätthålla

tillräckligt konkurrens, bör den upphandlande

myndigheten försäkra sig om:

att upphandlingsföremålet formulerats på ett

sådant sätt att det väcker intresse bland flera

leverantörer på marknaden,

att kravnivån på leverantörernas lämplighet

inte satts högre än att det säkerställs att de

har tillräcklig förmåga att genomföra

kontraktet,

att om antalet leverantörer begränsats ska det

ske på ett sätt som inte förhindrar att

upphandlingsprocessen kan genomföras under

ett tillräckligt konkurrens,

att intresse upprätthålls från de deltagande

leverantörernas sida genom hela

upphandlingsprocessen, samt

att bristande konkurrens uppmärksammas

tidigt och hanteras aktivt.


Att lämna ersättning till deltagare i dialogen kan öka

intresset från leverantörernas sida till att delta. Läs

mer under avsnitt Ersättning på sidan 30.

Minimera kostnaderna för anbudsdeltagarna

En nyckel till att upprätthålla konkurrensen är att

minimera kostnaderna för leverantörerna.

Kostnaderna kan bland annat hållas nere genom

följande åtgärder:

Tillhandahålla information på ett effektivt sätt

till deltagarna tidigt i processen.

Upprätta en snäv men realistisk tidsplan och

hålla sig till denna.

Tillförsäkra tillräcklig kompetens och

tillräckliga resurser hos projektgruppen.

Förbered underlag inför dialog, som

deltagarna i god tid får ta del av.

Tillförsäkra en effektiv beslutprocess inom

myndigheten.

Överväg tänkbara sätt att i övrigt begränsa

kostnaderna.

Begränsning av leverantörer eller lösningar

För få deltagande leverantörer innebär en risk för att

otillräcklig konkurrens uppstår eller att det inte finns

tillräckligt många lösningar på myndighetens behov

att diskutera. För många deltagande leverantörer kan

medföra konsekvenser i form av höga kostnader och

längre tidsåtgång. Potentiella leverantörer kan vidare

bedöma ett deltagande som mindre attraktivt

eftersom chansen att vinna minskar ju fler som deltar

i dialogen. Vad som är en lämplig avvägning beror på

omständigheterna i den enskilda upphandlingen

såsom

vad som ska upphandlas,

graden av osäkerhet kring utformningen av

den slutliga lösningen,

kvaliteten på de tänkbara deltagarna, samt

marknadsförutsättningarna.


29

Antalet leverantörer och lösningar vid

konkurrenspräglad dialog kan begränsas. Detta kan

ske dels genom att begränsa antalet leverantörer som

inbjuds till dialog, dels genom användning av

uteslutning av lösningar i successiva steg under

dialogen. Dessa två metoder kan kombineras för att

uppnå optimal resursanvändning eftersom

kostnaderna ökar med antalet leverantörer att föra

dialog med och antalet anbud att utvärdera.

Finns en god uppfattning om marknadssituationen

och tänkbara utfall av dialogen, kan begränsning ske

vid urvalet av leverantörer som ska bjudas in till

dialogen. Finns en större oklarhet i tänkbara

lösningar eller om affärsprojektet är outvecklat kan

det vara lämpligare att bjuda in flera leverantörer till

dialogen och därefter begränsa antalet genom

uteslutning av lösningar i successiva steg under

dialogen.

I många upphandlingssituationer kan problemet dock

förväntas vara att för få anbudsgivare deltar snarare

än att de är för många.

Begränsa antalet leverantörer att inbjudas till dialogen

Om den upphandlande myndigheten vill att ett

högsta antal leverantörer ska bjudas in till dialogen

måste detta anges i annonsen. Vidare ska de regler

och kriterier för att genomföra begränsningen framgå

av annonsen. Sådana krav och kriterier kan

exempelvis vara att ange referensuppdrag som har

likheter med det affärsprojekt som är föremål för

upphandling.

Successiv uteslutning av lösningar under dialogen

Möjligheten att utesluta lösningar under dialogen i

successiva steg ska anges i annonsen eller det

beskrivande dokumentet.


Otillräcklig konkurrens

Otillräckligt konkurrenstryck kan innebära att

upphandlingen inte slutförs med ett optimalt resultat.

Frågan måste hanteras beroende på var i processen

problemet uppstår samt vad som är orsaken. Beror

det exempelvis på den generella marknadssituationen

eller på hur den konkurrenspräglade dialogen

genomförs? Den upphandlande myndigheten bör

förutse och så långt som möjligt säkerställa att

tillräckligt konkurrenstryck upprätthålls genom hela

processen.

Ersättning

Ersättning får ges till deltagare i en

konkurrenspräglad dialog. Det är upp till den

upphandlande myndigheten att besluta om, när och

under vilka förutsättningar ersättning ska utgå.

Villkoren för att erhålla ersättning ska vara

utformade på ett sådant sätt att de inte innebär

någon diskriminering av övriga deltagare i dialogen.

I vissa fall kan det vara lämpligt att använda sig av

ersättning för att öka intresset för leverantörer att

delta i en konkurrenspräglad dialog. Detta kan vara

fallet om

en av deltagarnas lösning kommer att ligga till

grund för samtliga deltagares anbud,

det sker en kunskapsöverföring,

om det läggs ned arbete från de deltagande

leverantörernas sida som kan vara rimligt att

ersätta, eller

om det annars behövs för att motivera

potentiella leverantörer att delta i en tids- och

resurskrävande dialog.

Sett ur leverantörernas perspektiv kommer de att

väga kostnaderna för att delta i en

konkurrenspräglad dialog mot chansen att vinna ett

kontrakt. Särskilt små- och medelstora företag kan

därför välja att låta bli att delta i en

konkurrenspräglad dialog eftersom de inte har

möjlighet att delta utan att få ersättning för sina

kostnader.


31

3.1.5 KONTROLL INNAN GENOMFÖRANDE AV UPPHANDLING

Hantering av de riskfaktorer som föreligger vid

konkurrenspräglad dialog bör säkerställas så långt

som möjligt innan beslut om genomförande. Dessa

kan exempelvis vara:

Är förutsättningarna uppfyllda för att

använda förfarandet?

Finns det tillräckligt med tid för att genomföra

förfarandet?

Finns tillräckliga resurser och tillräcklig

kompetens för att genomföra

konkurrenspräglad dialog?

Har upphandlingsföremålet beskrivits så långt

som det är möjligt utifrån den upphandlande

myndighetens krav och behov utan att

tänkbara alternativ uteslutits?

Kan dialogen genomföras utan risk för felaktig

hantering av information eller att någon

leverantör ges otillbörliga fördelar?

Hur kan kostnader hållas nere för berörda

deltagare?

Kan tillräcklig konkurrens upprätthållas

under den konkurrenspräglade dialogen?

Undersökning av marknadens intresse innan beslut om genomförande

Innan ett beslut om att genomföra konkurrenspräglad

dialog för ett affärsprojekt tas, bör en undersökning

av marknadens intresse göras för det tilltänkta

upplägget. Råder exempelvis stor osäkerhet kring

antalet potentiella anbudsgivare som är intresserade

av att delta i upphandlingen bör den upphandlande

myndigheten överväga att senarelägga starten. Det

kan vara nödvändigt att förändra delar av projektet i

syfte att skapa ett mer attraktivt projekt, reducera

vad som uppfattas som hinder för deltagande eller

vidta andra stimulerande åtgärder.


