CÁCH SỬ DỤNG E-MAIL NÔNG LÂMI. Tổng quan

Email là dịch vụ rất phổ biến và thông dụng trong mạng Internet và hầu như không thể thiếu được trong Internet hiện nay. Email là một phương tiện thông tin rất nhanh. Một mẫu thông tin (thư từ) có thể được gửi đi ở dạng mã hoá hay dạng thông thường và được chuyển qua các mạng máy tính đặc biệt là mạng Internet. Nó có thể chuyển mẫu thông tin từ một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng lúc.Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ, nó còn có thể truyền được các dạng thông tin khác như hình ảnh, âm thanh, phim, và đặc biệt các phần mềm thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích với kiểu tệp HTML. Thay vì viết thư bằng giấy mực và bút thì người gửi chỉ cần gõ chữ từ bàn phím của máy tính và biết dùng một phần mềm thư điện tử (email program). Dịch vụ này không đòi hỏi hai máy tính gởi và nhận thư phải nối trực tiếp với nhau để thực hiện việc chuyển thư. Nó là dịch vụ kiểu lưu và chuyển tiếp (store and forward) thư được chuyển từ máy này sang máy khác cho tới khi máy đích nhận được. Người nhận cũng chỉ thực hiện một số thao tác đơn giản để lấy thư, đọc thư và nếu cần thì cho in ra. Cách liên lạc này thuận tiện hơn nhiều so với gởi thư thông thường qua bức điện hoặc Fax, lại rẻ và nhanh hơn.

Đối với sinh viên của Trường đại học cần phải sử dụng thành thạo công cụ này để nhận thông tin từ Trường ĐH và trao đổi thông tin với nhiều trường đại học khác trên thế giới. Việc sử dụng email tên miền @st.hcmuaf.edu.vn mang tính chuyên nghiệp và có pháp lý cao hơn các email miễn phí khác nhất là trong các giao dịch quan trọng như: gởi thư mời đến các thành viên các trường đại học khác,  gởi ý kiến, yêu cầu điều chỉnh điểm, yêu cầu cung cấp dịch vụ internet không dây vào các phòng ban của Trường ĐH Nông Lâm TP.HCMEmail Nông Lâm phát triển trên cơ sở gmail. Được nhà trường hợp tác với google tạo ra email sinh viên nhằm mục đích quản lý, trao đổi thông tin, thông báo, chia sẻ thông tin giữa nhà trường, thầy cô với sinh viên, giữa sinh viên này với sinh viên kia và ngược lại. Việc sử dụng email tên miền @st.hcmuaf.edu.vn mang tính chuyên nghiệp và có pháp lý cao hơn các email miễn phí khác nhất là trong các giao dịch quan trọng như: gởi thư mời đến các thành viên các trường đại học khác, gởi ý kiến, yêu cầu điều chỉnh điểm, yêu cầu cung cấp dịch vụ internet không dây vào các phòng ban của Trường ĐH Nông Lâm TP.HCM ...

II. Giới thiệu về email sinh viên:

1.Khái niệm: Gmail (Google Mail) là một dịch vụ thư điện tử miễn phí của Google cung cấp cho người sử dụng Internet.2.Thông tin về Gmail của google (email sinh viên):

* Phí: Miễn Phí* Dung lượng lưu trữ: 15Gb cho tài khoản google* Ngôn ngữ: Thư có thể được gửi và đọc bằng hầu hết các ngôn ngữ. Giao diện Gmail có trong nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Anh UK, tiếng Hà Lan, tiếng Pháp, tiếng Đức, Tiếng Italia, tiếng Nhật, tiếng Hàn Quốc, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Nga, tiếng Tây Ban Nha, và tiếng Trung Quốc giản thể và truyền thống, và chúng tôi tiếp tục bổ sung thêm nhiều thứ tiếng khác.* Truy Cập: Tự đông gửi tiếp miễn phí và truy cập POP3* Các Trình Duyệt Được Hô Trợ:- Microsoft IE 5.5+ (tải xuống: Windows)- Netscape 7.1+ (tải xuống: Windows Mac Linux)- Mozilla 1.4+ (tải xuống: Windows Mac Linux)- Mozilla Firefox 0.8+ (tải xuống: Windows Mac Linux)- Safari 1.2.1+ (tải xuống: Mac)

III. Cách sử dụng email sinh viên:

1. Điều kiện sử dụng dịch vụ Chính sách của Trường:

- Tất cả sinh viên đang theo học tại trường ĐHNL TP.HCM và các hệ đào tạo vừa học vừa làm liên kết ở các tỉnh.