3.1.6 JÄV

Vid upphandlingar kan även jävsproblematik uppstå.

Det är därför bra att jävsdeklarationer undertecknas.

Många gånger är konsulter inblandade i den typen av

upphandlingar. Det är viktigt att de konsultföretag

som anlitats av den upphandlande myndigheten inte

samtidigt verkar som konsulter hos anbudsgivarna.

Se bilaga 1, där en mall för jävsdeklaration finns

bifogad.


33

4. Genomförande Denna period sträcker sig från annonsering fram till

att den upphandlande myndigheten fattat

tilldelningsbeslut. Under denna period är två faser

särskilt tidskrävande och viktiga, dels dialogfasen

dels anbudsfasen.

Eftersom konkurrenspräglad dialog är tids- och

resurskrävande bör den upphandlande myndigheten

upprätta en detaljerad och realistisk tidplan för att

effektivisera arbetsgången.

TÄNK PÅ!

Information och tydlighet gentemot leverantörer är mycket

viktigt. Det ligger i den upphandlande myndighetens

intresse att leverantörerna får nödvändig information om

upphandlingsförfarandet. Informationsspridning har flera

fördelar, till exempel blir processen effektivare vilket

innebär tids- och kostnadsbesparingar. Även andra

oönskade följder kan undvikas, till exempel att vissa

leverantörer avstår från att delta i upphandlingen eftersom

de upplever förfarandet som komplicerat.

4.1 Annonsering

En upphandling som genomförs som en

konkurrenspräglad dialog ska annonseras. Vid

direktivstyrda upphandlingar ska annonsen

publiceras i den europeiska annonsdatabasen TED.

Vid upphandlingar enligt 15 kap. LOU saknas

uttryckliga bestämmelser om annonsering för

konkurrenspräglad dialog, men kravet på öppenhet

medför att annonsering måste ske i en allmänt

tillgänglig databas eller i annan form som leder till

effektiv konkurrens.


ANNONSERING

Av annonsen måste framgå:

Att förfarandet konkurrenspräglad dialog

används.

Om antal anbudssökande ska begränsas och i

så fall det lägsta respektive det högsta antal

som ska bjudas in. De kriterier och regler som

ska användas för att begränsa antalet

anbudssökande.

Sista dag för att lämna anbudsansökan.

Tilldelningskriterier.

Om den upphandlande myndigheten avser att

genomföra dialogen i successiva steg.

Av annonsen kan även framgå:

Beskrivning av den upphandlande

myndighetens behov och krav.

OBS! Den upphandlande myndighetens behov och

krav måste alltså inte framgå av annonsen. De måste

dock senast framgå av det beskrivande dokumentet.

PRAKTISKT TIPS!

Blanketter för annonsering finns att ladda ner kostnadsfritt

på SIMAP:s hemsida. Om man fyller i blanketten enligt

anvisningarna säkerställs det att alla obligatoriska

uppgifter kommer med i annonsen.

Ladda ner blanketten på

http://simap.europa.eu/docs/simap/pdf_jol/sv/sf_002_s

v.pdf


35

BESKRIVANDE DOKUMENT

Den upphandlande myndighetens behov och krav

samt övriga uppgifter av betydelse kan anges i ett

beskrivande dokument som komplement till

annonsen. Det finns inga definierade krav på hur ett

beskrivande dokument ska se ut, varken vad gäller

form eller innehåll. Det beskrivande dokumentet är

lämpligt att använda när den upphandlande

myndighetens behov och krav är mer omfattande än

vad som anges i en sedvanlig annons eller om man vid

annonsering inte är säker på vilka krav man kan

ställa.

TÄNK PÅ!

Begreppet beskrivande dokument definieras inte i

direktivet. Det torde emellertid vara fråga om ett dokument

motsvarande den ansökningsinbjudan som ofta, vid sidan

av annonsen, används vid selektivt eller förhandlat

förfarande och, under tröskelvärdena, urvalsförfarande.

"Beskrivande dokument innehåller en del

information som inte ryms i en annons. Även en

förklarande text om vad KPD är och vilka

resurser som leverantörer bör ha tillgång till

bör framgå av det beskrivande dokumentet."

Mathias Sylwan, Sveriges Kommuner och Landsting

PRAKTISKA TIPS!

Formulera i annonsen och/eller i det beskrivande

dokumentet vad målet med upphandlingen är. Själva

kraven brukar utvecklas under dialogen eftersom den

upphandlande myndigheten först då får en uppfattning om

vad som är möjligt att kräva från deltagarna.

Väsentliga förutsättningar får inte ändras under

upphandlingsprocessen. Därför är det viktigt att den

upphandlande myndighetens krav och behov inte

formuleras felaktigt eller alltför snävt så att dialogen

identifierar andra krav och behov som resulterar i att en

eller flera lösningar lämnas som inte ryms inom de

ursprungliga förutsättningarna.


Ett beskrivande dokument bör innehålla:

mål/-en med upphandlingen

lös/detaljerad beskrivning av mål/-en

antal anbudssökanden som ska bjudas in till

dialog

information om successiv uteslutning ska

tillämpas eller inte.

TÄNK PÅ!

Bristande preciseringar i det beskrivande dokumentet kan

innebära att det är svårt för leverantörer att förstå vad som

upphandlas och att det vid den senare dialogen kan göras

sådana preciseringar som medför att leverantörer som

skulle ha velat delta valt att inte göra det.

OM ANNONSEN OCH DET BESKRIVANDE DOKUMENTET

Annonsen och det beskrivande dokumentet ska

formuleras klart och tydligt för att minimera

utrymmet för tolkningar och missförstånd.

Underlaget bör utformas på ett sådant sätt att det

underlättar för potentiella anbudssökande att bedöma

om upphandlingen är av intresse.

Kunskapen om konkurrenspräglad dialog är väldigt

begränsad i Sverige och därför rekommenderas det

att den upphandlande myndigheten redan i annonsen

eller i det beskrivande dokumentet lämnar mer

information om förfarandet.

4.1.1 TIDSFRIST

Tidsfristen för att komma in med en ansökan om att

få delta i konkurrenspräglad dialog är minst 37 dagar

från det att annonsen skickades för publicering. Om

annonsen utarbetas och skickas med elektroniska

medel får tidsfristen förkortas med sju dagar.

Dessa tidsfrister gäller även för upphandlingar som

genomförs enligt 15 kap. LOU.


37

4.2 Urval av sökanden till att delta i dialogen

Urvalet av anbudssökanden sker på samma sätt vid

konkurrenspräglad dialog som vid övriga förfaranden.

Urval och kvalificering får endast ske utifrån de krav

och kriterier som angivits i annonsen eller det

beskrivande dokumentet. Samtliga ställda krav

måste uppfyllas av den anbudssökande för att denne

ska få bjudas in till dialog.

4.3 Lägst antal sökande som ska bjudas in till

dialog

Tillräckligt många sökande ska inbjudas till dialogen

så att en effektiv konkurrens uppnås. Enligt lag

måste minst tre leverantörer bjudas in till dialog,

givet att det finns tre som uppfyller ställda krav. Om

antalet anbudssökande som uppfyller ställda krav är

färre än minimiantalet får dock den upphandlande

myndigheten fortsätta upphandlingen genom att

inbjuda den eller de kvalificerade anbudssökande som

har begärt att få delta.

4.4 Begränsning av antalet anbudssökande

I annonsen kan det anges ett högsta antal

leverantörer som ska bjudas in till dialog. Finns det i

sådana fall fler anbudssökanden som uppfyller de

ställda kraven måste antalet begränsas. Begränsning

ska ske utifrån de regler och kriterier som angetts i

annonsen.

Har inte någon begränsning av det högsta antalet

anbudssökande som ska bjudas in angetts, ska

samtliga sökanden som uppfyller ställda krav bjudas

in till dialog.


Vid begränsning av antalet sökanden som bjuds in till

dialog bör beslutet dokumenteras och skälen anges

för det fall en leverantör ifrågasätter riktigheten i

beslutet. Det finns inget lagkrav att särskilt

underrätta de anbudssökandena som inte bjuds in till

dialog. Observera dock att samtliga sökanden som

ansökt om att få delta i dialogen måste underrättats

om tilldelning av kontraktet.

4.4.1 URVALS- /SELEKTERINGSKRITERIER

Det är vanligt förekommande att de kriterier som

används för att begränsa antalet dialogdeltagare

betecknas som urvals- eller selekteringskriterier. Den

upphandlande myndigheten ska i annonsen ange de

kriterier som kommer att användas för att begränsa

antalet anbudssökanden. Dessa kriterier måste

uppfylla de grundläggande upphandlingsrättsliga

principerna. I detta fall blir det ett tvåstegsförfarande,

där den första fasen utgörs av en kvalificering och den

andra fasen utgör en bedömning av hur väl

anbudssökanden uppfyller de urvals-

/selekteringskriterier som angivits i annonsen.

EXEMPEL

Urvals-/selekteringskriterier kan utformas på

följande sätt:

För det fall antalet anbudssökande överstiger det

antal som den upphandlande myndigheten avser att

bjuda in till dialog kommer en begränsning att göras

utifrån en bedömning av anbudsökandenas

ekonomiska kapacitet.

De anbudssökandena som har bäst ekonomisk

kapacitet kommer att bjudas in till dialog. Härvid

kommer anbudssökandenas årsredovisningar att

granskas och särskild hänsyn tas till kassalikviditet

och soliditet.


39

Inbjudan till dialog

En skriftlig inbjudan att delta i dialogen ska skickas

till de anbudssökande som valts ut vid

urvalsprocessen. Inbjudan ska skickas skriftligen till

de utvalda anbudssökandena vid ett och samma

tillfälle.

4.4.2 INFORMATION TILL EJ VALDA ANBUDSSÖKANDEN

Den upphandlande myndigheten har ingen skyldighet

att underrätta de anbudssökandena som inte bjuds in

till dialogen. Det rekommenderas dock att även de

som inte bjuds in till dialogen underrättas om detta.

Leverantörerna kan på så sätt frigöra eventuella

resurser som är avsatta för den aktuella

upphandlingen och istället fokusera på andra affärer.

Praktiska erfarenheter visar att en god kontakt och

kommunikation gentemot leverantörerna minskar

risken för överprövning.

Det bör observeras att en eventuell överprövning inte

utgör hinder för att upphandlingen fortsätter. Således

behöver inget uppehåll göras i upphandlingen på

grund av en överprövning. I förekommande fall kan

det dock, på grund av avtalsspärr, föreligga hinder

mot att teckna kontrakt.

TÄNK PÅ!

En öppen kommunikation med deltagarna är starkt

rekommenderad! En förklaring till den upphandlande

myndighetens agerande leder oftast till förståelse hos

leverantörerna.


4.4.3 INNEHÅLL I INBJUDAN

Inbjudan ska innehålla:

Hänvisning till annons.

Beskrivande dokument eller i förekommande

fall uppgift om var ett sådant kan hämtas

elektroniskt.

Finns det beskrivande dokumentet hos annan

än den upphandlande myndigheten ska

adressen dit framgå. Finns en tidsfrist och

avgifter kopplade till att få ut de begärda

handlingarna ska även det anges i inbjudan.

I förekommande fall tidsfrist för leverantörer

att begära kompletterande handlingar.

Om det tas ut en avgift för handlingarna anges

belopp och betalningssätt.

Tid och plats för dialogen.

Uppgift om det eller de språk som ska

användas.

Den inbördes viktningen av kriterierna för

tilldelning av kontrakt eller kriteriernas

prioritetsordning. Detta gäller dock under

förutsättning att det inte angetts i annonsen

eller det beskrivande dokumentet.

Vilka handlingar som ska bifogas.

Övriga uppgifter av betydelse för

upphandlingen.

4.4.4 TID OCH PLATS FÖR DIALOGEN

Tid, plats och arbetsspråk för den

konkurrenspräglade dialogen ska anges vid inbjudan.

PRAKTISKT TIPS!

Dialogen kan med fördel föras i andra lokaler än

myndighetens interna lokaler. Detta kan i förekommande

fall vara fördelaktigt ur sekretessaspekt.


41

Utöver tid och plats för dialogen bör det finnas en

detaljerad planering över dialogfasens genomförande.

Att de utvalda leverantörerna får information om hur

dialogen kommer att genomföras underlättar för dem

att organisera och bemanna sitt deltagande då

dialogen ofta är tids- och resurskrävande.

PRAKTISKT TIPS!

Det kan vara svårt att på förväg förutspå huruvida

utländska leverantörer kommer att dela i dialogen. Därför

kan det vara bra att ange att den upphandlande

myndigheten har rätt att föra dialogen på annat språk än

svenska! I komplexa upphandlingar kan det finnas ett fåtal

potentiella leverantörer på världsmarknaden. Anger den

upphandlande myndigheten i dylika fall att dialogen enbart

ska föras på svenska kanske vissa potentiella leverantörer

väljer att avstå från att delta.

4.4.5 TILLDELNINGSKRITERIER

Senast vid inbjudan till dialogen ska

tilldelningskriteriernas viktning eller

prioritetsordning anges. Tilldelningskriterierna som

sådana ska framgå av annonsen eller det beskrivande

dokumentet.

På grund av upphandlingens karaktär, där lösningen

på myndighetens behov eller målet inte kan

överblickas förrän efter dialogens genomförande, kan

skälen vara uppfyllda för att vid direktivstyrda

upphandlingar ange tilldelningskriterierna i fallande

prioritetsordning istället för viktning. Vid

upphandling enligt 15 kap. LOU är det valfritt för

den upphandlande myndigheten att ange fallande

prioritetsordning eller viktning.


4.5 Dialog

En väl förberedd och planerad dialog minskar

kostnaderna för parterna, leder till ett bättre

slutresultat och reducerar risken för missförstånd och

därmed eventuellt efterföljande överprövningar.

4.5.1 SYFTE OCH ÖNSKAT RESULTAT AV DIALOGEN

Syftet med dialogen är att identifiera och definiera

hur den upphandlande myndighetens behov kan

tillgodoses på bästa möjliga sätt. Önskat resultat av

dialogen är dels att nå fram till en eller flera

lösningar som kan tillgodose den upphandlande

myndighetens behov, dels att utgöra grunden för de

anbud som de utvalda anbudssökandena bjuds in att

lämna.