- Các sinh viên hệ trung cấp đang học tại trường hoặc liên kết với các đơn vị đào tạo lập danh sách gởi về Phòng CTSV.

- Thời gian sử dụng địa chỉ email này: Sinh viên được sử dụng địa chỉ email này trong suốt quá trình theo học tại trường ĐHNL. TP.HCM. Đến khi kết thúc quá trình học sinh viên có nhu cầu sử dụng tiếp địa chỉ email, gởi email xác nhận lại địa chỉ với ban quản lý email sinh viên.

- Sinh viên sử dụng email này để nhận thông tin từ các phòng ban chức năng của Trường ĐHNL TP.HCM phục vụ cho việc đào tạo tốt hơn. Mọi thông tin gởi đi từ địa chỉ email của sinh viên phải tuân thủ theo pháp luật nước Cộng

hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam -(Luật Công Nghệ Thông Tin số 67/2006/QH11 NGÀY 29 THÁNG 6 NĂM 2006 )

- Sinh viên vi phạm các điều khoản của luật trên tuỳ theo mức độ nhà Trường sẽ có hình thức kỹ luật phù hợp.

2. Đăng ký

Các bước:

1- Cá nhân tự đăng ký ) Truy cập vào địa chỉ http://nls.hcmuaf.edu.vn/dangky/dangky.php

Tập thể lớp đăng ký : đến phòng CTSV nhận danh sách lớp - thành viên trong lớp ký tên vào danh sách và nộp lại phòng CTSV.

2- Nhập mã số sinh viên và ngày sinh với qui cách (dd/mm/yy - ví dụ: 13/06/83). Bấm nút đăng ký

3- Hệ thống sẽ tìm kiếm trong danh sách sinh viên của Trường và trả về kết quả thông báo - Họ tên - ngày sinh, mã số sinh viên và lớp của bạn - Bạn bấm vào nút Đăng ký tạo email.

4- Màn hình kế tiếp xuất hiện với mẫu đơn đăng ký đã điền tên của bạn, và mật khẩu truy cập bạn hãy in trang này ra giấy và ký tên (cách in: Bấm vào Menu File/Print bấm nút Print).

5- Bạn gởi mẫu đăng ký này đến phòng Công Tác Sinh Viên ĐHNL, địa chỉ: phòng 119 Nhà Phượng Vỹ - Đại Học Nông Lâm TP.HCM kèm theo thẻ sinh viên của bạn. Với các Trung Tâm Tại chức liên kết phòng giáo vụ thu hộ giấy đăng ký và ký xác nhận vào giấy gởi về địa chỉ trên.

6- Bạn sẽ được phòng CTSV trả lại một phần giấy đăng ký có mật khẩu bạn vào địa chỉ trang web http://www.hcmuaf.edu.vn bấm vào mục Email Sinh viên. Nhập Username(tên đăng ký): và Password(mật khẩu): đã có.

+Nhập vào các ký tự trong hình và nhập hai lần mật khẩu mới cho giống nhau, Bấm Sign In

+Nhập lại mật khẩu mới, hai lần giống nhau và có số ký tự chữ và số nhiều hơn 6.

+Nhìn các ký tự màu xanh méo mó đánh lại cho đúng (chú ý có phân biệt chữ thường, chữ hoa)

+Cuốn màn hình lên và bấm vào nút Tôi chấp nhận hãy tạo tài khoản cho tôi+Vậy việc đăng ký đã hoàn tất và bạn xem tiếp phần hướng dẫn sử dụng

3. Hướng dẫn sử dụng dịch vụ email:Các bước: 3.1- Nhập vào địa chỉ http://www.hcmuaf.edu.vn chọn mục Email sinh viên 3.2 - Nhập Tên đăng ký (username) và mật khẩu(password): mật khẩu có phân biệt chữ thường, chữ hoa bấm nút Sign In, Nếu đúng mật khẩu màn hình xem thư xuất hiện như sau:-  Hộp thư đến (1): là nơi lưu trữ thư nhận về, con số bên cạnh là số thư mới chưa đọc.- Soạn thư là : mục tạo thư mới- Tiêu đề thư là mục bấm vào đó xem nội dung thư- Muốn lưu trữ, xóa cần phải đánh dấu trước thư.- Nút báo cáo Spam là đánh dấu các thư rác lần sau nhận cho vào mục SPAM..- Trợ giúp : có nhiều thông tin trợ giúp hữu ích cho bạn từ hãng Google.3.3 - Soạn thư mới:Bạn muốn soạn thư mới bấm vào dòng liên kết  Soạn thưMục tới: nhập địa chỉ người nhận, nếu nhiều địa chỉ gõ môi địa chỉ cách nhau một dấu chấm phẩy ";"- Chủ đề: Nhập tiêu đề thư- Ô lớn bên dưới là nhập nội dung thư -Phần nội dung viết thư bạn có thể nhập nội dung có dấu tiếng Việt với bảng mã Unicode.- Đính kèm tệp (file): bạn nhấp chuột vào dòng link gởi kèm file và bấm nút browse tìm đến file cần gởi: Chọn file và bấm OK - chờ cho file được gởi lên mạng toàn bộ thì bạn mới soạn thư tiếp. Thời gian gởi một file hình 1,3 MB trong vòng 10 phút nếu mạng có tốc độ vừa phải. Lưu ý: trong gmail bạn không được gởi file dạng EXE, các file setup các phần mềm cho dù bạn nén file hệ thống cũng không cho bạn gởi.- Sau khi soạn xong bấm gởi- Trong vài phút bạn kiểm tra lại hộp thư nếu thấy xuất hiện một thư "Mail Delivery Subsystem <mailer-daemon@googlemail.com" là nội dung bạn gởi chưa đến được địa chỉ người nhận, có thể địa chỉ nhập sai.3.4. Xem thư:

- Khi vào màn hình xem thư bạn thấy có dòng chữ Hộp thư đến(2) số 2 là bạn có hai thư mới. bấm vào dòng liên kết hộp thư đến để xem các thư mới.- Bạn muốn xem nội dung thư nhấp chuột vào dòng tiêu đề của thư. Trong khi xem bạn bấm nút Trả lời để trả lời lại thư nhận, bấm nút Gởi tiếp để chuyển tiếp thư đến địa chỉ mới.3.5. Lưu trữ dữ liệu và email: Hộp thư của bạn gmail.com cấp cho 5 GB nên bạn có thể gởi vào email của chính bạn các thư có chứa file với dung lượng vừa phải để lưu trữ. Bạn muốn lưu trữ riêng cần phải tạo folder và chuyển thư vào hộp. 3.6. Chống thư rác: Nếu bạn nhận những thư quảng cáo thường xuyên thì bạn chọn danh mục các thư đó và bấm vào nút Báo cáo Spam.Để chống bị thư rác vào hộp thư của bạn: không được nhập địa chỉ email vào các diễn đàn, các trang download phần mềm miễn phí cũng như đặt địa chỉ email trên các trang web với đầy đủ địa chỉ email - bạn có thể nhập như sau 12345678 (at) st.hcmuaf.edu.vn hoặc 12345678 (a) st.hcmuaf.edu.vn.Trường hợp hộp thư bị rác quá nhiều hoặc thư có nội dung xấu liên tục cần phải báo ngay với ban quản lý để đổi địa chỉ email của bạn sang địa chỉ mới và dữ liệu của bạn được lưu sang địa chỉ mới, tiếp tục nhận thư từ địa chỉ cũ trong vòng 1 tháng và sau đó địa chỉ cũ loại bỏ hoàn toàn.Sau khi sử dụng xong bấm vào dòng liên kết Thoát để đóng hộp thư và giữ bí mật thông tin của bạn4. Đổi mật khẩu hộp thư- Trong khi bạn đang trong màn hình xem thư chọn mục Cài đăt / chọn đến Tài khoản cá nhân- Cuốn màn hình lên ở gần cuối có dòng liên kết Thay đổi mật khẩu- Bạn bấm vào đó - nhập lại mật khẩu cũ và hai lần mật khẩu mới trong các ô bên dưới- Bấm nút Thay đổi.4- Trợ giúp: Bạn có thể truy cập vào các trang web sau để nhờ trợ giúp- http://nls.hcmuaf.edu.vn Phòng Công Tác Sinh viên Đại Học Nông Lâm TP.HCM- http://aic.hcmuaf.edu.vn Trung Tâm Tin Học Ứng dụng ĐHNL TP.HCM