4.5.2 VAD FÅR DISKUTERAS UNDER DIALOGEN?

Dialogen får omfatta alla aspekter av kontraktet, det

vill säga både tekniska, ekonomiska och juridiska

aspekter. Exempel på juridiska aspekter är fördelning

och begränsning av risker samt garantier. Däremot

får dialogen inte medföra ändringar av väsentliga

förutsättningar som angivits i annons, beskrivande

dokument eller inbjudan till att delta i dialogen.

Sådana ändringar strider mot

upphandlingslagstiftningen.

Dialogen ska föras individuellt mellan den

upphandlande myndigheten och varje enskild

dialogdeltagare och endast avse den deltagarens

förslag och lösning. Den upphandlande myndigheten

ska således diskutera med respektive dialogdeltagare

om det som är relevant för dennes lösning. Om

sekretess under dialogen se nedan avsnitt 4.5.9.

Sekretess m.m.


43

TÄNK PÅ!

Det kan vara lämpligt att klargöra för deltagarna att

dialogen inte är förpliktande. Däremot är leverantörerna

bundna av sina anbud under anbudstiden.

4.5.3 HUR FÅR DIALOGEN GENOMFÖRAS?

Det finns inga närmare bestämmelser för hur

dialogen ska genomföras. Den upphandlande

myndigheten måste utforma en dialogprocess som är

ändamålsenlig utifrån förutsättningarna i den

enskilda upphandlingen och som tillförsäkrar att de

grundläggande upphandlingsrättsliga principerna

iakttas.

Dialogen kan därför genomföras muntligt eller

skriftligt och med användning av olika tekniska

hjälpmedel.

För att en konkurrenspräglad dialog ska genomföras

rättssäkert och effektivt behöver den upphandlande

myndigheten bland annat säkerställa att:

Information tillhandahålls till deltagare under

dialogen på ett likabehandlande sätt.

Sekretess upprätthålls under dialogen mellan

de olika deltagarna.

Möten och beslut dokumenteras under

dialogen.

Dialogen genomförs på ett strukturerat och

metodiskt sätt.


4.5.4 PLANERING AV DIALOGFASEN

Har den upphandlande myndigheten ett utvecklat

affärsprojekt där ett lösningsförslag är utarbetat eller

finns det begränsad kännedom om krav och behov,

kanske det endast behövs en dialogetapp. Ju mer

oklart eller outvecklat ett affärsprojekt är, desto fler

dialogetapper kan behöva genomföras. Om möjligt

ska dialogfasen som helhet planeras men ett

minimum är att det finns en planering för den första

dialogetappen. Hur dialogfasen ska genomföras är

beroende av:

Vad som utgör affärsprojektet.

Vilka frågor som behöver utvecklas i dialog.

I vilken omfattning det finns en ”föredragen

lösning” eller om det är de inbjudna

leverantörerna som ska föreslå lösningar.

Dialogfasen är ofta tids- och resurskrävande för

samtliga parter. Genomförandet av dialogen behöver

balansera en önskan om att ha en sammanhållen och

koncentrerad dialogfas över tiden med behovet av att

det finns tillräckligt med tid och resurser för

förberedelse, genomförande, uppföljning och

dokumentation för parterna. Det är särskilt viktigt

att tiden mellan mötena inte är oproportionerligt kort

eftersom möjligheterna till att utforma optimala

lösningar berörs, vilket i slutändan påverkar

resultatet av upphandlingen.

En planering av dialogfasen kan exempelvis innehålla

följande frågor:

Med vilka etapper eller milstolpar ska

dialogen genomföras?

Vilka frågor och ämnen ska klarläggas och

i vilken ordning ska frågorna diskuteras

under dialogen?

Om och när ska leverantörerna lämna in

skriftliga beskrivningar av lösningen (eller

lösningarna) eller preliminära anbud?

Tider för dialogmöten samt hur dessa ska

genomföras.


45

DIALOGMÖTEN

Inför varje dialogmöte bör det vara tydligt vilken eller

vilka frågor som ska diskuteras och vad som ska

uppnås så att mötet kan genomföras med rätt

inriktning samt med den kompetens och de resurser

som kan behövas.

Om möjligt ska det framgå vad som är den

upphandlande myndighetens föredragna lösning

(eller lösningar) och motiven för detta samt vilka

övriga uppgifter och förutsättningar som

dialogdeltagaren bör vara medveten om inför varje

dialogmöte. Det bör således finnas en agenda för varje

dialogmöte. Därmed ökar förutsättningarna för att

dialogen sker med fokus på de aktuella krav och

önskemål den upphandlande myndigheten har.

Dessutom minskar risken för att tid och resurser

läggs på att utveckla och diskutera lösningar som inte

är godtagbara. Underlaget inför respektive

dialogmöte bör skickas ut i god tid innan mötet för att

möjliggöra en effektiv inläsning och bra förberedelser.

PRAKTISKT TIPS!

Det kan vara bra att upprätta en checklista inför varje möte

för att säkerställa att målen med respektive möte är

uppnådda och att inget relevant glömts bort.

Om det bidrar till en mer rättvisande konkurrens bör

ordningen mellan deltagarna i dialogmötena varieras

över tid.

En upphandlande myndighet måste även klarlägga i

vilka skeden som konsultation och intern förankring

behöver ske. Frågor som aktualiseras i samband med

sådana förankringar måste hanteras och lösas inom

dialogfasen och därför måste det finnas tid avsatt för

detta i planeringen.


Om möjligt bör det eftersträvas att det efter dialogen

kan lämnas minst två acceptabla anbud.

Utgångspunkten för anbuden kan vara från en

föredragen lösning eller så är det möjligt att acceptera

anbud som baseras på olika tekniska, finansiella eller

rättsliga lösningar. Detta är ett ställningstagande

som bör göras i förberedelsen till den

konkurrenspräglade dialogen, se avsnitt 3.1.1.

Förberedelse

4.5.5 INNEHÅLLSFRÅGOR FÖR DIALOGEN

Vid det första mötet kan det vara en god idé att gå

igenom upphandlingsförfarandet, dialogens syfte

samt den upphandlande myndighetens målbild.

Därefter kan det inledningsvis vara lämpligt att

fokusera på den tekniska lösningen samt nyckelfrågor

avseende den finansiella lösningen. Den

upphandlande myndigheten behöver ofta få vetskap

och kunskap om en godtagbar teknisk lösning för att

det ska vara meningsfullt att utveckla den finansiella

och rättsliga utformningen av ett förslag. Det kan

därför vara önskvärt att leverantörerna får

presentera en så kallad "outline", det vill säga ge

förslag på möjliga lösningar utifrån den

upphandlande myndighetens krav och behov. Detta

ger parterna en grund att utgå ifrån inför kommande

möten.

PRAKTISKT TIPS!

Villkoren för kontraktet bör diskuteras under dialogen och

vara fastställda eftersom det inte föreligger något utrymme

för förhandling efter att dialogen stängts. I allt väsentligt

bör parterna vara överens om kontraktsvillkoren. Dessa

kan konkretiseras under dialogen och med fördel

fastställas under slutfasen av dialogen. Kontraktsvillkoren

kan även vara av avgörande betydelse för leverantörens

slutgiltiga anbud. Exempelvis kan kontraktstidens längd ha

betydande påverkan på priset.


47

4.5.6 DOKUMENTATION AV DIALOGMÖTEN

Resultatet av varje dialogmöte bör dokumenteras

genom protokoll och utvärderas. Detta är viktigt för

att planera det fortsatta arbetet under dialogen. När

en dialogetapp har genomförts är det lämpligt att

dokumentera och utvärdera de presenterade

lösningarnas relativa för- respektive nackdelar.

Varefter dialogen framskrider och den upphandlande

myndighetens krav och behov konkretiseras och

förtydligas bör det beskrivande dokumentet

uppdateras.

4.5.7 SKRIFTLIG REDOVISNING AV LÖSNINGAR

I vissa fall kan deltagarna uppmanas att lämna

skriftliga förslag avseende vissa specifika frågor.

Detta kan medföra att stabiliteten och klarheten i

processen ökar. Vid behov kan ett sådant utkast även

följas av en kostnadsmässig uppskattning. Den

upphandlande myndigheten behöver dock överväga

behovet av få skriftliga underlag mot de ökade

kostnader som uppstår för deltagarna.

PRAKTISKT TIPS!

Den upphandlande myndigheten kan redan under dialogen

begära in en prisuppgift, om möjligt, för ett kommande

projekt. Att föra en dialog om vad olika val innebär för

tillkommande eller avgående kostnad kan i vissa projekt

vara viktigt för att uppskatta kostnader i relation till den

avsatta budgeten. Observera att prisuppgifter från

leverantörer i detta skede inte ska utgöra något bindande

anbud, utan utgör endast en preliminär uppskattning för

det kommande projektet.

Ska deltagarna skriftligen redovisa sina lösningar i

de olika etapperna av dialogen bör det framgå i

planeringen till dialogen.

TÄNK PÅ!

Observera att möjligheten att begära skriftlig redovisning

av lösningar inte uttryckligen anges i lagen men

förekommer ofta i praktiken.


4.5.8 ORGANISATION OCH BEMANNING

Dialogfasen kan organiseras och bemannas på olika

sätt. En inriktning är att en arbetsgrupp från den

upphandlande myndighetens sida deltar i samtliga

möten under dialogen. Till varje dialogmöte knyts

sedan den expertis som krävs för de aktuella

frågorna. Med ett sådant upplägg kan det bli lättare

att jämföra och utvärdera de olika lösningsförslagen.

För mer komplexa och resurskrävande upphandlingar

kan extra möten vara nödvändiga för att genomföra

och klargöra olika frågeställningar.

4.5.9 SEKRETESS M.M.

Även under dialogfasen råder absolut sekretess. Det

är inte tillåtet att avslöja innehållet i en leverantörs

lösning eller annan konfidentiell information som

lämnats av en leverantör utan dennes samtycke.

Dialogen ska föras individuellt mellan den

upphandlande myndigheten och varje

anbudssökande. Diskussionerna ska endast avse den

sökandens lösning (eller lösningar). Det är inte

möjligt för en upphandlande myndigheten att utan

deltagarnas samtycke välja ut exempelvis en

deltagares finansiella lösning och en annan

deltagares tekniska lösning och slå ihop dessa till en

lösning eller att kombinera två deltagares tekniska

lösningar till en.

PRAKTISKT TIPS!

Det kan vara lämpligt att efter varje dialogmöte upprätta en

överenskommelse mellan den upphandlande myndigheten

och deltagaren om vad som utgör specifik information som

ska omfattas av sekretess och vad som utgör generell

information som kan meddelas andra.

Krav på samtycke att innehållet i en lösning ska

kunna lämnas ut till övriga deltagare kan utgöra ett

villkor för deltagande i en konkurrenspräglad dialog

under förutsättning att de grundläggande

upphandlingsrättsliga principerna efterföljs.


49

Detta ska i så fall tydligt framgå av annonsen eller

det beskrivande dokumentet för att ge potentiella

leverantörer möjlighet att värdera ett deltagande på

sådana villkor. Observera dock att ett sådant villkor

möjligen kan medföra att potentiella leverantörer,

särskilt de med spjutspetskompetens, avstår från att

delta i upphandlingen.

Den upphandlande myndigheten måste även

upprätthålla den interna sekretessen hos

myndigheten. Det är viktigt att samtliga inblandade

informeras om vikten av sekretesskyldigheten och

konsekvenserna av att bryta mot den. Detta kan med

fördel upprepas regelbundet. Samtliga personer som

deltar i upphandlingen bör underteckna

sekretessförbindelser. Ju fler personer som är

involverade i upphandlingen desto svårare blir det att

upprätthålla sekretessen. Av denna anledning ska

inte fler personer än nödvändigt involveras i

upphandlingen.

Ur sekretessynpunkt är benämningen på potentiella

leverantörer viktig. En upphandlande myndighet ska

inte avslöja konkurrenssituationen och det är därför

olämpligt att benämna leverantörerna på ett sätt som

innebär att dem får kännedom om vilka andra och

hur många andra leverantörer som deltar i

upphandlingen.

PRAKTISKT TIPS!

Benämn inte leverantörerna som 1,2,3 eller A, B, C. Använd

istället benämningar som inte avslöjar antalet deltagare!

Exempelvis kan man använda sig av djurarter, fruktsorter

eller grönsaker. Dessa benämningar kan omöjligtvis avslöja

för en enskild leverantör hur många andra leverantörer

som deltar i upphandlingen.

Ett praktiskt problem är att det kan uppstå

misstänksamhet bland allmänheten när de inte

informeras om en upphandling. Detta kan dock

undvikas på olika sätt, exempelvis genom att man på

förhand informerar att inget kan avslöjas förrän

upphandlingen är avslutad och att man efter att

upphandlingen avslutats håller ett informationsmöte

för allmänheten.


Möjligheter att häva den absoluta sekretessen

före tilldelningsbeslutet

Det föreligger möjlighet att häva den absoluta

sekretessen efter det att slutgiltiga anbud lämnats in

men före det att tilldelningsbeslut fattats. Detta kan

göras genom en så kallad offentlig anbudsöppning,

vilket är ytterst ovanligt i Sverige. En förutsättning

för en offentlig anbudsöppning är att samtliga anbud

och erbjudanden offentliggörs samtidigt.

4.5.10 LAGEN OM FÖRETAGSHEMLIGHETER

Den upphandlande myndigheten bör ha i åtanke att

de uppgifter en leverantör lämnar kan omfattas av

lagen om skydd för företagshemligheter. Detta

innebär att om uppgifterna omfattas av lagen och röjs

kan detta bland annat medföra skadeståndsansvar.

RÄTTSKÄLLA Lag (1990:409) om skydd för företagshemligheter

4.5.11 INFORMATION TILL DIALOGDELTAGARE (ANBUDSSÖKANDE)

Information av betydelse för upphandlingen ska

lämnas till samtliga deltagare samtidigt för att de ska

konkurrera på samma villkor. Praktiskt sett är det

lämpligt med en IT-lösning där den upphandlande

myndigheten kan lägga ut information till samtliga

deltagare. Detta kan minska arbetsinsatsen för den

upphandlande myndigheten och säkerställer att

samtliga deltagare får likvärdig information

samtidigt. Används en sådan lösning är det dock

viktigt att säkerställa att sekretessen upprätthålls

och att deltagare inte felaktigt kan komma åt

information eller få kännedom om hur många andra

leverantörer som deltar i dialogen.