IV. Một số phương pháp sử dụng gmail hiệu quả:

1. Một số phím tắt thông dụng

• Ctrl + b: in đậm văn bản• Ctrl + i: in nghiêng văn bản• Ctrl + u: gạch chân văn bản đã chọn

• Ctrl + Shift + 7: Tạo danh sách đánh số đầu dòng.• Ctrl + Shift + 8: Tạo danh sách đánh bullet đầu dòng.• Ctrl + k: chèn nhanh đường link vào văn bản đã chọn• Ctrl + Enter: Gửi thư• Ctrl + . Chuyển đến cửa sổ tiếp theo• Ctrl + Shift + + Phóng to size chữ• Ctrl + Shift + - Thu nhỏ size chữ

2. Sử dụng Google Drive để gửi tập tin dung lượng lớn

Khi gửi tập tin đính kèm quá lớn trong email,  Google Drive sẽ giúp bạn. Tính năng lưu trữ đám mây cho phép người dùng chèn các tập tin có dung lượng lên tới 15 GB.

Google Drive:

1. Google Drive là gì ?

Google Drive là công cụ lưu trữ và chia sẻ dữ liệu miễn phí mà Google mang đến người dùng.

Toàn bộ dữ liệu lưu trữ trên Google Drive sẽ được bảo vệ an toàn ngay cả khi máy tính của bạn có vấn đề.

2. Tại sao lại nên sử dụng Google Drive ?

Google Drive miễn phí và đi kèm với tài khoản Google của bạn.

Có khả năng tạo các tài liệu và bảng tính như Microsoft Word và Excel trên Internet để nhiều người có thể truy cập và sửa nội dung.

Miễn phí 15GB dung lượng lưu trữ.

Có thể lưu trữ mọi loại file kể cả file có dung lượng lớn như video vì Google Drive cho phép môi file tối đa đến 1TB.

Truy cập và cập nhật dữ liệu trên tất cả các thiết bị mọi lúc mọi nơi với phần mềm Google Drive Now cho máy tính, smartphone, và máy tính bảng.

3. Google Drive hô trợ công việc hiệu quả :

Chia sẻ hình ảnh với bạn bè và gia đình

Bạn chỉ cần tạo một thư mục mới trên Google Drive và tải toàn bộ ảnh mà bạn muốn chia sẻ vào thư mục đó.

Sau đó chọn chế độ chia sẻ bằng cách click chuột phải vào thư mục hoặc file vừa tạo, Google có 3 chế độ chia sẻ để bạn lựa chọn theo từng mục đích:

- Bạn chỉ nên dùng lựa chọn “công khai trang web’’ khi bạn muốn bất kì ai cũng có thể xem được dữ liệu của bạn.

- Khi bạn chia sẻ mà muốn người nhận có thể chia sẻ tiếp cho người khác với cùng một đường link thì nên sử dụng lựa chọn “ bất kỳ ai có liên kết’’.

- Khi bạn chia sẻ thông tin cá nhân và biết rõ những ai bạn chia sẻ với, hãy sử dụng lựa chọn “những người nhất định’’ và nhập vào email cụ thể của người nhận ( phải là Gmail ).

Sau khi chọn chế độ chia sẻ, bạn chỉ việc gửi link của thư mục hoặc file đến bạn bè và gia đình qua email hoặc Facebook.

4. Làm việc nhóm trong lướp hay trong các tổ chức:

Với Google Drive, bạn có thể tạo các tài liệu như khi bạn làm việc với phần mềm Microsoft Office trên máy tính.