Det är även lämpligt att inför dialogfasen hålla ett

inledande möte med varje leverantör där processen

och dess innehåll förklaras.


51

4.5.12 UTESLUTNING AV LÖSNINGAR I SUCCESSIVA STEG

En upphandlande myndighet kan minska antalet

lösningar under dialogen, givet att detta angetts i

annonsen eller det beskrivande dokumentet.

Det är förslag på lösningar och inte leverantörer som

ska väljas bort under dialogfasen. Om en leverantör

har lämnat flera förslag till olika lösningar är denne

kvar i dialogen så länge inte samtliga lösningar som

den leverantören har lämnat har uteslutits.

Begränsningar av antalet lösningar ska ske utifrån de

tilldelningskriterier som gäller för den aktuella

upphandlingen. Det slutgiltiga antalet lösningar

måste alltid vara så stort att effektiv konkurrens

uppnås, under förutsättning att det finns ett

tillräckligt antal lösningar.

Vid uteslutning av lösningar bör beslutet

dokumenteras med angivande av skäl för det fall

leverantör ifrågasätter riktigheten i beslutet. Det

finns inget lagkrav på att uteslutning av en lösning

ska underrättas den deltagande leverantören. Det

rekommenderas dock att underrättelse till den

uteslutna anbudssökanden sker. Eftersom det läggs

ner stora resurser och mycket tid vid

konkurrenspräglad dialog bör anbudssökandena få

besked så fort den upphandlande myndigheten fattat

beslut om att en viss lösning utesluts.

4.6 Avslutande av dialogen

Dialogen fortsätter till dess att det finns en eller flera

acceptabla lösningar som tillgodoser den

upphandlande myndighetens behov. Det finns ingen

tidsgräns för när en dialog ska vara avslutad.


Å ena sidan finns skäl för att dialogfasen inte ska

pågå längre än nödvändigt. En utdragen process är

sällan till fördel för någondera parten då det är

kostsamt att upprätthålla kompetens inom projektet

under en längre period. Dessutom riskerar det att

tillstöta omvärldsfaktorer som försvårar beslut eller

som ändrar behoven och önskemålen.

Å andra sidan måste det beaktas att utrymmet för att

förändra ett lämnat anbud är begränsat och

förhandling är inte tillåten efter det att anbuden är

lämnade (däremot behöver lösningen inte vara

fullständigt färdigt i alla detaljer, se avsnitt 4.9.3.

Klarläggande och precisering). Dessutom kan en

dialog inte återupptas när den väl har avslutats.

Därför är det av yttersta vikt att dialogen inte

avslutas förrän den upphandlande myndigheten

bedömer att det sannolikt kommer att lämnas

attraktiva och godtagbara anbud samt att eventuella

oklarheter i de diskuterade lösningarna har retts ut. I

annat fall kan den upphandlande myndigheten ha

"låst in sig" för tidigt och riskerar därmed att inte få

sina behov tillgodosedda.

Beslutet om att avsluta dialogen ska snarast möjligt

underrättas deltagarna skriftligen.

PRELIMINÄRA ANBUD

Ett preliminärt anbud är ett fullständigt förslag från

en dialogdeltagare som syftar till att tillgodose den

upphandlande myndighetens krav och behov.

Ett preliminärt anbud har den fördelen att

myndigheten kan kontrollera att samtliga deltagares

förslag är fullständiga och att dem till fullo är

införstådd med alla krav.

"Ett preliminärt anbud är särskilt fördelaktigt

när deltagarna talar andra språk, eftersom

myndigheten måste försäkra sig om att

anbudssökandena är införstådda med vad som

sagts och vilka krav som ställts."

Gunnar Goblirsch, Stockholms läns landsting


53

Den upphandlande myndigheten får fortsätta

dialogen efter det att de preliminära anbuden begärts

in. Dessutom kan den upphandlande myndigheten

göra en preliminär bedömning av huruvida det

kommer att lämnas anbud som är attraktiva och

godtagbara samt huruvida skäl för uteslutning av en

viss leverantör föreligger. En annan fördel är att det

preliminära anbudet ger en möjlighet för den

upphandlande myndigheten att kontrollera prisbilden

och att lösningarna inte innehåller några otillåtna

reservationer. Det preliminära anbudet ska baseras

på de positioner som uppnåtts under dialogen i de

olika delarna (tekniskt, finansiellt och juridiskt) och

utgör därefter underlaget för att lämna det slutliga

anbudet.

TÄNK PÅ!

Observera att begreppet preliminära anbud inte definieras i

lagen och möjligheten att begära in dem inte heller

uttryckligen anges i lagen. Det är dock i praktiken vanligt

förekommande vid dylika upphandlingar.

Leverantörerna måste få proportionerligt med tid för

att utforma sina preliminära anbud. Det bör även

beaktas att små och medelstora företag i vissa fall

inte har lika stora resurser som större företag. En

tidsfrist som är för kort kan därför vara

diskriminerande för de små och medelstora företagen.

Den upphandlande myndigheten kan stämma av med

leverantörerna hur lång tid de anser nödvändigt för

att utforma ett preliminärt anbud.

TÄNK PÅ!

Samtliga grundläggande upphandlingsrättsliga principer

måste beaktas!


4.6.1 AVBRYTANDE AV UPPHANDLINGEN I DIALOGFASEN

Frågan om avbrytande av en konkurrenspräglad

dialog under dialogfasen är inte närmare reglerat.

Kan en upphandlande myndighet konstatera att

någon godtagbar lösning inte kommer att presenteras

utifrån de behov och krav som angivits vid

annonseringstillfället bör det finnas möjlighet att

avbryta upphandlingen utifrån de generella

förutsättningarna som gäller för detta.

En upphandlande myndighet har ingen skyldighet att

fullfölja en påbörjad upphandling. Ett beslut att

avbryta en påbörjad upphandling måste dock vila på

sakligt godtagbara skäl och följa de grundläggande

bestämmelserna i fördraget. Den upphandlande

myndigheten har bevisbördan för att det föreligger

sakligt godtagbara skäl för avbrytandet.

Sakligt godtagbara skäl utgörs av bland annat

följande:

Bristande konkurrens, det vill säga bara ett

anbud inkommer.

Myndighetens budget överskrids, det vill säga

inkomna anbud är för dyra.

Den upphandlande myndigheten inser, efter

att ha bedömt anbuden, att den med hänsyn

till innehållet i förfrågningsunderlaget inte

har möjlighet att välja det bästa anbudet.

Om förutsättningarna för upphandlingen

förändras under upphandlingens gång, till

följd av oförutsedda händelser, kan detta i

förekommande fall utgöra ett godtagbart skäl

för avbrytande.

Väljer den upphandlande myndigheten att avbryta

upphandlingen ska beslutet skickas till samtliga

leverantörer som anmält intresse. Beslutet ska

innehålla skälen för avbrytandet. Beslut att avbryta

en upphandling kan bli föremål för överprövning.


55

4.7 Inbjudan att lämna anbud

Efter att dialogen har förklarats avslutad och

underrättelse har skickats till deltagarna, ska den

upphandlande myndigheten uppmana deltagarna att

lämna sina slutgiltiga anbud på grundval av den eller

de lösningar som har lagts fram och preciserats under

dialogen. Det är inget som utesluter att ett anbud ska

lämnas på en annan deltagares lösning under

förutsättning att deltagaren har gett samtycke till

detta.

I inbjudan att lämna anbud ska det framgå:

sista dag för att motta anbud,

vilken adress eller på vilket sätt anbudet ska

skickas eller lämnas till samt

vilka språk som är möjliga. Lämpligen tillåts

anbuden vara skrivna på de språk som varit

tillåtna under dialogen.

Någon tidsfrist för lämnande av anbud finns inte

angivet i lagen, varför det är rimligt att utgå från att

en skälig tid ska ges för deltagarna att lämna anbud.

Tidsfristen för att lämna anbudet kan vara en fråga

som stäms av med kvarvarande deltagare för att

säkerställa att alla har praktiska möjligheter att

utforma och lämna anbudet. Om preliminära anbud

tidigare lämnats är detta något som kan motivera att

en kortare tid ges för att lämna slutgiltiga anbud.

För att anbud som lämnas ska vara

konkurrenskraftiga eller åtminstone möjliga att godta

är det viktigt att deltagarna är insatta i de krav och

behov samt övriga förutsättningar och begränsningar

kring den önskade lösningen som utvecklats under

dialogen.


För att eliminera risk för missförstånd bör det

beskrivande dokumentet, med uppdateringar av krav

och behov utifrån den dialog som förts, bifogas till

inbjudan att lämna anbud. Eventuella ändringar får

inte leda till väsentliga förändringar, eftersom sådana

förändringar kräver att en helt ny upphandling

genomförs. Tidigare angivna krav får dock

konkretiseras och förtydligas. Har behoven och

kraven inte förändrats sedan inbjudan till att delta i

dialogen bör detta framgå tydligt. Om anbud ska

lämnas på grundval av en annan enskild deltagares

lösning och inte på den som en deltagare själv

föreslagit, är det nödvändigt att detta formuleras i ett

beskrivande dokument. Observera att det även krävs

samtycke från den deltagare vars lösning övriga

deltagare ska lämna anbud på.

En upphandlande myndighet ska lämna ut

kompletterande upplysningar eller handlingar senast

sex dagar före angivna sista dag för att komma in

med anbud, förutsatt att sådana upplysningar

begärts i god tid av en deltagande leverantör.

Endast de leverantörer som inbjudits till dialogen får

lämna anbud. Det är inte möjligt för någon

utomstående att lämna anbud.

Det är möjligt att underrättelsen om att dialogen

avslutas även innehåller uppmaningen att lämna

anbud.

4.8 Anbudslämnande

Anbudsgivare som känner osäkerhet kring kraven

kan ställa en fråga direkt till den upphandlande

myndigheten. Det är dock viktigt att frågan ställs i

god tid innan sista dagen för anbudslämnande så att

myndigheten hinner svara på frågan. I regel gäller att

frågor måste ställa senast sex dagar innan sista

dagen för anbudslämnande. Eftersom upphandlingar

som genomförs med konkurrenspräglad dialog många

gånger är komplexa kan det vara en bra idé att ha

större framförhållning än så.


57

Om ett preliminärt anbud lämnats tidigare under

dialogen utgör detta troligtvis en bra grund att bygga

det slutgiltiga anbudet på. En anbudsgivare kan

därför utgå ifrån det preliminära anbudet och

komplettera och revidera med de uppgifter som

tillkommit.

Det är väldigt viktigt att anbudsgivaren lämnar

korrekta och kompletta uppgifter i anbudet. Bifoga

samtliga dokument som efterfrågas. Den

upphandlande myndigheten har ingen skyldighet,

men dock en möjlighet, att tillåta eventuella

förtydliganden och kompletteringar. Kontrollera

därför anbudet en extra gång innan det lämnas in!

Finns det exempelvis ett färdigt formulär eller

liknande för anbudsgivning, ska detta användas av

anbudsgivaren.

Observera att en anbudsgivare inte får reservera sig

mot några eventuella krav som uppställts av den

upphandlande myndigheten. Detta innebär en

otillåten reservation som medför att anbudet ska

förkastas och därmed inte prövas.

En anbudsgivare bör utforma anbudet så att det är

läsvänligt och lätt att förstå. Att gå igenom och

utvärdera ett anbud är tidskrävande. Ju mer lättläst

och lättförståeligt anbudet utformas, desto lättare blir

det för den upphandlande myndigheten. Ett tips är

att följa strukturen i förfrågningsunderlaget när

anbudet utformas.

Anbudet ska innehålla alla de faktorer och villkor

som är nödvändiga för projektets genomförande.

Anbudet behöver dock inte vara fullständigt i alla

detaljer. Efter det att anbudet har lämnats finns ett

visst utrymme för den upphandlande myndigheten

att få ett anbud klarlagt och preciserat, se punkten

4.9.3 Klarläggande och precisering. Givet

upphandlingsformens särskilda förutsättningar är det

inte alltid rimligt att anbuden ska vara kompletta vid

anbudslämnandet.


Lämna in anbudet i tid, ta ut en viss tidsmarginal.

Ett för sent inlämnat anbud får inte prövas av den

upphandlande myndigheten. Det är anbudsgivaren

som ansvarar för att anbudet kommer in i rätt tid.

Checklista inför anbudslämnande

Kontrollera noggrant att alla eventuella

formkrav på anbudet är uppfyllda! Var

uppmärksam på följande:

Hur många exemplar av anbudet ska lämnas

in?

Behörig person ska underteckna samtliga

dokument som ska signeras.

Har efterfrågade dokument bifogats och är

dessa aktuella (oftast ställs krav på att dem

inte får vara äldre än en viss tid)?

Kräver den upphandlande myndigheten att

någon elektronisk kopia ska bifogas?

Märk kuvertet på det sätt som anvisas.

Finns det möjlighet att använda sig av en

elektronisk plattform för anbudslämnande,

kan denna möjlighet med fördel användas.

4.9 Anbudsprövning

4.9.1 MOTTAGANDE OCH ÖPPNANDE AV ANBUD

Reglerna för mottagande och öppnande av anbud

skiljer sig inte från övriga upphandlingsförfaranden.

4.9.2 ANBUDSUTVÄRDERING

Anbuden ska utvärderas utifrån de

tilldelningskriterier som angivits i annonsen eller det

beskrivande dokumentet.

Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska alltid

användas som grund för tilldelning av kontrakt vid

konkurrenspräglad dialog.


59

Beroende på hur den konkurrenspräglade dialogen

lagts upp av den upphandlande myndigheten kan

anbudsutvärderingen se olika ut. Tillåts olika

alternativa lösningar kan anbuden sinsemellan se

olika ut och därför vara svårare att jämföra då olika

tekniska lösningar dessutom kan ha efterföljande

skilda finansiella och rättsliga utformningar. Även

om anbuden ska lämnas på en lösning kan anbuden

uppvisa stora skillnader beroende på hur

anbudsgivaren väljer att utforma sin riskallokering

och affärsmässiga exponering. När det gäller anbud

som skiljer sig åt måste den upphandlande

myndigheten utvärdera respektive leverantörs

lösning i förhållande till tilldelningskriterierna.