Sau khi tạo các tài liệu, bạn có thể chia sẻ với các bạn trong lớp hay trong tổ chức của bạn để tất cả mọi người đều có thể sửa và thay đổi nội dung của các tài liệu.

Google Drive là một công cụ rất tốt nhưng lại miễn phí hoàn toàn. Công cụ hô trợ bạn trong rất nhiều cả trong học tập cũng như công việc.

Nhược điểm :

Không có sửa được file Presentation và Drawing

Thi thoảng xem video gặp lôi Dung lượng lưu trữ miễn phí hơi ít nên không phù hợp để lưu những file lớn như phim hay phim HD v.v…

Do là dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên mạng internet và người dùng có thể truy cập mọi nơi trên mọi thiết bị có kết nối internet, nên có nguy cơ bị xâm hại dữ liệu. Vì vậy người dùng cần thận trọng bảo mật tài khoản Google Drive của mình.

3.Tìm kiếm email có tập tin đính kèm:Muốn tìm kiếm một email có tập tin đính kèm, hãy thêm mã "has:attachment" vào truy vấn trong thanh tìm kiếm. Gmail của bạn sẽ chỉ liệt kê các email có các tập tin đính kèm.Đây là một tính năng rất hữu ích vì đôi khi chúng ta muốn tìm một file nào đó mà lại không thể nhớ nổi nó nằm trong email nào, ai gửi, hay tên file là gì, chỉ cần nhớ ít nhất một hai từ khóa có trong nội dung file là có thể tìm ra ngay. Tuy nhiên, giống như tìm file trên máy tính, Google cũng cần có thời gian để lập chỉ mục (Index) cho toàn bộ các file đính kèm có trong email, có thể bây giờ bạn chỉ tìm được các file gần đây mà thôi vì các file đính kèm cũ chưa được Google index tới.

4.Truy vấn tìm kiếm nâng cao trong Gmail:

Để tích lũy hàng nghìn email hoặc tìm kiếm một email nào đó sẽ không làm khó bạn vì Google đã tạo ra các truy cập tìm kiếm nâng cao giúp ta nhanh chóng tìm ra email cần tìm.

Ta có thể tìm kiếm theo kích cỡ tệp tin hoặc thời gian gửi , nhận

VD:Ta gõ “size:5m” để tìm email có dung lượng 5MB hay tìm kiếm theo thời gian… Khi gõ tìm kiếm“older_than:1y” tức là bạn muốn tìm kiếm những email gửi cách đây hơn một năm.

5. Lưu trữ email:

Để lưu trữ thư bạn chọn lấy các email mong muốn và nhấn nút Archive ( lưu trữ).Khi muốn tìm lại, bạn có thể tìm bằng hộp Search của Gmail.6. Khôi phục thư đã xóa:

Không phải bất cứ lúc nào cũng lấy lại thư đã xóa.

Nếu thư đã chuyển vào thùng rác nhưng vẫn chưa đến 30 ngày và bạn chưa xóa vĩnh viễn thư thì bạn có thể lấy lại.

Nếu thư đã Xóa vĩnh viễn thì bạn không thể lấy thư đó lại.

Nếu thư của bạn bị xóa vĩnh viễn do ai đó đã vào tài khoản của bạn mà không được bạn đồng ý, bạn có thể yêu cầu đến trung tâm trợ giúp Gmail kiểm tra xem có thể khôi phục lại thư của bạn hay không.

7. Cách hủy, thu hồi, lấy lại email đã gửi trong Gmail:

yêu cầu:

- Tài khoản Gmail. Nếu chưa có, các bạn có thể đăng ký cho mình một tài khoản để sử dụng sau này.

- Trình duyệt web: Sử dụng các trình duyệt web nổi tiếng như Firefox, CocCoc hay Google ChromeBƯỚC 1: Đăng nhập gmail -> chọn quyền thiết lập tài khoản GmailVào công cụ cài đặt của gmail, chọn biểu tượng bánh răng (1) => chọn Setting - Cài đặt (2)

BƯỚC 2: Một cửa sổ hiện ra, các bạn chọn mục Labs (3)Tại ô Search for a lab: Nhập tính năng Undo Send- Hủy gửi (4) => Chọn Enable (5) (Kích hoạt tính năng lấy lại email trong gmail) => Sau đó, click Save Changes - Lưu thiết lập (6) để lưu thay đổi vừa điều chỉnh.