Resultatet av upphandlingen ska leda till att ett

avsett mål uppnås och därför måste respektive

lösning utvärderas i förhållande till de

tilldelningskriterier som angetts.

Förhandling får inte förekomma vid prövning och

utvärdering av anbud.

4.9.3 KLARLÄGGANDE OCH PRECISERING

Under utvärderingen får en upphandlande myndighet

uppmana en anbudsgivare att klarlägga och precisera

sitt anbud. Att klarlägga och precisera innebär att

förklara och förtydliga tidigare lämnade uppgifter.

Det handlar således inte om att ersätta tidigare

uppgifter, utan att på ett eller annat sätt

konkretisera dem. Detta får inte leda till att

grundläggande delar av anbudet eller inbjudan att

lämna anbud ändras så att det snedvrider

konkurrensen eller leder till diskriminering.

TÄNK PÅ!

Initiativ till klarläggande och precisering är en möjlighet för

den upphandlande myndigheten och inte en rättighet att

påkalla för en anbudsgivare.


Exempel på omständigheter som kan vara föremål för

klargörande och precisering är:

Detaljerad specifikation av en omständighet

som angetts mer övergripande i anbudet.

Detaljerad information om underleverantörer.

Ansökan om tillstånd etc. som krävs för att

genomföra projektet.

4.9.4 PRECISERA OCH BEKRÄFTA ÅTAGANDEN

Den anbudsgivare som lämnat det ekonomiskt mest

fördelaktiga anbudet får uppmanas att precisera

vissa aspekter i anbudet eller bekräfta åtaganden.

Detta får inte leda till att väsentliga delar av anbudet

eller inbjudan ändras så att det snedvrider

konkurrensen eller leder till diskriminering.

Precisering och bekräftande av åtaganden kan avse

aspekter av anbudet som rimligen inte kan anges

förrän det finns en stor sannolikhet att det aktuella

anbudet är vinnande. Exempelvis kan det röra sig om

att färdigställa detaljerade lösningsförslag, ansöka

om tillstånd eller bekräfta befintliga åtaganden från

anbudsgivaren, underleverantörer eller någon annan

utomstående aktör. En anbudsgivare är dock bunden

av sitt anbud utan att ytterligare bekräftelse behöver

göras.

Bestämmelsen lämnar dock inget utrymme för

förhandling med den utvalda anbudsgivaren.

4.10 Kontraktstilldelning

Vid konkurrenspräglad dialog gäller samma regler

avseende formerna för kontraktstilldelning som för

övriga upphandlingsförfaranden.


61

Underrättelse om tilldelningsbeslut ska skickas ut till

alla leverantörer som ansökt om att få delta i dialogen

i vilket skälen för beslutet ska anges. Kontraktsspärr

gäller sedan i 10 eller 15 dagar beroende på vilket

sätt underrättelsen skickas (via elektroniska medel

eller per post).

4.11 Uppföljning

Efter avslutad konkurrenspräglad dialog bör den

upphandlande myndigheten företa en

efterhandsbedömning av upphandlingens utfall.

Bedömningen kan bland annat inkludera följande

moment:

I vilken utsträckning upphandlingen har

uppfyllt den upphandlande myndighetens

behov.

Graden av konkurrenstryck genom


Om förberedelserna inför genomförande har

varit tillräckligt långtgående.

Uppföljningen är framåtsyftande. Resultatet av

utvärderingen ska med andra ord användas för att

förbättra upphandlingsrutinerna inför kommande

upphandlingar.

Deklaration av jäv, intressekonflikter och andra bindningar för personer med uppdrag inom den

upphandlande myndigheten

Personuppgifter

Förnamn Efternamn

Arbetsplats Yrkestitel

Jag har tagit del av bifogad information om hantering av jäv, intressekonflikter och

andra bindningar

Beskriv ditt anställningsförhållande avseende grundanställning och i förekommande fall

särskilda tilläggsuppdrag.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Denna deklaration gäller mitt uppdrag som:

1. Har du, eller har du de senaste fem åren, haft någon fastare

anknytning till företag eller intressent som har eller har haft annan

förtroendeskadlig koppling till upphandlingsföremålet?

Styrelseuppdrag i ett företag Medverkan i innovativt företag

Konsult åt ett företag Eget företag med verksamhet som rör uppdraget

Anställd (hel- eller deltid) i ett företag Innehar patent som rör uppdraget

Deltagande i branschorganisation Annan fastare anknytning

Engagemang eller förtroendepost Nej

i ideell organisation

Pågående uppdrag, ange företag eller intressent, arbetsbeskrivning, tidsperiod för

ersättning, ersättningen storlek samt mottagare (t.ex. du själv eller företag, organisation

eller liknande)

Avslutade uppdrag, ange företag eller intressent, arbetsbeskrivning, tidsperiod för


eller liknande)

2. Har du, eller har du de senaste fem åren, haft något uppdrag för

företag eller intressent?

Medverkan i marknadsföring Av företag arvoderad föreläsning avseende din

eller produktveckling forskning och ditt kunnande

Sakkunnig/expert/vetenskapligt råd Ensam medverkan i företags forskningsråd för

åt företag bedömning av forskningsansökningar

Ledamot av Advisory board/referens- Expertråd till företag om bidrag till forskare eller

grupp eller dylikt forskning

Medverkan i företags forskningsråd för Annan typ av uppdrag för företag eller intressent

bedömning av forskningsansökningar

tillsammans med andra experter

Uppdrag för ideell organisation Nej



eller liknande)



eller liknande)

3. Har du, eller har du de senaste fem åren, haft något tjänster,

befattningar, forskningsanslag eller bidrag i vilka företag eller

intressent är involverade?

Personlig professur/motsvarande Forskningsanslag till grundforskning från företag

av företag

Huvudprövare (Principal Investigator) Forskningsanslag till specialinriktad forskning från

företag

Annan befattning med klinisk prövning Annan typ av bidrag från företag eller intressent

Forskningsanslag eller bidrag från Nej

ideell organisation



eller liknande)



eller liknande)

4. Andra former av bindningar till företag eller intressent som ligger

nära det egna expertområdet?

Släktskap eller nära relationer till Lån i företag

person i företag

Aktier i företag Annan typ av bindning till företag eller intressent

Nej

Om du kryssat i någon av rutorna ovan, ange företag eller intressent och vilken typ av

bindning det gäller

5. Finns det något annat med anknytning till det aktuella uppdraget

som du bedömer eventuellt kan medföra att din opartiskhet

ifrågasätts av utomstående?

Ja, följande:

Nej

Jag har inte några förhållanden av arten som efterfrågas i punkterna 1 - 5 att

redovisa.

Jag förbinder mig att snarast underrätta den upphandlande myndigheten om ovan

redovisade förhållanden förändras under pågående uppdrag/projekt. Jag är till fullo

medveten om att den upprättade deklaration utgör en allmän handling, som normalt är

offentlig.

Namnunderskrift Datum och ort

Fylls i av myndigheten

Myndighetens anteckningar

Myndighetens beslut/bedömning och skälen härför i förekommande fall

Tänk på att… - Upphandlingsmyndigheten · 2015-12-15 · 3.1.2 Behovsanalys 14 3.1.3...

Documents

Transcript of Tänk på att… - Upphandlingsmyndigheten · 2015-12-15 · 3.1.2 Behovsanalys 14 3.1.3...