- Gmail sẽ tự động đăng nhập lại, chuyển qua bước 3BƯỚC 3: Thiết lập Undo SendSau khi Gmail đăng nhập lại thành công, các bạn quay lại cửa sổ Settings trong Gmail, tại mục General - Cài đăt chung bạn kéo chuột xuống tìm tới tính năng Undo Send(7). Tại đây, các bạn có các lựa chọn 5, 10, 20 và 30 giây để lấy lại email đã gửi trong gmail. quá thời gian trên, các bạn sẽ không thể lấy lại được mail trong gmail nữa. Chọn xong, các bạn kéo xuống dưới click Save Changes để lưu thay đổi.

Sau khi cài đặt xong, các bạn tiến hành gửi email để kiểm tra tính năng Undo Send, Khi gửi mail đi các bạn sẽ nhận được thông báo như bên dưới => chọn Undo (8) để lấy lại email vừa gửi.

Thông báo đã lấy lại email vừa gửi trong gmail khi người dùng thực hiện hủy gửi, thông thường quá trình này diễn ra khá nhanh chóng.

9. Mở nhiều hộp thư trong Gmail cùng một lúc

Đây là tính năng cho phép người dùng thêm danh sách Email trong hộp thư xuất hiện cùng một lúc để dễ nhìn ơn.

Để kích hoạt tính năng này, hãy truy cập trang Cài đặt bằng cách kích vào biểu tượng bánh răng, sau đó chọn “Labs”, tìm mục "Add multiple inboxes" và kích vào “Enable”, sau đó kích “Save changes” để lưu những thay đổi cài đặt vừa chọn. Khi trở lại Gmail, trang sẽ được làm mới hiển thị hộp thư đến, thư mục nháp… trên cùng một trang.

10. Hẹn giờ gửi thư trong Gmail:

Bước 1: Bạn vào Cốc Cốc hoặc Google Chrome để tải tiện ích về. Sau khi trang được mở bạn nhấp chuột vào “cài đặt”.

                                        Bước 2: Trang mới được mở ra, bạn click chuột vào "Tiện ích" để tìm tiện ích về cho ứng dụng.

 Bước 3: Kéo chuột đến cuối trang rồi nhấp chuột vào “Tải thêm tiện ích”.

 Bước 4: Cửa hàng Google Chrome hiện ra, bạn bấm tìm kiếm “Right Inbox For Gmail”.

 Bước 5: Sau khi tìm được tiện ích bạn nhấp chuột vào “Thêm vào Chrome” để cài tiện ích cho ứng dụng. 

Bước 6: Bạn đăng nhập vào Gmail để cài đặt tiện ích. Bấm “Chấp nhận” để hoàn thành cài đặt.

 Bước 7: Soạn một tin nhắn với nội dung và người cần gửi. Khi đó, sẽ xuất hiện thêm nút “Send Later”. Tại đây, bạn có thể thiết lập thời gian gửi thư theo ý muốn của mình. 

  Thư sẽ được gửi sau 1 tiếng, 2 tiếng, 4 tiếng hay vào sáng mai, chiều mai hoặc nếu bạn bấm vào“At a specific time” thư sẽ được gửi vào thời gian cụ thể mà bạn chọn. Nếu bạn đổi ý, bạn có thể chọn gửi thư ngay khi bấm vào “Send Now”.

 

V. Cách viết thư gmail hợp lí:

1. Dùng tiêu đề email rõ ràng, dễ hiểu

Hầu hết mọi người mở xem một email dựa trên tiêu đề được hiển thị ở hộp thư chính. Chính vì thế, hãy ghi một tiêu đề email một cách rõ ràng, dễ hiểu và bao quát được nội dung có trong bức thư.

2. Sử dụng tên email của trường để tránh việc thư bị loại bỏ

3. Cân nhắc khi sử dụng nút "Reply all"Rất có thể trong công việc, bạn sẽ phải chuyển tiếp khá nhiều email giữa các đồng nghiệp. Và chắc chắn rằng chẳng một ai (kể cả bạn) muốn nhận một lúc 20 cái email xếp lớp với nhau (do đã chuyển tiếp nhiều người). Chính vì thế, hãy cân nhắc khi sử dụng nút "Reply All" (trả lời cho tất cả những người liên quan) nhằm tránh gửi email đến những người không liên quan.

4. Sử dụng những "lời chào" chuyên nghiệp

5. Sử dụng dấu chấm than một cách hợp lý

Khi quyết định sử dụng dấu chấm than "!" , bạn chỉ nên xài khi cần thể hiện cảm xúc phấn khởi mà thôi.

6. Cẩn thận với những câu viết hài hước

Những điều khôi hài khi thiếu đi sự lên xuống của người nói cũng như những biểu cảm trên khuôn mặt có thể mất đi ý nghĩa thật sự của mình và làm người khác hiểu lầm. Vì thế trong khi viết email, bạn nên loại bỏ hoàn toàn những câu viết mang tính hài hước trừ khi bạn biết quá rõ về người nhận.

7. Cần có một sự hiểu biết nhất định về văn hóa công việc khác nhau giũa các vùng miền

8. Trả lời nhũng email gửi tới bạn - mặc dù đó là gửi nhầm

Thât khó để trả lời tất cả những email gửi đến bạn nhưng hãy thử làm điều đó môi khi có thể. Có thể email đó được gửi nhầm đến bạn nhưng ắt hẳn rằng người viết cũng đang chờ đợi một email hồi đáp. Vì thế, trả lời một email đôi khi không phải là vì tính chất công việc nhưng lại thể hiện văn hóa giao tiếp, sự thiện chí đối với người gửi - đặc biệt khi người gửi có mối quan hệ tương tác với bạn như: đồng nghiệp, sếp, người chung ngành nghề,...

Ví dụ khi nhận một email gửi nhầm, bạn có thể trả lời như sau: "Tôi biết bạn đang rất bận rộn nhưng có vẻ như bạn đã gửi nhầm email cho tôi. Vì thế tôi muốn bạn biết điều này để có thể gửi lại email cho đúng người nhận".

9. Kiểm tra lại lôi chính tả

Lôi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi văn hóa viết email chuyên nghiệp. Bởi vì, qua đó người nhận có thể đánh giá bạn và điều này có thể gây bất lợi cho công việc.

Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra sửa lôi chính tả tự động của máy tính. Hãy kiểm tra lại email của mình vài lần trước khi gửi nhằm tránh những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra.

10. Điền tên người nhận sau khi đã hoàn thành xong nội dung emailNếu bạn điền tên người nhận khi bắt đầu viết email, rất có thể bạn sẽ gặp phải tình huống nhấn nhầm nút "Gửi" trước khi hoàn thành nội dung. Chính vì thế hãy tập thói quen viết xong nội dung hãy điền tên người nhận.

11. Kiểm tra và lựa chọn chính xác tên người muốn gửi emailĐể tránh trở thành một người gửi "nhầm email" như trên mục 8, bạn nên kiểm tra và lựa chọn chính xác tên người nhận. Vì đôi khi, email của bạn mang tính chất quan trọng và cần được giữ bí mật, nếu gửi nhầm sẽ xảy ra những sai lầm lớn hơn sau này.

12. Sử dụng font chữ chuẩnKhông nên sử dụng những font chữ quá màu mè, khó đọc khi viết email. Nên nhớ một điều luật luôn luôn đúng rằng: "Email của bạn phải thật dễ nhìn để người khác có thể đọc được".Vì thế, hãy sử dụng font chữ chuẩn và quen thuộc như: Arial, Times New Romanvà để kích thước chữ vào khoản 10-12.

13. Hạn chế sử dụng những thán từ dễ gây hiểu lầm

14. Có gì viết đó - không có gì là bí mật tuyệt đốiHãy luôn nhớ lời của giám đốc CIA David Petraeus : "Mọi thư điện tử đều để lại một dấu vết, mạnh mối".

Chính vì thế, một nguyên tắc bắt buộc phải nhớ khi viết email: Biết gì viết đó. Đừng viết những gì bạn không muốn người khác biết. Cũng như không viết ra những gì có thể làm tổn hại đến người khác. Suy cho cùng, mọi email đều có thể chuyển tiếp, vì thế nên thận trọng hơn là để hối tiếc.

VI.Cách bảo về Email Gmail:1.Chọn một mật khẩu kiểu chữ - số mạnh

Chọn cả số và chữ trong mật khẩu. Tốt hơn bao gồm cả các kí hiệu và kí tự đặc biệt.Đừng bao giờ sử dụng thông tin cá nhân.Chọn một mật khẩu dài – từ 10 kí tự trở lên. Đừng bao giờ viết mật khẩu của bạn lên giấy hoặc lưu nó vào file văn bản trong máy tính.

2.Đừng click những link đáng ngờ Có một vài website giả mạo có thể tuỳ đổi địa chỉ “From” sang bất cứ gì như:noreply@gmail.com haygmailteam@google.com.Khi nhận bất kì e-mail nào yêu cầu bạn thay đổi mật khẩu tài khoản, đừng bao giờ làm theo và đừng click vào những link đáng ngờ.3.Luôn luôn thoát khỏi hộp thưKhi sử dụng email xong,nhớ đóng email bằng cách nhấn vào nút “Thoát” ở trên góc phải hộp thư.Nếu bạn có máy tính cá nhân, bạn nên sử dụng mật khẩu bảo vệ cho chế độ screensaver.Nếu quên “thoát” khỏi email, đăng nhập lại vào email ở máy tính khác, đóng email theo trình tự từ đầu, để chắc chắn rằng bạn đã đóng hoàn toàn.4.Tránh gửi các thông tin nhạy cảmĐừng bao giờ dùng email để cung cấp thông tin cá nhân.Đừng bao giờ tiết lộ mật khẩu của bạn cho bất kỳ ai. Google không bao giờ gửi thư đề nghị bạn cung cấp mật khẩu hay bất kỳ thông tin cá nhân nào.Thông tin sẽ bị rò rỉ nếu tài bị đánh cắp hoặc máy tính của bị nhiễm virus.5.Cẩn trọng với các file đính kèmĐể tránh cho máy tính của bạn nhiễm virus, Gmail sẽ tự động quét các file được đính kèm trong các thư gửi tới bạn và do bạn gửi đi.Nên hỏi người gửi về tính an toàn của file đính kèm trước khi mở

VII: Kết Luận:

ƯU ĐIỂM

Rất tiện lợi,đặc biệt là những người cách xa nhau về mặt địa lí (học tập ,công việc ).

Email còn tích hợp với word,power point giúp cho công việc trở nên dễ dàng hơn.

Dung lượng lưu trữ thông tin lớn.

Hổ trợ được nhiều ngôn ngữ cho phép người dùng đọc dược dễ dàng hơn.

Nhận thông tin dữ liệu nhanh.

Truy cập và bảo mật hệ thống oan toàn.

Thay đổi dao diện dễ dàng..

NHƯỢC ĐIỂM

Mất tài khoản khó phục hồi lại được.

Lâu lâu gặp sự cố khi đang truy cập tin.

NHÌN CHUNG

Ứng dụng Google cho giáo dục (Google apps for education) được phát triển với khả năng liên kết, hô trợ lẫn nhau như một hệ thống phần mềm điều hành, quản lý, thông tin, kết nối của cả một trường học.

Tại các trường, giáo viên, nhân viên, học sinh đều được sử dụng miễn phí các tiện ích như: hệ thống email Gmail, lịch Google, lưu trữ Google Drive và các sản phẩm nâng cao tính tương tác hữu ích khác.

Với Google Apps for Education, các trường ĐH chưa có điều kiện xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT và các hệ thống máy chủ mail, website có thể dễ dàng cung cấp các dịch vụ email, chat, website, quản lý công việc tới sinh viên và giáo viên của mình một cách hoàn toàn miễn phí.

Giải pháp mà Google cung cấp miễn phí cho các trường ĐH này có thể được các hãng ứng dụng Internet khác như Yahoo bán cho các doanh nghiệp với mức giá khá cao, nhưng chưa chắc đã hơn được Google về hiệu quả sử dụng, dung lượng lưu trữ và độ bảo mật.